Allgemeine Informationen & Konditionen GENERELL Geltungsbereich Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden AGB genannt) gelten für die Überlassung von Konferenz- & Banketträumlichkeiten sowie für alle damit zusammenhängenden weiteren Leistungen und Lieferungen des Hotel Geroldswil (im folgenden Hotel genannt) an Kunden (im folgenden Veranstalter genannt). Sämtliche Offerten des Hotels basieren auf den vorliegenden AGB. Sie bilden einen integrierenden Bestandteil jedes Vertrages. Änderungen dieser AGB bedürfen einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung zwischen den Parteien. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. Sollten die vorliegenden AGB allfälligen Vertragsbedingungen des Veranstalters widersprechen, gehen die vorliegenden AGB vor Preise Alle Preise verstehen sich in Schweizer Franken, rein netto inklusive Service und Mehrwertsteuer. Preis- & Angebotsänderungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.
BANKETT- UND SEMINAR-RÄUMLICHKEITEN Provisorische Reservationen Im Anschluss an die Anfrage wird dem Veranstalter eine Offerte zugestellt. Die offerierten Räumlichkeiten werden in der Regel auf provisorischer Basis während 14 Tagen frei gehalten. Sollte das Hotel bis zum Ablauf der Optionsfrist keinen schriftlichen Buchungsbescheid des Veranstalters erhalten, behält es sich das Recht vor, die provisorische Reservation ohne Rücksprache zu löschen. Definitive Reservationen Die Reservation von Räumlichkeiten und Zimmern, die Vereinbarungen von sonstigen Lieferungen und Leistungen werden mit schriftlicher Bestätigung durch das Hotel für den Kunden bindend. Jede definitive Bestätigung ist vom Veranstalter innert 2 Arbeitstage (48 Stunden) gegenzuzeichnen. Dieses Dokument ist rechtskräftig und gilt als Vertrag. Detailinformationen Sämtliche für die Durchführung eines Anlasses wichtigen Angaben wie Menu- & Weinwahl, Bestuhlung, Tisch- & Saaldekoration, Menudruck, technische Hilfsmittel und Anderes sind der Bankettabteilung spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung bekannt zu geben. Ein zeitlich exakter Programmablauf ist vom Veranstalter spätestens 7 Tage vor dem Anlass dem Hotel mitzuteilen.
12
Anzahl Gäste Um Missverständnisse auszuschliessen, sollten Sie uns die genaue Personenzahl spätestens zwei Wochen vor Anlass mitteilen. Hierbei tolerieren wir noch eine Abweichung von 20% der zum Zeitpunkt der ersten Offerte gemeldeten Personenanzahl. Diese Angabe gilt dann als Grundlage für den Einkauf, die Produktion, Mitarbeiterplanung und auch für die Rechnungsstellung. 72 Stunden vorher tolerieren wir nur noch eine Abweichung von 5% der uns zuletzt gemeldeten Anzahl Personen – zusätzlich kurzfristige Absagen haben wir nicht im Menupreis einkalkuliert. Das Hotel ist berechtigt, aus Sicherheitsgründen die maximale Personenzahl pro Raum festzulegen. Die von der Feuerpolizei festgelegten maximalen Raumkapazitäten dürfen nicht überschritten werden. Raummiete Für Bankette mit einem Menupreis unter CHF 40.– werden 100% der Basis-Saalmiete erhoben. Bei Menus unter CHF 60.– werden 50% der Basis-Saalmiete erhoben und bei Menus über CHF 60.– wird keine Saalmiete erhoben. (Minimumgästezahl pro Saal) Bei nicht erreichen der Minimumgästezahl behält sich das Hotel das Recht vor, die jeweilige Raummiete in Rechnung zu stellen. Menupreise gelten exklusiv Getränke und Dienstleisungen. Bei Aperitifen und beim Brunchbuffet in einem privaten Saal wird die jeweilige Raummiete zusätzlich zu den Konsumationen in Rechnung gestellt. Für Seminare und Ausstellungen / Messen wird in jedem Fall die jeweilige Saalmiete in Rechnung gestellt. Die Raummiete wird grundsätzlich pro Tag oder halber Tag (4h) und auch für diejenigen Tage berechnet, die für die Einrichtung und den Abbau von Seminaren oder Ausstellungen benötigt werden. Sollte der Veranstalter wünschen, die gebuchten Räumlichkeiten länger als bis 17.00 Uhr zu benützen, muss diese dem Hotel bis spätestens 14 Tage vor dem Anlass gemeldet werden. Eine