Universidad de Murcia MASTER UNIVERSITARIO DE FORMACIÓN DEL PROFESORADO
Constitución de la empresa Procedimiento y trámites
Rafael López-Briones Reverte 2014
INDICE
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INTRODUCCIÓN…………………………………………………
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PLAN DE EMPRESA……………………………………………..
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ELECCIÓN DE LA FORMA JURÍDICA………………………...
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ORGANISMOS INVOLUCRADOS……………………………...
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REGISTRO MERCANTIL CENTRAL…………………………..
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BANCO…………………………………………………………….
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NOTARÍA…………………………………………………………..
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SOLICITUD DEL NIF (CIF) AEAT…………...………………….
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CONSEJERÍA DE HACIENDA COMUNIDAD AUTONOMA…
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REGISTRO MERCANTIL PROVINCIAL……………………….
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PUESTA EN MARCHA………………….……………………….
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BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………...
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INTRODUCCIÓN El proceso de constitución y puesta en marcha de una empresa es una tarea difícil, no por su complejidad, sino por la laboriosidad de la tramitación para formalizar dicha constitución. A través de estas páginas veremos los pasos a seguir, uno a uno, desde la decisión de la forma jurídica a adoptar, hasta el inicio de la actividad.
En estos últimos años en España se ha comenzado un proceso de simplificación de los trámites que permitirán la constitución y puesta en marcha de sociedades en menos de una semana, cuando hasta hace poco tiempo podían pasar meses en hacerse efectivo el último trámite que permitiese al emprendedor iniciar sus actividades mercantiles
Hoy en día, influido por la necesidad de una mayor agilidad en el proceso y facilidad en los procedimientos, la administración ha optado por poner en práctica métodos más ágiles como es el procedimiento de tramitación electrónica y la eliminación paulatina de pasos innecesarios como la tan temida durante años licencia de apertura.
Considero necesario incluir breves apuntes de las elecciones previas al comienzo de la tramitación de la constitución de la empresa, por lo que partiremos desde nuestro desarrollo del Plan de Empresa.
1.- EL PLAN DE EMPRESA Documento en el que se desarrolla la idea de negocio que se pretende poner en marcha y engloba los siguientes aspectos: Descripción de la empresa, negocio o iniciativa empresarial y objetivo de los promotores Definición del producto o servicio a suministrar Estudio de mercado, planificación de los aspectos comerciales.
2.- ELECCIÓN DE LA FORMA JURÍDICA La elección de una u otra forma, en principio será por elección nuestra, y en otros tendremos que adaptarnos a las exigencias legales, por ejemplo, el desarrollo de algunas actividades están reservadas por Ley, a las Sociedades Anónimas, como es el caso de Sociedades Bancarias, Farmacéuticas,…como también deben revestir la forma de sociedad anónima aquellas que quieran cotizar en Bolsa.
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3.- ORGANISMOS INVOLUCRADOS La realización de los distintos trámites pasa por un proceso burocrático “necesario” y en el que se ven involucrados distintos organismos y entidades debido a las diferentes dimensiones que la hacen tener identidad única, carácter mercantil, ser unidad productora y generadora de bienes, derechos y obligaciones, recaudadora y generadora de tributos, etc.. y por tanto para ser reglada, registrada y fiscalizada en todos sus dimensiones intervienen distintos organismos oficiales y entidades certificadoras Registro Mercantil Central Banco Notaría AEAT CCAA Registro Mercantil Provincial Agencia Española de Protección de Datos Ayuntamiento Inspección Provincial de Trabajo Tesorería General de la Seguridad Social Las personas físicas sólo han de realizar los trámites administrativos correspondientes al inicio del ejercicio de la actividad. Ya tenemos nuestro NIF, estamos dados de alta en el empadronamiento local y Seguridad Social, estamos inscritos en el Registro Civil y además mediante posteriores altas en los distintos regimenes de autónomos supondrán el registro y control definitivo de la actividad económica de la persona. 4.- REGISTRO MERCANTIL CENTRAL Solicitud de la certificación negativa del nombre de la sociedad Consiste en la obtención de un certificado acreditativo de la no existencia de otra Sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir. Requisito indispensable para el otorgamiento de la Escritura Pública de constitución de sociedades. La reserva de la denominación la debe hacer uno de los socios y se mantiene durante un periodo de seis meses. Inicialmente tiene una vigencia de tres meses (pero es renovable por un periodo de otros 3 meses). Transcurridos seis meses desde la expedición de la certificación sin haber realizado la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, la denominación queda libre. Formas de solicitar la certificación negativa de denominación: Directamente en las oficinas del Registro Mercantil Central, con un impreso de solicitud de Certificación. Por correo: Remitiendo una solicitud o una carta a las oficinas del Registro Mercantil Central. El Registro contestará remitiendo la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud. Registro Mercantil Central c/ Príncipe de Vergara nº 94 28071 Madrid Teléfono: 902 884 442
