AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA IMPORTADORAEL PALACIO DEL ACCESORIO by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA IMPORTADORA EL PALACIO DEL ACCESORIO EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2020.

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Mera Barcia Beatriz Elizabeth Dirección: García Zambrano Ximena Leticia, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA IMPORTADORA EL PALACIO DEL ACCESORIO EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2020.

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Mera Barcia Beatriz Elizabeth

Revisado por:

García Zambrano Ximena Leticia , Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Ugando Peñate Mikel, Mg. CALIFICADOR Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. CALIFICADOR Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. COORDINADOR

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Mera Barcia Beatriz Elizabeth, portadora de la cédula de ciudadanía 2300434103, declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente, declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

________________________ Mera Barcia Beatriz Elizabeth C.C. 2300434103

INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Cano De la Cruz Yullio, Mg Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad de director del Trabajo de Titulación del Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría titulado: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA IMPORTADORA EL PALACIO DEL ACCESORIO EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2020, realizado por la estudiante: añadir Mera Barcia Beatriz Elizabeth con cédula de, previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, informo que el presente Trabajo de Titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y al formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 04/03/2022. Atentamente,

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. Profesor Titular Auxiliar I.

RESUMEN En el trabajo de titulación se realizó una auditoría de gestión para verificar el cumplimento de las disposiciones legales y reglamentarios que se aplica en una empresa como son las normas, políticas y procedimientos. Realizar una auditoría de gestión con el propósito de mejorar de manera eficiente en el ciclo de compras y ventas de la empresa Importadora El Palacio Del Accesorio en el periodo 2020. Dentro de la investigación descriptiva ayuda a conocer las características externas del objeto de estudio, puede referirse a personas, hechos, proceso, relaciones naturales y sociales, debe realizarse en un tiempo y lugar determinado con el propósito de reunir argumentos fundamentales para identificar un problema específico, las unidades de análisis es la empresa el Palacio del Accesorio cuenta con una población de seiscientas personas de las distintas áreas de la empresa. A continuación, se presenta las unidades de análisis con un departamento de administración la empresa cuenta, con un gerente general, el contador y el auxiliar de contabilidad, en el departamento de ventas y compras cuenta con supervisor de ventas. Supervisor de compras, personal de ventas, bodegueros, jefe de bodega. Personal de despacho, proveedores, clientes externo. En total la empresa tiene 10.295,00. Los resultados obtenidos de la evaluación a los procesos de compras y ventas fueron que la importadora en general deberá incluir indicadores de gestión para optimizar la rotación de las cuentas, también hubo una disminución de compras y ventas esto se dio por el COVID 19 y por el cierre temporal de las actividades por los dos meses que el gobierno decidió cerrar todas las empresas, lo cual perjudicó a todo el mercado la importadora es una de las empresas más competitivas en la industria de repuestos o autopartes para carros. Los hallazgos encontrados dentro de las entrevista y encuestas son favorables para la empresa ya que los empleados tienen iniciativa de ir mejorando proceso y así llevar a la importadora la mejora continua, dentro de las encuestas lo más relevante es que los clientes piden más créditos de la mercadería por ende algunos clientes no realizan sus compras en la empresa y al final es una pérdida para la empresa porque el cliente no está satisfecho con las normas de la empresa.

Palabras clave: Auditoria, Gestión; Compras; Ventas; Inventarios

ABSTRACT In the degree work, a management audit was carried out to verify compliance with the legal and regulatory provisions that apply in a company such as standards, policies and procedures. Perform a management audit with the purpose of efficiently improving the purchasing and sales cycle of the company Importadora El Palacio del Accesorio in the 2020 period. Within the descriptive research helps to know the external characteristics of the object of study, it can refer to people, facts, process, natural and social relationships, it must be carried out in a certain time and place with the purpose of gathering fundamental arguments to identify a specific problem, the units of analysis is the company El Palacio del Accesorio has a population of six hundred people from different areas of the company. Below, the analysis units are presented with an administration department the company has, with a general manager, the accountant and the accounting assistant, in the sales and purchasing department has a sales supervisor. Purchasing supervisor, sales staff, winemakers, warehouse manager. Dispatch staff, suppliers, external customers. In total the company has 10,295.00. The results obtained from the evaluation of the purchasing and sales processes were that the importer in general must include management indicators to optimize the rotation of the accounts, there was also a decrease in purchases and sales, this was due to COVID 19 and the temporary closure of activities for the two months that the government decided to close all companies, which harmed the entire market the importer is one of the most competitive companies in the spare parts industry or auto parts for cars. The findings found within the interviews and surveys are favorable for the company since the employees have the initiative to improve the process and thus take the importer continuous improvement, within the surveys the most relevant thing is that customers ask for more credits of the merchandise therefore some customers do not make their purchases in the company and in the end, it is a loss for the company because the client is not satisfied with the rules of the company.

Keywords: Management, Audit; Purchasing; Sales; Inventories

ÍNDICE DE CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN...................................................................................................................... 13

1.1

Antecedentes ................................................................................................... 13

1.2

Planteamiento y delimitación del problema.......................................................... 16

1.3

Preguntas de investigación ................................................................................ 17

1.4

Justificación .................................................................................................... 18

1.5

Objetivos de investigación ................................................................................. 20

REVISIÓN DE LA LITERATURA ......................................................................................... 21

2.1

Auditoría de Gestión ......................................................................................... 21

2.2.1

Características de una auditoria de gestión ........................................................... 21

2.2.2

Importancia de la auditoria de gestión ................................................................. 22

2.2.3

Objetivos......................................................................................................... 22

2.2.4

Comparación de la auditoría de gestión con la auditoría financiera ......................... 23

2.2.5

Técnicas y procedimientos ................................................................................ 24

2.2.6

Fases de auditoría de gestión.............................................................................. 25

2.2.7

Herramientas para realizar una auditoría de gestión .............................................. 26

2.2.8

Papeles de trabajo............................................................................................. 27

2.2.9

Indicadores de Gestión ...................................................................................... 27

2.2

Compras y Ventas ............................................................................................ 30

2.1

Ventas ............................................................................................................ 30

2.2

Técnicas de ventas ............................................................................................ 31

2.3

Compras.......................................................................................................... 34

2.3.1

Importancia de Compras.................................................................................... 34

2.3.2

Gestión Compras. ............................................................................................. 35

2.3.3

Gestión del proceso de compras. ........................................................................ 35

2.3.4

Planificación de la gestión compras. ................................................................... 35

8 2.3.5 3.

Proceso de compras .......................................................................................... 36 METODOLOGÍA ...................................................................................................................... 37

3.1

Enfoque, diseño y tipo de investigación .............................................................. 37

3.2

Diseño ............................................................................................................ 37

3.3

Tipo de investigación ........................................................................................ 37

3.4

Unidades de análisis ......................................................................................... 38

3.5

Muestra ........................................................................................................... 38

3.6

Técnicas e instrumentos de investigación ............................................................ 40

3.7

Técnicas de análisis de datos.............................................................................. 40

RESULTADOS ........................................................................................................................... 41

4.1

Análisis de las encuestas y entrevistas al actores interno y externo. ......................... 41

4.2

Levantar información de los procesos de compras y ventas para determinar las

actividades que se desarrollan en cada una de ellos. ................................................................... 42 4.3

Determinar el nivel de riesgo y confianza mediante la evaluación al sistema de control

interno de los ciclos de compras y ventas.................................................................................. 43 4.4

Desarrollar los programas de trabajo de la etapa de planificación y ejecución para la

determinación de los hallazgos. ............................................................................................... 45 4.5

Comunicar los resultados obtenidos de la evaluación a los procesos de compras y

ventas para que contribuyan la toma de decisiones ..................................................................... 46 5.

DISCUSIÓN................................................................................................................................ 47

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................................... 48

REFERENCIAS ......................................................................................................................... 51

ANEXOS ..................................................................................................................................... 52

CONTIENIDO DE FIGURAS

FIGURA 1Cuadro comparativo entre Auditoría Financiera y Auditoría de Gestión. elaborado por autoras ................................................................................................................................ 23 FIGURA 2 Técnicas para una Auditoria de Gestión elaborado por Autoras extraído de auditoría de gestión: una herramienta de mejora continua. ..................................................... 24 FIGURA 3 Herramienta para realizar auditoria....................................................................... 27 FIGURA 4 Procesos de compra ............................................................................................... 36

CONTIENIDO DE TABLAS

Tabla 1 Técnicas para una Auditoria ....................................................................................... 25 Tabla 2 Resultados del Control interno del área ventas ........................................................... 43 Tabla 3 Resultados del Control interno del área de compra .................................................... 44 Tabla 4 Programa de auditoria fase de planificación ............................................................... 45 Tabla 5 Programa de auditoria para el área de compras .......................................................... 45 Tabla 6 Programa de auditoria para el área de ventas ............................................................. 46

CONTENIDO DE PAPELES DE TRABAJO Papeles de trabajo A001 Realizar una visita a la empresa para conocer Misión. Visión y valores. ..................................................................................................................................... 11 Papeles de trabajo A002 Recopilación de información de políticas de compras, ventas y almacenamiento. ......................................................................... ¡Error! Marcador no definido. Papeles de trabajo A003 Organigrama empresarial ................... ¡Error! Marcador no definido. Papeles de trabajo A004 Organigrama general de la Importadora ........... ¡Error! Marcador no definido. Papeles de trabajo A005 Flujograma del ciclo de ventas ....................................................... 16 Papeles de trabajo A006 Flujograma de ciclo de compras ..................................................... 17 Papeles de trabajo A007 Información de estados financieros ................................................ 18 Papeles de trabajo B001 8 Comparación de mercadería del año 2019 al 2020 ...................... 19 Papeles de trabajo B002 9 Verificación del Stock de compras .............................................. 20 Papeles de trabajo B003 10 Volumen de compras en relación a las ventas ........................... 21 Papeles de trabajo B004 11 Calidad de proveedores ............................................................... 22 Papeles de trabajo B005 12 Calidad de los pedidos ............................................................... 23 Papeles de trabajo C001 13 Grado de cumplimiento de las ventas ........................................ 24 Papeles de trabajo C002 14 Baja de Stock de las ventas ........................................................ 25 Papeles de trabajo C003 15 Duración del ciclo de ventas ...................................................... 26 Papeles de trabajo C004 16 Analizar la utilidad de las ventas ............................................... 27 Papeles de trabajo C005 17 Analizar el peso de las ventas con los gastos ............................ 28

CONTIENIDO DE ANEXOS

Anexos 1 Cronograma ............................................................................................................. 52 Anexos 2 Tabla de Recursos ................................................................................................... 52 Anexos 3 Entrevista para el jefe de compra............................................................................. 53 Anexos 4 Entrevista a la contadora .......................................................................................... 54 Anexos 5 Entrevista al jefe de venta ........................................................................................ 55 Anexos 6 Encuestas para los proveedores ............................................................................... 55 Anexos 7 Encuesta para los clientes ........................................................................................ 58 Anexos 8 Flujograma del Área de ventas .................................................................................. 1 Anexos 9 Flujograma del Área de compras ............................................................................... 2 Anexos 10 Políticas de área de compras .................................................................................... 1 Anexos 11 Políticas del área de ventas ...................................................................................... 2 Anexos 12 Políticas del Almacenamiento ................................................................................. 4 Anexos 13 Cuestionario de control interno del área de ventas .................................................. 5 Anexos 14 Cuestionario de control interno del área de compras............................................... 7 Anexos 15 Matriz de recomendaciones al área de venta ........................................................... 9 Anexos 16 Matriz de recomendaciones para el área de compras ............................................ 10 Anexos 17 Papeles de trabajo A001 ........................................................................................ 11 Anexos 18 Papel de trabajo A002 ............................................................................................ 12 Anexos 19 Papel de trabajo A003 ............................................................................................ 14 Anexos 20 Papel de trabajo A004 ............................................................................................ 15 Anexos 21 Papel de trabajo A005 ............................................................................................ 16 Anexos 22 Papel de trabajo A006 ............................................................................................ 17 Anexos 23 Papel de trabajo A007 ............................................................................................ 18 Anexos 24 Papel de trabajo B001 ............................................................................................ 19 Anexos 25 Papel de trabajo B002 ............................................................................................ 20 Anexos 26 Papel de trabajo B003 ............................................................................................ 21 Anexos 27 Papel de trabajo B004 ............................................................................................ 22 Anexos 28 Papel de trabajo B005 ............................................................................................ 23 Anexos 29 Papel de trabajo C001 ............................................................................................ 24 Anexos 30 Papel de trabajo C002 ............................................................................................ 25 Anexos 31 Papel de trabajo C003 ........................................................................................... 26 Anexos 32 Papel de trabajo C004 ............................................................................................ 27 Anexos 33 Papel de trabajo C005 ............................................................................................ 28 Anexos 34 Registro de ventas .................................................................................................. 29 Anexos 35 Registro de compras .............................................................................................. 30 Anexos 36 Informe de auditoría del área de compras.............................................................. 32 Anexos 37 Informe de auditoría del área de ventas ................................................................. 33 Anexos 38 GUIA PARA EL ANALISIS DE DATOS .............................................................. 3

1. INTRODUCCIÓN La auditoría de gestión verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la empresa; así como normas, políticas y procedimientos establecidos; verificar el manejo adecuado de los recursos; comprobar que la empresa trabaje dentro de un marco de eficacia, eficiencia y efectividad; comprobar el cumplimiento de objetivos y metas planeadas. A continuación, se detallan trabajos relacionados con la presente investigación.

1.1 Antecedentes Revela Pérez (2012) Con el desarrollo de la Auditoría de Gestión a los Departamentos de Compras y de Ventas de la empresa “TORREFACTORA”, se establecen que no tienen definido un plan de ventas y que el sistema aplicado para el control de los objetivos de este proceso es ineficiente ya que no utilizan el análisis de indicadores financiero, para lo cual la empresa rediseñó el sistema de control y realizaron un plan de ventas basados en sus objetivos organizacionales. Una problemática similar desarrolló Marroquín (2015), mediante la aplicación de una auditoría de gestión al departamento de ventas a la empresa Hidalgo Broncano Cía. Ltda. período 2013, el resultado de esta investigación fue que se encontraron que las actividades realizadas se manejan de forma empírica, ya que no toman en cuenta las políticas formales que rijan el desarrollo del proceso, la recomendación va dirigida a la gerencia y al departamento de ventas de que realizar políticas y manuales adecuadas según la actividad de la empresa.