Weiternutzung nach 17.00 Uhr kann zusätzliche Kosten zur Folge haben. Wenn für einen Saal eine 24 Stunden-Nutzung vorgesehen ist, kann dies zum Beispiel bei einem 2 oder 3 Tage dauerenden Seminar zusätzliche Kosten zur Folge haben. Das Hotel behält sich das Recht vor, die Räumlichkeiten im Anschluss an die Veranstaltung weiter zu vermieten. Der Veranstalter wird gebeten, seine Gäste zu informieren, dass die öffentliche Restauration, die Hotelhalle inklusive Terrassen des Hotels nicht für Gruppenarbeiten benutzt werden dürfen. Für Gruppen arbeiten sind die entsprechend benötigten Zusatzräume mitzureservieren. Raumnutzung / Raumänderung Das Hotel behält sich das Recht vor, bei Sitzungs- & Seminarveranstaltungen sowie für Aperitife kurzfristige Raumänderungen ohne Ankündigung vorzunehmen. Bei Banketten wird ein Raumwechsel vorgehend mit dem Veranstalter abgesprochen. Das Hotel behält sich jedoch in jedem Fall das Recht vor, bei verminderter Personenzahl den Raum anzupassen. Die Benutzung ist auf den Saal selbst beschränkt. Ausserhalb der gemieteten Räumlichkeiten dürfen Empfangstische, Werbematerial, Banner, etc. nur nach Absprache mit dem Hotel aufgestellt werden. Zur Befestigung von Dekoration oder Plakaten darf nur Malerkrepp verwendet werden. Auf die Verwendung von Pinnadeln, Nägeln, Schrauben etc. ist zu verzichten. Allfällige Schäden werden dem Veranstalter in Rechnung gestellt. Das Rauchen ist in allen Räumlichkeiten sowie den Restaurants und den öffentlichen Bereichen des Hotels nicht gestattet.
13
Technische Hilfsmittel Der Veranstalter ist für den korrekten Gebrauch und die ordnungsgemässe Rückgabe sämtlicher technischer Hilfsmittel oder Einrichtungen verantwortlich, die ihm das Hotel zur Verfügung stellt oder in dessen Auftrag über Drittfirmen beschafft, und haftet für allfällige Schäden und Verluste. Das Hotel haftet nicht für Ansprüche Dritter. Dem Veranstalter ist bewusst, dass das Hotel keinen Kongresstechniker vor Ort hat. Es können nur kleine Hilfen geleistet werden. Sollte eine technische Betreuung während dem Anlass gewünscht sein, ist dies dem Hotel 1 Monat im Voraus mitzuteilen. Die zusätzlichen Kosten werden dem Veranstalter in Rechnung gestellt. Bei grösseren Kongressen mit Bild-, Ton- & Mikrophonunterstützung empfiehlt das Hotel in jedem Fall einen externen Techniker beizuziehen, der die Veranstaltung betreut. Einstellungen, welche die Verbindung zwischen dem vom Hotel gestellten Beamer und Veranstalter Laptop vorgenommen werden müssen, sowie die Entstellungen der Internetverbindungen über das WLAN gehen in die Verantwortung des Veranstalters.
ORGANISATION Feuerpolizeiliche Regelungen Der Veranstalter verpflichtet sich, die feuerpolizeilichen Regelungen des Hotels einzuhalten, insbesondere das Freihalten von Fluchtwegen, und bietet Gewähr, dass sämtliche eingebrachten Materialien den feuerpolizeilichen Richtlinien entsprechen. Der Gebrauch von Wunderkerzen, anderen leicht entzündbaren und gesundheitsschädigenden Gegenständen ist strengstens untersagt. Versand von Material Lieferungen und Abholungen müssen mit der Bankettabteilung im Voraus koordiniert werden. Da die Lagerräume des Hotels beschränkt sind, kann das Hotel die Entgegennahme von Material mehr als 2 Tage vor dem Veranstaltungstag verweigern. Das Hotel behält sich vor, Sendungen ohne Absender oder gültigen Adressaten zurückzuweisen. Jede daraus entstehende Verpflichtung oder Haftung wird abgelehnt. Sendungen müssen folgend adressiert sein: Hotel Geroldswil Anlassname / Veranstalter Anlassdatum Huebwiesenstrasse 36 CH - 8954 Geroldswil Versandkosten und Zollspesen für eintreffende Pakete werden nicht durch das Hotel selbst übernommen. Sollte dies nicht eingehalten werden, kann die Entgegennahme verweigert werden. Entsorgung von Material Die Veranstalter sind dafür besorgt, dass geliefertes Material wieder mitgenommen wird oder spätestens am Folgetag abgeholt wird. Entstehen dem Hotel Entsorgungskosten können diese dem Veranstalter weiterverrechnet werden.
