Manual de control administrativo
Febrero D L 4 5 11 12 18 19 25 26
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J V 1 2 8 9 15 16 22 23
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Proyecto: "Mejorada la competitividad y el acceso a mercado de las artesanías de 40 artesano/as del municipio de Nahuizalco"
Manual de control administrativo
Febrero D L 4 5 11 12 18 19 25 26
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J V 1 2 8 9 15 16 22 23
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Proyecto: "Mejorada la competitividad y el acceso a mercado de las artesanías de 40 artesano/as del municipio de Nahuizalco"
Publicado por la Fundación Promotora de Productores y Empresarios Salvadoreños (PROESA) Colonia y Calle Centroamérica, Casa Nº 226, San Salvador, El Salvador. Telefax (503) 2225-1846 y (503) 2226-5280 Apartado postal 1493 Centro de Gobierno, San Salvador, El Salvador. Correo Electrónico: fundacionproesa@integra.com.sv proesa@fundacionproesa.org WEB: www.fundacionproesa.org Sonia Aguiñada Carranza Directora Presidenta Adolfo Alberto Figueroa Encargado de Operaciones y Area Técnica Equipo Técnico Karen González Mayorga Pablo Mancía Naves Irizet Ramos Batles Miguel Santos Flores Vásquez Coordinación y equipo editorial PROESA Sonia Aguiñada Carranza Adolfo Sánchez Figueroa Marta Domínguez de Chacón Paz y Desarrollo Saraí Ochoa de Morales Laia Serradell Maronda Esta publicación ha sido financiada por la Junta de Andalucía a través del proyecto Mejorada la competitividad y acceso a mercado de las artesanías de 40 artesanos/as del municipio de Nahuizalco en colaboración con Paz y Desarrollo y la Fundación Promotora de Productores y Empresarios Salvadoreños (PROESA).
Presentación En el marco del proyecto Mejorada la competitividad y acceso a mercado de las artesanías de 40 artesanos/as del municipio de Nahuizalco , a ser financiado con los recursos procedentes de la Junta de Andalucía, por medio de Paz y Desarrollo y la Fundación Promotora de Productores y Empresarios Salvadoreños (PROESA), como contraparte local se ha elaborado este material de capacitación. El proyecto busca contribuir al mejoramiento de las condiciones de vida de los habitantes de Nahuizalco a través de la mejora de la competitividad y el acceso a mercados de 40 artesanos/as del municipio de Nahuizalco. Los resultados esperados del proyecto son diversos. En primer lugar, se espera incrementar la competitividad de la producción artesanal local; en segundo lugar, se espera fortalecer el proceso asociativo entre los/as pequeños/as artesanos/as y finalmente se espera aumentar la presencia de artesanías en los mercados locales. Para ello, se realizarán diversas actividades individuales, pero especialmente, grupales donde se trabajarán aspectos relacionados con los elementos antes citados. Por lo anterior, decidimos elaborar este material que será un respaldo para las capacitaciones que tendrán lugar a lo largo de todo el proyecto. Esperamos que puedan encontrar aquí formas sencillas y prácticas para llevar a cabo los elementos trabajados en las capacitaciones y tener la oportunidad de incorporar los contenidos en su trabajo diario.
Introducción
Cuando cocinamos algún alimento, constantemente estamos probando la sopa, por ejemplo, para ver como está de sal; este control es importante porque nos permite corregir las deficiencias o errores o para comprobar que todo marcha bien. Algo parecido debería ocurrir con nuestros esfuerzos artesanales; tenemos que controlar el movimiento financiero; lo que entra y lo que sale; lo que debemos y lo que nos deben; sacar cuentas para ver si estamos ganando o perdiendo. Por esa razón, en este esfuerzo de capacitación, hemos incluido este manual de controles administrativos; el cual contiene los módulos siguientes:
Contenido Este Manual de Control Administrativo contiene los siguientes m贸dulos:
M贸dulo 1
M贸dulo 2
Conceptos sobre controles administrativos
Principales controles administrativos
M贸dulo 3 Principales controles contables
MĂ“DULO 1
Conceptos sobre controles administrativos
1. Uso de los controles
La memoria no es siempre fiel; algunas veces olvidamos datos, citas, etc. Por eso, registrar, la información en cuadernos, fichas, formularios, etc., ayuda a nuestra memoria y permite disponer de información útil, en todo momento, para tomar decisiones.
Para ello, es necesario mantener un sistema de registro que se acomode a las características del taller. Un taller que no mantiene su información debidamente registrada es igual a un barco sin brújula. Muchas veces perdemos tiempo buscando información que finalmente no encontramos. Lamentablemente, además del tiempo, también perdemos la posibilidad de efectuar una venta al cotizar equivocadamente una propuesta; perdemos dinero al pagar dos veces una cuenta o ponemos un precio de venta inferior a nuestros costos.
