FÖRENKLINGSVERKTYG
#1
Tidsåtgång: ca 45-60 minuter
WORKSHOP: SÄKRA RÄTT E-POSTKULTUR INOM GRUPPEN Användning
Gör så här:
Detta verktyg är utformat för att användas i grupp för att gemensamt diskutera hur ni använder er av e-post på mest effektiva sätt. Syftet är att ni ska dra nytta av fördelarna med e-post utan att i onödan belasta varandra.
Samla berörd arbetsgrupp under cirka 45-60 minuter. Utse en protokollförare som antecknar det ni kommer fram till. Gå igenom var och en av punkterna nedan och diskutera lämpliga rutiner och ”regler”. Utifrån diskussionen sammanfatta era egna ”e-post”-budord och låt var och en godkänna med signatur.
Förslag till diskussionsfrågor om e-postkultur: • • • • • • • • • • • • •
Vilken information ska vi skicka via e-post? Hur gör vi med bilagor? Hur stora kan de vara? Vilken information ska vi inte skicka i e-post? Vilka andra alternativ än e-post finns och när är de att föredra? Hur ska vi uttycka oss? Vilka krav har vi på språk, stavningskoll mm? Hur ska vi inte uttycka oss? När förväntar vi oss svar av varandra? Hur snabbt behöver vi svara? Kan vi skicka e-post när som helst under dygnet? Hur använder vi raderna till/cc/bcc? Kan vi använda ämnesraden mer effektivt/klassificera informationen? Hur använder vi grupper/listor/filter/flaggor mm? Hur sparar vi/tar back-up på viktig e-post? Vad kan vi radera? Övriga frågor? Förslag?
Källa: Insightlab AB
Förenklingsverktyg.indd 1
11/30/2012 3:42:06 PM