Diseño y análisis en investigación

compartir. Los gestores tienen establecidas estructuras predefinidas que representan las diferentes tipologías documentales (artículos de revistas, libros, páginas web, comunicaciones a congresos, capítulos de libro, etc.). Cada estructura dispone de unos campos comunes básicos (autor, título, resumen, etc.) y unos campos específicos que dependerán del tipo de publicación. Considerando el volumen de información a incorporar a la base de datos, nadie debería incorporar manualmente una referencia si esta está accesible para su captación automática desde fuentes de información. Además, algunos de estos programas permiten la importación y/o el enlace de los documentos a texto completo.

Entre las funciones de organización podemos destacar: la clasificación o agrupación de referencias en carpetas específicas, la identificación de referencias duplicadas, la búsqueda de referencias y su revisión. Es habitual que las referencias obtenidas desde una fuente de información tengan que ser depuradas. Muchos de estos procesos de depuración tienen que ver con el hecho de que los títulos de los documentos se presentan en versión traducida al inglés; si el idioma original es otro, este debe ser reemplazado para su uso en la referencia. También es habitual tener que revisar ciertos nombres de autores que han sido almacenados con errores (por ejemplo: acentos, signos especiales, etc.).

Finalmente, la tercera área de funciones es la salida de datos. Podemos insertar citas en documentos, generar listas de referencia, adaptar las citas y referencias a las diferentes normas editoriales, y exportar referencias para compartirlas con otros usuarios o programas. La localización y selección de las citas a insertar se facilita con las herramientas de ordenación de referencias por campos específicos (autor, año, título) o la localización por carpetas o marcas temáticas.

Los gestores de referencias cuentan con información de los principales formatos de citación. Asimismo, en las páginas web de cada programa podemos encontrar formatos específicos para otras normas editoriales. Estas normas pueden ser incluso modificadas para crear formatos de citación personalizados. Cuando nuestro artículo debe ser modificado de una editorial a otra, la tarea de adaptación se hace automáticamente.

Contamos con numerosos programas de gestión de referencias, tanto de escritorio, programas que se instalan y usan desde ordenadores personales, como aplicaciones de entorno web, que se ejecutan desde un servidor online, donde se almacena la información. Algunos de ellos son gratuitos, como Zotero y Mendeley, y otros de pago, como RefWorks, Procite, EndNote y Reference Manager.

Los programas de escritorio deben ser descargados e instalados en el ordenador. Habitualmente también hay que instalar complementos de integración con buscadores online, para poder hacer exportaciones automáticas, y editores de texto, para poder insertar las referencias.

Mostraremos a continuación el uso de uno de estos programas. Hemos elegido Zotero por ser una aplicación gratuita bien integrada con buscadores como PubMed y fácil de integrar con editores de texto como Word. Veremos las dos funciones principales: cap- tación automática de referencias e inserción de citas. Podemos descargar este programa en la URL https://www.zotero.org/download/. Pueden encontrarse tutoriales en la Web para aprender su instalación y manejo.

En la parte superior derecha de la figura 2.4 podemos ver un icono con forma de carpeta que aparece si tenemos instalado y activo Zotero en nuestro ordenador. Pulsando este icono con el ratón activamos la exportación de referencias. En la figura 2.5 se presenta la pantalla en la que se nos ofrece la opción de seleccionar las referencias presentes en la salida de resultados, para su exportación a Zotero.

Pantalla de búsquedas de PubMed, con el icono de exportación de citas a Zotero integrado (icono con forma de carpeta señalado arriba a la derecha)

Podemos señalar las referencias a la vista en la pantalla de resultados y exportarlas a Zotero. Si optamos por examinar una única referencia, pulsando en su título, el icono de exportación de Zotero cambiará de aspecto, de una carpeta a una hoja; pulsando este icono se exportará la referencia a la vista. En la figura 2.6 podemos ver la pantalla de Zotero con algunas referencias exportadas.

Pantalla de Zotero con referencias importadas desde PubMed