SIGIVIEW_02_2010

Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu Février 2010

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La protection des données dans les communes Le SIGI apporte son support à la CNPD page 03

Interview avec Gilles Estgen, membre du BUREAU page 05

SIGILive – Votre fidèle compagnon page 07

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La culture de la protection des données dans les communes 2 SIGIedito

Les administrations communales veilleront aussi à sensibiliser leurs agents aux impératifs de confidentialité attachés aux fichiers dans lesquels des renseignements personnels concernant les citoyens sont susceptibles de figurer. L’obligation légale d’informer les habitants quant aux fins pour lesquelles des données personnelles les concernant sont utilisées contribue par ailleurs à la transparence à leur égard.

Gérard Lommel - La culture de la protection des données dans les communes

3 SIGICASESTUDY

Le SIGI apporte son support au CNPD dans la protection des données

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Gilles Estgen - Directeur, Conseiller Communal, Père de Famille et le SIGI

En outre, le texte intégral de cette décision unique, énumérant les conditions et restrictions à respecter lors de la mise en œuvre des traitements, contribue à l’information des citoyens et peut servir comme guide de référence et outil pratique pour les fonctionnaires communaux.

7 SIGICOMMUNICATION SIGILive - Votre fidèle compagnon à votre service

Gérard Lommel | Président de la CNPD Février 2010 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Conception et Layout: Niche Guardian | Photos: Claudine Bosseler, Luc Wies, Niche Guardian Photo Bank Impression: Imprimerie Faber | Tirage: 1000 exemplaires Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF)

Les communes jouent un rôle essentiel dans la vie quotidienne des citoyens. À côté de leurs fonctions administratives traditionnelles et de la gestion des infrastructures, elles offrent des services de plus en plus diversifiés à leurs habitants.

Dans le cadre de ces missions, les administrations communales utilisent et tiennent à jour de nombreux fichiers comportant des données à caractère personnel.

Ces traitements doivent être déclarés à la CNPD en application de la loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

La CNPD a adopté récemment une notificationmodèle pour faciliter cette démarche. Si la déclaration obligatoire peut désormais être effectuée par les bourgmestres au nom du Collège échevinal en complétant simplement le formulaire d’engagement de conformité mis à leur disposition et en indiquant lesquels des 33 fichiers et traitements de données inventoriés dans la délibération de la CNPD sont effectivement opérés, il ne faudrait pas que le souci de protection de la sphère privée se limite à l’accomplissement de ces formalités.

Il est également nécessaire que le principe de finalité soit respecté : les données ne peuvent pas être utilisées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont initialement été collectées.

C’est pourquoi les communes attacheront une grande importance aux mesures organisationnelles limitant l’accès aux différents fichiers à un nombre restreint d’agents autorisés en raison de leurs fonctions et attributions tout comme aux règles techniques destinées à assurer la confidentialité et la sécurité des données.

La CNPD tient à remercier le SIGI pour la mise à disposition des applications informatiques aux communes. Elle a pu se rendre compte que ces outils permettent aux communes de traiter les données de façon performante et en conformité avec les limitations et conditions précisées dans la notification unique. Nous sommes certains que les élus et responsables administratifs de chaque commune veilleront en outre à approfondir la prise en compte de la protection de la vie privée dans la conscience et le bon fonctionnement des administrations communales.

Ensemble nous pouvons être fiers des résultats de cette collaboration constructive avec le Ministère de l’Intérieur, le SYVICOL et le SIGI qui a permis de mener à bien ce projet et de proposer une déclaration simplifiée aux communes.

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Le SIGI apporte son support à la CNPD quant à la déclaration des fichiers par les Communes Récapitulatif historique La première loi communale adoptée en 1805, a été abolie en 1988 au profit d’une nouvelle loi qui régit encore aujourd’hui les attributions et devoirs des conseils communaux.

