Office Web Apps e Onedrive by Pafal Editore

SOMMARIO

MICROSOFT OFFICE & CLOUD STORAGE ..................................................................... 7

L’ATTUALITÀ E IL FUTURO ..................................................................... 8 CHE COS'È IL CLOUD STORAGE? ............................................................ 8 OFFICE ONLINE & ONEDRIVE .................................................................................... 13

INTRODUZIONE A OFFICE ONLINE ....................................................... 14 ONEDRIVE SUL COMPUTER ................................................................. 15 ONEDRIVE SUL WEB ............................................................................ 15 INTERAZIONE DI OFFICE ONLINE IN ONEDRIVE ................................... 16 COME INIZIARE .................................................................................... 17 COME CARICARE UN FILE ESISTENTE ................................................... 17 ACCESSO PER I DISPOSITIVI MOBILI ..................................................... 18 MICROSOFT OFFICE 2010 & ONLINE......................................................................... 19

INTRODUZIONE A ONLINE ................................................................... 20 OFFICE SHAREPOINT ........................................................................... 22 WORD ONLINE .......................................................................................................... 23

SALVARE UN DOCUMENTO IN WORD ONLINE .................................... 24 LETTURA DI UN DOCUMENTO NEL BROWSER ..................................... 24 MODIFICA NEL BROWSER.................................................................... 25 TROVARE E SOSTITUIRE TESTO ............................................................ 26 SALVARE LE MODIFICHE ...................................................................... 26 STAMPA DA WORD ONLINE................................................................. 27 COLLABORARE A UN DOCUMENTO IN WORD ONLINE ........................ 27 CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE ................................................... 28 EXCEL ONLINE ........................................................................................................... 29

III

SALVARE UN DOCUMENTO IN EXCEL ONLINE ..................................... 30 LETTURA DI UNA CARTELLA NEL BROWSER......................................... 30 MODIFICA NEL BROWSER.................................................................... 31 INSERIRE CONTENUTO IN UN FOGLIO DI LAVORO .............................. 32 SALVARE LE MODIFICHE ...................................................................... 32 STAMPA DA EXCEL ONLINE.................................................................. 33 COLLABORARE A UNA CARTELLA DI LAVORO DI EXCEL ONLINE .......... 33 CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE ................................................... 34 POWERPOINT ........................................................................................................... 35

SALVARE UN DOCUMENTO IN POWERPOINT ONLINE ........................ 36 MODIFICA NEL BROWSER.................................................................... 36 PERSONALIZZARE UN CONTENUTO..................................................... 38 SALVARE LE MODIFICHE ...................................................................... 39 CONDIVIDERE LA PRESENTAZIONE ONLINE ........................................ 39 STAMPARE DA POWERPOINT ONLINE................................................. 39 COLLABORARE A UNA PRESENTAZIONE DI POWERPOINT ONLINE ..... 40 CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE ................................................... 40 ONE NOTE................................................................................................................. 41

INTRODUZIONE A ONENOTE ONLINE .................................................. 42 COME CREARE UN NUOVO BLOCCO APPUNTI .................................... 42 DIGITARE O SCRIVERE NOTE NEL BROWSER........................................ 42 MODIFICA NEL BROWSER.................................................................... 43 SALVARE UNA NOTA ............................................................................ 45 CONDIVIDERE NOTE ............................................................................ 46 COLLABORARE AL BLOCCO APPUNTI................................................... 46 ONENOTE ONLINE QUICK .................................................................... 47 OUTLOOK ONLINE .................................................................................................... 49

INTRODUZIONE AD OUTLOOK ONLINE................................................ 50

L’AREA DI LAVORO............................................................................... 50 POSTA ELETTRONICA ........................................................................... 52 CALENDARIO ............................................................................................................ 59 ATTIVITÀ................................................................................................................... 65 CONTATTI ................................................................................................................. 69

MICROSOFT OFFICE & CLOUD STORAGE In questo capitolo si affrontano le varie fasi evolutive che lâ&#x20AC;&#x2122;importante e scottante tema della gestione dei dati sensibili ha avuto nel corso del tempo.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

L’ATTUALITÀ E IL FUTURO BACKUP LOCALE (PARTIAMO DAL TRADIZIONALE) Ogni elaborazione di dati necessita di un sistema di backup. Nel corso del tempo sono stati utilizzati diversi sistemi di copia dei dati; tra i principali sistemi troviamo i nastri. Da importanti ricerche si evince che molte aziende subiscono catastrofiche perdite di dati e per tale motivo assume notevole importanza la velocità con cui i dati possono essere ripristinati (operazione di restore). I tradizionali meccanismi di backup su nastro sono meno affidabili rispetto al supporto di una memoria su disco fisso. BACKUP ONLINE (IL FUTURO CERTO) Vista l’ostilità dei sistemi tradizionali di backup, in riferimento alla copia e al ripristino degli stessi, oggi ci si avvia al sistema di Backup Online, ossia al servizio informatico di Cloud Storage. Solitamente è gestito attraverso l’installazione di un software sul computer, che effettua l'archiviazione dei file attraverso connessione ad Internet sicura su un server remoto. Un esempio di Cloud Pubblico è OneDrive, gestito dalla Microsoft.

Il backup online, nuovo strumento messo a disposizione per gli utenti della rete, permette di archiviare qualsiasi tipologia di dati attraverso una cifratura sicura e spesso con copie distribuite su più server in modo tale da renderle irrintracciabili per qualsiasi hacker professionista.

CHE COS'È IL CLOUD STORAGE?

In informatica con l’espressione inglese cloud computing (“nuvola informatica”) si indica un insieme di tecnologie atte a memorizzare e/o elaborare i dati. 8

Microsoft Office & Cloud Storage

Trasferimento dei dati in Cloud

Questo tipo di tecnologia, se da alcuni analisti è considerata come una maggiore evoluzione tecnologica offerta dalla rete Internet, da altri come Richard Stallman, sostenitore e attivista del software libero, è ritenuta una rete di marketing da cui è difficile liberarsi una volta rimasti impigliati.

IL CLOUD COMPUTING Il Cloud Computing è uno spazio remoto che permette di avere un supporto esterno nel salvataggio dei propri dati e di quelli aziendali. Di seguito si riportano i tre principali tipi di Cloud:

1. CLOUD PUBBLICO Un cloud pubblico è un servizio erogato da un provider (fornitore di uno o più servizi informatici) che attraverso la rete rende disponibili risorse come applicazioni, macchine virtuali e storage (si identificano come storage i dispositivi hardware per la memorizzazione, le 9

Microsoft Office Online & Cloud Storage infrastrutture ed i software dedicati alla memorizzazione non volatile di grandi quantità di informazioni in formato elettronico).

Il vantaggio di avere un cloud pubblico sta sicuramente nel risparmio sui costi di energia elettrica, manutenzione delle attrezzature e personale specializzato per la risoluzione dei problemi, di cui si fanno carico i fornitori del servizio di storage.

2. CLOUD PRIVATO Un cloud privato è un sistema cloud con un server di proprietà di chi utilizza il servizio. Il cloud privato può essere collocato presso i locali del proprietario oppure presso il data center del fornitore del servizio.

Solitamente le aziende optano per questa soluzione lasciandosi trascinare dalla percezione di una maggiore riservatezza, essendo i loro data center all’interno della propria struttura.

I vantaggi del cloud privato sono la semplificazione di gestione dell’hardware e del software nonché la maggiore privacy.

