Cartilha Ascom by Seplag AL

Secretaria do Planejamento, Gestã o e Patrimônio

Renan Filho Governador do Estado Luciano Barbosa Vice Governador do Estado Christian Teixeira Secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio José Genildo da Silva Secretário Executivo de Planejamento e Gestão Ana Cristina Farias Secretária Executiva de Gestão Interna

Assessoria de Comunicação Adalberto Lopes de Souza Assessor de Interação Social Julianne Lima Leão Assessora de Comunicação Pedro Fernandes M. de Oliveira Assessor Técnico Igor Raphael Gouveia Queiroz Estagiário de Jornalismo Tamires Wanessa Oliveira dos Santos Estagiária de Jornalismo Flávia Matos Monteiro Estagiária de Relações Públicas

FICHA TÉ C N I C A Texto Adalberto Lopes de Souza Revisão Julianne Lima Leão Igor Raphael Gouveia Queiroz

Apoio Técnico Flávia Matos Monteiro Tamires Wanessa Oliveira dos Santos Projeto Gráfico e Diagramação Pedro Fernandes M. de Oliveira

DICAS PRÁTICAS – O QUE DIZER AO JORNALISTA?

ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

APRESENTAÇÃO

SUMÁRIO

SOLICITAÇÕES DE ARTEFATOS GRÁFICOS

ENTREVISTAS PARA JORNAL IMPRESSO

ENTREVISTAS PARA RÁDIO

ENTREVISTAS PARA TV

APRESENTAÇÃO

7 Quem nunca sentiu aquele frio na barriga quando a Assessoria de Comunicação liga dizendo: “Você tem uma entrevista!”? Pois é! Pensando em você e com o objetivo de diminuir ao máximo esse “friozinho incômodo”, a Assessoria de Comunicação da Seplag (Ascom/ Seplag) preparou esta cartilha contendo informações preliminares a respeito da Relação com a Mídia e pequenas dicas de como devemos nos comportar diante dos profissionais de comunicação. Além disso, separamos um breve capítulo sobre o fluxo processual das atividades da Assessoria, com as atribuições e os prazos estabelecidos para os setores envolvidos, objetivando um melhor funcionamento das nossas atividades internas. Esta cartilha é destinada a todos os servidores da Secretaria de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio e, de modo mais específico, àqueles que concedem entrevistas sobre a Seplag ou sobre os assuntos relacionados à pasta. Nosso intuito é disponibilizar um material rápido e de fácil consulta, que possa auxiliar os colegas servidores para as entrevistas. A versão é “de bolso”, exatamente para que você possa fazer dela uma fiel companheira e levá-la sempre que achar necessário. Ao final desta leitura você vai perceber que um bom preparo sobre o tema a ser abordado é autocontrole farão de você um “expert” no assunto. É isso aí. Relação com a Mídia sem mistérios! Boa leitura!

Adalberto de Souza Assessor de Interação Social

ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO

9 A Ascom, setor de assessoramento imediato ao secretário, tem como finalidade a missão de divulgar as ações e projetos desenvolvidos pela pasta, intermediando a relação entre Secretaria, sociedade e imprensa. É também responsável por planejar e pôr em prática todo o plano de comunicação da instituição, fornecendo informações relevantes para os diversos públicos da Seplag, além de monitorar o conteúdo veiculado na mídia sobre os assuntos tratados pela pasta. Também é função do setor apoiar as demais áreas no desenvolvimento de artefatos gráficos, com fins essencialmente comunicacionais, compostos por elementos textuais e não textuais, bem como avaliar peças gráficas, também com caráter comunicacional, produzidas externamente. A Ascom é uma instância de assessoramento imediato ao gabinete do secretário de Estado do Planejamento, Gestão e Patrimônio e está vinculada, por força da Lei Delegada Nº 47, de 10 de agosto de 2015, à Assessoria de Interação Social*. É objetivo da Ascom estabelecer e manter o relacionamento entre a Seplag e os veículos de comunicação (e suas redações), a fim de promover uma comunicação voltada para a sociedade e os diversos públicos de interesse. A Ascom existe para ser um canal de mão dupla entre os interesses da Seplag e a necessidade sempre crescente da população de uma informação fundamentada na verdade dos fatos, obedecendo à ética profissional e promovendo a transparência no serviço público. *A Assessoria de Interação Social consiste num trabalho de aproximação das ações das secretarias com os seus públicos de interesse, promovendo uma maior efetividade no alcance dos objetivos planejados

