REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY
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MANUAL DE FUNCIONES
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San Felipe, Agosto 2010 Elaborado con la Asesoría de:
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INDICE Página Introducción…………………………………………………………………………. 4 Marco Jurídico………………………………………………………………………. 6 Organigrama…………………………………………………………………………. 9 Visión, Misión y Valores ………………………………………………………….. 10 Unidad Administrativa: 1. Despacho del Procurador (a) ………………………………………………... 12 1.1. Funciones.……………………………………………………………………. 13 1.2. Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy………………………………………………………… 17 1.2.1. Funciones……………………………………………………………... 18 1.3. Comité de Coordinación………………………………………………… 20 1.3.1. Funciones……………………………………………………………... 21 2. Unidad de Auditoría Interna…………………………………………………... 23 2.1. Funciones.……………………………………………................................. 24 3. Unidad de Atención al Soberano…………………………………………..... 27 3.1. Funciones…………………………………………………………………….. 28 4. Dirección General………………………………………………………………. 32 4.1. Funciones…………………………………………………………………….. 33 5. Unidad de Planificación y Presupuesto…………………………………….. 36 5.1. Funciones…………………………………………………………………….. 37 6. Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo……………… 41 6.1. Funciones…………………………………………………………………….. 42 7. Dirección de Litigios y Representación…………………………………….. 45 7.1. Funciones…………………………………………………………………….. 46 8. Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica………………………….. 49 8.1. Funciones…………………………………………………………………….. 50 9. Dirección de Administración…………………………………………………. 53 9.1. Funciones…………………………………………………………………….. 54 9.2. Coordinación de Servicios Generales…………………………………. 59 9.2.1. Funciones……………………………………………………………... 60 9.3. Coordinación de Compras y Bienes……………………………………. 64 9.3.1. Funciones……………………………………………………………... 65 9.4. Coordinación de Informática…………………………………………….. 69 9.4.1. Funciones……………………………………………………………... 70 9.5. Coordinación de Recursos Humanos………………………………….. 74 9.5.1. Funciones……………………………………………………………... 75 Elaborado con la Asesoría de :
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I DICE Página 10. Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios………………………………………………………………………….. 10.1. Funciones…………………………………………………………….......... Glosario de Términos………………………………………………………………
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79 80 84
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INTRODUCCIÓN El Manual de Organización contentivo de las Funciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy,
comprende el conjunto de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de cada una de las unidades administrativas. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, lo cual permitirá facilitar las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los funcionarios y en sus superiores de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. En tal sentido, es de obligatoria consulta y aplicación como fuente orientadora en la correcta ejecución administrativa; así mismo, debe ser revisado y actualizado periódicamente por cada responsable de área, cuando las mejoras continúas realizadas en las Normas y Procedimientos lo indiquen. Entre otros aspectos, el mismo será de gran utilidad por las siguientes razones: •
Permite conocer el funcionamiento interno.
•
Constituye una herramienta fundamental para la planificación, dirección, organización, control y evaluación.
•
Facilita la simplificación de los trámites administrativos.
•
Ayuda en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que se describen las actividades.
•
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
•
Ayuda a la coordinación de actividades y evita las duplicidades.
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•
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
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MARCO JURÍDICO El Manual de Organización contentivo de las Funciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, surge como respuesta a la imperiosa necesidad de contar con un documento aceptado como válido por los integrantes de la Organización, el cual permita, entre otras finalidades, las siguientes: uniformar, controlar y asegurar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; dar a conocer tanto al funcionario como al supervisor si el trabajo se realiza adecuadamente, así como también permite la reducción de costos en la medida que aumenta la eficiencia, la efectividad y la eficacia en la ejecución de las actividades administrativas.. La realización del presente Manual tiene su justificación legal en:
1. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1999. 2. La Constitución del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial N° 2.583 de fecha 08 de abril de 2003. 3. Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Yaracuy publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 2.759, de fecha 28 de Octubre de 2004. 4. Ley de Administración Financiera del Sector Público del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 3.258 de f echa 29 de Diciembre de 2009. 5. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001. 6. Ley de la Administración Pública del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy Nº 3.115 de fecha 11 de Noviembre de 2.008.
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7. Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005. 8. Decreto N° 3.776 mediante el cual se dicta el Re glamento N° 1 de la Ley Orgánica de
la
Administración
Financiera
del
Sector
Público,
sobre
el
Sistema
Presupuestario (Nº 5.781 Extraordinario del 12 de agosto de 2005). 9. Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Adminis tración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería Gaceta Oficial N° 37.419 de fecha 09 de abril de 2002 Decreto 1.722 del 22 de marzo de 2002. 10. Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinario Nº 5.637 de fecha 7 de abril de 2003. 11. Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Extraordinario Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. 12. Ley de Contrataciones Públicas Gaceta Oficial Nº 38.895 del 25 de marzo de 2008. 13. Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.522 del 06 de junio de 2002. 14. Reglamento Sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003, Decreto Nº 2.621 de fecha 23 de septiembre de 2003. 15. Ley Orgánica del Trabajo. 16. Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos. Decreto N° 6.265 17. Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Reforma promulgada el 26 de Julio de 2005 en Gaceta Oficial N° 38.236.v Elaborado con la Asesoría de :
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18. Ley Orgánica de Planificación, publicada en Gaceta Oficial Extraordinaria N° 5.554 de fecha 13 de Noviembre de 2001. 19. Ley de Administración Financiera, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 3.258 de fecha 29 de Diciembre de 2.009. 20. Otras Leyes, Normas, Decretos, Resoluciones
de la República Bolivariana de
Venezuela vigentes y que entren en vigencia, relacionadas con la Administración Pública Nacional y Estadal.
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MANUAL DE FUNCIONES ORGANIGRAMA
Comité de Coordinación
PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO YARACUY
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy
UNIDAD DE ATENCIÓN AL SOBERANO
DIRECCIÓN GENERAL
UNIDAD DE INFORMACIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
DIRECCIÓN DE LITIGIOS Y REPRESENTACIÓN
DIRECCIÓN DE OPINIÓN LEGALY ASESORÍA JURÍDICA
Coordinación de Servicios Generales
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DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
Coordinación de Compras y Bienes
Coordinación de Informática
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DIRECCIÓN DE REGISTRO ESTADAL DE CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y SERVICIOS
Coordinación de Recursos Humanos
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MISIÓN INSTITUCIONAL Asesorar jurídicamente a la Administración Pública Estadal, así como representar y defender judicial y extrajudicialmente los intereses patrimoniales del Estado Yaracuy, garantizando la seguridad jurídica y el debido proceso, a través de una organización eficiente y eficaz en el manejo, uso y distribución de los recursos asignados; con la participación de un recurso humano institucional de una alta preparación profesional y comprometido con los valores de Justicia, Solidaridad, Transparencia, Honestidad y Compromiso.
VISIÓN INSTITUCIONAL Ser la Institución gubernamental modelo por su prestigio, credibilidad, eficiencia y capacidad asesora a los Órganos de la Administración Pública del Estado Yaracuy, en su enérgica acción para la defensa y representación de los bienes e intereses del Estado, mediante la objetiva, transparente y recta aplicación del ordenamiento jurídico venezolano.
VALORES INSTITUCIONALES Justicia: Es el equilibrio que se establece entre causa y efecto, entre una acción y sus resultados, en desarrollo de principios de igualdad y dignidad que garantizan a cada cual lo que necesita y requiere para desarrollarse como sujeto autónomo y digno.
Solidaridad: Es actuar en unión, sintiendo como propias las causas, intereses y responsabilidades de otros, de manera desinteresada y oportuna, expresando un alto grado de integración, estabilidad interna, adhesión ilimitada y total a una causa, situación o circunstancia, que implica asumir y compartir por ella beneficios y riesgos.
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Transparencia: Es el cumplimiento del quehacer como servidor público de conformidad con los deberes y obligaciones a los que se ha comprometido con la Institución y la Sociedad.
Honestidad: Es el valor que mueve al hombre a actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos de la vida, a proceder de acuerdo con reglas y valores aceptados por la sociedad como buenos principios
Compromiso: Es el deber del servidor público de participar activamente para el logro de la Misión Institucional de manera constante y responsable, entregando lo mejor de sí mismo.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy
DESPACHO DEL PROCURADOR (A)
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy
Unidades adscritas: Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy. Comité de Coordinación. Unidad de Auditoría Interna. Unidad de Atención al Soberano. Dirección General. Cargo Responsable: Procurador(a) General del Estado Yaracuy.
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Procuraduría General de la República. • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Oficinas del Poder Legislativo Nacional, Estadal y Municipal. • Contraloría General de la República. • Contraloría General del Estado Yaracuy.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy
OBJETIVO: Ejercer la defensa y representación judicial y extrajudicial de los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy, así como realizar la dirección y administración de la Procuraduría General del Estado Yaracuy enmarcadas en los límites y atribuciones de la Ley Orgánica que la rige. FUNCIONES: 1. Representa y defiende judicial y extrajudicialmente los derechos, bienes, intereses patrimoniales y los ingresos públicos del Estado Yaracuy, ante la jurisdicción contenciosa administrativa, constitucional, laboral, civil, penal, mercantil y ante cualquier otra jurisdicción especial u ordinaria. 2. Sustituye mediante Oficio la representación del estado Yaracuy en los abogados de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, en forma amplia o limitada en los asuntos que le sean confiados. 3. Asesora jurídicamente a los Institutos Autónomos, Fundaciones, Asociaciones y Sociedades Civiles, Sociedades Mercantiles, Empresas Estadales y demás entes o establecimientos públicos estadales o municipales, cuando considere que el objeto de la consulta esté relacionado con los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 4. Revisa jurídicamente los proyectos de leyes a ser sometidas al Consejo Legislativo Estadal. 5. Establece directrices de integración y coordinación con las consultorías o asesorías jurídicas de los Órganos del Poder Publico Estadal, así como con la Procuraduría General de la Republica, las Procuradurías de los Estados y Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy
Sindicaturas Municipales, para la mejor defensa de los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 6.
Vela por la publicación de las leyes del Estado en Gaceta Oficial.
7. Solicita al Despacho del Gobernador la reimpresión de las leyes que aparezcan erradas. 8. Emite opinión expresa y favorable en sede administrativa o judicial de cualquier acto de disposición, relacionado directa o indirectamente con los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 9. Redacta y suscribe los documentos contentivos de actos, contratos o negocios de su respectiva gestión, relacionados con los derechos bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 10. Redacta y visa todo y cada uno de los documentos contentivos de actos, contratos o gestión privada que conciernan al estado Yaracuy. 11. Emite opinión jurídica sobre los proyectos de convenios o demás actos jurídicos a ser suscritos por el estado Yaracuy, cuyo contenido esté relacionado con los derechos bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 12. Recibe y tramita, mediante los órganos competentes, las denuncias sobre los hechos o actos que afecte los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 13. Demanda la nulidad por razones de inconstitucionalidad o ilegalidad de los actos del Poder Publico Nacional, Estadal o Municipal.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy
14. Interviene en los juicios en los que directa e indirectamente son o pueden ser afectados lo derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 15. Elabora el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos y el Plan Operativo Anual de la Procuraduría General del Estado. 16. Presenta al Consejo Legislativo del Estado Yaracuy el informe anual de gestión. 17. Aprueba los Manuales de Procedimientos y funcionamiento de la Procuraduría General del Estado. 18. Dicta el Reglamento Interno de la Procuraduría General del Estado, donde se define y establece su estructura organizativa y funcional correspondiente a las diferentes Unidades Orgánicas y el Reglamento Interno de funcionamiento del Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública Estadal. 19. Convoca y preside al Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública Estadal y al Comité de Coordinación de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 20. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Procuraduría General del Estado. 21. Las demás funciones que le sean atribuidas por la Constitución Estadal, las Leyes y demás actos normativos.
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Versión : 2010-01 Hoja 17 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy
CONSEJO DE COORDINACIÓN JURÍDICA DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO YARACUY
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Versión : 2010-01 Hoja 18 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy
Depende de: Procurador(a) General del Estado Yaracuy Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Procurador(a) General del Yaracuy quien lo preside.