14 Según Delgado y Delgado (2010) en la DISTRIBUIDORA MODESTO CASAJOANA CÍA. LTDA; aplicaron una auditoría de gestión al sistema de ventas, con el análisis realizado se encontraron falencias como, por ejemplo, las notas de pedidos estaban incorrectamente llenadas y no mantenían un orden, facturas, las devoluciones en ventas se encuentran con información errónea, no tiene el archivos de las ventas completos del todo el año y estaban en mal estado para la solución de este problema realizaron la capacitación al personal de ventas sobre el llenado de los papeles de trabajo con el fin de mejorar la información y el proceso de ventas, adecuaron una bodega para recolectar la información de todo el año. Según la problemática de García (2012) en la empresa JAYCO REPRESENTACIONES Y SERVICIOS CÍA. LTDA; se aplicó la auditoria de gestión en el ciclo de compras y ventas, cuyo resultado fue que se encontraron falencias con respecto a los proveedores, ya que estos no cumplían con los pedidos que realizaba la empresa, en el área de ventas no realizan una planificación formal de clientes potenciales, ni formularios de registros para el control, para dar solución a estos problemas se establecieron políticas para la recepción de los pedidos, realizaron la planificación para clientes potenciales la misma que será registrada en un formulario diseñado para el efecto. Robalino (2011) en la empresa ALMACENES DE ELECTRODOMÉSTICOS SAN FRANCISCO “IMPOEKSA”; se aplicó una auditoría de gestión al departamento ventas se constató el poco sentido de motivación por parte de los empleados hacia la empresa, lo que da a lugar al incumplimiento de metas de las ventas establecidas por la misma, y por ende la poca efectividad de los procesos, así mismo se encontraron problemas como son la falta de estrategias, planes que impiden mejorar el nivel de ventas de la empresa, para los cual implementaron estrategias para mejorar el desempeño de los empleados, y se establecieron estrategias para incrementar el nivel de ventas.

15 Las investigaciones anteriores revelan que la aplicación de una auditoria de gestión en el área o departamento de compras o ventas es necesario para comprobar el correcto desenvolvimiento que tiene la organización de acuerdo a sus procedimientos y políticas establecidas, ya que tiene por finalidad valorar su cumplimiento o ayudar a la dirección a mejorar los ciclos de compras y ventas de las organizaciones. En Cuba la Auditoría de Gestión comienza a tener auge a principios de los años 90 como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la práctica productiva, lo que contribuye la apertura de las relaciones hacia un mundo poco explorado en el país y en el que se ha hecho necesario actuar. Se han promovido desde entonces talleres y otras vías de divulgación para impulsar esta labor. Aún son insuficientes las Auditorías de Gestión que se ejecutan. Algunas de las causas fundamentales por las que los directivos de las empresas no reconocen en esta auditoría una aliada en el logro de los objetivos económicos, sociales y ambientales que ellos deben cumplir y que de cierta forma obstaculizan la aplicación de este tipo de auditorías, La Auditoria de Gestión se realiza porque es el mecanismo técnico que se ha desarrollado para aplicar un Sistema de Control de los Recursos Públicos del mismo se deriva el control orientado hacia esta entidad del sector público, con actividades y características similares. Al mismo tiempo la auditoria de gestión es una herramienta muy importante para las Universidades y Escuelas Politécnicas del País Latinoamericanos, las mismas que deben estar reconocidas oficialmente por el CONESUP y que se encuentran sujetas a la intervención de la Contraloría General del Estado. La auditoría de gestión en el Ecuador, trata de examinar el proceso administrativo, las actividades de apoyo, financieras, operativas, evalúa el control interno y la gestión, esto solo se logra con el trabajo de equipos multidisciplinarios, en el Ecuador las organizaciones

16 ejecutan auditorías de gestión generalmente para medir la ejecución de programas y proyectos, con el fin de determinar si dicho desempeño o ejecución, se está realizando, o se ha realizado, acorde a los principios y criterios de las cinco “E” de auditoría de gestión, es decir, la efectividad, eficiencia, economía, ética y ecología. (Maldonado, 2006) En el Ecuador debido al control exhaustivo exigido por las leyes y normativas de los entes de control gubernamentales, esta clasificación de auditoría es la más aplicable y aceptada en las organizaciones, pues como resultado de su ejecución han existido mejoras no solo en los procesos que se realizan, sino también en la administración gracias a las adecuadas y oportunas decisiones tomadas. En el cantón Santo Domingo de los Colorados las auditorias de gestión han ayudado de manera favorable para las empresas que la aplicaron las cuales incrementaron estrategias, planes, políticas para mejorar los procesos dentro de la organización, así cumpliendo con los objetivos de la auditoria de gestión que es determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas, verificación del manejo de los recursos entre otros. La empresa Importadora El Palacio Del Accesorio Imporpalac Cia. Ltda. Inicio sus actividades desde el año de 1988 se dedica a venta al por mayor y al por menor de todo tipo de partes, componentes, suministros, herramientas y accesorios para vehículos automotores, como: neumáticos (llantas) cámaras de aire para neumáticos (tubos). incluye bujías, baterías, equipo de iluminación partes y piezas eléctrica ubicada en la provincia de santo domingo de los Tsáchilas. Uno de los problemas que afectado dentro de la empresa es en ciclo de compras y ventas, por el mal manejo de los papeles de trabajo para poder investigar más sobres los posibles problemas se aplicaran una auditoria de gestión

1.2 Planteamiento y delimitación del problema

17 La Auditoría de Gestión es de fundamental importancia tanto para empresas públicas como privadas, puesto que permite realizar un examen positivo de recomendaciones o sugerencias para posibles mejoras en las 5E (Eficiencia, Efectividad, Economía, Ética y Ecología), mismos que son estudiados. A su vez la auditoría de gestión permite examinar métodos de control, operación y empleo tanto del recurso humano de la empresa, así como también de los materiales. Es por ello que para una empresa comercial es importante realizar este tipo de trabajos ya que les permite a los dueños de los procesos conocer tantas fortalezas como debilidades en las diferentes áreas de la entidad. La auditoría de gestión se efectúa a una entidad con la finalidad de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su posicionamiento desde el punto de vista competitivo. Realizar un trabajo de auditoría de gestión en el ciclo de compras y ventas en la empresa Importadora El Palacio Del Accesorio, resulta factible ya que se cuenta con la autorización necesaria de la máxima autoridad, la que ayudará a la obtención de la información competente que permita alcanzar con éxito los objetivos trazados en el presente trabajo de titulación, por otra parte, se tiene el apoyo de las áreas implicadas dentro del análisis como el departamento de compras y ventas.

1.3 Preguntas de investigación ¿Cómo evaluar las deficiencias en la gestión del ciclo de compras y ventas en la empresa Importadora El Palacio Del Accesorio al realizar una auditoría de gestión ? Preguntas especificas

18 1.

¿ De qué manera se puede conocer a detalle los procedimientos que se desarrollan en el área de compras y ventas?

¿De qué manera se podrá identificar las ineficiencias del ciclo de compras y ventas?

¿ Cómo se obtendrían los hallazgos respectivos al departamento?

¿De qué manera se pude dar a conocer de los resultados obtenidos? . 1.4 Justificación El presente trabajo de titulación beneficiará a la empresa Importadora El Palacio Del

Accesorio, puesto que las recomendaciones y sugerencias que se emitan puedan ser implementadas dentro de la empresa para lograr la eficiencia y eficacia dentro de su gestión en el departamento de compras y ventas, el trabajo permitirá obtener el título de tercer nivel en contabilidad y auditoría; así mismo servirá como guía a los alumnos de grado que quieran realizar investigaciones sobre temas similares. Para (Gonzales & Mora, 2018). La nueva tendencia de la auditoria nos permitirá realizar un análisis de todos los objetivos planteados en una organización, entre los cuales está la necesidad de controlar la gestión de la empresa en sus diferentes niveles con un manejo adecuado en la toma de decisiones en los términos de eficacia y eficiencia. Como objetivo fundamental, la auditoria de gestión nos permite ayudar a la dirección de los procesos que permitan a las organizaciones orientar hacia los resultados, tales como: •

Analizar los procesos claves de la organización.

•

Exponer propuestas que permitan obtener un nivel de rendimiento mucho más

alto para la entidad. •

Verificar el compromiso que tengan el personal y directivos con la entidad.

•

Iniciar con la optimización de los niveles de eficiencia y eficacia.

•

Implementar un modelo de gestión orientado a la estrategia corporativa.

19 •

Establecer objetivos departamentales para fijar metas propuestas por la

entidad. •

Evaluar el cumplimiento de metas y resultados.

La auditoría de gestión, al ser ejecutado de la forma correcta, tendrá el beneficio de monitorear los resultados de forma constante para que ayuden a detectar cualquier brecha desfavorable que afecte al desarrollo normal de actividades, además la de llevar un control de las actividades que se desarrollan las áreas de tal manera que ayude a la disminución de costos y gastos con la única meta de alcanzar resultados favorables para la organización. (Gonzales & Mora, 2018) Según el plan de creación de oportunidades (Danie, 2021) Objetivo 2. Impulsar un sistema económico con reglas claras que fomente el comercio exterior, turismo, atracción de inversiones y modernización del sistema financiero nacional La economía mundial es una fantástica red de cooperación humana, en la cual, cada uno de nosotros nos especializamos en producir una o pocas cosas de manera abundante, confiando en que el resto hará lo mismo en los campos en que se especializan. Esta red mundial de especialización y división de trabajo puede incrementar el nivel de bienestar de las personas. A inicios del siglo XIX, David Ricardo definió la ley de las ventajas comparativas mostrando que todas las personas y regiones pueden beneficiarse de la especialización y el comerci0 La clave es especializarse en la producción de aquellos bienes en los cuales poseemos ventajas comparativas, es decir, aquellas áreas en las que tenemos una superioridad relativamente mayor comparado con otros. Es así, que surge el comercio internacional como una herramienta fundamental para el crecimiento económico de toda economía. Con esto se logra que los países estén más

20 interconectados y se masifica la producción de bienes y servicios de aquellos en los que una economía posee una mayor ventaja. Entre los efectos positivos de la apertura comercial se cuentan los aumentos de competitividad, productividad e innovación; la reducción de precios y costos de producción; una mayor optimización de recursos; y, mejoras en bienestar y calidad de vida. Con estos pilares de trabajo y la adecuada promoción y atracción de inversiones nacionales y extranjeras, se pretende impulsar el cumplimiento de este objetivo. Políticas •

Promover un adecuado entorno de negocios que permita la atracción de

inversiones y las asociaciones público-privadas.

1.5 Objetivos de investigación Realizar una auditoría de gestión con el propósito de mejorar de manera eficiente el ciclo de compras y ventas de la empresa Importadora El Palacio Del Accesorio en el periodo 2020. 1.5.1 Objetivo general Realizar una auditoría de gestión con el propósito de mejorar de manera eficiente en el ciclo de compras y ventas de la empresa Importadora El Palacio Del Accesorio en el periodo 2020. 1.5.2 Objetivos específicos •

Levantar información de los procesos de compras y ventas para determinar las actividades que se desarrollan en cada una de ellos.

•

Determinar el nivel de riesgo y confianza mediante la evaluación al sistema de control interno de los ciclos de compras y ventas.

21 •

Desarrollar los programas de trabajo de la etapa de planificación y ejecución para la determinación de los hallazgos.

•

Comunicar los resultados obtenidos de la evaluación a los procesos de compras y ventas para que contribuyan la toma de decisiones.

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA

2.1Auditoría de Gestión De acuerdo con (Arias González, 2018) La auditoría de gestión está enfocada a medir niveles la efectividad, eficiencia, economía, ética y ecología. dentro de una organización, así como a determinar las posibles deficiencias o desviaciones que afectan al desarrollo normal de las actividades empresariales u organizacionales. Es una herramienta que permite el mejoramiento continuo de las organizaciones, con su aplicación se evalúan el cumplimento de la metas y objetivos planteados a través de procesos eficientes y eficaces; por ello los directivos deben considerar las ventajas que se obtienen aplicando esta herramienta. 2.2.1 Características de una auditoria de gestión Una auditoria de gestión debe estar regida bajo la premisa de que es de vital importancia para el mejoramiento de los procesos o actividades empresariales, en los cuales se mantienen parámetros o características que a continuación serán explicadas: •

Continua: ser permanente y cronológica, aportando de este modo a identificar, sintetizar, comunicar y supervisar las no conformidades detectadas.

22 •

Sistemática: coordinar las actividades de auditoría de forma minuciosa, ordenada, planificada bajo procedimientos estándares de auditoría o con la aplicación de la Norma ISO 19011:2018, que permitirá un grado de calidad alto del trabajo realizado.

•

Objetiva: asegurar que los hallazgos se encuentren sustentados por evidencia suficiente, relevante y competente.

•

Confiable: presentar en forma precisa y veraz la realidad de los procesos, de este modo se obtienen resultados óptimos para la toma de decisiones inmediatas. 2.2.2 Importancia de la auditoria de gestión

De acuerdo con los siguientes autores Escalante & Hulett (2010, citados por Ramírez Villafuerte & Burgos, 2016) mencionan que la importancia de la auditoría de gestión radica en efectuar un estudio minucioso de la entidad auditable, con el propósito de establecer la naturaleza, oportunidad y alcance que adquirirán los procedimientos, políticas y estrategias que se desarrollan en las actividades cotidianas. La importancia de la auditoria de gestión que permite de manera minuciosa determinar claramente si los procesos o actividades responde en calidad, permitiendo orientar a las organizaciones hacia un sistema de calidad con la aplicación de esta auditoria también se considera como una herramienta de la mejora continua. 2.2.3 Objetivos Como punto clave Arias González (2018) menciona que esta permite verificar el alcance obtenido de las metas y objetivos establecidos, brindando de este modo “un enfoque a la administración de eficiencia en el cumplimiento de sus operaciones”. Entre estos objetivos para los cuales una empresa podría efectuar una auditoría se encuentran los siguientes:

23 •

Establecer el nivel de cumplimiento con las actividades, funciones y tareas asignadas en cada nivel de la organización.

•

Determinar el nivel de control y de posibilidades para que el objeto de estudio opere con eficiencia, eficacia y economía.

•

Medir el nivel de calidad que la compañía auditada ha implementado en sus procesos y en lo ofertado al cliente, para que éste se encuentre satisfecho. 2.2.4 Comparación de la auditoría de gestión con la auditoría financiera

Cuando se habla de auditoría se piensa directamente en la financiera, toda auditoria nace de las bases de una revisión y dependiendo a qué se enfocará en forma específica recibe el nombre, es así que se procede a realizar la comparación entre la financiera y la de gestión descrito en la siguiente figura. FIGURA 1Cuadro comparativo entre Auditoría Financiera y Auditoría de Gestión. Parámetros

Auditoría Financiera

Auditoría de Gestión

Alcance

Estados Financieros

Sistemas de Gestión de Calidad

Enfoque

Área Financiera

Sistemas de Gestión de procesos

Pruebas de cumplimiento

Políticas, Normativas, Aspectos Legales y Control Interno

Políticas, Normativas, Procedimientos y Aspectos Legales y Reglamentarios

Dictamen

Opinión a cerca de la razonabilidad de los Estados Financieros e Informe de No Conformidades Informes de Cumplimiento Tributario

Conocimiento base

Experiencia del área financiera y tributaria

Experiencia de gestión de procesos y calidad

Evidencia

Documentos y registros

Evaluación

Con enfoque retrospestivo y analisis de hechos subsecuentes

Evaluación in situ a los procesos

Periocidad

Cada año y cuando se requiera por Continua como herramienta de componentes financieros mejora

Nota: en la figura se muestra un cuadro comparativo de la auditoria de gestión y financiera. Fuente: Elaborado por autoras La auditoría de forma general ayuda a encontrar los riesgos que mantiene una organización y de este modo permite corregir o prevenir los errores, la auditoria de gestión por su parte

24 permite identificar puntos débiles en los procesos o actividades dentro de la empresa y así poder retroalimentarlos en función de la misión, visión y objetivos. 2.2.5 Técnicas y procedimientos Los procedimientos que se llevan a cabo en una auditoría de gestión, requieren de la utilidad de técnicas de carácter investigativo aplicables a hechos o actividades que se desarrollan dentro de los sistemas de gestión, mediante el cual el auditor de forma objetiva verifica el cumplimento de requisitos establecidos y de este modo obtiene evidencia suficiente y competente. En la figura 2 se puede apreciar una descripción práctica de las técnicas. FIGURA 2 Técnicas para una Auditoria de gestión

Nota: en la figura se muestra las técnicas para una auditoria de gestión. Fuente: elaborado por Autoras extraído de auditoría de gestión: una herramienta de mejora continua.

