Manual de Procedimentos Martins+Andrade

MANUAL DE PROCEDIMENTOS

BEM-VINDO! A Martins+Andrade é uma agência que procura estimular os seus profissionais a trabalharem de forma apaixonada, sempre com o objetivo de encontrar soluções inovadoras e adequadas para cada um dos seus clientes.

Por isso, preparamos este Manual de Procedimentos. Com ele você poderá saber um pouco mais sobre a grande trajetória da Martins+Andrade no mercado brasileiro, e conhecer em profundidade todos os detalhes de sua metodologia de trabalho, no intuito de garantirmos uma qualidade cada vez maior no fluxo operacional entre as diversas áreas técnicas da agência.

A Martins+Andrade

História+ Missão+ Princípios+

HISTÓRIA A Martins+Andrade foi fundada em 25 de maio de 1971, pelos publicitários Laerte Martins e Hesíodo Andrade, que uniram esforços para criar uma agência de propaganda com personalidade própria, numa época em que os núcleos multinacionais dominavam o mercado publicitário no Brasil. E para alcançar essa personalidade, a agência resolveu focar seus investimentos iniciais na área da Criação, agregando aos seus quadros uma nova geração de profissionais talentosos e ousados. Em decorrência disso, durante os anos 70, a Martins+Andrade passou a ser vista no mercado como uma forte “grife de criação”, sendo inclusive reconhecida em âmbito nacional como a “agência da década”.

Já em 1980 – ano em que Airton Rocha substitui Laerte Martins no comando da agência, ao lado de Hesíodo Andrade – o direcionamento estratégico passa a ser o de preservar a característica “criativa” da Martins+Andrade, mas inserindo em sua dinâmica um forte processo de “estruturação empresarial”, o que significava, entre outras coisas, estabelecer uma relação mais profunda e comprometida com os seus clientes.

E graças a isso, portanto, a agência

conquistou um sólido equilíbrio no mercado nacional, superando com determinação todas as instabilidades que assolaram os setores econômico e político durante os seus 40 anos de história.

Entretanto, o status de “agência pioneira” do Rio Grande do Sul jamais permitiu que a tradição da Martins + Andrade suplantasse a sua incessante busca pela inovação. Em 1990, por exemplo, quando o mercado publicitário ignorava a importância do Planejamento para o desenvolvimento das campanhas, a agência protagonizou novamente o seu papel de vanguarda na propaganda gaúcha, investindo pesado neste setor e em todos os seus desdobramentos, como pesquisas de mercado, comportamento do consumidor e, sobretudo, no entendimento profundo do cliente e de suas necessidades.

Afinal, como diz o próprio presidente Airton Rocha: “Uma agência que não se renova, e que não está permanentemente questionando tudo, tem uma tendência muito grande de parar no tempo”, e conclui: “Talvez seja esta a razão de completarmos 40 anos de vida estando permanentemente em busca de novas formas de pensar este fenômeno cada vez mais dinâmico e complexo chamado comunicação”.

E para estabelecer um melhor direcionamento aos trabalhos da empresa, a Martins desenvolveu sua Missão, que irá mover a organização rumo ao alcance de seus objetivos.

MISSÃO Obter resultados para os nossos clientes, através de um processo de comunicação integrado, diferenciado e surpreendente, desenvolvido por profissionais talentosos, qualificados e felizes.

PRINCÍPIOS A Martins+Andrade foi uma das primeiras agências do país a traçar um Código de Ética, estabelecendo uma série de princípios e valores para a sua atuação no mercado e para o relacionamento com os seus públicos.

1. Somos guardiões de marcas.

A marca é o maior patrimônio de nossos clientes, por isso temos a responsabilidade de zelar pela sua reputação em cada peça que desenvolvemos. Nesse sentido, acreditamos que a base de todo o nosso trabalho é a confiança recíproca. No momento em que

aceitamos o desafio de realizar a comunicação de um produto ou serviço, devemos ter a certeza de que esse produto ou serviço realmente oferece aquilo que promete.

Se houver dúvidas quanto a isso, não devemos aceitar o trabalho.

2. O valor da melhor estratégia.

A complexidade da comunicação exige que dominemos todos os meios e ferramentas disponíveis.

Quanto mais soubermos sobre o negócio de nossos clientes e sobre a lógica comportamental de seus públicos, mais eficazes serão as soluções oferecidas. Para qualquer ação desenvolvida, precisamos sempre de um sólido embasamento técnico na busca pelos melhores resultados.

3. Trabalhamos por uma sociedade mais justa.

Nenhum negócio pode ser mais importante do que a reputação construída pela marca Martins+Andrade nestas quatro décadas de mercado. Temos um compromisso com a comunidade, com o Estado e com o planeta, e acreditamos na justiça, na igualdade, no livre comércio e no respeito às diferenças. Recusamos contas que possam ser danosas ao meio

ambiente, e somos contra qualquer tipo de arbitrariedade com os cidadãos. Incentivamos o ativismo responsável, e estimulamos todas as causas sociais que estejam em sintonia com os nossos valores.

Entretanto, não permitimos nenhuma ligação da marca Martins + Andrade com quaisquer organizações político-partidárias.

4. Não existe negócio bom para apenas uma das partes.

Uma boa negociação com fornecedores deve sempre respeitar as diferenças de cada parceiro, conciliando as necessidades em busca da melhor solução para todos. Nossos fornecedores devem ser exigidos ao máximo, mas sempre com ética e respeito pela sua qualidade e parceria. Afinal, cada vez que contratamos um terceiro para executar um serviço, estamos avalizando este profissional junto aos nossos clientes, de modo que exigimos uma perfeita execução do trabalho.

5. Nosso negócio é feito de ideias, e ideias são pessoas.

Em um negócio de ideias, o nosso maior patrimônio são as pessoas.

Quanto mais qualificada for a nossa equipe, mais capacidade

teremos de entregar soluções criativas e eficazes aos clientes.

Nosso objetivo, portanto, deve ser o de encontrar e reter os melhores profissionais do mercado, nunca deixando de acreditar que podemos fazer mais pelo seu aprimoramento. Além disso, quanto mais harmonioso for o nosso ambiente de trabalho, mais facilmente poderemos proporcionar os resultados esperados.

6. A base do nosso trabalho é o respeito.

Trabalhamos, sobretudo, com a imagem – a imagem da própria agência, e também a imagem de nossos clientes e colaboradores.

Por isso, o sigilo com as informações e o respeito pelos direitos autorais são elementos sagrados para a nossa atividade. Desta forma, não permitimos a utilização de softwares piratas ou cópias ilegais em nossas dependências.

Além disso, não trabalhamos com conflitos de interesse: o nosso negócio é calcado em uma relação de exclusividade e de parceria total, de modo que não atendemos contas conflitantes em mercados simultâneos. Não permitimos o trabalho infantil nem qualquer tipo de arbitrariedade contra qualquer

cidadão. Nossos colaboradores são tratados com respeito e ética, e exigimos o mesmo de nossos parceiros comerciais.

7. Transparência e comprometimento nas relações. É justamente a partir de uma total transparência com os nossos clientes que poderemos construir as bases de um relacionamento produtivo e duradouro, calcado na troca de experiências, no pensamento em conjunto e na harmonia pela busca dos mesmos objetivos.

Por isso, nenhuma ação proposta pela agência poderá ser desenvolvida sem a expressa autorização do cliente. Nesse sentido, o respeito aos contratos constitui-se na garantia de que todos estarão sempre cientes de seus direitos e de suas responsabilidades na execução dos trabalhos.

8. O poder de transformar da comunicação.

Acreditamos na justiça, na igualdade, no livre comércio e no respeito às diferenças. Em nosso trabalho, lidamos sempre com crenças, convicções e emoções.

Em outras palavras, a alteração de comportamentos é algo intrínseco à nossa atividade. Nossa matéria-prima, portanto, é exatamente aquilo que há de mais valioso para a sociedade: “a emoção das pessoas”. Por isso, em cada peça, ação ou campanha que desenvolvemos, é preciso que sempre tenhamos em mente o poder que a comunicação exerce junto à sociedade, assim como as suas possíveis consequências.

O funcionamento das áreas técnicas Tão importante como seguir este processo é entender o funcionamento de cada área técnica da agência - como ela se relaciona com as demais, e quais são as suas responsabilidades e atribuições para que a Martins+Andrade e seus clientes atinjam os resultados esperados.

As áreas de atendimento e Planejamento, por exemplo, devem funcionar de forma integrada, pois muitas vezes elas se misturam no momento de se encontrar as oportunidades para os clientes. Este próximo capítulo, portanto, apresenta detalhadamente as funções de cada área da agência, assim como as formas como elas se interligam no desenvolvimento do produto de comunicação.

Planejamento

MISSÃO Diagnosticar e enquadrar o “problema”, possibilitando, assim, maior clareza para definir os objetivos da comunicação, para encontrar insights, oportunidades de ação e diferenciação.

A área de planejamento pode atuar em dois grandes níveis: “negócio” e “marca”, sendo o segundo o foco de trabalho da Martins+Andrade (a marca). Os profissionais desta área buscam compreender o macro e microambiente onde está inserida a marca do cliente, a fim de propor estratégias e táticas – de curto a longo prazo - para construção e/ou fortalecimento de marca e, consequentemente, para perpetuação do negócio do cliente.

O profissional pode atuar no posicionamento de marca, investimento em um novo mercado, ações e estratégias.

CONTRIBUIÇÕES DO PLANEJAMENTO • Obter visão geral dos fatos, conectando-os de maneira lógica e interpretativa, o que permite encontrar insights, oportunidades de ação e diferenciação.

• Garantir coerência e clareza na definição da estratégia de comunicação.

• Profundidade no entendimento do problema sem perda da objetividade.

• Entendimento do comportamen-

to dos públicos prioritários e da relação que possuem com a marca.Definição do conteúdo a ser comunicado e de sua estratégia de propagação.

• Ter proposições de metas e mensuração para os esforços de comunicação.

• Acompanhar os resultados dos clientes.

