Manual de Procedimentos
Bibliotecas Escolares do Agrupamento de Escolas de Melgaรงo
ÍNDICE
INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 3 1. TIPOS DE DOCUMENTOS.................................................................................................. 4 2. SELECÇÃO E AQUISIÇÃO................................................................................................... 4 3. TRATAMENTO TÉCNICO DO ACERVO: PROCEDIMENTOS ................................................. 5 3.1. VERIFICAÇÃO ................................................................................................................. 5 3.2. CARIMBAGEM ................................................................................................................ 6 3.2.1. Documentos impressos ....................................................................................... 6 3.2.2. Material não impresso: CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS, Diapositivos, Cassetes áudio ............................................................................................................................ 7 3.3. REGISTO ....................................................................................................................... 7 3.3. CATALOGAÇÃO ............................................................................................................... 7 3.3.1. Registo de monografias ...................................................................................... 8 3.3.2. Registos vídeo ................................................................................................... 11 3.3.3. Registos sonoros musicais ................................................................................. 13 3.3.4. Registos multimédia.......................................................................................... 15 3.4. CLASSIFICAÇÃO............................................................................................................. 17 3.5. INDEXAÇÃO ................................................................................................................. 18 3.6. COTAÇÃO ................................................................................................................... 19 3.7. ETIQUETAGEM ............................................................................................................. 20 3.8. ARRUMAÇÃO ............................................................................................................... 20 3.8.1. Material Livro ................................................................................................... 20 3.8.2. Material não-livro ............................................................................................. 21 4. DIFUSÃO DE INFORMAÇÃO ........................................................................................... 21 5. BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………………….…………………….……..22
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Introdução
O presente Manual de Procedimentos enquanto instrumento norteador de funcionamento das bibliotecas escolares do Agrupamento de Escolas de Melgaço e facilitador de procedimentos que permitam uma melhor qualidade de resposta aos utilizadores, contém os princípios, normas, directrizes e procedimentos operacionais a observar no tratamento técnico do documento. Constitui-se como um documento em aberto e em constante reestruturação, mas terá a vantagem de permitir a uniformização e a continuidade nas decisões e critérios tomados. Daí que contenha toda uma série de medidas técnicas, entre as quais o tratamento documental nas suas várias componentes, que constitui, afinal, o circuito do documento na Biblioteca Escolar: selecção; aquisição; registo; carimbagem; catalogação; classificação; indexação; cotação; arrumação nas estantes; e difusão da informação.
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1. TIPOS DE DOCUMENTOS
Um documento é qualquer objecto, elemento ou fonte contendo informação materializada nos mais diversos tipos de suportes e que pode ser usado para consulta, compreendendo um conteúdo intelectual ou artístico que constitui uma unidade. Podemos encontrar diversos tipos de documentos numa biblioteca escolar: Monografias – publicações contendo texto e/ou ilustrações que apresentam unidade de conteúdo, constituídas por um ou mais volumes publicados numa mesma data ou em datas diferentes. São exemplo, os livros, as separatas, os catálogos, os seminários, as actas… Obras de referência – obras que permitem uma primeira abordagem sobre qualquer assunto e orientam o leitor para leituras subsequentes. Estão neste caso, as enciclopédias, dicionários, atlas, bibliografias… Publicações periódicas – publicações impressas em partes sucessivas, com periodicidade variável, designação numérica e continuidade. Consideram-se assim: jornais, revistas, boletins bibliográficos, boletins informativos… Material não-livro – todos os materiais informativos, de apoio pedagógico ou de carácter lúdico que não se incluem nos anteriores e de que existe uma grande diversidade: mapas, fotografias, diapositivos, transparências, cartazes, cassetes áudio e vídeo… Incluímos também nesta categoria os novos média electrónicos, quer autónomos, como os vários tipos de CD e DVD existentes, quer os documentos electrónicos em linha.
