Análisis de puesto by sheny laudy

Tema 5

Análisis de puesto OBJETIVO DE UNIDAD 1. Analizar la importancia de la administración de personal, su relación con el entorno, así como conocer y practicar el proceso de análisis de puestos en una empresa u organización.

! Este es el elemento básico sobre el cuál se estructura la administración de recursos humanos, es donde inician sus funciones, declarando qué es lo que realmente implica cada posición y puesto de trabajo dentro de la organización. Como ya se mencionó en el tema anterior, todo lo que hay y se realiza dentro de la empresa debe estar alineado tanto horizontal como verticalmente. El análisis de puesto entonces será donde se obtenga la información acerca de los puestos determinando sus deberes, tareas y actividades. ! La figura 1.6 presenta el lugar que ocupa el análisis de puesto dentro de las tareas de la administración de recursos humanos. Es la piedra angular, el inicio de todo. Este define el trabajo dentro de la organización y los comportamientos que son necesarios para desarrollar esos trabajos. Por ejemplo, ¿cuáles son los deberes de un jefe del departamento de interiores que trabaja en Rolls-Royce? ¿cuáles son los conocimientos, habilidades y capacidades mínimas necesarias para desempeñar este trabajo adecuadamente? ¿cómo éstos requerimientos se comparan con aquellos necesarios para un sub-director de estación? estas son preguntas que se responden en el análisis de puesto. El hecho es, que casi cualquier programa de administración de recursos humanos, requiere de algún tipo de información obtenida en el análisis de puesto. ! 24

Figura 1.6 Análisis de puesto Planeación estratégica de RH Análsis de flujo y diseño de puestos

Análisis de puesto

Descripción y especificación de puesto

Reclutamiento y selección Ealuación del desempeño Administración de la compensación

Traducido de Snell y Bohlander (2013) pag. 145

Requisitos legales

! Dessler (2013) menciona seis pasos para conducir un análisis de puesto, estos son: 1) Decidir cómo se va a utilizar la información: ésta puede ser utilizada para el reclutamiento y selección, cumplir con requerimientos legales, evaluación del desempaño, compensación, entrenamiento, entre otros. 2) Revisar información previa relevante: como pueden ser organigramas, diagramas de procesos, descripciones de puestos, etc. 3) Seleccionar una muestra representativa:No es necesario analizar el puesto de 200 obreros que hacen lo mismo en la

línea de producción, una muestra de 10 obreros será suficiente. 4) Realizar el análisis del puesto: recolectando información de la actividades, condiciones de trabajo, características físicas y habilidades necesarias para desempeñar el puesto. 5) Verificar la información producida durante el análisis de puesto: con el trabajador que ocupa la posición y con su superior inmediato. 6) Elaborar una descripción y una especificación de puesto: la descripción de puesto describe las actividades y responsabilidades del puesto, así como sus características principales, como podrían ser las condiciones de trabajo. La especificación del puesto resume los rasgos, habilidades, cualidades personales, experiencia requerida por la persona que realizará las tareas propias del puesto. ! En los siguientes temas se revisarán los distintos métodos para recabar la información necesaria para el análisis de puesto, así también se hablará de las descripciones y especificaciones de puesto en más detalle. Por ahora, te invito a ver el siguiente video dónde se presenta en forma narrada la importancia del analisis de puesto: https://www.youtube.com/watch?v=G1-FJpPnSFY

Vídeo 1.4 How to do a Job Analysis que obtuvo lo que buscaba, por que “al llegar la mañana, llamó a sus discípulos y escogió a doce de ellos, a los que nombró apóstoles” (Lucas 6:13). No olvides acudir siempre a la fuente de toda sabiduría, en Él encontrarás las respuestas que necesitas en cualquier área de tu vida.

https://www.youtube.com/watch?v=G1-FJpPnSFY

! Era de tarde ya, la tarea debía ser iniciada pero no se tenía aún a las personas que formarían parte de la organización que causaría tal impacto que sus efectos aún llegarían a nuestros días. El director ejecutivo había sido elegido, ahora necesitaba elegir a sus subalternos. “Por aquel tiempo se fue Jesús a la montaña a orar, y pasó toda la noche en oración a Dios” (Lucas 6:12). Jesús acudió a la fuente de sabiduría en búsqueda de respuestas para su análisis de puesto. Podemos deducir por la lectura del siguiente versículo 26