Al emplear técnicas van de la mano con el uso de los papeles de trabajo ya que ayudan a verificar la evidencia respectiva al área o departamento de las organizaciones de manera más detallada a continuación se explicará cada una de las técnicas.

25 Tabla 1 Técnicas para una Auditoria

Técnica de observación: Permite observar o presenciar hechos realizados por otras personas o condiciones físicas que permiten visualizar cumplimiento de requisitos. A través de esta técnica el Auditor utiliza sentidos como el oído, el tacto, el olfato direccionando éstos hacia el objeto de la Auditoría. Se complementa con la utilización de fotos, videos; evidencia que debe ser analizada de forma objetiva.

Técnica de la comparación: Confronta hechos para determinar igualdad o diferencias, en el cumplimiento de planificaciones y metas de programas. Ejemplos: resultados de producción frente a lo planificado; resultados de rendimientos comparados con el estándar

Técnica de revisión selectiva: Esta técnica va a permitir al Auditor seleccionar hechos concretos, productos, lotes, etc. con la finalidad de validar que los procesos y el cumplimiento de requisitos se cumpla.

Técnica de Rastreo: Término utilizado en la Auditoría Financiera y que se aplica para la Auditoría de Gestión mediante la trazabilidad, consiste en determinar un producto en su estado final, cómo ha sido su proceso histórico a lo largo de la cadena productiva, esto es desde el inicio del producto o servicio hasta su estado final.

Técnica de Indagación: Esta técnica se afianza en entrevistas formales e informales, encuestas, conversaciones, averiguaciones que permiten respuestas a preguntas planificadas por el Auditor con la finalidad de obtener juicios objetivos del hecho auditado. Técnica de la comprobación: consiste en comprobar hechos a través de documentos, de test o pruebas físicas para validar los cumplimientos de requisitos, frente a la autenticidad de los documentos o estándares establecidos.

Nota: en la tabla muestra las técnicas para una auditoria Fuente: elaborado por Vásquez & Pinargote 2018

2.2.6 Fases de auditoría de gestión Las fases de la auditoría de gestión están basadas en los estamentos de la auditoría como tal, en donde se delimitan tres fases principales: planificación, ejecución y comunicación de resultados. La Contraloría General del Estado en su Manual para Auditoría de Gestión revela 5 fases, que se describen a continuación: Fase I Conocimiento Preliminar: etapa en la que se lleva a cabo a visita de observación de la entidad o visita inicial; revisión de archivos, papeles de trabajos y la evaluación del control interno.

26 Fase II Planificación: en este lapso se elabora el plan y el programa de auditoría, determinando aspectos como requisitos aplicables, personal interviniente, recursos a emplear y tiempo estimado de realización de auditoría. Fase III Ejecución: en esta fase se desarrollan las actividades programadas en el plan y programa de auditoría previamente desarrolladas en la fase anterior, exponiendo en los papeles de trabajo pertinentes las No Conformidades detectadas y demás evidencias que sustentan el proceso Fase IV Comunicación de Resultados: en este periodo se mantiene la reunión de cierre con la gerencia para exponer la derivación de las actividades ejecutadas y estableces a su vez, compromisos que serán monitoreados en la siguiente etapa. Fase V Seguimiento: se realiza la verificación del cumplimiento de las metas o correcciones establecida en la fase anterior. Este monitoreo le sirve de base al auditor para el siguiente proceso de auditoría, puesto que le proporciona una idea de la capacidad de la empresa para cumplir con lo planteado. 2.2.7 Herramientas para realizar una auditoría de gestión Las herramientas de la auditoría de gestión son los elementos bases con los que se requiere contar para su desarrollo, esto es el equipo humano interventor, aquello que se va a auditar (la entidad) norma o estándar, papeles de trabajo, y la norma 19011 versión actualizada que guían las directrices de Auditoría. El recurso humano para realizar una auditoria debe de ser técnico y especializado y la Norma establece los términos y definiciones de quienes deben realizar una Auditoría:

27 FIGURA 3 Herramienta para realizar auditoria

Auditor: Persona que realiza un Auditoría

Equipo Auditor: Una o más personas que realizan una auditoria, apoyadas si es necesario por expertos técnicos.

Experto Técnico: Persona que proporciona conocimientos o experiencias específicos al equipo de Auditoría.

Observador : Individuo que acompaña como equipo de auditoría pero que no actúa como Auditor.

Auditado: Organización en su totalidad o parte de ella siendo auditada.

Cliente de Auditoría: Organizació n o persona que solicita una auditoría.

Nota. Herramientas para realizar una Auditoria Fuente: Autoras extraído de auditoría de gestión: una herramienta de mejora continua.

2.2.8 Papeles de trabajo Los papeles de trabajo son todos aquellos documentos desarrollados por el auditor para la conservación y muestreo de las evidencias obtenidas durante el desarrollo de la auditoría. Todo papel de trabajo debe estar estructurado bajo características claves y generales entre estas se tienen: •

Deben ser claros, precisos, con referencias y marcas lógicas y competentes.

•

Su contenido debe limitarse para lo cual fue creado.

•

Deben asegurar la permanencia de lo evidenciado.

•

Debe garantizarse su custodia y confidencialidad. Los papeles de trabajo pasan a formar parte del Archivo Corriente o del Permanente

según su utilidad y empleo. 2.2.9 Indicadores de Gestión Un indicador se define como la relación entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstos e influencias esperadas.

28 Se define como un número (cociente) que sirve para informar continuamente sobre el funcionamiento o comportamiento de una actividad en una organización. (Profesor , 2016) “Control”, se define como la medida de desviación del comportamiento planeado y la iniciación de acciones correctivas. El control se asegura vigilando el rendimiento de los diferentes procesos, se ejerce de acuerdo con indicadores que son una medida de lo que la empresa hace en un determinado momento. Los indicadores pueden ser Valores, Unidades, Índices, Series estadísticas, etc., que permiten establecer el logro y el cumplimiento de la Misión, Objetivos y Metas de un determinado Proceso En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad: •

Actualidad: Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace

en el presente con los recursos y restricciones existentes. •

Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los

recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima •

Potencialidad: Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los

recursos y se remueven los cuellos de botella para mejorar la capacidad. Los anteriores conceptos son básicos para obtener indicadores, ya que ayudan a observar el comportamiento en el corto, mediano y largo plazo, permitiendo visualizar qué sucede en el tiempo bajo ciertas circunstancias si se mejora el comportamiento actual bajo restricciones particulares. (Profesor , 2016)

29 La gestión se define como el conjunto de decisiones y acciones que llevan al logro de objetivos previamente establecidos. La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes: •

Gestión Estratégica: se desarrolla en la dirección, y tiene como característica

fundamental que la influencia de las acciones y las decisiones es, generalmente, corporativa y de largo plazo. Tiene que ver con la definición macro del negocio. Incluye la relación de la empresa con el entorno. •

Gestión Táctica: Se desarrolla con base en la gestión estratégica. El impacto de

las decisiones y acciones, de mediano plazo, abarca las unidades estratégicas del negocio. Tiene que ver con las operaciones iniciales de las decisiones estratégicas. Enmarca las funciones de organización y coordinación. •

Gestión Operativa: Se desarrolla con base en la gestión táctica. El impacto de

las decisiones y acciones es de corto plazo e incluye los equipos naturales de trabajo y los individuos. Básicamente tiene que ver con las funciones de ejecución y Control. A continuación se presenta el ejemplo de Indicadores de Gestión para Equipo de Ventas: 1. Eficacia: Mide el grado porcentual de cumplimiento, de cada vendedor y del grupo en general, con respecto a la cantidad semanal de ventas programadas. 𝐸𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎 =

𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑎𝑛𝑎 𝑥100 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑎𝑛𝑎

2. Resultado: Mide el total de ventas logrado por cada vendedor y por el grupo Resultado = Total Ventas Realizadas por semana 3. Productividad. Mide la relación entre las ventas realizadas por hora vendedor, medida de productividad aplicable a cualquier otro recurso.

𝑃𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑖𝑣𝑖𝑑𝑎𝑑 =

𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑎𝑛𝑎 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 = 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑒𝑑𝑜𝑟 𝑝𝑜𝑟 ℎ𝑜𝑟𝑎 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑎𝑛𝑎𝑠 ℎ𝑜𝑟𝑎 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑒𝑑𝑜𝑟

Para cada indicador se considerará el estado, Umbral, y Rango de Gestión: •

Estado: Corresponde al valor inicial o actual del indicador. Cuando no existe la

información necesaria para calcular el valor inicial o actual es usual utilizar el símbolo NA. •

Umbral: Se refiere al valor del indicador que se requiere lograr o mantener.

•

Rango de Gestión. Designa el espacio comprendido entre los valores mínimos y

máximos que el indicador puede tomar. Se debe establecer para cada indicador un rango de comportamiento que permita hacerle el seguimiento. Es conveniente que no se establezca un valor único (una meta) a cada indicador difícil de alcanzar, se recomienda establecer cinco valores de referencia, como mínimo para los indicadores básicos del negocio, nivel o proceso de que se trate. (Profesor , 2016)

2.2Compras y Ventas 2.1 Ventas En los tiempos de la producción artesanal, y aún en las primeras etapas de la Revolución industrial, no existía mucha competencia, había escasez de productos y los vendedores no encontraban mayores dificultades en colocar los bienes que artesanos y fabricantes producían para el mercado. El siglo XX experimentó profundos cambios dentro del mundo de las ventas; hace más de 60 años no era difícil vender, ya que la mayoría de los países habían pasado una guerra y una posguerra, que generaron grandes situaciones de escasez en casi todos los productos, fundamentalmente productos básicos. En estas condiciones la gente compraba lo que le ofrecieran sin tener que realizar complicados procesos de elección. (Ramon, 2017)

31 Las ventas son primordiales en cualquier empresa ya sea esta de bienes o servicios, para ello; es importante conocer que en todo proceso de ventas intervienen dos partes, mismas que realizan una negociación con la finalidad de obtener beneficios mutuos. “ las ventas personales suponen un flujo de comunicación entre dos vías, entre un comprador y un vendedor, a menudo en un encuentro personal, diseñado para influir en la decisión de compra de una persona o grupo” (Kerin et al., 2018) Las ventas como ciencia, arte o técnica tienen un origen y a través de la historia se dio su proceso evolutivo hasta nuestros días. Son importante dentro de las empresas ya que con ellas llevan a tener rentabilidad en la organización y en el mercado también intervienen distintas formas de ventas que son las ventas directas, estas se venden directamente al cliente y por otra parte las ventas a los intermediarios. Ventas directas: son aquellas ventas en las cuales la empresa vende directamente a clientes consumidores, usuarios o compradores, los bienes y servicios de su oferta comercial. Las empresas utilizan su propia fuerza de ventas. Puntos de ventas de la empresa: tienda, almacén, tiendas especializadas, por departamentos, sala de exhibición, puntos de ventas de fábrica. Ventas indirectas o ventas a través de intermediarios: corresponde a las ventas en las cuales la empresa fabricante o prestadora del servicio, vende a través de terceros distribuidores, así, estos terceros, contactan al cliente final, consumidor, usuario o comprador. Estas ventas no se realizan al consumidor final o público en general, sino a comerciantes o distribuidores que tienen el contacto con el consumidor. 2.2 Técnicas de ventas

32 Las técnicas de ventas corresponden a la gran habilidad que desarrollan los vendedores para interpretar un producto o servicio, de tal manera que sus características se traduzcan en bondades, beneficios, fortalezas y ventajas para sus clientes, además logra persuadirlo y motivarlo para realizar la compra en beneficio mismo del cliente comprador o consumidor. Por tal razón, las técnicas de ventas responden a un procedimiento debidamente ordenado y planeado. (Ramon, 2017) El dominio de las técnicas de ventas llevará al vendedor a relatar los beneficios y bondades de los productos, como si fueran historias que involucran a los clientes y los hace personajes principales, ya sea en una entrevista, una llamada telefónica, un correo electrónico o mediante herramientas como una página web, un catálogo, un folleto. Las técnicas de ventas ofrecen herramientas desde la entrada en el proceso de la venta hasta el cierre de la misma para obtener la respuesta deseada en el público objetivo, la compra del producto (Bernal, 2009“Citado por Ramon 2017”). 2.1.1.1 Modelo AIDA Técnica de venta Nro. 1.- Atraer la atención del cliente: Atraer la atención del cliente es definitivo, no solo en el inicio de un proceso de venta, la atención hay que mantenerla hasta el final. Sin una buena presentación y arranque, los próximos pasos de la venta no serán posibles, más bien lo que sigue es la despedida. Los profesionales dedicados a las ventas son conscientes que su labor solo tendrá éxito una vez que se logre captar la atención de los prospectos identificados, puesto que, estos prospectos, tal vez no están pensando en comprar precisamente hoy, aun cuando el vendedor se presente a las citas acordadas previamente, si no se tiene la habilidad de logar la atención del receptor lo que implica “romper” una barrera llamada “indiferencia”, muy seguramente, esta oportunidad se pierda rápidamente (Thompson, 2006).(citado por Ramon, 2017)

33 El vendedor debe atraer al cliente con habilidades, conocimientos un buen elogio ayuda a romper la barrera que muchas ocasiones existen al vender un producto o servicio, los cuales ayudan a comunicarse de mejor manera con el comprado y así poder convérselo que el producto es el más adecuado para cliente. 2.1.1.2 Técnica de Venta Nro. 2.- Crear y retener el interés del cliente: Después de lograr la atención del cliente prospecto, el paso siguiente es lograr el interés por el producto y servicio, siendo uno de los retos más importantes que tiene el vendedor. Captar la atención no dura mucho tiempo, pues las personas rápidamente quieren conocer el desenlace, así que hay que entrar el siguiente paso del proceso, crear el interés hacia lo que se está ofreciendo y retenerlo el tiempo suficiente como para terminar la presentación. (Ramon, 2017) Se debe identificar con el cliente sus necesidades y problemas que se resuelven con los productos y servicios ofertados: partir del reconocimiento de los problemas y necesidades del cliente facilita en gran parte despertar el interés de este, puesto que es muy difícil que alguien quiere escuchar sobre algo que no es de su interés, no le resuelve un problema ni le satisface una necesidad. La función del vendedor, es ayudarlo a descubrir, aclarar e intensificar esa necesidad o deseo 2.1.1.3 Técnica de venta Nro. 3.- Despertar el deseo por adquirir lo que se está ofreciendo: No se trata solo de despertar el interés del cliente por solucionar su problema, sino que también desee hacer la compra. Aquí son muy importantes los mensajes claves, acompañados de argumentos de mucho valor que despierten el deseo de hacer la compra. Algunos aspectos que ayudan a despertar el deseo por la compra del producto y servicios. (Ramon, 2017) En esta técnica la clave es la confirmación de la satisfacción del cliente e ir más allá demostrando que es la mejor alternativa explicación paso a paso del uso del producto, sin

34 descuidar detalles, incluyendo todos los servicios que presta para el cliente y los agregados incluidos. 2.1.1.4 Técnica de venta Nro. 4.- Llevar al cliente hacia la acción y cerrar la venta: Es importante determinar el momento preciso para este último paso, el cierre de la venta dado que es una consecuencia de los pasos anteriores, especialmente el tercero, cuando el cliente está maravillado con el producto o con la solución que ha encontrado. No se puede demorar el ingreso al cierre de la venta porque el cliente puede desencantarse al tener que pagar de contado, por ejemplo. El vendedor se encuentra frente al punto de vista del cliente y el cliente se encuentra frente al punto de vista del vendedor. Este punto es el más importante porque es el momento de frente a la decisión de compra que el cliente está evaluando si los beneficios del producto van a satisfacer su necesidad o deseo, o van solucionar su problema, y además, está comparando las ventajas y desventajas de tener o no el producto o servicio y por supuesto los costos de tenerlo y de no tenerlo.