Gli svantaggi del cloud privato, invece, sono gli alti investimenti iniziali e la non eliminazione delle spese IT, ossia le problematiche dell’alimentazione elettrica, il condizionamento dei locali, il mantenimento della sicurezza, il controllo degli accessi.

Mantenere un data center all’interno della propria struttura aziendale prevede: • • • •

installazione di un sistema di videosorveglianza; installazione di una rete intranet; gestione delle credenziali; connettività con banda larga affidabile.

Microsoft Office & Cloud Storage 3. CLOUD IBRIDO Il cloud ibrido costituisce una via di mezzo tra il cloud privato ed il cloud pubblico, prendendo il massimo dei punti di forza dal sistema privato e pubblico; questi sistemi saranno interfacciati per consentire la condivisione di risorse fra i data center. Il cloud ibrido presenta una soluzione per quelle aziende che vogliono delegare la gestione di una parte delle informazioni all’esterno e mantenerne altre all’interno.

LA FINE DEI COMPUTER DESKTOP LOCALI E IL FUTURO DEL COMPUTING Ciò che ha condotto all’uso massiccio di applicazioni su tablet e smartphone è stato il significativo miglioramento della tecnologia display e dei processi di elaborazione. Oggi gli utenti possono accedere ai loro desktop e alle applicazioni dovunque si trovino e in qualsiasi momento. Per la motivazione appena indicata, anche le aziende dal loro canto non vogliono più sobbarcarsi del mantenimento di un locale adibito ai server con le conseguenti risorse amministrative messe in gioco. L’avvento del computing pone ogni realtà davanti ad un cambiamento di rotta; le aziende volgono verso il cloud privato e migrano verso un modello a noleggio, noto anche come Cloud As A Service (CAAS), su cui è possibile archiviare ed eseguire applicativi.

Ci troviamo già davanti a nuove idee e nuovi prodotti. Anche Microsoft, azienda leader nell’editing d’ufficio, ha intrapreso questa strada e mette a disposizione dei suoi utenti un servizio storage, in parte free, grazie al quale è possibile sfruttare diversi GB di spazio di archiviazione dati tramite un software chiamato OneDrive. È inoltre possibile, dopo essersi autenticati al portale di OneDrive, sfruttare le funzionalità degli applicativi Office completamente svincolati dalla gestione desktop. 11

Microsoft Office Online & Cloud Storage

OFFICE ONLINE & ONEDRIVE In questo capitolo si parla dello strumento Office Online quale mezzo di creazione e condivisione di documenti tramite il Web.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

OneDrive e Office Online

INTRODUZIONE A OFFICE ONLINE Office Online è uno strumento che consente di creare e condividere online tramite il Web documenti di Word, cartelle di Excel, presentazioni di PowerPoint e blocchi di appunti creati con OneNote. Ogni documento creato potrà essere inviato tramite un collegamento ipertestuale all’interno di un messaggio di posta elettronica, anziché come allegato; in tal modo non si rischia di saturare la casella e-mail del destinatario. I documenti sono accessibili da qualsiasi dispositivo sia in locale – tramite l’applicazione desktop (in riferimento al PC) oppure tramite l’app OneDrive (in riferimento a smartphone e tablet) – sia direttamente online entrando nel portale OneDrive.com.

Per iniziare a utilizzare Office Online sè sufficiente effettuare l'accesso a OneDrive.com e fare clic sull'icona del nuovo documento che si desidera creare.

Office Online & OneDrive OneDrive, nella versione base, offre la possibilità di archiviare gratuitamente file con una dimensione massima di 7 GB.

ONEDRIVE SUL COMPUTER

Tramite l’installazione dell’app desktop di OneDrive all’interno del proprio computer, verrà creata una cartella che è possibile avere costantemente sincronizzata con lo spazio cloud. Per avere i dati sempre sincronizzati è necessaria una connessione ad internet che mantenga costante l’aggiornamento dei dati. Chi possiede un dispositivo con sistema operativo Windows 8.1 o maggiore può trovare integrato il software OneDrive, in tal caso è possibile bypassare l’installazione.

ONEDRIVE SUL WEB

Con OneDrive Web è possibile svolgere le seguenti attività: •

•

• • •

Archiviare, condividere e accedere ai file in libertà

Microsoft OneDrive da qualsiasi dispositivo digitando l’indirizzo internet www.OneDrive.com. Personalizzare l'aspetto di OneDrive, ossia cambiare la modalità di visualizzazione dei file scegliendo elenco, dettagli, ecc. Vedere tutti i documenti di Office utilizzati di recente. Aprire l’album fotografico contenente la raccolta di tutte le foto con un semplice clic. Operare sui file che gli altri utenti hanno condiviso con voi.

Microsoft Office Online & Cloud Storage METTERE ONLINE I DOCUMENTI GIÀ CREATI Se i files (documenti, foto, ecc.) sono già stati creati, è possibile spostarli nell’archivio OneDrive tramite un’operazione di copia/incolla. Per lavorare su questi documenti è possibile passare all’archivio online o aprire la copia presente sul proprio PC. Al momento del salvataggio delle modifiche del contenuto del file, i documenti verranno sincronizzati e dunque allineati sia in locale che in remoto.

APPROVAZIONE DEL CONTENUTO Ogni contenuto, prima di essere reso disponibile per la visione, può essere soggetto all’approvazione e lasciato nascosto fino a che si reputi opportuno.

LA CRONOLOGIA Tramite OneDrive e Office Online tutte le modifiche apportate al file, da uno o più membri del gruppo di lavoro, verranno salvate online in un’unica posizione. OneDrive crea automaticamente fino a 25 versioni dello stesso documento, liberando così l’utente da continue copie di documento per ogni eventuale restore.

INTERAZIONE DI OFFICE ONLINE IN ONEDRIVE

È possibile archiviare i documenti di Office in OneDrive per visualizzarli e modificarli nel Web browser con Office Online. Tramite lo spazio online di Office Online si trova la soluzione ideale per gli aggiornamenti rapidi, in quanto non è necessario avviare un'applicazione di Office da qualsiasi computer connesso al Web.

COME INIZIARE

Office Online & OneDrive

Per iniziare, passare alla pagina OneDrive.com, registrarsi ed eseguire l'accesso. Prima di iniziare qualsiasi attività nella propria area OneDrive, impostare le preferenze di base che si ritroveranno durante l’uso del sistema. Per accedere all’area Impostazione account, cliccare sul proprio nome posto in alto a destra. Una volta entrati nell’area delle preferenze, impostare le personalizzazioni secondo l’uso che se ne vorrà fare.

Per passare all’uso di OneDrive, posizionare il mouse sulla barra dei servizi e selezionare OneDrive.

Video Office Online e Skydrive dell’area personale

COME CARICARE UN FILE ESISTENTE Dopo aver eseguito l’accesso all’area privata, individuare la voce Carica e fare clic su di essa. Attraverso la finestra di dialogo, scegliere i documenti da condividere con altri utenti o da caricare nel server OneDrive, in modo da potervi accedere da qualsiasi computer.

Barra dei servizi di OneDrive

Una volta caricato il documento in OneDrive sfruttando i 7GB disponibili, è possibile fare clic su di esso; quindi verrà aperto in Office Online.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

ACCESSO PER I DISPOSITIVI MOBILI Per leggere i file di Office archiviati in OneDrive tramite dispositivi mobili, è necessario usare un device abilitato che supporti un browser per la lettura dei contenuti dei file di Word, Excel e PowerPoint archiviati in OneDrive. I dispositivi seguenti offrono il supporto per dispositivi mobili per Office Online OneDrive: • • • •

Internet Explorer 7 in Windows Mobile 7 Windows Phone 7.5 e versioni successive Android 4 e versioni successive Safari 4 in iOS 4.3 e versioni successive.