2. Selecção e Aquisição
A Biblioteca Escolar deve proporcionar acesso a um conjunto de recursos que apoiem alunos, professores, assistentes operacionais, pais e encarregados de educação nas actividades de ensino-aprendizagem, cumprindo objectivos curriculares e de suporte a actividades e a projectos de âmbito extra curricular. Deve ainda facultar recursos informativos e de lazer capazes de responder a necessidades intelectuais e formativas dos utilizadores, cumprindo, desta forma, objectivos lúdicos, recreativos e culturais. 4
Neste sentido a selecção e a aquisição do fundo documental pautam-se pelos critérios estabelecidos pela equipa, de acordo com as orientações da RBE, as indicações dos Departamentos e as necessidades do nosso público-alvo, estabelecidos em documento autónomo: Política de Desenvolvimento da Colecção. A política documental será definida, ouvidos o Órgão de Gestão, o Conselho Pedagógico, os diferentes departamentos, os professores, alunos e restante comunidade educativa, e estará de acordo com: a) O Currículo Nacional; b) O Projecto Educativo do Agrupamento; c) Os Projectos Curriculares de Escola e de Turma; d) O equilíbrio entre os diferentes ciclos e níveis de ensino existentes no agrupamento; e) As necessidades educativas especiais e as origens multiculturais dos alunos; f) As áreas curriculares, extracurriculares e lúdicas; g) O equilíbrio entre suportes (livro e não livro); h) As diferentes áreas do saber, respeitando as áreas disciplinares (temáticas), a literatura e as obras de referência. Após a recolha das informações acima, a equipa das Bibliotecas Escolares analisa as listagens de material e selecciona, estabelecendo prioridades, tendo em consideração as áreas mais deficitárias e a verba disponível.
3. Tratamento técnico do acervo: procedimentos
Todo o documento existente numa biblioteca escolar passa por várias operações intelectuais e técnicas designadas por circuito do documento.
3.1. Verificação
Quando o documento entra na Biblioteca, e antes de se iniciar o tratamento propriamente dito, deve verificar-se o estado de conservação do documento: procurar folhas brancas ou rasgadas, verificar o estado da capa e da contracapa, ou qualquer outra danificação. Caso 5
se trate colecções em volumes adquiridos em separado, deve verificar-se a sequência numérica para que não haja duplicação ou falta de volumes.
3.2. Carimbagem
A carimbagem deverá ser feita tendo em consideração a salvaguarda da integridade da mancha gráfica, das ilustrações e imagens. Todos os documentos têm de ser carimbados, devendo respeitar-se as zonas específicas ou recomendadas utilizando-se para tal, duas espécies de carimbos: Carimbo da posse/instituição, com o nome do Agrupamento e Biblioteca Escolar (dimensões reduzidas). Carimbo de registo, com a identificação da Biblioteca Escolar e espaço para o nº de registo e data de entrada. No caso das cassetes vídeo, das cassetes áudio, dos CD, CDRom e DVD coloca-se também o carimbo de registo na parte interior da respectiva caixa/capa ou recorre-se à utilização de etiquetas. Podem ainda ser colocados os carimbos relativos ao modo de aquisição. A carimbagem de documentos varia em função de natureza dos documentos.
3.2.1. Documentos impressos Monografias Carimbo de registo: Carimba-se na folha de rosto/ página de título com o carimbo de registo. Na ausência da folha de rosto, na página que contém maior informação sobre a obra. Carimbo de posse/instituição: São carimbadas todas as obras com o carimbo da instituição numa das páginas do meio e também na última página impressa. Colocam-se no canto inferior direito da página. Caso se trate de página de interesse gráfico, colocar o carimbo imediatamente na página seguinte em local que não prejudique a visibilidade do seu conteúdo. Publicações periódicas As publicações periódicas são carimbadas, apenas, com o carimbo de posse/instituição. Jornais – No canto superior direito da página de título. 6
Revistas – No canto superior direito da página de rosto ou da página de sumário.
3.2.2. Material não impresso: CD-ÁUDIO, CD-ROM, DVD, VHS, Diapositivos, Cassetes áudio No próprio documento será colocada uma etiqueta com o carimbo de registo, ou, quando mais conveniente, escrever-se-á com uma caneta de acetato o nome da escola e o n.º de registo. Os originais são retirados das capas e guardados num dossiê próprio, em armário fechado.
