REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA EXPERIMENTAL LIBERTADOR INSTITUTO PEDAGÓGICO DE BARQUISIMETO “LUIS BELTRÁN PRIETO FIGUEROA” PROGRAMA DE PROFESIONALIZACIÓN DOCENTES EN SERVICIO BARQUISIMETO ESTADO LARA Pasos Para Archivar Alfabeticamente
Sistema Alfabético Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabeto. Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.
Pasos para archivar alfabéticamente: Se
revisan
los
documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.
INSPECCIONAR
Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependerá de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia
CLASIFICAR
*Guías principales.
Guías
Son aquellas que dividen
auxiliares
el archivo alfabético importante. Estas guías se encuentran comienzo de
al las
secciones. La guía principal “A” indica que todos os expedientes colocados en ella se refieren a corresponsales cuyos nombres comienzan “A”.
ORGANIZACIÓN Todos los archivos de correspondencia alfabéticos están organizados básicamente en la misma forma y la mayor parte tiene estos elementos comunes:
*Guía especial auxiliar En muchos sistemas de archivo bien organizados, las guías especiales se utilizan de una guía secundaria para subdividir esa sección y destacar nombres importantes, según el giro o por ejemplo muy frecuente o ambas cosas.
VENTAJAS DEL SISTEMA ALFABETICO La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
secundarias
o
La guía principal dentro de una gaveta de archivo y facilitar la localización de los documentos. Si como guía tenemos la
principal “A” y
encontramos que hay muchos nombres cuyas primeras letras son “AD”, se rotula una guía de posición diferente con esas letras y con esto se crea una subdivisión.
Expedientes individuales Se preparan expedientes individuales hasta que no
EXPEDIENTE MISCELANEO
se reciben 5 documentos referentes a un corresponsal o tema
expediente misceláneo dependerá de dos opciones
particular. Los documentos dentro del expediente individual ordenados
que
cronológicamente.
están
frente
La colocación y manejo del
con base a necesidades propias de la oficina: Al final de cada grupo de expedientes individuales se coloca un expediente.
Autor (es): ROSA MARAPACUTO NOHEMI GIL JOSE G. RODRIGUEZ JOSE BARRADAS Faciladora: Prof. Ana Ramos Sección: 2EC1E