DISEÑO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

DISEÑO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA CONSTRUCTORA SUNTRAC S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERÍODO 2020.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras:

AGUILAR AGUILAR KAREN ESTEFANIA CARDENAS CUEVA JESSENIA LUCILA

Directora:

Mg. GARCÍA ZAMBRANO XIMENA LETICIA

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN DISEÑO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA CONSTRUCTORA SUNTRAC S.A, UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERÍODO 2020.

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría:

AGUILAR AGUILAR KAREN ESTEFANIA CARDENAS CUEVA JESSENIA LUCILA

Revisado por: García Zambrano Ximena Leticia, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Ugando Peñate Mikel, Dr. CALIFICADOR Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. CALIFICADOR Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. COORDINADOR DE ESCUELA

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

3

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, AGUILAR AGUILAR KAREN ESTEFANIA portador de la cédula de ciudadanía No. 230051811-1 y CARDENAS CUEVA JESSENIA LUCILA portador de la cédula de ciudadanía No. 230027316-2 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

Aguilar Aguilar Karen Estefanía CI. 230051811-1

Cardenas Cueva Jessenia Lucila CI. 230027316-2

4 INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Cano de la Cruz Yullio, PhD. Dirección de Investigación Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración, Por medio del presente informe en calidad del director/a del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: DISEÑO DE UN MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA CONSTRUCTORA SUNTRA S.A, UBICADA DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2020, realizado por las estudiantes : AGUILAR AGUILAR KAREN ESTEFANIA con cédula: N.º (230051811-1) y CARDENAS CUEVA JESSENIA LUCILA con cédula: N.º (2300273162), previo a la obtención del título de Licenciadas en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 04/03/2022.

Atentamente,

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. Profesor Principal I

5 RESUMEN El presente plan de titulación permitió diseñar un manual de políticas y procedimientos para la administración eficiente de los activos de propiedad, planta y equipo de la constructora SUNTRAC S.A., la cual se encuentra ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas. En base a lo observado en el tratamiento empírico que se les da a los activos de propiedad, planta y equipo (ppe) en la empresa, se identificó el problema de investigación, a más de ello se justificó la relevancia de la propuesta y se procedió a plantear los objetivos para desempeñar en el plan. Por consiguiente, se estableció el enfoque, diseño y tipo de investigación que permitieron alcanzar los objetivos planteado; así también se realizó la operalización de las variables y el diseño de las técnicas para la recolección de datos. Debido a las necesidades identificadas en el manejo de los activos de ppe, se procedió a identificar las principales falencias para el diseño del manual para lograr un adecuado control de los bienes de la empresa. A través del manual de políticas y procedimientos contables, la constructora optimizará el uso y salvaguardará a los activos.

SUNTRAC S.A. que sigue procesos empíricos para dar tratamiento a los activos, ya que los procesos aplicados se basan en las disposiciones del Gerente, la experiencia y sugerencias por parte del Contador. Es por ello, que se debe aplicar de forma inmediata el manual, esto con la finalidad de mejorar la gestión de control interno.

Palabras claves: Manual, propiedad, planta y equipo, eficiente, políticas contables.

6

ABSTRACT The present titling plan allowed the design of a manual of policies and procedures for the efficient administration of the property, plant and equipment assets of the construction company SUNTRAC S.A., which is located in the city of Santo Domingo de los Tsáchilas.

Based on what was observed in the empirical treatment given to the assets of property, plant and equipment in the company, the research problem was identified, furthermore the relevance of the proposal was justified and the objectives to perform in the plan.

Consequently, the approach, design and type of research that allowed to achieve the proposed objectives were established; Thus, the operationalization of the variables and the design of the techniques for data collection were also carried out. Due to the needs identified in the management of ppe assets, the main flaws were identified for the design of the manual to achieve adequate control of the company's assets. Through the accounting policies and procedures manual, the construction company will optimize the use and safeguard the assets. SUNTRAC S.A. that follows empirical processes to treat assets, since the processes applied are based on the provisions of the Manager, experience and suggestions from the Accountant. That is why the manual should be applied immediately, this in order to improve internal control management.

Keywords: Manual, property, plant and equipment, efficient, accounting policies.

7

ÍNDICE DE CONTENIDOS

1.

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 11

2.

REVISIÓN DE LA LITERATURA .............................................................................. 16

2.1.

Manual de políticas y procedimientos .................................................................... 16

2.1.1.

Objetivo del manual de procedimientos ................................................................. 16

2.1.2.

Importancia del manual de procedimientos ........................................................... 17

2.2.

Políticas contables ................................................................................................ 18

2.2.1.

Objetivo de las políticas contables ........................................................................ 19

2.2.2.

Naturaleza de las políticas contables .................................................................... 19

2.2.3.

Cambio en las políticas contables ......................................................................... 20

2.2.4.

Estimaciones y errores .......................................................................................... 21

2.3.

Propiedad, planta y equipo .................................................................................... 21

2.3.1.

Norma internacional de contabilidad (NIC 16) ....................................................... 22

2.3.2.

Alcance ................................................................................................................. 22

2.3.3.

Definiciones........................................................................................................... 22

2.3.4.

Reconocimiento .................................................................................................... 23

2.3.5.

Depreciación ......................................................................................................... 24

2.3.6.

Importe depreciable y periodo de depreciación ..................................................... 25

2.3.7.

Deterioro del valor ................................................................................................. 25

2.3.8.

Norma Internacional de Contabilidad NIC 8........................................................... 25

2.4.

Administración eficiente......................................................................................... 27

2.4.1.

Importancia de la administración eficiente ............................................................. 27

3.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................. 28

3.1.

Enfoque, diseño y tipo de investigación.................................................................... 28

3.2.

Unidades de análisis ................................................................................................ 28

3.3.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos......................................................... 29

8 3.4.

4.

Técnicas de análisis de datos ................................................................................. 30 RESULTADOS ......................................................................................................... 31

4.2.

Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos de la Constructora. .. 31

4.3.

Levantar información sobre la administración y tratamiento contable de los activos de

propiedad, planta y equipo. ................................................................................................. 32 4.4

Determinar los riesgos y el nivel de confianza en la administración y tratamiento de los

activos de propiedad, planta y equipo. ................................................................................ 33 4.5.

Plantear las políticas y procedimientos para el adecuado control físico y registro

contable de los activos de propiedad, planta y equipo. ....................................................... 35 4.6.

Presentar indicadores de gestión que permitan medir el impacto de la implementación

de las políticas en la cuenta de los activos de propiedad, planta y equipo. ......................... 36 5.

DISCUSIÓN ............................................................................................................. 39

6.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 40

7.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................... 42

8.

ANEXOS ................................................................................................................. 46

9

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. ............................................................................................................................... 29 Tabla 2. ............................................................................................................................... 33 Tabla 3. ............................................................................................................................... 33 Tabla 4. ............................................................................................................................... 34 Tabla 5. ............................................................................................................................... 37

10

ÍNDICE DE ANEXOS Anexos 1. Cronograma ....................................................................................................... 46 Anexos 2. Tabla de recursos............................................................................................... 47 Anexos 3. Flujograma de procedimiento de adquisición de propiedad, planta y equipo ...... 48 Anexos 4. Flujograma de procedimiento de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo .............................................................................................................................. 50 Anexos 5. Flujograma de procedimiento del mantenimiento de propiedad, planta y equipo.52 Anexos 6. Flujograma de Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo ...... 54 Anexos 7. Cuestionario de control interno COSO ERM....................................................... 55 Anexos 8. Matriz de determinación de riesgo y nivel de confianza ...................................... 58 Anexos 9. Encuesta a contador general de SUNTRAC S.A. ............................................... 60 Anexos 10. Manual de Políticas Contables ......................................................................... 63

11

1. INTRODUCCIÓN El trabajo de titulación desarrollado tuvo como fin el diseño de un manual de políticas y procedimientos contables para la administración eficiente de los activos de propiedad, planta y equipo (PPE) de SUNTRAC S.A, ubicada en Santo Domingo. El diseño del manual permitió a la organización implementar administración y control tanto físico como contable de los activos fijos, lo que contribuyó a la mejora de sus operaciones productivas.

La correcta aplicación de políticas y procedimientos contables en el manejo de los activos fijos es un tema de gran importancia, ya que permite su uso eficiente y con ello una mejora en la capacidad productiva. Es por ello, que en los últimos años se han dado importantes contribuciones académicas al tema en estudio, entre las cuales podemos citar las siguientes: En la Universidad de Cundinamarca de Colombia, se desarrolló el trabajo de titulación: “Diseño de manual de políticas y procedimientos contables para la propiedad, planta y equipo de la ESE Hospital Habacuc Calderón de Carmen de Carupa”, presentó como problemática que no existía una adecuada administración de la ppe, falencia que fue solventada con la implementación de un manual de políticas y procedimientos para los activos. (Ballesteros & Arévalo, 2019) Permitiendo así conocer que es indispensable contar con un control formal en las organizaciones.

El trabajo de investigación “Diseño del manual de políticas y procedimientos para la gestión de los activos fijos y bienes de consumo de la empresa de telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P”; entidad que presentaba como problemática el incumplimiento de responsabilidades de la dirección de control de activos, por lo que se implementó las normas NIIF. (Palomio & Días, 2015) Revelando así, que los tratamientos contables de los activos de las empresas se llevan en base a la norma, lo que les permite cumplir con el principio de uniformidad.

12 El trabajo “Análisis y reestructuración del manejo de políticas y procedimientos contables de los activos de propiedad, planta y equipo para su administración eficiente caso: EDIMCA C.A.”, tenía dificultades en el manejo eficiente de la cuenta de activos fijos de ppe, ya que por diversos siniestros se vio gravemente afectada. Para lo cual, se rediseñó el Manual de Políticas y Procedimientos tanto contables como administrativos en referente a la cuenta tratada. (Montalvo & Rubio, 2019) Exponiendo con ello, que los manuales no son estáticos y deben ser analizados de acuerdo a las necesidades.

El trabajo investigativo “El análisis de la propiedad planta y equipo de la empresa Romserr S.A. según la NIC 16”; se llevaba una administración empírica, ya que no contaba con manuales, políticas y procedimientos que impulsen a un control interno de sus activos fijos. En base a un análisis integral del tratamiento de la cuenta de ppe se establecieron políticas y procedimientos para el control y administración de los mismos. (Alvarado & Cervantes, 2017) Demostrando que las organizaciones requieren de un control técnico de sus procesos.

“Manual de procedimientos para la codificación y registro de propiedad, planta y equipo en la empresa Servicios agrícolas Revelv S.A. de la Ciudad de Santo Domingo, periodo 2018”, se desarrolló debido a que la empresa no llevaba un adecuado manejo de la cuenta de los activos fijos, para lo cual se desarrolló un manual de procedimientos que de forma técnica permitió el control de los bienes. (Cedeño & García, 2019). Quedando en evidencia, que es indispensable en las entidades contar con procesos que garanticen la productividad de los activos mantenidos para la institución.

La tecnificación de los procesos en las empresas ayuda a manejar adecuadamente los activos, siendo estos los generadores de flujos para las organizaciones.

Específicamente, para la cuenta de ppe se deben establecer políticas y procedimientos contables de manera formal en manuales para su manejo y control. Con esto, se salvaguardará estos recursos ante cualquier tipo de eventualidad.

13 El trabajo de titulación tributará al eje 2 “Economía al Servicio de la Sociedad” del Plan de Creación de Oportunidades, con el objetivo 3, el cual buscan fomentar la productividad y competitividad en los sectores agrícola, industrial, acuícola y pesquero, ajo el enfoque de la economía circular. (Senplades, 2021) Además, se encuentra alineado al eje 2 “Desarrollo Económico que abarca las acciones a implementar en los sectores: agropecuario, forestal, turismo, financiero, empresarial, micro empresarial, seguridad y soberanía alimentaria, y economía social y solidaria” del Plan de Ordenamiento Territorial de la provincia de Santo Domingo, específicamente con el objetivo 4, el cual busca lograr el desarrollo económico y con ello promover la creación de valor agregado. (GAD Provincial Santo Domingo de los Tsáchilas, 2015) Es por ello, que el trabajo investigativo contribuyó en el desarrollo económico de la entidad, ya que permitió tomar decisiones acertadas en el manejo de ppe. Además, la investigación servirá a las autoras para obtener su título de tercer nivel como Licenciadas en Contabilidad y Auditoría. Finalmente, el resultado de la indagación servirá como fuente de conocimiento para los estudiantes de contabilidad y auditoría y de carreras afines, así como a empresas que presenten problemáticas similares.

