El proyecto SAR 3: Sistema Automático de Reservas de RUAV

Por: Camila Caicedo, Coordinadora de Comunicaciones, Asociación RUAV.

Cuando 20 instituciones comparten una cantidad limitada de Salas Virtuales, para acceder a un servicio de videoconferencia, se deben establecer reglas, no solo por equidad, sino también para garantizar que a cada sesión se le dé el mejor uso posible, y que el servicio de verdad marque una diferencia.

Esto lo sabe Jeferson Martínez, coordinador técnico de RUAV, que al notar el alto índice de uso del servicio Salas Virtuales, se vio en la tarea de automatizar sus reservas, y dejar de dedicar varias horas al día a enviar links por correo electrónico a los solicitantes.

Así, en el 2016, los usuarios se encontraron por primera vez con la sorpresa de diligenciar un formulario, con 24 horas de anticipación a la actividad para la que requerían el espacio, y recibir al instante, en sus correos electrónicos, el enlace de acceso para compartir con sus invitados. Después, con nuevas mejoras, pudieron hacerlo únicamente con una hora de antelación y, además, obtener un código que les daba la oportunidad de ser anfitriones y grabar las sesiones para futuras consultas.

No obstante, el éxito de esta metodología, que se evidenció en el aumento de usuarios y reuniones, llevó a que la Coordinación Técnica de RUAV, se propusiera a crear una nueva versión del Sistema Automático de Reservas SAR, que les otorgara a los usuarios mayores ventajas y seguridad.

“Hace seis meses, vimos la necesidad de establecer la versión 3 de SAR, empleando una metodología mucho más vanguardista, con el objetivo de mejorar la experiencia de usuario y darle una identidad gráfica al sistema”, explicó el coordinador.

La vanguardia

Al explorar las muchas ventajas que ofrece la nube pública de Amazon Web Services, en RUAV se planteó y validó la iniciativa de sacar el máximo provecho de esta herramienta, en el desarrollo de sus servicios propios, y con SAR se vio una gran oportunidad de emplear la metodología serverless.

“Antes, ya habíamos usado la nube, pero de una manera diferente. Con este proyecto, nos despreocupamos de temas como infraestructura y mantenimiento, y nos enfocamos en la plataforma y sus mejoras”, aseguró.

Igualmente, se estableció un cambio en el lenguaje de programación, de PHP a Python que, a su parecer, es mucho más sencillo y con menos líneas de código, lo que también atraería ventajas.

De esta manera, y con estas decisiones tomadas, era necesario buscar una empresa desarrolladora, que contaría con el apoyo constante y supervisión de Martínez.

El desarrollo de una compañía joven

Al evaluar opciones, Neo Tecnología apareció en el mapa. Esta es una empresa caleña, nacida a partir de la intención de sus miembros de dar soluciones asertivas e innovadoras a sus clientes, después de notar lo complicado que era encontrarlo, cuando eran empleados en otras compañías.

Sus integrantes y socios, David Martínez y Camilo Álvarez, llevaban dos años de emprendimiento, en los que ya habían logrado ser referenciados y trabajar para grandes, como Colombina y Colgate, en temas de infraestructura tecnológica, desarrollo de software y servicios de telecomunicaciones.

“En RUAV, decidimos confiar en el talento joven, en su experiencia, y establecimos unos ciclos de desarrollo semanales, en los que analizábamos, corregíamos y actualizábamos el sistema, de acuerdo a lo que necesitan los usuarios”, explicó el coordinador.

La perspectiva de los usuarios de SAR

Para que este proyecto fuera de verdad centrado en la experiencia de quienes emplean en su cotidianidad el Sistema Automático de Reservas, una vez se tuvo una versión estable, se brindó acceso a tres de los usuarios más recurrentes y exigentes del servicio, entre los 600 que hoy en día están registrados.

De tal forma, Holmar Dávalos, de la facultad de Salud de la Universidad del Valle; Érika Alcira González, coordinadora del Doctorado en Ingeniería que ofrecen la Universidad Autónoma de Bucaramanga, la Universidad Autónoma de Occidente y la Universidad Autónoma de Manizales, y Fabián Castillo, docente de la facultad de Ingeniería de la Universidad Libre seccional Cali, fueron escogidos para probar, experimentar y retroalimentar a los desarrolladores.

“En el tiempo que lleva SAR, esta fue la primera vez que involucramos directamente a sus usuarios, en la etapa de mejora y desarrollo. Todos nos dieron un feedback muy valioso, para no pasar por alto parámetros que ellos tienen en cuenta, y que a veces se nos escapan”.

Con esos aportes y la constante revisión del funcionamiento, en diversas situaciones, SAR 3 alcanzó un nivel de estabilidad para el que ya se podía buscar una imagen oficial, y esta fue una nueva oportunidad de confiar en el talento juvenil.

“Para este tema, tomamos la decisión de contar con una compañía que se enfocara exclusivamente en el front-end, con habilidades y un pensamiento más flexible que el de un ingeniero. Por esto, contratamos a Cuántika Studio, que con una metodología de trabajo que nos ha gustado mucho, nos dieron una imagen dinámica y divertida”.

El Resultado

Con todos estos temas resueltos, y satisfechos con lo logrado, el 9 de septiembre de 2019 se estrenó la nueva versión del Sistema Automático de Reservas SAR, para todos los usuarios e instituciones asociadas a RUAV. Una versión mucho más intuitiva y con reglas más específicas se destacan entre sus mejoras, para el éxito de su uso compartido.

“Establecimos normas, como que las reuniones pueden tener una duración máxima de seis horas y que las reservas puedan programarse solo hasta seis meses después de la fecha de diligenciamiento”.

Además, ahora no es posible ingresar a las reuniones, previo a la hora de inicio determinada en la reserva, lo que evitará cruces entre usuarios y cancelaciones imprevistas.

Por otra parte, instituciones como la Pontificia Universidad Javeriana Cali, Universidad Santiago de Cali, Universidad Icesi o Universidad Autónoma de Occidente, que tienen salas Zoom propias, podrán usar SAR 3 para cumplir con sus reservas intimas.

“Queremos que se mantenga el voz a voz sobre la efectividad de este sistema. También, estamos atentos al feedback que nos puedan dar sobre sus experiencias, y seguir mejorando”, manifestó el coordinador.

Por su parte, David Martínez, CEO de Neo Tecnología, reconoció estar complacido con su labor, ahora que puede ver cómo SAR está funcionando.

“Es algo grande, porque después de tanto trabajo, nos damos cuenta de lo mucho que hemos avanzado, y demostramos a todos que se puede confiar en una empresa pequeña, que puede sacar adelante proyectos que, como este, benefician a muchas personas”. </>