MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS by Ordenamiento Jurídico Regional

Versión : 2011-01

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Hoja 1 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Normas y Procedimientos

San Felipe, Marzo 2011 Elaborado con la Asesoría de::

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

INDICE

Introducción…………………………………………………………………………... Marco Jurídico………………………………………………………………………... Organigrama………………………………………………………………………….. Visión, Misión y Valores ……………………………………………………………... Unidad Administrativa: 1. Unidad de Auditoría Interna…………………………………………………...... 1.1. Procedimientos PROCURADURÍA-AI-01Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)........................................................ PROCURADURÍA-AI-02 Auditorías Financieras.............................................. PROCURADURÍA-AI-03 Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos………………………………………………………………. 2. Unidad de Atención al Soberano…………………………………………............ 2.1. Procedimientos PROCURADURÍA-UAS-01 Atención, Orientación y Asesoría al Soberano 3. Dirección General………………………………………………………………… 3.1. Procedimientos PROCURADURÍA-DG-01 Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca............................................................... PROCURADURÍA-DG-02 Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos………………………………………………………….. 4. Unidad de Planificación y Presupuesto………………………………………….. 4.1. Procedimientos PROCURADURÍA-UPP-01 Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos......................................... PROCURADURÍA-UPP-02 Revisión de la Memoria y Cuenta………………. PROCURADURÍA-UPP-03 Control de la Ejecución del Presupuesto………... PROCURADURÍA-UPP-04 Solicitud y aprobación de Traspasos Presupuestarios…………………………………………………………………. PROCURADURÍA-UPP-05 Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias………………………………………………………... PROCURADURÍA-UPP-06 Control y evaluación de la ejecución física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos………………….

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS I3DICE 5. Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo……………………… 5.1. Procedimientos PROCURADURÍA-IRP-01 Coordinación y Organización de Eventos Protocolares…………………………………………………………………….. PROCURADURÍA-IRP-02 Publicidad, Avisos y Notas de Prensa…………... 6. Dirección de Litigios y Representación………………………………………….. 6.1. Procedimientos PROCURADURÍA-DLR-01 Representación y Defensa Jurídica……………... 7. Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica………………………………... 7.1. Procedimientos PROCURADURÍA-OLA-01 Asesoría Jurídica………………………………... PROCURADURÍA-OLA-02 Redacción, suscripción y/o visado de Convenios y Contratos……………………………………………………………………... 8. Dirección de Administración……………………………………………………... 8.1. Procedimientos PROCURADURÍA-DAD-01 Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.. PROCURADURÍA-DAD-02 Emisión y Cancelación de Cheques y Transferencias………………………………………………………………….. PROCURADURÍA-DAD-03 Apertura y manejo de Fondos en Avance……… PROCURADURÍA-DAD-04 Rendición de Fondos en Avance……………….. PROCURADURÍA-DAD-05 Cierre Presupuestario y Contable. Emisión de Estados Financieros.............................................................................................. 8.2. Coordinación de Servicios Generales……………………………………….. 8.2.1. Procedimientos PROCURADURÍA-CSG-01 Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo…… PROCURADURÍA-CSG-02 Mantenimiento Correctivo…………………… PROCURADURÍA-CSG-03 Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo………………………………………….. PROCURADURÍA-CSG-04 Aseo y limpieza……………………………… PROCURADURÍA-CSG-05 Control de salidas, entradas de vehículos y asignación del chofer………………………………………………………... 8.3. Coordinación de Compras y Bienes………………………………………… 8.3.1. Procedimientos PROCURADURÍA-CCB-01 Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios…………………………………………………………………….. PROCURADURÍA-CCB-02 Incorporación de Bienes Muebles…………… PROCURADURÍA-CCB-03 Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles……………………………………………………………………… Elaborado con la Asesoría de::

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I3DICE 8.4. Coordinación de Informática………………………………………………... 8.4.1. Procedimientos PROCURADURÍA-INF-01 Actualización del registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y demás servicio informático…………………………… PROCURADURÍA-INF-02 Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo de Hardware y Software………………………………………………………... PROCURADURÍA-INF-03 Mantenimiento correctivo de Hardware y/o Software……………………………………………………………………... PROCURADURÍA-INF-04 Copias de Seguridad o Backup……………….. PROCURADURÍA-INF-05 Desarrollo y Actualización de Software……… 8.5. Coordinación de Recursos Humanos……………………………………….. 8.5.1. Procedimientos PROCURADURÍA-CRH-01 Captación, Selección y Contratación del Personal……………………………………………………………………… PROCURADURÍA-CRH-02 Capacitación y Desarrollo del Personal…….. PROCURADURÍA-CRH-03 Ingreso a Nómina del Trabajador (a)............... PROCURADURÍA-CRH-04 Egreso por: Renuncia o Culminación de Contrato del trabajador(a)…………………………………………………… PROCURADURÍA-CRH-05 Ascenso del Personal………………………… PROCURADURÍA-CRH-06 Destitución del trabajador (a)………………... PROCURADURÍA-CRH-07 Solicitud y Disfrute de Vacaciones………….. PROCURADURÍA-CRH-08 Transferencia del Personal…………………... PROCURADURÍA-CRH-09 Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático……………………………………………………………………….. PROCURADURÍA-CRH-10 Cálculo y pago de nómina…………………… PROCURADURÍA-CRH-11 Cálculo y pago de Prestaciones Sociales…….. PROCURADURÍA-CRH-12 Evaluación del Desempeño………………….. 9. Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios……... 9.1. Procedimientos PROCURADURÍA-RAC-01 Recepción de Documentos para la inscripción por ante el Registro Nacional de Contratistas………………………………. 9.2. Glosario de Términos………………………………………………………...

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I3TRODUCCIÓ3 El Manual de Organización contentivo de Normas y Procedimientos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, comprende el conjunto de actividades que deben seguirse en la realización de los procesos u operaciones de cada una de las unidades administrativas. Incluye los formularios, autorizaciones o documentos necesarios, y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, lo cual permitirá facilitar las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los funcionarios y en sus superiores de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente. Este Manual tiene como finalidad establecer los pasos necesarios para las distintas unidades de la Procuraduría, además de establecer claramente las responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso y garantizar una gestión eficaz y eficiente del mismo. En tal sentido, es de obligatoria consulta y aplicación como fuente orientadora en la correcta ejecución administrativa; así mismo, debe ser revisado y actualizado periódicamente por cada responsable de área, cuando las mejoras continúas realizadas en las Normas y Procedimientos lo indiquen. Entre otros aspectos, el mismo será de gran utilidad por las siguientes razones: •

Permite conocer el funcionamiento interno.

•

Constituye una herramienta fundamental para la planificación, dirección, organización, control y evaluación.

•

Facilita la simplificación de los trámites administrativos.

•

Ayuda en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que se describen las actividades.

•

Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS •

Ayuda a la coordinación de actividades y evita las duplicidades.

•

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Para la correcta aplicación de este Manual, se debe tomar en cuenta lo siguiente: •

El Manual debe estar a disposición de todo el personal que labora en las áreas administrativas y operativas de la Procuraduría General del Estado.

•

En la aplicación del presente Manual la diferentes Unidades Administrativas y Operativas velarán por el cumplimiento de los procedimientos aquí descritos.

•

Cualquier cambio en el ordenamiento legal vigente o en las políticas de la Procuraduría General del Estado que en materia de procedimientos afecte la estructura del Manual, generará también un cambio en su contenido, con el fin de adaptarlo a las nuevas políticas emitidas.

•

El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una información clara y precisa, tanto de las Unidades que intervienen en los procedimientos como en las responsabilidades y acciones que deben cumplirse durante el desarrollo de los mismos.

•

Los usuarios del Manual deberán notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.

•

Este Manual solamente podrá ser modificado con la autorización del Procurador General del Estado.

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MARCO JURÍDICO El Manual de Organización contentivo de las Funciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, surge como respuesta a la imperiosa necesidad de contar con un documento aceptado como válido por los integrantes de la Organización, el cual permita, entre otras finalidades, las siguientes: uniformar, controlar y asegurar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; dar a conocer tanto al funcionario como al supervisor si el trabajo se realiza adecuadamente, así como también permite la reducción de costos en la medida que aumenta la eficiencia, la efectividad y la eficacia en la ejecución de las actividades administrativas.. La realización del presente Manual tiene su justificación legal en:

1. La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 36.860 de fecha 30 de diciembre de 1999. 2. La Constitución del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial N° 2.583 de fecha 08 de abril de 2003. 3. Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Yaracuy publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 2.759, de fecha 28 de Octubre de 2004. 4. Reglamento Interno de la Procuraduría General del Estado Yaracuy publicada en la Gaceta Oficial del Estado Yaracuy No 3.335 de fecha 25 de junio de 2010, 5. Ley de Administración Financiera del Sector Público del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 3.258 de fecha 29 de Diciembre de 2009. 6.

Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.347 de fecha 17 de diciembre de 2001.

7. Ley de la Administración Pública del Estado Yaracuy, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy Nº 3.115 de fecha 11 de Noviembre de 2.008.

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8. Ley de la Reforma Parcial de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 38.198 de fecha 31 de mayo de 2005. 9. Decreto N° 3.776 mediante el cual se dicta el Reglamento N° 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, sobre el Sistema Presupuestario (Nº 5.781 Extraordinario del 12 de agosto de 2005). 10. Reglamento N° 3 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público sobre el Sistema de Tesorería Gaceta Oficial N° 37.419 de fecha 09 de abril de 2002 Decreto 1.722 del 22 de marzo de 2002. 11. Ley Contra la Corrupción, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Extraordinario Nº 5.637 de fecha 7 de abril de 2003. 12. Ley Orgánica de la Administración Pública, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, Extraordinario Nº 37.305 de fecha 17 de octubre de 2001. 13. Ley de Contrataciones Públicas Gaceta Oficial Nº 38.895 del 25 de marzo de 2008. 14. Ley del Estatuto de la Función Pública, publicada en la Gaceta Oficial Nº 37.522 del 06 de junio de 2002. 15. Reglamento Sobre la Organización del Control Interno en la Administración Pública Nacional, publicada en Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003, Decreto Nº 2.621 de fecha 23 de septiembre de 2003. 16. Ley Orgánica del Trabajo. 17. Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos. Decreto N° 6.265 18. Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo. Reforma promulgada el 26 de Julio de 2005 en Gaceta Oficial N° 38.236 19. Ley Orgánica de Planificación, publicada en Gaceta Oficial

Extraordinaria N° 5.554 de

fecha 13 de Noviembre de 2001 20. Ley de Administración Financiera, publicada en Gaceta Oficial del Estado Yaracuy N° 3.258 de fecha 29 de Diciembre de 2.009. Elaborado con la Asesoría de::

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21. Otras Leyes, Normas, Decretos, Resoluciones de la República Bolivariana de Venezuela vigentes y que entren en vigencia, relacionadas con la Administración Pública Nacional y Estadal.

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Comité de Coordinación

PROCURADOR GENERAL DEL ESTADO YARACUY

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Consejo de Coordinación Jurídica de la Administración Pública del Estado Yaracuy

UNIDAD DE ATENCIÓN AL SOBERANO

DIRECCIÓN GENERAL

UNIDAD DE INFORMACIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE LITIGIOS Y REPRESENTACIÓN

DIRECCIÓN DE OPINIÓN LEGALY ASESORÍA JURÍDICA

Coordinación de Servicios Generales

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DIRECCIÓN DE REGISTRO ESTADAL DE CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

Coordinación de Compras y Bienes

Coordinación de Informática

Coordinación de Recursos Humanos

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MISIÓ3 I3STITUCIO3AL Asesorar jurídicamente a la Administración Pública Estadal, así como representar y defender judicial y extrajudicialmente los intereses patrimoniales del Estado Yaracuy, garantizando la seguridad jurídica y el debido proceso, a través de una organización eficiente y eficaz en el manejo, uso y distribución de los recursos asignados; con la participación de un recurso humano institucional de una alta preparación profesional y comprometido con los valores de Justicia, Solidaridad, Transparencia, Honestidad y Compromiso. VISIÓ3 I3STITUCIO3AL Ser la Institución gubernamental modelo por su prestigio, credibilidad, eficiencia y capacidad asesora a los Órganos de la Administración Pública del Estado Yaracuy, en su enérgica acción para la defensa y representación de los bienes e intereses del Estado, mediante la objetiva, transparente y recta aplicación del ordenamiento jurídico venezolano. VALORES I3STITUCIO3ALES Justicia: Es el equilibrio que se establece entre causa y efecto, entre una acción y sus resultados, en desarrollo de principios de igualdad y dignidad que garantizan a cada cual lo que necesita y requiere para desarrollarse como sujeto autónomo y digno. Solidaridad: Es actuar en unión, sintiendo como propias las causas, intereses y responsabilidades de otros, de manera desinteresada y oportuna, expresando un alto grado de integración, estabilidad interna, adhesión ilimitada y total a una causa, situación o circunstancia, que implica asumir y compartir por ella beneficios y riesgos. Transparencia: Es el cumplimiento del quehacer como servidor público de conformidad con los deberes y obligaciones a los que se ha comprometido con la Institución y la Sociedad.

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Honestidad: Es el valor que mueve al hombre a actuar con rectitud, honradez y veracidad en todos y cada uno de los actos de la vida, a proceder de acuerdo con reglas y valores aceptados por la sociedad como buenos principios Compromiso: Es el deber del servidor público de participar activamente para el logro de la Misión Institucional de manera constante y responsable, entregando lo mejor de sí mismo.

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UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que permitan apoyar a los auditores internos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy en el desarrollo de sus actividades, y de esta manera, fortalecer el sistema de control interno. El procedimiento se inicia desde el momento en que la Unidad Auditoría Interna procede en función de su Planificación Anual o a solicitud de la Auditoría por el Procurador(a), una Unidad Orgánica de la Procuraduría o un denunciante, hasta que le Unidad de Auditoría Interna hace el seguimiento a las recomendaciones. Unidades que intervienen: • • •

Unidad de Auditoría Interna Procurador(a) Unidad Orgánica

Formularios Relacionados: • • • •

Credencial de Asignación de Auditoría. Acta de Instalación. Informe preliminar de la Auditoría Informe definitivo de la Auditoría

3ormas: 1. La Unidad de Auditoría Interna será la encargada de programar y ejecutar las auditorías de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Para ello, deberá elaborar un plan anual de las auditorías que pretenda realizar y tomará en cuenta: las denuncias recibidas, los resultados de la gestión anterior, la situación administrativa, áreas críticas y las encomendadas por el Procurador(a). 2. Cada Auditoría estará sujeta a una programación, aplicando criterios de economía, objetividad, oportunidad y prioridad. Dicha programación, una vez analizada la información preliminar recabada: Objetivo y principales funciones de la Unidad a examinar, la normativa legal, reglamentaria, normas y procedimientos que la regulan, conocimiento integral de los requerimientos en cuanto a enfoque, objetivos, alcance, técnicas, métodos, procedimientos y oportunidad del trabajo a desarrollar, el equipo auditor procederá a evaluar y determinar lo siguiente: • • • • • •

Factibilidad practica de la ejecución Definición de alcance – objetivos – metas de la actuación. Recursos financieros y tiempo requeridos. Nivel de cooperación institucional existente. Evaluación de riesgos inherentes de Auditoría. Configuración del equipo multidisciplinario.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

• •

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

Ejecución de las actividades según fases. Limitaciones de la Auditoría.

3. En el diseño del programa de auditoría deberán considerarse la inclusión de aspectos de gran significación en el aseguramiento de la calidad; estas son: • • • • •

Recopilar evidencias suficientes. Comprobar los sistemas de información existentes en la Unidad auditada. Verificar el cumplimiento de las actividades asignadas en su normativa legal. Comprobar la existencia y calidad del sistema de control interno. Identificar los sectores afectados.

4. La Unidad de Auditoría Interna, deberá contar con el personal idóneo y calificado para ejercer las funciones de auditoría. El trabajo de Auditoría será encomendado a un auditor(a) o auditores(as) a través de una credencial, donde se indique el objeto y alcance de la misma y el tiempo estimado. 5. Una vez analizadas, discutidas y acordadas las observaciones al informe preliminar, entre el auditor(a) o Auditores(as) y los responsables de la Unidad auditada, se incorporarán las mismas al informe definitivo. 6. La Unidad Auditoría Interna debe informar al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica a auditar mediante oficio, donde indicará, el objeto de la auditoría, el auditor(a) o auditores(as) designados(as) y el tiempo estimado de la misma. Se prepara Acta de Instalación que firma el titular de la Unidad de Auditoría Interna, el auditor(a) o auditores(as) actuantes y el representante de la Unidad Auditada. 7. Cuando finalice la Auditoría, el auditor(a) o auditores(as) conjuntamente con el titular de la Unidad Orgánica informarán a los responsables del Unidad auditada, sobre los hallazgos encontrados mediante un informe de carácter preliminar. 8. Los responsables de la Unidad objeto de auditoría tendrán un plazo de hasta cinco (5) días hábiles para responder a las observaciones del informe preliminar y documentarán las mismas. De no responder en este lapso establecido se considerará el informe preliminar como definitivo. 9. Alcance y objetivo del trabajo de Auditoría Interna: • • •

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

• •

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

Revisar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, así como de otros requerimientos externos y otros requisitos internos. Normas Relativas al Auditor(a).

10. El auditor(a) o auditores(as) que ejecutan una auditoría deberán: • • • • • • • • •

Poseer formación profesional, capacidad técnica y experiencia proporcionales al alcance y complejidad de la auditoría que se le haya encomendado. Observar una actitud objetiva y de absoluta independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones. Ser responsable por la opinión que emita con ocasión de las actuaciones que practique. Mantener el debido celo y diligencia profesional, tanto en la ejecución de su trabajo como en la elaboración del informe respectivo. Ser respetuoso y cortés con el personal de la dependencia o Unidad donde practique la auditoría, sin perjuicio de la necesaria firmeza y seriedad que deba imprimirle a sus actuaciones. Mantener absoluta reserva respecto a los datos e información relacionada con la auditoría que realiza, aún después de haber cesado en sus funciones. En ningún caso retendrá para sí, documentos que por su naturaleza deban permanecer en los archivos de la Unidad auditada. Abstenerse de aceptar atenciones, obsequios o gratificaciones, que pueden entenderse como dirigidas a influir en el resultado de las gestiones que le han sido encomendadas. Debe ejercer sus labores sin entrabar el normal funcionamiento administrativo de la Unidad o dependencia donde efectúe la actividad auditora.

11. Es responsabilidad de la Unidad de Auditoría Interna, sin menoscabo de la que corresponde a la función administrativa, la revisión y evaluación del sistema de control interno, para proponer al Procurador(a) las recomendaciones tendentes a su optimización y al incremento de la eficacia y efectividad de la gestión. 12. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías: • • •

Las operaciones. La confiabilidad de la información financiera. El cumplimiento de leyes y reglamentos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

13. El informe es el documento que representa la síntesis de la labor desarrollada por el auditor y que se emite al concluir las tareas de auditoría. El mismo, en cuanto a su redacción, debe tener las siguientes características: • •

•

• • • •

Oportunidad: se debe preparar con la prontitud necesaria para que lo que se comente, cuestione o recomiende en él, tenga vigencia al momento que lo reciba el destinatario. Completo: debe abarcar todo lo relevante que el auditor(a) considera debe llevar a conocimiento del respectivo destinatario. Debe referirse en principio al objeto específico de la auditoría y a lo medular, sin incluir detalles de escasa trascendencia. Claridad y Exposición: la redacción debe ser clara y precisa. Las conclusiones deben estar rigurosamente fundadas y razonadas sobre la base de datos objetivos, es decir, con respaldo en evidencias obtenidas por aplicación de los procedimientos de auditorías requeridos por las respectivas normas. Objetividad: Si bien las conclusiones incluirán juicios técnicos emitidos por el auditor(a), en algunos casos referidos a cuestiones que son materias opinables y por lo tanto cargadas de cierta subjetividad, el referido respaldo le otorgará la objetividad necesaria para llevar a quienes evalúen el criterio del auditor(a) informante, a las mismas conclusiones a la que arribe éste. Cuantificación: se debe expresar la estimación en cuantía monetaria, el efecto de los aspectos, hechos o situaciones y estimaciones o apreciaciones cuestionadas por los operadores(as) y otros informantes. Se podrán presentar un “informe breve” a los niveles superiores y un “informe largo” a los niveles operativos. En las Conclusiones: Se debe describir la observación o hallazgo de auditoría y seguidamente la recomendación. El informe deberá ser firmado por el titular de la Unidad de Auditoría Interna conjuntamente con el auditor(a) o auditores(as) actuantes, con aclaración del nombre, del cargo y del título profesional.

14. La estructura del informe definitivo estará conformada por: • • • •

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

• • • •

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

Metodología realizada parar efectuar el trabajo. Observaciones y Hallazgos: identificar las deficiencias observadas, cuales son las causales que originan los desvíos detectados y su relevancia, tratando de cuantificar la incidencia de tales desvíos. Recomendaciones por tipo de observaciones. Firma: el informe deberá ser firmado y sellado por el titular de la Unidad de Auditoría Interna, con aclaración del nombre, del cargo y del título profesional.

15. Seguimiento de las Recomendaciones: después de un prudencial tiempo el auditor(a) vigilará si se ha cumplido con su recomendación; de no haberse cumplido, se origina una de las circunstancias que pueda dar lugar a observaciones en el informe de Auditoría Interna, es decir, el señalamiento de no haberse adoptado las recomendaciones para corregir las deficiencias señaladas por el auditor(a). El auditor(a) al vigilar el cumplimiento de las soluciones o medidas correctivas que hubiere recomendado en sus informes, deberá evaluar no solo si su asesoramiento fue acertado, si no también, si la ejecución por los operadores(as) o informantes es eficaz, eficiente y económica, lo cual deberá juzgarse en función de los resultados obtenidos de tales soluciones o medidas correctivas. Cuando un error es corregido en el acto no necesita ser mencionado en el Informe de Auditoría. Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable

Actividad

Procurador(a), Unidad 1. Solicita auditoría o se ejecuta según programación. Orgánica, Denunciante o Unidad de Auditoría Interna Unidad de Auditoría 2. Instruye elaborar Credencial de Asignación de Interna/Jefe(a). Auditoría Interna, según programación anual o solicitud. Auditor(a). 3. Recibe Credencial y se presenta en la Unidad objeto de la auditoría. Unidad Orgánica 4. Recibe la Credencial, se levanta el Acta de Instalación y presta la colaboración.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

Código: PROCURADURÍA-AI-01

Unidad Responsable Actividad Auditor(a). 5. Inicia la planificación de la auditoría y conocimiento general de la Unidad. 6. Describe los sistemas y verifica la descripción de los mismos. 7. Identifica los controles y riesgos. 8. Evalúa el Control Interno. 9. Elabora informe preliminar de Evaluación de Control Interno y lo remite al Jefe(a) de la Unidad de Auditoría Interna. Unidad de Auditoría 10. Recibe informe preliminar de la auditoría, revisa y lo Interna/Jefe(a). estudia con el auditor(a). 10.1. Si no está conforme hace observaciones y devuelve al auditor(a). 11. Si esta conforme, firma el informe de Evaluación de Control Interno y lo examina con el responsable de la Unidad Orgánica objeto de la auditoría. Responsable de la 12. Examinan el informe preliminar de auditoría, y dan plazo de hasta cinco (5) días hábiles parar responder Unidad auditada/ Jefe(a) de la Unidad de a las observaciones. Auditoría Interna/Auditor(a). Auditor(a). 13. Recibe observaciones, analiza y de ser procedentes, incorpora al informe la opinión del responsable de la Unidad auditada y emite informe definitivo y lo envía al Jefe(a) de la Unidad de Auditoría Interna. Unidad de Auditoría 14. Recibe informe definitivo, revisa y analiza, modifica Interna/Jefe(a). de ser necesario y finalmente firma el informe en original y dos copias. 15. Envía copia del informe al Procurador(a), al responsable de la Unidad auditada y archiva el original. Auditor(a). 16. Inicia Seguimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

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Procedimiento: Auditorías: Sistema de Control Interno (Auditorías de: Bienes, RRHH, de Gestión, entre otras)

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que permitan apoyar a los auditores(as) internos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy en la realización de auditorías de carácter Financiero. El procedimiento se inicia desde el momento en que la Unidad Auditoría Interna procede en función de su Planificación Anual o a solicitud de la Auditoría por el Procurador(a), una Unidad Orgánica de la Procuraduría o un denunciante, hasta que le Unidad de Auditoría Interna hace el seguimiento a las recomendaciones. Unidades que intervienen: • • •

Unidad de Auditoría Interna Procurador(a) Unidad Orgánica

Formularios Relacionados: • • • •

Credencial de Asignación de Auditoría. Acta de Instalación. Informe preliminar de la Auditoría Informe definitivo de la Auditoría

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

• •

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

Ejecución de las actividades según fases. Limitaciones de la Auditoría.

3. En el diseño del programa de auditoría deberán considerarse la inclusión de aspectos de gran significación en el aseguramiento de la calidad; estas son: • • • • •

4. La Unidad de Auditoría Interna, deberá contar con el personal idóneo y calificado para ejercer las funciones de auditoría. El trabajo de auditoría será encomendado a un auditor(a) o auditores(as) a través de una credencial, donde se indique el objeto y alcance de la misma y el tiempo estimado. 5. Alcance y objetivo del trabajo de Auditoría Interna: • • • • •

Revisar el sistema de control interno. Examinar la información disponible y la confiabilidad de los registros y de las operaciones. Revisar la economía, eficiencia y eficacia de operaciones, incluyendo los controles no financieros. Revisar el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, así como de otros requerimientos externos y otros requisitos internos. Normas Relativas al Auditor(a).

6. La Unidad Auditoría Interna debe informar al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica a auditar mediante oficio, donde indicará, el objeto de la auditoría, el auditor(a) o auditores(as) designados(as) y el tiempo estimado de la misma. Se prepara Acta de Instalación que firma el titular de la Unidad de Auditoría Interna, el auditor(a) o auditores(as) actuantes y el representante de la Unidad Auditada. 7. Cuando finalice la Auditoría, el auditor(a) o auditores(as) conjuntamente con el titular de la Unidad Orgánica informarán a los responsables del Unidad auditada, sobre los hallazgos encontrados mediante un informe de carácter preliminar. 8. Los responsables de la Unidad objeto de auditoría tendrán un plazo de hasta cinco (5) días hábiles para responder a las observaciones del informe preliminar y documentarán las mismas. De no responder en este lapso establecido se considerará el informe preliminar como definitivo.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

9. Una vez analizadas, discutidas y acordadas las observaciones al informe preliminar, entre el auditor(a) o Auditores(as) y los responsables de la Unidad auditada, se incorporarán las mismas al informe definitivo. 10. El auditor(a) o auditores(as) que ejecutan una auditoría deberán: • • • • • • • • •

11. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos. Conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías: • • •

Las operaciones. La confiabilidad de la información financiera. El cumplimiento de leyes y reglamentos.

12. Al elaborar una Auditoría Financiera, entre otros aspectos fundamentalmente, se deberá: • • • • •

Verificar la ejecución presupuestaria consolidada. Verificar la legalidad de los traspasos presupuestarios y de los libros contables. Chequear todas las transacciones. Verificar conciliaciones bancarias. Verificar las retenciones.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

• • • • • •

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

Verificar los distintos ingresos obtenidos. Revisar reportes de órdenes de pago emitidos. Cotejar relación de cheques emitidos con la documentación de soporte. Verificar los procedimientos en la utilización de caja chica. Analizar los estados financieros. Analizar el flujo de caja.

Con el fin de proceder a: • • •

Análisis de variaciones. Sustanciación de cifras. Presentación de resultados.

•

• • •

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

•

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

El informe deberá ser firmado por el titular de la Unidad de Auditoría Interna conjuntamente con el auditor(a) o auditores(as) actuantes, con aclaración del nombre, del cargo y del título profesional.

14. La estructura del informe definitivo estará conformada por: • • • •

• • • •

Lugar y Fecha de emisión. Tipo de revisión efectuada indicando el nombre de la Unidad auditada. Objetivo general de trabajo efectuado: Hacer referencia al objetivo de la materia examinada. Alcance del Trabajo: deberán indicarse todas las restricciones conocidas al examen a efectuar. Se fijará en el mismo, los límites de la auditoría, es decir, que aspectos serán incluidos en la auditoría y cuáles no. El alcance establecido debe ser suficiente para satisfacer los objetivos del trabajo. Metodología realizada parar efectuar el trabajo. Observaciones y Hallazgos: identificar las deficiencias observadas, cuales son las causales que originan los desvíos detectados y su relevancia, tratando de cuantificar la incidencia de tales desvíos. Recomendaciones por tipo de observaciones. Firma: el informe deberá ser firmado y sellado por el titular de la Unidad de Auditoría Interna, con aclaración del nombre, del cargo y del título profesional.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Auditorías Financieras

Código: PROCURADURÍA-AI-02

Unidad Responsable Actividad Unidad de Auditoría 2. Instruye elaborar Credencial de Asignación de Interna/Jefe(a). Auditoría Interna, según programación anual o solicitud. Auditor(a). 3. Recibe Credencial y se presenta en la Unidad objeto de la auditoría. Unidad Orgánica 4. Recibe la Credencial, se levanta el Acta de Instalación y presta la colaboración. Auditor(a). 5. Inicia la planificación de la auditoría y conocimiento general de área. 6. Recopila, verifica y analiza información. Auditor (En su área de 7. Analiza las variaciones. trabajo) 8. Sustancia las cifras. 9. Presenta resultados. 10.Elabora informe preliminar de la auditoría y envía al Jefe(a) de la Unidad de Auditoría Interna. Unidad de Auditoría 11. Recibe informe preliminar de la auditoría y revisa. Interna/Jefe(a). 12.Discute el informe con el auditor(a), de ser necesario hace modificaciones, firma el informe y lo examina con el responsable de la Unidad Orgánica objeto de la auditoría. Responsable de la 13. Discuten informe preliminar de la auditoría y dan Unidad auditada/ plazo de hasta cinco (5) días hábiles parar responder Jefe(a) de la Unidad de a las observaciones. Auditoría Interna/Auditor(a). Auditor(a) 14. Recibe observaciones, analiza y de ser procedentes, incorpora al informe la opinión del responsable de la Unidad auditada y emite informe definitivo y lo envía al Jefe(a) de la Unidad de Auditoría Interna. Unidad de Auditoría 15. Recibe informe definitivo, revisa y analiza, modifica Interna/Jefe(a). de ser necesario y finalmente firma el informe en original y dos copias. 16. Envía copia del informe al Procurador(a), al responsable de la Unidad auditada y archiva el original. Auditor(a). 17. Inicia seguimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 27 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

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Procedimiento: Auditorías Financieras

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Código: PROCURADURÍA-AI-02

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Versión : 2011-01 Hoja 28 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Auditorías Financieras

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Código: PROCURADURÍA-AI-02

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Versión : 2011-01 Hoja 29 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

Propósito: Desarrollar las normas y los procedimientos para la determinación de Responsabilidad Administrativa, multas y reparos. El procedimiento se inicia desde el momento en que encontrado el hallazgo, se apertura el expediente hasta que se formula el reparo, la multa o se declara la Responsabilidad Administrativa, haciendo constar por escrito, la decisión, en el expediente. Unidades que Intervienen: • •

Unidad de Auditoría Interna Unidades Orgánicas.

Formularios Relacionados: • •

Informe preliminar de hallazgos. Oficio de notificación.

3ormas: Las mismas están basadas en la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGR), donde se especifica el procedimiento a seguir para la formulación de reparos, la declaratoria de la responsabilidad administrativa y la imposición de multas. Estas se transcriben a continuación. De las Potestades de Investigación: 1. La potestad de investigación de los órganos de control fiscal será ejercida en los términos de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, cuando a su juicio existan méritos suficientes para ello, y comprende las facultades para: • Realizar las actuaciones que sean necesarias, a fin de verificar la ocurrencia de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sublegal, determinar el monto de los daños causados al patrimonio público, si fuere el caso, así como la procedencia de acciones fiscales. Cuando el órgano de control fiscal, en el curso de las investigaciones que adelante, necesite tomar declaración a cualquier persona, ordenará su comparecencia mediante oficio notificado a quien deba rendir la declaración. • Los órganos de control fiscal externo podrán ordenar a las unidades de auditoría interna del organismo, entidad o persona del sector público en el que presuntamente hubieren ocurrido los actos, hechos u omisiones, que realicen las actuaciones necesarias; le informe los correspondientes resultados dentro del plazo que acuerden a tal fin e inicie, siempre que existan indicios suficientes para ello, el procedimiento correspondiente, para hacer efectivas las responsabilidades a que Elaborado con la Asesoría de:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

hubiere lugar. La Contraloría General de la República podrá ordenar las actuaciones a la contraloría externa competente para ejercer control sobre dichos organismos, entidades y personas. 2. Las investigaciones a que se refiere la norma anterior, tendrán carácter reservado, pero si en el curso de una investigación el órgano de control fiscal imputare a alguna persona, actos, hechos u omisiones que comprometan su responsabilidad, quedará obligado a informarla de manera específica y clara de los hechos que se le imputan. En estos casos, el imputado tendrá inmediatamente acceso al expediente y podrá promover todos los medios probatorios necesarios para su defensa, de conformidad con lo previsto en el ordenamiento jurídico. 3. El titular del órgano de control fiscal que practique la investigación podrá solicitar la suspensión en el ejercicio del cargo de cualquier funcionario sometido a un procedimiento de determinación de responsabilidades. 4. De las actuaciones realizadas se formará expediente y se dejará constancia de sus resultados en un informe, con base en el cual el órgano de control fiscal, mediante auto motivado, ordenará el archivo de las actuaciones realizadas o el inicio del procedimiento, para la formulación de reparos, determinación de la responsabilidad administrativa o la imposición de multas, según corresponda. 5. De la formación del expediente: • • • • • • • • • • • •

Carácter reservado (Art. 79 L.O.C.G.R). Asignación de número. Actuaciones necesarias (Auto de Proceder, Acta de Inicio). Incorporación de documentos por orden cronológico. Informe que da origen a la investigación. Denuncia o solicitud. Información de hechos que se imputan. Acceso al expediente. Promoción de prueba. Informe. Foliatura. Formación de piezas: no más de 250 folios.

Del Procedimiento Administrativo para la Determinación de Responsabilidad: 6. Si como consecuencia del ejercicio de las funciones de control o de las potestades investigativas establecidas en la Ley de la Contraloría General de la República, surgieren elementos de convicción o prueba que pudieran dar lugar a la formulación de reparos, a la Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 31 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposición de multas, la Unidad de Auditoría Interna iniciará el procedimiento mediante auto motivado que se notificará a los interesados, según lo previsto en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. El procedimiento podrá igualmente ser iniciado por denuncia o a solicitud de cualquier organismo o empleado público, siempre que a la misma se acompañen elementos suficientes de convicción o prueba que permitan presumir, fundadamente, la responsabilidad de personas determinadas. La denuncia podrá ser presentada por escrito y firmada en original, ante la Unidad de Auditoría Interna, o a través de medios electrónicos, tales como correos de este tipo, dirigidos a dicha Unidad. 7. Cuando a juicio de la Unidad de Auditoría Interna, que realiza una investigación o actuación de control, existan elementos de convicción o prueba que pudieran dar lugar a la formulación de reparos, a la declaratoria de responsabilidad administrativa o a la imposición de multas a funcionarios de alto nivel de la Organización, que se encuentren en ejercicio de sus cargos, deberán remitir inmediatamente el expediente a la Contraloría General de la República con el fin de que ésta, mediante auto motivado que se notificará a los interesados según lo previsto en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, continúe la investigación, decida el archivo de las actuaciones realizadas o inicie el procedimiento para la determinación de responsabilidades. La Unidad de Auditoría Interna deberán participar a la Contraloría General de la República el inicio de los procedimientos de determinación de responsabilidades y de las investigaciones que ordenen. 8. En el auto de apertura se describirán los hechos imputados, se identificarán los sujetos presuntamente responsables y se indicarán los correspondientes elementos probatorios y las razones que comprometen, presumiblemente, su responsabilidad. Con la notificación del auto de apertura, los interesados quedarán a derecho para todos los efectos del procedimiento. El del Auto de Apertura tendrá el siguiente contenido básico: • • • •

•

Origen del Procedimiento (oficio, denuncia, solicitud de organismo o empleado público). Descripción concreta y precisa del hecho imputado, con indicación del lapso de ocurrencia del mismo. Señalamiento del supuesto legal establecido en la L.O.C.G.R. Identificación de los sujetos presuntamente responsables. Indicación de los correspondientes elementos probatorios y las razones que comprometen “presumiblemente” su responsabilidad. Notificación de auto de apertura.

9. Dentro del término de quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de notificación del Auto de Apertura, los interesados podrán indicar la prueba que producirán en el acto público, que a su juicio desvirtúen los elementos de prueba o convicción. Si se trata de Elaborado con la Asesoría de:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

varios interesados, el plazo a que se refiere esta disposición se computará individualmente para cada uno de ellos. 10. Vencido el plazo a que se refiere la norma anterior, se fijará por auto expreso el decimoquinto (15) día hábil siguiente, para que los interesados o sus representantes legales expresen, en forma oral y pública, ante el titular del órgano de control fiscal o su delegatario, los argumentos que consideren les asisten para la mejor defensa de sus intereses. Si en el procedimiento hubiere varios interesados, el auto a que se refiere esta norma será dictado al día siguiente a que se venza el plazo acordado y notificado al último de los interesados. Efectuado este acto, se podrá dictar un auto para mejor proveer, en el cual se establecerá un término no mayor de quince (15) días hábiles para su cumplimiento. 11. La autoridad competente decidirá el mismo día, o a más tardar el día siguiente, en forma oral y pública, si formula el reparo, declara la responsabilidad administrativa, impone la multa, absuelve de dichas responsabilidades, o pronuncia el sobreseimiento, según corresponda. Si se ha dictado auto para mejor proveer, la decisión se pronunciará en la misma forma indicada en la normativa, al día siguiente de cumplido dicho auto o su término. Las decisiones a que se refiere la presente norma, se harán constar por escrito en el respectivo expediente, en el término de cinco (5) días hábiles después de pronunciadas, y tendrán efectos de inmediato. En la aplicación de las sanciones se tomarán en cuenta la gravedad de la falta, y de los perjuicios causados, así como las circunstancias atenuantes y agravantes que se establezcan en el Reglamento de la Ley de la Contraloría General de la República. Las decisiones a que se refiere esta norma, competen a los titulares de los órganos de control fiscal o a sus delegatarios y agotan la vía administrativa. 12. Sin perjuicio del agotamiento de la vía administrativa, contra las decisiones antes señaladas, se podrá interponer recurso de reconsideración, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que haya sido pronunciada la decisión. Dicho recurso será decidido dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su interposición. 13. Contra las decisiones del Contralor General de la República o sus delegatarios, señaladas en las normas anteriores, se podrá interponer recurso de nulidad por ante el Tribunal Supremo de Justicia, en el lapso de seis (6) meses contados a partir del día siguiente a su notificación. En el caso de las decisiones dictadas por los demás órganos de control fiscal se podrá interponer, dentro del mismo lapso contemplado en la normativa, recurso de nulidad por ante la Corte Primera de lo Contencioso Administrativo. La interposición de los recursos no suspende la ejecución de las decisiones que dictaminen la responsabilidad administrativa, impongan multas o formulen reparos. 14. La declaratoria de responsabilidad administrativa, de conformidad con lo previsto en los artículos 91 y 92 de la Ley de la Contraloría General de la República, será sancionada con la multa prevista en el artículo 94, de acuerdo con la gravedad de la falta y el monto de los Elaborado con la Asesoría de:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

perjuicios que se hubieren causado. Corresponderá al Contralor General de la República de manera exclusiva y excluyente, sin que medie ningún otro procedimiento, acordar en atención a la entidad del ilícito cometido, la suspensión del ejercicio del cargo sin goce de sueldo por un período no mayor de veinticuatro (24) meses o la destitución del declarado responsable, cuya ejecución quedará a cargo de la máxima autoridad; e imponer, atendiendo la gravedad de la irregularidad cometida, su inhabilitación para el ejercicio de funciones públicas hasta por un máximo de quince (15) años, en cuyo caso deberá remitir la información pertinente a la dependencia responsable de la administración de los recursos humanos del ente u organismo en el que ocurrieron los hechos para que realice los trámites pertinentes. En aquellos casos en que sea declarada la responsabilidad administrativa de la máxima autoridad, la sanción será ejecutada por el órgano encargado de su designación, remoción o destitución. Las máximas autoridades de los organismos y entidades previstas en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de la L.O.C.G.R, antes de proceder a la designación de cualquier funcionario público, están obligados a consultar el registro de inhabilitados que a tal efecto creará y llevará la Contraloría General de la República. Toda designación realizada al margen de esta norma será nula. 15. En cuanto a la procedencia del recurso de revisión se aplicará lo dispuesto al respecto en la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. La interposición de los recursos no suspende la ejecución de las decisiones que dictaminen la responsabilidad administrativa, impongan multas o formulen reparos. 16. El procedimiento pautado, no impide el ejercicio inmediato de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar ante los tribunales competentes y los procesos seguirán su curso sin que pueda alegarse excepción alguna por la falta de cumplimiento de requisitos o formalidades exigidas en la Ley de la Contraloría General de la República. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Auditor(a).

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Actividad 1. Elabora informe definitivo de la actuación de control conjuntamente con los soportes respectivos. 2. Apertura de expediente (elaboración de auto de proceder en base al informe). Recaba información con motivo de la investigación (copias certificadas) y realiza interrogatorios si es necesario. 3. Remite el informe con los soportes al Jefe(a) de la Unidad de Auditoría Interna. Revisado por:

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Código: PROCURADURÍA-AI-03

Unidad Responsable Unidad de Auditoría Interna/Jefe(a).