Estado
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas y los abogados al servicio de la Procuraduría General del Estado Yaracuy Relaciones externas: • Consultor o Asesor Jurídico del Consejo Legislativo del Estado Yaracuy. • Síndicos Procuradores de los Municipios del Estado Yaracuy. • Consultor o Asesor Jurídico de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Consultores o Asesores Jurídicos de las Fundaciones, Institutos Autónomos, Sociedades Civiles o Mercantiles, Empresas Estadales y Municipales. • Cualquier otros funcionarios o autoridades profesionales del Derecho OBJETIVO: Coordinar y armonizar los criterios y actuaciones jurídicas del Poder Ejecutivo Estadal y sus Entes Descentralizados, Poder Ejecutivo Municipal, Poder Legislativo Estadal y Municipal, y la Contraloría del Estado Yaracuy Elaborado con la Asesoría de :
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy
FUNCIONES: 1. Conoce y opina concertadamente sobre los proyectos de leyes
estadales y
ordenanzas municipales, reglamentos, instrumentos normativos y cualquier otra materia jurídica de interés para el Estado Yaracuy, a fin de garantizar los derechos, bienes e intereses patrimoniales. 2. Discuten la pertinencia de las propuestas de reformas y/o, modificaciones las cuales serán objeto las leyes, ordenanzas, normas y reglamentos estadales y municipales a fin de que se garanticen los derechos, bienes e intereses patrimoniales. 3. Sugiere la creación y reformas de leyes, ordenanzas, normas, estadales
y
municipales,
entre
otros,
que
coadyuven
reglamentos al
desarrollo
socioeconómico del Estado y garanticen los derechos, bienes e intereses patrimoniales. 4. Intercambia con organismos del Poder Ciudadano y el Poder Público Nacional sobre temas de interés. 5. Las demás funciones que le sean atribuidas por el Reglamento Interno de Funcionamiento.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Comité de Coordinación
COMITÉ DE COORDINACIÓN
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Versión : 2010-01 Hoja 21 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Comité de Coordinación
Depende de: Procurador(a) General del Estado Yaracuy Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Procurador(a) General del Estado Yaracuy quien lo preside.
Relaciones internas: • Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy • Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Instituciones Nacionales, Estadales y Municipales, •
Organismos públicos y privados que coadyuven en el cumplimiento de los objetivos y metas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy.
OBJETIVO: Consolidar la integración, coordinación y concertación de las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de hacerle seguimiento a los Planes, Programas y Proyectos y así lograr una gestión integral y homogénea garantizando el cumplimiento de sus objetivos y metas. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 22 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Comité de Coordinación
FUNCIONES: 1. Promueve la vinculación con el entorno político-social del Estado, como herramienta para conocer los requerimientos y las necesidades del colectivo yaracuyano. 2. Propicia el desarrollo de la interacción entre las diferentes Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, mediante el intercambio y la transferencia de la información necesaria para el cumplimiento y ejecución de sus funciones. 3. Establece políticas y líneas programáticas que apoyen la ejecución
de los
Planes, Programas, Proyectos y las actividades de la Procuraduría General del estado Yaracuy. 4. Emprende y establece relaciones interinstitucionales con organismos nacionales, estadales, municipales, públicos y privados, que colaboren y participen en el desarrollo de los Planes, Programas, Proyectos y actividades de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 5. Establece mecanismos de supervisión, control y seguimiento a la programación anual y a las actividades en ejecución. 6. Coordina las actividades para la formulación y elaboración del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos. 7. Planifica y administra eficientemente los recursos presupuestarios de inversión y funcionamiento. 8. Supervisa
y
evalúa
el
cumplimiento
de
las
Normas,
Reglamentos
Procedimientos existentes para el desarrollo de una eficiente gestión.
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y
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Auditoría Interna
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
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Versión : 2010-01 Hoja 24 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Auditoría Interna
Depende de: Procurador(a) General del Estado Yaracuy Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Jefe de la Unidad de Auditoría Interna
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Organización. Relaciones externas: • Contraloría General de la República. • Contraloría General del Estado Yaracuy. OBJETIVO: Coordinar y dirigir las actividades orientadas a evaluar y controlar el sistema de control interno, la utilización
de recursos financieros y administrativo de la Procuraduría
General del Estado Yaracuy, con el fin de verificar la legalidad, pertinencia y confiabilidad de las operaciones que se realizan, promover la eficacia, eficiencia y economicidad de la gestión, velar por la probidad y legalidad de la gestión de la Procuraduría, promover el fortalecimiento del sistema de control interno y del sistema de control de gestión; todo según los lineamientos establecidos por la Contraloría Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 25 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Auditoría Interna
General de la República y la Contraloría General del Estado Yaracuy, así como las demás Leyes y Reglamentos que regulan esta materia. FUNCIONES: 1. Evalúa la pertinencia, suficiencia, eficacia y cumplimiento del Sistema de Control Interno y formula propuesta para mejorar su organización y funcionamiento. 2. Vela por la legalidad y probidad de la gestión de la Procuraduría, en el marco de la normativa del sistema de control fiscal y demás leyes relacionadas. 3. Fomenta la participación ciudadana en el Control Social de la Gestión. 4. Somete a consideración del Procurador(a) los informes de evaluación del Control Interno, del Control de la Gestión, del resultado de los estudios, investigaciones y auditorías y demás actuaciones que por Ley le corresponda. 5. Asesora a las Unidades Orgánicas (operativas y administrativas) de la Procuraduría con respecto a la operacionalización de las decisiones en relación al mejoramiento del Sistema de Control Interno y del Control de Gestión y promueve ante el Procurador(a) la aprobación de acciones orientadas a su fortalecimiento. 6. Informa al Procurador(a), para su debido conocimiento, de los resultados y conclusiones de las diferentes actuaciones que realice en el ámbito de sus atribuciones. Al igual, informa de los resultados y conclusiones a las dependencias involucradas con la finalidad de que se apliquen los correctivos correspondientes y efectúen el seguimiento respectivo de los mismos. 7. Recibe, atiende y da el curso que corresponda, a las denuncias presentadas formalmente ante la Unidad de Auditoría Interna, realizando los estudios, investigaciones y/o auditorías que correspondan. Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Auditoría Interna
8. Vela por el cumplimiento de leyes, normas, políticas, estrategias, procedimientos, planes, programas y metas de la Procuraduría y recomienda los ajustes a que hubiera lugar. 9. Planifica, coordina, dirige y controla el cumplimiento de los objetivos, funciones, planes,
programas, procedimientos, entre otros, de la Unidad de Auditoría
Interna. 10. Elabora el Plan Operativo Anual de la Unidad de Auditoría Interna y lo somete a la consideración del Procurador(a). 11. Informa a la Contraloría General de la República sobre la apertura de Procedimientos Administrativos, siguiendo las pautas establecidas. 12. Atiende las consultas que se le formulen en el área de su competencia. 13. Ejerce la potestad sancionatoria que le corresponde en el ámbito de su competencia. 14. Realiza y promueve actividades de capacitación del personal de las distintas Unidades Orgánicas de la Procuraduría en materia de Control Interno y de Control de Gestión. 15. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría. 16. Las demás que le sean asignada por el Procurador(a) y los Órganos de Control Fiscal, sin menoscabo de su autonomía funcional.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Atención al Soberano
UNIDAD DE ATENCIÓN AL SOBERANO
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Atención al Soberano
Depende de: Procurador(a) del Estado Yaracuy Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Jefe de la Unidad de Atención al Soberano
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Contraloría General del Estado Yaracuy. • Sociedad Civil Organizada. OBJETIVO: Promover la participación para desarrollar una ciudadanía más activa, informada, consciente de sus deberes, derechos y de su rol en el control de la gestión pública; así Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Atención al Soberano
como
suministrar y ofrecer de forma oportuna, adecuada y efectiva la información
requerida y apoyar, orientar, recibir y tramitar denuncias, quejas, reclamos sugerencias o peticiones de los ciudadanos o de las organizaciones comunitarias. FUNCIONES: 1. Articula y vincula a la Procuraduría General del Estado Yaracuy con los Consejos Comunales y cualquier otro tipo de Organización Comunitaria, a los fines de potenciar los procesos de gestión socio-comunitario, coadyuvando en la consolidación de su protagonismo y toma de decisiones en asuntos que le sean inherentes para su desarrollo. 2. Atiende, orienta, apoya y asesora a los ciudadanos que acudan a solicitar información, requerir documentos o interponer denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones. 3. Informa a la ciudadanía sobre la utilización de los recursos que integran el patrimonio público de la Procuraduría General del Estado Yaracuy a través de innovadores medios de información o comunicación. 4. Pone a disposición de la ciudadanía
información relativa a la Procuraduría
General del Estado Yaracuy, en términos de: Estructura Organizativa, Programas,
Funciones,
procedimientos
administrativos
y
operativos,
responsables, entre otros aspectos. 5. Recibe, valora, decide o tramita, denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones y, según el caso, las remite a las Instituciones o Unidades de la Procuraduría General del Estado Yaracuy que tenga competencia sobre el asunto tratado.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Atención al Soberano
6. Realiza el seguimiento y las acciones necesarias para garantizar que la información Institucional esté al día y disponible para los Ciudadanos. 7. Lleva un registro automatizado de las denuncias, quejas, reclamos, sugerencias o peticiones, con el objeto de establecer un Sistema de Control y Seguimiento de todos los caso planteados por ante la Unidad de Atención al Soberano. 8. Comunica a los ciudadanos, con la oportunidad debida, las decisiones o respuestas de sus denuncias, quejas, reclamos, sugerencia y peticiones formuladas por ellos. 9. Promueve la participación Ciudadana en conjunto con otras Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 10. Lleva el registro de las comunidades organizadas, consejos comunales, cooperativas, entre otros. 11. En la medida de sus posibilidades, gestiona y/o coordina con otras Instituciones, actividades de capacitación de la comunidad en los aspectos de control de la gestión pública y contraloría social. 12. Atiende, asesora y orienta en relación a los actos de: Compra-Venta, Arrendamiento, Comodato, Constitución de Asociaciones Civiles, Fundaciones, Solicitudes de Títulos Supletorios, Solicitudes de Divorcios no contenciosos, Declaraciones Juradas de no poseer vivienda, Cartas de Soltería, Rectificación de Partidas de Nacimiento, Pensión de Alimentación, agresiones físicas, verbales y sicológicas a la mujer y demás actos de jurisdicción voluntaria, que sean requeridos por los ciudadanos y/o Organizaciones Comunitarias de escasos recursos, para cuya comprobación se exigirá constancia emitida por el Consejo Comunal u otra instancia con competencia. Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Atención al Soberano
13. Asesora y orienta jurídicamente a los ciudadanos y ciudadanas que acudan a la Procuraduría General del Estado Yaracuy, en búsqueda de protección de los derechos consagrados en la Constitución y las leyes. 14. Atiende iniciativas de la comunidad vinculadas con el ejercicio de la participación ciudadana en términos del control de la gestión pública. 15. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 16. Las demás funciones que le sean asignadas por el Procurador(a) según los requerimientos institucionales y legales.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección General
DIRECCIÓN GENERAL
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección General
Depende de: Procurador(a) del Estado Yaracuy. Unidades adscritas: Unidad de Planificación y Presupuesto. Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo. Dirección de Litigios y Representación. Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Dirección de Administración. Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios.