En relación al problema de investigación, en América Latina el sector de la construcción se encuentra entre las actividades económicas que tendrán un desempeño desfavorable, provocando la caída del PIB en el primer trimestre del 2019. (CEPAL, 2019) En Ecuador este sector tiene una participación de 3,49% en ventas, lo que representa 5.897 millones, siendo este la participación más baja en comparación a los sectores económicos más importantes del país. (INEC, 2019) La constructora SUNTRAC S.A. presta el servicio de alquiler de maquinaria y ejecución de obras de construcción de gran envergadura. Sin embargo, presenta falencias en el manejo de la cuenta de ppe, ya que no cuenta con un manual de políticas y procedimientos que le permita llevar un control adecuado en este activo de gran peso para

14 la entidad. Esta problemática ha llevado a que se susciten los siguientes inconvenientes en la empresa: •

No se conoce con exactitud el valor en libros de los activos de propiedad, planta y equipo, lo que provoca que los estados financieros de la constructora no revelen la información pertinente.

•

Debido a que no se han dado de baja los activos fijos que ya no generan valor a la constructora, provoca que no se conozca con exactitud la capacidad instalada.

•

Los activos de propiedad, planta y equipo no se encuentran codificados, por lo que resulta difícil su identificación para su uso y contabilización.

Ante las falencias que presenta la empresa respecto al manejo de PPE no puede seguir prescindiendo de un manual de políticas y procedimientos. La situación identificada ha llevado a plantearse la pregunta general: ¿De qué manera el diseño de un manual de políticas y procedimientos permitirá la administración eficiente los activos de propiedad, planta y equipo, en la constructora SUNTRAC S.A.? Para dar respuesta a la interrogante planteada se presentan las siguientes pregustas generales de la investigación: •

¿Cómo se puede conocer la administración de la cuenta de propiedad, planta y equipo?

•

¿De qué manera se puede determinar las necesidades en el control de propiedad, planta y equipo?

•

¿Cómo la constructora podría lograr la gestión adecuado de la cuenta de propiedad, planta y equipo?

•

¿Cómo se puede evaluar la eficiencia en el control de los activos de propiedad, planta y equipo?

Con el fin de dar respuesta a la problemática identificada se procedió a establecer el objetivo general: Diseñar un manual de políticas y procedimientos contables para la administración eficiente de los activos de propiedad, planta y equipo de la constructora SUNTRAC S.A.

15 Para contribuir a la realización del objetivo planteado se proceden a establecer los siguientes objetivos específicos: •

Levantar información sobre la administración y tratamiento contable de los activos de propiedad, planta y equipo.

•

Determinar los riesgos y el nivel de confianza en la administración y tratamiento de los activos de propiedad, planta y equipo.

•

Plantear las políticas y procedimientos para el adecuado control físico y registro contable de los activos de propiedad, planta y equipo.

•

Presentar indicadores de gestión que permitan medir el impacto de la implementación de las políticas en la cuenta de los activos de propiedad, planta y equipo.

16

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA

2.1.

Manual de políticas y procedimientos

A lo largo de los años en la sociedad las relaciones políticas, sociales y económicas se han vuelto más complejas, ya que para las actividades se requieren identificar los procedimientos que intervienen en cada una de las acciones. En las empresas ocurre lo mismo, es necesario que los procesos contables se lleven de manera clara y uniforme, ya que se debe procurar que la información a revelar sea correcta. Los manuales de políticas y procedimientos constituyen uno de los instrumentos idóneos para transmitir las experiencias, los conocimientos, la tecnología, convirtiéndose los manuales en base principal de una organización, ya que implementación facilita y soporta el crecimiento y no tenerlo la limita. (Mariño, 2018) 2.1.1. Objetivo del manual de procedimientos Entre los principales objetivos de un manual de procedimientos tenemos: Permitir que las operaciones se lleven a cabo correctamente sobre la base de instrucciones o normas registradas; Ayudar a optimizar los recursos, tanto en tiempo como en esfuerzo, sin duplicación de instrucciones; Reclutamiento y selección más fácil para aclarar las necesidades del proceso; Coordinación, inspección, valoración, aprobación y aplicación; Identificar y distinguir cada unidad con su responsabilidad, cada puesto centra en un campo específico; Y al servir como un medio que direccione y de información al personal de la organización, lo que permite una mejora en la estructura corporativa.

Es decir, un objetivo generalizado de un manual de procedimientos es marcar un orden en los procesos y con ello crear un sistema que se base en registros y normas que se enfoquen en alcanzar las metas propuestas y optimizar los resultados del conjunto de actividades. (Vivanco, 2017) Este documento busca definir las funciones y con ello delimitar

17 las responsabilidades de cada unidad de trabajo, con la finalidad de evitar que se realicen procesos poco eficientes o que se efectúen duplicidad en los mismo, de este modo se logra la uniformidad y resultados aceptables. La alta gerencia busca mantener el equipo enfocado para alcanzar los objetivos, por ende, los manuales de procedimientos se tornan una herramienta de este nivel.

2.1.2. Importancia del manual de procedimientos La importancia de la incorporación de un manual de procedimientos en una empresa radica en que: permite que cada área o departamento sea consciente del flujo de procesos a llevarse en cada tarea encomendada para fines propios de la organización; Contribuir a mejorar la comunicación entre todos los colaboradores; Se puede planificar la separación de funciones; Logra que los procesos sean productivos y generen resultados para el progreso; Al tener definida cada área, ayuda a determinar los criterios para contratar al personal idóneo; Permite establecer eficazmente relaciones de dependencias, responsabilidades y áreas involucradas en cada proceso. Se puede desarrollar en cualquier nivel organizacional, por lo que se considera flexible.

Es por ello, que en las empresas que no se han incorporado los manuales la información viaja a través de medios de comunicación internos e indistintos. Si bien es ciento, la información se comunicará, pero no se garantiza que se de en el tiempo correspondiente, ya que se presentan a través de medios de comunicación aislados.

(Sánchez, 2013) Esto significa que la evidencia que sustenta el desarrollo de las actividades comerciales debe estar claramente definida y respaldada por documentación, con el fin de lograr la visión marcada por la organización a partir del procesamiento óptimo de las operaciones de la organización. La comunicación eficaz es fundamental, por lo que en ello radica la importancia de la implementación de manuales que permiten seguir a la organización bajo un mismo horizonte.

18 2.2.

Políticas contables

En base a lo expuesto en la NIC 8, las políticas contables son: Bases, principios, reglas, procedimientos y acuerdos que se aplican de manera específica en una empresa para la preparación y presentación de los estados financieros. Cuando una entidad decide adoptar o aplicar normas o políticas contables, es el área administrativa la encargada de crear las pautas que deben implementarse para la mejora de los procedimientos y controles internos. Por tanto, es necesario realizar un diagnóstico preliminar de la parte contable y de gestión, para determinar la orientación operativa de la empresa, la situación actual y los objetivos propuestos, a través de los cuales se elaboran las políticas contables.

Con las políticas contables se busca crear o identificar lo que la organización necesita para funcionar adecuadamente, de este modo, la gerencia con el apoyo de todos los ejecutivos tomará decisiones acertadas y apegadas a las necesidades empresariales, mismas que pueden ser superpuestas por indistintas circunstancias sin respaldo. Las políticas contables tienen como objetivo lograr un control apropiado sobre las cuentas contables de la empresa para que los estados financieros reflejen la situación real de la misma. Se debe enfatizar que la implementación efectiva de políticas contables apropiadas permitirá que se implementen las medidas contables adecuadas para que las transacciones se registren con precisión y la cooperación y coordinación entre los departamentos de contabilidad.

Esto se alcanza con el fin de producir información veraz para la toma de decisiones, basándose en la situación y realizar de la empresa, creando una estructura o lineamientos para llevar la realización y presentación de los estados financieros y demás anexos pertinentes, brindar procesos contables efectivos, mejorar la rendición de cuentas para prevenir futuros fraudes, gestionar la presentación de actividades materialmente significativas y guiar para la toma de decisiones con la información alcanzada; reconocer, evaluar, presentar y compartir la información general de los estados financieros y de toda la

19 información contable. (Alvarado, 2017) Las políticas contables se convierten en lineamientos que permiten el control del tratamiento a las operaciones de la organización.

2.2.1. Objetivo de las políticas contables La NIC 8 (2015) sostiene que: Entre los principales objetivos de las políticas contables se encuentra el establecer normas que se encuentren enfocadas directamente en el tratamiento contable que se les dé a las transacciones o gestiones que realice la empresa para la presentación de los estados financieros, según lo sustentado por las NIIFs. Otro objetivo es que se cumpla el principio de que la información contable sea verificable y comparable en cualquier momento y con ello contribuir en la toma de decisiones en base a información fundamentada, siguiendo pautas y metas contables específicas. La información tendrá un impacto significativo en la en las decisiones financieras y de gestión.

2.2.2. Naturaleza de las políticas contables Las políticas contables pueden ser desarrollaras por el departamento administrativo, basándose a que en el área contable se ha desarrollado apegada a la administración, debiendo tomar en cuenta que se encuentran recogidas en las notas a los estados financieros, ya que están redactados de manera específica para que la información financiera pueda ser comparable. Es por ello, que se considera que estas son fundamentos, principios y procedimientos legalmente reconocidos y establecidos de manera específica para la gestión financiera-contable. Los cuales puedes ser extensos o reducidos como sea decisión de la empresa o de sus necesidades, cumplir con los requisitos mínimos de las NIIF y, lo que es más importante, conocer el negocio y revelar las intenciones de la administración, por lo que no es necesario copiar las políticas.

Todas las empresas presentan características únicas, por lo que se debe establecer las políticas apegadas a su actividad y funcionamiento. (Elizalde, 2019) El principio contable de uniformidad es la presentación mantenida que se le da a los estados financieros en los indistintos periodos, a menos que existan condiciones tales como: la naturaleza de las

20 operaciones cambia. Importante, el resultado del cambio tiene como objetivo mejorar de acuerdo con las NIC. (Normas Internacionales de Información Financiera, 2019) Así también, se puede indicar que la uniformidad se cumple cuando una empresa mantiene la presentación de la información financiera en los diferentes periodos.

Si se efectuase una o varias variaciones se debe especificar en las notas aclaratorios de los estados financieros. (Elizalde, 2019) La organización, donde se han adoptado las normas para la aplicación del método contable, debe mantener esas normas en el procesamiento de los estados financieros, ya que la organización está sujeta a un principio contable que impone la obligación de mantener los mismos principios que se aplican a las evaluaciones. de informes de activos. y pasivos como empresa. De este modo, los estados financieros tienen que expresar la situación económica real de las empresas, por lo que deben regirse por las políticas que determinan la disposición de las cuentas.

2.2.3. Cambio en las políticas contables La NIIF 8 (2017) indica que las empresas reconocerán todos los cambios en las políticas contables que surjan de la aplicación inicial de las NIIF, en base a las regulaciones específicas si correspondiese. En el caso de que una entidad cambie sus políticas contables debido a que en la aplicación original de las NIIF no existiera la cláusula de transición aplicable al cambio, o porque decidió modificarla voluntariamente, aplicará el uso de esa modificación de forma retroactiva a menos que el efecto del cambio pueda ser determinado.

Los cambios específicos del período o los efectos acumulativos, deben ser reconocidos claramente en la presentación y tratamiento contable.

Las empresas podrán realizar cambios en las políticas contables solo si así se especifica en la norma, o con el fin de que los estados financieros brinden la información requerida y confiable de las transacciones efectuadas. Los cambios en las políticas contables se establecen como un ajuste afectando al importe en libros de un activo o

21 pasivo, o en el importe del consumo. Las notas de los estados financieros servirán como guía para identificar los cambios realizados y su explicación respectiva.

2.2.4. Estimaciones y errores En la NIIF 8 (2017) las estimaciones y errores pueden ser las omisiones que se encuentren en los estados financieros emitidos por una empresa en uno o más periodos pasados, que pueden ser el resultado de una falla al usar información que se encontraba ya plasmada en estados financieros ya emitidos, o por esperar razonablemente que se hubiese tenido en cuenta en la elaboración y presentación de los estados financieros. De manera específica los errores pueden ser por efectos aritméticos, por falla en la aplicación de las políticas contables, por la errónea interpretación de los hechos o de manera intencional para llevarse a cabo un fraude, una vez identificado el error se debe corregir de todos los periodos afectados.

Las estimaciones y errores se efectúan para determinar el procedimiento en el estado de resultados, con el fin de evitar variaciones o cambios en los ingresos y egresos en un periodo ya cerrado y contabilizado. (Elizalde, 2019) En el caso de las estimaciones, están surgen de información nueva o sucesos propios del giro empresarial, por lo cual no son errores. A diferencia, los errores contables son diferencias monetarias ya sea que se realizó de manera voluntaria o involuntaria por el responsable del proceso.

2.3.

Propiedad, planta y equipo

En base a la NIC 16, se reconoce como propiedad, planta y equipo a los activos tangibles que presentan las siguientes características: la entidad posee activos para uso en la producción o abastecimiento de bienes ya sea para arriendo o su propio; su uso se proyecta para más de un periodo. Estos activos fijos se encuentran relacionados con las operaciones de la organización, ya que esta cuenta de activos contiene las principales

22 herramientas para la producción o funcionamiento como lo es la maquinaria, accesorios, almacenes, vehículos y otras herramientas.

