PRAKATA
Setinggi-tinggi syukur ke hadrat Ilahi kerana dengan izin-Nya, Garis Panduan dan Tadbir Urus Geran Penyelidikan Industri/Swasta/NGO dan Antarabangsa berjaya diterbitkan.
Garis Panduan ini diterbitkan sebagai panduan dan rujukan kepada semua penyelidik UniversitiMalaysia Terengganu(UMT) yangingin mengadakan kerjasama penyelidikan dengan pihak industri/swasta/NGO/antarabangsa.
Pejabat Pengurusan Penyelidikan (PPP) merakamkan setinggi-tinggi penghargaan kepada ahli jawatankuasaTask Force Pengurusan Geran Industri/Swasta/NGO dan Antarabangsa di atasusaha mereka menyediakan garispanduan ini. Semoga garis panduan ini dapat dimanfaatkan dengan sebaik-baiknya oleh semua penyelidik UMT.
ISI KANDUNGAN
Perkara Muka Surat
i. Objektif ......4
ii. Pengenalan ......4
iii. Glosari ......5
iv. Pendaftaran Projek ......5
v. Pemantauan Prestasi ......6
vi. Tadbir Urus
a. Pendaftaran Projek
b. Pemeteraian Perjanjian Penyelidikan
c. Pemakluman Pelanjutan Tempoh
d. Perubahan Item Yang Tiada Di Dalam Perjanjian
e. Hasil Penyelidikan
f. Peraturan Kewangan
g. Pengurusan Aset
h. Penutupan Vot
......6
vii. Tanggungjawab danPerananKetua Projek ......11
viii. Proses Kerja – Pendaftaran Projek ......12
ix. Lampiran 1 - Kewangan ......13
x. Lampiran 2 – Carta Perbatuan ......14
xi. Lampiran 3 – Hasil Penyelidikan (KPI) ......14
xii. Lampiran 4 – Butiran Akaun UMT ......15
xiii. Senarai Ahli Jawatankuasa ......16
1.0 OBJEKTIF
1.1 Garis Panduan dan Tadbir Urus ini disediakan sebagai panduan kepada semua ahli akademik atau penyelidik yang akan mengadakan kerjasama
penyelidikan melalui perolehan geran penyelidikan dengan pihak industri/swasta/NGO dan antarabangsa.
1.2 Garis Panduan dan Tadbir Urus ini tidak terpakai untuk geran padanan (Matching Grant 1+3), Private Partnership Research Grant (PPRG) dan International Partnership Reserach Grant (IPRG)
1.3 Ia jugamerupakanpanduankepadaPejabatPengurusanPenyelidikan(PPP) di dalam mentadbir pengurusan geran penyelidikan pihak industri/swasta/NGO dan antarabangsa dengan lebih sistematik.
1.4 Pelaksanaan garispanduan dan tadbirurusini diharap dapat memastikan
segala proses perolehan dan pemantauan dapat berjalan dengan lancar dengan memenuhi kehendak pemberi dana dan UMT.
2.0 PENGENALAN
2.1 Geran penyelidikan iniadalah merujuk kepada perolehan atautajaan dana penyelidikan daripada pihak industri/swasta/NGO dan antarabangsa.
2.2 Secara amnya, geran ini bertujuan menggalakkan kerjasama penyelidikan dengan pihak industri/swasta/NGOdan antarabangsa bagi menyelesaikan sesuatu isu yang telah dikenalpasti oleh pemberi dana.
2.3 Kebiasaan, geran penyelidikan yang diberikan oleh pihak industri/swasta/NGO dan antarabangsa kepada seseorang ahli akademik ataupenyelidikuniversiti berdasarkan daripadajalinankerjasamayangtelah dilakukansebelumini atau kepakaran merekadi dalambidangpenyelidikan yang berkaitan.
3.0 GLOSARI
”Antarabangsa” - Pemberi dana adalah terdiri daripada institusi antarabangsa yang memberi peruntukan di dalam mata wang asing. Contoh (tidak terhad kepada): World Maritime University, Humane Society International.
“Industri/Swasta/NGO” – Pemberi dana adalah terdiri daripada agensi korporat atau swasta tempatan atau NGO (badan bukan kerajaan) yang memberi peruntukan di dalam mata wang Malaysia. Contoh (tidak terhad kepada): Petronas, TDM Berhad, WWF Malaysia.
