O Impacta da TI nas MPES

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Avaliação do impacto da tecnologia de informação (TI) nas micro e pequenas empresas: um estudo acerca de seus benefícios Guilherme Lerch Lunardi (UFRGS) gllunardi@ea.ufrgs.br Pietro Cunha Dolci (FURG) pcdolci@yahoo.com.br

Resumo Pouco destaque tem sido dado às pesquisas sobre o uso da TI nas micro e pequenas empresas (MPEs). Entretanto, com a diminuição progressiva dos custos de aquisição tecnológica, mais rápida tem sido a sua popularização entre estas empresas, permitindo a muitas delas usufruírem dos seus benefícios, restritos anteriormente às empresas de grande porte. Nesta pesquisa, realizada com 123 MPEs, buscou-se avaliar o impacto da TI através dos diferentes benefícios percebidos pela sua utilização, além de identificar as principais tecnologias utilizadas por estas empresas. Para isso, desenvolveu-se um instrumento tendo por base o estudo de Leite (2004) que classificou os benefícios da TI em 5 categorias: uso estratégico, processo decisório, expansão das operações, redução de perdas e mecanização. Os resultados indicam que os processadores de texto, a internet e as planilhas eletrônicas são as ferramentas tecnológicas mais utilizadas; além disso, mais de 60% das empresas estudadas contam também com o uso de sistemas específicos de gestão. Identificou-se que a TI é utilizada pelas MPEs principalmente para reduzir perdas e aumentar a sua capacidade operacional. Já os benefícios relacionados à automação aparecem como os menos expressivos – embora percebidos com maios intensidade nas empresas com menos funcionários.

Palavras-chave: Impacto de TI, micro e pequenas empresas, Tecnologia de Informação.

1. Introdução Atualmente, grandes investimentos têm sido realizados na área de tecnologia de informação (TI) por organizações dos mais diferentes setores. Entretanto, poucos estudos têm avaliado o impacto proporcionado por estes investimentos no desempenho das organizações como um todo e, especialmente, nas micro e pequenas empresas (MPEs). Com a diminuição progressiva dos custos de aquisição tecnológica, mais rápida tem sido a sua popularização no meio empresarial, permitindo a muitas organizações – entre elas, as micro e pequenas empresas – usufruírem dos seus benefícios, restritos anteriormente às empresas de grande porte.

As MPEs passaram a investir em TI mais acirradamente nos últimos cinco anos, quando o uso dos microcomputadores cresceu entre 30 e 80% entre estas empresas, dependendo da localização e natureza do negócio (PALVIA e PALVIA, 1999). Entretanto, tal estatística indica que o aumento do seu uso ocorre principalmente nas funções operacionais e administrativas e não em atividades estratégicas e de tomada de decisões (FULLER, 1996).

Mesmo assim, nota-se que o número das micro e pequenas empresas informatizadas, inclusive no Brasil, tem aumentado consideravelmente – chegando a quase 50% em 2002 (SEBRAE, 2003). A queda no preço dos equipamentos de informática, a busca por vantagem competitiva, a exigência dos parceiros comerciais ou até mesmo algumas exigências legais podem ser apontados como os principais motivos para explicar esse aumento. Entretanto, pouquíssima literatura referente à utilização da informática nessas organizações tem sido encontrada, principalmente em países em desenvolvimento, como é o caso do Brasil

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(MORAES et al., 2004; PRATES e OSPINA, 2004). Dessa forma, buscou-se nesta pesquisa avaliar o impacto da TI nas micros e pequenas empresas, através dos diferentes benefícios percebidos pela sua utilização, além de identificar as principais tecnologias utilizadas por elas.

O desenvolvimento de pesquisas sobre a difusão da TI no meio empresarial pode fornecer um conjunto bastante rico de resultados e, inclusive, teorias que possam ser aplicadas diretamente para melhor compreender o impacto da sua utilização, identificando, também, fatores relacionados ao sucesso da sua implantação nas organizações.