2.3.1. Norma internacional de contabilidad (NIC 16) La NIC 16 tiene como objetivo guiar el tratamiento contable de la cuenta de propiedad, planta y equipo, para que los accionistas, directorio, colaboradores y demás puedan conocer la información que tiene la entidad en esta cuenta. Algunos de los problemas que surgen en el reconocimiento de PPE es la contabilización, la determinación del importe en libros, y la depreciación o perdidas por deterioro que deben encontrase reconocidos al cierre del periodo. (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2015) Esta Norma contable si guía en la presentación final del estudio.

2.3.2. Alcance La contabilización de los activos pertenecientes al grupo de propiedad, planta y equipo deben ser llevados bajo la aplicación de esta norma, a excepción de cuando la misma especifique un tratamiento contable diferente. Esta Norma no se aplicará cuando el activo se encuentre siendo tratado por la NIIF 5 Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas; los activos que se sujeten a la NIC 41 Activos Biológicos relacionados con la actividad agrícola; los activos que se encuentren relacionados a la exploración y evaluación de Recursos Minerales, así como las inversiones en derechos mineros como de petróleo, gas natural entre otros recursos no renovables.

2.3.3. Definiciones Los términos de comunicación que se usan en la aplicación de la Norma son: Importe en libros es el valor con el cual se reconoce un activo, tomando en cuenta las deducciones de depreciación acumulada y perdidas por deterioro acumulada. Costo es el importe que se transfirió por el activo, ya sea por adquisición o construcción, el importe que se le atribuye al activo inicialmente debe establecerse apegado a la NIIF, por ejemplo, en el

23 caso del pago con acciones se aplica la NIF 2 Pagos Basados en Acciones y demás formas de transferencia existentes.

Importe depreciable es el resultado de la resta entre el costo de un activo y el valor residual. Depreciación es el valor de la depredación distribuido de manera sistemática a lo largo de la vida útil del mismo. Valor específico es el valor presente que la empresa desea recibir del uso continuo del activo y de su disposición o valor al terminar la vida útil, en el caso de los pasivos, los desembolsos que se esperan realizar. Valor razonable en condiciones de decisión propia entre las partes es el importe por el cual un activo espera ser vendido entre partes con la debida información. Perdida por deterioro es el exceso entre el importe que se encuentra en los libros de un activo sobre el importe recuperable. Importe recuperable es importe con mayor valor entre el valor razonable menos los costos de venta de un activo y su valor en uso.

Valor residual es el importe que la empresa proyectaría disponer del activo, una vez se hayan deducido los costos estimados por la disposición del mismo, considerando el periodo de vida útil y todos los términos asociados al mismo. Vida útil puede ser medida en el tiempo en el cual la empresa espera hacer uso del activo, o en el número de unidades de producción o similar que la entidad espera recibir del uso del bien. (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2015) 2.3.4. Reconocimiento La NIC 16, (2015) indica que, la determinación del costo de un elemento de ppe se determinará siempre y cuando un activo de la entidad obtenga beneficios económicos futuros derivados del mismo, y cuando el costo del elemento se puede medir con fiabilidad.

Así también, en el inciso 10. A la entidad le corresponderá evaluar bajo los lineamientos del principio de reconocimiento, todos los costos de ppe en el momento en que se incurren en los mismos, estos costos comprenden las etapas en donde inicialmente se han creado

24 partidas para adquirir o construir los activos de ppe, así como los costos incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de, o mantener el elemento correspondiente.

2.3.5. Depreciación Se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. También, en el párrafo 43 agrega que el cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del mismo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. (NIC 16, 2015) En el párrafo 60 se menciona, el método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo.

Párrafo 61, El método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8. (NIC 16, 2015) En el párrafo 62, pueden utilizarse diversos métodos de depreciación para distribuir el importe depreciable de un activo de forma sistemática a lo largo de su vida útil, de esta manera la entidad escogerá el método que más fielmente refleje el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros, los métodos se detallan a continuación: a) El método lineal dará lugar a un cargo constante a lo largo de la vida útil del activo, siempre que su valor residual no cambie, b) El método de depreciación decreciente en función del saldo del elemento dará lugar a un cargo que irá disminuyendo a lo largo de su vida útil, c) El método de las unidades de producción dará lugar a un cargo basado en la utilización o producción esperada.

25 2.3.6. Importe depreciable y periodo de depreciación El valor depreciable del activo se amortizará sistemáticamente a lo largo de su vida útil. El valor en libros y la vida útil del activo serán revisados, al menos al final de cada período anual, y si las expectativas difieren de las estimaciones anteriores, los cambios se reconocerán como cambios. Cambios en las estimaciones contables, de acuerdo con la NIC 8 Políticas contables, Cambios en las estimaciones contables e incorrecciones. (Norma Internacional de Contabilidad 16, 2015) El importe depreciable de un activo se obtiene restando el costo del activo u otro importe reconocido, entre el valor residual.

2.3.7. Deterioro del valor Para determinar si un elemento de propiedad, planta y equipo está deteriorado, la entidad aplica la NIC 36 Deterioro del valor de los activos. Esta Norma describe cómo una entidad realiza una auditoría del valor en libros de sus activos. Cómo determinar el monto recuperable de un activo y cuándo, si la hubiera, se reconoce o reconoce una pérdida.

(Norma Internacional de Contabilidad 16, 2015) Las pérdidas por deterioro son el valor que excede el importe en libros de un activo de propiedad planta y equipo de su importe recuperable; y el importe recuperable es la cantidad mayor entre el valor rozable y su costo de venta y valor de uso.

2.3.8. Norma Internacional de Contabilidad NIC 8 El objetivo de esta NIC 8: especifica criterios para seleccionar y modificar métodos contables, tratamiento contable y divulgaciones realizadas para cambiar métodos contables, cambiar estimaciones contables y corregir errores. Esta norma tiene como objetivo mejorar la relevancia y confiabilidad de los estados financieros de la entidad, así como su comparabilidad con los estados financieros emitidos en períodos anteriores y con los estados financieros de otras empresas y otras unidades. Debe aplicarse en la selección y aplicación de métodos contables, en el reconocimiento de cambios en estos métodos y en las estimaciones contables y en la corrección de errores del período anterior.

26 Los términos siguientes se usan, en esta Norma, con los significados que a continuación se especifica: Políticas contables son los principios, bases, acuerdos reglas y procedimientos específicos adoptados por la entidad en la elaboración y presentación de sus estados financieros. Un cambio en una estimación contable es un ajuste en el importe en libros de un activo o de un pasivo, o en el importe del consumo periódico de un activo, que se produce tras la evaluación de la situación actual del elemento, así como de los beneficios futuros esperados y de las obligaciones asociadas con los activos y pasivos correspondientes. Los cambios en las estimaciones contables son el resultado de nueva información o nuevos acontecimientos y, en consecuencia, no son correcciones de errores.

Materialidad (o importancia relativa). Las omisiones o inexactitudes de partidas son materiales o tienen importancia relativa si pueden, individualmente o en su conjunto, influir en las decisiones económicas tomadas por los usuarios sobre la base de los estados financieros. La materialidad (o importancia relativa) depende de la magnitud y la naturaleza de la omisión o inexactitud, enjuiciada en función de las circunstancias particulares en que se hayan producido. La magnitud o la naturaleza de la partida, o una combinación de ambas, podría ser el factor determinante. (Norma Internacional de Contabilidad NIC 8, 2015) La presentación de los estados financieros debe mostrar información fiable de los resultados que son resultado de la gestión que han de desarrollar los administradores con los activos y de más recursos que se ha puesto a disposición para la operación. Los estados financieros deben suministrar información acerca de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, y demás transacciones que se lleven a cabo dentro del funcionamiento normal.

27 2.4.

Administración eficiente

La gestión puede ser considerada una ciencia y un arte muy útil para estructurar los procesos y el procesamiento de la información en los que opera una empresa, y cómo abordar cada situación es un aspecto diferente de cada individuo. Por encima de todo, como bloque de construcción básico para crear y mantener una gobernanza eficaz, se trata de desafiar las capacidades de los individuos frente a las situaciones que se pudiesen presentar a lo largo del trabajo para alcanzar los objetivos propuestos por la empresa.

(Software & Consulting Group, 2017) El fin mismo es dar tratamiento de manera eficiente a la información que se encuentra permanentemente generándose y la cual es importante para la toma de decisiones.

Es importante que la administración lleve de forma ordenada y apegada a la normativa todos los procesos y tratamientos que se le dé a los activos de la entidad, ya que el fin de la misma es la generación de beneficios económicos. De este modo, este tipo de administración de los recursos permite que la entidad logre alcanzar los objetivos propuestos con una mejor gestión de los mismos.

2.4.1. Importancia de la administración eficiente El grupo de activos fijos tangibles en las empresas son de gran impacto, ya que, si se cuenta con la información veraz sobre los mismo, puede conocer el pasado, realizar un seguimiento del presente y planificar con anticipación sus inversiones comerciales, negocios, en el corto como en el lago plazo. Para alcanzarlo, es necesario que se conozcan las necesidades de la empresa y analizar la gestión que se le da a la cuenta de activos con las políticas, normas y demás. (AF Software de Activos Fijos, 2017) Así también, la administración integra de los activos de una entidad requiere que se identifique la información real sobre los activos de propiedad, planta y equipo, manejando la información base para su identificación y valoración, como lo son los códigos, características, ubicación, costo, años de uso, depreciación y demás. El grupo de directivos

28 de la organización deben considerar que una buena administración de esta cuenta es una oportunidad para la mejora de las actividades, ya que se encuentra relacionada con la actividad operativa. El uso de los recursos existentes es una estrategia que requiere bajo costo y puede ser aplicada con facilidad. (Aguilar, 2016)

3. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

3.1.

Enfoque, diseño y tipo de investigación

El presente trabajo investigativo se llevó a cabo haciendo uso del enfoque mixto, ya que se estudiaron los procedimientos contables que se aplican a la cuenta de activos fijos de propiedad, planta y equipo dentro de la constructora, así como la gestión interna del personal administrativo. El diseño que se utilizó recae al tipo no experimental, ya que no se efectúo ningún tipo de manipulación en las variables de estudio. En la tesis se observó cómo la entidad da tratamiento a propiedad, planta y equipo. El tipo de investigación que se requirió para cumplir con los objetivos planteados es descriptivo, ya que permitió identificar los principales rasgos del objeto de estudio. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014)

3.2.

Unidades de análisis

La población de estudio es “el conjunto de todos los elementos a los cuales se refiere la investigación. Se puede definir también como el conjunto de todas las unidades de muestreo” Fracica (Citado por Bernal, 2010) (Bernal, 2010). La población de estudio permitió delimitar la muestra que proporcionó la información pertinente. En la constructora se identificó como población a 15 personas, por ende, es una población finita, para lo cual no fue necesario realizar la determinación de muestra, entendiéndose que las 15 personas

29 implicadas fueron parte de la investigación. Se consideró a las partes relacionadas internas, como lo es el gerente propietario, personal administrativo y operarios (Tabla 1).

Tabla 1.

Población de estudio.

Población Individuos

Cantidad

Gerente propietario

1

Contador

1

Auxiliar Contable

1

Secretaria

1

Operarios

10

Total Nota: Elaboración propia.

3.3.

14

Técnicas e instrumentos de recogida de datos

Las técnicas e instrumentos de recolección de datos son herramientas que permiten que los investigadores tomen de la muestra la información necesaria para el estudio.

Las técnicas e instrumentos de recolección de información son aquellas herramientas que permiten acercarse y recabar información necesaria. Una de las técnicas de recogida de datos que se empleó en el presente estudio es la observación. Así también, se realizó una entrevista al gerente y contador; a través de esta se pudo indagar sobre un asunto determinado realizando preguntas estructuradas o no estructuradas a una persona previamente seleccionada. Además, se aplicaron encuestas a los operarios, auxiliar

30 contable y secretaria, que permitió obtener información homogénea, por ello esta técnica se empleó para obtener información referente al tratamiento que se le da a propiedad, planta y equipo en la constructora.

3.4.

Técnicas de análisis de datos

El análisis de la información cualitativa que se recabó haciendo uso de la observación a lo largo de la investigación se trató con una lista de control, la cual permitió enumerar y registrar las actividades y procesos que se desarrollan en torno al tratamiento que se le da en la empresa a la cuenta de propiedad, planta y equipo. En cuanto a la información cuantitativa, se hizo uso del programa SPSS, ya que permitió procesar los datos recabados mediante las encuestas.

31

4. RESULTADOS 4.2.

Análisis de los instrumentos aplicados a los actores internos de la Constructora.

