Casus

Aanbesteding elektrische veiligheid

10 en 11 mei: Uitbesteden van Onderhoud

Na het volgen van de tweedaagse cursus Uitbesteden van Onderhoud, is de cursist in staat om het proces van contractmanagement in te richten en te beheersen. Concreet leert de cursist wat contractmanagement inhoudt, welke typen onderhoudscontracten mogelijk zijn en hoe deze strategisch toegepast kunnen worden. Daarnaast leert de cursist onderhoudscontracten opstellen, borgen, bewaken en evalueren. Tot slot worden de concepten Life Cycle Costing en Total Cost of Ownership behandeld als uitgangspunten voor investeringsbeslissingen.

Een topklinisch opleidingsziekenhuis met meerdere locaties wenst dat de elektrische veiligheid van de medisch gebruikte ruimten en elektrische installaties eenvoudig aangetoond kan worden.

Elektrische installaties voeden de medische apparatuur waarmee het medisch personeel patiënten behandelt. Afhankelijk van het gebruik van een medisch gebruikte ruimte, zijn aanvullende beschermende maatregelen nodig ter bescherming van de patiënten en het medisch personeel. De aanvullende maatregelen zijn afhankelijk van de soort behandeling die de patiënt in de ruimte heeft: uitwendig, inwendig of intracardiaal (in of aan het hart). Ruimtes worden geclassificeerd, zodat het voor een gebruiker van die ruimte duidelijk is welke medische handelingen plaats mogen vinden.

Theorie en Praktijk

Middels van periodieke inspecties wordt de elektrische veiligheid van de installaties en medisch gebruikte ruimten verhoogd. Bij het betreffende ziekenhuis is sprake van een eerdere aanbesteding met een contractperiode van zes jaar. De inspectiefrequentie varieert daarbij van maandelijks tot zesjaarlijks. Een knelpunt in het bestaande proces betrof de doorlooptijd van het opstellen van het eindrapport, de correcties en de herkeuringen. Het eindrapport bood veel gegevens die voor de gebruiker irrelevant zijn. Het gaat immers simpelweg om de vraag: is de ruimte veilig, ja of nee. In de praktijk worden de processen van inspecteren, herstellen en herkeuren vaak niet samengevoegd. Dat is een gemiste kans. Het gaat niet per se om één en dezelfde aanbesteding. Wel dienen proces’ ‘‘Contractmanagement is meer dan alleen aanbesteden, kostenbenchmarking en evaluatie’ sen goed op elkaar aan te sluiten, zodat de kosten verlagen en de kwaliteit wordt verhoogd.

Gezamenlijk met de opdrachtgever evalueerde NVDO’s partner en docent Damon Visser van Asset Management Support het bestaande proces. Vervolgens zijn de volgende (sub)doelstellingen geformuleerd voor de nieuwe aanbesteding van de komende zes jaren. • De doorlooptijd van inspecteren en eventueel corrigeren en herkeuren dient af te nemen • Met behulp van het Asset Management softwaresysteem van opdrachtgever wil opdrachtgever aantonen dat een ruimte (e.e.a. afhankelijk van de classificatie) en/of een vaste elektrische installatie veilig is voor gebruik • Het inspectiebedrijf en de elektrische installateur krijgen beide digitaal toegang tot het Asset Management softwaresysteem om de werkorders digitaal voor te bereiden en af te handelen. De meetstaten, foto’s en bevindingen worden digitaal door de externen gekoppeld aan de werkorder. Een eindrapport is niet nodig • Het nieuwe contract geldt voor zes jaar. Daarna kan eenvoudig een heraanbesteding van de inspecties plaatsvinden. Gedurende de huidige looptijd worden zowel de planning als uitvoering opgenomen in het Asset Management softwaresysteem • Inspecties en de eventuele herstelwerkzaamheden hebben elk een eigen aanbesteding Beschermen van de patiënten, het medisch personeel en de bezoekers door een elektrisch veilige omgeving te bieden was het doel van deze aanbesteding. Dit wordt geboden door de elektrisch goedkeurde installaties en medisch gebruikte ruimtes. Inzoomen op de verschillende activiteiten en deze op elkaar afstemmen levert veel winst op kwaliteit, doorlooptijd en kosten. Damon Visser verzorgde het ontwerp van het nieuwe proces, de aanbesteding van de inspecties en de implementatie van het digitaal afhandelen van werkorders.