14
Anzeigen / Inserate Zeitungsanzeigen und sonstige Werbung mit Hinweis auf Veranstaltungen im Hotel bedürfen grundsätzlich vorheriger schriftlicher Zustimmung des Hotels. Bei Veröffentlichung ohne Zustimmung kann das Hotel die Veranstaltung absagen. Gibt es Anlass zu der Annahme, dass die Veranstaltung den reibungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder den Ruf des Hotels gefährdet, ist das Hotel berechtigt, die Veranstaltung entschädigungslos abzusagen. Parkplätze Das Hotel verfügt über ein eigenes, gebührenpflichtiges Parkhaus. Für Seminar- und Bankettgäste bietet das Hotel einen grossen Parkplatz für circa 50 Autos an. Kosten pro Anlasstag CHF 250.– . Ein Anspruch auf einen reservierten oder kostenfreien Parkplatz besteht nicht.
SPEISEN UND GETRÄNKE Mitbringen von Speisen und Getränken Der Veranstalter und seine Gäste dürfen Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Hotel. In diesen Fällen wird ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten (Zapfen/Tellergeld) verrechnet. Für selbstmitgebrachte Torten und Kuchen wird ein Gedeckgeld pro Person verrechnet. Es wird ein qualitativ und hygienisch einwandfreies Produkt erwartet. Sollte der Veranstalter wünschen, eigene Weine oder Spirituosen mitzubringen, wird folgendes Zapfengeld in Rechnung gestellt: Wein / Vin Mousseaux CHF 30.– pro 0.70 Liter- und 0.75 Liter-Flasche CHF 60.– pro 1.50 Liter-Flasche (Magnum) Preise von grösseren Flaschen auf Anfrage Champagner
CHF 50.– pro 0.75 Liter-Flasche
Destillate
CHF 70.– pro 0.75 Liter-Flasche
Likör
CHF 50.– pro 0.75 Liter-Flasche
Preis- & Menuanpassungen sowie Jahrgangsänderungen und die Verfügbarkeit von Weinen sind vorbehalten. Probeessen und Nachservice Ist ein Probeessen erbeten, muss der Veranstalter die zum Probeessen gewünschten Speisen spätestens 14 Tage im Voraus bei der Bankettabteilung bestellen. Die Kosten für ein Probeessen werden dem Kunden zu einem Spezialpreis von CHF 85.– (exkl. Getränke) verrechnet, falls der Menupreis diese Grenze überschreitet. Die offerierten Menus werden generell als Tellergerichte serviert. Auf Wunsch bietet das Hotel einen Nachservice. Die Zusatzkosten hängen von den bestellten Gerichten ab und können individuell mitgeteilt werden. Mittagessen bei Seminaren Das Mittagessen für Seminarteilnehmer wird im Ristorante & Pizzeria Geroldswil oder Côte d’Or serviert. Während den Sommermonaten bleibt es dem Hotel überlassen, Platzierungen auf der Gartenterrasse vorzunehmen. Sandwich- und Stehlunches werden nicht im Restaurant sondern im Foyer des jeweiiligen Seminarraum serviert. Das Hotel behält sich vor, hierfür eine Saalmiete zu verlangen.
15
UNTERHALTUNG Musikalische Unterhaltung Die Benützer der gemieteten Räumlichkeiten sind zur Einhaltung von Ruhe und Ordnung verpflichtet. Den Weisungen der Verantwortlichen des Hotel Geroldswil ist Folge zu leisten. Für Anlässe mit Musik ist zu beachten, dass die Musik ab 23.00 Uhr auf Zimmerlautstärke spielen muss. Es ist darauf zu achten, dass Türen und Fenster geschlossen gehalten werden. DJs und Bands sind verpflichtet, den Bass reduziert zu halten, sowie den Boden unter den Instrumenten mit einem Teppich zur Schallhemmung abzudecken. Die Lautstärke ist so zu dosieren, dass die Anwohnerschaft nicht durch Lärm belästigt wird. Maximum 93 Dezibel (im Saal gemessen). Die maximale Spieldauer ist nicht begrenzt, muss aber vorgänig mit dem Hotel besprochen werden. Vor dem Lokal und in der näheren Umgebung sind Kontrollen vorzunehmen; nötigenfalls ist die Drosselung der Musik lautstärke zu veranlassen. Die Gäste sind zur unbedingten Rücksichtnahme gegenüber der Nachbarschaft anzuhalten. Bei Veranstaltungsschluss sind durch eine geeignete Person vor dem Saal Kontrollen durchzuführen. Lärmige Verladearbeiten sind zwischen 19.00 und 07.00 Uhr verboten (LSVO Ar. 3/c) und deshalb zu verhindern. Verlängerung der Schliessstunde Dauert eine Veranstaltung länger als 24.00 Uhr, muss ein Nachtzuschlag geleistet werden. Ab 24.00 Uhr wird jede angebrochene Stunde mit CHF 250.– zusätzlich verrechnet. Nachtruhe Ab 23.00 Uhr sind die Fenster und Terrassentüren geschlossen zu halten. Musik soll in angemessener Lautstärke Maximum 93 Dezibel (im Saal gemessen) gespielt werden. Gäste, welche sich im Freien aufhalten sind gebeten, sich ruhig zu verhalten. Den Anweisungen des Hotelpersonals ist Folge zu Leisten. Bei Reklamationen und allfälligen staatlichen Gebühren haftet der Veranstalter.