Referencias: Certo, S. & Certo, S. (2012). Modern management : concepts and skills. Upper Saddle River, N.J: Pearson Prentice Hall. Dessler, G. (2013). Human Resource Management. Boston: Prentice Hall. Grant, R. (2010). Contemporary strategy analysis. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Snell, S. & Bohlander, G. (2013). Managing human resources. Mason, Ohio Andover: South-Western Cengage Learning Distributor. Video: (How To Do A *Job Analysis*). Tomado de: https://www.youtube.com/watch?v=G1-FJpPnSFY

Tema 6

Métodos para recabar información para el análisis de puesto OBJETIVO DE UNIDAD 1. Analizar la importancia de la administración de personal, su relación con el entorno, así como conocer y practicar el proceso de análisis de puestos en una empresa u organización.

! Una vez establecida la importancia del análisis de puesto, es momento de hablar de los distintos métodos de que disponemos para recabar la información necesaria para el mismo. Cuando el análisis de puesto se va a realizar sobre un puesto existente la información provendrá de la persona ocupando dicho puesto. Ellos son la fuente lógica de información, porque ellos son los que tienen el mayor conocimiento acerca de los detalles de dicho puesto. Los ocupantes del puesto deben ser capaces de proveer información exacta acerca del puesto que desempeñan. ! Un inconveniente de usar a las personas que ocupan el puesto como única fuente de información, es que tienden a exagerar al reportar las tareas y responsabilidades que desempeñan. Por esto, la información que se obtiene de ellos debe ser corroborada con información obtenida de observadores, éstos pueden ser los supervisores o jefes inmediatos. Se sugiere que los propietarios pueden dar información mas exacta en lo referente al tiempo en que se realiza cada tarea, mientras que los supervisores pueden proporcionar una mejor información en lo referente a la importancia de las mismas. ! Los métodos más comunes para recabar esta información son las entrevistas, los cuestionarios, la observación y los diarios. ๏ Entrevistas: Este es un método indirecto donde recabaremos la información a través de preguntas que se realizan a los trabajadores. Estas pueden ser 28

estructuradas, semi-estructuradas, o no-estructuradas. Este es un buen método para colectar la información ya sea de manera individual o en grupos. Algunas de las ventajas de este método pueden ser, entre otras, el obtener información que no está escrita, entender el punto de vista de la persona o personas que ocupan el puesto. Algunas desventajas pueden ser la timidez o temor de los entrevistados, el obtener información distorsionada por los prejuicios de los entrevistados, entre otros. Te invito a leer el documento Entrevista.pdf que encontraras en tu portal. ๏ Cuestionarios: También es un método indirecto, donde la información será recabada a través de formularios que se harán circular entre los trabajadores para que éstos los llenen o contesten. Las preguntas podrán ser las mismas que se realicen en una entrevista, la diferencia será que los cuestionarios deberán ser contestados por los trabajadores, sin asistencia de terceros. Las preguntas deberán redactarse claramente para evitar confusiones, éste debe ser validado de tal forma que se aseguren respuestas consistentes. Aunque puede ser una forma rápida de colectar la información, el tiempo necesario para su desarrollo y validación de contenido y consistencia puede ser largo. Te invito a revisar la siguiente pagina web donde encontrarás más información en lo referente a la construcción de cuestionarios o encuestas: https://es.surveymonkey.com/mp/writing-survey-questions/

๏ Observación: Este es un método directo para recabar la información, donde el analista aprende acerca del puesto por la observación directa del trabajador en el desempeño de sus tareas. Esto puede ser tanto una ventaja, ya que el analista recoge directamente la información, pero su misma presencia puede alterar el desempeño normal del trabajador generando datos no consistentes. ๏ Diarios: Los trabajadores son requeridos para llevar un registro ‘diario’ de todas las actividades que realizan en un ciclo entero de trabajo. ! Indistintamente del método o métodos elegidos para colectar la información, (se recomienda usar mas de uno para efectos de validación), se debe asegurar la exactitud de los datos recolectados. Por ejemplo, en una entrevista, el empleado podría exagerar en lo relativo a la dificultad de su tarea, buscando el aumentar la paga o recompensa para su puesto. Para evitar este tipo de sesgos es recomendable cruzar la información con otros empleados que realicen la misma tarea, o utilizar algún otro método de colección de datos aparte de la entrevista. ! La empresa de “siempre” estaba preocupada, un joven ejecutivo de una organización pequeña, pero que ya hacia ruido en el mercado, se encontraba en su territorio intentando ganarles terreno. Por este motivo la empresa de siempre envió algunos de sus mejores analistas a obtener información acerca de este personaje que se movía en su territorio. Ellos 29

