UNICALIDAD 1

Boletín del Sistema de Gestión de la Calidad

83 procesos certificados en la UAEM La Calidad puede no ser lo que piensas Diagnóstico de Clima Organizacional

Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

No. 11 Abril 07

Universidad Autónoma del Estado de México

D i r e c t or i o UAEM Dr. en A. P. José Martínez Vilchis Rector

M. en Com. Luis A. Guadarrama Rico Secretario de Docencia

Dr. en Cs. Agr. Carlos Arriaga Jordán Secretario de Investigación

M. en C. Eduardo Gasca Pliego Secretario de Rectoría

Dra. en Ed. Lucila Cárdenas Becerril Secretaria de Difusión Cultural

M. en E. P. Guillermina Díaz Pérez Secretaria de Extensión y Vinculación

Ing. Manuel Becerril Colín Secretario de Administración

M.A.S.S. Felipe González Solano Secretario de Planeación y Desarrollo Institucional

M. en D. Jorge Olvera García Abogado General

L. en Com. Ricardo Joya Cepeda Director General de Comunicación Universitaria

Boletín UniCalidad Lic. Ramón Cuevas Martínez Director de Organización y Desarrollo Administrativo

Lic. Sergio Palma González Coordinador del SGC

Act. Yuri Hernández Flores Lic. Martha E. Díaz Hernández Colaboración editorial

Lic. Oscar Mora Navarrete Diseño

SUMARIO Editorial ¿Quiénes somos? Presentación del equipo del SGC Servicios, capacitación y dudas sobre el SGC 83 procesos certificados en la UAEM La Calidad Puede no Ser lo que Piensas Conociendo a…

Diagnóstico de Clima Organizacional Nuevos Procesos 2007 Poniéndole números Sabías que…

5 6 7 8 10 11 12 13 14 14

UniCalidad es una publicación abierta al talento y a la creatividad, envíanos tus comentarios y colaboraciones a iso9001@uaemex.mx o comunícate al teléfono (722) 226 11 41.

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Interpretación de la norma ISO 9001:2000.

Documentación del SGC de la UAEM. Tratamiento de servicio no conforme, acciones correctivas y acciones preventivas.

Formación de auditores internos.

Buenas prácticas de auditoría para auditores internos.

Formación de auditores líderes.

El papel de la alta dirección en el SGC. Temas de fortalecimiento al SGC.

Taller para la redacción de no conformidades.

Taller para la medición y evaluación del objetivo de la calidad, producto o servicio, satisfacción del usuario y del mismo proceso del SGC. Taller de sensibilización a la calidad para la alta dirección.

Taller de intercambio de experiencias de los responsables de procesos certificados con los que inician actividades en el SGC.

Consulta las bases en la página www.uaemex.mx/certificacion

eE d i t o r i a l

s grato presentar el primer número del Boletín UniCalidad, medio por el que informaremos de forma cuatrimestral sobre los avances y logros del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Universidad Autónoma del Estado de México, así como de los temas de actualidad relacionados con la calidad y el desarrollo de sistemas.

En este número damos cuenta del logro alcanzado por la UAEM en la pasada auditoría externa, al certificar 83 procesos bajo la norma ISO 9001:2000. Cabe destacar que estamos por lograr la acreditación ante la Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) de tres procesos: Diagnóstico de Salud Animal y Diagnóstico en Sanidad Acuícola del Centro de Investigación y Estudios Avanzados en Salud Animal (CIESA) de la Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia, así como del proceso de Servicios de Extensión del Laboratorio de Materiales de la Facultad de Ingeniería.

Es preeminente reconocer y agradecer tu participación y la de más de dos mil universitarios que hoy en día integran el Sistema de Gestión de la Calidad, pues sin su empeño y dedicación no se hubiera alcanzado tan importante logro.

