Artículo para Gerencia - SMART
Importancia de saber determinar los objetivos para así poder alcanzarlos.
¡Plantea objetivos SMART! Diariamente somos testigos o mejor dicho victimas de promesas incumplidas, y de proyectos por etapas, que nunca se finalizan, la realidad venezolana en el área de proyectos no se puede ocultar, es así como decir que no se puede tapar el sol con un dedo. Presentamos una herramienta para definir los objetivos de manera que su alcance sea gerenciable.
Definición de Proyecto D. Campos P. “Es una organización temporal y única de personas medios (recursos, trabajos, procesos, etc.), que motivada por una necesidad o interés actual, se propone generar un cambio, a fin de alcanzar un resultado esperado único (Objetivo definido, Producto especificado)”.
Los proyectos que no pueden llegar a un fin exitoso deben su fracaso en gran parte a errores en la planificación, o mejor dicho por la ausencia de ella, se dictan lineamientos políticos preñados de buenas intenciones, pero que no persiguen mas allá de un impacto político, y a largo plazo los problemas se siguen extendiendo porque no han sido solucionados, es decir muchas veces las respuestas son de reacción, pero no de acción, pues se espera que los problemas que nos afectan nos pongan el agua al cuello para atacarlos, sacamos el agua con tobitos pero se sigue inundando el barco. El problema entonces, no es que se ataquen los problemas, porque de acuerdo a la definición de proyectos citada arriba, se habla de generar un cambio, y debemos recordar que todo cambio es para mejor, de acuerdo con el refrán popular. Solo que antes de abordar el problema debemos tener visión integral del ámbito y el entorno para el desarrollo de un proyecto. Es nuestra intención presentar aquí una herramienta que permita a los gerentes, lideres y emprendedores trabajar en una buena definición de los objetivos a alcanzar, a través de la difusión de la herramienta SMART. Con la intención de ampliar el campo de conocimientos de aquellos quienes no la conocen y se encuentran en el área de planificación de proyectos, esta herramienta es muy útil y necesaria desde el principio de un proyecto, pues si planteamos objetivos SMART, tendremos más certeza de éxito, en nuestro proyecto. Y de especial interés para los gerentes públicos que en sus manos tienen la rienda de la administración y planificación del país. Así apoyados en el artículo de Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria SMART is a mnemonic, giving criteria to guide in the setting of objectives, for example in project management, employee performance management and personal development. The letters broadly conform to the words specific, measurable, attainable, relevant and time-bound.
Rafael D. Santos
Diciembre de 2013
Artículo para Gerencia - SMART SMART criteria are commonly attributed to Peter Drucker's management by objectives concept. The first known use of the term occurs in the November 1981 issue of Management Review by George T. Doran. Definimos de la traducción: SMART es un criterio (acrónimo) mnemotécnico, dado para la definición de objetivos, por ejemplo en Gerencia de Proyectos, manejo de empleados, y desarrollo personal. Este acrónimo está formado por: 1. 2. 3. 4. 5.
Specific (objetivo específico) Measurable (objetivo medible) Achievable (objetivo alcanzable) Realistic (objetivo realista) Time bound (objetivo con tiempo limitado)
Con el uso de este enfoque se pueden lograr cambios trascendentes a nivel gerencial, pues permiten que los objetivos planteados sean claros, y que no se pierdan durante su ejecución por necesidad de modificar sobre la marcha, lo cual siempre representa pérdida de tiempo y dinero. Si el objetivo es bien planteado desde el principio existen mejores posibilidades de hacer buena gestión de los recursos y las actividades necesarias para alcanzarlos. RDS A continuación se presentan sugerencias para establecer los objetivos bajo el criterio SMART. 1. Specific (objetivo específico): este primer criterio se enfoca en la necesidad de establecer un objetivo que sea especifico y no uno generalizado, implica ser claro y nunca ambiguo, decir exactamente lo que se espera, por qué es importante?, quien está involucrado en el alcance de la meta?, donde va a tener lugar el proyecto?. Un objetivo definido bajo el criterio de Específico responde a las preguntas: • • • • •
¿Qué se quiere hacer? ¿Por qué se quiere hacer?, razones, propósitos, y beneficios de lograr el objetivo. ¿Quién está involucrado? ¿Dónde estará ubicado? o ¿donde se desarrollará? ¿Cuáles son los requisitos y restricciones?
2. Measurable (objetivo medible): se enfoca en establecer un criterio concreto para medir el progreso rumbo al alcance de las metas establecidas, se piensa que si el tiempo de alcance para una meta no está definido, es imposible saber si el equipo de trabajo está llevando las acciones necesarias para el cumplimiento exitoso de la misma. Medir el progreso ayuda a que el equipo de proyectos se mantenga en la ruta indicada, y alcance los objetivos diarios, semanales, mensuales; experimentando la emoción del logro lo que empuja continuar los esfuerzos para alcanzar la meta final. Un objetivo definido bajo el criterio de medible responde a las preguntas: • • • • •
¿Cuánto se hará? ¿Cuántos se harán? ¿Cómo se sabe que está terminado el proyecto y cumplida la meta? ¿Dónde estará ubicado? o ¿donde se desarrollará? ¿Cuáles son los requisitos y restricciones?
