100 Hari Pertama: Memperkasa Sinergi, Menggilap Kualiti dan Mengganda Prestasi

100

Hari Pertama Memperkasa Sinergi, Menggilap

Kualiti dan Mengganda Prestasi 1 Januari 2022 genaplah 100 hari saya bertugas sebagai Pengarah Pusat Pengurusan dan Penjaminan Kualiti (PPPK) UMT. PPPK merupakan PTj baharu dan saya diberi penghormatan untuk menjadi Pengarah Pertama PPPK. Harapan UMT, khususnya Naib Canselor terlalu besar agar PPPK memainkan peranan yang utama dalam meningkatkan kualiti UMT secara menyeluruh.

Kualiti bukan perkara baharu dalam kerjaya saya. Saya terlibat secara langsung dalam dunia kualiti sejak bertugas di Unit Perancangan Korporat, UPM Kampus Serdang lagi. Alhamdulillah saya antara yang terawal diberikan mandat untuk meningkatkan kualiti universiti khususnya menggunakan kerangka MS ISO 9000 sebagai asasnya. Pengalaman dan kepakaran ini dibawa ke Kampus Mengabang Telipot. Bahkan ketika bertugas di Kampus Serdang, saya beberapa kali dijemput untuk memberikan syarahan dan latihan berkaitan kualiti di UPM Cawangan Terengganu yang akhirnya berevolusi menjadi UMT. Bagi memperkasa sinergi, menggilap kualiti dan mengganda prestasi, saya bersama pasukan saya, bertekad untuk melakukan perkara-perkara berikut sebagai sebahagian dari agenda perjalanan PPPK untuk tahun-tahun yang akan datang.

2

(1) Menyuburkan Libaturus “Manusia memusuhi apa yang ia tidak tahu”.

Dengan tujuan mempertingkatkan ‘ownership’ dan melancarkan proses ‘buy-in’ terhadap apa sahaja inisiatif kualiti dan penambahbaikan, libaturus adalah salah satu pendekatan pengurusan yang amat berkesan. Melalui sesi libaturus, masing-masing akan saling memahami justifikasi terhadap inisiatif penambahbaikan tersebut. Sedar dan faham adalah langkah pertama kepada kejayaan sesuatu inisiatif perubahan dan mampu mengurangkan tentangan kepada perubahan. Semangat perbincangan dan libaturus akan menjadi pendekatan utama pejabat kami. Walaupun ia mungkin berakhir dengan ‘agree to disagree’ tetapi sekurang-kurang kita saling memahami.

Antara program yang akan dilaksanakan dan sentiasa ditambahbaik ialah; (a) Mesra Q @ PTJ – program ini bertujuan untuk meningkatkan kefahaman PTJ berkaitan hal ehwal kualiti secara umum. Pejabat kami akan turun padang ke PTJ bagi memberikan pendidikan dan kesedaran serta tindakan pembetulan berkaitan kualiti menyeluruh di PTJ berkenaan. (b) Klinik-Q – program ini berfokus kepada isu dan komen serta penambahbaikan yang berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) dan Sistem Keselamatan Maklumat (ISMS).

“Empowerment is what managers do to people. Engagement is what managers do with people” Henry Mintzberg.

(2) Mendapatkan Status Swaakreditasi Status swaakreditasi melayakkan sesebuah institusi pengajian tinggi (IPT) untuk mengakreditasikan program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang relevan. Peruntukan undang-undang bagi Agensi Kelayakan Malaysia (MQA) melaksanakan perkara-perkara yang berkaitan dengan swaakreditasi termaktub dalam akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (AKTA 679).

Cabaran ini amat besar dan PPPK akan berperanan melatih dan menyediakan kumpulan bakat yang kompeten untuk menjalankan tugas sebagai penilai yang profesional. Untuk tujuan penganugerahan status swaakreditasi, kriteria penting yang diberikan penekanan khusus ialah sesebuah IPT perlu mempunyai sistem jaminan kualiti dalaman yang robust, kukuh dan mantap. Tidak mudah untuk PPPK khususnya dan UMT umumnya untuk berada dikedudukan tersebut, tetapi disitulah terletaknya cabaran.

