Sageletter Sage – Soluções Globais Newsletter do segundo trimestre de 2016 (abril, maio, junho)
Administrativo- jurídico Abril: Finalização da troca de gestão no cartório e apresentação das novas atas à diretoria. Participação das capacitações do mês de trainee. Treinamento e apresentação do departamento para a nova trainee. Maio: Coleta de documentos, do departamento administrativo jurídico para a federação com a FEJESP. Elaboração de contratos e termos de responsabilidade dos membros. Elaboração dos certificados da capacitação de “Vendas” e “As Relações Comerciais Brasil – China”. Planejamento conjunto com o financeiro e ProjEx dos novos padrões de contratos com clientes. Junho: Elaboração dos certificados do evento “Marketing de Lugares” Finalização da coleta de assinatura de contratos dos membros, para envio a UNESP. Início da revisão do Estatuto da empresa. Elaboração do novo contrato com o contador. Finalização do processo da nota fiscal, acordado com o contador. E regularização do registro da empresa na Refeita Federal, DIPJ (declaração do imposto de renda da empresa) e da Ficha Cadastral de Pessoa Jurídica da Sage.
Financeiro Abril: O departamento financeiro trabalhou na capacitação dos membros para utilização das ferramentas orçamentárias. E também deu enfoque em pesquisas de mercado tanto para a confecção dos novos cartões e do uniforme como para a locação do ônibus para o WelcoMej. Maio: O departamento adequou à conta e implantou uma nova forma de acesso à mesma em que é possível a obtenção do registro de entradas e saídas online. Concomitantemente, realizou uma análise e seleção dos resultados obtidos através das pesquisas de mercado efetuadas no mês anterior. Junho: O financeiro deu enfoque na entrega dos novos cartões que agora possuem QR code e dos uniformes. Além disso, trabalhou no fechamento orçamentário do semestre.
Intege Abril: Durante o mês, iniciou-se o projeto “perfis de cidades”, que tem por objetivo prospectar cidades com um certo potencial para poder se internacionalizar. Depois de apresentadas mais de dez cidades, quatro foram escolhidas para serem trabalhadas. Em abril também foi firmada uma parceria com o Fórum Nacional de Secretários e Gestores de Relações Internacionais (FONARI), que atualmente está sendo presidido pela secretaria de Relações Internacionais de Guarulhos. Maio: No mês de maio prosseguiu-se o projeto perfis de cidades, além de se iniciar as atividades da parceria com o FONARI; também foi enviado um material sobre paradiplomacia para ser postado no blog do fórum, além de serem dividas algumas cidades para ser feito o balanço de gestão na área de relações internacionais. Junho: Durante o mês, após a visita da embaixadora da Guiné Bissau, Eugénia Saldanha, os laços entre a representante do país e o município de Marília, tornaram-se mais estreitos, disso, surgiu o interesse da cidade se tornar irmã de um município do país. A partir daí o projeto começou a se envolver e prospectar qual cidade do país teria o perfil mais semelhante a Marília; concluiu-se que Bissau, a capital do país, seria a opção mais interessante, iniciando-se o projeto, que foi finalizado e apresentado para o secretário de Desenvolvimento de Marília e aprovado.
Marketing Abril: O mês de abril iniciou com a divulgação dos aprovados para o mês de trainee na Sage, dentro do departamento de marketing fora realizadas diversas atividades para a capacitação dos trainees, como a do photoshop. Fora isso, durante o mês divulgamos as atividades que estavam sendo promovidas pela Sage na página do facebook, como a campanha de doação de sangue realizada pelo ProMundo em conjunto com diversas EJs do país e a Semana Africana, que teve apoio da Sage para ser realizada . Além disso, nesse mês a página da Sage atingiu seus 1500 likes, um marco bem importante para a história e visibilidade da empresa. Durante o mês realizamos um concurso “Sage’s got talent” afim de incentivar os membros a irem no IV Welcomej em Rio Claro. Maio: Após a efetivação do membros, demos inicio às atividades planejada para o semestre, a reformulação da identidade visual, que começou com pesquisa, e preenchimento do briefing. Enquanto a reestruturação interna acontecia, na página da Sage foi divulgado e comemorado os 11 anos de Sage, as atividades que nossos membros participaram do MEJ, foi lançado e divulgado o mais novo produto da Sage, o “Observatório de Comércio Exterior”. Junho: Foi feita a divulgação do nosso evento “Marketing de Lugares”, a confecção da Atena, nossa mascote, e outras atividades internas da empresa. Na
parte
interna
do
departamento
estávamos
finalizando
concretizando a reformulação da identidade visual da Sage.