Relaciones internas: Despacho del Procurador(a). Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Oficinas del Poder Legislativo Nacional, Estadal y Municipal. • Contraloría General del Estado Yaracuy. OBJETIVO: Controlar, dirigir, apoyar y supervisar las actividades de: representación judicial y extrajudicial, de asesoría, aspectos técnicos y administrativos atribuidos a la Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección General
Procuraduría General del Estado,
en coordinación con las diferentes Direcciones,
Coordinaciones y Unidades que la integran y los demás órganos públicos estadales y municipales. FUNCIONES: 1. Impulsa, coordina y revisa los dictámenes, opiniones y escritos necesarios para el funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 2. Garantiza el desempeño efectivo de las actividades de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 3. Coopera con las tareas y trabajos asignados a las Direcciones, Coordinaciones y demás Unidades a los fines de lograr un mejor desempeño en la gestión. 4. Revisa y direcciona la correspondencia. 5. Revisa y envía al Procurador(a) General del Estado Yaracuy para la firma, los Dictámenes, opiniones jurídicas y cualquier otro documento o informe que por su naturaleza requiera la firma o el aval del mismo. 6. Coordina con el Despacho del Procurador, la realización de las reuniones del Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy y las del Comité de Coordinación de la Procuraduría General del Estado. 7. Mantiene informado al Procurador(a) General del Estado Yaracuy del desarrollo, resultados y logros de las actividades programadas en la Procuraduría General del Estado. Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección General
8. Vela por el cumplimiento de las normas, reglamentos y procedimientos internos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 9. Garantiza que el proceso de elaboración del Presupuesto de ingresos y gastos, formulación del Plan Operativo Anual y la Memoria y Cuenta se haga con la oportunidad y la calidad que se requiere. 10. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Dirección, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado. 11. Realiza las actividades y tareas que le sean asignadas por el Procurador(a) General del Estado Yaracuy.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Jefe(a) de la Unidad de Planificación y Presupuesto.
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: •
Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Yaracuy.
•
Secretaría de Administración y Finanzas de la Gobernación del Estado Yaracuy.
•
Dirección de Presupuesto de la Gobernación del Estado Yaracuy.
•
Gabinete General de Gobierno del Estado Yaracuy.
•
Oficina Nacional de Presupuesto (ONAPRE).
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Versión : 2010-01 Hoja 38 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto
OBJETIVO: Asegurar el óptimo desempeño en los procesos y sistemas de planificación y de formulación, modificación y control de ejecución del presupuesto de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, así como promover la definición de los lineamientos y objetivos estratégicos de la Procuraduría, todo ello con el fin de facilitar la toma de decisiones y la evaluación del impacto de los mismos. FUNCIONES: 1. Establece criterios y orientaciones para la concepción y diseño de políticas, lineamientos y demás elementos metodológicos necesarios para la elaboración y ejecución de los planes operativos anuales, programas, proyectos y actividades de funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Yaracuy y la respectiva asignación de los recursos presupuestarios. 2. Asesora al Procurador(a) en la toma de decisiones relacionadas con la definición de políticas, objetivos, metas operativas y estratégicas, así como en la asignación de los recursos presupuestarios. 3. Define los criterios y lineamientos para el diseño, desarrollo o mantenimiento de bases de datos e información, metodologías, procedimientos, estadísticas, actividades y demás elementos necesarios para la adecuada y oportuna ejecución de los ciclos anuales de formulación de los planes operativos y los respectivos presupuestos de las diferentes Unidades Orgánicas. 4. Orienta y efectúa control y seguimiento sobre las acciones necesarias para la obtención y procesamiento de información, informes u otros instrumentos inherentes al proceso de planificación y presupuesto. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 39 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto
5. Coordina y supervisa el diseño de indicadores de gestión de la Direcciones, Coordinaciones y demás Unidades operativas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 6. Dicta las pautas y criterios metodológicos y estratégicos para el análisis, definición o diagnóstico de las proyecciones de gastos e ingresos, la ejecución de los planes y presupuestos, así como de las variables de entorno que las afectan, a fin de contar con el adecuado soporte para la formulación de políticas, planes y presupuestos, establecer conclusiones y recomendaciones sobre la eficiencia y eficacia de los mismos y proponer los ajustes necesarios en los correspondientes objetivos, metas o recursos asignados. 7. Establece las pautas y lineamientos para llevar a cabo la evaluación de las actividades, incluyendo el desarrollo de metodologías para valorar la efectividad del costo estimado en función de parámetros o indicadores que reflejen los objetivos estratégicos de la gestión institucional. 8. Orienta y promueve la discusión de la misión, visión y objetivos estratégicos de la Procuraduría, a fin de establecer el marco de referencia para el desarrollo de planes y proyectos a mediano y largo plazo. 9. Analiza y revisa las solicitudes de modificaciones o traslados presupuestarios que deban ser sometidas a su consideración y emite opinión al respecto. 10. Apoya a las unidades ejecutoras de fondos en avance en las reorientaciones de recursos durante la ejecución de los mismos. 11. Asesora a las Unidades Orgánicas de la Procuraduría en la correcta imputación presupuestaria de sus recursos financieros.
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Versión : 2010-01 Hoja 40 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto
12. Prepara el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. 13. Dicta la pauta metodológica, presta asesoría técnica y consolida la información de gestión y presupuestaria de las diferentes Unidades Orgánicas en la elaboración del Informe de la Memoria y Cuenta Anual. 14. Coordina las relaciones con entes externos, a fin de obtener o proveer información inherente a los procesos de planificación y presupuesto de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 15. Participa en el Comité de Coordinación de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 16. Supervisa al personal adscrito a su Unidad. 17. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 18. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) y/o la Dirección de Administración.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo
UNIDAD DE INFORMACIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Jefe(a) de la Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo.
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Secretaría de Comunicación e Información de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Oficina de Protocolo y Relaciones Interinstitucionales de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Medios de Comunicación Social (Prensa, Radio y Televisión) OBJETIVO: Diseñar todo lo relacionado con la imagen corporativa de la Procuraduría General del Estado, la difusión de sus logros y resultados, así como la coordinación de eventos donde intervenga el Procurador(a) General del Estado junto a su equipo de trabajo, cuidando y cumpliendo las normas que rigen el protocolo. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 43 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo
FUNCIONES: 1. Recopila información de gestión y promoción de la Procuraduría General del Estado Yaracuy para difundirla a través de los medios de comunicación: prensa escrita, radio y televisión. 2. Diseña estrategias orientadas a mantener vigente la imagen del Procurador(a) y de la Institución que representa. 3. Mantiene contacto permanente con los diversos medios de comunicación para lograr el adecuado tratamiento y difusión de las informaciones que genera la Procuraduría General del Estado Yaracuy 4. Coordina la eficaz cobertura de las pautas
para que la información que se
genere sea difundida por los diversos medios de comunicación. 5. Supervisa la redacción, elaboración y emisión de las notas de prensa, a objetos que éstas sean publicadas por los medios de comunicación. 6. Coordina y ejecuta un plan de acción destinado a las mejores relaciones con los medios de comunicación social para conservar la imagen de la Procuraduría General del Estado Yaracuy ante la colectividad. 7. Supervisa el correcto manejo y funcionamiento de los archivos fotográficos y audiovisuales, para preservar la información de las actividades, eventos, entre otros, donde participe la Procuraduría General del Estado. 8. Promueve y fortalece las relaciones institucionales con los diferentes organismos públicos, privados e instituciones no gubernamentales. 9. Mantiene actualizado el directorio protocolar de las Instituciones Públicas con la cual mantiene relaciones la Procuraduría General del Estado. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 44 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo
10. Coordina la logística requerida en las diferentes actividades que organiza o participa la Procuraduría General del Estado. 11. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado. 12. Realiza las actividades y tareas que le sean asignadas por el Procurador(a) General del Estado Yaracuy.
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Versión : 2010-01 Hoja 45 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Litigios y Representación
DIRECCIÓN DE LITIGIOS Y REPRESENTACIÓN
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Versión : 2010-01 Hoja 46 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Litigios y Representación
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Director(a) de Litigios y Representación.
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Órganos Jurisdiccionales. OBJETIVO: Planificar, coordinar, organizar y controlar los procesos judiciales y extrajudiciales con el fin de defender y representar los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 47 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Litigios y Representación
FUNCIONES: 1. Planifica y establece estrategias en cada uno de los juicios incoados en contra de los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 2. Representa y defiende en sede jurisdiccional y administrativa las demandas o reclamos que se susciten entre el Estado y personas públicas o privadas. 3. Redacta y suscribe, conforme a lo establecido en las normativas legales, los documentos contentivos de acuerdos, convenios, desistimientos, transacciones, relacionados con las demandas y reclamaciones donde se afecten los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 4. Realiza el seguimiento y control en
todos y cada uno de los juicios y
reclamaciones llevados por la Procuraduría General de Estado Yaracuy. 5. Garantiza los principios de transparencia, eficacia, eficiencia, oportunidad, acceso a la información en todos y cada uno de los actos administrativos, juicios y reclamaciones llevados por la Procuraduría General de Estado Yaracuy o en contra del Estado o sus Instituciones. 6. Acompaña y asesora en los juicios en que intervenga o sea parte los Institutos Autónomos, Fundaciones,
Empresas, Asociaciones, Sociedades Civiles o
Mercantiles o demás entes dependientes de la Gobernación del Estado. 7. Apoya en la elaboración de proyectos de demandas de nulidad, por razones de inconstitucionalidad e ilegalidad de los actos del Poder Público Nacional, Estadal y Municipal. 8. Apoya en la elaboración de proyectos de
resoluciones internas de la
Procuraduría General del Estado Yaracuy.
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Versión : 2010-01 Hoja 48 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Litigios y Representación
9. Sistematiza en una base datos todos y cada uno de los juicios o reclamaciones llevados por o contra la Procuraduría General de Estado Yaracuy. 10. Elabora informe sobre sus actividades realizadas y remite al Procurador General del Estado Yaracuy. 11. Mantiene informado al Director(a) General del desarrollo, resultado y logros de las actividades programadas en la Dirección. 12. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Dirección, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado. 13. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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Versión : 2010-01 Hoja 49 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica
DIRECCIÓN DE OPINIÓN LEGAL Y ASESORÍA JURÍDICA
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Versión : 2010-01 Hoja 50 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Director(a) de Opinión Legal y Asesoría Jurídica.
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Contraloría General del Estado Yaracuy. OBJETIVO: Planificar, coordinar y organizar las asesorías relacionadas con derechos, bienes e intereses patrimoniales, requeridas por Organismos del Poder Ejecutivo Estadal y sus Entes Descentralizados, Poder Ejecutivo Municipal, Poder Legislativo Estadal y Elaborado con la Asesoría de:
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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY
Versión : 2010-01 Hoja 51 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica
Municipal, la Contraloría General del Estado, así como dictaminar y emitir opinión jurídica de conformidad a los establecido en la leyes, normas, decretos y reglamentos. FUNCIONES: 1. Asesora jurídicamente, en materia laboral y administrativo, a los Órganos del Poder Ejecutivo Estadal y sus Entes Descentralizados, Poder Ejecutivo Municipal, Poder Legislativo Estadal y Municipal, la
Contraloría General del
Estado sobre los actos que estén relacionados o afecten los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 2. Apoya al Despacho del Gobernador del Estado en la redacción de las decisiones de los recursos jerárquicos intentados o solicitados. 3. Elabora proyectos de dictámenes en materia de incapacidad, jubilación, pensión de sobreviviente, prestaciones sociales, deudas adquiridas en ejercicios fiscales anteriores o cualquier acto de disposición relacionada directa o indirectamente con los derechos, bienes e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 4. Revisa y formula opinión jurídica sobre los proyectos de convenios, contratos o demás actos jurídicos a ser suscritos por el Estado Yaracuy, cuyo contenido esté relacionado directa o indirectamente con sus derechos, bienes e intereses patrimoniales. 5. Apoya en la elaboración de proyectos de
resoluciones internas de la
Procuraduría General del Estado Yaracuy en materia de su competencia. 6. Apoya al Despacho del Procurador(a) del Estado Yaracuy en la redacción de las decisiones de los recursos jerárquicos intentados o solicitados.