Actividad 4. Revisa el informe de resultados y los soportes respectivos (Expediente). 4.1. Si no hay indicios de responsabilidad administrativa, multa o reparo, ordena el archivo de las actuaciones. 4.2. Si hay indicios, dicta un auto mediante el cual se ordena el inicio del procedimiento para la determinación de responsabilidad administrativa, multa o reparo (al ordenar el auto se cierra el expediente de Potestad Investigativa) y envía al Abogado responsable del procedimiento de determinación de responsabilidad administrativa. 4.3. Instruye elaboración del oficio, firma y envía a la Contraloría General de la República (CGR).

Contraloría General de la República. Abogado(a).

5. Recibe oficio y devuelve copia firmada.

Presuntos Responsables y Contraloría General de la República.

7. Reciben notificación del auto de apertura. 8. Presenta pruebas en el lapso de 15 días, de conformidad con la Ley de procedimientos Administrativos

Abogado(a).

9. Se reúne con el o los presunto(s) responsable(s) o sus representantes, el decimoquinto día hábil siguiente vencido el plazo anterior, para que expresen en forma oral y pública los argumentos que crean necesarios.

Presuntos Responsables.

10. Acude a expresar en forma oral y pública los argumentos que cree necesarios.

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6. Recibe copia certificada del auto y procede a elaborar el auto de apertura del procedimiento correspondiente y notifica a los presuntos responsables y a la CGR.

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Versión : 2011-01 Hoja 35 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Unidad Responsable Abogado(a).

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Actividad 11. Efectuado el acto anterior se podrá dictar un auto para mejor proveer, en el cual se establecerá un término no mayor a quince (15) días para su cumplimiento. 12. Después de vencido el plazo anterior, se decide al día hábil siguiente, si se formula el reparo, la multa o se declara la Responsabilidad Administrativa. 13. Hace constar la decisión por escrito en el expediente en el término de los cinco (5) días hábiles. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-AI-03

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Versión : 2011-01 Hoja 36 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-AI-03

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Versión : 2011-01 Hoja 37 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Auditoría Interna

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Determinación de Responsabilidad Administrativa. Multas y Reparos

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Código: PROCURADURÍA-AI-03

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Versión : 2011-01 Hoja 38 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE ATENCIÓN AL SOBERANO

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Versión : 2011-01 Hoja 39 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Atención al Soberano

Procedimiento: Atención, Orientación y Asesoría al Soberano.

Código: PROCURADURÍA-UAS-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de orientación a las comunidades organizadas o al soberano al momento de asistir a realizar sus Solicitudes, Denuncias, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Peticiones ante la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de obtener una debida orientación e información sobre los servicios que presta la Procuraduría, así como también, las formalidades necesarias para conseguir una respuesta satisfactoria. El procedimiento abarca desde la solicitud del ciudadano o comunidades organizadas, hasta su canalización y registro del proceso adecuado para satisfacer su requerimiento. Unidades que Intervienen: • •

Unidad de Atención al Soberano. Unidad Orgánica (Unidades Funcionales)

Formularios Relacionados: •

Registro de Visitas, Solicitudes, Denuncias, Quejas, Reclamos, Sugerencias o Peticiones.

3ormas: 1. La Unidad de Atención al Soberano mantendrá un completo conocimiento sobre los distintos servicios ofrecidos por la Procuraduría, determinando los requisitos a cumplir, proceso y tiempos de respuestas. 2. La Unidad de Atención al Soberano llevará un Registro pormenorizado sobre las Visitas, Denuncias, Quejas, Reclamos y Sugerencias que realicen los ciudadanos u organizaciones comunitarias, que incluirá Datos Personales, Dirección, Teléfonos y otros medios de comunicación, Servicio o Petición Solicitada, la respuesta y orientación dada, así como también cualquier otra información que resulte de su interés. 3. El trato a los ciudadanos o comunidades organizadas será de alto respeto y consideración para lo que se procurará proveer la información más precisa posible. Se dará atención preferencial a las personas de la tercera edad, mujeres embarazadas, casos de menores. 4. La Unidad de Atención al Soberano realizará un seguimiento sobre aquellas gestiones que se han iniciado satisfactoriamente de parte de los solicitantes. 5. Las distintas dependencias de la Procuraduría facilitarán a la Unidad de Atención al Soberano toda la colaboración necesaria al objeto de proporcionar la orientación y atención de los ciudadanos. 6. La Unidad de Atención al Soberano mantendrá una alta reserva sobre la información de los ciudadanos y sus requerimientos, en salvaguarda a la privacidad y demás derechos similares. Solo podrá hacer uso de esta información en los actos de rendición ante los órganos de control indicando solo aquella información de interés relevante. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 40 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Atención al Soberano

Procedimiento: Atención, Orientación y Asesoría al Soberano.

Código: PROCURADURÍA-UAS-01

Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Solicitante

Unidad de Atención al 2. Soberano

3. 4.

Actividad Se presenta ante la Unidad de Atención al Soberano y expresa su necesidad. Identifica el Requerimiento : 2.1. Si no es competencia de la Procuraduría, proporciona orientación al Solicitante y va al paso 5. Determina el Servicio, Unidad responsable y requisitos necesarios. Provee asesoría y orientación al Solicitante y suministrará material informativo en caso de poseer. 4.1. Si el Solicitante no posee todos los requisitos, le instará a volver una vez cumpla con los requisitos. 4.2. Si el Solicitante posee todos los requisitos, acompaña a la instancia responsable de suplir el servicio y le inicia su gestión. Registra el resultado de la visita. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 41 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Atención al Soberano

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Procedimiento: Atención, Orientación y Asesoría al Soberano.

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Código: PROCURADURÍA-UAS-01

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Versión : 2011-01 Hoja 42 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL

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Versión : 2011-01 Hoja 43 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

Código: PROCURADURÍA-DG-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de elaboración y difusión de información bibliográfica disponible y la prestación del servicio de consulta por parte de los funcionarios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El procedimiento abarca desde la solicitud de consulta por un usuario, hasta la correspondiente consulta. Unidades que Intervienen: • Dirección General • Biblioteca • Unidades Orgánicas • Funcionario Formularios Relacionados: • • •

Base de Datos (Catálogo Automatizado) Tarjeta de Usuario Ficha de Préstamo

3ormas: 1. Los materiales bibliográfico antes de su procesamiento y colocación en el lugar de destino, deberán ser objeto de las siguientes operaciones: • Registro: En la base de dato y en el control de Inventario, asignándole el código correspondiente, tanto al bibliográfico como el audiovisual. • Tejuelado: Los tejuelos (etiqueta que se coloca en el lomo del documento) serán del tamaño justo para contener los datos. Los tejuelos no taparán el título o la numeración del volumen. En las encuadernaciones valiosas o que puedan sufrir deterioro no se debe pegar tejuelo. • Foliación: Deben foliarse los manuscritos no foliados ni paginados, los impresos formados por hojas sueltas encuadernadas y aquellos impresos en que la foliación sea imprescindible para el manejo del volumen. • Sellado: con el sello de la biblioteca. El sello será de tamaño pequeño y deberá entintar poco la hoja del libro. Es aconsejable sellar: la portada o su reverso; la última página de texto, y una página determinada en todos los libros. Se sellarán igualmente, en el reverso, todos los mapas y láminas. 2. Todo material bibliográfico que ingrese a la biblioteca (libros, revistas y documentos), debe ser sellado para que sea identificado como pertenencia de la Institución. 3. Tendrán acceso a las fuentes de información disponibles en la Biblioteca los siguientes usuarios: Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 44 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

Código: PROCURADURÍA-DG-01

• Personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, quienes se identificarán con el carnet que los acredite como funcionarios de ésta. • Usuarios externos, quienes deberán presentar su cédula de identidad vigente. 4. Los usuarios externos (no funcionario de la Procuraduría) sólo gozarán del servicio de consulta en la sala de lectura con la posibilidad de la opción de fotocopiado. Solo con el aval del Director(a) General y la autorización del Procurador(a) se permitirá que un usuario externo pueda optar por un préstamo domiciliario. 5. Al solicitar los servicios de la Biblioteca, todo usuario es informado sobre sus derechos y deberes con la Biblioteca, es decir se le informa si podrá llevar el material fuera de la sala de lectura (Servicio Domiciliario) o no. Se le informa verbalmente la fecha de entrega del mismo si el servicio es domiciliario y si sólo lo consultará en la sala de lectura, se le advierte la hora de devolución. 6. Los servicios de préstamo interno y/o de lectura y consulta bibliográfica se prestarán dentro del horario establecido por la Procuraduría. El material consultado en la sala de lectura debe ser devuelto quince (15) minutos antes del cierre. 7. Todo usuario al llegar a la Biblioteca puede hacer la búsqueda de la información que necesite en el Catálogo Automatizado. Si no sabe utilizarlo el funcionario responsable le instruirá en su uso. 8. Todo usuario autorizado para sacar material para “Servicio Domiciliario” debe llenar previamente el respectivo registro de usuarios (Tarjeta de Usuario) con todos sus datos claros. 9. El préstamo de material por “Servicio Domiciliario” será por dos (2) días hábiles, salvo algunas excepciones como el servicio de préstamos rápidos (de la noche hasta la mañana siguiente), que siempre se hará en ejemplares únicos y/o muy demandados. 10. El usuario tiene la opción de renovar su préstamo domiciliario por dos (2) nuevos periodos iguales al primero. La renovación debe hacerse el día en que caduca el préstamo y está sujeta a restricciones cuando la demanda por el documento sea elevada. 11. No se presta a domicilio el siguiente material: documentos institucionales, diccionarios, enciclopedias, memorias y revistas nacionales únicas. 12. El usuario debe llenar una ficha de préstamo por cada préstamo. Es responsabilidad de la persona encargada verificar los datos y asignar claramente las fechas de préstamo y devolución tanto en la Tarjeta del Usuario como en el formulario de control que está ubicado en la contraportada del libro o revista.

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Versión : 2011-01 Hoja 45 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

Código: PROCURADURÍA-DG-01

13. Inmediatamente que el usuario devuelva el material, el encargado debe chequear la devolución, revisar que el mismo sea devuelto en buen estado, entregar la Tarjeta del Usuario sellada de devuelto al usuario y ubicar de inmediato el material en el lugar asignado. 14. Para la renovación del préstamo de cualquier material, es indispensable que el usuario se presente a la Biblioteca con el material, antes de permitirle nuevamente el préstamo; el responsable de la Biblioteca debe verificar que dicho material se encuentra en buen estado, y además constatar si no ha sido solicitado por otro usuario. 15. El préstamo de material bibliográfico en la sala de lectura también debe ser controlado, para lo cual el usuario deberá llenar su respectivo formulario y en el caso de usuarios externo además de llenar también el formulario deben dejar su identificación (Cédula de Identidad) mientras tiene el material en su poder. 16. Con el fin de controlar las pérdidas del material bibliográfico, la Biblioteca debe realizar anualmente un inventario del material existente. 17. Cuando un usuario pierda un material deberá reponerlo, en la medida de lo posible, con otro igual; si no fuera posible, preguntará al responsable de la Biblioteca por cual otro podrá reemplazarlo. 18. La mutilación y deterioro de un documento es considerado una grave falta y conlleva la suspensión del servicio al usuario por un (1) año, además del reemplazo del documento deteriorado. Si el material no puede ser reemplazado, la suspensión es indefinida. 19. La Biblioteca informará periódicamente a las Unidades Orgánicas sobre la adquisición del material bibliográfico y audiovisual que ingresa a la Biblioteca, a través de la cartelera, boletín de nuevos ingresos, catálogos, bibliografías y otros medios. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Biblioteca 1. Recibe material bibliográfico y/o audiovisual. 2. Procesa el material en la base de datos. 3. Imprime listado del material bibliográfico y/o audiovisual recibido y procesado. 4. Divulga e informa a las Unidades Orgánicas sobre el material bibliográfico y/o audiovisual ingresado.

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Versión : 2011-01 Hoja 46 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

Unidad Responsable Usuario Biblioteca Usuario

Biblioteca

Usuario Biblioteca

Actividad 5. Solicita orientación para localizar información Bibliográfica. 6. Orienta al usuario en la consulta de bases de datos y/o ficheros. 7. Remite formato de solicitud de material bibliográfico y/o audiovisual y se lo anexa a la ficha de préstamo. 8. Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico y/o audiovisual 9. Identifica en la colección material solicitado. 10. Informa al usuario el día y la hora en que puede hacer uso del material. 11. Si el préstamo es en la sala de lectura, anexa al formato de solicitud la ficha de préstamo y entrega el material bibliográfico. 12. Si el préstamo es domiciliario procede a llenar la tarjeta del usuario con los datos de identificación del usuario, del material solicitado y la fecha de devolución, haciéndola firmar por el usuario. 13. Entrega al usuario el material bibliográfico y/o audiovisual solicitado. 14. Hace uso y/o la consulta del material entregado. 15. Regresa el material 16. Recibe el material 17. Si el préstamo fue en la sala de lectura archiva el formato de solicitud de material bibliográfico y/o audiovisual en el casillero por tipo de usuario. 18. Si el préstamo fue domiciliario coloca en la tarjeta del material y del usuario la fecha de devolución. 19. Ubica el material en la colección o lugar correspondiente FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Código: PROCURADURÍA-DG-01

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Versión : 2011-01 Hoja 47 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

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Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

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Código: PROCURADURÍA-DG-01

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Versión : 2011-01 Hoja 48 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

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Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

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Código: PROCURADURÍA-DG-01

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Versión : 2011-01 Hoja 49 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Biblioteca)

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Procedimiento: Consulta y uso del material bibliográfico y audiovisual disponible en la Biblioteca

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Código: PROCURADURÍA-DG-01

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Versión : 2011-01 Hoja 50 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de documentos generados y recibidos por la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El procedimiento abarca desde que la Unidades Orgánicas remitente (Archivo Sectorial) envía al Archivo Central la documentación a archivar, debidamente registrada en control respectivo, hasta que este último selecciona, cataloga, clasifica y archiva el documento en el lugar correspondiente, de acuerdo a su valoración, selección y clasificación. Unidades que Intervienen: • •

Dirección General. • Archivo Central. Unidades Orgánicas

Formularios Relacionados: • •

Registro de ingreso de documentos Transferencia de Documentos

3ormas: 1. Tomando en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: • Archivo Central: formado por la instancia responsable de la custodia, organización, conservación, valoración, selección, desincorporación y transferencia de los documentos transferidos desde los Archivos Sectoriales internos de las distintas Unidades Orgánicas que integran la Procuraduría General del Estado Yaracuy. • Archivo Sectorial: Es aquel que se forma en cada una de las dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con documentos que allí se reciben o producen, los cuales están sometidos a continuo uso o consulta administrativa, por las oficinas que los producen u otras que los soliciten. 2. Se entiende por Documento toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, generados y recibidos por la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Se exceptúan las obras de creación e investigación ya editadas y las que por su índole formen parte del Patrimonio Bibliográfico de Procuraduría General del Estado Yaracuy, los cuales se incorporarán a la Unidad de Biblioteca.

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Versión : 2011-01 Hoja 51 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

3. Se entenderá por documentos de carácter permanente, aquellos que, una vez cumplida su gestión administrativa y/o legal, sirvan de apoyo permanente para la toma de decisiones actuales, dentro de la institución. 4. La valoración documental consiste en el estudio y análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas e informativas de las series documentales. El proceso de valoración establecerá los plazos de transferencia desde el Archivo Sectorial al Archivo Central, la posible desincorporación o expurgo. 5. El tiempo de permanencia de la documentación que reposa en los Archivos Sectoriales y Archivo Central, así como el destino de ésta, una vez agotado su valor administrativo, legal, probatorio o fiscal, se determinará por la Tabla “PERÍODO DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS”, la cual se anexa al presente procedimiento. La vigencia de un documento será determinada por su fecha de elaboración y no por la fecha de remisión de éste al Archivo General. 6. Es responsabilidad del Archivo Central, planificar, organizar, dirigir y evaluar la organización, clasificación, ordenación y eliminación de los documentos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 7. Los Archivos Sectoriales conservarán todos los documentos recibidos o generados por la actividad de la propia Unidad Orgánica mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hacen referencia y durante un período de tiempo establecido en la tabla “PERÍODO DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS”. Toda documentación recibida y generada deberá ser registrada en un sistema automatizado y archivada físicamente. 8. Cada Unidad Orgánica de la Procuraduría General del Estado Yaracuy designará una persona responsable del manejo de su Archivo Sectorial, quien mantendrá contacto con el Archivo Central a los fines de asesoría y soporte. 9. Toda documentación deberá contener, para su recepción en el Archivo Central, la siguiente información: • Formulario Transferencias de Documentos. • Nombre completo de la Unidad Orgánica generadora y la Unidad remitente del documento. • Fecha de elaboración del documento. • Firma del responsable de la Unidad Orgánica remitente. 10. La documentación que ingrese al Archivo Central deberá estar acompañada del control establecido por la Unidad Orgánica remitente o, en su defecto, de una comunicación que Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 52 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

dé constancia del traslado de ese documento, desde dicha dependencia al Archivo General. 11. Todo documento que ingrese al Archivo Central deberá registrarse en el formulario de registro de ingreso de documentos, para su respectivo control. 12. Sólo se transferirán al Archivo Central, aquellos documentos que, según su uso, sean considerados permanentes o importantes para la Procuraduría, de acuerdo al valor testimonial e informativo que posean, tanto a nivel administrativo y/o legal. En tal sentido se especifican, para cada tipo de documento, en la tabla “PERÍODO DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS”. 13. Toda transferencia de documentos deberá estar autorizada por el Director(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica a la cual está adscrito el Archivo Sectorial correspondiente. 14. Una vez trasladados los documentos al Archivo Central, este pasa a ser responsable de la guarda y custodia de los mismos. 15. Toda documentación recibida en el Archivo Central será analizada de acuerdo a su contenido y tipo, y catalogada según su vigencia, atendiendo a las Normas Internacionales de Catalogación Angloamericanas. 16. No se archivarán los documentos en papel de fax. En consecuencia se deberá requerir el envío del original o archivar la copia fotostática de los mismos. 17. El Archivo Central elaborará como instrumentos de control, descripción y difusión, los ficheros, cuadros, registros, relaciones, inventarios, guías, catálogos e índices de su patrimonio documental, de acuerdo con la naturaleza de éstos y las necesidades del servicio. Los instrumentos de descripción serán de libre acceso. 18. La eliminación de documentos, resultado de los procesos de valoración y selección, se realizará conforme a los plazos establecidos en la tabla “PERÍODO DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS”, debiendo ser autorizada en cada caso por el Director(a) General de la Procuraduría. No se podrán eliminar documentos mientras éstos tengan valor probatorio de derechos y obligaciones de la Procuraduría. 19. Toda eliminación de documentos debe estar autorizada por el Director(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica a la cual está adscrito el Archivo Sectorial correspondiente. 20. El Archivo Central atenderá solicitudes de préstamos de documentos, solo a Directores o Jefes de las Unidades Orgánica de la Procuraduría que así lo requieran, de acuerdo a las exigencias de la actividad que realizan. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 53 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

21. Todo préstamo de documentos deberá efectuarse mediante el formulario Solicitud de Información, en el lugar donde funcione el Archivo Central. Los documentos en préstamos son intransferibles. Ningún usuario está autorizado para traspasar a otro la documentación suministrada por el Archivo Central. 22. No se permitirá la salida de expedientes ni documentos de los archivos de la Procuraduría. En casos excepcionales sólo se suministrará una copia certificada, previa autorización del Director(a) General de la Procuraduría. 23. Las copias certificadas que sean solicitadas por los interesados legítimos o por las autoridades competentes, deberán ser suscritos por el Procurador, previa autorización del Director(a) General. 24. El Archivo Central deberá contar con extintores de incendio de polvo químico seco, así como sistemas de detección y prevención de incendios. 25. Sé prohíbe el consumo de alimentos y bebidas en los Archivos, así como su almacenamiento en los archivadores. Descripción del Procedimiento Actividad Unidad Responsable Unidad Orgánica 1. Solicita ante el responsable del Archivo Central la asesoría necesaria para la transferencia y/o responsable del eliminación de documentos. Archivo Sectorial 2. Realiza la evaluación preliminar de los documentos conforme a lo establecido en la Tabla “PERÍODO DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS”. 3. Clasifica los documentos según se vayan a eliminar, transferir o permanecer la Unidad. 4. Elimina los documentos innecesarios y relaciona en el formulario “Transferencia de Documentos” (original y copia), los documentos a ser enviados al Archivo Central. 5. Elabora comunicación en original y copia (memorando) y remite al Archivo Central el original del formulario “Transferencia de Documentos” y los Documentos a transferir ordenados y clasificados. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 54 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

Unidad Responsable Actividad Archivo Central 6. Recibe comunicación de remisión con sus correspondientes anexos. Conforma (Firma y sello) y envía copia a la Unidad remitente. Archiva el original. 7. Revisa material transferido y asienta la documentación recibida en el formulario “Registro de Ingreso de Documentación. 8. Agrupa los documentos registrados de acuerdo al tipo, valor, su vigencia y asunto. 9. Procede a la catalogación en forma automatizada. 10. Asigna el código de ubicación de acuerdo al sistema de clasificación. 11. Archiva el documento (en original) en el expediente respectivo FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 55 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-DG-02

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Versión : 2011-01 Hoja 56 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

PERÍODOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS

Tipo de Documento Actas Soporte de Actas Borradores de Actas

Expedientes

Gacetas

Memorando

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Valor Administrativo, Legal e Histórico Administrativo, Legal e Histórico Referencial

Original/ Copia

Tiempo de retención Archivos Sectoriales

Archivo Central

Originales

5 años

Permanente

Originales

5 años

Permanente

Originales

6 meses

Administrativo, Legal e Histórico

Originales y soportes

Permanente

Administrativo, Legal e Histórico

Originales y Copias

Permanente

Administrativo

Originales y copias

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Observaciones Debe respaldarse con soporte electrónico Debe respaldarse con soporte electrónico. Los expedientes del personal activo se mantendrán en el Archivo Sectorial. Al finalizar la relación laboral permanecen 5 años en el Sectorial y luego pasan al Archivo Central. Todo expediente, debe respaldarse con soporte electrónico. Solo se resguardan las gacetas en copia cuando no exista el original. Respaldar con soporte electrónico. Permanece en el Archivo Central si se evidencia valor histórico o si el asunto tratado se encuentra en litigio. Las copias podrán destruirse pasado 3 años una vez que el original se encuentre en el Archivo Central. Pasado los 10 años pueden destruirse los originales después del soporte electrónico. De ser necesario podrá certificarse la documentación que en algún momento dado se requiera.

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Versión : 2011-01 Hoja 57 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

PERÍODOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Tipo de Documento

Valor

Original/ Copia

Tiempo de retención (Año) Archivos Archivo Sectoriales Central

Oficios

Administrativo

Originales y copias

Circulares y convocatorias

Administrativo

Originales y copias

Administrativo y Legal

Originales y copias

Administrativo y Legal Administrativo

Originales y copias Originales

Permanente

Convenios y contratos

Administrativo y Legal

Originales y copias

Permanente

Memorias y cuentas Documentos: legales, mercantiles, contables: viáticos, facturas, libros de contabilidad, comprobantes de pago, notas de débitos, comprobantes de Boucher, cheques anulados, estados financieros, órdenes de pago, presupuestos, certificaciones de pago, crédito, ordenes de servicios, nóminas, facturas anuladas

Administrativo, Legal e Histórico

Originales

Permanente

Cartas

Resoluciones Tarjetas e invitaciones

Elaborado con la Asesoría de::

Administrativo, Contables Legal y Referencial

Revisado por:

Originales y copias

Aprobado por:

Observaciones Las copias podrán destruirse pasado 3 años una vez que el original se encuentre en el Archivo Central. Pasado los 10 años pueden destruirse los originales después del soporte electrónico. De ser necesario podrá certificarse la documentación que en algún momento dado se requiera. Permanecerán solo en los Archivos Sectorial. Pasado los 5 años pueden destruirse los originales después del soporte electrónico. Debe respaldarse con soporte electrónico Permanecerán solo en los Archivos Sectorial. Se mantendrán en el Archivo Sectorial respectivo hasta su vencimiento. Debe respaldarse con soporte electrónico. Debe respaldarse con soporte electrónico. Antes de su destrucción será sometida a un análisis exhaustivo para determinar si permanece en el Archivo Central. Debe respaldarse con soporte electrónico

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Versión : 2011-01 Hoja 58 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

PERÍODOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Tipo de Documento

Recibos de pago, traspasos, caja chica, cotizaciones (solo proveedor seleccionado) relaciones de inventarios, informes de Auditoría entre otros

Original/ Copia

Valor

Administrativo, Contables Legal y Referencial

Puntos de Cuenta

Administrativo, Legal e Histórico

Libros de registros de correspondencias

Administrativo, Legal e Histórico

Originales y copias

Originales y copias Originales y soportes electrónico

Tiempo de retención (Año) Archivos Archivo Sectoriales Central

Permanente

Administrativo, Contables Legal, Referencial y histórico

Copias

Permanente

Documentos generados en eventos: conferencias, congresos, coloquios, talleres, cursos, entre otros

Referencial

Originales y copias

A definir

Fotografías (negativos o en soporte electrónico)

Referencial e Histórico

Originales

A definir

Facsímil

Referencial

Original

Histórico, educativo, cultural, legal e informativo

Original y copia en soporte sonoro, visual y audiovisual

Documentos en soportes electrónicos

Audiovisual

Elaborado con la Asesoría de::

Revisado por:

A definir

Aprobado por:

Observaciones Antes de su destrucción será sometida a un análisis exhaustivo para determinar si permanece en el Archivo Central. Debe respaldarse con soporte electrónico Debe respaldarse con soporte electrónico. Debe respaldarse con soporte electrónico Para resguardar la documentación en soportes electrónicos, se deberá analizar y determinar si la información es trascendental y si tiene valor legal y/o histórico En el Archivo Central se decidirá de acuerdo a la vigencia de la información el tiempo de retención. En el Archivo Central se establecerá un Archivo Fotográfico. Se decidirá, según la vigencia de la información su tiempo de retención. En el Archivo Central se establecerá un Archivo de Audiovisuales. Se decidirá, según la vigencia de la información su tiempo de retención.

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Versión : 2011-01 Hoja 59 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección General (Archivo Central)

Procedimiento: Custodia, Organización, Conservación, Valoración, Selección, Desincorporación y Transferencias de documentos generados y recibidos

Código: PROCURADURÍA-DG-02

PERÍODOS DE RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Tipo de Documento

Planos

Elaborado con la Asesoría de::

Valor

Administrativo, Legal e Histórico

Revisado por:

Original/ Copia

Originales y copias

Tiempo de retención (Año) Archivos Archivo Sectoriales Central

A definir

Aprobado por:

Observaciones Se definirá en el Archivo Central, según la vigencia de la información, el tiempo de retención en la Planoteca.

Versión : 2011-01

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Hoja 60 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y PRESUPUESTO

Elaborado con la Asesoría de::

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 61 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que permita asegurar la efectiva formulación de los Planes Operativos Anuales y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos emitidos por las diferentes Unidades Orgánicas. El procedimiento abarca desde que se definen los lineamientos a seguir para formular el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos de determinado ejercicio fiscal, hasta que el Procurador General del Estado remite el “Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos” ante la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Yaracuy para su estudio, consideración e incorporación al Proyecto de Ley de Presupuesto del estado Yaracuy a ser aprobado por el Consejo Legislativo del estado Yaracuy. Unidades que Intervienen: • • • • •

Unidad Orgánica (Unidades Funcionales) Comité de Coordinación de la Procuraduría. Despacho del Procurador(a). Unidad de Planificación y Presupuesto. Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Dirección de Presupuesto.

Formularios Relacionados: • • •

Lineamientos estratégicos emitidos por la Secretaría de Planificación y Desarrollo, Gabinete de Gobierno y el Comité de Coordinación de la Procuraduría. Instructivo para la Formulación del Plan Operativo Anual. Plan Único de Cuentas emanado por la Oficina Nacional de Presupuesto.

3ormas: 1. Según los lineamientos estratégicos emanados del Gabinete de Gobierno, la Secretaría de Planificación y Desarrollo y el Comité de Coordinación de la Procuraduría, la Unidad de Planificación y Presupuesto será la responsable de suministrar a las diferentes Unidades, Direcciones y Coordinaciones los lineamientos y otros aspectos que deberán ser considerados al momento de elaborar el “Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”. 2. Los lineamientos, pautas a seguir y áreas consideradas prioritarias, se definirán tomando en consideración lo acordado en el Gabinete de Gobierno, lo establecido en el Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado Yaracuy, los lineamientos emitidos por la Oficina Nacional de Presupuesto y los resultados de las distintas formas de participación ciudadana desarrolladas por el Ejecutivo Estadal y la Procuraduría. Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 62 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

3. Las diferentes Unidades, Direcciones y Coordinaciones deberán elaborar el “Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”, considerando todos y cada uno de los lineamientos emitidos por la Unidad de Planificación y Presupuesto. 4. Las diferentes Unidades, Direcciones y Coordinaciones deberán remitir a la Unidad de Planificación y Presupuesto el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, en el lapso establecido. En caso de no presentarlo, el responsable de la Unidad, Dirección y Coordinación deberá informar las razones por escrito al Despacho del Procurador con copia a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 5. La Unidad, Dirección y Coordinación para formular el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, deberá participar en los intercambios técnicos y mesas de trabajo que convoque la Unidad de Planificación y Presupuesto. 6. La Unidad de Planificación y Presupuesto dispondrá de cinco (5) a diez (10) días hábiles, contados a partir de la remisión del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos por la Unidad, Dirección y Coordinación, para evaluar los mismos y elaborar la minuta de revisión de documentos. 7. Los representantes de las Unidades, Direcciones y Coordinaciones tendrán un máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha del intercambio técnico, para efectuar las correcciones y modificaciones acordadas en la Minuta de Acuerdos y Compromisos. De no cumplir con el lapso establecido, el responsable deberá justificar por escrito las razones que le impiden realizar las modificaciones acordadas y establecerá una pronta y única fecha de entrega. 8. El Procurador, como responsable de la dirección y administración de la Procuraduría, presentará ante la Secretaría de Planificación y Desarrollo para su estudio, consideración e incorporación al Proyecto de Ley de Presupuesto del Estado Yaracuy, el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos de la Institución. 9. El Presupuesto de Ingresos y Gastos junto con el Plan Operativo Anual deberá concluirse antes del 31 de diciembre del año de su vigencia.

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 63 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Secretaría de Planificación y Desarrollo, Gabinete de Gobierno, Comité de Coordinación Institucional. Procurador(a)

Unidad de Planificación y Presupuesto.

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Establecen lineamientos, pautas a seguir y áreas consideradas prioritarias, tomando en consideración los lineamientos definidos en el “Plan de Desarrollo Económico y Social del Estado Yaracuy”, y las prioridades identificadas por las Comunidades. 2. Recibe lineamientos, pautas a seguir y áreas a considerar, estableciendo prioridades y remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 3. Recibe lineamientos y elabora instructivos, normas y líneas estratégicas que deberán ser acatadas por las diferentes Unidades Orgánicas al elaborar y presentar el “Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”. Remite a las Unidades Orgánicas. 4. Reciben lineamientos a seguir, elabora el “Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos” y remite en la fecha prevista ante la Unidad de Planificación y Presupuesto 5. Recibe el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. 6. Revisa y analiza considerando las bases legales y lineamientos emitidos. 7. Elabora minuta de revisión del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Remite copia a la Unidad Orgánica.

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 64 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto/ Unidad Orgánica

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

Actividad 8. Reciben la minuta de Revisión del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Evalúa: 8.1. No hay observaciones, firma la Minuta y la regresa. Pasa al paso 11.2. 8.2. Si hay observaciones, se procede al intercambio técnico y se realizan las modificaciones necesarias. Pasa al paso 9 9. Se procede al intercambio técnico, donde se discuten todos los puntos que contiene la minuta de Revisión Integral del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Firman Minuta de Acuerdos y Compromisos, quedándose la Unidad de Planificación y Presupuesto con una copia de la minuta. 10. Considera las observaciones realizadas y los acuerdos señalados en la minuta. Realiza modificaciones y remite el Plan Operativo y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos corregido a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 11. Recibe Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos corregido y verifica: 11.1. Si requiere modificaciones, devuelve al paso 9. 11.2. No requiere modificaciones, procede a compilar la información, resultando el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos y remite el Informe Consolidado al Procurador para su presentación ante la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado. Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 65 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Procurador(a)

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a)

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

Actividad 12. Recibe la exposición de motivos y el Informe Consolidado del Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Revisa: 12.1. Si no requiere modificaciones presenta a la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado, el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos, para su estudio, consideración e incorporación al Proyecto de Ley de Presupuesto del Estado Yaracuy. Pasa al paso 16 12.2. Si requiere modificaciones remite a la Unidad Orgánica que corresponda. 13. Realiza las modificaciones y generan el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos Definitivo y envía a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 14. Recibe el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos Definitivo, revisa que el mismo contenga las modificaciones solicitadas y remite al Despacho del Procurador(a). 15. Recibe Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos Definitivo y presenta a la Secretaría de Planificación y Desarrollo para su estudio, consideración e incorporación al Proyecto de Ley de Presupuesto del Estado Yaracuy.

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 66 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Secretaría de Planificación y Desarrollo.

Consejo Legislativo Estadal

Secretaría de Planificación y Desarrollo. Procurador(a) Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a)

Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado (Dirección de Presupuesto)

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

Actividad 16. Recibe, estudia y considera el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos de la Procuraduría. 17. Avala e incorpora el Plan Operativo Anual y el Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos de la Procuraduría al Proyecto de Ley de Presupuesto del Estado Yaracuy a ser aprobado por el Consejo Legislativo Estadal. 18. Aprueba el Proyecto de Ley de Presupuesto del Estado Yaracuy. Envía a la Gobernación del Estado en el órgano de la Secretaría de Planificación y Desarrollo. 19. Recibe información y envía al Despacho del Procurador(a) del Estado. 20. Recibe y remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 21. Recibe, revisa y carga en el sistema el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos del Ejercicio Fiscal correspondiente. 22. Envía al Despacho del Procurador(a) la Distribución Presupuestaria para que sea remitida a la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado (Dirección de Presupuesto) para su Publicación en Gaceta. 23. Recibe y envía a la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado (Dirección de Presupuesto) 24. Publica en Gaceta Oficial del estado Yaracuy.

FIN DEL PROCEDIMIENTO Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 67 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

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Versión : 2011-01 Hoja 68 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

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Versión : 2011-01 Hoja 69 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Formulación del Plan Operativo Anual y Proyecto de Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-01

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Versión : 2011-01 Hoja 70 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento para la Revisión de la Memoria y Cuenta presentada por las Unidades, Direcciones y Coordinaciones ante la Unidad de Planificación y Presupuesto. El Procedimiento abarca desde que la Unidad Orgánica remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto su Memoria y Cuenta, hasta que ésta es presentada ante el Consejo Legislativo Estadal para su aprobación. Unidades que Intervienen: • • • • • • • •

Unidad Orgánica (Unidades Funcionales). Despacho del Procurador(a) Dirección General. Unidad de Planificación y Presupuesto. Dirección de Administración. Secretaría de Control y Seguimiento de la Gobernación del Estado. Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado. Consejo Legislativo Estadal.

Formularios Relacionados: • • • •

Instructivo para la presentación de la Memoria y Cuenta. Plan Operativo Anual. Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Reprogramaciones Presupuestarias.

3ormas: 1. La presentación de la Memoria y Cuenta deberá realizarse considerando los datos descritos en el “Instructivo para la presentación de la Memoria y Cuenta”, Lineamientos emitidos por el Despacho del Procurador, el Plan Operativo Anual, el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos y las Reprogramaciones del año correspondiente a la rendición presentada. 2. La Memoria y Cuenta, inicialmente remitida por la Unidad Orgánica a la Unidad de Planificación y Presupuesto, se elaborará en original, una (1) copia y en forma digital. 3. La Unidad de Planificación y Presupuesto generará un documento denominado “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”. 4. La Unidad de Planificación y Presupuesto dispone de cinco (5) días hábiles para analizar y elaborar el “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”, de la Unidad Orgánica. 5. El “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”, mediante el intercambio técnico, será discutido con los representantes de la Unidad Orgánica evaluada, dejando Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 71 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

constancia mediante la Minuta de Acuerdos y Compromisos, la cual es firmada por ambas partes. 6. El “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta” en copia, permanecerá bajo la guarda y custodia de la Unidad de Planificación y Presupuesto. El informe original, será remitido al representante de la Unidad Orgánica evaluada. 7. Los representantes de la Unidad Orgánica dispondrán de cinco (5) días, contados a partir de la firma de la Minuta, para efectuar las correcciones y modificaciones acordadas durante el intercambio técnico, generando un documento denominado “Informe de Memoria y Cuenta Corregida”. De no cumplir con el período establecido, el representante de la Unidad Orgánica deberá justificar por escrito las razones que le impiden realizar las modificaciones acordadas. 8. En caso de efectuarse una segunda revisión, la Unidad de Planificación y Presupuesto generará un documento denominado “Informe de la Segunda Revisión de la Memoria y Cuenta” y remitirá a la Unidad Orgánica. 9. La Unidad Orgánica dispondrá de cinco (5) días continuos a partir de la fecha de recepción del Informe, para efectuar las correcciones y modificaciones expresadas en el “Informe de la Segunda Revisión de la Memoria y Cuenta” y acordadas durante el intercambio técnico. De no cumplir con el período establecido, el representante de la Unidad Orgánica deberá justificar por escrito las razones que le impiden realizar las modificaciones acordadas. 10. El Procurador(a), como responsable de la Dirección y Administración de la Procuraduría, presentará ante el Consejo Legislativo Estadal la Memoria y Cuenta, para su aprobación. Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Actividad 1. Establece lineamientos y pautas según lo definido en el Instructivo para la presentación de la Memoria y Cuenta, el Plan Operativo Anual, el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos y las Reprogramaciones del año

Unidad Orgánica

2. Reciben lineamientos a seguir, elaboran la “Memoria y Cuenta” y remite en la fecha prevista ante la Unidad de Planificación y Presupuesto, un memorándum (original y copia) donde anexa el mencionado informe.

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 72 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a). Secretaría de Planificación y Desarrollo. Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

Actividad 3. Recibe memorándum y la “Memoria y Cuenta” firma y sella ambos documentos; devuelve la copia a la Unidad Orgánica. 4. Analiza información y elabora “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”. 5. Efectúa intercambio técnico, dando lectura a los puntos del “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”. Preparan Minuta de Acuerdos y Compromisos; firman ambas partes. 6. Analiza, realizan las modificaciones sugeridas y emiten un documento denominado “Informe de Revisión de la Memoria y Cuenta Corregido” y envía a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 7. Recibe “Informe de “Revisión de la Memoria y Cuenta Corregido”, evalúa y compara con la Minuta del “Informe de la Primera Revisión de la Memoria y Cuenta”. 7.1. Si necesita modificaciones. Se analiza y elabora un nuevo informe que será denominado “Informe de la Segunda Revisión de la Memoria y Cuenta” Pasa al paso 5. 7.2. Si está correcta y no necesita modificaciones, se solicita formalmente a la Unidad Orgánica la impresión de tres (3) ejemplares definitivos. 8. Recibe notificación de impresión de ejemplares definitivos de la Memoria y Cuenta. Remite ejemplares. 9. Recibe ejemplares definitivos de la Memoria y Cuenta. Revisa el contenido, índice, número de página, entre otros. Prepara oficio y remite ejemplares al Despacho del Procurador(a) para su envío a la Secretaría de Planificación y Desarrollo. 10. Recibe Memoria y Cuenta y envía a la Secretaría de Planificación y Desarrollo para su revisión. 11. Conoce y Revisa la Memoria y Cuenta. Envía al Despacho del Procurador(a).

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 73 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

Unidad Responsable Actividad Procurador(a). 12. Recibe Memoria y Cuenta. Se empasta versión final y se presenta al Consejo Legislativo Estadal. Consejo Legislativo 13. Conoce y aprueba la Memoria y Cuenta. Notifica, Estadal. vía oficio, decisión al (la) Procurador(a) General del Estado. Procurador(a). 14. Recibe Oficio. Envía copia de la Memoria y Cuenta al Gobernador del Estado. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 74 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

Aprobado por:

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 75 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Revisión de la Memoria y Cuenta

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-02

Aprobado por:

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 76 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Control de la Ejecución del Presupuesto

Código: PROCURADURÍA-UPP-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que canaliza las distintas acciones que inciden sobre los recursos presupuestarios y su distribución, a fin de llevar un control efectivo de la Ejecución del Presupuesto de Gastos, garantizando que la ejecución del mismo se ejecute según lo planificado. El procedimiento abarca desde el envío mensual a las Unidad/Dirección/Coordinación, de la variación del presupuesto de gastos, por parte de la Unidad de Planificación y Presupuesto, hasta el ajuste del Plan Operativo Anual y las medidas correctivas de carácter presupuestario, si las hubiere. La Unidad/Dirección/Coordinación de la Procuraduría debe analizar su gestión y verificar lo programado y lo ejecutado de las diferentes etapas del ciclo de Egresos: comprometido, causado y pagado. Unidades que Intervienen: • •

Unidad de Planificación y Presupuesto. Unidad Orgánica (Unidades Funcionales).

Formularios Relacionados: • •

Resumen General de la Ejecución Presupuestaria. Notificación de Información (Reporte)

3ormas: 1. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la responsable de generar semanalmente los “Reportes de la Ejecución Presupuestaria”, los cuales deben contener lo programado,ejecutado, la disponibilidad y los compromisos de la Procuraduría. 2. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la encargada de informar a la Unidad Orgánica sobre las diferencias entre lo programado y lo ejecutado. 3. La Unidad Orgánica serán las encargadas de tomar medidas necesarias para cumplir con la programación mensual del presupuesto. 4. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la encargada de realizar y determinar las variaciones en las diferentes etapas del Ciclo de Egreso del Presupuesto de Gastos. 5. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la responsable de mantener y archivar los listados de variaciones del presupuesto de gastos entre lo programado y lo ejecutado. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto.

