Õnnestunud konverents algab oskuslikust korraldusest

Konverentsi korraldamine võib kõrvalt vaadates paista üsna lihtne ettevõtmine, aga tõenäoliselt ainult seni, kuni sellega veel tegeldud pole. Kui firma hakkab mõtet – korraldada klientidele või oma töötajatele konverents – omal käel teoks tegema, selgub tavaliselt õige kiiresti, et suuremaid ja väiksemaid komistuskive on sel teel kaugelt rohkem kui oleks osanud arvata.

IA MIHKELS ia.mihkels@ohtuleht.ee

Tavaliselt arvatakse, et vähemalt esimene samm – valida välja koht – läheb lihtsalt. Tegelikult peab enne, kui üldse saab midagi valima hakata, olema tehtud juba suur hulk tööd, ütleb konverentsiagentuuri Confent asutaja Endrik Randoja. „Kohavalik sõltub sündmuse kontseptsioonist: mida konverentsiga saavutada tahetakse, kes on külalised, kas konverents on oma inimestele või klientidele või mõlemale? Kui palju külalisi oodatakse? Millist miljööd soovitakse konverentsil luua? Kas külalised peaksid jagunema laudkondadeks, istuma nn teatristiilis või hoopis mõnes muus leidlikus formaadis? See omakorda sõltub sellest, kui palju soovitakse teha interaktiivset tööd osalejate vahel,“ puistab paarikümneaastase korralduskogemusega mees hetkegi mõtlemata küsimusi, millele juba enne ruumi valimist peab olema vastus leitud.

Väikse konverentsi võib korraldada kas või kohvikus. Infopäev „Aita luua homne Eesti“ Rakvere Art Cafe’s.

Muidugi pole see veel kõik. „Kas on vaja ruume paralleelsessioonide jaoks või piisab ühest suurest saalist? Kas on piisavalt ruumi kohvipauside ja lõuna jaoks? Kui ei ole, kas saab selleks kasutada sündmuse põhisaali? Kas on võimalik leida paik, mis haakub korraldajafirma tegevusalaga, või õnnestub ehk leida sobiv koht sootuks oma ruumidest?“ loetleb ta. „Ja ehk tuleks alustada hoopis küsimusest, kui palju jagub eelarvet koha rendi jaoks?“

Hotellid ja kontserdisaalid

Suuri saale otsides läheb varasema kogemuseta korraldaja mõte enamasti kõigepealt teatri- ja kontserdisaalidele või hotellidele, mille juures on ka konverentsikeskus. Viimane võiks justkui eriti hästi sobida, eriti veel siis, kui osalejate seas on ka