ระบบสารสนเทศทางธุรกิจ
LOGO
บทที่ 1
ความรู้ เบือ้ งต้ นเกีย่ วกับสารสนเทศและธุรกิจ
วิชาระบบสารสนเทศทางธุรกิจ วิทยาลัยราชพฤกษ์ สาขาวิชา คอมพิวเตอร์ ธุรกิจ คณะบริหารธุรกิจ ภาคเรียนที่ 1 ปี การศึกษา 2555 2
ความรู้ เบือ้ งต้ นเกีย่ วกับสารสนเทศและธุรกิจ
ความรู้ ด้านธุรกิจ ความรู้ ด้านสารสนเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศ การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ
3
ความรู้ ด้านธุรกิจ 1. ความหมายของธุรกิจ (Business) องค์การหนึ่งซึ่งเสนอขายสิ นค้าหรื อบริ การต่อลูกค้า เป้ าหมายของธุ รกิ จนั้น โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อ แสวงหาผลกาไรทางธุ รกิจหรื อการทารายได้ให้กบั องค์การ
4
ความรู้ ด้านธุรกิจ 2. รูปแบบธุรกิจ 1) เจ้ าของคนเดียว 2) ห้ างหุ้นส่ วน (ห้ างหุ้นส่ วนสามัญและห้ างหุ้นส่ วนจากัด) 3) บริษัทจากัด 4) รัฐวิสาหกิจ
5
2. รูปแบบธุรกิจ 1) เจ้ าของคนเดียว
6
ลักษณะของกิจการ
เป็ นองค์กรขนาดเล็กที่มีบุคคลเป็ นเจ้าของเพียงคนเดียว เช่น ร้านค้าย่อย หรื อสานักงานผูป้ ระกอบอาชีพอิสระ เป็ นต้น
การจัดตั้ง ข้ อดี
กิจการขนาดเล็กที่ดาเนินการเพียงคนเดียว การจัดตั้งกิจการทาได้ง่าย ผูป้ ระกอบการมีความรู้เพียงเล็กน้อยก็ทาได้ และเงิ นลงทุนก็ไม่ตอ้ งมี มาก หาทาเลที่ ต้ งั ได้ง่าย เลิ กกิ จการก็ไม่ตอ้ ง ยุง่ ยาก และกาไรที่ได้กเ็ ป็ นของกิจการเพียงคนเดียว
ข้ อเสี ย
ต้องรับผิดชอบหนี้ สินเพียงผูเ้ ดี ยวการขยายกิ จการทาได้ยากเพราะทุนมี จากัดและกิจการไม่มนั่ คง
2. รูปแบบธุรกิจ 2) ห้ างหุ้นส่ วน ลักษณะของกิจการ
กิ จ การค้า ที่ มี บุ ค คลตั้ง แต่ 2 คนขึ้ น ไปเข้า ร่ ว มลงทุ น กัน โดยมี ค วาม ประสงค์จ ะแบ่ ง ก าไรร่ ว มกันโดยมี การตกลงกัน ด้ว ยวาจา หรื อ ลาย ลักษณ์อกั ษรก็ได้
การจัดตั้ง
จะมีบุคคลตั้งแต่ 2คนขึ้นไปต้องเข้าร่ วมประกอบการ การก่ อตั้งทาได้ง่ายมี ค วามมัน่ คงทางด้านการเงิ น มี ประสิ ทธิ ภาพ ลด ภาวะทางด้านการเสี่ ยงภัย
ข้ อดี ข้ อเสี ย
7
ดาเนิ นกิ จการได้ล่าช้า อาจเกิ ดการขัดแย้งระหว่างผูเ้ ป็ นหุ ้นส่ วน ต้อง รับผิดชอบในหนี้สินโดยไม่จากัดจานวน
2. รูปแบบธุรกิจ 2) ห้ างหุ้นส่ วน Note ห้ างหุ้ นส่ วนสามัญ คื อ ผูเ้ ป็ นหุ่ นส่ วนจะร่ วมกันรั บ ผิดชอบหนี้ สินของห้างหุ ้นส่ วน หรื อไม่กไ็ ด้ ห้ างหุ้นส่ วนจากัด คือ ห้างหุ่นส่ วนที่ประกอบด้วยผูเ้ ป็ นหุ น้ ส่ วน 2 ประเภท คือ ประเภทที่รับผิดชอบในหนี้สินอย่างไม่จากัดจานวนเงิน ประเภทที่ รั บ ผิ ด ชอบในหนี้ สิ น โดยจ ากัด แค่ จ านวนเงิ น ที่ น ามาลงทุ น เท่านั้น นิติบุคคล คือ บุคคลตามกฎหมายที่สมมติข้ ึนโดยอาศัยอานาจแห่ งประมวลกฎหมายนี้ หรื อกฎหมายอื่ น และนิ ติบุคคลย่อมี สิทธิ และหน้าที่ เช่นเดี ยวกับบุคคลธรรมดา เว้นแต่สิทธิ และหน้าที่ บางอย่างซึ่ งโดยสภาพแล้วจะมี ได้แต่ในบุ คคลธรรมดา เท่านั้น เช่น สิ ทธิ การเป็ นบิดา มารดา บุตร สิ ทธิ ในการสมรส เป็ นต้น 8
2. รูปแบบธุรกิจ 3) บริษัทจากัด ลักษณะของกิจการ
จัดตั้งขึ้นโดยการแบ่งเงินทุนให้มีมูลค่าเท่าๆ กัน ซึ่ งมีผถู ้ ือหุ น้ ไม่เกิน 100 คน ผูถ้ ือหุ ้นต่างรวมรับผิดชอบในหนี้ สินไม่จากัดจานวนเงินที่ตนยังส่ ง ใช้ไม่ครบ มูลค่าหุน้ ที่ตนถือ
การจัดตั้ง