ya habían recabado información a través de la observación, y ahora usarían el método de la entrevista. El registro de esta conversación se encuentra en San Juan 1:19-23, ¿lo has leído? te invito a hacerlo ahora. Que claridad de pensamiento y conocimiento de su tarea demostró Juan en sus respuestas, y no era para menos, su tarea había sido descrita con mucha anterioridad, aún antes de su nacimiento, esto lo encontrarás registrado en Lucas 1:15-17. el mismo que trazo un plan para Juan, es el mismo que tiene un plan para tu vida, acércate a Él en oración.

Referencias: Certo, S. & Certo, S. (2012). Modern management : concepts and skills. Upper Saddle River, N.J: Pearson Prentice Hall. Dessler, G. (2013). Human Resource Management. Boston: Prentice Hall. Grant, R. (2010). Contemporary strategy analysis. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Snell, S. & Bohlander, G. (2013). Managing human resources. Mason, Ohio Andover: South-Western Cengage Learning Distributor. Whetten, D. & Cameron, K. (2011). Developing management skills. Upper Saddle River, N.J: Prentice Hall/Pearson. Página web: Survey Monkey https://es.surveymonkey.com/mp/writing-survey-que stions/!

Tema 7

Descripciones de puestos OBJETIVO DE UNIDAD 1. Analizar la importancia de la administración de personal, su relación con el entorno, así como conocer y practicar el proceso de análisis de puestos en una empresa u organización.

! La organización estaba en marcha, cada día su impacto en la sociedad era mayor y había algunos que querían agregarse a sus filas. Era interesante notar que a la vista de los observadores externos la organización no cumplía con los requisitos para encajar en la industria. Sus miembros eran desorganizados y no acataban los estándares industriales, trabajaban en días no laborables (Mateo 12:1), se enfocaban en un mercado que no se le veía futuro (Mateo 5:3), además violaban los requerimientos de salud en materia de manejo de alimentos (Mateo 15:2) y se creía que no pagaban impuestos (Mateo 17:27). ! ¡Que clase de organización más fuera de lo normal! motivo por el cual los requisitos declarados en las descripciones de puesto eran elevados, no cualquiera podía cumplir con ellos. Dentro de las tareas indispensables estaban el predicar el evangelio, sanar enfermedades y echar fuera demonios (Marcos 3:14-15). ! Aunque hay muchas técnicas para realizar el análisis de puesto, virtualmente todas ellas llevan a un a descripción de puestos, que es un documento que identifica, define y describe los deberes, responsabilidades, y condiciones de trabajo asociadas a un puesto. Un análisis de puesto debidamente conducido asegura que el proceso de contratación esté apegado a las necesidades del puesto en caso de algún problema legal.!

! Preparar una descripción de puestos comienza con la obtención de la información proveniente de fuentes que son capaces de identificar a detalle lo que se necesita para desarrollar una tarea. Estas fuentes pueden incluir personas que ya están realizando esa tarea y sus supervisores, jefes de equipo, o si el trabajo es nuevo, las fuentes serían los administradores que han creado esa posición. Preguntar por el propósito de la nueva posición puede darnos una idea de lo que la compañía espera de la persona que lo ocupe. Aparte de las personas, las fuentes de información pueden incluir archivos, tales como anuncios de empleo publicados con anterioridad, así como fuentes generales de información acerca de trabajos similares, que pueden provenir de publicaciones oficiales del gobierno, de las cámaras de comercio o de otros organismos involucrados en la recolección y análisis de datos. ! Después de reunir la información, el siguiente paso es hacer una lista de todas las actividades y evaluar cuáles son los deberes esenciales. Una forma de hacerlo, es asignando una puntuación a las tareas en una escala del 1 al 5, donde 1 es mas importante. Una escala de calificación puede también clasificar las tareas de acuerdo a cuánto tiempo se necesita para realizarla. Quizá las clasificaciones puedan mostrar que algunas tareas son deseables, pero no esenciales. ! Reunir información de diversas fuentes nos ayudará a verificar qué tareas son esenciales.