Per visualizzare file di Word o di PowerPoint, usare il Web browser del telefono per passare alla pagina di OneDrive. L'indirizzo Web per il browser del telefono corrisponde allo stesso URL visualizzato nella barra degli indirizzi del browser desktop.

Microsoft Office & Online

MICROSOFT OFFICE 2010 & OFFICE ONLINE In questo capitolo si affrontano le modalità di gestione di Office 2010 integrato alle funzionalità di Office Online.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

INTRODUZIONE A OFFICE ONLINE

Salvataggio di un documento di Office su OneDrive

A partire dalla versione 2010 di Office, Microsoft ha previsto uno strumento chiamato Backstage il quale fa riferimento all’area in cui i documenti vengono preparati e quindi distribuiti. Infatti, scegliendo la voce Salva e invia, è possibile scegliere come distribuire i documenti, conservarli e chi potrà vederli. Attraverso la scelta di memorizzazione dei dati sul web è possibile ritrovarli accedendovi da qualsiasi computer fornito di connessione internet. Per accedere al servizio occorre avere un account live precedentemente creato.

ELABORARE UN FILE WORD ED EXCEL SUL WEB Una volta eseguito l’accesso e individuato il file su cui lavorare, basta un semplice clic per passare alla fase di visualizzazione del contenuto o modifica del documento in Word o Excel desktop oppure nella versione online in modalità Office Online. L'aspetto interessante della modifica in modalità Office Online è che nel device o computer in uso non è necessario installare alcuna versione di Office per apportare delle modifiche base. 20

Microsoft Office & Online ESECUZIONE DI PRESENTAZIONI ONLINE Attraverso la procedura Trasmissione presentazione è possibile condividere la propria presentazione con un altro utente, evitando in tal modo l’invio della presentazione tramite allegato. Di seguito si riporta la procedura di condivisione della presentazione tramite browser: 1. 2. 3. 4. 5.

aprire PowerPoint; creare una presentazione; posizionarsi nell’area Backstage e cliccare su Salva e invia; trasmettere la presentazione; inviare il link creato al proprio interlocutore.

Una volta che l’interlocutore avrà cliccato sul link che gli è stato inviato, verrà avviata la presentazione di PowerPoint. Avviando la transizione delle diapositive, l’esecuzione sarà visibile anche all’altro utente. Grande vantaggio della funzione Trasmissione presentazione è che il sistema di visualizzazione funziona anche nei vari device.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

OFFICE SHAREPOINT

Office SharePoint è un servizio Cloud utilizzato dalle organizzazioni per creare siti Web in cui memorizzare informazioni da condividere con colleghi e clienti.

Attraverso la gestione del sistema SharePoint 2010 è possibile creare delle condivisioni di informazioni intranet e tenerle sempre aggiornate. L’inserimento di informazioni può anche essere effettuato in assenza di connessione internet; in tal caso l’aggiornamento avrà luogo con la prima connessione disponibile.

Salvataggio documenti su SharePoint

Word Online

WORD ONLINE In questo capitolo si mostrano le procedure per utilizzare Microsoft Word Online nel Web browser per creare e modificare documenti che necessitano di piccole modifiche.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

SALVARE UN DOCUMENTO IN WORD ONLINE Per salvare un documento di Word e visualizzarlo attraverso il browser, attenersi alla seguente procedura: • •

scegliere Scheda File; cliccare su Salva e invia, quindi su Salva sul web.

LETTURA DI UN DOCUMENTO NEL BROWSER Per leggere un documento di Word online, aprire il proprio browser, digitare www.OneDrive.com, passare alla fase di login inserendo quello esistente o creandone uno. Scegliere il documento di interesse, quindi cliccarvi sopra.

Quando si apre un documento, il layout corrisponde esattamente a quello salvato dal computer. Per avere una visione esatta del documento stampato, passare alla modalità di visualizzazione Modifica o Lettura. All’interno della visualizzazione di lettura è possibile passare da una pagina successiva o precedente a quella visualizzata oppure spostarsi su una pagina specifica. È inoltre possibile usare le seguenti funzioni: • • •

Trova, per individuare un’occorrenza specifica; Condividi, per inviare ad altri utenti uno o più files; Stampa, per creare un file PDF da poter stampare.

MODIFICA NEL BROWSER

Word Online

Una volta aperto il documento di Word in Word Online, è possibile apportare delle modifiche scegliendo tra: •

•

Modifica in Word Online, consigliato per apportare piccole modifiche quali correzione di testo, inserimento di immagini o testo. In OneDrive, più utenti possono modificare contemporaneamente lo stesso documento in Word Online. Modifica in Word, consigliato per eseguire delle operazioni avanzate e più impegnative, ad esempio l’applicazione di stili, stampa unione, ecc.

Scelta della modalità di gestione di un files di word

AGGIUNGERE COMMENTI NEL BROWSER Ogni commento inserito verrà visualizzato nell’area commenti.

Per creare un nuovo commento scegliere la Barra multifunzione, voce Commento, quindi cliccare sulla voce Nuovo commento nella barra laterale.

Microsoft Office Online & Cloud Storage AGGIUNGERE UN'INTESTAZIONE O UN PIÈ DI PAGINA Per aggiungere intestazioni e piè di pagina, attenersi alla seguente procedura: • •

scegliere Menù Inserisci > Intestazione e piè di pagina. cliccare sulla voce Opzioni, posizionata a sinistra, per applicare i dovuti dettagli.

AGGIUNGERE NUMERI DI PAGINA Per aggiungere numeri di pagina, attenersi alla seguente procedura: • •

scegliere Menù Inserisci > Numeri di pagina; impostare le proprietà opportune.

TROVARE E SOSTITUIRE TESTO

Per trovare il testo interessato all’interno del documento aperto, scegliere: •

Scheda Home, gruppo modifica, quindi Trova e impostare i criteri utili per la ricerca.

Per sostituire il testo interessato all’interno del documento aperto, scegliere: •

Scheda Home, gruppo modifica, quindi Sostituisci per trovare e sostituire testo.

SALVARE LE MODIFICHE

Word Online prevede il salvataggio delle modifiche automaticamente. Dalla barra di stato è possibile notare la dicitura del salvataggio in corso.

STAMPA DA WORD ONLINE

Word Online

Per la stampa in Word Online è necessario un visualizzatore per PDF. Infatti, una volta mandata la stampa di un documento di Word aperto sul web, si può notare la creazione di un pdf che sarà stampato direttamente dal desktop. Per stampare un documento: •

•

in modalità Lettura scegliere Stampa, posizionato dopo la voce Modifica Documento; in modalità Modifica in Word Online scegliere il Menù File > Stampa.

COLLABORARE A UN DOCUMENTO IN WORD ONLINE In fase di collaborazione di più utenti su un documento Word Online ogni utente sarà opportunamente informato in merito al paragrafo su cui ognuno sta lavorando.

Ogni volta che un utente salva il contenuto del documento, gli altri saranno informati sulla versione aggiornata del documento attraverso l’indicazione di una riga di testo segnata in verde.

