SIGIVIEW_02_2008

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu

Edition n° 2 Février - Mars 2008

Pétange Une équipe innovante au service du citoyen moderne

01

SIGIedito

Editorial 82 années-hommes ont été investies dans le développement de Gescom 2.2 jusqu’à fin 2007. Les processus métier de toute une génération ont été formalisés dans cet outil plus adapté que jamais aux besoins de la gestion communale des fonctionnaires. Il s’agit là d’un effort considérable visant à marier l’évolution de la technologie à celle des besoins.

Six mois se sont écoulés depuis mon arrivée au SIGI, six mois très intenses.

Nous avons agi dans les domaines de l’organisation, de la performance du data centre et de la stabilité GESCOM. Nous avons commencé à travailler avec nos fournisseurs pour adapter leur ratio prix/ performances à nos attentes.

Ce fut un effort collectif avec pour seul objectif d’introduire, comme promis, GESCOM dans les communes. Le jeune team du SIGI a fait preuve d’un dynamisme étonnant à tous les niveaux. Les ressources GESCOM ont été accrues de 50% en 2008. L’augmentation des demandes ainsi que des besoins de support et de formation, la planification des fonctionnalités depuis 2006 et la migration des grandes communes se traduiront en 2009 par une poursuite de cet effort en vue d’offrir le meilleur des services à nos communes et de créer la base de données nécessaire à un service citoyen efficace.

Carlo Gambucci

SIGIindex

01

SIGIedito Editorial

02

SIGIflash Une « Web Generation » qui n’a pas froid aux yeux

03

SIGIsucces Pétange Une équipe innovante au service du citoyen moderne

05

SIGIevent Départ en retraite du chef de projet Remy Pauly

06

SIGIflash GESCOM 2.2 construit sur une solide fondation grâce à l’extension du centre de calcul SIGIstat Etat des migrations GESCOM 2.2

La migration de la commune de Pétange est la « success story » du mois que j’ai le plaisir de vous présenter dans cette édition du SIGIVIEW. M. Majeres, dont le capital intellectuel nous a permis de mettre en place l’application suivie du courrier, vous explique l’importance de la transformation des processus métiers communaux à l’aide d’un outil pas comme les autres.

Bonne lecture

Photos credits on page 1, 4, 5 and 7: Claudine Bosseler ©. Illustration and photos on page 3 and 6: Niche Guardian ©. Photo on page 8: René Mansi ©.

02

SIGIflash

Une « Web Generation » qui n’a pas froid aux yeux On constate aujourd’hui que le citoyen dispose en général de moins en moins de temps, mais qu’il est paradoxalement de plus en plus informé et proactif grâce à Internet. Son comportement est en train de changer, et ce, quel que soit son âge.

Selon une étude effectuée au RoyaumeUni, Internet nous fait gagner plus d’une heure par jour, soit environ quinze jours par an. Nous parlons bien d’une vraie génération qui facilite la vie de nos citoyens au sein de nos communes.

C’est dans cet esprit d’exigence actuel, celui d’une véritable génération, que les sites Web communaux chapotés par le SIGI connaissent actuellement une modernisation à la hauteur de leurs utilisateurs, les citoyens.

Déjà aujourd’hui, les sites Web des communes connaissent un grand succès. « Nous avons voulu assurer une excellente ergonomie pour faciliter l’utilisation du site Internet », explique Nicki Eickmann. « Cette année, nos communes verront le système CMS (Content Management System) se doter de nouvelles fonctionnalités qui rendront la communication encore plus efficace entre la commune et ses citoyens. Les agendas, les calendriers de manifestations, des annuaires communs plus performants, la possibilité donnée au citoyen d’extraire des informations de recherche en format PDF, de créer des newsletters et d’utiliser les feeds RSS, sont seulement quelques unes des fonctionnalités des nouveaux sites Web des communes », commente Nicki.

