MANUAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVOS by MARIA ROSARIO CARRASCO PATZI

Gran parte de los conocimientos adquiridos y que hoy los aplico en mi práctica profesional se los debo al esfuerzo y dedicación de mi Maestro Simón Cuba (Docente de la materia de Archivística en la Universidad Mayor de San Andrés en La Paz - Bolivia) Gracias Maestro por toda su enseñanza y que Dios lo bendiga.

ÍNDICE DEL CONTENIDO INTRODUCCIÓN

ANTECEDENTES Y GENERALIDADES

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL

GESTIÓN DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

INSTRUMENTOS DE CONSULTA DE INFORMACIÓN

NORMA INTERNACIONAL DE DESCRIPCIÓN (ISAD-G)

VISITEMOS EL ARCHIVO DE LA PAZ

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y SU TRATAMIENTO ELECTRÓNICO

NORMALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS

RIESGOS PARA LA SALUD

GLOSARIO

BIBLIOGRAFÍA y WEBGRAFÍA

INTRODUCCIÓN Desde el momento en que comienza el trabajo en una oficina se empiezan a generar documentos, que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad y cumplir con una determinada función. Sin embargo, cuando la cantidad de esta documentación comienza a incrementarse, nos enfrentamos ante las interrogantes de ¿cómo guardarlos?, ¿bajo qué principios?, y sobre todo, ¿cómo encontrarlos de una manera rápida y eficiente a la hora de la búsqueda?, porque un archivero profesional, puede depender de la administración pública o de una empresa, fundación, universidad pública o privada o cualquier otra institución, siempre deberá realizar como tarea principal, la elaboración y aplicación del Cuadro de Clasificación de la documentación del organismo o entidad para que sea aplicado tanto en los archivos de gestión u oficina, como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Además, debe conocer sobre el manejo de los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de la documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo como ser: guías, inventarios y catálogos para que el usuario la transforme en conocimiento, y así satisfacer sus necesidades. En síntesis, toda esta gestión documental se materializa mediante la metodología de tratamiento archivístico: clasificación, ordenación, descripción, conservación, recuperación y difusión que deben ser conocidas y aplicadas durante todo su ejercicio laboral. Y es que los archivos son necesarios en la sociedad porque permiten agregar información a la información promoviendo el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía de protección de datos y propiedad intelectual, impulsan la investigación histórica y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoyan a la transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización de la información. En este sentido, los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas, y juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. En síntesis, el libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida. De este modo, en este manual encontrarás los conocimientos elementales asociados a la gestión de la documentación. En primer lugar, en Generalidades y Tipología documental hablaremos de los antecedentes, qué es la archivística y el archivo, el registro de documentación, donde indicaremos los tipos de documentos existentes, los elementos que conforman un documento, cómo deben realizarse correctamente los registros o archivos y el por qué llevarlos a cabo. Finalmente, aprenderás sobre la elaboración de una gestión documental de manera eficiente y eficaz con el apoyo de los instrumentos de consulta de información documental, también, indicaremos cómo debe ser la organización de documentos en el archivo, tanto si se lleva a cabo de manera física (manual) o de manera electrónica (informatizada).

ANTECEDENTES Y GENERALIDADES EDAD ANTIGUA En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla con escritura cuneiforme. Se cree quelos Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. En el caso de Egipto tuvieron grandes contenedores de documentos en soporte papiro, para plasmar la información en jeroglíficos. En lo que se refiere a Grecia y Roma, se dieron algunos avances como el Aerarium (situado en el templo de Tabularium Saturno), Tabularium (Archivo Central) ,Tablium (archivo familiar) Se cree que en estos lugares había un responsable en la custodia de los documentos con conocimientos de utilidad administrativa y jurídica. EDAD MEDIA Edad Media Alta. Existe la incertidumbre en el concepto de archivo y biblioteca. Baja Edad Media. (Siglo XIII). Es un período donde se efectúa la agrupación documental en base a un cartulario, donde se conservan las cartas que se reciben. Se hace la diferencia en los sistemas de clasificación: Cartulario Sistemática para las piezas sueltas de los cartularios por tipo de documentos y Cronológica en las cancillerías. EDAD MODERNA Los documentos adquieren otro valor, además de fuentes Fuentes para la Historia de poder, son fuentes para la historia a raíz del surgimiento del concepto de “Archivo de Estado”. Comienza desde el siglo XVII una concentración de documentos en grandes archivos. El documento de archivo fue reconocido como tal, en los siglos XVI y XVII dada la necesidad de crear registros, económicos, de población, administrativos y políticos, los cuales adquieren un valor legal al ser validados por un notario o escribano. EDAD CONTEMPORÁNEA Siglo XIX y el desarrollo del principio de procedencia. En 1841, Natalis de Wailly desarrolla este principio que consiste en separar los fondos de cada administración y de cada oficina. El Siglo XX y el desarrollo de la archivística. Mundet en un principio la consideraba una disciplina. Heredia le concede dos tipos de consideraciones: Disciplina independiente y Ciencia auxiliar de la historia. Además, se recoge la dimensión administrativa de los archivos, olvidada hasta este momento y nacen nuevos modelos: EL RECORDS MANAGEMENT.

EDAD CONTEMPORÁNEA EN BOLIVIA Surge el Archivo Nacional de Bolivia, que fue creado durante el gobierno del general Narciso Campero por Ley de 18 de octubre de 1883, que declara como Archivo General de la Nación al de la antigua Audiencia de Charcas en Sucre. conserva documentos que corresponden a fondos documentales producidos por instituciones públicas coloniales (1549-1825) y republicanas (1826-), a los que se suman algunos de procedencia privada. Entre los primeros hay que destacar los fondos de la Audiencia de La Plata (1561-1825), del Cabildo de Potosí y Escrituras Públicas de La Plata (1549-1825); entre los segundos, los generados por el Poder Ejecutivo. Años después, el presidente Severo Fernández Alonso promulgó la Ley de 28 de noviembre de 1898. Se trata de una disposición más completa y bien estructurada, cuyo artículo primero ratifica las competencias que tenía hasta entonces el Archivo Nacional de Bolivia y le amplía las de: conservación, organización y difusión de la documentación generada por los distintos poderes del Estado. ¿Qué es la archivística y qué estudia? Según el Congreso de Londres de 1980 se trata de una Ciencia de la Información, porque: 1. Posee un objeto de estudio es el tratamiento de los documentos en los archivos. 2. Posee un método que son un conjunto de leyes, principios teóricos, medios y procedimientos prácticos. 3. Posee una finalidad: hacer recuperable la información documental para su uso.

La archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos en los aspectos teóricos y prácticos, estableciendo principios inalterables y estudiando técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como la función jurídica, administrativa y científica de los mismos. El objetivo de estudio es el tratamiento de un tipo determinado de documentos, organizados de manera tal que permiten conocer y reflejar el origen, la evolución y el estado actual de las fuentes que los generan, con el fin de ofrecer servicios a partir de su acumulación. Algunos de los estudios que realiza la archivología son: teoría archivológica, historia archivística, investigación archivológica, formación de fondos, selección y depuración,

análisis, descripción, técnicas auxiliares, conservación, servicio de archivo, circulación, referencia, certificación, pedagogía archivológica, educación de usuarios, tipología de usuarios, gerencia y tecnología, administración, planeamiento, archivometría, tecnología archivística, sistemas archivísticos integrales automatizados, entre otros. ¿Qué es un archivo?

Generalmente la palabra “Archivo” se asocia con sótanos húmedos, suciedad, polvo, amontonamiento de papeles que no se mueven de lugar por años y que nadie consulta. También existen varias acepciones de la palabra, como ser: • Lugar o espacio físico donde se guardan los documentos (estantes, archivos metálicos, gaveteros) • Institución que conserva y maneja la documentación (Archivo Nacional) • El papel como documento en sí. Sin embargo, el concepto de Archivo que tratamos en la ciencia Archivística se define como: “un conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus funciones, en cualquier época y en cualquier soporte, incluidos los informáticos”. Éstos, obedecen a los siguientes principios: -De procedencia. Establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los documentos generados por otra entidad. -De respeto al orden natural o estructura interna. Establece el respeto de no alterar la organización y secuenciación lógica proporcionada por el fondo o entidad.

¿Qué es un documento de archivo?

Es el testimonio de la actividad del hombre fijada en un soporte que contiene información producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus competencias o en el desarrollo de su actividad. Se dice también que es un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el objeto. Se presenta en un soporte material (piedra, celuloide, lienzo, madera, pergamino, papel, cinta, disco, etc.) en el que un medio (escritura, gráfico, pintura, etc.) fija el contenido, la noticia (información). Documento de archivo: es el que contiene información, de cualquier fecha, forma y soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona física o jurídica y por toda institución pública o privada en el ejercicio de su actividad. Documento de apoyo informativo: son los que ayudan a las oficinas a informarse para la instrucción o resolución de un expediente relacionado con la gestión. Son ejemplares múltiples. Ejm.: boletines oficiales, revistas, fotocopias de documentos.

¿Cuáles son las características de los documentos de Archivo?

Los documentos de archivo son únicos, exclusivos, responden a la actividad concreta de un productor, se refiere a un asunto o persona diferente. La información de cada documento nunca es idéntica a otro. Los ejemplares son únicos y originales a diferencia de los ejemplares múltiples (editados o reprografiados). Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano como prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firma o rúbrica de su autor, sellos, registros, etc.) Su condición de únicos viene definida en los siguientes aspectos: • • •

Su integridad, debe estar completo no le debe faltar ninguna de sus partes referidas a caracteres internos (autor, fecha y asunto) como externos (soporte, formato, cantidad, tipo). Su autenticidad, que correspondan al autor, fecha, lugar y asunto que en él se consignan. No generan propiedad intelectual ni derecho de autor.

Tiene un carácter seriado, como son el reflejo de las actividades llevada a cabo por diferentes órganos productores y éstas se prolongan a lo largo del tiempo, la documentación se constituye en series las cuales responden a una función específica realizada por un determinado sujeto productor. El documento de archivo no es una pieza aislada o suelta como ocurre con los libros, su existencia viene determinada porque pertenecen a un conjunto documental que responde a la materialización de una actividad concreta.

ACTIVIDADES El desarrollo de la llamada "sociedad de la información" en sus tendencias analógica y digital, ha conducido a un crecimiento exponencial de los soportes tradicionales y los de la era digital (CDs, DVDs, tarjetas de memoria, discos duros, etc.) que contienen gran información. En un cuadro realicemos la clasificación de soportes antiguos, analógicos y digitales.

DOCUMENTOS EN DIFERENTES TIPOS DE SOPORTES

TIPOLOGÍA DOCUMENTAL ¿Qué clases de documentos se tienen? Según la manera de transmisión de información son: • Documentos Textuales, transmiten información mediante texto escrito Ej. Los manuscritos, los impresos, los listados y según el procedimiento manual o mecanizado puede ser manuscritos, mecanografiados o impresos. El soporte suele ser papel, pergamino. El formato hojas, folios, formando un cuadernillo, o en forma de libros. • Documentos gráficos, en cuanto que la información está representada por formas y colores Ej. Mapas, planos, dibujos. • Documentos en imagen, pueden ser las fotografías, diapositivas, películas. • Documentos audiovisuales, son aquellos que transmiten la información a través de la imagen o del sonido. Ej. Los discos compactos, películas, DVD (Disco Versátil Digital) • Legibles por máquina, el microfilm, pendrive, etc.

Según el autor o productor: • Documentos públicos, producidos por instituciones públicas en el ejercicio de sus funciones. Según el ámbito de producción podrán ser de la administración central, autónoma o local. • Documentos privados, producidos por instituciones privadas o por particulares.

Según la edad y frecuencia de consulta: • Documento activo, documento que por su corta edad guarda un valor administrativo para su productor y para el ciudadano. Se encuentra en la primera etapa de su producción y su frecuencia de consulta es aún alta. Se encuentra en el archivo de gestión. • Documento semiactivo, se encuentra en su segunda etapa, la frecuencia de consulta con fines administrativos comienza a descender dado que con el transcurso de los años va perdiendo su valor primario y comienza a adquirir un valor secundario e histórico. Se encuentra en los archivos centrales e intermedios. • Documento inactivo, el documento se encuentra en su etapa final desde el punto de vista administrativo, tiene un valor histórico o secundario, es consultado con fines de investigación. Según el tipo documental: • Dispositivos, son aquellos en que la autoridad asienta su voluntad con intención de ser obedecidos. Ej. Leyes, decretos, resoluciones, sentencias, ordenanzas, reglamentos. • Testimoniales, son aquellos en que la autoridad asienta una información o acepta la información de otro, garantizando su veracidad con el fin de que sirva de prueba legal o jurídica, como ser: actas del registro civil, balances anuales, diplomas, certificados o contratos legalizados. • Informativos, son aquellos documentos que se utilizan en las distintas unidades Administrativas para establecer una comunicación. Ej. Cartas, circulares, edictos.

DETERMINEMOS IDEAS

Primario, tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de algo y es el que se denomina valor administrativo o valor legal es decir sirve como testimonio. Por otra parte, este valor inicial comporta una serie de valores paralelos que varían según el tipo documental: • El documento de archivo nace como una herramienta de la administración con la finalidad de mantener informada la continuidad de gestión o continuidad administrativa, a pesar del cambio natural de sucesivos gestores, valor administrativo. • Cuando el documento sirve de recaudo a la justificación de cuentas (entradas y gastos) y un presupuesto financiero, valor contable. • Para demostrar cómo se obtiene, cómo se gasta y cómo se justifican los tributos públicos, valor fiscal. • Para tener referencias sobre personas, lugares o asuntos en caso necesario, valor informativo. • Para salvaguardar derechos y obligaciones de patrimonios, derechos y rentas, valor jurídico. • Para cumplir con las exigencias de una ley, valor legal. • Para reconstruir y revisar el pasado, valor histórico y cultural. Secundario, cuando llega un momento en que los derechos y obligaciones garantizados por testimonios escritos prescriben, se da el valor secundario. El documento ha cumplido ya su proceso vital en el aspecto administrativo, ha dejado de ser activo y a partir de ese momento el documento cumple otro rol el de servir de fuente para la historia.

DETERMINEMOS IDEAS

¿A qué se refiere el ciclo vital de los documentos?

Los documentos de archivo atraviesan por un ciclo vital que consiste en fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. • Primera edad. Momento de Planificación, la producción documental no surge improvisada. Debe nacer de un estudio integral que vaya llevando los tipos documentales a la normalización. • Segunda edad. Momento de Vigencia, es aquel tiempo durante el cual el documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo documental. Comprende el Momento de plazo precaucional, que se inicia cuando se termina la vigencia y la necesidad de conservar los documentos puede ser: ✓ Responder a eventuales reclamaciones administrativas o jurídicas sobre aspectos referidos a lo que dice el texto o a defectos en la tramitación o en el cumplimiento de la vigencia. ✓ Servir de antecedente directo o soporte jurídico a un documento que lo requiere para estar vigente. Termina cuando: Lo establece una prescripción legal o de derecho. O cuando lo establece la tabla de retenciones. • Tercera edad. Permanente o histórica, luego de la selección, los de mayor interés para la investigación pasan a integrar el Patrimonio documental, los de muy poco contenido informativo son destruidos. Toda institución debe incrementar su archivo con documentos permanentes; todo documento de selección permanente deberá estar abierto a la consulta. 14

Tradicionalmente se habla de cuatro edades en función de: 1º El valor de los documentos; y 2º La frecuencia de uso. El objetivo es garantizar la presencia del archivero y las técnicas que aplica para que los documentos reciban el tratamiento adecuado en cada una de esas fases que son:

¿Qué es un tipo documental? A la hora de clasificar la documentación, el reconocer qué tipo de documento tenemos en nuestras manos es la clave para poder saber posteriormente dónde y cómo archivarlo. El tipo documental es el carácter o atributo de un documento que, originado en la actividad administrativa a la que sirve, se manifiesta en una diagramación, formato y contenido distintivos que sirve como elemento para clasificarlo, describirlo y asignarle categoría diplomática. Surge como la plasmación física de la gran variedad existente de actividades llevadas a cabo por distintos productores, de manera que, serán tantos como variadas son estas actividades. En un archivo de gestión se encuentran una diversidad de tipología documental y esta principalmente está referida a documentación de apoyo informativo, cuyo interés de conservación es por la información que contiene y que carece de ningún valor testimonial, administrativo, jurídico o legal; y la documentación de archivo, que deriva de las propias actividades de la oficina, materializado en expedientes, registros, correspondencia, etc. Caracteres externos. • Tipo documental. Soporte: Configuración física del documento, depende de los materiales utilizados para su composición y manipulación para crearlo. Ej: Soporte, papel, fotográficos, magnéticos, ópticos. • Formato: Volúmenes, unidades, pieza documental. • Cantidad, número de unidades. Ej. Número de páginas, folios, metros lineales. • Forma: original y copia. Caracteres internos. • Entidad productora: persona o institución que produce el documento. • Origen funcional: función administrativa que, en relación a una actividad, materializa esa función de acuerdo a un procedimiento o trámite. • Fecha y lugar de producción • Contenido: asunto de que trata, aun cuando deriva de una misma función, se refiere a personas y asuntos diferentes.