• Organizar dossiês de informação que colaboram para tomadas de decisão e conhecimento do mercado do cliente.

• Pesquisar mercados, nichos e segmentos que estejam envolvidos ou possam colaborar para a estratégia do negócio.

• “Inspirar” Criação e Mídia (sugestões de caminhos criativos).

Vale ressaltar que o comprometimento e a parceria de profissionais de outras áreas, como do Atendimento da agência e da área de Comunicação e Marketing do cliente, é muito importante para a realização de um trabalho completo e eficiente.

PLANEJAMENTO DIGITAL Esta é área da comunicação que estuda e direciona as estratégias de marca no mundo digital.

ATIVIDADES DO PLANEJAMENTO DIGITAL • Definir caminhos estratégicos de comunicação e de negócios, a fim de fornecer aos seus clientes a maior assertividade em campanhas no meio digital.

• Planejamento de campanhas no ambiente digital por meio da integração dos seguintes meios: mobile, e-mail marketing, display em portais verticais, mídias sociais e mecanismos de buscas (SEM) com foco em audiência para clientes.

• Desenvolvimento de estratégias de posicionamento e de ações necessárias para efetuá-las. Briefing para criação e mídia, para que sejam pensadas as ações que irão materializar o plano estratégico.

• Estudar, entender e analisar o cenário do cliente (mercado, categoria, concorrência, consumidor e comunicação).

JORNALISMO A área de Jornalismo contribui para o alinhamento da comunicação integrada, possibilitando um maior fluxo de informações para o mercado.

O profissional deve estar sempre conectado com as notícias atuais e pensando, estrategicamente, em como inserir a agência e os seus clientes neste contexto.

O Jornalismo atuará em duas frentes: - Internamente: produção de conteúdo informativo para os funcionários, do segmento e da agência, além de divulgar os trabalhos e as novidades da Martins+Andrade para o público externo.

- Clientes: realizar assessoria de imprensa para os clientes da agência, para maximizar os resultados de comunicação. A área também será responsável pela produção de conteúdo, como revistas e informativos.

ATIVIDADES ÁREA DE JORNALISMO • Assessoria de imprensa – clientes e agência.

• Desenvolver e produzir releases para enviar aos editores dos veículos de comunicação, com base no planejamento traçado entre a assessoria e o cliente, mediante sua aprovação.

• Planejar e criar ações com relevância de conteúdo, que possam repercutir na imprensa.

• Auxiliar a marca no estreitamento de relações com jornalistas e formadores de opinião.

• Estabelecer e manter contato com profissionais da área de imprensa, a fim de influenciar positivamente publicações do cliente.

• Clipping de mídia impressa, on-line e eletrônica: monitorar notícias publicadas sobre o cliente.

• Desenvolver a imagem profissional da empresa, seus diretores e sócios.

PRODUÇÃO DE CONTEÚDO • Redação de textos para produtos do cliente (revistas/informativos/ News).

• Site e blog Martins+Andrade (conteúdos de comunicação).

• Assuntos de interesse dos nossos clientes. O que está saindo na mídia? O que os concorrentes estão fazendo? O que tem de novidade nos segmentos em que eles atuam?

• Sugestão de assuntos que possam ser enviados para os funcionários, com ideias inovadoras, novidades, etc.

• Sugestão de posts para as redes sociais da Martins+Andrade, como forma de nos posicionar e de que estamos sempre atentos às tendências do mercado.

• Comunicar atividades internas para os funcionários, como novos clientes, campanhas, anúncios, etc.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área de Planejamento deve ser salvo no servidor: Planejamento > Clientes > ano > n°JOB (PIT).

Atendimento

MISSÃO Compreender o negócio e as necessidades do cliente, gerenciando o seu diálogo com a agência na execução dos trabalhos com maior eficiência e rentabilidade para ambas as partes.

O profissional de atendimento é o principal elo entre o cliente e os demais profissionais da agência envolvidos no trabalho. Assim, o Atendimento é o setor que se encontra no centro de todas as operações e de todas as relações existentes entre as diversas áreas da agência e o cliente.

Por isso, o Atendimento é o responsável por fazer circular as informações sobre quaisquer aspectos do relacionamento com o cliente que sejam relevantes para o grupo envolvido no desenvolvimento do trabalho.

Daí, a importância deste profissional ser uma extensão do negócio do cliente, acompanhando e monitorando o mercado e as necessidades da marca, e sempre buscando as informações necessárias para o bom andamento do processo.

Desta forma, pode-se dizer que o profissional de Atendimento é o articulador de todos os negócios da agência, sendo responsável por produzir – em conjunto com a equipe – as soluções adequadas e diferenciadas para que o cliente obtenha mais lucro (e consequentemente a agência), reposicione sua marca no mercado, ou qualquer outra necessidade relacionada com o negócio “comunicação”.

Por fim, é importante ressaltar que as áreas de Atendimento e Planeja-

mento devem funcionar sempre de forma integrada, pois seus profissionais muitas vezes trabalharão em conjunto no momento de encontrar novas oportunidades para os clientes.

ATRIBUIÇÕES:

DIRETORIA DE ATENDIMENTO • Depois que o Planejamento definir o “norte estratégico” da marca e a sua “proposta de valor”, o Atendimento é responsável pelas próximas etapas de execução de uma matriz de Comunicação do Cliente (instrumento de planejamento de campanha).

• É responsável pela rentabilidade da conta.

• Avalia e ajusta a estrutura de atendimento necessária para que os clientes sejam satisfatoriamente atendidos (selecionar, contratar e remanejar profissionais).

• Implementa e gerencia os processos e os Protocolos de Atendimento.

• Promove treinamentos de atendimento com foco no resultado da padronização do processo dos Protocolos de Atendimento.

• Lidera a Equipe de Atendimento (xecução e apoio), mobilizando-a para estabelecer comprometimento no novo processo.

• Representa o Atendimento nas reuniões de diretoria e contribui para o cumprimento das metas e dos objetivos da empresa e de seus clientes.

• É o representante do Atendimento nas diretorias de fornecedores e veículos.

• Contribui ao negócio do cliente e relaciona-se em nível estratégico e de diretoria.

• Monitora o cumprimento das metas de faturamento das contas, buscando incrementá-las e gerando novos negócios.

• É um ativador de negócios para a agência e para o cliente.

• Acompanha os resultados das ações dos clientes.

• Mantém elevado o nível de satisfação dos clientes.

• Mantém elevada a motivação de seus colaboradores.

ATENDIMENTO EXECUTIVO • É responsável pela compreensão da dinâmica de mercado dos clientes e concorrentes.

• Zela pelo alinhamento de todas as manifestações de comunicação de cada marca, seguindo a sua estratégia global de mercado e seu posicionamento de comunicação.

• Ativa e gerencia a estratégia definida no planejamento.

• Busca soluções originais para cada cliente, em parceria com a equipe.

• Atua como orientador e disseminador dos valores da marca em relação à equipe.

• É responsável por manter um bom relacionamento dentro de toda a organização do cliente, circulando do nível de diretoria até gerências e funcionários.

• É o representante da agência em relação ao cliente – eventos, convenções, inaugurações de lojas (relacionamento corporativo).

• Tem a função de estreitar o relacionamento com fornecedores e veículos.

• Participa de reuniões estratégicas com o cliente.

• Discute briefings com o cliente e negocia prazos de entrega para campanhas e ações de comunicação.

• É responsável por redigir e enviar o relatório das reuniões para os clientes e demais envolvidos na agência.

• Elabora briefings de trabalhos e os encaminha para as áreas competentes.

• Coordena todas as demandas internas, estabelecendo as prioridades e abastecendo a agência de informações.

• É quem faz as apresentações dos trabalhos no cliente, e por isso deve dominar o tema (campanhas, orçamentos de produção, planos de mídia, projetos especiais, etc.) e estar preparado para apresentações em público.

• É responsável pela coordenação de reuniões internas para passagem de briefing, brainstorm, apresentações internas de campanhas e decupagens junto com Operações.

• Coordena a pauta dos trabalhos junto ao assistente de atendimento (follow up).

• Responde à diretoria e ao marketing do cliente sobre o andamento dos trabalhos.

• É encarregado de gerenciar e treinar os profissionais de atendimento operacional.

• Deve visitar os pontos de venda do cliente e da concorrência.

• Acompanha as vendas, analisando as metas e os resultados, com o objetivo de corrigir rotas, alavancar oportunidades e incrementar negócios. Além disso, é responsável pela autorização de Mídia e Produção, conforme documento assinado pelo cliente.

• É responsável por fazer os pedidos de trabalho para a mídia.

ASSISTENTE DE ATENDIMENTO • É responsável por fazer os pedidos de trabalho para finalização e produção.

• Elabora o briefing simples, com a supervisão do executivo da conta.

• Revisa as artes-finais e libera para a produção e para a veiculação (sob a supervisão do atendimento executivo).

• Tem a função de gerenciar diariamente as pautas da Criação, Estúdio, Produção e Mídia, ad-

ministrando as relações entre as áreas.

• É quem elabora a pauta das reuniões.

• Prepara e organiza os materiais conforme a pauta das reuniões.

• É responsável por manter atualizado o follow, e enviá-lo à Diretoria de Atendimento (sob a supervisão do atendimento executivo).

• Deve elaborar e acompanhar os cronogramas de trabalho.

• Tem a função de controlar os documentos, já assinados pelo cliente, que devem ser encaminhados à Produção e ao Financeiro (OCS. E no caso de Governo: SAAC’s e Empenhos).

• Controla os documentos já assinados pelo cliente, que devem ser encaminhados à Mídia e ao Financeiro (APS).

• É responsável pela organização de arquivos, pastas e documentos no servidor “Atende”.

• É quem monta o relatório semestral de trabalhos realizados (Book) junto com Operações.

• Atende e providencia as solicitações de demandas operacionais do cliente feitas por telefone e e-mail.

• Quando convocado, deve acompa-

nhar os atendimentos nas reuniões.