2. Benefícios do uso da TI e as Micro e Pequenas Empresas Cerca de 98% das empresas existentes no Brasil são micro e pequenas empresas, sendo responsáveis por 21% do PIB brasileiro, 57,2% da força de trabalho que possui carteira assinada e também por 26% da massa salarial (MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA, 2004). Pode-se perceber a partir desses dados, que assim como as empresas de grande porte, as MPEs também possuem um papel de grande importância econômica para o país e para o meio empresarial.

Tradicionalmente, a adoção das tecnologias mais modernas tem ocorrido de forma mais lenta entre as MPEs, se comparada às empresas de médio e grande porte, mas quando se analisam os investimentos realizados em TI, proporcionalmente a sua receita líquida, nota-se que os valores investidos pelas pequenas empresas são bem comparáveis às empresas de maior porte (ECKHOUSE apud PREMKUMAR, 2003). Bergamashi (2004), por exemplo, analisou os gastos com TI de 228 empresas localizadas em São Paulo. Identificou que as pequenas comprometiam maior percentual do seu faturamento com a TI (3,78%) do que as empresas grandes (3,19%) e médias (1,16%).

Os executivos, em geral, percebem que a informática pode ajudar as organizações onde atuam a manterem-se competitivas, seja pelo aumento da produtividade, lucratividade, ou ainda adicionando valor aos clientes (HITT e BRYNJOLFSSON, 1996). A TI tem exercido diferentes papéis quanto as suas aplicações no meio empresarial, indo desde o apoio administrativo, passando pelo suporte aos negócios e a sua própria estruturação, até estarem completamente ligadas ao negócio. Quanto maior o envolvimento entre a tecnologia e os negócios da organização, mais relevante será o impacto da sua utilização no desempenho da empresa – podendo, até mesmo, comprometer o futuro da organização caso seja mal utilizada.

O retorno obtido a partir da adoção de uma TI é bastante diversificado e difícil de ser mensurado porque esta possui diversas finalidades. Leite (2004) propõe cinco grandes categorias para classificar os projetos de TI, conforme o tipo de benefício que oportuniza.

Segundo o autor, cada tecnologia poderia ser enquadrado em uma ou mais dessas categorias, o que facilitaria a identificação de seus benefícios e ajudaria na avaliação do seu impacto organizacional. As categorias propostas por Leite (2004) são as seguintes: a) Economias trazidas por mecanização: é aquela que elimina o trabalho manual pelo uso da TI, seja substituindo o esforço humano ou automatizando as tarefas da organização. b) Economias trazidas pela redução de perdas: além da mecanização, a tecnologia pode reduzir os desperdícios e eliminar as ineficiências nos processos ligados à operação do negócio. c) Expansão da capacidade operacional: a TI pode se transformar num instrumento imprescindível para expandir os negócios, uma vez que as operações estritamente manuais possuem limites. O fato de várias empresas terem dobrado ou até mesmo triplicado o seu faturamento, após implantarem sistemas informatizados, evidencia a capacidade de ganhos de escala provenientes da utilização da TI.

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d) Melhorias no processo decisório: sistemas de informação que melhoram a qualidade das decisões são de grande valia para a empresa. Embora seu custo seja, em geral, elevado, o benefício potencial provavelmente será ainda maior. e) Ganhos trazidos pelo uso estratégico da TI: quando a tecnologia entra no espaço do negócio propriamente dito, a avaliação torna-se algo particularmente complicado. Muitos dos investimentos em TI têm nuanças estratégicas e possibilitam oportunidades de negócio.

Muitos destes benefícios são dependentes do tempo de maturação, o que significa que seus efeitos são observáveis apenas depois de um determinado período de diferimento, requerendo uma análise longitudinal. Pode-se perceber que a magnitude dos retornos tende a crescer à medida que se passa de uma categoria para outra e grande parte das organizações tende a utilizar a TI mais ou menos na mesma seqüência apresentada, ou seja, as aplicações iniciais estão geralmente focadas na redução de custos e, à medida que o uso da TI amadurece, passase sucessivamente a aplicações mais nobres.