De la entrevista que se realizó al Gerente de la constructora, desconoce de la NIC 8,

ya que atribuye toda la responsabilidad contable al contador, siendo el que entrega información contable a tiempo para la toma de decisiones. Respecto al tratamiento de propiedad, planta y equipo considera que es necesario contar con un manual de políticas, ya que proporcionaría un adecuado manejo y elaboración en cuanto a la información financiera de este subgrupo de cuentas. Adicional, la secretaria del área menciona que su relación con los procesos contables es mínima, ya que se encarga de las gestiones del gerente, pero resalta la importancia del diseño de un manual de políticas.

El contador manifestó que sus funciones se basan en el cumplimiento tributario. En el departamento la auxiliar contable procesa la información y el contador la aprueba. El sistema contable que se usa es Fénix, que cumple la función de llevar el registro de todas las transacciones. Respecto a las políticas contables, SUNTRAC S.A. las lleva de forma empírica aplicando la norma. Así también, los respaldos de los procedimientos contables no son adecuados, pues no se han diseñado documentos que respalden las transacciones. En relación a los errores contables, indica que cuando estos suceden se ha hecho uso de la NIC 8.

Los operarios indican que el proceso de inducción se llevó con visita a las instalaciones, las funciones se encomiendan semanalmente, adicional mencionan que la estructura organizacional les permite conocer a su jefe inmediato. Respecto al manejo de las herramientas, consideran que es imprescindible la implementación de políticas para esta área, ya que desconocen si existen, sugiriendo que se debe precisar al responsable del activo, hojas de control para controlar el uso de las herramientas y realizar el rotulado para identificarlas.

32 4.3.

Levantar información sobre la administración y tratamiento contable de los

activos de propiedad, planta y equipo.

El proceso de compra de propiedad, planta y equipo (anexo 3) inicia con la identificación de la necesidad de adquisición, la cual es realizada por el personal u operarios, pues son aquellos que se encuentran directamente relacionados con el uso de las mismas, posterior se solicita la compra a gerencia, quien toma la decisión dependiendo del presupuesto y la importancia de la compra. Si se decide comprar se realizan las cotizaciones, se selecciona al proveedor se gestiona la facturación por parte del área contable y se ingresa el activo.

El proceso para recibir y almacenar el bien (anexo 4) se encuentra a cargo del área contable y de la gerencia, pues se busca identificar el estado del bien recibido para posteriormente ingresar el activo. El mantenimiento de la maquinaria se realiza cada mes o dependiendo su uso, siendo el mecánico quien determina si es necesario y la gerencia la que autoriza este proceso.

En cuanto a la baja de propiedad, planta y equipo (anexo 5), se realiza en primera instancia una revisión y análisis del mecánico, quien en base a respaldos técnicos notifica al gerente sobre el estado del bien, siendo el gerente el que da la orden de dar de baja al activo en el área contable. El contador aplica la NIC16 para proceder de acuerdo a lo establecido en el reglamento en cuanto al procedimiento en cuestión.

En relación a la clasificación de propiedad, planta y equipo, esta se lleva en el sistema contable Fenix, donde se encuentran agrupados por subgrupos como la cuenta de terrenos, la cuenta de maquinaria y equipo, la cuenta de equipo de computación, la cuenta de vehículos y de muebles y enseres; siendo estas las principales herramientas para el desempeño productivo que tiene la constructora.

33 4.4.

Determinar los riesgos y el nivel de confianza en la administración y tratamiento

de los activos de propiedad, planta y equipo.

Con la finalidad de determinar los riesgos y nivel de confianza que mantiene la empresa respecto al tratamiento de los activos de PPE, se aplicaron los siguientes instrumentos: Tabla 2.

Programa de auditoria para la evaluación del sistema de control interno N° Actividad PT ANEXO Fecha 1

2

3

4

Evaluación del tratamiento a A5 PPE con la aplicación de Cuestionario de Control InternoCOSO II ERM Elaboración de matriz para A6 valoración del riesgo y nivel de confianza Determinación de riesgos y A7 nivel de confianza en los componentes del COSO II ERM.

07

22-06-2021

Realizado por JCKA

08

22-06-2021

JCKA

N/A

25-06-2021

JCKA

A8

08

25/06/2021

Matriz de Recomendaciones de la Evaluación al sistema de control interno de Propiedad, Planta y Equipo.

JCKA

Nota. Fuente: Elaboración propia Tabla 3.

Valoración del riesgo por componente del COSO II ERM Constructora SUNTRAC Elaborado por: Fecha: S.A. A Matriz valoración del riesgo

Karen Aguilar 25/06/2021 7

Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021 Objetivo: Determinar el riesgo inherente y el nivel de confianza de la empresa SUNTRAC S.A. Relevamiento: N° 1

Componente

Ambiente interno

Preguntas Preguntas Positivas Negativas 2

3

Total 5

Nivel de Nivel de confianza riesgo 40%

60%

34

2

Establecimiento de objetivos

1

4

5

20%

80%

3

Identificación de eventos

5

3

8

63%

38%

4

Evaluación del riesgo

3

4

7

43%

57%

5

Respuesta al riesgo

4

2

6

67%

33%

6

Actividades de control Información y comunicación

3

3

6

50%

50%

4

1

5

80%

20%

Supervisión y monitoreo

4

1

5

80%

20%

7 8

Fuente: Revisado por:

Elaboración propia Jessenia Cardenas

Supervisado García.

por:

Mg.

Ximena

Tabla 4.

Recomendaciones de Valoración del riesgo por componente del COSO II ERM Constructora SUNTRAC S.A. Elaborado por: Karen Aguilar Matriz valoración del riesgo

Fecha:

Del 1 de enero del 2021 al 31

25/06/2021 A

8

de diciembre del 2021 Objetivo: Establecer las recomendaciones para mitigar las deficiencias en el control interno de la Propiedad, Planta y Equipo.

Relevamiento: N°

Componente

1

Ambiente de Control

2

Establecimiento de objetivos

3

Identificación de riesgos

Riesgo La empresa no cuenta con un reglamento interno.

La constructora no tiene un organigrama establecido.

No existe un método de depreciación según las características del bien.

La constructora no cuenta con un manual para dar tratamiento a PPE. Los activos no se encuentran codificados para su pronta identificación.

La empresa no lleva un control de los responsables del uso de PPE.

Impacto

Alto

Medio

Alto

Recomendación Crear un reglamento interno para la constructora Diseñar un organigrama que permita identificar los niveles de responsabilidad y canales de comunicación.

Implementar los métodos de depreciación de acuerdo a las características del bien.

Diseñar un manual para dar tratamiento a la cuenta de PPE. Establecer un sistema de codificación de los activos de PPE. Encomendar formalmente responsables del uso de los activos de PPE.

35

4

5

Valoración de riesgo

Respuesta al riesgo

6

Actividades de control

7

Información y Comunicación

8

Supervisión y Monitoreo

Fuente: Revisado por: 4.5.

La empresa no cuenta con políticas para la compra y devolución de los activos de PPE. No existe una correcta distribución del espacio físico para almacenar los activos de PPE. No existe una condición establecida para determinar la necesidad de adquirir nuevos activos de PPE. La empresa no cuenta con políticas para el almacenamiento de los activos de PPE. La empresa no realiza un presupuesto para la adquisición de nuevos activos.

El sistema contable no proporciona información contable sobre la cuenta de PPE. No se verifican las diferencias en el sistema.

Elaboración propia Jessenia Cardenas

Bajo

Establecer políticas que se alineen a las necesidades de adquisición de activos de PPE. Elaborar un plan de organización para el almacenamiento de los activos de PPE.

Bajo

Fijar una condición en cada activo que genere la necesidad de reposición del mismo.

Medio

Bajo

Bajo

Crear políticas de almacenamiento de acuerdo a las necesidades de la constructora.

Elaborar un presupuesto de compra de acuerdo a la necesidad productiva de la empresa.

Realizar una supervisión física del estado de los bienes y ajustar en el sistema contable.

Ejecutar seguimientos continuos que permitan encontrar las eventualidades que originan las diferencias en el sistema.

Supervisado por: Mg. Ximena García.

Plantear las políticas y procedimientos para el adecuado control físico y registro

contable de los activos de propiedad, planta y equipo.

El diseño del manual de políticas y procedimientos para los activos de PPE, se desarrolló en base a la recopilación de información correspondiente al área contable y operativa de la constructora SUNTRAC S.A. A continuación, se presenta la estructura del manual propuesto de Políticas y procedimientos para el adecuado control físico y registro contable de los activos de propiedad planta, y equipo de la empresa (Anexo 9): •

Introducción al manual

•

Objetivos del manual

•

Responsables generales del cumplimiento del manual

36 •

Reconocimiento de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo.

•

Política contable general

•

Alcance

•

Clasificación

•

Políticas contables según NIC 16

•

Control interno de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo

•

Políticas para el buen uso de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo

•

Procedimiento de codificación de los activos de propiedad, planta y equipo.

La estructura del manual propuesto permite que tanto el área contable como el área

operativa puedan conocer y comprender los aspectos planteados para su fiel cumplimiento.

El manual cuenta con el primer apartado donde constan las políticas contables basadas en la NIC 16, posterior a ello se presentan las políticas de buen uso, las cuales tienen como base la necesidad de mantener en marcha a la empresa.

4.6.

Presentar indicadores de gestión que permitan medir el impacto de la

implementación de las políticas en la cuenta de los activos de propiedad, planta y equipo.

Los indicadores permitirán medir si la implementación del nuevo manual en la constructora está siendo positivo y por ende se están alcanzando los objetivos. A continuación, se plantearán indicadores que buscan valorar la aplicación de las políticas y procedimientos para optimizar la gestión de los activos de propiedad, planta y equipos, por parte de los colaboradores internos de la constructora.

A continuación, se plantean ocho indicadores que permitirán medir el resultado obtenido de la implementación del manual de políticas y procedimientos contables para el adecuado control físico y registro contable de los activos de propiedad, planta y equipo. El primer indicador, permitirá medir si es deficiente u optimo el registro contable de los activos

37 de ppe en la empresa; el segundo indicador, valorará si se está dando un correcto tratamiento contable a los activos.

El tercer indicador, valorará si los activos se deprecian en su vida útil o en un periodo de tiempo diferente; el cuarto indicador, apreciará si los activos se deprecian antes del tiempo estimado, del mismo modo, el quinto indicador valorará si todas las bajas de ppe se encuentran con su respectivo reporte.

El sexto indicador, valorará si se da el mantenimiento establecido a los activos de ppe, así también, el séptimo indicador validará si todos los bienes cuentas con un responsable; y el octavo indicador permitirá verificar si todos los activos de ppe cuentan con su respectiva codificación. En la tabla 5, se puede observar el resultado esperado y el estado actual en cuanto al proceso que se ejecuta actualmente en la empresa.

Tabla 5.

Indicadores de gestión para la administración de ppe.

Indicador

𝑹𝒆𝒄𝒐𝒏𝒐𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝒊𝒏𝒊𝒄𝒊𝒂𝒍 =

𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒏𝒕𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒐𝒔 𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒊𝒏𝒗𝒆𝒏𝒕𝒂𝒓𝒊𝒂𝒅𝒐𝒔

𝑹𝒆𝒄𝒐𝒏𝒐𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝒑𝒐𝒔𝒕𝒆𝒓𝒊𝒐𝒓 =

Estado

Resultado esperado

actual

Deficiente

Medio

Optimo

<3

<3

>3

=1

=1

<2

>2

=1

<2

>3

=2

<2

=2

>3

=2

<2

<3

<3

>3

=1

𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒆𝒑𝒓𝒆𝒄𝒊𝒂𝒅𝒐𝒔 𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒏𝒕𝒂𝒃𝒊𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒐𝒔

𝑫𝒆𝒑𝒓𝒆𝒄𝒊𝒂𝒄𝒊ó𝒏 =

𝑨ñ𝒐𝒔 𝒅𝒆 𝒖𝒔𝒐 𝑨ñ𝒐𝒔 𝒅𝒆 𝒗𝒊𝒅𝒂 ù𝒕𝒊𝒍

𝑫𝒆𝒑𝒓𝒆𝒄𝒊𝒂𝒄𝒊ó𝒏 𝑨𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒆𝒑𝒓𝒆𝒄𝒊𝒂𝒅𝒐𝒔 𝒂𝒏𝒕𝒆𝒔 𝒅𝒆 𝒍𝒐 𝒑𝒓𝒐𝒈𝒓𝒂𝒎𝒂𝒅𝒐 = 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒅𝒆𝒑𝒓𝒆𝒄𝒊𝒂𝒃𝒍𝒆𝒔

𝑩𝒂𝒋𝒂𝒔 𝒅𝒆 𝑷𝑷𝑬 =

𝑪𝒂𝒏𝒕𝒊𝒅𝒂𝒅 𝒅𝒆 𝒃𝒂𝒋𝒂𝒔 𝒓𝒆𝒂𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒂𝒔 𝑪𝒂𝒏𝒕𝒊𝒅𝒂𝒅 𝒅𝒆 𝒄𝒂𝒔𝒐𝒔 𝒓𝒆𝒑𝒐𝒓𝒕𝒂𝒅𝒐𝒔

38 𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 =

𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝒓𝒆𝒂𝒍𝒊𝒛𝒂𝒅𝒐 𝑴𝒂𝒏𝒕𝒆𝒏𝒊𝒎𝒊𝒆𝒏𝒕𝒐 𝒑𝒓𝒐𝒈𝒓𝒎𝒂𝒅𝒐

>3

<3

>3

=1

𝑹𝒆𝒔𝒑𝒐𝒏𝒔𝒂𝒃𝒍𝒆 =

𝑵° 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒏 𝒄𝒖𝒔𝒕𝒐𝒅𝒊𝒐 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔

<3

<3

>3

=1

𝑪𝒐𝒅𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒄𝒊ó𝒏 =

𝑵° 𝒅𝒆 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔 𝒄𝒐𝒅𝒊𝒇𝒊𝒄𝒂𝒅𝒐𝒔 𝑻𝒐𝒕𝒂𝒍 𝒂𝒄𝒕𝒊𝒗𝒐𝒔

<3

<3

>3

=1

39

5. DISCUSIÓN Posterior al levantamiento de la información a los actores involucrados de la constructora “SUNTRAC S.A” mediante la entrevista y encuesta; se pudo identificar que los activos de propiedad, planta y equipo con los que cuenta, no se encontraban correctamente tratados en el área contable como en el buen uso y empleo de los mismos; siendo así, se elaboró un manual de políticas y procedimientos contables para esta área.