ผูก้ ่ อการตั้งแต่ 7 คนขึ้ นไปเข้าชื่ อกันจดทะเบี ยนหนังสื อบริ คณห์สนธิ ก่อตั้งด้วยคนตั้งแต่ 10 คนขึ้นไปร่ วมเข้าชื่ อกันจัดตั้งขึ้นด้วยความสมัคร ใจ ดาเนินการโดยยึดหลักประชาธิปไตย - มีความมัน่ คงทางด้านการเงินสู ง - รับผิดชอบเพียงไม่เกินจานวนเงินที่ตนยังส่ งไม่ครบ - การบริ หารงานไม่ผดิ พลาด - สามารถโอนหรื อขายหุน้ ของตนได้
ข้ อดี
ข้ อเสี ย
9
- การจัดตั้งมีความยุง่ ยาก - มีความจากัดทางด้านกฎหมายมาก - มีความสิ้ นเปลือง - อาจมีขอ้ ขัดแย้งระหว่างผูบ้ ริ หารงาน
2. รูปแบบธุรกิจ 4) รัฐวิสาหกิจ ลักษณะของกิจการ การจัดตั้ง ข้ อดี
ข้ อเสี ย
10
เป็ นหน่วยงานหรื อองค์การธุรกิจ จัดตั้งขึ้นด้วยทุนทั้งหมดเป็ นของรัฐหรื อรัฐมีทุนร่ วมอยูด่ ว้ ยมากกว่า 50% - ช่วยให้เศรษฐกิจของประเทศดีข้ ึน เพราะเป็ นแหล่งรายได้ของรัฐ - ช่วยควบคุมสิ นค้าบางชนิดที่ไม่เป็ นประโยชน์ต่อสุ ขภาพ - ช่วยเหลือเอกชนในงานเฉพาะด้าน - ภาคเอกชนหมดโอกาสที่จะลงทุนเพียงผูเ้ ดียว - เงินหมุนเวียนจะลดลงเพราะถูกนามาลงทุน
ความรู้ ด้านธุรกิจ 3. ประเภทธุรกิจ ลักษณะทัว่ ไปของการดาเนินธุรกิจมี 3 ประเภท ได้แก่ กิจการซื้ อมาขายไป (Merchandising Firm) กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการให้บริ การ (Service Firm)
11
3. ประเภทธุรกิจ กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm)
กิจการที่ซ้ื อขายสิ นค้าทั้งขายส่ งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผผู ้ ลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสิ นค้าได้ ค่าใช้จ่ายจาแนกเป็ น 2 ส่ วน คือ ต้นทุนสิ นค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและ บริ หาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสิ นค้า ร้านขายยา ร้านขายของชา
12
3. ประเภทธุรกิจ กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่ วนใหญ่จะมีโรงงานสาหรับผลิตสิ นค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสิ นค้า ค่าใช้จ่ าย คื อ ต้นทุ นในการซื้ อ วัตถุ ดิบ ค่ าจ้างคนงาน และ ค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่ วนนี้ จะรวมเป็ น ต้นทุนสิ นค้า ส่ วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น ในสานักงานจะถือเป็ นค่าใช้จ่าย ในการขายและบริ หาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ผูผ้ ลิตรถยนต์ โรงงานอัดกระป๋ อง บริ ษทั ก่อสร้าง ผูผ้ ลิตเครื่ องจักรกล เป็ นต้น 13
3. ประเภทธุรกิจ กิจการให้ บริการ (Service Firm)
กิจการให้บริ การจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริ การรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และ อื่นๆ รายจ่ายในกิจการให้บริ การถือว่าเป็ นค่าใช้จ่ายในการดาเนิ นงาน ปั ญ หาที่ เกิ ดขึ้ นในกิ จ การให้บ ริ การ คื อ การวัดผลการดาเนิ นงาน ลักษณะของ ผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็ นตัวตนที่ชดั เจน ตัวอย่างของธุ รกิจประเภทนี้ เช่น ร้านเสริ มสวย บริ ษทั ขนส่ ง สานักงานกฎหมาย บริ ษทั ที่ปรึ กษา เป็ นต้น
14
กิจกรรมที่ 1.1 โรงแรม
โรงงานอุตสาหกรรม
ร้ านขายเสื้อผ้า
ร้ านทาผม
บิ๊กซี
โรงงานผลิตรถยนต์
ให้ นักศึกษาคิดธุรกิจเพิม่ เติมจากตัวอย่ างและบอกว่ าเป็ นประเภทธุรกิจแบบไหน !! 15
ความรู้ ด้านธุรกิจ 4. การจัดตั้งและดาเนินงานทางธุรกิจ 4.1 การดาเนินการจัดตั้งธุรกิจ เรี ยกอีกอย่างว่า การเสี่ ยงลงทุน (Venture) โดยมีข้ นั ตอนดังนี้ 1. เจ้าของกิจการ ผูเ้ ป็ นหุ น้ ส่ วน หรื อผูถ้ ือหุ น้ นาเงินมาลงทุนร่ วมกัน หรื ออาจจะ กูย้ มื เงินทุนจากภายนอกกิจการก็อาจเป็ นได้ 2. จัดตั้งหน่วยธุรกิจขึ้นตามรู ปแบบและจุดประสงค์ของการลงทุน 3. จัดหาทรัพยากรมาใช้สาหรับการดาเนินงาน 4. ใช้ทรัพยากรเพื่อการดาเนินงานทั้งในด้านการผลิตสิ นค้าและบริ การ 5. ขายสิ นค้าหรื อบริ การเพื่อก่อให้เกิดรายได้
