1. Komandos formavimas ir poreikiai

Temos pavadinimas Komandos formavimas ir poreikiai

Užsiėmimo tikslas Suteikti dalyviams žinių apie komandos formavimosi eigą, komandos valdymo tipus, komandos narių motyvavimo būdus bei mokymosi komandoje svarbą.

Trukmė 3–4 valandos.

Erdvė ir priemonės Rašymo priemonės, balionai, projektorius.

Dalyvių grupės dydis 15–20 dalyvių.

Susipažinimo / komandos formavimo metodai Užsiėmimą vedantis vadovas parengia lapelius su garsenybių porų arba asociatyviai susijusių žodžių junginiais (pvz. Romeo ir Džuljeta, Alisa ir Stebuklų šalis, Haris Poteris ir Ronis Vizlis ir pan.) Lapeliai išdalijami dalyviams, jie kviečiami susirasti savo porą ir per 10 minučių susipažinti, kiekvienam žmogui poroje atliekant šiuos veiksmus:

1. Papasakojant vienas kitam apie geriausią darbo komandoje patirtį;

2. Papasakojant apie blogiausią darbo komandoje patirtį.

Vėliau, atsižvelgiant į šiuos aspektus, užrašyti keletą punktų, kurie yra svarbūs dirbant ir kuriant santykius komandoje.

Galiausiai visos dalyvių poros prisistato ir pasidalija savo išsigrynintais punktais bei trumpai apibūdina, kodėl parašė būtent juos.

Praktinės užduotys

„Šimtakojis“

Visiems dalyviams išdalijama po balioną, kurį jie turi prisipūsti ir užrišti.

Tuomet dalyviai kviečiami sustoti vienas už kito („gyvatėle“ arba „šimtakoju“). Visi dalyviai susijungia tarpusavyje balionais, t. y. vieno dalyvio balionas remiasi į prieš jį esančio dalyvio nugarą, kitas balionas remiasi į pilvą. Dalyviams pranešama, kad jie negali liesti balionų rankomis.

Užsiėmimą vedantis vadovas erdvėje išdėlioja kliūtis (esant geram orui, užduotis gali vykti lauke) bei nurodo grupei kelionės trajektoriją, kurią „šimtakojis“ turi įveikti. Svarbiausia sąlyga – dalyviai negali atsiskirti, o balionas – nukristi ant žemės. Jeigu balionas nukrinta ant žemės, grupė pradeda visą kelią iš naujo.

Esant didesnei dalyvių grupei, galima skelti dalyvius į dvi grupes, pvz., į du „šimtakojus“ po 8–10 dalyvių, kurie tarpusavyje rungtyniauja, kas greičiau įveiks kliūtį.

Užduotis vykdoma tol, kol „šimtakojis“ įveikia visą kliūtį iki galo, dažniausiai tai užtrunka 10–20 minučių.

Užsiėmimo pabaigos refleksijos metodai Praktinės užduoties atlikimo pabaigoje grupė kviečiama pasidalyti mintimis:

1. Kaip sekėsi vykdyti užduotį ir įveikti kliūtis?

2. Kokie lyderiai išryškėjo atliekant užduotį? Ar vyko kokia nors kova tarp skirtingų lyderių, šiems siūlant kliūčių ruožo įveikimo taktikas?

3. Koks valdymo tipas (autoritarinis, demokratinis, kolegialus, biurokratinis ar rinkos taisyklių) dominavo priimant sprendimus, susijusius su sėkmingu užduoties atlikimu?

Kodėl?

TEORINĖ INFORMACIJA

KOMANDOS KŪRIMOSI STADIJOS

Komandos formavimosi ir vystymosi procesas yra be galo svarbus, nes būtent nuo šio etapo įgyvendinimo kokybės priklauso visa įgyvendinamo projekto ar veiklos sėkmė. Kad ir kokie kompetentingi specialistai ir stiprios asmenybės būtų susibūrę planuojant bendrą veiklą, tačiau darbas negali iš karto savaime tapti efektyvus ir rodyti gerų rezultatų.

B. Takmano grupės dinamikos kismo etapus jau esame apžvelgę pirmame šios metodikos Įvade (p. 25). Į šią informaciją rekomenduojame atsižvelgti ir ją panaudoti rengiant užsiėmimą apie komandos formavimą ir valdymą – jauniems žmonėms bus naudinga išsamiau susipažinti su visais komandos kūrimosi ir gyvavimo etapais. Norėdami išvengti kartojimosi, šio užsiėmimo teorinėje dalyje pateiksime keletą kitų svarbių temų apie komandos gyvavimą.

Projekto koordinatoriui ar vadovui vertėtų kantriai ir nuosekliai vesti savo komandos narius link proceso, kai tampama bendraminčiais, judančiais link to paties tikslo. Tad kokiais gi kriterijais galima būtų remtis darant išvadą, kad komanda iš tiesų susivienijo? Štai keletas punktų, kurie byloja apie sėkmingai pasiektą komandos bendrumą.