La calidad es un esfuerzo diario, en su construcción estamos involucrados todos y los retos continúan. A finales de 2007 se llevará a cabo la recertificación del SGC, necesitamos tu compromiso para alcanzar esta nueva meta.

Quienes trabajamos en el SGC adoptamos la idea de Philip B. Crosby: “La calidad no cuesta. No es un regalo, pero es gratuita. Lo que cuesta dinero son las cosas que no tienen calidad”. Por ello te exhortamos a trabajar con calidad cada día, con tu esfuerzo y compromiso fortalecemos al SGC y a nuestra Universidad.

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Quiénes somos?

¿

Presentación del equipo del SGC Al hablar del equipo del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM nos referimos a poco más de 2,400 universitarios que han asumido el reto y compromiso para trabajar con calidad todos los días.

La estructura del Sistema es la siguiente: Alta Dirección (Colegio de Directores).

El representante de la Alta Dirección: Secretario de Administración, Ing. Manuel Becerril Colín.

Responsables de los 83 procesos.

Integrantes de los Comités del SGC. Auditores líderes.

Auditores internos.

Observadores.

Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo.

Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad.

En la celebración de sus primeros 50 años como universidad, encontramos a la UAEM mejor que nunca: ocupa el segundo lugar nacional en programas educativos reconocidos por su calidad; se ubica en la décima posición entre las universidades públicas estatales por el número de programas en el Padrón Nacional de Posgrado, incremento en 27% los PTC con grado de doctor, cuenta con 25 cuerpos académicos de calidad, una estación radiofónica, dos incubadoras de empresas, museos de clase internacional, invaluable acervo cultural y 83 procesos administrativos certificados, confirmando su condición de Máxima Casa de Estudios de la entidad.

Mensaje Segundo Informe Anual Dr. en A.P. José Martínez Vilchis.

Rector de la UAEM

Servicios que presta la

Conoce los servicios que presta la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo en cuanto al Sistema de Gestión de la Calidad: Capacitación, cursos y talleres.

Mantenimiento del SGC. Certificación de nuevos procesos.

Auditorías Internas.

Seguimiento a los Comités del SGC. Diagnósticos de Clima Organizacional.

Actualización de la página web del SGC. Reuniones Plenarias.

Revisión por la Dirección.

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Del 22 al 24 de noviembre de 2006 recibimos la presencia del organismo certificador American Trust Register S. C. (ATR), encargado de llevar a cabo la auditoría externa a las diferentes áreas que integran el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Universidad Autónoma del Estado de México.

En esta ocasión se certificaron 26 nuevos procesos administrativos, con ello el SGC de nuestra Máxima Casa de Estudios tiene certificados un total de 83 procesos bajo la Norma de Calidad ISO 9001:2000.

La auditoría cumplió el objetivo de verificar el SGC con base en la evaluación del cumplimiento de los requisitos bajo la norma de referencia; confirmó el alcance del sistema declarado en nuestro Manual de la Calidad y verificó la atención y seguimiento a las observaciones detectadas en la auditoría de 2005, al revisar las acciones correctivas y preventivas desarrolladas e implementadas.

Como resultado de esta auditoría externa, podemos decir con orgullo que no se detectaron No Conformidades, sin embargo, hubo 18 observaciones del equipo auditor encabezado por el Ing. Joaquín Méndez Almaguer, Auditor Líder de ATR, las cuales están siendo atendidas, por lo que no hubo ningún inconveniente por parte del organismo certificador para mantener la certificación y otorgar la ampliación del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM.