PREISE / ZAHLUNGSKONDITIONEN Wir behalten uns vor, bei Grossanlässen oder Hochzeiten, 60 Tage vor Anlass, 60% des erwarteten Umsatzes (Menupreis, Getränke, Dekoration und weitere Dienstleistungen für die von Ihnen gemeldeten Personenzahl) in Rechnung zu stellen. Der Restbetrag erfolgt in Bar, mit Kreditkarte oder gegen Rechnung (zahlbar innert 14 Tagen, netto). Alle Preise verstehen sich in CHF inkl. der gesetzlichen MwSt. Bei Vertagsabschluss werden in jedem Fall CHF 1’000.– als Vorauszahlung in Rechnung gestellt. Diese 1. Voraus zahlung wird auch bei einer fristkorrekten Stornierung nicht mehr rückerstattet und gilt als Umtriebsentschädigung für die bereits angefallene Arbeit. Veranstalter ausserhalb der Schweiz beachten bitte, dass wir keine Rechnungen ins Ausland versenden. Die Vorauszahlung der Menupreise für die von Ihnen gemeldete Personenzahl erwarten wir bis spätestens 14 Tage vor Anlassbeginn per Kreditkarte oder via Banküberweisung. Bei Eingang der Zahlung bestätigen wir Ihnen gerne Ihren Anlass.
16
VERTRAGSRÜCKTRITT Rücktritt / Annullierung Bankette und Seminare Sämtliche Annullierungen von definitiven Buchungen müssen schriftlich an die Geschäftsleitung erfolgen. Die Bestimmungen gelten auch, wenn der Anlass verschoben wird. Bei Annullierung von definitiven Buchungen: · mehr als 60 Tage vor dem Anlass: kostenlos · 60 – 40 Tage vor dem Anlass: 50% · 39 – 20 Tage vor dem Anlass: 75% · 19 – 00 Tage vor dem Anlass: 100%
Der Betreiberin des Hotel Geroldswil, Gamag Management AG, steht folgendes entschädigungsloses Rücktrittsrecht zu: Anlässe / Bankette / Hochzeiten / Seminare: bis und mit dem 60. Tag vor dem Anlass Der Rücktritt muss schriftlich erklärt werden. Massgebend für die Einhaltung der Frist ist der Poststempel. Zusatz Um die Verrechnung des entgangenen Umsatzes zu erleichtern, gilt die folgende Berechnung für Anlässe bei welchen noch keine spezifischen Leistungen vereinbart wurden: Bankette: CHF 90.– pro Gast, ausgehend von der zuletzt gemeldeten Personenzahl Bankette an Samstagen Mai bis September: CHF 150.– pro Gast, ausgehend von der zuletzt gemeldeten Personenzahl Wurden Vereinbarungen zu Speisen, etc. zum Annullierungszeitpunkt getroffen, bilden diese die Berechnungsgrundlage. Allfällige vom Hotel erbrachte Vorleistungen sind in jedem Falle zu bezahlen. Bei rechtswidriger oder imageschädigender Nutzung von gemieteten Räumen kann das Hotel vom Vertrag zurücktreten oder laufende Veranstaltungen abbrechen. In diesem Falle besteht für den Veranstalter kein Anrecht auf Entschädigung. Das Hotel behält sich das Recht vor, die Annullierungsbedingungen je nach Art und Grösse der Veranstaltung individuell anzupassen. In diesem Falle wird dies in der Bestätigung vermerkt.
SCHADENSFALL Verlust oder Beschädigung mitgebrachter Sachen Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf eigene Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. Hotel. Das Hotel übernimmt für Verlust oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden, ausser bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind Schäden gegen Leib und Leben. Zudem sind alle Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypische Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen. Haftung Der Veranstalter haftet für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -Besucher, seine Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst verursacht werden. Das Hotel haftet im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Urheberrechtliche Entschädigungen im Zusammenhang mit musikalischen Darbietungen sind vom Veranstalter selbst anzumelden und abzugelten. Exklusivität Das Hotel Geroldswil behält sich jederzeit das Recht vor, mehr als eine Gesellschaft zu bewirten. Dies gilt auch für Hochzeitsgesellschaften.
17
ANWENDBARES RECHT / GERICHTSSTAND Anwendbar auf den Vertrag ist ausschliesslich Schweizer Recht. Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Zürich. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, so berührt dies die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. In einem solchen Fall wird die rechtsunwirksame Bestimmung durch eine sinngemäss ähnliche, aber wirksame Bestimmung ersetzt. Zürich, Juni 2018
18