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Envía a las diferentes Unidades Orgánicas el “Reporte de la Ejecución Presupuestaria”, mediante notificación de información (oficio) en original y copia. Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 77 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Orgánica

Procedimiento: Control de la Ejecución del Presupuesto

Código: PROCURADURÍA-UPP-03

Actividad 2. Recibe comunicación del “Reporte de la Ejecución Presupuestaria”. Analiza las variaciones entre lo ejecutado y lo programado, lo contrasta con el cumplimiento de metas. Informa a la Unidad de Planificación y Presupuesto, mediante oficio en original y copia, de las variaciones del presupuesto de gastos, si los hubiere, para que apliquen las medidas correctivas de carácter presupuestario. 3. Recibe oficio. Analiza la información. 3.1. Si hay variaciones entre lo programado y lo ejecutado, le solicita a las Unidades Orgánicas medidas correctivas al Plan Operativo Anual. 3.2. Si no hay variación, archiva 4. Ajusta su Plan Operativo, aplicando las medidas correctivas. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 78 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Control de la Ejecución del Presupuesto

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-03

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Versión : 2011-01 Hoja 79 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Traspasos

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir para solicitar y aprobar los Traspasos Presupuestarios que canalizan la Unidad/Dirección/Departamento. El procedimiento abarca desde que la Unidad/Dirección/Departamento solicitante envía “Solicitud de Traspaso de Partida” a la Dirección de Planificación y Presupuesto, hasta la notificación de aprobación o rechazo. Unidades que Intervienen: • • • • •

Unidad de Planificación y Presupuesto. Procurador(a). Unidad Orgánica (Unidades Funcionales). Consejo Legislativo Estadal. Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del Estado Yaracuy. • Dirección de Presupuesto

Formularios Relacionados: • • • • •

Resumen General de la Ejecución Presupuestaria. Solicitud de Traspasos. Notificación de Traspasos. Formato de Traspaso. Exposición de Motivos.

3ormas: 1. Todas las Unidades Orgánicas podrán solicitar traspasos de créditos presupuestarios entre partidas de un mismo Programa, así como entre distintos Programas. Dichos Traspasos deberán ser enviados a la Unidad de Planificación y Presupuesto para su concerniente análisis y revisión. Estos serán enviados al Despacho del Procurador(a) para su respectiva aprobación. 2. Es reponsabilidad de la Unidad Orgánica elaborar y enviar la “Solicitud de Traspaso entre Partidas” y su respectiva “Exposición de Motivos” para dar inicio a su tramitación ante la Unidad de Planificación y Presupuesto. 1. Es responsabilidad de la Unidad de Planificación y Presupuesto buscar la conformación de las Unidades Orgánicas cedentes de los créditos presupuestarios, en caso de que las mismas fuesen distintas a la Unidad Orgánica solicitante del traspaso. 2. Solo se dará curso al trámite de incorporar, eliminar o cambiar partidas del presupuesto, previa recepción de la “Solicitud de Traspasos entre Partidas” por parte de la Unidad Orgánica solicitante, donde se justifique la modificación una vez que esté revisado por el Procurador(a). La Unidad de Planificación y Presupuesto es la reponsable de garantizar la disponibilidad en las partidas, a fin de tramitar una “Solicitud de Traspaso”. Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 80 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Traspasos

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

3. La Unidad de Planificación y Presupuesto deberá determinar el nivel de afectación de metas físicas de las Partidas Cedentes y realizar las reprogramaciones a que hubiere lugar, de ser necesario. 4. La Unidad de Planificación y Presupuesto debe mantener el control y archivo de los documentos soporte de los traspasos entre Partidas de un mismo Programa y entre Programas. 5. Todo Traspaso Presupuestario debe ser informado al Ejecutivo del Estado Yaracuy y al Consejo Legislativo, dentro de los diez (10) días siguientes de haberse producido. 6. La Unidad Orgánica solicitante es la responsable de elaborar y enviar a la Unidad de Planificación y Presupuesto la “Exposición de Motivos” que justifica la solicitud de Traspaso de Partidas entre Programas diferentes, en los casos que sea necesario. 7. Toda variación al presupuesto se hará única y exclusivamente al presupuesto del ejercicio fiscal en curso. 8. Si la Unidad de Planificación y Presupuesto considera que el Traspaso implica un cambio que desvirtúa la política presupuestaria de la Procuraduría y propicia cambios estructurales en el Plan Operativo Anual, el Procurador(a) debe informar a la Secretaría de Planificación y Desarrollo. 9. Una vez aprobado el Traspaso Presupuestario por el Consejo Legislativo Estadal; las reprogramaciones físicas y su impacto en el Presupuesto de Gastos de la Procuraduría, deberán ser enviadas a la Secretaría de Planificación y Desarrollo (Dirección de Presupuesto) para su publicación en la Gaceta Oficial del Estado. 10. Una vez culminado en proceso de Traspaso Presupuestario, la Unidad de Planificación y Presupuesto, deberá realizar la “Notificación de Traspaso Presupuestario”, a las diferentes Unidades Orgánicas involucradas en el mismo. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica solicitante

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto, la “Solicitud de Traspaso Presupuestario” acompañada de la “Exposición de Motivos”.

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Versión : 2011-01 Hoja 81 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a).

Consejo Legislativo Estadal.

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Traspasos

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

Actividad 2. Recibe y analiza comunicación detallada del Proceso de Traspaso Presupuestario. 2.1. Si no es procedente, devuelve con explicación ante el solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 2.2. Si es procedente, prosigue con la elaboración del “Formato de Traspaso Presupuestario” y determina el Grado de Afectación de Metas Físicas de las Partidas Cedentes, recolecta las firmas necesarias y remite junto a comunicación del solicitante al Despacho del Procurador(a). 3. Recibe “Proceso de Traspaso Presupuestario” junto al informe de la Unidad de Planificación y Presupuesto. 3.1. Si tiene observaciones, devuelve con explicación a la Unidad de Planificación y Presupuesto. Va al Paso 2. 3.2. Si no tiene observaciones y es un Traspaso que implica la reprogramación física o no del Presupuesto, Avala y remite ante el Consejo Legislativo Estadal. Sigue al Paso 4. 4. Recibe “Proceso de Traspaso Presupuestario”, revisa y decide. 4.1. Si no aprueba. Devuelven al Procurador(a), con explicación de Motivos. Va al paso 5. 4.2. Si aprueba, sigue al paso 6

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Versión : 2011-01 Hoja 82 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Procurador(a).

Secretaría de Planificación y Desarrollo (Dirección de Presupuesto) Procurador(a). Unidad de Planificación y Presupuesto Unidad Orgánica

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Traspasos

Actividad 5. Recibe y revisa el “Procedimiento de Traspaso Presupuestario” y remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto para un nuevo análisis. Va al Paso 2. 6. Recibe el Traspaso Aprobado. 6.1. Si es un traspaso que implica la modificación de la Ejecución Física de la Procuraduría, remite a la Secretaría de Planificación y Desarrollo (Dirección de Presupuesto) de la Gobernación del estado Yaracuy. Va al paso 7 6.2. Si es un Traspaso que no implica la reprogramación de la Ejecución Física, remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto para su incorporación en el presupuesto y notificación a las Unidades Orgánicas involucradas. Va al paso 9 7. Recibe el Traspaso y la Reprogramación de la Ejecución Física, para su publicación en la Gaceta Oficial del Estado; una vez publicado remite al Procurador. 8. Recibe la publicación de Gaceta Oficial y remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 9. Recibe e Incorpora “Proceso de Traspaso al Presupuesto”. Genera Nuevo Reporte de Ejecución Presupuestaria y distribuye a las Unidades Orgánicas involucradas. 10. Ajusta su Plan Operativo acorde a los cambios Presupuestarios. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

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Versión : 2011-01 Hoja 83 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Revisado por:

Traspasos

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

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Versión : 2011-01 Hoja 84 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y aprobación Presupuestarios.

Revisado por:

Traspasos

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-04

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Versión : 2011-01 Hoja 85 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias.

Código: PROCURADURÍA-UPP-05

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que regulariza las distintas acciones que inciden sobre los recursos presupuestarios y su distribución en el presupuesto. El procedimiento abarca desde el envío de la solicitud de Crédito Adicional o Rebajas por parte de las Unidades Orgánicas hasta la recepción y distribución en la Unidad de Planificación y Presupuesto y aprobación o no por parte del Procurador(a). Unidades que Intervienen: • • • • • •

Unidad de Planificación y Presupuesto Procurador(a) Unidad Orgánica (Unidades Funcionales). Dirección de Administración Gobernador(a) del Estado Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del estado Yaracuy. • Dirección de Presupuesto.

Formularios Relacionados: • • • • •

Relación de Ingresos Resumen de la Ejecución Presupuestaria Formato de Solicitud de Crédito Adicional Formato de Solicitud de Rebaja Presupuestaria Exposición de Motivos

3ormas: 1. Las notificaciones de Incrementos o Rebajas por Insubsistencias en los Ingresos de la Procuraduría serán notificados por la Unidad de Planificación y Presupuesto. 2. El Procurador(a) podrá tramitar “Créditos Adicionales” al presupuesto de Gastos, para cubrir gastos necesarios no previstos en el Presupuesto de Ingresos y Gastos o créditos presupuestarios insuficientes. 3. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la responsable de tramitar las “Solicitudes de Créditos Adicionales” ante el Procurador(a). 4. Cuando se aprueben Créditos Adicionales, se deberá indicar el Sector, Programa, Proyecto, Partida, Unidad Orgánica, así como las razones que justifiquen la solicitud y el efecto que tendrán sobre las metas programadas. 5. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la responsable de registrar los montos de las Partidas ajustadas por concepto de Créditos Adicionales. 6. La Dirección de Administración es la responsable de manejar la información de los excedentes por ingresos antes de darle curso a cualquier solicitud de Crédito Adicional. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 86 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias.

Código: PROCURADURÍA-UPP-05

7. En cualquier caso, todo Incremento o Rebaja Presupuestaria requiere de la aprobación de Procurador(a) y del Gobernador(a) del Estado. 8. Si la Unidad de Planificación y Presupuesto considera que el Credito Adicional o la Rebaja Presupuestaría implica un cambio que desvirtúa la política presupuestaria de la Procuraduría y propicia cambios estructurales en el Plan Operativo Anual, debe informar a la Secretaría de Planificación y Desarrollo (Dirección de Presupuesto) para su publicación en la Gaceta Oficial del Estado. 9. Una vez culminado en proceso de Credito Adicional o Rebaja Presupuestaria, la Unidad de Planificación y Presupuesto deberá realizar la notificación a las diferentes Unidades Orgánicas involucradas en el mismo. 10. Toda variación al presupuesto se hará única y exclusivamente al presupuesto del ejercicio fiscal en curso. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Dirección de Administración Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a)

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Activa soportando con comunicación detallada ante la Unidad de Planificación y Presupuesto el Proceso de Incremento o Rebaja Presupuestaria. 2. Recibe y analiza comunicación detallada y los soportes para el proceso de Incremento o Rebaja Presupuestaria. 2.1. Si no es procedente, devuelve con explicación ante el solicitante. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 2.2. Si es procedente, prosigue con la elaboración de la solicitud y distribución presupuestaria, de acuerdo a las necesidades de las Unidades Orgánicas y remite al Despacho del Procurador(a) junto a comunicación del solicitante. 3. Recibe la solicitud de Incremento o Rebaja presupuestaria. 3.1. Si tiene observaciones, devuelve con explicación a la Unidad de Planificación y Presupuesto. Va al Paso 2. 3.2. Si No tiene Observación, Avala y Remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 87 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto Procurador(a).

Secretaría de Planificación y Desarrollo (Dirección de Presupuesto) Procurador(a) Unidad de Planificación Presupuesto Unidad Orgánica

Procedimiento: Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias.

Actividad 4. Recibe del Procurador(a) la solicitud de Incremento o Rebaja Presupuestaria, revisa y discute lo referente a su impacto en el Plan Operativo Anual de la Procuraduría. Envía al Procurador(a). 5. Recibe y revisa Incremento o Rebaja. 6. Remite la modificación de la Ejecución Física y Presupuestaria a la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación del estado Yaracuy. 7. Recibe la Reprogramación de la Ejecución Física y Presupuestaría, para su Revisión y publicación en la Gaceta Oficial del estado Yaracuy. 8. Una vez publicada la Gaceta remite al Despacho del Procurador(a). 9. Recibe la publicación de la Gaceta Oficial y remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 10. Incorpora Proceso de Incremento o Rebaja al Presupuesto. Genera nuevo “Reporte de la Ejecución Presupuestaria” y envía a las Unidades Orgánicas involucradas. 11. Ajusta su Plan Operativo acorde a la nueva Ejecución Presupuestaria. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-UPP-05

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 88 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias.

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-05

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Versión : 2011-01 Hoja 89 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y aprobación de Créditos Adicionales y Rebajas Presupuestarias.

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-05

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Versión : 2011-01 Hoja 90 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Control y evaluación de la ejecución física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Código: PROCURADURÍA-UPP-06

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a fin de llevar un control efectivo de la Ejecución Física del Presupuesto y así lograr que las metas establecidas se cumplan a cabalidad. El procedimiento abarca desde la consulta que efectua la Unidad de Planificación y Presupuesto a cada Unidad Orgánica acerca de su ejecución fisica hasta la presentación del “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”. Unidades que Intervienen: • • • • •

Unidad de Planificación y Presupuesto Procurador(a). Dirección General. Unidad Orgánica (Unidades Funcionales). Comité de Coordinación de la Procuraduría.

Formularios Relacionados: • • • •

Plan Operativo Anual y Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Resumen de la Ejecución Presupuestaria. Listado de Ejecución Física del Presupuesto. Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. • “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos Consolidado”. 3ormas: 1. Las Unidades Orgánicas son responsables de la ejecución de todas las metas físicas que fueron formuladas en el Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. 2. La Unidad de Planificación y Presupuesto es la responsable de verificar mensualmente la Ejecución Física de Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. 3. La Unidad de Planificación y Presupuesto emitirá mensualmente el “Listado de Ejecución Física del Presupuesto”, el cual reflejará las variaciones existentes en relación a la programación inicial de las metas y volúmenes de trabajo de la Procuraduría. 4. Las Unidades Orgánicas son las responsables de enviar a la Unidad de Planificación y Presupuesto un informe sobre las causas de incumplimiento de metas y objetivos de los planes, programas y proyectos, y emitir el “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”. 5. La Unidad de Planificación y Presupuesto mensualmente le enviará al Despacho del Procurador(a) el “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 91 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Procedimiento: Control y evaluación de la ejecución física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Código: PROCURADURÍA-UPP-06

Anual de Ingresos y Gastos Consolidado”, el cual será del conocimiento del Gobernador(a) del Estado a través del órgano de la Secretaría de Planificación y Desarrollo. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Orgánica

Unidad de Planificación y Presupuesto

Procurador(a).

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad Verifica mensualmente la Ejecución Física de Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos. Analiza datos sobre el cumplimiento de metas y volúmenes de trabajo. 2. Emite mensualmente el “Listado de Ejecución Física del Presupuesto”. Envia a las Unidades Orgánicas, un original y copia, 3. Recibe y analiza “Listado de Ejecución Física del Presupuesto”. Prepara “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos”. Si existe incumplimiento de metas debe justificar las desviaciones. 4. Envia Informe a la Unidad de Planificación y Presupuesto, en original y copia. 5. Recibe de la Unidad Orgánica informe con evaluación de las causas de incumplimiento, si las hubiese. Lo revisa y analiza. 6. Prepara “Informe de Ejecución Física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto Anual de Ingresos y Gastos Consolidado”. Envía al Despacho del Procurador(a), con original y copia. 7. Recibe y analiza. 7.1. Si tiene comentarios y/o observaciones envía a la Unidad de Planificación y Presupuesto para que se tomen las medidas correctivas que el caso amerite.Va al paso 8 7.2. Si está de acuerdo, envia Informe a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 1.

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Versión : 2011-01 Hoja 92 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Unidad Orgánica

Procedimiento: Control y evaluación de la ejecución física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Actividad Revisa y analiza. Sugiere medidas correctivas de las desviaciones e incumplimiento de metas. 9. Envía a las Unidades Orgánicas oficio con recomendaciones y sugerencias en original y copia. 10. Recibe Oficio y asume recomendaciones. 8.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-UPP-06

Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 93 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Unidad de Planificación y Presupuesto

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Control y evaluación de la ejecución física del Plan Operativo Anual y el Presupuesto de Ingresos y Gastos.

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-UPP-06

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Versión : 2011-01 Hoja 94 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE INFORMACIÓN, RELACIONES PÚBLICAS Y PROTOCOLO

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Versión : 2011-01 Hoja 95 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Procedimiento: Coordinación y Protocolares.

Organización de Eventos

Código: PROCURADURÍA-IRP-01

Propósito: Desarrollar las normas y procedimientos a seguir en el proceso de Coordinación y Organización de Eventos Protocolares, a fin de garantizar el cuidado y cumplimiento de las normas que rigen el Protocolo y el Ceremonial. Este proceso abarcará desde la coordinación, organización y logística de la realización del evento. Unidades que Intervienen: • Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo. • Despacho del Procurador(a). • Dirección de Administración. • Coordinación de Compras y Bienes. • Unidad Orgánica (Unidades Funcionales). Formularios Relacionados: • •

Notas de Prensa. Invitaciones.

3ormas: 1. La Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo según Calendario de Actividades Protocolares, iniciará todo lo relacionado a la coordinación, organización y logística del evento en un plazo no menor de diez (10) días. 2. La Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo procederá mediante oficio, notificar a las Unidades, Direcciones y Coordinaciones de los eventos programados. 3. La Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo es responsable de solicitar a la Dirección de Administración en la Coordinación de Compras y Bienes la logística requerida, según el caso, mediante formatos de Solicitud de Servicios o Requisición de Materiales lo concerniente a: Contratación de Festejos, Sonido, Arreglos Florales, material de apoyo, refrigerios, entre otros. 4. Una vez elaboradas las Tarjetas de Invitación, la Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo, deberá enviar las mismas, a las diferentes Unidades Organizativas de la Procuraduría así como a los Poderes Públicos, Institutos Autónomos, Fundaciones, Empresas, Secretaría e Invitados Especiales. 5.

La Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo notificará a los medios de comunicación y realizará los avisos y notas informativas respectivas.

Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 96 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Procedimiento: Coordinación y Protocolares.

Organización de Eventos

Código: PROCURADURÍA-IRP-01

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad de 1. Inicia la organización del evento, según Calendario Información, de Actividades Protocolares. Relaciones Públicas y 2. Procederá, mediante oficio, notificar a las Unidades Protocolo. Orgánicas de los eventos programados. Unidad Orgánica 3. Reciben oficio de invitación. Archivan. Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo.

4. Realiza los trámites de la logística requerida para el acto. Solicita a la Coordinación de Compras y Bienes la solicitud de materiales y los servicios requeridos. (PROCURADURÍA-CCB-01) 5. Envía Tarjetas de Invitación a los Poderes Públicos, empresas u organizaciones privadas, y fuerzas vivas del Estado, a si como la Invitación para el Acto de Ofrenda, si se realiza este último. 6. Supervisa los preparativos de la logística requerida para la ejecución del evento (Ceremonial, Vocativos, precedencias, entre otros). 7. Realiza las notas y avisos de prensa. (PROCURADURÍA-IRP-02) 8. Un (01) día u horas antes del evento, según se requiera, se realiza el despliegue operativo logístico. 9. Se realiza el Acto Protocolar.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 97 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Coordinación y Organización de Eventos Protocolares.

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-IRP-01

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Versión : 2011-01 Hoja 98 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Procedimiento: Publicidad, Avisos y Notas de Prensa.

Código: PROCURADURÍA-IRP-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir por el equipo de Información, Relaciones Públicas y Protocolo para la elaboración y publicidad de avisos a ser publicados por los diferentes medios de comunicación social nacionales y regionales. El procedimiento se inicia desde que la Unidad/Dirección/Coordinación generan la información hasta que la misma es publicada por los diferentes medios de comunicación social. Unidades que Intervienen: • Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo. • Despacho del Procurador(a). • Dirección de Administración. • Coordinación de Compras y Bienes. • Unidad Orgánica (Unidades Funcionales) Formularios Relacionados: • •

Orden de Publicación Orden de Servicio.

3ormas: 1.

La Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo será la responsable de revisar, redactar y tramitar los avisos y las notas de prensa que serán difundidas a través de los medios de comunicación nacionales y regionales.

Las Unidad/Dirección/Coordinación deberá tramitar los avisos ante Información, Relaciones Públicas y Protocolo en un plazo no menor a 24 horas, y en casos de emergencia debe hacer la solicitud en forma inmediata.

El arte de la publicidad, de los avisos y las notas de prensa deben ser aprobados por el Procurador General del Estado.

La Unidad es responsable de llevar una hemeroteca actualizada.

La llevará una relación actualizada de la participación de la Procuraduría General del Estado Yaracuy en los programas de radio de televisión.

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Versión : 2011-01 Hoja 99 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Procedimiento: Publicidad, Avisos y Notas de Prensa.

Código: PROCURADURÍA-IRP-02

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica

Actividad 1. Genera la información que va a ser publicada, y envía a la Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo con oficio en original y copia.

Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo

2. Recibe la información, revisa y hace prediseño. 3. Elabora arte publicitario y lo envía al Despacho del Procurador(a).

Procurador(a)

Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo Medios de Comunicación Social

4. Recibe y revisa el arte de la publicidad de los avisos y notas de prensa. 4.1. Si no está conforme devuelve con observaciones a Información, Relaciones Públicas y Protocolo 4.2. Si está conforme remite a Unidad de Información, Relaciones Públicas y Protocolo. 5. Elabora Orden de Publicación y solicita una orden de servicio a la Coordinación de Compra y Bienes. (PROCURADURÍA-CCB-01) 6. Entrega a los medios de comunicación (prensa, radio y TV) para su difusión. 7. Reciben la Información y publican.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de::

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 100 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Información, Relaciones Públicas y Protocolo

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Publicidad, Avisos y Notas de Prensa.

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-IRP-02

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Versión : 2011-01 Hoja 101 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE LITIGIOS Y REPRESENTACIÓN

Elaborado con la Asesoría de::

Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 102 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Litigios y Representación.

Procedimiento: Representación y Defensa Jurídica.

Código: PROCURADURÍA-DLR-01

Propósito: Desarrollar las normas y procedimientos a seguir en el proceso de Representación y Defensa Jurídica en las demandas, acciones, peticiones, solicitudes, reclamos, donde el Estado Yaracuy sea Parte. Este proceso abarca desde la citación del Procurador General del Estado hasta que se dicte sentencia definitivamente firme, Resolución o Providencia Administrativa según sea el caso. Unidades que Intervienen: • • • • • • • •

Despacho del Procurador(a). Dirección de Litigios y Representación. Dirección General. Secretarías, Direcciones y Jefaturas de la Gobernación del estado Yaracuy. Entes Descentralizados de la Administración Pública Estadal. Entes de la Administración Pública Municipal. Consejo Legislativo del Estado Yaracuy. Contraloría General del Estado Yaracuy.

Formularios Relacionados: • • • • • • • • • •

Libelos de demanda. Citaciones. Diligencias. Poder de Representación. Autos. Escritos de Promoción de Pruebas. Informes Copia Certificada de las Sentencias. Resoluciones o Providencias Administrativas. Acuerdos: Convenios o transacciones

3ormas: 1. Toda persona natural o jurídica que pretenda instaurar una demanda, acción o tercería en contra del Estado Yaracuy, sus empresas, asociaciones, fundaciones, institutos autónomos, sociedades civiles o mercantiles y demás entes con personalidad jurídica y patrimonio propio creados por el Estado Yaracuy, o en las cuales éste tenga participación igual o mayor al 50% del capital social o constituidos con fondos públicos de éste o cuando la totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados por el Estado Yaracuy represente el 50% o más de su presupuesto, el Consejo Legislativo del Estado Yaracuy, la Contraloría General del Estado Yaracuy deberá agotar previamente la Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 103 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Litigios y Representación.

Procedimiento: Representación y Defensa Jurídica.

Código: PROCURADURÍA-DLR-01

vía administrativa, de conformidad con lo establecido en la normativa legal vigente en la materia. 2. La Procuraduría General del Estado Yaracuy podrá intervenir en todos los procesos judiciales o administrativos en que sea parte el Consejo Legislativo del Estado Yaracuy, la Contraloría General del Estado Yaracuy, institutos autónomos, empresas, asociaciones, fundaciones, sociedades mercantiles, establecimientos públicos y órganos o entes estadales municipales cuando a su juicio los mismos afecten o puedan afectar derechos, bienes, acciones e intereses patrimoniales del Estado Yaracuy. 3. Las Notificaciones y citaciones que realicen los órganos jurisdiccionales al Procurador General del Estado Yaracuy sin que cumpla con las formalidades y requisitos estipulados en la Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, se consideraran no practicadas. 4. Los Órganos y entes de la Administración Pública Estadal, central, descentralizada o desconcentrada, deberán remitir a la Procuraduría General del Estado Yaracuy, antes de las audiencias preliminares, de juicio, constitucionales y demás actos procesales, la documentación necesaria para actuar en representación y defensa de los derechos, bienes, acciones e intereses patrimoniales del Estado. 5. Los Abogados que por poder otorgado por el Procurador (a) del Estado Yaracuy, ejerzan en juicio o actos de carácter judicial o administrativos, la representación del Estado Yaracuy, no podrán convenir, desistir, transigir, comprometer en árbitros, conciliar, solicitar la decisión según la equidad, hacer posturas en remate, recibir cantidades de dinero, disponer del derecho en litigio o utilizar cualquier otro medio alternativo para la solución del conflicto, sin la expresa autorización escrita del Procurador (a) del Estado Yaracuy, previa instrucción escrita de la máxima autoridad del órgano respectivo. 6. En los juicios en que sea condenado el Estado Yaracuy, sus empresas, asociaciones, fundaciones, institutos autónomos, sociedades civiles o mercantiles y demás entes con personalidad jurídica y patrimonio creados por el Estado Yaracuy, o en las cuales éste tenga participación igual o mayor al 50% del capital social o constituidos con fondos públicos de éste o cuando la totalidad de los aportes presupuestarios o contribuciones efectuados por el Estado Yaracuy represente el 50% o más de su presupuesto, el Consejo Legislativo del Estado Yaracuy, la Contraloría General del Estado Yaracuy, el Tribunal encargado de ejecutar la sentencia deberá remitir al Procurador(a) General del Estado Yaracuy, copia certificada de la Sentencia y del Auto que acuerde su ejecución, para que dentro de los cuarenta y cinco (45) días hábiles siguientes informe al tribunal sobre la forma y oportunidad de la ejecución. 7. La procuraduría podrá solicitar medidas preventivas, ejecutivas, cautelares que considere necesarias para la defensa de los derechos, bienes, acciones, intereses y recursos patrimoniales del Estado Yaracuy. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 104 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Litigios y Representación.

Procedimiento: Representación y Defensa Jurídica.

Código: PROCURADURÍA-DLR-01

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Despacho del Procurador(a)

Actividad 1. Recibe citación mediante oficio, acompañado de copia certificada del libelo, del auto de admisión y los recaudos producidos por el actor, ya con acuse de recibo al alguacil o persona autorizada para realizar citación, efectuado en recepción 2. Remite a la Dirección de Litigios y Representación los recaudos recibidos con la citación, para su revisión y estudio. Dirección de Litigios y 3. Recibe, analiza y estudia la demanda y los recaudos. Representación. 4. Distribuye el expediente al o los Abogados apoderados encargados del tribunal respectivo o instancia administrativa, que llevarán el juicio en representación de la Procuraduría del Estado Yaracuy. Dirección de Litigios y 5. Revisan el expediente en el Tribunal o Inspectoría y Representación/Abogados verifican la fecha en que fue consignada y asignados. certificada la citación del Procurador(a) y ente demandado. 6. Informa a la Dirección de Litigios y Representación de la fecha de la consignación y certificación de la misma. Abogados Apoderados 7. Realiza el procedimiento correspondiente en el caso hasta sentencia definitivamente firme, resolución o providencia administrativa, de conformidad con lo establecido en la normativa legal vigente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 105 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Litigios y Representación.

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Procedimiento: Representación y Defensa Jurídica.

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Código: PROCURADURÍA-DLR-01

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DIRECCIÓN DE OPINIÓN LEGAL Y ASESORÍA JURÍDICA

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Versión : 2011-01 Hoja 107 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Asesoría Jurídica. .

Código: PROCURADURÍA-OLA-01

Propósito: Desarrollar las normas y procedimientos a seguir en el proceso de Asesoría Jurídica a los Institutos Autónomos, Fundaciones, Asociaciones, Sociedades Civiles, Sociedades Mercantiles, Empresas Estadales y demás entes o establecimientos públicos de la Administración Pública Estadal o Municipal. Este proceso abarca desde la solicitud de la Asesoría hasta elaboración y/o emisión de la Opinión Jurídica correspondientes, dependiendo del caso consultado. Unidades que Intervienen: • • • • • •

Despacho del Procurador(a). Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Dirección General. Secretarías, Direcciones y Jefaturas de la Gobernación del Estado Yaracuy. Entes Descentralizados del Poder Público Estadal. Entes de la Administración Pública Municipal.

Formularios Relacionados: • • • • •

Dictámenes. Proyectos de Ley. Convenios. Contratos. Opinión Jurídica

Normas: 1. Las consultas Jurídicas solicitadas por los Entes Descentralizados del Poder Público Estadal deben ser consignadas por ante el Despacho del Procurador(a) General del Estado Yaracuy, las mismas deben acompañarse de los expedientes respectivos, debidamente sustanciados y foliados, así como la opinión jurídica de los Consultores Jurídicos de cada Ente y los documentos que sustenten dicha opinión. 2. Todo proyecto de convenio y demás actos jurídicos a ser suscritos por el Estado Yaracuy, cuyo contenido esté relacionado con sus derechos, bienes e intereses patrimoniales, así como los contratos que establezcan cláusulas de arbitraje deberán remitirse a la Procuraduría General del Estado Yaracuy para su revisión y opinión jurídica. 3. Los Contratos de Asesoría Jurídica a ser suscritos por los órganos y entes del Poder Público Estadal central o descentralizada requieren la revisión y opinión previa de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 4. Las consultas que no reúnan los requisitos exigidos en el numeral primero serán devueltas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes de su consignación, con el objeto que se subsanen las omisiones. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 108 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Asesoría Jurídica. .

Código: PROCURADURÍA-OLA-01

5. Revisadas las consultas y si las mismas cumplen con los requisitos y recaudos exigidos, serán resueltas dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes a la recepción; en caso que la situación consultada requiera mayor tiempo para ser resuelta, la Dirección tendrá 20 días hábiles adicionales; vencido este lapso sin que se emita la consulta, deberá notificar al ente consultante las razones por el cual no se tiene respuesta del caso; en tal situación ambas partes, de mutuo y amistoso acuerdo determinará las soluciones del mismo. 6. Las consultas Jurídicas solicitadas por el Poder Público Estadal, relacionadas con el tema de los Recursos Humanos, deberán respaldarse con la documentación necesaria para garantizar su veracidad, según el tipo de asesoría o consulta solicitada. 7. Las consultas Jurídicas en materia de Jubilaciones, Pensiones de Sobrevivientes, Incapacidad, deben ser acompañadas por los siguientes recaudos. 7.1 Jubilación: a. Gaceta Oficial en la cual se publicó el nombramiento del funcionario. b. Constancias de Trabajos anteriores, en originales. c. Constancia de Trabajo actualizada. d. Relación de cargos emitida por el Archivo General del Estado. e. Copia de la cédula de identidad. f. Partida de nacimiento original. g. Relación de sueldos. h. Planilla F-020. 7.2 Pensión de Sobreviviente: i. Gaceta Oficial en la cual se publicó el nombramiento del funcionario u obrero. j. Constancia de Trabajo original y actualizada (activo o jubilado). k. En caso de que el causante sea Jubilado, consignar Gaceta Oficial en la cual se publicó su jubilación. l. Titulo de Únicos Universales Herederos. m. Relación de sueldos. 7.3 Incapacidad: n. Gaceta Oficial en la cual se publicó el nombramiento del funcionario. o. Constancia de Trabajo original y actualizada.

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Versión : 2011-01 Hoja 109 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Asesoría Jurídica. .

Código: PROCURADURÍA-OLA-01

p. Informe de Incapacidad emitido por el Jefe del Servicio Médico del Ejecutivo (Funcionario de la Gobernación); Informe de Incapacidad emitido por el Instituto de Previsión y Asistencia Social del Ministerio de Educación (IPASME) para el caso de los Docentes, y a los Obreros se les tramita la incapacidad ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). q. Relación de sueldos. r. Planilla F-020. 8. Para el reconocimiento de deudas de ejercicios fiscales de años anteriores se deben consignar los siguientes recaudos: 8.1. Proveedores y Servicios: s. Facturas originales. t. Orden de pago. u. Solicitud de servicio. v. Tres (3) cotizaciones. w. Contrato de Obra o Servicio. x. Informe sobre disponibilidad presupuestaria. 8.2. Prestaciones Sociales de ex trabajadores: • Constancia de trabajo o Contrato. • Calculo de Prestaciones Sociales. • Transacción. • Sentencia. • Disponibilidad presupuestaria. 8.3. Prestaciones Sociales de trabajadores fallecidos: • Constancia de trabajo o Contrato. • Calculo de Prestaciones Sociales. • Titulo de Únicos Universales Herederos. 9. Todos los documentos deben ser originales, y toda deuda debe tener disponibilidad presupuestaria.

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Versión : 2011-01 Hoja 110 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Asesoría Jurídica. .

Código: PROCURADURÍA-OLA-01

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Despacho del 10. Recibe solicitud de Asesoría o Consulta Jurídica de los Entes de la Administración Pública Estadal y/o Procurador(a) Municipal. Revisa y envía a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Dirección de Opinión 11. Recibe, revisa recaudos: Legal y Asesoría 11.1. Si están completos los recaudos: Analiza, Jurídica. estudia y emite Dictamen y remite a la Dirección General para su revisión. 11.2. Si no están completos los recaudos: Devuelve al Despacho del Procurador para que solicite los recaudos faltantes. Vuelve al paso 1. Dirección General 12. Revisa. 12.1. Si no cumple con todos los elementos Jurídicos, regresa con observaciones a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Vuelve al Paso 2. 12.2. Si considera que se cumplen con los todos los elementos Jurídicos envía al Despacho del Procurador(a). para su firma y remisión al ente consultante. Despacho del 13. Revisa, firma y envía al Ente consultante. Procurador(a)

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 111 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

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Procedimiento: Asesoría Jurídica. .

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Código: PROCURADURÍA-OLA-01

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Versión : 2011-01 Hoja 112 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Redacción, suscripción y/o visado de Convenios y Contratos

Código: PROCURADURÍA-OLA-02

Propósito: Desarrollar las normas y procedimientos a seguir en el proceso de redacción, suscripción y/o visado de Convenios y Contratos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, Institutos Autónomos, Fundaciones, Asociaciones, Sociedades Civiles, Sociedades Mercantiles, Empresas Estadales y demás entes o establecimientos del Poder Público Estadal, que este relacionados con los derechos, bienes e interese patrimoniales del Estado. Este proceso abarca desde la redacción de los convenios y/o contratos hasta su envío al Despacho del Procurador para su suscripción y/o visado según el caso. Unidades que Intervienen: • • • • •

Formularios Relacionados: • • •

Convenios. Contratos. Documentos.

Normas: 1. Conforme a instrucciones emitidas por órganos del Poder Público Estadal, la Procuraduría General del Estado, redactará y suscribirá todo documento contentivo de actos, contratos o negocios que estén relacionados con los derechos, bienes o intereses patrimoniales del Estado, cuya redacción y suscripción no le esté atribuida expresamente por mandato constitucional al órgano. 2. Todo documento de titularidad de las tierras el cual estén relacionados con los derechos, bienes o intereses patrimoniales del Estado serán redactados y suscritos por la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 3. Los órganos del Poder Público Estadal deberán remitir a la Procuraduría General del Estado Yaracuy los soportes y requisitos necesarios para la redacción de los contratos y/o documentos solicitados. 4. Los documentos contentivos de actos, contratos o negocios relacionados con los ingresos públicos estadales serán redactados por la Procuraduría General del Estado Yaracuy, conforme a las instrucciones que le comunique el Ejecutivo Estadal. 5. La Procuraduría General del Estado Yaracuy debe verificar la necesidad y justificación de la suscripción de los contratos y/o documentos. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 113 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procedimiento: Redacción, suscripción y/o visado de Convenios y Contratos

Código: PROCURADURÍA-OLA-02

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Despacho del 1. Recibe solicitud con recaudos y requisitos y remite a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica, Procurador(a) para redacción del documento. Dirección de Opinión 2. Recibe, recaudos y requisitos: Legal y Asesoría 2.1. Si está conforme: Redacta proyecto de Jurídica. documento y remite a la Dirección General para su revisión. 2.2. Si no está conforme: Devuelve al Despacho del Procurador para que solicite los recaudos y requisitos faltantes al órgano solicitante. Vuelve al paso 1. Dirección General 3. Revisa. 3.1. Si considera que se cumplen con los todos los elementos Jurídicos envía al Despacho del Procurador(a). para su firma y/o visado y remite al órgano solicitante. 3.2. Si considera que no cumple con todos los elementos jurídicos, regresa con observaciones a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Vuelve al Paso 2. Despacho del 4. Revisa documento, firma y/o visa y remite al órgano Procurador(a) solicitante.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 114 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Redacción, suscripción y/o visado de Convenios y Contratos

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Código: PROCURADURÍA-OLA-02

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Versión : 2011-01 Hoja 115 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN

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Versión : 2011-01 Hoja 116 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.

Código: PROCURADURÍA-DAD-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de tramitación y elaboración de Órdenes de Pago con la finalidad de cumplir oportunamente con los compromisos adquiridos por la Procuraduría General del Estado Yaracuy a través de órdenes de compras y servicios, contratos y otros conceptos. El procedimiento abarca desde que la Dirección de Administración recibe de las Unidades Orgánicas los documentos que originan el pago, hasta la aprobación de la Orden de Pago. Abarca lo relativo al procesamiento de todos los pagos como: Órdenes de Compra y Servicio, Aportes Patronales, Servicios Básicos, Transferencias, Personal, Reintegros, Gastos Médicos, Reposición Fondos de Avance, Contratos de Servicios y otros compromisos que asuma la Procuraduría. Unidades que Intervienen: • • •

Despacho del Procurador(a). Unidad Orgánica. Dirección de Administración.

Formularios Relacionados: •

Orden de Pago.

3ormas: 1. La Dirección de Administración tramitará las órdenes de pago referentes a: Órdenes de Compra/Servicios, Servicios Básicos (teléfono, agua, electricidad, correspondencia y otros); de igual modo, la Unidad Orgánica que corresponda, gestionará lo relativo a contratos, gastos de personal, transferencias, reposición de fondos en avances y otros. 2. La Dirección de Administración es el responsable de emitir la Orden de Pago y asegurar que a las mismas se les anexen todos los requisitos/recaudos de ley. 3. Las Órdenes de Pago serán firmadas y aprobadas por el Procurador(a) y el Director(a) de Administración. 4. Las Órdenes de Pago deberán ser numeradas correlativamente. 5. Independientemente a la Unidad Orgánica que corresponda, antes de proceder a la elaboración de la Orden de Pago deberá garantizarse que tenga disponibilidad presupuestaria, que esté debidamente autorizada, que el bien material o servicio fue debidamente recibido a través del control perceptivo, salvo que corresponda a pagos de anticipos o avances ordenados conforme a las leyes. 6. Todos los asientos de contabilidad deben garantizar la correcta y exacta imputación y codificación de cuentas establecidas en el código de cuentas y el clasificador de partidas presupuestaria vigente. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 117 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.

Código: PROCURADURÍA-DAD-01

7. La Dirección de Administración, es la única autorizado para realizar los registros en el módulo de contabilidad y realizar los ajustes contables a que haya lugar. 8. Previa emisión a la Orden de Pago, la Dirección de Administración verificará que las Órdenes de Compras de materiales, bienes y servicios estén debidamente autorizadas y contengan las facturas firmadas y selladas por la Coordinación de Compras y Bienes y por la Unidad Orgánica solicitante. 9. Las Órdenes de pago deben estar debidamente soportadas. Los recaudos que deben soportar los gastos diferentes a ordenes de compras y servicios son los siguientes: Aportes Patronales: 1. Listado por conceptos derivados de la Nómina Servicios Básicos: 2. Facturas originales 3. Requisición. Transferencias: 4. Contrato o Convenio. 5. Registro o RIF del Beneficiario. 6. Rendición de la Transferencia anterior (Si existiera). Reintegros gastos a empleados y obreros: 7. Solicitud de Pago, 8. Facturas originales que deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT, sin enmiendas y firmadas por el Director/Jefe de la Unidad Orgánica. Pagos de Honorarios Profesionales: 9. Contrato. 10. Registro y/o RIF del Beneficiario 11. Factura o Recibo original que deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT. Reposición de Fondos en Avance: 12. Rendición con los soportes. Gasto de Personal: 13. Relación por Concepto derivado de la Nómina. 14. Relación de Código Presupuestario. Contratos de Servicios: (Por Obras y servicios de otra 3aturaleza) 15. Contrato de Servicio. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 118 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.