¿Cómo se dividen las agrupaciones documentales? Se dividen en dos categorías: • Naturales: ✓ Unidad documental: es el elemento indivisible de una serie documental. Puede ser: - Simple: está constituida por un tipo documental. Ej. Informe, carta. - Compleja: está constituida por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Ej. Expediente ✓ Serie documental: Conjunto de documentos que tienen características comunes, el mismo tipo documental o el mismo asunto y que por consiguiente son conservados, usados, transferidos o eliminados como unidad. Ej. Expedientes laborales de los trabajadores, documentos de la Reunión de trabajo con el ministro. ✓ Secciones: pueden ser por la función o por la estructura orgánica. Es parte del todo, del fondo, y como tal está integrada a él para efectos de organización y descripción. ✓ Fondo documental: totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, que suele estar conservada en el archivo de dicha institución o persona. • Fácticas: ✓ Colecciones. Por lo general se encuentran en los archivos como resultado de una donación o compra. Su origen no responde al resultado de una gestión institucional sino a la voluntad de alguien. Suelen ser documentos cuya unión y relación entre ellos la determina un tema o asunto, el coleccionista o autor de la colección. Ej. Las gacetas oficiales. ✓ Secciones facticias o fácticas. Son agrupaciones realizadas voluntariamente en los archivos a partir de sus fondos y responden a motivos de conservación o instalación determinados habitualmente por su soporte o por su grafía. Ej. Planos y sellos. Los planos y otros materiales se archivan independiente de los documentos que lo acompañan en la serie, pues debido a su tamaño o a los requisitos que conllevan de conservación, como el hecho de que no se pueden doblar, deben archivarse en condiciones especiales. Ejemplos de serie, subserie y tipo documental:

EL PROCESO DOCUMENTAL ARCHIVO DE OFICINA DOCUMENTOS ACTIVOS: Conservación, formación, servicio. •Transferencia primaria

Valoración Primaria

ARCHIVO CENTRAL DOCUMENTOS ACTIVOS: Consevación, Identificación, valoración, servicio.

•Transferencia secundaria

Valoración secundaria

ARCHIVO INTERMEDIO DOCUMENTOS ACTIVOS: Conservación, valoración, selección, servicio.

•Última Transferencia

Selección

ARCHIVO HISTÓRICO (Valor Permanente)

ELIMINACIÓN

DETERMINEMOS IDEAS

ACTIVIDADES Realicemos programas específicos, por ejemplo: • Programa de normalización de formas y formularios (incluidos los electrónicos). • Programa de documentos especiales (Cartográficos, fotográficos, planos, sonoros y audiovisuales) • Programa de reprografía, entre otros.

GESTIÓN DOCUMENTAL ¿Qué es la Gestión Documental?

¿Qué es el Archivo de Gestión y de qué Instrumentos debe disponer? Constituye la primera etapa en el ciclo vital de los documentos, pues es donde se origina la documentación, pero también se archiva la documentación recibida por otras oficinas de direcciones o entidades diversas. Por su frecuente consulta y utilización de la documentación es imprescindible que haya una casi perfecta organización, pues ello garantiza la agilidad en el trámite encomendado y por tanto, la eficiencia del trabajo de esta oficina o entidad. Entre las actividades que conciernen al Archivo de Gestión se encuentran: Impedir la dispersión o eliminación indiscriminada de documentos. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un expediente según los pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar recomendaciones y ayudas, como para suministrar la información que el Archivo Central precise para la perfecta identificación de las series documentales. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas existentes.

Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un Registro de préstamos y Libros de Entradas y Salidas. Solicitar y devolver correctamente al Archivo Central los documentos, que, siendo ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad administrativa. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración solicite respecto a los documentos que custodia. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación. Elaborar un Registro de las transferencias realizadas al Archivo Central. Debe disponer de los siguientes instrumentos: • Guía de Archivo: es un instrumento que registra la organización de las series documentales con su codificación. (ver Cuadro de Clasificación) • Manual de normas: redactado por el Archivo Central, en el que figurarán entre otros los datos referentes a los plazos de permanencia de las distintas series documentales en cada uno de los archivos del sistema, lo que permitirá al archivo de oficina conocer en cada momento la documentación que tiene que transferir al Archivo Central. • Registro de transferencias: formado con el ejemplar de la Relación de Entrega que el Archivo Central devuelve debidamente cumplimentado al archivo de oficina. • Instrumentos de control: son los Registros de Entrada y Salida, así como Registro de Préstamo. • Instrumentos de búsqueda: son los documentos que permiten ubicar rápidamente la documentación en el Archivo. Esto incluye los índices de materias, nombres, lugares geográficos, etc., que sea necesario elaborar para recuperar la información contenida en distintos expedientes y de esta forma poder atender adecuadamente las consultas. Actividad. Con los conocimientos adquiridos hasta aquí, podemos ir pensando en un programa de mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas específicos, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas. 21

DETERMINEMOS IDEAS

¿Cómo se realiza la Gestión documental?

Se realiza la recepción de la documentación iniciando el trámite, en el caso de iniciarse a solicitud de persona interesada, o bien, en el caso de procedimientos iniciados de oficio, se recogerá el documento o documentos que expresan el objeto del mismo, denominado acuerdo de iniciación, en el caso de los expedientes deben incluir la portada exterior denominada índice documental, con la siguiente información: • Nombre de la institución • Fondo documental • Sub fondo documental • Serie / subserie • Descripción / contenido • Tipología documental • Fechas extremas de iniciación y conclusión del trámite • Observaciones o información adicional • Fecha de registro • Numero de hojas

Ordenación: es un conjunto de actuaciones que se llevan a cabo durante la tramitación del procedimiento, los documentos que se generan, se ordenan cronológicamente dentro de la documentación de instrucción, teniendo en cuenta las fechas de entrada y de salida del Registro. Los documentos se ordenan en el seno de los expedientes, siguiendo la lógica de su tramitación que, por lo general, coincide con su secuencia cronológica. Los expedientes, a su vez, se ordenan dentro de las series siguiendo la misma lógica. Por su parte, las series y las demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por los principales y terminando con las accesorias, aunque no siempre es posible establecerla objetivamente.

Finalización: en esta fase encontramos los documentos que ponen fin al procedimiento administrativo; como regla general la resolución y el documento acreditativo de su notificación. Y en algunos casos, el expediente contiene los documentos que expresan las medidas adoptadas por la Administración para la ejecución forzosa de sus resoluciones o decisiones: por ejemplo, los documentos generados durante el procedimiento iniciado para el pago de una deuda cuando no se hace de forma voluntaria. ¿Cómo se organiza el cuadro de clasificación documental? Los archivos se organizan en distintos niveles jerárquicos, por tanto, esos niveles deben verse reflejados en el cuadro de clasificación. Estos son: • Fondo. Es el conjunto de documentos pertenecientes a una misma entidad creadora, ya sea institucional, familiar o individual. Viene definida por el principio de procedencia. • Sección. Es la primera división en que se ordena un fondo documental, las cuales se organizan de acuerdo a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo, siguiendo los principios de procedencia y respeto al orden original. • Serie. Es la división de una sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa. Suelen ser temáticas. • Unidad documental. Elemento indivisible de una serie documental. Los hay de dos tipos: simples (documento) o compuestos (expedientes).

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¿En qué consiste el tratamiento archivístico? Es un conjunto de actividades realizadas en cada una de las etapas que componen el proceso de control intelectual y físico de los fondos a lo largo del ciclo vital de los documentos. Comprende las siguientes etapas: 1. Identificación (Organización). Actividad intelectual que consiste en el establecimiento de categorías en base a la estructura jerárquica de la Institución. Esta tarea consiste en: reunir, clasificar, ordenar e instalar los documentos.

Consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo documental. Este paso se basa en definir: 25

• • •

La estructura y funciones de la organización productora de los documentos Los tipos documentales Las series documentales

Si tomamos como ejemplo, una oficina del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, lo primero que debemos hacer es estudiar el organigrama que refleja la estructura vigente de la institución, así como analizar las funciones de la misma. El próximo paso será identificar los tipos documentales que tenemos (resoluciones, cartas, memorándums, informes, etc.) y en correspondencia con ello definir las series documentales. Como resultado de la identificación tendremos la Clasificación de la Documentación y la Ordenación, los cuales deberán reflejarse en el Cuadro de Clasificación. 2. Valoración. Consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales y las fechas de permanencia en el archivo. 3. Descripción. Consiste en la elaboración de los instrumentos de información para facilitar a los usuarios, la consulta de los documentos de archivo. 4. Conservación. Es la etapa de la preservación de los documentos y soportes documentales por parte de la institución generadora del fondo documental y que son susceptibles de convertirse en patrimonio documental. El tema de la conservación es muy amplio, pero como elemento importante se debe destacar que para mantener el Patrimonio documental de la nación es necesario el buen manejo de los documentos desde su origen. La Conservación Documental consiste en mantener la integridad física del documento tanto en soporte electrónico como en texto a través de la implementación de medidas de prevención y restauración. Se deben tener en cuenta algunas medidas de prevención tales como:

• •

Evitar el uso indiscriminado de material metálico: presillas, grapas. Uso adecuado de unidades de archivamiento: cajas archiveras, files manila, legajos, empastados, file de palanca. • Mantenimiento de mobiliario: estanterías, armarios, archivadores • Elaboración de un plan de prevención de siniestros, estableciendo las condiciones mínimas de seguridad en los archivos: uso de extintores de polvo químico, verificación de instalaciones eléctricas y sanitarias. • Mantener restricciones de acceso a los depósitos de documentos. La ordenación debe hacerse a partir de las series documentales, para efectuar este propósito, en los archivos se utilizan varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia, los más utilizados en la actualidad son los numéricos, alfabéticos y mixtos o alfa-numéricos, sin embargo, el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie. ¿Cómo es el Sistema de clasificación de un servicio de información archivística?

¿Es mejor clasificar con los números? Los números son mucho más adecuados para organizar una lista en un ordenador. Por ejemplo, en una base de datos de clientes, lo ideal es que cada uno tenga un número único que lo identifique. Cualquier base de datos, como Oracle, genera automáticamente un número correlativo cuando añades un nuevo cliente, una “clave primaria”, éste se encarga de que no haya duplicados. 27

DETERMINEMOS IDEAS

¿En qué consiste la difusión de información en archivos? Consiste en promover y generalizar la utilización de los fondos documentales, a la sociedad mediante conferencias, exposiciones, gabinetes pedagógicos, actos culturales, etc. ESQUEMA DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL EN UNA OFICINA

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Transferencia Documental Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro, a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos. Para la elaboración de las normas de transferencia deben tenerse en cuenta todas aquellas recomendaciones técnicas que existan sobre el tema. Estas normas deben incluirse en el Manual de Procedimientos del Archivo Central de la Institución.

¿Qué aspectos deben contemplar las normas de transferencias? • Características de la documentación que se transfiere. Ejemplares únicos y no múltiples • La documentación debe ser transferida cuando la frecuencia de consulta por parte de la oficina sea escasa. • Se debe preparar la documentación: revisándola, acondicionándola, identificándola, clasificándola y ordenándola mediante series, en cada expediente. • Las condiciones físicas en las unidades de instalación son la Normalización de cajas de archivo para realizar transferencias. • Se debe realizar una descripción de la documentación. Normalización del modelo de impreso utilizado. • Se puede acompañar información complementaria que es toda aquella que ayude al archivo central a identificar y valorar las series documentales ingresadas. • El Ingreso de la documentación, es un procedimiento a seguir para el traslado y descarga de la documentación. ¿Qué datos deben constar en los documentos de entrega? • Archivo remitente: se debe consignar el nombre de la unidad administrativa u organismo que realiza la transferencia. Se especificarán siempre, las unidades de rango jerárquicamente superior de las cuales dependa.

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Organismo productor: cuando el organismo productor de la documentación no coincide con el que realiza la transferencia. • Tipo documental /serie documental: destinado a establecer el nombre de las series y previa identificación describir su contenido. • Función: campo de información destinado a identificar si las series documentales transferidas responden a funciones generales o específicas. • Número de orden: (de cada paquete, caja) destinado a consignar el número correlativo que le corresponde a cada unidad de instalación para su identificación, dentro de la transferencia. • Fechas extremas: destinado a poner la fecha o fechas extremas de cada uno de los expedientes incluidos en cada caja. • Contenido: en este campo se describe el contenido de las series. • Signatura del archivo remitente: solo completar con aquellas unidades administrativas que tengan un sistema organizado de archivo de depósito. • Fecha de caducidad administrativa: constar el plazo de prescripción de las series de acuerdo a la vida administrativa que les reconoce la legislación. ¿Qué datos deben ser completados por el archivo central? • N°. de registro general: debe ser independiente de cada año o bien correlativa a lo largo de todos los años. • Fecha de transferencia: es la fecha de entrada de la documentación en el archivo. • Código de clasificación: debe ser el mismo del establecido en el cuadro de clasificación. • Signatura: (del archivo central) numeración correlativa que se le asigna a cada caja o unidad de instalación en los depósitos del archivo central.

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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

¿Es importante la gestión documental? Es muy importante porque permite a la entidad controlar y centralizar la documentación recibida y producida, además de tener un acceso a la información de manera rápida, segura y oportuna lo que se verá reflejado en un servicio más eficiente y eficaz. La gestión documental se ha convertido en una herramienta indispensable en las entidades ya que permite almacenar y recuperar información de manera rápida y veraz, más aún si se cuenta con sistemas de información automatizados. En este sentido, la gestión documental de la información en los archivos debe estar encaminada a desarrollar proyectos de servicios de información, reutilización de la información, Open Data, Big Data, administración abierta, tanto en entornos administrativos y sobre documentación histórica. Consecuentemente, los gestores de archivos documentales deberán poseer capacidad para la innovación, la organización, la planificación, la comunicación, y el trabajo interdisciplinar, en equipo. Veamos más de estas competencias

Competencias básicas • Poseer y comprender conocimientos que aporten una base u oportunidad de ser originales en el desarrollo y/o aplicación de ideas, a menudo en un contexto de investigación. • Que sepan aplicar los conocimientos adquiridos y su capacidad de resolución de problemas en entornos nuevos o poco conocidos dentro de contextos más amplios (o multidisciplinares). • Que sean capaces de integrar conocimientos y enfrentarse a la complejidad de formular juicios a partir de una información que, siendo incompleta o limitada, incluya reflexiones sobre las responsabilidades sociales y éticas vinculadas a la aplicación de sus conocimientos y juicios. • Que sepan comunicar sus conocimientos a públicos especializados y no especializados de un modo claro y sin ambigüedades. • Que posean las habilidades que les permitan continuar aprendiendo de un modo autodirigido o autónomo. Competencias específicas • Aplicar las normas legales y estándares vinculados con la gestión de documentos y archivos en la elaboración de proyectos y su evaluación. • Desarrollar y aplicar políticas de información y de sus subsistemas (gestión documental, web, etc.). • Diseñar, implantar y administrar Sistemas de Gestión de Documentos. • Evaluar y seleccionar herramientas informáticas de gestión documental de archivos según su uso y necesidades. • Diseñar sistemas de análisis de riesgos y de preservación de documentos electrónicos. • Diseñar y administrar sistemas de información basados en Open Data y reutilización de la información. • Desarrollar acciones de marketing y comunicación en los servicios de gestión documental, archivo e información. • Integrar conocimientos y habilidades en el ejercicio práctico profesional y en la elaboración de un trabajo académico. Actividad. Desarrollemos un proyecto de interoperabilidad para intercambiar conocimientos entre organizaciones de información semejantes o afines (Antes denominadas “unidades de información”).

INSTRUMENTOS DE CONSULTA DE INFORMACIÓN

¿Qué son los instrumentos de identificación documental? Son los medios que posibilitan el acceso a los documentos y por ende a la información, Se hallan varios tipos de instrumentos que se utilizan dependiendo de las agrupaciones documentales y el grado de detalle en que son descritas. Se clasifican en:

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CATÁLOGO. Son instrumentos archivísticos de descripción que no reflejan la estructura orgánica por series que tenía el inventario y suele ser cronológico, geográfico o alfabético. Los documentos se relacionan pieza por pieza con información substancial exhaustiva, tanto los caracteres internos como los externos. Se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. El Catálogo de disposición documental es la herramienta clave para llevar a cabo la valoración de los documentos, pues contiene los plazos de conservación que afectan a cada una de las series durante su ciclo vital. Debe estar constituido como mínimo por una parte introductoria y la presentación en donde se expresarán los datos necesarios para identificar la entidad titular de la documentación, información acerca del proceso de creación del Catálogo indicando las reglas que han sido elaboradas por la comisión de valoración, la fecha y órgano de dirección que aprobó el Catálogo y breves instrucciones de utilización del mismo, en donde se incluya el significado de los códigos empleados, un glosario donde se recoja la terminología y la definición de los conceptos esenciales, si es necesaria una explicación más detallada se puede elaborar un manual para el usuario. ¿Cuáles son los instrumentos de descripción documental? •

GUÍA. Es un instrumento de descripción cuya finalidad es proporcionar información al usuario sobre la existencia y el emplazamiento de los archivos de las distintas instituciones y personas, y sobre el contenido global de sus secciones y series, indicando los servicios de la institución que los administra. Su finalidad es fomentar la investigación y dar a conocer las utilidades jurídicas y personales que los archivos tienen para la generalidad de los ciudadanos en el ejercicio de sus derechos. La más utilizada en un archivo histórico es La guía general o instrumento de consulta que da información de los fondos y colecciones que conserva la institución (ya sea ésta pública o privada) y de los fondos o colecciones que hayan adquirido o recibido como donación. Orienta de manera global y destaca lo más importante de un archivo, en ella se consignan los siguientes datos: -Nombre del Archivo -Signatura/código de referencia -Síntesis histórica del archivo. Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la institución, o sobre la vida y trabajo de la persona física generadora de la documentación, cuando se trate de un archivo privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la localidad en la que se encuentra el archivo. -Nombre completo. De los fondos y colecciones si es un archivo general. -Forma de ingreso. Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de bienes de patrimonio histórico (transferencia), depósito forzoso.

-Secciones y Series que integran el archivo. -Fechas extremas. -Volumen y soporte. En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros. -Organización y descripción. Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y porcentaje de la documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción: guía general o específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada. -Estado de conservación. Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños. -Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas). -Unidades de descripción relacionadas. Fuentes complementarias de información en el mismo archivo o en algún otro. -Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía). -Nombre de los participantes en la descripción. -Fecha de elaboración de la guía. -Horarios y condiciones de consulta del archivo. -Nombre y cargo del responsable del archivo (director, coordinador, jefe de departamento u otro). -Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo.