3. Metodologia Este estudo caracteriza-se por uma pesquisa survey com o objetivo de compreender melhor, através da opinião dos micro e pequenos empresários, por que as MPEs têm investido em TI avaliando, dessa forma, o seu impacto organizacional através dos seus benefícios percebidos.

O estudo foi realizado em 2005, envolvendo uma etapa qualitativa que gerou indicadores para a elaboração de um questionário, e outra de orientação quantitativa, caracterizada pela sua aplicação, tabulação e análise.

A etapa qualitativa foi realizada com seis microempresários, procurando-se obter indicadores relacionados às cinco categorias propostas por Leite (2004). Após a realização das entrevistas em profundidade, as mesmas foram analisadas lexicamente, através do software Sphinx. Desta análise, 30 indicadores foram levantados, sendo posteriormente trsnsformados em forma de questão.

O questionário final foi composto por nove questões de caracterização da amostra (como nome da empresa, posição do respondente na empresa, ano de fundação, total de funcionários, total de funcionários que usa computador na empresa, número de computadores, ano de informatização, tecnologias que utiliza e se a empresa possui site próprio) e 30 questões fechadas referentes à intensidade do uso da TI, operacionalizadas em uma escala tipo Likert de 5 pontos (variando de “pouca intensidade” a “muita intensidade”).

3.1. Etapa quantitativa A partir do instrumento de coleta previamente determinado, o mesmo foi pré-testado numa amostra de 30 micro e pequenas empresas, de modo a identificar possíveis problemas de formatação e/ou compreensão das questões do questionário. Após pequenos ajustes no instrumento, procedeu-se a sua aplicação em uma amostra de 280 MPEs, localizadas em um município do Rio Grande do Sul. A forma de contato utilizada foi a pessoal, sendo o questionário auto-administrado entregue na empresa, sendo agendada uma data para devolução.

Das 280 empresas visitadas, 54 não aceitaram participar da pesquisa (alegando falta de interesse ou tempo), enquanto outras 18 foram eliminadas das análises por apresentarem problemas no seu preenchimento. Dos 208 questionários válidos, 123 (59%) eram referentes a empresas que possuíam e utilizavam algum tipo de tecnologia nos seus negócios (como computador, programas, Internet,...), enquanto 85 (41%) eram de empresas que afirmaram

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ainda não possuir um mínimo de informatização. A caracterização da amostra investigada, considerando-se apenas as empresas informatizadas, é apresentada na tabela 1.

Após a coleta de dados e purificação dos questionários, procedeu-se aos procedimentos de validação do instrumento. Dois testes estatísticos foram realizados: (i) a análise fatorial, com o propósito de formar grupos de variáveis associadas entre si, elaborados através das cargas fatoriais identificadas; e (ii) o alfa de Cronbach, de modo a confirmar a fidedignidade das escalas propostas.

Característica Cargo do Respondente Proprietário Sócio Gerente Direção Outros Não informou Ano de Fundação Antes de 1996 Entre 1996 e 2000 Depois de 2000 Não informou Ano de informatização Antes de 1996 Entre 1996 e 2000 Depois de 2000 Não informou Tipo de empresa Comércio Serviço Total Média de funcionários = 7,93 Média de computadores = 4,29

N

%

37 23 12 24 23 4

30,1 18,7 9,8 19,5 18,7 3,3

48 36 35 4

39,0 29,3 28,5 3,2

29 34 51 9

23,6 27,6 41,5 7,3

45 78 123

36,6 63,4 100,0

Tabela 1 – Caracterização da Amostra

A análise fatorial (com rotação Varimax) confirmou os cinco fatores propostos por Leite (2004), obedecendo a dois critérios: o grau de associação entre as variáveis e o grau de subjetividade das mesmas (AAKER e DAY, 1989). Assim, um dos fatores acabou apresentando eigenvalue menor que 1 (0,96), sendo aceito ainda assim. Oito questões do instrumento original foram eliminadas por apresentarem cargas fatoriais elevadas (superiores a 0,40) em outros fatores que não os propostos inicialmente. Os cinco fatores formados explicam 68% das variações das medidas originais, o que indica um bom nível de representação dos dados. A tabela 2 apresenta as cargas fatoriais de cada construto, de acordo com a sua formação nos fatores e dentro do seu próprio bloco.