DOCUMENTOS E PROCEDIMENTOS PADRÃO 1. Follow Controlar o andamento dos jobs.

2. Pauta de reunião Orientar e organizar reuniões.

3. Apresentação de campanhas (padrão Martins+Andrade) As campanhas devem ser apresentadas sempre com um documento que repasse o briefing e os objetivos, defenda a linha criativa, e apresente claramente as ações planejadas para cada campanha.

4. Relatório de reunião Socializar as informações sobre a reunião e dar andamento aos novos projetos.

5. Cronograma Sinalizar prazos de finalização e produção de campanhas.

6. Books Visualizar os trabalhos, investimentos de mídia e produção realizados bimestralmente ou semestralmente.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área de Atendimento deve ser salvo no servidor : Atendimento > Atende > Clientes > ano > n°JOB (PIT).

Criação

MISSÃO Interpretar criativamente o problema do cliente e gerar resultados através da criação de soluções inovadoras e surpreendentes.

O profissional de criação é, antes de tudo, um gerador de soluções.

Ele coloca o seu talento a serviço de soluções de comunicação para as marcas dos clientes. Trata-se de um trabalho que envolve sensibilidade, informação, atenção e muito esforço.

Este profissional deve estar informado sobre a proposta de valor da marca e estar sintonizado com as tendências do mercado, a fim de apresentar sempre a “grande ideia” com adequação. Para isso, é preciso que haja um ambiente propício, no qual o trabalho em equipe, o cumprimento de prazos, a agilidade e o diálogo aberto são características fundamentais.

ATRIBUIÇÕES:

DIRETOR DE CRIAÇÃO • Analisar o negócio do cliente através de um envolvimento com o Planejamento e o Atendimento, para direcionar adequadamente as duplas criativas com ideias, caminhos e experiências.

• Supervisionar a produtividade e qualidade das ideias, textos e layouts da equipe da Criação.

• Supervisionar a qualidade da viabilização das peças junto à Produção.

• Ter a capacidade de apresentar campanhas importantes no cliente.

GERENTE DE CRIAÇÃO • Deve responder pelo Diretor de Criação na ausência dele, sob sua autorização prévia em relação a ideias, layouts, textos e materiais em produção.

REDATOR • Ter a capacidade de analisar o problema do cliente e ter ideias criativas para solucioná-las.

• É responsável pela criação e excelência de textos e títulos das peças para meios on-line e off-line.

• É responsável pela revisão das suas peças no momento da produção das mesmas.

ASSISTENTE DE REDAÇÃO • Tem a função de assistir o redator, ter entusiasmo para aprender e criar pequenas peças para meios

on-line e off-line.

• É responsável pela criação de textos e títulos das peças com supervisão do Redator.

DIRETOR DE ARTE • Ter a capacidade de analisar o problema do cliente e ter ideias criativas para solucioná-las.

• É responsável pela criação e excelência gráfica de todas as peças e qualquer visual delas para meios on-line e off-line.

• É responsável pela revisão das suas peças no momento da produção das mesmas.

ASSISTENTE DE ARTE • Tem a função de assistir o Diretor de Arte, ter entusiasmo para aprender e criar pequenas peças para meios on-line e off-line.

• É responsável pela criação de layouts das peças com supervisão do Diretor de Arte.

DESIGNER • Ter a capacidade de analisar o problema do cliente e ter ideias criativas para solucioná-las.

• É responsável pela criação e excelência gráfica de marcas, editoriais, folheteria, PDV, embalagens, catálogos, visual de estandes e feiras.

• É responsável pela revisão das suas peças no momento da produção das mesmas.

PEDIDOS DE TRABALHOS Os PITs (pedidos internos de trabalhos) para a Criação devem ser lançados no sistema PubliManager e impressos. Estes PITs impressos devem ser encaminhados à coordenação até as 9h30min, nas segundas, quartas e sextas-feiras. Para facilitar o entendimento dos trabalhos, os campos a serem preenchidos no briefing de criação são, basicamente, os seguintes: 1. Qual é o cenário atual?

2. Qual é o problema do cliente?

3. Qual é o público-alvo?

4. Quem são os concorrentes?

5. Quais os objetivos da comunicação?

6. Qual é o foco?

7. Quais as peças da campanha a ser criada?

8. Qual é o histórico da comunicação?

9. Obrigatoriedades e limitações.Qual é a verba disponível?

10. Qual é o período de veiculação e praça?

11. Qual é o formato de apresentação?

Importante: no PubliManager poderemos encontrar diversos modelos de briefings para a criação, tais como: “alteração de trabalhos”, “campanha ou refação de campanha”, “pequenas campanhas”, “peças isoladas ou refação”, “design”, etc.

FUNCIONAMENTO GERAL As características do processo de criação são divididas de acordo com a complexidade dos trabalhos.

Trabalhos de alta e média complexidade • A Diretoria de Criação participa da elaboração do raciocínio estratégico juntamente com o Planejamento. A participação dos líderes dos grupos nesta fase inicial é opcional.

• Após essa etapa, a Diretoria de Criação trabalha em parceria com a dupla.

• É definido, então, um prazo de rough-review, o qual deverá ser feito por meio de esboços de vários caminhos criativos.

• Uma vez escolhidos os caminhos pela Diretoria de Criação, é feita uma apresentação ao Planejamento e, finalmente, ao Atendimento, através de “roughs”. Este é o momento em que se deve tentar “esgotar o assunto”, esclarecendo dúvidas, levantando possibilidades, analisando a viabilidade de custos, de prazos e dos aspectos legais (direitos autorais, cachês, etc.).

• Depois dessa aprovação de consenso, a Criação elabora os layouts das peças que irão compor o enxoval.

• Após o término de cada peça, a Criação deve preencher uma Ficha

Técnica (disponível no servidor Martins) para que o trabalho tenha uma sequência sem grandes problemas. Isto aplica-se para folders, cartazes, filmes, anúncios, etc. A ficha deve ser salva na pasta do número correspondente ao trabalho (PIT).

• As peças do enxoval de campanha podem ser aprovadas com o cliente após a aprovação da linha criativa, dando mais produtividade ao trabalho.

• Nos trabalhos de média complexidade, a participação da Diretoria de Criação pode ser substituída total ou parcialmente pela dupla de gerentes.

Trabalhos de baixa complexidade • Por tratar-se de trabalhos rotineiros, ou já matrizados, os trabalhos de baixa complexidade podem ser conduzidos integralmente pela dupla de líderes, em sintonia com o Atendimento, sem a participação direta da Diretoria de Criação e do Planejamento.

• Os líderes definem o prazo juntamente com a dupla responsável pelo trabalho.

• Uma vez escolhidos os melho-

res caminhos pela Diretoria de Criação, parte-se para a confecção dos layouts, para uma posterior apresentação ao Atendimento.

• Depois dessa aprovação de consenso, a Criação elabora as outras peças que irão compor o enxoval – ou após a aprovação da cara gráfica da campanha, se passa para as peças derivadas.

APRESENTAÇÕES INTERNAS • Para que seja plenamente entendido e valorizado, o trabalho da Criação jamais deverá ser entregue ao Atendimento sem a presença do seu criador. Neste momento, as dúvidas e os detalhes da peça devem ser amplamente discutidos, deixando bastante claro tudo o que não foi possível ser informado pelo layout, como, por exemplo, se a foto vai ser obtida, se vai ser feita uma fusão, uma montagem ou uma manipulação, enfim, qualquer informação que possa ser relevante para a compreensão da ideia e para o orçamento da peça.

• Sempre que possível, o diretor de arte, ou o redator, deverá chamar o atendimento responsável para uma avaliação na tela antes de imprimi-lo, buscando reduzir o

número elevado de impressões coloridas e evitando, assim, custos desnecessários.

• Em relação às peças de PDV, é altamente recomendável que um protótipo seja montado e testado no ponto de venda, antes de apresentar o trabalho ao cliente. Participam deste teste o Atendimento, a Produção e o diretor de arte.

APRESENTAÇÃO AO CLIENTE • A presença da Criação nas apresentações para o cliente deve sempre ser incentivada, não apenas nos casos em que ela participou da reunião de briefing, mas em todos os trabalhos em que houver essa disponibilidade.

• A campanha (ou a peça) deverá ser apresentada de acordo com o formato já determinado.

PROCESSO DE PRODUÇÃO • A responsabilidade pela qualidade final das peças produzidas é, também, da Criação. Por isso, a escolha dos fornecedores deve ser de sua responsabilidade, buscando, em parceria com a Produção, as melhores alternativas possíveis,

adequadas à verba e ao prazo. Nenhuma decisão nesse sentido deve ser tomada sem o consentimento da Criação.

• A Criação deve sempre ser acionada pela Produção quando as peças forem orçadas, fazendo a “ponte” entre o fornecedor e a dupla criativa (ou pelo menos redator).

• A escolha dos fotógrafos, assim como dos fornecedores eletrônicos, deve ter a supervisão da Diretoria de Criação. Após a definição dos fornecedores, e com os custos orçados, a Produção deve voltar a discutir com a Diretoria de Criação a opção preferida. Caso seja necessário, negociar com o fornecedor mais adequado para aquele tipo de trabalho. Nenhum orçamento pode ser entregue ao Atendimento sem a aprovação final da Diretoria de Criação.

• Especialmente em trabalhos de alta complexidade, a Diretoria de Criação deve participar das reuniões de pré-produção, produção, aprovação de fotos, provas e off-line de materiais eletrônicos.

• A reunião de pré-produção deve ter a presença da Criação, do Atendimento e da Produção. Esta reunião tem o objetivo de “dissecar” detalhadamente as peças

gráficas e eletrônicas, unificando as informações e harmonizando as expectativas.

• A reunião de produção é feita em dois momentos (produção gráfica e eletrônica). Participam desta reunião a Criação, o Atendimento e a Produção, além dos fornecedores encarregados de produzir o trabalho. Nesta ocasião, mais uma vez, a peça é minuciosamente detalhada, buscando-se o entendimento e a concordância de todos os participantes para evitar surpresas negativas no final.