3.3. Registo
Esta operação tem como objectivo a inventariação dos documentos que constituem o fundo documental da BE. Sempre houver aquisições do fundo documental em qualquer suporte este deverá ser registado sequencialmente em suporte informático (Bibliobase). Antes de se proceder ao registo, verifica-se se este é pertinente, ou se se trata de uma publicação efémera e sem interesse. Neste caso, será suficiente o carimbo de posse/instituição. Cada obra tem o seu número de registo; Vários exemplares de cada obra têm números de registos diferentes; No caso de uma obra publicada em vários volumes, cada volume tem um número de registo diferente; Quando uma obra é acompanhada por material de outro formato, este terá um número de registo diferente; Os manuais escolares não fazem parte do fundo documental da BE.
3.3. Catalogação
A organização da BE tem de permitir ao leitor, aos funcionários e professores presentes na biblioteca, a localização dos documentos pretendidos no menor espaço de tempo.
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Define-se catalogação como a operação que consiste na descrição dos dados bibliográficos associados a um documento (descrição física), com a finalidade de o identificar para posterior recuperação. Par a caracterização dessa descrição são usadas a ISBDs (Internacional Standard Bibliograph Description) e as RPC (Regras Portuguesas de Catalogação), que estabelecem os elementos necessários para descrever e identificar um documento, a sua ordem na descrição bibliográfica, o conhecimento das fontes de informação de onde se retiram os elementos e um sistema de pontuação aplicável a esse descrição. Nas bibliotecas escolares do agrupamento, a catalogação é feita com recursos ao software BIBLIOBASE, em formato UNIMARC, sendo este um sistema de códigos internacionais que permite a legibilidade dos dados bibliográficos registados em suporte electrónico. Este formato segue as normas de descrição bibliográficas internacionais.
3.3.1. Registo de monografias Os campos de preenchimento obrigatório estão assinalados a vermelho; caso o documento possua informação os campos 010 e 021 deverão ser utilizados. Dados Gerais de Processamento 931 – Data de entrada no ficheiro 12/01/2011 933 – Ano de Publicação 1 1987 Identificação 010 – ISBN ^a – Número (ISBN) 972-1-02783-9 021 – Nº de Depósito Legal 14411/87 ^a – Código do país PT ^b – Número 14411/87 Informação Codificada 100 – Dados Gerais de Processamento ^a – Dados gerais de processamento (AAAA–MM–DD) 20051012d1987 101 – Língua da publicação ^a – Língua do texto por 102 – País de publicação ^a – País de publicação PT 8
Informação Descritiva 200 – Título ^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Folhas caídas ^d – Título paralelo ^e – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento) ^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) Almeida Garrett ^g – Outras menções de responsabilidade: tradutor, ilustrador, revisor 205 – Menção da edição ^a Menção da edição (referir a partir da 2ª) 2.ª ed 210 – Publicação, Distribuição ^a – Lugar da edição Mem Martins ^c – Nome do editor Europa-América ^d – Data publicação, da impressão (imp.) ou copyright (cop.) 1987 215 – Descrição Física ^a – descrição física, nº de páginas impressas 148p, [2] ^c – Outras indicações físicas, ilustrado il ^d – Dimensões da altura da lombada, por excesso: 22,5cm= 23 cm ^e – Material acompanhante, 1 CD-ROM 225 – Colecção ^a – Título próprio da colecção Livros de Bolso Europa-América ^v – Indicação do volume 241) Notas 300 – Notas gerais PNL ^a – Texto da nota 304 – Título ^a Texto da nota: ex. Tít. Orig.: título noutra língua 327 – Notas de conteúdo ^g Texto da nota: Título do CD Assuntos 606 – Nome comum ^a – Elemento de entrada Literatura portuguesa ^x – Subdivisão de assunto Poesia ^y – Subdivisão Geográfica ^z – Subdivisão cronológica ^2 – Código do sistema, thesaurus 9