Además, se pudo detectar que a pesar de que en la constructora se aplicaban algunas políticas para el tratamiento de propiedad, planta y equipo, estas no se encontraban formalmente establecidas y por ende solo eran conocidas por el auxiliar contable y el contador. Adicionalmente, se el proceso de recolección de información se identificó que el sistema contable que la empresa mantiene no brinda una seguridad razonable en cuanto al resguardo de la información (Anexo 9).

De este modo, se vio las necesidades de proponer un manual de políticas y procedimientos contables para la cuenta de propiedad, planta y equipo, donde se reconoce el tratamiento contable basándose en lo establecido en la NIC 16, así también se plantearon políticas de buen uso para conservación de los bienes, con lo cual se busca que SUNTRAC S.A pueda llevar adecuadamente la administración y control de propiedad, planta y equipo, logrando la eficiencia en su rendimiento.

Por último, y con la finalidad de brindar a la constructora no solo herramientas para llevar adecuadamente la gestión de propiedad, planta y equipo, se diseñaron indicadores para medir el impacto de la aplicación del manual en el desempleo administrativo y contable respecto a la cuenta contable en mención.

40

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES De acuerdo al diseño del manual de políticas y procedimientos contables para la empresa SUNTRAC S.A. se puedo establecer las siguientes conclusiones: •

SUNTRAC S.A. es una empresa que pertenece al sector de la construcción, la cual lleva una administración poco adecuado de los activos fijos, siendo estos indispensables para la generación de beneficios económicos. Los procesos de compra, almacenamiento, baja y registro en el sistema se efectúan sin políticas y lineamientos claros, lo que provoca una mala gestión de los activos fijos de propiedad, planta y equipo. Por ello, la constructora debe llevar un control adecuado de la cuenta de PPE, por lo tanto, es necesario que el gerente apoye sus conocimientos con personal del área contable para la toma de decisiones. De este modo, la gestión de control se efectuará con base en fundamentos teóricos y legales.

•

Con la finalidad de medir los riesgos y el nivel de confianza en la administración y tratamiento de la cuenta de PPE se aplicó un cuestionario de control interno, el cual determinó que la constructora se encuentra en un nivel de riesgo medio, de igual manera con un nivel de confianza en rango medio. Lo que permite identificar que con una gestión adecuada se la cuenta de PPE se puede obtener resultados que beneficien directamente al rendimiento de la empresa. Se recomienda que la constructora aplique de manera anual una evaluación a su gestión en cuanto al manejo de sus cuentas de activo, con el fin de mantener un correcto control de las mismas. La evaluación de control debe llevarse en base a la propuesta de indicadores de gestión, ya que estos se encuentran diseñados con la finalidad de medir la aplicación del manual.

•

Con la finalidad de solventar las necesidades que tenía la constructora en el manejo de la cuenta de PPE, se procedió a desarrollar un manual de políticas y

41 procedimientos contables. En el planteamiento de cada política se tomó en cuenta las necesidades actuales, así como se contempló medidas de precaución para preservar los activos fijos y controlar su manejo dentro de la empresa haciendo uso de la codificación. Por ende, la empresa debe aplicar las políticas y procedimientos de manera indispensable, iniciando con una socialización con todo el personal; ya que para la integración del manual en las actividades diarias de la empresa es necesario que todos los colaboradores conozcan su rol de responsabilidad.

•

La gestión de los activos de PPE que realiza la constructora SUNTRAC S.A. no era adecuada, por lo tanto, no solventaba las necesidades de la empresa. Al realizar el análisis del impacto que tendrán las políticas y procedimientos contables, se identificó la necesidad de contar con indicadores que permitan controlar el tratamiento que se está llevando con la cuenta de PPE. De este modo, es necesario que la constructora SUNTRAC S.A. considere en sus análisis financieros o económicos los nuevos indicadores planteados, de forma que se tenga información confiable para la toma de decisiones gerenciales.

Información que arrojará si el manual se encuentra siendo aplicado de acuerdo a los lineamientos establecidos en el mismo.

42

7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Alvarado, B., & Cervantes, C. (2017). Análisis de la propiedad, planta y equipo de la empresa Romserr S.A. según la NIC 16. Esmeraldas: Pontificia Universidad Católica de Ecuador- Sede Esmeraldas.

Alvarado, V. M. (2016). Ingeniería de costos. México: Grupo Editorial Patria.

Ballesteros, M. C., & Arévalo, D. H. (2019). Diseño de manual de políticas y procedimientos contables para la propiedad, planta y equipo de la ESE Hospital Habacuc Calderón de Carmen de Carupa. Universidad de Cundinamarca.

Bernal, C. (2014). Metodología de la investigación. Administración, economía, humanidades y ciencias sociales. Bogotá: Pearson.

Cedeño, D., & García, X. (2019). Manual de procedimientos para la codificación y registro de propiedad, planta y equipo en la empresa "servicios agrícolas Relev S.A. Santo Domingo: Pontificia Universidad Católica del Ecuador- Sede Santo Domingo.

CEPAL. (2019). Estudio Económico de América Latina y el Caribe. Naciones Unidas.

Obtenido

de

https://repositorio.cepal.org/bitstream/handle/11362/44674/S1900414_es.pdf? sequence=221&isAllowed=y Elizalde, L. (2019). Los estados financieros y las políticas contables. Digital Publisher, 2017-226.

43 GAD Provincial Santo Domingo de los Tsáchilas. (2015). Plan de desarrollo y ordenamiento territorial Santo Domingo de los Tsáchilas. Obtenido de http://gptsachila.gob.ec/documentos/LOPAIP_2016/pdyot.pdf Gil, J. A. (2016). Técnicas e instrumentos para la recogida de información. Madrid: Universidad Nacional de Eduación a Distancia.

Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2014). Metodología de la investigación.

México: McGrae Hll Education .

INEC. (2019). Directorio de Empresas y Establecimientos 2018. Obtenido de https://www.ecuadorencifras.gob.ec/documentos/webinec/Estadisticas_Economicas/DirectorioEmpresas/Directorio_Empresas_201 8/Principales_Resultados_DIEE_2018.pdf Mallo, C., & Jiménez, M. Á. (2014). Contabilidad de costos. Madrid: Ediciones Pirámide.

Mariño, M. J. (2018). Manual De Políticas y Procedimientos De Control del Departamento de Compras de la Empresa ADOYOS S.A. Universidad de Guayaquil.

Obtenido

de

http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/37264/1/TESIS%20MARTHA%20 MARI%C3%91O%20CD-%20EMPASTADOS%2004-09-2018.pdf Mokate, K. (2019). Eficacia, eficiencia, equidad y sostenibiliad. Obtenido de https://www.cepal.org/ilpes/noticias/paginas/9/37779/gover_2006_03_eficacia _eficiencia.pdf

44 Montalvo, J. M., & Rubio, M. (2019). Análisis y reestructuración del manejo de políticas y procedimientos contables de los activos de propiedad, planta y equipo para su administración eficiente caso: EDIMCA C.A. Quito: Pontificia Universiad Católica del Ecuador.

Norma

Internacional

de

Contabilidad

16.

(2015).

Obtenido

de

https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/16_N IC.pdf Norma

Internacional

de

Contabilidad

NIC

8.

(2015).

Obtenido

de

https://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/8_NI C.pdf Palomio, N., & Días, C. E. (2015). Diseño del manial de políticas y procedimientos para la gestión de los activos fijos y bienes de consumo de la empresa de telecomunicaciones de Bucaramanga S.A. E.S.P. Universidad Industrial de Santander.

Perú Contable. (2017). Obtenido de Procedimientos contables y no contables: https://www.perucontable.com/contabilidad/procedimientos-contables-y-nocontables/ Rodríguez, B. (2018). Manual de contabilidad para mejorar liquidez de agroarriba S.A. Universidad

de

Guayaquil.

Obtenido

de

http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/33158/1/TESIS%20BRODRIGUE Z.pdf Sánchez, M. A. (2013). Diseño del manual de políticas y procedimientos administrativos y su indicencia en la eficiencia y eficacia de procesos para el

45 área de secretaría del colegio técnico fiscal provincia del azuay de la ciudad de guayaquil.

Universidad

Politécnica

Salesiana.

Obtenido

de

https://dspace.ups.edu.ec/bitstream/123456789/5723/1/UPS-GT000516.pdf Senplades. (2017). Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021. Ecuador. Obtenido de https://www.planificacion.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2017/10/PNBV-26-OCTFINAL_0K.compressed1.pdf Vivanco, M. E. (2017). Los manuales. Universidad y Sociedad, 9(2), 247-252.

Obtenido de http://scielo.sld.cu/pdf/rus/v9n3/rus38317.pdf

46

8. ANEXOS Anexos 1. Cronograma

N.AC T.

CRONOGRAMA

OCT

1

Desarrollo del Plan

2

Ejecución del Proyecto

3

Elaboración teórico

4

Aplicación instrumentos

5

Elaboración de la propuesta de intervención

6

Constatación resultados

7

Elaboración del informe final de tesis

8

Disertación del grado

del

marco

de

de

los

NOV

DIC

ENE

FEB

MAR

ABR

MAY

JUN

JUL

AGS

SEP

OCT

NOV

DIC

EN

47 Anexos 2. Tabla de recursos

Recursos Costos humanos Estudiantes Costos Operacionales (materiales) Resma de papel Transporte Comida Esferos Lapiz Inversiones (tecnológicos) Computadora Impresora Pen drive Gestión (mes) Internet Teléfono Subtotal Imprevistos 10% TOTAL GASTOS: INGRESOS Fuentes de Ingresos Ingresos propios TOTAL:

Cantidad

Valor Unitario

2

$

-

1 20 10 1 1

$ $ $ $ $

2 1 1

$ 1.200,00 $ 350,00 $ 15,00

1 1

$ $

3,20 0,30 2,50 3,00 2,50

35,00 15,00

Valor total USD $ $ $ 39,70 $ 3,20 $ 6,00 $ 25,00 $ 3,00 $ 2,50 $ 2.765,00 $ 2.400,00 $ 350,00 $ 15,00 $ 50,00 $ 35,00 $ 15,00 $ 2.854,70 $ 285,47 $ 3.140,17 $ 3.140,17 $ 3.140,17 $ 3.140,17 $ 3.140,17

48 Anexos 3. Flujograma de procedimiento de adquisición de propiedad, planta y equipo

Constructora SUNTRAC S.A. Flujograma de procesos Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 20/06/2021

A

1

Objetivo: Elaborar el Flujograma de procedimiento de adquisición de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento: Procedimiento de adquisición de propiedad, planta y equipo Personal

Área administrativa-Gerencia

Inicio

¿Se autoriza la orden de compra?

Identificar la necesidad de compra

Si

Solicitar la compra

No

Área contable

A

Realizar cotizaciones

Seleccionar el proveedor Realizar la compra del activo

Recibir el bien comprado

Solicitar la factura de la compra Recibir la factura de la compra

Registrar la compra del bien

Fin

A

49 Descripción de proceso: Para realizar el proceso de adquisición de propiedad, planta y equipo en la empresa SUNTRA S.A, primero se debe recabar información acerca si existe necesidad de nuevos activos, esta información se toma del mismo personal que hace uso de los bienes, pues ellos, el jefe superior inmediato que requieren nuevas herramientas o bienes; luego de ello, el jefe superior inmediato realiza una orden de requisición con todos los bienes que necesita.