Pierre Helm, responsable design et personnalisation des sites Web des communes commente : « 26 sites Web de communes fonctionnent actuellement et 21 autres sont en cours de réalisation.

Nous sommes régulièrement tenus informés des évolutions au sein de nos communes. Ceci nous permet de rendre

André Goderniaux, Nicki Eickmann, Pierre Helm

les sites Web encore plus polyvalents avec la contribution les autres communes ou syndicats et de leurs feed-backs.

C’est en fin de compte le citoyen qui en sortira gagnant ».

Le chargé de formation André Goderniaux conclut : « Il est essentiel qu’une commune reste indépendante et puisse changer le contenu de son site à sa convenance. J’ai le plaisir de m’occuper de la formation et du support dans ce domaine. Nous jouissons dans ce cadre d’une relation personnelle avec les responsables des sites Internet auprès des communes. »

Services existants

Nous sommes la « Web Generation » En tant que citoyens ou membres d’une administration, nous faisons partie de ceux qui, dès aujourd’hui, jettent les bases de la modernité de notre société de l’information.

Le portail des communes se verra prochainement doté d’un des systèmes les plus innovants, performants et collaboratifs que notre société ait jamais connu. Le CMS des communes en sera l’interface au citoyen. Il s’agit d’une réalité qui ne nous fait plus froid aux yeux !

Services planifiés

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Facilité d’utilisation: ergonomie Windows et Office

•

Agenda et Annuaire communs et performants

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Actualité, Agenda, Annuaire, Downloads, Liens

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Exports Documents PDF et Office

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Intégration Média: Albums photos, Flash, etc.

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Newsletter

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Formulaires de Contact, Recherche

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Associations

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Contenu générique – Guichet Citoyen

•

Echanges de contenus dans l’intérêt du citoyen

•

Utilisation dynamique du contenu du site

•

Interconnexions des services

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Ouvert aux Web Services

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Signature électronique et services aux citoyens

•

Statistiques de fréquentation très détaillées

03

SIGIsuccess

Pétange Une équipe innovante au service du citoyen moderne On parle beaucoup de la modernisation de la société de l’information au Luxembourg. Pour Pétange, c’est désormais une réalité.

Le leitmotiv de la commune de Pétange est « Motivation Commune ». C’est bien ce sentiment d’esprit d’équipe qui nous a frappé quand nous avons rencontré les responsables de cette administration, toujours soucieux d’assurer une gestion structurée et cohérente de la commune.

« Pour assurer un bon fonctionnement interne de la commune de Pétange, il est impératif pour moi d’assurer l’existence d’une fondation sur laquelle repose une communication claire et structurée. Il est important de bien fournir à nos décideurs, Monsieur le bourgmestre, le collège échevinal et notre conseil communal, des informations de bonne qualité qui vont leur permettre de bien gérer leurs responsabilités.

GESCOM est ainsi devenu un outil incontournable au bon fonctionnement d’une commune. Nous sommes particulièrement fiers d’avoir parrainé le module « suivi du courrier », que je préférerais nommer « suivi des affaires ». Cette application a un impact important au niveau opérationnel au sein de notre commune.

Le suivi de chaque courrier provenant de nos citoyens ou même de différents services internes à la commune est garanti.

Ceci permet d’offrir un meilleur service au citoyen et d’assurer une bonne autogestion communale. Ce système nous permet de travailler de manière structurée et de favoriser la communication au sein de notre belle commune. Un grand merci à l’équipe du SIGI qui a développé ce système. » Nicolas Majeres Secrétaire communal Chef des départements administratifs

Au fil des années, la commune de Pétange a su maintenir un très haut degré d’innovation dans les nouvelles technologies de l’informatique. Déjà au début des années 80, la commune de Pétange a reconnu la pertinence de s’affilier au SIGI, devenant ainsi son 4e membre. Depuis lors, le monde a bien changé, et Pétange a toujours su saisir les bonnes occasions en conservant un esprit innovant au service du citoyen moderne, lequel a raison de devenir de plus en plus exigeant et déterminé quant à ce qu’il peut attendre des services communaux. GESCOM 2.2, le nouveau né du SIGI est l’application phare qui répond aux exigences actuelles de notre société moderne, toujours plus dynamique.