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Versión : 2010-01 Hoja 52 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica
7. Realiza los estudios jurídicos especiales que le sean encomendados por el Procurador(a) General del Estado Yaracuy. 8. Ejerce funciones de órgano consultivo jurídico interno dentro de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 9. Sistematiza en una base datos todos y cada una de las actividades realizadas por la Dirección. 10. Elabora informe sobre sus actividades realizadas y remite al Procurador(a) General del Estado Yaracuy 11. Mantiene informado al Director(a) General del Estado Yaracuy del desarrollo, resultado y logros de las actividades programadas en la Dirección. 12. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Dirección, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado. 13. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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Versión : 2010-01 Hoja 53 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Administración
DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN
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Versión : 2010-01 Hoja 54 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Administración
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Coordinación de Servicios Generales Coordinación de Compras y Bienes Coordinación de Informática Coordinación de Recursos Humanos. Responsable: Director(a) de Administración
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Comisión Única de Contrataciones de Bienes y Servicios de la Gobernación de Estado Yaracuy. • Organismos de Hacienda y recaudación Tributaria Nacional. • Oficina Nacional de Contabilidad. • Servicio Nacional de Contrataciones. • Entidades Bancarias, aseguradoras. • Organizaciones Públicas y Privadas. • Proveedores de bienes y servicios. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 55 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Administración
OBJETIVO: Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las operaciones administrativas, los movimientos de ingresos y egresos de los recursos financieros, el proceso de adquisición, registro y control de bienes y contratación de servicios, a fin de garantizar el uso racional de los recursos, su máximo rendimiento y aprovechamiento,
el
resguardo del patrimonio de la Institución, cumpliendo con las disposiciones legales, principios, normas y procedimientos establecidos, permitiendo procesar, interpretar y exponer los hechos económicos-financieros de la Organización, satisfacer los requerimientos de las distintas Unidades Orgánicas que la conforman y el cumplimiento de sus objetivos y metas. FUNCIONES: 1. Establece los mecanismos necesarios para la óptima racionalización de los recursos financieros y administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 2. Coordina y supervisa las diferentes actividades administrativas, financieras y contables, según los procedimientos administrativos y operativos vigentes. 3. Garantiza el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para el registro de las operaciones que se ejecutan y su contabilización en el Sistema Automatizado existente. 4. Efectúa el proceso de revisión y conformación de los documentos de soporte que sustentan los registros contables, a fin de garantizar la exactitud y confiabilidad de la información. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 56 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Administración
5. Efectúa el proceso de tramitación y elaboración de cheques y transferencias correspondientes a los pagos a realizar por la Procuraduría General del Estado Yaracuy, a fin de garantizar el cabal cumplimiento de los compromisos contraídos 6. Garantiza el estricto cumplimiento de las políticas, disposiciones
legales y
normativa establecida para el control y manejo del Tesoro Institucional. 7. Coordina, controla y mantiene actualizadas las diferentes cuentas que maneja la Institución con las Entidades Bancarias con que se relaciona. 8. Programa los desembolsos financieros en coordinación con la Dirección de Planificación y Presupuesto. 9. Garantiza la preparación de los informes mensuales del Flujo de Caja y Bancos, para la debida información y soporte del proceso de toma de decisiones. 10. Ejerce la custodia de los valores, títulos y cheques recibidos y otros instrumentos financieros pertenecientes a la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 11. Apoya y asesora al Procurador(a) en la formulación de políticas y normas de carácter administrativo que contribuyan a la eficiente operatividad de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 12. Apoya el proceso de formulación de Presupuesto de Ingreso y Gastos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy,
según los procedimientos y
lineamientos establecidos para tal fin. 13. Dirige y controla las actividades para la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con la normativa interna y legal pertinente.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Administración
14. Diseña normas y lineamientos generales que contribuyan a optimizar los recursos destinados para la adquisición de bienes y servicios, así como acciones tendentes a garantizar su uso racional y efectivo por parte de las distintas dependencias. 15. Elabora y presenta los informes periódicos sobre la Gestión Administrativa Financiera de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 16. Establece mecanismos que permitan mantener una información actualizada y fidedigna, sobre los aspectos financieros y transacciones bancarias que ejecuta la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 17. Planifica, dirige y supervisa los procesos de pagos que efectúe la Procuraduría General del Estado Yaracuy con terceros, garantizando que se realicen de manera oportuna y efectiva. 18. Revisa y conforma los Estados Financieros de la Procuraduría General del Estado Yaracuy y los presenta al Procurador(a) para su aprobación. 19. Establece y mantiene relaciones con los entes nacionales, regionales y locales, así como con organismos
de tipo financiero a fin
de garantizar el buen
funcionamiento de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 20. Dirige y controla el registro del inventario de bienes muebles e inmuebles de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 21. Dirige y controla la política de cobranza y facturación. 22. Revisa y aprueba las Rendiciones de Cuentas de los Fondos en Avance que sean constituidos. Elaborado con la Asesoría de:
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23. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos establecidos. 24. Cumple con cualquier otra función que le sea asignada por el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Servicios Generales
COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Servicios Generales
Depende de: Dirección de Administración Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Coordinador(a) de Servicios Generales
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Proveedores de bienes y servicios. OBJETIVO: Normar, implantar, supervisar y controlar los procedimientos orientados a brindar servicios de aseo, mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de reparaciones menores relacionadas con trabajos de albañilería, plomería, herrería, pintura, electricidad, instalaciones de agua potable y servida y similar, en todas y cada una de las dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, prestando dicho servicio en forma, oportuna, eficaz, eficiente y segura. Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Servicios Generales
FUNCIONES: 1. Planea, organiza, dirige, controla, evalúa, supervisa y coordina toda acción propuesta dentro de los servicios de aseo y mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de reparaciones menores de las diferentes dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, garantizando un adecuado ambiente de trabajo. 2. Controla las actividades de seguridad industrial e higiene ocupacional, estableciendo planes, programas, políticas y normas, a fin de garantizar la eficacia y la eficiencia de las operaciones de prevención de accidentes y/o enfermedades ocupacionales, de acuerdo a las disposiciones y principios emanados por las leyes, reglamentos, normas y los entes reguladores de la materia. 3. Promueve la constitución del Comité de Seguridad y Salud Laboral mediante los mecanismos establecidos en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo y sus Reglamentos. 4. Supervisa, evalúa y controla la ejecución de los contratos de servicios, en materia de mantenimiento, suscritos con la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 5. Recibe, revisa, almacena, custodia y distribuye todos los bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros que se requieran para las labores de aseo y mantenimiento.
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6. Garantiza que los bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros requeridos para las labores de aseo y mantenimiento se encuentren bien resguardados 7. Planifica y programa la frecuencia de revisiones del sistema eléctrico e iluminación, pintura, instalaciones de aguas, funcionamiento de puertas y ventanas, mobiliarios, cortinas y alfombras, sistema de seguridad contra incendios, aire acondicionados, entre otros. 8. Garantiza que los productos de limpieza y desinfectantes que se utilizan en las operaciones de aseo, estén debidamente registrados y respaldados por los proveedores y mantengan un grado aceptable de seguridad. Cuando sean de uso especial se dará a conocer las instrucciones de uso al personal de aseo. 9. Se asegura de llenar el formulario de control de las actividades de aseo y mantenimiento, el cual deberá ser firmado por el funcionario responsable que haya recibido el servicio. 10. Suministra la información necesaria con las ofertas para la prestación de servicios de mantenimiento, con el objeto de seleccionar la empresa que ofrezca el servicio de mayor calidad y mejor precio. 11. Controla que el personal a su cargo cumpla con las disposiciones establecidas en lo que se refiere a los métodos sobre aseo, mantenimiento, uso y localización de los bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros. 12. Programa las entregas de los bienes, materiales,
suministros, herramientas,
equipos y otros requeridos por las operaciones de aseo y mantenimiento. Elaborado con la Asesoría de:
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13. Acredita en documentos a través de la firma y el sello, su conformidad con bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros que ingresan y los que se retiran del área definida para su depósito. 14. Establece un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y control de los bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros, bajo su responsabilidad. 15. Verifica que los bienes, materiales, suministros, herramientas, equipos y otros que se reciban así como la factura, cumplan totalmente con las especificaciones asentadas en el pedido en términos de características, calidad, precio, cantidad, entre otros. 16. Vela para que los funcionarios encargados del servicio de aseo y mantenimiento realicen sus funciones con seguridad, calidad y la prontitud requerida. 17. Garantiza el suministro de información sincera, veraz y oportuna sobre el estado y la cuantía de bienes, materiales, suministros, equipos y otros, a los efectos de mostrar cifras ciertas y una adecuada y completa descripción de cada uno, de forma que sea posible su valoración, ubicación e identificación. 18. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 19. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) y/o la Dirección de Administración.
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COORDINACIÓN DE COMPRAS COMPRAS Y BIENES
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Depende de: Dirección de Administración Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Coordinador(a) de Compras y Bienes
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Servicio Nacional de Contrataciones • Comisión Única de Contrataciones de Bienes y Servicios de la Gobernación de Estado Yaracuy • Contraloría General del Estado Yaracuy • Proveedores de bienes y Servicios OBJETIVO: Planificar, coordinar, ejecutar, supervisar y controlar el proceso, previo al análisis comparativo de precios, de la adquisición y registro de bienes y contratación de servicios, para satisfacer los requerimientos de las distintas Unidades Orgánicas que Elaborado con la Asesoría de:
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conforman a la Procuraduría General del Estado Yaracuy, garantizando calidad, precios justos y razonables, su entrega oportuna y asegurando la permanencia y resguardo de esos bienes, en estricto apego a lo establecido en las Leyes y Reglamentos que regulan la materia. FUNCIONES: 1. Efectúa el registro y control de las operaciones relativas a los bienes muebles e inmuebles de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, tales como compras, ventas, permutas, traslados, donaciones, desincorporaciones y en general toda transacción que esté vinculada con los bienes. 2. Coordina y controla las actividades para la adquisición de bienes y servicios, de acuerdo con la normativa interna y legal pertinente y en atención a las especificaciones suministradas por las dependencias solicitantes. 3. Asesora a las distintas dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy durante el proceso de formulación del anteproyecto de presupuesto anual, en lo concerniente al costo de materiales y equipos. 4. Programa los requerimientos de equipos, materiales y artículos de oficina, entre otros, que demanden las dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 5. Implanta normas y lineamientos generales que contribuyan a optimizar los recursos destinados para la adquisición de bienes y servicios, así como acciones tendentes a garantizar su uso racional y efectivo por parte de las distintas dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 6. Realiza solicitudes y el análisis de cotizaciones de cada uno de los bienes y servicios a ser adquiridos en atención a las solicitudes de las Unidades Elaborado con la Asesoría de:
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Orgánicas de la Procuraduría, con la finalidad de garantizar la transparencia del proceso de compras, y adquirir los bienes y servicios de mayor calidad y a un precio justo y razonable. 7. Lleva un registro interno de proveedores de bienes y servicios, estableciendo la coordinación correspondiente con la Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios para mantener su actualización. 8. Plantea al Director(a) de Administración la correspondiente tramitación ante la Comisión de Contrataciones, de las solicitudes de compra de bienes y servicios que por su naturaleza así lo requieran. 9. Verifica la recepción de bienes y servicios adquiridos y garantiza su concordancia cuantitativa y cualitativa; respecto a las especificaciones contenidas en las solicitudes y/o órdenes de compras. 10. Vela, dentro del ámbito de su competencia, por el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos de compras y gestiona ante el Director(a) de Administración, las reclamaciones que sean pertinentes en relación con las mismas. 11. Verifica las disponibilidades presupuestarias de las dependencias que emiten solicitudes de bienes y servicios. 12. Coordina la formación del inventario de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, considerando los recursos y materiales, la legislación vigente en la materia y la estructura orgánica. 13. Mantiene informada a todas las dependencias de la Procuraduría, sobre la normativa, instrucciones y formularios que deben utilizar para la formación del inventario de cada una de ellas, igualmente acerca de las sanciones civiles, Elaborado con la Asesoría de:
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penales y pecuniarias de que pueden ser objeto por la responsabilidad administrativa producto del incumplimiento del marco legal en esta materia. 14. Vigila que todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría, informen oportuna y verazmente sobre el estado y la existencia de los bienes bajo su custodia, constatando la validez de la información a través de auditorías, inspecciones oculares y otros mecanismos aleatorios de verificación. 15. Informa a la Dirección de Administración, sobre la conformación y mantenimiento del inventario de bienes con indicación clara y precisa de los logros alcanzados y las limitaciones encontradas durante el mencionado proceso. 16. Mantiene informada al Director(a) de Administración sobre la conformación y mantenimiento del inventario de bienes con indicación clara y precisa de los logros alcanzados y las limitaciones encontradas durante el mencionado proceso. 17. Elabora los expedientes necesarios para cada bien mueble o inmuebles a los fines de la verificación de la información de cada uno de ellos. 18. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 19. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Informática
COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Informática
Depende de: Dirección de Administración Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Coordinador(a) de Informática
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy. • Unidades de Informática de otros Organismos del Estado Yaracuy. • Proveedores de Bienes, Sistemas y Servicios de carácter Informático. OBJETIVO: Diseñar, implantar, planificar, evaluar y efectuar el control, seguimiento y mantenimiento a los diferentes sistemas y equipos de computación que se manejan en la Procuraduría General del Estado Yaracuy, a fin de garantizar su funcionabilidad y adaptabilidad a los
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Informática
diferentes procesos que se ejecutan en las Unidades Administrativas, Operativas y de Apoyo. FUNCIONES: 1. Define y supervisa el cumplimiento de los estándares de diseño, desarrollo, mantenimiento e implantación de sistemas automatizados. 2. Desarrolla e implanta normas y el procedimiento a seguir en el proceso de mantener actualizado el registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y Sistema administrativos, y demás servicio informático instalado en la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 3. Planifica, Coordina, ejecuta y resguarda las copias de seguridad o Backup’s de la información relevante y necesaria para la realización de los distintos procesos soportados en la plataforma informática de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 4. Diseña, ejecuta e
implanta mecanismos de seguridad e
integridad de
los
recursos de informática, base de datos, programas de aplicación, sistemas de redes y en general la información registrada en los sistemas, a fin de garantizar su consistencia, protección y resguardo. 5. Plantea, ejecuta e implanta las adecuaciones o creación de aplicaciones informáticas, conforme a las necesidades de las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 6. Atiende y encauza los requerimientos que en el área de sistemas informáticos formulen las diferentes dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 72 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Informática
7. Programa y ejecuta las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de computación y de software de aplicaciones, sistemas operativos, red de transmisión de datos y bases de datos. 8. Instituye mecanismos que permitan detectar, analizar, desarrollar y evaluar las necesidades de automatización de la información en lo referente al software en las diferentes dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 9. Formula, aplica y difunde adecuadas normas de seguridad para la conservación de los equipos, programas, documentación y archivos de computación. 10. Define los criterios de evaluación de los proveedores de bienes y servicios informáticos para los procesos de contratación a que haya lugar, en concordancia con la normativa legal vigente. 11. Programa y ejecuta auditorias a los sistemas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con el objeto de detectar posibles deficiencias, medir el cumplimiento de las normas de control interno, introducir mejoras en los mismos y asegurar que sean incluidos los patrones mínimos de desarrollo y especificaciones de diseño. 12. Diseña, administra y mantiene actualizado un portal oficial digital con información de la Procuraduría General del Estado Yaracuy referente a los objetivos, misión, visión, valores, programas, proyectos, resultados y logros, entre otras. 13. Asesora a los usuarios en el manejo y uso de los equipos de computación, suministrándole las recomendaciones y lineamentos necesarios para garantizar la operatividad de los mismos.