Después de realizada dicha orden de requisición, el jefe superior inmediato se reúne con el gerente para que se genere la aprobación de dicha orden, en caso de que se apruebe la compra, se procede a buscar proveedores mediante cinco proformas. Luego, se procede a cancelar el valor por la compra del bien y a cambio se obtiene el mismo bien y factura respectiva. Se realiza la entrega respectiva del activo a la persona que solicito la compra del mismo, mientras que el área financiera recibe la factura para su posterior ingreso en el sistema contable.

Fuente: Revisado por:

Entrevista a personal administrativo Jessenia Cardenas Supervisado por: Ximena García.

Mg.

50 Anexos 4. Flujograma de procedimiento de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo

Constructora SUNTRAC S.A. Flujograma de procesos Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 20/06/2021

A

2

Objetivo: Elaborar Flujograma de procedimiento de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo Relevamiento: Procedimiento de recepción y almacenamiento de propiedad, planta y equipo Área administrativaGerencia

Área de guardalmacén

Área contable

Inicio

Comprar el activo fijo

Recibir el bien

Verificar estado físico del activo

Devolver el activo

No

¿El activo se encuentra en buen estado?

Si

Solicitar cambio de producto al proveedor

Ingresar el activo al sistema

Almacenar en un lugar adecuado

Recibir factura de la compra

Registrar en el sistema contable

Fin

51 Descripción del proceso: El personal encargado de realizar las respectivas compras de los nuevos activos de propiedad, planta y equipo, se realiza la entrega al encargado de guardar en la bodega, en el que se entregan los activos adquiridos conjuntamente con las facturas respectivas, para verificar que lo comprado exista físicamente.

El encargado de guardan en bodegas revisa el estado físico actual de los activos para detectar si existe algún daño o falla en tales bienes, por lo en caso que los activos se encuentran en mal estado, son devueltos al departamento de compra para el posterior cambio de los bienes.

Por el contrario, si el bien se encuentra en buen estado se procede a registrar en el sistema de guardar en bodega y se ubica los activos en el área adecuada, por último, el encargado envía las facturas al área de financiera para el registro de la compra.

Fuente: Revisado por:

Entrevista a personal administrativo Jessenia Cardenas Supervisado por: Ximena García.

Mg.

52 Anexos 5. Flujograma de procedimiento del mantenimiento de propiedad, planta y equipo.

Constructora SUNTRAC S.A. Flujograma de procesos Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 20/06/2021

A

3

Objetivo: Elaborar Flujograma de procedimiento del mantenimiento de propiedad, planta y equipo.

Relevamiento: Procedimiento del mantenimiento de propiedad, planta y equipo Área mecánica

Área administrativa-gerencia

Inicio

Determinar necesidad de mantenimiento

Efectuar el mantenimiento

Si

Informar necesidad

¿Se realiza el mantenimiento?

Autorizar el mantenimiento

No

Buscar proveedor de mantenimiento

Realizar cotización de precios

Elegir el proveedor del servicio

Recibir servicio de mantenimiento

Fin

53 Descripción del proceso: En el área de mecánica de la empresa SUNTRA S.A se determina si los activos necesitan algún tipo de mantenimiento, por lo que el encargado informa al área administrativa, esperando que el gerente autorice el mantenimiento de los mismos.

En caso de necesitar un mantenimiento que no se realice en la empresa, el encargado de realizar las compras busca el proveedor del servicio de mantenimiento, efectuado varias cotizaciones; luego de ello, se elige al proveedor basándose en el precio y calidad en la atención al cliente, para acceder al mantenimiento adecuado de los activos.

Fuente: Revisado por:

Entrevista a personal administrativo Jessenia Cardenas Supervisado por: Ximena García.

Mg.

54 Anexos 6. Flujograma de Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo

Constructora SUNTRAC S.A. Flujograma de procesos Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 20/06/2021

A

4

Objetivo: Elaborar Flujograma Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo Relevamiento: Procedimiento actual de baja de propiedad, planta y equipo

Área mecánica

Área administrativaGerencia

Área contable

Notificar la baja de activos fijos al contador

Recibir notificación de baja de activos fijos

Inicio

Revisar el activo fijo

¿Se encuentra en mal estado el activo?

No

A

Si

Realizar el mantenimiento

¿Tiene arreglo el activo fijo?

No

Informar al gerente

Si

Realizar el mantenimiento correctivo

Realizar baja de activo contablemente

Fin

Descripción del proceso: El área de mecánica debe establecer si el activo se encuentra en mal estado, y dependiendo de ello, cuando el activo se encuentra en mal estado se debe realizar el mantenimiento correctivo respectivo, luego de ello se analiza si el activo tiene arreglo o no.

55 Si el activo no tiene arreglo, se informará al gerente general el daño que ha sufrido el activo, seguido de ello, el gerente notifica verbalmente al contador que realice la baja respectiva del bien dañado, el contador acoge la notificación y procede a dar de baja el elemento de propiedad, planta y equipo.

Fuente: Revisado por:

Entrevista a personal administrativo Jessenia Cardenas Supervisado por: Ximena García.

Mg.

Anexos 7. Cuestionario de control interno COSO ERM Constructora SUNTRAC S.A. Cuestionario de Control Interno COSO II ERM Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 22/06/2021

A

5

Objetivo: Evaluar el control interno a través de la aplicación del cuestionario de control interno.

Relevamiento: N° Preguntas SI NO P (+) N (-) Observaciones AMBIENTE INTERNO 1

¿La empresa mantiene relaciones éticas con sus clientes?

X

1

2

¿El personal relacionado con el manejo de PPE se encuentra capacitado para el desarrollo de las actividades?

X

1

3

¿La constructora cuenta con un reglamento interno?

X

1

4

¿La empresa mantiene una estructura organizacional definida en el área contable?

X

1

5

¿El personal tiene claramente definidas sus X 1 funciones y atribuciones del cargo?

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

6

¿Se define el método de depreciación según las características del bien?

7

¿Se valoran los bienes antes de dar de baja?

8

¿La constructora cumple con los objetivos planteados?

X

1

9

¿Cuenta con un manual para el tratamiento de PPE?

X

1

10

X X

1 1

¿En los procedimientos se indaga si concilian e integran, por lo menos una vez X cada mes el inventario físico de PPE con el auxiliar contable?

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

1

56

11

¿Se realiza un control físico de PPE?

X

1

12

¿Los activos cuentas con codificación?

13

¿La adquisición de activos es debidamente autorizada?

14

¿Existen políticas para dar de baja a los activos que se encuentren en mal estado?

X

1

15

¿La empresa lleva control del uso y responsable de los activos fijos?

X

1

15

¿Se cuenta con un espacio físico adecuado para almacenar a los activos de PPE?

X

1

16

¿Se verifica el estado de PPE cuando se realiza una compra?

X

1

17

¿Se efectúan devoluciones si se encuentran activos defectuosos en las adquisiciones?

X

1

X X

1 1

VALORACIÓN DEL RIESGO

18

¿El control físico de PPE es supervisada por el responsable del área contable?

19

¿Existe una codificación que diferencie a los bienes de mayor antigüedad?

X

1

20

¿La constructora cuenta con políticas para realizar compra de PPE?

X

1

21

¿Se han presentado inconvenientes con los proveedores al momento de realizar devoluciones?

22

¿Al recibir los activos después de su uso se realiza una debida revisión?

X

1

23

¿Existe una correcta distribución del espacio físico para el almacenamiento de PPE?

X

1

24

X

1

X

1

¿Se realizan N/C cuando se hace una devolución de los bienes en mal estado?

X 1 RESPUESTA AL RIESGO

25

¿Se realizan los cuestionamientos respectivos cuando existen novedades en la revisión de PPE?

X

1

26

¿Cuenta la constructora con seguro para resguardar la PPE de un accidente o daño?

X

1

27

¿Existe una condición para que la empresa realice la adquisición de un nuevo activo?

28

¿Se realiza el respaldo (documentación) para la devolución de activos?

X

X

1

1

57

29

¿El medio de entrega de la PPE es adecuado?

30

¿Son frecuentes activos?

31

¿La revisión del estado de PPE se efectúan al menos una vez por año?

32

¿Existen políticas para el almacenamiento de PPE?

33

¿Se cumplen con los plazos establecidos para el mantenimiento de PPE?

34

¿Se realizan presupuestos para adquirir nuevos activos de PPE?

35

¿Se verifica el estado de PPE antes de usarlos?

36

las

devoluciones

X

1

de

X ACTIVIDADES DE CONTROL

X

1

X

X

1

1

X

X

1

1

¿Se llevan registros para respaldar el uso y responsable de los PPE? X 1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

37

¿Se desarrolla una comunicación oportuna con el gerente por el estado de PPE?

X

1

38

¿La comunicación entre Gerente y contador es adecuada?

X

1

39

¿Se comunica sobre los bienes que presenten problemas en el desarrollo de actividades?

X

1

40

¿Se comunica al gerente los bienes que serán dados de baja?

X

1

41

¿El sistema contable proporciona información confiable sobre el tratamiento de PPE?

42

1

X

1

¿Existe comunicación efectiva entre gerente y operarios?

X 1 SUPERVISIÓN Y MONITOREO

43

¿Se verifican las anomalías en el uso de PPE?

44

¿Existe control de la organización de PPE en el espacio físico?

X

1

45

¿Se realizan correcciones de inconsistencias encontradas en PPE?

X

1

46

¿Se efectúan actividades de seguimiento en el manejo de PPE?

X

1

X

1

las

58

47

¿Se supervisa las actividades de la persona encargada de dar tratamiento en el sistema a PPE?

Fuente: Revisado por:

X

Elaboración propia Jessenia Cárdenas

1

Supervisado por: Mg. Ximena García.

Anexos 8. Matriz de determinación de riesgo y nivel de confianza

Constructora SUNTRAC S.A. Elaborado Matriz de determinación de por: riesgo y nivel de confianza Fecha:

Karen Aguilar 22/06/2021

Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

A 6 Objetivo: Determinar el riesgo inherente y el nivel de confianza de la empresa SUNTRAC S.A. Relevamiento: Nivel de riesgo inherente=

Respuestas negativas del cuestionario Total, de respuestas del cuestionario

Riesgo determinado Respuestas positivas Respuestas negativas Total de respuestas Nivel de riesgo inherente Nivel de confianza calculado

26 21 47 45% 55%

Nivel de confianza % de Confianza Calificación Calificación Nivel de riesgo Bajo 15%-50% 3 Alto Medio 51%-75% 55% 2 Medio Alto 75%-95% 1 Bajo Fuente: Elaboración propia Revisado por: Jessenia Cardenas Supervisado por: Mg. Ximena García.

Constructora SUNTRAC S.A. Matriz de recomendaciones Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por:

Karen Aguilar

Fecha:

19/07/2021

59

A 8 Objetivo: Crear la matriz de recomendaciones por cada componente del cuestionario COSO ERM obtenidos en la aplicación en la empresa SUNTRAC S.A. Relevamiento: N° Componente Riesgo Impacto Recomendación Crear un reglamento interno para la constructora Ambiente de La empresa no cuenta con un reglamento interno.

1 Alto Diseñar un organigrama que permita identificar los Control La constructora no tiene un organigrama establecido. niveles de responsabilidad y canales de comunicación.

No existe un método de depreciación según las Implementar los métodos de depreciación de acuerdo a Establecimiento de características del bien. las características del bien.

2 Medio objetivos La constructora no cuenta con un manual para dar Diseñar un manual para dar tratamiento a la cuenta de tratamiento a PPE. PPE. Los activos no se encuentran codificados para su pronta Establecer un sistema de codificación de los activos de Identificación de identificación.

PPE. 3 Alto riesgos La empresa no lleva un control de los responsables del Encomendar formalmente responsables del uso de los uso de PPE. activos de PPE. La empresa no cuenta con políticas para la compra y Establecer políticas que se alineen a las necesidades de Valoración de devolución de los activos de PPE. adquisición de activos de PPE. 4 Bajo riesgo No existe una correcta distribución del espacio físico Elaborar un plan de organización para el para almacenar los activos de PPE. almacenamiento de los activos de PPE. No existe una condición establecida para determinar la Fijar una condición en cada activo que genere la 5 Respuesta al riesgo Bajo necesidad de adquirir nuevos activos de PPE. necesidad de reposición del mismo.

La empresa no cuenta con políticas para el Crear políticas de almacenamiento de acuerdo a las Actividades de almacenamiento de los activos de PPE. necesidades de la constructora.

6 Medio control La empresa no realiza un presupuesto para la Elaborar un presupuesto de compra de acuerdo a la adquisición de nuevos activos. necesidad productiva de la empresa.

Información y El sistema contable no proporciona información Realizar una supervisión física del estado de los bienes 7 Bajo Comunicación contable sobre la cuenta de PPE. y ajustar en el sistema contable.

Ejecutar seguimientos continuos que permitan Supervisión y 8 No se verifican las diferencias en el sistema.

Bajo encontrar las eventualidades que originan las Monitoreo diferencias en el sistema.