GESCOM 2.2 live depuis le 20.1.2008 Au cours du week-end du 18 au 20 janvier 2008, une équipe du SIGI et les services informatiques de Pétange ont migré des anciens systèmes applicatifs vers GESCOM 2.2. Cette tâche longue et minutieuse a exigé des équipes qu’elles s’engagent durant de longues heures en faveur de la migration des bases de données.

Une bonne gestion du projet associée à une équipe motivée a contribué à la réussite de cette migration. La commune à donc su garantir un service optimal à ses citoyens. Le vendredi après-midi, les services informatiques fonctionnaient avec l’ancien système. Lundi matin, GESCOM 2.2 était présent à Pétange !

Une migration planifiée bien à l’avance Une migration d’une telle envergure ne s’est pas faite en un jour. À l’automne 2006, les premiers travaux préparatoires à la migration ont commencé. Une équipe d’utilisateurs expérimentés composée de membres de divers départements s’est mise à l’ouvrage. La phase de test fut longue et laborieuse, ce qui a permis à cette équipe de détecter les éléments qui ont substantiellement contribué a affiner cette application. Les étapes préparatoires à la migration reposant sur la responsabilité de la commune consistaient à faire le

nettoyage et à préparer des informations dans les bases de données. L’équipe du SIGI a suivi de très près toutes ces étapes en y ajoutant un élément essentiel, la formation du personnel communal.

Une pause dans les travaux préparatoires s’est imposée suite au moratoire. Peu avant la rentrée scolaire 2007, les travaux ont repris pour de bon ! La phase d’essai de GESCOM 2.2. a jeté les bases d’une migration stable et complète.

Suivi du courrier, contribution innovante de Pétange Depuis 1999, la commune de Pétange parraine le module-clé de l’application GESCOM, le « suivi du courrier ». Cette application est cruciale pour permettre le bon fonctionnement du suivi du courrier ou plutôt « des affaires » de la commune.

Cette application permet à la commune de garantir aux citoyens la bonne réception des courriers qu’ils lui ont transmis ainsi qu’une réponse immédiate. Cette nouvelle application, source de communication féconde, optimise plusieurs processus au sein d’une commune. La traçabilité des courriers accroît la qualité des services fournis aux citoyens mais aussi au sein de la commune elle-même. Dans les prochaines éditions du SIGIVIEW, nous rentrerons plus dans les détails fonctionnels de cette application. Néanmoins, cet apport de la part de la commune de Pétange témoigne d’une excellente relation avec le SIGI. Plus fort encore, le capital intellectuel investi dans le « suivi du courrier » est le fruit des efforts de fonctionnaires communaux qui connaissent bien les métiers de la commune, ses associés et ses citoyens.

Nous concluons que la commune de Pétange demeure à la pointe de l’innovation, non seulement grâce à GESCOM 2.2, créateur de valeurs tangibles, mais aussi grâce à une équipe motivée qui encadre bien le bourgmestre, le collège échevinal et notre citoyen moderne.