• komandos nariai vienodai mato projekto tikslus, projekto uždaviniai jungia narius;

• atsiranda bendrai apgalvoti individualaus ir grupinio darbo kokybės standartai, kurie yra aiškūs ir priimti visų komandos narių;

• projekto vadovas yra matomas ne tik kaip formalusis lyderis, bet ir kaip visos komandos narių autoritetas;

• komanda yra orientuota į klientų tikslinę grupę ir priima jos poreikius;

• komandos nariai yra motyvuoti spręsti iškilusias problemas bei padėti kolegoms spręsti jų problemas; • konfliktai komandoje yra konstruktyvūs ir greitai sprendžiami;

• pasitaikančios klaidos priimamos pagarbiai ir ramiai, pasimokant iš patirties ir gerinant tolimesnius procesus.

PROJEKTINIŲ KOMANDŲ VALDYMO TIPAI

Projekto valdymo tipas yra vienas svarbiausių vidinės komunikacijos komandoje aspektų, kuris turėtų būti aiškus ir priimtinas visiems komandos nariams. Tai svarbi projekto gyvenimo kultūros dalis, kuri turėtų išlikti nekintanti ir nuosekli. Žemiau pateikiami penki komandos valdymo tipai:

1. Komandos lyderis priima visus sprendimus. Tai autoritarinis komandos valdymo tipas. Dažniausiai šis tipas yra taikomas didelėse korporacijose, kuriose yra neribotas darbuotojų, neįgijusių aukštojo išsilavinimo ir dirbančių nekvalifikuotą darbą, kiekis.

Sisteminiai vadovo sprendimai yra „nuleidžiami“ atitinkamoms darbo grupių grandims, nesuteikiant erdvės apie šiuos sprendimus diskutuoti.

2. Priimant sprendimus yra remiamasi rašytomis ir nerašytomis rinkos ir darbo lauko taisyklėmis. Visai darbo kultūrai, kasdieniams sprendimams didžiausią įtaką daro teisiniai aspektai, politiniai sprendimai ir rekomendacijos, rinkos kainos ir paklausos, rinkoje vyraujanti darbo santykių, komandos narių motyvavimo ir darbo stiliaus kultūra.

3. Biurokratinis valdymo tipas, dažniausiai būdingas valstybinėms įstaigoms, politinėms struktūroms ir labai didelėms korporacijoms, kuriose dirba tūkstančiai darbuotojų. Šiuo atveju kiekvienas veiksmas ir sprendimas yra dokumentuojamas pagal viešai priimtus aprašus ir reglamentus, tokiu atveju komandos lyderio pagrindinė užduotis – užtikrinti, kad būtų pasiekti visi reikiami rezultatų rodikliai,

atliepti biurokratiniai reikalavimai.

4. Demokratinis valdymo tipas, kurį atliepti siekia vis daugiau Vakarų kultūros valstybių pačiuose įvairiausiuose veiklų sektoriuose. Šiuo atveju komanda yra matoma kaip profesionalų bendruomenė, kuri vieningai siekia bendro rezultato, o kiekvienas komandos narys yra orientuotas tiek į bendrą rezultatą, tiek į savo asmeninį augimą.

Pagrindinis šio tipo veiklos variklis – bendrai priimtos taisyklės ir demokratiškai priimti sprendimai, kurių laikosi visa komanda.

5. Kolegialaus valdymo tipas yra pakankamai naujas.

Šiuo atveju valdymo formos lygiaverčiai pasiskirsto tarp kelių valdymo subjektų. Svarbiausiu valdymo faktoriumi čia tampa valdymo komandos dalyvių, turinčių tam tikrų specifinių kompetencijų ir žinių, profesionalumas. Neretu aveju kolegialaus valdymo mechanizmas yra sudarytas iš kelių stiprių lyderių, kurių vienas labiau orientuotas į ilgalaikę ateities vizijų strategiją, kitas – į efektyvaus vykdymo strategiją, trečias – į procesų kokybę ir panašiai.

KOMANDOS NARIŲ MOTYVAVIMAS

Dar vienas svarbus aspektas komandai sėkmingai gyvuoti yra komandos narių motyvavimas. Šios atsakomybės planavimas ir įgyvendinimas dažniausiai tenka pagrindiniams komandos lyderiams, tačiau sveikintina, kuomet sprendimus dėl šio klausimo priima ar bent jau išreiškia poreikius ir idėjas visi komandos nariai. Šiame leidinyje, nagrinėdami temą apie motyvaciją, jau esame aptarę, kad egzistuoja išorinė ir vidinė motyvacija. Kalbėdami apie išorinę motyvaciją dažniausiai turime omenyje finansinį motyvavimą, kuris išreiškiamas finansiniais priedais, papildomomis socialinėmis garantijomis, nuolaidomis, paslaugomis ir t. t. Tačiau išorinės motyvacijos būdai turi ir savo minusų: nebeturint galimybių išoriškai skatinti komandos narių ir išnykus šios motyvacijos faktoriui, pati motyvacija taip pat ženkliai sumažėja ir išnyksta.