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INVENTARIO. Es una relación de las unidades archivísticas de un archivo, sección o serie, cuya finalidad esencial se resume en los siguientes puntos: Testimoniar documentalmente en cada momento la existencia o ausencia de una unidad del fondo. Facilitar el recuento reglamentario. Garantizar y asegurar la permanencia y recuperación fácil de la organización natural de los documentos ante el caso de un eventual desorden. Facilitar la búsqueda de un documento con eficacia mediante la localización de una signatura topográfica reflejada en él. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Los asientos del inventario recogen la signatura de la unidad de instalación, el nombre de la serie y las fechas que comprende. Debe completarse con los índices correspondientes. En síntesis, aunque depende de las necesidades propias de cada archivo, los campos más comunes que forman la base de datos de inventario son: o Fondo o Código de clasificación-nivel de clasificación o Fechas extremas, nombre de la serie o Tipo documental o Descripción o Signatura. • ÍNDICE. Es un auxiliar de descripción de archivos que define los documentos mediante conceptos y palabras concisas y sueltas que especifican personas, lugares, temas y materias formado por encabezamientos onomásticos (listados de nombres de personas naturales o jurídicas), toponímicos (listados de nombres de sitios o lugares), cronológicos (listados consecutivo de fechas) y temáticos (listas de materias o tesauros) contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción. Contienen datos concretos de los documentos que permiten acceder de forma orientada y controlada a la información. El índice es un complemento que acompaña a las guías, inventarios y catálogos, par a facilitar la búsqueda de la información necesaria en el momento de la localización física de la documentación.

• TESAURO ARCHIVÍSTICO. Tesauro, es un lenguaje documental controlado o instrumento terminológico que permite la recuperación de la información, al posibilitar que los significantes utilizados en la búsqueda coincidan con los que representan a ese concepto ya indizado y almacenado. El diccionario sirve para definir términos. Los tesauros están formados por palabras relacionadas entre sí. El tesauro se compone de Descriptores y No Descriptores. Los descriptores son términos elegidos para representar conceptos: temáticos, geográficos, cronológicos, onomásticos. Los no descriptores son sinónimos o cuasi-sinónimos documentales de los descriptores y su presencia en el tesauro sirve para facilitar el acceso al usuario. Los descriptores pueden estar conformados por 1, 2 hasta 3 palabras claves. Contar con un tesauro, es recoger experiencias desarrolladas en el ámbito de las Ciencias de la Información, para incorporarlas a la archivística y convertirla en un instrumento, como parte de la exigencia del uso de las nuevas tecnologías. La norma ISO 2788 Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües, los define desde dos puntos de vista: a) Según su función un tesauro es un instrumento de control de la terminología que se utiliza mediante la transposición del lenguaje natural (utilizado por los usuarios, indizadores y en los documentos) a un lenguaje más estricto como es el documental y b) Según su estructura es un vocabulario controlado y dinámico de términos con relaciones semánticas entre ellos y que se aplican a campos temáticos particulares del conocimiento". La estructura del tesauro, debe considerar las siguientes relaciones: Relación jerárquica, representado por: Términos generales (TG). Términos específicos (TE). Relaciones asociativas, representados por los términos relacionados entre familias o grupos afines (TR). Relaciones de equivalencia, términos preferentes entre varios sinónimos, homónimos (USE). Términos equivalentes no preferentes (UP). Nota de aplicación utilizada para precisar el uso de un término o desglosa su definición (NA) ¿Cómo se clasifican los tesauros? -TESAURO MONOLINGUE: es el que contiene términos o descriptores en una lengua. -TESAURO MULTILINGUE: contiene descriptores en más de una lengua. -MICROTESAURO: se refiere a una sola disciplina. Por ejemplo: Tesauro de Archivística. -MACROTESAURO: son aquellos que se ocupan e interrelacionan varias disciplinas cercanas, en Archivología, es así que podríamos elaborar un macrotesauro relacionando por ejemplo: Administración, Historia, Paleografía, Grafística, es decir todas aquellas disciplinas que se incorporan en la rama Archivística dentro de un ámbito transdisciplinar.

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¿Cuáles son los instrumentos de valoración? Registro general de entrada de fondos y/o documentos. Instrumento de control que contiene los asientos de los ingresos de fondos que sirven de prueba legal de su entrada en un archivo Registro general de salida de fondos y/o documentos. Instrumento de control que contiene los asientos de las bajas temporales o definitivas de fondos que sirve de prueba legal de su salida de un archivo. Existe un registro de salidas temporales para préstamos y exposiciones. Relación de eliminación. Lista de documentos propuestos para su eliminación previa autorización. Relación de entrega. Lista de las fracciones cronológicas de las series documentales que se transfieren y que acompaña a éstas en los traslados reglamentarios. Testigo. Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida.

DETERMINEMOS IDEAS

¿Cuáles son los instrumentos de difusión? • CENSO DE ARCHIVOS. Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio documental, y sobre su accesibilidad. • DIRECTORIOS DE ARCHIVOS. Se puede definir como una lista de personas o de organizaciones ordenadas alfabética o sistemáticamente, proporcionando direcciones, cargos, funciones y datos similares, de tal manera que permite al investigador localizar, identificar y obtener informaciones acerca de las personas u organismos existentes en una industria, mercado, grupo, sector de actividad o disciplina determinada.1También, se puede definir como un conjunto de datos que afectan: la identificación, localización física o virtual, contenido de cada uno de los archivos y la referencia al responsable del centro. Un Directorio ofrece una información somera en forma de ficha, en la que el ciudadano puede consultar los datos de contacto del archivo que busca, su horario de apertura y los requisitos para el acceso2. En el tema de la difusión se debe mencionar el Servicio Archivístico, ya que el derecho de libre acceso a los archivos de las administraciones públicas puede ser universal, libre y público, no solo a los documentos históricos, sino incluso a los documentos más recientes o administrativos, salvaguardando entre otros el derecho de intimidad, honor y propia imagen de las personas, la seguridad del Estado y la averiguación de los delitos. ¿Cuáles son las clases de directorios de archivos? Cada vez son más las bibliotecas y archivos de todo el mundo que vuelcan sus catálogos y sus fondos a Internet de forma gratuita. Es por ello por lo que contar con un buen directorio de archivos y bibliotecas facilita el acceso rápido a sus fondos. Entre los directorios que nos pueden ser útiles destacamos los siguientes: 1. Directorio Web de Archivos Iberoamericanos Este Directorio Web de Archivos permite consultar de manera rápida y sencilla un amplio listado de aquellos archivos iberoamericanos que disponen de una página web- propia o alojada en otra institución- en la que ofrezcan información relacionada con sus fondos y/o con los servicios que presta el archivo. Los archivos históricos de cada país están organizados por categorías según su dependencia administrativa o la composición de sus fondos. Directorio de Archivos de la República de Argentina Directorio de Archivos de la República de Bolivia Directorio de Archivos de la República Federativa de Brasil Directorio de Archivos de la República de Chile 1

Directorios - OCW de la USAL. Disponible en: http://www. ocw.usal.es/ciencias-sociales-1/fuentes-de-informacion/.../11.pdf (Consultado el 01/06/2011) 2 Ibídem.

Directorio de Archivos de la República de Colombia Directorio de Archivos de la República de Costa Rica Directorio de Archivos de la República de Cuba Directorio de Archivos de la República del Ecuador Directorio de Archivos de la República de El Salvador Directorio de Archivos de la República de Guatemala Directorio de Archivos de la República de Honduras Directorio de Archivos de los Estados Unidos de México Directorio de Archivos de la República de Nicaragua Directorio de Archivos de la República de Panamá Directorio de Archivos de la República del Paraguay Directorio de Archivos de la República del Perú Directorio de Archivos de Puerto Rico Directorio de Archivos de la República Dominicana Directorio de Archivos de la República del Uruguay Se elige esta opción cuando se desea comenzar la búsqueda por uno o varios centros institucionales custodios de documentación. Primeramente, se puede restringir el universo de búsqueda bien a los archivos españoles, bien a los de Iberoamérica, o entrar en el directorio completo ("todos los archivos"). Cualquiera de estas entradas conducirá a una pantalla en la que se podrá realizar una selección por el nombre y tipo de la institución, así como por criterios geográficos. Una vez realizada la búsqueda, de cada institución se ofrece: Datos, que permiten localizar y contactar con el centro (dirección postal, telefónica, correo electrónico, página web, nombre del responsable). Condiciones y horarios de acceso. Año de fundación e historia del archivo. Referencia bibliográfica de su guía. Por otra parte, dos botones ubicados en la zona inferior de la pantalla permiten ampliar la información: El botón "Cuadro de organización" ofrece la relación de los fondos documentales que se custodian en el centro seleccionado, con la posibilidad de acceder a la información de cada uno de ellos. El botón "Localización de fondos" permite realizar búsquedas específicas de documentación existente en la institución seleccionada. Esta opción ha de elegirse cuando se desee información de una determinada documentación. La pantalla de búsqueda permite hacer la selección por el nombre del centro archivístico que alberga la documentación, por el título y fechas de la misma, así como por cualquier otro criterio a través de la búsqueda libre. Realizada la búsqueda, de cada unidad descrita se ofrece: Volumen y fechas de la documentación. 44

Su contenido y organización. Información sobre el contexto en que se ha generado esa documentación. Datos sobre otra documentación asociada. Por otra parte, cuatro botones ubicados en la zona inferior de la pantalla permiten ampliar la información: El botón "Cuadro de organización" ofrece la relación de todos los fondos documentales que existen en el centro que alberga la documentación seleccionada, con la posibilidad de acceder a la información de cada uno de ellos. El botón "Cuadro de clasificación" permite visualizar la unidad descrita en el contexto de la descripción multinivel, hasta el nivel de fondo. El botón "Archivo" proporciona la información de la institución que custodia la documentación seleccionada. El botón "Localización de fondos" permite realizar una nueva búsqueda, restringida en este caso al archivo que custodia la documentación que se visualiza. 2. Archiespa: Archivos de España. Es un Directorio de archivos de España, enlaces e información sobre archivos y recursos archivísticos en España. Los archivos están ordenados por tipos de archivo. Documentos, organismos oficiales y servicios, textos, directorios. Con la colaboración del Archivo General de la Universidad Carlos III de Madrid. Entre los directorios españoles cabe destacar el Instituto de historia y cultura militar, que contiene información sobre los principales archivos, bibliotecas y museos militares españoles, y el Directorio de Bibliotecas y hemerotecas españolas (DIBI), con las descripciones de las bibliotecas y de los centros de documentación españoles en cualquier país. El portal de archivos de la UNESCO nos da acceso a cerca de 500 archivos de todo el mundo. DETERMINEMOS IDEAS

Actividad. Realicemos la actualización, publicación, difusión y seguimiento de los instrumentos archivísticos en una organización pública o privada.

Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G) Es una Norma Internacional General o herramienta de gestión muy valiosa para los archivos, brinda especificaciones elementales para la elaboración de descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e internacional, que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o soporte físico. Este conjunto de reglas generales es parte de un proceso que busca facilitar la integración de las descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. Su intención es servir a la elaboración de una primera aproximación a los fondos, en una visión sintética de conjunto. La norma tiene una aplicación preferente sobre conjuntos documentales cerrados, organizados e inactivos, su utilidad para los archivos administrativos es cuestionable, aunque no puede descartarse. Debemos pensar que es una norma que pretende ser un punto de partida. ¿Qué dicen sus antecedentes? 1988, Ottawa: Se forma un grupo de trabajo para concretar el proyecto de normalización internacional de la descripción archivística. 1990, Alemania: Se realiza un análisis comparativo de tres estándares nacionales que se desarrollan en los años ochentas 1992, Madrid: Se decide ponerlo en circulación para su comentario por la comunidad archivística internacional, distribuyéndolo como ponencia en el XII Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Montreal. 1993: Se examina y revisa nuevamente el texto de la norma, para publicarla este año con apoyo financiero de la UNESCO. 1999, Estocolmo: El comité sobre normas de descripción aprueba la segunda edición de la norma ISAD (G), tras cinco años de prueba y recogida de propuestas y sugerencias. Sistema de Descripción Documental (SDD) Está basado en la ISAD(G), en estándares nacionales e internacionales, cumple con las finalidades previstas por la ISAD(G). Permite obtener reportes para los lineamientos para la organización, descripción y conservación de los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. ¿Cuáles son sus Finalidades? Identificar y explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo. Establecer un proceso que permita tener los controles intelectuales necesarios. Contar con descripciones fiables, auténticas, significativas, accesibles y que se mantengan a través del tiempo. ¿Cuál es la Estructura de la norma ISAD (G)? La norma determina la representación de la información mediante 26 elementos que pueden ser combinados para constituir la

descripción de una entidad archivística. Estos elementos se hallan agrupados en siete áreas de información descriptiva, como vemos en el siguiente cuadro:

¿Cuáles son sus Niveles de descripción? La variabilidad con respecto a los niveles de descripción se halla solventada mediante la utilización de las denominadas reglas de descripción multinivel. La descripción multinivel implica que si se va a describir el fondo como un todo debería representarse en una sola descripción, usando los elementos adecuados de descripción. Si fuera necesario describir las partes, éstas pueden describirse, también, separadamente usando los elementos necesarios. La suma total de todas las descripciones así obtenidas, estructuradas jerárquicamente, representa el fondo y aquellas partes que fueron descritas.

¿Qué elementos se deben incluir en una descripción? Cantidad y calidad. El número de elementos que debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción. En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos contemplados en estas reglas generales, aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos. Intercambio de información. Las posibilidades para el intercambio internacional de información descriptiva están contempladas en la propia norma, ya que, de los elementos disponibles, sólo pocos son considerados esenciales para dicho intercambio. Puntos de acceso. Los puntos de acceso se basan en los elementos de descripción. A fin de asegurar el valor de los puntos se lleva a cabo un control de autoridades para el cual se ha desarrollado la norma ISAAR(CPF). Esta norma permite contar no sólo con la forma normalizada del nombre del productor, sino también con la completa descripción de los atributos de dicho productor. Código de referencia. Objetivo: identificar de un modo único la unidad de descripción y establecer el vínculo con la descripción que la representa. ¿Cuáles son sus reglas de descripción multinivel? Descripción de lo general a lo particular Representar las descripciones resultantes en una relación jerárquica de la parte al todo, que va del nivel más amplio al más específico. Es decir: En el nivel de fondo: proporcionar información sobre éste como un todo. En los niveles siguientes: proporcionar información de las partes que se están describiendo. Información pertinente para el nivel de descripción Proporcionar sólo aquella información adecuada al nivel que se está describiendo. Ejemplo: No dar información detallada del contenido de los expedientes si la unidad de descripción es un fondo. Vinculación de los descriptores Vincular cada descripción con la unidad de descripción inmediatamente superior, si es posible, e identificar el nivel de descripción. No repetición de información Incluir la información común a todas las partes en el nivel más alto que sea adecuado. No repetir en un nivel más bajo de descripción la información que se haya dado en un nivel más alto.

ACTIVIDADES Visitemos el Archivo de La Paz para conocer sus Instrumentos de Descripción y de Difusión, después presentemos un informe.

VISITEMOS EL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA PAZ INTRODUCCIÓN El Archivo de La Paz dispone hoy de dos ventajas: la experiencia del trabajo realizado en 50 años de trabajo, y el privilegio de haber contado en la gestión 2005-2008 con el decidido apoyo de un equipo de docentes y más de 100 estudiantes entre pasantes e integrantes del equipo del Proyecto de Digitalización en sus tres áreas: Conservación-Restauración; Digitalización y Etiquetación.3 Si uno de sus objetivos es promover el acceso cumpliendo así la principal función del archivero 4 los medios y las maneras para lograr este objetivo se encuentran indudablemente en los instrumentos de descripción (La descripción es el medio más utilizado por el archivero para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados en ella. La descripción persigue dos objetivos: dar información a los demás y facilitar el control al archivero)5 En este sentido, se cuenta con un primer instrumento importante para los/las usuarios una Guía del Archivo que utiliza los campos más importantes de las normas internacionales ISAD (G) (General International Standard Archival Description) es una guía general que sirve para orientar descripciones archivísticas, su finalidad es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo6. Esta guía se realizó en base a la muy importante guía somera de los Fondos realizada por Pilar Mendieta, que tuvo el gran mérito de proporcionar un panorama de todos los fondos del Archivo de La Paz y al Censo

Barragán, Rossana (2008). Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. Facultad de Humanidades. Carrera de historia. 4 Porque la tarea principal del archivero consiste en elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que sea aplicado tanto en los archivos de gestión u oficina como en el archivo definitivo, y controlar su seguimiento y actualización. Maneja, además, los instrumentos de descripción necesarios para facilitar la búsqueda y recuperación de documentación por parte de los usuarios que tienen acceso al archivo como ser: guías, inventario, índices y catálogos. 5 Heredia, Antonia (1991) Archivística general, teoría y práctica. Sevilla, Diputación provincial. 6 Cuba Quispe, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos II. Milenium. La Paz, Bolivia. Pg.95 49

del Archivo de La Paz realizado en el marco del Censo de Archivos Iberoamericanos 7 realizado el año 2003- 2004 en la gestión de Ximena Medinaceli y Eugenia Bridikhina8que además, les sirve como instrumento de difusión de sus fondos documentales. Posteriormente, y gracias al trabajo realizado por los/las estudiantes y docentes, se trabajó la Guía del 2008 que tiene el mérito de incluir la historia archivística de cada fondo, colección y serie, así como los instrumentos de descripción que existen proporcionando al lector y usuario/a toda la información para la búsqueda y consulta en base a las normas estandarizadas vigentes.9 I. PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL El Archivo10 de La Paz es una Institución de servicio público e investigación que busca la excelencia y calidad para mejorar los servicios que presta, dando a conocer los fondos documentales que resguarda, así como las actividades realizadas en el campo de la Archivística 11 y de la investigación histórica. Según el reglamento interno del Archivo de La Paz sus objetivos son recuperar, conservar, organizar y describir los documentos generados en entidades públicas, privadas y de la propia administración universitaria, para facilitar su utilización por parte de los investigadores, así como para la consulta y certificación sobre diversos asuntos de la ciudadanía en general. El Archivo de La Paz constituye también un taller práctico fundamental en la formación de investigadores, historiadores y archivistas. Los/las docentes y los/las estudiantes de la Carrera de Historia, al mismo tiempo que prestan servicios a la ciudadanía, actualizan constantemente sus conocimientos en diversos aspectos de la historia boliviana y se enfrentan al reto de investigar para cumplir adecuadamente el ordenamiento, clasificación

Instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental y sobre su accesibilidad. Disponible en URL: http://www.slideshare.net/.../el-censo-gua-de-archivos-paraIberoamérica 8 Barragán, Rossana (2008). Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. Facultad de Humanidades. Carrera de historia. 9 Ibídem. 10 La palabra archivo se usa para referirse al fondo documental en sí, es decir, es el lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos. 11 La archivística, es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. 50

y descripción archivística. Actualmente cuenta también con una pequeña biblioteca especializada, en historia boliviana y en temas relacionados. 1.1. Reseña histórica12 El Archivo de La Paz fue fundado el año 1971 por Alberto Crespo Rodas. Su creación derivó de una circunstancia de emergencia, en momentos en que la Corte Superior del Distrito Judicial de La Paz había dispuesto vender, a una fábrica de papel, su riquísima documentación compuesta por juicios abarcando tres siglos de historia. Por iniciativa del profesor Alberto Crespo, la Universidad no sólo detuvo ese intento, sino que gestionó el traspaso de este fondo a sus dependencias en el barrio de Cota Cota. Asimismo, durante la administración del rector de la UMSA, Luis Felipe Hartman, el 15 de junio de 1971, el presidente de la República, general Juan José Torres, emitió el Decreto Supremo que legalizó la existencia y funcionamiento del Archivo de La Paz, así como la entrega de los documentos de la Corte Superior de La Paz. En la organización interna de la UMSA, el Archivo fue puesto bajo la dependencia de la carrera de Historia de la Facultad de Humanidades. La creación del Archivo, por otra parte, le permitió a Alberto Crespo reactivar el Instituto de Investigaciones Históricas, haciendo que el Archivo dependa de él. A partir de entonces, la Universidad Mayor de San Andrés quedó facultada –por el D.S. 09777 del 9 de julio de 1971– para concentrar, preservar, organizar y hacer accesible la documentación generada a nivel departamental y nacional. En síntesis, con el eficaz concurso de las autoridades universitarias, en la gestión rectoral de Luis Felipe Hartmann y en la gestión vicerrectoral de Rolando Costa Arduz, contando con el decidido apoyo de Arturo Orías, los profesores Alberto Crespo R., Jorge Ovando S., María Eugenia del Valle de Siles, Teodosio Imaña y los empleados del archivo, lograron transferir a la UMSA valiosos fondos documentales o “conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente y/o acumulados y utilizados por una persona física, familia o entidad en el transcurso de sus actividades y funciones como productor”13 . 1.2. La infraestructura14 El Archivo de La Paz estuvo inicialmente en un galpón del Instituto de Hidráulica de Cota Cota. En agosto de 1975 se trasladó al local de lo que era entonces el Seguro Social Universitario, en la Casa Montes. 12

Barragán, Rossana (2008). Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. Facultad de Humanidades. Carrera de historia. 13 Cuba Quispe, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos II. Milenium. La Paz, Bolivia. Pg. 106 14 Barragán, Rossana (2008). Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. Facultad de Humanidades. Carrera de historia. 51

Años después, Fernando Cajías impulsó la construcción de un depósito de alrededor de 100 metros cuadrados que tomó casi cinco años. Hasta 1990 el Archivo ocupó toda la planta baja de la Casa Montes. En 1995, el Decano Guillermo Mariaca logró un financiamiento para edificar el nuevo Archivo de La Paz. Como no se logró todo el dinero, la Universidad puso como condición para invertir el que se destinasen también aulas a la Facultad de Humanidades. De ahí que el Archivo de La Paz tuvo que ceder y quedarse solo con 2 pisos. En aquel año se restauró también la casa Montes que tiene el estilo del Beaux Arts francés. Se logró también conseguir un financiamiento de la Universidad de Harvard para equipar todo el Archivo. En la gestión de Ximena Medinaceli finalmente, se logró el Fondo ADAI (Programa de Desarrollo de Archivos Iberoamericanos) de Madrid-España, que ayudó enormemente al ordenamiento de varios Fondos Documentales del Archivo de La Paz, especialmente el gran Fondo de la Prefectura. En la actualidad, el espacio para el repositorio ha quedado absolutamente insuficiente. Están en el límite de la capacidad de almacenamiento por lo que se hace necesario pensar en una política continua que busque modalidades y alternativas para que el Archivo pueda tener más espacio. 1.3. Finalidades, misión y visión del archivo de la paz 1.3.1. Finalidades del ALP son15: • Recuperar la documentación del departamento para su custodia y conservación como parte de los bienes culturales del Departamento de La Paz que a su vez forma parte del Patrimonio Documental de la Nación (Documentos con una antigüedad superior a los 40 años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.)16 • Recibir donaciones de documentos históricos (normalmente de por lo menos 30 años de antigüedad) textuales, audiovisuales y fotográficos, tanto de personas particulares como de entidades públicas y privadas;

Estas finalidades se basan en el Reglamento Interno del Archivo de La Paz y en la información que fue preparada para la página WEB en la gestión de Ximena Medinaceli. Es importante precisar que el primer reglamento del Archivo de La Paz se remonta a 1982. Años después, en 1988, Florencia Ballivián de Romero envió al Consejo de Carrera el Reglamento para su consideración. En 1991, por Acta de la Asamblea Docente Estudiantil realizada el 26 de Julio de 1991, cuando el Lic. Leonardo Soruco estaba como Jefe de Carrera se discutió y aprobó el Reglamento que había sido trabajado por el Archivo en la gestión interina de María Luisa Soux. Posteriormente se tiene una nueva versión que se ha ido utilizando pero no hay información sobre cuándo se rehízo y aprobó. Esta nueva versión está vigente desde la gestión de Laura Escobari (1994) y hay documentación al respecto del año 2001 (Ver ALP AA Tomo XVI: 369). 16 Cuba Quispe, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos II. Milenium. La Paz, Bolivia. Pg. 311 52

• Estudiar la situación de la documentación dispersa en las reparticiones del Estado con sede en La Paz y en las provincias paceñas. • Solicitar a los archivos de las entidades públicas y privadas el cumplimiento de los plazos de entrega de la documentación histórica correspondiente al departamento de La Paz. • Participar eficiente y eficazmente en la capacitación práctica de estudiantes y profesionales archivistas realizando también diversos cursos de archivística. • Clasificar, ordenar y describir los fondos que alberga para un mejor servicio al público usuario y la ciudadanía en general, así como para la propia investigación. • Mejorar la biblioteca especializada y el servicio a los/las estudiantes de la Carrera de Historia, de la Facultad de Humanidades y Ciencias de la Educación y a estudiantes de ramas afines. 1.3.2. Misión La misión del Archivo de La Paz es, conservar fondos documentales de instituciones públicas y privadas y de familias del departamento de La Paz, por una parte, y de la Universidad Mayor de San Andrés, por otra, contribuyendo así a preservar y conservar la Memoria Histórica y Cultural de la Nación; prestar servicios al público en general y a los/las ciudadan@s sobre la documentación que alberga investigando y difundiendo, al mismo tiempo, el contenido del patrimonio que conserva. También impulsa la formación de profesionales archivistas, historiadores e investigadores. 1.3.3. Visión El Archivo de La Paz es el Archivo Histórico e intermedio del departamento de La Paz y el Archivo de la Facultad de Humanidades y de la Universidad Mayor de San Andrés. Busca la excelencia y calidad para mejorar los servicios que presta, dando a conocer las actividades realizadas en el campo de la archivística y de la investigación histórica. II. INFORMACION GENERAL 2.1. Ubicación. El Archivo de La Paz se encuentra en la Av. 6 de agosto 2080, casi esq. Aspiazu, en la Casa Montes, Planta Baja, 2da. Puerta a la izquierda. 2.2. Horario de atención Lunes a viernes de: 9:00 a 12: 30 a.m. y de 15: 00 a 19: 00 Hrs. 2.3. Servicios. El Archivo de La Paz presta servicio en sala a estudiantes universitarios/as, usuarios/as y ciudadanos en general sobre los fondos documentales que alberga. Cuenta también con una biblioteca que ofrece sus recursos a estudiantes y público en general. En ambos casos el acceso y consulta en sala es libre e irrestricto. 2.4. Consulta de la biblioteca La Biblioteca está abierta al público en general. La consulta en sala se realiza bajo presentación de un documento de identidad original (matrícula de estudiante, carnet de identidad, pasaporte, etc., en vigencia). El préstamo a domicilio se realiza de manera exclusiva a docentes y estudiantes de la Carrera de Historia.

2.4.1. Consulta de los recursos documentales del Archivo de La Paz Hasta hace algunos años, la consulta estaba restringida a investigadores. Sin embargo, consideraron la importancia de extender la consulta para estudiantes, investigadores y ciudadanía en general. Para las condiciones de acceso a la documentación, cuentan con un Reglamento para la Consulta de Recursos Documentales. 2.4.2. Servicio de la documentación con fines legales El Archivo de La Paz presta servicio a la ciudadanía en general y permite el fotocopiado de documentos originales en temas relacionados a certificados de Tierra, Herencias, juicios pasados, etc., debiéndose cancelar el valor de las fotocopias. El servicio de atención es gratuito y es obligación de los/las docentes investigadores/as atender a los comunarios y a la ciudadanía. Los/las Docentes atienden y buscan la documentación requerida. Para el caso de los Juicios de la Corte Superior de Distrito, son los/las ciudadanos que deben buscar el documento en las cajas que le sean entregadas. 2.4.3. Servicio de fotocopias El Archivo de La Paz dispone de 2 fotocopiadoras con dos tipos de calidades, por lo que ofrece dos precios distinguiendo además entre estudiantes, usuarios nacionales y usuarios internacionales. 2.4.4. Fotografías, Planos y Mapas El Archivo de La Paz resguarda una importante colección de fotografías, planos y mapas cuya consulta es libre pero cuya reproducción preserva para evitar su copiado irrestricto. Se autoriza la reproducción de fotografías, planos y mapas a entregarse en formato digital. Los recursos que se recaudan permiten al Archivo enfrentar la situación de precariedad económica que tiene. 2.4.5. Visita a las instalaciones del ALP Se ofrecen visitas guiadas al Archivo para estudiantes universitarios, instituciones y estudiantes de colegio. Para ello se debe solicitar la visita por escrito con cierta anticipación. El número mínimo para solicitar una visita es de 6 personas y 20 como máximo. Para solicitar estas visitas guiadas se debe enviar una carta a la Dirección con una semana de anticipación. No se permiten sacar fotos de los depósitos del Archivo, salvo en casos excepcionales con buen fundamento y autorización de la Dirección. 2.4.6. Eventos Culturales. En la pequeña sala de biblioteca del ALP se llevan a cabo seminarios, conferencias y charlas de usuarios/as y archivistas, así como otros eventos relacionados con la labor de historiadores y de archivistas. La solicitud de la sala debe realizarse con anticipación de por lo menos 48 horas. 2.5. Venta de publicaciones El Archivo de La Paz ofrece en venta publicaciones que dejan los autores. En todos los casos se sube el costo un 12% cuando el precio es superior a los 30 Bs. y el 15% cuando es inferior a 30 Bs.

III. INSTRUMENTOS DE CONSULTA17 El Archivo de La Paz tiene como política democratizar la información y ello sólo se puede lograr garantizando que todos y todas tengan acceso a la documentación que frecuentemente se convierte en privilegio y secreto de determinadas personas. Por ello se preparó la GUÍA DEL ARCHIVO DE LA PAZ y más de 60 INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS que TIENEN SU VERSIÓN EN FORMATO ELECTRÓNICO Y EN EL PROGRAMA SISDA de Archivos. Cuenta con fondos de: Recursos Documentales Coloniales y Recursos Documentales Republicanos. 3.1. La ISAD (G) como base de los instrumentos de descripción. La normalización y estandarización no es un fin en sí mismo sino un instrumento para tener mayor eficacia que significa cumplir los tres objetivos clásicos de un archivo: recoger, organizar y difundir. En un mundo interconectado y globalizado se ha hecho necesario, más que antes, normalizar las descripciones. Ese ha sido el objetivo de la ISAD-G, norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA). En la reunión de consulta sobre la aplicación de la ISAD-G en Cochabamba el año 2004, se constató precisamente la necesidad de descripciones estandarizadas en Bolivia18 La norma ISAD (G) permite realizar una descripción multinivel desde el Archivo, los fondos, secciones o series, hasta la unidad documental simple con 7 áreas: 1. El Área de Identificación 2. El Área de Contexto 3. El Área de Contenido y Estructura 4. El Área de Acceso y Utilización 5. El Área de Materiales Relacionados 6. El Área de Notas 7. El Área de Control de la Descripción19 De estas áreas se tuvo que privilegiar algunas para tener un mayor número de instrumentos de descripción de fondos, subfondos, series y colecciones. Desde esta perspectiva, en los instrumentos de descripción, en el Área de Identificación, se tienen los siguientes datos20: • Código de Referencia: Bajo el término Código o Signatura • Título 17

Archivo La Paz FHCE UMSA. Disponible URL: http//:www.fhce.umsa.bo/fhce/app;jsessionid...?Consultado: 4/06/2011 18 Archivo Histórico Municipal de Cochabamba “José Macedonio Urquidi”, Biblioteca y Archivo Histórico del Congreso Nacional y Departamento de Correspondencia y Archivo del Banco Central De Bolivia, 2004. Reunión de consulta sobre la aplicación de la norma internacional general de descripción archivística. Documento de conclusiones y recomendaciones. En Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. 19 Cuba Quispe, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos II. Milenium. La Paz, Bolivia. Pg. 97 20 Barragán, Rossana (2008). Guía de Archivo y Biblioteca de La Paz. Facultad de Humanidades. Carrera de historia.

• Fechas • Signatura • Entrada descriptiva: Tipología, Autor, destinatario • Fechas Extremas Estos datos son importantes por cuanto permiten la identificación básica y la indización, es decir la eficiencia en la búsqueda de la información. 3.2. Instrumentos de descripción computarizados. Esto implica que, en lugar de fichas, se deben utilizar computadoras y bases de datos. Esto sucede desde el 2008 mediante el programa y el formato EXCEL que tiene una gran versatilidad para su migración a otras bases de datos y porque es accesible y simple. Gracias al esfuerzo sostenido en los tres años, se logró tener nuevos e importantes instrumentos de descripción. Importantes subfondos y extensas series que no habían sido trabajadas con anterioridad tienen hoy inventarios como el de Identificación o Dirección General de Policía y catálogos como de la Corte Superior de Distrito, etc. Se tienen entonces alrededor de 20 inventarios y/o catálogos de fondos, subfondos, series y colecciones que por primera vez tienen sus respectivos instrumentos de descripción.21 3.3. Guía del Archivo de La Paz Recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios22.En ella se consignan los siguientes datos: Nombre del Archivo Signatura/código de referencia Síntesis histórica del archivo. Consignar datos acerca del origen, desarrollo y trabajo de la institución, o sobre la vida y trabajo de la persona física generadora de la documentación, cuando se trate de un archivo privado, aquí se anotan, también, los datos generales de la localidad en la que se encuentra el archivo. Nombre completo. De los fondos y colecciones si es un archivo general. Forma de ingreso. Compra, donación, expropiación, depósito o comodato, entrega de bienes de patrimonio histórico (transferencia), depósito forzoso. Secciones y Series que integran el archivo. Fechas extremas.

Ibídem

Cuba, Simón (2011). Manual de gestión documental y administración de archivos I. La Paz: Universidad Internacional de Andalucía, Sede Iberoamericana Santa María de la Rábida. Pg. 306 56

Volumen y soporte. En cajas o metros lineales. Diapositivas, microfilmes, videos, expedientes de papel, fotografías, películas u otros. Organización y descripción. Si cuenta con cuadro de clasificación, el tipo de ordenación y porcentaje de la documentación organizada y descrita, anotando el nivel de descripción: guía general o específica, inventario, catálogo, impresa, en base de datos, publicada. Estado de conservación. Bueno, regular, malo, se pueden consignar los daños. Restricciones de consulta (si las tiene, especificar las causas). Unidades de descripción relacionadas. Fuentes complementarias de información en el mismo archivo o en algún otro. Normas y reglas (utilizadas en la elaboración de la guía). Nombre de los participantes en la descripción. Fecha de elaboración de la guía. Horarios y condiciones de consulta del archivo. Nombre y cargo del responsable del archivo (director, coordinador, jefe de departamento u otro). Domicilio, teléfono, fax, correo electrónico, página web del archivo. La guía del Archivo es producto de varias gestiones e innumerables docentesinvestigadores y estudiantes de la Carrera de Historia y de manera particular a todos/todas los/las estudiantes de la gestión 2005-2008. 3.4. Inventarios y Catálogos en base a la norma ISAD (G) El INVENTARIO es un instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo. En este caso los campos utilizados que forman parte de la base de datos son: Fondo Código de clasificación-nivel de clasificación Fechas extremas, nombre de la serie Tipo documental Descripción Signatura. EL CATÁLOGO de disposición documental es la herramienta clave, al igual que los inventarios recogen algunas áreas de la ISAD (G), norma elaborada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) implica homogeneizar criterios y lenguaje entre todos los archivos del mundo. 3.5. Desarrollo de una Matriz de Datos con las Áreas de la ISAD (G) El Archivo de La Paz ha desarrollado también entre el 2005 y el 2009 una matriz y formulario con las diferentes Áreas de la ISAD-G y cada una de ellas contiene uno o más campos. Esta Matriz o Formulario es muy versátil y permite adecuar los campos al Fondo, Sub-Fondo, Serie o Unidad descrita, de tal manera que pueden aumentarse o eliminarse campos.