3

“To some people, challenges will mean threat, to others, challenges will mean opportunity” Anonymous (3) Membangunkan Sistem Pengurusan Kualiti Yang Bersepadu - MyQ UMT telah mendapat persijilan ISO 9001:2015 dan ISO/IEC 27001:2013 sejak tahun 2018. Pada tahun 2021 UMT telah berjaya dipersijilkan semula untuk kedua-dua sijil tersebut. Skop pensijilan untuk QMS ialah pemberian perkhidmatan merangkumi;

(a) Perkhidmatan pendidikan di peringkat asasi, diploma, sarjana muda dan pasca siswazah; (b) Pengurusan penyelidikan dan proses sokongan universiti; (c) Pengurusan latihan berkaitan kursus pelesenan selam skuba.

Pada tahun 2020, UMT telah diiktiraf oleh The Malaysia Book of Records sebagai universiti awam yang pertama yang mendapat sijil ISO 9001:2015 dengan skop yang bersepadu seperti di atas.

Skop pensijilan untuk ISO/IEC 27001:2013 ialah sistem pengurusan keselamatan maklumat yang berkaitan pelajar, staf, kewangan dan perakaunan serta penyelidikan.

4

Untuk meningkatkan keberkesanan dan kelancaran pengurusan sistem kualiti yang bersepadu di UMT, MyQ akan dibangunkan dengan kerjasama Pusat Ekosistem Digital (PED) UMT. Beberapa sesi libaturus telah dan akan diadakan bagi memurnikan sistem MyQ.

MyQ versi 1.0 ini bakal mengandungi 7 kandungan utama, iaitu Sistem Pengurusan, Audit Dalam, Audit Luar, Objektif Kualiti, Risiko Pelanggan dan Kalendar. Ia akan mengintegrasikan kesemua piawai dan sistem pengurusan kualiti UMT yang melibatkan ISO, ISMS dan Kualiti Akademik. Proses akreditasi juga bakal disepadukan di dalam sistem ini. Di masa yang akan datang, semua dokumen, data, proses kerja dan analisis berkaitan dengan sistem pengurusan kualiti akan dapat diakses dan diurus secara digital di hujung jari.

5

(4) Menghasilkan Kajian dan Menerbitkan Dasar atau Garis Panduan PPPK tidak wajar hanya berfungsi sebagai PTJ pentadbiran dan pemudahcara perkhidmatan semata-mata. Selaku sebuah entiti disebuah institusi yang bernama universiti, aspek kajian dan penerbitan hendaklah menjadi sebahagian dari identiti PPPK. Antara kajian yang akan dilakukan dan ditambahbaik kriteria serta ciri-ciri pengukuran ialah kajian berkaitan dengan kepuasan pelanggan dan pemegang taruh terhadap perkhidmatan yang diberikan oleh UMT. Ia melibatkan pelajar (Feb-Mac), staf (Mac-April) dan juga majikan (Ogos).

Kajian ini akan dilakukan secara dwi-tahunan dan hasil kajian akan dibentangkan di mesyuarat Induk Kualiti UMT. Hasil kajian juga akan cuba diterbitkan dijurnal ilmiah yang berkaitan. Yang lebih penting dapatan kajian ini akan dijadikan sumber rujukan dalam proses membuat keputusan dan menambahbaik kualiti perkhidmatan UMT secara menyeluruh.

“Without data you’re just another person with and opinion” (W. Edwards Deming) PPPK juga akan menerbitkan polisi dan garis panduan berkaitan kualiti dan akreditasi bagi memudahkan rujukan warga UMT. Ia akan diedarkan dalam bentuk dan medium yang bersesuaian.

(5) Menyuburkan Pohon Kualiti di Kampus Tepian Pantai November dianggap sebagai bulan kualiti antarabangsa. PPPK tidak mahu ketinggalan dalam menyuburkan pohon kualiti di kampus UMT. Walaupun baharu satu purnama penubuhannya, kami menyambung hayat program kesedaran kualiti di suku keempat tahun 2021. Dua program telah dilaksanakan dan telah mendapat sambutan yang di luar jangkaan kami.

Program tersebut ialah Pertandingan Sudut Kualiti PTJ dan Pertandingan Mencipta Tema Hari Kualiti 2022 UMT. Tahniah kepada para pemenang dan terima kasih kepada semua yang turut serta.