2.3Compras “Es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a disposición de operaciones en el lugar y momento requerido (Dra. Benita Vega de Ching)”.(citado por Espino 2016) 2.3.1

Importancia de Compras.

“Consiste en asegurar el abastecimiento recurrente de los requerimientos de insumos y materiales de la empresa; además, la colaboración en la eficiente administración de los recursos materiales y financieros de la empresa, es decir, saber a quién, cómo y cuándo comprar; trayendo consigo mejoras en la productividad de la empresa (Michele Calimeri citado por Espino 2016)

35 2.3.2

Gestión Compras.

“Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de comercialización o de producción, los cuales deben proporcionarse en las en las cantidades adecuadas, en el momento solicitado, con el precio y en el lugar acordado” (Dra. Benita Vega de Ching citado por Espino 2016) Para la mayor parte de organizaciones: La función de compras adquiere una importancia estratégica, debido a que la eficiencia con la que se lleve a cabo determinará los costos de producción de bienes y servicios y la capacidad de respuesta a los requerimientos externos e internos; asimismo, la función de compras se ocupa del proceso de adquisición de los bienes y servicios. 2.3.3

Gestión del proceso de compras.

“Partimos que no en todas las cadenas de abastecimiento tienen iguales sus procesos, estos se diferencian por los giros de sus negocios, para lo cual una parte de la buena gestión es eliminar los procesos, tareas y actividades que no agreguen valor a la cadena; debido que estos nos ocasionan sobrecostos y pérdida de tiempo para la empresa (Pérez Villa, P. y Múnera Vásquez, F. 2000 pg. 19)”. (Espino, 2016) Una buena gestión es que exista una correlación entre los procesos, información abierta y participación entre los participantes de la cadena de abastecimiento para que los movimientos de información sean rápidos; esto nos permite mejorar que nuestros costos y nivel de servicio sean mejores. 2.3.4

Planificación de la gestión compras.

“Es la función responsable de planear y coordinar todas las actividades relacionadas con el aprovisionamiento, compra, almacenamiento, control, movimiento, manipulación, y

36 estandarización de los bienes o productos de una compañía; su principal objetivo es reducir los costos y llevar en forma eficiente el movimiento y manejo de los materiales y productos en todas sus etapas; es básicamente la función encargada de responder a las siguientes interrogantes: ¿Qué Comprar, Producir o Distribuir?, ¿Cuándo Comprar, Producir o Distribuir?, ¿Cuánto Comprar, Producir o Distribuir?, ¿A qué nivel elevar el inventario?; todo ello está basado en el libro Las Compras de Michel Calimeri”. (Espino, 2016) 2.3.5

Proceso de compras

La ISO dice: “La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido” (ISO 9001:2015); por tal motivo hay que definir el proceso de compra a seguir para la correcta adquisición de bienes.

FIGURA 4 Procesos de compra

Requision Pago

Rechazos y/o devoluciones Control de calidad

Cotizacion

Orden de compra

Recepcion de materiales

Nota. En la presente figura se visualiza el proceso de Compras. Fuente; por espino 2016

Describe el proceso de compras que inicia con la fase de la requisición, que no es más que el pedido efectuado al proveedor para satisfacer la demanda de compra, posteriormente el proveedor envía cotización donde especifica la cantidad a pagar, forma y plazo de pago. Con la información anterior se procesa la orden de compra, para proceder a la recepción de materiales, realizando un control de calidad a los productos o mercancías recibidas; en el caso que estos no cumplan con las condiciones establecidas en la orden de compra se realizará la devolución o rechazo. Una vez aceptado el pedido se procede al pago del mismo.

3. METODOLOGÍA 3.1 Enfoque, diseño y tipo de investigación 3.1.1 Enfoque En el trabajo de titulación se obtuvo dos tipos de enfoques en primer lugar, se analizará en el enfoque cuantitativo para luego complementar el estudio en el enfoque cualitativo los cuales se detallarán a continuación: cambiar a pasado toda la metodología 3.1.2 Enfoque cuantitativo Se aplico este tipo de enfoque debido a que es fundamental en un trabajo de auditoría de gestión ya que investiga aspectos numéricos y estadísticos, mismo que se realiza posteriormente en la recolección de datos. 3.1.3 Enfoque cualitativo El enfoque cualitativo es la misma manera se debe examinar aspectos, características e interpretaciones de las diferentes áreas de la empresa, mediante la cual se logrará obtener información fidedigna de procedimientos que se están llevando de manera incorrecta y que por tanto necesitan de mejora. 3.2 Diseño 3.2.1

No Experimental

Se basa en categorías, conceptos, variables, sucesos, comunidades o contexto que se dan sin la intervención directa del investigador es decir sin que el investigador altere el objeto de averiguación. En la investigación no experimental, se observan los fenómenos o acontecimientos tal y como se dan en su cont4exto natural, para después analizarlos. 3.3 Tipo de investigación 3.3.1 Exploratorio Corresponde al primer acercamiento a un tema específico antes de abordarlo en un trabajo investigativo más profundo. Se trata de un proceso para tener información básica

38 relacionada con el problema de investigación. ( Ortiz, 2019), para conocimiento propio y poder emitir comentarios sobre los problemas y puntos críticos que tienen en el ciclo de compras y ventas. 3.3.2 Investigación Descriptiva La investigación descriptiva ayuda a conocer las características externas del objeto de estudio, puede referirse a personas, hechos, proceso, relaciones naturales y sociales, debe realizarse en un tiempo y lugar determinado con el propósito de reunir argumentos fundamentales para identificar un problema específico. 3.3.3 Explicativo Posterior a realizar una observación preliminar reconociendo los principales inconvenientes en el proceso del ciclo de compras y ventas, se explica el origen o causas de los eventos anormales, con el objeto de realizar interpretaciones que aporten a la solución de la problemática de la Importadora El Palacio Del Accesorio. 3.4 Unidades de análisis En la empresa el Palacio del Accesorio cuenta con una población de seiscientas personas de las distintas áreas de la empresa. A continuación, se presenta las unidades de análisis con un departamento de administración la empresa cuenta, con un gerente general, el contador y el auxiliar de contabilidad, en el departamento de ventas y compras cuenta con supervisor de ventas. Supervisor de compras, personal de ventas, bodegueros, jefe de bodega. Personal de despacho, proveedores, clientes externo. 3.5 Muestra Para el trabajo de titulación fue necesario aplicar el cálculo de la muestra para los actores externos de la empresa, es decir los clientes, puesto que la Empresa el Palacio del

39 Accesorio cuenta con una población de 600 cliente en la región de Santo Domingo de los Tsáchilas, para los actores interno no es necesario aplicar la fórmula, debido que la muestra es menor de cien personas, por lo que se procedió a tomar en cuenta a todo el personal del departamento administrativo, compras, ventas, bodeguero, proveedores y vendedores.

𝑛=

𝑍 2 pqN ( N − 1) 𝐸 2 + 𝑍 2 pq

Donde: n= tamaño de la muestra z= nivel de confianza (95) p= Proporción de la población con la característica deseada (éxito) (80%) q= proporción de la población sin la característica deseada (fracaso) (20%) e= Nivel de error (5%) N = tamaño de la población (500)

𝑛=

(1,96)2 (0,80 ) (0,20) x 10295 ( 10295 − 1) (0,05)2 + (1,96)2 (0,80 ) (0,20) 𝑛=

3.8416x0.16x 10295 10295x0.0025 + 0,614656 𝑛=

6.327,88352 26.352156 𝑛 = 240

3.5.1.1 Técnicas de recogida de datos 3.1.1 Entrevista La entrevista es una conversación dirigida con el propósito especifico y se usan formatos de preguntas y respuestas. Se establecen un conversación pero este dialogo peculiar asimétrico donde el objetivo principal es buscar información de un tema especifico y esta se presenta como una fuente de información tanto para el entrevistador como a los gerentes, jefes de áreas y para toda la empresa

40 3.1.2

Encuesta

Para obtener información neutral de las diferentes situaciones que se dan en la empresa principalmente en el proceso o ciclo de compras y ventas, es necesario realizar un modelo de encuesta que se aplicara a los clientes externos y proveedores de la Importadora el Palacio del Accesorio, misma que se enfocan a distintas situaciones dadas en los procedimientos para verificar su correcta realización en las operaciones esta técnica se la aplicara a los clientes externos, departamento de compras y ventas, departamento de bodega y los proveedores. 3.6 Técnicas e instrumentos de investigación La técnica de análisis de datos es cuantitativa, ya que se procederá a analizar las respuestas que se obtuvieron de las encuestas ejecutadas a los empleados del área de compras- ventas y directivos de la Importadora el Palacio del Accesorio los resultados serán presentados mediante tablas, figuras con su correspondiente variable. 3.7 Técnicas de análisis de datos El análisis cualitativo es sustancial puesto que, se nos proporciona información mediante entrevistas, además de realizar trabajo de observación teniendo como respaldo la guía donde se redacta detalladamente los puntos identificados de mayor importancia, mismos que nos dan la facultad de analizar las debilidades y los distintos aspectos en proceso y procedimiento del departamento de compras y ventas de la importadora el palacio del accesorio.

4. RESULTADOS

4.1 Análisis de las encuestas y entrevistas al actores interno y externo. Mediante la recopilación de datos de la encuesta que se realizó a los clientes arrojaron la siguiente información: con un 95% los clientes conocieron a la empresa por recomendaciones. La frecuencia de compra es un 66.70% mensual, un 23.10% anual y un 10.2% semanal, al momento de decidir comprar, los clientes en un 48.7% toman en cuenta la calidad del producto, mientras que un 38.5% lo hacen por los precios económicos, con respecto a la información de promociones el 71.1% comentaron que la empresa no les informa sobre esto. El método más común de forma de pago son las transferencias bancarias con un 64.1% , el 33.3% efectivo, los clientes manifestaron sus deseos de conocer sobre las promociones por medio de Facebook con un 57.5% y 42.5% le gustaría que los llamen para promocionar los productos.( ver anexo 7 ) Mediante la aplicación de la encuesta a los proveedores se obtuvo los siguientes resultados: un 76.9% determinó que la mercadería llega a la empresa entre 2 a 10 días, los proveedores con un 92.3% comentaron que la importadora cumple con las fechas de pago el día que corresponda, un 76.9% llegaron a ofrecer sus productos por iniciativa propia, el 57.7% de los proveedores encuestados califica que la relación comercial es buena.(ver anexo 6) En la entrevista al jefe de ventas lo más relevante es sobre un sistema CRM que desean incorporar para mejorar la gestión de la relación con los clientes, el impacto del COVID 19 en las ventas perjudicó un 10% en la disminución de los ingresos de la empresa, los flujos de ventas también disminuyeron un 10% en relación con el año 2019. Los controles, actividades si cuentan con un registro adecuado, las necesidades de mercadería se

42 dan para satisfacer la escasez de los clientes. En la entrevista a la contadora lo más relevante es que la documentación de las actividades que respaldan a la empresa son las facturas y las guías de remisión, la retroalimentación de los procesos se dan todos los días porque toda la información es ingresada diariamente, realizan un análisis frecuente de sus clientes potenciales. Al jefe de compra se le realizó una entrevista, resaltando que las compras las realizan cuando el stock está por terminarse la mercadería y por la necesidad de los clientes, en cuanto al tratamiento de los productos, la empresa no cuenta con uno porque ellos compran productos de buena calidad.(ver anexos 3,4 y 5)

4.2 Levantar información de los procesos de compras y ventas para determinar las actividades que se desarrollan en cada una de ellos. En el área de compra lo primero que realizan es verificar que productos no hay en stock, realizan las ordenes de compras se la envían al jefe de compras, el verifica que las ordenes este correctamente llenadas procede a firmar y enviar al departamento de contabilidad para verificar si cuentas con dinero para realizar la compra de los productos faltantes, el departamento contable verifica si tienen liquidez, si cuentan con liquidez proceden a realizar la compra con los proveedores emiten la orden, los proveedores verifican la orden y realizan la factura correspondiente, emiten la factura a la importadora para el respectivo pago, el departamento contable analiza la factura si esta todo correcto realiza el pago, posteriormente los proveedores verifican el pago y emiten el pedido para la importadora, después de un día máximo dos días el pedido está en la importadora, le entregan al bodeguero el revisa que toda la mercadería este completa y en buen estado si lo está procede a registrar en los Kardex y emite el informe al departamento contable para finalizar el departamento registra la mercadería y le asigna los respectivos códigos y están listo para la venta.(ver anexo 9)

43 Cuando no cuenta con liquidez la empresa realiza una solicitud de crédito a sus proveedores. Si los productos no están en buen estado realizan un informe y comunican al departamento de contable para este les informe a los proveedores que se realizará una devolución de mercadería. En la Importadora el Palacio del Accesorio los procesos de ventas se realizan en base a una planificación el primer punto es anotar el pedido del cliente, verifican si el producto solicitado se encuentra en stock, si se encuentra en bodega solicitan traer el producto para hacer la respectiva venta del producto. Si en la bodega no se cuenta con el producto se le informa al cliente que por estos momentos no se dispone con el pedido, pero si el desea se puede hacer una solicitud a uno de los proveedores para adquirir el producto, si el cliente acepta se procede a realizar la orden de compra y se lo envía al jefe de ventas (supervisor), verifica que todo este correcto y envía la orden a distribuidor seleccionado, el proveedor emite la factura y envía a empresa para que efectúen el pago la empresa verifica que la factura este correctamente y efectúa el pago de esa orden, el distribuidor verifica la cancelación de la total y emite él envió de la mercadería a la importadora, reciben el producto verifican que este en buen estado y proceden a registrar en los Kardex por último se comunican con el cliente que el producto ya se encuentra en la empresa, para finalizar realizan a la venta de la mercadería.(ver anexo8)