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La única forma de controlar los diferentes aspectos de nuestro taller es llevando los registros adecuados que nos permitan conocer oportunamente su situación y tomar decisiones.
2. Controles de compras Es útil saber cuándo y a quién se compró y bajo qué condiciones de pago. Esta información ayuda a negociar las condiciones de nuevas compras. Un simple registro de compras puede considerar: * * * * * * *
Día y mes en que ingresan los artículos Nombre de la mercadería Cantidades compradas, en unidades Precio por unidad Precio total Nombre del proveedor Condiciones de pago
3. Ventas Los registros de ventas nos permiten saber los productos artesanales que son más solicitados; conocer a nuestra clientela y las condiciones de las ventas. Este tipo de registros puede ser realizado en un archivo que contenga las facturas de ventas.
4. Producción Un registro de producción nos dice cuántos artículos hemos producido en un tiempo determinado, y cuánto se gastó en materiales. 7
MĂ“DULO 2
Principales controles administrativos
1. Cuadro mensual de producción
Cuadro mensual
PRODUCCIÓN Nombre del taller Nombre del propietario/propietaria Nombre del producto
TOTALES
10
Fecha de elaboración del producto
Cantidad de producto elaborada
Valor del costo unitario
Valor total
2. Cuadro mensual de ventas
Cuadro mensual
VENTAS Nombre del taller Nombre del propietario/propietaria Nombre del producto
Fecha de venta del producto
Cantidad de producto vendida
Valor unitario de la venta
Valor total
TOTALES
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3. Cuadro mensual de compra de insumos
Cuadro mensual
COMPRA DE INSUMOS Nombre del taller Nombre del propietario/propietaria Nombre del insumo
TOTALES
12
Fecha de compra de insumos
Cantidad de producto comprado
Valor unitario de la compra
Valor total
4. Registro de inventario de insumos
Cuadro mensual
INVENTARIO DE INSUMOS Nombre del taller Nombre del propietario/propietaria Nombre del producto
Fecha de compra del insumo
Fecha de uso del insumo
Cantidad de producto utilizado
Saldo
13
5. Registro de inventario de producto terminado Cuadro mensual
INVENTARIO DE PRODUCTO TERMINADO Nombre del taller Nombre del propietario/propietaria Nombre del producto
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Fecha de Cantidad de Fecha de Cantidad de elaboraci贸n producto venta del producto del producto elaborado producto vendido
Saldo
MĂ“DULO 3
Principales controles contables
1. El balance contable
Trabajamos mucho todo el año; nos contenta saber que estaremos en familia, celebrando las festividades de fin de año. Sin embargo, no tenemos mucha seguridad sobre cuánto aumenta o disminuye el valor de mi taller. ¿Si acaso necesitáramos un crédito, en estos momentos, el banco nos lo daría por el valor del taller? El balance es una especie de fotografía de la empresa, de lo que tiene y lo que debe en un momento determinado. Un balance contable está formado por Activos y Pasivos.
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2. Activos Los activos se refieren a todo lo que posee, como valor, la empresa a la que se le está haciendo el balance; y, básicamente, son los siguientes: * Caja y Bancos: se refiere a los valores que tenemos en caja y en las cuentas de los Bancos. * Activos Fijos: son aquellos cuya recuperación se lleva a cabo en un período mayor a un año y que tienen la propiedad de ser concretos: terrenos, edificios, maquinaria, instalaciones, etc. * Cuentas por cobrar: como su nombre lo dice, es todo lo que nos deben; lo que tenemos que cobrar. * Maquinaria y equipo: se refiere a las máquinas y al equipo que tiene el taller como: calculadoras, contómetros, máquinas de escribir, computadoras; etc. * Inventarios: es el listado de productos que tenemos sin vender; lo que tenemos embodegado, etc. * Vehículos: algunas empresas tienen sus propios vehículos para el transporte de la mercadería.
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3. Pasivos
Los pasivos de mi taller corresponden a todo lo que se debe, tanto a terceros como a mi, y consisten básicamente en los siguientes: *
Pasivos a corto plazo (pagaderos a menos de un año) Préstamos a menos de un año Cuentas por pagar (materias primas que debemos) Impuestos por pagar (servicios de agua, energía eléctrica, impuestos municipales; impuestos de IVA; etc.)
*
Pasivos de largo plazo (pagaderos a más de un año) Préstamos bancarios a más de un año Cuentas por pagar a más de un año
Para calcular el capital de mi taller, tengo que restar al valor del total de los activos, el valor de los pasivos recién mencionados y la depreciación (que es el cálculo hecho al desgaste de los equipos, maquinarias y vehículos).