Nel caso le proprie modifiche siano in conflitto con quelle di un altro utente, Word Online permette di scegliere la versione che si vuole mantenere.

Quando un documento è aperto in Word Online, nessun utente può modificare lo stesso attraverso Word Desktop.

Microsoft Office Online & Cloud Storage

CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE Il documento può essere inviato ad altri utenti attraverso la creazione di un link, seguendo una delle procedure mostrate di seguito: •

•

attraverso la voce File > Condividi > Condividi con altri utenti o in Incorpora;

attraverso la barra multifunzione di Word Online, scegliendo la voce Condividi > Invita persone o URL di collegamento per creare un link da inviare.

Excel Online _______________________________________________________________________

EXCEL ONLINE In questo capitolo si mostrano le procedure per utilizzare Microsoft Excel Online nel Web browser per creare e modificare documenti che necessitano di piccole modifiche.

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________

SALVARE UN DOCUMENTO IN EXCEL ONLINE Per salvare una cartella documento di Excel e visualizzarla attraverso il browser, seguire la procedura: • •

scegliere Scheda File; cliccare su Salva e invia, quindi su Salva sul web.

A questo punto, la cartella di lavoro può essere visualizzata e modificata nel browser oppure riaperta in Excel.

Finestra di Benvenuto di Excel

LETTURA DI UNA CARTELLA NEL BROWSER Per leggere un documento di Excel online, aprire il proprio browser, digitare www.OneDrive.com, passare alla fase di login inserendo quello esistente o creandone uno. Scegliere il documento di interesse, quindi cliccarvi sopra.

Excel Online _______________________________________________________________________

Quando si apre un documento, il layout corrisponde esattamente a quello salvato dal computer. Per avere una visione esatta del documento, passare alla modalità di visualizzazione Layout di Lettura oppure Modifica. All’interno della visualizzazione di lettura è possibile spostarsi su un foglio di lavoro specifico. È inoltre possibile usare varie funzioni, alcune delle quali sono di seguito elencate: • • •

eseguire le operazioni di copia di un testo per incollarlo in un’altra applicazione; comprimere ed espandere un grafico Pivot; filtrare le informazioni.

MODIFICA NEL BROWSER

Una volta aperto il documento di Excel in Excel Online è possibile apportare delle modifiche scegliendo tra: •

•

Modifica in Excel Online, consigliato per apportare piccole modifiche quali correzione di dati, inserimento e modifica di formule. In OneDrive, più utenti possono modificare contemporaneamente il contenuto della stessa cartella in Excel Online. Modifica in Excel, consigliato per eseguire delle operazioni avanzate e più impegnative, ad esempio la creazione di formule complesse, gestione delle revisioni. Barra Multifunzione di Excel Online

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________

INSERIRE CONTENUTO IN UN FOGLIO DI LAVORO Attraverso la scheda Home è possibile: •

annullare un’operazione e ripristinarla, lavorare col blocco degli appunti, formattare il carattere nel suo aspetto e l’allineamento, formattare la cella in base al contenuto, creare una tabella, inserire ed eliminare una cella. Inoltre è possibile trovare, sostituire e ordinare un elenco e inserire le formule di base.

Attraverso la scheda Inserisci è possibile: •

inserire funzioni avanzate, tabelle, grafici e collegamenti ipertestuali.

Attraverso la scheda Dati è possibile: •

aggiornare il contenuto dati derivato da una fonte esterna collegata.

Attraverso la scheda Visualizza è possibile: •

passare alla modalità di visualizzazione Modifica o sola Lettura.

Per inserire contenuto in una cella è sufficiente raggiungere la posizione interessata ed iniziare con la digitazione del testo.

SALVARE LE MODIFICHE

Excel Online prevede il salvataggio delle modifiche automaticamente. Dalla barra di stato è possibile notare la dicitura del salvataggio in corso. 32

Excel Online _______________________________________________________________________

STAMPA DA EXCEL ONLINE

Per la stampa in Excel Online è necessario un visualizzatore per PDF. Infatti, una volta mandata la stampa di un documento di Excel aperto sul web, fare clic sulla scheda File e poi Stampa. Il documento verrà stampato considerando la creazione di un file pdf. Per stampare un documento: •

•

in modalità Lettura scegliere Stampa, posizionato dopo la voce Modifica Documento; in modalità Modifica in Excel Online scegliere il Menù File, quindi Stampa.

COLLABORARE A UNA CARTELLA DI LAVORO DI EXCEL ONLINE

In fase di collaborazione di più utenti su una cartella di lavoro in modalità Online, ogni utente sarà opportunamente informato su quale parte della cartella sta lavorando. Ogni volta che un utente salva il contenuto del foglio, gli altri saranno informati sulla versione aggiornata del documento.

Nel caso in cui le proprie modifiche siano in conflitto con quelle di un altro utente, Excel Online permette di scegliere la versione che si vuole mantenere.

Quando un documento è aperto in Excel Online, nessun utente può modificare lo stesso attraverso Excel Desktop.

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________

CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE

Il documento può essere inviato ad altri utenti attraverso la creazione di un link seguendo una delle procedure mostrate di seguito: •

•

attraverso la voce File > Condividi > Condividi con altri utenti o in Incorpora; attraverso la barra multifunzione di Excel Online, scegliendo la voce Condividi > Invita persone o URL di collegamento per creare un link da inviare.

Finestra di condivisione Excel Online

POWERPOINT In questo capitolo si mostrano le procedure per utilizzare Microsoft PowerPoint Online nel Web browser per creare e modificare presentazioni che necessitano di piccole modifiche.

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________

SALVARE UN DOCUMENTO IN POWERPOINT ONLINE

Per salvare una presentazione e visualizzarla attraverso il browser, attenersi alla seguente procedura: • •

scegliere Scheda File; cliccare su Salva e invia, quindi su Salva sul web.

Finestra di prima apertura di PowerPoint Online

MODIFICA NEL BROWSER Per aprire una presentazione di PowerPoint online, aprire il proprio browser, digitare www.OneDrive.com, passare alla fase di login inserendo quello esistente o creandone uno. Scegliere il documento di interesse, quindi cliccarvi sopra.

Quando si apre un documento il layout corrisponde esattamente a quello salvato dal computer. Per avere una visione esatta del documento stampato, passare alla modalità di visualizzazione Modifica o Lettura. All’interno della visualizzazione di lettura è possibile passare da una diapositiva all’altra attraverso il riquadro di lettura. 36

PowerPoint Online _______________________________________________________________________

È inoltre possibile usare le seguenti funzioni: •

•

• • • •

Scheda Home. Annulla/ripristina un’operazione. Gestione del copia/incolla e copia formato. Eliminare una diapositiva, creare una nuova diapositva e formattare con funzioni base il carattere e un paragrafo. Utilizzare varie funzioni di disegno. Scheda Inserisci. Aggiungere una nuova diapositiva, un’immagine, una illustrazione, collegamenti ipertestuali, segnaposto di testo e gestire i commenti. Scheda Progettazione. Variare un tema e scegliere le varianti di colore per ciascuno. Scheda Transizioni. Applicare solamente alcune delle transizione alla diapositiva. Scheda Animazioni. Applicare animazioni agli oggetti delle slides con alcune opzioni effetto disponibili. Scheda Visualizzazione. Applicare la visualizzazione di modifica o di lettura e avvio della presentazione. È possibile, inoltre, mostrare/nascondere le note e i commenti.