4.3 Determinar el nivel de riesgo y confianza mediante la evaluación al sistema de control interno de los ciclos de compras y ventas Tabla 2 Resultados del Control interno del área ventas Nª

COMPONENTES

COMPONENTE PONDERADO

PONDERACION

TOTAL

NIVEL DE CONFIANZA

44 1 2 3 4 5 6 7 8

Ambiente de control establecimiento de objetivos Identificación de eventos valoración del riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo TOTAL

8,85% 9,36% 8,32% 8,90% 9,36% 7,09% 9,38% 6,72% 61,25%

Nivel de confianza

Calificación

75% - 95% 50% - 74% 15% - 49% Datos obtenidos de la investigación de campo

61,25%

12,50% 70,76% 12,50% 74,88% 12,50% 66,56% 12,50% 71,20% 12,50% 74,88% 12,50% 56,72% 12,50% 75,00% 12,50% 53,76% 100% 61,25% Nivel de Confianza Escala valoración Alto 1 Moderado 2 Bajo 3

Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Moderado Alto Moderado

Resultado

Tabla 3 Resultados del Control interno del área de compra

Nª

COMPONENTES

1 2 3 4 5 6 7 8

Ambiente de control establecimiento de objetivos Identificación de eventos valoración del riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo TOTAL

COMPONENTE PONDERADO 7,50% 9,33% 10,71% 7,00% 5,00% 10,00% 9,38% 7,50% 66,41%

Nivel de confianza 75% - 95% 50% - 74% 15% - 49% Datos obtenidos de la investigación de campo

Calificación 66%

PONDERACION

TOTAL

12,50% 60,00% 12,50% 74,64% 12,50% 85,66% 12,50% 56,00% 12,50% 40,00% 12,50% 80,00% 12,50% 75,00% 12,50% 60,00% 100% 66,41% Nivel de Confianza Escala valoración Alto 1 Moderado 2 Bajo 3

NIVEL DE CONFIANZA Moderado Moderado Alto Moderado Bajo Alto Alto Moderado Moderado Resultado

Mediante el análisis del control interno se concluyó con un resultado en las ventas de un 61.25% en ponderación, la valoración de 2 y la escala es moderada siendo así que la empresa tiene un adecuado manejo de su departamento de ventas por otro lado, en el área de compras la empresa cuenta con una ponderación de 66.41%, la valoración es de 2 y la escala es moderada, para las dos áreas se verificaran 40 documento. (ver anexos 13 y 14)

45 4.4 Desarrollar los programas de trabajo de la etapa de planificación y ejecución para la determinación de los hallazgos. A continuación, se presentan los programas de la fase I y II del proceso de auditoría. 4.4.1 Programa de auditoría de la fase de planificación Tabla 4 Programa de auditoria fase de planificación Programa de Auditoria ( Fase de Planificación) Cliente: Importadora el Palacio N° A1

Periodo: 2020

Procedimiento Realizar una visita a la empresa para conocer la misión, visión, valores de la empresa

P.T.P

Fecha

Elaborado por:

PT-A001

05/07/2021

Recopilación de información de políticas de compras, ventas y almacenamiento.

PT-A002

05/07/2021

Solicitar el organigrama de la empresa.

PT-A003

05/07/2021

Elaborar flujogramas del ciclo de ventas.

PT-A004

05/07/2021

Elaborar el flujograma del ciclo de compras

PT-A005

05/07/2021

Obtener información de ventas y compras anuales, estados financieros.

PT-A006

05/07/2021

Elaborado: Mera B.

4.4.2 Programa de auditoria para la fase ejecución. Tabla 5 Programa de auditoria para el área de compras Programa de Auditoria Cliente: Importadora el Palacio N°

Procedimiento Compruebe la cantidad monetaria de mercadería o inventario de B1 la empresa del año 2019 al 2020.

Periodo: 2020 P.T.P

Fecha

Elaborado por:

PT-B001

25/07/2021

B2 Verifique las bajas de stock en compras realizadas en producción.

PT-B002 25/07/2021

Controlar la evaluación del volumen de compras en relación a las ventas

PT-B003 25/07/2021

Controlar la calidad de los proveedores y nivel de integración con los mismo

PT-B004 25/07/2021

PT-B005 25/07/2021

Control la calidad de los pedidos generados por el área de compras Elaborado: Mera B. B5

46 Tabla 6 Programa de auditoria para el área de ventas Programa de Auditoria Cliente: Importadora el Palacio

Periodo: 2020

N° C1

P.T.P PT-C001

Procedimiento Conocer el grado de cumplimiento del presupuesto de venta. Verifique las bajas de stock en ventas del año 2020 con respecto al año 2019

Fecha 31/07/2021

Elaborado por: BM

PT-C002 31/07/2021

Evaluar la duración del ciclo de ventas para los vendedores según el promedio establecido por la empresa.

PT-C003 31/07/2021

Evaluar el margen de utilidad de ventas

PT-C004 31/07/2021

Evaluar la representación del costo de venta, que porciento del gasto de material incide en cada peso de venta

PT-C005

31/07/2021

Elaborado: Mera B.

Los resultados de las fases I y II de los procesos se podrán verificar en los anexos del 17 al 33 están cada uno de los procedimientos ejecutados para cada fase.

4.5 Comunicar los resultados obtenidos de la evaluación a los procesos de compras y ventas para que contribuyan la toma de decisiones En el resultado de la información, estudios, investigación y el análisis ejecutado de cada procedimiento realizado en la auditoria se podrán observar en el anexo 34 y 35.

5. DISCUSIÓN En la presente investigación al analizar las encuestas y entrevistas tanto al personal de la empresa y los clientes arrojaron que la mayoría de clientes desean que a empresa les otorgue crédito por más tiempo, levantación de información del área de ventas y compras se realizó los flujogramas de cada área para comprender mejor los procesos que la empresa realiza al momento de vender o comprar la mercadería el mayor problema que se da en este proceso que muchas veces el jefe de compra no aprueba rápido la orden de compra por motivo que no pasa en la empresa y para la importadora es un problema porque no acaba de realizar la orden para que la mercadería este lo más rápido posible en la empresa. Determinar el nivel de riesgo y confianza mediante la evaluación al sistema de control interno de los ciclos de compras y ventas en este punto se realizó el cuestionario de control interno que cuenta con 40 preguntas tanto para el departamento de compras y ventas, los cuales se determinó un nivel de riesgo moderado tanto para las dos áreas uno de los problemas más relevantes para el área de ventas es el componente de actividades de control ya que tiene un porcentaje de 7.09 de 12.50 lo cual la importadora no realiza constantemente actividades de control para no caer en tiempo ocio que al final perjudica a las ventas. En el área de compras en cambio con un 5.0% es en el componente de respuesta al riesgo la importadora debería mejorar este punto que es importante dentro de la auditoria porque se observa cómo pueden responder a futuros problemas que puedan suceder en la empresa. En el desarrollo de los programas de trabajo de la etapa de planificación y ejecución para la determinación de los hallazgos durante este proceso se realizó varios papeles de trabajo para verificar si la importadora tiene un problema en estas áreas, un problema que se observó que la empresa no realiza indicadores para ver como esta su liquidez,

48 endeudamiento, gestión y de rentabilidad los cuales estos son importantes para ver como la empresa se comporta cada año si sube o disminuye estos indicadores. Los resultados obtenidos de la evaluación a los procesos de compras y ventas fueron que la importadora en general deberá incluir indicadores de gestión para optimizar la rotación de las cuentas, también hubo una disminución de compras y ventas esto se dio por el COVID 19 y por el cierre temporal de las actividades por los dos meses que el gobierno decidió cerrar todas las empresas. Lo cual perjudicó a todo el mercado la importadora es una de las empresas más competitivas en la industria de repuestos o autopartes para carros

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los hallazgos encontrados dentro de las entrevista y encuestas son favorables para la empresa ya que los empleados tienen iniciativa de ir mejorando proceso y así llevar a la importadora la mejora continua, dentro de las encuestas lo más relevante es que los clientes piden más créditos de la mercadería por ende algunos clientes no realizan sus compras en la empresa y al final es una pérdida para la empresa porque el cliente no está satisfecho con las normas de la empresa. La empresa debería realizar un análisis de sus políticas de crédito para así pueden ofrecer a sus clientes más créditos y esto ayudara a incrementar las ventas, dentro de toda empresa la motivación es fundamental y genera un ambiente laboral cómodo para sus empleados, la importadora debería seguir aplicando esa motivación para mejorar todos los días y así cumplir con sus objetivos. Podrían implementar programas de motivación personal y laborar para todos sus empleados y porque no invitar a sus clientes potenciales a estos programas.

49 Al realizar cuestionario de control interno dentro de los componentes tanto en el área de venta como en el de compra hubo unos porcentajes relativamente bajos por ejemplo en el área de venta se produjo una situación en las actividades de control ya que la empresa no realiza estas mismas con frecuencia, en el área de compras la situación fue en el componente de respuesta al riesgo este componente es importante ya que ayuda a la empresa a poder resolver futuros riesgos que se puedan presentar. Dentro del área de ventas es importante que la importadora realice actividades de control dentro de sus procesos tanto administrativos, contables entre otros, para el área de compras es fundamental que la empresa se capacite sobres problemas o situaciones futuras que se puedan presentar y así poder dar respuesta dicho riesgo que pueda presentar a futuro lo cual ayudara a estar prevenido por cualquier situación más adelante. Mediante los papeles de trabajo realizados se puedo observar que la importadora no realiza o mantienen indicadores de gestión tanto como son de liquidez, endeudamiento, de gestión y de rentabilidad ya que estos ayudan analizar la situación de que la empresa tiene o cuenta, dentro de esta situación se podría decir que no se puede observar las disminuciones o incremento de las cuentas. Dentro del tercer objetivo propuesto son programas de auditoria para la planificación y ejecución para la determinación de los hallazgos lo cual dio como resultado que la importadora debería implementar indicadores de gestión que son de liquidez, endeudamiento, de gestión, y de rentabilidad estos mismo ayudaran a ver la situación de la empresa y así poder mejorar dentro de cada proceso. Dentro del informe de autoría se puedo determinar que el problema más relevante es la disminución de compras y ventas por motivos del COVID 19, otro inconveniente en estas áreas es que no realizaran indicadores de rotación tanto en el inventario, cuentas por pagar,

50 cuentas por cobrar, en general no existe ningún indicador de gestión para ver como la empresa está dentro de cada cuenta estos es importante ya que nos da otra perspectiva de la importadora y de su situación financiera, administrativa, de talento humano entre otros departamento. Para finalizar con las recomendaciones es fundamental decir que en los informes de auditoría arrojaron posibles situaciones que la empresa pueda mejorar y es importante que realicen indicadores de gestión para verificar la rotación de las cuentas por pagar, cuentas por cobrar, la rotación del inventario, entre otras cuentas que ayudan a ver de forma más rápida la situación actual de la empresa y así poder tomar decisiones para la mejora continua de la importadora y también realizar políticas para determinar el riesgo o el impacto de los desastres naturales. La empresa debería pensar en la protección financiera frente a los riegos.

7. REFERENCIAS Arias González, I. P. (2018 de abril de 2018). Auditoría Un enfoque de Gestión. Obtenido de https://www.eumed.net/rev/oel/2018/04/auditoria-gestion.html Carvajal, J., & Ralph, C. (2015). Contraloría General del Estado. (2001). Manual de Auditoría de Gestión. Quito. Obtenido de https://www.contraloria.gob.ec/WFDescarga.aspx?id=5&tipo=nor De la Parra, E., & Madero, M. (2005). Estrategia de Ventas y Negociacion. Mexico : Panaroma S.A. Espino,

(2016).

Gestion

Compras.

Obtenido

repositorio:

http://repositorio.usil.edu.pe/bitstream/USIL/2459/1/2016_Espino_Implementacion_d e_mejora_en_la_gestion_compras.pdf Herráiz, e. a. (2005). Herráiz, M. H. (2005). Herráiz, M., Hernández, A., Asenjo , E., & Herráiz, I. (2005). Kerin, R., Hartley, S., & Rudelius, W. (2018). Marketing. Mexico D.F: Pearson Educaciòn. Maldonado, E. (2006). Auditoría de Gestión, Economía Ecología, Eficacia, Eficiencia, Ética. . Quito: Tercera edición Quito Ecuador . Vazquez , M., & Pinargote , N. F. (2018). Auditoria de Gestion. Manta: Primera. Obtenido de http://www.munayi.uleam.edu.ec/wp-content/uploads/2019/02/auditoria-de-lagestion.pdf

8. ANEXOS Anexos 1 Cronograma N.ACT. 1 2 3 4 5 6 7 8

CRONOGRAMA

oct- nov- dic- ene- feb- mar- abr- may- jun- jul- ago- sep- oct- nov- dic- ene- feb- mar20 20 20 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 21 22 22 22

Desarrollo del Plan Ejecución del Proyecto Elaboración del marco teórico Aplicación de instrumentos Elaboración de la propuesta de intervención Constatación de los resultados Elaboración del informe final de tesis Disertación del grado Anexos 2 Tabla de Recursos

Recursos GASTOS HUMANO Estudiantes costos Operacionales (materiales) Trasporte Inversión (Tecnológicos) Computadora Gestión (mes) Internet Luz Subtotal Imprevistos 5% Total INGRESOS Fuente de ingreso Recurso propio Total

valor Unitario

cantidad

Valor Total USD

$0,00

$2,50

$5,00

$700,00

4 4

$23,50 $10,00

$94,00 $40,00 $839,00 $41,95 $880,95

$1.000,00 $1.000,00

Anexos 3 Entrevista para el jefe de compra Objetivo: Evaluar el ciclo de compra de la importadora el palacio del accesorio para para recopilación de datos e información relevante para la presente investigación. 1. ¿Cuáles son sus principales funciones? Jefe de compras, Vendedor, despachador 2. ¿La empresa cuenta con un control de compras? Si cuentas con un control de compras 3. ¿Tienen reportes de las compras de la mercadería? Si realizan reportes para hacer las compras de los productos. 4. ¿Usted lleva un registro de compras de la mercadería? No, porque lo hace otro trabajador 5. Tienen una plataforma para ingresar la información Si cuentan con una plataforma 6. ¿Qué criterios se toman en cuenta para que exista la necesidad de compra? Las necesidades de los clientes 7. ¿Tiene supervisión de su jefe al momento de realizar las compras? Si tiene una supervisión al realizar las compras. 8. ¿Cuántas veces por semanas realizan las compras? Las compras se las realizan cuando el stock esta por acabarse o por necesidades de los clientes 9. ¿Quién revisa y autoriza las órdenes de compra? El joven Wilson Grande 10. ¿Cuál es proceso o tratamiento que se le dan a los productos? Ellos compran productos que tienen una calidad alta 11. ¿Usted cree que se puede mejorar algún proceso dentro del área de compras?