Pertandingan Sudut Kualiti akan dijadikan sebagai acara tahunan manakala Pertandingan Mencipta Tema Hari Kualiti UMT akan diadakan secara dwi-tahunan. Pertandingan ini hanyalah inisiatif kecil kami dalam menumbuhkan benih kualiti dan memperkuatkan akar pohon kualiti di kampus UMT. Kami memilih pendekatan baharu semasa menyampaikan hadiah kepada para pemenang dengan cara menyampaikannya di PTJ mereka sendiri. Dalam masa yang sama sesi itu dimanfaatkan untuk kami mengadakan perbincangan ringkas berkaitan agenda kualiti.

“If you cannot do great things, do small things in a great way” (Napoleon Hill) 6

7

(6) Nafas Baharu Untuk Kumpulan Inovasi Dan Kualiti (KIK) Walaupun peranan utama kami lebih tertumpu kepada peranan pemudahcara, penggerak dan pengurusetiaan kepada penambahbaikan kualiti dan akreditasi, ia tidak menghalang PPPK menubuhkan Kumpulan Inovasi dan Kualiti (KIK) bagi menghasilkan projek-projek inovasi dan bertanding di persada kebangsaan dan antarabangsa. Dengan bakat, fikrah dan ‘DNA’ kualiti yang sedia ada, InsyaAllah usaha ke arah itu akan menjadi lebih mudah.

8

Mendapat pingat Emas dan Perak dalam pertandingan Anugerah Inovasi Pengurusan (AIPN) bersempena dengan Karnival Inovasi 2021, anjuran PPBI, UMT, telah mencetuskan sinar kepada perjalanan kualiti PPPK selepas ini. Bakat ini perlu digilap dan disuburkan dengan sokongan seluruh warga PPPK. Saya menaruh keyakinan yang kesemua warga PPPK mempunyai tabiat kualiti secara intrinsik.

“Quality is not an act, it is a habit.” – Aristotle.

(7) Memperkasakan Latihan dan Pendidikan Kualiti Bagi menyediakan kumpulan bakat auditor yang kompeten, kursus-kursus berkaitan mesti dirancang dengan baik. Kerjasama yang baik dari Pusat Pembangunan Bakat dan Inovasi (PPBI) membuka ruang untuk kami berkolaborasi dengan lebih erat dalam bidang latihan yang berkaitan dengan kualiti dan akreditasi. Antara kursus tetap yang akan kami anjurkan ialah; (a) Kursus Etika Juru Audit Dalaman (b) Kursus Juruaudit Dalaman Sistem Pengurusan Kualiti QMS ISO9000 (c) Kursus Juruaudit Dalaman Sistem Pengurusan Keselamatan Maklumat (ISMS) (d) Bengkel Pemurnian dan Pemantapan Dokumen Statement of Applicability (SoA) (e) Kursus Juruaudit / Penilai Dalaman Kualiti Akademik (COPPA)

“Training will neither make a fish fly nor a bird swim, but training will certainly help a fish to swim faster and a bird to fly higher” (Anonymous)

9

Di samping itu kesedaran dan pendidikan kualiti akan dilipatgandakan melalui program Bicara Kualiti, sama ada dalam topik kualiti yang umum atau berkaitan dengan jaminan kualiti dan akreditasi. Sebanyak 6 siri bicara kualiti akan dilaksanakan sepanjang tahun. Bicara kualiti siri 1 adalah bersama Naib Canselor dengan tajuk “Wawasan Baharu Kualiti UMT”.

10

(8) Melipatgandakan Sasaran dan Pencapaian Lumrah manusia takut untuk berubah dan lebih suka hidup dalam zon yang selesa. Kami cuba untuk keluar dari zon selesa dan bertekad untuk menetapkan sesuatu yang lebih kepada organisasi. Mencuba untuk “give more with less”. Walaupun antara PTj yang paling kecil dari segi saiz sumber manusia, tetapi kami cuba melibatgandakan sasaran dan pencapaian sebelum daripada ini. Dengan harapan ia memberikan satu tekanan yang positif kepada kami warga PPPK. “Push yourself to the edge of your limits. That’s how they expand (Robin S.Sharma).