10 A Assessoria de Comunicação da Seplag possui a seguinte estrutura:

Adalberto de Souza Assessor de Interação Social

Julianne Leão Assessora de Comunicação

Igor Queiroz Estagiário - Jornalismo

Tamires Oliveira Estagiária - Jornalismo

Flávia Matos Estagiária - Relações Públicas

Pedro Fernandes Designer

D I C AS P RÁ TICA S – O Q U E DI ZER AO J O RN A L I STA?

Tenha domínio sobre o assunto da entrevista. Esse é um dos grandes motivos do famoso “nervosismo”. Quanto mais domínio você tiver sobre o assunto da entrevista, menor será seu desconforto. Prepare-se com as informações mais importantes para o espectador. Utilize o tempo da entrevista para dar ao cidadão informações de qualidade. E nunca esqueça: você conhece mais do assunto do que o entrevistador.

Seja cortez e educado com a equipe de reportagem. Ao chegar ao local, cumprimente toda a equipe, e não apenas o entrevistador. Lembre-se que além de atender aos requisitos da boa educação, os repórteres cinematográficos e os fotógrafos são os responsáveis por sua imagem. Além disso, um bom papo antes da entrevista ajuda a quebrar a tensão, principalmente das primeiras vezes.

Evite jargões e termos técnicos. Tenha sempre em mente que a informação deve chegar ao mais simples dos cidadãos. Não pressuponha que a população conheça o assunto que você está tratando. Evite palavras difíceis. A comunicação só será estabelecida quando a informação for assimilada da forma que você pretendia.

Seja prudente. Diga somente o que você está autorizado a dizer. Informações confidenciais devem ser tratadas como confidenciais. O fato de você estar dando uma entrevista pela Seplag não significa que tenha autonomia para responder pela Secretaria. Atenha-se ao tema da entrevista e responda de modo claro e conciso.

Olhe sempre para o entrevistador. Ainda que você tenha familiaridade com a câmera, não olhe para ela. A entrevista é, antes de tudo, uma conversa. As pessoas em casa estão vendo/ouvindo o que vocês estão conversando. Por isso, olhe sempre para o repórter ao responder as perguntas. Evite olhar diretamente para a câmera, a não ser que você seja convidado pelo entrevistador a fazê-lo.

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Não segure o microfone. Nunca! Jamais segure o microfone. Ele é um equipamento de trabalho do repórter.

“Com que roupa eu vou?” Lembre-se que, durante a entrevista, você empresta sua imagem para a Seplag. É a Secretaria falando. Assim, sua roupa deve estar alinhada com o perfil da instituição e de acordo com o nosso manual de conduta interno. Deve-se evitar: roupas amassadas ou com manchas de suor e decotes profundos.

“Posso usar?” Camisas listradas ou xadrezes devem ser evitadas para entrevistas na televisão. Essas padronagens causam um efeito conhecido como “moiré”, que mistura os padrões na tela da TV, causando desconforto para quem assiste.

“E os papeizinhos?” Não se utilize de pedaços de papel como lembretes para serem usados durante a entrevista. Você ficará condicionado a baixar a cabeça para lê-los, dando a impressão de que não domina o assunto ou que está inseguro.

“20 segundos? E dá?” Esse é o tempo médio de uma entrevista editada na TV. Assim, procure não dar muitas voltas e vá direto ao assunto. Lembre-se: seja objetivo e claro.

“Entrevista? Vou não!” Jamais diga isso à Ascom. Além de limitar a visibilidade da Seplag, você está dificultando o trabalho da Assessoria. Alguns cargos não podem simplesmente decidir não falar.