Código: PROCURADURÍA-DAD-01

16. Registro y/o RIF del Beneficiario 17. Factura o Recibo original que deben cumplir con los requisitos establecidos por el SENIAT. 18. Orden de Servicio. 19. Valuación (en el caso que se requiera) 20. Fianza o Garantía de Fiel Cumplimiento. Viáticos: 21. Solicitud de Viáticos. 22. Cálculo de Viáticos emitido por la Coordinación de Recursos Humanos.

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica solicitante Unidad de Planificación y Presupuesto

Dirección de Administración

Procurador(a)

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Actividad 1. Envía solicitud de pago con soportes a la Unidad de Planificación y Presupuesto. 2. Recibe solicitud, verifica programación presupuestaria y remite a la Dirección de Administración el compromiso presupuestario y soportes del gasto para la elaboración de la Orden de Pago. 3. Recibe Solicitud de Pago, Órdenes de Compra y Servicios con soportes. 4. Verifica soportes según tipo de gasto establecido en las normas: 4.1. Si no está conforme, devuelve con observaciones a la Unidad de Planificación y Presupuesto para que evalúe observaciones. 4.2. Si está conforme, procede al registro contable causando según tipo de pago. 5. Registra según código contable, emite Orden de Pago, verifica, firma y sella autorizándola. 6. Remite al Despacho del Procurador(a) para su aprobación. 7. Recibe, verifica, firma y sella autorizando la Orden de Pago. 8. Envía a Dirección de Administración para proseguir con el pago. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 119 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Unidad Responsable Dirección de Administración

Procedimiento: Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.

Actividad 9. Recibe, procede a la elaboración y cancelación del cheque (PROCURADURÍA-DAD-02) FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Código: PROCURADURÍA-DAD-01

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Versión : 2011-01 Hoja 120 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Tramitación y Elaboración de Órdenes de Pago.

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-DAD-01

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Versión : 2011-01 Hoja 121 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Emisión y Cancelación Transferencias.

Cheques

Código: PROCURADURÍA-DAD-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de tramitación y elaboración de cheques y transferencias correspondientes a los pagos a realizar por la Procuraduría General del Estado Yaracuy, a fin de garantizar el cabal cumplimiento de los compromisos contraídos. El procedimiento abarca desde que la Dirección de Administración elabora la Orden de Pago aprobada con los soportes, hasta que el beneficiario recibe el cheque o se efectúa la transferencia. Unidades que Intervienen: 1. 2.

Despacho del Procurador(a) Dirección de Administración.

Formularios Relacionados: 3. 4. 5.

Comprobante de Retención de ISLR y del IVA Orden de Pago Cheque Baucher y Comprobante de Egreso.

3ormas: 1. La Dirección de Administración será la encargada de tramitar y elaborar cheques y transferencias, también velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para tal fin. 2. Los funcionarios responsables de firmar los cheques deberán verificar que los mismos cumplen con los requisitos establecidos en la Ley. 3. Los cheques deben elaborarse en orden correlativo. 4. Los cheques se emitirán en original y una copia, las que serán distribuidas de la siguiente forma: original para el beneficiario y la copia para el archivo de la Dirección de Administración con los soportes respectivos. 5. Los cheques serán anulados en aquellos casos donde existan errores de edición o cuando el Director(a) de Administración y/o el Procurador(a) lo establezcan. 6. Los cheques anulados deberán ser registrados y archivados físicamente en original y copia para los controles respectivos. 7. Los cheques deben tener fecha de caducidad y serán autorizados a través de firmas conjuntas del Director(a) de Administración y el Procurador(a). 8. Será responsabilidad de la Dirección de Administración la custodia de las Órdenes de Pago y los cheques emitidos a nombre de los diferentes beneficiarios. 9. Los cheques sólo serán entregados a sus legítimos beneficiarios, los que deben estar debidamente identificados y autorizados. En caso de que el beneficiario autorice a otra Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 122 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Emisión y Cancelación Transferencias.

Cheques

Código: PROCURADURÍA-DAD-02

persona, el mismo debe presentar autorización por escrito de parte del beneficiario y fotocopia de la cédula de identidad. 10. Los cheques deben ser entregados a sus beneficiarios los días y en el horario establecido. 11. Los cheques y transferencias serán emitidos según un cronograma de pagos que lleva la Dirección de Administración. 12. Los soportes de pago (Baucher y Solicitud de Pago) deben ser debidamente firmadas y selladas por el beneficiario al momento de hacer entrega del cheque. 13. Una vez realizado el pago debe hacerse el registro respectivo en el sistema. 14. Los pagos sujetos de Impuesto Sobre la Renta (ISLR), al Impuesto al Valor Agregado (IVA) y a Impuestos Estadales, se les debe aplicar la respectiva retención establecida en Ley y Normativas vigentes. En caso del Impuesto Estadal del uno por mil (1/1.000) solo se imputará a los pagos por servicios. Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Dirección de Administración.

1. 2.

3. 4. 5. Procurador(a)

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad Recibe Orden de Pago firmada y sellada por el Procurador(a). Consulta disponibilidad financiera. 2.1. Si no tiene disponibilidad financiera la retiene hasta existencia de disponibilidad. Elabora cheque y/o transferencia, comprobante de Impuestos y oficio de transferencia. Firma y Sella según autorización establecida en normas. Remite cheque y/o transferencia con soportes al Despacho del Procurador.

6. Recibe Cheques y/o transferencias con soportes, verifica que fue avalado previamente por el Director(a) de Administración. 6.1. Si no autoriza devuelve a la Dirección de Administración. 7. Si está conforme firma el cheque y/o transferencia según autorización establecida en norma y envía a la Dirección de Administración. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 123 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Unidad Responsable Dirección de Administración

Beneficiario. Dirección de Administración

Procedimiento: Emisión y Cancelación Transferencias.

Cheques

Actividad 8. Recibe cheques y transferencias con soportes y verifica que estén autorizados y clasifica por forma de pago. 9. Se envía oficio de transferencia al Banco o se efectúa a través del sistema. 10. Elabora depósito bancario para depositar en cuenta de terceros. 11. Entrega cheques al beneficiario y procede según las normas establecidas. 12. Recibe cheque y firma soporte como recibido. 13. Prepara relación de cheques pagados y/o transferencias procesadas. 14. Hace los registros y ajustes contables que se requieran. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-DAD-02

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Versión : 2011-01 Hoja 124 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Emisión y Cancelación Transferencias.

Revisado por:

Cheques

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-DAD-02

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Versión : 2011-01 Hoja 125 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Emisión y Cancelación Transferencias.

Revisado por:

Cheques

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Código: PROCURADURÍA-DAD-02

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Versión : 2011-01 Hoja 126 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de apertura de Fondos en Avance. El procedimiento abarca desde que la Unidad Orgánica solicita la apertura del Fondo en Avance a la Dirección de Administración hasta que se aprueba el mismo. Unidades que Intervienen: • • •

Despacho del Procurador(a) Unidad Orgánica Solicitante Dirección de Administración

Formularios Relacionados: • • • •

Punto de Cuenta Orden de Pago Acta de arqueo Planilla de Balance

3ormas: 1. La asignación de un Fondo en Avance será autorizada por la Dirección de Administración, previa conformidad del Procurador(a) en Punto de Cuenta, mediante la colocación de la correspondiente firma y el sello de aprobación e instrucción, mediante memorando, para la emisión de la Orden de Pago correspondiente. 2. En el acto de asignación debe especificarse: •

La dependencia a la cual se asigna el Fondo y el funcionario que con carácter de administrador del mismo ordenará los gastos y pagos.

•

El Administrador del Fondo será el encargado de revisar el manejo del mismo.

•

El empleado que se desempeñará como Custodio, el cual será responsable de la administración, manejo y control: de la documentación, del efectivo, de llevar los registros internos y de preparar las rendiciones de cuentas.

•

El monto del Fondo y el importe máximo de cada gasto a efectuar con el mismo.

•

El tipo de gasto a que estará destinado el Fondo.

3. La ejecución de gastos mediante la utilización de Fondos en Avance para la adquisición de bienes y servicios, deberá considerarse como un régimen de excepción, por consiguiente tanto el número como el monto de los Fondos que se asignen, deberán responder a un criterio restrictivo. 4. Se entiende por “avance” los siguientes sistemas de ejecución de gastos: Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 127 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

• •

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-03

Fondos Rotatorios: son aquellos destinados a efectuar gastos de carácter repetitivo. Cajas Chicas: constituyen un régimen similar al de los Fondos Rotatorios pero limitadas a cancelar gastos u obligaciones urgentes y/o de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión de cheques.

5. Quedan excluidos los siguientes casos: •

Las entregas de fondos a habilitados o empleados pagaderos para que efectúen pagos de gastos ya causados.

•

El pago de adelantos a proveedores y contratistas.

6. Los montos máximos a establecer por cada Fondo (Rotatorio y/o Caja Chica), el máximo permitido por cada pago a efectuar en el manejo de éste, así como modificaciones que hayan que hacer a futuro, serán aprobados por el Procurador(a), previa propuesta, plenamente justificada, presentada por el Director(a) de Administración. 7. Queda terminantemente prohibido la utilización de Fondos en Avance, en cualquiera de sus modalidades para los siguientes fines: • • • • • • • • • • •

Hacer adelantos a proveedores a cuenta de entregas futuras. Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza. Cambio de cheques personales o de terceros Préstamos personales o a empleados Efectuar gastos por conceptos no autorizados. Efectuar gastos de personal. Abrir cuentas corrientes o de ahorros. Adquirir bienes muebles. Realizar pagos sin disponibilidad en las partidas presupuestarias. Efectuar gastos imputables a diferentes programas, aunque se trate de categorías presupuestarias equivalentes. Para cualquier otro fin distinto de los que se establezcan en cada caso particular.

8. En caso que el Fondo sea manejado a través de una cuenta corriente, el Administrador y el Custodio serán responsables de firmar conjuntamente los cheques que se emitan para pagos. 9. El incumplimiento de estas normas hará al Administrador y al Custodio de los Fondos personal y solidariamente responsable a los efectos penales y administrativos. 10. El Custodio del Fondo deberá llevar un libro auxiliar de contabilidad con la finalidad de registrar en orden secuencial los egresos e ingresos que se generen, de acuerdo con los sistemas contables y presupuestarios aplicables. Será responsable por cualquier diferencia en el manejo del Fondo. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 128 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-03

11. En caso de ausencia del Custodio, la Dirección de Administración y Unidad de Auditoría Interna procederán, conjuntamente, a realizar un arqueo, para lo cual se elaborará un Acta de Arqueo donde se colocarán novedades u observaciones encontradas y las sugerencias para lograr un adecuado manejo del Fondo. La misma la suscribirán los responsables de estas Unidades, el Administrador y/o el Custodio del Fondo. Sí la ausencia es prolongada se designará a otro Custodio temporal. 12. El Administrador y el Custodio del Fondo deben presentar caución de conformidad a lo establecido en la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos. 13. El Custodio velará por la disponibilidad del Fondo y es responsable de los recursos entregados, la recepción, control y custodia de los soportes de los gastos cancelados. 14. Los reintegros de los gastos realizados por los Fondos Rotatorios y de Caja Chica se efectuarán previa aprobación del Director/Jefe de la Unidad Orgánica a quien competa en razón de los créditos a ser afectados; a tal efecto, el Administrador de cada Fondo deberá rendir cuenta documentada de los gastos efectuados por lo menos una vez al mes. La rendición se efectuará ante la Dirección de Administración y constará de una relación de comprobantes y una planilla de Balance. En todo caso para el 31 de Diciembre de cada año deberá efectuarse una rendición de cuentas. 15. El importe de cada Rendición de Fondos Rotatorios o de Caja Chicas será restituido al Administrador del mismo, una vez aprobada dicha rendición y mediante una Orden de Pago. 16. Toda factura a ser cancelada por el Fondo deberá cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio Nacional de Administración Tributaria (SENIAT). 17. El registro de la ejecución presupuestaria de los gastos que se ejecuten dentro del régimen del presente reglamento se realizará en la siguiente forma: • • •

El monto de la Orden de Pago correspondiente a la asignación inicial, se registrará como compromiso. El monto de las rendiciones aprobadas se registrará simultáneamente como compromiso, gasto y pago. El compromiso será ajustado en función de los gastos ejecutados para la fecha de cierre del ejercicio.

18. Los Fondos se crearán con cheques girados a nombre del Custodio del Fondo. El mismo debe cambiarlo y mantener el efectivo con mecanismo de seguridad idóneo bajo su custodia.

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Versión : 2011-01 Hoja 129 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-03

19. Con la rendición de cuentas al 31 de diciembre correspondiente a los Fondos Rotatorios o Cajas Chicas deberá acompañarse constancia de la devolución a la Tesorería de sumas no utilizadas. 20. Salvo expresa disposición en contrario, la asignación de un Fondo Rotatorio o de una Caja Chica no caduca al cierre del ejercicio presupuestario. En tal sentido, al iniciarse el nuevo ejercicio se librará una Orden de Pago por el importe correspondiente a la asignación inicial. 21. La Dirección de Administración se encargará de la ejecución, supervisión y control de los Fondos. 22. Para asegurar el uso adecuado de los recursos del Fondo, la Dirección de Administración y la Unidad de Auditaría Interna podrán realizar arqueos de caja sorpresivos. Se elaborará un Acta de Arqueo donde se colocarán novedades u observaciones encontradas y las sugerencias para lograr un adecuado manejo del Fondo. La misma la suscribirán el Jefe de la Unidad y el Custodio del Fondo. 23. Serán causales para el cierre del Fondo: • Cuando se comprobare mal manejo del Fondo. • Cuando se considere innecesario su funcionamiento. • Cuando por razones justificadas el Procurador(a) lo considere conveniente. Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante Dirección de Administración

Procurador(a)

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Elabora oficio de solicitud, Punto de Cuenta y envía a la Dirección de Administración. 2. Recibe solicitud y Punto de Cuenta, verifica partida presupuestaria y datos del Administrador y Custodio. 2.1. Si no aprueba devuelve solicitud objetada. 2.2. Si aprueba, firma, sella y envía al Procurador(a) 3. Recibe solicitud y Punto de Cuenta avalada por la Dirección de Administración 3.1. Si no aprueba devuelve solicitud objetada 3.2. Si aprueba, firma y sella el Punto de Cuenta y emite memorando a la Dirección de Administración, en original y dos (2) copias, solicitando el trámite de pago. Envía una copia a la Unidad Orgánica solicitante. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 130 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Unidad Responsable Dirección de Administración

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Actividad 4. Recibe memorando con Punto de Cuenta aprobado y emite la Orden de Pago (PROCURADURÍADAD-01). FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-DAD-03

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Versión : 2011-01 Hoja 131 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Apertura y manejo de Fondos en Avance.

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-DAD-03

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Versión : 2011-01 Hoja 132 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Rendición de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-04

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que deben seguir la Unidad Orgánica que tengan a su cargo la administración de Fondos en Avance, para su rendición ante la Dirección de Administración. El procedimiento abarca desde que las Unidades Orgánicas preparan la rendición del Fondo en Avance hasta que la misma es consignada ante la Dirección de Administración. Unidades que Intervienen: • • •

Despacho del Procurador(a) Unidad Orgánica Dirección de Administración

Formularios Relacionados: • • • • •

Formulario “Rendición de Cuentas” Planilla de Balance Orden de Pago Baucher (Cheque comprobante) Facturas

3ormas: 1. Queda terminantemente prohibido la utilización de fondos en avance, en cualquiera de sus modalidades para los siguientes fines: • Hacer adelantos a proveedores a cuenta de entregas futuras. • Sustituir el efectivo por vales de cualquier naturaleza. • Cambio de cheques personales o de terceros. • Préstamos personales o a empleados. • Efectuar gastos por conceptos no autorizados. • Efectuar gastos de personal. • Abrir cuentas corrientes o de ahorros. • Adquirir bienes muebles. • Realizar pagos sin disponibilidad en las partidas presupuestarias. • Efectuar gastos imputables a diferentes programas, aunque se trate de categorías presupuestarias equivalentes. • Para cualquier otro fin distinto de los que se establezcan en cada caso particular. 2. El incumplimiento de estas normas hará al Administrador y al Custodio de los Fondos, personal y solidariamente responsables a los efectos penales y administrativos. 3. Los reintegros de los gastos realizados por los Fondos en Avance se efectuarán previa aprobación del Director/Jefe de la Unidad Orgánica a quien competa en razón de los créditos a ser afectados, a tal efecto, el Administrador de cada Fondo deberá rendir cuenta documentada de los gastos efectuados por lo menos una vez al mes. La rendición se Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 133 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Rendición de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-04

efectuará ante la Dirección de Administración y constará de una relación de comprobantes y una planilla de Balance. En todo caso para el 31 de Diciembre de cada año deberá efectuarse una rendición de cuentas. 4. El importe de cada rendición de Fondos en Avance será restituido al Administrador del mismo una vez aprobada dicha rendición y mediante una Orden de pago. 5. Toda rendición de Fondo en Avance debe ir según el formulario de “Rendición de Cuentas” en original y dos copias, debidamente elaborado, firmado, sellado, con sus respectivos Códigos Presupuestario y con los nombres de los responsables (Administrador y Custodio) así como también el número de Cédula de Identidad de los mismos. 6. El formulario de Rendición de Cuentas se realizará en original y dos copias que serán distribuidos: Original y una copia para la Dirección de Administración y una copia para la Unidad Orgánica que administra el Fondo en Avance. 7. Se debe anexar a la Rendición de Cuentas, copia de la Orden de Pago completa y copia del cheque retirados en la Dirección de Administración. 8. Cuando se realicen cancelaciones, las personas que manifiesten no saber firmar, se debe exigir fotocopia de la Cédula de Identidad del beneficiario y huella dactilar en el lugar de la firma, y esta será remitida conjuntamente con el cheque comprobante en la Rendición de Cuentas. 9. Deben utilizar el cheque comprobante (Baucher) aún cuando realicen erogaciones mediante recibos de pagos. 10. Cuando remitan fotocopias de algún formato, documento o soporte que avale el gasto, estos deben ser legibles, nítidos y con sello de autenticación. 11. Las facturas y los soportes no deben presentar tachaduras, borrones, enmiendas, roturas o deterioro de ninguna naturaleza. 12. Las facturas deben cumplir con las disposiciones que a su efecto emita el Servicio Integrado de Administración Tributaria (SENIAT). Deben presentar sello de la entidad emisora y la firma y sello del Custodio en señal de conformidad. Las mismas deben estar a nombre de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 13. Las facturas deben detallar los bienes o servicios recibidos. No podrán presentarse facturas con conceptos genéricos, tal como “varios”. 14. Para efectuar las compras de bienes o servicios deben emitir Órdenes de Compra y solicitud de servicio debidamente firmados por los responsables (el que custodia y el que administra) además por el funcionario que elabora y el funcionario que contrata el bien o servicio recibido y debe contener los sellos respectivos. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 134 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Rendición de Fondos en Avance.

Código: PROCURADURÍA-DAD-04

Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Dirección de Administración Unidad Orgánica Solicitante (Custodio del Fondo) Administrador del Fondo

Dirección de Administración

Actividad 1. La Dirección de Administración emite la Orden de Pago (PROCURADURÍA-DAD-01) y efectúa la Transferencia del Fondo en Avance. 2. Recibe transferencia y ejecuta el Fondo en Avance. 3. Según lo establecido en norma, prepara Rendición de Cuentas con los soportes y envía al Administrador del Fondo. 4. Revisa Rendición de Cuentas 4.1. Si no está conforme devuelve con observaciones al Custodio. 4.2. Si está conforme, firma la Rendición de Cuentas y envía a la Dirección de Administración. 5. Recibe la Rendición de Cuentas y soportes originales: 5.1. Si esta objetada devuelve al Custodio 5.2. Una vez corregida, si existe disponibilidad presupuestaria, regresa al paso 2. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 135 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Rendición de Fondos en Avance.

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-DAD-04

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 136 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Cierre Presupuestario y Contable. Emisión de Estados Financieros

Código: PROCURADURÍA-DAD-05

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso del cierre presupuestario y contable y, elaboración de los Estados Financieros mensual y al final del ejercicio fiscal. El procedimiento comprende desde que la Dirección de Administración recibe, a la fecha del cierre, la ejecución presupuestaria que envía la Unidad de Planificación y Presupuesto; el resumen del movimiento de bienes que remite la Coordinación de Compras y Bienes y la emisión de sus propios reportes (Relación de los Fondos en Avance, relación de reintegros, relación de cheques y transferencias efectuadas, entre otros) hasta que se elabora y distribuye los Estados Financieros con sus respectivos anexos. Unidades que Intervienen: • •

Unidad de Planificación y Presupuesto. Dirección de Administración. • Coordinación de Compras y Bienes.

3ormas: 1. Todos los asientos de contabilidad deben efectuarse garantizando la correcta y exacta imputación y codificación de cuentas establecidas en el Código de Cuentas, publicaciones emanadas por la Contraloría General de la República y el Clasificador de Partidas Presupuestaria emitido por el organismo competente. 2. Previo al cierre contable debe hacerse el cierre de la ejecución presupuestaria mensual, el que debe coincidir con las Relaciones de Compromisos, Ordenes por Cancelar y Ordenes Canceladas. 3. El sistema contable financiero y presupuestario deberá llevarse de manera coordinada, es decir, que facilite la conciliación entre sus saldos y permita aplicar oportunamente los ajustes correspondientes según las circunstancias presentadas. 4. La Dirección de Administración es la única instancia autorizada para realizar los registros de contabilidad y realizar los ajustes contables a que haya lugar. 5. Las transacciones financieras para su registro deben estar suficientemente documentadas. Los documentos deben contener información completa y exacta y, ser archivados de manera que estén disponibles para su examen y permita los seguimientos de la transacción desde su inicio hasta su culminación. 6. Al cierre de cada ejercicio fiscal, el cierre del mes ó en la oportunidad en que se requiera el corte de cuenta, debe tomarse medidas para que se incluyan todas las partidas y ajustes correspondientes. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 137 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Procedimiento: Cierre Presupuestario y Contable. Emisión de Estados Financieros

Código: PROCURADURÍA-DAD-05

7. Para la emisión de los Estados Financieros, la Dirección de Administración debe recibir hasta el quinto (5) día hábil del mes siguiente al que se está cerrando, la siguiente documentación: • Movimiento de Bienes de la Coordinación de Compras y Bienes. • Ejecución Presupuestaria de la Unidad de Planificación y Presupuesto. 8. Una vez recibida toda la información referida en la norma anterior y elaborados los reportes propios de la Dirección de Administración, se tendrá un lapso máximo de cinco (5) días hábiles para cerrar el ejercicio del mes y emitir los Estados Financieros. 9. Una vez realizado el cierre contable y emitido los Estados Financieros, la Dirección de Administración elaborará el informe analítico mensual para enviarlo al Despacho del Procurador y trimestralmente a la Secretaría de Planificación y Desarrollo de la Gobernación. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad de Planificación y Presupuesto

Coordinación de Compras y Bienes Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Emite Relación de Compromisos y Ejecución Presupuestaria. 2. Revisa y verifica los reportes con los saldos de la ejecución presupuestaria. 3. Si hay diferencias, revisa, analiza y realiza ajustes de ser necesarios. 4. Si no hay diferencias ó una vez efectuados los ajustes, procede a cerrar el mes. 5. Emite Ejecución Presupuestaria en original y copias y, distribuye según lo establecido en la normativa. 6. Envía Resumen de Movimiento de Bienes a la Dirección de Administración. 7. Elabora los reportes relacionados con: relación de Fondos en Avance, relación de reintegros, relación de cheque y trasferencias, entre otros 8. Recibe resumen Movimiento de Bienes, Cierre de Ejecución Presupuestaria. 9. Revisa y analiza la documentación. 10. Realiza los registros y ajustes necesarios. 11. Elabora Estados Financieros con sus anexos. 12. Analiza los Estados Financieros y los firma. 13. Elabora informe analítico integrado de cierre y lo envía al Despacho del Procurador Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 138 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Unidad Responsable Procurador

Procedimiento: Cierre Presupuestario y Contable. Emisión de Estados Financieros

Código: PROCURADURÍA-DAD-05

Actividad 14. Recibe el informe con los Estados Financieros y sus anexos, lo revisa: 14.1. Si hay observaciones, regresa a la Dirección de Administración. 14.2. Si no hay observaciones, firma y sella en señal de conformidad. Archiva FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 139 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Cierre Presupuestario y Contable. Emisión de Estados Financieros

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-DAD-05

Versión : 2011-01

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Hoja 140 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN DE SERVICIOS GENERALES

Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 141 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo solo para reparaciones menores relacionadas con trabajos de albañilería, plomería, herrería, pintura, electricidad, instalaciones de agua potable y servida y similar, en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy; con la finalidad de garantizar un buen funcionamiento y ofrecer un buen servicio. El procedimiento abarca desde el momento en que la Coordinación de Servicios Generales en función de estudios, solicitudes y un proceso de jerarquización de actividades previas, establece en su programación anual aquellas actividades de mantenimiento, mejoramiento y conservación, hasta la ejecución de las mismas. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica. Coordinación de Servicios Generales.

Formularios Relacionados: • • •

Programa de Mantenimiento. Sistema de Control y Seguimiento. Acta de Conformidad.

3ormas: 1. Se entenderá por reparaciones menores, todas aquellas actividades de mantenimiento que puedan realizarse con herramientas menores y por lo general con el equipo humano con que se disponga en la institución; no implican construcción, modificación y/o rehabilitación. 2. La Coordinación de Servicios Generales debe establecer mecanismos de inspección y fiscalización en dependencias e instalaciones de la Procuraduría. 3. Toda actividad que se haga en cuanto a mantenimiento Preventivo y/o Predictivo se debe dejar constancia escrita de esta, firmada por el Coordinador(a) de Servicios Generales y el Director(a), Jefe(a) o Coordinador(a) de la respectiva Unidad Orgánica. 4. No se podrá prestar mantenimiento preventivo a los equipos que se encuentren en condición de garantía, si dicho mantenimiento implica el riesgo de perder esa condición, en tal caso se referirá al proveedor correspondiente. 5. Para la Programación de Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo se deben establecer prioridades en función de garantizar un mejor servicio. 6. Al momento que la Procuraduría este elaborando el Plan Operativo Anual y formulando presupuesto, cada Unidad Orgánica, deberá remitir a la Coordinación de Servicios Generales sus necesidades jerarquizadas, en lo que a mantenimiento preventivo y/o predictivo se refiere. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 142 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-01

7. Cualquier requerimiento de modificación o reparación de la planta física de cualquier dependencia e instalación de la Procuraduría, debe ser presentado ante el Procurador(a) para su consideración. Igualmente para la celebración de contratos de servicios para mantenimiento, reparaciones o modificaciones.

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica

Coordinación de Servicios Generales.

5. 6.

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad Remite a la Coordinación de Servicios Generales, relación jerarquizada de las necesidades de mantenimiento preventivo y/o predictivo de sus dependencias e instalaciones. Recibe relación de necesidades de mantenimiento preventivo y/o predictivo de dependencias e instalaciones. Elabora programación anual de actividades de mantenimiento preventivo y/o predictivo de dependencias e instalaciones. Realiza una inspección en dependencias e instalaciones a los fines de determinar y calcular los materiales e insumos que se requieren para el mantenimiento preventivo y/o predictivo. Elabora Plan Operativo Anual y formula Presupuesto. Según programación establecida se hacen las respectivas requisiciones de materiales y servicios. (PROCURADURÍA-CCB-01). Ejecuta labores de mantenimiento preventivo y /o predictivo. 7.1. Con Recursos Propios. 7.2. Por Contratación de Servicio (PROCURADURÍA-CSG-03). Elabora Informe y acta de conformidad de la labor de mantenimiento realizada, para ser firmada por el Director(a), Jefe(a) o Coordinador(a) de la Unidad Orgánica atendida.

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Versión : 2011-01 Hoja 143 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Unidad Responsable Director(a),Jefe(a) o Coordinador(a) de la Unidad Orgánica

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-01

Actividad 9. Firman el acta de conformidad como constancia de las actividades de mantenimiento preventivo y/o predictivo realizadas. FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 144 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo

Revisado por:

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-CSG-01

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Versión : 2011-01 Hoja 145 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Mantenimiento Correctivo.

Código: PROCURADURÍA-CSG-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de Mantenimiento Correctivo de reparaciones menores relacionadas con trabajos de albañilería, plomería, herrería, pintura, electricidad, instalaciones de agua potable y servida y similar, en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy; con la finalidad de garantizar un buen funcionamiento y ofrecer un buen servicio. El procedimiento abarca desde el momento en que la Coordinación de Servicios Generales recibe solicitud de daños o fallas eventuales en dependencias e instalaciones de la Procuraduría, hasta la ejecución de la reparación. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica Solicitante. Coordinación de Servicios Generales.

Formularios Relacionados: • • •

Solicitud de Servicio. Informe de Inspección. Acta de Conformidad.

3ormas: 1.

Se entenderá por reparaciones menores, todas aquellas actividades de mantenimiento que puedan realizarse con herramientas menores y por lo general con el equipo humano con que se disponga en la institución; no implican construcción, modificación y/o rehabilitación.

La Coordinación de Servicios Generales debe establecer mecanismos de inspección y fiscalización en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy.

Toda actividad que se haga en cuanto a mantenimiento correctivo se debe dejar constancia en acta de conformidad, firmada por el Coordinador(a) de Servicios Generales y el Director(a), Jefe(a) o Coordinador(a) de la respectiva Unidad Orgánica atendida.

Cualquier requerimiento de modificación o reparación de la planta física en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, debe ser presentado ante el Procurador(a) para su consideración. Igualmente para la celebración de contratos de servicios de mantenimiento, reparación o modificaciones.

Elaborado con la Asesoría de:

Revisado por:

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 146 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Mantenimiento Correctivo.

Código: PROCURADURÍA-CSG-02

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante

Coordinación de Servicios Generales.

2. 3.

4. 5.

Director(a), Jefe(a) o Coordinador(a) de la Unidad Orgánica

Actividad Solicita a la Coordinación de Servicios Generales reparación de falla o eventualidad presentada. Recibe solicitud de daños o fallas eventuales. Realiza una inspección a los fines de determinar si se considera una reparación menor y calcula los materiales e insumos que se requieren para el mantenimiento correctivo. 3.1. Si la inversión supera los criterios para ser considerada una obra o reparación menor, remite solicitud al Despacho del Procurador(a), a fin de que se gestione ante las instancias respectivas. Realiza requisición de materiales si lo ejecutará con recursos propios (PROCURADURÍA-CCB-01). Ejecuta labores de mantenimiento correctivo. 5.1. Con Recursos Propios. 5.2. Por Contratación de Servicio (PROCURADURÍA-CSG-03). Elabora Informe y acta de conformidad de la labor de mantenimiento realizada, para ser firmada por el Director(a), Jefe(a) o Coordinador(a) de la Unidad Orgánica atendida. Firman el acta de conformidad como constancia de las actividades de mantenimiento correctivo realizadas. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 147 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Mantenimiento Correctivo.

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Código: PROCURADURÍA-CSG-02

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Versión : 2011-01 Hoja 148 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de contratación del servicio con la finalidad de cumplir programas de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo en las dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El procedimiento abarca desde la selección de la Empresa a contratar y la consignación de documentos, recaudos y requisitos por parte de la misma hasta el informe de finiquito y pago correspondiente. Unidades que Intervienen: • •

Despacho del Procurador Dirección de Administración 1. Coordinación de Servicios Generales. • Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica.

Formularios Relacionados: • • •

Contrato de Servicio. Informe de finiquito Orden de Pago

3ormas: 1. La Coordinación de Servicios Generales podrá realizar las actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo de las dependencias e instalaciones de la Procuraduría, a través de la contracción del servicio a terceros, siempre y cuando para realizar la labor de mantenimiento se requiera de equipos, herramientas y/o recursos humanos especializados no disponibles por la institución. 2. La Coordinación de Servicios Generales verificará la documentación legal y demás recaudos y requisitos para la contratación. 3. En aquellos casos que las leyes, normativas y demás instrumento de regulación lo permitan, se podrá optar por una única oferta, siempre que se cumpla todas las formalidades que dicha disposición exija. 4. La Coordinación de Servicios Generales se apoyará en el Registro Nacional de Contrataciones y el Registro Auxiliar del Estado Yaracuy, para la tramitación de sus requerimientos. En todos los casos velará por que las empresas oferentes cumplan todas las formalidades que exige la ley a los efectos de presentación de ofertas y el suministro del servicio. 5. De acuerdo al monto de contratación, la Coordinación de Servicios Generales deberá seleccionar la modalidad de contratación de conformidad a lo establecido en la Ley de Contrataciones y a las leyes y reglamentos estadales que regulen la materia. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 149 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-03

6. La selección de oferta debe girar en torno a criterios tales como: mejor precio, mayor economía, mayor calidad, oportunidad, garantía, condiciones de pago, entre otros. El Procurador(a) podrá devolver el expediente junto al informe de recomendación, para realizar una nueva selección en caso de no compartir la decisión en la selección de la Empresa. 7. Ningún documento, recaudo y requisito podrá contener borrones, rasgaduras, enmiendas, manchas o cualquier otro elemento que lo haga susceptible de alteración. 8. Para proceder al pago por el servicio de mantenimiento prestado, la Coordinación de Servicios Generales debe elaborar informes de inspección y finiquito donde se especifique la realización del servicio, su culminación y la calidad del mismo. 9. Una vez cumplido con el lapso establecido para la ejecución del contrato de servicio de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo, la Coordinación de Servicios Generales instruirá el expediente con los requisitos exigidos para el proceso de pago. 10. A los fines de renovación de contratos, la Coordinación de Servicios Generales tomará como referencia los indicadores de Eficiencia, Eficacia y Calidad logrados por cada servicio prestado. Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Coordinación de Servicios Generales

3. 4.

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad Elabora programación anual de actividades de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo a ser realizadas por Empresas. Verifica el monto objeto del mantenimiento y procede conforme a la Ley a escoger modalidad de contratación. 2.1. De acuerdo al monto remite a la Comisión de Contrataciones. Va al paso 6. 2.2. No va a la Comisión de Contratación. Pasa al paso 3 Estudia y selecciona a la Empresa que prestará el servicio. Solicita a la Empresa seleccionada la documentación legal, recaudos y requeridos según normativa establecida.

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Versión : 2011-01 Hoja 150 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo

Código: PROCURADURÍA-CSG-03

Unidad Responsable

Actividad

Empresa seleccionada

5. Consigna documentación, recaudos y requisitos exigidos. Va al paso 10

Comisión de Contrataciones

6. Selecciona la modalidad de contratación, aplicando todos los procedimientos necesarios y ajustados a la Ley. 7. Emite informe de recomendación y envía al Despacho del Procurador(a). 8. Recibe el Informe y otorga la adjudicación; remite a la Comisión de Contrataciones. 9. Recibe la adjudicación y envía una copia del informe y la adjudicación a la Coordinación de Servicios Generales. Va al paso 4 10. Envía documentación, recaudos y requisitos a Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica para elaboración del Contrato. 11. Recibe documentación, recaudos y requisitos y elabora Contrato. 12. Remite proyecto de contrato al Despacho del Procurador(a) para su revisión y conformación (firma y sello). 13. Firma y remite el contrato a la Coordinación de Servicios Generales. 14. Recibe contrato y hace firmar al representante legal de la Empresa. 15. Firma contrato e inicia las actividades de mantenimiento. 16. Fiscaliza durante ejecución del contrato 17. Elabora informe de finiquito del contrato. 18. Envía expediente a la Dirección de Administración solicitando se proceda al pago (PROCURADURÍA-DAD-01).

Procurador(a) Comisión de Contrataciones Coordinación de Servicios Generales Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica

Procurador(a) Coordinación de Servicios Generales Empresa Coordinación de Servicios Generales

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 151 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo

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Código: PROCURADURÍA-CSG-03

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Versión : 2011-01 Hoja 152 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Contratación del Servicio para mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo

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Código: PROCURADURÍA-CSG-03

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Versión : 2011-01 Hoja 153 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Aseo y limpieza.

Código: PROCURADURÍA-CSG-04

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de aseo y limpieza en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de garantizar un buen funcionamiento y ofrecer un buen servicio. El procedimiento abarca desde el momento en que la Coordinación de Servicios Generales verifica, según programación, las condiciones en dependencias e instalaciones de la Procuraduría hasta que se supervisa y controla que el área quedó en estricto mantenimiento. Unidades que Intervienen: •

Coordinación de Servicios Generales.

Formularios Relacionados: • • •

Solicitud de Servicio. Informe de Inspección. Acta de Conformidad.

3ormas: 1.

La Coordinación de Servicios Generales debe establecer mecanismos de inspección y fiscalización en dependencias e instalaciones de la Procuraduría General del Estado Yaracuy.

Toda actividad que se haga en cuanto a aseo y limpieza se debe dejar constancia en acta de conformidad, firmada por el Coordinador(a) de Servicios Generales y la máxima autoridad de la Unidad Orgánica.

Cada una de las personas que laboran en la Procuraduría General del Estado Yaracuy es responsable de velar porque sus respectivas áreas de trabajo se conserven limpias.

En el caso que el servicio de limpieza sea realizado por subcontrato a terceros, la empresa hará las actividades bajo la supervisión de la Coordinación de Servicios Generales, que llevará un registro y control del servicio.

Los funcionarios encargados del aseo deberán mantener en los depósitos asignados la custodia y control de los implementos de aseo, velar por el buen uso de los mismos y requerir los cambios cuando se observe deterioro en los implementos.

La limpieza de artefactos de cocina, cafeteras por ejemplo y artículos personales será de exclusiva responsabilidad de los usuarios de cada área y del propietario respectivamente.

La Coordinación de Servicios Generales debe designar un funcionario que permanentemente supervisé las actividades de aseo y limpieza. De igual manera suministrará y controlará la entrega de materiales y equipos de trabajo diario.

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Versión : 2011-01 Hoja 154 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Aseo y limpieza.

Código: PROCURADURÍA-CSG-04

Debe verificarse semanalmente la existencia de materiales, equipos y productos requeridos para las labores de limpieza. Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 1. Verifica diariamente las condiciones de las dependencias e instalaciones de la Procuraduría. Servicios Generales/ Coordinador(a) 2. Acondiciona el ambiente para el aseo y limpieza, determinando el momento adecuado para el inicio de las actividades. 3. Si hay existencia suficiente de materiales, equipos y productos se los entrega al personal para que ejecute las labores de aseo y limpieza. 3.1. Si no hay disponibilidad, realiza la requisición de materiales, equipos y/o productos (PROCURADURÍA-CCB-01). Coordinación de 4. Colocan conos de advertencia. Servicios Generales/ 5. Ejecuta el aseo y limpieza de los espacios físicos y Personal de aseo mobiliarios. 6. Limpia los materiales y equipos usados y coloca en el sitio donde se resguardan. Dejándolos en estricto orden. Coordinación de 7. Envía acta de conformidad para que sea firmada por Servicios Generales/ la máxima autoridad de la Unidad Orgánica atendida. Coordinador(a) Unidad Orgánica 8. Firman el acta de conformidad como constancia de atendida las actividades de aseo y limpieza realizadas. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 155 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

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Procedimiento: Aseo y limpieza.

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Código: PROCURADURÍA-CSG-04

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Versión : 2011-01 Hoja 156 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Control de salidas, entradas de vehículos y asignación del chofer

Código: PROCURADURÍA-CSG-05

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el control de las salidas y entradas de los vehículos que integran el parque vehicular propiedad de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, para atender los servicios de traslado de los funcionarios en cumplimiento de sus funciones o envíos de documentos oficiales. El procedimiento abarca desde el momento en que la Coordinación de Servicios Generales recibe solicitud de traslado de funcionario(s) y/o la documentación para su envió hasta que el vehículo retorna a las instalaciones de la Procuraduría. Unidades que Intervienen: • •

Coordinación de Servicios Generales. Unidad Orgánica solicitante.

Formularios Relacionados: • •

Formato de solicitud para el control de asignación de vehículo y chofer. Bitácora de Operación Semanal.

3ormas: 1.

La asignación de vehículos y chofer estará a cargo del Coordinador(a) de Servicios Generales.

Los vehículos serán utilizados exclusivamente para actividades propias de la Procuraduría del Estado Yaracuy y no podrán ser utilizado para uso personal de los funcionarios.

Las Unidades Orgánicas podrán solicitar el (los) vehiculo(s) estrictamente necesarios para el apoyo propio del desarrollo del trabajo, siempre y cuando, los titulares de las mismas justifiquen, en la solicitud, la necesidad de dicho(s) vehículo(s) para la consecución de las metas y objetivos de las funciones conferidas. Ello en base con los criterios de eficiencia, eficacia, economía y honradez.

Cualquier funcionario que utilice vehículos de la Procuraduría será directamente responsable del buen uso de los mismos y de cualquier desperfecto o daño que se genere por negligencia o mal uso.

Para conducir un vehículo propiedad de la Procuraduría el operador del mismo debe portar documentación vigente exigida por la ley y estar en pleno uso de sus facultades físicas y mentales, así como observar las disposiciones establecidas en la normativa que regula la materia.

La Coordinación de Servicios Generales es responsable que se realicen los servicios de mantenimiento preventivos y correctivos en los tiempos adecuados según manual de operación y mantenimiento del vehículo y la póliza de seguro, a fin de mantenerlo en

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Versión : 2011-01 Hoja 157 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Procedimiento: Control de salidas, entradas de vehículos y asignación del chofer

Código: PROCURADURÍA-CSG-05

óptimas condiciones de operación. Igualmente, será responsable del estado físico en que se encuentren los vehículos y de cualquier desperfecto que por negligencia o mal uso de los mismos. 7.

La Coordinación de Servicios Generales velará porque los vehículos permanezcan en el estacionamiento mientras no se encuentren en el desempeño y cumplimiento de las funciones conferidas a la Unidad Orgánica solicitante.