16
ความรู้ ด้านธุรกิจ 4. การจัดตั้งและดาเนินงานทางธุรกิจ 4.2 การดาเนินงานธุรกิจ การดาเนินการด้านต่างๆ ที่จาเป็ นของธุรกิจ เพื่อความอยูร่ อดขององค์การ ได้แก่ 1. การจัดหาวัตถุดิบ สิ นค้าหรื อทรัพยากรอื่นๆ เพื่อใช้ในการผลิตสิ นค้าและบริ การ โดยมีวตั ถุประสงค์เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า 2. การใช้ ทรัพยากร เพื่อผลิตสิ นค้าหรื อทรัพยากรนั้น 3. การขาย ตลอดจนการจัดจาหน่ายสิ นค้าและบริ การต่อลูกค้า
17
ความรู้ ด้านธุรกิจ 5. หน้ าทีข่ องธุรกิจ 1. การผลิตสิ นค้ า ธุรกิจอาจเลือกผลิตสิ นค้าหลายชนิด เช่น ผูผ้ ลิตสิ นค้าสาเร็ จรู ป 2. การให้ บริการ เป็ นธุรกิจที่อานวยความสะดวกให้แก่ธุรกิจและผูบ้ ริ โภค 3. การจาแนกแจกจ่ ายสิ นค้ า ธุรกิจดาเนินการเกี่ยวกับการซื้อขาย 4. การจัดซื้อ ธุรกิจจาเป็ นต้องมีการจัดซื้ อวัตถุดิบเพื่อการดาเนินการ 5. การเก็บรักษาสิ นค้ า ธุรกิจจะต้องเก็บรักษาวัตถุดิบและสิ นค้าสาเร็ จรู ปเพื่อบริ การให้แก่ลูกค้า 6. การจัดจาหน่ าย ธุรกิจมีหน้าที่จดั แสดงสิ นค้าเพื่อง่ายต่อการซื้อ 7. การจัดการทางการเงิน ธุ ร กิ จ มี ห น้า ที่ จ ัดหาเงิ นทุ นและบริ ห ารเงิ นทุ น ที่ มีจ านวนจ ากัด ให้เ กิ ด ประโยชน์สูงสุ ด 8. การจัดทาบัญชี ธุรกิจมีหน้าที่จดั ทาบัญชีเพื่อเสี ยภาษี 9. การทาการโฆษณาสิ นค้ า ธุรกิจมีหน้าที่โฆษณาและประชาสัมพันธ์ให้ผบู้ ริ โภคได้รู้จกั สิ นค้าและ เกิดการตัดสิ นใจซื้อในที่สุด
18
ความรู้ ด้านธุรกิจ 6. เป้าหมายของธุรกิจ 1. เพือ่ มุ่งหวังผลกาไร กาไรจะเป็ นผลตอบแทนกลับคืนให้กบั เจ้าของกิจการที่ได้ลงทุนในการดาเนิ น ธุรกิจ ในการผลิตสิ นค้าและบริ การต่าง ๆ สนองความต้องการของผูบ้ ริ โภค 2. เพื่อมุ่งหวังที่จะทาให้ กิจการอยู่รอด เจ้าของกิจการเมื่อได้ลงทุนดาเนินกิจการต่างมุ่งหวังให้กิจการ ดาเนิ นงานต่อไปอย่างต่อเนื่ องไม่หยุดชะงักหรื อปิ ดกิจการสามารถผลิตสิ นค้าและบริ การต่าง ๆ ให้กบั ผูบ้ ริ โภคได้อย่างต่อเนื่อง 3. เพือ่ มุ่งหวังความเจริญเติบโต กิจการนอกเหนื อจากการบริ หารงานให้กิจการอยูร่ อดแล้วกิจการยัง ต้องการความเจริ ญก้าวหน้า มีการเพิ่มขยายขอบเขตการดาเนิ นงาน มีการผลิตสิ นค้าใหม่ ๆ ออกสู่ ตลาด ขยายสาขาเพิ่มลงทุนในธุรกิจใหม่ทาให้กิจการมีฐานะและสิ นทรัพย์ของกิจการเพิ่มมากขึ้น 4. เพื่อมุ่งหวังสนองความรั บผิดชอบต่ อสั งคม การประกอบธุ รกิ จผูป้ ระกอบการจะต้องมี ความ รั บผิด ชอบต่ อ สังคม ทั้งสังคมภายในและสัง คมภายนอกกิ จการ เช่ นมี ค วามรั บผิด ชอบต่ อ ผูถ้ ื อ หุ ้น พนักงาน ลูกค้า สิ่ งแวดล้อมต่าง ๆ แหล่งชุมชน ฯลฯ ไม่เอารัดเอาเปรี ยบ หรื อสร้างปั ญหาให้กบั สังคม ดังกล่าว 19
ความรู้ ด้านธุรกิจ 7. ปัจจัยพืน้ ฐานของการทาธุรกิจ ปัจจัยภายใน (สามารถควบคุมได้ )
ปัจจัยภายนอก