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Versión : 2010-01 Hoja 73 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Informática
14. Desarrolla programas de adiestramiento en base a las necesidades de los usuarios de los diferentes sistemas que operan en la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 15. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 16. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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Versión : 2010-01 Hoja 74 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Recursos Humanos
COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
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Versión : 2010-01 Hoja 75 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Recursos Humanos
Depende de: Dirección de Administración Unidades adscritas: Ninguna Responsable: Coordinador(a) de Recursos Humanos
Relaciones internas: Con todas las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Relaciones externas: •
Dirección de Recursos Humanos de la Gobernación del Estado Yaracuy.
•
Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional.
OBJETIVO: Corresponderá a la Coordinación de Recursos Humanos gestionar y aplicar los procesos vinculados al Recurso Humano de la Procuraduría General del Estado Yaracuy a través de las técnicas, normas, planes, programas y políticas de personal vigentes, a fin de disponer y conservar al mejor capital humano en función de la misión y la visión de la Organización. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 76 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Recursos Humanos
FUNCIONES: 1. Dirige y coordina la implantación de los subsistemas de reclutamiento y selección, adiestramiento y desarrollo, clasificación y remuneración, evaluación, control y documentación, nómina y beneficios laborales. 2. Formula el Plan de Recursos Humanos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy y lo somete a la aprobación del Procurador(a) General del Estado Yaracuy, para asegurar su ejecución y seguimiento. 3. Asiste a la Procurador(a) General del Estado Yaracuy en materia de recursos humanos. 4. Asesora a las Unidades de la Procuraduría General del Estado Yaracuy en la aplicación de políticas, normas y procedimientos de recursos humanos. 5. Vela por el cumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y demás legislaciones que regulen la administración de los recursos humanos. 6. Propone ante el Procurador(a) General del Estado Yaracuy los nombramientos de ingreso, retiros y demás movimientos de personal. 7. Planifica, coordina y realiza los concursos para el ingreso o ascenso en la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 8. Aplica programas de inducción al personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 9. Propicia y fomenta la coordinación del trabajo entre las diferentes Direcciones y Unidades. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 77 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Recursos Humanos
10. Representa la Procuraduría General del Estado Yaracuy ante los organismos gubernamentales relacionados con la gestión de recursos humanos. 11. Establece convenios con Instituciones públicas y privadas para la capacitación del personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, en las áreas que se consideren prioritarias. 12. Maneja, aplica y mantiene actualizado el Manual Descriptivo de Cargos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 13. Coordina con la Dirección de Administración, las diferentes incidencias presupuestarias derivadas por el incremento de sueldos, primas, bonos y otros complementos del personal. 14. Organiza, coordina y supervisa las actividades de custodia y mantenimiento del archivo del personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 15. Controla la puntualidad y asistencia de todo el personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, mediante sistemas y métodos adecuados. 16. Asesora a las diferentes Direcciones y Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, sobre la solución de problemas de índole disciplinaria que se presenten, de acuerdo a las normas, reglamentos y leyes en materia de personal. 17. Coordina y tramita todo lo relacionado con el Seguro Social Obligatorio, el Fondo de Jubilación y Pensiones, Ley de Política Habitacional, entre otras obligaciones legales.
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Versión : 2010-01 Hoja 78 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Coordinación de Recursos Humanos
18. Instruye los expedientes disciplinarios a los funcionarios o funcionarias incursos en hechos que pudieran dar lugar a las sanciones disciplinarias previstas en la ley. 19. Coordina la elaboración del Plan Operativo Anual y del Presupuesto de su Coordinación. 20. Establece y coordina las operaciones relacionadas con las normas y procedimientos
en
materia
de
seguridad
integral,
establecidos
por
la
organización en el marco de la Ley que rige la materia y sus Reglamentos. 21. Supervisa al personal adscrito a su Coordinación. 22. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a su unidad, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 23. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) y/o la Dirección de Administración.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios
DIRECCIÓN DE REGISTRO ESTADAL DE CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y SERVICIOS
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios
Depende de: Dirección General Unidades adscritas: Ninguna Cargo Responsable: Director(a) de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios.
Relaciones internas: Con el Despacho del Procurador(a), la Dirección General y la Coordinación de Compras y Bienes. Relaciones externas: • Gobernación del Estado Yaracuy y demás organismos dependientes de ella. • Ministerios y Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Nacional. • Oficinas dependientes del Poder Ejecutivo Municipal. • Registro Nacional de Contratistas. • Registros Auxiliares de los Entes Descentralizados de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Empresas. • Contratistas. • Proveedores. Elaborado con la Asesoría de:
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios
OBJETIVO: Centralizar, organizar, y suministrar en forma eficiente, confiable y oportuna, información básica sobre la constitución, creación, capacidad técnica, económica, financiera y demás aspectos legales fundamentales, de las personas jurídicas o naturales interesadas en contratar con el Estado Yaracuy. Así como también, clasificar y evaluar las empresas contratistas, proveedores de Bienes y/o prestadores de servicios de conformidad con lo establecido en la normativa legal correspondiente. FUNCIONES: 1. Establece las normas, organización y funcionamiento del Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios, así como los criterios conforme a los cuales se realizaran las clasificaciones de especialidad y la calificación legal y financiera de los interesados a los fines de su inscripción en el Registro. 2. Diseña
y
coordina
la implementación
de
sistemas
de
información
y
procedimientos referidos a la aplicación de las leyes, normas y reglamentos que rige la materia. 3. Mantiene en condiciones adecuadas para su funcionamiento el Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios. 4. Recibe las solicitudes de los proveedores para su inscripción y/o actualización en el Registro Estadal de Contratistas. 5. Requiere de los contratistas toda la documentación que determine, mediante Providencia, el
Servicio Nacional de Contrataciones para su debida
identificación, calificación legal y financiera. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 82 de 108
MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios
6. Efectúa de
conformidad a la normativa legal vigente y lo que establece el
Servicio Nacional de Contrataciones, el análisis y verificación de la información legal financiera y de la especialidad que suministra el proveedor para la obtención de su certificado. 7. Envía al Registro Nacional de Contratistas la información requerida sobre: la Inscripción, actualización o renovación en base a las normas establecidas por el Servicio Nacional de Contrataciones. 8. Suministra la información a los solicitantes sobre el proceso de inscripción y/o actualización del certificado según la normativa legal. 9. Suspende del Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios a los infractores de la normativa legal que regula la materia. 10. Propone al Procurador(a) del Estado Yaracuy las reglamentaciones necesarias para el eficaz, efectivo y oportuno funcionamiento del Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios. 11. Prepara proyectos de reglamentos internos y lo somete a consideración del Procurador (a) General del Estado. 12. Emite dictámenes sobre los asuntos de su competencia, cuando así lo requieran las autoridades judiciales o administrativas. 13. Solicita, recaba, sistematiza, divulga y suministra a todas las personas que soliciten información sobre la programación anual y el sumario trimestral de contrataciones.
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MANUAL DE FUNCIONES Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios
14. Sistematiza, organiza, consolida y hace seguimiento de los datos enviados por los registros auxiliares. 15. Estudia los sistemas de información de los Registros Auxiliares y formula las observaciones y recomendaciones que estime pertinentes. 16. Otorga certificados de inscripción en el Registro Estadal de las empresas Contratistas, Proveedores y servicios registrados. 17. Elabora y publica periódicamente un directorio que contenga la razón social, especialidad y número de inscripción de las empresas contratistas, proveedores de bienes y/o prestadores de servicios. 18. Salvaguarda los bienes, muebles y equipos a su cargo y administra racionalmente los recursos asignados a la Dirección, de acuerdo a los lineamientos administrativos de la Procuraduría General del Estado. 19. Las demás funciones que le asigne el Procurador(a) según los requerimientos institucionales.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Ámbito de Competencia: Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano practica dentro de un marco de acción. Que determina los límites y alcances de sus acciones. Acciones Correctivas: Acción implementada para corregir las causas que generaron un problema o un resultado no acorde con lo esperado. Acción de Control: Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de los órganos del Sistema de Control Fiscal designados y contratados para tal fin, para dar cumplimiento, mediante la aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo, a las atribuciones que le confiere la ley. Comprende las auditorías y exámenes especiales, programados. Actividad: Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que la Entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías usuales. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente a través de sus Componentes y Metas. Actividades de Control Gerencial: Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Activo Informático: Bienes de una organización, que se encuentran relacionados directa o indirectamente con la actividad informática, entre ellos se cuentan: •
La información mecanizada (no están incluidos los documentos fuentes que la generan).
•
Medios de comunicación que se utilizan para la transmisión de datos mecanizados (redes de computadoras, correo electrónico, etc.)
•
Medios magnéticos y ópticos de almacenamiento de la información
•
Programas y aplicaciones de la Institución, ya sea desarrollado por ésta, adquiridos o alquilados a terceros.
•
Manuales, procedimientos y reglamentaciones afines al área de la informática (Plan de Contingencia, procedimiento de seguridad, etc.)