! Podría ser que el responsable del puesto (o propietario) es consciente de algunas actividades que otros no notan. En otros casos, el o ella pueden estar realizando actividades que son meros hábitos o reminiscencias de un tiempo en los cuáles eran esenciales. Cuando gente diferente analiza un puesto, llegan a diferentes conclusiones acerca de qué actividades son esenciales, la persona que escriba la descripción del puesto debe comparar el listado de actividades con las metas organizacionales y el flujo de trabajo para ver cuáles son esenciales. Un grupo de discusión también puede ser de utilidad al categorizar las tareas en esenciales, ideales y no necesarias. ! De estas fuentes, el encargado de redactar la descripción del puesto obtiene los elementos importantes para la misma: ๏ Nombre del puesto. El nombre del puesto debe ser descriptivo, y si es apropiado, indicar el nivel del puesto dentro de la organización usando términos como asistente, director, suplente, ejecutivo. ๏ Información administrativa acerca del puesto. Dependiendo del tamaño y requerimientos de la empresa, la descripción de puestos puede identificar una división, departamento, supervisión, fecha del análisis, nombre del analista, y otra información útil para administrar las actividades de recursos humanos de la compañía. 32

๏ Resumen del puesto, centrado en su propósito y deberes. Este resumen debe ser tan breve y específico como sea posible, incluyendo tipos de responsabilidades, herramientas y equipo usado, y el nivel de autoridad (por ejemplo el nivel de autoridad y responsabilidad de la persona que ocupa el puesto -qué tan cerca es supervisada y qué tan cerca ésta persona supervisa a otros participantes del equipo de trabajo). ๏ Deberes esenciales del puesto. Estos deben ser listados en orden de su importancia relativa para lograr un desempeño exitoso del puesto, y deben incluir detalles como: requerimientos físicos (por ejemplo, la cantidad de peso que deberá ser levantado), Las personas con las cuales una persona en este puesto deberá interactuar y los resultados que se deben de obtener. Esta sección debe incluir solamente las tareas y deberes que el análisis de puesto identificó como esenciales.

๏ Responsabilidades adicionales. La descripción de puesto debe tener una sección donde se declare que la posición requiere de responsabilidades adicionales según sea requerido por el supervisor. ๏ La especificación del puesto. La especificación cubre los conocimientos, habilidades y otras características requeridas por la persona para calificar, para ocupar el puesto desempeñándolo con éxito. Este punto se explicará con más detalle en el siguiente tema. 33

Tema 8

¿Cómo redactar las especificaciones de los puestos? OBJETIVO DE UNIDAD 1. Analizar la importancia de la administración de personal, su relación con el entorno, así como conocer y practicar el proceso de análisis de puestos en una empresa u organización.

! Una nueva organización estaba entrando al mercado, era pequeña, sin embargo había algo en su líder que hacía que aún la empresa mas grande del ramo sintiera curiosidad y por qué no decirlo, cierto recelo de ella. Como se ha dicho la nueva empresa era pequeña, un jefe y doce subordinados, era una organización ágil, con una estructura vertical plana, esto permitía que las órdenes se transmitieran rápidamente. ! Un alto ejecutivo de la empresa de “siempre” se interesó por la nueva organización, quería saber más acerca de ellos, así es que, concertó una cita con el CEO de la naciente empresa. Era de noche cuando se reunieron, el CEO lucía sereno, apacible, con una confianza que trascendía su persona. El experimentado ejecutivo de la competencia, nunca había visto tal templanza en sus jefes, ¿acaso era esto lo que había estado buscando durante toda su vida? no lo dudó más y lanzó la pregunta que había estado reprimiendo durante mucho tiempo: ¿Cuáles son los requisitos que debo cumplir para ocupar un puesto en tu organización? y quedó expectante a una respuesta, pero ésta al llegar fue más dura de lo que sus oídos esperaban escuchar. (continuará...) ! Mientras que la descripción de puesto se enfoca en las actividades necesarias para desempeñar el puesto, la especificación mira a las cualidades de la persona que va a desempeñar el puesto. Esto es, una lista de las competencias que están formadas por el conocimiento, destrezas, 34

habilidades y otras características asociadas con el desempeño efectivo del trabajo.

ocupando el puesto, supervisores o planes para futuros puestos.

๏ Conocimiento se refiere a información actual (los elementos básicos que una persona debe conocer acerca de una disciplina o resolución de un problema. Por ejemplo, conocimiento de terminología, conocimiento de detalles o elementos específicos), o procedimental (conocimiento que se refiere al saber-hacer. Es decir, el conocimiento que capacita al individuo para llevar a cabo ciertas tareas), necesario para el correcto desempeño del puesto.