• Partindo do princípio de que todas as dúvidas serão esclarecidas nas reuniões de pré-produção e de produção, não há a necessidade da presença da Criação no set de filmagem ou no estúdio de fotografia, excetuando aqueles trabalhos mais complexos em que o diretor de cena ou o fotógrafo exijam esse acompanhamento, ou que a Diretoria de Criação julgue necessário.

PROCESSO DE FINALIZAÇÃO • Revisões de arte-final e provas: não poderão ser executadas por estagiários, mas apenas pelos

profissionais capacitados envolvidos no trabalho. O texto criativo é de responsabilidade do redator, que deverá conferir se o título e o texto estão de acordo com o que foi aprovado. A gramática e a ortografia são de responsabilidade do redator responsável pela peça.

O atendimento deve conferir os endereços, telefones e informações técnicas. O diretor de arte é responsável por conferir as cores, diagramação, tamanhos de logotipias e demais ajustes relacionados à arte. Nos clientes top-five, a Diretoria de Criação deve examinar as provas juntamente com o diretor de arte responsável. Quanto ao conteúdo das informações, a revisão é de responsabilidade do Atendimento.

• Banco de imagens: os trabalhos que preveem a utilização de fotos de banco de imagens não poderão ser apresentados ao Atendimento sem que o diretor de arte verifique com a Produção se a foto está liberada. Caso seja utilizada uma imagem disponível na agência, o diretor de arte deve verificar se a resolução é suficiente para o trabalho proposto (por exemplo, uma imagem pode ter boa resolução para um anúncio, mas não para um outdoor).

• Uso correto das fontes: ao serem escolhidas as fontes para o trabalho, os diretores de arte estarão obrigatoriamente limitados ao banco de fontes comprado pela agência. Não será permitido, em hipótese alguma, que fontes não registradas sejam instaladas nos computadores. Caso seja imprescindível o uso de alguma fonte especial, a compra deverá ser autorizada pela Diretoria de Criação, juntamente com o Financeiro, e posteriormente informada ao responsável de TI.

REUNIÕES COM O CLIENTE • A Criação deve, sempre que possível, participar das reuniões estratégicas com o cliente, nas quais são analisados os problemas de comunicação ou detectadas as oportunidades de negócio. Nas reuniões mais complexas e/ou importantes, faz-se necessária a presença da Diretoria de Criação.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área de Criação deve ser salvo no servidor : Criacao > Clientes > ano > n°JOB (PIT) com indicação de campanha e/ou peça Redacao > Clientes > ano > n°JOB (PIT) com indicação de campanha e/ou peça

Produção Gráfica e Eletrônica MISSÃO Encontrar o fornecedor adequado e gerenciar a sua relação com a agência, observando os melhores prazos e preços, além de estar sempre atualizado sobre tendências e novos materiais utilizados em campanhas e/ ou peças isoladas.

O processo desenvolvido pela Produção é o caminho para construirmos o “produto final” da agência. Por isso, é fundamental que todos os passos deste processo sejam observados e cumpridos. Em linhas gerais, o trabalho da Produção é realizado em duas etapas: primeiro, a “orçamentação” e, segundo, a “produção” propriamente dita. É importante observar que as peças produzidas devem ser absolutamente fiéis ao modelo enviado pela Criação e aprovado pelo cliente.

Além disso, o profissional da Produção deve sempre manter, em conjunto com o Administrativo, uma “política de parceria”, uma vez que se constitui no representante do cliente/ agência em relação aos fornecedores. Outro ponto importante é que os orçamentos devem ser executados de acordo com as especificações técnicas enviadas pela Criação e com a disponibilidade de verba do cliente.

Portanto, sempre que possível, a verba deve ser informada, para que a execução das peças esteja em conformidade com a realidade do cliente.

Dessa forma, a eficiência do processo de Produção está relacionada a dois fatores: a qualidade da informação emitida pelo Atendimento e o envolvimento técnico da Criação. É importante a agilidade da Produção em dar o retorno e achar a melhor solução para os clientes.

ATRIBUIÇÕES:

PRODUTOR GRÁFICO • Analisa a viabilidade da ideia a ser executada.

• É o contato da agência com fornecedores, como fotógrafos, manipuladores, gráficas, brindes, etc.

• Define junto à Diretoria de Criação o melhor fornecedor para o trabalho sugerido.

• Sempre avalia o custo X benefício.

• É uma espécie de consultor técnico para a Criação.

• É responsável por toda orçamentação de peças em produção.

• Pesquisa brindes.

• Responsável por cumprir prazos com veículos, para materiais de mídia externa, como traseiras de lotações, busdoor, outdoors, etc.

• Libera arquivos, sempre revisando a print que tem em mãos.

• Negocia prazos e custos.

• Fica responsável em pedir prova quando necessário.

• Conhecedor de novas tecnologias na área, assim como tendências.

• Quando possível, acompanha pré-impressão e instalações.

• Sempre passa os detalhes e dados necessários para os fornecedores concluírem o trabalho.

• Responsável por atualizar os fornecedores junto ao Financeiro.

• Responsável por receber novos fornecedores.

ção de um roteiro.

• Acompanha as captações feitas em estúdio ou locação, quando necessário.

• Responsável por cumprir prazos com veículos, para materiais de TV e Rádio.

• É responsável por peças de web.

PRODUTOR ELETRÔNICO (RTVC) • Analisa a viabilidade da ideia a ser executada.

• É o contato da agência com fornecedores, como áudio, vídeo, web.

• Define junto à Diretoria de Criação o melhor fornecedor para o trabalho sugerido.

• Sempre passa os detalhes e dados necessários para os fornecedores concluírem o trabalho.

• Responsável por atualizar os fornecedores junto ao Financeiro.

• Responsável por receber novos fornecedores.

• Responsável por atualizar o portfólio dos fornecedores, em geral, para a Criação.

• Sempre avalia o custo X benefício.

• É uma espécie de consultor técnico para a Criação.

• É responsável por toda orçamentação de peças em produção.

• Negocia prazos e custos.

• Acompanha a decupagem junto com a Criação e com o fornecedor escolhido pra produzir VTs e/ou audiovisuais.

• Busca referências de linguagem para ajudar a Criação na concep-

ASSISTENTE DE PRODUÇÃO • Ajuda nas tarefas do dia a dia.

• Responsável por cobrar notas, recebê-las, protocolar e levar para o Financeiro.

• Anota recados e tenta resolvê-los, quando possível.

• Dá baixa na pauta, com os prazos determinados, atualizando-a.

• Cobra arquivos do Estúdio, quando o mesmo já foi liberado pelo Atendimento.

estiver incompleto e/ou confuso.

• Busca e leva materiais para a recepção.

• Todos os pedidos de orçamento, depois de preenchidos, devem ser lançados no PubliManager na pauta de Produção.

• Coordena as provas, tentando sempre manter o prazo determinado pelo produtor gráfico.

• Da mesma forma, todos os pedidos de produção também devem ser lançados no PubliManager.

• Mantém os arquivos de peças gráficas e eletrônicas sempre organizados e atualizados.

• O PP (Pedido de Produção ao fornecedor) somente será emitido, e o trabalho liberado para a execução, quando a Ordem de Compra (OC) estiver com a assinatura do cliente ou com o visto do atendimento responsável pela conta (em casos especiais).

FUNCIONAMENTO GERAL • Cada produtor faz a coordenação de sua pauta. Entretanto, o trabalho é feito em duplas, para que mais de um conheça as pendências dos clientes, sob a direção do Departamento de Operações.

• A pauta é atualizada diariamente.

• As fases do processo de produção são: negociação, aprovação, acompanhamento, pré-faturamento, entrega, cobrança e arquivo.

• Todos os pedidos de orçamento possuem campos de preenchimento obrigatório, os quais, caso não estejam completamente preenchidos, impedirão o avanço do processo de orçamentação. A Produção deve fazer voltar o PIT que

• As negociações/contratos serão dirigidas à Diretora de Operações, juntamente com a Produção e com o Administrativo.

PREMISSAS BÁSICAS DA PRODUÇÃO • É importante que o trabalho seja desenvolvido com a máxima agilidade possível, com a realização de, no mínimo, três orçamentos para balizar o mercado. Além disso, devem ser desenvolvidas alianças com fornecedores estratégicos, buscando melhor qualidade e melhor preço. Mesmo que se

tenha uma parceria forte com um fornecedor “x”, é necessário variar nos orçamentos.

• A negociação das verbas destinadas à produção deve ser feita sempre tendo como objetivo a rentabilidade da verba do cliente e a qualidade esperada no trabalho.

• Abrir sempre novos fornecedores e catalogá-los por tipo de trabalho, qualidade, preço e mercado.

• Estar atualizado quanto às tecnologias e tendências do setor.

• Acompanhar o processo de produção do trabalho, do início ao fim, desde a arte-final até a logística de entrega no cliente ou veículo.

• Garantir a qualidade do produto final.

• Antecipar-se nos retornos ao Atendimento, e manter-se integrado com a Criação, o Estúdio e a Mídia (quando o material vai para veículos).

• Atender ao cliente dando apoio e esclarecimentos técnicos de forma pró-ativa.

• Receber sempre fornecedores de gráfica e eletrônica para apresentação de portfólio.

PROCESSO DE PRODUÇÃO GRÁFICA • Os pedidos de orçamento de produção gráfica devem ter os campos do cabeçalho do PIT completamente preenchidos pelo Atendimento. O layout ou jpg das peças deve acompanhar o pedido.

Na maioria das vezes, não será possível orçar sem layout.

• A partir do PIT geral de campanha, gerado pelo Atendimento para a Criação, deve ser gerado um PIT específico para cada peça a ser orçada e produzida, com a inclusão de uma letra no número do PIT, isto é, mantendo o número geral (PIT “mãe”) e acrescentando uma letra para a peça específica.

• Antes da definição de prazos de orçamento e entrega, o produtor responsável deve ser consultado para que avalie as possibilidades de cumprimento do prazo. Este prazo, portanto, não pode ser estabelecido no PIT sem esta consulta.