A fidedignidade dos cinco fatores foi apontada pelos coeficientes do alfa de Cronbach (tabela 2), com o instrumento apresentando valor igual a 0,93, enquanto os coeficientes dos fatores situaram-se entre 0,77 e 0,87, apontando boa consistência interna do instrumento para estudos de natureza exploratória.

Cabe lembrar que a definição de MPE segue o estatuto das micro e pequenas empresas sugerido pelo SEBRAE (2003), cujo número de funcionários deve ser inferior a 100 e o faturamento anual menor que R$ 2.133.222,00.

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Indicadores

F1

Processo Decisório 19. Auxilia a empresa em suas tomadas de decisão 12. Possibilita menor risco nas decisões tomadas pela minha empresa 6. Facilita a obtenção de informações úteis para a empresa 25. Permite a geração de informações que apóiam a tomada de decisão 7. Aumenta a capacidade de identificar problemas mais cedo Mecanização 16. Melhora o processo produtivo da minha empresa 28. Permite a redução de erros nas atividades da minha empresa 23. Apóia as tarefas administrativas 10. Reduz os custos operacionais da minha empresa 31. Automatiza as tarefas rotineiras Expansão Operacional 30. Melhora o gerenciamento de informações da empresa 17. Aumenta a produtividade da empresa 32. Auxilia no aumento das minhas receitas 13. Permite conhecer melhor os pontos fortes e fracos da empresa Uso Estratégico 26. Ajuda no controle financeiro da empresa 29. Torna a empresa mais competitiva 24. Permite uma diferenciação no mercado onde a empresa atua 14. Melhora a organização das atividades realizadas da empresa 1. Permite conhecer melhor o meu negócio Redução de Perdas 8. Melhora o controle interno da empresa 2. Auxilia a gerenciar a minha empresa 3. Aumenta a satisfação dos meus clientes Initial eigenvalue % variância explicada – rotated (68%) Alfa de Cronbach KMO medida de adequação da amostra (KMO = 0,88) Teste de Bartlet: qui-quadrado = 1502,23

F2

F3

F4

F5

,759 ,748 ,707 ,674 ,532 ,827 ,785 ,765 ,710 ,665 ,729 ,725 ,659 ,562 ,699 ,611 ,543 ,527 ,485

9,22 42% 0,85

,720 ,682 ,608 2,37 1,29 1,13 0,96 11% 5,9% 5,1% 4,3 0,87 0,77 0,84 0,71

Tabela 2 – Análise Fatorial (rotação Varimax)

4. Resultados A tabela 3 apresenta as tecnologias adotadas pelas MPEs estudadas. Pode-se perceber que os processadores de texto, a internet e as planilhas eletrônicas são as principais ferramentas de informática utilizadas. Além disso, mais de 60% dos entrevistados afirmou que suas empresas utilizam softwares específicos de gestão, o que evidencia que a tecnologia não é utilizada somente para automatizar tarefas ou substituir a máquina de escrever. Embora o uso da internet seja bastante extensivo entre as MPEs analisadas, uma observação interessante é que poucas empresas possuem página própria do seu empreendimento na Internet (30%).