Area di lavoro di PowerPoint Online

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________

PERSONALIZZARE UN CONTENUTO

Ogni qualvolta si seleziona un contenuto, come ad esempio un’immagine o un segnaposto di testo, questi possono essere personalizzati attraverso la scheda Strumenti disegno. VISUALIZZARE UNA PRESENTAZIONE NEL BROWSER Per visualizzare una presentazione a schermo intero cliccare sulla scheda Visualizzazione > Presentazione.

Per visualizzare in maniera corretta il contenuto della presentazione, installare il software Silverlight della Microsoft. AGGIUNGERE TESTO •

Scegliere Home > Disegno ed inserire un segnaposto

Oppure •

Cliccare su di un segnaposto esistente e inserire il testo.

AGGIUNGERE UN'IMMAGINE • Scegliere scheda Inserisci > Immagine.

AGGIUNGERE TRANSIZIONI TRA LE DIAPOSITIVE • Scegliere scheda Transizioni e scegliere una transizione.

Per applicare la transizione a tutte le diapositive della presentazione, fare clic su Applica a tutte. RIPRODURRE LA PRESENTAZIONE • Scegliere scheda Visualizzazione e fare clic sulla voce Presentazione.

PowerPoint Online _______________________________________________________________________

PASSARE A UNA DIAPOSITIVA DELLA PRESENTAZIONE Per passare ad una diapositiva diversa fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Vai a diapositiva.

SALVARE LE MODIFICHE

PowerPoint Online prevede il salvataggio delle modifiche automaticamente. Dalla barra di stato è possibile notare la dicitura del salvataggio in corso.

CONDIVIDERE LA PRESENTAZIONE ONLINE

Per condividere una presentazione con altre persone scegliere: •

Scheda Condivisione > Condividi e Ottieni collegamento.

Quando si sceglie la procedura di creazione del link per la condivisione della presentazione, è possibile stabilire se creare una condivisione del contenuto solo per la visualizzazione oppure per la modifica. Il link ottenuto, disponibile anche in modalità link breve, può essere inoltrato tramite e-mail o qualsiasi altro strumento di condivisione di messaggi.

STAMPARE DA POWERPOINT ONLINE

Per la stampa in PowerPoint Online è necessario un visualizzatore per PDF. Infatti, una volta mandata la stampa di un documento di PowerPoint aperto sul web, fare clic sulla scheda File e poi Stampa. Il documento verrà stampato considerando la creazione di un file pdf.

Microsoft Office Online & Cloud Storage __ _______________________________________________________________________ Per stampare un documento: •

•

in modalità Lettura scegliere Stampa, posizionato dopo la voce Modifica Documento; in modalità Modifica, in PowerPoint Online, scegliere il Menù File > Stampa.

COLLABORARE A UNA PRESENTAZIONE DI POWERPOINT ONLINE

In fase di collaborazione di più utenti su una presentazione in modalità Online, ogni utente sarà opportunamente informato su quale parte della presentazione sta lavorando. Ogni volta che un utente salva il contenuto della presentazione, gli altri saranno informati sulla versione aggiornata del documento.

Nel caso le proprie modifiche siano in conflitto con quelle di un altro utente, PowerPoint Online permette di scegliere la versione che si vuole mantenere. Quando un documento è aperto in PowerPoint Online nessun utente può modificare lo stesso attraverso PowerPoint Desktop.

CONDIVIDERE DOCUMENTI ONLINE

Il documento può essere inviato ad altri utenti attraverso la creazione di un link, seguendo una delle procedure mostrate di seguito: •

•

attraverso la voce File > Condividi > Condividi con altri utenti o in Incorpora; attraverso la barra multifunzione di PowerPoint Online, scegliendo la voce Condividi > Invita persone o URL di collegamento per creare un link da inviare.

ONE NOTE In questo capitolo si parla di OneNote Online quale strumento per creare, aprire, visualizzare, modificare e condividere blocchi appunti archiviati in OneDrive tramite computer desktop e device che dispongono dellâ&#x20AC;&#x2122;app OneNote.

Microsoft Office Online & Cloud Storage _______________________________________________________________________

INTRODUZIONE A ONENOTE ONLINE

Con OneNote Online è possibile creare, aprire, visualizzare, modificare e condividere blocchi appunti archiviati in OneDrive tramite computer desktop e device che dispongono dell’app OneNote.

Area di lavoro di PowerPoint Online

COME CREARE UN NUOVO BLOCCO APPUNTI È possibile creare un blocco appunti usando l’app installata nel device oppure attraverso la piattaforma OneDrive.com dopo opportuna autenticazione. Per la procedura di creazione blocco: •

cliccare su Crea > Blocco appunti di OneNote e scegliere un nome.

DIGITARE O SCRIVERE NOTE NEL BROWSER

Ogni modifica della nota può avvenire tramite OneNote Online oppure attraverso l’app installata nel proprio device. Oltre a inserire e formattare il testo è possibile aggiungere immagini e ClipArt.

OneNote Online _______________________________________________________________________

MODIFICA NEL BROWSER

Per aprire una presentazione di PowerPoint online, aprire il proprio browser, digitare www.OneDrive.com, passare alla fase di login inserendo quello esistente o creandone uno. Scegliere il documento di interesse, quindi cliccarvi sopra.

Quando si apre un documento, il layout corrisponde esattamente a quello salvato dal computer. Per avere una visione esatta del documento stampato, passare alla modalità di visualizzazione Modifica o Lettura. All’interno della visualizzazione di lettura è possibile passare da una diapositiva all’altra attraverso il riquadro di lettura.

È inoltre possibile usare le seguenti funzioni: •

• •

Scheda Home. Annulla/ripristina un’operazione. Gestione del copia/incolla e copia formato. Testo base, stili di testo, gestione dei tag, controllo ortografico. Scheda Inserisci. Aggiungere una nuova pagina, una nuova sezione, una tabella e collegamenti ipertestuali. Scheda Visualizza. Passare dalla visualizzazione di modifica alla visualizzazione di lettura e viceversa. Mostra Autori e Versioni di pagina.

AGGIUNGERE COLLEGAMENTI Ogni volta che si inserisce del testo, questo verrà convertito in collegamento ipertestuale, ma è anche possibile inserire manualmente il collegamento seguendo la procedura di seguito indicata: •

Selezionare il testo da collegare > Fare clic su Inserisci > Collegamento e digitare il collegamento.

Microsoft Office Online & Cloud Storage _______________________________________________________________________ INSERIRE IMMAGINI

Per inserire una Clip Art o un’immagine, seguire la procedura di seguito indicata: •

•

posizionare il cursore nel punto in cui inserire l’oggetto grafico > fare clic su Inserisci; inserire un’immagine caricandola dal computer o prendendo la Clip Art della raccolta Office disponibile.

Panoramica della Scheda Inserisi di OneNote Online

INSERIRE TABELLE Anche attraverso OneNote è possibile organizzare una lettura dei dati ottimale attraverso l’uso delle tabelle. Per inserirle, seguire la procedura di seguito indicata: •

fare clic su Inserisci > Tabella e scegliere le proprietà interessate.

Ogni volta che si desidera modificare il contenuto della struttura della tabella fare clic con il tasto destro del mouse su una qualsiasi

OneNote Online _______________________________________________________________________

cella della tabella, quindi fare clic sulla voce Layout presente nella barra multifunzione. Attraverso la scheda Layout è possibile eseguire operazioni di selezione, eliminazione, inserimento, definizione dei bordi e allineamento del contenuto rispetto ad una cella.