Os prazos devem ser negociados com os produtores dentro da realidade de produção e da necessidade do cliente. A Produção sempre deve estar disponível para achar a melhor saída para os prazos apertados.

• Os campos do pedido são, basicamente, os seguintes: quantidade; formato; tipo de papel; gramatura; acabamento; cor; previsão de transporte, locais de entrega e instalação (destino e data); noção de verba destinada à produção; período de veiculação da campanha; dupla de criação responsável; prazo para orçamento; previsão de entrega (material finalizado no cliente); previsão de utilizações para as fotos (peça, formato, praça e período) e previsão de data, briefing e verba para eventos e ações promocionais.

Importante: no PubliManager estão disponíveis modelos de PITs para papelaria, comunicação visual, brindes, ilustrações e foto.

• Enquanto a peça ainda não estiver criada, é possível fazer uma estimativa de custos, baseada em peças similares produzidas anteriormente, ou apenas uma tomada de preços com um único fornecedor, com o objetivo de estabelecer alguma ideia de custo.

Para isso, no entanto, é preciso que as descrições da peça também estejam estimadas.

• Caso seja necessário mudar algum

recurso de produção, em função de orientações da Criação, o Atendimento deverá ser consultado, para que haja o alinhamento de informações com cliente.

• Os produtores devem sempre manter os atendimentos informados em relação aos prazos de entrega, tanto de OCS como de trabalhos produzidos.

• A Produção e a Criação devem manter política especial de relacionamento com os fornecedores contratados pelo cliente, a fim de evitar conflitos.

• Os orçamentos devem ser apresentados pela Produção ao Atendimento, e todos os campos da OC devem ser preenchidos com descrições completas para evitar mal entendidos com o cliente.

Também é necessário o prazo para a produção de cada peça.

• As imagens para encartes, revistas de ofertas e anúncios de varejo devem ser verificadas no momento em que chegam do fotógrafo, para que haja a certeza de que estão de acordo com a lista de produtos recebida do cliente.

• O processo de produção gráfica envolve ainda alguns subprocessos em determinados trabalhos, os quais serão coordenados pelo

produtor, mas dependentes do envolvimento e da agilidade das demais áreas técnicas envolvidas.

São eles: 1. Decupagem para orçamento: participam a Criação, o Atendimento e a Produção, sendo responsabilidade da Produção agendá-la assim que receber o PIT. A finalidade desta reunião é fazer a decupagem, junto com a Criação e com o Atendimento, das especificações das peças criadas.

2. Pré-produção: participam a Criação, o Atendimento, a Produção e os fornecedores envolvidos.

Nesta reunião, são estabelecidos todos os detalhes de produção do trabalho.

3. Apresentação e aprovação de casting, locação, cenário e figurino: participam a Criação, o Atendimento, a Produção e os fornecedores envolvidos. Nesta reunião, mediante um briefing de responsabilidade da Criação, são feitas as escolhas com o fornecedor, as quais, por sua vez, são apresentadas e aprovadas com a Criação e, posteriormente, com o cliente.

4. Aprovação de fotos: participam

a Produção e a Criação. Aqui, a Produção passa o material para a Criação, que seleciona, aplica (em baixa resolução) no layout e apresenta ao Atendimento e ao cliente.

Depois de aprovado pelo cliente, o material é liberado para manipulação, quando necessário.

5. Aprovação de provas: a prova, vinda do fornecedor, chega à Produção, que a revisa e a encaminha para a Criação e ao Estúdio.

Assim, a revisão da prova final deve passar pela Criação (diretor de arte e redator), pelo atendimento responsável e, por fim, pelo arte-finalista, para que depois seja devolvida ao produtor. Cada um dos profissionais é responsável pela revisão e encaminhamento para a próxima fase. É muito importante que estas provas não fiquem paradas na mesa de ninguém e que o processo aconteça com a maior agilidade possível.

Toda prova deve ser assinada por todos. O produtor não pode aceitar a prova de volta caso a mesma não esteja assinada.

6. Manipulação de imagem: a Criação passa para a Produção as marcações iniciais de tratamento de imagem. A prova é passada para a Criação, que a revisa.

Surgindo novos ajustes, a Cria-

ção marca e devolve ao produtor.

Somente quando o tratamento de imagem estiver aprovado pela Criação passa para o atendimento fazer uma última revisão. Então, a Produção encaminhará a imagem final para o Estúdio finalizar e por fim passa para a aprovação do cliente.

7. Protótipos: sempre que a peça a ser produzida fugir de um formato convencional, exigindo especificações especiais de produção, deve ser feita uma amostra (protótipo), e esta amostra deve ser aprovada com o cliente antes da produção de todo o lote, por medida de segurança.

PROCESSO DE PRODUÇÃO ELETRÔNICA/ RTVC • Nos pedidos de orçamento de RTVC, todos os campos do PIT devem estar preenchidos pelo atendimento.

• Os roteiros ou sinopses, já aprovados pelo cliente, devem acompanhar o pedido.

• Sempre é aconselhável que seja feito pela Criação um storyboard do comercial, ou pelo menos apresentar a linguagem gráfica pre-

tendida (como envio de uma peça criada com a “cara gráfica” da campanha ou link de referência).

• Os campos do pedido de produção em RTVC são os seguintes: peça; duração; praça de veiculação (cidade, estado, veículos); período de veiculação; versões/quantidade de cópias; verba prevista; prazo para orçamento e produção; prazo de apresentação para o cliente; prazo máximo de entrega ao veículo; formato da apresentação; dupla de criação responsável; e recomendações da criação para os fornecedores.

• Para a autorização de produção, os pedidos devem ser feitos por escrito no PubliManager, e o roteiro e o OC devem estar assinados.

• No briefing para a Criação, o atendimento deve ter discriminado a verba do cliente para o trabalho, de modo que haja adequação na orçamentação.

• Antes da orçamentação deve ser feita uma reunião de decupagem (via telefone), que deve ser coordenada pelo RTVC, fornecedor e Criação, para detalhamento do trabalho.

• Os prazos de realização deverão ser verificados com Operações/ RTVC, de forma que sejam tecnica-

mente executáveis.

• O RTVC irá preencher, em conjunto com a Criação, a Ficha de Descrições do trabalho para o desenvolvimento do briefing.

• A Criação é responsável pelos esclarecimentos do briefing e entendimento da peça junto às produtoras, com o acompanhamento e controle do RTVC. • A negociação será finalizada a partir da definição interna dos fornecedores que farão o trabalho (Criação, RTVC, Atendimento e Operações), tendo como base a concorrência de orçamentos.

• Deverá haver uma reunião de pré-produção, agendada pelo RTVC, com a participação de fornecedores (áudio e vídeo), Criação, Atendimento e cliente (quando necessário e combinado previamente), para serem discutidos os aspectos técnicos do produto/serviço, o conceito da peça, a linguagem, o elenco, o cenário, a locução, a trilha, a assinatura, os cartões, os prazos, etc.

• O RTVC deve apresentar o cronograma de produção.

• É realizada a reunião de produção, na qual a produtora passa as referências pesquisadas (teste de

elenco, figurino e cenário), que devem ser aprovados pela Criação e Atendimento. Após a definição de tudo, é passada ao cliente toda a referência aprovada internamente, caso o Atendimento julgue necessário.

• Os cartões, elementos gráficos e logotipos serão providenciados pelo Atendimento junto ao Estúdio e Criação, se possível com storyboard da aplicação no vídeo. Os cartões devem ser entregues na data e no formato especificado pela produtora, acompanhado de jpg , para o RTVC visualizar e fazer a última revisão do material.

• Apresentação do off-line internamente (Criação), que aprovado vai para a aprovação do Atendimento e do Cliente. Estando de acordo, entra no processo on-line (última etapa de finalização da peça).

• O produto final (on-line) é aprovado pelo cliente e autorizado para veiculação.

• As cópias são providenciadas conforme pedido de material emitido pela Mídia, que deverá ser de, pelo menos, 24 horas de antecedência.

• O RTVC fica responsável por passar todas as informações para o Atendimento e a Mídia, como nú-

mero de claquete, títulos originais, versões, condecine, etc.

• Para os materiais de rádio, o RTVC deve entrar em contato com os fornecedores para passar o briefing e/ou referências para a orçamentação da peça.

• Quando for aprovado o OC, o RTVC se responsabiliza em ligar para o fornecedor com menor custo, para passar a dupla responsável para brifar a peça.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área de Produção deve ser salvo no servidor : Produção Gráfica PDG > Clientes > ano > n°JOB (PIT) > Layouts/OC’s Produção Eletrônica e Digital RTVC > Clientes > ano > n° JOB (PIT) > TV/Rádio/Internet/Layouts/ OC’s

Estúdio

MISSÃO Prezar pela alta qualidade técnica e estética dos trabalhos, respeitando os prazos e reduzindo a zero a incidência de erros.

O Estúdio é o setor responsável pela normalização técnica dos materiais que serão enviados para as produções gráfica, eletrônica e veículos de comunicação impressa.

Essa normalização técnica é o processo que garante que a peça estará de acordo com aquilo que foi aprovado pelo cliente e pela Criação. Além disso, o Estúdio deve trabalhar sempre alinhado com a Produção e a Mídia no que se refere ao formato de arquivos e prazos de entrega.

• Cobra da equipe o melhor rendimento da área.

ARTE-FINALISTA • É responsável pela arte-final dos materiais desenvolvidos pela Criação.

• Na ausência do Chefe, será o responsável pela coordenação dos trabalhos.

ATRIBUIÇÕES:

CHEFE DE ESTÚDIO • Responsável por toda a coordenação de entradas e saídas de trabalhos, sejam eles campanhas, peças isoladas, material promocional, cartões vt, etc., assim como a finalização das mesmas.

• Dá assistência ao diretor de arte e para a Criação de um modo geral.

• Tem contato direto com a Produção e a Criação, responsabilizando-se por dar suporte.