Kaip bebūtų, esant galimybei, finansiniai motyvacijos įrankiai yra svarbūs ir naudingi. Tačiau dar didesnę vertę ir efektyvumą komandoje skatina ir kuria vidinės motyvacijos skatinimo faktoriai. Galima išskirti keletą skirtingų vidinės motyvacijos skatinimo metodų ir būdų:

1. Asmeniškai išreiškiama padėka komandos nariams už dalyvavimą ir indėlį į visą projektą, veiklą. Svarbu leisti komandos nariui, net ir atliekančiam smulkesnę funkciją, suprasti, kad jis yra svarbus, o jo darbo rezultatai – reikšmingi. Komandos narys yra kviečiamas į pokalbį, kurio metu aptariama, kaip jam sekėsi įgyvendinti minėtą darbą, kas pavyko gerai, kas sekėsi sunkiau, tada padėkojama – asmeniškai arba viešai.

2. „Lyderystės budėjimo“ grafiko sukūrimas ir taikymas komandos darbe. Tai reiškia, kad kiekvieno susirinkimo ar kiekvienos naujos veiklos metu yra paskiriamas tam tikras komandos narys, kuris atsakingas būtent už tą komandinio darbo epizodą ar konkretaus laiko atkarpą.

3. Kvietimas kartu įvertinti komandos darbą apžvelgiant įvairius projekto ar veiklos aspektus, net ir tuos, su kuriais komandos nariai tiesiogiai nėra susiję. Taip komandos narys jaučia, kad yra reikšminga komandos dalis ir kad jo nuomonė yra svarbi.

4. Organizavimas įvairių neformalių ir poilsiui skirtų veiklų, kurių pagrindinė funkcija – komandoje sukurti psichologinio saugumo atmosferą, leisti komandos nariams geriau vieniems kitus pažinti ir emociškai perkrauti santykius komandoje.

5. Suteikimas galimybės komandos nariams plėsti savo bendrą ir profesinį akiratį, keičiant savo veiklos pobūdį, migruojant tarp projekto veiklų, skyrių, departamentų ar atsakomybių. Šis aspektas yra svarbus, nes XXI amžiuje prieš tai kelis dešimtmečius visiems įprastas vertikalus komandos valdymo tipas keičiamas horizontaliuoju. Tai reiškia, kad net ir tarp didelių korporacijų komandos narių ir skirtingų departamentų atstovų ima įsitvirtinti lygiavertis santykis ir bendra tarpusavio atsakomybė.

6. Papildomos poilsio dienos, kelionės, galimybė mokytis bei keisti savo darbo profilį.

7. Griežtesnių ir smulkiau suplanuotų bei lanksčių darbo grafikų derinimas, suteikiant galimybę komandos nariams patiems ir be įtampos planuotis savo darbo laiką, tam tikrais epizodais sugrįžtant prie bendrų atsakomybių ir atskaitomybės.

KOMANDOS IR JOS NARIŲ MOKYMOSI POREIKIAI

Prieš pradedant įgyvendinti bet kokį naują projektą, komadinį įsipareigojimą ar veiklą, svarbu suteikti galimybę visiems komandos nariams įsivertinti, ar projektui sėkmingai įgyvendinti jie turi reikiamų žinių ir kompetencijų, bei kokių mokymų jiems reikėtų, siekiant gilinti ir plėsti jau turimas žinias. Kaip jau buvo minėta anksčiau, galimybės mokytis suteikimas ir tobulėjimas yra vienas stipriausių vidinės motyvacijos skatinimo įrankių. Taip pat svarbu iš anksto nusimatyti, kokiu būdu įgytos žinios bus integruotos į visus darbo procesus ir kaip pagerins tolesnę darbo kokybę ir rodiklius.

Žemiau pateikiamas algoritmas, padėsiantis sėkmingai išreflektuoti visus svarbiausius klausimus, susijusius su mokymosi poreikiais bei rezultatais:

Komandos tikslai Mokymosi poreikių analizė

Ko mes norime pasiekti?

Kiekybiniai ir kokybiniai rezultatai

Kokių žinių ir įgūdžių reikia, siekiant sėkmingai įgyvendinti nusimatytus tikslus Kodėl ir ko norime mokytis?

Darbo sritys ir veiklos, kuriose trūksta žinių

Asmeninio tobulėjimo ir karjeros poreikiai Mokymasis Integravimas Įsivertinimas

Kokie yra mūsų mokymosi tikslai?

Ko reikia išmokti?

Kas ir ko turi mokytis?

Kaip mokymasis bus derinamas su darbu?

Kaip bus išmatuojami mokymosi rezultatai? Kokiu būdu žinios bus integruotos į kasdienių atsakomybių procesus?

Kaip įgytomis žiniomis bus pasidalyta su kitais kolegomis?

Kaip įgytos žinios pagerins darbo kokybę? Ko pasiekėme praturtinę žinių bagažą?

Kokybiniai rodikliai

Kiekybiniai rodikliai

Pakitę darbo algoritmai Finansiniai rodikliai