610 – Termos não controlados ^a – Elemento de entrada 675 – CDU ^a – Notação 821.134.3-1 ^v – Edição BN ^z – Língua da edição por Responsabilidade Intelectual 700 – Responsabilidade principal ^a – Palavra de ordem Garrett, ^b – Outra parte do nome Almeida ^c – Elementos de identificação ou distinção: ex.: pseud. ^f – Datas 701 – Co-responsabilidade ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^b – Outra parte do nome, vide campo 700 ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 702 – Responsabilidade secundária (ilustrador, tradutor…) ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^b – Outra parte do nome, vide campo 700 ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 710 – Colectividade (responsabilidade principal) ^a Palavra de ordem 711 – Co-responsabilidade ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 712 – Responsabilidade secundária ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções Bloco internacional 856 – Localização e acesso electrónico ^u – Uniform Resource Location (URL) 10
^z – Nota para informação ao público 859 – Imagem da capa ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota informativa Existências 966 – Cota ^a – Nº de registo 001234 ^ l – Sigla da Instituição BEM ^s – Cota 821.134.3-1 GAR ^6 – Empréstimo Domiciliário, seleccionar a partir da lista de opções N.B. Se uma obra tem vários volumes, abre-se o suvcampo ^v e indica-se o nº do volume.
3.3.2. Registos vídeo Dados Gerais de Processamento 931 – Data de entrada no ficheiro 12/01/2011 933 – Ano de Publicação 1 2004 Identificação 021 – Nº de Depósito Legal ^a – Código do país ^b – Número 071 – Nº do editor ^a – Número do editor Informação Codificada 100 – Dados Gerais de Processamento ^a – Dados gerais de processamento (AAAA–MM–DD) 20051012d2004 101 – Língua da publicação ^a – Língua do texto, banda sonoro, etc. eng 102 – País de publicação ^a – País de publicação PT 115 – ^a – Dados codificados – Geral ^b – Dados codificados do filme animado Informação Descritiva 200 – Título ^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) A mulher do viajante do tempo 11
^b – Indicação geral da natureza do documento registo vídeo ^e – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento) ^f – Primeira menção de responsabilidade Rachel McAdams e Eric Bana ^g – Outras menções de responsabilidade: 210 – Publicação, Distribuição ^a – Lugar da edição, distribuição Lisboa ^c – Nome do editor, distribuidor Dream Works Home Entertainment [distrib.] ^d – Data publicação, distribuição 2004 215 – Descrição Física ^a – descrição física 1 Disco DVD ^c – outras indicações 54 min. Col. Son. ^d – Dimensões em invólucro 19x13x1 cm ^e – Material acompanhante 225 – Colecção ^a – Título próprio da colecção ^v – Indicação do volume Notas 300 – Notas gerais ^a – Texto da nota Registo nº 2030/2010 maiores de 12 anos Assuntos 606 – Nome comum ^a – Elemento de entrada Cinema ^x – Subdivisão de assunto ^2 – Código do sistema, thesaurus 610 – Termos não controlados ^a – Elemento de entrada 675 – CDU ^a – Notação 791.221/228 Responsabilidade Intelectual 700 – Responsabilidade principal ^a – Palavra de ordem McAdams, ^b – Outra parte do nome Rachel, 701 – Co-responsabilidade 12
^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^b – Outra parte do nome, vide campo 700 ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 702 – Responsabilidade secundária (repetir o campo se necessário) ^a – Palavra de ordem, Bana, ^b – Outra parte do nome, Eric, ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 005 Bloco internacional 856 – Localização e acesso electrónico ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota para informação ao público 859 – Imagem da capa ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota informativa Existências 966 – Cota ^a – Nº de registo DVD2987 ^ l – Sigla da Instituição BEM ^s – Cota 791.221/228 ADA ^6 – Empréstimo Domiciliário, seleccionar a partir da lista de opções 1 Nota: caso o documento possua informação o campo 021 deverá ser utilizado.