Activos -
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Pasivos -
Depreciación
= Capital
Ejercicio Práctico
Elaboración de un Balance General (Rellenar con US$) Fecha del balance general: Nombre del taller______________________________________________ Dirección____________________________________________________ Nombre del propietario o propietaria: _______________________________
ACTIVOS
PASIVOS
Activos de operación: - Efectivo y Bancos _____________ Préstamos a Corto Plazo __________ - Cuentas por Cobrar _____________ Cuentas por Pagar a Corto Plazo _____ - Inventarios _____________ Impuestos por pagar ____________ Activos Fijos: Activos Fijos: - Maquinas y equipos ____________ Préstamos a Largo Plazo __________ - Vehículos ___________________ Cuentas por Pagar a largo plazo _____ - Muebles e instalaciones _________ - Terrenos y Construcciones ______ - Depreciación ________________ TOTAL ACTIVOS
_____________ TOTAL PASIVOS
______________
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4. Estado de ingresos y gastos (o Estado de resultados)
En el estado de resultados, se registran los ingresos obtenidos durante un determinado periodo de tiempo, producto de las ventas de mi taller y los costos y gastos incurridos en ese mismo periodo. El Estado de Resultados es otra de las herramientas que me ayudará a responder, por ejemplo, cuánto vale mi taller y si algún banco está dispuesto a otorgarme un crédito. La diferencia entre los ingresos y los costos y gastos de mi empresa me indicará la utilidad o pérdida obtenida durante el periodo de tiempo a que se refiere el Estado de Resultados.
Ingresos
(gastos+costos)
=
ganancias
Las ventas del Estado de Resultados las puedo obtener de mi Registro de ventas. Los costos de materias primas así como de otros costos, se encuentran anotados en mi Registro de compras. Los costos de mano de obra, así como de remuneraciones, las obtengo de las liquidaciones de remuneraciones de mis trabajadores. Los montos cancelados por concepto de arriendo, servicios, movilización, otros gastos menores y gastos financieros, los encuentro en mi Registro de caja y banco.
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Ejercicio Práctico
Elaboración de un Estado de Resultados (Rellenar con US$) Estado de Resultados entre el / Nombre del Taller: Dirección: Nombre del propietario o propietaria:
/
y el
/
/
Total de Ventas realizadas en el mes: Total Costo de ventas: - Materias Primas: - Mano de obra: - Otros Costos: Margen de producción: Total de Gastos de Administración y Ventas: - Remuneraciones: (salarios de personal administrativo): - Alquiler: - Servicios (agua, teléfono, luz, etc): - Transporte: TOTAL DE GANANCIAS:
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Ejemplo
Elaboración de un Estado de Resultados (Rellenar con US$) Estado de Resultados entre el 1 ./ 3 ./2007 y el 31 ./ 3 ./2007 Nombre del Taller: Artesanías La Flor Dirección: 3a. Calle Poniente, Nahuizalco. Nombre del propietario o propietaria: Flor Méndez Total de ventas realizadas en el mes:
$ 200.00
Total de Costo de ventas: - Materias Primas: - Mano de obra: - Otros Costos:
$ 135.00 $ 100.00 $ 25.00 $ 10.00
Margen de producción:
$ 200.00 - $ 135.00: $ 65.00 .
Total de Gastos de Administración y Ventas:
$
15.00
- Remuneraciones (salarios de personal administrativo): - Alquiler: - Servicios (agua, teléfono, luz, etc): - Transporte:
$ $ $ $
0.00 0.00 5.00 10.00
TOTAL DE GANANCIAS: $ 65.00 - $ 15.00= $ 50.00 Este mes, las ganancias de mi taller del mes de marzo han sido de $ 50.00
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5. Cuentas por cobrar
Como se recordará, una venta se concreta sólo cuando es cancelada. Por esto, es fundamental mantener un buen registro de mis cuentas por cobrar.
Nombre del cliente
Dirección y teléfono del cliente
Nº. Factura de venta
Monto de la deuda
Abono a la deuda
Saldo
Fecha en que pagó
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6. Cuentas por pagar Lo peor que me puede suceder cuando necesito comprar un producto para mi taller es que mi proveedor se niegue a vender por culpa de mi atraso en el pago de mis obligaciones. Al igual como yo, deseo que mis clientes paguen oportunamente sus cuentas, mis proveedores desearán que haga lo mismo con ellos. Entonces, es necesario llevar un registro de mis obligaciones, el cual me evitará la posibilidad de cancelar más de una vez una misma deuda.
Nombre del proveedor
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Dirección y Nº. teléfono del Factura proveedor de venta
Monto de la deuda
Abono a la deuda
Saldo
Fecha en que se pagó
7. Plan de acción Para tal efecto, a continuación se presenta un cuadro de necesidades de mejoramiento en su negocio, en cuanto al área comercial, para que identifique lo qué se tiene que hacer, quién lo va a hacer y cuándo se va a hacer:
NECESIDADES
¿QUÉ SE DEBE HACER?
¿QUIÉN LO VA A HACER?
¿CUÁNDO SE VA A HACER?
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Es importante llevar el control de la empresa y conocer cuanto es la ganancia.