Fuente: Elaboración propia Revisado por: Jessenia Cardenas Supervisado por: Mg. Ximena García.

60

Anexos 9. Encuesta a contador general de SUNTRAC S.A.

61

62

63

Anexos 10. Manual de Políticas Contables

Constructora SUNTRAC S.A. Manual de Políticas Contables Del 1 de enero del 2021 al 31 de diciembre del 2021

Elaborado por: Fecha:

Karen Aguilar 22/07/2021

A

9

Objetivo: Plantear las políticas contables para el manejo adecuado de los bienes de la cuenta de propiedad, planta y equipo.

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DE LOS ACTIVOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO DE LA CONSTRUCTORA SUNTRAC S.A

NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 16: NIC 16. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO.

Autoras: Karen Estefania Aguilar Aguilar Jessenia Lucila Cardenas Cueva

64

ÍNDICE DE CONTENIDO

1. Introducción……………………………………………………………………3

2. Objetivo del Manual……………………………………………………………4

3. Responsables…………………………………………………………………...4

4. Cuenta Propiedad Planta y Equipo……………………………………………5

4.1.

Reconocimiento……………………………………………………………6

4.2.

Política contable general…………………………………………………...6

5. Alcance…………………………………………………………………………7

6. Control interno de la cuenta de Propiedad, planta y equipo……………………7

7. Políticas Contables……………………………………………………………8

7.1.

Reconocimiento inicial……………………………………………………8

7.2.

Reconocimiento posterior…………………………………………………9

7.3.

Depreciación………………………………………………………………10

7.3.1. Políticas y procedimientos de propiedad, planta y equipo………………10

7.3.2. Procedimiento……………………………………………………………10

65

8. Procesos administrativos generales…………………………………………...13

9. Procedimiento de codificación de los activos de propiedad, planta y equipo...17

9.1.

Políticas para el control de la codificación de los bienes de propiedad, planta y equipo………………………………………………………………18

9.2.

Propuesta de Codificación de los activos de propiedad, planta y equipo ……………………………………………………………………………19

9.2.1. Clasificación de los activos………………………………………………19

9.2.2. Codificación para cuentas de activos …………………………………….19

66

1. Introducción Actualmente la inversión más significativa de la constructora se encuentra representada en la propiedad planta, y equipo, constituyendo las dos terceras partes del valor general de los activos de SUNTRAC SA. Teniendo en cuenta el peso e importancia de este grupo, la trascendencia de la maquinaria como soporte para la generación de los ingresos, y entendiendo que el desarrollo de la operación en la cual está sustentado el giro del negocio sería imposible sin su óptimo funcionamiento, es muy importante ejercer un adecuado control sobre su utilización, protección y conservación; siendo necesario garantizar el mantenimiento de la información individualizada y permanente actualizándose en lo concerniente a la identificación, localización, estado, valor económico, responsable de su uso, custodia, y contabilización.

En consideración a lo anterior expuesto se busca con la entrega de este manual, efectuar la divulgación de las políticas y procedimientos generales que han sido establecidos como marco de referencia para la toma de las decisiones relacionadas con el apropiado manejo y cuidado de la propiedad, planta y equipo, por parte de los colaboradores internos: empleados, administrativos e inclusive contratistas que se encuentren relacionados con el uso de la maquinaria.

2. Objetivo del Manual Promover una cultura de responsabilidad y conservación sobre el uso de los activos de propiedad, planta y equipo de la Constructora SUNTRAC S.A.

67

Prescribir el tratamiento y registro contable según la NIC 16, de cada uno de los movimientos en la cuenta de propiedad, planta y equipo.

3. Responsables Los responsables de cada área y herramientas de trabajo deberán firmar una carta de responsabilidad del buen uso, conservación y tratamiento contable, según corresponda. En la siguiente tabla se detallan específicamente a los responsables: Área Contabilidad

Responsable Área Administrativa Ing. Carlos Freire

Bodega

Sr. Juan Carrión

Muebles y enseres

De acuerdo a su uso

Equipo de computo

De acuerdo a requerimientos laborales Área Operativa

Bodega

Sr. Juan Carrión

Maquinaria La excavadora

Sr. Carlos Andrade

La retroexcavadora

Sr. Vinicio Ortiz

La escrepa

Sr. Pablo Molina

La pavimentadora

Sr. Fabian Alarcón

La compactadora

Sr. Juan Gualani

La motoniveladora

Sr. Holger Guanga

Las volquetas

Sr. Marcelo Andrango, Sr. Manuel Figueroa

La cargadora

Sr. Paul Zambrano

Vehículos Camioneta

Sr. Emilio Argandoña

Camioneta

Sr. Segundo Cedeño

Camioneta

Sr. Orlando Quezada

68

4. Cuenta Propiedad Planta y Equipo Las propiedades, planta y equipo son activos tangibles que: •

Posee una entidad para su uso en la producción o el suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos; y

•

Se espera utilizar durante más de un periodo. (NIC 16)

4.1.Reconocimiento El coste de un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: •

Sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y

•

El costo del elemento puede medirse con fiabilidad.

En base a lo expuesto en la NIC 16, la constructora SUNTRAC S.A. reconocerá como parte de la cuenta de propiedad, planta y equipo a aquellos activos tangibles que no se mantengan para la venta, sino para fines de prestación del servicio de construcción o para propósitos administrativos de la empresa que generen rentabilidad.

4.2.Política contable general SUNTRAC S.A. llevará un control administrativo detallado en Excel de las partidas que componente la cuenta de propiedad, planta y equipo, conjuntamente con la

69

información que se lleve en el sistema contable, la cual revelará en las notas de los estados financieros: •

El costo original de los bienes totalmente depreciados y que siguen en uso, así como su depreciación acumulada.

•

El importe en libros de las propiedades, planta y equipo retirados de su uso activo y no clasificados como mantenidos para la venta de acuerdo con la NIIF 5; y

•

cuando se utiliza el modelo del costo, el valor razonable de las propiedades, planta y equipo cuando es significativamente diferente de su importe en libros, como lo estipula la NIC 16 en el párrafo 79.

5. Alcance La cuenta de Propiedad, planta y equipo de la Constructora SUNTRAC S.A. incluye: ▪

Terrenos

▪

Edificios

▪

Instalaciones

▪

Muebles y Enseres

▪

Maquinaria y Equipo

▪

Equipo de computación

▪

Vehículos

70

Clasificación

Depreciable

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Edificios Instalaciones Muebles y enseres Maquinaria y equipo Equipo de computación Vehículos Maquinaria

▪

Terrenos

No Depreciable

6. Control interno de la cuenta de Propiedad, planta y equipo •

Solo se considerará activos fijos a aquellos bienes que cumplas con los requisitos de reconocimiento establecidos en la NIC 16.

•

Toda operación de compra de activos debe estar aprobada por la Gerencia.

•

La constructora contratará pólizas de seguro para todo riesgo para los activos que superen los $5000 dólares.

•

La contabilización de los activos de la constructora se efectuará en base a lo establecido en la NIC 16.

•

Se efectuará constatación física de los activos fijos de propiedad, planta y equipo, con el fin de verificar su buen funcionamiento; caso contrario darlo de baja o disponerlo para la venta.

•

Comparación cada dos meses entre los activos fijos físicos y los registrados en libros.

•

En las compras se constatará que los valores inferiores a $350 se registrarán en la cuenta de gasto.

•

Al comprar un bien que cumple las condiciones para incluirse a propiedad, planta y equipo se realiza la verificación física en la empresa para incorporar la codificación de identificación y poder ubicarlo en su lugar de uso o almacenamiento.

71

•

Se mantendrá un reporte extracontable con los listados de los activos fijos por tipo, incluyéndose los bienes con valor cero en contabilidad que sigan siendo funcionales.

•

Los activos deben encontrarse codificados para una fácil identificación y control.

•

Todos los activos tendrán un responsable a cargo.

7. Políticas Contables Un bien será contabilizado como Propiedad, Planta y Equipo siempre que sobrepasen los siguientes montos: •

Equipos de Computación $350

•

Cualquier Otro Activo $650

7.1.Reconocimiento inicial Se reconocerán los costos iniciales atribuibles al activo que representará el valor total de la adquisición del activo, incluyéndose las erogaciones que se realizaron para ponerlo en marcha en las instalaciones de la empresa. Los costos iniciales comprenden: •

Precio de adquisición, aranceles de importación, impuestos indirectos no recuperables.

Asientos modelos para ingreso de activos código XXX XXX

Detalle

Debe XXX

Terrenos Caja/Bancos

Haber XXX

-XXXX XXX

Maquinaria y equipo

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXX

Equipo de Computación

XXX

72

XXX

Caja/Bancos

XXX

-XXXX XXX

Vehículos

XXX XXX

Muebles y enseres

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXX Caja/Bancos

XXX

7.2.Reconocimiento posterior La medición a posterior de los activos de propiedad, planta y equipo, se registrará por su costo menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro del valor. (NIC 16) El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. Y el importe depreciable de un activo se distribuirá de forma sistemática a lo largo de su vida útil.

(NIC 16).

Así también, se evaluará los indicadores de deterioro y en caso de presentarse una evidencia significativa la entidad aplicará lo establecido en la NIC 36. La compensación procedente de terceros por elementos deteriorados de propiedades, plan y equipo, o por indemnizaciones recibidas producto de pérdidas o abandonos se reconocerá como ingreso en el resultado del periodo en el momento en que la compensación sea exigible. (NIC 16) En el caso de venta del bien, este se reconocerá como pérdida o ganancia, el cual se calcula comparando los ingresos obtenidos con el valor en libros del activo, efecto que se registrará en el estado de resultados. (NIC 16).

73

7.3.Depreciación 7.3.1. Políticas y procedimientos de propiedad, planta y equipo Para la depreciación de los elementos de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo deberá cumplir con los siguientes aspectos: ▪

El activo deberá tener una duración mayor a 12 meses.

▪

Valor mayor a $350.

▪

La vida útil y el porcentaje de depreciación de cada grupo de activos será:

Propiedad, planta y

% Depreciación Anual

Años de vida Útil

Maquinaria y equipo

10%

10 años

Vehículos

20%

5 años

Programas contables o de

33%

3 años

Equipo de computación

33%

3 años

Muebles y Equipos de

10%

10 años

equipo

computación

Oficina

7.3.2. Procedimiento ▪

Identificar el bien como propiedad, planta y equipo.

▪

Clasificar el bien en la cuenta o grupo que pertenece.

▪

Identificar el valor monetario del activo en la factura o valor en libros.

▪

Identificar la fecha de adquisición del bien o activo.

▪

Establecer el porcentaje de vida útil respectivo de depreciación.

▪

Calcular la depreciación anual mediante la fórmula del método de línea recta.

▪

Registrar la depreciación acumulada en el sistema contable.

▪

Registrar la depreciación acumulada en la hoja de Excel.

Para el cálculo de la depreciación se hará bajo el método de línea recta, con base en la vida útil estimada para cada tipo de activo. El valor residual de los activos

74

depreciables, la vida útil estimada y los métodos de depreciación se encontrarán sujetos a revisión anualmente por la administración de la empresa.

Propuesta de asientos contables Código

Detalle

Debe

Haber

X XXX XXX

Gasto depreciación maquinaria y equipo

XXX

Depreciación acumulada maquinaria y equipo

XXX

X XXX

Gasto depreciación equipo de computación

XXX

Depreciación computación

acumulada

equipo

XXX de

XXX

X XXX XXX

Gasto depreciación Vehículos

XXX

Depreciación acumulada Vehículos

XXX

X XXX XXX

Gasto depreciación Muebles y enseres

XXX

Depreciación acumulada muebles y enseres

XXX

Políticas y procedimientos de propiedad, planta y equipo Baja de Cuentas Políticas ▪ La entidad dará de baja el importe en libros de un elemento de propiedad, planta y equipo por dos casos: Obsolescencia o por robo.

▪

Se debe identificar si los bienes se encuentran en estado de obsolescencia, es decir, si se encuentran dañados o a su vez si han sido sustraídos.

▪

En caso de que el activo este dañado, el trabajador a cargo de dicho bien debe reportar inmediatamente o máximo 48 horas para informar el hecho

75

al jefe de mantenimiento; caso contrario, el responsable asumirá con una multa del 5% del salario básico.

▪

Se debe realizar el registro de la baja de propiedad, planta y equipo en el sistema contable; adicional a esto se actualizará el activo en los archivos de registro en Excel.

▪

Si un activo de propiedad, planta y equipo ha sido robado, se debe dar aviso inmediatamente al gerente general.

▪

Antes de dar de baja el activo debe ser sometido a mantenimiento o reparación y si aun así no tiene arreglo, el jefe de mantenimiento tiene que comunicar al contador.

▪

Para dar de baja el activo debe existir un informe técnico debidamente revisado.

Procedimiento en caso de robo • Se deberá notificar de manera inmediata a la gerencia si un activo fuese robado.