AGGIUNGERE ALTRE PAGINE Per organizzare il proprio testo è possibile creare delle sezioni con all’interno le relative pagine informative con le note. Per creare una nuova pagina, seguire una delle procedure indicate: • •

dalla barra multifunzione scegliere la Scheda Inserisci > Nuova pagina e digitare titolo e contenuto; fare clic con il tasto destro del mouse su una linguetta di pagina esistente nel blocco appunti, quindi scegliere la voce Nuova pagina.

AGGIUNGERE ALTRE SEZIONI È possibile organizzare le informazioni dentro categorie diverse rappresentate dalle sezioni. Per creare una sezione, eseguire una delle operazioni seguenti: • •

fare clic su Inserisci > Nuova sezione. scegliere Nuova sezione dopo aver cliccato con il tasto destro del mouse su una linguetta della sezione esistente.

SALVARE UNA NOTA

In OneNote Online non è disponibile il comando Salva. Ogni salvataggio avviene in automatico con un intervallo regolare.

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Sul lato sinistro della schermata sono presenti le pagine che possono essere raggruppate in maniera tale da organizzare al meglio i propri appunti.

CONDIVIDERE NOTE

Per condividere note di OneNote è possibile creare un collegamento ipertestuale da distribuire per posta. Quando un utente riceverà il messaggio con all’interno il link, sarà sufficiente cliccarvi sopra per aprire la nota nel browser Web.

COLLABORARE AL BLOCCO APPUNTI

Quando ci si trova a collaborare in un gruppo di lavoro diventa importante l’uso di un sistema adeguato per lo scambio d’informazioni e idee. Attraverso l’uso di OneNote Online ogni aggiornamento viene visualizzato in tempo reale ed è possibile anche

controllare da chi sono state apportate le modifiche.

Panoramica Scheda Visualizza

Quando si desidera visualizzare l’autore a cui fa riferimento la nota, scegliere: •

Visualizza > Mostra autori.

Anche se tra tutti gli utenti sono presenti dispositivi diversi, la sincronizzazione avviene con successo senza nessuna difficoltà.

Ogni utente ha la possibilità di utilizzare OneNote Online (tramite il browser), OneNote 2010 desktop (tramite il computer) oppure OneNote Mobile (su device). 46

OneNote Online _______________________________________________________________________

ONENOTE ONLINE QUICK

Di seguito è riportata la procedura completa per creare una nota in OneNote ed eseguire alcune operazioni di gestione: •

•

Ogni sezione può essere gestita con molta facilità; attraverso la visualizzazione lettura è possibile passare da una pagina all’altra, da una sezione all’altra e vedere le versioni precedenti di una pagina. È possibile mostrare gli autori che sono intervenuti nella creazione delle note cliccando su Mostra autori. È possibile eseguire tale operazione sia in modalità Modifica che in modalità Lettura. Per passare da una modalità all’altra, scegliere dalla barra multifunzione la Scheda Visualizza. Per modificare il blocco degli appunti fare clic su Modifica nel browser. Per modificare la nota nell’applicazione desktop di OneNote scegliere la voce Apri in OneNote. Quando un altro utente sta parallelamente utilizzando il blocco degli appunti è possibile eseguire delle operazioni sulle note, quali ad esempio creazione, modifica ed eliminazione. Per formattare un testo scegliere, nella Scheda Home, i comandi opportuni oppure quello per eseguire il controllo ortografico. Oltre alle formattazioni di base è possibile utilizzare la formattazione attraverso gli stili di testo. Attraverso la scheda Inserisci è possibile rendere le informazioni graficamente interessanti attraverso l’uso di tabelle, immagini o Clip Art provenienti dalla raccolta microsoft.com. Oltre agli oggetti grafici e alle tabelle è possibile inserire nuove sezioni per suddividere in maniera ottimale le proprie idee.

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•

Attraverso l’uso della Scheda Visualizza, oltre a passare da una modalità di visualizzazione all’altra, è possibile visualizzare le versioni precedenti di una sezione. Ogni qualvolta si desideri tornare indietro di uno o più operazioni, è possibile utilizzare il comando Annulla per eliminare le modifiche non desiderate.

Capitolo 8

OUTLOOK ONLINE Questo capitolo tratta le caratteristiche supportate da Outlook Online, tra cui: gestione delle notifiche, collegamenti ai vari tipi di informazione, gestione delle informazioni archiviate nella casella di posta, collegamenti a informazioni personali.

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INTRODUZIONE AD OUTLOOK ONLINE

Posizionando il mouse sulla parte superiore di Office 365, compare un menù tramite il quale è possibile accedere a diverse componenti dell’account Office 365. Per accedere alla sezione trattata in questo capitolo, cliccare sulla voce Outlook.

Barra dei servizi di OneDrive

L’AREA DI LAVORO Entrando nella sezione relativa ad Outlook Online, nel riquadro posto a sinistra è possibile individuare le seguenti voci: 

Finestra di ricerca. È possibile avviare una ricerca standard di tipo base oppure, dopo aver cliccato sulla voce Ricerca avanzata, compilare i seguenti campi per i criteri da considerare:  Da. Riportare in questa voce il mittente della e-mail da ricercare.  A. Indicare il destinatario a cui è stata inviata l’e-mail.  Oggetto. Indicare l’oggetto indicato nell’e-mail da individuare.  Cartella. Indicare il nome della cartella in cui cercare il contenuto di interesse.  Parole chiave. Indicare i tag che sono stati indicati nell’email.  Data compresa tra/e. Specificare l’intervallo di tempo da considerare per la ricerca.

Outlook Online _______________________________________________________________________________ 

•

Con allegato. Specificare se nell’e-mail è previsto un allegato o meno.

Concludere le operazioni cliccando su Cerca o Chiudi per uscire dalla videata che vi è posta davanti.

Cartelle. All’interno di questo elenco è possibile individuare tutte le cartelle presenti, quali Posta in arrivo, Posta inviata, Posta eliminata, Posta indesiderata, Bozze, Archivio, e-mail salvate nei Preferiti e i risultati di ricerca. Oltre ad utilizzare le cartelle presenti è possibile organizzare il proprio lavoro creando una cartella personalizzata. Categorie. All’interno di questo elenco, per impostazione predefinita sono presenti le voci: Contrassegnati, Documenti, Foto degli account configurati. Oltre alle voci standard è possibile creare una Nuova categoria personale.

Finestra iniziale di Outlook Online

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Spostando lo sguardo verso l’interno, è possibile trovare le seguenti voci: •

•

Visualizza. Dall’elenco è possibile impostare una voce che permette di filtrare le e-mail secondo un certo criterio, utile per ridurre i tempi di ricerca di un contenuto specifico. Disponi per. Disporre il contenuto secondo dei criteri. ad esempio per Data, Da, ecc.

Ogni volta che si seleziona una e-mail, questa viene mostrata all’interno del riquadro di lettura in cui è visibile il contenuto. Per rispondere al mittente, utilizzare i comandi presenti nel layout scegliendo opportunamente Rispondi, Rispondi a tutti oppure Inoltra l’e-mail incluso l’allegato. Per rimuovere l’allegato cliccare col tasto destro del mouse e scegliere la voce Elimina.

Per condividere il contenuto con terzi tramite creazione di un link – per il destinatario che riceverà l’e-mail sarà necessario cliccare sul link stesso per salvare il file che è stato scelto di condividere – cliccare sulla voce Condividi i file con OneDrive. La condivisione tramite link è molto utile quando si desidera condividere contenuto che ha una dimensione maggiore a 10 MB.