4.0 PENDAFTARAN PROJEK
4.1 Bagi geran industri/swasta/NGO/antarabangsa yang telah diluluskan di peringkat pemberi dana, ketua bagi projek penyelidikan berkaitan(Ketua Projek) hendaklah mendaftarkan penyelidikan tersebut di PPP dengan mengemukakan kertas cadangan (proposal) lengkap yang mengandungi perincian perbelanjaan (skop komitmen kewangan), carta perbatuan (milestones) dan hasil penyelidikan seperti penerbitan, harta intelek, hasil pengkomersilan, pelajar pasca siswazah dan lain-lain yang berkaitan.
4.2 PPP mencadangkan agar Ketua Projek dapat memperincikanperbelanjaan, carta perbatuandan hasil penyelidikanseperti di Lampiran 1, Lampiran 2 dan Lampiran 3.
4.3 Butiran bagi pindahan dana penyelidikan adalah sepertimana Lampiran 4.
5.0 PEMANTAUAN PRESTASI
5.1 Pemantauan geran penyelidikan industri/swasta/NGO dan antarabangsa adalah tidak tertakluk kepada Garis Panduan Pemantauan Geran Penyelidikan UMT.
5.2 Pemantauan adalah tertakluk antara Ketua projek dengan Pemberi Dana sahaja.
5.3 Setelah projek penyelidikan tamat tempoh, Ketua Projek wajib mengemukakan Laporan Akhir kepada PPP bagi tindakan penutupan vot projek dan surat projek tamat.
6.0 TADBIR URUS
PENDAFTARAN PROJEK PENYELIDIKAN
6.1. Ketua Projek wajib mendaftarkan projek penyelidikan di UMT agar dapat menyumbang kepada KPI Universiti dan proses kenaikan pangkat Ketua Projek.
6.4 Pendaftaran projek penyelidikan juga dapat memastikan pemantauan yang sistematik dijalankan bagi mengelakkan sebarang penyalahgunaan dana, ketidakpatuhan terma perjanjian atau apa-apa perkara lain yang boleh memberikan implikasi perundangan kepada UMT.
6.3 Bagi tujuan pendaftaran penyelidikan, Ketua Projek hendaklah mengemukakansalinandokumensepertidibawahkeSeksyenPermohonan Penyelidikan, Pejabat Pengurusan Penyelidikan iaitu;
(a) Surat kelulusan atau dokumen perjanjian;
(b) Bukti transaksi dana ke UMT;
(c) Kertas cadangan yang telah diluluskan oleh pihak pemberi dana.
6.4 Surat kelulusan atau dokumen perjanjian daripada pemberi dana hendaklah dinyatakan dengan jelas butiran berikut;
(a) Tajuk penyelidikan (menunjukkan elemen penyelidikan);
(b) Tarikh mula dan tarikh tamat projek (tempoh);
(c) Jumlah peruntukan yang diluluskan (RM atau mata wang asing);
(d) Senarai ahli penyelidik terlibat;
(e) Agihan bajet mengikut pecahan vot;
(f) Hasil penyelidikan.
PEMETERAIAN PERJANJIAN PENYELIDIKAN
6.5 Semuaperjanjianpenyelidikanyangditandatanganidenganpemberidana hendaklahdi antara UMT dan pemberi dana. Penyelidik atau Ketua Projek
DILARANG sama sekali untuk memasuki perjanjian penyelidikan dengan pemberi dana atas nama dan kapasitinya sendiri.
6.6 Penyelidik atau Ketua Projek tidak mempunyai kuasa untuk menandatangani perjanjian penyelidikan yang dimasuki dengan pemberi dana bagi pihak UMT. Semua perjanjian penyelidikan hendaklah ditandatangani oleh Naib Canselor atau Timbalan Naib (Penyelidikandan Inovasi) tertakluk kepada had kuasa kewangan yang ditetapkan.
PEMAKLUMAN PELANJUTAN TEMPOH PENYELIDIKAN
6.7 Ketua Projek perlu memaklumkan kepada PPP permohonan untuk pelanjutan projek dengan mengemukakan dokumen sokongan pelanjutan dari pemberi dana sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tarikh tamat projek.PemaklumaninipentingkepadaPPPuntukmengelakkanpenutupan vot.
PERUBAHAN ITEM YANG TIADA DI DALAM PERJANJIAN
6.8 Ketua Projek perlu mendapatkan kelulusan daripada pemberi dana sekiranyaterdapatapa-apaperubahanyangingindilakukan sekiranyaitem tersebut tiada di dalam perjanjian asal projek penyelidikan mereka.
