El ABC del PMI®

Estimado Lector (a), es un gusto para mí continuar participando y compartiendo temas, que les serán de gran apoyo para la dirección de proyectos.

En este artículo, platicaremos acerca del Rol del Patrocinador conforme al PMBOK®, recordarás que, en artículos anteriores, escribí acerca de la importancia de identificar de manera temprana a nuestros involucrados que van a participar dentro de nuestros proyectos; así como el poder contar con el apoyo de cada uno de ellos, de no ser así, podría tener un gran impacto en las decisiones que se deban de tomarse e incluso ocasionar que algún involucrado que no fue identificado al inicio y que sea clave, no apoye el proyecto. Ahí cabe la importancia del Rol del Patrocinador, imagina que esta persona es la que te va apoyar en todo momento a lo largo de tu proyecto.

El PMBOK®, nos dice que, dependiendo de la Organización, un proyecto generalmente cuenta con un patrocinador. La importancia de este, es que aporta un liderazgo de decisión sobre la autoridad y posición del poder del director de proyectos, el equipo del proyecto y en última instancia, impulsan los resultados del mismo.

Supongamos que actualmente te encuentras trabajando en un proyecto de construcción, estarás de acuerdo conmigo que este tipo de proyectos implican diversos involucrados, por ejemplo, contaremos con un arquitecto, el proveedor de materiales, el ingeniero de obras, los trabajadores que ejecutarán el trabajo (albañiles, electricistas, plomeros, etc..), pero también recuerda que algunos de tus involucrados principales que deberás tomar en consideración, son las empresas gubernamentales, ya que necesitarás los permisos necesarios para poder desarrollar este tipo de proyectos, de lo contrario podría significar que incluso detengan la obra a mitad de camino, por no contar con este tipo de documentos, regularmente este tipo de proyectos requieren de recursos financieros muy altos, y sobre todo si estamos hablando de empresas que se dedican a realizar la venta de inmuebles. ¿Estás de acuerdo entonces qué vas a necesitar del apoyo de un Patrocinador? La respuesta es sí, ya que es la persona que te apoyará con recursos financieros, con el Liderazgo, para que tu como director de proyectos puedas ejercer de una mejor manera el rol que estás jugando dentro del proyecto y tengas el poder de tomar ciertas decisiones con base a la experiencia que adquieras en este tipo de proyectos, claro hay que mencionar que hay decisiones que tienen un impacto mayor; por lo que para este tipo de temas, podrás apoyarte del patrocinador, para que en conjunto con él, tomen las mejores decisiones en beneficio del proyecto y él pueda darte soporte con los demás involucrados del proyecto, también él va a ayudar a que tu equipo de trabajo cuente con los cimientos necesarios, para que puedan ejercer de una mejor manera su trabajo al momento de estar ejecutando las actividades del proyecto.

El patrocinador, también es el que “vincula al equipo del proyecto con la estrategia y la visión general a nivel ejecutivo de la organización.”

(PMI, 2021, p. 208)

El Patrocinador en el proyecto de construcción, es el que nos guiará y alineará con los objetivos principales que se pretenden

- Endira Viera

perseguir en el proyecto, si hay algún tema que el patrocinador vea que no se está alineando con lo que persigue estratégicamente dentro de la empresa, se los hará saber; por lo que, si nos damos cuenta, el rol del patrocinador juega una gran importancia, lo cual es muy valioso dentro los proyectos, si queremos llevar a buen término los mismos.

Ahora te daré a conocer las principales funciones que juega un patrocinador conforme al PMBOK®:

• Comunicar la visión, las metas y las expectativas al equipo.

• Abogar por el proyecto y el equipo.

• Facilitar las decisiones a nivel ejecutivo.

• Ayudar a asegurar los recursos.

• Mantener los proyectos alineados con los objetivos de negocio.

• Eliminar los obstáculos.

• Abordar los problemas que quedan por fuera de la autoridad del equipo del proyecto.

• Ofrecen a la alta dirección, las oportunidades que surjan dentro del proyecto.

• Monitorear los resultados del proyecto, después del cierre para garantizar que se materialicen los beneficios de negocio previstos.

Si nos damos cuenta, el rol que tiene el patrocinador es muy amplio, uno de los que considero más importantes, es el tema de la eliminación de los obstáculos dentro del proyecto, ya que nosotros como directores de proyectos, muchas veces no tendremos la autoridad suficiente para cierto tipo de decisiones internas dentro de las empresas, sin embargo el patrocinador si la tiene, por lo que si nos enfrentamos a alguna problemática que impida que nuestro proyecto pueda avanzar, debemos apoyarnos del patrocinador para que este tipo de temas fluyan de la mejor manera posible y no causen ningún atraso al proyecto en el que nos encontramos trabajando.

Es importante mencionar, que nosotros como directores de proyectos somos responsables de dar a conocer al patrocinador los resultados que se están teniendo del proyecto, siempre debemos mantener informado al patrocinador de los avances del mismo, para que él pueda ir midiendo si los objetivos y beneficios que traerá este proyecto, se estén llevando a cabo; por lo que en este proyecto de construcción deberás informarle al patrocinador acerca del avance de la obra, si has tenido algún tema que detenga el avance del proyecto, tal vez por algún tema de permisos, o porque quizás algún proveedor no te llevo ciertos materiales, lo que ocasionó que estén detenidos tus trabajadores por estas dependencias, este tipo de temas tan importantes deben ser comunicados al patrocinador, con el fin también de mantener una buena comunicación con él a lo largo de todo el proyecto.

Por último, te invito a hacer un ejercicio, trata de identificar en la empresa o proyecto en el que te encuentras trabajando actualmente, ¿quién sería tu patrocinador?, y a partir de ahora, pídele todo el apoyo que necesites en algún tema que requiera ser atendido de manera inmediata, porque esto te está ocasionando algún problema. A veces queremos resolver las cosas de manera aislada, sin embargo, recuerda que no estás solo, para eso está el apoyo de nuestros patrocinadores.