“Acho que ele não me entendeu!” Se você percebeu que o jornalista não entendeu o que você quis dizer ou se está formulando a pergunta de modo equivocado, procure, de modo gentil, deixar a informação clara. Embora a entrevista passe por um processo de edição, quanto mais clara for a fala do entrevistado, mais difícil será a deturpação da informação.

Não existe off. Este é um jargão jornalístico para definir uma fala que não pode ser publicada. Se você não quer que aquela informação seja publicada, simplesmente não diga. O entrevistador está no papel dele de fazer perguntas, e você, no de responder. Logo, fale apenas o que pode ser dito.

E N T R E V I STA S PA RA A T V

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Responda apenas a saudação: “bom dia”, “boa tarde”, “boa noite”. Evite expressões de galanteio com o jornalista, à emissora ou com o telespectador.

Sente-se de modo firme, mas não robótico. Permaneça ereto, cabeça erguida e evite balançar-se para os lados. (09 em cada 10 cadeiras de estúdio de TV têm rodinhas e o nervosismo nos impele a balançar de um lado para o outro sem que percebamos).

Seu rosto deve trabalhar a seu favor. Um semblante fechado pode passar ao telespectador antipatia e distância. Mantenha-se sereno e com o rosto relaxado. Sorrir demais também não é bom, principalmente se o assunto for demasiado sério. Tema e semblante devem passar uma única mensagem.

Fale de modo pausado e evite expressões de linguagem como: “annnn... annnn”, ou ainda “éeeeeeeeeee...”, ou ao final da frase o famoso “né”. Faça uma linha mental de raciocínio e as frases serão construídas de modo natural.

Não se mostre irritado com perguntas ou ataques. Mantenha o tom de voz calmo e sereno. Antes da entrevista, a Assessoria pode alinhar com o entrevistador alguns assuntos que não devem ser perguntados. No entanto, isso não é garantia de que eles não serão abordados, principalmente numa entrevista ao vivo.

Quando perceber que o repórter está terminando a entrevista, procure recordar os pontos mais importantes e reforçar a mensagem geral.

E N T R E V I STA S PA RA A R Á D I O

Ao contrário da entrevista para a TV, na rádio você pode levar por escrito os principais pontos que queira abordar. Essa estratégia lhe ajudará, por exemplo, a lembrar de alguns números e evitará que você perca o foco da entrevista.

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Se o entrevistador colocar ouvintes no ar para fazer perguntas, nunca seja agressivo nem deixe seu interlocutor sem reposta.

Sendo possível, mantenha um copo de água próximo a você durante a entrevista. Isso ajuda a hidratar as cordas vocais.

Lembre-se que na rádio apenas sua voz aparece. Assim, fale de modo pausado e não seja apressado na resposta. Diferente da TV, o tempo na rádio é maior e você terá a oportunidade de abordar os temas com mais propriedade. Só não se torne cansativo!

Durante a entrevista, procure falar sorrindo. Os ouvintes perceberão que você está falando com um sorriso nos lábios. Isso trará à sua entrevista proximidade e empatia. Seja prudente: assuntos críticos devem ser tratados com o devido decoro.

E N T R E V I STA S PA RA J O R N A L I M P R E SS O

Suas informações devem render um bom texto. Quando conceder uma entrevista para o jornal impresso, pense sempre do ponto de vista da população (do leitor). Procure abordar os pontos positivos, as ações que atingem a população, os benefícios para a sociedade. Ao final, o que o repórter quer é contar uma boa história!

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Nunca minta! E principalmente para a imprensa. Ser desmentido num jornal de grande circulação não é um registro que você vai querer para o seu currículo profissional, além de ser antiético.

Não pergunte ao jornalista quais perguntas serão feitas. Além de limitar a ação do repórter, os profissionais da área se sentem cerceados pelo entrevistado. O padrão é que a Assessoria de Comunicação defina o assunto ou os assuntos a serem abordados. E nunca, nunca mesmo, peça para ver a matéria antes que ela seja publicada.