PROCESOS

CANTIDAD

Rectoría (Defensoría de los Derechos Universitarios) Secretaría de Docencia Secretaría de Rectoría Secretaría de Planeación y Desarrollo Institucional Secretaría de Difusión Cultural Secretaría de Extensión y Vinculación Secretaría de Administración Contraloría Universitaria Laboratorio de Materiales de la Facultad de Ingeniería Centro de Investigación y Estudios Avanzados en Salud Animal (CIESA) (Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia) Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico (FAAPA) Fondo de Fomento y Desarrollo de la Investigación Científica y Tecnológica (FONDICT)

Total

Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo

1 10 1 5 5 5 28 2 1 2 1 22

83

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Universidad Autónoma del Estado de México

La

Calidad SER

NO lo que tu PIENSAS

puede

Una manera de abordar la calidad es entender algunos de los supuestos erróneos que sustentan la mayoría de los directivos, entre los cuales podemos destacar:

Un supuesto erróneo es creer que la calidad significa excelencia, lujo, brillo o peso. La palabra “calidad” se emplea para indicar el valor relativo de las cosas en frases como “buena calidad” o “mala calidad”. Los individuos hablan a la ligera de algo sin nunca tomarse el trabajo de definirlo. Por lo que se debe definir calidad como el “cumplir con los requisitos”. El no cumplir con los requisitos significa ausencia de calidad.

Otro supuesto erróneo es el de que la calidad es intangible y, por tanto, no es medible. La calidad se mide por el costo de la calidad, el cual es, el gasto ocasionado por no cumplir con los requisitos. El costo es el resultado de no hacer las cosas bien a la primera vez.

Por lo que podemos concluir que la administración de la calidad es sólo una forma sistemática de garantizar que las actividades se lleven a cabo en la forma en que fueron concebidas.

Finalmente, otro de los supuestos mal entendidos es que la calidad se origina en el departamento de calidad. El personal del departamento del Sistema de Gestión de la Calidad deberá medir el cumplimiento de los requisitos por los diversos medios con que cuenta, habrá de reportar los resultados de forma clara y objetiva; encargarse de desarrollar una actitud positiva hacia el mejoramiento de la calidad; pero no puede hacer el trabajo de los demás. Trabajar con calidad y cumplir con los procedimentos, es tarea de todos, no únicamente de los responsables directos de los procesos o de los encargados del propio SGC.

Conociendo a...

LSCA Maritza Martínez Malacón Auditor Líder del SGC

Adscrita a la Dirección de Servicios de Cómputo de la UAEM como Representante de la DSC en el Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM. Experiencia dentro del SGC: De noviembre de 2004 a diciembre de 2006 ha participado en 32 auditorías: 27 como auditor líder y 5 como auditor interno.

Antigüedad laboral en la UAEM: 15 años.

Contacto: Dirección de Servicios de cómputo, al teléfono 01 (722) 2 14 25 20.

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Diagnóstico de Clima Organizacional Del 7 de septiembre al 16 de octubre de 2006 se llevó a cabo la aplicación del instrumento de medición para la realización del Diagnóstico del Clima Organizacional en la UAEM, en el cual participamos 1,854 universitarios de 67 dependencias con procesos certificados.

Se definieron 10 categorías que describen el clima organizacional, siendo estas: CATEGORÍA

1. Relaciones interpersonales 2. Apoyo del jefe 3. Sentido de pertenencia 4. Retribución 5. Disponibilidad de recursos 6. Estabilidad 7. Coherencia 8. Claridad organizacional 9. Trabajo en equipo 10. Valores colectivos

La escala de medición utilizada fue la siguiente: Percepción desfavorable 1 Totalmente en desacuerdo

2 En desacuerdo

Alerta para la acción

Percepción favorable 4

3

Totalmente en acuerdo

De acuerdo

Fortalezas

A la fecha la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo se encuentra asesorando sobre los planes de acción de cada una de las áreas evaluadas, destacando que dichos planes deben ser elaborados conjuntamente por los directores o encargados de las dependencias y su equipo de trabajo.