• Responsável por liberar os arquivos adequadamente para a Mídia e a Produção, cumprindo com os prazos e primando pela qualidade.

ASSISTENTE DE ARTE-FINAL • Auxilia na execução dos trabalhos, afinando finalizações feitas pelo Chefe de Estúdio ou pelo arte-finalista.

• Fica responsável em montar bonecos e/ou protótipos de materiais finalizados, com o auxílio do diretor de arte.

FUNCIONAMENTO GERAL • O sistema de pauta e controles ficará sob a coordenação da área de Operações.

• Diariamente, até às 10h, deve ser definida a pauta. O atendimento deverá passar um e-mail para a Coordenação Operacional, apresentando a lista de trabalhos do dia em ordem de prioridade e, se possível, já definir a manhã do dia posterior. As sinalizações do dia serão feitas através de e-mail até as 12h pela coordenação.

• No Atendimento, os responsáveis pelo processo do Estúdio serão os assistentes de atendimento.

• O Chefe de Estúdio responderá prioritariamente pelos trabalhos.

• Nos pedidos de finalização, todos os campos do PIT deverão estar preenchidos corretamente, bem como o cabeçalho do PUBLI. • Os campos do pedido são os seguintes: já finalizado?; formato da peça (sempre largura X altura); cores; acabamento; dupla de criação e produtor responsável; tipo de peça/espécie (folder, anúncio, volante etc.); quantidade de cores; sistema de cores (cmyk, rgb, pantone, etc); fornecedor; forma de fechamento; mídia de gravação ou site para transmissão; tipo de impressão (off-set, serigrafia, digital); alterações solicitadas, etc.

• Acompanham o PIT: o layout aprovado, já com marcações de

cores feitas pela produção gráfica em conjunto com o diretor de arte; o texto final, revisado pelo atendimento; e todos os originais que fazem parte do trabalho (imagens, logos, fotos, etc.).

• Direção de arte deve passar as orientações quanto aos aspectos técnicos da peça, tais como efeito especial, cores especiais, efeitos gráficos, facas, etc.

• Em grandes campanhas, será necessário que haja uma reunião de decupagem, com a participação do Estúdio, do Atendimento, da Criação e da Produção.

• As peças “No Advertising” devem estar acompanhadas do protótipo com as especificações do fornecedor ou de um “boneco” feito pela Criação. Conforme a complexidade da peça, deve ser marcada uma reunião de decupagem.

• Em relação aos arquivos digitais, os fechamentos simples serão feitos na agência e, caso necessitem de recursos mais complexos, serão feitos pelos fornecedores, mediante a aprovação de custos (gifs animados, imagens/efeitos pesados, manipulação em imagens, etc).

• As manipulações de imagem não serão feitas internamente,

as imagens que necessitam de manipulação já devem ter sido descritas pela Criação e orçadas pela Produção com fornecedores especializados.

• Imediatamente após serem concluídas, as artes serão entregues à Criação (diretor de arte ou redator responsável), de modo que sejam submetidas à primeira revisão.

• Os trabalhos devem ser devolvidos pelo Estúdio ao Atendimento com todas as referências que foram entregues para o desenvolvimento do trabalho.

• Assim que estiverem revisadas pela Criação, as peças devem ser encaminhadas ao atendimento responsável pela conta. O assistente de atendimento que deve ficar responsável em buscar a printer revisada na Criação. A Criação tem a obrigação de avisar quando a peça já estiver revisada.

PROCESSO DE REVISÃO DAS ARTES É muito importante que o processo de revisão seja feito com agilidade.

O Estúdio, a Criação e o Atendimento devem fazer a sua revisão imediatamente ao recebimento da printer, e liberar para a pessoa da área técnica seguinte no processo. Nunca uma arte-final deve ficar parada na mesa de ninguém, pois este trabalho já está em fase de produção e tem prazo de entrega definido. O Atendimento é quem fez o pedido interno ao Estúdio, e é o último a revisar depois de todos.

Depois disso, vai para o cliente.

Importante: toda a printer deve vir carimbada no verso (com a assinatura de todos) e acompanhada do PIT da mesma. Caso não esteja carimbada, ou não esteja com o PIT, deve ser entregue de volta ao Estúdio.

• O Atendimento, por sua vez, deve fazer a última e, caso seja necessário, fazer uma segunda revisão seguindo o mesmo fluxo da primeira.

• A revisão sempre deve ser feita na printer, que deve estar assinada por todos para a liberação final do trabalho acompanhando as revisões anteriores.

• Sempre que forem alterados ou fechados novamente, os arquivos devem ser impressos e submetidos a todo o processo de revisão novamente. A última printer sempre deve estar assinada por todos da Criação, do Estúdio e do Atendimento sem nenhuma alteração.

• O atendimento deve sempre passar o último arquivo revisado e

aprovado por todos para a aprovação final do cliente.

• É importante que em cada etapa da revisão sejam solicitadas todas as alterações de uma só vez, evitando, desta forma, que as solicitações sejam feitas aos poucos.

LIBERAÇÃO DE ARTES • Produção: o arquivo será entregue pelo Estúdio ao profissional da Produção, e deverá estar devidamente acompanhado dos originais e da printer assinada por todos e com a marcação de cores.

O assistente de atendimento deve entregar esse processo completo para a Produção.

• Mídia: o profissional do Estúdio é quem libera o material para o veículo, conforme as instruções do pedido de material enviado pela Mídia (veículo, padrão de fechamento, site para envio e prazo de entrega). Uma cópia do material em printer finalizado deve ser encaminhada ao profissional de mídia (se necessário), o qual será responsável pela confirmação do recebimento por parte do veículo, informado ao Estúdio, ao Atendimento e à Coordenação Opera-

cional se o processo foi concluído com êxito.

• Importante: existe um manual técnico com informações relevantes para mídia exterior e anúncios para jornal. Ele está disponível nas áreas: Estúdio e Criação.

PROCESSO DE FINALIZAÇÃO DE ENCARTES, REVISTAS, CATÁLOGOS, FOLDERS E VOLANTES Como os encartes, revistas, catálogos e volantes são peças especiais, que exigem, além de técnica, muita agilidade e precisão, temos que considerar este processo de forma independente. Assim, sempre que uma destas peças entrarem em finalização, o profissional do Estúdio responsável pela finalização terá este trabalho como prioridade, e todos os demais trabalhos serão distribuídos entre os demais profissionais. O processo de finalização é o seguinte: • O Atendimento prepara o cronograma a partir da data de entrega da lista de produtos e/ou imagens e da data de entrega no veículo ou nas lojas.

• A informação sobre a data de

entrada do trabalho deve vir, no mínimo, um dia antes, para que a estrutura seja preparada.

• Nesta ocasião, o layout deve estar sendo criado ou aprovado.

• A montagem começa a partir da chegada da lista, fotos, informações de texto, e da aprovação da linha criativa da peça.

• Devem ser consideradas no cronograma de produção as seguintes etapas: 1) pesquisas e/ou obtenção de imagens; 2) montagem com supervisão do diretor de arte; 3) revisão da agência; 4) revisão do cliente; 5) alterações de arte; 6) liberação do material e 7) produção propriamente dita.

• O arquivo, depois de revisado, é entregue para a Produção providenciar a impressão.

• No caso de encartes, devem ser respeitados os prazos de entrega estabelecidos pelas áreas responsáveis. Pode ser através da Mídia ou da Produção.

• O responsável pela finalização da peça no Estúdio, junto com o diretor de arte e o redator, deve revisar as provas solicitadas pela Produção com máxima urgência.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área do Estúdio deve ser salvo no servidor : Estudio > Clientes > ano > n°JOB (PIT) com indicação de campanha e/ou peça finalizada

Mídia

MISSÃO Conhecer o negócio do cliente, para encontrar soluções criativas em mídia e levar as mensagens ao público-alvo com precisão e eficácia.

A Mídia é a área que planeja, programa e compra espaços nos meios de comunicação para a veiculação das peças e campanhas publicitárias.

Busca atingir o público-alvo da marca com base em dados de briefing, como target, market share, produto/serviço, período a ser trabalhado, foco de campanha e pesquisas de audiência e mercado.

No planejamento de mídia, fica definida a estratégia de mídia a partir dos objetivos e da verba estimada ou prevista. Os produtos da mídia são: planejamentos, planos, propostas, análises, pesquisas, e oportunidades.

Assim, a operação de mídia envolve autorizações, entregas de materiais e checkings, participando ainda do desenvolvimento do plano de ação para os clientes, e interagindo nos processos de Planejamento, Criação e Atendimento. Além disso, o profissional de mídia atende diretamente os clientes e veículos, fazendo do relacionamento pessoal mais um instrumento para o envolvimento com as marcas.

ATRIBUIÇÕES:

DIRETOR DE MÍDIA • Planejar sempre com o envolvimento das demais áreas os trabalhos.

• Gerenciar os trabalhos dos profissionais de mídia e clientes.

• Coordenar as reuniões semanais.

• Controlar a pauta das executivas e assistentes.

• Controlar a abertura de pastas na rede.

• Controlar o faturamento de mídia dos clientes.

• Relacionamento com todos os níveis de clientes e veículos.

• Negociações com envolvimento da diretoria dos veículos.

• Buscar melhorias e novidades para o departamento, primando pela atualização e informação.

• Coordenar projetos de pesquisas de mídia.

• Contribuição e envolvimento nos trabalhos da agência.

EXECUTIVO DE MÍDIA • Desenvolvimento dos trabalhos dos clientes sob sua responsabilidade.

• Controle da verba dos clientes.

• Relatórios e acompanhamentos dos clientes.

• Negociação de propostas e planos.

• Informações e acompanhamento de cronogramas.

• Acompanhamento de trabalhos autorizados (colocação de anúncios, entregas, exibições de mídia externa).

• Avaliação de custos de propostas e projetos (comparação com anos anteriores, exposição x custo, aproveitamentos, etc.).

• Relacionamento prioritário com nível executivo de clientes e veículos.

