El CIAT en la nube

El CIAT en la nube

Por: Camila Caicedo, Coordinadora de Comunicaciones, Asociación RUAV.

El uso de la nube pública de AWS ha revolucionado las dinámicas de trabajo en el CIAT, Centro Internacional de Agricultura Tropical, que tiene sedes en tres continentes, y personal que requiere información disponible todo el tiempo, para continuar con su misión de aliviar el hambre en el mundo.

Desde 2013, la organización internacional, cuya sede principal está en Palmira, Valle del Cauca, y que cuenta con investigadores en varios países de África, Asia y Centroamérica, empezó a emplear algunas soluciones de Amazon, complementarias a su data center, ubicado en Colombia.

“El centro de datos del CIAT debe cumplir con unos estándares especiales, como un alto nivel de disponibilidad, debido a que es empleado en diversos horarios, desde todas los lugares del mundo donde trabajamos, y gran capacidad, ya que allí almacenamos información bastante compleja, que se requiere para las investigaciones. Por esto, empezamos a analizar alternativas, y algunas de estas, dentro de la dinámica de colaboración de RUAV”, relató el ingeniero Carlos Meneses, gerente de Tecnología Informática del CIAT.

Y es que fue en una de las sesiones de los Comités RUAV donde se empezó a hablar de la posibilidad de emplear Amazon. El CIAT y la Pontificia Universidad Javeriana Cali decidieron iniciar pilotos en sus instituciones, haciendo uso de esta herramienta web, para después compartir los resultados con los demás miembros de la red. Así, podrían verificar si se garantizaba óptimamente la continuidad de los objetivos de negocio de las instituciones, con plataformas e información siempre disponible para sus usuarios.

“Nosotros contábamos con el data center, pero no con una planta de generación de energía, y al estar ubicados en un área de tormenta, teníamos muchos problemas. Por el contrario, Amazon cuenta con unos estándares de disponibilidad muy altos, así como con muchos clientes que, por medio de la economía en escala, invierten en temas de seguridad, respaldo y redundancia, lo que nos daba mucha tranquilidad”.

Con esas condiciones y resultados positivos, el CIAT vio la oportunidad de conectar a todos sus usuarios del mundo a sus sistemas de información, incluyendo su ERP, actualmente disponible en la nube de AWS, y con la posibilidad de replicarlos cerca de los países en los que tienen usuarios, como Kenia, Vietnam y Colombia.

Gestión del cambio para el uso de la nube

Los buenos resultados y las oportunidades vislumbradas por el equipo de TI convirtieron a esta iniciativa en un proyecto institucional, que tuvo desde el comienzo el apoyo total de la alta dirección del centro de investigación.

De esta manera, el CIAT inició todo un proceso de gestión del cambio y contrató a una compañía especializada, para la implementación del sistema y la metodología de trabajo propuesta, sacándole el mayor provecho a la solución.

“Este era un proyecto de cobertura mundial, por lo que organizamos visitas a las diferentes regiones, para implementar la nueva metodología de trabajo, teniendo en cuenta elementos como idiosincrasia, idioma, etc. También recibimos a varios de esos funcionarios en las instalaciones de Palmira, para que vieran este proceso como un todo, y hacer un intercambio de conocimientos”, indicó el ingeniero Meneses.

Este proceso cultural y de apropiación se cumplió en un periodo de dos años, que permitió tener el ERP de la organización en la nube, sin restricciones.

Entusiasmo, pero con normas

Gracias al buen manejo que se le dio al proceso de apropiación, la nube de Amazon se volvió muy popular entre todos los usuarios, que cada vez encontraban mayor aplicabilidad de esta herramienta en sus proyectos, atreviéndose incluso a experimentar sus cualidades, por su cuenta. No obstante, esto generó algunos inconvenientes, que hicieron pensar seriamente al centro de investigación en generar políticas de uso.

“Tuvimos varios casos en los que los investigadores, al notar que todo era muy simple, compraban su propio pedazo de nube, sin tener en cuenta variables como la seguridad, optimización, etc. Allí vimos la necesidad de crear unas normas claras institucionales, para el uso de ese servicio”, explicó.

Así fue como el área de Tecnología se reorganizó para tener control e inventario de la información que se ha subido a la nube, con personal dedicado para el tema y con el rol de Oficial de Seguridad Informática, que está a cargo de Santiago Restrepo.

Igualmente, en el 2018 emprendieron la creación de las Políticas de Uso de los Recursos Informáticos de TI, en cuya primera fase se encuentra la nube de Amazon, que es tenida en cuenta en la mayoría de investigaciones.

“Desde el área de Tecnología administramos todas las soluciones que tenemos en AWS, pero también ponemos las reglas. La idea es que todo esto se convierta en un mandato institucional, para que sea uno de los temas a tratar desde el inicio y con empleados nuevos”.

Los proyectos que se han impulsado

Al preguntar por las experiencias exitosas con este recurso, los ingenieros mencionan, sin dudarlo, el traslado de aplicativos que se usan en todas las sedes del centro de investigación, como es el caso de Marlo, la app que permite administrar fondos de los proyectos de investigación.

“Cuando teníamos este recurso en el data center, ubicado en Palmira, los usuarios, que pueden ser investigadores de cualquier lugar del mundo, experimentaban lentitud para obtener respuesta. Ahora, con Marlo en la nube, se nota la diferencia en velocidad, acceso y disponibilidad. Es muy satisfactorio”, aseguró Santiago Restrepo, oficial de Seguridad Informática del CIAT.

En cuanto al tema económico, el ingeniero Meneses hizo énfasis en que, en el CIAT, Amazon no reemplaza totalmente a su centro de datos, aunque sí hay casos en los que esta ha sido una alternativa eficiente.

“Hemos experimentado las ventajas en disponibilidad y oportunidad de servicio, porque antes comprábamos un servidor y una caja para almacenar información, que tenían garantía de máximo tres años, y si había algún problema, teníamos que esperar a personal técnico en sitio y suspender el servicio, mientras se efectuaba la reparación. Pero ahora, con Amazon, no tenemos que preocuparnos por la disponibilidad u oportunidad de recursos, que también se ven reflejados económicamente, generando una ventaja competitiva”.

Continuar aprendiendo Finalmente, desde el CIAT se invitó a la comunidad vallecaucana a participar del Grupo de Usuarios de AWS, en el Valle del Cauca, disponible en la plataforma Meet up. Este tiene el objetivo de compartir vivencias entre usuarios, recomendaciones e incluso advertencias, además de gestionar, para el futuro, capacitaciones y actividades, directamente con las oficinas de Amazon.

Al cierre de esta edición el grupo ya contaba con más de 70 miembros. </>