De presentarse faltas como multas, infracciones, remolque, entre otras de esta naturaleza, el funcionario responsable que las origine deberá hacer frente a las consecuencias que al respecto sobrevengan; así como cubrir inmediatamente la totalidad de la multa o infracción impuestas

El Coordinador(a) entregará semanalmente al Director(a) de Administración un relación sobre el control de salidas y entradas de vehículos y asignación de chofer por cada vehículo.

10. El chofer asignado a una solicitud es responsable de: • Verificar las condiciones mecánicas del vehículo antes de salir. • Reportar fallas y averías de la unidad asignada, con la finalidad de que sean corregidas. • Informar al Coordinador(a) sobre cualquier anormalidad suscitada en el horario de trabajo. • Velar por la seguridad y el resguardo de la integridad física de las personas que transporta. • Velar por la seguridad y resguardo de los bienes, equipos y/o materiales que transporta. • Entregar semanalmente copia de la Bitácora de Operación al Coordinador(a) de Servicios Generales. • Es responsable, con carácter constante, por el control del vehículo asignado, de materiales, equipos y herramientas tales como aceite, triángulo de seguridad, caucho de repuesto, liga de frenos, agua de baterías, llaves ajustables, gato hidráulico, extintor, entre otros. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Llena formato de solicitud para el control de asignación de vehículo y chofer y envía a la Coordinación de Servicios Generales Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 158 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Unidad Responsable Coordinador(a) de Servicios Generales

Procedimiento: Control de salidas, entradas de vehículos y asignación del chofer

4. Chofer designado o funcionario

Coordinador(a) de Servicios Generales

Actividad Recibe formato de solicitud para el control de asignación de vehículo y chofer. Revisa 2.1. No hay disponibilidad, regresa al solicitante para notificarle que se encuentra en lista de espera 2.2. Hay disponibilidad, llena en el formato de solicitud los espacios correspondientes a los datos del vehículo y del chofer asignados. Firma y sella en señal de conformidad. Informa al solicitante y le envía copia del formato de solicitud para el control de asignación de vehículo y chofer. Entrega llave del vehículo autorizado para salir, al chofer designado o al funcionario. En una bitácora de operación semanal anota datos del vehículo autorizado, el destino, horario de salidas, kilometraje inicial y reserva de gasolina inicial. Al final del servicio entrega las llaves del vehículo al Coordinador(a) de Servicios Generales y llena la bitácora de operación semanal indicando horario de entrada, kilometraje final, reserva de gasolina final e informa de cualquier anormalidad presentada. Recibe llaves y revisa el vehículo en las condiciones en que lo entrega el chofer o el funcionario. Informa al Director(a) de Administración cualquier anormalidad que observe. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Código: PROCURADURÍA-CSG-05

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Versión : 2011-01 Hoja 159 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Servicios Generales

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Control de salidas, entradas de vehículos y asignación del chofer

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Código: PROCURADURÍA-CSG-05

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Versión : 2011-01 Hoja 160 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN DE COMPRAS Y BIENES

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Versión : 2011-01 Hoja 161 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Código: PROCURADURÍA-CCB-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de adquisición de materiales, bienes y servicios correspondientes a los requerimientos de las distintas dependencias de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, a fin de procurar la satisfacción de las distintas necesidades. El procedimiento abarca desde que la Coordinación de Compras y Bienes recibe de las distintas Unidades Orgánicas la requisición de materiales, bienes o servicios, hasta la solicitud del ordenamiento de pago de las obligaciones generadas por dichas adquisiciones. Unidades que Intervienen: 6.

Dirección de Administración. Coordinación de Compras y Bienes. Despacho del Procurador(a). Unidades Orgánicas Unidad de Planificación y Presupuesto. Comisión de Contrataciones.

• 7. 8. 9. 10.

Formularios Relacionados: • • • • • • •

Requisición de Materiales, Bienes o Servicios. Orden de Compra. Orden de Servicio. Factura. Acta de Control Perceptivo de Compra de Materiales, Bienes y Servicios. Notas de Entregas Internas. Notas de Entrega de Proveedor.

3ormas: 1. La Coordinación de Compras y Bienes será la encargada de tramitar y elaborar las órdenes de compra y las órdenes de servicio; también velará por el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para tal fin. 2. Los responsables de firmar las órdenes de compra y las órdenes de servicio deberán verificar que los mismos cumplen con los requisitos establecidos en la Ley. 3. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio deben elaborarse en orden correlativo. 4. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio se emitirán en original y dos copias, las que serán distribuidas de la siguiente manera: Original para el Proveedor, una copia para la Dirección de Administración (para el registro contable) con el resto de la documentación y soportes y la segunda copia para la Coordinación de Compras y Bienes. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 162 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Código: PROCURADURÍA-CCB-01

5. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio serán anulados en aquellos casos donde existan errores de edición y se haya emitido con la elaboración del cheque, procediéndose a archivar, el cheque, la orden de pago, el compromiso y el baucher. Si se presentan errores y no se ha elaborado el comprobante ni el cheque, la orden será eliminada, dejándose el número para su uso posterior, o cuando el Director(a) de Administración y/o el Procurador(a) lo establezcan. 6. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio sólo serán entregados a los proveedores seleccionados del proceso de contratación como adjudicatario de la primera opción (cuando aplique, en caso distinto, al único oferente), debiendo ser retirado única y exclusivamente por persona debidamente acreditada y autorizada por el proveedor. 7. Las órdenes de compra y las órdenes de servicio deben ser debidamente firmadas y selladas por el proveedor seleccionado al momento de hacer entrega de la misma. 8. Será responsabilidad de la Coordinación Compras y Bienes la custodia de las órdenes de compra y las órdenes de servicio emitidas. 9. En aquellos casos que las leyes, normativas y demás instrumento de regulación lo permitan, se podrá optar por una única oferta, siempre que se cumpla todas las formalidades que dicha disposición exija. 10. La Coordinación de Compras y Bienes se apoyará en el Registro Nacional de Contrataciones y el Registro Auxiliar del Estado Yaracuy, para la tramitación de sus requerimientos. En todos los casos velará por que las empresas oferentes cumplan todas las formalidades que exige la ley a los efectos de presentación de ofertas y suministro de materiales, bienes y servicios. 11. De acuerdo al monto de la adquisición o contratación, la Coordinación de Compras y Bienes deberá seleccionar la modalidad de contratación de conformidad a lo establecido en la Ley de Contrataciones y a las leyes y reglamentos estadales que regulen la materia. 12. La selección de oferta debe girar en torno a criterios tales como: mejor precio, mayor economía, mayor calidad, oportunidad para la entrega, garantía, condiciones de pago, entre otros. El Procurador(a) podrá devolver el expediente junto al informe de recomendación, para realizar una nueva selección en caso de no compartir la decisión en la selección de la oferta. 13. Cuando la compra de bienes o el servicio implique una adquisición o mejora de un bien; una vez recibido, la Coordinación de Compras y Bienes deberá notificar al responsable del registro y control del inventario para realizar la(s) respectiva(s) incorporación(es) o ajuste(s). Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 163 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Código: PROCURADURÍA-CCB-01

14. La solicitud de cotización podrá realizarse mediante formulario diseñado por la Coordinación de Compras y Bienes o a través de correspondencia u otro instrumento lícito que surta sus efectos y que presente formas válidas de verificación. Su remisión a los oferentes podrá ser física, mediante fax o medio electrónico según lo dispuesto en la ley para cada uno de los casos señalados. 15. Una vez otorgada la adjudicación de la primera opción, deberá registrarse la respectiva orden de compra o de Servicios, la cual deberá contar con la aprobación de la Unidad de Planificación y Presupuesto. 16. Ningún Documento y/o formulario podrá contener borrones, rasgaduras, enmiendas, manchas o cualquier otro elemento que lo haga susceptible de alteración. 17. La validación que hace la Coordinación de Compras y Bienes sobre la recepción de materiales bienes y servicios, debe ser acompañada de un control perceptivo sobre los mismos, a los fines que estos presenten las condiciones indicadas en la oferta, debiéndose levantar un acta del resultado de la revisión. 18. En caso de que el material, bien o servicio sea recibido por la Coordinación de Compras y Bienes para su posterior distribución a las diferentes Unidades, debe llenarse el formulario “Notas de Entregas Internas”. Cuando el receptor de el material, bien o servicio es una Unidad específica (Unidad Orgánica Solicitante), debe llenarse el formulario “Notas de Entrega del Proveedor”, donde se haga constar y se deje asentado la conformidad con lo recibido. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Elabora Requisición de Material, Bien o Servicio y Solicitante la remite a la Coordinación de Compras y Bienes. Coordinación de 2. Verifica el monto objeto del procedimiento y Compras y Bienes procede conforme a la Ley a escoger modalidad de contratación. 2.1. De acuerdo al monto remite a la Comisión de Contrataciones. Va al paso 11. 2.2. No va a la Comisión de Contratación. Pasa al paso 3 3. Valida factibilidad presupuestaria de requisición del material, bien o servicio. 4. Identifica y selecciona posible(s) proveedor(es). 5. Solicita Cotización(es) al (a los) proveedor(es). Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 164 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Código: PROCURADURÍA-CCB-01

Unidad Responsable Actividad Proveedor 6. Elabora y consigna cotización de material, bien o servicio. Coordinación de 7. Recibe Cotización y revisa que la misma se ajusta a Compras y Bienes los requerimientos y formalidades. 8. Una vez recibido el mínimo de ofertas válidas requeridas, procederá de ser necesario, a realizar un análisis de precio. 9. Remite a la Dirección de Administración: Requisición, Solicitud de Ofertas, Ofertas y Análisis de Precio. Dirección de 10. Recibe, revisa, avala selección de mejor oferta, Administración firma en señal de conformidad, y remite a la Coordinación de Compras y Bienes. Pasa al paso 15 Comisión de 11. Selecciona la modalidad de contratación, aplicando Contrataciones todos los procedimientos necesarios y ajustados a la Ley. 12. Emite informe de recomendación y envía al Despacho del Procurador(a). Procurador(a) 13. Recibe el Informe y otorga la adjudicación; remite a la Comisión de Contrataciones. Comisión de 14. Recibe la adjudicación y envía una copia al Contrataciones proveedor y a la Coordinación de Compras y Bienes. Coordinación de 15. Emite Orden de Compra u Orden de Servicio y Compras y Bienes solicita se ejecute el compromiso presupuestario. 16. Firma Orden de Compra u Orden de Servicio y envía con Requisición, Solicitud de Ofertas, Ofertas y Análisis de Precio a la Unidad de Planificación y Presupuesto Unidad de 17. Recibe, revisa la imputación presupuestaria y firma Planificación y la Orden de Compra u Orden de Servicio y remite a Presupuesto. la Dirección de Administración Dirección de 18. Recibe, revisa, y firma Orden de Compra u Orden de Administración Servicio y envía al Despacho del Procurador(a). Procurador 19. Revisa Orden de Compra u Orden de Servicio, firma en señal de conformidad, y remite a la Coordinación de Compras y Bienes. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 165 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Código: PROCURADURÍA-CCB-01

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 20. Remite al proveedor Orden de Compra u Orden de Compras y Bienes Servicio. Proveedor 21. Consigna Material o Bien o realiza el servicio. Unidad Orgánica Solicitante Proveedor Coordinación de Compras y Bienes

22. Avala al proveedor haber recibido el material, bien o servicio. 23. Consigna factura y aval de recepción del material, bien o servicio. 24. Realiza control perceptivo con la Unidad Orgánica Solicitante del material, bien o servicio recibido. 25. En caso de ser necesario, notifica al responsable del registro y control de inventario de bienes. 26. Remite expediente a la Dirección de Administración para el Ordenamiento de Pago. (PROCURADURÍADAD -01) FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 166 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-CCB-01

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Versión : 2011-01 Hoja 167 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría:

Procedimiento: Adquisición de Materiales, Bienes y Servicios.

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Código: PROCURADURÍA-CCB-01

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Versión : 2011-01 Hoja 168 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Incorporación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de registro por Incorporación de Bienes propiedad de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, a fin de proveer información veraz, oportuna y confiable. El Procedimiento de incorporación abarca desde que la Dirección de Administración toma la información de la orden de compra hasta que la misma es registrada en el Maestro de Bienes. Unidades que Intervienen: •

Dirección de Administración. • Coordinación de Compras y Bienes. • Despacho del Procurador(a) • Unidad Orgánica Administrativa y Operativa.

Formularios Relacionados: • • • • • • • • •

Orden de Compra. Factura. Notas de Entrega Interna. Notas de Entrega del Proveedor. Acta de Incorporación de Bienes. Inventario inicial (Formulario BM-1) Relación del movimiento de Bienes Muebles (Formulario BM-2) Relación de Bienes Muebles Faltantes (Formulario BM-3) Resumen del Movimiento de la Cuenta de Bienes Muebles (Formulario BM-4)

3ormas: A los fines de establecer la formación del inventario físico de bienes muebles, la clasificación funcional de estos bienes y el Catálogo-Guía para el inventario de los mismos se sugiere revisar la Publicación 20 de la Contraloría General de la República referida a “Instrucciones y modelos para la Contabilidad Fiscal de los Estados (Resuelto N° CG-05 del 16 de mayo de 1980; Gaceta N° E-2624) 1. Se define como Bienes Inmuebles: los predios, edificios, estructuras, instalaciones y componentes permanente o semipermanente, adheridas al terreno o a las edificaciones, por formar parte integrante de las mismas. En tal virtud los aditamentos fijos y elementos empotrados, adosados o instalados en los edificios, tales como alacenas, cajas fuertes, ascensores, calderas, maquinarias, instalaciones eléctricas, de acueductos o telefónicas, closet, sanitarios, lámparas fijas, persianas, instalaciones de refrigeración y Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 169 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Incorporación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-02

acondicionamiento de aire de los edificios públicos deberán ser incluidos dentro del inventario de inmuebles respectivo, y no como bienes muebles. 2. Se define como Bienes Muebles: aquellos bienes que estén en uso dentro del organismo y se requieren para su funcionamiento. Tales como, equipos y objetos de naturaleza móvil, no adheridos físicamente a los terrenos o edificaciones, que se encuentren en servicio y que por su naturaleza no desaparecen al primer uso, tal como sucede con los materiales de consumo. 3. Las Unidades Orgánica Administrativas y Operativas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy tienen entre sus responsabilidades, el control del inventario de bienes asignados a su cargo, para luego rendir cuentas de sus movimientos a la Dirección de Administración y a la Coordinación de Compras y Bienes. Esa rendición se hará partiendo del Inventario Inicial (forma BM-1) y con una frecuencia razonable usando para ello la forma BM-4. Dicha rendición conjuntamente con las formas BM-1; BM-2 y BM.-3 se remitirán a la Coordinación de Compras y Bienes, la cual elaborará un resumen de la cuenta de los bienes de la Procuraduría. 4. La Coordinación de Compras y Bienes remitirá el resumen antes referido a la Dirección de Administración para que se proceda a efectuar los movimientos contables que se requieran. 5. El responsable de cada Unidad Orgánica Administrativa y Operativa de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, abrirá una carpeta especial identificada como “Inventario y comprobantes de entrada y salida de Bienes Muebles” de la Unidad, en donde se archivará cuidadosamente el inventario y toda la documentación para soportar las entradas o incorporaciones y salidas o desincorporaciones 6. Es responsabilidad de las Unidades Orgánicas Administrativa y Operativa de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, informar a la Dirección de Administración y a la Coordinación de Compras y Bienes sobre la incorporación y desincorporación de bienes muebles a través de la forma B.M-2, debidamente firmada por el titular de la misma. Así mismo, el formulario B.M-3 cuando se presentan pérdidas (faltante), lo cual ameritaría una investigación tendiente al esclarecimiento de los hechos con participación de la Contraloría General del Estado Yaracuy, de la Unidad de Auditoría Interna de la Procuraduría y de requerirse, los cuerpos policiales especializados mediante la denuncia respectiva. 7. Es responsabilidad de la Dirección de Administración y la Coordinación de Compras y Bienes, verificar los soportes de la adquisición (Orden de Compra, Nota de Entrega, Factura) y su aprobación por los niveles establecidos. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 170 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Incorporación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-02

8. Es responsabilidad de la Coordinación de Compras y Bienes distribuir a cada Unidad Orgánica el “Catálogo Guía Inventario para Bienes Muebles” y dar a conocer los códigos que identifica los tipos de movimientos (incorporación y desincorporación) que se usarán para identificarlo cuando la Unidad rinda cuenta de ello. 9. La Coordinación de Compras y Bienes instruirá acerca de la clasificación y codificación a los fines de uniformizar criterios para la denominación exacta y las especificaciones con que deben registrarse los Bienes Muebles. 10. Todo bien mueble debe tener su respectiva etiqueta de identificación, para su posterior control y ejecución de inventario, la cual debe ir acorde con los parámetros establecidos en las Publicación 20 de la Contraloría General de la República. La Coordinación de Compras y Bienes elaborará una lista de las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy que están obligadas a formar Inventario de Bienes Muebles. A cada una le asignará el código que le corresponda. 11. Es Responsabilidad de la Coordinación de Compras y Bienes elaborar las Actas de Incorporación de Bienes Muebles o Inmuebles, en original y copia y obtener el aval (firma y sello), como constancia del control realizado. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Revisa Orden de Compra de Bienes y elabora la Solicitante forma BM-2 en original y cuatro (4) copias, y envía para su aprobación (firma y sello) por el Director(a) de Administración. Dirección de 2. Recibe, firma, sella y envía a la Coordinación de Administración Compras y Bienes. Coordinación de 3. Recibe forma firmada y sellada, registra en el Compras y Bienes “Maestro de Bienes Muebles”. 4. Archiva el original, una copia y remite copia a la Unidad Orgánica solicitante, una a la Dirección de Administración y a una a la Unidad de Auditoría Interna. Dirección de 5. Recibe copia de la forma BM-2 y hace el Administración movimiento contable respectivo. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 171 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Incorporación de Bienes Muebles

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Código: PROCURADURÍA-CCB-02

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Versión : 2011-01 Hoja 172 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de Desincorporación y Enajenación de Bienes, propiedad de la Procuraduría General del Estado Yaracuy a fin de proveer información veraz, oportuna y confiable. El Procedimiento de Desincorporación y Enajenación, abarca desde que la Dirección de Administración recibe la solicitud, por parte de una Unidad Orgánica Administrativa u Operativa, para Desincorporación y Enajenación del bien hasta que el mismo es desincorporado con el respectivo registro en el Maestro de Inventario y los ajustes contables respectivos. Unidades que Intervienen: • • • • • • •

Gobernador del Estado Yaracuy Despacho del Procurador(a) Dirección de Administración. • Coordinación de Compras y Bienes. Dirección de Opinión Legal y Asesoría Unidad Orgánica Administrativa y Operativa solicitante. Comisión de Recepción de Ofertas. Contraloría General del Estado Yaracuy.

Formularios Relacionados: • • • • • • • •

Relación del movimiento de Bienes Muebles (Formulario BM-2) Relación de Bienes Muebles faltantes (Formulario BM-3) Resumen del Movimiento de la cuenta de Bienes Muebles (Formulario BM-4) Punto de Cuenta con soportes. Informe de Avalúo. Expediente Administrativo de Enajenación de Bienes Acta Motivada de Enajenación de Bienes. Documento de Enajenación de Bienes

3ormas: 1. El Proceso de Enajenación de Bienes Muebles que pretenda desarrollar la Procuraduría General del Estado Yaracuy, debe enmarcarse en la Ley y su Reglamento que regula la enajenación de Bienes Muebles del Sector Público del Estado Yaracuy (Gaceta Oficial del Estado Yaracuy Número 2.431 del 12 de julio de 2001 y Gaceta Oficial del Estado Yaracuy 2.488 del 25 de abril de 2002, respectivamente), 2. Se entiende por Desincorporación de Bienes Muebles, el traslado a otra Unidad Orgánica de la Organización, ventas, suministros de bienes a otras entidades, desarme, Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 173 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

inservibilidad, deterioro, demolición, obsolescencia, faltante por investigar, donación, cambio del subgrupo según codificación, corrección de incorporaciones, entre otros. 3. Al desincorporar un bien se requiere realizar una serie de actividades, enmarcadas en Normas, Leyes, Reglamentos establecidas para tal fin, que permiten de una manera segura la separación (enajenación) de este bien del Patrimonio de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. 4. Los Bienes Muebles a enajenar, serán aquellos que no son necesarios para el cumplimiento de las finalidades o propósitos de la Procuraduría, los que hayan sido desincorporados y se encuentren en estado de obsolescencia (inutilidad por antigüedad) o Inservibilidad (inutilidad por presentar avería total) o que generen gastos innecesarios de mantenimiento, conservación y custodia y/o hayan cumplido con su vida útil. 5. Las Unidades Orgánicas son las cuentadantes o responsable de los bienes muebles, las cuales están en la obligación de evaluar la capacidad de dichos bienes y su necesidad de revisión y/o desincorporación 6. Es responsabilidad de la Coordinación de Compras y Bienes, la notificación de cualquier desincorporación y enajenación de bienes al Director(a) de Administración, a fin de garantizar la adecuada y oportuna actualización de los registros correspondientes. 7. Es responsabilidad de las Unidades Orgánicas Administrativas y Operativas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy solicitar ante la Dirección de Administración la Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles adscritos a su Unidad, a través de la forma BM-2, en original y cuatro (4) copias, debidamente firmado por el Responsable de la Unidad solicitante. 8. La Coordinación de Compras y Bienes es responsable de verificar las condiciones del bien a desincorporar y los fundamentos para dicha solicitud, de manera tal que estén acordes con los criterios establecidos para ello. 9. Los criterios establecidos para la solicitud de desincorporación de bienes son: desincorporación por traslado a otra Unidad, ventas, suministro de bienes a Contratista, suministros de bienes a otras entidades, desarme, inservibilidad, deterioro, demolición, obsolescencia, faltante por investigar, donación, cambio subgrupo, corrección de incorporaciones, entre otros. 10. Es responsabilidad de la Dirección de Administración y la Coordinación de Compras y Bienes revisar la forma BM-2 emitida por la Unidad Orgánica solicitante y llenar el Acta de “Desincorporación de Bienes”, en original y dos copias, y obtener las firmas aprobatorias. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 174 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

11. Toda desincorporación debe ser autorizada por el Procurador(a) en Punto de Cuenta que envía el Director(a) de Administración. 12. Los bienes desincorporados que vayan a ser enajenados, serán determinados por el Procurador General del Estado, quien solicitará a la Contraloría General del Estado Yaracuy, a los fines de que realice los avalúos para determinar el precio de los mismos que servirá de base para la enajenación de los bienes o, en su defecto, podrá designar un experto avaluador para cumplir con ello, el cual será una persona acreditada, de reconocida capacidad e idoneidad técnica, de acuerdo con su profesión y conocimientos prácticos en materia de avalúos. 13. El Procurador deberá enviar semestralmente, al Gobernador del Estado, al Consejo Legislativo Estadal y a la Contraloría General del Estado, un informe detallado de los bienes propiedad de la Procuraduría que pudieran ser objeto de enajenación, ,. 14. A los fines de la enajenación de bienes se conformará una Comisión de Recepción de Ofertas, la cual estará conformada por el Procurador(a) o a quien éste(a) delegue, el Director(a) de Administración y el Auditor(a) Interno, Si el valor de los bienes a enajenar es ME'OR A LAS CI'CO MIL U'IDADES TRIBUTARIAS quienes actuarán conforme a lo establecido en la normativa vigente correspondiente. Por El Procurador General del Estado o a quien éste delegue, un representante del Poder Ejecutivo Estadal, designado por el Gobernador del Estado y un representante por el Consejo Legislativo Estadal (CLEY), si el valor de los bienes a enajenar SUPERA A LAS CI'CO MIL U'IDADES TRIBUTARIAS 15. Corresponderá a la Comisión proponer, en cada caso, el tipo de operación mediante la cual se hará la enajenación y sugerir el procedimiento que habrá de seguirse para la realización de las operaciones; correspondiéndole al Gobernador del Estado, como máxima autoridad de la Hacienda Pública Estadal, decidir en cada caso, el tipo de operación mediante la cual se hará la enajenación y el procedimiento a seguir. 16. El Procurador(a) deberá enviar, en Punto de Cuenta, al Gobernador del Estado la solicitud de enajenación para que la autorice y determine el procedimiento que debe seguirse. A esta solicitud de autorización se le anexa los originales de los avalúos, la propuesta plenamente justificada del tipo de operación y sugerencia del procedimiento a seguir emitidas por la Comisión y posibles adjudicatarios cuando se recomienda el procedimiento de adjudicación directa. 17. El proceso de enajenación deberá constar en un expediente administrativo abierto al afecto, suscrito por todas las personas participantes. El mismo contendrá: listado de los bienes, los avalúos realizados, el Acta de Instalación de la Comisión y todos aquellos documentos relativos al proceso. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 175 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

18. En los Artículos Número 6 y 9 de Ley y su Reglamento que regula la enajenación de Bienes Muebles del Sector Público del Estado Yaracuy (Gaceta Oficial del Estado Yaracuy Número 2.431 del 12 de julio de 2001 y Gaceta Oficial del Estado Yaracuy 2.488 del 25 de abril de 2002, respectivamente), se establecen los procedimientos de Enajenación por Oferta Pública y por Adjudicación Directa. 19. Una vez autorizada la desincorporación y enajenación del bien por parte del Gobernador del Estado, la Comisión de recepción de Ofertas conjuntamente con la Dirección de Administración y la Coordinación de Compras y Bienes, mediante acta motivada suscrita al efecto, procederá a realizar la desincorporación de los bienes del Inventario y los ajustes contables necesarios. 20. La Comisión de recepción de Ofertas deberá informar al Procurador General del Estado el cumplimiento de todo el procedimiento pautado según el marco legal y remitirá a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría copia del expediente para que esta proceda a redactar el proyecto del documento de enajenación del bien, el cual se remite al Despacho del Procurador(a) para su conformación.

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante

Dirección Administración

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. Elabora forma BM-2, en original y cuatro (4) copias solicitando la desincorporación y/o enajenación de bienes muebles, exponiendo motivos. 1.1. Si es solo desincorporación por criterios que no requieran de un proceso de Enajenación, remite Coordinación de Compras y Bienes (Pasa al paso 17) y a la Dirección de Administración (Pasa al paso 18). 1.2. Si la desincorporación de bienes requiere de un proceso de enajenación, remite a la Dirección de Administración. (Pasa al paso 2) 2. Elabora informe de bienes a desincorporar y enajenar, lo remite en Punto de Cuenta al Procurador(a) para que autorice la desincorporación y enajenación y sugiera acerca del tipo de operación de la enajenación. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 176 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Unidad Responsable Procurador(a)

Dirección de Administración

Comisión de Recepción de Ofertas

Procurador(a)

Elaborado con la Asesoría de:

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

Actividad 3. Recibe Punto de Cuenta con soportes. 3.1. Si está de acuerdo solicita avalúo a la Contraloría General del Estado Yaracuy y/o a particular y procede, mediante acta suscrita, a designar a los miembros de la Comisión de Recepción de Ofertas. 3.2. Si no está de acuerdo, regresa a la Dirección de Administración 4. Recibe avalúo de bienes y firma el Punto de Cuenta autorizando la Desincorporación y Enajenación o no de Bienes, anexando el o los avalúos y sus sugerencias acerca del tipo de operación y procedimientos de la enajenación. Envía el Punto de Cuenta a la Dirección de Administración. 5. Recibe Punto de Cuenta firmado, sellado y anexos. 6. Envía a la Comisión de Recepción de Ofertas y solicita iniciar el procedimiento de enajenación según el tipo de operación y procedimiento sugerido. 7. Desarrolla el procedimiento sugerido e instruye expediente administrativo. 8. Remite expediente administrativo al Procurador(a) para su conformación y posterior remisión al Gobernador del Estado 9. Recibe y revisa el expediente administrativo 9.1. No está conforme, devuelve a la Comisión de Recepción de Ofertas, para que reformule los procedimientos. (Pasa al paso 7) 9.2. Está conforme, avala y remite en Punto de Cuenta al Gobernador del estado para su autorización.

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Versión : 2011-01 Hoja 177 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Unidad Responsable

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

Actividad

Gobernador del Estado 10. Recibe Punto de Cuenta con el expediente administrativo que contiene: listado de bienes a desincorporar y enajenar, el avalúo de los mismos e informe se propuestas del tipo de operación y sugerencias del procedimiento. En caso de adjudicación directa, el listado de los posibles adjudicatarios. 11. Autorizado o no, remite al Procurador(a) Procurador(a) 12. Recibe Punto de Cuenta. Si fue autorizado o no, remite a la Comisión de Recepción de Ofertas para que proceda en conformidad a normativa. Comisión de 13. Si fue autorizado, le da continuidad al Recepción de Ofertas procedimiento. Remite Acta motivada a la Dirección de Administración y la Coordinación de Comprar y Bienes para que se realicen los ajustes contables y desincorporación de los bienes del Inventario, respectivamente.(Pasa a los pasos 17 y 18) 14. Si fue autorizado, remite a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría para que proceda a redactar el proyecto del documento de enajenación del bien. Dirección de Opinión 15. Elabora proyecto del documento de enajenación y envía al Procurado(a) para su conformación. Legal y Asesoría Procurador(a) 16. Recibe proyecto del documento de enajenación. 16.1.No está de acuerdo, regresa con las modificaciones sugeridas a la Dirección de Opinión Legal y Asesoría. 16.2.Está de acuerdo, remite a la Dirección de Administración para que proceda con la entrega de los bienes enajenados al ente o persona adjudicataria. Coordinación de 17. Recibe forma MB-2 y/o copia del Acta motivada Bienes para la desincorporación y registra en el Maestro de Inventario.

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Versión : 2011-01 Hoja 178 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Procedimiento: Desincorporación y Enajenación de Bienes Muebles

Código: PROCURADURÍA-CCB-03

Unidad Responsable Actividad Dirección de 18. Recibe copia de la Forma BM-2 y/o Acta motivada y hace los ajustes contables respectivos. Administración 19. Recibe documento de enajenación y procede a la entrega de los bienes enajenados. 19.1.Si hay cancelación de un precio, el ente o persona adjudicataria cancela el monto total o las cuotas convenidas con un cheque de gerencia de un banco de la localidad a nombre de la Procuraduría

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 179 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Desincorporación de Bienes Muebles

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Código: PROCURADURÍA-CCB-03

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Versión : 2011-01 Hoja 180 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Desincorporación de Bienes Muebles

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Código: PROCURADURÍA-CCB-03

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Versión : 2011-01 Hoja 181 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Desincorporación de Bienes Muebles

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Código: PROCURADURÍA-CCB-03

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Versión : 2011-01 Hoja 182 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Compras y Bienes

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Desincorporación de Bienes Muebles

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-CCB-03

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 183 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN COORDINACIÓN DE INFORMÁTICA

Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 184 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Actualización del registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y demás servicio informático

Código: PROCURADURÍA-INF-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de mantener actualizado el registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y Sistema administrativos, y demás servicio informático instalado en la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de mantener un estricto control en sus niveles de acceso y garantizando la confidencialidad de la información. El mismo comprende: Incluir, eliminar o modificar los atributos o derechos de los usuarios, previa solicitud escrita del responsable del proceso. El proceso se inicia con la solicitud, de alguna Unidad Orgánica, para inclusión, modificación o eliminación de permisos y accesos y, culmina cuando la unidad solicitante es notificada del resultado. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica. Coordinación de Informática.

Formularios Relacionados: •

Formato de inclusión, modificación y eliminación de accesos de usuarios a servicios y aplicaciones.

3ormas: 1. Toda actualización de usuario debe estar precedida de la solicitud escrita firmada y sellada por el Director/Jefe de la Unidad Orgánica a la cual pertenece y autorizada por el Administrador de la Red. 2. Todas las claves de acceso (password) deben cambiarse periódicamente en lapsos no mayores a 30 días, en cuyo caso el sistema deberá exigirlo automáticamente. 3. Las cuentas de usuario que por cualquier razón deban ausentarse de sus labores temporal o permanentemente, deberán bloquearse del sistema de seguridad. 4. Los usuarios que requieran características iguales, en cuanto a privilegios y niveles de acceso, deben conformarse en grupos locales o globales según sea el caso, para mayor facilidad de administrarlos. 5. El Formato de inclusión, modificación y eliminación de accesos de usuarios a servicios y aplicaciones debe indicar toda la información inherente al usuario (nombre, cedula, cargo, entre otros.), señalando el conjunto de aplicaciones o servicios y el tipo de operación a realizar (incluir, eliminar o modificar acceso). La solicitud deberá ir conformada (firma y sello) por el superior jerárquico de la Unidad Orgánica. 6. La Coordinación de Informática tiene la potestad de instruir todos los mecanismos pertinentes a los fines de procurar una sana utilización de los recursos y servicios asociados a las tecnologías de información, siempre de forma cónsona a las directrices Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 185 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Actualización del registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y demás servicio informático

Código: PROCURADURÍA-INF-01

emanadas por el Procurador(a). Se procurará por el uso exclusivo de estos recursos solo con fines al cumplimiento de objetivos y funciones institucionales. Se entienden por estos recursos, el Hardware, Software, Redes, y cualquier otro equipo o servicios tales como Internet. Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Remite a la Coordinación de Informática el solicitante “Formato de inclusión, modificación y eliminación de accesos de usuarios a servicios y aplicaciones”. Coordinación de 2. Recibe y revisa solicitud. De no ser procedente Informática rechaza indicando motivo. 3. Procesa según lo indicado en los servicios y/o aplicaciones. 4. Conforma (firma y sello) el “Formato de Inclusión, Modificación y Eliminación de Accesos de usuarios a servicios y aplicaciones” como procesado. 5. Participa al interesado, ya sea de forma electrónica, escrita y cualquier otra que permita su revisión, la condición de procesamiento del requerimiento, informando sobre las consideraciones que debe tener en el futuro ante el cambio de condición del usuario. Unidad Orgánica 6. Recibe participación de situación de procesamiento solicitante del requerimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 186 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Actualización del registro de usuarios de la Red, Aplicaciones y demás servicio informático

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Código: PROCURADURÍA-INF-01

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Versión : 2011-01 Hoja 187 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo de Hardware y Software.

Código: PROCURADURÍA-INF-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de coordinar y ejecutar de forma preventiva y/o predictiva planes de mantenimiento, a los fines de disminuir las ocurrencias de fallas en los equipos de computación y en los sistemas de información de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de garantizar la continuidad en las operaciones de los mismos, optimizando los tiempos de respuesta en la solución de los estos, haciendo énfasis en los equipos y aplicaciones de misión crítica. El proceso se inicia al realizar la Coordinación de Informática la planificación de las actividades y culmina cuando la Unidad Orgánica que recibe el servicio pone en práctica las recomendaciones dada por la Coordinación de Informática. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica. Coordinación de Informática.

Formularios Relacionados: • •

Programa de Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo. Registro de Control de Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo.

3ormas: 1. Toda asistencia que se haga en cuanto a soportes de Hardware y Software debe dejar constancia escrita de esta, firmada por el técnico que la realiza y el usuario del equipo al que se le realizó. 2. Solo el personal de la Coordinación de Informática, debidamente identificado, están autorizados para realizar operaciones técnicas en los equipos informáticos de la Procuraduría, salvo contrataciones a terceros previa autorización explícita de la misma Coordinación. 3. No se podrá prestar soporte técnico a equipos que se encuentren en condición de garantía, si dicho soporte implica el riesgo de perder esa condición, en tal caso se referirá al proveedor correspondiente. 4. Los usuarios de equipos de computación deberán entender la importancia de la actualización de las bases de datos de herramientas tales como antivirus, propiciando la actualización periódica de las mismas. 5. Los usuarios deberán abstenerse salvo en actividades inherente en la operatividad de sus funciones de trabajo, la utilización en los equipos de computación de cualquier tipo de medio o mecanismo que pueda implicar riesgo de contaminación de virus y cualquier otra aplicación de carácter malicioso.

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Versión : 2011-01 Hoja 188 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo de Hardware y Software.

Código: PROCURADURÍA-INF-02

6. Para la planificación de mantenimiento preventivo de Hardware y Software se debe considerar : la importancia de cada equipo y/o software en los procesos de la Procuraduría, disponibilidad de recursos humanos y materiales, características de Hardware y Software, así como su ciclo de vida y cualquier otra que se estime pertinente.

Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 1. Planifica la ejecución de mantenimiento preventivo Informática y/o predictivo de Hardware y/o Software informáticos. 2. Elabora cronograma de mantenimiento preventivo y/o predictivo. 3. Participa a Unidades Orgánicas de las fechas que les concierne en el cronograma de mantenimiento. 4. Por cada tarea programada, aplica las actividades del mantenimiento programado. 5. Informa sobre recomendaciones a la Unidad Orgánica responsable del Hardware y Software. Unidad Orgánica 6. Certifica o conforma aplicación del mantenimiento. 7. Acoge y pone en práctica las recomendaciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 189 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Mantenimiento Preventivo y/o Predictivo de Hardware y Software.

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Código: PROCURADURÍA-INF-02

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Versión : 2011-01 Hoja 190 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Mantenimiento correctivo Software.

Hardware

y/o

Código: PROCURADURÍA-INF-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de coordinar la corrección de fallas que ocurran en los equipos de computación y en los sistemas de información de la Procuraduría General del Estado Yaracuy con la finalidad de garantizar la continuidad en las operaciones de los mismos, optimizando los tiempos de respuesta en la solución de los mismos; haciendo énfasis en los equipos y aplicaciones de misión crítica. El proceso se inicia con el reporte a la Coordinación de Informática de una falla, avería o mal funcionamiento de parte de alguna Unidad Orgánica y culmina cuando la Unidad Orgánica que recibe el servicio pone en práctica las recomendaciones dada por la Coordinación de Informática. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica Coordinación de Informática.

Formularios Relacionados: • •

Programa de Mantenimiento Correctivo. Registro de Control de Mantenimiento Correctivo.

3ormas: 1. Toda asistencia que se haga en cuanto a soportes de Hardware y Software debe dejar constancia escrita de esta, firmada por el técnico que la realiza y el usuario del equipo al que se le realizó. 2. Solo el personal de la Coordinación de Informática, debidamente identificado, está autorizados para realizar operaciones técnicas en los equipos informáticos de la Procuraduría, salvo contrataciones a terceros previa autorización explícita de la misma Coordinación. 3. No se podrá prestar soporte técnico a equipos que se encuentren en condición de garantía, si dicho soporte implica el riesgo de perder esa condición; en tal caso se referirá al proveedor correspondiente. 4. Los usuarios de equipos de computación deberán entender la importancia de la actualización de las bases de datos de herramientas tales como antivirus, propiciando la actualización periódica de las mismas. 5. Los usuarios deberán abstenerse salvo en actividades inherente en la operatividad de sus funciones de trabajo, la utilización en los equipos de computación de cualquier tipo de medio o mecanismo que pueda implicar riesgo de contaminación de virus y cualquier otra aplicación de carácter malicioso.

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Versión : 2011-01 Hoja 191 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Mantenimiento correctivo Software.

Hardware

y/o

Código: PROCURADURÍA-INF-03

6. Para la planificación de mantenimiento correctivo de Hardware y Software se debe considerar: la importancia de cada equipo y/o software en los procesos del Instituto, disponibilidad de recursos humanos y materiales, características de Hardware y Software, así como su ciclo de vida y, cualquier otra que estime pertinente.

Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Reporta falla y solicita servicio de mantenimiento Solicitante correctivo. Coordinación de 2. Incorpora a la planificación la ejecución de Informática mantenimiento correctivo de Hardware y/o Software informáticos. 3. Aplica las actividades del mantenimiento correctivo. 4. Informa sobre recomendaciones a la Unidad Orgánica responsable del Hardware y Software. Unidad Orgánica 5. Certifica o conforma aplicación del mantenimiento. 6. Acoge y pone en práctica las recomendaciones. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 192 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Mantenimiento correctivo Software.

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Hardware

y/o

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Código: PROCURADURÍA-INF-03

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Versión : 2011-01 Hoja 193 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Copias de Seguridad o Backup.

Código: PROCURADURÍA-INF-04

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de coordinar, planificar, ejecutar y resguardar las copias de seguridad o Backup’s de la información relevante y necesaria para la realización de los distintos procesos soportados en la plataforma informática de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El proceso se inicia al realizar la Coordinación de Informática la planificación de las actividades de respaldo y culmina cuando la Coordinación de Informática hace los registros pertinentes como documentación de dichos respaldos. Unidades que Intervienen: •

Coordinación de Informática.

Formularios Relacionados: •

Registro de Backup’s.

3ormas: 1. Las copias de seguridad o Backup’s deben realizarse conforme a la dinámica de la actualización de la información. 2. Los Backup’s realizados deben ser resguardado en sitios idóneos que aseguren su utilidad en el tiempo oportuno, considerando la realización de múltiples copias a ser depositadas en diferentes sitios. 3. Los sitios de resguardo deben ofrecer seguridad y condiciones ambientales indicadas para la preservación de los medios de depósito de los Backup’s. 4. Las copias de seguridad o Backup’s podrán ser desechadas una vez que la información que contenga pierda todo tipo de valor de utilidad, para lo cual se debe destruir la información, pudiendo ser reciclados los medios de almacenamiento. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Dirección de 1. Realiza plan de realización de Copias de Seguridad. Informática 2. Escoge medios y sitios de resguardo. 3. Realiza Copia de Seguridad o Backup’s según planificación. 4. Resguarda la información. 5. Registra y documenta la copia de seguridad. FIN DEL PROCEDIMIENTO Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 194 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Copias de Seguridad o Backup.

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Código: PROCURADURÍA-INF-04

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Versión : 2011-01 Hoja 195 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Desarrollo y Actualización de Software.