Acuerdos: Son decisiones específicas sobre cualquier asunto de interés público, vecinal o institucional que expresan la opinión de la Organización. Adquisición: Acción orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos sobre un bien. Elaborado con la Asesoría de:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Administrador de Bases de Datos: Es el responsable de asegurarse que la base de datos esté lo más rica posible, con los datos necesarios, de optimizarla, de crear respaldos y de importar y exportar datos. Administración Pública: En el derecho administrativo, es la actividad administrativa del Estado que tiene en vista el bien común y la justicia distributiva, cuando dicta y aplica las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes. Afectación presupuestaria de gastos: Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestaria de los gastos previstos en el Presupuesto institucional, por efecto del registro de una Orden de Compra, Orden de Servicio o cualquier documento que comprometa una Asignación Presupuestaria. Alcance de la Auditoría: La determinación del alcance implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados y la profundidad que tendrán las pruebas a realizar en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser adoptada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoría, así como la trascendencia de los posibles resultados a informar. Ambiente de Control Interno: Está referido a cómo los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Anticipos a Proveedores: Pagos previos que en ocasiones, por las características de la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes a cuenta de sus pedidos. Año Fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario. Aseveraciones en los Estados Financieros: Las aseveraciones generales, que son implícitas en los Estados Financieros, se refieren a los principios contables, a la presentación y revelación y la razonabilidad global de presentación de los Estados en conjunto. Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados por una determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales, debiendo consignarse, necesariamente, en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad. Asociación Civil: Se denomina asociación civil a aquella entidad privada sin ánimo de lucro y con personalidad jurídica plena integrada por personas físicas para el cumplimiento de fines culturales, educativos, de divulgación, deportivos o de índole similar al objeto de fomentar entre sus socios y/o terceros alguna actividad social. Elaborado con la Asesoría de:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Atribución o Facultad: Términos que se emplean indistintamente para señalar el poder o capacidad de decisión que, mediante una disposición legal, se le confiere al Titular del cargo y, por tanto, la persona que lo desempeña asume la responsabilidad de realizar determinados actos administrativos conferidos expresamente. Auditoría de Estados Financieros: El examen de los Estados Financieros efectuados por un auditor para expresar una opinión sobre si los Estados Financieros, tomados en su conjunto, presentan razonablemente la situación financiera (o dan una imagen verdadera y razonable de ella), los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases de contabilidad pertinentes y apropiadas) Auditoría de Gestión: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público. Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente. Auditoría Financiera: La auditoría de Estados Financieros tiene por objeto determinar si estos, auditados, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivos, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen. La auditoría de estados financieros en particular se aplica a programas, actividades o segmentos, con el propósito de determinar si estos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente. Autorización: Proceso destinado a determinar qué tipos de actividades se permiten. Normalmente, la autorización, está en el contexto de la autentificación. Otorgamiento de permiso a realizar determinadas acciones sobre determinados datos. Proceso por el que se acredita a un sujeto o entidad para realizar una acción determinada. Base de Datos: Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y que están almacenados con criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la de almacenar grandes cantidades de Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 87 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
datos de una manera no redundante y que permita las posibles consultas de acuerdo a los derechos de acceso. Base Imponible: Monto a partir del cual se calcula un impuesto determinado. En el impuesto sobre la renta, es el ingreso neto del contribuyente, descontadas las deducciones legales, sobre la base del cual éste deberá pagar impuestos. Beneficiario: La persona a cuyo favor se expide o cede un título de crédito. El que adquiere una utilidad, beneficio o ventaja que se origina en un contrato o en una sucesión hereditaria. El que goza de alguna manera de un bien o usufructo. Persona, agrupación o entidad que es favorecida con cualquier tipo de transferencias, sean éstas explícitas o implícitas. Bienes: Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. Los activos de cualquier tipo, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, y los documentos o instrumentos legales que acrediten, intenten probar o se refieran a la propiedad u otros derechos sobre dichos activos. Bienes del Dominio Privado: Aquellos bienes Inmuebles que por cualquier titulo formen parte del patrimonio municipal, salvo que se adquieran para destinarlos a la prestación de un servicio público o de interés social. También son terrenos del dominio privado los bienes desafectados de su condición de bien de dominio público, mediante Acuerdo dictado por el Concejo Municipal, previo cumplimiento de las formalidades y normativas previstas en el ordenamiento jurídico local. Bienes del Dominio Público: Aquellos bienes inmuebles que por imperativo de la Ley son definidos como tales; y aquellos destinados en forma permanente a algún establecimiento o servicio público municipal ó algún ramo de la administración municipal. Bienes y Servicios: Gastos para la adquisición de bienes, pago de viáticos y asignaciones por comisión de servicio o cambio de colocación, así como pagos por servicios de diversa naturaleza, sin vínculo laboral con la organización o personas jurídicas. Calificación Personal: La calificación personal representa el potencial laboral del funcionario. Comprende las características adquiridas por el funcionario en relación a las exigencias de la carrera y se expresa a través de: •
Los estudios de formación general
•
La capacitación específica
•
La experiencia adquirida.
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Versión : 2010-01 Hoja 88 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Capacitación: La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los funcionarios, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeño de los funcionarios, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluación. Características de la Evidencia de Auditoría: •
Suficiencia: Es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.
•
Competencia: Es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveración en particular y su confiabilidad.
•
Relevancia (pertinencia): Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.
Cargo: Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de calificaciones acorde con el tipo de función, puede ejercer, de manera competente, las atribuciones que su ejercicio le confiere. Causado: Es el momento presupuestario del gasto donde se hace exigible el pago de la obligación válidamente contraído mediante un compromiso previo; afectando los créditos presupuestarios con el registro definitivo a cargo de los créditos presupuestarios. Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Cierre Presupuestario: Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el Año Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de Presupuesto fija el período de regularización. Citación: Un aviso legal obligatorio de aparecer en ese entonces y la fecha especificada en ella. Será enviada generalmente con una forma para que le complete y vuelva.
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Versión : 2010-01 Hoja 89 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Ciudadano: Un ciudadano es un miembro de una comunidad política. Persona que posee derechos y deberes políticos en una nación o estado. Perteneciente o relativo a la ciudad; persona considerada como miembro activo de un Estado. Clasificación de Cargos: La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos exigidos para su desempeño. Compromiso: El compromiso es un acto emanado de autoridad competente, que afecta total o parcialmente las Asignaciones Presupuestarias, previo al pago de obligaciones contraídas de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio, dentro del marco establecido por las Leyes de Presupuesto. El Compromiso no debe exceder los niveles aprobados en la Asignación del Gasto ni de los Calendarios de Compromisos aprobados. Se prohíbe la realización de Compromiso si no se cuenta con la respectiva asignación presupuestaria aprobada. El Compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente "Específica del Gasto", reduciendo el importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria, a través del respectivo documento oficial. Compromiso del Gasto: Es un acto administrativo a través del cual la autoridad competente acuerda o contrata con un tercero la ejecución de una obra, la adquisición de un bien, la prestación de un servicio o la transferencia de recursos, entre otros, luego de cumplido el proceso establecido en el marco legal vigente. El compromiso es previo a la realización del gasto por obligaciones contraídas a través de disposición legal, contrato o convenio. En ningún caso puede realizarse con posterioridad al pago. El Compromiso afecta parcial o totalmente la Asignación Presupuestaria de la actividad o proyecto aprobado, en la Ley del Presupuesto y sus modificaciones presupuestarias y su cuantía se determina en forma cierta o aproximada, ésta última cuando no pueda calcularse exactamente, dentro del marco establecido por la normatividad presupuestaria vigente. El Compromiso no puede exceder los montos aprobados en las Asignaciones. El Compromiso no implica obligación de pago. Compromiso Presupuestario: Afectación preventiva de un crédito presupuestario, con el fin de asegurar los recursos para honrar las obligaciones válidamente adquiridas. Comunidad: Una comunidad es un grupo o conjunto de personas (o agentes) que comparten elementos en común, elementos tales como un idioma, costumbres, valores, tareas, visión de mundo, edad, ubicación geográfica (un barrio por ejemplo), estatus social, roles, etc. Conciliaciones Bancarias: Es la contrastación de los movimientos del libro de bancos de la entidad, con los saldos de los Estados de Cuenta Bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 90 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. Concurso de Ascenso de Personal: Es el proceso mediante el cual un trabajador se postula voluntariamente a una plaza vacante de remuneración mayor y que corresponde a un cargo que demanda mayores calificaciones por tener funciones de mayor responsabilidad. Consulta de Precios: Es la modalidad de selección de contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios. Contraloría General de la República: La Contraloría General de la República es una entidad descentralizada de Derecho Público que goza de autonomía conforme a su ley orgánica. Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de instituciones sujetas a control. Contratación: Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley. Contrato Actualizado: El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción del plazo. Contrato de Personal: Es toda relación contractual, que implica un vínculo laboral, entre una persona natural y una Entidad del Estado. Control de Gestión: El Control de Gestión es un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una Organización para lograr los objetivos planteados. Control de Asistencia y Permanencia: El Control de Asistencia y Permanencia es el proceso mediante el cual se regula la asistencia y permanencia de los funcionarios y servidores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos. Control Presupuestario: Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de Ingresos y Egresos así como de las Metas Presupuestarias establecidas para el Año Fiscal, respecto al Presupuesto Institucional Aprobado o Modificado, según sea el caso, con la finalidad de asegurar su cumplimiento y mantener actualizada la información relativa a los niveles de la ejecución, tanto en términos financieros como físicos. El Control Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 91 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para efectuar los trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la Fase de Evaluación Presupuestaria. Consejo Comunal: Son instancias de participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado ejercer directamente la gestión de las políticas públicas y proyectos orientados a responder a las necesidades y aspiraciones de las comunidades en la construcción de una sociedad de equidad y justicia social. Cooperativa: Es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los asociados, generalmente en el contexto de la economía de mercado o la economía mixta. Coordinación: acción de concertar medios, esfuerzos, etc., para una acción común. La coordinación consiste en la integración y enlace de distintos departamentos con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas. Crédito Presupuestario: Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de actividades y proyectos con cargo a anulaciones de otras actividades y proyectos, producto de una reprogramación de metas presupuestarias o de economías resultantes en la ejecución presupuestal. Cuenta: Es el instrumento de información administrativa de la gestión del sector público que contiene información y análisis de la actuación de las entidades del Estado en el cumplimiento de sus objetivos durante un ejercicio presupuestario. Debido Procedimiento: Derechos y garantías inherentes al debido procedimiento administrativo de que gozan los administrados para exponer sus argumentos, ofrecer y producir pruebas y obtener una decisión motivada y fundada en derecho. La institución del debido procedimiento administrativo se rige por los principios del Derecho Administrativo. Declaración: Se entiende por declaración a la expresión escrita mediante la cual las personas naturales o jurídicas afirman su situación o estado en relación a los requisitos que les solicita la Administración Pública, la misma que admite prueba en contrario. Decretos: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. Defensa Judicial: conjunto de actuaciones y procedimientos de carácter administrativo que adelanta una entidad pública con el fin de defender sus intereses que con ocasión de litigios se instaure contra la misma ante instancias judiciales. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 92 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Déficit Financiero: Es la diferencia negativa que resulta de la comparación entre el ahorro o desahorro en cuenta corriente y el déficit o superávit en la cuenta de capital. Expresa los requerimientos crediticios de las Entidades. Derecho: Es la tasa que debe pagar obligatoriamente el particular o usuario a la entidad, por concepto de tramitación de un procedimiento administrativo. Designación: La designación consiste en el desempeño de un cargo de responsabilidad directiva o de confianza por decisión de la autoridad competente en la misma o diferente entidad. Si el designado es un servidor de carrera, al término de la designación reasume funciones del grupo ocupacional y nivel de carrera que le corresponda en la entidad de origen. Desplazamiento de Personal: El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional. La rotación de personal es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento de los servidores y funcionarios a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar existencia de personal indispensable. Devengado: El Devengado es la obligación de pago que se asume como consecuencia del respectivo compromiso contraído. Comprende la liquidación, la identificación del acreedor y la determinación del monto, a través del respectivo documento oficial. En el caso de bienes y servicios se configura, a partir de la verificación de conformidad del bien decepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para los casos de gastos sin contraprestación inmediata o directa. El Devengado representa la afectación definitiva de una Asignación Presupuestaria. Dinero: Activo que cumple las funciones de medio de pago, reserva de valor y unidad de cuenta. En sentido estricto, se refiere al circulante y los depósitos a la vista. Efecto: Se refiere a la intervención planteada sobre la población beneficiada. Eficacia: Se refiere al grado de avance y/o cumplimiento de una determinada variable respecto a la programación prevista. Para efecto de la Evaluación Presupuestaria, la Eficacia se aplica al grado de ejecución de los ingresos y gastos respecto al Presupuesto Institucional aprobado y el Presupuesto Modificado, así como el grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Eficiencia: El Indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 93 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
humanos y materiales empleados para la consecución de las metas. Para efectos de la elaboración de la Evaluación Institucional, este indicador contrasta los recursos financieros y las metas. Ejecución del Gasto: La Ejecución del Gasto comprende las etapas del Compromiso, Causado y Pago. El procedimiento de la Ejecución de Gasto es el siguiente: •
Calendarización: Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestarios para un período dado.