3.3.3. Registos sonoros musicais Dados Gerais de Processamento 931 – Data de entrada no ficheiro 12/01/2011 933 – Ano de Publicação 1 1997 Identificação 021 – Nº de Depósito Legal ^a – Código do país ^b – Número Informação Descritiva 13
200 – Título ^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Da Weasel ^e – Informação de outro título ^f – Primeira menção de responsabilidade Prod. João Martins da Weasel ^g – Outras menções de responsabilidade 210 – Publicação, Distribuição ^a – Lugar da edição Lisboa ^c – Nome do editor EMI ^d – Data publicação, distribuição 2004 215 – Descrição Física ^a – Descrição física 1 disco CD ^c – Outras indicações físicas digital áudio ^d – Dimensões 14x13x1 cm ^e – Material acompanhante, Assuntos 606 – Nome comum ^a – Elemento de entrada 675 – CDU ^a – Notação – 78 ^y – Edição BN ^z – Língua da edição por Responsabilidade Intelectual 700 – Responsabilidade principal ^a – Palavra de ordem Martins, ^b – Outra parte do nome João, 701 – Vide ficha monografia 702 – Vide ficha monografia Bloco internacional 856 – Localização e acesso electrónico ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota para informação ao público 859 – Imagem da capa ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota informativa 14
Existências 966 – Cota ^a – Nº de registo CD1456 ^c – Nº de Exemplares 2 ^ l – Sigla da Instituição BEM ^s – Cota 78 MAR ^6 – Empréstimo Domiciliário, seleccionar a partir da lista opções 0 Nota: Caso o documento possua informação o campo 021 deverá ser utilizado.
3.3.4. Registos multimédia Dados Gerais de Processamento 931 – Data de entrada no ficheiro 12/01/2011 933 – Ano de Publicação 1 2002 Identificação 010 – ISBN ^a – Número (ISBN) 972-0-65253-5 021 – Nº de Depósito Legal ^a – Código do país PT ^b – Número 184746/02 Informação Codificada 100 – Dados Gerais de Processamento ^a – Dados gerais de processamento (AAAA–MM–DD) 20051012d1987 101 – Língua da publicação ^a – Língua do texto por 102 – País de publicação ^a – País de publicação PT Informação Descritiva 200 – Título ^a – Título próprio (c/ maiúscula a primeira letra e os substantivos próprios) Diciopédia 2003 ^b – Indicação geral da natureza do documento Documento electrónico ^e – Informação de outro título (quando existe outro título/complemento)
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^f – Primeira menção de responsabilidade (autores seguidos até 3) Porto Editora Multimédia ^g – Outras menções de responsabilidade: tradutor, ilustrador, revisor 205 – Menção da edição ^a Menção da edição (referir a partir da 2ª) 210 – Publicação, Distribuição ^a – Lugar da edição Porto ^c – Nome do editor Porto Editora Multimédia ^d – Data publicação, da impressão (imp.) ou copyright (cop.) 2002 215 – Descrição Física ^a – descrição física 4 discos ópticos (CD-ROM) em caixa ^c – Outras indicações físicas, ilustrado il. ^d – Dimensões 28 cm 230 – Ficheiros de computador ^a – Designação e extensão do ficheiro Multimédia interactivo Notas 300 – Notas gerais ^a – Texto da nota Assuntos 606 – Nome comum ^a – Elemento de entrada ^x – Subdivisão de assunto ^2 – Código do sistema, thesaurus 610 – Termos não controlados ^a – Elemento de entrada 675 – CDU ^a – Notação 030 (0.034) ^v – Edição BN ^z – Língua da edição por Responsabilidade Intelectual 700 – Responsabilidade principal ^a – Palavra de ordem ^b – Outra parte do nome ^c – Elementos de identificação ou distinção: 16
^f – Datas 701 – Co-responsabilidade ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^b – Outra parte do nome, vide campo 700 ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 702 – Responsabilidade secundária (ilustrador, tradutor…) ^a – Palavra de ordem, vide campo 700 ^b – Outra parte do nome, vide campo 700 ^f – Datas, vide campo 700 ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 712 – Responsabilidade secundária ^a – Palavra de ordem Porto Editora Multimédia ^4 – Código da função, seleccionar a partir da lista de opções 340 Bloco internacional 856 – Localização e acesso electrónico ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota para informação ao público 859 – Imagem da capa ^u – Uniform Resource Location (URL) ^z – Nota informativa Existências 966 – Cota ^a – Nº de registo CDR4567 ^ l – Sigla da Instituição BEM ^s – Cota 030 DIC ^6 – Empréstimo Domiciliário, seleccionar a partir da lista de opções 1 Nota: Caso o documento possua informação os campos 010, 021 e 700 deverão ser utilizados.