Código: PROCURADURÍA-INF-05

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir en el proceso de diseñar, ejecutar e implantar las adecuaciones o creación de aplicaciones informáticas, conforme a las necesidades de las Unidades Orgánicas de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El proceso se inicia con el reporte a la Coordinación de Informática de un requerimiento de desarrollo o actualización de software, y culmina cuando la Unidad Orgánica que recibe la solución lo incorpora al proceso de esta. Unidades que Intervienen: • •

Unidad Orgánica Solicitante. Coordinación de Informática.

Formularios Relacionados: • • • •

Plan de Desarrollo. Requerimiento de Sistemas. Manual de Sistema, Manual de Usuario

3ormas: 1. Cada Unidad Orgánica debe jerarquizar sus necesidades de actualización o desarrollo de aplicaciones informáticas. 2. La Coordinación de Informática realizará una planificación de las actividades de desarrollo o creación de aplicaciones informáticas, jerarquizando según su grado de necesidad e impacto en la gestión de la Procuraduría; así como, la adecuación de la plataforma de hardware y software y, cualquier otro aspecto que estime pertinente. 3. Se podrá usar la vía del Outsourcing de desarrollo de aplicaciones, procurando las condiciones que ofrezcan el mayor grado de propiedad y autonomía sobre las soluciones.

Descripción del Procedimiento

Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante

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Actividad 1. Participa el o los requerimientos de desarrollo o actualización de la aplicación informática.

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Versión : 2011-01 Hoja 196 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Procedimiento: Desarrollo y Actualización de Software.

Unidad Responsable Coordinación de Informática

Unidad Orgánica Coordinación de Informática

Actividad 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Realiza plan de desarrollo de Aplicaciones. Distribuye responsabilidades y recursos. Desarrolla las aplicaciones. Realiza pruebas. Elabora Manuales de Sistema y de Usuarios. Implanta la Aplicación. Capacita a los usuarios. Incorpora la aplicación al proceso.

10. Realiza seguimiento. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Código: PROCURADURÍA-INF-05

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Versión : 2011-01 Hoja 197 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Informática

Elaborado con la Asesoría de::

Procedimiento: Desarrollo y Actualización de Software.

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Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-INF-05

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Versión : 2011-01 Hoja 198 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

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Versión : 2011-01 Hoja 199 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Contratación

del

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento adecuado, que permitan proveer a la Procuraduría General del Estado Yaracuy del Recurso Humano idóneo y mejor calificado, para ocupar los cargos con base en las aptitudes, actitudes y competencias, mediante la participación en igualdad de condiciones, de quienes posean los requisitos exigidos para desempeñar los cargos, sin discriminaciones de ninguna índole. Este proceso abarcará la captación, selección y contratación de los aspirantes a posiciones vacantes de la Procuraduría. Unidades que Intervienen: • Despacho del Procurador(a). • Dirección de Administración. • Coordinación de Recursos Humanos. • Comité para la Selección Formularios Relacionados: • Registro Asignación de Cargos (RAC). • Registro de Elegibles. 3ormas: 1. La Procuraduría mantendrá solamente el personal estrictamente necesario para atender las necesidades presentes y disponer del potencial adecuado para cubrir sus requerimientos futuros, basado en el establecimiento de una base presupuestaria. Para ello preparará anualmente el Registro Asignación de Cargos (RAC). 2. La Coordinación de Recursos Humanos llevará un Registro de Elegibles, donde se procurará como primera opción la de promover a los trabajadores que laboran en la Procuraduría, y de no contar con el recurso interno idóneo, se procederá a recurrir al reclutamiento externo. 3. Los Movimientos de personal se harán con base al sistema de méritos que contemple la trayectoria y los conocimientos del trabajador para ocupar el cargo vacante, atendiendo: a. Candidatos para ascensos de la unidad administrativa. b. Candidatos del Registro de Elegibles Externo. 4. El perfil del cargo deberá tener la información relativa a las características personales, competencias, habilidades y destrezas requeridas para el cabal desempeño del cargo. 5. La Coordinación de Recursos Humanos establecerá las bases de los concursos para ocupar vacantes, de acuerdo a lo establecido en las leyes y reglamentos que regulen sobre la materia. 6. Se entenderá por concurso, toda situación competitiva regulada por un conjunto de procedimientos, que uniforman las condiciones bajo las cuales los aspirantes a ocupar un cargo deben demostrar sus méritos, conocimientos y potencialidades para el desempeño del mismo. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 200 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Contratación

del

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

7. La selección se hará de manera tal que se garantice la transparencia, objetividad e imparcialidad del proceso, así como la validez y confiabilidad de sus resultados, los cuales deberán expresarse en forma cuantitativa, que permita la jerarquización de los aspirantes. 8. La Coordinación de Recursos Humanos nombrará un Comité para la Selección, el cual estará conformado por: el Coordinador de Recursos Humanos, en el rol de Coordinador de Captación, Capacitación y Desarrollo, el Director de la Unidad Orgánica y el Supervisor Inmediato. 9. Los concursos cumplirán las siguientes etapas: 9.1. Convocatoria. El concurso será convocado por la Coordinación de Recurso Humanos, la cual deberá contener la siguiente información: • Identificación de la Procuraduría. • Propósito de la convocatoria. • Título del cargo para la cual se convoca el concurso. • Descripción del cargo. • Requisitos mínimos del ocupante del cargo. • Fecha de apertura y cierre del concurso. Para el Reclutamiento Interno: se contará como mínimo con cinco (05) días hábiles y máximo de diez (10) días hábiles y para Reclutamiento Externo: como mínimo cinco (05) días hábiles y máximo veinte (20) días hábiles. • Selección de medio de publicación de la convocatoria del concurso. Para el Reclutamiento Interno: Se utilizará la cartelera y la circular informativa. Para Reclutamiento Externo: El mismo deberá ser publicado en un diario de circulación regional, pagina Web u otros medios de información. 9.2. Recepción y verificación de documentos: Se verificará los recaudos presentados en original y copia, y se dejará constancia que es copia fiel y exacta a los originales presentados. 9.3. Entrevista Preliminar: Se citan a los postulantes para la entrevista preliminar. Administración de Pruebas. Las mismas serán administradas por un experto. 9.4. Entrevista Técnica: Se realiza tipo panel, la misma será evaluada de acuerdo al siguiente esquema establecido. Para un total de 100 puntos. 9.5. Selección del Candidato: Se aplica Tabla de Factores a Evaluar por el Comité de Selección. 9.6. Resultados del Concurso: Cada miembro del Comité hace su evaluación individual. El resultado final será la ponderación de los resultados de los miembros del Comité. 9.7. Comunicación de Resultados. La Coordinación de Recursos Humanos publica los resultados.

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Versión : 2011-01 Hoja 201 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Contratación

del

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

Tabla de Factores a Evaluar en la Entrevista Técnica: Factores

Categorías

VALOR PORCE3TUAL (%) ESTIMADO

Personal Profesional, Técnico, Administrativo y de Apoyo

PESO EDUCACIÓN FORMAL

INFORMAL

Doctorado Maestría Especialización Universitario Técnico Superior Bachiller Primaria Manejo de Micro (Word, Excel y Power Point) De acuerdo al Perfil del Cargo Y Por encima del Perfil del Cargo

100% 90% 85% 80% 60% 40% 20% 40%

Por encima del Perfil del Cargo

100%

De acuerdo al Perfil del Cargo

60%

Conocimientos técnicos Facilidad de Expresión Apariencia Personal Potencial de desarrollo

50%

10% 30%

Personalidad

100%

De acuerdo al área.

100%

60%

EXPERIENCIA LABORAL

ENTREVISTA PERSONAL

10%

PRUEBAS PSICOTECNICAS

5 PRUEBAS DE CONOCIMENTO

10 Total

Elaborado con la Asesoría de:

100

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Versión : 2011-01 Hoja 202 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Contratación

del

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

Tabla de Factores a Evaluar por el Comité de Selección Cuantitativa

Cualitativa

80-100

Califica para cargo sobre perfil Califica para cargo de acuerdo perfil No Califica para cargo

60- 79

0- 59

el el el al el

10. Serán, absolutamente nulos los actos de nombramiento del trabajador o trabajadora, cuando su ingreso no es producto del concurso, de conformidad con lo establecido en la Ley del Estatuto de la Función Pública. 11. La Coordinación de Recursos Humanos fija la fecha de incorporación del nuevo trabajador. 12. La Coordinación de Recursos Humanos establecerá un programa de Inducción, que facilite la rápida incorporación del trabajador a la Procuraduría y al cargo. 13. Todo personal contratado recibirá el nombramiento en el cargo por escrito, una vez que cumpla y supere el período de prueba establecido. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Prepara la solicitud de personal, especificando si es temporal o permanente, donde indique la justificación Solicitante . del mismo. Coordinación de 2. Recibe solicitud. Revisa si está contenido en el RRHH RAC. 3. Presenta informe al Despacho del Procurador(a). Procurador(a) 4. Decide sobre posible Incorporación del Personal. 4.1. No Aprueba. Remite negativa y expediente para su archivo. 4.2. Aprueba: Remite aprobación e instruye para el inicio del proceso de selección. Coordinación de 5. Convoca al Comité de Selección. RRHH. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 203 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Contratación

del

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

Unidad Responsable Actividad Comité de Selección 6. Establece las bases del concurso de acuerdo al perfil del cargo. 7. Redacta y publica las bases del concurso. 8. Revisa registro de elegibles (Reclutamiento interno). 9. 1 10. Reclutamiento Externo: Recibe currículum y documentos. Analiza los mismos. 11. Hace preselección de candidatos. 12. Realiza Entrevista Preliminar. Coordinador de RRHH/ Experto. Comité de Selección.

Coordinación de RRHH

Unidad Orgánica Solicitante Coordinación de RRHH

13. Evaluación Psicotécnica y de Conocimiento 14. Realiza Entrevista Técnica. 15. Cuantifica resultados del Proceso de selección por cada miembro del Comité (Resultado final). 16. Prepara informe de selección. 17. Selecciona Candidato. 18. Publica Resultados de concurso. 19. Contrata personal. 20. Determina fecha de ingreso. 21. Aplica Programa de Inducción. 22. Envía formato evaluación por el período de prueba (a los tres meses de la contratación). 23. Aplica evaluación por Periodo de Prueba. Remite a Coordinación de RRHH 24. Analiza resultados de evaluación. 24.1. No Califica: Egresa al Trabajador. 24.2. Si Califica: Ratifica ingreso del trabajador. FIN DEL PROCEDIMEINTO

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Versión : 2011-01 Hoja 204 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Revisado por:

Contratación

del

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 205 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Revisado por:

Contratación

del

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 206 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Captación, Selección Personal

Revisado por:

Contratación

del

Aprobado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-01

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Versión : 2011-01 Hoja 207 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-02

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento orientado hacia el mejoramiento técnico, profesional y moral de los trabajadores de la Procuraduría General del Estado Yaracuy para el mejor desempeño de las funciones actuales o de preparación para un mayor nivel de complejidad, incorporar nuevas tecnologías, adaptarse a los cambios culturales y corregir deficiencias detectadas en la evaluación del desempeño. Unidades que intervienen: • •

Unidades Orgánicas Coordinación de Recursos Humanos.

Formularios Relacionados: • • • • • •

Planes de capacitación y desarrollo Detección de necesidades. Inventario de necesidades. Plan de adiestramiento. Plan de formación del personal. Evaluación de la gestión de adiestramiento.

3ormas: 1. Los planes de Capacitación y Desarrollo del personal de la Procuraduría, serán coordinados y ejecutados por la Coordinación de Recursos Humanos. 2. La Coordinación de Recursos Humanos, realizará las actividades técnicas y administrativas requeridas para la buena marcha de la acción formativa. 3. La Coordinación de Recursos Humanos establecerá las técnicas que permitan detectar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal y establecer la prioridad de las mismas. 4. La detección de necesidades, proveerá información válida para diseñar el plan de adiestramiento anual del personal. Consiste en identificar las deficiencias en conocimientos (saber hacer), habilidades (poder hacer) y actitudes (querer hacer), que habrán de superarse mediante actividades concretas de capacitación. 5. La Coordinación de Recursos Humanos realizará un inventario de necesidades, que implica la revisión de los tres niveles en la organización y aportará información sobre requerimientos de capacitación por: familias de cargos, niveles de cargos, proyectos especiales o programas generales. 6. Niveles de Revisión: 6.1. Organizacional (áreas estratégicas, desempeño organización actual vs. deseado, funciones afectadas). 6.2. Ocupacional (capacidades y competencias organizacionales). Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 208 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-02

6.3. Individual (indicadores de brechas individuales de capacitación). Esta información se obtiene a través de la Evaluación del Desempeño. 7. La Coordinación de Recursos Humanos, elaborará el instrumento técnico que permita identificar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal. 8. La Coordinación de Recursos Humanos, elaborará anualmente para el mes de octubre, el Plan de Formación del Personal a ejecutarse para el siguiente año, en función de exigencias del cargo (rol, proyecto), resultados del desempeño y planes de gestión de la Procuraduría para el corto y mediano plazo. 9. La Coordinación de Recursos Humanos, establecerá un Sistema de Evaluación de la Gestión de Adiestramiento contentivo de instrumentos para medir: reacción, evaluación del aprendizaje (cognitivo-psicomotor-actitudinal) y resultados del programa de adiestramiento (métodos, técnicas, procedimientos, recursos, otros). Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Coordinación de 1. Prepara instrumento técnico e instructivo para la RRHH Detección de Necesidades de Capacitación y Desarrollo. 2. Presenta instrumento e instructivo al Director(a) de Administración para su revisión. Director(a) de 3. Recibe instrumento e instructivo, revisa y remite al Administración Despacho del Procurador(a) para su aprobación. Procurador(a) 4. Revisa instrumento e instructivo 4.1. Si tiene observaciones, regresa a la Dirección de Administración para su consideración. 4.2. Si no hay observaciones, envía a la Dirección de Administración para que de continuidad al proceso. Director(a) de 5. Recibe instrumento e instructivo y envía a la Administración Coordinación de RRHH para darle continuidad al proceso. Coordinación de 6. Recibe instrumento e instructivo y envía a las RRHH distintas Unidades Orgánicas de la Procuraduría, para obtener información sobre requerimientos de Capacitación del Personal. Unidad Orgánica 7. Levanta información y completa instrumento técnico. 8. Envía a Recursos Humanos información solicitada.

Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 209 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-02

Unidad Responsable Actividad 9. Recibe instrumento técnico y tabula información Coordinación de sobre Evaluación del Desempeño. RRHH 9.1. Si no está de acuerdo, devuelve con las observaciones pertinentes, para corregir. 9.2. Si está de acuerdo, aprueba. 10. Prepara Plan Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal e informe de Detección de Necesidades de Adiestramiento. 11. Cuantifica presupuesto estimado año siguiente (Elaboración del Presupuesto de Capacitación). 12. Ejecuta cronograma del Plan Anual de Capacitación y Desarrollo de Personal. 13. Revisa información sobre ofertas de entidades formadoras, conoce sobre temas, fechas, horarios de actividades de capacitación y desarrollo de personal. 14. Contrasta información sobre entidades formadoras vs. Plan. 15. Preselecciona postulados para actividades de capacitación y desarrollo. 16. Prepara cartas de participación con toda la información sobre la actividad. 17. Selecciona entidad formadora. 18. Firma y envía carta de información y participación de adiestramiento a la Unidad Orgánica respectiva, con copia al (o los) trabajador(es) postulado(s). 18.1. Si es capacitación Interna. Prepara la logística para la actividad: Material de apoyo, Equipos audiovisuales, Salón de Adiestramiento, refrigerios, certificados, lista de asistentes y demás recaudos. 18.2. Si la actividad de capacitación y desarrollo de personal es externa: Envía a los participantes material informativo de la actividad. 19. Monitorea proceso de capacitación y desarrollo de personal. 20. Entrega a los participantes formato de evaluación de la actividad. 21. Recibe información, tabula y analiza. 22. Prepara informe sobre resultados y cumplimiento de gestión. FIN DEL PROCEDIMEINTO Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 210 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

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Código: PROCURADURÍA-CRH-02

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Versión : 2011-01 Hoja 211 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-CRH-02

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Versión : 2011-01 Hoja 212 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Capacitación y Desarrollo del Personal

Revisado por:

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Código: PROCURADURÍA-CRH-02

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Versión : 2011-01 Hoja 213 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Ingreso a Nómina del Trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-03

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que permitan describir en forma secuencial y objetiva los pasos a seguir por la Coordinación de Recursos Humanos, para realizar el ingreso de personal. El procedimiento abarca desde que el trabajador o trabajadora supera el Período de Prueba, hasta que es ingresado en la nómina de personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Unidades que intervienen: • •

Unidades Orgánicas. Coordinación de Recursos Humanos.

Formularios Relacionados: •

Solicitud de Ingreso

3ormas: 1. El Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica solicitante del cargo, será el responsable de remitir a la Coordinación de Recursos Humanos un informe donde notifica que el aspirante superó el Período de Prueba, así como la necesidad de realizar los trámites pertinentes para el ingreso a la nómina de pago de los trabajadores de la Procuraduría. 2. Una vez que el aspirante supere el Período de Prueba, se procederá al ingreso como trabajador o trabajadora en el cargo para el cual concursó. De no superar el período de prueba, no ingresará a la Procuraduría. 3. En el expediente del personal que supere el período de prueba (nuevo ingreso), además de los recaudos solicitados para verificar su currículum, debe contener los siguientes documentos: • • • • •

Planilla de oferta de servicio llenada por el trabajador. Partidas de nacimiento de familiares ascendientes y descendientes. Acta de Matrimonio o Concubinato (si lo tuviere). Constancias de estudios de hijos (sí los tuviere). Copia de la declaración jurada de bienes (cuando proceda) en un lapso no mayor a 30 días contados a partir de la fecha de ingreso.

La información de la carga familiar de los nuevos ingresos, será considerada, cuando la Procuraduría conceda beneficios socioeconómicos a sus trabajadores. En caso de omisión de algún familiar por parte del trabajador, la Procuraduría no se hace responsable de la extensión del beneficio económico si fuere el caso.

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Versión : 2011-01 Hoja 214 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Ingreso a Nómina del Trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-03

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos, el formato “Solicitud de Ingreso” y oficio (original y Solicitante copia) donde notifica la situación del aspirante a nuevo ingreso. 1.1. El aspirante, no superó el Período de Prueba. Remite informe a la Coordinación de Recursos Humanos para evaluar transferencia o egreso del Trabajador. 1.2. Superó periodo de prueba. Envía notificación y formato “Solicitud de Ingreso”. Pasa al paso 2. Coordinación de 2. Recibe notificación y formato “Solicitud de Ingreso” RRHH (original y copia). 3. Firma y sella copias de ambos documentos, devuelve las copias al trabajador de la Unidad Orgánica solicitante. 4. Revisa y verifica que los datos reflejados en “Solicitud de Ingreso” coincidan con las directrices emitidas 4.1. No está conforme: coloca observación y devuelve a la Unidad Orgánica solicitante. 4.2. Está conforme: firma y sella documentos, coloca observación y llena formato “Movimiento de Nómina”. 5. Procede a ingresar al sistema de nómina los datos del trabajador. 6. Coloca en archivo de la Unidad los recaudos: “Solicitud de Ingreso”, “Movimiento de Nómina” y expediente del trabajador. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 215 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Ingreso a Nómina del Trabajador (a)

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Código: PROCURADURÍA-CRH-03

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Versión : 2011-01 Hoja 216 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Egreso por: Renuncia o Culminación de Contrato del trabajador(a)

3Código: PROCURADURÍA-CRH-04

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que permita describir en forma secuencial y objetiva los pasos a ejecutar por la Coordinación de Recursos Humanos de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, al momento de efectuar el egreso del trabajador por renuncia o culminación de contrato. El procedimiento abarca desde que el trabajador entrega la carta de renuncia o en la fecha de culminación del contrato, hasta que la Coordinación de Recursos Humanos tramita lo correspondiente a la liquidación de las prestaciones sociales. Unidades que intervienen: • • • • •

Despacho del Procurador. Unidades Orgánicas Coordinación de Recursos Humanos. Dirección de Administración. Unidad de Planificación y Presupuesto.

Formularios Relacionados: • Renuncia. • Contrato. • Declaración Jurada de Bienes (En el caso que corresponda). • Movimiento de Nómina. • Planilla de Liquidación de Prestaciones Sociales. • Constancia de Trabajo. 3ormas: 1. Para proceder con la liquidación de prestaciones sociales del trabajador, la renuncia debe estar debidamente firmada por éste, conformada por su supervisor inmediato y aprobado por el Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica correspondiente, de conformidad con lo establecido en las Leyes y Reglamentos que regulan la materia. La renuncia, deberá remitirse a la Coordinación de Recursos Humanos de la Procuraduría. 2. La Coordinación de Recursos Humanos notificará al trabador treinta (30) días antes de la fecha de culminación del Contrato de trabajo, la renovación o no del mismo. 3. Corresponde a la Coordinación de Recursos Humanos, realizar los cálculos referentes al monto de las prestaciones sociales del trabajador por renuncia o culminación de contrato. Para ello, considerará lo dispuesto en las Leyes que rigen la materia. 4. Para realizar el egreso del trabajador, se utilizará el formato “Movimiento de Nómina”, debidamente llenado y firmado por el supervisor inmediato y el Director, Coordinador o Jefe del área y avalado por la Coordinación de Recursos Humanos. 5. Para procesar la liquidación de prestaciones sociales, la Coordinación de Recursos Humanos, verificará que se cumpla con lo dispuesto en la “Ley Orgánica del Trabajo y su Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 217 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Egreso por: Renuncia o Culminación de Contrato del trabajador(a)

3Código: PROCURADURÍA-CRH-04

Reglamento”, “Ley Contra la Corrupción”, así como revisar que el trabajador no tenga compromisos pendientes con la Procuraduría. 6. En caso de renuncia, en el expediente del trabajador egresado, deberá reposar el original de la renuncia escrita, así como una copia del cálculo de las prestaciones sociales. En el caso de culminación de contrato, en el expediente del trabajador deberá reposar la notificación de la no renovación del mismo. 7. Al trabajador egresado se le entregará una constancia de trabajo al momento de cancelarle el pago de sus prestaciones sociales. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Trabajador(a) 1. Presenta renuncia o recibe notificación de culminación de contrato. 1.1. En caso de renuncia: remite a Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a). 1.2. En caso de notificación de Culminación de Contrato: Pasa al paso 9. Director(a)/ 2. Recibe renuncia escrita (original y copia), coloca firma y fecha en señal de notificación. Elabora oficio Coordinador(a)/Jefe(a) y remite a la Coordinación de Recursos Humanos. Coordinación de 3. Recibe oficio y original de renuncia escrita, firma y sella. 4. Revisa datos del trabajador(a) en el sistema y en la RRHH renuncia escrita. 5. Considerando esos datos, procede a llenar el formato “Movimiento de Nómina”. 6. Coloca en archivo temporal: El oficio, original de la renuncia escrita y formato “Movimiento de Nómina”. 7. Coloca el oficio, original de la renuncia escrita y copia de la liquidación de prestaciones sociales, en el expediente del trabajador egresado. 8. Remite ante la Dirección de Administración: formato de cálculo de prestaciones sociales, movimiento de nómina, renuncia escrita o notificación de culminación de contrato.

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Versión : 2011-01 Hoja 218 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Egreso por: Renuncia o Culminación de Contrato del trabajador(a)

3Código: PROCURADURÍA-CRH-04

Unidad Responsable Actividad Dirección de 9. Recibe Planilla para el pago de Prestaciones Sociales. 10. Procede al pago. (PROCURADURÍA-DAD-01) y Administración (PROCURADURÍA-DAD-02) 11. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos, constancias de Liquidación de Recursos Humanos. Coordinación de 12. Recibe constancias de Liquidación de Prestaciones Sociales. RRHH 13. Entrega Constancia de Trabajo al trabajador(a) y archiva en el Expediente. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 219 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Egreso por: Renuncia o Culminación de Contrato del trabajador(a)

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Código: PROCURADURÍA-CRH-04

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Versión : 2011-01 Hoja 220 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Ascenso del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-05

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que rijan sobre la promoción del trabajador o trabajadora, de acuerdo a sus méritos para ocupar un cargo de superior jerarquía, con el fin de propiciar el desarrollo del personal de la Procuraduría General Del Estado Yaracuy. Unidades que intervienen: • • • •

Unidades Orgánicas. Coordinación de Recursos Humanos. Comité de Evaluación. Despacho del Procurador(a).

Formularios Relacionados: •

Comunicación: Ascenso de Personal.

3ormas: 1. Se considera ascenso, la promoción de un trabajador de un cargo a otro de mayor nivel jerárquico, con mayor responsabilidad. El mismo puede tener o no la misma ubicación administrativa y geográfica y puede estar acompañado por cambios individuales de clasificación (nivel o grado). Estos movimientos serán procesados por la Coordinación de Recursos Humanos. 2. Cuando existan varios candidatos a cubrir un cargo de la misma clase, mediante ascenso, se le dará preferencia al mejor calificado, con base al sistema de méritos que contemple la trayectoria y conocimientos del trabajador. 3. El candidato para ascenso deberá cumplir con el proceso de Selección establecido por la Coordinación de Recursos Humanos. 4. El Comité de Evaluación de aspirantes a ascensos, será el encargado de escoger al Trabajador entre los candidatos propuestos a ser promovidos de cargos. Será presidido por el Coordinador(a) de Recursos Humanos y estará conformado, por cinco (5) miembros, siendo los cuatro miembros (4) adicionales nombrados por el Procurador. 5. Todo ascenso estará sujeto al Período de Prueba. 6. Todo ascenso se regirá por lo establecido en las Leyes y Reglamentos que existen sobre la materia.

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Versión : 2011-01 Hoja 221 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Ascenso del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-05

Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos, Solicitante postulación de candidato(s) para ocupar por ascenso cargo vacante; anexa evaluación de competencias. Coordinación de 2. Recibe postulación para ascenso, revisa y analiza recaudos. RRHH 2.1. No procede devuelve a la Unidad Solicitante. 3. Recibe postulación(es), además revisa en registro de elegibles interno y externo. 4. Elabora lista de trabajadores y aspirantes externos que reúnan el perfil para el concurso del cargo y presenta al Comité de Evaluación de Ascenso. Comité de Evaluación 5. Recibe, analiza y escoge de acuerdo a méritos y conocimientos del candidato al cargo. de Ascenso. 6. Remite al Despacho del Procurador(a) para la aprobación del ascenso. Procurador(a) 7. Recibe comunicación, verifica recaudos y decisión del Comité de Evaluación de Ascenso. 7.1. Si no procede: envía al Comité para informar a los involucrados. 7.2. Si procede: firma el nombramiento (ascenso) en señal de aprobación y devuelve al Comité. Comité de Evaluación 8. Recibe nombramiento (aprobación) del Procurador. de Ascenso. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos. Coordinación de 9. Recibe, revisa y firma el nombramiento de ascenso, RRHH elabora comunicación de notificación y envía la Unidad Orgánica Solicitante. Unidad Orgánica Solicitante

10. Recibe notificación, procede al ascenso. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 222 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Ascenso del Personal

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Código: PROCURADURÍA-CRH-05

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Versión : 2011-01 Hoja 223 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Destitución del trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-06

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que debe considerar la situación del personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy, en lo referente al proceso de destitución de un trabajador. El proceso abarca desde que el Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica solicita la apertura de la averiguación del trabajador, hasta que el Procurador(a) decida si procede o no la destitución del mismo. Unidades que Intervienen: • • •

Coordinación de Recursos Humanos. Unidad Orgánica. Despacho del Procurador(a).

Formularios Relacionados: •

Destitución del trabajador.

3ormas: 1. La Destitución se regirá de acuerdo a las condiciones establecidas en la Ley que regula la materia. 2. Serán causales de destitución: • • •

•

• • • • •

Haber sido objeto de tres amonestaciones escritas en el transcurso de seis meses. El incumplimiento reiterado de los deberes inherentes al cargo o funciones encomendadas. La adopción de resoluciones, acuerdos o decisiones declarados manifiestamente ilegales por el órgano competente, o que causen graves daños al interés público, al patrimonio de la Administración Pública o al de los ciudadanos o ciudadanas. Los trabajadores o trabajadoras que hayan coadyuvado en alguna forma a la adopción de tales decisiones estarán igualmente incursos en el presente causal. La desobediencia a las órdenes e instrucciones del supervisor o supervisora inmediato, emitidas por éste en el ejercicio de sus competencias, referidas a tareas del trabajador o trabajadora, salvo que constituyan una infracción manifiesta, clara y terminante de un precepto constitucional o legal. El incumplimiento de la obligación de atender los servicios mínimos acordados que hayan sido establecidos en caso de huelga. Falta de probidad, vías de hecho, injuria, insubordinación, conducta inmoral en el trabajo o acto lesivo al buen nombre o a los intereses de la Procuraduría. La arbitrariedad en el uso de la autoridad que cause perjuicio a los subordinados o al servicio. Perjuicio material severo causado intencionalmente o por negligencia manifiesta al patrimonio de la Procuraduría y/o del Estado. Abandono injustificado al trabajo, durante tres (3) días hábiles dentro del lapso de treinta (30) días continuos.

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Versión : 2011-01 Hoja 224 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

• • • •

•

Procedimiento: Destitución del trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-06

Condena penal o auto de responsabilidad administrativa dictado por la Contraloría General de la República. Solicitar o recibir dinero o cualquier otro beneficio, valiéndose de su condición dentro de la Procuraduría. Revelación de asuntos reservados, confidenciales o secretos de los cuales el trabajador o trabajadora tenga conocimiento por su condición de tal. Tener participación por sí o por interpuestas personas, en firmas o sociedades que estén relacionadas con la Procuraduría o cuando estas relaciones estén vinculadas directa o indirectamente con el cargo que se desempeña. Haber recibido tres (3) evaluaciones de desempeño negativas consecutivas.

3. La Unidad Orgánica Solicitante notifica a la Coordinación Humanos la necesidad de abrir expediente al trabajador que incurrió en una de las causales de destitución. Esta notificación será por escrito, donde relatará los hechos ocurridos. 4. Todo proceso de solicitud de destitución, generará un expediente y en la portada del mismo se colocará el formato “Identificación de la Destitución” donde los renglones indican: código del expediente, nombre del trabajador (presuntamente incurso en causal de destitución), cargo, supervisor inmediato, fecha de apertura y decisión. 5. La Coordinación de Recursos Humanos, será quien tenga bajo guarda y custodia el expediente de destitución. 6. Para el resguardo de la información descrita en el expediente; el mismo, deberá estar foliado en la totalidad de sus documentos e inutilizados los espacios en blanco. 7. Todos los documentos deberán tener la firma y sello que indique quien generó el documento, específicamente: oficios, entrevistas, declaraciones, entre otros. 8. El trabajador o trabajadora investigada, durante el lapso previsto en la formulación de cargos y dentro del lapso para consignar su escrito de descargo, tendrá acceso al expediente y podrá solicitar que le sean expedidas las copias que le fueren necesarias a los fines de preparación de la defensa, salvo aquellos documentos que puedan ser considerados como reservados. 9. Las faltas de los trabajadores o trabajadoras sancionadas con la destitución, prescribirán a los ocho (8) meses, a partir del momento en que el trabajador o trabajadora de mayor jerarquía dentro de la respectiva unidad tuvo conocimiento, y no hubiere solicitado la apertura de la correspondiente averiguación administrativa. 10. Una vez notificado el trabajador, transcurrirán cinco (5) días hábiles para que proceda la formulación de los cargos. 11. Si resultare impracticable la notificación en la forma señalada, se publicará en prensa, después de transcurrido cinco (5) días continuos, se dejará constancia del cartel en el expediente y se tendrá por notificado al trabajador. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 225 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Destitución del trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-06

12. La Coordinación de Recursos Humanos deberá llevar un registro donde señale el record de expedientes aperturados por concepto de “Destitución”. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Envía oficio (original y copia) solicitando la Solicitante “Apertura de Averiguación” y anexa soportes (sí los hubiere). Coordinación de 2. Recibe oficio de solicitud de “Apertura de RRHH Averiguación” (original y copia). 3. Firma y sella ambos documentos, devuelve la copia al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica Solicitante. 4. Coloca el oficio en archivo temporal de la Coordinación de Recursos Humanos. 5. Revisa, analiza e instruye el respectivo expediente (ubica soportes, oficios, testigos, entre otros). 6. Considerando la instrucción del expediente determina los cargos. 7. Remite oficio de notificación al trabajador(a) presuntamente incurso y formulan los cargos a que hubiere lugar. Unidad Orgánica / 8. Recibe notificación, indicando que tiene acceso al Trabajador(a) expediente y que ejerza derecho a defensa. presuntamente incurso. 9. El trabajador(a) investigado consignará su escrito de descargo. 10. Realizará la promoción y evacuación de las pruebas que considere conveniente. 11. Remite las pruebas (documentos) ante la Coordinación de Recursos Humanos. Coordinación de 12. Recibe pruebas (documentos) y agrega a el RRHH expediente. 13. Remite expediente ante la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica. Dirección de Opinión 14. Recibe expediente, analiza la totalidad del mismo. Legal y Asesoría 15. Redacta oficio donde opina sobre la procedencia o no Jurídica. de la averiguación. Remite información y expediente al Despacho del Procurador(a).

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Versión : 2011-01 Hoja 226 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Destitución del trabajador (a)

Código: PROCURADURÍA-CRH-06

Unidad Responsable Actividad Procurador(a). 16. Recibe oficio y expediente, analiza y dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al dictamen de la Dirección de Opinión Legal y Asesoría Jurídica, procede a decidir y notificar al trabajador o trabajadora el resultado del proceso de destitución. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 227 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Destitución del trabajador (a)

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-06

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Versión : 2011-01 Hoja 228 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud y Disfrute de Vacaciones

Código: PROCURADURÍA-CRH-07

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que orienta el trámite para el beneficio del disfrute del período de vacaciones anuales de los trabajadores de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. Comprende desde que el personal solicita el disfrute de sus vacaciones, hasta que es otorgado el mismo. Unidades que intervienen: • • •

Coordinación de Recursos Humanos: Unidades Orgánicas. Trabajador.

Formularios Relacionados: • • • •

Solicitud y Autorización de Vacaciones. Cronograma Anual de Vacaciones. Planilla de Solicitud y Autorización de Vacaciones. Movimiento de Nómina

3ormas: 1. Para otorgar las vacaciones se considerará lo dispuesto en la normativa legal que regula la materia. 2. La Coordinación de Recursos Humanos, será la responsable de suministrar al resto de las Unidades Orgánicas los lineamientos relacionados con el disfrute de “Vacaciones” del trabajador adscrito a cada Unidad. 3. La Coordinación de Recursos Humanos, velará que los trabajadores no acumulen más de dos (2) períodos de disfrute de vacaciones. 4. El Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica autorizará el disfrute de vacaciones del personal adscrito a su cargo, mediante la firma del formato denominado “Solicitud y Autorización de Vacaciones”. 5. Cuando por cualquier causa termine la relación de trabajo sin que el trabajador haya disfrutado del período de vacaciones de ley a que tiene derecho, se le deberá cancelar la remuneración correspondiente, de acuerdo a lo establecido en las leyes y reglamentos que regulan la materia. 6. Anualmente el Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica elaborará un cronograma de disfrute de vacaciones del personal. En el cronograma se fija la fecha en que el trabajador debe disfrutar las vacaciones anuales, previo convenio entre éste y su Director, Coordinador o Jefe inmediato. 7. El cronograma de vacaciones se remitirá a la Coordinación de Recursos Humanos. El mismo podrá estar sujeto a variaciones, por ello; en caso de ocurrir modificaciones las mismas deberán ser notificadas oportunamente ante la Coordinación de Recursos Humanos. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 229 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud y Disfrute de Vacaciones

Código: PROCURADURÍA-CRH-07

8. La Coordinación de Recursos Humanos, cambiará el estatus en nómina del trabajador, colocándolo en “Vacaciones”, con la finalidad de llevar registros actualizados y objetivos de estadísticas y record del personal. Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Unidad Orgánica y Trabajador(a).

Coordinación de RRHH

Trabajador(a) Solicitante

Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica

Elaborado con la Asesoría de:

Actividad 1. El Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) junto con los trabajadores adscritos, elaboran el Plan Anual de Vacaciones (“Cronograma Anual de Vacaciones”). 2. Prepara oficio y anexa “Cronograma Anual de Vacaciones” (documentos en original y copia). 3. Remite la totalidad de documentos a la Coordinación de Recursos Humanos. 4. Recibe oficio y “Cronograma Anual de Vacaciones”. 5. Compara que los datos que contiene el oficio concuerden con el físico (Cronograma Anual de Vacaciones). 6. Firma y sella ambos documentos, devuelve las copias a la Unidad Orgánica (para su respectivo archivo). 7. Coloca el oficio original y el de “Cronograma Anual de Vacaciones” en el archivo temporal de la Coordinación de Recursos Humanos. 8. Solicita ante su Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) inmediato las vacaciones de acuerdo al cronograma de disfrute de vacaciones anual, llena el formato “Solicitud y Autorización de Vacaciones” (original y copia). 9. Remite el formato al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de su Unidad Orgánica. 10. Recibe el formato “Solicitud y Autorización de Vacaciones”. (original y copia). 11. Revisa el “Cronograma Anual de Vacaciones” y conformación del supervisor inmediato, compara con la solicitud del trabajador(a). 11.1. No es procedente: Coloca observación en el formato y devuelve al trabajador(a) solicitante. 11.2. Es procedente: Firma y sella el formato en señal de aprobación. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos. Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 230 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud y Disfrute de Vacaciones

Código: PROCURADURÍA-CRH-07

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 12. Recibe formato “Solicitud y Autorización de Vacaciones”. (original y copia). RRHH 13. Firma y sella ambos documentos, devuelve las copias al trabajador(a) de la Unidad Orgánica (para su respectivo archivo). 14. Retira del archivo temporal el “Cronograma Anual de Vacaciones”, chequea que las vacaciones solicitadas se corresponden con lo programado. 15. Llena el formato denominado “Movimiento de Nómina”. 16. Al iniciar el disfrute de vacaciones procede a modificar el estatus del trabajador(a) colocando Vacaciones. 17. Al culminar el período de disfrute de vacaciones del trabajador(a), se modifica el estatus colocando: Trabajador(a) Activo(a). FIN DEL PROCEDIMIENTO

Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 231 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud y Disfrute de Vacaciones

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-07

Aprobado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 232 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Transferencia del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-08

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento que orientan la transferencia del personal de la Procuraduría General del Estado Yaracuy de un cargo a otro del mismo nivel y remuneración, dentro de la misma o diferente Unidad Orgánica Funcional. Unidades que Intervienen: • • •

Unidades Orgánicas. Coordinación de Recursos Humanos. Despacho del Procurador(a).

Formularios Relacionados: • •

Solicitud de Transferencia. Movimiento de Nómina.

3ormas 1. Será considerada como transferencia el movimiento de personal de una ubicación administrativa a otra, dentro de la misma o diferente ubicación funcional y con el mismo grado y nivel de remuneración. 2. Las transferencia podrán ser: • •

Permanentes: Cuando no se prevé el retorno del trabajador(a) a su lugar de origen. Temporales: Cuando puede preverse el regreso del trabajador(a) a su lugar de origen.

3. Las transferencias serán originadas por: Iniciativa del Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de una Unidad Orgánica y/o la Coordinación de Recursos Humanos, por reubicación funcional, por necesidades del trabajo que se realiza, o para aprovechar mejor la capacidad del trabajador(a) y propiciar así su desarrollo. También a solicitud del trabajador(a), basado en razones plenamente justificadas a juicio de su supervisor(a) inmediato(a) y de la Coordinación de Recursos Humanos. 4. Cuando existan varios candidatos a cubrir un cargo de la misma clase, mediante transferencia, se le dará preferencia al mejor calificado, procurando seleccionar trabajadores(as) que cumplan con el perfil establecido, además tomando en cuenta su capacidad actual para ocupar el cargo, su potencial de desarrollo y sus años de servicios. 5. Toda solicitud de transferencia será canalizada por la Coordinación de Recursos Humanos y deberá ser formalizada por escrito. 6. El candidato para la transferencia deberá cumplir con el proceso de Selección establecido por la Coordinación de Recursos Humanos. 7. Toda Transferencia estará sujeta a que el aspirante supere el Período de Prueba. 8. Las Comisiones de Servicios serán reguladas por este procedimiento, sin menoscabo de lo establecido en las Leyes y Reglamentos que rigen sobre la materia. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 233 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Transferencia del Personal

Código: PROCURADURÍA-CRH-08

Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Unidad Orgánica Solicitante

Coordinación de RRHH

Procurador(a)

Coordinación de RRHH

Unidad Orgánica Solicitante

Actividad 1. Solicita ante la Coordinación de Recursos Humanos, transferencia de un trabajador(a) dentro o fuera de la Unidad, conservando su nivel jerárquico y remuneración. 2. Recibe solicitud de transferencia y verifica posibilidad del traslado. 2.1. No procede, comunica improcedencia a la Unidad Orgánica solicitante. 2.2. Procede, recibe solicitud, verifica, conforma con la Unidad Orgánica receptora del trabajador(a) y firma. 3. Remite la solicitud de transferencia al Despacho del Procurador(a) para su aprobación. 4. Revisa solicitud y recaudos. 4.1. No procede: remite a la Coordinación de Recursos Humanos para que informe a los interesados y archive la solicitud. 4.2. Si procede: firma en señal de aprobación y remite a la Coordinación de Recursos Humanos para su curso normal. 5. Recibe del Procurador aprobación de la transferencia y elabora comunicación de aceptación para los involucrados. 6. Remite a la Unidad Orgánica Solicitante y al trabajador(a), comunicación de la transferencia aprobada por el Procurador(a). 7. Procede a la transferencia. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 234 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

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Procedimiento: Transferencia del Personal

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Código: PROCURADURÍA-CRH-08

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Versión : 2011-01 Hoja 235 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

Código: PROCURADURÍA-CRH-09

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento a seguir por las Unidades Orgánicas para la solicitud, tramitación de pago de viáticos y rendición de los mismos, que deban realizar los trabajadores de la Procuraduría General del Estado Yaracuy. El proceso se inicia desde que se efectúa la solicitud del viático, se tramita y liquida el pago al trabajador hasta que el mismo efectúa la rendición del mismo. Unidades que Intervienen: • •

Unidades Orgánicas. Dirección de Administración. • Coordinación de Recursos Humanos.