ASSISTENTE DE MÍDIA • Enviar e confirmar autorizações (obedecendo ao meio exigido por cada veículo).

• Fazer pedidos de material.

• Controlar o envio e recebimento de materiais.

• Enviar informações/especificações técnicas dos materiais a serem veiculados.

• Relacionamento com nível operacional dos clientes e veículos.

FUNCIONAMENTO GERAL • Cada profissional de mídia administra um grupo de clientes.

• A pauta da Mídia é coordenada pelo Diretor de Mídia, em acordo com o Atendimento e Operações.

• Todo o trabalho deve ser autorizado com AP assinada (ou será responsabilidade do Atendimento essa autorização).

• É responsável pela interface com os veículos.

• É responsável pelas informações cadastrais dos veículos (alteração ou atualização de algum dado, solicitando à área Financeira da agência que efetue o cadastro).

• Controle de concorrência e checking.

• Organização de arquivos, jornais e revistas do departamento.

• Formatar propostas e planos com orientação da gerente.

• Negociações do dia a dia.

DOCUMENTOS DA MÍDIA • AP – autorização de publicação assinada pelo cliente.

• PI – pedido de inserção enviada aos veículos para autorizar a

mídia.

• Pedidos de materiais – pedidos internos dos materiais a serem liberados.

• Controle de APs – controle utilizado para envio e recebimento das APs assinadas pelo cliente.

• Relatório mensal – informações de mídia para o relatório de cada cliente.

• Checking – a Mídia é responsável por fazer o checking das inserções autorizadas, respeitando as características de cada meio.

PROCESSO DA MÍDIA O roteiro dos PITs dirigidos à Mídia deve ser corretamente seguido.

Quando isso não acontecer, o mesmo pode ser devolvido ao profissional de atendimento responsável.

Roteiro • Objetivos da campanha.

• Mecânica da campanha • Mercado/Praças • Target • Período de veiculação • Verba

• Meios • Formato/Duração • Contratos já existentes que serão utilizados.

Importante: no PubliManager estão disponíveis modelos de PITs para plano ou planejamento de mídia e proposta de mídia.

PLANEJAMENTO, PLANOS E PROPOSTAS A Mídia recebe o PIT do Atendimento (ou uma convocação para reunião de briefing sobre a campanha, plano ou proposta em questão), e segue as seguintes etapas: Planejamento de Mídia (gerente e/ou executivo) • Reunião para trocar ideias com a equipe, com relação ao planejamento da marca, ações, campanha criativa e mídia.

• Inicia o processo de estratégia de mídia e tática.

• Em conjunto com Planejamento e Atendimento, analisa a estratégia de mídia para alinhá-la com a estratégia de marca e de criação.

• Formatam-se nos padrões da Martins+Andrade.

• Apresenta-se em reunião com o cliente.

• Depois de aprovado o Planejamento, é iniciado o processo mais detalhado, de abrir toda a mídia em planilhas, definir todas as datas e cronograma.

Planos de Mídia (gerente, executivo e/ou assistente) • Busca de informações junto aos veículos, para negociação.

• Formatação e apresentação ou envio do plano, dependendo da complexidade.

Propostas de Mídia (executivo e/ ou assistente) • Analisa a proposta e, se estiver adequada, é formatada para apresentação.

PREMISSAS BÁSICAS DA MÍDIA • Ser um departamento criativo, diferenciado, ágil, proativo e eficaz.

• Ter excelência operacional.

• Manter e transmitir embasamento

técnico, conhecimento, credibilidade, apresentar um trabalho qualificado.

• Fazer o levantamento constante de novas oportunidades de mídia, e trocar informações com equipe interna.

• Responder ao Atendimento com argumentos (o que não pode, por que não pode, etc.).

• Planejar as ações de mídia de forma criativa, buscar o melhor resultado para o cliente, levando em consideração os objetivos mercadológicos, de comunicação e a verba disponível.

• Apresentar soluções diferenciadas e/ou melhores do que foi solicitado no briefing – proatividade.

• Pesquisar sobre os mercados de atuação dos clientes, seu produto, ou serviço, seus públicos e adequação aos meios disponíveis – podemos buscar estas informações junto ao planejamento ou atendimento da marca (informações rápidas e importantes de cada cliente) ou ainda buscar no site do cliente.

• Interagir com o Atendimento, o Planejamento e a Criação durante a criação e execução dos trabalhos.

• Avaliar o resultado das campanhas junto aos atendimentos.

• Buscar informações sobre o plano de ação do cliente, feiras, eventos, ou prêmios que recebe, e que podemos propor ações de mídia.

• Acompanhar o calendário promocional para propor ações de oportunidade aos clientes.

• Quando o PIT não for inserido na pauta, deve-se cobrar a colocação com urgência do atendimento responsável.

• Exigir PIT em pauta para autorizar qualquer mídia. No caso do atendimento estar fora da empresa, pedir que o assistente coloque o PIT na pauta, ou então solicitar no mínimo um e-mail. Nunca autorizar sem ter recebido o aval do atendimento da conta (mesmo quando for solicitado diretamente pelo cliente, sempre avisar o atendimento, antes de emitir o documento).

• Sempre solicitar qualquer tipo de negociação por escrito, para termos o registro do que foi tratado.

Junto aos veículos de comunicação • Buscar um reconhecimento do mercado com relação à área de Mídia da agência, prezando sempre por um bom relacionamento.

• Transmitir segurança, ter conhecimento do negócio dos clientes, alavancar negócios diferentes.

• Analisar os planos e propostas oferecidas aos clientes, visando a sanar todas as dúvidas antes de serem apresentados, e verificar se realmente são adequados e rentáveis.

• Estreitar o relacionamento com os veículos, criando uma mecânica de encontros periódicos de trabalho e relacionamento.

• Esgotar internamente todos os questionamentos antes de acionar os veículos, para não questionar ou solicitar algo que já tenha dentro da agência.

Junto aos clientes • Envolvimento em reuniões com o cliente, mesmo que os assuntos não sejam específicos de mídia.

Em reuniões de briefing, consegue-se ampliar o conhecimento sobre o cliente.

• Manter um bom relacionamento em todos os níveis do cliente.

• Negociar com os veículos, procurando sempre o melhor custo x benefício para o cliente.

• Avaliar contratos, prevendo comparativos com anos anteriores e/ ou entre as demais oportunidades de mercado.

Todo e qualquer trabalho realizado pela área de Mídia deve ser salvo no servidor : Midia > Clientes > ano > n°JOB (PIT) > AP’s/PI’s/Planos e Propostas

Administrativo, Financeiro e RH MISSÃO Administrar a lucratividade e rentabilidade da agência, controlando custos e recursos, diminuindo despesas e gerenciando a logística, além de manter os funcionários informados sobre seus pagamentos e direitos.

Este setor é também um setor de inteligência na empresa, pois precisa ser gerido de maneira ágil e racional para obter o máximo de desempenho junto a clientes, funcionários, fornecedores e à própria agência. Trata-se, portanto, da porta de entrada das pessoas (contratações e suporte de funcionários) e da porta de saída de todos os processos da agência (gestão financeira).

O setor Administrativo é dividido em: Contabilidade, Departamento Pessoal, Faturamento e Financeiro (“contas a pagar” e “contas a receber”).

ATRIBUIÇÕES:

FATURAMENTO • Emissão de faturas e boletos bancários.

• Emissão da relação de despesas anexada às faturas dos órgãos do Governo.

• Borderô do Governo.

• Controle da documentação de retorno dos clientes.

FINANCEIRO • Controle do “contas a pagar”.

• Controle das despesas diárias (caixa).

• Controle e gestão das aplicações financeiras.

• Controle e gestão de financiamentos junto a bancos.

• Contatos com bancos.

• Contatos com fornecedores.

• Prorrogação de vencimentos.

• Emissão diária de extratos.

• Chegada de notas (mídia e produção).

• Conciliação bancária diária.

• Chegada de notas de despesa.

• Cobranças dos clientes em carteira.

• Envio de documentos para os clientes.

• Chegada de notas no “contas a pagar”.

• Veículos e fornecedores (pagamentos).

• Emissão de relatórios de clientes.

• Cadastro de fornecedores e clientes.

• Emissão das darfs referentes ao faturamento.

• Posição de pagamentos a fornecedores via telefone.

• Relatórios de bancos diários.

DEPARTAMENTO PESSOAL (RH) • Contratações de funcionários e colaboradores terceirizados.

• Folha de pagamento.

• Demais rotinas de departamento pessoal.

ADMINISTRATIVO • Gestão financeira e contábil da empresa, controlando custos e receitas.

• Apuração e controle de imposto e contribuições.

• Preenchimento de livros fiscais obrigatórios.

• Gestão de contratos de terceiros.

• Acompanhamento das obrigações acessórias perante o Fisco.

• Gestão de suportes técnicos em geral.

• Emissão e controle de certidões negativas perante órgãos públicos.

• Fornecimento de subsídios à diretoria para a tomada de decisões.

• Controle de certidões com órgãos públicos.

• Contato com os advogados da empresa para acompanhamento dos processos.

• DCTF, DIRF,DIPJ.

• Contato com empresas de consultoria e auditoria.

• Controle patrimonial e manutenção preventiva.

• Liberação de verbas para despesas.

CONTABILIDADE • Controle dos lançamentos contábeis no sistema.

• Conciliação entre clientes e fornecedores.

• Conciliações diversas.

• Fechamento mensal até o dia 15 do mês seguinte.

• Apuração de Impostos e emissão guias para pagamento.

• Fechamento dos trimestres.

• Fechamento do balanço.

• Emissão dos livros Diários e registro dos mesmos.

Tecnologia da Informação MISSÃO Zelar pelo bom funcionamento e pela segurança dos equipamentos e sistemas, buscando sempre soluções eficientes em tecnologia, por meio da atualização constante de novos recursos e ferramentas.

Nenhuma empresa sobrevive hoje em dia sem rapidez e informação.