คน (Man) ปั จจัยที่เป็ นทรัพยากรบุคคลที่ มีประสิ ทธิ ภาพทั้ง เป็ นปั จจัยที่ธุรกิจไม่สามารถจะควบคุมกาหนด ในด้า นปริ ม าณและคุ ณ ภาพของงานอย่ า งเพี ย งพอในการ หรื อเปลี่ยนแปลงได้ ได้แก่ สภาพแวดล้อม ประกอบธุรกิจ ทางธุรกิจ เช่น ภาวะแวดล้อมทาง เงิน (Money) แหล่งเงินทุนซึ่ งธุ รกิจสามารถนามาใช้ในการ เศรษฐกิจ กฎหมาย การเมือง คู่แข่ง เทคโนโลยี สนับสนุนและเอื้ออานวยความสะดวกต่อการทาธุรกิจ วัสดุ (Material) วัตถุดิบและวัตถุที่ตอ้ งจัดหามาเพื่อใช้ในการ ผลิ ตหรื อสร้ างบริ การ ซึ่ งต้อ งพิจารณาทั้งด้านคุ ณภาพและ ราคาเพื่อทาให้ตน้ ทุ นของสิ นค้าหรื อบริ การที่ ผลิ ต ต่ าแต่ ได้ คุณภาพที่ดี การจัดการ (Management) ปั จจัยในการจัดการซึ่ งเป็ นหน้าที่ ของผูบ้ ริ หาร โดยรวบรวม ผลักดันและควบคุมปั จจัยที่ เป็ น ทรัพยากร เพื่อดาเนินธุรกิจได้ตรงกับเป้ าหมาย 20
ความรู้ ด้านธุรกิจ 8. การจัดโครงสร้ างองค์การ จะสะท้อนให้เห็นถึงอานาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบของบุคลากรในองค์การและสามารถ ปฏิบตั ิงานให้บรรลุเป้ าหมายที่วางไว้
การจัดโครงสร้ างขององค์ กรมี 2 แบบ ดังนี้ 8.1 การจัดโครงสร้ างองค์ กรตามแนวดิ่ง (Vertical Organization) เป็ นการจัดโครงสร้างที่พิจารณาการแบ่งงานออกเป็ นส่ วนๆ เช่น การแบ่งตามสายการบังคับบัญชา
การจัดการตามแนวดิ่ง 21
ลาดับขั้น (Hierarchy Level)
ความรู้ ด้านธุรกิจ 8. การจัดโครงสร้ างองค์การ 8.1 การจัดโครงสร้ างองค์ กรตามแนวดิ่ง (Vertical Organization) ประธานกรรมการ กรรมการ ผูจ้ ดั การ หัวหน้างาน พนักงาน ภาพแสดงการจัดโครงสร้ างองค์ กรตามสายการบังคับบัญชา 22
ความรู้ ด้านธุรกิจ 8. การจัดโครงสร้ างองค์การ 8.1 การจัดโครงสร้ างองค์ กรตามแนวดิ่ง (Vertical Organization) ตามสายบังคับบัญชา
ประธานกรรมการ รองประธาน การตลาด ผูจ้ ดั การ โรงงาน 1
23
รองประธาน การผลิต
รองประธาน การเงิน ผูจ้ ดั การ โรงงาน 2
รองประธาน บริ การสารสนเทศ
ความรู้ ด้านธุรกิจ 8. การจัดโครงสร้ างองค์การ 8.2 การจัดโครงสร้ างตามแนวนอน (Horizontal Organization)
การจัดการตามแนวนอน
การจัดแผนก (Department)
เป็ นการรวมกลุ่มของกิจกรรมต่างๆ ที่มีลกั ษณะเหมือนกันเข้ากันด้วยกัน โดยจะยึดตามหลักเกณฑ์การแบ่งหน้าที่กนั ทา ผูบ้ ริ หารมีหน้าที่ในการจัดแผนกต่างๆ ตามความเหมาะสม เช่น การจัดแผนกตามหน้าที่ (Functional Department) การจัดแผนกโดยแบ่งตามพื้นที่การทางาน การจัดแผนกโดยแบ่งตามกระบวนการปฏิบตั ิงาน 24
ความรู้ ด้านธุรกิจ 8. การจัดโครงสร้ างองค์การ 8.2 การจัดโครงสร้ างตามแนวนอน (Horizontal Organization) ประธานกรรมการ
ฝ่ ายการผลิต แผนกโฆษณา
ฝ่ ายการตลาด แผนกขาย
ฝ่ ายการเงิน
ฝ่ ายบุคคล
แผนกบริ การหลังการขาย
รู ปแสดงการจัดโครงสร้ างในแนวนอนด้ วยการจัดแผนกตามกระบวนการปฏิบัติงาน 25
8. การจัดโครงสร้ างองค์การ 8.2 การจัดโครงสร้ างตามแนวนอน (Horizontal Organization) ตามหน้ าทีท่ างธุรกิจ
26
26
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 1. ข้ อมูล สารสนเทศ และความรู้ ข้ อมูล (Data) คื อ ข้อเท็จจริ งเกี่ ยวกับเหตุการณ์ หรื อข้อมูลดิ บที่ ยงั ไม่ ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนาไปใช้งาน ข้อมูลอาจ เป็ นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รู ปภาพ เสี ยง หรื อภาพเคลื่อนไหว สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ผา่ นการประมวลผลเพื่อจัด โครงสร้างให้อยูใ่ นรู ปแบบที่มีความหมายและมีมูลค่าต่อผูร้ ับ เพื่อ นาไปใช้ในการตัดสิ นใจ
ประมวลผล (Process) เป็ นการแปลงสภาพข้อมูลให้กลายเป็ นสารสนเทศ การประมวลผล 27
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 1. ข้ อมูล สารสนเทศ และความรู้ ข้ อมูล
การประมวลผลข้ อมูล
สารสนเทศ
(Data)
(Data Processing)