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Por Internet a través de la del Registro Mercantil Central (tarjeta crédito) Por mediación del notario. Por procedimiento “La elección del nombre de la sociedad o razón social es libre” Aunque existen limitaciones a tener en cuenta para solicitar una denominación social, aquí recogemos solo algunas de ellas:
Las Sociedades Anónimas y Limitadas podrán tener una denominación subjetiva o razón social (es aquella que incluye el nombre de una persona), o una denominación objetiva. La denominación objetiva podrá hacer referencia a actividades económicas o ser de fantasía. No podrá adoptarse una denominación objetiva que haga referencia a una actividad que no esté incluida en el objeto social. En la denominación social no podrá incluirse total o parcialmente el nombre o el seudónimo de una persona física o jurídica sin su autorización o consentimiento. A la denominación deberá seguir la forma social No se permite adicionar a la expresión denominativa la abreviatura o anagrama de la misma. Cuando una denominación figura ya en otro idioma, se entiende que existe identidad entre ambas. No podrán inscribirse en el Registro Mercantil las sociedades o entidades cuya denominación sea idéntica a otra ya existente. Se entiende que existe identidad no sólo en caso de coincidencia total y absoluta entre denominaciones, sino también cuando se dé alguna de las siguientes circunstancias: La utilización de las mismas palabras en diferente orden, género o número. La utilización de palabras distintas que tengan la misma expresión o notoria semejanza fonética. La utilización de las mismas palabras con la adición o supresión de términos o expresiones genéricas o accesorias.
5.- BANCO
Apertura de cuenta. Ésta se abrirá por uno de los socios fundadores (otorgante de la Escritura de Constitución) con su NIF, tendrá carácter provisional, aunque se le asigna el numero de cuenta definitivo quedará registrada en la entidad bancaria como Sociedad en Constitución hasta que le sea aportada copia de la Escritura de Constitución debidamente registrada en el Registro Mercantil Provincial. Ingreso del importe de la cifra del Capital Social mínimo (3.000 Euros para la Sociedad Limitada -íntegramente desembolsado). El importe de la cifra de capital en
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ella ingresado no podrá utilizarse (la cuenta no estará operativa) hasta que la sociedad haya sido inscrita en el Registro Mercantil Provincial Obtención del Certificado Bancario de haber realizado el ingreso. El banco suministrará tantos certificados como Socios Fundadores hayan realizado ingresos por su aportación al Capital Social inicial. Este certificado deberá ser entregado en la notaría para la preparación de la Escritura de Constitución. A partir del 29 de septiembre de 2013, tras la entrada en vigor de la Ley de apoyo a los Emprendedores https://www.boe.es/boe/dias/2013/09/28/pdfs/BOE-A-2013-10074.pdf , se abre la posibilidad de constituir una sociedad limitada sin depositar el capital inicial de 3000 euros, aunque sometida a una serie de obligaciones para proteger a terceros: Es la llamada Sociedad Limitada de Formación Sucesiva. No obstante, hay que tener en cuenta que hasta que depositen el capital de 3.000 euros, están sometidas a una serie de obligaciones y limitaciones, tendentes a proteger a terceros. 6.- NOTARÍA Escritura de Constitución de la Sociedad A firmar por parte de los socios fundadores, se realizará en el plazo máximo de seis meses desde la expedición de la certificación negativa de la denominación social (consultar plazo de validez de la certificación). La escritura de constitución de la sociedad deberá ser otorgada por todos los socios fundadores, sean personas físicas o jurídicas, quienes habrán de asumir la totalidad de las participaciones sociales. Deberá contener necesariamente: La identidad del socio o socios. La voluntad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada. Las aportaciones que cada socio realice y la numeración de las participaciones asignadas en pago. La determinación del modo concreto en que inicialmente se organice la administración, en caso de que los estatutos prevean diferentes alternativas. La identidad de la persona o personas que se encarguen inicialmente de la administración y de la representación social. Se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los socios juzguen convenientemente establecer, siempre que no se opongan a las leyes reguladoras. Los estatutos de la sociedad, en los que se hará constar, al menos: La denominación de la sociedad. El objeto social, determinando las actividades que lo integran. El domicilio social.