Formularios Relacionados: • • • • • • •

Solicitud de Viáticos. Rendición de Viáticos. Cheque Baucher y Comprobante de Egreso. Planilla de Depósito Bancario. Libro Auxiliar de Viáticos (otorgados y rendidos). Formulario “Rendición de Cuentas” del Fondo en Avance. Facturas

3ormas: 1. Por viáticos se entenderá, la cantidad de dinero destinada a cubrir, total o parcialmente, los gastos de transporte, hospedaje, alimentación y otros gastos menores, que se deben reconocer a los trabajadores(as), cuando éstos(as) deban realizar sus trabajos fuera del lugar habitual, con el fin de cumplir con las obligaciones inherentes a sus cargos. 2. Los gastos por este concepto serán cubiertos a trabajadores(as) de la Procuraduría, personal en comisión de servicio que presten servicios o cumplan misiones oficiales en sitios distintos a su residencia habitual. 3. Las Unidades Orgánicas se regirán por la “Normativa de Viáticos Vigente” para gastos de viajes, transporte, comida y alojamiento establecida por la Procuraduría. 4. Cada una de las Unidades Orgánicas de la Procuraduría autorizará el pago de viáticos de acuerdo con el monto asignado en el presupuesto. 5. El viático que se otorgará en los casos en que proceda para el desempeño de una misión fuera del área habitual de trabajo, está constituido por las asignaciones correspondientes a los siguientes conceptos: • • •

Movilización o traslado. Asignación por alojamiento y comida diaria. Gastos de transporte.

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Versión : 2011-01 Hoja 236 de 283

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Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

Código: PROCURADURÍA-CRH-09

6. Los gastos ocasionados por concepto de movilización o traslado, dependerán de la forma en la cual se movilicen: aéreo, terrestre, vehículo propio o vehículo oficial. 7. La movilización aérea comprende lo siguiente: •

Pasaje aéreo, se suministrará el pasaje más la tasa aeroportuaria que sea requerida por los trabajadores para su movilización desde el lugar de origen hasta su destino, entendiéndose por este el centro poblado de más desarrollo que tenga aeropuerto. El gasto comprenderá el valor de los pasajes por avión ida y vuelta de acuerdo a las tarifas comerciales vigentes de las líneas aéreas, “los comprobantes de los boletos correspondientes deben anexarse a la relación de viáticos”. Por el traslado al aeropuerto, se cancelara la cantidad correspondiente a gastos de movilización hacia los aeropuertos y viceversa, además del traslado a las diferentes regiones fuera del área metropolitana. En tal sentido, para la ciudad de Caracas se pagará el equivalente a las tarifas establecidas por el Instituto Autónomo de Aeropuertos. Si el trabajador utiliza vehículo propiedad de la Procuraduría para efectuar los traslados, no se cancelará el monto correspondiente.

8. La movilización terrestre se cancelará de acuerdo a los siguientes parámetros: •

• • • • •

Vehículo propio: se le reconocerá el gasto de transporte equivalente al kilometraje recorrido entre el sitio de origen y la localidad de destino, el cual deberá relacionar en la solicitud, así como anexar el comprobante del estacionamiento en caso de haber sido utilizado. En tal sentido, cancelará una asignación según lo estipulado en la “Normativa de Viáticos Vigente”. En ningún caso la cantidad que se reconozca por este concepto podrá exceder el costo del pasaje aéreo de ida /vuelta. Los gastos de gasolina, lubricantes y peajes cuando corresponda, se le reconocerá previa presentación de las facturas respectivas. Serán por cuenta del propietario del vehículo los gastos de mantenimiento y reparación del mismo. Vehículo propiedad de la Procuraduría: Se reconocerán los gastos de combustible, lubricantes y peajes, con la presentación de los soportes respectivos. Línea de Transporte Público: Se reconocerá el valor del pasaje interurbano, urbano y rural ida/vuelta, de acuerdo a la tarifa vigente.

9. El viático diario comprende el monto o cantidad que se asigna por día a los trabajadores(as) de la Procuraduría y los que están en comisión de servicio según lo referido en la norma 2, para cubrir gastos por concepto de: transporte, pasajes, alojamiento, comida o por cualquier otro motivo inherente al viaje, conforme a lo establecido en la “Normativa de Viáticos Vigente”. 10. No podrán cubrirse gastos de viaje a los trabajadores(as) de la Procuraduría dentro de la jurisdicción territorial del Estado Yaracuy cuando, en funciones de su cargo, deban Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 237 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

Código: PROCURADURÍA-CRH-09

desplazarse dentro de dicha jurisdicción territorial, salvo excepciones previstas en la Normativa. 11. Para solicitar viáticos se debe seguir el siguiente procedimiento: •

El solicitante se dirigirá al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) inmediato, mediante formato de solicitud de viáticos, donde se especifique en forma explicativa del lugar a trasladarse, el propósito o motivo del viaje, las razones que justifiquen lo solicitado, los días de permanencia, firma del solicitante, la firma del Director(a). Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica que autoriza el viaje del personal adscritos a ésta y el sello de la Unidad Orgánica solicitante. La solicitud debe hacerse por lo menos con dos (2) días hábiles de anticipación, salvo que, por causa justificada, se requiera de inmediato.

12. La Coordinación de Recursos Humanos será la encargada de manejar el Fondo en Avance por concepto de viáticos; cada Unidad Orgánica estimará los viáticos conforme a la Normativa Vigente y la Coordinación de Recursos Humanos procederá a la revisión y emisión del respectivo cheque. 13. El(la) Custodio(a) del Fondo en Avance deberá llevar un registro auxiliar de viáticos con las disponibilidades presupuestarias de cada Unidad Orgánica. 14. El trabajador(a) que haya concluido su viaje deberá presentar, dentro de los cuatro (4) días hábiles posteriores a la incorporación a su trabajo, la rendición o liquidación de viáticos y hacer el reintegro respectivo, en los casos en que proceda, exceptuando los gastos de alimentación. 15. En ningún caso se autorizará un nuevo viaje ni se podrá procesar pago alguno a los trabajadores(as) que tuviese pendiente la rendición del viaje anterior. El incumplimiento en la presentación de la liquidación de gastos dentro del plazo establecido obligará a la Coordinación de Recursos Humanos a aplicar las sanciones a que dé lugar. 16. Son obligaciones del encargado de recibir y revisar las rendiciones de viáticos: • • •

Solicitar el reintegro total de las sumas no justificadas, en relación al gasto efectuado por concepto de viáticos. Solicitar el reintegro de las sumas no utilizadas, en relación a los viajes no efectuados para el cual fueron solicitados y autorizados los viáticos. Llevar y mantener actualizado un registro de viáticos otorgados y rendidos. En el caso de incumplimiento, en la presentación de la rendición, en los términos del plazo establecido, por parte del trabajador(a) que realizó el viaje, se debe informar al vencimiento de dicho plazo al órgano superior correspondiente, con el propósito de que aplique las medidas que señala el artículo anterior.

17. Las asignaciones previstas por este concepto no se considerarán remuneraciones ni forma parte del sueldo, por lo tanto no se imputarán a los efectos de bonificación de fin de año, jubilación, pensión, prestaciones sociales, ni indemnización de ninguna especie. No Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 238 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

Código: PROCURADURÍA-CRH-09

podrán percibirla mientras estén de vacaciones, permisos, licencias, ni cuando se encuentren separados temporalmente de su cargo. 18. El trabajador que le fue autorizado y otorgado los viáticos y que no utilizó en su totalidad el monto o cantidad asignada, deberá reintegrarlos dentro de un lapso no mayor a cuatro (4) días hábiles, mediante depósito en la cuenta corriente “Fondo en Avance Viáticos” y remitirá posteriormente con los soportes ante la Coordinación de Recursos Humanos. Jamás debe hacerse y aceptarse reintegro en efectivo. 19. El incumplimiento de las normas aquí contenidas, ya sea por retardo, negativa, omisión, según sea el caso, será sancionado con amonestación grave y escrita, suspensión del sueldo y/o destitución del cargo. Descripción del Procedimiento. Actividad Unidad Responsable Solicitud de Viáticos: Unidad Orgánica/ 1. Elabora planilla de solicitud de viáticos, anexa Trabajador(a) soportes y presenta al Director(a), Coordinador(a) o Solicitante Jefe(a) inmediato, para su aprobación. 2. Recibe Solicitud de viáticos, analiza y toma decisión: Unidad Orgánica/ 2.1. No aprueba, devuelve al trabajador(a) solicitante. Director(a), 2.2. Aprueba solicitud de viáticos, firma y envía a la Coordinador(a) o Coordinación Recursos Humanos para que Jefe(a) tramite el pago. Trámite de Pagos de Viáticos: Coordinación de 3. Recibe solicitud de viáticos con soportes y procede a RRHH verificar: • Cálculos según lo establecido en norma • Que el trabajador(a) no tiene viáticos pendientes por rendir. • Disponibilidad presupuestaria. 3.1. Si no cumple con los puntos anteriores, devuelve documentos a la Unidad Orgánica solicitante con observación. 3.2. Si cumple con los requisitos, registra en el libro auxiliar de viáticos y envía documentos al Custodio(a) del Fondo en Avance. Custodio(a). 4. Recibe, verifica, elabora cheque por el monto correspondiente, firma y envía al Administrador(a) del Fondo. Administrador(a) del Fondo. Elaborado con la Asesoría de:

5. Recibe, verifica, firma y envía a la Coordinación de Recursos Humanos Revisado por:

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Versión : 2011-01 Hoja 239 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

Código: PROCURADURÍA-CRH-09

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 6. Registra en el libro de Bancos y comunica al RRHH trabajador(a) beneficiario(a) del viático que ya puede pasar por la Coordinación de Humanos a retirar el Cheque.

Trabajador(a). Coordinación de RRHH.

7. Recibe cheque y firma soportes. 8. Registra en el libro de viáticos otorgados y rendidos. 9. Archiva documentos para relación de rendición del Fondo en Avance.

Unidad Orgánica/ Trabajador(a) Solicitante

Rendición de Viáticos: 10. Una vez ejecutado el viático prepara rendición de viáticos según normas y verifica si debe reintegrar dinero. 10.1. Si debe reintegrar dinero, elabora depósito bancario a la cuenta de Fondo en Avance de Viáticos de la Procuraduría y anexa la planilla del depósito al formulario de rendición de viáticos. 11. Envía la Rendición de Cuenta a la Coordinación de Recursos Humanos. 12. Recibe rendición de viáticos y verifica: • Cálculos. • Planilla del depósito si es procedente. 12.1. Si no está conforme, devuelve al solicitante con observaciones. 12.2. Si está conforme, registra en el libro de viáticos otorgados y rendidos.

Coordinación de RRHH

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 240 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

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Código: PROCURADURÍA-CRH-09

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Versión : 2011-01 Hoja 241 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Solicitud, Tramitación y Rendición de Viático

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Código: PROCURADURÍA-CRH-09

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Versión : 2011-01 Hoja 242 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Cálculo y pago de nómina

Código: PROCURADURÍA-CRH-10

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento del cálculo y pago de nómina, el cual abarca desde la remisión quincenal, por parte de las Unidades Orgánicas, de los diferentes movimientos a la Coordinación de Recursos Humanos, hasta la elaboración de la nómina definitiva y posterior remisión a la Dirección de Administración para que ordene el pago de los(las) trabajadores(as). Unidades que Intervienen: • • •

Despacho del Procurador(a). Unidades Orgánicas. Dirección de Administración. • Coordinación de Recursos Humanos.

Formularios Relacionados: • • • • • • • • •

Relación de Asistencia. Nómina. Resumen por unidad de Nómina. Resumen por Concepto de Nómina. Recibo de Pago de Nómina. Relación de Pago de Nómina. Compromiso(s). Orden(es) de Pago. Orden de Transferencia.

3ormas: 1. Las nóminas podrán ser impresas o digitales. Su utilidad es para revisar la correspondencia de la nómina en proceso con el deber ser. 2. Cada Unidad Orgánica es responsable de remitir la relación de asistencia del personal, a la Coordinación de Recursos Humanos. De igual forma deberán remitir con sus respectivos soportes, cualquier evento que incide en el pago de contraprestación del trabajo realizado por el personal. Cualquier movimiento reportado se reflejará en la siguiente nómina al periodo de su ocurrencia, sin que ello implique ningún derecho al trabajador(a). 3. Las autorizaciones sobre la nómina podrán ser de forma física (escrita) o electrónica. 4. Cada Unidad Orgánica es responsable de su presupuesto, por ello deberá garantizar la disponibilidad de los recursos necesarios para la realización de la nómina inherente a su personal adscrito. 5. La Coordinación de Recursos Humanos mantendrá informada a la Unidad de Planificación y Presupuesto acerca de los movimientos de Nómina.

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Versión : 2011-01 Hoja 243 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Cálculo y pago de nómina

Código: PROCURADURÍA-CRH-10

Descripción del Procedimiento. Unidad Responsable Actividad Unidad Orgánica 1. Remite a la Coordinación de Recursos Humanos la relación de asistencia, y demás eventos con incidencia de nómina, acompañado con sus respectivos soportes. Coordinación de 2. Recibe movimientos de las distintas Unidades RRHH Orgánicas y elabora movimientos de nómina y los incluye en esta. 3. Incluye movimientos y parámetros necesarios para el cálculo de nómina. 4. Realiza cálculo de nómina. 4.1. Si no está correcta, realiza movimientos de ajuste y calcula. 5. Revisa incidencia presupuestaria de la nómina. 5.1. Si hay insubsistencia, realiza movimientos para diferir conceptos con insubsistencia y vuelve a calcular. 6. Genera todos sus reportes, recibos de pago y demás elementos de la Nomina. 7. Remite nómina, compromisos, reportes, recibos de pago y demás elementos de la nómina a Dirección de Administración para su pago. Dirección de 8. Revisa y emite Orden(es) de Pago de la Nómina. Administración 9. Autoriza Orden(es) de Pago de Nómina. 10. Certifica disponibilidad financiera, prepara Orden(es) de Transferencia(s), firma y remite al Despacho del Procurador(a) para su aprobación. Procurador(a). 11. Aprueba transferencia(s) de pago de nomina y devuelve a la Dirección de Administración para efectuar su pago. Dirección de 12. Remite a Bancos transferencia(s) para el pago de Administración. nómina, junto a soporte(s) requerido(s). Coordinación de 13. Distribuye recibos y relación de pagos a las Unidades RRHH Orgánicas para la firma de los trabajadores(as). Unidad Orgánica 14. Entrega Recibos de Pago y recoge firma de cada trabajador(a) en copias de recibo y relación de pago de nómina. 15. Devuelve relación(es) y recibos de pago firmados a la Coordinación de Recursos Humanos. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 244 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Cálculo y pago de nómina

Código: PROCURADURÍA-CRH-10

Unidad Responsable Actividad Coordinación de 16. Recibe relación de pago firmada por los(las) trabajadores(as) y archiva. RRHH FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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Versión : 2011-01 Hoja 245 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Cálculo y pago de nómina

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-10

Aprobado por:

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 246 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Cálculo y pago de nómina

Revisado por:

Código: PROCURADURÍA-CRH-10

Aprobado por:

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA GOBIERNO BOLIVARIANO DEL ESTADO YARACUY PROCURADURÍA GENERAL DEL ESTADO YARACUY

Versión : 2011-01 Hoja 247 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Cálculo y pago de Prestaciones Sociales

Código: PROCURADURÍA-CRH-11

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento del cálculo y pago de prestaciones sociales, el cual abarca desde que la relación de trabajo termina por cualquier causa hasta el pago de la prestación por antigüedad al trabajador. Unidades que Intervienen: • Trabajador(a) • Despacho del Procurador(a). • Unidad de Planificación y Presupuesto • Dirección de Administración. • Coordinación de Recursos Humanos. Formularios Relacionados: • Renuncia (Original y tres (3) copias) • Cálculo de Prestaciones Sociales. • Orden de Pago. • Recibo de Pago. 3ormas: VER 3ORMAS ESTABLECIDAS E3 LA LEY ORGA3ICA DEL TRABAJO, ARTICULO 108 Y SIGUIE3TES. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Trabajador(a) 1. Presenta renuncia al Procurador(a). Procurador (a)

Coordinación de RRHH

Unidad de Planificación y Presupuesto.

Elaborado con la Asesoría de:

2. Recibe renuncia. 3. Independientemente de la decisión, remite con memorando a la Coordinación de Recursos Humanos. 4. Recibe memorando 5. Si fue aceptada, procede al cálculo de prestaciones sociales. 6. Remite a la Unidad de Planificación y Presupuesto para que realice el compromiso. 7. Recibe cálculo de prestaciones sociales. 8. Ejecuta el compromiso y remite a la Dirección de Administración para el proceso de pago. (PROCURADURÍA-DAD-01)

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Versión : 2011-01 Hoja 248 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Cálculo y pago de Prestaciones Sociales

Código: PROCURADURÍA-CRH-11

Unidad Responsable Actividad Dirección de 9. Envía a la Coordinación de Recursos Humanos copia del Baucher de pago de prestaciones sociales. Administración. Coordinación de 10. Recibe copia del Baucher de pago de prestaciones sociales y archiva en el expediente. RRHH FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 249 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Elaborado con la Asesoría de:

Procedimiento: Cálculo y pago de Prestaciones Sociales

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Código: PROCURADURÍA-CRH-11

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Versión : 2011-01 Hoja 250 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Evaluación del Desempeño

Código: PROCURADURÍA-CRH-12

Propósito: Desarrollar las normas y el procedimiento para la Evaluación del Desempeño de los servidores públicos que laboran en la Procuraduría General del Estado Yaracuy, con la finalidad de identificar sus actitudes, aptitudes y habilidades susceptibles a mejorar; y en su caso, ser candidatos a recibir estímulos, incentivos o reconocimientos; el procedimiento abarca desde que la Coordinación de Recursos Humanos establece los lineamientos y criterios de evaluación hasta que el evaluador envía resultados de la evaluación a la Coordinación de Recursos Humanos. Unidades que Intervienen: • • • •

Trabajador Despacho del Procurador(a). Coordinación de Recursos Humanos. Unidad Orgánica.

Formularios Relacionados: • • • •

Instrumento para la Evaluación. Criterios y lineamientos para la Evaluación del Desempeño. Plan Anual de Evaluación y su Cronograma. Informe de Evaluación.

3ormas: 1. La evaluación del desempeño es una herramienta de gestión, que con base en juicios objetivo sobre la conducta, las competencias laborales y los aportes al cumplimiento de las metas institucionales del personal, mide el desempeño en sus respectivos cargos. 2. La evaluación debe considerarse como un medio para el mejoramiento continúo del desempeño del personal, de donde se emergerá programas de acciones que hagan posible su mejoramiento. La Coordinación de Recursos Humanos será responsable de dar seguimiento a los programas individuales de acción que se traten en el resultado de la evaluación de cada funcionario(a). 3. Corresponde a la Coordinación de Recursos Humano velar e informar oportunamente a los evaluadores(as) sobre los criterios, lineamientos, normas, procedimientos y fechas en las que se requiera efectuar la evaluación. 4. En el proceso de evaluación se utilizará el instrumento (original y copia) diseñado para tal fin, el cual debe ser lo más objetivo posible, confiable, válido y transparente, que permita conocer las particularidades del desempeño del trabajador para tomar oportunamente las acciones administrativas correspondientes y suministre al(a la) trabajador(a) información para mejorar su actuación. Elaborado con la Asesoría de:

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Versión : 2011-01 Hoja 251 de 283

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Evaluación del Desempeño

Código: PROCURADURÍA-CRH-12

5. Todos los trabajadores de la Procuraduría, fijos, contratados y/o en período de prueba, son sujetos de evaluación, con excepción del Procurador(a), el Auditor(a) Interno y cualquier otro trabajador(a), que por la naturaleza de sus funciones, sea exceptuado. 6. La Coordinación de Recursos Humanos elaborará el Plan Anual de Evaluación y enviará trimestralmente un cronograma de éste a cada Unidad Orgánica de la Procuraduría, treinta (30) días calendario antes del inicio de cada trimestre, a fin de que éstas tomen las medidas necesarias para cumplir con el proceso. 7. El(la) trabajador(a) en período de prueba, será evaluado antes de la finalización de este período, a los solos efectos de decidir su permanencia en la Procuraduría o en el cargo, según se trate de nuevo ingreso o de movimientos de ascenso o traslado. 8. El(la) evaluador(a) respecto a las evaluaciones del desempeño de sus supervisados(as), deberá considerar los criterios y los lineamientos (valoración y puntuación) que establecen los “Lineamientos para la Evaluación del Desempeño” determinados por la Coordinación de Recursos Humanos, así como sus anexos. 9. El Director(a), Coordinador(a), Jefe(a) o Supervisor(a) inmediato, informará por escrito al trabajador(a) la fecha de su evaluación con quince (15) días de anticipación a la fecha que le corresponda ser evaluado y éste, al menos cinco (5) días antes de esa fecha, enviará su “Informe de Evaluación”. 10. El “Informe de Evaluación” que debe presentar el trabajador(a), tendrá una relación de las actividades, tareas, programas y proyectos en los cuales participó durante el período a evaluar. Así como, los logros alcanzados y capacitación recibida. Podrá incluir una apreciación cualitativa en términos de sus fortalezas y debilidades. 11. Realizada la evaluación, el Instrumento será firmado por el(la) funcionario(a) evaluador(a) (supervisor(a) inmediato) y/o el Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a), en el espacio identificado para ello, para luego, ser enviado, por el Coordinador(a) de Recursos Humanos, a conocimiento del Procurador(a). 12. Todo trabajador(a) será informado de los resultados de su evaluación, mediante una entrevista personal que a los efectos sostendrá con su Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la obtención de los resultados definitivos de la evaluación. El trabajador(a) firmará en señal de haber sido notificado. Cualquier observación o comentario que el trabajador(a) considere pertinente hacer, la hará a través de memorando que dirigirá a la Coordinación de Recursos Humanos con copia a su Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrevista. Éste se anexará al Instrumento de Evaluación. 13. Durante el desarrollo de la entrevista se deben cubrir los siguientes aspectos: • Indicar al trabajador los resultados obtenidos. • Expresar reconocimiento al mérito del trabajador(a) por el trabajo realizado. Elaborado con la Asesoría de:

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Procedimiento: Evaluación del Desempeño

Código: PROCURADURÍA-CRH-12

• Revisar con el trabajador(a) las actividades y responsabilidades que no haya cumplido. • Enfatizar en los aspectos en los cuales el trabajador(a) debe mejorar. • Compartir con el trabajador sobre las acciones sugeridas para su desarrollo y para mejorar su actuación. • Convenir con el trabajador(a) acerca de necesidades de adiestramiento para que su desempeño sea más eficiente y eficaz. • Indicar al trabajador, la posibilidad que tiene de hacer observaciones o comentarios de los resultados de sus evaluación, a través de memorando dirigido a la Coordinación de Recursos Humanos. 14. Como cierre de la entrevista antes señalada, las partes levantarán un acta, en el espacio identificado para ello en el Instrumento de Evaluación, donde se establecerán los acuerdos y compromisos a que hubieren llegado, acerca de las acciones, actividades, responsabilidades y capacitación que permitan fortalecer o mejorar el desempeño futuro del trabajador(a). 15. El(la) trabajador(a) conservará una copia del Instrumento de Evaluación y el original será remitido a el Coordinador(a) de Recursos Humanos para su archivo en el expediente del trabajador(a), dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la entrevista. Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Coordinación de RRHH Unidad Orgánica/ Director(a), Coordinador(a) o Jefe Trabajador(a)

1. 2. 3. 4. 5.

Unidad Orgánica/ Director(a), Coordinador(a) o Jefe

6. 7.

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Actividad Elabora Plan Anual y Cronograma de Evaluación y remite a las Unidades Orgánicas. Recibe Plan y Cronograma de Evaluación. Informa por escrito al trabajador(a) la fecha y hora de su evaluación, exigiendo el Informe de Evaluación Recibe memorando y elabora el Informe de Evaluación. Remite Informe de Evaluación al Director, Coordinador o Jefe de la Unidad Orgánica respectiva. Recibe Informe de Evaluación Realiza la Evaluación del Desempeño del trabajador(a) llenando el Instrumento diseñado para ello y firma. Remite Instrumento de Evaluación lleno, firmado y sellado a la Coordinación de Recursos Humanos

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

Unidad Responsable Coordinación de RRHH.

Procurador(a)

Coordinación de RRHH

Unidad Orgánica/ Director(a), Coordinador(a) o Jefe

Coordinación de RRHH

Procedimiento: Evaluación del Desempeño

Código: PROCURADURÍA-CRH-12

Actividad 9. Recibe Instrumento de Evaluación lleno y firmado. Lo revisa. 9.1. Si no está conforme, lo regresa al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica, con observaciones y comentarios. 9.2. Si está conforme, firma, sella y envía al Despacho del Procurador(a). 10. Revisa y analiza en el Instrumento, el resultado de la evaluación del trabajador(a). 10.1. Si no está conforme, regresa a la Coordinación de Recursos Humanos con sus observaciones y comentarios. 10.2. Si está conforme, firma, sella y remite a la Coordinación de Recursos Humanos. 11. Recibe Instrumento no avalado por el Procurador(a) y lo envía al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica para que aplique los correctivos a que haya lugar. (Regresa al paso 7) 12. Recibe Instrumento avalado por el Procurador(a) y remite al Director(a), Coordinador(a) o Jefe(a) de la Unidad Orgánica, para que entregue al trabajador(a), previa entrevista de evaluación. 13. Mediante una entrevista personal informa, al trabajador(a), de los resultados de su evaluación. 14. Se levanta el acta, en el espacio definido para ello en el Instrumento, donde se especifican acuerdos y compromisos para fortalecer o mejorar el desempeño futuro del trabajador(a). Ambas partes firman. 15. Firmado del Instrumento por parte del trabajador(a) en señal de su notificación, se le hace entrega de una copia y el origina se remite a la Coordinación de Recursos Humanos para su archivo en el expediente del trabajador(a). 16. Recibe el original del Instrumento de Evaluación y lo archiva en el expediente del trabajador(a). 17. Define un programa de futuras acciones administrativas (estímulos, incentivos o reconocimientos, entre otros) y de capacitación, que hagan posible el mejoramiento del desempeño del trabajador(a). FIN DEL PROCEDIMIENTO

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

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Procedimiento: Evaluación del Desempeño

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

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Procedimiento: Evaluación del Desempeño

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Unidad : Coordinación de Recursos Humanos

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Procedimiento: Evaluación del Desempeño

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE REGISTRO ESTADAL DE CONTRATISTAS, PROVEEDORES Y SERVICIOS

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios (Registro Auxiliar)

Procedimiento: Recepción de Documentos para la inscripción por ante el Registro Nacional de Contratistas.

Código: PROCURADURÍA-RAC-01

Propósito: Desarrollar las normas y procedimientos a seguir en el proceso de Recepción de Documentos para el proceso de inscripción y/o actualización por ante el Registro Nacional de Contratista (RNC). Este proceso abarcará desde la recepción de documentos por parte del Registro Auxiliar de Contratistas hasta su culminación, cuando el Servicio Nacional de Contrataciones de el Certificado de aprobación a través del Sistema en Línea, el cual se expide firmado y sellado por el Director(a) del Servicio Nacional de Contrataciones. Unidades que Intervienen: • Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). • Registro Nacional de Contratista (RNC) • Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios (Registro Auxiliar). • Contratista Formularios Relacionados: •

Constancia de Recepción de Documentos.

3ormas: 6. El Registro Auxiliar de Contratistas coadyuvará al Registro Nacional de Contratista en el proceso de inscripción, renovación y/o actualización en el Sistema Nacional de Contratista. 7. Para inscribirse o actualizarse anualmente en el Registro Nacional de Contratista, el interesado debe acceder al sistema del Registro Nacional de Contratistas, a través de su página web, con el objeto de suministrar todos los datos generales, legales, de especialidad y financieros, siguiendo las instrucciones contenidas en el Manual de Usuarios para Contratistas, elaborados por el Servicio Nacional de Contrataciones. 8. Cumplida la norma anterior, el interesado se dirige ante el Registro Auxiliar de Contratistas (Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy) con los requisitos y/o documentos requeridos (Original y Copia) por el Sistema Nacional de Contrataciones y las planillas emitidas por el Sistema del Registro Nacional de Contratistas firmada por el Representante Legal. 9. El solicitante debe ser el Representante Legal, Accionista o miembro de la Junta Directiva, designados mediante Acta de Asamblea debidamente registrada. 10. El Registro Auxiliar de Contratistas, requerirá la documentación en original y copia legible, con la finalidad de ser cotejados. Una vez verificada la documentación, se debe emitir la Constancia de Recepción de Documentos (dos originales) generada por el Sistema del Registro Nacional de Contratista (RNC) en Línea, ya sea para su inscripción o Elaborado con la Asesoría de::

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios (Registro Auxiliar)

Procedimiento: Recepción de Documentos para la inscripción por ante el Registro Nacional de Contratistas.

Código: PROCURADURÍA-RAC-01

actualización. Esta Constancia de Recepción de Documentos, será firmada por el Analista, quien está en la obligación de agregar al expediente y entregar otra al Contratista. 11. El Registro Auxiliar de Contratistas (Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy), dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la recepción de documentos, verificará y evaluará la documentación consignada y se le notificará al solicitante si existen errores u omisiones; en cuyo caso el proceso de inscripción y/o actualización se suspenderá hasta tanto se produzcan los correctivos por parte del contratista. Al término de los ocho (8) días, se considerará que el contratista se ha dado por notificado de las observaciones. 12. Al recibir y verificar la información, se realiza una pre-evaluación de los aspectos legales, técnicos y financieros, para luego enviar la información al Registro Nacional de Contratistas, el cual tiene la potestad de analizar y aprobar dicha información. 13. El Registro Auxiliar de Contratistas (Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy), enviará al Registro Nacional de Contratista, la solicitud de inscripción y/o actualización, el cual, en el transcurso de quince (15) hábiles siguientes, constatará el cumplimiento de Normas y Procedimientos establecidos por el Sistema Nacional de Contrataciones y proceder a emitir el certificado de Inscripción correspondiente (Certificado Electrónico) 14. El Registro mantendrá en archivo los expedientes de las empresas inscritas, así como los expedientes de aquellas empresas que no actualicen su documentación e información en un período de tres (3) años consecutivos contados a partir del vencimiento del certificado de inscripción. Vencido este lapso, los expedientes se moverán a los “archivos muertos” de la Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy.

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Versión : 2011-01 Hoja 260 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios (Registro Auxiliar)

Procedimiento: Recepción de Documentos para la inscripción por ante el Registro Nacional de Contratistas.

Código: PROCURADURÍA-RAC-01

Descripción del Procedimiento Unidad Responsable Actividad Contratista Solicitante 14. Para inscribirse o actualizarse, accede al Sistema del Registro Nacional de Contratista con el objeto de suministrar todos los datos generales, legales, de especialidad y financieros. 15. Se dirige ante el Registro Auxiliar de Contratistas (Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios de la Procuraduría General del Estado Yaracuy) con las planillas emitidas por el Sistema, los requisitos y/o documentos requeridos. Registro Auxiliar de 16. Recibe planillas emitidas por el Sistema firmada por el Representante Legal, los requisitos y/o Contratista. (Dirección de Registro Estadal) documentación (Originales y Copias para cotejar) y emite Constancia de Recepción de Documentos (dos originales); una para el expediente y la otra para el Contratista. 17. Verifica en línea que la información cargada por el Contratista en el Sistema Nacional de Contratista coincida con la documentación y/o requisitos consignados. 18. Realiza pre-evaluación legal, técnica y financiera (Revisión previa de Estados Financieros enviados al Registro Nacional de Contratistas). 18.1. Si existen omisiones y/o errores notifica al Contratista y retiene expediente hasta que éste subsane la situación, dentro del lapso de tiempo establecido en la normativa. 18.2. Si no existen omisiones y/o errores, envía información en línea al Registro Nacional de Contratista. FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Versión : 2011-01 Hoja 261 de 283

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Unidad : Dirección de Registro Estadal de Contratistas, Proveedores y Servicios (Registro Auxiliar)

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Procedimiento: Recepción de Documentos para la inscripción por ante el Registro Nacional de Contratistas.

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Código: PROCURADURÍA-RAC-01

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Versión : 2011-01 Hoja 262 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Ambito de Competencia: Ejercicio de autoridad jurisdiccional que un órgano practica dentro de un marco de acción. Que determina los límites y alcances de sus acciones. Acciones Correctivas: Acción implementada para corregir las causas que generaron un problema o un resultado no acorde con lo esperado. Acción de Control: Se denomina acción de control a la que desarrolla el personal de los órganos del Sistema de Control Fiscal designados y contratados para tal fin, para dar cumplimiento, mediante la aplicación de un conjunto de procedimientos y métodos de trabajo, a las atribuciones que le confiere la ley. Comprende las auditorías y exámenes especiales, programados. Actividad: Es el conjunto de tareas necesarias para mantener, de forma permanente y continua, la operatividad de la acción de gobierno. Representa la producción de los bienes y servicios que la Entidad lleva a cabo de acuerdo a sus funciones y atribuciones, dentro de los procesos y tecnologías usuales. Responde a objetivos que pueden ser medidos cualitativa o cuantitativamente a través de sus Componentes y Metas. Actividades de Control Gerencial: Son las políticas y procedimientos de control que imparte la dirección, gerencia y los niveles ejecutivos competentes, en relación con las funciones asignadas al personal, a fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos de la entidad. Activo Informático: Bienes de una organización, que se encuentran relacionados directa o indirectamente con la actividad informática, entre ellos se cuentan: •

La información mecanizada (no están incluidos los documentos fuentes que la generan).

•

Medios de comunicación que se utilizan para la transmisión de datos mecanizados (redes de computadoras, correo electrónico, etc.)

•

Medios magnéticos y ópticos de almacenamiento de la información

•

Programas y aplicaciones de la Institución, ya sea desarrollado por ésta, adquiridos o alquilados a terceros.

•

Manuales, procedimientos y reglamentaciones afines al área de la informática (Plan de Contingencia, procedimiento de seguridad, etc.)

Acuerdos: Son decisiones específicas sobre cualquier asunto de interés público, vecinal o institucional que expresan la opinión de la Organización. Adquisición: Acción orientada a obtener la propiedad o cualquiera de sus atributos sobre un bien. Administrador de Bases de Datos: Es el responsable de asegurarse que la base de datos esté lo más rica posible, con los datos necesarios, de optimizarla, de crear respaldos y de importar y exportar datos. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 263 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Administración Pública: En el derecho administrativo, es la actividad administrativa del Estado que tiene en vista el bien común y la justicia distributiva, cuando dicta y aplica las disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes. Afectación presupuestaria de gastos: Consiste en la reducción de la disponibilidad presupuestaria de los gastos previstos en el Presupuesto institucional, por efecto del registro de una Orden de Compra, Orden de Servicio o cualquier documento que comprometa una Asignación Presupuestaria. Alcance de la Auditoría: La determinación del alcance implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados y la profundidad que tendrán las pruebas a realizar en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser adoptada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoría, así como la trascendencia de los posibles resultados a informar. Ambiente de Control Interno: Está referido a cómo los órganos de dirección y de la administración de una organización estimulan e influyen en su personal para crear conciencia sobre los beneficios de un adecuado control. Anticipos a Proveedores: Pagos previos que en ocasiones, por las características de la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes a cuenta de sus pedidos. Año Fiscal: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario. Aseveraciones en los Estados Financieros: Las aseveraciones generales, que son implícitas en los Estados Financieros, se refieren a los principios contables, a la presentación y revelación y la razonabilidad global de presentación de los Estados en conjunto. Asignación Presupuestaria: Son los Recursos Públicos contenidos en la Ley Anual de Presupuesto, aprobados por una determinada Entidad del Sector Público. Dichos recursos deben permitir lograr los Objetivos Institucionales, debiendo consignarse, necesariamente, en el Presupuesto Institucional como condición necesaria para su utilización por parte de la Entidad. Asociación Civil: Se denomina asociación civil a aquella entidad privada sin ánimo de lucro y con personalidad jurídica plena integrada por personas físicas para el cumplimiento de fines culturales, educativos, de divulgación, deportivos o de índole similar al objeto de fomentar entre sus socios y/o terceros alguna actividad social. Atribución o Facultad: Términos que se emplean indistintamente para señalar el poder o capacidad de decisión que, mediante una disposición legal, se le confiere al Titular del cargo y, por tanto, la persona que lo desempeña asume la responsabilidad de realizar determinados actos administrativos conferidos expresamente. Auditoría de Estados Financieros: El examen de los Estados Financieros efectuados por un auditor para expresar una opinión sobre si los Estados Financieros, tomados en su conjunto, presentan razonablemente la situación financiera (o dan una imagen verdadera y razonable de Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 264 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS ella), los resultados de las operaciones y los flujos de efectivo, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (u otras bases de contabilidad pertinentes y apropiadas) Auditoría de Gestión: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias, realizado con el fin de proporcionar una evaluación sobre el desempeño (rendimiento) de una entidad, programa o actividad gubernamental, orientada a mejorar la efectividad, eficiencia y economía en el uso de los recursos públicos, para facilitar la toma de decisiones por quienes son responsables de adoptar acciones correctivas y mejorar la responsabilidad ante el público. Su objetivo es evaluar el grado de economía, eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos públicos, así como el desempeño de los servidores y funcionarios, respecto al cumplimiento de las metas programadas y el grado en que se están logrando los resultados o beneficios previstos por la legislación presupuestal o por la entidad que haya aprobado el programa o la inversión correspondiente. Auditoría Financiera: La auditoría de Estados Financieros tiene por objeto determinar si estos, auditados, presentan razonablemente su situación financiera, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivos, de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, de cuyo resultado se emite el correspondiente dictamen. La auditoría de estados financieros en particular se aplica a programas, actividades o segmentos, con el propósito de determinar si estos se presentan de acuerdo con criterios establecidos o declarados expresamente. Autorización: Proceso destinado a determinar qué tipos de actividades se permiten. Normalmente, la autorización, está en el contexto de la autentificación. Otorgamiento de permiso a realizar determinadas acciones sobre determinados datos. Proceso por el que se acredita a un sujeto o entidad para realizar una acción determinada. Base de Datos: Conjunto de datos organizados entre los cuales existe una correlación y que están almacenados con criterios independientes de los programas que los utilizan. La filosofía de las bases de datos es la de almacenar grandes cantidades de datos de una manera no redundante y que permita las posibles consultas de acuerdo a los derechos de acceso. Base Imponible: Monto a partir del cual se calcula un impuesto determinado. En el impuesto sobre la renta, es el ingreso neto del contribuyente, descontadas las deducciones legales, sobre la base del cual éste deberá pagar impuestos. Beneficiario: La persona a cuyo favor se expide o cede un título de crédito. El que adquiere una utilidad, beneficio o ventaja que se origina en un contrato o en una sucesión hereditaria. El que goza de alguna manera de un bien o usufructo. Persona, agrupación o entidad que es favorecida con cualquier tipo de transferencias, sean éstas explícitas o implícitas. Bienes: Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y cumplimiento de sus fines. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 265 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Los activos de cualquier tipo, muebles o inmuebles, tangibles o intangibles, y los documentos o instrumentos legales que acrediten, intenten probar o se refieran a la propiedad u otros derechos sobre dichos activos. Bienes del Dominio Privado: Aquellos bienes Inmuebles que por cualquier titulo formen parte del patrimonio municipal, salvo que se adquieran para destinarlos a la prestación de un servicio público o de interés social. También son terrenos del dominio privado los bienes desafectados de su condición de bien de dominio público, mediante Acuerdo dictado por el Concejo Municipal, previo cumplimiento de las formalidades y normativas previstas en el ordenamiento jurídico local. Bienes del Dominio Público: Aquellos bienes inmuebles que por imperativo de la Ley son definidos como tales; y aquellos destinados en forma permanente a algún establecimiento o servicio público municipal ó algún ramo de la administración municipal. Bienes y Servicios: Gastos para la adquisición de bienes, pago de viáticos y asignaciones por comisión de servicio o cambio de colocación, así como pagos por servicios de diversa naturaleza, sin vínculo laboral con la organización o personas jurídicas. Calificación de Personal: La calificación de personal representa el potencial laboral del funcionario. Comprende las características adquiridas por el funcionario en relación a las exigencias de la carrera y se expresa a través de: •

Los estudios de formación general

•

La capacitación específica

•

La experiencia adquirida.

Capacitación: La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los funcionarios, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución. En ambos casos, se debe tener en cuenta que la capacitación es un esfuerzo que realiza la entidad para mejorar el desempeño de los funcionarios, por lo tanto, el tipo de capacitación, debe estar en relación directa con el puesto que desempeña. Los conocimientos adquiridos, deben estar orientados hacia la superación de las fallas o carencias observadas durante el proceso de evaluación. Características de la Evidencia de Auditoría: •

Suficiencia: Es la medida de la cantidad de evidencias obtenidas y se refiere al alcance de los procedimientos de auditoría desarrollados.

•

Competencia: Es la medida de la calidad de las evidencias obtenidas, su aplicabilidad respecto a una aseveración en particular y su confiabilidad.

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Versión : 2011-01 Hoja 266 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS •

Relevancia (pertinencia): Se refiere a la relación que existe entre la evidencia y su uso. La información que se utilice para demostrar o refutar un hecho será relevante si guarda una relación lógica y patente con ese hecho. Si no lo hace, será irrelevante y, por consiguiente, no deberá incluirse como evidencia.