IV. TIPOS DE SOPORTES DOCUMENTALES23 En esta institución, además de los archivos en papel, podemos encontrar archivos visuales (fotografías) audiovisuales (videos), informáticos y de audio o sonoros (casetes). En este sentido el Archivo de La Paz cuenta con documentos en diferentes soportes, por ejemplo: 4.1. Archivo fotográfico24 Con la digitalización de más de 60 mil fotografías de su Colección Histórica y del archivo del periódico Última Hora que ha sido donado a la institución. Gran parte de ellos se desarrollaron para organizar fotografías de manera atractiva, permitiendo también su edición e incluso la generación de videos. El Programa SISDDAF (Sistema de Descripción y Digitalización de Archivos Fotográficos) responde a esta necesidad, porque cubre los requerimientos de cuatro distintos usuarios con necesidades específicas y no siempre coincidentes: los administradores, los descriptores, los digitalizadores y el público usuario. 4.2. Archivo de audio Conferencias. El interés de historiadores, antropólogos, arqueólogos, etnohistoriadores, lingüistas, sobre el Mundo Andino desde la década de los 60s ha contribuido a la formación de esta serie. Por consiguiente, ha dado lugar al surgimiento de andinistas y bolivianistas en Europa, Norteamérica y Latino América. El resultado de este interés fue el boom de las investigaciones multidisciplinarias en historia prehispánica, colonial y republicana de los Andes del norte, centro y sur. Seminarios. En estos casetes se grabaron Seminarios en temas específicos sobre Historia de Bolivia por extranjeros y bolivianos. Un Seminario relevante fue "Seminario James Malloy. La revolución del 52 en Bolivia” Mesas redondas. Estos casetes registran discusiones y últimas líneas de investigación de especialistas sobre la Revolución del 16 de julio de 1809 Debates históricos. Esta serie está constituida por debates sobre temas específicos de historia boliviana, tal es el caso de "La Mesa coja, 1997". Finalmente, para realizar la organización de cualquier archivo, hay que tener en cuenta la multiplicidad de soportes en los que se encuentra la información, pues dependiendo de estas características, se realizará la organización y se podrán realizar acciones necesarias para la conservación de nuestra memoria. V. FONDOS DOCUMENTALES. Los fondos documentales están clasificados en dos grandes periodos: el Colonial y el de la República.

Archivo La Paz - FHCE - UMSA. Disponible URL: http//:www.archivolapaz.umsa.bo/ Consultado: 4/06/2011 24 Un archivo de fotos en línea la-razon.com. (30/01/2011). Disponible en: http//:www.larazon.com/version_te.php?ArticleId=325...61. Consultado: 30/06/2011

5.1. Recursos documentales coloniales El período Colonial está dividido en expedientes Coloniales, padrones Coloniales, visitas de tierras (a comunidades indígenas), colecciones personales y donaciones relativa a ese período Colonial. Entre estas últimas, por ejemplo, figura la colección de María Eugenia del Valle de Siles sobre la rebelión de Tupac Katari. Los recursos documentales coloniales son los más consultados por los usuarios para estudios investigativos y entre éstos, principalmente los fondos y series de mayor interés son los grupos indígenas, fundamentalmente aimaras, por ejemplo:25 Padrones y revisitas (PR). Serie catalogada especialmente las parroquias de la ciudad de La Paz. También los registros o censos de la población indígena con fines tributarios. Esta serie es importante para analizar la estructura social de las comunidades y su evolución demográfica. En ella se encuentra información sobre la categoría tributaria tanto de los comunarios, como de los colonos indígenas de haciendas. Los datos consignados son: nombre, edad, estado civil, sexo, número de hijos, etc. Dentro del mismo fondo Padrones y revisitas se encuentran los catastros (que también pueden aparecer bajo los nombres de matrícula o revisitas) de 1881 a 1936. Esta documentación registra las propiedades urbanas y rurales y la producción de las propiedades agrícolas. Los catastros de fines del siglo XI son más interesantes en la medida en que se encuentran consignadas las propiedades indígenas familiares (sayañas). 5.2. Recursos documentales republicanos Para el caso de la República, los fondos documentales se clasifican según la procedencia y origen, por ejemplo está el Poder Ejecutivo (Ministerio de Educación, Ministerio del Interior, Migración y Justicia, Prefectura con expedientes, mapas y planos), Poder Judicial (Corte Superior de Distrito, juzgados provinciales), Régimen Municipal, Régimen Policial, entidades públicas descentralizadas (Corporación de Desarrollo de La Paz, Corporación Boliviana de Fomento), entidades privadas (Manufacturas textiles Forno), Misceláneas republicanas (compañías comerciales gomeras, Sociedad Geográfica de La Paz, colecciones privadas como los documentos de Federico Suazo, el ex presidente Tejada Sorzano, materiales del MNRI de Fernando Baptista Gumucio, y otras). Al abrir de manera aleatoria la guía, se puede encontrar el archivo de la Aduana Agropecuaria Departamental (antes Aduana de la Coca) con documentos que van desde 1942 hasta 1987, además está la descripción de las características de la institución y el contenido de todos los archivos. Otra vista aleatoria cae en el acápite de la Prefectura de La Paz, allí se describe que se puede encontrar documentos desde 1825 hasta 1969, en 568 cajas, con información relativa a la situación agraria, la venta de tierras de las comunidades, los expedientes criminales, el funcionamiento del sistema carcelario, comercio externo entre La Paz y 25

LANIC-Fundación Tavera: Archivo de la Ciudad de la Paz (Bolivia). Fundación Histórica Tavera: Guía preliminar de fuentes documentales etnográficas para el estudio de los pueblos indígenas de Iberoamérica. /En línea/Disponible en: http://lanic.utexas.edu/project/tavera/bolivia/lapaz.html. Consultado: 24/06/2011

Tacna, la junta de propietarios, los bancos, etcétera. Junto a esta información, un lector o un investigador puede encontrar los datos sobre los principales instrumentos de referencia en este tópico, por ejemplo, está descrito el material de Eugenia Bridikina que ha presentado un catálogo de expedientes de la Prefectura de 1825 a 1922, y de Pilar Mendieta que realizó similar trabajo con el período de 1923 a 1924. VI.INSTRUMENTOS DE DIFUSIÓN La función archivística de la difusión cuya finalidad es, por una parte, promover y generalizar la utilización de los fondos documentales de los archivos, y por otra, hacer partícipe a la sociedad del papel que desempeñan los archivos en ella, cuenta con los siguientes instrumentos: los catálogos de exposición, los directorios de archivos, los censos de archivos, etc.26 Veamos: 7.1. Directorio del Archivo de La Paz27 7.1.1. Área de Identificación • Identificador: BO. 20101. ALP • Forma(s) autorizada(s) del nombre: ARCHIVO DE LA PAZ • Titularidad: Archivos de titularidad publica • Gestión: Administración Autonómica/Territorial • Ciclo Vital: Archivo Histórico • Tipología : Archivo Regional 7.1.2. Área de Contacto. Localización y direcciones: • Área geográfica : Iberoamérica • País : Bolivia • Comunidad autónoma : Departamento de La Paz • Provincia : Murillo • Municipio : LA PAZ • Dirección : Avenida 6 de Agosto nº 2080 • Teléfono : (591-2) 2441416 • Fax : (591-2) 2443937 • Página Web :http://www.archivolapaz.edu.bo • Persona de contacto:Director: • Apellidos : • Nombre :

Tratamiento archivístico - Ministerio de Cultura. INSTRUMENTO DE DIFUSIÓN. Disponible en: http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html. (Consultado 28/05/2011) 27 ARCHIVO DE LA PAZ - Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/archivodetail.htm?id(Consultado el 04/06/2011)

7.1.3. Área de Descripción Historia de la institución que custodia los fondos de archivo • Creado el 9 de Julio de 1971 por el Decreto Supremo 09777 a partir de Fondos de la Corte Superior del Distrito de La Paz. Su propósito fundamental es conservar la documentación relacionada con la actividad del gobierno departamental de La Paz. El Archivo además tiene otro objetivo, servir como un centro para la investigación sobre diversas disciplinas y conservar la documentación del pasado departamental. • Fundación del archivo: Fecha: 1971-07-09 • Norma(s): Decreto Supremo 09777 Gobierno del Gral. Juan José Torres Estructura administrativa del archivo • Dirección • Área Archivo • Área Biblioteca • Área Administrativa Edificio • Las oficinas y un depósito se encuentran en la planta baja de un edificio de arquitectura republicana de principios del siglo XX (propiedad del expresidente Ismael Montes) adaptada para el funcionamiento del archivo y propiedad de la Universidad Mayor de San Andrés (UMSA); el depósito principal se encuentra en un edificio anexo construido en 1997. • Metros cuadrados de depósito: 1760 • Metros lineales de estantería: 558 • Número de puestos de la sala de investigadores: 21 • Metros lineales de documentación: 1510 • Fondos y otras colecciones custodiadas: Ver Cuadro de Clasificación Instrumentos de descripción, guías y publicaciones: • ALP Boletines del Archivo de La Paz Números 1 al 20 (1976-2002) • MENDIETA, Pilar. Guía de Fondos Documentales del Archivo La Paz. 2002 (inédita) • Guía para el investigador 1987 (mimeógrafo) • ARZE, René. Guía sumaria para el investigador del Archivo La Paz. En: Boletín del Archivo de La Paz Nº 6/ 1979 pp. 3-10 7.1.4. Área de Acceso Horario: • Apertura al público: Abierto de febrero a diciembre, de lunes a viernes, de 08:30 a 12: 30 y de 14:30 a 18:30 Hrs. • Horas de Apertura Semanales: 40

•

Cerrado al público: A partir del 15 de diciembre al 21 de enero por vacaciones de fin de año. Cerrado en festivos religiosos y cívicos nacionales y departamentales y en festivos administrativos. • Condiciones y requisitos para el uso y acceso: Libre 7.1.5. Área de Servicios • Servicios de ayuda a la investigación: Si • Servicios de reproducción: Si • Servicio de fotocopias: Si • Biblioteca auxiliar: Si • Número de publicaciones monográficas: 2343 • Número de publicaciones seriadas: 257 • Funciones informatizadas: Si • Gestión de usuarios: No • Descripción de Fondos: Si • Otra Información: El Archivo de La Paz, cuenta con red y diseño de Intranet. La descripción de este archivo está elaborada en base a la:

Norma Internacional General de Descripción Archivística ISAD (G)

ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS Y SU TRATAMIENTO ELECTRÓNICO La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlos en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la institución, con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación. *Planeación, es definir la misión y los planes, formular objetivos, concretar para alcanzarlos, programar actividades, entre otros. *Organización, es la división del trabajo, asignar y agrupar las actividades y cargos. *Dirección, es designar a las personas. Coordinar los esfuerzos. Convencer, motivar, liderar y orientar. Definir el liderazgo y responsabilidad de cada persona en el equipo. *Control, es definir los estándares. Monitorear y evaluar el desempeño. Emprender acciones correctivas o retroalimentar en cada etapa. -PLANEAR

-ORGANIZAR -DIRIGIR -CONTROLAR El uso de los recursos Para el logro de:

ADMINISTRACIÓN

es el proceso de:

Objetivos de la institución

El procedimiento de la Administración en los Archivos empieza con la planeación, continúa con la organización y la dirección que se establece para el debido Control de los documentos y Registros en la Entidad dando como resultado, el adecuado manejo de la información que evidencia una gestión institucional eficaz y eficiente. La administración como ciencia presenta varios modelos y representantes, en este cuadro presentamos algunos de ellos para tu elección en la administración de una institución como responsable:

CUADRO COMPARATIVO DE ALGUNOS ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN

¿En qué consiste la administración de archivos en una web? El administrador de sitios ayuda a realizar una gestión completa de los archivos y carpetas que forman una página web. Esta gestión recoge todas las acciones que se pueden llevar a cabo con archivos y carpetas como: Crear y eliminar carpetas. Creación de carpetas y subcarpetas, eliminación de carpetas o cambio de ubicación (mover carpetas). Gestión de archivos. Copiar, pegar y mover archivos entre las distintas carpetas. Gestión de permisos. Los archivos y carpetas pueden disponer de un nivel de permisos que puede ser modificado para controlar quién puede acceder a los mismos.

El gestor de archivos utiliza diagramas de flujo y cursogramas porque le ayudan a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidas, le ayudará a analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración elegida. ¿Para qué sirven los Cursogramas? Un cursograma permite representar gráficamente procedimientos administrativos. Constituyen instrumentos importantes para la visualización global y esquemática del conjunto de tareas administrativas. A través de los cursogramas se puede determinar si la descripción del procedimiento es completa, detectar errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones de tareas a fin de subsanarlos y lograr procedimientos más eficientes. ¿Qué información brindan? Los cursogramas permiten conocer: DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITALIZADO

Coordinación /Dirección/ Archivo de Gestión

Inicio

Revisión y validación

Digitalización

Identificación y rotulación

Recepción y Validación de documentos

Digitalización

Actualización del Estado

Signar expediente con firmas y Números de folios

Archivo físico de expediente

Colocar señal de digitalizado

FIN

Unidades funcionales. Son todos los componentes tanto de la organización como fuera de ella que participan en el procedimiento. Las operaciones que se llevan a cabo, los controles que se realizan en los procedimientos y las decisiones que se toman como consecuencia de los controles. Formularios y soportes de información involucrados en el procedimiento: cuántos formularios se emiten cada vez, cómo se distribuyen y hacia dónde se dirigen. Distintos cursos de acción posible dentro del procedimiento. Cómo se ordenan los archivos y de qué tipo son. Las formas de esquematización de estos diagramas son: utilizan ramales que representan las distintas unidades. A la información que dan de por sí los símbolos y su sucesión se añade paralelamente una breve nota junto al símbolo según su naturaleza. ¿Cuáles son los elementos indispensables para una eficiente administración documental? La administración de un archivo, persigue el funcionamiento óptimo, por esto, se basa en los siguientes elementos esenciales: *Un Sistema de Archivos. Que comprende: • Una Política de Gestión Documental divulgada. • Un Plan de riesgos del proceso de gestión documental y de salud actualizado. • Procesos y procedimientos (planeación, producción, gestión, trámite, organización, transferencias, disposición de la documentación, preservación documental y valoración documental) de gestión documental divulgados, aplicados y en retroalimentación constante para la mejora continua. • Estandarización, actualización de la matriz de evaluación y cumplimento de requisitos legales, en cumplimiento de la política archivística a nivel interno. • Registro del esquema de publicación. • Planeación de programas de gestión documental, por ejm: programa de documentos vitales, documento electrónico, reprografía, normalización de formas, formularios electrónicos, entre otros. • Plan Institucional de Archivos aprobado y actualizado (dentro de su POA anual). Dentro de la etapa de seguimiento y control es menester realizar: • Medición del proceso de gestión documental mediante indicadores de gestión tales como: aplicación de TRD, monitoreo en el seguimiento al cumplimiento en gestión documental, avance en transferencias documentales o de eliminación entre otros. *Legislación de archivos La legislación sobre archivos en cada país depende de diferentes puntos de vista o perspectivas. Aquellos que legislan sólo sobre los documentos que se conservan en archivos públicos, mientras que otros amplían el campo. Otros no contemplan a los documentos hasta el momento de entrar en los archivos, no ocupándose de su productor anterior. Con todo, una buena legislación debe tener los siguientes puntos indispensables:

❖ Definición de archivo, tanto público como privado, y de la responsabilidad del Estado por su salvaguarda con fines de servicio a la administración, a los ciudadanos y a la ciencia. ❖ Descripción del sistema de archivos. ❖ Responsabilidad plena de los servicios de archivos para determinar los expurgos. ❖ Fijación de normas para las transferencias, clasificación y descripción. ❖ Normas de acceso. ❖ Fijación de los deberes y obligaciones de los archiveros y de su formación profesional. ❖ Disposiciones sobre protección de archivos privados con interés histórico. *Normativa archivística para Bolivia. La base normativa boliviana, estudiada para este propósito, es la siguiente: Constitución Política del Estado de Bolivia 7 de febrero de 2009 Arts. 21, 24,103 parágrafo II, 108 numeral 1, 112, 232, 235, 237, 299 parágrafo II numeral 3, 316 numeral 10, 334 numeral 1 y 410. Código Civil/Decreto Ley 12760 de 6 de agosto de1975, Arts. 1287, 1289, 1290, 1291, 1296, 1309, 1311 y 1312. Código Procesal Civil, Arts. 147, 148, 149, 150 y 151 Código Procesal del Trabajo de 25 de julio de 1979. Arts. 1, 5, 9, 44, 67, 159, 160. Código Penal de 1997 Arts. 115, 142, 145, 146, 154, 160, 161, 223, 224, 225, 300, 301, 302, 363, 363. Ley 004 de Lucha Contra la Corrupción, enriquecimiento ilícito e Investigación de fortunas “Marcelo Quiroga Santa Cruz” Art. 29 Ley 466 de Empresas Públicas Arts.1, 3, 5,15, 20, 21, 23, 44-45, 48-49, 61 y Disposición Adicional Décima. Ley 164 Ley de Telecomunicaciones de 8 de agosto de 2011. Arts. Artículos 2 incisos b., c. y e.; 5, 7 parágrafo I, numerales 6, 8, 10; 54 incisos c., 56, 71, 72, 76, 78 y 87 Ley 2341 Procedimiento Administrativo de 23 de abril de 2002. Arts. 4, 16, 17, 18, 19, 21, 22, 23-25, 36, 37, 51 y 78. Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental SAFCO de 20 de julio de 1990. Arts. 1, 20, 28 y 37-38. Ley 2027 del Estatuto del funcionario Público, Arts. 1, 8 inc. f) Ley 483 del Notariado Plurinacional, Arts. 2, 18, 18, 72, 73, 78, 78, 87, 104-106 Decreto Supremo 23934 Reglamento Común de Procedimientos Administrativos y de Comunicación (RCP) de 23 de diciembre de 1994, Arts. 3, 2, 4, 5, 13, 14, 15,16, 17, 18, 23, 25, 29,30, 31-50, 51, 52, 62 y64-67. Decreto Supremo 27113 Reglamento a la Ley de Procedimiento Administrativo de 23 de julio de 2003. Arts. 4, 62 y 66-67 71, 72, 74-87 y 91 D.S. 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función Pública, Arts. 3, 4, 5, 13 y 15.