PROCESOS2007

NUEVOS

El pasado 14 de marzo se llevó a cabo la primera reunión informativa a los interesados en certificar procesos en 2007, contando con la asistencia de 55 universitarios. Sobresalió la propuesta de 28 nuevos procesos a certificar este año, conoce cuales son:

1. Control de gestión de la Oficina del Rector 2. Admisión a instituciones incorporadas 3. Administración escolar en la permanencia y promoción 4. Digitalización de documentos 5. Desarrollo de materiales didácticos para modalidades no convencionales 6. Desarrollo de actos académicos de educación continua 7. Elección de Consejeros Universitarios (alumnos y profesores) 8. Cursos de verano 9. Diseño de impresos 10. Registro, acopio y entrega de obra plástica en dependencias de la UAEM 11. Organización de exposiciones de obra plástica 12. Organización de eventos culturales solicitados 13. Arte abierto, arte para todos 14. Gestión administrativa 15. Gestión y administración de recursos federales 16. Proceso para la creación de una extensión CELe. 17. Proceso para la promoción e impartición de cursos del CELe. 18. Auditoría administrativo financiera 19. Auditoría al otorgamiento al estímulo 20. Convenios 21. Campaña publicitaria 22. Información de coberturas 23. Centro de Investigación de Servicios Psicológicos Integrales (CISPI) 24. Centro de Estudios Territoriales Aplicados (CETA) 25. Asesoría empresarial 26. Capacitación empresarial 27. Incubación de empresas 28. Desarrollo de proyectos empresariales

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Poniéndole

Números

El 39% de los universitarios encuestados considera que el SGC es una herramienta para dirigir y coordinar una institución.

El 31% opinó que es para la planificación y logro de objetivos.

Para el 20% el SGC es una garantía de un servicio eficaz y eficiente.

El 7% la considera una metodología para realizar las actividades laborales.

7 de cada 10 universitarios involucrados en el SGC dicen haber recibido cursos de capacitación respecto a la norma ISO 9001:2000 y del SGC. Fuente: Encuesta de percepción del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAEM, junio de 2006.

Sabías que...

La Universidad es una de las pocas instituciones en el país que no sólo certifica procesos de su administración central, sino además a facultades, preparatorias, sindicatos y servicios que ofrece la comunidad.

De las universidades públicas, la UAEM es la única institución que ha incluido en su SGC a su sindicato académico, es decir a la Federación de Asociaciones Autónomas de Personal Académico (FAAPA UAEM).

En el SGC de la UAEM participan más de 2,400 trabajadores universitarios, distribuidos en casi todas las oficinas de la UAEM y se pretende que en los próximos dos años podamos llegar a ser una Universidad totalmente certificada.

Entérate Compañero universitario si te interesa formar parte de nuestro equipo auditor, comunícate al teléfono 01 (722) 226 11 41 o bien al correo electrónico iso9001@uaemex.mx Te informamos que para el mes de junio está programada la primera auditoría externa del año, por ello te invitamos a cerrar tus No Conformidades y de ser necesario realiza las actualizaciones a tus tablas de proceso.

Si tomaste cursos de capacitación del SGC con nosotros, favor de pasar por la respectiva constancia de participación en la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativo, ubicada en el quinto piso del Edificio Administrativo, Ignacio López Rayón no. 510 Sur, Col. Cuauhtémoc.

Visita nuestro portal www.uaemex.mx/certificacion

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Universidad Autónoma del Estado de México En el marco del fortalecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la UAE M y en aras de alcanzar una universidad certificada

La Universidad Autónoma del Estado de Méxic o a través de la Secretaría de Administración

CONVOCA A todos los organismos académicos, centros de investigación, planteles de la escuela preparatoria, centros universitarios, dependencias administrativas de la UAEM, y toda aquella área universitaria que cuente o no con procesos certificados, pero que en su quehacer diario anteponga la calidad y la mejora continua de sus actividades , a participar en el

Premio aa las las Mejores Mejores Prácticas Prácticas Premio de Calidad Calidad UAEM UAEM 2007 2007 de

a las Mejores Prácticas de

Categorías:

a. Administrativa b. Académica c. Investigacón

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