Diseño y análisis en investigación

Recomendamos emplear los campos Texto o Cadena solo para variables que no van a ser utilizadas en el análisis (por ejemplo: nombre, domicilio). Las variables cualitativas se introducirán como números (en Access, número tamaño byte), salvo que los códigos a emplear contengan caracteres alfanuméricos (por ejemplo: códigos de la Clasificación Internacional de Enfermedades). Algunas variables que no serán usadas en el análisis pueden ser numéricas si su valor es originalmente numérico (por ejemplo: número de historia). El tamaño recomendado en Access para variables intrínsecamente numéricas es número-simple. No se recomienda el tipo de campo Sí/No de Access, ya que por defecto el programa asigna un “No”, pudiéndose cometer el error de pasar de largo porque el campo está relleno sin asignar el verdadero valor; además, este tipo de variable no permite introducir un código para valor perdido.

A las variables cualitativas codificadas con números se les asignará un número correlativo (por ejemplo, nivel de estudios: 1, elementales; 2, medios; 3, superiores), destinando un código extra para el valor perdido. Recomendamos el “9” para códigos para variables con menos de nueve categorías, “99” para variables con menos de 99 categorías, etc. Esta regla facilita identificar el código 9 como “no especificado” en variables codificadas con distinto número de opciones.

Creación de formularios de edición de datos

Una de las principales razones para usar gestores de BD para la introducción de datos es la facilidad para crear formularios de recogida de datos. Estos formularios permiten ver los datos en formato “ficha”, esto es, en vez de ver la matriz de filas y columnas, solo vemos los campos correspondientes a un registro, pudiendo navegar registro a registro en sucesivas pantallas para ver todos los datos. No debemos olvidar que los datos siguen físicamente almacenados como una tabla, el formulario solo es una “máscara” de acceso a los mismos que facilita el tecleado de datos, tanto si el formulario es el único soporte de trabajo como si reproduce la hoja de recogida de datos en papel del proyecto.

Access ofrece la opción de crear un formulario asistido (todas las variables aparecen correlativas en vertical o repartidas por la ventana) a partir de la tabla de datos, aunque la opción de diseño de formulario es la mejor para mejorar el aspecto y funcionalidad del formulario.

En el formulario vemos todos los campos de un registro o paciente, bien en una ventana única que se prolonga verticalmente, o bien, tal y como se ve en la figura 4.2, ventanas solapadas a las que se accede a través de pestañas, en las que se editan las variables del estudio agrupadas. Podemos situar cada campo en la posición que queramos, personalizar los nombres de las variables, introducir instrucciones, etc. Podemos ver, asimismo, en la parte inferior de la ventana el navegador de registros, que nos permite navegar secuencialmente entre registros, y una casilla de búsqueda por si queremos encontrar un paciente concreto y añadir o modificar información.

Introducción de datos

Ya hemos mostrado anteriormente las ventajas de los formularios para la recogida de datos. Es por ello que recomendamos usar esta opción para el tecleado de datos, registro a registro, en una o sucesivas sesiones.

Una vez que terminamos de introducir los datos, podemos cerrar el formulario y comprobar cómo la tabla vinculada ha actualizado la información. Es importante saber que, a diferencia de otros programas en los que al salir de los mismos nos preguntan si queremos guardar los cambios, Access almacena continuamente cualquier modificación (de datos), por lo que cualquier cambio se incorpora sin preguntarnos nada al salir. Por ello, recomendamos que al terminar la introducción de datos, provisional o definitivamente, busquemos el fichero correspondiente y hagamos una copia de seguridad.

Depuración y transformación de variables

A menudo, antes de llevar a cabo el tratamiento estadístico de un fichero, es preciso realizar ciertos cambios y comprobaciones destinados a depurar la BD, dejándola libre de errores, o a preparar los datos para procesos estadísticos concretos.

Es frecuente que se cometan errores en la transcripción o tecleo de datos, tanto más abundantes cuanto mayor cantidad de información se maneje y mayor número de personas la manipulen. Existen distintas técnicas encaminadas a reducir dichos errores:

• Duplicación de ficheros: cuando la BD es importante, resulta muy útil introducir los datos por duplicado (completo o solapado), comparando a posteriori ambas BD.

• Chequeos lógicos: con algunas variables se pueden realizar comprobaciones lógicas, buscando valores imposibles, códigos inexistentes, valores fuera de rango (si no se han limitado a priori en el diseño de la BD). También podemos comprobar la compatibilidad entre valores de variables (por ejemplo: presión sistólica mayor que la diastólica).