6.9 Setelah itu, kelulusan perubahan tersebutperlu disalinkan kepada PPP bagi pengeluaran surat kelulusan.
HASIL PENYELIDIKAN
6.10 Ketua Projek perlu menyelesaikan segala hasil penyelidikan yang telah dipersetujui denganpemberi danadi dalamtempohyangtelah ditetapkan oleh pemberi dana.
PERATURAN KEWANGAN
6.11 Peraturan kewangan geran penyelidikan industri/swasta/NGO dan antarabangsamestilah mematuhi peraturankewanganyangdigunapakai di UMT dan tertakluk kepada persetujuan pemberi dana sepertimana di dalam perjanjian yang dipersetujui.
6.12 Pihak universiti akan mengenakan caj pengurusan kepada geran industri/ swasta/NGO pada kadar 3%. Manakala, bagi geran antarabangsa, caj pengurusan tertakluk kepada peraturan dan persetujuan pihak pemberi dana.
6.13 Ketua Projek perlu memaklumkan kepadapemberi danaberkenaandengan caj pengurusan tersebut dan perlu dimasukkan ke dalam perincian perbelanjaan di dalam kertas cadangan penyelidikan. Pihak PPP beranggapancaj tersebut telahsediaadadi dalampengetahuan penyelidik walaupun ianya tidak tertulis di dalam bajet awal.
6.14 Peruntukan ataudanayangditerima hendaklahdisalurkankedalamakaun
Bendahari UMT dan bukan akaun peribadi penyelidik atau Ketua Projek.
Mana-mana penyelidik atauKetua Projek yanggagal mematuhi arahanini
dianggap telah menjalankan pekerjaan luar tanpa kebenaran dan boleh
dikenakan tindakan tatatertib di bawah Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib & Surcaj) 2000.
6.15 Ketua Projek dinasihatkan untuk mematuhi setiap perbelanjaanyangtelah dipersetujui dengan pemberi dana.
6.16 Ketua Projek tidak boleh menggunakan peruntukan atau dana melebihi jumlah yang diluluskan oleh pemberi dana.
6.17 Ketua Projek tidak dibenarkan untuk menggunakan baki kewangan untuk menampung lebihan perbelanjaan geran penyelidikan yang lain.
6.18 Ketua Projek perlu menyelesaikan segala pembelian dan tuntutan kewangan dalamtempoh tiga (3) bulan sebelumprojek tamat iaitusemasa geran masih aktif.
6.19 Tuntutan kewangan hendaklah dilaksanakan oleh Ketua Projek di PTj masing-masing dengan mematuhi prosedur kewangan UMT yang berkuatkuasa.
6.20 Lebihan baki kewangan yangtidak dituntut di dalamtempoh dua (2) tahun selepasprojek tamat akan dimasukkankedalam akauntabungamanahdi PPP. Sebarang tuntutan baki tidak akan dibenarkan selepas tempoh tersebut.
6.21 Bagi mana-mana Ketua Projek yang masih mempunyai baki geran penyelidikansetelah tamat projek dan inginmemindahkan baki tersebutke Tabung Amanah di PTj, Ketua Projek perlu memohon persetujuan bertulis daripada pemberi dana.
PENGURUSAN ASET
6.22 Kesemua pembelianaset penyelidikanadalahtertakluk kepada perjanjian dengan pemberi dana.
6.23 Untuksetiappembelianasetyangtidakterdapatdidalamkertascadangan yang diluluskan, Ketua Projek wajib memohon kelulusan pembelian daripada pemberi dana dan memaklumkan ke PPP bagi tujuan pengeluaran surat kelulusan pembelian aset. Pemakluman ke PPP perlu
dilakukan sekurang-kurangnya satu (1) bulan dari tempoh untuk pembelian aset.
6.24 Ketua Projek perlu bertanggungjawab untuk memastikan aset tersebut didaftarkan di bawah aset PTj.
6.25 Apabila projek penyelidikan telah tamat, Ketua Projek perlu membuat penyerahan aset-aset penyelidikan tersebut kepada KetuaPTj kerana asetaset tersebut merupakan hak milik UMT kecuali yangdinyatakansebaliknya oleh pemberi dana atau peralatan/item yang melibatkan pelesenan.
6.26 Sekiranya aset tersebut ingin dilupuskan,Ketua Projek perlu memaklumkan kepadaPegawaiAsetPTjbagipelupusanasetmengikuttatacarapelupusan Bendahari UMT.
6.27 Sekiranya terdapat kecuaian atau kehilangan aset, Ketua Projek boleh dikenakan tindakan mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
PENUTUPAN VOT
6.28 Setelah projek penyelidikan tersebut tamat, PPP akan membuat proses penutupanvot. Segala perbelanjaansetelah tempoh projek tamat adalah tidak dibenarkan.