(Information)
ตัวอย่ างที่ 1
• คะแนน นักศึกษา
ข้ อมูล (Data) 28
การประมวลผล (Process) • คานวณ คะแนน
• เกรด นักศึกษา สารสนเทศ (Information)
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 1. ข้ อมูล สารสนเทศ และความรู้ ตัวอย่ างที่ 2
ประมวลผล (Process) • จานวนสิ นค้ าที่ขาย ได้ ในแต่ ละวัน ข้ อมูล (Data)
29
• รวมยอดการขายสิ นค้ า (Sum Products) • จัดเรียงอันดับสิ นค้ าขายดี (Sort Products) • ออกรายงานผลการจัด อันดับสิ นค้ าขายดี (Report Products)
• รายงานการจัด อันดับสิ นค้ าขายดี สารสนเทศ (Information)
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 2. ลักษณะของการประมวลผล 1. จัดกลุ่มข้ อมูล (Group) คือ การจาแนกประเภทของข้อมูลออกเป็ นกลุ่มที่เกี่ยวข้องและ สัมพันธ์กนั เช่น กลุ่มของรายได้จากการขายและการบริ หาร เป็ นต้น 2. จัดเรียงข้ อมูล (Sort) คือ การจัดลาดับข้อมูลโดยใช้เกณฑ์ใดเกณฑ์หนึ่ง เช่น เรี ยงตามรหัส ประจาตัวนักศึกษาจากน้อยไปหามาก เป็ นต้น 3. สรุ ปผลข้ อมูล (Sum) คือ การคานวณและสรุ ปยอดข้อมูลที่ตอ้ งการ เช่น สรุ ปจานวน นักศึกษาประจาปี พ.ศ. 2547 เป็ นต้น 4. ออกรายงาน (Report) คือ การจัดพิมพ์รายงานตามรู ปแบบที่ผใู้ ช้ตอ้ งการ ซึ่ งข้อมูลอาจผ่าน การจัดกลุ่ม เรี ยงลาดับและสรุ ปผลข้อมูลเรี ยบร้อยแล้ว
30
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 3. ความรู้ (Knowledge) คือ นาสารสนเทศมาจัดโครงสร้างหรื อประมวลผลเพื่อถ่ายโอนความเข้าใจ ประสบการณ์ และความเชี่ยวชาญที่ถูกจัดเก็บไว้ในฐานความรู ้ โดยผ่านขั้นตอนการประมวลผลความรู ้ เพื่อคัดเลือกสารสนเทศที่เกี่ยวข้องมาใช้ในการตัดสิ นใจ หรื อมีการเปรี ยบเทียบสารสนเทศ ต่างๆ ให้เห็นถึงความสัมพันธ์จนสามารถนาไปใช้ประโยชน์ในการตัดสิ นใจได้ ดังนั้น สารสนเทศต้องบวกกับ Know-How คือ สารสนเทศอย่างเดียว ไม่พอที่จะทาให้เกิดความรู ้ ต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้สารสนเทศ
31
ความเข้าใจ (Know – How)
ข้อมูล
การประมวลผลข้อมูล
สารสนเทศ
ความรู้
(Data)
(Data Processing)
(Information)
(Knowledge)
แบบฝึ กหัด
Data
Process • สรุปผลข ้อมูล ิ ค ้า ยอดขายรายไตรมาส ยอดขายสน ในแต่ละวัน • ออกรายงานสรุป ยอดขายรายไตรมาส จานวนชวั่ โมง การทางาน • คานวณเงินเดือน ของลูกจ ้าง ของลูกจ ้าง ภายในหนึง่ เดือน จานวนชวั่ โมง ั ท์ การใช ้ • คานวณค่าโทรศพ ั ท์ของ คิดเป็ นรายเดือน โทรศพ ลูกค ้าต่อเดือน 32
Information
Knowledge
รายงานสรุปยอดขาย ิ ค ้ารายไตรมาส สน
ั่ ขายสน ิ ค ้า การทาโปรโมชน
เงินเดือนของลูกจ ้าง
การจัดเตรียมด ้าน งบประมาณ หรือการจัด โครงสร ้างเงินเดือน
ั ท์ ค่าโทรศพ รายเดือน
ั่ การใช ้ การทาโปรโมชน ั ท์ โทรศพ
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 4. คุณลักษณะของสารสนเทศทีด่ ี ความตรงกับ กรณี สอดคล้อ งกับ วัต ถุ ป ระสงค์ก ารใช้ง าน เพื่ อ สนับ สนุ น การตัด สิ น ใจของ ผูบ้ ริ หาร ความทันต่ อเวลา เช่น การตัดสิ นใจซื้อวัตถุดิบ ต้องได้ขอ้ มูลรายงานยอดคงเหลือของวัตถุดิบ ความถูกต้ อง สารสนเทศที่ดีตอ้ งมีความถูกต้อง เพื่อใช้ช่วยในการตัดสิ นใจของผูบ้ ริ หารได้ อย่างถูกต้อง ความครบถ้ วนสมบูรณ์ สารสนเทศต้องมีความชัดเจน ปราศจากความกากวม การสรุปสาระสาคัญ สรุ ปสาระสาคัญที่สอดคล้องกับความต้องการของผูใ้ ช้ การตรวจสอบได้ สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาของสารสนเทศได้ และสามารถตรวจผลลัพธ์ที่ ได้วา่ ถูกต้องหรื อไม่ 33