POSTA ELETTRONICA

Anche quando non si ha con sé il proprio computer è possibile inviare delle e-mail collegandosi alla propria area OneDrive.com. Dopo essersi autenticati inserendo login e password precedentemente creati, è possibile passare alla fase relativa alla creazione di nuovi elementi di posta elettronica. Se ancora non si

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dispone di un account live, procedere alla creazione cliccando sulla voce Iscriviti ora. IMPOSTARE GLI ACCOUNT DI POSTA Una volta dentro l’area relativa ad Outlook Online è opportuno procedere alla configurazione di un account di posta elettronica per l’invio e la ricezione di e-mail attraverso Outlook Online. Per impostare gli account e-mail seguire la procedura di seguito indicata: •

•

Elenco Impostazioni Account

posizionarsi in alto a destra all’interno della propria area di lavoro e cliccare sul proprio nome; dal menù che compare scegliere la voce Impostazioni account e impostare le proprietà desiderate per la gestione della propria posta.

Finestra generale Opzioni Outlook Online

Microsoft Office Online & Cloud Storage ______________________________________________________________________________ Una volta posizionati dentro Opzioni, cliccare su: •

Gestione account e scegliere:  I tuoi account e-mail, per configurare l’account come impostato in Outlook desktop inserendo i parametri POP3 STMP per ricevere e inviare le e-mail;  Importa account e-mail, per permette alla piattaforma di importare, secondo alcuni parametri base inseriti, il contenuto di caselle di posta esistenti ed appartenenti ad account diversi dai domini Microsoft.

COMPOSIZIONE E-MAIL Dopo aver eseguito l'accesso a Office 365 e aver impostato in maniera corretta l’account di gestione posta, procedere come indicato di seguito: •

•

cliccare su Outlook e accedere alla Posta in arrivo di Outlook Online; cliccare su Nuovo messaggio di posta elettronica.

INSERIRE CONTENUTO All’apertura della finestra relativa al Nuovo messaggio di posta, dalla barra multifunzione è possibile scegliere la voce Inserisci per: •

•

Inserire file come allegati (collegati ), la migliore soluzione per ridurre le dimensioni del contenuto della e-mail e facilitare la trasmissione e la ricezione del contenuto. Incorporare immagini, stabilire le dimensioni appropriate delle immagini da importare procedendo all’ottimizzazione dell’oggetto grafico per il trasferimento. Condividere da OneDrive, trasferire dei file con altri utenti tramite la creazione di un link.

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SALVARE LE BOZZE Anche in Outlook Online è possibile iniziare l’impostazione di una email che verrà completata in un secondo momento. Per salvare una e-mail non ancora pronta per l’invio fare clic sulla voce Salva bozze presente sulla barra multifunzione. VARIARE LE OPZIONI Ogni e-mail può essere inviata dopo aver impostato opportunamente il formato desiderato selezionando dalla barra multifunzione la voce Opzioni e scegliendo tra: • • •

Formato RTF, solo testo senza formattazione; Testo normale, con le sole formattazioni di base; Formato HTML, con le formattazioni desiderate.

È inoltre possibile impostare la priorità di lettura che si vuole comunicare al destinatario, tracciando l’e-mail con la dicitura Priorità Alta, Normale e Bassa. ANNULLARE LA COMPOSIZIONE DELL’E-MAIL Cliccando sulla voce Annulla presente nella barra multifunzione, la finestra di composizione e-mail verrà chiusa ed ogni modifica non salvata sarà eliminata.

APRIRE UN ELEMENTO Ogni elemento di Outlook viene visualizzato nel riquadro di lettura o in una finestra secondaria. È possibile visualizzare un messaggio con visione estesa cliccando sull’icona etichettata col nome Visualizzazione completa, posizionata lateralmente rispetto alla videata che si ha davanti.

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INOLTRARE O RISPONDERE A UN MESSAGGIO Dopo aver cliccato sull’e-mail di nostro interesse, per rispondere o inoltrare un messaggio basta selezionare la voce: • •

Rispondi o Rispondi a tutti; Inoltra, per inoltrare anche gli allegati del messaggio.

ELIMINARE UN MESSAGGIO Ogni messaggio che risale a posta datata e che non suscita nessun interesse relativamente al contenuto, può essere eliminato cliccando sul pulsante Elimina, presente sulla barra multifunzione. GESTIONE DELLA POSTA INDESIDERATA All’interno di questa voce è possibile spostare tutti quei messaggi che sono riconosciuti come spam, phishing, ecc.

Riportando le e-mail all’interno di questa voce, ogni messaggio ricevuto dal mittente considerato come posta indesiderata verrà automaticamente riportato qui.

ORGANIZZARE IL CONTENUTO La voce Organizza contenuto permette di organizzare il contenuto attraverso l’uso delle voci che seguono: •

• •

Sposta tutto da… Permette di spostare un contenuto da una cartella ad un’altra. Eliminato tutto da… Permette di cancellare il contenuto da una cartella. Pianifica la pulizia. Permette di stabilire un intervallo di tempo per attivare la pulizia automatica della propria casella di posta elettronica anche quando non si è online.

Outlook Online _______________________________________________________________________________ •

Gestione regole. Permette di creare delle regole per archiviare in cartelle specifiche ogni e-mail ricevuta per mittente, oggetto e contenuto.

SPOSTARE IL CONTENUTO Permette di spostare il contenuto all’interno di una cartella principale del programma Outlook Online per cambiare lo status formale della e-mail.

ALTRI COMANDI… Per organizzare in maniera ottimale il proprio contenuto scegliere la voce Categorie posta in alto alla finestra, quindi cliccare sui tre punti e scegliere una delle categorie disponibili. Di seguito si riportano le voci presenti nel menù: •

• • • • • •

Categorizzare un elemento di posta elettronica, quando è necessario utilizzare una categoria non presente è possibile cliccare Nuova categoria oppure Gestisci categorie per variarne una esistente; Segna come da leggere oppure Segna come già letto; Contrassegna con una icona rappresentante una bandierina; Rimuovi contrassegno; Stampa, attraverso la creazione di un PDF; Comprimi tutto; Visualizza intestazione completa, per avere i metadati del messaggio aperto.

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Capitolo 9

CALENDARIO Il calendario di Outlook Online permette di avere l’agenda sempre aggiornata e sincronizzata con quella presente nei propri computer Desktop o qualsiasi altro device in cui è installata l’app OneDrive.

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Posizionando il mouse nella parte superiore di Office 365, compare un menù tramite il quale è possibile accedere a diverse componenti dell’account Office 365. Per accedere alla sezione trattata in questo capitolo cliccare sulla voce Calendario.

Finestra dei servizi di OneDrive

L’AREA DI LAVORO All’interno dell’area di lavoro è possibile individuare sin da subito le seguenti voci: • • •

Nuovo, per creare un nuovo Appuntamento, Attività, Calendario, Compleanno; Importa, per importare un calendario già esistente; Condividi, per condividere un calendario con un utente tramite l’indicazione del solo indirizzo e-mail del destinatario.

Nella parte sottostante dedicata al calendario è possibile utilizzare i seguenti comandi: • •

Sezione Data, per passare a una data specifica del calendario attivo; Visualizzazione, per visualizzare il calendario per Mese, Settimana, Giorno. Scegliere la voce Agenda ed Attività per visualizzare solo quelle voci che sono state create attraverso l’uso di questo criterio.