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El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su numeración. El modo o modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren. El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.
7.- SOLICITUD DEL NIF (CIF) AEAT Se realiza en la Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la Sociedad o Entidad. Se debe solicitar antes de realizar cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros o abono de pagos, o contratación de personal laboral. En todo caso, la solicitud se formulará dentro del mes siguiente a la fecha de constitución de la persona jurídica. La solicitud se efectuará una vez otorgada la escritura de constitución, y con anterioridad a la liquidación del Impuesto de T.P. y A.J.D. La asignación de este código (CIF provisional) tendrá una validez de seis meses. Se solicitará mediante la presentación del Modelo 036, marcando la casilla 110 y firmado por todos los socios. No se puede presentar vía telemática a través de Internet. Nos habremos dado de alta en el censo del IVA, por lo que a partir del momento que tengamos registrada la escritura de constitución podremos proceder a emitir facturas. Formas de presentación: personalmente en la administración o delegación que corresponda por correo certificado Existe un modelo pre-impreso en la web de la Agencia Tributaria (una vez cumplimentado el formulario, se generará un PDF que se puede imprimir y presentar donde corresponda junto con la documentación necesaria). Copia simple o fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad. Fotocopia de los DNI de todos los socios y de los administradores. Fotocopia del DNI del firmante de la solicitud y escritura de apoderamiento si este no figura en la escritura de constitución. Si la documentación aportada es correcta se le asignará provisionalmente a la sociedad el Número de Identificación, que figurará en la tarjeta de identificación fiscal provisional. Obtención del CIF definitivo, La sociedad deberá solicitar la asignación del número de identificación fiscal definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción de la sociedad en Registro Mercantil, presentado la primera copia de la escritura inscrita y fotocopia de la misma. Rafael López-Briones Reverte
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Modelo 036, marcando la casilla 120. Formas de presentación: personalmente en la administración o delegación que corresponda vía
telemática
a
través
de
Internet,
requiere
certificación
electrónica:
http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Ayuda/obtener_certificado_electronico .shtml 8.- CONSEJERÍA DE HACIENDA DE LA COMUNIDAD AUTÓNOMA. Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.
Hay que presentar el modelo 600 aunque desde el 3 de diciembre de 2010 se aprobó la exención del ITP de las operaciones societarias de las empresas de reducida dimensión. (Se considera que una empresa es de reducida dimensión siempre que el importe neto de la cifra de negocios habida en el período impositivo inmediato anterior sea inferior a 10 millones de euros) La cifra de negocios, o volumen de negocio, es la cifra total de los ingresos de una sociedad en un determinado periodo.