Decreto Supremo 27490 de 14 de mayo de 2004, Art. 3 Decreto Supremo N° 1793 de 13 de noviembre de 2013 – Reglamento a la Ley N° 164 para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación. Decreto Supremo N° 3525 de 4 de abril de 2018 – Norma el archivo digital, la interoperabilidad y la tramitación digital. Decreto Supremo N° 3527 de 11 de abril de 2018 – Modificaciones al Reglamento a la Ley N° 164 para el Desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación. Decreto Supremo N° 4200 de 25 de marzo de 2020, Art. 8, Parágrafo III. Firma electrónica. Decreto Supremo N° 4218 de 14 de abril de 2020 – Regula el teletrabajo caracterizado por la utilización de tecnologías de información y comunicación en los sectores público y privado. *Reglamentos. Cada archivo o cada grupo de ellos con características semejantes debe tener su propio reglamento, su objetivo es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común. *Presupuestos económicos. Dos pilares son en los que se basan la administración de archivos: el sistema de archivos y la legislación, pero ya dijimos que ambos precisan del apoyo de unas dotaciones económicas que den efectividad a aquellos y no distancien la teoría de la práctica, y de la existencia de buenos técnicos eficientes y cualificados que en gran parte también dependen del soporte presupuestario. *Personal suficiente con formación especializada. Los técnicos eficientes y cualificados en archivos, son los responsables de todos los aspectos relativos al tratamiento archivístico y correcta gestión de documentos de la organización, incluyendo el diseño, implementación y mantenimiento del sistema de gestión de documentos y sus operaciones. Entre sus funciones se encuentran: Llevar una correcta gestión del centro archivístico y potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización integral documental generada y recibida por el organismo o entidad a la que pertenece. Elaborar repertorios de series documentales y el cuadro de clasificación funcional u orgánico funcional de la documentación del organismo, institución o entidad con el fin de que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de oficina o gestión de la organización y en el archivo definitivo. Controlar su seguimiento y actualización.

Asesorar al personal administrativo de los archivos de gestión, ofreciéndoles la ayuda necesaria para implementar métodos de trabajo de correcta gestión de documentos. Elaborar, definir y mantener el esquema de metadatos homogéneos para tipos documentales determinados y las distintas fases del ciclo de vida de los documentos de la organización. Orientar al equipo humano de los archivos de oficina sobre metadatos necesarios que se deben incluir en la captura, uso y transferencia de los documentos. Organizar, dirigir y elaborar los instrumentos de descripción más especializados de la documentación custodiada en el archivo Controlar la calidad de descripciones, codificaciones y asignación de descriptores. Realizar estudios de valoración de documentos para su posible eliminación o conservación permanente, previo dictamen de la autoridad competente. Mantener un repertorio de dictámenes de eliminación o conservación permanente que puedan afectar a las series documentales de la organización. Elaborar el calendario de conservación y eliminación de la documentación de acuerdo con la normativa establecida y las tablas de retención o eliminación. Verificar que la eliminación de los documentos de la organización se realiza con procedimientos normalizados y evaluados. Planificar, dirigir y controlar el proceso de transferencias de la documentación desde las dependencias del organismo o entidad hasta la ubicación en los depósitos del archivo o bien de transferencias de un archivo a otro del Sistema Archivístico en el que se inscribe la organización o que la misma desarrolla (archivo central, intermedio, histórico). Definir y organizar los procedimientos de consulta, préstamo e información de los documentos custodiados en el archivo. Asesorar a los usuarios o instituciones productoras de los documentos que requieran una información más especializada. Elaborar Tablas de Acceso y Seguridad. Promover y organizar actividades de difusión del archivo según la tipología del mismo: visitas, exposiciones, jornadas, conferencias, cursos, publicaciones, etc. Organizar, dirigir y supervisar la preservación, la conservación y la seguridad de los documentos y en especial de los más vulnerables por su soporte o formato (fotografías, planos y mapas, dibujos, documentos electrónicos, etc.) Planificar, dirigir, controlar la conservación de los sistemas de seguridad del edificio, los depósitos, y demás equipamientos de los que dispone la organización. Hacer un seguimiento para que los sistemas, procesos, herramientas y procedimientos se desarrollen adecuadamente para poder identificar, informar, evaluar y mitigar los riesgos relativos a la gestión de documentos mediante estrategias o medios para tratarlos o mitigarlos a tiempo.

¿Qué funciones desempeñan los técnicos informáticos cualificados? Este grupo profesional incluye a los analistas de sistemas, desarrolladores de contenidos web, desarrolladores de aplicaciones y administradores de bases de datos. También puede incluir a consultores o contratados de sistemas o productos informáticos propietarios externos, sus funciones son: Entender y garantizar que las aplicaciones y sistemas deban capturar y gestionar los documentos fruto de la actividad de la organización y que éstos son evidencia y prueba de la misma. Trabajar en cooperación y colaboración con los técnicos de archivos y gestión de documentos para diseñar, implementar, mantener, actualizar y mejorar la capacidad de gestión de los documentos, la arquitectura de la información y el acceso y recuperación de la misma. Evaluar los riesgos que se pueden ocasionar si el sistema de gestión automatizado no se articula correctamente. Garantizar la seguridad de los sistemas y aplicaciones informáticas, especialmente de los repositorios de documentos y expedientes electrónicos. Aportar mejoras a los marcos estratégicos para la gestión de documentos e información de la organización. Evaluar aplicaciones, productos, gestores documentales y desarrollar las funcionalidades, los requisitos necesarios para que la organización cuente con un sistema de gestión de documentos automatizado eficaz, fiable, seguro, flexible, escalable y que quede el diseño de las acciones que se ejecutan sobre el mismo. Diseñar estrategias de asignación de claves de acceso, seguridad y permisos para un acceso correcto y responsable al sistema automatizado de gestión. ¿Cómo debe ser la capacitación a los gestores de la información? Para la capacitación permanente a los servidores o gestores de la información se deben diseñar programas de formación que pueden ser impartidos con medios propios de la organización o en colaboración con otras organizaciones o equipos de formadores externos. Para tal efecto, habrá que ponderar en cada caso la posibilidad de contratación de consultores externos formados y experimentados o servirse de un personal ya formado. Como ya se ha señalado, los técnicos de archivos cualificados son una pieza fundamental en materia de formación y concienciación del personal de la organización en relación a la gestión y tratamiento archivístico de los documentos. Cursos presenciales, formación y entrenamiento en el mismo puesto de trabajo mediante supervisores, e-learning, eventos profesionales (jornadas, mesas redondas, congresos, reuniones informativas, seminarios, etc.) pueden y deben ir acompañados de la elaboración y publicación de Manuales de Formación, y Breves Guías de Uso que describan los principales aspectos de las prácticas de gestión de documentos destinados a toda la organización o a sectores especializados o determinados de la misma. Es recomendable la redacción de manuales específicos y

documentos estratégicos (por ejemplo, el Modelo de requisitos del SGD, el Repertorio de Fuentes Legales y Normas, entre otros) dirigidos a todo el personal de la organización explicando el contenido de los procesos relacionados con una correcta gestión de documentos y archivos. Las presentaciones electrónicas, interactivas, disponibles en red o distribuidas en formato magnético u óptico, son herramientas muy útiles que nos proporcionan las nuevas tecnologías de la información para sustentar un Plan de Formación Continua. ¿A qué se refiere el tratamiento electrónico de la gestión documental? "La oficina sin papeles" fue una frase acuñada hace años por la industria de las tecnologías de la información, para definir el sistema de trabajo que se impondría en las organizaciones. Desde su aparición, coincidiendo con los primeros sistemas basados en imagen, se vaticinaba un futuro sin carpetas, papeles, etc., en la mesa de trabajo. La realidad, sin embargo, es que el consumo de papel aumenta año tras año, las fotocopiadoras están presentes en cada departamento y los archivos se multiplican día a día. La sofisticada tecnología de aquellas soluciones estaba reservada a grandes entornos de producción. Actualmente, la competencia entre los diferentes proveedores de estas soluciones, el incremento de aplicaciones de las nuevas tecnologías en la empresa junto a una notable disminución del coste de estos productos está cambiando la dinámica del mercado. Entonces, ¿Merece la pena invertir en estos sistemas de Gestión Electrónica Documental (GED)? ¿Qué beneficios reales obtiene la organización? El modelo tradicional de gestión basado en el papel genera, inevitablemente, una serie de problemas: Dificultad de la localización y búsqueda de los documentos. Recuperación lenta. Elevado número de copias innecesarias. Excesivo tiempo de tratamiento manual. Elevado coste de recuperación de los documentos. Pérdida de documentos. Inexistencia de directrices documentales, procesos sin normalizar. ¿Qué beneficios presenta la implantación de sistemas GED? Hasta ahora se ha hablado de la problemática del sistema de gestión basado en el papel y de la tecnología que existe para automatizar dicha gestión, pero ¿qué beneficios aportan los sistemas de Gestión Electrónica Documental a la organización?, ¿cuánto se tarda en rentabilizar su implantación? y ¿qué problemas lleva asociados? Si bien es cierto que cada organización tiene una problemática particular y, por tanto, una solución

diferente, existen puntos comunes que son medibles y extrapolables al resto de las organizaciones. Siguiendo un esquema facilitado de costos se puede analizar la perspectiva con los sistemas GED en función de las siguientes variables: • Reducción de costos salariales. • Disminución del tiempo de localización y recuperación de los documentos al ser accesible desde el propio puesto de trabajo. • Disminución del tiempo en tratamiento y gestión, el técnico no tiene que rearchivar cada documento al trabajar con él en pantalla. • Disminución del coste de distribución; al estar los documentos accesibles en cualquier puesto, se eliminan los gastos de mensajería, fax, etc. • Disminución de costes administrativos, eficaz recorte del espacio de almacenamiento y reaprovechamiento del mismo. Los originales en papel pueden enviarse a un espacio más barato o un almacén de custodia. Un CD-ROM puede almacenar 120.000 páginas de listados o 15.000 páginas escaneadas. • Eliminación de los documentos duplicados al estar accesibles en cualquier momento desde cualquier puesto. • Drástica reducción en material de archivo al suprimirse los listados en papel y las copias. • Mayor control y seguridad; el acceso a los documentos puede restringirse a determinados técnicos definiendo niveles de confidencialidad. • No existen documentos extraviados o perdidos. • Mejora la calidad del servicio ofrecido; los usuarios son atendidos "in situ" en sus demandas de documentos pudiendo recibir copia de los mismos en el acto. • Aumento de la productividad. • Rendimiento en la consulta, con multiplicidad de criterios de recuperación. • Mejora de la gestión; la respuesta del sistema es más ágil y eficaz permitiendo una ventaja competitiva en la organización. Entonces, ¿es importante la gestión electrónica documental en los archivos? La GED supone una nueva filosofía en el tratamiento de la documentación en estas organizaciones, combinando la imagen con la información textual asociada a ella. La idea básica consiste en almacenar, recuperar y reproducir los documentos de forma totalmente automatizada y sin desplazamientos físicos, ni de la propia información escrita a lo largo de diversos usuarios, ni de las del personal a los archivos de papel para consultas. El desarrollo e implantación de estos sistemas en las organizaciones, viene dado a partir de la convergencia de un amplio abanico de tecnologías que lo hacen viable como: Gran capacidad de procesamiento de los ordenadores personales. Reducción progresiva del coste de los mismos. Amplio abanico de dispositivos como: scanner, capaces de digitalizar documentos con imágenes, discos ópticos, que permiten el almacenamiento compacto de imágenes digitalizadas de alta resolución, etc.

Crecimiento de la tecnología de tratamiento y procesamiento de la imagen, con algoritmos de reconocimiento de formas, de compresión/ descompresión de imágenes para su almacenamiento y transmisión soportado por hardware y software. Desarrollo de potentes bases de datos relacionales y documentales que permiten una mayor flexibilidad en la consulta de imágenes. Expansión de la tecnología de las redes de área local, que permiten la transmisión simultánea de grandes cantidades de datos a múltiples usuarios. Programas de control de flujos de información que permiten la automatización de procesos de oficinas con herramientas como, por ejemplo: WORÍFLOW. La GED es todavía una tecnología relativamente joven, que implica en gran medida un radical replanteamiento en nuestra forma de pensar y gestionar la información. Un sistema GED no es un fin en sí mismo, sino el principio de la incorporación de la ingente cantidad actual de información soportada en papel, a un nuevo concepto, denominado Sistema de Gestión Corporativa de la Información. La metodología empleada para lograr gestionar este nuevo sistema de forma automatizada nos lleva en primer lugar a inventariar la infraestructura tecnológica actual e identificar los requerimientos técnicos del nuevo sistema. Una vez identificados, se debe seleccionar la herramienta de gestión documental apropiada analizando las posibilidades de almacenamiento y recuperación. A la hora de seleccionar un sistema electrónico se han de tener en cuenta la estandarización de la aplicación, la integración de la misma con tecnologías existentes (bases de datos, formatos de archivos, Internet, etc.), la velocidad de recuperación y capacidad de gestión de las bases de datos relacionales y documentales que integra, niveles de seguridad, gestión de usuarios, así como multitud de variables resultado del análisis en la fase de organización del proyecto. ¿Existen archivos en Bolivia que cuenten con una GED? En algunas entidades archivísticas cuentan con un software construido sobre la base de las necesidades y características empresariales. Toman en cuenta los siguientes componentes: Administración. Proporciona la gestión, configuración y parámetros de organigramas de empresas como unidades funcionales, cargos, niveles operativos, ciudades, localidades y calendarios personalizados. Usuarios. Gestiona los usuarios y grupos de usuarios del sistema, mediante perfiles de usuario que establecen los permisos de acceso y uso de los recursos del sistema. Trámite. Gestiona los trámites internos y externos, de reingreso y múltiples (más de un destinatario), garantizando el seguimiento y consulta de los mismos por las unidades funcionales y las personas naturales y/o jurídicas, a través de la asignación de un Número Único de Trámite (NUT). Producción documental. Incorpora plantillas normalizadas para la elaboración de documentos (carta, circular, comunicación interna, informe, memorándum,

agenda, acta de sesión, resolución de directorio, resolución administrativa y contratos), que utilizan la firma digital en su aprobación, cumpliendo lo establecido en la Ley Nº 164. Archivo de gestión. Coadyuva a las secretarias en la organización de los archivos de oficina, a través de instrumentos archivísticos automatizados acorde a lo establecido por la normativa archivística. Servicios archivísticos. Gestiona los servicios de préstamo, fedatario, copia simple o reprografía de documentos, mediante formularios de solicitud de servicios y de instrumentos de control acorde a la reglamentación interna. Procesos y procedimientos. Gestiona los procedimientos reglamentados como: pasajes y viáticos, caja chica, certificaciones a los actores productivos, certificaciones laborales y otros, simplificando las tramitaciones. Auditoría y seguridad. Proporciona control sobre todas las acciones realizadas, en la adición, modificación y eliminación de registros, con fines de auditoría y recuperación de información. Descripción archivística. Gestiona la descripción de archivos en función a la norma archivística ISAD (G) del Consejo Internacional de Archivos, proporcionando a los usuarios: guías, catálogos, cuadros de clasificación, descriptores y directorios. Reportes. Proporciona reportes de los datos e información suministrada en los diferentes módulos (por ejemplo: registros de trámite por traslado, reportes de envío de documentación, entre otros). ¿Cuáles son los problemas asociados a los sistemas de gestión electrónica documental? Frente a la disminución de costos mencionados anteriormente, existen una serie de dificultades añadidas a la implantación de estos sistemas: Longevidad; la vida estimada para un CD-ROM es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto ordenadores como periféricos) que, aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que su vida media en la organización tiene aproximadamente 7 años. Legalidad; pese a existir jurisprudencia sobre el particular, el marco jurídico para aceptar la legalidad tanto de la documentación electrónica (ley 30/1992, así como la aceptación de documentación en formato electrónico de carácter fiscal) como de la firma electrónica, lo cierto es que no existe cobertura legal a los documentos en formato electrónico, si bien tampoco existe ley que manifieste lo contrario. Cambio cultural; quizás es el mayor obstáculo a vencer. El hábito del uso del papel, incluso para las operaciones más sencillas, no se elimina en 24 horas, si bien el contar con un sistema amigable para los usuarios, reduce este impacto considerablemente.