7.0 TANGGUNGJAWAB DAN PERANAN KETUA PROJEK
Tanggungjawab dan peranan Ketua Projek adalah seperti berikut:
(a) Menguruskan dan menjalankan penyelidikan sebagaimana kertas cadangan yang telah diluluskan oleh pemberi dana;
(b) Menjalankan penyelidikan secara jujur, berintegriti dan beretika;
(c) Memastikan menjaga nama baik universiti;
(d) Memastikan prestasi penyelidikan dapat dicapai mengikut sasaran yang ditetapkan sepertimana yang dipersetujui oleh pemberi dana;
(e) Memastikan perbelanjaan dilakukan berdasarkan kelulusan yang diberikan oleh pemberi dana dan mengikuti tatacara kewangan universiti;
(f) Memastikan perincian perbelanjaan, carta perbatuan dan hasil penyelidikan diisi dengan lengkap;
(g) Menghantar salinan laporan kemajuan dan laporan akhir ke PPP;
(h) Memastikan hasil penyelidikan (KPI) tercapai sepertimana yang dipersetujui oleh pemberi dana;
(i) Memastikan caj pengurusan 3% dan kos duti setem dimasukkan ke dalam kertas cadangan yang akan dipersetujui;
(j) Memastikan setiap aset penyelidikan yang dibeli didaftarkan dan diselenggara dengan baik.
(k) Memastikan fail projek penyelidikan disediakan sendiri di PTj masingmasing dan sentiasa dikemaskini dengan dokumen-dokumen yang berkaitan.
• Memaklumkan kepada PPP mengenai kelulusan geran penyelidikan yang diperolehi dari pihak industri/swasta/NGO/ antarabangsa dengan melampirkan dokumen sokongan.
• Mendaftarkanprojek, membukano vot dan memberi surat kelulusan menjalankan penyelidikan kepada ketua projek.
Perincian Perbelanjaan
(Ketua Projek perlu memperincikan setiap perbelanjaan bagi melancarkan proses perbelanjaan)
Budget details Butiran belanjawan
Vote 11000 – Allowance RA/GRA Elaun RA/GRA
Please specify
Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali.
Vote 21000 - Travelling and Transportation Perjalanan dan Pengangkutan
Please specify
Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali.
Vote 24000 – Rental Sewaan
Please specify
Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali.
Vote 27000 - Research Materials & Supplies Bekalan dan Bahan Penyelidikan
Please specify Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali
Vote 29000 - Professional Services Perkhidmatan Ikhtisas (Upahan enumerator/honororium/yuran konferens/penerbitan/proofread/kos duti LHDN)
Please specify Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali. Vote 35000 - Accessories and Equipment Aksesori dan Peralatan
Please specify Sila nyatakan secara lengkap dengan pecahannya sekali.
TOTAL JUMLAH
+ MANAGEMENT FEES 3% CAJ PENGURUSAN 3%
TOTAL AMOUNT JUMLAH KESELURUHAN
Amount provided by funder Jumlah yang diberikan oleh pemberi dana (RM)
Jadual carta perbatuan (Milestone)
Milestones End Date
Total Milestones 100%
Contoh Hasil Penyelidikan (KPI)
Lampiran 3
Bil. Perkara Hasil Penyelidikan
1. Bilangan pelajar (Phd/Msc) yang akan bergraduat Msc (1)
2. Jenis dan bilangan penerbitan Jurnal (2)
3. Bilangan harta intelek (hak cipta/paten/cap dagang/reka bentuk industri/tanda pelindungan geografi/rahsia niaga)
Hak cipta (1)
Ketua Projek perlu menyenaraikan KPI yang perlu dihasilkan.
Prof. Dr. Noraznawati Binti Ismail
Institut Bioteknologi Marin
Prof. Dr. Fadzilah @ Adibah Binti Abdul Majid
Institut Bioteknologi Marin
Prof. Madya Dr. Safwan Mohd Nor
Fakulti Perniagaan, Ekonomi dan Pembangunan Sosial
Prof. Madya Ts. Dr. Kesaven A/L Bhubalan
Fakulti Sains dan Sekitaran Marin
Prof. Madya Dr. Nik Hazimah Binti Nik Mat
Fakulti Perniagaan, Ekonomi dan Pembangunan Sosial
En. Zainudin bin Mamat
Pejabat Pengurusan Penyelidikan
Pn. Nurhafiza binti Mohammad
Pejabat Pengurusan Penyelidikan