Rafael D. Santos
Diciembre de 2013
Artículo para Gerencia - SMART
3. Achievable (objetivo alcanzable): hablar de alcanzabilidad en los objetivos planteados indica la importancia de plantear un objetivo sea realista y viable. Es decir plantear una meta que no sea extrema y que con un esfuerzo de los recursos disponibles se puede alcanzar, se puede decir que una meta alcanzable es una que no está fuera de alcance ni tampoco por debajo del perfil de alcance de la organización (matar un mosquito con un cañón sería alcanzable, pero no tiene valor de alcance, es decir, está por debajo de la misión de la organización). Al identificar las metas más importantes para el desarrollo de un proyecto, se inicia un trabajo de planificación pensando en el ¿cómo hacerlo realidad? Una meta alcanzable desarrolla las actitudes, habilidades y capacidad tecnica-financiera para alcanzarla. Una meta alcanzable le da al planificador la visión integral de las oportunidades que se tienen de lograr el éxito antes de iniciar.
Un objetivo definido bajo el criterio de alcanzable responde a las preguntas: •
¿Cómo: cómo se puede lograr la meta?
4. Relevant (objetivo relevante): consiste en platear metas importantes, un gerente puede plantearse el objetivo de hacer un desayuno en su oficina, pero no es un objetivo relevante para la organización a pesar de su correcto cumplimiento, un objetivo es relevante cuando en dicho objetivo se aplican todas las capacidades de un equipo multidisciplinario y se alcanza la meta en cumplimiento con los planes de la organización generando ganancias y recuperación de la inversión, si lo vemos desde el aspecto de la gerencia publica, relevante sería causar impacto, y generar bienestar social con el logro de la meta. La teoría dice que para el logro de una meta se requiere apoyo y recursos, cuando una meta es relevante se ponen en funcionamiento todos los mecanismos organizacionales necesarios para su cumplimiento. El logro de una meta relevante energiza al equipo de trabajo, y lo motiva a su consecución, si una meta apoya el logro de una meta relevante, o está alineada con el logro de otras metas se puede considerar relevante. Un objetivo definido bajo el criterio de relevante responde a las preguntas: • • • • • • •
¿es recuperable la inversión? ¿lo invertido en tiempo, dinero y recursos va en función con lo qe se alcanzará? ¿es el momento adecuado para emprender este objetivo? ¿nuestros esfuerzos van en concordancia con la satisfacción de la necesidad latente? ¿el líder del proyecto es el indicado para liderizarlo? ¿el equipo de trabajo es el indicado para emprender la meta? ¿Es aplicable en el entorno de acuerdo a la realidad política, económica, social, tecnológica y ambiental?
5. Time-bound (objetivo limitado a un tiempo determinado): bajo este criterio se habla de fijar un espacio de tiempo a los objetivos planteados, a través del establecimiento de una fecha de inicio y una fecha de finalización o de entrega. Si se maneja un cronograma o línea de tiempo, es mas sencillo dirigir los esfuerzos y tareas para terminar una meta en el tiempo predeterminado o incluso antes. Con el uso de esta herramienta se puede tener el control del avance, y evitar caer en as crisis diarias necesariamente aparecen y que por falta de planificación se convierten en bolas de nieve.
Rafael D. Santos
Diciembre de 2013
Artículo para Gerencia - SMART Un objetivo definido bajo el criterio de tiempo limitado responde a las preguntas: • • • • • •
¿Cuándo se inicia? ¿Cuándo se culmina? ¿Qué se puede tener listo en seis meses? ¿Qué se puede hacer en seis semanas? ¿Qué se estará haciendo en una semana? ¿Qué se puede o se tiene que hacer hoy?
“non si deve definire come obiettivo il normale lavoro” “No se puede definir como objetivo el trabajo diario (normal)… de la organización”. Al hablar de objetivos no se hace referencia a los objetivos generales y específicos, sino a metas que se establecen para ser alcanzadas, tampoco se habla de el trabajo diario en una organización, o de la administración pública, entonces, los objetivos definidos arriba, van en línea con proyectos que generan Mejora, Crecimiento, Ganancia, Bienestar Social. El uso de la herramienta SMART permite enfocar los esfuerzos, o el uso de los recursos en función del logro de metas, metas que deben ser bien establecidas desde el principio, para no perder los esfuerzos en el camino y quedar en proyectos inconclusos. Es de vital importancia para las organizaciones el
conocimiento de esta herramienta, y más importante cuando se hace Gerencia por Objetivos.
REFERENCIAS CONSULTADAS Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/SMART_criteria
Rafael D. Santos
Diciembre de 2013