NORMALIZACIÓN EN LOS ARCHIVOS ¿A qué se refiere la normalización en los Archivos? Normalizar implica, homogeneizar criterios para describir el contenido de los archivos utilizando un lenguaje similar, lo que permite el intercambio de información entre éstos al interior de una región, de un país y entre países. En el ámbito de los Archivos, encontramos una gran variedad de normas: sobre descripción archivística, gestión documental, normas para la conservación de documentos, para la elaboración de tesauros, etc. En este sentido, la normalización en los Archivos persigue tres objetivos: la simplificación, la unificación y la especificación. En síntesis, la normalización favorece el tratamiento documental y la interoperabilidad de registros, unifica las tareas repetitivas, mejora los procesos documentales y facilita el trabajo. Para llevarla a cabo existen diversos organismos (nacionales e internacionales) encargados de la elaboración de normas archivísticas. ¿Cuáles son los Organismos para la estandarización de normas a nivel internacional? *La ISO (Organización Internacional de Normalización). Nació tras la Segunda Guerra Mundial (el 23 de febrero de 1947). Es el organismo encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación, comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la eléctrica y la electrónica. Su función principal es buscar la estandarización de normas de productos y de seguridad para las empresas u organizaciones a nivel internacional. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control, los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Está compuesta por una red de organismos nacionales de normalización de 159 países. *CEN (Comité Europeo de Normalización). Es el equivalente europeo a la ISO y fue fundado en 1961. Es una organización no lucrativa privada cuya misión es fomentar la economía europea en el negocio global, el bienestar de ciudadanos europeos y el medio ambiente proporcionando una infraestructura eficiente a las partes interesadas para el desarrollo, mantenimiento y distribución de especificaciones y sistemas estándares coherentes. *El CIA (Consejo Internacional de Archivos). Es la organización no gubernamental que promueve la cooperación, la investigación y el desarrollo internacional en todos los campos relacionados con los archivos. Fue creada en 1948. Dentro del CIA destacan el Comité de Normas de Descripción (CDS) y el Comité de Buenas Prácticas y Normas (CBPS).

¿Cuáles son las normas estandarizadas a nivel internacional, que un Archivo debe seguir? Existen normas de diversa índole: relacionadas con la descripción archivística ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH, etc.; sobre gestión documental de archivos, tanto físicos como electrónicos (MoReq, ISO 15489, etc.); también están los que hacen referencia a normas de conservación; normas del cómo deben de ser los edificios de archivo; para la elaboración de tesauros e índices; para las referencias bibliográficas; para los requisitos de encuadernación, etc. Las normas imprescindibles que un Archivo debe seguir son: 1. ISAD(G) La ISAD(G) (General International Standard Archival Description) es la Norma Internacional General de Descripción Archivística. Publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1994. Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas, con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Su finalidad es la creación de metadatos descriptivos de documentos de archivo a nivel internacional. Sigue un modelo jerárquico de descripción que se desarrolla por niveles. Las reglas de esta norma se estructuran en 7 áreas, contiene 26 elementos e incluye un glosario de términos con sus definiciones. 2. ISAAR (CPF) La ISAAR (CPF) (International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons, and Families) es la Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. Fue publicada por el Consejo Internacional de Archivos en 1996 y durante el XV Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Viena en el año 2004, se presentó la segunda edición. Esta norma tiene dos funciones: por un lado, la de controlar la creación y empleo de los encabezamientos como puntos de acceso; y por otro, la de describir una entidad, persona o familia. 3. ISDIAH La ISDIAH (International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings) es la Norma Internacional para describir Instituciones que custodian Fondos de Archivo. El primer borrador de la norma se preparó en Milán en enero de 2006 y fue nuevamente discutido, corregido y desarrollado en Madrid en mayo de 2007. Este borrador se difundió a la comunidad archivística internacional desde julio a noviembre de 2007. El principal objetivo de esta norma es facilitar la descripción de aquellas instituciones cuya función primordial es la conservación de los documentos de archivo y de su difusión al público en general. Además, esta norma ofrece directrices para vincular la información relativa a las instituciones, con la descripción de los documentos que estas custodian y con sus productores. Las mencionadas descripciones deben ser elaboradas conforme a las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF).

4. ISDF La ISDF (International Standard for Describing Functions) es la Norma Internacional para la Descripción de Funciones. Fue elaborada por el Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales en Dresde (Alemania) en mayo de 2007. Esta norma sirve de guía para elaborar descripciones de funciones de instituciones vinculadas con la producción y la conservación de documentos. La norma puede utilizarse para describir una función o cualquiera de sus divisiones. 5. Normas DTDs (EAD, EAC y EAG) Estas normas utilizan vocabularios basados en XML. En los lenguajes de marcado, todos los documentos de un mismo tipo poseen una estructura común, por lo que se pueden codificar usando el mismo conjunto de etiquetas o vocabulario. Las etiquetas válidas para los documentos de un mismo tipo reciben el nombre de DTD (Document Type Definition): EAD (Encoded Archival Description) es la Norma de Descripción Archivística Codificada, se usa para la codificación en formato electrónico de descripciones de documentos de archivo. Fue desarrollada en Estados Unidos, su finalidad es proporcionar un formato normalizado para el intercambio de información basado en ISAD(G). EAC (Encoded Archival Context) es la Norma de Contexto Archivístico Codificado, permite la codificación en formato XML de los registros de autoridad, por lo que está relacionada con la ISAAR (CPF). Se inició en el año 2000, pero no está tan desarrollada como la EAD. EAG (Encoded Archival Guide) Norma de Guía de Archivo Codificada, es una herramienta para la redacción de guías de archivo en formato electrónico. Está estrechamente vinculada a los proyectos Censo-guía y AER (Archivos Españoles en Red). Su última versión es del año 2012. 6. ISO 15489 La norma ISO 15489, tanto la parte 1 como la parte 2, fue creada por la Organización Internacional de Normalización ISO en Ottawa, en el año 2000. Esta norma es la primera norma ISO elaborada para la gestión integral de los sistemas archivísticos, los archivos y los documentos de archivo. La ISO 15489 sobre gestión de documentos tiene como objetivo homogeneizar las políticas de implementación de sistemas de gestión de documentos, en cualquier soporte y formato, tanto en organizaciones públicas como privadas. Esta norma consta de dos partes, la parte 1 versa sobre las generalidades y la parte 2 sobre las directrices. Ha sido traducida al español por el SC1 Subcomité de Gestión de Documentos y Aplicaciones. 7. MoReq MoReq (Model Requirements forthe Management of Electronic Documents and Records) es el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Es un conjunto de requisitos para la organización de archivos electrónicos, desarrollado en el marco de la Unión Europea. Es un enfoque operacional de la norma de gestión de documentos ISO 15489. Esta norma contribuye a la normalización y al impulso de la gestión de documentos de archivo en el marco de la administración electrónica. Se publicó

por primera vez en el año 2001, traduciéndose posteriormente a distintas lenguas oficiales comunitarias. En 2008 se edita una nueva versión MoReq2. En total reúne 390 requisitos y 127 elementos de metadatos que tienen como finalidad garantizar que los documentos electrónicos de archivo producidos por una organización se gestionen de forma adecuada de cara a su conservación y su disponibilidad a largo plazo. Actualmente existe la MoReq2010 publicada en el año 2011. 8. ISO 30300 e ISO 30301 La ISO 30300 Información y documentación. Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabulario y la ISO 30301 Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Los requisitos se publicaron a finales del año 2011. Son integrantes de la serie de normas ISO 30300 Sistemas de gestión para los documentos que tiene como propósito describir los principios del sistema de gestión y definir los términos relacionados. Esta norma ha sido revisada por ISO 30300: 2020. Por su parte, la norma ISO 30301 establece los requisitos de un sistema de gestión para los documentos y el modo en que las organizaciones puedan desarrollar una política de gestión documental. Los requisitos contemplan desde el diseño de procesos y aplicaciones, hasta el control, medición y evaluación de resultados dentro de una gestión acorde con el ciclo de mejora continua. Esta norma ha sido revisada por ISO 30301: 2019. 9. ISO 19005 La norma ISO 19005 de Gestión de documentos. Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo tiene el objetivo principal de definir un formato de archivo basado en PDF, conocido como PDF/A, que proporciona un mecanismo para representar documentos electrónicos de forma que se conserven a largo plazo, independientemente de las herramientas y sistemas utilizados para crear o almacenar los archivos. En la actualidad, hay 3 partes en la familia de esta norma: ISO 19005-1 (PDF/A-1), ISO 19005-2 (PDF/A-2) y ISO 19005-3 (PDF/A-3). También se encuentra la Norma UNE-ISO 15489-1: que es una guía para la gestión de los documentos de archivos, es decir, cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes. 10. ISO 13028 Información y documentación. Directrices para la implementación de la digitalización de documentos (Information and documentation. Implementation guidelines for digitization ofrecords), todo proceso de digitalización presenta una serie de beneficios a las organizaciones y esta norma los da a conocer. 11. ISO 14721 La norma ISO 14721.Sistemas de transferencia de información y datos espaciales. Sistema de información de archivo abierto. Es un modelo de referencia para un sistema de información de archivo abierto OAIS (Open Archival Information System). El objetivo de esta norma es establecer un sistema para archivar información, tanto digitalizada como

física, con un esquema organizacional compuesto por personas que acepten la responsabilidad de preservar la información y ponerla a disposición de una comunidad designada. 12. ISO 11799 La norma ISO 11799.Información y documentación: requisitos de almacenamiento de documentos para materiales de archivo y biblioteca, especifica las características de los repositorios utilizados para el almacenamiento a largo plazo de materiales de archivo y biblioteca. Cubre la ubicación, la construcción y la renovación del edificio, así como la instalación y el equipo que se utilizará tanto dentro como alrededor del edificio. Se aplica a todos los materiales de archivos y bibliotecas almacenados en repositorios. 13. ISO 16175 La norma ISO 16175-2. Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Describe un total de 275 requisitos independientes de la función, del sector y de la tecnología. Establece principios fundamentales y requisitos funcionales en el software utilizado para crear y gestionar información digital en entornos de oficina. Está destinado a ser utilizado junto con ISO 16175-2 e ISO 16175-3. 14. UNE-ISO 23081 Es un guía para entender, implantar y utilizar metadatos en el marco de la Norma ISO 15489. Esta parte de la Norma ISO 23081 establece un marco para la creación, gestión y uso de metadatos para la gestión de documentos, y explica los principios por los que deben regirse. De acuerdo con la norma UNE-ISO 23081-1: 2008 los metadatos son “información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo”. 15. ISO 25964 La norma ISO 25964 Información y documentación. Tesauros e interoperabilidad con otros vocabularios surge como revisión de las normas ISO 2788 y 5964 (dedicadas respectivamente a los tesauros monolingües y multilingües), que después de 25 años ya no responden a las prácticas actuales de procesos de indización y recuperación de la información, ni cubren la demanda de aplicaciones de red que quieren utilizar recursos heterogéneos. En este sentido, por una parte, estamos hablando de un cambio por obsolescencia del formato papel a soporte electrónico, y por otro lado, de un cambio de funcionalidad. Esta norma tiene 2 partes: la ISO 25964-1: 2011 y la ISO 25964-2: 2013. 16.ISO 26122 (Análisis de Procesos de Trabajo) Información y documentación - Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos (Correspondiente a la norma ISO/TR 26122:2008) Alcance: Ofrece orientaciones sobre el análisis de los procesos de trabajo desde el punto de vista de la creación, incorporación y control de documentos, por ejemplo, se pueden aplicar en el Sector: Salud y Seguridad.

¿Cuál la importancia de la normalización en los archivos? En el presente siglo XXI donde la normalización se conforma como motor de desarrollo y progreso para la gestión de documentos, con su persistente desarrollo normativo, participativo e informativo, en cuanto a que las normas se crean mediante la colaboración de diferentes profesionales procedentes de diversos sectores (ejemplo, claro son las normas ISO) siendo un producto que ha de ser encaminado para su implementación en una organización, dado que defiende gestiones distribuidas (entre productores, gestores de documentos y otros especialistas, tales como informáticos, por ejemplo). El recorrido normalizador es extenso. Desde una propuesta operativa de buenas prácticas para la gestión de documentos en aplicaciones documentales empleadas en las actividades de negocio (norma ISO 15489: 2001), hasta la conformación de una estrategia mediante la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión normalizada para los documentos de una organización (Serie de normas ISO 30300). La normalización contribuye al establecimiento de principios básicos para la gestión documental en contextos de transformación digital: se fundamentan sistemas para la gestión normalizada de los documentos en las organizaciones; se aportan conocimientos esenciales para el almacenamiento en aplicaciones documentales y repositorios; se acuerdan principios y técnicas para afrontar estrategias de conservación así como para organizar y representar los contenidos; se armonizan pautas para auxiliar en otros sistemas de gestión, etc. En suma, se confirma la construcción de teorías básicas en torno a principios de actuación y de seguimiento. Otra de las ventajas de la normalización, es la creación de un vocabulario básico, contribuyendo a la sistematización del lenguaje entre los profesionales en un ámbito nacional e internacional, donde la disparidad terminológica, se ha postulado como reflejo de cierta fragilidad en la disciplina. Además, se ha logrado la implementación de dicho vocabulario reconocido por los profesionales en otras áreas y sectores de producción, mediante su uso en diversos sectores donde se aplican normas ISO (calidad, gestión medioambiental, seguridad, etc.). Una tercera ventaja es el despliegue de una metodología específica que incluye diversidad de técnicas y de herramientas. Se acuerdan requisitos tecnológicos y funcionales para gestores de documentos y sistemas de gestión para los documentos, así como para funcionalidades diversas organizativas, de tratamiento documental, de almacenamiento, de conservación, de representación de la información, entre otras. A su vez, se establecen técnicas de análisis y de identificación de necesidades informativas, de riesgos, o pautas ante el diseño de

productos, tales como repositorios confiables, así como para la conservación a largo plazo de documentos e información en archivo electrónico. También, la normalización contribuye a sustentar el desarrollo de normas técnicas para la interoperabilidad de la e-administración. La gestión de documentos normalizada auxilia en la administración de las organizaciones reduciendo riesgos, apoyando en la construcción de transparencia y rendición de cuentas. Asimismo, se destaca la importancia y utilidad de recibir formación sobre el conjunto de normas que se presentan, subrayando sus interrelaciones. El aprendizaje de las normas es necesario para poder afrontar la transformación digital de las organizaciones y de la sociedad. La normalización facilita la trasformación de la profesión de archivista en un mediador entre agentes (productores, comunidades específicas y sociedades), objetos (analógicos, digitalizados y nacidos digitales), máquinas (de creación, almacenamiento conservación y mediación), apariencias (objetos de datos con una u otra estructura y formato), contextos (productor y sociedad en el tiempo, analógico, digital y virtual) y tiempo (pasado, presente y futuro). En suma, la normalización es observada como factor de impulso para aportar y vender valor en las organizaciones y la sociedad. ¿Son importantes los documentos de las entidades públicas y privadas? Para poder comprender la importancia de los documentos en las organizaciones es necesario conocer los valores de los mismos, que se basan fundamentalmente en que constituyen: Patrimonio, Memoria, Identidad y Conocimiento. Los Archivos como Patrimonio. Son la constancia, en soportes duraderos, de todo aquello que constituye un reflejo de la actividad económica, política, social o cultural de un país, entre otros. Se crean de manera espontánea con la voluntad de justificar derechos y propiedades, para convertirlos en medios legitimadores de poder y justicia. Se promueve por ello una legislación específica para su defensa y proyección como patrimonio. Con esta finalidad, por ejemplo, se encuentra el proyecto de ley del Sistema Nacional de Archivos de Bolivia “Gunnar Mendoza”. Los Archivos son Memoria. Es la atribución más común e inmediata ya que la sociedad valora la función de los documentos de archivos, como elementos que garantizan la posibilidad de promover, o en su caso recuperar la memoria colectiva o histórica buscando aplicar una filosofía común: la necesidad de construir el futuro sobre las sólidas bases de un conocimiento amplio y crítico del pasado. Actualmente, se constata que nos encontramos en tiempos en que lo efímero, de la desmemoria y el olvido, son tendencias en donde el papel de los archivos es importante ya que actúa como un antídoto ante la creciente amnesia que, en realidad actúa como un elemento que divide a la comunidad. En este sentido, la función de la recuperación de la memoria es una tarea educativa y cívica cargada de futuro en la que los archivos se encuentran comprometidos a lo largo de la

historia. Uno de los casos de aplicación de memoria se encuentra en Grecia en donde se encontraba el Mnemon (hombre de la memoria) quien tenía la misión de recordar las sentencias pronunciadas por el juez, y los contratos estipulados también oralmente entre los particulares. Posteriormente ante su dudosa fiabilidad desaparece esta figura y pasan a ser privilegiados el documento escrito y los depósitos de archivos. Sin embargo, en la actualidad, los archivos se enfrentan a un futuro de información efímera producto de los nuevos soportes cuya perdurabilidad en el tiempo es dudosa por la rápida obsolescencia, así mismo la calidad del papel y la calidad de las fotografías a color hacen que en la sociedad de la información, sea la información la que esté a punto de desaparecer; por lo que se debe fomentar la preservación y conservación de los fondos documentales. Los Archivos son Identidad. La recuperación y fortalecimiento de las identidades, sean locales o nacionales, es un movimiento en auge en el ámbito local, nacional y mundial que avanzan frente a los peligros de homogenización que puede traer el proceso de globalización (el Nuevo Orden Mundial). Un aporte de la investigación histórica, es dar a conocer sus orígenes personales o de la sociedad, donde han desarrollado su vida, lo cual interrelaciona de manera casi inseparable los conceptos de memoria e identidad. En la mayoría de los casos la destrucción de la memoria escrita conlleva una pérdida de la identidad del colectivo afectado. Los Archivos son Conocimiento. Es importante reconocer que los archivos son centros que atesoran un gran capital informativo. Lo que se busca es favorecer el acceso de los ciudadanos a la información y a la cultura mediante la explotación de las inmensas posibilidades que ofrece la gran pluralidad de fuentes escritas o en imagen existente en los archivos, para satisfacer las necesidades de información de los usuarios. Aquí la gama de servicios que puede ofrecer un archivo se puede plasmar en productos y materiales para mejorar su nivel cultural y prestigio ante la comunidad.