« Le tandem formé par notre équipe d’utilisateurs pilote et l’équipe du SIGI nous a permis de tester et d’affiner les applications de GESCOM 2.2 pour les besoins propres à notre commune. Un grand merci aux équipes pilotes et au SIGI. Il est intéressant d’observer que l’adaptation à GESCOM 2.2 diverge selon son utilisateur. Les utilisateurs de l’ancien système passent par une phase d’adaptation au nouveau système, alors que les nouveaux employés de la commune se sentent très vite à l’aise avec GESCOM 2.2. Le nouveau système est bien plus convivial que le précédent. »

« La période de test pilote a été très intéressante. Nous avons testé à fond les différentes applications de GESCOM 2.2. Malgré la richesse des applications GESCOM, nous nous sommes concentrés seulement sur celles qui nous concernent directement. Il y a encore une série d’applications intéressantes à explorer dans GESCOM, telles que la gestion des projets, la gestion des marchés et la comptabilité analytique notamment. » Gitta Wagener-Schlesser Département des Finances et de la Facturation

« Le module applicatif en charge des opérations de notre département écologie fonctionne parfaitement. Son nouveau comportement « écologique » nous fait gagner du temps et de l’argent. Notre service s’occupe de la commande et de la facturation de l’eau et des poubelles.

Ainsi, nous gérons chaque jour une liste des mouvements des citoyens dans la commune (changements d’adresse, etc).

GESCOM 2.2 nous permet de bien visualiser cette liste en format PDF et nous offre le choix entre imprimer la liste ou seulement la visualiser. On économise donc du papier ! »

Margot Klasen-Pettkus

Patrick Wagner

Chef de département Département de l’office des citoyens

Département écologie

« La migration de la commune de Pétange vers GESCOM 2.2 fut un moment-clé pour tous les collaborateurs du SIGI engagés dans les migrations des communes.

Afin de minimiser les contraintes pour le citoyen, tous les partenaires du SIGI ont multiplié leurs efforts. La préparation des données relatives à 15 000 habitants ainsi qu’à 17 000 ex-habitants, la mise en place de l’infrastucture technique, le traitement de près de 300 demandes d’action de la part de la commune ainsi que la formation des 55 utilisateurs actifs ne représentent que sommairement l’étendue des travaux réalisés dans une période d’un an. Après ce démarrage réussi, nous continuons à investir dans l’optimisation de GESCOM afin de satisfaire les besoins de toutes les communes et syndicats membres. »

« En tant que responsable Informatique, je doit assurer le bon fonctionnement des ordinateurs, des serveurs et de toutes les applications utilisateurs. En plus, j’assure le lien technique entre notre commune et le SIGI. Nous sommes une commune innovante et, de ce fait, c’est un très grand avantage de travailler avec le SIGI, un vrai partenaire, qui comprend nos attentes et nous offre un service sur mesure, avec un GESCOM aux nombreuses fonctionnalités à l’intention des utilisateurs. »

Muris Huremovic Responsable Migration Pétange SIGI

Roger Jung Responsable Informatique

05

SIGIevent

Départ en retraite du chef de projet Remy Pauly Le 1er mars 2008, Remy a pris sa retraite après 26 ans de bons et loyaux services au SIGI. J’estime que c’est le moment de nous séparer de notre collaborateur et ami depuis la création du SIGI.

Pour décrire le courage dont il a fait preuve en s’engageant sur la voie de l’informatique communale, il suffit de se rappeler que Remy s’est fait engager sur simple promesse de la Ville d’Esch-surAlzette avant même la création effective du SIGI ! Il était intimement convaincu du bien-fondé de l’idée, révolutionnaire à l’époque, d’une modernisation nécessaire des administrations communales au GD de Luxembourg.

Depuis 1982, Remy a œuvré à l’architecture des différentes versions de GESCOM. Remy a toujours travaillé en « back office », pour employer un terme de l’informatique. Personnage ouvert et jovial, il n’avait aucune difficulté à entretenir de très bonnes relations avec tous les fonctionnaires et employés communaux et il était toujours à l’écoute de leurs doléances et suggestions pour faire évoluer l’informatique dans le sens d’un outil de travail adapté aux communes.