ความรู้ ด้านสารสนเทศ 5. มูลค่ าของสารสนเทศ สารสนเทศมีความสาคัญต่อการอยูร่ อดของธุรกิจ และก่อให้เกิดมูลค่าของสารสนเทศโดย เฉพาะกรณี ต่อไปนี้ กรณีที่ 1 การช่วยชี้ให้เห็นถึงสถานการณ์ ที่จาเป็ นต้องได้รับการดูแลจากผูบ้ ริ หาร เช่น การแก้ไขปั ญหายอดขายของพนักงานขายซึ่งลดต่ากว่าที่ควร กรณีที่ 2 การช่วยลดความไม่แน่นอน มีการนาเสนอสารสนเทศเพื่อช่วยลดความไม่ แน่ นอนในการตัดสิ นใจ ช่วยให้ตดั สิ นใจเลือกทางเลือกที่ดี เช่น การกาหนดราคาสิ นค้า และ กาหนดนโยบายของสิ นเชื่อ กรณีที่ 3 การให้ผลป้ อนกลับ ควรมี การนาสารสนเทศที่เป็ นผลย้อนกลับมาใช้สาหรับ การตัดสิ นใจครั้งต่อไป เช่น สารสนเทศที่แสดงผลสรุ ป จากการกาหนดนโยบายสิ นเชื่อที่ผา่ นมา เพื่อใช้เป็ นแนวทางในการปรับปรุ งการกาหนดนโยบาย ในอนาคต 34
เทคโนโลยีสารสนเทศ 1. ความหมายและส่ วนประกอบ เทคโนโลยี หมายถึง วิทยาการที่นาเอาความรู ้ทางวิทยาศาสตร์ มาใช้ให้เกิดประโยชน์ ทั้ง ในทางปฏิบตั ิและอุตสาหกรรม เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึง เทคโนโลยีสาหรั บการประมวลผลสารสนเทศ ซึ่ ง ครอบคลุมถึ งการรั บ – ส่ ง การแปลง การจัดเก็บ การประมวลผล และการค้นคื น สารสนเทศ ในองค์การ
35
บุคลากร (People)
ฮาร์ ดแวร์ (Hardware) ซอฟต์ แวร์ (Software)
2. โครงสร้ างพืน้ ฐานของ เทคโนโลยีสารสนเทศ
ข้ อมูล (Data) ประมวลผล (Process) 36
36
การสื่ อสารและเครือข่ าย (Communication and Network)
เทคโนโลยีสารสนเทศ 2. โครงสร้ างพืน้ ฐานของเทคโนโลยีสารสนเทศ บุคลากร (People) บุคคลที่จดั การให้คอมพิวเตอร์ ทางานได้อย่างมีประสิ ทธิ ภาพ เพื่อพัฒนา ระบบสารสนเทศให้ตรงกับความต้องการของหน่วยงาน ฮาร์ ดแวร์ (Hardware) เครื่ องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ต่อพวงเพื่อใช้ในการจัดทาสารสนเทศ ซอฟต์ แวร์ (Software) ชุดคาสั่งของการประมวลผลทั้งหมด เพื่อสั่งให้เครื่ องคอมพิวเตอร์ หรื อ ฮาร์ดแวร์ทางาน เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ในรู ปแบบที่ตอ้ งการ ข้ อมูล (Data) ส่ วนสาคัญของระบบเพื่อใช้ในการประมวลผลให้ได้สารสนเทศในการตัดสิ นใจ ข้อมูลอาจอยูใ่ นรู ปแบบข้อความ ตัวเลข รู ปภาพ และเสี ยง ประมวลผล (Processes) ขั้นตอนการทางานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์หรื อสารสนเทศจากคอมพิวเตอร์ การสื่ อสารและเครือข่ าย (Communication and Network) การเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ เพื่อการ สื่ อสารและแลกเปลี่ยนโปรแกรมและข้อมูล 37
เทคโนโลยีสารสนเทศ 3. บทบาทเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจ แบ่งเป็ น 3 ระยะ ดังนี้ ระยะที่ 1 การใช้ IT สาหรับจัดการงานประจาวันที่เกิดขึน้ ซ้าๆ ทุกวัน โดยมีการสร้างระบบ อัตโนมัติดา้ นต่างๆ การผลิต IT จึงมุ่งเน้นงานเฉพาะอย่าง ขีดความสามารถใช้ งานต่าแต่ ราคา สู ง และมักใช้ IT ภายในองค์ การขนาดใหญ่ ระยะที่ 2 การใช้ IT ในฐานะเทคโนโลยีที่มีกรรมสิ ทธิ์ เพื่อสร้างความได้เปรี ยบเหนือคู่ แข่งขัน องค์การมีการลงทุนใน IT สู งและมุ่งเน้ นที่จะเป็ นผู้นาด้ านเทคโนโลยี ระยะที่ 3 การใช้ IT ในฐานะเทคโนโลยีที่เป็ นโครงสร้ างพืน้ ฐาน โดยมีการใช้งานร่ วมกันบน เครื อข่ายคอมพิวเตอร์ มีการผลิต IT ในฐานะของสิ นค้าโภคภัณฑ์ที่มีประสิ ทธิภาพสู ง ราคา ถูกใช้ งานง่ าย สามารถใช้ งานได้ ท้งั ภายในองค์ การและระหว่ างองค์ การ 38