Neste assunto, a área de TI está estruturada de maneira a oferecer o suporte técnico para tudo o que se refere a computadores, Internet e novas tecnologias de informação. Ele deve ser o responsável por orientar aos funcionários sobre o funcionamento geral do sistema e sobre as suas ferramentas.

ATRIBUIÇÕES: • Possibilitar tecnicamente o fluxo de informações na agência.

• Zelar pela manutenção de todos os equipamentos de informática da empresa.

• Contribuir com a capacitação na utilização de programas, mecanismos e ampliações dos sistemas.

• Auxiliar em apresentações a clientes, reuniões e demais eventos com o suporte técnico requerido para cada ocasião.

• Disponibilizar e auxiliar no uso de ferramentas de informática e de tecnologia da informação, tais como: • PUBLI – software de gestão; sistema que controla o fluxo de trabalho da agência; registro do histórico dos processos.

1. Internet – segurança e disponibilidade.

2. Telefonia – gerenciamento e controle de ligações de acordo com a função e a necessidade de uso.

3. Organização de arquivos – conforme a função dos setores, com diferentes tipos de permissões de acesso.

4. Segurança – backups, antivírus, acessibilidade, etc.

5. E-mail – disponibilização e gerenciamento.

6. FTP - o FTP da Martins esta disponível para upload e download de arquivos que excedam o limite de 10MB, que não possam ir por e-mail.

Como proceder: - Basta copiar os arquivos para a pasta _FTP dentro do PUBLICO; - Envie ao interessado os dados para acesso:

Dados para aplicativo de FTP cliente ftp: host: martinseandrade.serveftp.com user: ftp senha: iniciar1 porta: 21 Para usar o Windows Explorer, seguem os dados abaixo: ftp://martinseandrade.serveftp.com user: ftp senha: iniciar1

Operações

MISSÃO Zelar pelo bom funcionamento dos processos operacionais da agência, visando à qualidade final do trabalho.

Está inteiramente ligado à gestão de pessoas, otimizando tempo e recursos da empresa. Estimula a equipe, visando ao bem-estar de todos e à produtividade dos mesmos. Identifica e resolve problemas operacionais e de gestão.

Por fim, chegamos ao setor de Operações, que é responsável por gerenciar todas as áreas de execução da agência, com foco nos processos operacionais, para a concretização do produto final (campanhas e ações de comunicação). O profissional de Operações atua, portanto, nas áreas de coordenação de Criação, Estúdio e Produção, assim como na relação destas áreas com o Atendimento e a Mídia. É de sua responsabilidade, ainda, a análise de eficiência e eficácia operacional da empresa, zelando pela qualidade da entrega e pela rentabilidade das operações.

COORDENAÇÃO DE OPERAÇÕES E PAUTA O setor de Coordenação de Operações e Pauta funciona como uma espécie de “coração” da agência, uma vez que gerencia todas as pautas e atividades de todos os outros setores, estabelecendo a harmonia das relações organizacionais, tanto internas quanto externas, necessárias para o bom funcionamento da agência.

RELAÇÃO COM A CRIAÇÃO • Atualizar e encaminhar ao depar-

tamento, nas segundas, quartas e sextas-feiras, até às 10h30min, a pauta de trabalhos do dia.

• Controlar demandas, verificando se os prazos serão cumpridos, e negociar com o Atendimento e com a Criação quando necessário.

• Controlar, no final do dia, os trabalhos que saíram e os que foram negociados, e novamente atualizar a pauta.

• Enviar diariamente à Diretoria de Criação os trabalhos que estão sendo elaborados por cada integrante da equipe.

RELAÇÃO COM O ESTÚDIO Diariamente, às 10h, passar pauta do Estúdio. As previsões de finalizações do dia devem ser passadas, via e-mail, até às 12h.

Revisão dos pedidos de trabalho, verificando se as informações estão completas e se os layouts estão anexados para a realização do trabalho.

Acompanhar a entrega dos trabalhos que estão sendo liberados, observando principalmente os prazos de mídia, os materiais previstos para veiculação, e a liberação para a produção.

RELAÇÃO COM O ATENDIMENTO • Recebimento de PITs para a Criação e Estúdio.

• Contribuir com a Produção para que seja feito um gerenciamento do cliente (cores, últimos preços, histórico na Produção).

• Treinamento diário para que os processos de finalização e criação sejam cumpridos, e para termos as informações necessárias.

• Contribuir para que a Produção tenha um melhor controle do cliente (faturamento, receita, novos trabalhos sugeridos pela produção).

• Coordenação dos trabalhos de urgência, negociando outros trabalhos.

• Ajuda na resolução de problemas e decisões a serem tomadas.

RELAÇÃO COM PRODUÇÃO • Semanalmente, fazer um balanço dos orçamentos e materiais.

• Controlar se os materiais do Estúdio estão chegando no prazo.

• Antecipar informações sobre grandes campanhas ou peças complexas que estejam em planejamento.

• Apoiar no direcionamento da seleção e adequação de fornecedores (inovação, melhores preços e qualidade).

• Apoiar na relação com o Atendimento, para que os processos relativos a esta a área sejam cumpridos: PITs, OCs, entregas, pós-venda.

RELAÇÃO COM MÍDIA • Semanalmente, fazer um balanço dos processos e gargalos operacionais.

• Controlar se os materiais estão chegando nos prazos determinados.

• Antecipar informações sobre grandes campanhas ou peças complexas que estejam em planejamento.

• Coordenar reuniões de briefing e brainstorm que possam subsidiar a Mídia para o desenvolvimento de planos adequados e criativos.

• Conhecer o desempenho dos clientes quanto ao comportamento como anunciante (histórico, faturamento, rentabilidade na operação dos clientes).

• Contribuir para que a Mídia tenha um melhor controle do cliente (faturamento, receita, inovação) pela integração com as demais áreas.

RELAÇÃO COM ADMINISTRATIVO • Análise de desempenho de clientes – receita x despesas.

• Análise de desempenho de equipes – salário x produtividade.

• Análise de despesas das áreas técnicas.

• Cuidados com a entrada de novos funcionários (integração, regras administrativas).

• Apoio nas contratações.

• Apoio no fornecimento de infraestrutura e no controle de gastos para os processos de operação das áreas (transporte, alimentação durante expediente, materiais, etc).

• Parceria para adequação e capacitação da equipe para o uso do PubliManager.

RELAÇÃO COM NOVOS FUNCIONÁRIOS • Receber os novos funcionários, apresentando o modelo de trabalho da Agência e orientando sobre o funcionamento de cada departamento, assim como a relação entre eles.

• Agendar treinamento, caso haja necessidade.

RELAÇÃO COM A AGÊNCIA RELAÇÃO COM TI • Estar alinhado para que os equipamentos estejam em funcionamento, atendendo à demanda da operação das áreas.

• Parceria na capacitação dos colaboradores para a utilização adequada dos equipamentos e sistemas.

• Apoio no controle de materiais e suporte.

• Coordenação e organização de eventos internos.

• Coordenação e organização de documentos, montagem e produção de materiais para licitação.

• Festivais de propaganda: inscrições de peças, levantamento de layout, seleção de peças, preenchimento de fichas técnicas, e outras demandas quando em eventos como o Salão Promocional, o Salão da Propaganda, Colunistas, etc.

• Levantamentos semanais de trabalhos da Criação e do Estúdio.

• Levantamento mensal de receitas x horas técnicas por cliente (Publimananger).

• Levantamento de trabalhos por cliente para negociação de remuneração.

• Mapas de estrutura dos departamentos e grupos de estudo de clientes.

• Elaboração de portfólio junto com a Criação, e coordenação junto à finalização.

• Materiais de expediente e outros trabalhos para a agência.

• Edição dos mapas situacionais, pontuando as pendências da semana.

Informações Úteis HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO O horário de funcionamento da agência é das 8h30min às 12h e das 14h às 18h30min; e das 9h às 12h e das 14h às 19h. Cada profissional deve gerenciar suas atividades diárias de acordo com as demandas e prioridades estabelecidas pelos clientes e pela diretoria. É importante que todos respeitem esses horários e, no caso de atraso ou ausência não prevista. avisem sempre.

das a outras pessoas que não fazem parte da equipe. Todas as informações geradas e desenvolvidas dentro da agência devem ficar no ambiente de trabalho.

VIAGENS Caso seja necessária a realização de alguma viagem de trabalho, as passagens devem ser solicitadas ao departamento Administrativo e Financeiro, sempre com a aprovação do diretor da área com, no mínimo 2 dias de antecedência.

PONTO ELETRÔNICO O ponto eletrônico encontra-se na recepção. Quando novo funcionário, deve cadastrar as digitais com a área de TI. A digital deve ser inserida nos horários descritos acima. Se houver esquecimento ou alguma saída referente ao trabalho, o departamento Administrativo e Financeiro deve ser avisado através de um e-mail.

SIGILO DE INFORMAÇÕES As informações de circulação interna da agência não devem ser externa-

SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS As férias devem ser marcadas com antecedência e com concordância da diretoria. Depois de definida, deve ser formalizada junto ao Departamento Pessoal, e comunicada a todos por meio de um e-mail. Nenhum trabalho ou cliente deve ser prejudicado em função de algum profissional.

UTILIZAÇÃO DAS SALAS DE REUNIÕES (HEBE - 2º ANDAR OU ESPELHOS - 3º ANDAR) Todas as salas devem ser previamente agendadas com a recepção através de um e-mail formal, no qual será indicado o horário, se é necessário café e água, e quantos participantes.

HORÁRIO DEPOIS DO EXPEDIENTE Todo o profissional que precisar ficar depois do horário de expediente, deve conversar com a Coordenação de Pauta e pegar autorização com o seu Diretor.

Contamos com a sua atenção aos procedimentos.

Assim, teremos menos riscos em nossas ações, mais agilidade em nossas decisões, e seremos mais felizes e integrados no processo de trabalho.

Rua Ten. Cel. Corrêa Lima, 1908 | Porto Alegre-RS | CEP: 90850-250 Fone: (51) 3026.1999 | E-mail: recepção@martinseandrade.com.br