Calendario Online VISUALIZZARE PIÙ DI UN CALENDARIO È possibile visualizzare più di un calendario alla volta. In questa sezione è possibile aggiungere i calendari degli altri utenti e selezionare quello che si desidera visualizzare. Per attivare o disattivare la visualizzazione selettiva di uno o più calendari, scegliere il Menù Strumenti posizionato sulla destra dell’area di lavoro e spuntare una o più voci calendario.

Finestra attivazione Calendario

VISUALIZZAZIONE PER GIORNO, SETTIMANA E MESE Cliccando sulla voce Visualizzazione, attraverso le voci presenti nel menu è possibile selezionare il tipo di visualizzazione da dare ai propri dati (per giorno, settimana o mese). Tramite la riga posta a sinistra che porta il riferimento del giorno, è possibile passare ad una data specifica oppure, tramite le frecce avanti o dietro, visualizzare una data precedente o successiva a quella visualizzata.

IMPOSTAZIONE CALENDARIO Ogni volta che si inizia a lavorare con un nuovo programma o qualsiasi altra piattaforma è sempre utile spostarsi nell’area che permette di impostare le proprietà che vi accompagneranno nel corso dell’utilizzo della procedura.

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In Outlook Online Calendario, per impostare il fuso orario, la località del meteo, se ricevere o meno le notifiche o se ricevere e-mail pubblicitarie, seguire la procedura di seguito indicata: •

Cliccare in alto a destra sul simbolo di strumenti e selezionare Opzioni. Nella finestra che si apre, impostare le proprietà desiderate.

CREAZIONE DI UN NUOVO EVENTO Per creare un nuovo evento seguire i punti di seguito elencati: •

Cliccare sulla voce Nuovo evento e scegliere una tra le voci proposte.

CREAZIONE DI UN NUOVO EVENTO PER UN CALENDARIO DIVERSO Quando si creano più calendari è possibile prevedere anche la creazione di un nuovo evento per un calendario specifico. Per creare un evento e associarlo ad un calendario diverso, scegliere: • •

Nuovo e cliccare sulla voce di interesse; Alla voce Calendario, posta nel riquadro visibile a sinistra, dal menù a tendina selezionare il calendario in cui memorizzare l’evento.

IMPOSTARE UN PROMEMORIA Ogni volta che si crea un evento è possibile stabilire in quale ora esatta e di quale giorno questo deve essere notificato. Ogni notifica può essere recapitata all’account di posta elettronica impostato, quindi non è necessario trovarsi dentro la piattaforma OneDrive.com. Nel caso le notifiche dovessero risultare disattivate cliccare sulla voce Attivale di nuovo oppure cliccare sull’icona posta in alto a 62

Calendario Online destra e scegliere Impostazioni account > Notifiche > Gestisci preferenze e-mail. VISUALIZZAZIONE AGENDA Per impostazione predefinita l’agenda viene mostrata per mese. Cliccando su ogni singola data si passa alla visualizzazione dettagliata per giorno.

Oltre alla possibilità di mostrare l’agenda per mese o per singolo giorno, è possibile scegliere la visualizzazione degli appunti per settimana cliccando sulla voce Visualizzazione posta a destra dell’area di lavoro.

Gestione delle notifiche di Outlook Online

Gestione delle AttivitĂ & Online ___________________________________________________________________________

Attività Online ___________________________________________________________________________

ATTIVITÀ In questo capitolo si parla dell’utilizzo delle attività che compare nella sezione calendario Online.

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Finestra dei servizi di OneDrive

CREAZIONE ATTIVITÀ Per inserire una nuova attività cliccare sulla voce Nuovo > Attività, nella finestra che compare scegliere il calendario da usare per memorizzare la programmazione, la data, l’avanzamento dello stato dell’attività e l’impostazione facoltativa di un promemoria di avviso tramite uno degli account e-mail impostati a tale scopo. Per visualizzare solo le attività scegliere, tramite il menu a tendina riportato nella parte destra, di visualizzare solamente le Attività. La visualizzazione delle sole attività programmate attiva la visualizzazione di tutte le attività create dall'utente o inviate all'utente e tutti i messaggi contrassegnati.

Gestione della visione del Calendario

Attività Online ___________________________________________________________________________

VISUALIZZARE UN’ATTIVITÀ Per filtrare le attività desiderate posizionarsi all’interno della sezione calendario e nella parte destra, alla voce Visualizzazione, scegliere Attività. Quando si sceglie di visualizzare le attività, le uniche voci che verranno mostrate saranno quelle che sono state create come tali. Le attività mostrate possono essere: • • •

Modificate, facendo clic sopra la voce della stessa; Eliminate, facendo clic sul simbolo del cestino che compare in parte; Create, scrivendo nella casella di testo che riporta come intestazione Aggiungi un’attività.

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Contatti Online ______________________________________________________________________________

CONTATTI In questo capitolo si parla dello strumento contatti presente allâ&#x20AC;&#x2122;interno dellâ&#x20AC;&#x2122;area OneDrive.com quale mezzo per importare, creare e gestire contatti.

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Finestra dei servizi di OneDrive

L’area di lavoro della gestione contatti di Office si presenta con l’elenco dei contatti dei social che abbiamo agganciato. I contatti possono essere importati da Skype, Facebook e Google. IMPORTARE, CREARE E GESTIRE CONTATTI Per importare i contatti esistenti nei propri account bisogna cliccare sull’icona del social e seguire i passi richiesti; attivando e disattivando opportunamente le proprietà mostrate.

Finestra d'importazione dei contatti dai social collegati

Contatti Online ______________________________________________________________________________

Ciononostante è possibile creare un nuovo contatto facendo clic su Nuovo e scegliendo fra: • •

Nuovo contatto, per creare una nuova scheda; Nuovo gruppo, per creare una nuova cartella in modo da organizzare i propri contatti per categoria.

Cliccando sulla voce Gestisci è possibile: • • •

Eliminare contatti; Ripristinare i contatti eliminati; Esportare i contatti all’interno di un file .CSV per poterli importare all’interno di piattaforme esterne.

TROVARE UN CONTATTO Per trovare un contatto, posizionarsi sulla parte sinistra dell’area di lavoro e cliccare dentro la casella di testo. Una volta fatto lampeggiare il cursore, inserire le iniziali del nome o del cognome di interesse e premere invio. Per vedere i dettagli del contatto è sufficiente cliccare sul contatto e leggere il contenuto all’interno dell’area di lettura. Ogni contatto selezionato può essere utilizzato per fare una chiamata o una videochiamata tramite Skype oppure per raggiungere il profilo dei social collegati.

MODIFICARE UN CONTATTO Per modificare un contatto selezionato, posizionarsi nella parte superiore e scegliere tra le voci esistenti. Un contatto importato da Skype o facente riferimento ad altri social non potrà essere modificato, ma eventualmente potrà essere soggetto alla memorizzazione degli ulteriori campi inseriti in fase di modifica. 71

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AGGIUNGERE UN CONTATTO AI PREFERITI Ogni contatto può essere aggiunto ai preferiti. In genere un contatto aggiunto ai preferiti rientra tra quelli chiamati più di frequente, in modo tale da essere individuato subito. Per aggiungere un contatto tra i preferiti, seguire la procedura indicata: • •

selezionare il contatto; dalla barra sovrastante selezionare Aggiungi a Preferiti.