9 .- REGISTRO MERCANTIL PROVINCIAL La escritura de constitución deberá presentarse a inscripción en el Registro Mercantil Provincial La inscripción deberá solicitarse en los dos meses siguientes a la fecha de otorgamiento de la Escritura pública mediante la presentación de los siguientes documentos: Primera copia de la escritura pública de constitución. Certificación del Registro Mercantil Central. Documento justificativo de haber satisfecho el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados. Copia del C.I.F. (provisional)
10.- PUESTA EN MARCHA Agencia Española de Protección de Datos: Cuando el emprendedor vaya a crear su empresa y gestionar datos de carácter personal, deberá tener en cuenta las obligaciones de la LOPD, ya que el emprendedor será el responsable de los ficheros, y por lo tanto caerán sobre él, dichas las obligaciones. Rafael López-Briones Reverte
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El responsable de los ficheros estará obligado a inscribir dichos ficheros de carácter personal en el Registro General de Protección de Datos. Presentación: se realiza mediante la presentación del Formulario NOTA puede presentar la notificación a través de Internet, para lo cual deberá remitir a la Agencia la Hoja de solicitud correspondiente al envío realizado debidamente firmada. La presentación del formulario se hará con carácter previo a la creación del fichero que recogerá datos de carácter personal. Alta en el Censo de empresarios (AEAT) Quienes vayan a realizar actividades u operaciones empresariales o profesionales o abonen rendimientos sujetos a retención deben solicitar, antes del inicio, su inscripción en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores. Este censo forma parte del Censo de Obligados Tributarios. Deberán incluirse en el censo de empresarios, profesionales y retenedores: Las personas o entidades que realicen las actividades empresariales o profesionales Las sociedades mercantiles, etc….. Presentación: con anterioridad al inicio de las actividades empresariales o profesionales mediante el modelo 036 de declaración censal. Alta Impuesto Actividades Económicas (AEAT) Grava a las personas físicas (autónomos), personas jurídicas (sociedades) y entidades sin personalidad jurídica (sociedades civiles y comunidades de bienes) que realicen, en territorio nacional, actividades empresariales, profesionales y artísticas; salvo las agrícolas, las ganaderas dependientes, las forestales y las pesqueras. Existen tres tipos de cuotas: nacionales, provinciales y municipales. La Agencia Tributaria gestiona las nacionales y provinciales. Están exentos del IAE entre otros y aunque realicen actividades económicas los sujetos pasivos que inicien el ejercicio de su actividad en territorio español, durante los dos primeros periodos impositivos. Todas las personas y entidades incluidas en el censo de empresarios, profesionales y retenedores deben declarar todas las actividades económicas que desarrollen, así como, en su caso, la relación de los establecimientos o locales en los que las lleven a cabo, mediante la declaración censal, modelos 036 o 037. Plazo para la declaración de alta: un mes desde el inicio de la actividad Licencia de actividad (Ayuntamiento) Trámite necesario para iniciar la actividad de la empresa es la solicitud de las licencias pertinentes en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se deberán realizar en el ayuntamiento del municipio en el cual la empresa ejercerá su actividad.
La Ley12/2012 establece que si la nueva empresa es un comercio minorista "cuya superficie útil de exposición y venta al público no es superior a 300 metros Rafael López-Briones Reverte
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cuadrados" se sustituye la licencia por una Declaración Responsable de inicio de actividad al Ayuntamiento de la localidad
Comunicación Apertura de Centro de Trabajo (Consej. de Trabajo de la CCAA) ¿Qué es un "centro de trabajo"? Cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo. Constituida la Sociedad o decidida por el empresario la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de Seguridad y Salud Laboral. Esta comunicación debe ser presentada cualquiera que sea la actividad de la empresa.
Plazo: La comunicación se efectuará previamente o dentro de los treinta días siguientes a la apertura de un centro de trabajo. Inspección Provincial de Trabajo Obtención y legalización del libro de visitas: Libro de carácter obligatorio para las empresas, que anota las diligencias que practiquen los Inspectores de Trabajo. Obtención del calendario laboral: Las empresas deben exponer en cada centro de trabajo el calendario laboral, que deberá estar en lugar visible Legalización de libros (Registro Mercantil Provincial) Libro de actas Libro Registro de socios Libro registro de contratos (socio único) Tesorería General de la Seguridad Social (en caso de contratar trabajadores) Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social Afiliación de trabajadores Acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a las personas físicas su inclusión por primera vez en el Sistema de Seguridad Social A instancia del empresario A instancia del trabajador De oficio
Inscripción de la empresa La inscripción es el acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna al empresario un número para su identificación y control de sus obligaciones (código de cuenta de cotización). Rafael López-Briones Reverte
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BIBLIOGRAFÍA BÁSICA
Empresa: Creación y puesta en marcha (2014), Secretaría General de Industria y de la Pequeña y Mediana Empresa. Catalogo general publicaciones oficiales. Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (BOE 28 septiembre 2013) http://www.crear-empresas.com/ http://www.agenciatributaria.es/ http://www.empleo.gob.es/es/index.htm http://www.cocin-murcia.es/ (Cámara de comercio de Murcia) http://www.creatuempresa.org/
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