e
Presidência Abril: No mês de abril começou o mês de trainees, a presidência realizou capacitação dos novos membros em duas ferramentas importantes internamente na Sage, o Google Drive e o Trello. Além disso, começamos a fazer reuniões com nosso professor orientador Paulino, sobre o evento de Marketing de Lugares previsto para início de junho, e sobre um mini-curso de análise de conjuntura que finalizaria o mês de trainees. Além disso, neste mês a Sage declarou interesse em participar do processo de federação de 2016, os primeiros documentos necessários foram entregues nas primeiras semanas, já na outra metade do mês a presidência participou de reunião de alinhamento da FEJESP, onde foi explicado como aconteceria o processo de federação. Na semana do dia 18, a Sage mudou sua sede, agora estamos no Campus II da UNESP, na Avenida Vicente Ferreira. Maio: A primeira coleta do processo de avaliação jurídico-fiscal ocorreu no dia primeiro de maio. Ainda na primeira semana do mês foi feita a segunda auditoria do IQunesp, desta vez com focos nos pilares 3 e 4, que se relacionam com Qualidade, Marketing e Projetos. Fizemos uma pequena confraternização para comemorar os 11 anos da Sage. Começamos a entrar em contato direto com o contador para conseguir resolver questões relacionadas aos documentos que estavam pendentes no processo de federação. Além disso, demos continuidade nas reuniões para organização do evento de Marketing de lugares. Ainda no mês de maio enviamos alguns ofícios para UNESP fazendo pedidos relacionados à adaptação da empresa na nova sede, agora com espaço bastante reduzido. A Presidência, junto com outros membros da Sage realizaram desafios propostos pela atividade do Vivência
Junior,
do
Núcleo
Unesp,
onde
fizemos
diversos
benchmarkings, com membros do Núcleo, da FEJESP, da Brasil Júnior e de uma startup.
Junho: No início do mês de junho, em parceria com a Liga de Grupos de Extensão de Relações Internacionais, a Sage escreveu um documento com as reivindicações a serem pedidas perante a UNESP, as pautas de cada grupo foram unidas e se tornaram uma reivindicação única do curso que foi apresentada ao atual Vice-diretor Marcelo Navega no dia 02 de junho em uma reunião que contou com todos os representantes dos grupos. O evento de Marketing de lugares ocorreu entre os dias 7 e 8 de junho, contamos com a presença de três professores doutores importantes na área. A presidência também esteve presente no Welcomej que ocorreu em Rio Claro nos dias 10, 11 e 12. No dia 10 de junho ocorreu a segunda coleta dos documentos da avaliação jurídica-fiscal, e o parecer final foi dado no dia 25 de junho, infelizmente a Sage não apresentou todos os documentos de acordo com os critérios exigidos, assim não passamos para as próximas fases do processo de federação. Realização também reunião em parceria com nosso professor orientador, Paulino, e um parceiro para discussão sobre proposta de uma atividade que envolve capacitação dos membros da empresa com relação às várias etapas existentes no processo de internacionalização de empresas. Além disso, a presidência participou de algumas reuniões com o novo grupo de extensão, RI Works, para discussão sobre uma parceria com a secretaria de desenvolvimento de Marília.
ProjEx Abril: Durante esse mês foram realizadas reuniões de apresentação das atividades do projeto com os trainees para que eles conhecessem as atividades que são desenvolvidas pelo ProjEx. Dentre ela também realizamos uma reunião para a elaboração de uma atividade entre os membros do Intege e do ProjEx.Também realizamos a revisão do projeto realizado para a empresa Sabor de Minas. Além disso também foi elaborada a carta de serviços do projeto. Maio: Foi realizada uma reunião com o Financeiro e o DAJ para definição de todo o passo a passo do processo contratual e financeiros dos projetos da Sage para as empresas contratantes. Além disso, também foram revisados os documentos de triagem. Junho: Em junho foram distribuídas tarefas para os membros do projeto, divididos em grupo para a realização das atividades. Dentre elas: finalização do projeto IBSage; revisão do manual da metodologia de seleção de mercados; finalização da 3ª parte do projeto de análise estratégica da SuaviPan; pesquisa de novas metodologias para o projeto. Além disso, nos dias 22 e 23 foi realizada a primeira capacitação sobre seleção de mercados, onde foi ensinado sobre os principais sites de coleta de dados para o projeto e também o cálculo das médias e do crescimento anual médio. Após os dias de capacitação foi passado um mini projeto de seleção de mercados para que os membros, divididos em grupos, possam treinar a metodologia e a pesquisa nas bases de dado. Além disso, os membros do projeto participaram da capacitação de vendas realizada por um ex-membro e ex-aluno do curso.