Cargo: Es la denominación que exige el empleo de una persona que, con un mínimo de calificaciones acorde con el tipo de función, puede ejercer, de manera competente, las atribuciones que su ejercicio le confiere. Causado: Es el momento presupuestario del gasto donde se hace exigible el pago de la obligación válidamente contraído mediante un compromiso previo; afectando los créditos presupuestarios con el registro definitivo a cargo de los créditos presupuestarios. Cheque: Mandato escrito de pago, para cobrar una cantidad determinada de los fondos que quien lo expide tiene disponibles en un banco. Cierre Presupuestario: Conjunto de acciones orientadas a conciliar y completar los registros presupuestarios de ingresos y gastos efectuados durante el Año Fiscal. Para dicho efecto, la Ley Anual de Presupuesto fija el período de regularización. Citación: Un aviso legal obligatorio de aparecer en ese entonces y la fecha especificada en ella. Será enviada generalmente con una forma para que le complete y vuelva. Ciudadano: Un ciudadano es un miembro de una comunidad política. Persona que posee derechos y deberes políticos en una nación o estado. Perteneciente o relativo a la ciudad; persona considerada como miembro activo de un Estado. Clasificación de Cargos: La clasificación de cargos, es el proceso de ordenamiento de los cargos que requiere la entidad, basado en el análisis técnico de sus deberes y responsabilidades y en los requisitos mínimos exigidos para su desempeño. Compromiso: El compromiso es un acto emanado de autoridad competente, que afecta total o parcialmente las Asignaciones Presupuestarias, previo al pago de obligaciones contraídas de acuerdo a Ley, Contrato o Convenio, dentro del marco establecido por las Leyes de Presupuesto. El Compromiso no debe exceder los niveles aprobados en la Asignación del Gasto ni de los Calendarios de Compromisos aprobados. Se prohíbe la realización de Compromiso si no se cuenta con la respectiva asignación presupuestaria aprobada. El Compromiso debe afectarse preventivamente a la correspondiente "Específica del Gasto", reduciendo el importe del saldo disponible de la asignación presupuestaria, a través del respectivo documento oficial. Compromiso del Gasto: Es un acto administrativo a través del cual la autoridad competente acuerda o contrata con un tercero la ejecución de una obra, la adquisición de un bien, la prestación de un servicio o la transferencia de recursos, entre otros, luego de cumplido el proceso establecido en el marco legal vigente. El compromiso es previo a la realización del gasto por obligaciones contraídas a través de disposición legal, contrato o convenio. En ningún caso puede Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 267 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS realizarse con posterioridad al pago. El Compromiso afecta parcial o totalmente la Asignación Presupuestaria de la actividad o proyecto aprobado, en la Ley del Presupuesto y sus modificaciones presupuestarias y su cuantía se determina en forma cierta o aproximada, ésta última cuando no pueda calcularse exactamente, dentro del marco establecido por la normatividad presupuestaria vigente. El Compromiso no puede exceder los montos aprobados en las Asignaciones. El Compromiso no implica obligación de pago. Compromiso Presupuestario: Afectación preventiva de un crédito presupuestario, con el fin de asegurar los recursos para honrar las obligaciones válidamente adquiridas. Comunidad: Una comunidad es un grupo o conjunto de personas (o agentes) que comparten elementos en común, elementos tales como un idioma, costumbres, valores, tareas, visión de mundo, edad, ubicación geográfica (un barrio por ejemplo), estatus social, roles, etc. Conciliaciones Bancarias: Es la contrastación de los movimientos del libro de bancos de la entidad, con los saldos de los Estados de Cuenta Bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. Concurso de Ascenso de Personal: Es el proceso mediante el cual un trabajador se postula voluntariamente a una plaza vacante de remuneración mayor y que corresponde a un cargo que demanda mayores calificaciones por tener funciones de mayor responsabilidad. Consulta de Precios: Es la modalidad de selección de contratista en la que, de manera documentada, se consultan precios a por lo menos tres (3) proveedores de bienes, ejecutores de obras o prestadores de servicios. Contraloría General de la República: La Contraloría General de la República es una entidad descentralizada de Derecho Público que goza de autonomía conforme a su ley orgánica. Es el órgano superior del Sistema Nacional de Control. Supervisa la legalidad de la ejecución del Presupuesto del Estado, de las operaciones de la deuda pública y de los actos de instituciones sujetas a control. Contratación: Es el acuerdo para regular, modificar o extinguir una relación jurídica dentro de los alcances de la Ley y del Reglamento. Contratista: El proveedor que celebre un contrato con una Entidad, de conformidad con las disposiciones de la Ley. Contrato Actualizado: El contrato original afectado por las variaciones realizadas por los reajustes, prestaciones adicionales, reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción de prestaciones, o por ampliación o reducción del plazo.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Contrato de Personal: Es toda relación contractual, que implica un vínculo laboral, entre una persona natural y una Entidad del Estado. Control de Gestión: El Control de Gestión es un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una Organización para lograr los objetivos planteados. Control de Asistencia y Permanencia: El Control de Asistencia y Permanencia es el proceso mediante el cual se regula la asistencia y permanencia de los funcionarios y servidores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada laboral y horarios establecidos. Control Presupuestario: Es el seguimiento de la ejecución presupuestaria de Ingresos y Egresos así como de las Metas Presupuestarias establecidas para el Año Fiscal, respecto al Presupuesto Institucional Aprobado o Modificado, según sea el caso, con la finalidad de asegurar su cumplimiento y mantener actualizada la información relativa a los niveles de la ejecución, tanto en términos financieros como físicos. El Control Presupuestario es permanente y constituye el soporte técnico para efectuar los trabajos de análisis y corrección de desviaciones a que se contrae la Fase de Evaluación Presupuestaria. Consejo Comunal: Son instancias de participación, articulación e integración entre las diversas organizaciones comunitarias, grupos sociales y los ciudadanos y ciudadanas, que permiten al pueblo organizado ejercer directamente la gestión de las políticas públicas y proyectos orientados a responder a las necesidades y aspiraciones de las comunidades en la construcción de una sociedad de equidad y justicia social. Cooperativa: Es una asociación autónoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organización democrática cuya administración y gestión debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los asociados, generalmente en el contexto de la economía de mercado o la economía mixta. Coordinación: acción de concertar medios, esfuerzos, etc., para una acción común. La coordinación consiste en la integración y enlace de distintos departamentos con el fin de realizar un conjunto de tareas compartidas. Crédito Presupuestario: Es el incremento de las asignaciones presupuestarias de actividades y proyectos con cargo a anulaciones de otras actividades y proyectos, producto de una reprogramación de metas presupuestarias o de economías resultantes en la ejecución presupuestal. Cuenta: Es el instrumento de información administrativa de la gestión del sector público que contiene información y análisis de la actuación de las entidades del Estado en el cumplimiento de sus objetivos durante un ejercicio presupuestario. Debido Procedimiento: Derechos y garantías inherentes al debido procedimiento administrativo de que gozan los administrados para exponer sus argumentos, ofrecer y producir pruebas y Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS obtener una decisión motivada y fundada en derecho. La institución del debido procedimiento administrativo se rige por los principios del Derecho Administrativo. Declaración: Se entiende por declaración a la expresión escrita mediante la cual las personas naturales o jurídicas afirman su situación o estado en relación a los requisitos que les solicita la Administración Pública, la misma que admite prueba en contrario. Decretos: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes. Defensa Judicial: conjunto de actuaciones y procedimientos de carácter administrativo que adelanta una entidad pública con el fin de defender sus intereses que con ocasión de litigios se instaure contra la misma ante instancias judiciales. Déficit Financiero: Es la diferencia negativa que resulta de la comparación entre el ahorro o desahorro en cuenta corriente y el déficit o superávit en la cuenta de capital. Expresa los requerimientos crediticios de las Entidades. Derecho: Es la tasa que debe pagar obligatoriamente el particular o usuario a la entidad, por concepto de tramitación de un procedimiento administrativo. Designación: La designación consiste en el desempeño de un cargo de responsabilidad directiva o de confianza por decisión de la autoridad competente en la misma o diferente entidad. Si el designado es un servidor de carrera, al término de la designación reasume funciones del grupo ocupacional y nivel de carrera que le corresponda en la entidad de origen. Desplazamiento de Personal: El desplazamiento del personal, incluye un conjunto de acciones que están orientadas a ampliar sus conocimientos y experiencias, con el objeto de fortalecer la gestión institucional. La rotación de personal es la acción regular dentro de períodos preestablecidos, que conlleva al desplazamiento de los servidores y funcionarios a nuevos cargos, con el propósito de ampliar sus conocimientos, disminuir errores y evitar existencia de personal indispensable. Devengado: El Devengado es la obligación de pago que se asume como consecuencia del respectivo compromiso contraído. Comprende la liquidación, la identificación del acreedor y la determinación del monto, a través del respectivo documento oficial. En el caso de bienes y servicios se configura, a partir de la verificación de conformidad del bien decepcionado, del servicio prestado o por haberse cumplido con los requisitos administrativos y legales para los casos de gastos sin contraprestación inmediata o directa. El Devengado representa la afectación definitiva de una Asignación Presupuestaria. Dinero: Activo que cumple las funciones de medio de pago, reserva de valor y unidad de cuenta. En sentido estricto, se refiere al circulante y los depósitos a la vista. Efecto: Se refiere a la intervención planteada sobre la población beneficiada. Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Eficacia: Se refiere al grado de avance y/o cumplimiento de una determinada variable respecto a la programación prevista. Para efecto de la Evaluación Presupuestaria, la Eficacia se aplica al grado de ejecución de los ingresos y gastos respecto al Presupuesto Institucional aprobado y el Presupuesto Modificado, así como el grado de cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Eficiencia: El Indicador de Eficiencia relaciona dos variables, permitiendo mostrar la optimización de los insumos (entendiéndose como la mejor combinación y la menor utilización de recursos para producir bienes y servicios) empleados para el cumplimiento de las Metas Presupuestarias. Los insumos son los recursos financieros, humanos y materiales empleados para la consecución de las metas. Para efectos de la elaboración de la Evaluación Institucional, este indicador contrasta los recursos financieros y las metas. Ejecución del Gasto: La Ejecución del Gasto comprende las etapas del Compromiso, Causado y Pago. El procedimiento de la Ejecución de Gasto es el siguiente: •

Calendarización: Previsión de niveles máximos de compromisos presupuestarios para un período dado.

•

Realización de compromisos: Emisión de documentos sustentatorios de compromiso (Orden de Compra, Orden de Servicio, etc.)

•

Determinación de Causados: Surgimiento de la obligación de gastar.

•

Autorización de pago: Tope que se autoriza a abonar a la subcuenta Presupuestaria.

Ejecución Financiera: La Ejecución Financiera de los Ingresos se produce cuando se recaudan, captan u obtienen los recursos que se utiliza durante el Año Fiscal. La Ejecución Financiera de los Egresos comprende el registro del causado y pagado de los compromisos realizados. Ejecución Presupuestaria: La Ejecución Presupuestaria de los Ingresos, es el registro de la información de los recursos captados, recaudados u obtenidos. La Ejecución Presupuestaria de los Egresos consiste en el registro de los Compromisos durante el Año Fiscal. La Ejecución Presupuestaria de las Metas Presupuestarias se verifica cuando se registra el cumplimiento total o parcial de las mismas. Ejercicio Presupuestario: El Ejercicio Presupuestario comprende el Año Fiscal (desde el 1 de enero al 31 de diciembre de cada año). Empresa: En economía, agente económico o unidad autónoma de control y decisión, que al utilizar insumos o factores productivos los transforma en bienes y servicios o en otros insumos. Se trata de una organización que tiene objetivos definidos, como el lucro y el bien común o la beneficencia y para cuya consecuencia utiliza factores productivos y produce bienes y servicios. Empresa de Servicios: Empresa que presta servicios, pero que no participa en la producción de los bienes.

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GLOSARIO DE TÉRMINOS Estados Financieros: Estados contables del ente público. Son producto del proceso contable y, en cumplimiento de fines financieros, económicos y sociales, están orientados a revelar los estados de situación, de actividad y de flujo de recursos, físicos y monetarios, a una fecha y período, respectivamente. Estos pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa. Estructura de Cargos Clasificados: Conjunto interrelacionado de criterios sobre el tipo de función, el nivel de responsabilidad y los requisitos mínimos requeridos que rigen la clasificación de cargos. Estructura del Control Interno: Se denomina estructura de control interno al conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas, incluyendo la actitud de la dirección de una entidad, para ofrecer seguridad razonable respecto a que están lográndose los objetivos del control interno. Esto permite que los directores de las entidades se ubiquen en el nivel de sus supervisores de los sistemas de control, en tanto que los gerentes que son los verdaderos ejecutivos, se posicionen como los responsables del sistema de control interno, a fin de fortalecerlo y dirigir los esfuerzos hacia el logro de sus objetivos. Para operar la estructura de control interno se requiere la implementación de sus componentes, que se encuentran interrelacionados e integrados al proceso administrativo. Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas para el medir el control interno y determinar su efectividad, los que se describen a continuación: •

Ambiente de Control Interno

•

Evaluación del Riesgo

•

Actividades de Control Gerencial

•

Sistemas de información y comunicaciones

•

Actividades de Monitoreo

Estructura Funcional: Es el conjunto de funciones armónica y gradualmente distribuidas en una entidad administrativa. Estructura Orgánica de la Entidad: Cada entidad debe diseñar su organización en base al criterio de racionalidad, de acuerdo a la naturaleza de sus actividades y volumen de operaciones. Es la estructura formalizada mediante la cual se identifican y grafican actividades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación. El organigrama describe la estructura formal de la entidad. Ética: Está constituida por valores morales que permiten a la persona adoptar decisiones y determinar un comportamiento apropiado, esos valores deben estar basados en lo que es correcto, lo cual puede ir más allá de lo que es legal. Evaluación del Riesgo: El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o acción afecte adversamente a la entidad. Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias internas o Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS externas que pueden afectar el registro, procesamiento y reporte de información financiera, así como las representaciones de la gerencia en los Estados Financieros. Son elementos de la evaluación del riesgo, entre otros, cambios en el ambiente operativo del trabajo, ingreso de nuevo personal, implementación de sistemas de información nuevos y reorganización en la entidad. Evaluación del Riesgo de Auditoría: Es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia en intensidad de los factores de riesgo, se mide el nivel de riesgo presente en cada caso. La evaluación del nivel de riesgo muchas veces se limita a determinar un riesgo alto, medio o bajo. Esta evaluación es un proceso subjetivo y depende exclusivamente del criterio, capacidad y experiencia del auditor. Además, es la base para la determinación del enfoque de auditoría a aplicar. Por lo tanto, debe ser un proceso cuidadoso, realizado por quienes posean la mayor capacidad y experiencia en el equipo de auditoría. Evaluación Presupuestaria: Es el conjunto de procesos de análisis para determinar, sobre una base continua en el tiempo, los avances físicos y financieros obtenidos, a un momento dado, y su contrastación con el Presupuestos Institucional así como su incidencia en el logro de los Objetivos Institucionales. Evidencia de Auditoría: Viene a ser la información que obtiene el auditor para extraer conclusiones en las cuales basar su opinión. La evidencia de auditoría abarca los documentos fuente y los registros contables que sustentan a los Estados Financieros y la información corroborativa proveniente de otras fuentes. Conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes (relevantes) que sustentan las conclusiones del auditor. Expediente: Conjunto de documentos y de actuaciones que hacen referencia a la tramitación de un asunto o negocio. Conjunto de todos los papeles correspondientes a un asunto o negocio. Se usa señaladamente hablando de la serie ordenada de actuaciones administrativas, y también de las judiciales en los actos de jurisdicción voluntaria. Expediente Técnico de Obra: El conjunto de documentos que comprende: memoria descriptiva, especificaciones técnicas, planos de ejecución de obra, mediciones, presupuesto, valor referencial, análisis de precios y fórmulas polinómicas y, si el caso lo requiere, estudio de suelos, estudio geológico, de impacto ambiental u otros complementarios. Extrajudicial: Que se hace o trata fuera de la vía judicial. Fiscalización: Es un mecanismo de control que tiene una connotación muy amplia; se entiende como sinónimo de inspección, de vigilancia, de seguimiento de auditoría, de supervisión, de control y de alguna manera de evaluación, ya que evaluar es medir, y medir implica comparar. Fondo Rotatorio: Es un préstamo que tiene por objeto proporcionar recursos financieros de inmediato y con la amplitud adecuada a las unidades responsables, a fin de permitirles sufragar aquellos gastos emergentes por conceptos específicos aprobados, y cuyo pago pueda tramitarse también de inmediato en forma directa, afectando el presupuesto. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 273 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Funcionario Público: Considerase funcionario, al ciudadano que es elegido o designado por autoridad competente, conforme al ordenamiento legal, para desempeñar cargos del más alto nivel en los poderes públicos y los organismos con autonomía. Funciones Directivas: Son las funciones generales que se cumplen en todo órgano o unidad administrativa, formal o informalmente como instrumento de trabajo; siendo las principales: Planeamiento, Organización, Dirección y Control. Gastos Corrientes: Para efectos presupuestarios, dicho concepto se refiere a pagos no recuperables y comprende los gastos en nómina (personal activo y cesante), compra de bienes y servicios y otros gastos de la misma índole. Gestión Administrativa: Conjunto de acciones mediante las cuales el directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del proceso administrativo: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Gestión Presupuestaria: Es la capacidad para lograr sus Objetivos Institucionales, mediante el cumplimiento de las Metas Presupuestarias establecidas para un determinado Año Fiscal, aplicando los criterios de eficiencia, eficacia y desempeño. Gestión Pública: Es el conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines, objetivos y metas. Hacienda: Bienes que pertenecen al estado; conjunto de organismos y actividades que se destinan a la administración de los bienes que son propiedad del estado. Hacienda Pública: Rama especializada de la teoría de las finanzas que estudia la obtención de medios de pago para hacer frente a los gastos públicos. Hallazgos de Auditoría: Son asuntos que llaman la atención del auditor y que en su opinión deben comunicarse a la entidad, ya que representan deficiencias importantes que podrían afectar en forma negativa su capacidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera, de acuerdo con las aseveraciones efectuadas por la gerencia en los Estados Financieros. Impuesto: Tributo cuyo cumplimiento no origina una contraprestación directa a favor del contribuyente por parte de la Entidad. Recurso financiero obtenido mediante los pagos exigidos por Ley, que no condicionan una contraprestación directa e inmediata por parte del Estado a favor del contribuyente. Incumplimiento: La ejecución incompleta, tardía o defectuosa de las prestaciones de bienes, servicios u obras consideradas en los requerimientos, especificaciones técnicas, términos de referencia, expediente técnico y/o contrato, según sea el caso. Puede ser parcial o total, leve o grave, culposo o doloso. Ingreso: Todo monto que el sujeto obtenga por su trabajo personal, prestado en relación de dependencia o en forma independiente, tales como remuneraciones, honorarios, asignaciones, Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 274 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS emolumentos, primas, dietas, gratificaciones, bonificaciones, aguinaldos, comisiones, rentas vitalicias, bonos de productividad y en general toda retribución por servicios personales. Ingresos Corrientes: Son los provenientes de Impuestos, Tasas, Contribuciones, Venta de Bienes, Prestación de Servicios, Rentas de la Propiedad, Multas y Sanciones y Otros. Son los que se obtienen de modo regular o periódico y que no alteran de manera inmediata la situación patrimonial del Estado. Inmueble: Viene de la palabra inmóvil y son todas aquellas posesiones como casas o fincas que es imposible de trasladar sin ocasionar daños a los mismos, porque forman parte de un terreno o están ancladas a él. Indicador de Gestión: Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes de la organización, y son posteriormente utilizados continuamente, para evaluar el desempeño y los resultados. Inspección: Un examen de una propiedad por parte del comprador, agente, compañía de seguros de título o cualquier otra parte interesadas. Evaluación de la conformidad por medio de observación directa, acompañada, cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación con patrones. Licitación: Es el procedimiento competitivo de selección del contratista, en el que pueden participar personas naturales y jurídicas nacionales y extranjeras, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en Ley. Liquidez: Disposición inmediata de fondos financieros y monetarios para hacer frente a todo tipo de compromisos. En los títulos de crédito, valores o documentos bancarios, la liquidez significa la propiedad de ser fácilmente convertibles en efectivo. Litigio: es una controversia jurídica que surge entre dos o más personas. El término se utiliza habitualmente como sinónimo de juicio, pero su significado es algo más amplio. Su uso está más extendido en controversias jurídicas de carácter civil, mercantil o administrativo, y no tanto en juicios de carácter penal. Mantenimiento de Bienes de Activo Fijo: El mantenimiento de activos fijos, es el conjunto de acciones que adopta la administración en forma preventiva, para garantizar el funcionamiento normal, y/o prolongar la vida útil de los mismos. Debe diseñarse y ejecutarse programas de mantenimiento preventivo, a fin de no afectar la gestión operatividad de la entidad. La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, debe estar debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el servicio. La administración, antes de proceder a la contratación de empresas que presten servicios de mantenimiento, debe evaluar su experiencia en esta rama, cumplimiento oportuno, calidad del servicio, así como cautelar que se encuentre formalizada su situación jurídica. Corresponde a la administración de cada entidad establecer el programa de mantenimiento de bienes de activo fijo. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 275 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Mantenimiento Correctivo: Acción de carácter puntual a raíz del uso, agotamiento de la vida útil u otros factores externos, de componentes, partes, piezas, materiales. Mantenimiento que se realiza tras detectarse la falla. Mantenimiento Predictivo: Actividades que tienen como objetivo identificar de forma anticipada las necesidades de mantenimiento. Mantenimiento Preventivo: Acción de carácter periódica y permanente que tiene la particularidad de prever anticipadamente el deterioro, producto del uso y agotamiento. Mantenimiento que se realiza de forma preestablecida con el objetivo de prevenir la ocurrencia de fallas. Manual de Organización y Funciones: Es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo, desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas. Manual de Procedimientos Administrativos: Es un documento descriptivo y de sistematización normativa, teniendo también un carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deberá guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos, que regulan el funcionamiento de la entidad. Mecanismos Generales de Control: Proporcionan la disciplina necesaria para que los controles sobre aplicaciones contables y procesos de información no rutinarios funcionen eficazmente; los cuales pueden estar referidos a: estructura organizacional, políticas y procedimientos, controles presupuestarios, sistemas de contabilidad e informes, controles generales del sistema de información computarizado, función de auditoría interna, integridad y competencia del personal y existencia de un código de conducta. Medios Magnéticos: Son dispositivos que permiten el almacenamiento de programas e información. Memoria Anual: Documento que emite una entidad tomando, por lo general, un año como período base y que incluye los correspondientes estados financieros y dictamen del auditor. Mérito: es el reconocimiento formal de la responsabilidad y voluntad con que el servidor pone en acción sus calificaciones en el desempeño del servicio público y se mide por el grado de eficiencia y responsabilidad con que se desempeña las funciones asignadas. Meta Presupuestaria: Es la expresión concreta, cuantificable y medible que caracteriza el (los) producto(s) final(es) de las actividades establecidas para el Año Fiscal. Se compone de tres (3) elementos, a saber: •

Finalidad (Precisión del Objeto de la Meta)

•

Unidad de Medida (magnitud a utilizar para su medición)

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Versión : 2011-01 Hoja 276 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS •

Cantidad (el número de Unidades de medida que se espera alcanzar)

Misión: Es la finalidad para la cual ha sido creada una determinada Entidad. Modificaciones Presupuestarias: Son Modificaciones Presupuestarias en el Nivel Institucional, los Créditos Adicionales, las Modificaciones y Transferencias de Partidas, las mismas que se tramitan de igual forma que la Ley Anual de Presupuesto. Las Modificaciones y Transferencias de Partidas, únicamente, pueden efectuarse en virtud de dispositivo legal expreso. Son modificaciones en el Nivel Funcional Programático: los Créditos Presupuestarios y las Anulaciones Presupuestarias que se efectúan dentro del marco del Presupuesto Institucional vigente. 3iveles Jerárquicos: Son los diversos escalones o posiciones que ocupan en la estructura organizacional los cargos o las personas que los ejercen y que tienen suficiente autoridad y responsabilidad para dirigir o controlar una o más unidades administrativas. 3ormas de Control Interno para el Sector Público: Las Normas de Control Interno para el Sector Público son guías generales dictadas por la Contraloría General de la República, con el objeto de promover una sana administración de los recursos públicos en las entidades en el marco de una adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas básicas y guían el accionar de las entidades del sector público hacia la búsqueda de la efectividad, eficiencia y economía de las operaciones. 3otificación: Es el medio por el cual se coloca en conocimiento del contribuyente las decisiones que toma la administración de impuestos para que éste tenga la oportunidad de interponer los recursos que sean procedentes o acatar la decisión de la administración de impuestos, Objetivos Institucionales: Son aquellos propósitos establecidos para cada Año Fiscal, en base a los cuales se elaboran el Plan Operativo y el Presupuesto Institucional. Dichos Propósitos se traducen en Objetivos Institucionales de carácter General y específico, los cuales expresan los lineamientos de la política sectorial a la que responderá cada entidad durante el período. Orden de Pago: Básicamente es una autorización a cancelar dicha deuda, en la orden de pago van los siguientes detalles: en caso que sea con cheque el nombre del banco, numero de cheque, la fecha del cheque diferido y el importe a pagar, también el numero de factura que estas cancelando ya sea total o parcial y la firma de la persona que autorizo a pagar la deuda. Pago: El pago constituye la etapa final de la ejecución del gasto, en el cual el monto devengado se cancela total o parcialmente, debiendo formalizarse a través del documento oficial correspondiente. Plan de Auditoría: Es el documento final de la fase de planeamiento en el cual se resumen las decisiones más importantes relativas a la estrategia para el desarrollo de la auditoría. Determina, entre otros aspectos, los objetivos y alcance de la auditoría, las áreas o actividades a examinarse y el recurso humano necesario para su ejecución. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 277 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Poder Judicial: es aquel poder del Estado que, de conformidad al ordenamiento jurídico, es el encargado de administrar justicia en la sociedad, mediante la aplicación de las normas jurídicas, en la resolución de conflictos. Política Pública: Son las acciones del gobierno que buscan dar respuesta a las diversas demandas de la Sociedad. Política Salarial: Conjunto de directrices, orientaciones, criterios y lineamientos conducentes a fijar las remuneraciones del factor trabajo, de conformidad con los intereses, necesidades y posibilidades del entorno económico. Políticas Contables: Los principios, bases, normas, reglas y procedimientos adoptados por la gerencia al preparar y presentar los Estados Financieros. Políticas de Recursos Humanos: Se relacionan con la contratación, orientación, capacitación, evaluación, asesoría, promoción y remuneración del personal de la entidad. Prestación: La ejecución de la obra, la realización de la consultoría, la prestación del servicio o la entrega del bien cuya contratación o adquisición se regula en la Ley. Presupuesto Institucional: Es la previsión de Ingresos y Gastos, debidamente equilibrada, que las entidades aprueban para un ejercicio determinado. El Presupuesto Institucional debe permitir el cumplimiento de los Objetivos Institucionales y Metas Presupuestarias trazados para el Año Fiscal, los cuales se contemplan en las actividades y proyectos definidos en la Estructura Funcional Programática. Los niveles de gasto considerados en el Presupuesto Institucional constituyen la autorización máxima de egresos cuya ejecución se sujeta a la efectiva captación, recaudación y obtención de los recursos que administran las Entidades. Presupuesto Institucional Aprobado: Es el Presupuesto Inicial aprobado de acuerdo a los montos establecidos para la Entidad por la Ley Anual de Presupuesto. Presupuesto Institucional Modificado: Es el Presupuesto Actualizado. Comprende el Presupuesto Institucional Aprobado así como las modificaciones presupuestarias (tanto en el Nivel Institucional como en el Funcional Programático) efectuadas durante el ejercicio presupuestario. Principio de Razonabilidad: Las decisiones de la autoridad administrativa, cuando creen obligaciones, califiquen infracciones, impongan sanciones, o establezcan restricciones a los administrados, deben adaptarse dentro de los límites de la facultad atribuida y manteniendo la debida proporción entre los medios a emplear y los fines públicos que deba tutelar, a fin de que respondan a lo estrictamente necesario para la satisfacción de su cometido. Principio de Simplicidad: Los trámites establecidos por la autoridad administrativa deberán ser sencillos, debiendo eliminarse toda complejidad innecesaria; es decir, los requisitos exigidos deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 278 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Principio del Debido Procedimiento: Los administrados gozan de todos los derechos y garantías inherentes al debido procedimiento administrativo, que comprende el derecho a exponer sus argumentos, a ofrecer y producir pruebas y a obtener una decisión motivada y fundada en derecho. Priorización de Metas: Es el proceso de selección de las Metas Presupuestarias, cuando los ingresos proyectados no cubren el total de Metas que se deseen ejecutar. Para el efecto, deben considerarse las que correspondan a los Objetivos Institucionales más importantes, teniendo en cuenta el "techo" presupuestal por toda Fuente de Financiamiento y la Escala de Prioridades. Procedimiento: Es la secuencia de acciones concatenadas entre sí, que ordenadas en forma lógica permite cumplir un fin u objetivo predeterminado. Procedimiento Administrativo: Se entiende por procedimiento administrativo al conjunto de actos y diligencias tramitados en las entidades, conducentes a la emisión de un acto administrativo que produzca efectos jurídicos individuales o individualizables sobre intereses, obligaciones o derechos de los administrados. Procedimiento de Auditoría: Comprende la aplicación de una técnica de auditoría para obtener evidencia. Procedimientos de Control: Son aquellos procedimientos y políticas que se adicionan al ambiente de control y sistema contable establecidos por la administración para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la entidad. Generalmente, se consideran como procedimientos los aspectos referidos a: •

Apropiada autorización de operaciones y actividades.

•

Segregación de funciones que asignen a diferentes empleados las responsabilidades de autorizar las operaciones, registrarlas y salvaguardar activos.

•

Diseño y uso de documentos y registros apropiados.

•

Dispositivos de seguridad apropiados en cuanto al acceso y utilización de activos y registros.

Procedimientos Operativos: Son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las políticas establecidas. También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Proceso Presupuestario: Es el conjunto de Fases que deben desarrollarse para la aplicación del Presupuesto del Sector Público. Dichas Fases son: Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación. Procurador: Persona autorizada legalmente para representar a otra ante los tribunales en un juicio. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 279 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Programa: Es una Categoría Presupuestaria que reúne las acciones que desarrollan las Entidades del Estado para el cumplimiento de sus Propósitos y políticas que desenvuelven para el Año Fiscal. En tal sentido, comprende a los Objetivos Institucionales de carácter general. Programación: Proceso a través del cual se definen estructuras programáticas, metas, tiempos, responsables, instrumentos de acción. Programa de Auditoría: Documento preparado por el auditor encargado y el supervisor encargado donde se señala las tareas específicas que deben ser cumplidas por el equipo de auditoría para llevar a cabo el examen, así como los responsables de su ejecución y los plazos fijados para cada actividad. Establece la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría planeados que se requieren para implementar el plan de auditoría. El programa de auditoría sirve como conjunto de instrucciones para los asistentes que participan en el examen y como un medio de control de la debida ejecución del trabajo. Programación Financiera: La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la previsión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos. Su finalidad es optimizar el movimiento de efectivo en el corto plazo, permitiendo compatibilizar los requerimientos programáticos del presupuesto, con la disponibilidad real de fondos y priorizar su atención. Proveedor: Personas naturales o jurídicas que venden bienes, prestan servicios o ejecutan obras; oferentes naturales o jurídicas que participan en los procesos de selección presentando propuestas; y contratistas a quienes hayan sido contratados conforme a las disposiciones legales. Proyecto: Es el conjunto de operaciones limitadas en el tiempo, de las cuales resulta un producto final (Metas Presupuestarias), que concurre a la expansión de la acción de Gobierno, Representa la creación, ampliación y/o modernización de la producción de los bienes y servicios, implicando la variación sustancial o el cambio de procesos y/o tecnología utilizada por la Entidad. Proyecto de Inversión Pública: Toda intervención limitada en el tiempo que implique la aplicación de recursos públicos con el fin de ampliar, mejorar y modernizar la capacidad productora de bienes o prestadora de servicios, cuyos beneficios son independientes de los de otros proyectos. Pruebas de Controles de Cumplimiento: Son realizadas para obtener evidencia y sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. Pruebas Sustantivas: Son realizadas para obtener evidencia de auditoría, con respecto a si las aseveraciones de los Estados Financieros carecen de errores significativos. Dentro de ellas se aplican las pruebas sustantivas de detalle y procedimientos analíticos sustantivos. Racionalización de Procedimientos: Es el proceso a través del cual se identifican, analizan, armonizan y diseñan la secuencia y modo como se realizan un conjunto de operaciones para el cumplimiento de las actividades y funciones de una entidad, sean de naturaleza sustantiva, adjetiva, técnica o legal. Elaborado con la Asesoría de::

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Versión : 2011-01 Hoja 280 de 283

GLOSARIO DE TÉRMINOS Recurso de Apelación: Recurso impugnativo que se interpone cuando la impugnación se sustente en diferente interpretación de las pruebas producidas o cuando se trate de cuestiones de puro derecho, debiendo dirigirse a la misma autoridad que expidió la resolución para que se eleve lo actuado al superior jerárquico. Recurso de Reconsideración: Recurso impugnativo que se interpone ante el mismo órgano que dictó la primera resolución impugnada, debiendo necesariamente sustentarse en nueva prueba instrumental. Este recurso es opcional y su no interposición no impide el ejercicio del Recurso de Apelación. Recursos Directamente Recaudados: Comprende los ingresos generados por las Entidades Públicas y administrados directamente por éstas, entre las cuales se puede mencionar las Rentas de la Propiedad; Tasas; Venta de Bienes y Prestación de Servicios, entre otros; así como aquellos ingresos que le corresponde de acuerdo a la normatividad vigente. Recursos Humanos: Concepto utilizado para referirse a los trabajadores, en sus aspectos cuantitativos y cualitativos. Es decir, a la cantidad de personas que conforman la fuerza de trabajo. Como también los niveles de calificación y capacitación de la misma. Recursos Ordinarios: Corresponden a los ingresos provenientes de la recaudación tributaria y otros conceptos, los cuales no están vinculados a ninguna entidad y constituyen recursos disponibles de libre programación, incluyéndose los recursos provenientes de la venta de Empresas del Estado. Remuneración Total: Es aquella que está constituida por la Remuneración Total Permanente y los conceptos remunerativos adicionales otorgados por Ley expresa, los mismos que se dan por el desempeño de cargos que implican exigencias y/o condiciones distintas del común. Reparaciones Menores: Significan todas aquellas actividades de mantenimiento que puedan realizarse con herramientas menores y el equipo humano con que se disponga en la institución; que no impliquen construcción, modificación y/o rehabilitación. Representación: hacer presente a quien de hecho está ausente. Es el hecho de cumplir un acto jurídico en nombre o por cuenta de otra persona, en mérito de un poder legal o convencional y estableciendo para la persona representada un derecho u obligación. Requisición: Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde se puedes escoger la mejor para optimizar los costos de operación. Únicamente se tiene que llenar los datos de la requisición, especificar los productos o servicios que se requiere y de inmediato se le informa a todos los proveedores especializados para que envíen una respuesta con lo que ofrecen. Requisitos: Condiciones necesarias para un asunto determinado. Resolución: Decreto, providencia, auto o fallo de una autoridad gubernativa o judicial. Acto administrativo por el cual la administración pública expresa su voluntad para producir efectos Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS jurídicos. Son actos administrativos de efectos particulares dictados por el Alcalde, Sindico Procurador, El Contralor Municipal, los Directores y demás funcionarios competentes. Resultado: Es el producto cuantificable y medible en un determinado Año Fiscal, de las Actividades y Proyectos contemplados en las Estructuras Funcionales Programáticas. Para efectos presupuestales, los Resultados se definen a través de la determinación de las Metas Presupuestarias, siendo estas últimas las que permiten detallar el producto final a obtener durante un determinado Año Fiscal. Retención: Es una parte que se guarda para garantizar el cumplimiento de alguna obligación, generalmente de tipo fiscal. Sanción: Castigo administrativo o penal, que se obtiene por la comisión de una infracción. Es la pena impuesta por el incumplimiento de una normativa legal o la contravención a las disposiciones contenidas en una normativa legal. Pena o multa que la ley o los contratantes imponen al que infringe las normas de conducta fijadas o vulnera las condiciones establecidas. Sector Privado: En cuentas nacionales, está constituido por los hogares y las empresas privadas y las instituciones privadas sin fines de lucro. Sector Público: En cuentas nacionales, se refiere a la parte del sistema económico que está relacionado con la actividad estatal, ya sea financiera o no financiera. Incluye a las Entidades pertenecientes al Gobierno Central e Instancias Descentralizadas, así como a las empresas públicas financieras y no financieras. Seguimiento: El seguimiento de un programa es un proceso que comprende la recolección y el análisis de datos para comprobar que el programa cumple los objetivos que se proponen las autoridades, el director del programa, y -lo que es más importante- que responde a las necesidades de los usuarios o beneficiarios. Servicio: La actividad o labor que realiza una persona natural o jurídica ajena a la Entidad, para atender una necesidad de esta última, pudiendo estar sujeta a resultados para considerar terminadas las prestaciones del contratista. Servicios no Personales: Comprende el egreso por la contratación de servicios profesionales o técnicos en determinadas materias o labores. Servicios Públicos: Comprende el conjunto de servicios proporcionados por el Estado, con o sin contraprestación. Sistema de Contabilidad: El sistema contable consiste en los métodos y registros establecidos para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e informar sobre las transacciones de una entidad, así como mantener el registro del activo y pasivo que le son relativos. El auditor debe obtener un entendimiento del sistema contable de la entidad (incluyendo métodos y registros) para procesar y elaborar información financiera, debiendo considerar, entre otros, lo siguiente: Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS •

Las transacciones incluidas en las operaciones de la entidad que son significativas para los estudios financieros.

•

El procesamiento contable, desde el inicio de una transacción hasta su inclusión en los estados financieros.

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El proceso de información financiera empleado para preparar los Estados Financieros de la entidad, incluyendo las estimaciones contables y revelaciones más importantes.

Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado: Comprende los principios, normas, técnicas, métodos y procedimientos que regulan el proceso presupuestario y sus relaciones con las Entidades del Sector Público, en el marco de la acción Financiera del Estado. Sistema de Información: conjunto de procedimientos manuales y/o automatizados que están orientados a proporcionar información para la toma de decisiones. Sistemas de Información y Comunicación: Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad. En el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales. Soberano: Un ente que ejerce o posee la autoridad suprema e independiente. Supervisión: La Supervisión es una actividad técnica y especializada que tiene como fin fundamental utilizar racionalmente los factores que le hacen posible la realización de los procesos de trabajo: el hombre, la materia prima, los equipos, maquinarias, herramientas, dinero, entre otros elementos que en forma directa o indirecta intervienen en la consecución de bienes, servicios y productos destinados a la satisfacción de necesidades de un mercado de consumidores, cada día más exigente, y que mediante su gestión puede contribuir al éxito de la Organización. Términos de Referencia: Descripción, elaborada por la Entidad, de las características técnicas, alcance y documentos a producirse en la prestación de servicios de consultoría. Tesorero: Persona encargada de custodiar y distribuir los caudales de una dependencia pública o particular. Tramitación: Serie de trámites prescritos para un asunto, o de los seguidos en él. Transacción: Órdenes de compra, ventas, cambios, altas y bajas con ejemplos de transacciones que se registran en un entorno de información de negocios. Las consultas y demás solicitudes son Elaborado con la Asesoría de::

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GLOSARIO DE TÉRMINOS también transacciones para la computadora, pero normalmente se las procesa sin registrarlas en el sistema. Transcurso del Plazo: Cuando el plazo es señalado por días, se entenderá por hábiles consecutivo, excluyendo del cómputo aquellos no laborables del servicio, y los feriados no laborables de orden nacional o regional. Cuando el último día de plazo o la fecha determinada es inhábil o por cualquier otra circunstancia la atención al público ese día no funcione durante el horario normal, son entendidos prorrogados al primer día hábil siguiente. Cuando el plazo es fijado en meses o años, es contado de fecha a fecha, concluyendo el día igual al del mes o año que inició, completando el número de meses o años fijados para el lapso. Si en el mes de vencimiento no hubiere día igual a aquel en que comenzó el cómputo, es entendido que el plazo expira el primer día hábil del siguiente mes calendario. Unidad de Caja: Se denomina Unidad de caja al principio que se aplica en el sistema de Tesorería para centralizar la totalidad de los recursos financieros y ponerlos a cargo de la tesorería de la entidad. Este concepto no se opone a la implementación de mecanismos descentralizados de los procesos de pago. Unidad Ejecutora: Las denominadas como tales en la normatividad presupuestaria y que tiene a su cargo la ejecución del Proyecto de Inversión Pública, así como a las Empresas del Sector Público No Financiero que ejecutan Proyectos de Inversión Pública. Unidades Orgánicas o Administrativas: Términos que se emplean indistintamente para tipificar el campo diferenciado de funciones y/o actividades de naturaleza afín e interrelacionadas que están orientadas a cumplir objetivos comunes. Las unidades pueden tener diferente envergadura y nivel jerárquico de acuerdo con la complejidad y responsabilidad de las funciones asignadas a ella. Ejemplo: Dirección de Personal, División de Reclutamiento y Selección, Departamento de Reclutamiento, etc. Usuario: Cualquier persona que utiliza una computadora. Por lo general se refiere a las personas que no pertenecen al personal técnico y que proporcionan entradas y reciben salidas de la computadora. Validación: La determinación de lo correcto de los datos finales registrados en un sistema con respecto a las necesidades y los requisitos de los usuarios.

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