3.4. Classificação
Na Classificação dos documentos é utilizada a Classificação Decimal Universal (CDU), cuja grande finalidade é facilitar a arrumação, por assuntos ou por grandes áreas temáticas, 17
contribuindo para optimizar a recuperação do documento. Serão ainda utilizados thesauros ou listas de descritores e termos de indexação, de acordo com os conteúdos curriculares e o perfil dos nossos utilizadores preferenciais, tendo em vista a resposta às suas pesquisas, por assunto. Os registos audiovisuais, são classificados com base na Tabela de Classificação da FIAF (Federação Internacional de Arquivo de Filmes) e na Tabela de Autoridades da CDU. Os registos sonoros, deverão ser classificados com base na Classificação de Registos Sonoros – BDVP (Bibliotecas e Discotecas da cidade de Paris).
3.5. Indexação
A indexação é uma das formas de descrição do conteúdo do documento; no entanto, distingue-se da classificação porque esta visa a organização do conhecimento, enquanto a indexação tem como objectivo permitir acessos múltiplos ao documento, de acordo com os assuntos nele focados. Trata-se aqui de escolher os termos que representam os conceitos contidos num documento e de seleccionar aqueles que se revelam pertinentes do ponto de vista do utilizador. Na análise dos documentos livro deve recorrer-se a uma leitura superficial, uma vez que é impossível ler na íntegra todos os documentos que dão entrada na biblioteca. Nesta leitura considera-se: • O título do documento; • A introdução (normalmente, é aí que o autor explica o que pretende com uma obra) e a conclusão (aí se explica, frequentemente, se os objectivos foram atingidos); • As primeiras frases dos capítulos e parágrafos; • Gráficos, quadros, figuras e legendas. Na indexação de ficção literária, usar-se-ão descritores relativos ao género literário e à nacionalidade da literatura. Pode ainda dar-se indicação do público a que se destina.
Veja-se o exemplo: ANDRESEN, Sophia de Mello Breyner - O Cavaleiro da Dinamarca Cabeçalho de assunto: Conto Literatura Portuguesa 18
Literatura Juvenil. No caso das bandas desenhadas, os descritores de assunto serão: Banda desenhada – Literatura Infantil Ou Banda desenhada - Literatura Juvenil Ou Banda desenhada - Literatura para adultos No caso das bandas desenhadas sobre factos históricos, e imaginando que se trataria de uma banda desenhada sobre História de Portugal, a indexação seria feita do seguinte modo: Portugal - História [Banda Desenhada] Outras bandas desenhadas serão indexadas de acordo com o assunto específico. Na análise dos documentos não-livro, o título e o resumo, quando existe, são a fonte principal de informação para a indexação. No entanto, sempre que a informação for insuficiente, deve-se ouvir e/ou visionar o documento. Na selecção dos conceitos, haverá uma preocupação com a pertinência dos mesmos para as perguntas de pesquisa que o utilizador poderá fazer e com a sua coerência, de modo a que uma determinada noção corresponda a um mesmo descritor, o qual será utilizado sempre do mesmo modo. Poderão ser indicados até seis termos para representar o assunto de um documento. Aconselham-se três etapas na indexação de um documento: 1 - análise do documento e determinação do seu conteúdo; 2 - identificação e selecção dos conceitos representativos; 3 - conversão dos conceitos seleccionados em linguagem natural (de preferência substantivos) e utilizados para representar, de uma forma coordenada, o conteúdo dos documentos.