Anexos 4 Entrevista a la contadora

Objetivo ;Evaluar el ciclo de ventas y compras de la importadora el palacio del accesorio para para recopilación de datos e información relevante para la presente investigación. 1. ¿Cómo seleccionan a los proveedores? Por lo general por el tiempo de trabajo que hay trabajando ya años con ellos, también por las necesidades que tienen dentro de la empresa 2. ¿Ha existido algún inconveniente por la falta de pago de la mercadería? No porque cumplen con los pagos o cuentas con un manejo de los pagos al día con las obligaciones. Despachos si habido por cosas de alguno producto dañado, la rotación de sus obligaciones con sus proveedores es de 30 días plazos 3. ¿Con qué método de valuación registra sus inventarios? Método promedio 4. ¿Cuáles son los documentos que respaldan las actividades que realizan dentro del proceso de compras y ventas? • Facturas • Guía de remisión 5. ¿Cómo establecen los precios de ventas? Se basa al precio de costo tiene una política que tienen un porcentaje adicional 6. ¿Realizan un registro diario de las actividades de compra y venta? Si el área de logística se encarga de la mercadería y también en el área de administración que se encarga de los registros de las compras. 7. ¿Cuántas veces al año realizan reuniones para saber sobre el proceso de compras y ventas? Por lo general realizan un análisis todos los meses para ver el progreso o cualquier error que hay dentro de los reportes. 8. ¿Cada cuánto tiempo retroalimenta los procesos de compra y venta? La empresa todos los días realizan el mismo proceso observan si tienen alguna falencia dentro de los procesos 9. ¿Cuentan con créditos para los clientes? La rotación de las cuentas por cobrar son 30 días 10. ¿Analizan a los clientes potenciales? Realizan un análisis frecuentemente de los clientes que más realizan compras más veces al mes. 11. ¿En las ventas que realizan la empresa cual es la modalidad de pago que sobre sale entre todas? La modalidad de pago que son: efectivo, transferencias y crédito a los clientes 12. ¿Cómo cree usted que su gestión aporta a la mejora continua de la empresa? De manera positiva, porque hoy en día toca actualizarse frecuentemente para así llevar a la empresa a la mejora continua

Anexos 5 Entrevista al jefe de venta

Objetivo: Evaluar el ciclo de ventas de la importadora el palacio del accesorio para para recopilación de datos e información relevante para la presente investigación. 1. ¿Cuáles son sus principales funciones en la importadora? abastecer de stock a la bodega 2. ¿Cuenta con un registro para las ventas? Si la importadora registro sus ventas todos los días. 3. ¿Mantienen un control de la salida de mercadería? Si mantiene un control de las salidas de mercadería 4. ¿Tiene un control de actividades de los vendedores? Si cuentan con un control de las actividades 5. ¿Cuál es proceso para reportar la necesidad de mercadería por falta de stock? Lo reportan cuando tienen una 10% de los productos 6. ¿Usted realiza reporte para ver las variaciones que tienen las ventas? No solo informes sobre las ventas mensuales 7. ¿En los últimos años los flujos de las ventas han incrementado o disminuido? Hay disminuido un 10% 8. Para el proceso de registrar la salida de mercancía lo hacen mediante un sistema computarizado o en físico. Si tienen un sistema computarizado 9. ¿Mantiene una política o estrategia para incrementar las ventas? Si cuentan con una estrategia que es dar promociones a los clientes. 10. ¿Cuál ha sido el impacto del COVID 19 en flujo de ventas de la importadora? Una disminución de las ventas, porque estuvieron tres sin trabajar y porque no solo venden en santo domingo si no que distribuyen la mercadería para varios cantones del ecuador 11. ¿Usted cree que se puede mejorar algún proceso dentro del área de ventas? Desean implementar un sistema CRM (sistemas de Customer Relationship Management o de gestión de la relación con el cliente) son programas que centralizan todo lo relacionado con la interacción entre la empresa y sus clientes, ya sean reales o potenciales.

Anexos 6 Encuestas para los proveedores

Anexos 7 Encuesta para los clientes

Anexos 8 Flujograma del Área de ventas

2 Anexos 9 Área de

Flujograma del compras

Anexos 10 Políticas de área de compras

POLÍTICAS RESPECTO A COMPRAS 1. La adquisición de accesorios y latería se realizarán a proveedores calificados y aprobados por la Gerencia de Operaciones, quien verificará calidad del producto y precio para adquirirlo. 2. El proceso de adquisición se realizará dependiendo del nivel de rotación.

aprovisionamiento de productos de uso regular se lo hará sobre la base del método EOQ, cuyas variables son: stock de seguridad o mínimo, stock máximo, tasa de consumo, punto de reorden y lote económico. •

Aquellos accesorios, latería que tenga baja rotación se realizará el pedido por demanda más un stock de seguridad.

3. Los requisitos para la adquisición de mercadería, serán autorizados por el Comité de Finanzas en la Tabla de Proveedores y Adquisiciones. 4. Se descalificará a un proveedor cuando no cumpla con lo establecido por el Régimen Tributario y no exista el cumplimiento de la negociación. 5. Se mantendrá una lista de proveedores calificados para la adquisición de mercaderías.

2 Anexos 11 Políticas del área de ventas

POLÍTICAS RESPECTO A VENTAS 1. Mantener la diversificación de nuestro portafolio de productos de accesorios y latería para el parque automotor, y satisfacer necesidades y expectativas de nuestros clientes, integrado a los planes de expansión y avances tecnológicos proyectados por la empresa. 2. La diversificación en el origen de los productos garantiza variedad en precios y calidad, generando fidelización de nuestros clientes. 3. La calidad de nuestros productos estará garantizada por la procedencia y el acople del mismo. 4. Es responsabilidad de la Coordinación de Ventas, elaborar mensualmente la solicitud de necesidades de productos para la venta, en función de los requerimientos del mercado, los mismos que son presentados al Comité de Marketing para su análisis e implementación en el Plan de Compras. 5. Es responsabilidad del área comercial y de la persona encargada de cotizaciones recibir, cotizar y confirmar el producto solicitado por el cliente. 6. Con la finalidad de ofrecer precios más accesibles al mercado y diversificar los productos ofertados, se incluirá dentro del Plan de Marketing, el Programa Anual de Importaciones para un abastecimiento oportuno. 7. Es responsabilidad de los Coordinadores de Logística y Ventas, mantener niveles de inventarios ideal (45 días), mínimo (30 días) y críticos (15 días), sobre el promedio mensual de las ventas nacionales de producto terminado, y en cada centro de distribución establecer los inventarios mínimos que deben manejarse en función de sus volúmenes de ventas. 8. El despacho de los productos se realizará de acuerdo al método FIFO, es decir, se despacharán los productos más antiguos.

3 9. Los requerimientos de nuestros clientes sobre productos especiales de la línea latería nacional serán solicitados con 6 días de anticipación y se confirmará la entrega con el cliente una vez se haya confirmado con el proveedor. 10. Los requerimientos de nuestros clientes sobre productos especiales (línea original o lujos) se deberán coordinar previamente con el responsable del proceso respectivo. 11. Los productos pueden ser devueltos hasta después de 30 días con la factura, y serán recibidos siempre y cuando se encuentren en igual estado al entregado al cliente, verificación que lo realizará la persona responsable de bodega.

4 Anexos 12 Políticas del Almacenamiento

POLÍTICAS CON RESPECTO AL ALMACENAMIENTO 1. Para egresar productos por deterioro o daño, el Coordinador de Logística emitirá un informe al Gerente General, estableciendo responsabilidades. 2. Trimestralmente mediante acta elaborada por las Coordinaciones de Logística y de Contabilidad y TT. HH., se procederá a realizar la venta por remate de la mercadería dañada/deteriorada o la destrucción de la misma, con la autorización de Gerencia General. 3. Los requerimientos a bodega calificados para compra deberán ser autorizados por el jefe de área. 4. Los requerimientos a bodega para entrega de accesorios, latería para mostrar al cliente deberán ser entregados siempre y cuando se registre dicho pedido en los sistemas de información. 5. Cuando un producto fue entregado a ventas para su presentación al cliente y no fue vendido, la devolución de éste debe ser registrado en el sistema de información. 6. Todo egreso de bodega diferente de la venta, deberá ser reportado al Coordinador de Logística, quien llevará un control sobre los mismos.

5 Anexos 13 Cuestionario de control interno del área de ventas

Preguntas

Ponderación

Calificación

N. Confianza

¿Se aplica un código de ética para el desempeño del personal? ¿Aplican la normativa interna de control en el proceso de venta? ¿Las ventas se registran y se factura conforme se realiza la salida de mercadería ? ¿Cuentan con reglamentos de control interno de ventas?

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

¿ El personal cumple con las disposiciones establecidas con el código de ética? ¿Los vendedores proporcionar a sus jefes inmediatos un reporte acerca de cómo van las ventas?

2,13%

1,07%

2,13%

2 3 4 5 6

Ambiente de ¿ El personal de ventas mantiene una relación cordial con los clientes? control

¿Existen capacitaciones que motiven a los vendedores?

2,13%

1,07%

¿ Se realizan procesos de inducción sobre aspectos éticos para los trabajadores de las diferentes áreas de la empresa?

2,13%

0,00%

¿Nunca se ha conocido a la empresa por procesos incongruentes o actos ilícitos por parte del personal de la empresa? ¿Nunca se han recibido reclamos por mal comportamiento del personal de ventas de los clientes?

2,13%

0,00%

2,13%

1,07%

¿ la empresa sanciona el comportamiento incorrecto de cualquier colaborador de la empresa?

2,13%

0,00%

13 Establecimiento ¿ Los objetivos de la empresa mantiene relacion con la de objetivos misión, visión y valores institucionales de la importadora?

2,13%

1,07%

¿ el área de ventas cuenta con objetivos para el logro de las metas?

2,13%

1,07%

¿las metas establecidas la cumplen el personal de ventas?

2,13%

1,07%

¿ En la importadora cuenta con una persona que realice objetivos o metas a corto plazo en ventas mensuales?

2,13%

0,00%

¿ la empresa cuenta con campañas de publicidad para lograr los objetivos del mes?

2,13%

1,07%

¿Existe información periódica y oportuna del cumplimiento de metas?

2,13%

1,07%

19 Identificación de la empresa cuenta con un sistema que la mercadería no sea eventos sustraída en la bodega?

2,13%

1,07%

Existe verificación del inventario de la bodega

2,13%

1,07%

la misma persona siempre verifica la existencia de mercadería?

2,13%

0,00%

11 12

6 22 valoración del el impacto sobre el proceso de ventas de la empresa es riesgo evaluado por el personal de administración de manera oportuna y fiable 23 si no alcanzan las metas mensuales existen procesos aprobados adicionales que permita el logro de los objetivos? 24 las devoluciones de producto generan es positivo en el proceso de ventas 25 el personal de ventas entrega siempre los documentos de respaldo de las ventas efectuadas? 26 ¿ el personal contable verifica los documentos entragrados por el personal de ventas? 27 Respuesta al Se han tomado medidas para efectivizar los procesos de riesgo ventas 28 El personal de bodega verifica las devoluciones que estén correctamente registrada 29 la entrega de pedidos se encuentra supervisada siempre por el personal de bodega 30 el personal de bodega verifica la mercadería que este en mal estado 31 el supervisor de ventas maneja información fluida y oportuna para informar al gerente general para alcanzar la meta de ventas? 32 el proceso de venta incorpora actividades de control 33 Actividades de el área de venta cuenta con políticas especias y manuales control de procedimiento para aplicarlos como herramientas de gestión 34 existen actualizaciones permanentes para el mejoramiento de la empresa, manuales de procedimientos y reglamento interno 35 el departamento de contabilidad exige reportes de ventas diarias? 36 el gerente general exige informes de manera frecuentes del área de venta? 37 ¿Se informa a los empleados de las políticas que existen en la empresa? 38 la comunicación entre áreas es oportuna? 39 el personal de venta conoce sobre las metas que deben alcanzar? 40 Información y ¿Cuenta con un estatuto actualizado? comunicación 41 ¿Se elabora un presupuesto para el área de ventas?

2,13%

1,07%

2,13%

0,00%

2,13%

0,00%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13%

1,07%

2,13% 2,13%

1 1

1,07% 1,07%

2,13%

1,07%

2,13% 2,13%

1 1

1,07% 1,07%

2,13%

0,00%

2,13%

1,07%

¿Se dispone de un catálogo de procesos, conocen todos los empleados y los procedimientos básicos de la Entidad?

2,13%

1,07%

¿ Informan de algún inconveniente que se presente con unos de los clientes a las autoridades superiores? ¿Realizan verificaciones mensuales del stock de la mercadería? ¿Realizan una supervisión de la atención al cliente? ¿Realizan una supervisión en los procesos de ventas? ¿analizan los flujos de ventas frecuentemente? TOTAL

2,13%

2,13% 2,13% 2,13% 100%

1 1 2

1,07% 1,07% 2,13% 52%

44 45 46 47

Monitoreo

7 Anexos 14 Cuestionario de control interno del área de compras

No 1 2 3 4 5

7 8 9 10 11

12 13 14

15 16 17 18 19 20

21 22 23 24

Ponderación Calificación N. Confianza Componentes Preguntas Ambiente de ¿Se aplica un código de ética para el desempeño del 2,22% 1 1,11% control personal? ¿Aplican la normativa interna de control en el proceso 2,22% 1 1,11% de compra? ¿Cuentan con reglamentos de control interno de 2,22% 1 1,11% compra? ¿ El personal cumple con las disposiciones 2,22% 1 1,11% establecidas con el codito de ética? ¿ Se realizan procesos de inducción sobre aspectos 2,22% 1 1,11% éticos para los trabajadores de las diferentes áreas de la empresa? Estableciemto ¿ Los objetivos de la empresa mantiene relacion con la 2,22% 1 1,11% de objetivos misión, visión y valores institucionales de la importadora? ¿Cuándo se han identificado eventos se analizado 2,22% 0 0,00% factores externos e internos? ¿Al detectar riesgos se consideran con eventos 2,22% 1 1,11% pasados y futuros? ¿Se clasifican los riesgos de acuerdo al nivel de 2,22% 1 1,11% importancia? ¿Al establecer los objetivos para compras se analizan 2,22% 1 1,11% factores externos e internos? ¿Las políticas, normas y procedimientos se actualizan 2,22% 0 0,00% con frecuencia para el cumplimiento del objetivo de compras? ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento del 2,22% 1 1,11% objetivo en compras? ¿Existe participación del área de compras para el logro 2,22% 2 2,22% de los objetivos? Identificación ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales 2,22% 1 1,11% de eventos que afecten el proceso de compras y por ende el logro de los objetivos?

. ¿Ha existido la participación de jefe de compras para la identificación de eventos? ¿La empresa cuenta con la elaboración de un FODA en el proceso de compras? ¿El sistema informático de compras esta de acorde a sus necesidades? ¿Al existir un evento negativo existe un análisis por parte de la dirección de forma inmediata? ¿La empresa cuenta con un análisis de precios, marcas, modelos de otros proveedores? ¿Cuándo existen mala calidad en los producto o queja de los clientes la empresa reporta a los proveedores sobre estos inconvenientes? Valoración de ¿Se analizan los riesgos y se toman acciones para riesgo mitigarlos? ¿Se valora la probabilidad de ocurrencia de un riesgo? ¿Se evalúa los riesgos relacionando con los objetivos del departamento compras y su impacto? ¿En el departamento cuenta con tecnología para su funcionamiento eficaz y no impida el logro del objetivo?