! En contraste con las tareas, deberes y responsabilidades (TDR’s), las competencias son características de la gente que son observables sólo cuando el individuo ejecuta las TDR’s del puesto, o después, si es capaz de mostrar el producto de su labor. Entonces, si alguien aplica para un trabajo como fotógrafo, no sería posible ver sus competencias solamente por ver al individuo, habría que analizar ejemplos de sus fotografías para poder llegar a alguna conclusión en lo referente a si es competente o no.

๏ Destreza es un nivel de competencia al desempeñar determinada tarea. La capacidad para desempeñarla bien. ๏ Habilidad en contraste con destreza, se refiere a una capacidad más perdurable que posee el individuo. Una persona podría tener la habilidad de cooperar con otros o de escribir clara y precisamente. ๏ Otras características se refiere a rasgos de personalidad. Una persona podría ser persistente u orientada al logro. Algunos puestos tienen requisitos legales, como licencias o certificaciones. ! En el desarrollo de la especificación del puesto, es importante considerar todos los elementos de las competencias. Como se mencionó en la descripción del puesto, la información puede venir de personas que están

! La información detallada acerca de las competencias es especialmente importante para tomar decisiones acerca de quién podría ocupar un puesto. Un administrador, intentando llenar una vacante, necesitará información acerca de las características requeridas y acerca de las características de cada uno de los aplicantes. Entrevistas y decisiones de selección deben por lo tanto centrarse en las competencias. ! Al escribir las especificaciones del puesto es importante distinguir entre especificaciones para personal ya entrenado y especificaciones para personal no entrenado. En el primer caso, el proceso es relativamente fácil por que se están buscando ya las competencias instaladas en el personal. En el segundo caso, es necesario identificar rasgos que podrían ser facilitadores en el desarrollo de las competencias 35

requeridas. La mayoría de las especificaciones son hechas en base a suposiciones de gente relacionada con la tarea como los supervisores o las personas que ocupan el puesto. Algunas compañías usan métodos de análisis cuantitativos Figura 1.6 Ejemplo de perfil de puesto

para identificar predictores o rasgos de personalidad que estén relacionados con el desarrollo exitoso de las tareas. Aunque este último enfoque sería el mejor, es en realidad el más difícil y costoso. ! Después de presentar esta información sólo me resta presentarte un ejemplo de una especificación de puesto, la figura 1.7 es un ejemplo de como se puede presentar la especificación de puestos dentro de la descripción. ! (...continuación) La pregunta estaba hecha, y la respuesta no se hizo esperar por parte del joven dueño de la naciente organización: “Debes nacer de nuevo” pronunciaron sus labios. Esas palabras retumbaron en la mente del alto ejecutivo, ¿nacer de nuevo? eso esta más allá de mis habilidades pensó. Aún estaba hundido en sus pensamientos cuando el joven empresario le confirmo: “Si no naces de nuevo no puedes formar parte de mi organización”. Perturbado aun como estaba, el alto ejecutivo respondió: ¿cómo puede un hombre nacer siendo viejo? ¿puede acaso entrar por segunda vez en el vientre de su madre y nacer?. ! Que especificación de puesto mas corta y concisa, pero que implicaba una completa transformación del saber, del hacer y del ser. ¿Podrías tú formar parte de esa naciente organización? Te invito a leer la historia completa en Juan 3:1-21. Piensa en como podrías conectarlo con lo narrado en Marcos 10:17-22 y en Mateo 10:29.

Tomado de: http://guiaparaemprender.blogspot.com/2013/11/ejemplos-de-perfil-depuesto-de-trabajo.html

Referencias:

Actividades:

Carson, S. (2010). Your creative brain seven steps to maximize imagination, productivity, and innovation in your life. San Francisco, Calif: Jossey-Bass.

Estas listo para realizar la actividad 1.3 de esta unidad. Revisa los requerimientos e instrucciones en el apartado de actividades.

Certo, S. & Certo, S. (2012). Modern management : concepts and skills. Upper Saddle River, N.J: Pearson Prentice Hall.

Dessler, G. (2013). Human Resource Management. Boston: Prentice Hall. Grant, R. (2010). Contemporary strategy analysis. Hoboken, NJ: John Wiley & Sons. Snell, S. & Bohlander, G. (2013). Managing human resources. Mason, Ohio Andover: South-Western Cengage Learning Distributor.