เทคโนโลยีสารสนเทศ 4. ประโยชน์ ของการใช้ เทคโนโลยีสารสนเทศ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
39
ช่วยสร้างองค์การแห่ งการเรี ยนรู ้ ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ช่วยสร้างความยืดหยุน่ ในการปฏิบตั ิงาน การจัดการและการตัดสิ นใจ ช่วยปรับเปลี่ยนกระบวนการทางานได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์ ช่วยเพิม่ รายได้ให้องค์การ ช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน และการใช้ทรัพยากรที่ซ้ าซ้อนลง ช่วยเพิ่มคุณภาพของสิ นค้าและบริ การให้ได้มาตรฐาน ช่วยสร้างความแตกต่างระหว่างองค์การในสายตาของผูบ้ ริ โภค
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 1. กระบวนการทางธุรกิจ คือ วิธีการทางานที่มีลกั ษณะเฉพาะของการจัดระบบ และการประสาน งานทางธุรกิจ โดยมุ่งเน้นการทางาน ดังนี้ 1. การผลิตและส่ งมอบมูลค่า ของสิ นค้าหรื อบริ การให้กบั ลูกค้า 2. การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ 3. การทาคาสัง่ ซื้ อของลูกค้าให้ บรรลุผล 4. การว่าจ้างแรงงาน
40
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 1. กระบวนการทางธุรกิจ กระบวนการทางธุรกิจ ประกอบด้ วย 3 กระบวนการย่อย 1.1 กระบวนการปฏิบัติการ คือ ระบบการทางานที่ประกอบด้วย บุคคล อุปกรณ์ องค์การ นโยบาย และกระบวนงาน เพื่อให้การทางานขององค์การสาเร็ จลุล่วง 1.2 กระบวนการจัดการ คือ ระบบการทางานที่ประกอบด้วยบุคคลอานาจหน้าที่ องค์การ นโยบายและกระบวนงาน สาหรับการวางแผนและควบคุมการปฏิบตั ิงานภายในองค์การ 1.3 กระบวนการสารสนเทศ คือ ระบบที่มีการรวมตัวของชุดอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และ กระบวนงานเพื่อรวบรวมจัดเก็บและจัดการข้อมูลตลอดจนนาเสนอสารสนเทศต่อผูใ้ ช้ท้ งั ภายในและภายนอกองค์การ
41
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 2. แนวทางการใช้ สารสนเทศทางธุรกิจ มี 2 ระดับ ดังนี้ ระดับที่
1 ระดับปฏิบัติการ โดยสารสนเทศจะดูแลการปฏิบตั ิงานด้านต่างๆ และช่วย
สนับสนุนการปฏิบตั ิงานให้ธุรกิจมีความคล่องตัวมากยิง่ ขึ้น เช่น การประมวลผล การบันทึก
ระดับที่ 2 ระดับบริหาร โดยสารสนเทศจะถูกใช้เป็ นเครื่ องมือสนับสนุนกิจกรรมด้านการ จัดการตลอดจนการตัดสิ นใจทางธุรกิจ
42
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 2. แนวทางการใช้ สารสนเทศทางธุรกิจ 1.นโยบายการปฏิบตั ิงาน กระบวนการ จัดการ
กระบวนการ ปฏิบัตกิ าร
กระบวนการ สารสนเทศ
4.ตอบรับการสัง่ ซื้อ 3.สัง่ ซื้อสิ นค้า
ลูกค้า
ตัวอย่ างความสั มพันธ์ ของแนวทางการใช้ สารสนเทศ ในแต่ ละกระบวนการทางธุรกิจ 43
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 3. สายงานด้ านสารสนเทศ เกิดขึ้นจากการไหลผ่านของสารสนเทศในแต่ละกระบวนการทางธุรกิจ แบ่งเป็ น 3.1 สายงานด้ านสารสนเทศในแนวดิ่ง ประกอบด้วย 1) การรายงานผลการปฏิบตั ิงาน ผู้ใต้ บังคับบัญชา => ผู้บังคับบัญชา 2) งบประมาณและการสัง่ การ ผู้บังคับบัญชา => ผู้ใต้ บังคับบัญชา 3.2 สายงานด้ านสารสนเทศในแนวนอน ประกอบด้วย 1) การกระจายสารสนเทศภายในองค์การ 2) การกระจายสารสนเทศภายนอกองค์การ 44
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 3. สายงานด้ านสารสนเทศ การจัดการ ระดับสู ง
ผู้มีส่วนได้ ส่วนเสีย
การจัดการ ระดับกลาง การจัดการระดับล่าง ลูกค้า