Tecnologias utilizadas Processador de textos

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n 109

% 88,6

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Internet Planilha eletrônica Programa específico Programa de contabilidade Site próprio Total

103 101 81 41 37 123

83,7 82,1 65,9 33,3 30,1

Tabela 3 – Tecnologias utilizadas

A tabela 4 apresenta a análise descritiva quanto aos principais benefícios percebidos dos uso da TI nas MPEs. Os principais benefícios estão relacionadas principalmente à redução de perdas (4,28) e à expansão das operações (4,26). Quanto à redução de perdas, constatou-se que a informática vem sendo utilizada principalmente para ajudar no controle interno da empresa, assim como para facilitar o seu gerenciamento. Cada vez mais a TI tem sido utilizada pelas MPEs na realização de várias operações rotineiras, como o controle e a consulta de produtos e estoques, as vendas e o próprio cadastro de informações sobre os clientes. Esse maior controle sobre as informações referentes à organização consequentemente facilita o gerenciamento da mesma, identificando a falta de produtos, ou os principais produtos vendidos, bem como o próprio fluxo de caixa da empresa.

Já quanto à expansão das operações percebe-se que a TI possibilita ganhos de produtividade na realização das tarefas rotineiras, o que permite atender um número maior de clientes com certo nível de qualidade ou, ainda, possibilitar aos usuários a execução de uma tarefa de forma mais rápida. Esse achado vai ao encontro do trabalho de Fink (1998), que analisando pequenas empresas australianas, identificou que os principais benefícios percebidos da TI estavam relacionados à eficiência operacional e à eficácia gerencial. Também se destacou positivamente o uso da TI para identificar pontos fortes e fracos da empresa – permitindo que a mesma descubra oportunidades e ameaças.

Itens Redução de Perdas 8. Melhora o controle interno da empresa 2. Auxilia a gerenciar a minha empresa 3. Aumenta a satisfação dos meus clientes Expansão operacional 17. Aumenta a produtividade da empresa 13. Permite conhecer melhor os pontos fortes e fracos da empresa 30. Melhora o gerenciamento de informações da empresa 32. Auxilia no aumento das minhas receitas Uso Estratégico 26. Ajuda no controle financeiro da empresa 7. Aumenta a capacidade de identificar problemas mais cedo 1. Permite conhecer melhor o meu negócio 29. Torna a empresa mais competitiva 14. Melhora a organização das atividades realizadas da empresa 24. Permite uma diferenciação no mercado onde a empresa atua Processo Decisório 7. Aumenta a capacidade de identificar problemas mais cedo 6. Facilita a obtenção de informações úteis para a empresa 25. Permite a geração de informações que apóiam a tomada de decisão 19. Auxilia a empresa em suas tomadas de decisão 12. Possibilita menor risco nas decisões tomadas pela minha empresa Mecanização 28. Permite a redução de erros nas atividades da minha empresa

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n 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 123 122 122 120 123 123 123 122 123 123 123 123 123 123

Média 4,28 4,45 4,26 4,15 4,26 4,48 4,31 4,16 4,11 4,15 4,41 4,39 4,30 4,18 4,09 3,81 4,02 4,39 4,11 4,07 3,82 3,72 3,84 3,99

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10. Reduz os custos operacionais da minha empresa 16. Melhora o processo produtivo da minha empresa 23. Apóia as tarefas administrativas 31. Automatiza as tarefas rotineiras

122 123 123 123

3,98 3,80 3,78 3,63

Tabela 4 – Análise descritiva: benefícios da TI

Com relação ao uso estratégico da TI, destaca-se o controle financeiro que a TI tem facilitado – compreendido pelos micro e pequenos empresários como uma questão estratégica e não gerencial. A forma da tomada de decisão (centralizada em uma ou duas pessoas), a existência mínima de burocracia e um planejamento de longo prazo limitado são características das micro e pequenas empresas, onde grande parte dos seus gestores possui um horizonte de tempo bastante limitado (PREMKUMAR, 2003). Assim, a TI acaba auxiliando na visualização do resultado financeiro da empresa, seja pelos lucros ou vendas realizadas, ou ainda seu fluxo de caixa, o que permite ainda identificar problemas de forma antecipada.