•
Realización de compromisos: Emisión de documentos sustentatorios de compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio, etc.)
•
Determinación de Causados: Surgimiento de la obligación de gastar.
•
Autorización de pago: Tope que se autoriza a abonar a la subcuenta Presupuestaria.
Ejecución Financiera: La Ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan u obtienen los recursos que se utiliza durante el Año Fiscal. La Ejecución Financiera de los Egresos comprende el registro del causado y pagado de los compromisos realizados. Ejecución Presupuestaria: La Ejecución Presupuestaria de los Ingresos, es el registro de la información de los recursos captados, recaudados u obtenidos. La Ejecución Presupuestaria de los Egresos consiste en el registro de los Compromisos durante el Año Fiscal. La Ejecución Presupuestaria de las Metas Presupuestarias se verifica cuando se registra el cumplimiento total o parcial de las mismas. Ejercicio Presupuestario: El Ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año). Empresa: En economía, agente económico o unidad autónoma de control y decisión, que al utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos. Se trata de una organización que tiene objetivos definidos, como el lucro y el bien común o la beneficencia y para cuya consecuencia utiliza factores productivos y produce bienes y servicios. Empresa de Servicios: Empresa que presta servicios, pero que no participa en la producción de los bienes. Estados Financieros: Estados contables del ente público. Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujo de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 94 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Estructura de Cargos Clasificados: Conjunto interrelacionado de criterios sobre el tipo de función, el nivel de responsabilidad y los requisitos mínimos requeridos que rigen la clasificación de cargos. Estructura del Control Interno: Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de sus supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro de sus objetivos. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para el medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuación: •
Ambiente de Control Interno
•
Evaluación del Riesgo
•
Actividades de Control Gerencial
•
Sistemas de información y comunicaciones
•
Actividades de Monitoreo
Estructura Funcional: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa. Estructura Orgánica de la Entidad: Cada entidad debe diseñar su organización en base al criterio de racionalidad, de acuerdo a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Es la estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. El organigrama describe la estructura formal de la entidad. Ética: Está constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal. Evaluación del Riesgo: El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o externas que pueden afectar el registro, procesamiento y Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 95 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los Estados Financieros. Son elementos de la evaluación del riesgo, entre otros, cambios en el ambiente operativo del trabajo, ingreso de nuevo personal, implementación de sistemas de información nuevos y reorganización en la entidad. Evaluación del Riesgo de Auditoría: Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia en intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso. La evaluación del nivel de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo alto, medio o bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría. Evaluación Presupuestaria: Es el conjunto de procesos de análisis para determinar, sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos, a un momento dado, y su contrastación con el Presupuestos Institucional así como su incidencia en el logro de los Objetivos Institucionales. Evidencia de Auditoría: Viene a ser la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su opinión. La evidencia de auditoría abarca los documentos fuente y los registros contables que sustentan a los Estados Financieros y la información corroborativa proveniente de otras fuentes. Conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones del auditor. Expediente: Conjunto de documentos y de actuaciones que hacen referencia a la tramitación de un asunto o negocio. Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas, y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria. Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, mediciones, presupuesto, valor referencial, análisis de precios y fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios. Extrajudicial: Que se hace o trata fuera de la vía judicial. Fiscalización: Es un mecanismo de control que tiene una connotación muy amplia; se entiende como sinónimo de inspección, de vigilancia, de seguimiento de auditoría, de supervisión, de control y de alguna manera de evaluación, ya que evaluar es medir, y medir implica comparar. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 96 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Fondo Rotatorio: Es un préstamo que tiene por objeto proporcionar recursos financieros de inmediato y con la amplitud adecuada a las unidades responsables, a fin de permitirles sufragar aquellos gastos emergentes por conceptos específicos aprobados, y cuyo pago pueda tramitarse también de inmediato en forma directa, afectando el presupuesto. Funcionario Público: Considerase funcionario, al ciudadano que es elegido o designado por autoridad competente, conforme al ordenamiento legal, para desempeñar cargos del más alto nivel en los poderes públicos y los organismos con autonomía. Funciones Directivas: Son las funciones generales que se cumplen en todo órgano o unidad administrativa, formal o informalmente como instrumento de trabajo; siendo las principales: Planeamiento, Organización, Dirección y Control. Gastos Corrientes: Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en nómina (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios y otros gastos de la misma índole. Gestión Administrativa: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Gestión Presupuestaria: Es la capacidad para lograr sus Objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de las Metas Presupuestarias establecidas para un determinado Año Fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeño. Gestión Pública: Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas. Hacienda: Bienes que pertenecen al estado; conjunto de organismos y actividades que se destinan a la administración de los bienes que son propiedad del estado. Hacienda Pública: Rama especializada de la teoría de las finanzas que estudia la obtención de medios de pago para hacer frente a los gastos públicos. Hallazgos de Auditoría: Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los Estados Financieros. Impuesto: Tributo cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa a favor del contribuyente por parte de la Entidad. Recurso financiero obtenido mediante los pagos exigidos por Ley, que no condicionan una contraprestación directa e inmediata por parte del Estado a favor del contribuyente. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 97 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Incumplimiento: La ejecución incompleta, tardía o defectuosa de las prestaciones de bienes, servicios u obras consideradas en los requerimientos, especificaciones técnicas, términos de referencia, expediente técnico y/o contrato, según sea el caso. Puede ser parcial o total, leve o grave, culposo o doloso. Ingreso: Todo monto que el sujeto obtenga por su trabajo personal, prestado en relación de dependencia o en forma independiente, tales como remuneraciones, honorarios, asignaciones, emolumentos, primas, dietas, gratificaciones, bonificaciones, aguinaldos, comisiones, rentas vitalicias, bonos de productividad y en general toda retribución por servicios personales. Ingresos Corrientes: Son los provenientes de Impuestos, Tasas, Contribuciones, Venta de Bienes, Prestación de Servicios, Rentas de la Propiedad, Multas y Sanciones y Otros. Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que no alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Inmueble: Viene de la palabra inmóvil y son todas aquellas posesiones como casas o fincas que es imposible de trasladar sin ocasionar daños a los mismos, porque forman parte de un terreno o están ancladas a él. Indicador de Gestión: Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes de la organización, y son posteriormente utilizados continuamente, para evaluar el desempeño y los resultados. Inspección: Un examen de una propiedad por parte del comprador, agente, compañía de seguros de título o cualquier otra parte interesadas. Evaluación de la conformidad por medio de observación directa, acompañada, cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación con patrones. Licitación: Es el procedimiento competitivo de selección del contratista, en el que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en Ley. Liquidez: Disposición inmediata de fondos financieros y monetarios para hacer frente a todo tipo de compromisos. En los títulos de crédito, valores o documentos bancarios, la liquidez significa la propiedad de ser fácilmente convertibles en efectivo. Litigio: es una controversia jurídica que surge entre dos o más personas. El término se utiliza habitualmente como sinónimo de juicio, pero su significado es algo más amplio. Su uso está más extendido en controversias jurídicas de carácter civil, mercantil o administrativo, y no tanto en juicios de carácter penal. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 98 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo: El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestión operatividad de la entidad. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de bienes de activo fijo. Mantenimiento Correctivo: Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales. Mantenimiento que se realiza tras detectarse la falla. Mantenimiento Predictivo: Actividades que tienen como objetivo identificar de forma anticipada las necesidades de mantenimiento. Mantenimiento Preventivo: Acción de carácter periódica y permanente que tiene la particularidad de prever anticipadamente el deterioro, producto del uso y agotamiento. Mantenimiento que se realiza de forma preestablecida con el objetivo de prevenir la ocurrencia de fallas. Manual de Organización y Funciones: Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas. Manual de Procedimientos Administrativos: Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deberá guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidad. Mecanismos Generales de Control: Proporcionan la disciplina necesaria para que los controles sobre aplicaciones contables y procesos de información no rutinarios funcionen eficazmente; los cuales pueden estar referidos a: estructura organizacional, políticas y procedimientos, controles presupuestarios, sistemas de contabilidad e informes, controles generales del sistema de información computarizado, función de auditoría interna, integridad y competencia del personal y existencia de un código de conducta. Elaborado con la Asesoría de:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Medios Magnéticos: Son dispositivos que permiten el almacenamiento de programas e información. Memoria Anual: Documento que emite una entidad tomando, por lo general, un año como período base y que incluye los correspondientes estados financieros y dictamen del auditor. Mérito: es el reconocimiento formal de la responsabilidad y voluntad con que el servidor pone en acción sus calificaciones en el desempeño del servicio público y se mide por el grado de eficiencia y responsabilidad con que se desempeña las funciones asignadas. Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el (los) producto(s) final(es) de las actividades establecidas para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: •
Finalidad (Precisión del Objeto de la Meta)
•
Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición)
•
Cantidad (el número de Unidades de medida que se espera alcanzar)
Misión: Es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada Entidad. Modificaciones Presupuestarias: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional, los Créditos Adicionales, las Modificaciones y Transferencias de Partidas, las mismas que se tramitan de igual forma que la Ley Anual de Presupuesto. Las Modificaciones y Transferencias de Partidas, únicamente, pueden efectuarse en virtud de dispositivo legal expreso. Son modificaciones en el Nivel Funcional Programático: los Créditos Presupuestarios y las Anulaciones Presupuestarias que se efectúan dentro del marco del Presupuesto Institucional vigente. Niveles Jerárquicos: Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizacional los cargos o las personas que los ejercen y que tienen suficiente autoridad y responsabilidad para dirigir o controlar una o más unidades administrativas. Normas de Control Interno para el Sector Público: Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones. Notificación: Es el medio por el cual se coloca en conocimiento del contribuyente las decisiones que toma la administración de impuestos para que éste tenga la oportunidad Elaborado con la Asesoría de:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
de interponer los recursos que sean procedentes o acatar la decisión de la administración de impuestos, Objetivos Institucionales: Son aquellos propósitos establecidos para cada Año Fiscal, en base a los cuales se elaboran el Plan Operativo y el Presupuesto Institucional. Dichos Propósitos se traducen en Objetivos Institucionales de carácter General y específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que responderá cada entidad durante el período. Orden de Pago: Básicamente es una autorización a cancelar dicha deuda, en la orden de pago van los siguientes detalles: en caso que sea con cheque el nombre del banco, numero de cheque, la fecha del cheque diferido y el importe a pagar, también el numero de factura que estas cancelando ya sea total o parcial y la firma de la persona que autorizo a pagar la deuda. Pago: El pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en el cual el monto devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Plan de Auditoría: Es el documento final de la fase de planeamiento en el cual se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia para el desarrollo de la auditoría. Determina, entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la auditoría, las áreas o actividades a examinarse y el recurso humano necesario para su ejecución. Poder Judicial: es aquel poder del Estado que, de conformidad al ordenamiento jurídico, es el encargado de administrar justicia en la sociedad, mediante la aplicación de las normas jurídicas, en la resolución de conflictos. Política Pública: Son las acciones del gobierno que buscan dar respuesta a las diversas demandas de la Sociedad. Política Salarial: Conjunto de directrices, orientaciones, criterios y lineamientos conducentes a fijar las remuneraciones del factor trabajo, de conformidad con los intereses, necesidades y posibilidades del entorno económico. Políticas Contables: Los principios, bases, normas, reglas y procedimientos adoptados por la gerencia al preparar y presentar los Estados Financieros. Políticas de Recursos Humanos: Se relacionan con la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción y remuneración del personal de la entidad. Prestación: La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la entrega del bien cuya contratación o adquisición se regula en la Ley. Elaborado con la Asesoría de:
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
Presupuesto Institucional: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el Año Fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades. Presupuesto Institucional Aprobado: Es el Presupuesto Inicial aprobado de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto. Presupuesto Institucional Modificado: Es el Presupuesto Actualizado. Comprende el Presupuesto Institucional Aprobado así como las modificaciones presupuestarias (tanto en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas durante el ejercicio presupuestario. Principio de Razonabilidad: Las decisiones de la autoridad administrativa, cuando creen obligaciones, califiquen infracciones, impongan sanciones, o establezcan restricciones a los administrados, deben adaptarse dentro de los límites de la facultad atribuida y manteniendo la debida proporción entre los medios a emplear y los fines públicos que deba tutelar, a fin de que respondan a lo estrictamente necesario para la satisfacción de su cometido. Principio de Simplicidad: Los trámites establecidos por la autoridad administrativa deberán ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria; es decir, los requisitos exigidos deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Principio del Debido Procedimiento: Los administrados gozan de todos los derechos y garantías inherentes al debido procedimiento administrativo, que comprende el derecho a exponer sus argumentos, a ofrecer y producir pruebas y a obtener una decisión motivada y fundada en derecho. Priorización de Metas: Es el proceso de selección de las Metas Presupuestarias, cuando los ingresos proyectados no cubren el total de Metas que se deseen ejecutar. Para el efecto, deben considerarse las que correspondan a los Objetivos Institucionales más importantes, teniendo en cuenta el "techo" presupuestal por toda Fuente de Financiamiento y la Escala de Prioridades. Procedimiento: Es la secuencia de acciones concatenadas entre sí, que ordenadas en forma lógica permite cumplir un fin u objetivo predeterminado.
