Parim tööandja

majutust vajavaid külalisi.

„Hotellide konverentsikeskustega on selles mõttes tõepoolest lihtsam asju ajada, et nemad võivad pakkuda lisaks ruumile ka majutust, toitlustust ja lihtsamat tehnilist tuge,“ kinnitab Endrik Randoja. „Kultuuriasutuste puhul tuleb need asjad üldjuhul endal korda ajada.“

Kui aga tahaks olla originaalne ja korraldada midagi sellist, mida siinkandis veel nähtud pole, vähemalt koha mõttes? „Arvestada tuleb sellega, et ebastandardsed ja erilised toimumiskohad nõuavad enim projektijuhtimist, kuna sinna tuleb üldjuhul kõik alles tekitada – alates küttest ja lõpetades tualettruumidega,“ hoiatab asjatundja. „Kui firma korraldab sündmust oma jõudududega, on hotelli konverentsikeskus ilmselt kõige lihtsam lahendus. Teatri- ja kontserdisaalid ning muud kultuuriasutused on jällegi oma kuvandilt väärikamad ning huvitavamad. Ebastandardse kohaga võid pakkuda osalejale unustamatu kogemuse aga väheste oskuste ja olematu praktika puhul ei pruugi see olla po-

Põnev konverentsipaik on tegijale alati väljakutse

Endrik Randoja on oma paarikümneaastase karjääri jooksul korraldanud konverentse kontserdisaalides ja teatrites, spordisaalides ja muuseumides, transpordivahendites ja telgis, aga ka lageda taeva all – näiteks on kõnesid peetud ka keset metsa sõjaväeauto kastist.

Ta on kogenud, et korraldajale võib üllatusi pakkuda ka mõni pealtnäha turvaline toimumiskoht, isegi hotelli konverentsikeskus.

„Näiteks peab sinu konverents hommikul algama, aga eelmisel õhtul oli samas ruumis pidu, mis kestis öö läbi,„ kirjeldab ta. „Siis on vaja väga täpselt läbi mõeldud logistikat, et vaid mõne tunniga kogu produktsioon ette valmistada.“

Viimaste aastate enim väljakutset pakkunud töödest rääkides nimetab Randoja Tallinna-Stokholm liinil seilavat kruiisilaeva, kus kahepäevane konverents leidis aset showbaaris,” meenutab Confenti tegevjuht.

„See oli ainus ruum laeval, kuhu mahtus ligi 300 osalejat. Kuna showbaar on laeva üks oluline sissetuleku-

Kui rahvast on kogunemas rohkem, soovitab Randoja üle vaadata spordihallid: „Näiteks Tallinnas Tondiraba ja Tartus Maaülikooli spordihoone. Tehniliselt sarnase ülesehitusega on ka allikas siis pidi see õhtuti olema avatud külalistele. See aga tähendas, et meie hakkasime lava, lavataustasid, ekraane, projektoreid ja lisaekraane paigaldama kell neli öösel kusagil Ahvenamaa kandis, tegime päeval konverentsi, võtsime siis kogu setupi maha ja panime tagasiteel Stokholmist jällegi kell neli öösel uuesti üles. Et rühmatööde jaoks kasutasime Worksup konverentsiplatvormi, siis omaette tegu oli Balti merel stabiilse interneti tagamisega. Internetilevi tekitati satelliitside abil.”

Tallinn-Helsinki laeval aga lisati sealsesse 400-kohalisse konverentsisaali aknad, et avarust tekitada. Selleks paigaldati konverentsikeskusese seintele LCDekraanid ja mõlemale pardale kaamerad, tekitades konverentsi külalistele reaalajas vaate merele. „Tõsi, korra juhtus küll nii, et vallatu turist välgutas kaamera ees midagi, mis kindlasti ei klassifitseerunud sulniks merevaateks,“ muigab Randoja. „Aga see vahejuhtum tekitas osalejates pigem elevust kui ehmatust.“

Saku suurhall (Unibet Arena). Kui aga tegemist on tõesti suure rahvahulgaga ja istumiseks kasutatakse tribüüne, tasub mõelda sellele, et sealsed toolid ei sobi pikaks istumiseks, terve päeva kestva konverentsi korral on need osalejaile ebamugavad. Ka pole sellistes ehitistes üldjuhul head pinda pauside tarvis ega ka ruume paralleelsessioonide jaoks.“

Väiksema osalejate arvuga kammerlikus õhkkonnas seminari võib korraldada näiteks restoranis, soovitab Randoja, aga miks mitte ka näiteks rongis, laevas või bussis.

Hoia kuludel silm peal

Kindlasti tuleb jälgida ühe või teise kohaga kaasnevat kogukulu, mitte ainult rendihinda, juhib Randoja tähelepanu. „Hotellide konverentsiruumide rendihinnad on kultuuriasutuste omadest üldjuhul soodsamad, kuid samas võib toitlustus olla kallim kui oma cateringi kaasamine kultuuriasutuses toimuvale konverentsile,“ selgitab ta. „Sõltuvalt sündmuse keerukuse astmest on vaja arvestada ka ettevalmistustundidega, mis võivad olla eri kohtades väga erinevalt hinnastatud. Hotellid on üle minemas nn minimum spend hinnastusmudelile, mille puhul ruumi rendi asemel lepitakse kokku miinimumsummas, mida klient kohustub maksma hotellile teenuste, sealhulgas toitlustuse eest. Ka see muudab hindade võrdlemise keerukaks.”

Ettevõttel, kes tahab oma konverentsi ise korraldada, tasub aegsasti mõelda sellele, et personali seast tuleb leida inimesed, kellel on oma töö kõr-

„Hea konverentsi tunnuseks on kvaliteetne sisu.

Meeletult atraktiivne või väga luksuslik keskkond ei pea olema eesmärk omaette: konverentsipaik peaks sisu toetama, et luua terviklik elamus.“

Endrik Randoja, Confenti asutaja ja tegevjuht valt aega sellega tegelda, märgib Randoja. „Kui ülesanded jagataksegi mitme inimese vahel, peaks siiski olema üks projektijuht, kes vastutab terviku eest. Talle tuleb selleks võimaldada aega põhitööst. Aga isegi siis, kui inimestel on aega ja tahtmist, võib keeruliseks minna, kui pole varasemat kogemust ega sidemeid. Sel juhul soovitan küll kaasata mõne kutselise konverentsikorraldaja, kes aitab kontseptsiooni loomisega, sisu genereerimisega, esinejate ajurünnaku, kaasamise ja juhendamisega, vajadusel turunduse ja lõpuks ka lavastuse ning tehnilise produktsiooniga, mis sisaldab kohavalikut, tehnilise toe korraldamist ja toitlustust.”