RIESGOS PARA LA SALUD El reconocimiento de la exposición de riesgos para la salud y la evaluación de pérdidas potenciales, son elementos básicos para un buen programa de salud ocupacional. Los riesgos más comunes se dividen en cuatro categorías: Químicos: incluyen neblinas, vapores, gases, humos metálicos, polvos, líquidos y pastas cuya composición química pueda crear problemas. Físicos: incluyen ruidos, radiación, temperaturas extremas, iluminación, vibración, microondas, rayos láser, radiaciones gamma, infrarroja y ultravioleta. Biológicos: incluyen insectos, moho, hongos, bacterias, virus, parásitos, gastrointestinales y otros agentes. Ergonómicos: la Organización Internacional del Trabajo define a la Ergonomía como “la aplicación de la Biología Humana, integrada a las ciencias de la ingeniería, para lograr la adaptación mutua óptima del hombre con su trabajo”. La ergonomía aplica principios de Biología, Psicología, Anatomía y Fisiología para suprimir del ámbito laboral las situaciones que pueden provocar en los trabajadores incomodidad, fatiga o mala salud. Dentro de los principales factores de riesgo de lesiones músculo esqueléticas para los trabajadores, están los derivados de carga física, tales como: posturas forzadas, movimientos repetidos y manipulación manual de cargas de documentación, pues estadísticamente se les puede asociar como causas inmediatas. En la mayoría de los casos los movimientos repetitivos se producen con el manejo de útiles de trabajo, o aparatos que deben manipularse, es decir, a esto se asocia la sobrecarga de trabajo, tanto estática como dinámica. Algunos de sus efectos más conocidos consisten en lesiones de tendones, músculos, articulaciones y nervios que se localizan en el hombro, antebrazo, muñeca, mano, zona lumbar y miembros inferiores. ¿Cuáles son los riesgos relacionados con el edificio y las instalaciones? La ubicación geográfica del centro de trabajo y las características del mismo, son factores que con frecuencia pueden favorecer la presentación de algunas enfermedades. El clima, la posibilidad de desastres naturales y los ocasionados por el hombre (ejemplo: inundaciones, huracanes, sismos, vandalismo, incendios, explosiones y otros), la presencia de fauna nociva o el grado de contaminación ambiental están muchas veces determinados por el lugar donde se encuentra la instalación. Al existir en los archivos documentales, sustancias de origen orgánico como celulosa, almidón y otros seres vivos,

se pueden encontrar en ellos bacterias, hongos, artrópodos, aves, y roedores. Cada uno de ellos significa riesgos específicos para la salud. Asimismo, el ambiente laboral, considerando la calidad del aire sin filtrar con polvo, smog, gases contaminantes, la temperatura con fluctuaciones, la humedad alta, la radiación ultravioleta, el ruido, los equipos y herramientas de trabajo, pueden condicionar la aparición de diversos signos y síntomas. En la práctica, los edificios enfermos pueden ser sedes de centros de trabajo en los que se presentan problemas para la salud de sus trabajadores en una proporción mayor a la que cabría esperar al azar (mayor a un 20%) y cuyas causas son difíciles de identificar dado que en muchos casos tienen un origen multifactorial. Para los archivos documentales, podríamos encontrar un edificio enfermo en términos generales: Espacio cerrado con poca circulación de aire, mal iluminado, con frecuentes fugas de agua por presencia de tuberías, con higiene deficiente y frecuente presencia de vectores biológicos como ser hongos, bacterias y sus toxinas. A los que se podrían agregar otras sustancias contaminantes como humo de tabaco y gases producidos por el mobiliario o equipo de reprografía. Los síntomas en las personas son: Oftálmicos: Sequedad, escozor/picor y lagrimeo. Nasales: Sequedad y congestión nasal. Faríngeos: Sequedad y picor/escozor en la garganta. Generales: Cefalea, astenia y agotamiento. ¿Cómo deben manipularse los documentos? La manipulación de los documentos de archivo requiere cuidados especiales, tanto para los empleados administrativos que lo manipulan, el personal del repositorio, como para los usuarios. Es importante la protección personal con guantes, mascarillas o barbijos apropiados, aunque no garantiza en absoluto que se pueda impedir la contaminación. A nivel internacional, se ha acordado que el mantenimiento adecuado del ambiente es la vía más efectiva para evitar y controlar la contaminación. La reducción de la humedad y el incremento del flujo de aire inactivan y eliminan el crecimiento fúngico. Pero algo que resulta inevitable es la manipulación del material que ya ha sido contaminado antes de su ingreso, o bien por malas condiciones de conservación en el archivo. ¿Cuáles son los factores contaminantes biológicos? Los documentos impresos son una fuente nutricional para diferentes agentes biológicos, no sólo porque la naturaleza constitutiva de su soporte es el papel, sino también por los compuestos orgánicos que intervienen en su manufactura, como las tintas, colas vegetales, animales y materiales de encuadernación como cartones, cueros, etc. Los

agentes biológicos que comúnmente afectan los materiales impresos son los microorganismos, insectos y roedores. Los insectos hallados en los archivos son los pececillos de plata o lepismas, los psócidos (también conocidos como piojos de libros) y las cucarachas que se encuentran entre las plagas más comunes en las bibliotecas. Las lepismas pueden tener hasta 12,5 mm de longitud; se alimentan del almidón del papel, le abren huecos (especialmente al papel lustroso) y dañan tanto las encuadernaciones de los libros como el papel tapiz para llegar a los adhesivos subyacentes. Asimismo, se alimentan de telas, algodón y lino. Prefieren las áreas oscuras y húmedas en los archivos. Los hongos también son un factor de riesgo para el hombre. Su desarrollo se dará cuando las condiciones ambientales le sean propicias (a partir de 22° C y humedad relativa superior al 65%). Si el material es infectado por hongos, el riesgo de que el foco de infección se extienda rápidamente es muy elevado, pues su reproducción es a través de esporas y éstas son fácilmente transportadas a través del viento o en la ropa de las personas que entran en contacto con ellas. La reducción de la humedad y el incremento del flujo de aire inactivan y eliminan el crecimiento fúngico. ¿Cuáles son los cuidados que se deben tener para prevenir el desarrollo fúngico? - Mantener los depósitos y salas limpios y con parámetros ambientales lo más parecidos a los ideales, (20°C de temperatura y 50% de Humedad Relativa). - Limpiar en forma sistemática y continua libros, documentos, publicaciones y objetos confeccionados en materiales orgánicos, para impedir que cualquier insecto o la flora microbiana de la suciedad, puedan atacarlos. La limpieza es fundamental para mantener el material en buen estado de conservación. - Evaluar y determinar los posibles focos de humedad en las paredes y los techos de salas o depósitos tratando de solucionarlo en forma inmediata. - Solucionar cualquier posible desencadenante de desastre como ser: goteras, ventanas con problemas al cerrar, caños rotos que puedan afectar con sus pérdidas al material o produzcan humedad en las paredes o estanterías, etc. - Hacer muestreos periódicos, utilizando siempre elementos de protección personal (EPP). De esa forma se podrá detectar y retirar todo lo infectado para ser colocado en un ambiente seco y frío o en un freezer, hasta decidir el tratamiento a seguir. - Contar con planes de prevención de desastres actualizados y personal capacitado y preparado para cualquier emergencia.

- Conocer en detalle los distintos métodos de tratamiento para erradicar microorganismos, sus ventajas y desventajas. - Analizar el tipo de iluminación existente, teniendo en cuenta los problemas de deterioro que provoca la incidencia de los rayos ultravioleta (UV), en libros y documentos. Utilizar filtros para UV y ubicar el material bibliográfico en lugares donde no incida la luz directamente ni en forma continua. ¿Existen métodos de tratamiento utilizados para erradicar estos microorganismos? Algunos métodos utilizados son: óxido de etileno, timol, congelamiento, radiación UV, radiación gamma. Los hongos, por ejemplo, son extremadamente resistentes y erradicarlos es uno de los problemas más difíciles de resolver por eso los tratamientos son agresivos y muchos se hacen con productos altamente tóxicos para el material, la salud del hombre y el medioambiente. Algunas instituciones han optado por el uso de fungicidas como el óxido de etileno (ETO), eficaz para matar hongos y esporas. O por compuestos fungistáticos como el timol o el ortofenil fenol que inactivan algunos hongos. Se debe tener en cuenta que la Organización Mundial de la Salud (OMS), ha determinado que todos ellos son cancerígenos, dejan residuos gaseosos de gran toxicidad que se van desprendiendo del material tratado a lo largo del tiempo y afectan la salud hasta puede desencadenar en un cáncer. El congelamiento es un excelente método para evitar el desarrollo fúngico en material patrimonial en soporte papel que ha sufrido una mojadura, hasta su secado y limpieza. Las esporas no mueren con la congelación. Por eso si el daño ha sido leve y luego de descongelar, se secan y limpian, el material se puede conservar sin daños manteniéndolo a temperatura y humedad adecuadas. En los casos en que ha habido infección fúngica y se ha realizado este proceso se debe evaluar periódicamente el estado del material. Algunas instituciones han utilizado la luz del sol como tratamiento, porque la radiación ultravioleta (UV) pueden inactivar hongos, pero se debe tener en cuenta que el UV produce importantes cambios químicos en el papel que lo deterioran severamente. ¿Cuáles son los riesgos relacionados con el uso de las radiaciones en las personas? La radiación, de ciertas longitudes de onda, llamada radiación ionizante, tiene suficiente energía para dañar el ADN y causar cáncer en las personas. La radiación ionizante incluye radón, rayos X, rayos gamma y otras formas de radiación de alta energía. Las formas de radiación de energía más baja, no ionizante, como la luz visible y la energía de los teléfonos celulares, no se ha encontrado que causen cáncer en las personas.

¿Cuáles son las ventajas de su uso en los documentos? El patrimonio cultural en soporte papel sufre daños irreparables a causa de los hongos. Los productos químicos que se utilizan para su tratamiento son muy tóxicos, dejan residuos en los materiales y liberan gases en los depósitos que los conservan. El óxido de etileno se utilizó en forma generalizada durante la década de 1980 y actualmente la Organización Mundial de la Salud (OMS) ha determinado que las dosis necesarias para control de hongos son altamente tóxicas y producen serios problemas de salud. A nivel internacional, desde la década de 1970 en Italia y EE UU se ha utilizado la radiación gamma para tratar grandes cantidades de material bibliográfico que sufrió algún tipo de desarrollo fúngico a raíz de inundaciones o incendios apagados con agua. Muchos países como Holanda, Rumania, México, Cuba y Brasil, entre otros, fueron adoptando su uso. Sin embargo, es menester la responsabilidad e idoneidad en la aplicación de estos métodos para determinar las dosis adecuadas de radiación, para cada caso concreto, mediante análisis en un laboratorio de microbiología. Una vez determinada la dosis de irradiación de acuerdo al encargado de Microbiología, y en base al informe del Conservador de la institución, se somete a la radiación, toda la documentación en cajas los cuales después, son guardados adecuadamente en un depósito bajo normas de conservación determinadas por el International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property (ICCROM) para su adecuada preservación. Recomendaciones para el personal. Es indispensable la creación de programas de seguridad con la debida capacitación al personal. Se debe poner en conocimiento tanto al personal jerárquico como a la totalidad de la planta sobre los potenciales riesgos a los cuales están expuestos. Este es el primer escalón para alcanzar un buen nivel de aplicación de las normas de seguridad, acompañado por el monitoreo permanente de las condiciones ambientales y medidas de protección al personal. Por ejm: - Utilización de máscaras o barbijos adecuados para polvos, guantes descartables y guardapolvos en el lugar de trabajo. - Contar con un espacio apropiado para refrigerios y almuerzos, donde no se deben llevar guardapolvos y otros elementos de protección. - Si se sufre una herida, debe atenderse de manera apropiada limpiándola con jabón, agua y usando un antiséptico en ella.

ACTIVIDADES Realicemos una investigación diagnóstica o exploratoria en una entidad (organización) al servicio de la información para conocer si cuentan con un programa específico de manejo de riesgos de la salud ocupacional del personal y si no lo tienen, hagamos una propuesta.

GLOSARIO Imágenes

Terminología

Definiciones

Acta de transferencia.

Escrito jurídicamente formalizado que acredita la recepción o entrega de documentación de una institución de archivo a otra, mediante el cual se asume la responsabilidad y custodia a los mismos. Proceso de trabajo institucional respaldado por la teoría administrativa en diversas fases que incluyen la planeación, la organización, el control y la evaluación de las actividades que tiene lugar a lo largo de dicho proceso.

Actividad administrativa

Administración de documentos

Archivística

Archivo

Archivo de concentración o de transferencia Archivo de trámite, de oficina o de gestión.

Archivo histórico

Asunto

Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico. Ciencia cuyo objeto de estudio son los archivos (como instituciones), colecciones manuscritas y documentos que ahí se conservan. Se considera como un conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física, jurídica o moral. Y como Organismo o institución pública o privada que conserva documentos en el ejercicio de sus funciones. Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite conservándolos de manera precautoria hasta que cumplen su vigencia documental. Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa.

Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos. Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un

Baja documental

Catálogo de archivo

Catálogo de disposición documental

Ficha o Cédula

Ciclo vital de los documentos

Circular

Clasificación

Colección

expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa. Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos, y que no contenga valor histórico. Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos. Es el elemento constitutivo del catálogo, considerado como el registro de cada expediente que se indica a través de sus asientos, el contenido y clasificación del mismo para facilitar su localización. Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo). Comunicación escrita de carácter general o interno que contiene información o disposiciones dirigido a los superiores o a subordinados. Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particularcon las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones. Conjunto inorgánico de documentos que se reúne y se ordenan en función de criterios subjetivos, independientemente de su procedencia.

Confidencialidad documental

Conservación precaucional Consulta

Correspondencia

Cuadro de clasificación

Cubierta

Custodia

Descripción archivística

Documento

Expediente

Carácter o atribución de secreto o privacidad que presentan muchos documentos o información, durante la fase administrativa por la cual, se le aplica restricción al acceso. Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración. Función básica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposición de sus usuarios dentro de las normas establecidas. También es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contiene. Cualquier forma de comunicación escrita que se intercambie entre personas físicas o jurídicas, se divide en dos grandes rubros, correspondencia remitida y recibida. Este tipo de comunicación incluye cartas, oficios, notas, circulares, memos, telegramas, tarjetas postales, etc. Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series). Cubierta de un expediente que lleva inscritos su número, el nombre del iniciador, el asunto, y un cuadriculado para asentar los pases y el traslado de un archivo. Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos. Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario y el Catálogo. Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

Expurgo

Foliación

Fondo documental

Guía

Guía general

Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos, registros de correspondencia y de llamadas telefónicas, tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales, tarjetas informativas y de recordatorio, información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo. Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas. El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza. Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, características físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eliminación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementarias u observaciones. Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de

Identificación

Imagen digital

Impresión digital

Índice

Instrumento de descripción

Inventario

organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico). Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. Almacenada en una cámara digital, tarjeta de memoria, CD de fotos o en el disco duro de una computadora. No recomendada para almacenamiento permanente de fotografías. Producida de un archivo digital, usando una impresora de chorro de tinta, transferencia térmica de difusión de tinta o electrofotográfica. Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catálogo, partiendo de los resúmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalográficas. Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen, además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).

ISAD (G)- Norma Internacional General De Descripción Archivística

ISO 18902

Lignina

Mesa de correspondencia y entradas

Muestreo

Número de expediente

Ordenación

Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia. Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente. Componente natural presente en la pulpa de la madera que causa que el papel se torne marrón y frágil con el tiempo. Los productos de papel sin lignina que son seguros para la conservación de fotografías tienen un contenido de lignina de menos de 1%. Oficina encargada del manejo y control de la correspondencia que ingresa a la institución u organismo de que se trate, así como del seguimiento de los mismos durante las distintas etapas que requiere su procesamiento durante la tramitación o fase activa de los documentos. Operación por medio de la cual, en el curso de una selección, se retienen en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo que es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.

Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.

Organización al servicio de la información

Principio de orden original Principio de procedencia Productor

Programa educativo

Programa de Gestión Documental

Red de archivos

Es una estructura ordenada donde coexisten e interactúan personas con diversos roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar objetivos comunes, como ser por ejm: la conservación y difusión de la información de acuerdo a las características y necesidades de los usuarios, de acuerdo a normas establecidas. Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos. Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros. Cualquier entidad —institución, familia o persona— que ha producido, recibido o conservado documentos en el desarrollo de su actividad personal o institucional. Planificación ordenada de actividades educativas, por ejm.: *Conocer, diferenciar y utilizar las distintas fuentes historiográficas, hemerográficas y bibliográficas. *Desarrollar procedimientos propios de la búsqueda de información y la investigación histórica. *Estimular la curiosidad y el conocimiento por los hechos históricos del pasado. Es un instrumento que establece las estrategias que permiten a corto, mediano y largo plazo, la implementación y el mejoramiento de los procesos de Gestión Documental a nivel de programas específicos. Dicho instrumento sintetiza todos los parámetros a seguir en el proceso de gestión documental, con el fin de facilitar el manejo de la información en pro del avance y la automatización de tareas. Vinculación que el sistema integrado de archivos establece entre todos los archivos de una institución u organismo.

Regla de conservación

Sección

Selección

Serie

Sistema de información

Sistema Nacional de Archivos

Sistema de gestión documental

Soporte

Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio, en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o transferencia a los archivos históricos. Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales, conforme al principio de procedencia y orden original, se organizan en base a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo. Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios. División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico. Un sistema de información es un conjunto de componentes que interactúan entre sí con un fin común. Según la informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización. Sistema integrado de archivos de los gobiernos de un país a partir de la cual se establecen relaciones de cooperación y comunicación institucional para el mejoramiento de los servicios archivísticos. Este sistema está conformado por todos los archivos. Es la manera en la que una organización administra el flujo de documentos en papel, electrónico e imágenes, permitiendo la recuperación de la información contenida en ellos. Gracias a su planteamiento y uso, se determina el tiempo que deben conservarse los documentos, depurando así, aquellos que ya perdieron su vigencia. Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etc.)

Tipología Documental

Transferencia

Unidad Documental Valoración

Valoración (instrumentos)

Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etc. Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales. Sinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sin importar el soporte en el que se encuentre o su extensión. Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos permitiendo establecer criterios de disposición y acciones de transferencia. Los instrumentos de valoración son: *Registro general de entrada de fondos y/o documentos. *Registro general de salida de fondos y/o documentos. *Relación de eliminación. *Relación de entrega. *Testigo.

Valor primario

Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.

Valor secundario

Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.

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