O uso do computador tem se difundido de forma muito rápida nas MPEs, funcionando mais como uma forma de mantê-las competitivas do que como uma ferramenta de diferenciação.

Segundo Love et al. (2004), os benefícios estratégicos demoram mais a se materializar, sendo portanto difícil identificar como o seu uso estratégico está contribuindo para o desempenho da organização.

Aparentemente, a TI tem sido utilizada com menor intensidade para auxiliar o processo decisório desses microempresários. Fica evidente que sua utilização vem apoiando bem mais o gerenciamento da empresa, cabendo ainda aos decisores a tarefa de buscar informações e selecionar o rumo a seguir, sem que para isso utilizem-se da informática ou ainda a internet.

Chamou atenção o fato de a mecanização ter sido a categoria de benefícios com a média mais baixa do instrumento, divergindo de resultados obtidos em outras pesquisas. Embora a TI ajude a reduzir os custos operacionais e melhorar o processo produtivo da empresa com bastante intensidade, a mesma parece não ser utilizada massivamente para substituir o papel das pessoas (RUIZ-MERCADER et al., 2006).

Foram realizados testes de diferença de médias (ANOVA) entre as diferentes características da amostra. O tempo de vida da empresa, o tipo de empresa e o tempo de informatização não mostraram diferença estatística significativa entre as empresas mais antigas e as mais novas, as de serviço e comércio, ou as informatizadas a mais tempo e a menos tempo. O único grupo que apresentou diferença estatística significativa (p < 0,05) foi quanto ao número de funcionários. As empresas com menos funcionários (quantidade inferior à média de funcionários da amostra) percebe com maior intensidade os benefícios referentes à mecanização (p = 0,04) e à redução de perdas (p = 0,02) que as empresas com mais funcionários, parecendo que dependem mais da TI para a realização das suas atividades que as demais empresas.

5. Considerações Finais Nesta pesquisa desenvolveu-se e validou-se um modelo específico para avaliar os benefícios da TI nas MPEs. Foram propostos cinco diferentes categorias (mecanização, redução de perdas, expansão da capacidade operacional, processo decisório e uso estratégico), sendo todas elas validadas estatisticamente. Destes benefícios, os ligados à redução de perdas e à expansão da capacidade operacional apareceram como os principais nas empresas analisadas, especialmente no que diz respeito aos ganhos de produtividade da empresa e auxílio no seu controle interno.

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Interessante foi o fato de os benefícios relacionados à mecanização terem sido os menos percebidos – contradizendo algumas pesquisas anteriormente realizadas. Entretanto, percebeu-se que as empresas com menos funcionários apontam estes benefícios, mais os de redução de perdas com maior intensidade que as empresas com mais funcionários, demonstrando maior dependência da informática para realizar suas tarefas do dia-a-dia.

Os resultados obtidos nesta pesquisa devem levar em conta alguns cuidados no que diz respeito, especialmente, à amostra estudada. Por ter sido selecionada de uma base de dados de MPEs localizadas em um único município brasileiro, a mesma não pode ser generalizada, sendo seus resultados específicos àquela cidade. Além disso, não foram pesquisadas pequenas indústrias, o que poderia modificar os resultados encontrados.

Entretanto, espera-se que o modelo aqui desenvolvido e validado possa auxiliar os executivos de diferentes MPEs a avaliarem o impacto dos investimentos em TI no desempenho de suas organizações. Somente conhecendo como ela vem adicionando valor aos negócios é que os executivos poderão se assegurar de que seus investimentos estão valendo a pena.

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Disponível em http://200.130.9.6/index.php?action =/content/view&cod_objeto=19754. Acesso em 01/02/2005 MORAES, G.; TERENCE, A. & ESCRIVÃO FILHO, E. A tecnologia de informação como suporte à gestão estratégica da informação na pequena empresa. Revista de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação, v.1, n.1, 2004.

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