ProMundo Abril: O ProMundo recebeu seus novos membros, engajando-os em uma pesquisa sobre Marketing Verde, busca e contato com ONGs locais. Nesse mês foi iniciada a parceria com a Garra, ONG de Marília que resgata e auxilia animais de rua. Maio: Uma arrecadação de fundos foi realizada na UNESP para encaminhamento à Garra, além da divulgação de uma “vaquinha” online criada pela ONG. Além disso, o ProMundo, em nome da Sage, se juntou a Empreender Jr. e outras diversas EJs na campanha “Sangue Bom”, organizando e realizando doações de sangue no hemocentro de Marília. Junho: Um brainstorming foi realizado com os membros, a fim de gerar novas ideias para projetos a serem realizados no segundo semestre. Também fomos voluntários na feira de adoção realizada pela Garra, que foi um sucesso.
Qualidade Abril: Durante esse mês, o Qualidade desenvolveu as pesquisas sobre a metodologia organizacional 5S e decidiu a maneira como a mesma seria aplicada na Sage. Além disso, foram elaboradas as tabelas de Análise de Risco para cada departamento/projeto. Maio: Nesse mês o departamento de Qualidade continuou com a aplicação da metodologia 5S. Além disso, confeccionou o livro de membros e fez o feedback do evento sobre análise de conjuntura e foi iniciado as atividades sobre os mapeamentos de processos, que serão retomadas no segundo semestre. Junho: Nesse mês o departamento de Qualidade fez a Pesquisa de Clima Organizacional da metade da Gestão e fez o planejamento sobre o Planejamento-Tático-Operacional do segundo semestre.
Recursos Humanos
Abril: Divulgamos o resultado do processo seletivo ocorrido em março, a distribuição dos membros entre os consultores de RH (tutores e tutelados) e um novo quadro de plantões.
Maio: Fizemos as reuniões de efetivação.
Junho: Revisamos as perguntas dos feedbacks e criamos um feedback específico para a presidência; que será realizado em agosto, confraternização com tema de festa junina (Sajunina), criação de um novo quadro de plantões; que entrará em vigor em agosto, e a organização do plantão de férias.
Treinamento e Desenvolvimento Abril: foi colocado em prática o mês de trainee montado em março pelo departamento. Nele haviam todas as reuniões dos departamentos e projetos em determinados dias para a melhor organização dos trainees, capacitações em que foram apresentadas algumas ferramentas da empresa, como o manual de conduta e o sistema de faltas e de high five e as assembleias, que serviram para todos conhecerem como funciona a empresa e se conhecerem.
Maio: foi organizado com os novos membros do TED o Núcleo de Pesquisa, ou também conhecido como Observatório de Comércio Exterior (OCE). Ficou decidido que a cada mês seria escolhido um membro de cada departamento e um membro da presidência ou gerência para compor o grupo responsável pelos informes, sendo que esses informes seriam feitos quinzenalmente e divulgados pelo Departamento de Marketing. Assim, pudemos dar um pontapé inicial ao novo projeto da Sage, que visa atender a carência que o nosso curso possui na área de Economia. O mês de maio também foi o mês do Núcleo Intege, no qual os membros desse projeto foram capacitados pelo TED para utilizar alguns sites úteis para as atividades, como AliceWeb, IBGE Cidades e Radar Comercial.
Junho: o mês de junho foi do Núcleo ProjEx, no qual os membros do projeto foram capacitados com a metodologia utilizada para suas atividades de pesquisa de mercado. Houve também uma reunião que deu início ao planejamento da simulação das cadeias de comércio exterior, que os membros do departamento estarão diretamente envolvidos. Foi firmada uma parceria com o ProMundo referente à visita da ONG Garra, que cuida de animais abandonados na rua para adoção e que o projeto já ajuda com campanhas de arrecadação e participando dos pedágios que a ONG
organiza. Foi assim programada uma visita à Garra como forma de capacitação pessoal e social, com previsão para ocorrer em agosto. Por último, os membros do TED deram início ao contato com empresas da região que possuem um setor de comércio exterior, para que se possa realizar uma visita nessas empresas a fim de se conhecer melhor seus trabalhos.