ผู้ปฏิบัตงิ าน ข้อมูลด้านการปฏิบตั ิการ
45
ผู้จดั หา
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ การจาแนกระดับผูใ้ ช้ระบบสารสนเทศตามระดับของการปฏิบตั ิงานหรื อการบริ หาร จัดการในธุรกิจ แบ่งออกเป็ น 4 ระดับ ดังนี้ 4.1 ผูป้ ฏิบตั ิงาน (Workers) 4.2 ผูบ้ ริ หารระดับปฏิบตั ิการ (Operational Managers) 4.3 ผูบ้ ริ หารระดับกลาง (Middle Managers) 4.4 ผูบ้ ริ หารระดับสูง (Senior Managers)
46
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ ระดับของกำรจัดกำร หน้ ำที่ การจัดการ ตำแหน่ ง ผู้บริหารระดับสู ง วางแผนกลยุทธ์ ระดับสู ง วางแผนกลวิธี วางแผนปฏิบัติงาน ปฏิบัติงาน 47
การจัดการระดับกลาง การจัดการระดับล่าง ผู้ปฏิบัตงิ าน
ผู้บริหารระดับกลาง ผู้บริหารระดับล่ าง
ผู้ปฏิบตั ิงาน
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ 4.1 ผู้ปฏิบัติงาน (Workers)
บุคลากรที่ ดาเนิ นงานด้านการสนับสนุ น และอ านวยความสะดวกให้กับบุ ค ลากรฝ่ าย ต่างๆ เป็ นผูท้ ี่ ทากิ จกรรมประจาวันตลอดจน จัดทาฐานข้อมูลและรายงานขององค์กร เช่น พนักงานพิมพ์เอกสาร เจ้าหน้าที่หอ้ งสมุด พนักงานบัญชี พนักงานประชาสัมพันธ์ และ พนักงานเคาน์เตอร์ เป็ นต้น
48
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ 4.2 ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operational Managers) ผูบ้ ริ หารงานระดับนี้ จะทาหน้าที่ควบคุมและดูแลการดาเนิ นงานประจาวันของบุคลากร ระดับปฏิบตั ิงานให้เป็ นไปอย่างมีประสิ ทธิภาพ ตัวอย่างได้แก่ หัวหน้างาน (Supervisor) หัวหน้าคนงาน และผูจ้ ดั การสานักงาน เป็ นต้น ลัก ษณะของสารสนเทศที่ ใ ช้ ได้แ ก่ รายงานการปฏิ บ ัติ ง านของพนัก งาน ข้อ มู ล การ ลงทะเบียนของนักศึกษา และข้อมูลการฝากหรื อถอนเงินของลูกค้าธนาคาร เป็ นต้น
49
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ 4.3 ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Managers)
เป็ นผูท้ ี่ กากับ การบริ หารของผูบ้ ริ ห ารระดับ ปฏิ บ ัติการ รวมทั้งวางแผนยุท ธวิธี เพื่อให้การดาเนินงานขององค์กรบรรลุเป้ าหมาย นอกจากนี้ ยงั ต้องทาหน้าที่ประสานงานกับผูบ้ ริ หารระดับสู ง เพื่อรับนโยบายแล้ว นามาวางแผนการปฏิบตั ิงาน ตัวอย่าง เช่น ผูจ้ ดั การฝ่ ายขาย ผูจ้ ดั การฝ่ ายจัดซื้ อ ผูจ้ ดั การฝ่ ายบุคคล เป็ นต้น ตัวอย่างการใช้ส ารสนเทศ ได้แก่ รายงานเปรี ย บเที ยบยอดขายสิ นค้าของเดื อ น เดียวกับในปี นี้กบั ปี ที่แล้ว และรายงานยอดขายลดลงของพนักงานขาย เป็ นต้น 50
การใช้ สารสนเทศในองค์ กรธุรกิจ 4. ระดับของผู้ใช้ ระบบสารสนเทศ 4.4 ผู้บริหารระดับสู ง (Senior Managers)
เป็ นผูท้ ี่รับผิดชอบด้านการวางแผนกลยุทธ์ (Strategic Planning) ในการกาหนด เป้ าหมาย และวัตถุประสงค์ขององค์กร ตลอดจนดูแลองค์กรในภาพรวม ผูบ้ ริ หารระดับนี้ ได้แก่ ประธานบริ ษทั รองประธานบริ ษทั กรรมการผูจ้ ดั การ กรรมการบริ หาร เป็ นต้น ลักษณะของสารสนเทศที่ใช้ส่วนใหญ่จะเป็ นข้อมูลเกี่ยวกับภายนอกองค์กร เช่น ข้อมูลคู่แข่งขันทั้งในและต่างประเภท ดัชนีทางเศรษฐกิจ เป็ นต้น
51
แบบฝึ กหัด 1. รู ปแบบของธุรกิจมีกแี่ บบ อะไรบ้ าง อธิบาย
2. อธิบายความแตกต่ างระหว่ างข้ อมูลกับสารสนเทศ และสารสนเทศกับความรู้ 3. ยกตัวอย่ างข้ อมูล สารสนเทศ และความรู้ มา 2 ตัวอย่าง 4. อธิบายบทบาทของเทคโนโลยีสารสนเทศทางธุรกิจ 5. อธิบายแนวทางการใช้ สารสนเทศทางธุรกิจ
52