62 december 2022

Trede drie Safety Culture Ladder vanaf 2025

Per 1 januari 2025 zal Trede 3 van de Safety Culture Ladder (SCL) als eis gaan gelden bij Veiligheid in Aanbesteding (ViA). Dat is wenselijk vanwege een wijziging in de SCL-methodiek die zorgt dat een certificaat of statement niet één, maar drie jaar geldig is met een hercontrole in het tweede en derde jaar. Dat is van invloed op de inspanningen over meerdere jaren.

Sinds 1 januari 2022 hanteren de GCVB-ondertekenaars ViA (Veiligheid in Aanbesteding). Vanaf die datum moeten bedrijven aantonen minimaal op Trede 2 van de Safety Culture Ladder te staan. Dit is het instapniveau. Het doel van ViA is om samen te werken aan het stimuleren van veilig gedrag in de hele keten. Daarom is afgesproken op termijn de lat hoger te leggen door Trede 3 te eisen. Daarbij is de verwachting uitgesproken dat dit twee jaar na de invoering zou zijn. Die termijn is nu opgerekt vanwege een wijziging in de SCL-methodiek. Besluit naar voren gehaald Bedrijven staan voor een lastige afweging. Onzekerheid over de datum van de stap naar Trede 3 binnen ViA maakt dat nog complexer. Daarom is het besluit daarover naar voren gehaald en als datum 1 januari 2025 bepaald. Deze datum sluit aan op het ritme van de SCL. Wie per 1 januari 2022 het bewijs op Trede 2 reeds had, kan dit tot het eind van de geldigheidsduur inzetten voor ViA en tegen die tijd de stap naar Trede 3 zetten. Bedrijven die na 1 januari van dit jaar het bewijs op Trede 2 hebben behaald of nog gaan behalen, kunnen dat bewijs vanaf 1 januari 2025 niet meer inzetten voor ViA.

Approved Self Assessment Het Approved Self Assessment (ASA) is ongeschikt om aan te tonen dat een bedrijf op Trede 3 staat. Daarvoor is minimaal een SCL Light nodig. Bij de eis Trede 3 zal de ASA daarom als bewijsmiddel verdwijnen. Daarmee vervalt een niveau van bewijsmiddelen en komt proportionaliteit in het gedrang. <

Invoering Omgevingswet voor de vijfde keer uitgesteld

Het uitstel is vooral ingegeven door het digitaal systeem achter de wet, het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Er zijn helaas nog teveel vragen en knelpunten rondom het functioneren van dit digitaal systeem. Het testen is nog onvoldoende en onvolledig gebeurd.

Minister Hugo de Jonge wil meer tijd nemen om het digitaal stelsel verder te testen en te verbeteren. Het plan is om begin 2023 de wet door de Eerste Kamer te laten vaststellen en de wet per 1 juli 2023 in te laten gaan. “De afgelopen weken zijn er verschillende overleggen geweest met medeoverheden en experts over de invoering van de Omgevingswet. Daaruit kwam naar voren dat er meer tijd nodig is om goed te oefenen met de nieuwe systemen. Die tijd wil ik nemen voor een verantwoorde en zorgvuldige invoering”, aldus De Jonge. Doel van de wet is een vereenvoudiging en versnelling van de ruimtelijke ordening en de samenhangende procedures en vergunningverlening. Door te snoeien in het moeras van 26 wetten en honderden besluiten, komen alle regels voor onder meer het bouwen, milieu en veiligheid in één wet terecht. Inwoners en bedrijven kunnen zich bij één digitaal loket melden waar hun plannen worden getoetst. Alle wetgeving is inmiddels door beide Kamers aangenomen, maar het lukt maar niet een definitieve invoeringsdatum vast te stellen.

Er zijn verschillende redenen voor het veelvuldige uitstel. ’s Lands grootste stelselherziening in het omgevingsrecht is complex, veel regels staan op een andere plek. De hoofdreden is dus dat het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) nog niet op orde is. <