Une des grandes qualités de Remy consistait à prendre à cœur un problème pour le résoudre dans les plus brefs délais. Il a su transférer dans les dernières années une partie de ses compétences et de ses bons conseils à nos jeunes analystes qui doivent maintenant assurer la relève. Sa volonté d’intégration au GD de Luxembourg a certainement contribué également à asseoir sa bonne réputation

“

Carlo Gambucci, Remy Pauly, Guy Reeff

au sein de la commune. Dès son arrivée, il a profité des week-ends pour parcourir les différentes régions du pays et faire connaissance avec les us et coutumes de son pays d’adoption.

Tout ce qu’il me reste à te souhaiter est de profiter d’une retraite bien méritée au sein de ta famille et avant tout une bonne

santé pour te permettre d’entreprendre encore de longues marches et des voyages lointains, d’où tu rapporteras d’aussi belles photographies que celles que nous avons admirées lors de ta vie active. Un pilier de la première heure s’en va. Au revoir et merci Remy.

Guy Reeff

J’ai eu la chance de connaître Remy avant son départ. GESCOM 2 reposait sur ses épaules. Conception, analyse, réalisation, support, Remy était un vrai « Team Leader » et chef de projet. Il laisse un grand trou dans notre structure.

Tout au long des six derniers mois, j’ai connu un Remy engagé, constructif, flexible, aux qualités personnelles et professionnelles exceptionnelles.

Le temps est venu pour Remy d’entamer une nouvelle période de sa vie, qu’il abordera, j’en suis sûr, avec le même esprit constructif. Remy, bravo, et profite bien de la vie. Ta période au SIGI se termine, mais tes amis vont rester.

Carlo Gambucci

06

SIGIflash

GESCOM 2.2 construit sur une solide fondation grâce à l’adaptation du centre de calcul Nous sommes dans une phase très importante de la carrière de GESCOM. Toutes les communes et syndicats membres du SIGI seront prochainement sur la version 2.2 de GESCOM. Ce progrès applicatif s’est vu associé à une adaptation du centre de calcul du SIGI qui sera en production très prochainement. Cette adaptation est garante d’un service de 1ère classe en termes d’évolutivité, disponibilité et intégrité des services apportés par le SIGI aux communes.

L’ adaptation du centre de calcul du SIGI fait part du cycle de migration avec l’objectif d’arrêter l’exploitation de l’ancien système reposant sur l’infrastructure HP3000.

souplesse et réponse à d’éventuels pics en demande de calcul. Le centre de calcul du SIGI apporte les avantages suivants : •

Une puissance optimale adaptée au besoin réel du fonctionnaire

•

Une augmentation considérable en bande passante liant la commune avec le centre de calcul

•

Une infrastructure de technique performante, évolutive et hautement disponible

La force GESCOM 2.2 s’appuie sur une architecture de technologies de pointe alliant stabilité, évolutivité et performances. La virtualisation est également mise à contribution pour assurer continuité, Phillippe Mathieu

SIGIstat

Etat des migrations GESCOM 2.2 75 Communes et tous les Syndicats sont migrés en Gescom 2.2, et ce nombre augmente tous les jours. Situation de la migration à la date du 20 mars 2008.

Planning restant Mertert

17/03/2008

Bettembourg

13/06/2008

Rosport

20/03/2008

Bertrange

20/06/2008

Wiltz

26/03/2008

Larochette

25/06/2008

Betzdorf

01/04/2008

Kayl

30/06/2008

Saeul

03/04/2008

Mersch

17/07/2008

Esch-sur-Sure

09/04/2008

Mondercange

20/08/2008

Wellenstein

25/04/2008

Bascharage

26/09/2008

Useldange

06/05/2008

Sanem

04/10/2008

Clervaux

08/05/2008

Ettelbruck

08/10/2008

Steinfort

20/05/2008

Dudelange

18/10/2008

Rumelange

21/05/2008

Esch-sur-Alzette

01/11/2008

Manternach

26/05/2008

Hesperange

28/05/2008

Mondorf-les-Bains

03/06/2008

Differdange

06/06/2008

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