Antara sasaran baharu yang kami tetapkan dan menjadi petunjuk prestasi utama kami adalah seperti berikut; Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

2 kali Mesyuarat JK Kualiti UMT

2 kali Mesyuarat JK

1 Audit Badan Pensijilan

Penjaminan Kualiti UMT

60%

kemajuan pembangunan Sistem Pengurusan Q

Luar

1 Audit Dalaman

KPI 2022

6 hebahan

6

minggu tempoh penilaian dokumen permohonan akreditasi program akademik

infografik

3 sesi taklimat/ perkongsian berkaitan pengurusan kualiti

PPPK tidak hanya akan terlibat dengan sesi pengauditan berkaitan dengan QMS, ISMS dan Audit Kualiti Akademik semata-mata. PPPK juga akan terlibat dengan beberapa aktiviti pengauditan baru seperti audit ruang pengajaran dan pembelajaran, audit beban pengajaran dan pembelajaran, audit proses pindah kredit, audit syarat kemasukan masuk pelajar dan apa sahaja bentuk audit jaminan kualiti perkhidmatan UMT. (9) Memperkemaskan Struktur Organisasi PPPK dan Menambahbaik Ruang Bekerja Pada asalnya PPPK hanya dianggotai oleh 6 orang staf dan boleh dianggap antara PTJ yang paling kecil. Kecil pada saiz sumber manusianya tetapi besar dari segi tugas dan tanggungjawabnya. Dalam tempoh 100 hari pertama pihak pengurusan telah bersetuju mewujudkan jawatan Timbalan Pengarah dan menambahkan seorang Pegawai Tadbir Gred N41 (Kontrak).

Untuk sementara waktu kekuatan ini memadai dengan bidangkuasa semasa PPPK.

11

CARTA ORGANISASI 2022

PUSAT PENGURUSAN DAN PENJAMINAN KUALITI Tarikh Kemas kini : 1 Januari 2022

NAIB CANSELOR

PENGARAH (54) MOHD NOR SHOKRI ABD RAHMAN

SETIAUSAHA PEJABAT (N29) FAIZATUL NURULASHIKIN RAZALI

TIMBALAN PENGARAH (DS51) DR. ABDUL HAFAZ NGAH

SEKSYEN KUALITI PENGURUSAN

SEKSYEN KUALITI AKADEMIK & AKREDITASI

PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44) FAUZAYANI IBRAHIM

PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N29) SITI NABILAH OMAR@NGAH (K)

PEMBANTU TADBIR (P/O) (N19) ROBBYIAH MOHD (K)

PEMBANTU OPERASI (N11) RAJA MOHD SHARIFUDDIN AMIN MOHD SHAMSOR (K)

CATATAN:

(K) PEGAWAI KONTRAK * DR. ABDUL HAFAZ NGAH - HAKIKI DI FAKULTI PERNIAGAAN, EKONOMI DAN PEMBANGUNAN SOSIAL

12

CARTA FUNGSI 2022

PUSAT PENGURUSAN DAN PENJAMINAN KUALITI Tarikh Kemas kini : 1 Januari 2022 NAIB CANSELOR

PENGARAH

TIMBALAN PENGARAH

SEKSYEN KUALITI PENGURUSAN Menguruskan aktiviti penjaminan kualiti QMS (MS ISO 9001:2015) dan ISMS (ISO/IEC27001:2013) peringkat Universiti; Menguruskan penyediaan dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) dan ISMS; Megurus dan memantau keperluan program/ kursus/ latihan berkaitan Sistem Pengurusan Kualiti (QMS) dan ISMS; Menguruskan aktiviti kesedaran dan membudayakan pengurusan kualiti Universiti; Menguruskan hal ehwal pengiktiran MS ISO QMS dan ISMS Universiti; Menguruskan pemantauan dan penguatkuasaan Sistem Pengurusan Kualiti MS QMS dan ISMS Universiti; Menyelaras keperluan audit kualiti dalaman dan luar berkaitan QMS dan ISMS; dan Menjadi pegawai perantara QMS dan ISMS di peringkat Universiti dengan badan persijilan.