3.6. Cotação
A cota é o código que possibilita a identificação, arrumação e a rápida localização dos documentos na Biblioteca. É, por assim dizer, a morada do Documento.
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O código utilizado para arrumação nas estantes, é o recomendado – Classificação Decimal Universal (CDU). A cotação consegue-se pela atribuição de uma notação alfanumérica que inclui referências: à notação numérica da classe ou subclasse do conhecimento, representada na classificação e identificada previamente no documento, mais a utilização das três primeiras letras do apelido do autor. Da sua combinação resulta a cota, a qual visa recuperar o documento e estabelecer uma ordem de arrumação. Terminado o processo de tratamento documental, o documento encontra-se em condições de ser arrumado e ficar disponível para consulta. O material não-livro, para além dos elementos atrás referidos deverá ainda especificar o tipo de material antes do número de registo (CDR; VHS; DVD; CD).
3.7. Etiquetagem Para que o livro seja arrumado e localizado facilmente na estante é impressa e colocada uma etiqueta branca com a cota, nº de registo e código de barras na contracapa que se prolonga até à lombada com a identificação da Escola e da BE e outra na folha de rosto/ página de título, no canto inferior esquerdo. A etiqueta é colada sempre que possível à mesma altura, por ex. 1 ou 2 cm da base, desde que não oculte parte do título, do nome do autor, o número do volume ou colecção, inscritos na lombada. Para evitar que se descole, convém protegê-la com plástico autocolante ou fita adesiva transparente.
3.8. Arrumação
3.8.1. Material Livro A arrumação dos documentos em livre acesso (pela cota, com a orientação nas estantes da esquerda para a direita e de cima para baixo) é efectuada de acordo com os assuntos dos documentos (classificação da CDU). Na classe 8, dentro de cada assunto a arrumação faz-se por ordem alfabética dos apelidos do autor. As estantes devem ter a indicação das grandes classes da CDU mas, dentro delas, são feitas as subdivisões que se considerem necessárias.
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Quando um documento versar diversos temas, o principal é utilizado para a sua arrumação na estante. Dentro do tema principal a obra é arrumada por ordem alfabética das 3 primeiras letras do apelido do autor ou título. As obras de um mesmo autor são ordenadas por ordem alfabética dos títulos.
3.8.2. Material não-livro Os documentos audiovisuais (cassetes vídeo e áudio, DVDs, CDs e CD-Rom) encontramse arrumados em armários fechados, para não serem manuseados directamente pelo utilizador. Apenas as caixas estarão expostas em expositores para que o utilizador possa escolher o que pretende. As VHS, CDRom e os CD áudio, são separados por temas/assuntos e arrumados por ordem alfabética tendo sempre em conta os elementos indicados na cota. MATERIAL ACOMPANHANTE (Notação e Arrumação) O material acompanhante deverá manter-se-á junto do documento impresso correspondente.
4. Difusão de informação
É através deste serviço que se faz a divulgação, de todo o acervo documental existente. A difusão poderá ser feita através de:
Expositores de novidades/últimas aquisições;
Desdobráveis/folhetos;
Listas bibliográficas;
Guias de leitura;
Boletins de informativos;
Blog;
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5. Bibliografia
VEIGA, Isabel, [et al] - Relatório síntese: Lançar a Rede de Bibliotecas Escolares. Lisboa: Ministério da Educação, 1997.
RBE - Rede de Bibliotecas Escolares. [em linha]. [Consultado diariamente]. Disponível na internet: <URL: http://www.rbe.min-edu.pt.>
PORTUGAL. Ministério da Cultura. Biblioteca Nacional. C.D.U. Classificação Decimal Universal: tabela de Autoridade. Lisboa: Ministério da Cultura, 2005.
GUSMÃO, Armando Nobre de, [et al] - Regras portuguesas de catalogação. 3ª reimp. Lisboa: Biblioteca Nacional, 2000.
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