2,22%

1,11%

2,22%

0,00%

2,22%

1,11%

2,22%

1,11%

2,22% 2,22%

1 1

1,11% 1,11%

2,22%

1,11%

8 25

26 27 28 29 30

31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

¿se toman medidas especiales para asegurar que los empleados nuevos entiendan la cultura del departamento y actúen correctamente?

2,22%

0,00%

¿Al realizar cambios en el proceso de generación de contratos se analiza el impacto de posibles riesgos? Respuesta al ¿Existen controles que aseguran que las acciones de la riesgo dirección se lleven a cabo correctamente? ¿Se le comunica al personal sobre los riesgos posibles que pueden afectar a la entidad? ¿Se encuentra elaborado un plan de contingencias, para afrontar los riesgos en las aprobaciones? ¿Al identificarse un riesgo potencial en el proceso de análisis, la gerencia evalúa posibles respuestas, como evitarlo, reducirlo, compartirlo o aceptarlo?

2,22%

0,00%

2,22%

1,11%

2,22%

1,11%

2,22%

0,00%

2,22%

1,11%

¿La empresa tiene establecido controles para determinar un nivel de riesgo residual? Actividades de ¿Se realizan evaluaciones al proceso de análisis de control datos de compra? ¿Se encuentran establecidas las políticas y procedimientos para el área de compras? ¿Se informa a los empleados de las políticas que existen en la empresa? ¿Existe un control de las ordenes de compras? ¿Nunca han hecho un pedido sin las aprobaciones del jefe de compra? Información y ¿Se utilizan reportes para entregar información diario, comunicación semanal o mensual? ¿Se entrega información como reglamentos, manuales, etc., a los empleados? ¿La información fluye en todos los niveles de la empresa? ¿La planificación del departamento es comunicada oportunamente? Monitoreo ¿ Realizan un seguimiento del proceso de compras? ¿Se investigan y corrigen las diferencias encontradas dentro de la empresa? ¿Se realizan auditorias, para evaluar la situación de la empresa? ¿Se comunican los hallazgos a los superiores inmediatos y a sus responsables, para tomar las medidas necesarias? ¿Existe una persona que supervise que se cumpla el proceso en el departamento? TOTAL

2,22%

1,11%

2,22%

1,11%

2,22%

1,11%

2,22% 2,22%

2 0

2,22% 0,00%

2,22%

0,00%

2,22%

1,11%

2,22%

1,11%

2,22% 2,22%

2 1

2,22% 1,11%

2,22%

0,00%

2,22%

1,11%

2,22%

100%

50%

9 Anexos 15 Matriz de recomendaciones al área de venta

COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Ambiente de control

Se realizan procesos de inducción sobre aspectos éticos para los trabajadores de las diferentes áreas de la empresa

Bajo

Programar las inducciones de trabajo para el personal nuevos. Realizar políticas de sanción por inconvenientes internos.

la empresa sanciona el comportamiento incorrecto de cualquier colaborador de la empresa

Moderado

Establecimiento En la importadora cuenta con una de objetivos persona que realice objetivos o metas a corto plazo en ventas mensuales

Moderado

Delegar las funciones en base a los objetivos de la empresa

Identificación de la misma persona siempre verifica la eventos existencia de mercadería

Moderado

Conformar un equipo para verificación de mercadería

Valoración del Si no alcanzan las metas mensuales riesgo existen procesos aprobados adicionales que permita el logro de los objetivos

Moderado

Definir políticas de ventas mensuales para analizar el incremento de ingresos a la empresa

Moderado

La empresa debe definir un control de actividades dentro del proceso de ventas

Actividades de el personal de venta conoce sobre las control metas que deben alcanzar?

Alto

Realizar conferencias para dar a conocer sobres los objetivos de ventas

Información y Cuenta con un estatuto actualizado comunicación

Alto

Actualizar todos los documentos anualmente

Alto

Realizar jun análisis de las opciones sugeridas por los clientes para mejorar la atención

Respuesta al riesgo

Monitoreo

El proceso de venta incorpora actividades de control

Realizan una supervisión de la atención al cliente

10 Anexos 16 Matriz de recomendaciones para el área de compras

COMPONENTE Ambiente de control

ÁREA CRÍTICA Cuentan con reglamentos de control interno de compra

establecimiento de Cuando se han identificado objetivos eventos se analizado factores externos e internos Identificación de La empresa cuenta con la eventos elaboración de un FODA en el proceso de compras

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Moderado

Realizar normas, reglamentos, políticas para el mejoramiento del ambiente de control del departamento de compras Verificar los factores internos y externos que puedan afectar la actividad de la empresa

Alto

Moderado

Actualizar los factores que perjudiquen a la empresa

Al realizar cambios en el proceso de generación de contratos se analiza el impacto de posibles riesgos

Alto

Cambiar la perspectiva para analizar los riesgos de la empresa

Respuesta al riesgo Se encuentra elaborado un plan de contingencias, para afrontar los riesgos en las aprobaciones

Alto

Realizar un plan de contingencia para los futuros riesgos que puedan ocurrir dentro de la empresa

valoración del riesgo

Actividades de control

Se informa a los empleados de las políticas que existen en la empresa

Moderado

Mejorar la comunicación interna, Mediante reuniones de trabajo

Información y comunicación

Se entrega información como reglamentos, manuales, etc., a los empleados

Moderado

Involucrar al trabajador con la las normas, reglamentos de la empresa

Alto

Realizar una vez al año una auditoria para analizar el procrecimiento de la empresa

Monitoreo

Se realizan auditorias, para evaluar la situación de la empresa

11 Anexos 17 Papeles de trabajo A001 Papel de trabajo A00 1 Realizar una visita a la empresa para conocer Misión. Visión y valores.

Elaborado por: MB PT-A001 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Realizar una visita a la empresa para conocer la Misión. Visión y valores.

Misión Somos la proveedora de Auto partes y accesorios con el mayor stock en la Provincia Tsáchilas y sus zonas de influencia, con precios competitivos y servicios complementarios, respaldados en la experiencia y seriedad que profesamos. Visión Ser una empresa líder en la comercialización de auto partes y accesorios multimarca, comprometidos con la satisfacción total del cliente, prestando servicios de calidad y calidez Valores institucionales Puntualidad Seriedad Eficiencia Mejora continua Eficacia Compromiso Cortesía Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

12 Anexos 18 Papel de trabajo A002 Papel de trabajo A00 2Recopilación de información de políticas de compras, ventas y almacenamiento.

Elaborado por: MB PT-A002 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Recopilación de información de políticas de compras, ventas y almacenamiento. POLÍTICAS RESPECTO A COMPRAS 1. La adquisición de accesorios y latería se realizarán a proveedores calificados y aprobados por la Gerencia de Operaciones, quien verificará calidad del producto y precio para adquirirlo. 2. El proceso de adquisición se realizará dependiendo del nivel de rotación. El aprovisionamiento de productos de uso regular se lo hará sobre la base del método EOQ, cuyas variables son: stock de seguridad o mínimo, stock máximo, tasa de consumo, punto de reorden y lote económico. • Aquellos accesorios, latería que tenga baja rotación se realizará el pedido por demanda más un stock de seguridad. 3. Los requisitos para la adquisición de mercadería, serán autorizados por el Comité de Finanzas en la Tabla de Proveedores y Adquisiciones. 4. Se descalificará a un proveedor cuando no cumpla con lo establecido por el Régimen Tributario y no exista el cumplimiento de la negociación. 5. Se mantendrá una lista de proveedores calificados para la adquisición de mercaderías. POLÍTICAS RESPECTO A VENTAS 1. Mantener la diversificación de nuestro portafolio de productos de accesorios y latería para el parque automotor, y satisfacer necesidades y expectativas de nuestros clientes, integrado a los planes de expansión y avances tecnológicos proyectados por la empresa. 2. La diversificación en el origen de los productos garantiza variedad en precios y calidad, generando fidelización de nuestros clientes. 3. La calidad de nuestros productos estará garantizada por la procedencia y el acople del mismo. 4. Es responsabilidad de la Coordinación de Ventas, elaborar mensualmente la solicitud de necesidades de productos para la venta, en función de los requerimientos del mercado, los mismos que son presentados al Comité de Marketing para su análisis e implementación en el Plan de Compras. 5. Es responsabilidad del área comercial y de la persona encargada de cotizaciones recibir, cotizar y confirmar el producto solicitado por el cliente. 6. Con la finalidad de ofrecer precios más accesibles al mercado y diversificar los productos ofertados, se incluirá dentro del Plan de Marketing, el Programa Anual de Importaciones para un abastecimiento oportuno 7. Es responsabilidad de los Coordinadores de Logística y Ventas, mantener niveles de inventarios ideal (45 días), mínimo (30 días) y críticos (15 días), sobre el promedio mensual de las ventas nacionales de producto terminado, y en cada centro de distribución establecer los inventarios mínimos que deben manejarse en función de sus volúmenes de ventas. 8. El despacho de los productos se realizará de acuerdo al método FIFO, es decir, se despacharán los productos más antiguos. 9. Los requerimientos de nuestros clientes sobre productos especiales de la línea latería nacional serán solicitados con 6 días de anticipación y se confirmará la entrega con el cliente una vez se haya confirmado con el proveedor. 10. Los requerimientos de nuestros clientes sobre productos especiales (línea original o lujos) se deberán coordinar previamente con el responsable del proceso respectivo.

13 11. Los productos pueden ser devueltos hasta después de 30 días con la factura, y serán recibidos siempre y cuando se encuentren en igual estado al entregado al cliente, verificación que lo realizará la persona responsable de bodega. POLÍTICAS CON RESPECTO AL ALMACENAMIENTO

1. Para egresar productos por deterioro o daño, el Coordinador de Logística emitirá un informe al Gerente General, estableciendo responsabilidades. 2. Trimestralmente mediante acta elaborada por las Coordinaciones de Logística y de Contabilidad y TT. HH., se procederá a realizar la venta por remate de la mercadería dañada/deteriorada o la destrucción de la misma, con la autorización de Gerencia General. 3. Los requerimientos a bodega calificados para compra deberán ser autorizados por el jefe de área. 4. Los requerimientos a bodega para entrega de accesorios, latería para mostrar al cliente deberán ser entregados siempre y cuando se registre dicho pedido en los sistemas de información. 5. Cuando un producto fue entregado a ventas para su presentación al cliente y no fue vendido, la devolución de éste debe ser registrado en el sistema de información. 6. Todo egreso de bodega diferente de la venta, deberá ser reportado al Coordinador de Logística, quien llevará un control sobre los mismos. Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

14 Anexos 19 Papel de trabajo A003 Papel de trabajo A00 3 Organigrama empresarial

Elaborado por: MB PT-A003 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Solicitar el organigrama de la empresa.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

15 Anexos 20 Papel de trabajo A004 Papel de trabajo A00 4Organigrama general de la Importadora

Elaborado por: MB PT-A003 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Solicitar el organigrama de la empresa.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

16 Anexos 21 Papel de trabajo A005 Papeles de trabajo A001 Flujograma del ciclo de ventas

Elaborado por: MB PT-A004 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Elaborar flujogramas del ciclo de ventas.

La elaboración del flujograma es para que los empleados conozcan el ciclo de ventas que se realiza en la empresa

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

17 Anexos 22 Papel de trabajo A006 Papeles de trabajo A002 Flujograma de ciclo de compras

Elaborado por: MB PT-A005 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Elaborar flujogramas del ciclo de compras.

La elaboración del flujograma es para que el cliente y personal conozcan el ciclo de compras que se realiza en la empresa

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

18 Anexos 23 Papel de trabajo A007 Papeles de trabajo A003 Información de estados financieros

Elaborado por: MB PT-A006 Fecha: 05/07/2021 Objetivo: Obtener información de ventas y compras anuales, estados financieros.

Se solicito los estados financieros de los tres años de la empresa para hacer una relacion de ventas anuales, compras anuales, inventario y demás cuentas que ayuden a tener un análisis global de empresa y los registros mensuales de las compras y venta (ver anexo) Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

19 Anexos 24 Papel de trabajo B001 Papeles de trabajo B001 4 Comparación de mercadería del año 2019 al 2020

Elaborado por: MB PT-B001 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Compruebe la cantidad monetaria de mercadería de la empresa del año 2019 al 2020.

Según el análisis realizado en años 2019 la importadora contaba con un total de $358.783,97 respecto al año 2020 es de $204.830,76 lo cual se puede verificar que hubo una disminución por razones de la pandemia del COVID 19, todos los negocios tuvieron que cerrar por tres meses los cuales afectaron a la mercadería por $153.953,21.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

Anexos 25 Papel de trabajo B002 Papeles de trabajo B002 5 Verificación del Stock de compras

Elaborado por: MB PT-B002 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Verifique las bajas de stock en compras realizadas en producción.

Analizando el estado de resultado con un total de $ 1486611,49 en el año 2020 respecto al año 2019 tienen un valor de $ 1820955,62 cual la importadora obtuvo una disminución de sus compras de 333344,13 por motivos de cierre de la empresa por la cuarentena por tres meses que declaro el presidente de la república.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

21 Anexos 26 Papel de trabajo B003 Papeles de trabajo B003 6 Volumen de compras en relación a las ventas

Elaborado por: MB PT-B003 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Controlar la evaluación del volumen de compras en relación a las ventas En el año 2020 la importadora obtuvo los valores de compras. Compras Volumen de compra

1.486.611,49 Valor de Compras Ventas totales

2.253.487,81 1.486.611,49 2.253.487,81

1,52

Por cada valor de la compra se tendrá 1.52 de las ventas totales. Para la empresa es bueno porque es mayor a uno.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

22 Anexos 27 Papel de trabajo B004 Papeles de trabajo B004 7 Calidad de proveedores

Elaborado por: MB PT-B004 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Controlar la calidad de los proveedores y nivel de integración con los mismo

Calidad proveedores

Proveedores certificados Total proveedores

1310 1872

Para la importadora por cada proveedor certificado sube su nivel de calidad a un 70%

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

70%

23 Anexos 28 Papel de trabajo B005 Papeles de trabajo B005 8 Calidad de los pedidos

Elaborado por: MB PT-B005 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Control la calidad de los pedidos generados por el área de compras

Calidad de pedidos

Pedidos generados sin problemas *100 Total pedidos generados

22.680.00

90%

25.200.00

La Importadora del total de sus pedidos tiene un 90% de pedidos que se generan sin problemas, lo cual tiene un 10% de pedidos que no se generan. Se puede decir que por cada pedido sin problemas el porcentaje de calidad de los pedidos aumenta al 90%

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

24 Anexos 29 Papel de trabajo C001 Papeles de trabajo C001 9 Grado de cumplimiento de las ventas

Elaborado por: MB PT-C001 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Conocer el grado de cumplimiento del presupuesto de venta.