Você não tem controle sobre as perguntas , mas tem 100% de controle nas respostas que dará.

Os gestores da Seplag não devem atender à imprensa sem anuência da Assessoria de Comunicação. Caso algum jornalista ligue querendo entrevista, seja gentil, diga que está à disposição e que a Assessoria de Comunicação fará o contato para acertar os detalhes.

Não adiante informações por telefone. A informação dita hoje, na informalidade, pode virar uma citação com aspas no jornal de amanhã.

O tempo do jornal é agora! Se você não der sua versão hoje, amanhã poderá ler a versão do outro na página do jornal. E o possível estrago já estará feito.

O R I E N TA Ç Õ E S PA RA S O L I C I TA Ç Õ E S DE ARTEFATOS GRÁFICOS

25 Está precisando de uma peça gráfica? Os procedimentos para a confecção do material devem obedecer a um fluxo processual interno. A Ascom é responsável pelo apoio para confecção de peças gráficas (internas ou externas) e esse apoio se dará por intervenção do designer, conforme procedimento padrão a seguir: a) A área demandante deverá encaminhar formulário de briefing* para o e-mail ascom. seplag.al@gmail.com, devidamente preenchido, ou entregá-lo impresso, assinado e datado pelo gestor da área ou correspondente imediato; b) Uma reunião de briefing será agendada entre a área demandante e a Ascom. Nessa reunião, entre outros assuntos, deverá obrigatoriamente ser definido o prazo de entrega da solicitação para a aprovação da demandante; c) A Ascom encaminhará via e-mail, no prazo determinado, o artefato gráfico solicitado; d) A área encaminhará à Ascom as solicitações de correções ou ajustes na peça (caso existam); e) Se as correções ou ajustes caracterizarem um novo briefing, em detrimento do anterior, a Ascom se permitirá dar novo prazo à peça, tendo em vista a mudança do que foi acordado na reunião de briefing; f) Após as correções, a Ascom encaminhará a peça ajustada para a área demandante; g) A área demandante aprovará, por e-mail do gestor ou correspondente imediato, a peça gráfica com a seguinte informação: “Peça Aprovada”;

26 h) A Ascom enviará para a área demandante, por e-mail ou CD, o arquivo fechado; i) A área demandante deve abrir processo administrativo (com antecedência de no mínimo 01 mês da data de entrega da peça solicitada)* junto à Superintendência Administrativa (SAD), solicitando providências de confecção do pleito. No processo, devem constar as seguintes informações: •

Tipo da peça gráfica;

•

Tipo do papel;

•

Gramatura do papel;

•

Dimensões para impressão;

•

Quantidade;

j) O CD contendo o arquivo fechado deve estar anexado ao processo para fins de auditoria; k) A SAD encaminhará ao fornecedor o arquivo para providências de confecção; l) O fornecedor encaminhará uma “prova de impressão” da peça solicitada, que será aprovada pela Ascom/SAD; m) De posse da “prova de impressão” aprovada, o fornecedor dará início a produção do material solicitado e o entregará à SAD na data acordada que, por sua vez, entregará uma cópia à Ascom e os demais exemplares para o setor demandante.

*Conjunto de informações, uma coleta de dados para o desenvolvimento de um trabalho. * Excetuam-se as solicitações que não forem atendidas pela Imprensa Oficial. Tendo em vista os prazos da Procuradoria Geral do Estado (PGE), o prazo de abertura de processo administrativo deve ser de 60 dias úteis de antecedência.

Setor Demandante 2. Envio da primeira peça e aprovação

3. Envio das alterações/correções

Acordo de novo prazo*

5. Envio do email de aprovação pelo responsável da área

6. Envio do arquivo fechado

10. Aprovação

9. Envio da prova de impressão

8. Envio do arquivo para produção

7. Abertura de processo administrativo com CD contendo a arte aprovada (mínimo 1 mês de antecedência da entrega do “produto”)*

Administrativo

FLUXOGRAMA DE DESIGN

Ascom

Fornecedor

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