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Versión : 2010-01 Hoja 102 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Procedimiento Administrativo: Se entiende por procedimiento administrativo al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Procedimiento de Auditoría: Comprende la aplicación de una técnica de auditoría para obtener evidencia. Procedimientos de Control: Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control y sistema contable establecidos por la administración para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Generalmente, se consideran como procedimientos los aspectos referidos a: •
Apropiada autorización de operaciones y actividades.
•
Segregación de funciones que asignen a diferentes empleados las responsabilidades de autorizar las operaciones, registrarlas y salvaguardar activos.
•
Diseño y uso de documentos y registros apropiados.
•
Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilización de activos y registros.
Procedimientos Operativos: Son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las políticas establecidas. También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Proceso Presupuestario: Es el conjunto de Fases que deben desarrollarse para la aplicación del Presupuesto del Sector Público. Dichas Fases son: Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación. Procurador: Persona autorizada legalmente para representar a otra ante los tribunales en un juicio. Programa: Es una Categoría Presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan las Entidades del Estado para el cumplimiento de sus Propósitos y políticas que desenvuelven para el Año Fiscal. En tal sentido, comprende a los Objetivos Institucionales de carácter general. Programación: Proceso a través del cual se definen estructuras programáticas, metas, tiempos, responsables, instrumentos de acción. Programa de Auditoría: Documento preparado por el auditor encargado y el supervisor encargado donde se señala las tareas específicas que deben ser cumplidas por el Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 103 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
equipo de auditoría para llevar a cabo el examen, así como los responsables de su ejecución y los plazos fijados para cada actividad. Establece la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría. El programa de auditoría sirve como conjunto de instrucciones para los asistentes que participan en el examen y como un medio de control de la debida ejecución del trabajo. Programación Financiera: La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención. Proveedor: Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o ejecutan obras; oferentes naturales o jurídicas que participan en los procesos de selección presentando propuestas; y contratistas a quienes hayan sido contratados conforme a las disposiciones legales. Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de Gobierno, Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la Entidad. Proyecto de Inversión Pública: Toda intervención limitada en el tiempo que implique la aplicación de recursos públicos con el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de los de otros proyectos. Pruebas de Controles de Cumplimiento: Son realizadas para obtener evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Pruebas Sustantivas: Son realizadas para obtener evidencia de auditoría, con respecto a si las aseveraciones de los Estados Financieros carecen de errores significativos. Dentro de ellas se aplican las pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos. Racionalización de Procedimientos: Es el proceso a través del cual se identifican, analizan, armonizan y diseñan la secuencia y modo como se realizan un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las actividades y funciones de una entidad, sean de naturaleza sustantiva, adjetiva, técnica o legal. Recurso de Apelación: Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnación se sustente en diferente interpretación de las pruebas producidas o cuando se trate de Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 104 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
cuestiones de puro derecho, debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidió la resolución para que se eleve lo actuado al superior jerárquico. Recurso de Reconsideración: Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo órgano que dictó la primera resolución impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba instrumental. Este recurso es opcional y su no interposición no impide el ejercicio del Recurso de Apelación. Recursos Directamente Recaudados: Comprende los ingresos generados por las Entidades Públicas y administrados directamente por éstas, entre las cuales se puede mencionar las Rentas de la Propiedad; Tasas; Venta de Bienes y Prestación de Servicios, entre otros; así como aquellos ingresos que le corresponde de acuerdo a la normatividad vigente. Recursos Humanos: Concepto utilizado para referirse a los trabajadores, en sus aspectos cuantitativos y cualitativos. Es decir, a la cantidad de personas que conforman la fuerza de trabajo. Como también los niveles de calificación y capacitación de la misma. Recursos Ordinarios: Corresponden a los ingresos provenientes de la recaudación tributaria y otros conceptos, los cuales no están vinculados a ninguna entidad y constituyen recursos disponibles de libre programación, incluyéndose los recursos provenientes de la venta de Empresas del Estado. Remuneración Total: Es aquella que está constituida por la Remuneración Total Permanente y los conceptos remunerativos adicionales otorgados por Ley expresa, los mismos que se dan por el desempeño de cargos que implican exigencias y/o condiciones distintas del común. Reparaciones Menores: Significan todas aquellas actividades de mantenimiento que puedan realizarse con herramientas menores y el equipo humano con que se disponga en la institución; que no impliquen construcción, modificación y/o rehabilitación. Representación: hacer presente a quien de hecho está ausente. Es el hecho de cumplir un acto jurídico en nombre o por cuenta de otra persona, en mérito de un poder legal o convencional y estableciendo para la persona representada un derecho u obligación. Requisición: Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde se puedes escoger la mejor para optimizar los costos de operación. Únicamente se tiene que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que se requiere y de inmediato se le informa a todos los proveedores especializados para que envíen una respuesta con lo que ofrecen. Requisitos: Condiciones necesarias para un asunto determinado. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 105 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Resolución: Decreto, providencia, auto o fallo de una autoridad gubernativa o judicial. Acto administrativo por el cual la administración pública expresa su voluntad para producir efectos jurídicos. Son actos administrativos de efectos particulares dictados por el Alcalde, Sindico Procurador, El Contralor Municipal, los Directores y demás funcionarios competentes. Resultado: Es el producto cuantificable y medible en un determinado Año Fiscal, de las Actividades y Proyectos contemplados en las Estructuras Funcionales Programáticas. Para efectos presupuestales, los Resultados se definen a través de la determinación de las Metas Presupuestarias, siendo estas últimas las que permiten detallar el producto final a obtener durante un determinado Año Fiscal. Retención: Es una parte que se guarda para garantizar el cumplimiento de alguna obligación, generalmente de tipo fiscal. Sanción: Castigo administrativo o penal, que se obtiene por la comisión de una infracción. Es la pena impuesta por el incumplimiento de una normativa legal o la contravención a las disposiciones contenidas en una normativa legal. Pena o multa que la ley o los contratantes imponen al que infringe las normas de conducta fijadas o vulnera las condiciones establecidas. Sector Privado: En cuentas nacionales, está constituido por los hogares y las empresas privadas y las instituciones privadas sin fines de lucro. Sector Público: En cuentas nacionales, se refiere a la parte del sistema económico que está relacionado con la actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las Entidades pertenecientes al Gobierno Central e Instancias Descentralizadas, así como a las empresas públicas financieras y no financieras. Seguimiento: El seguimiento de un programa es un proceso que comprende la recolección y el análisis de datos para comprobar que el programa cumple los objetivos que se proponen las autoridades, el director del programa, y -lo que es más importanteque responde a las necesidades de los usuarios o beneficiarios. Servicio: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica ajena a la Entidad, para atender una necesidad de esta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas las prestaciones del contratista. Servicios no Personales: Comprende el egreso por la contratación de servicios profesionales o técnicos en determinadas materias o labores. Servicios Públicos: Comprende el conjunto de servicios proporcionados por el Estado, con o sin contraprestación. Sistema de Contabilidad: El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar sobre las Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 106 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y elaborar información financiera, debiendo considerar, entre otros, lo siguiente: •
Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son significativas para los estudios financieros.
•
El procesamiento contable, desde el inicio de una transacción hasta su inclusión en los estados financieros.
•
El proceso de información financiera empleado para preparar los Estados Financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones más importantes.
Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado: Comprende los principios, normas, técnicas, métodos y procedimientos que regulan el proceso presupuestario y sus relaciones con las Entidades del Sector Público, en el marco de la acción Financiera del Estado. Sistema de Información: conjunto de procedimientos manuales y/o automatizados que están orientados a proporcionar información para la toma de decisiones. Sistemas de Información y Comunicación: Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad. En el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales. Soberano: Un ente que ejerce o posee la autoridad suprema e independiente. Supervisión: La Supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la Organización. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 107 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Términos de Referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas, alcance y documentos a producirse en la prestación de servicios de consultoría. Tesorero: Persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una dependencia pública o particular. Tramitación: Serie de trámites prescritos para un asunto, o de los seguidos en él. Transacción: Órdenes de compra, ventas, cambios, altas y bajas con ejemplos de transacciones que se registran en un entorno de información de negocios. Las consultas y demás solicitudes son también transacciones para la computadora, pero normalmente se las procesa sin registrarlas en el sistema. Transcurso del Plazo: Cuando el plazo es señalado por días, se entenderá por hábiles consecutivo, excluyendo del cómputo aquellos no laborables del servicio, y los feriados no laborables de orden nacional o regional. Cuando el último día de plazo o la fecha determinada es inhábil o por cualquier otra circunstancia la atención al público ese día no funcione durante el horario normal, son entendidos prorrogados al primer día hábil siguiente. Cuando el plazo es fijado en meses o años, es contado de fecha a fecha, concluyendo el día igual al del mes o año que inició, completando el número de meses o años fijados para el lapso. Si en el mes de vencimiento no hubiere día igual a aquel en que comenzó el cómputo, es entendido que el plazo expira el primer día hábil del siguiente mes calendario. Unidad de Caja: Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago. Unidad Ejecutora: Las denominadas como tales en la normatividad presupuestaria y que tiene a su cargo la ejecución del Proyecto de Inversión Pública, así como a las Empresas del Sector Público No Financiero que ejecutan Proyectos de Inversión Pública. Unidades Orgánicas o Administrativas: Términos que se emplean indistintamente para tipificar el campo diferenciado de funciones y/o actividades de naturaleza afín e interrelacionadas que están orientadas a cumplir objetivos comunes. Las unidades pueden tener diferente envergadura y nivel jerárquico de acuerdo con la complejidad y responsabilidad de las funciones asignadas a ella. Ejemplo: Dirección de Personal, División de Reclutamiento y Selección, Departamento de Reclutamiento, etc. Elaborado con la Asesoría de:
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Versión : 2010-01 Hoja 108 de 108
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Usuario: Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo general se refiere a las personas que no pertenecen al personal técnico y que proporcionan entradas y reciben salidas de la computadora. Validación: La determinación de lo correcto de los datos finales registrados en un sistema con respecto a las necesidades y los requisitos de los usuarios.
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