Grado de cumplimiento

Ventas reales Ventas presupuestadas

*100

2.253.487,81 3.015.382,32

74,73

Para la importadora las ventas presupuestadas son de 3.015.382,32 las ventas reales son de 2.253.487,81 lo cual quiere decir que no cumplieron con el objetivo. Se pude interpretar que por cada venta no realizada la empresa no cumplirá con los objetivos de las ventas presupuestadas Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

25 Anexos 30 Papel de trabajo C002 Papeles de trabajo C002 10 Baja de Stock de las ventas

Elaborado por: MB PT-C002 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Verifique las bajas de stock en ventas del año 2020 con respecto al año 2019

Según el estado financiero del año 2020 las ventas fueron de 2.253.487,81 respecto al año 2019 que es de 2.741.256,65 lo cual por la pandemia y el confinamiento de los tres meses hubo una disminución de 487.768,84

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

26 Anexos 31 Papel de trabajo C003 Papeles de trabajo C003 11 Duración del ciclo de ventas

Elaborado por: MB PT-C003 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Evaluar la duración del ciclo de ventas

ciclo de ventas

Duración de ciclo de ventas del vendedor

0,2

0,67

Promedio de duración del ciclo de 0,3 ventas Según la empresa el promedio del ciclo de ventas es de 30 minutos por cliente, para los vendedores la duración es de 20 minutos, lo cual están por debajo del promedio de duración es bueno ya que pueden atender a más clientes al día, podrán aumentar el nivel de ventas.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

27 Anexos 32 Papel de trabajo C004 Papeles de trabajo C004 12 Analizar la utilidad de las ventas

Elaborado por: MB PT-C004 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Conocer la utilidad de ventas Margen de utilidad por ventas

Utilidad del ejercicio Ventas totales

*100

47984,5155 2,129344356 2253487,81

El indicador refleja que la importadora tiene un 2,12 de utilidad sobre las ventas, esto quiere decir que por cada 100 dólares que se recibe de ventas hay un 2,12 dólar de utilidad en la empresa.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

28 Anexos 33 Papel de trabajo C005 Papeles de trabajo C005 13 Analizar el peso de las ventas con los gastos

Elaborado por: MB PT-C005 Fecha: 25/07/2021 Objetivo: Evaluar la representación del costo de venta, que porciento del gasto de material incide en cada peso de venta

Gasto de material por peso de venta

Gasto de material Ventas anuales

*100

491.240,72 2.253.487,81

21,80

Según el análisis se puede decir que las ventas anuales son 2.253.487,81 con respecto a los gastos que es de 491.240,72, esto representa algo favorable para la empresa porque tiene 21,80 más de ventas.

Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

29 Anexos 34 Registro de ventas

CASO

FECHA

NOMBRE

Ventas

02/01/2020

1720611134

Factura

Ventas

02/01/2020

1715326565

Factura

19,587

2,35

Ventas

02/01/2020

0803839018

Factura

60,268

7,23

Ventas Ventas Ventas Ventas Ventas

02/01/2020 02/01/2020 02/01/2020 02/01/2020 02/01/2020

CHICAIZA HIDROVO GABRIEL MARCELO DIOGENES RODOLFO ASTUDILLO ARIAS VELEZ CEVALLOS MARCOS VINICIO CONSUMIDOR FINAL ERI NARVAEZ PULLAS LUIS LOPEZ CHUQUIRIMA FREDY MEDINA ESPINOZA MAYRA MORENO PINZON

SUBTOTAL IVA 35,625

9999999999999 1706870969 1722288857 1715321962 1717339418001

Factura Factura Factura Factura Factura

8,928 3,13 25 0 25

1,07 0,37 3 0 3

Ventas

02/01/2020

1705938254

Factura

3,13

0,37

Ventas

02/01/2020

1314313337

Factura

31,25

3,75

Ventas Ventas

02/01/2020 02/01/2020

1713510897 1723910004001

Factura Factura

8,929 44,643

1,07 5,36

Ventas

02/01/2020

1709039125001

Factura

3,13

0,37

Ventas Ventas

02/01/2020 02/01/2020

1715321962 1313694893

Factura Factura

75 423,214

9 50,79

Ventas

02/01/2020

1313694893

Factura

58,929

7,07

Ventas

02/01/2020

1715174536001

Factura

17,857

2,14

Ventas Ventas

02/01/2020 02/01/2020

1719617639001 1709843617

Factura Factura

8,482 57,308

1,02 6,88

Ventas

02/01/2020

1102867932001

Factura

691,072

82,93

Ventas Ventas Ventas

02/01/2020 02/01/2020 02/01/2020

0501448112001 9999999999999 1715264519

Factura Factura Factura

14,286 48,214 83,929

1,71 5,79 10,07

Ventas

02/01/2020

0702635954

Factura

26,786

3,21

Ventas

02/01/2020

1720787124

Factura

Ventas

02/01/2020

1714706957

Factura

10,446

1,25

Ventas

02/01/2020

1713681292001

Factura

10,854

1,3

Ventas

02/01/2020

1709857708

Factura

8,036

0,96

Ventas

02/01/2020

0501583843001

Factura

6,25

0,75

Ventas

02/01/2020

ROSERO DUQUE ANGEL PATRICIO GARCIA ZAMBRANO CARMEN AUXILIADORA NESTOR GARCIA SANCHEZ EDISON OTAVALO CACOANGO NARVAEZ LOZA JORGE HUMBERTO FREDY MEDINA ESPINOZA JOSE GABRIEL BOWEN QUIROZ JOSE GABRIEL BOWEN QUIROZ BENAVIDES CARRION FULVIO ALFREDO PUMA HOYOS CARDENAS EGAS TITO RAFAEL JOHN EDMUNDO OCAÑA GUTIERREZ WALTER CATOTA CATOTA CONSUMIDOR FINAL HERNAN DAVILA AGUILAR ROMERO MOREIRA STALYN TELMO CABRERA JARAMILLO AVENDAÑO VILLEGAS WILSON RAFAEL NUÑEZ TAQUEZ JHONNY MARCELO CARLOS GUAYUNA PILICITA LUIS ANIBAL REMACHE OLIVO CONSUMIDOR FINAL

9999999999999

Factura

19,643

2,36

RUC

TIPO

TOTALIVA 4,28

30 Anexos 35 Registro de compras

012225110

SUBTOTAL IVA 50

TOTAL IVA 6

Factura

000032953

219,62

26,35

Factura

000190199

2,86

0,34

Factura

000236492

50,89

6,11

Factura

000064506

1,07

0,13

Factura

000243501

UOTRASATE

Factura

000243508

17,86

2,14

SCANNER EXPRESS CIA LTDA ACE SEGUROS S.A.

Factura

000121448

137,84

16,54

Factura

057280197

4,22

0,51

GARNICA RODRIGUEZ BETTY DE JESUS OTECEL

Factura

000004250

4,18

0,5

Factura

062545836

270,25

32,43

JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA BELTRAN SANTANA EDWING HECTOR FARMASAVI S. A.

Factura

000112343

266,92

32,03

Factura

000112424

417,6

50,11

Factura

000112429

412,92

49,55

Factura

000112458

462,01

55,44

Factura

000112485

34,54

4,14

Factura

000112543

57,18

6,86

Factura

000112574

334,04

40,08

Factura

000112591

127,59

15,31

Factura

000112594

157,86

18,94

Factura

000014701

5,36

0,64

Factura

000053674

46,24

5,55

Factura

000015228

148,05

17,77

Factura

000005798

38,11

4,57

Factura

000005811

225,24

27,03

02/01/2020

DISTRIVEHIC DISTRIBUIDORA DE VEHICULOS S.A. JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA JEP IMPORTACIONES CIA.LTDA VALLEJO ARAUJO S.A.

Factura

000056764

113,24

13,59

Compras

02/01/2020

AUTOEASTERN S.A.

Factura

000001440

8,4

Compras

02/01/2020

Factura

000016631

Compras

02/01/2020

COOPERATIVA DE TRANSPORTE Y TURISMO BAÑOS COOPERATIVA DE TRANSPORTE CITA EXPRESS

Factura

000003343

20,54

2,46

CASO

FECHA

Compras

01/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

NOMBRE

TIPO

COMPROBANTE

MEGADATOS S.A

Factura

02/01/2020

GRANDES ALCIVAR WILSON ISAAC ALCIVAR CHAVEZ DEBIHD LUZ BALSECA SABANDO JAVIER EFRAIN VILLACRES PABON AIDA MARINA UOTRASATE

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

02/01/2020

Compras

31 Compras

03/01/2020

Factura

000017912

106,8

12,82

Factura

000179103

230,86

27,71

Factura

000179224

28,95

3,47

Factura

000179230

167,08

20,05

Factura

000179243

157,52

18,9

Factura

000179380

55,95

6,72

Factura

000014134

3,12

0,38

03/01/2020

AUTOMOVILES REPUESTOS Y PARTES ARP S.A. CORPORACION AUTOMOTRIZ ALVARADO CIA. LTDA CORPORACION AUTOMOTRIZ ALVARADO CIA. LTDA CORPORACION AUTOMOTRIZ ALVARADO CIA. LTDA CORPORACION AUTOMOTRIZ ALVARADO CIA. LTDA CORPORACION AUTOMOTRIZ ALVARADO CIA. LTDA COOPERATIVA DE TRANSPORTE JOHN FITZGERALD BANCO DE GUAYAQUIL S.A

Compras

03/01/2020

Compras

03/01/2020

Compras

03/01/2020

Compras

03/01/2020

Compras

03/01/2020

Compras

03/01/2020

Compras

Factura

003758478

36,54

4,39

Compras

03/01/2020

MANSUERA S.A

Factura

000142728

109,37

13,12

Compras

03/01/2020

CORPORACION NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES CNT EP

Factura

139375327

13,8

1,66

Anexos 36 Informe de auditoría del área de compras

Equipo Auditor: Mera Beatriz Informe de auditoria Fecha vigente: 18/08/2021 Fecha:15/08/2021 Tipo de auditoria: Auditoria de gestión Objetivo Verificar los inconvenientes surgidos en el área de compras Alcance Dar a conocer los resultado o novedades de este departamento. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Se ejecuto el plan de auditoría de acuerdo con las fechas y horarios establecidos donde se verifican todos los puntos propuestos. ASPECTOS RELEVANTES En el área de compras de la importadora se encontraron algunos inconvenientes con un nivel de riesgo moderados los cuales son como políticas que no están bien elaboradas para este departamento, otro de los inconvenientes surgido durante este periodo fue sobre la pandemia (COVID 19) que afecto a toda a industria, ya que por las diferentes disposiciones del gobierno hubo confinamiento los cuales no se abrieron las empresas durante dos meses y hubo una pérdida de mercadería, por daño de los inventarios. Según las políticas de compras la adquisición de accesorios y latería se realizarán a proveedores calificados y aprobados por la Gerencia de Operaciones, quien verificará calidad del producto y precio para adquirirlo. También la empresa se descalificará a un proveedor cuando no cumpla con lo establecido por el Régimen Tributario y no exista el cumplimiento de la negociación. El proceso de adquisición se realizará dependiendo del nivel de rotación. El aprovisionamiento de productos de uso regular se lo hará sobre la base del método EOQ, cuyas variables son: stock de seguridad o mínimo, stock máximo, tasa de consumo, punto de reorden y lote económico. Aquellos accesorios, latería que tenga baja rotación se realizará el pedido por demanda más un stock de seguridad. ASPECTOS A MEJORAR • Establecer políticas para la prevención de riesgos a largo plazo • Verificar a el mejor proveedor ( realizar las 5 fuerza del Porter) HALLAZGOS Algunas políticas no están bien propuestas para el área, deben realizar políticas que ayuden a reducir los riesgos a largo plazo. Descalifican a un proveedor solo por atrasos, pero no realizan un estudio del mejor proveedor y verificar las competencias de este proveedor. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La importadora no tiene políticas optimas que le ayuden a la mejora de la empresa, tanto financiera como solidaria hacia la sociedad. Deberían realizar una retroalimentación de las políticas y ver los beneficios que han obtenido hasta la actualidad y determinar nuevas políticas para los riesgos a futuros. Elaborado por Beatriz Mera

Supervisado por Ximena García

33 Anexos 37 Informe de auditoría del área de ventas

Equipo Auditor: Mera Beatriz Informe de auditoria

Fecha vigente: 06/08/2021

Fecha:15/08/2021 Tipo de auditoria: Auditoria de gestión Objetivos Verificar los inconvenientes surgidos en el área de ventas Alcance Dar a conocer los hallazgos del área de ventas. ACTIVIDADES DESARROLLADAS Se ejecuto el plan de auditoría de acuerdo con las fechas y horarios establecidos donde se verifican todos los puntos propuestos. ASPECTOS RELEVANTES En el área de ventas de la importadora se encontraron algunos inconvenientes uno de ellos es que la empresa no realiza indicadores de gestión para monitorear las cuentas que son de rotación de inventario, rotación de cuentas por pagar, entre otros indicadores que ayudan a verificar como la empresa está actualmente, en este periodo del 2020 la empresa disminuyo sus ventas por motivo de pandemia y el cierre de los dos meses que dicto el gobierno por el confinamiento. La empresa siempre se preocupa por mantener la diversificación de nuestro portafolio de productos de accesorios y latería para el parque automotor, y satisfacer necesidades y expectativas de nuestros clientes, integrado a los planes de expansión y avances tecnológicos proyectados por la empresa. Es importante resaltar que la importadora que la responsabilidad de los Coordinadores de Logística y Ventas, mantener niveles de inventarios ideal (45 días), mínimo (30 días) y críticos (15 días), sobre el promedio mensual de las ventas nacionales de producto terminado, y en cada centro de distribución establecer los inventarios mínimos que deben manejarse en función de sus volúmenes de ventas. Los productos pueden ser devueltos hasta después de 30 días con la factura, y serán recibidos siempre y cuando se encuentren en igual estado al entregado al cliente, verificación que lo realizará la persona responsable de bodega. ASPECTOS A MEJORAR • Establecer políticas indicadoras de gestión HALLAZGOS La investigación arrojo que la importadora no cuenta con los indicadores de gestión ya que estos son importantes para ver la evolución de la empresa. Un punto importante que la empresa cuenta con diversificación de sus productos. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES La importadora debería implementar los indicadores de gestión para tener una perspectiva más segura y confiable para su socio y el personal. En general el departamento es eficiente para el crecimiento de continuo de la empresa. Elaborado por Supervisado por Beatriz Mera

Ximena García

3 Anexos 38 GUIA PARA EL ANALISIS DE DATOS

GUIA PARA EL ANÁLISIS DE DATO DE LA IMPORTADORA ACTIVIDADES Desarrollar preguntas para las encuestas y entrevistas para los factores internos y externos de la importadora Solicitar números telefónicos de los clientes de la importadora

HALLAZGOS Sin novedades la mayoría de número no estaban actualizados y no podría localizar al cliente

Solicitar números telefónicos de los proveedores

La mayoría fue fácil de localizar

Realizar las respectivas encuestas y entrevistas

Sin novedades

Tabulación de la encuestas y entrevistas

Sin novedades

Elaborar los respectivos análisis de las encuestas Solicitar las políticas de los departamentos de compras, ventas e inventarios

Sin novedades hay políticas que no están planteadas de acorde al departamento

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA IMPORTADORAEL PALACIO DEL ACCESORIO

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FIGURA 4 Procesos de compra

Tabla 1 Técnicas para una Auditoria

FIGURA 2 Técnicas para una Auditoria de Gestión elaborado por Autoras extraído de auditoría de gestión: una herramienta de mejora continua

Tabla 3 Resultados del Control interno del área de compra

por autoras