SEKSYEN KUALITI AKADEMIK & AKREDITASI Mengurus, menyelaras dan memantau proses Akreditasi Sementara program akademik; Mengurus, menyelaras dan memantau proses Akreditasi Penuh program akademik; Menguruskan penilaian dalaman dokumen Akreditasi Sementara; Menguruskan pelantikan Penilai Dalaman bagi dokumen Akreditasi Sementara; Menguruskan penilaian dalaman dokumen Akreditasi Penuh; Menguruskan pelantikan Penilai Dalaman bagi dokumen Akreditasi Penuh; Menguruskan khidmat nasihat/ rundingan/ panduan penyediaan dan penilaian dokumen akademik; Menyelaras urusan Audit Pematuhan program akademik dengan pihak MQA/Badan Akreditasi; Menguruskan permohonan/ makluman perubahan maklumat program akademik dengan pihak MQA; Mengurus, menyelaras dan memantau proses semakan kurikulum berkala program akademik; Menguruskan penilaian dalaman dokumen semakan kurikulum; Menguruskan pelantikan Penilai Dalaman bagi semakan kurikulum; Menguruskan permohonan semakan/ pindaan kurikulum program akademik dengan pihak MQA/ Badan Akreditasi; Menguruskan permohonan peralihan akreditasi bagi program akademik; Menguruskan pensijilan dengan MQA/ badan akreditasi; Menguruskan dan mengemaskini maklumat pendaftaran program akademik dalam Daftar Kelayakan Malaysia (MQA); Memantau tempoh akreditasi mengikut keperluan MQA/Badan akreditasi; Menguruskan pembangunan, pengurusan dan penilaian kajian berkaitan kualiti akademik; Merancang, mengurus dan menyelaras pembangunan, pengurusan dan pelaksanaan aktiviti penilaian pengajaran pensyarah (Teahing Excellence Plan); Menyelaras dan memantau proses penilaian dan laporan pencapaian Hasil Pembelajaran Program (PLO) dan Objektif Pendidikan Program (PEO).

13

Bagi menyuburkan persekitaran positif dalam bekerja, kami bekerjasama dengan Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) untuk mendapatkan ruang pejabat yang baharu dengan beberapa keperluan asas operasi. PPH telah melakukan sesi libaturus yang baik bagi mempastikan kehendak kami dapat diterjemahkan dalam bentuk rancangan pembangunan mereka. Dengan beberapa siri perbincangan dan libaturus serta bajet pengubahsuaian pejabat yang munasabah, sebahagian besar pejabat PPPK dapat disiapkan dalam tempoh 100 hari. Alhamdulillah.

Penghargaan Dalam kesempatan ini saya ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kerjasama yang amat baik kepada saya sepanjang 100 pertama saya di PPPK. Saya bertekad untuk memberikan yang terbaik kepada PPPK khususnya dan UMT amnya. Terima kasih kepada Naib Canselor, Prof. Dr. Mazlan bin Abd. Ghaffar yang memberikan kepercayaan kepada saya untuk mengemudi PTJ ini. Terima kasih kepada Pendaftar, Tn. Hj. Zukiferee bin Ibrahim dan Jabatan Sumber Manusia yang telah memberikan sokongan sumber manusia kepada PPPK. Terima kasih juga kepada En. Mohd Faizal bin Mohd Noor, Pengarah Pejabat Pembangunan dan Harta (PPH) dan pasukannya yang memberikan bantuan teknikal yang baik dalam menyiapkan pejabat baharu kami. Ucapan terima kasih juga kepada Pn. Azizah binti Hassan, Bendahari dan pasukannya yang telah mempermudahkan urusan kewangan pejabat kami.

Tidak lupa kepada staf saya di PPPK yang banyak membantu dan memberikan input yag bernas untuk memajukan PTJ kami. Mereka adalah Dr. Abd. Hafaz bin Ngah, Pn. Fauzayani binti Ibrahim, Pn Faizatul Nurulashikin binti Razali, Pn. Siti Nabilah binti Omar@Ngah, Pn. Robbyiah binti Mohd, Pn. Siti Aishah binti Ismail dan Raja Mohd Sharifuddin Amin bin Mohd Shamsor. Semoga Allah SWT memberikan kami kekuatan dan memberkati usaha kami. Semoga kami juga mampu meninggalkan legasi yang baik yang bakal menjadi ikutan generasi selepas kami.

“Barang siapa merintis (memulai) dalam agama Islam sunnah (perbuatan) yang baik maka baginya pahala dari perbuatannya tersebut, dan pahala dari orang yang melakukannya (mengikutinya) setelahnya, tanpa berkurang sedikitpun dari pahala mereka. Dan barang siapa merintis dalam Islam sunnah yang buruk maka baginya dosa dari perbuatannya tersebut, dan dosa dari orang yang melakukannya (mengikutinya) setelahnya tanpa berkurang dari dosa-dosa mereka sedikitpun”. (HR. Muslim) Wa Allahu’alam

14

15

16