•

El custodio del activo deberá realizar el procedimiento legal respectivo frente al delito suscitado.

•

La constancia de la denuncia deberá ser entregada directamente al gerente.

•

Toda la documentación se deberá enviar al área contable para su registro en base a la normativa vigente.

Procedimiento en caso por daño total • El responsable directo del activo deberá emitir su criterio en relación al estado del activo, notificando de manera formal a su jefe inmediato.

76

•

El jefe inmediato o administrador solicitará la revisión técnica del bien, con la finalidad de identificar la responsabilidad del daño y su estado.

•

De acuerdo al informe, se solicitará al Gerente la autorización para dar de baja al bien.

•

Se emitirá un acta donde conste el informe de la inspección al bien, así como la autorización firmada y sellada por el Gerente.

•

Toda la documentación se deberá enviar al área contable para su registro en base a la normativa vigente.

•

El activo se almacenará en la bodega general, hasta que se proceda con su desalojo de la planta.

Asientos Contables por baja de activos

Código

Detalle

Debe

Haber

X XXX

Depreciación acumulada maquinaria y equipo

XXX

XXX

perdida por baja maquinaria y equipo

XXX

XXX

Maquinaria y equipo

XXX

X XXX

Depreciación acumulada equipo de computación

XXX

XXX

perdida por baja equipo de computación

XXX

XXX

Equipo de computación

XXX

X XXX

Depreciación acumulada vehículos

XXX

XXX

perdida por baja vehículos

XXX

XXX

Vehículos

XXX

X XXX

Depreciación acumulada muebles y enseres

XXX

XXX

perdida por baja muebles y enseres

XXX

77

XXX

Muebles y enseres

XXX

8. Procesos administrativos generales Proceso de adquisición e ingreso a bodega del activo •

Todo bien que ingrese a bodega debe encontrase con el recibido con firma de responsabilidad.

•

Se debe verificar que el bien se encuentre en correcto estado.

•

No se procederá a ingresar el bien a bodega si no cuenta con la respectiva codificación.

•

Todo bien ingresado a bodega debe tener un custodio, en caso de no ser de uso directo de un empleado, el bodeguero será el custodio directo.

Proceso de Adquisición ▪

En el presupuesto anual se deberá considerar la compra de activos fijos.

▪

La secretaria realiza la solicitud del presupuesto.

▪

Cotiza en el mercado la mejor oferta para la Constructora.

▪

Se presenta al gerente las cotizaciones realizadas.

▪

De manera conjunta se selecciona el proveedor.

Proceso de ingreso a bodega Se recibe el equipo adquirido, se revisa y se procede a actualizar el inventario de propiedad, planta y equipo con las nuevas adquisiciones.

Se realiza la codificación del bien de acuerdo a los procesos internos establecidos.

Se elaboran las tarjetas de responsabilidad.

Se fotocopia la factura de compra para el archivo general.

78

El Contador deberá contabilizar las nuevas adquisiciones de forma inmediata

Políticas para el buen uso de los bienes de Propiedad, Planta y Equipo Terrenos, Edificios e Instalaciones

Políticas ▪

Los terrenos recibirán mantenimiento de limpieza de maleza cada 3 meses.

▪

Los edificios e instalaciones deberán recibir mantenimiento general una vez al año.

▪

Los servicios de limpieza serán contratados, más no se contará con personal dentro de nómina que realice dichas funciones.

▪

Los terrenos, edificios e instalaciones contarán con seguro ante siniestros.

▪

Todos los trabajadores deberán mantener su espacio de trabajo limpio y precautelar el buen estado del mismo.

▪

En caso de identificarse daños en las instalaciones, edificios o terrenos, deberá ser notificado a gerencia.

▪

No se permitirá el uso de los terrenos, instalaciones o edificios para actividades comerciales de cualquier índole que no se encuentre relacionado con la constructora.

Muebles y Enseres

Políticas ▪

Se realizará mantenimiento preventivo y correctivo de manera anual a todos los muebles y enseres de la empresa.

▪

Como custodio general del cuidado y buen uso de muebles y enseres, será la secretaria de gerencia.

79

▪

Todos los bienes muebles y enseres constarán con acta de entrega y recepción con firma del responsable de su buen uso y custodia.

Asientos Contables por adquisición de propiedad, planta y equipo código XXX

Detalle

Debe

Terrenos

XXX

Haber

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXXX

Maquinaria y equipo

XXX

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXX

Equipo de Computación

XXX

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXX

Vehículos

XXX

XXX Caja/Bancos

XXX

-XXXX XXX

Muebles y enseres

XXX Caja/Bancos

XXX

80 Equipo de Computación

Políticas ▪

El empleado no deberá alterar el contenido físico o lógico del equipo incluyendo sus periféricos.

▪

En caso de presentarse una falta física o lógica se deberá notificar al gerente y en el caso de ser requerido enviar el equipo para su revisión o reparación de acuerdo al procedimiento establecido.

▪

En ninguna circunstancia el empleado intentará reparar el equipo o diagnosticarlo, únicamente deberá informar la novedad.

▪

En ningún caso, el empleado tendrá cerca alimentos, bebidas u otros materiales que puedan derramarse y causar daño al equipo.

▪

No se usarán lo equipos para asuntos personales de ninguna índole.

▪

El empleado debe comprobar sus conocimientos o experiencia en el manejo de equipo de cómputo.

Vehículo

Políticas ▪

Bajo ninguna circunstancia el vehículo podrá ser prestado a una persona ajena a la empresa.

▪

Sólo se podrá prestar el vehículo de uso permanente a una persona de la empresa, con la autorización del nivel Directivo o Gerencial.

▪

La Licencia de conducción vigente es obligatoria.

▪

Si la licencia de conducción está vencida o no existe, el usuario no podrá conducir ningún vehículo de la empresa.

81

▪

Todos los vehículos de la compañía deben mantener las pólizas de seguro mínimas obligatorias.

▪

En caso de emergencia comprobada y sustentada con documentación, el trabajador podrá hacer uso del vehículo de la empresa corriendo con los gastos que se encuentren sujetos a la movilización del bien.

Maquinaria

Políticas ▪

Bajo ninguna circunstancia la maquinaria podrá ser prestada a una persona ajena a la empresa.

▪

La Licencia de conducción vigente es obligatoria, adicional debe estar acorde a la solicitada por ley para manejar maquinaria pesada.

▪

Si la licencia de conducción está vencida o no existe, el operario no podrá conducir ninguna maquinaria de la empresa.

▪

Sólo se podrá prestar la maquinaria de uso permanente a una persona de la empresa, con la autorización del nivel Directivo o Gerencial y en casos estrictamente necesarios para cumplimiento de actividades de la empresa.

▪

Todas las maquinarias de la compañía deben mantener las pólizas de seguro mínimas obligatorias.

▪

Antes de utilizar cualquier maquinaria el empleado deberá comprobar que la máquina esté completa, que no falte ninguna pieza y, por ende, que no presente ningún fallo que pudiese perjudicar la integridad física del operador.

82

▪

El mantenimiento de la maquinaria deberá realizarse cada mes, en caso de identificar necesidad antes de la fecha prevista informar a gerencia.

▪

Emplear la maquinaria adecuada para cada tarea que deba realizarse.

▪

No dejar que personas que no se encuentren autorizadas y que no tengan la calificación o formación necesaria utilice las maquinarias.

▪

Inspeccionar que la zona de trabajo alrededor de la máquina se mantenga en buenas condiciones de limpieza, para evitar siniestros.

▪

Los operadores deberán portar la ropa y equipos de protección necesarias para manejar las maquinarias.

▪

Se deben seguir las instrucciones del fabricante en cuanto al uso correcto de las maquinarias.

Sanciones por el uso indebido de la propiedad, planta y equipo Políticas ▪

Las adquisiciones realizadas sin autorización y procedimiento previsto en el presente manual se anularán, y de encontrarse el bien en la empresa se realizará un llamado de atención por escrito, si persiste el hecho por dos ocasiones, se despedirá al colaborador.

▪

En caso de prestar o ceder el uso de un bien que solo es de uso único en la empresa, como los vehículos, se sancionará con una multa de $50 dólares al responsable o custodio del bien.

▪

Los trabajos de mantenimiento deberán realizarse según lo previsto en el presente manual, caso contrario el responsable deberá responder por los

83

daños ocasionados por deterioro de los bienes provocados por la falta de mantenimiento.

▪

En caso de daño por mal uso de los equipos de cómputo e incumplimiento de lo previsto en el presente manual, la empresa sancionará con la reparación o reposición del bien afectado.

9. Procedimiento de codificación de los activos de propiedad, planta y equipo.

La codificación de los activos dentro de una empresa le permite obtener orden y control de los mismos, ya que la disponibilidad de este tipo de información también infiere en la toma de decisiones administrativas. En la constructora “SUNTRAC S.A.” se procederá a realizar un solo tipo de codificación, el mismo que se encontrará ingresado en el sistema contable y en el bien físico con un identificativo visible.

84

Para proceder con la codificación de los bienes que integran la cuenta de propiedad, planta y equipo se tomará en cuenta los siguientes lineamientos:

000 Año de compra

000 Código de activo: 01 Maquinaria y equipo

000 Enumeración de compra

02 Vehículos 03 Muebles y enseres

04 Equipos de computación

Cabe recalcar que los códigos propuestos serán etiquetados físicamente en cada bien o activo de propiedad, planta y equipo, a través de una etiqueta blanca; por lo que estos códigos serán ubicados en un lugar visible para una mayor identificación de los mismos.

9.1.Políticas para el control de la codificación de los bienes de propiedad, planta y equipo •

El control del inventario físico con el fin de verificar el estado del bien y de su codificación se realizará mínimo dos veces al año, con la colaboración del contador y una persona externa no relacionada con el manejo de los activos fijos de la empresa.

•

La secretaria elaborará un documento que detalle el estado del bien y la responsabilidad del custodio.

85

•

El mantenimiento y renovación de la codificación se llevará una vez al año o dependiendo el estado de la codificación.

9.2.Propuesta de Codificación de los activos de propiedad, planta y equipo 9.2.1. Clasificación de los activos

Activos

Modelo

Cantidad

Maquinaria y Equipo

Retroexcavadora

JCB 3CX

2

Excavadora

HMK 140 LC Serie Gen

1

Rodillo

Caterpillar CS54B

2

Tractor

De cadenas de 160 HP (119 KW)

2

Caterpillar modelo D4

Escrepa

SERIE GDST12

1

Pavimentadora

SE50 VT XW

1

Compactadora

CW34 Caterpillar

1

86

Motoniveladora

120/120 AWD Caterpillar

1

Cargadora

966l Caterpillar

2

Mezcladora

XTW220E ES DE 220 Tn

1

Vehículos

Camioneta

Toyota hilux 3.0 D4D doble cabina VX

2

4X4 171

Camioneta

Toyota fortuner 2.7i (166 cv)

1

Muebles y enseres

Mesa de oficina.

Aluminio

2

Silla de oficina

Sillas ejecutivas

6

Madera y esponja

1

Metal

2

Sofás

de

recepción

Archivadores

87

Cajoneras

Metal

2

Equipo de Computo

Copiadoras

EPSON

1

Impresora

HP

1

Laptop

LENOVO i5

2

Computadora

Hp I7

5

9.2.2. Codificación para cuentas de activos A continuación, se detallan los códigos propuestos para los activos de propiedad planta y equipo:

Activos

Código

Maquinaria y Equipo

Retroexcavadora

017-001-011

Retroexcavadora

016-001-008

88

Excavadora

019-001-022

Rodillo

017-001-012

Rodillo

017-001-013

Tractor

017-001-014

Tractor

019-001-023

Escrepa

016-001-007

Pavimentadora

019-001-024

Compactadora

019-001-020

Motoniveladora

017-001-015

Cargadora

019-001-026

Cargadora

020-001-036

Mezcladora

016-001-005

89

Vehículos

Camioneta

020-002-050

Camioneta

019-002-047

Camioneta

019-002-038

Muebles y enseres

Mesa de oficina

016-003-001

Mesa de oficina

016-003-002

Mesa de oficina

016-003-003

Mesa de oficina

016-003-004

Mesa de oficina

019-003-045

Mesa de oficina

019-003-044

Silla de oficina

019-003-138

90

Silla de oficina

019-003-238

Silla de oficina

019-003-338

Silla de oficina

019-003-438

Silla de oficina

019-003-538

Silla de oficina

019-003-638

Sofás

de

018-003-029

recepción

Archivadores

018-003-024

Archivadores

018-003-124

Cajoneras

018-003-021

Cajoneras

018-003-121

Equipo de Computo

Copiadoras

021-004-056

91

Impresora

019-004-039

Laptop

020-004-055

Laptop

019-004-040

Computadora

019-004-041

Computadora

019-004-141

Computadora

019-004-241

Computadora

019-004-341

Computadora

019-004-441