PRODUKTIVA MÖTEN
2. Självtest: Ditt eget nuläge
Checklista: Gör era möten mer produktiva Ha en bra mötesagenda • Specificera datum, plats, start- och sluttid för mötet. • Formulera i högst två meningar vad syftet med mötet är: varför hålls mötet och vad skall det åstadkomma? • Ange vilka som kommer att vara närvarande. • Lista vilka frågor som kommer att tas upp samt i vilken ordning de kommer att behandlas. • Specificera ungefär hur lång tid varje mötespunkt skall ta i anspråk. • Ange hur deltagarna förväntas förbereda sig. • Distribuera mötesagendan till varje mötesdeltagare ett par dagar i förväg.
Öka människors deltagande under möten Många möten förlorar i kvalitet på grund av att deltagarna inte deltar fullt ut i mötet. För att öka engagemanget och energinivån hos mötesdeltagarna, tänk på att: • Lägga mötet på morgonen. Undvik att planera in möten efter lunch eller sent på eftermiddagen då de flesta människors blodsockernivå sjunker. • Var en stödjande diskussionsledare – undvik att dominera diskussionen. • Ställ frågor till deltagare som inte deltar aktivt. • Nämn i förbifarten namn på dem som inte deltar aktivt. Detta kommer att ge dem en subtil uppmaning att bidra till diskussionen. • Gör andra delaktiga och involverade i förberedelserna av mötet.
Låt inte möten ta mer tid än planerat • Ange tydligt tidpunkten för när mötet startar och slutar. Skicka ut dagordningen i förväg till samtliga mötesdeltagare. • Skicka ut en påminnelse om mötet via e-post eller sms 30 minuter före angiven starttid. • Se till att själv komma i tid! • Se till att det finns tid för pauser. För att upprätthålla effektiviteten bör en session inte vara längre än 90 minuter. • Om mötet ändå av någon anledning skulle starta något sent – avsluta ändå mötet vid utsatt tid.
Få mötesdeltagare att följa upp mötet i handling Många möten resulterar tyvärr inte i handling och uppföljning. För att få saker att hända efter ett möte kan du använda dig av följande tekniker: • Avsluta mötet med en summering av vilka åtgärder som skall vidtas. • Specificera vem som skall göra vad och när. • Anteckna de åtaganden som görs under mötet. De flesta personer minns inte mer än 10-20% av en konversation, och många tenderar att minnas saker som inte sagts. • Skicka ut handskrivna påminnelser dagarna efter mötet. Genom detta ger du en tydlig signal om vikten du fäster vid det som överenskommits. • När en person inte gör det han eller hon har lovat – ring och fråga om du kan hjälpa till. Denna teknik är långt mer effektiv än att påtala att personen är sen med sin uppgift. Källa: Insightlab