La convention des droits de l’homme signée en 1950 à Rome est considérée comme précurseur de la protection des données. Elle a défini des droits fondamentaux comme par exemple l’inviolabilité du domicile ou encore le secret des lettres. La convention 108 adoptée par le Conseil de l’Europe en 1981 précise les règles générales à respecter dans le traitement automatisé des données personnelles.

Le fait de protéger les données rattachées à une personne identifiable, les données personnelles, est depuis lors perçu comme droit fondamental dans les pays européens.

La Directive européenne 95/46/CE fixe un cadre légal harmonisé sur la protection des données dans toute l’Union européenne.

Marc Mostert | Rédacteur Principal de la CNPD - Gérard Lommel | Président de la CNPD

Le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique a contribué par son expérience en gestion communale à l’élaboration de la notification unique pour les traitements de données à caractère personnel par la CNPD. Cette dernière a apprécié cette collaboration en matière d’information sur les processus communaux.

On vit aujourd’hui indéniablement dans un monde informatisé, voire « virtuel ». Nous exposons nos vies sur internet, à travers des emails et nous communiquons de plus en plus via des « smartphones ». Ceci constitue cependant un risque non négligeable pour notre vie privée, un risque qui nécessite des mesures dédiées à protéger nos données personnelles.

Ces mesures sont analysées et proposées par la CNPD, la Commission Nationale pour la Protection des Données.

L’importance de la protection des données personnelles Le droit de la protection des données se base sur trois principes essentielles: transparence, affectation à un but prédéfini, sécurité et confidentialité.

La transparence vise à assurer l’information loyale du citoyen sur la collecte et l’usage des données le concernant.

La limitation de finalité garantit que les données seront exclusivement utilisées à des fins établies préalablement pour un but bien spécifique conforme aux lois en vigueur.

Enfin les facteurs de la sécurité et de la confidentialité des données à caractère personnel garantissent au citoyen un traitement de leurs données en bon père de famille.

La première loi luxembourgeoise sur la protection des données date du 31 mars 1979 et a fait suite à l’informatisation des administrations.

La loi du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel a remplacé ensuite cette dernière étant devenue obsolète au fil du temps. Elle fut simplifiée le 27 juillet 2007.

Ces trois éléments sont les points de repère (instaurés par la loi sur la protection des données) de tout un système de protection qui garantit aux citoyens que leurs données ne seront pas employées à des fins malicieuses ou compromettantes. Dans une société informatisée, ceci s’avère être une priorité absolue: garantir un certain anonymat à chaque individu, comme régi par la convention des droits de l’homme.

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Désormais, les communes pourront donc notifier leurs traitements de données à la CNPD sous la forme d’un simple engagement formel de conformité. Cette décision unique énumère par ailleurs les conditions et restrictions à respecter lors de la mise en œuvre des traitements et sert ainsi comme guide de référence et outil pratique pour les fonctionnaires communaux. Ainsi, elle contribue à la transparence des traitements de données communaux envers les citoyens.

La simplification administrative appliquée. « Les communes ont demandé au SIGI d’entammer les procédures exigées par notre cadre légal autour de la protection des données. En tant qu’organe d’implémentation des processus communaux, il était normal que le SIGI, ensemble avec la CNPD, ait fait avancer la procédure de la notification unique afin d’arriver à la situation actuelle. Ayant centralisé sur 27 ans les informations de plus de 100 communes et plus de 40 syndicats intercommunaux, il applique le principe de la protection des données par conviction. Cette collaboration constructive entre professionnels de l’information nous a permis de soutenir l’effort de notre gouvernement dans le volet de la simplification administrative. L’objectif à moyen terme est de mettre à disposition exclusive aux communes membres du SIGI et à l’Etat un outil qui leur donne la possibilité d’offrir au citoyen et à lui seul un accès de 360° à ses données. » Yves Wengler | Président du SIGI

La protection des données au niveau communal Dans le cadre de leurs nombreuses missions d’intérêt public, les communes utilisent et tiennent à jour des multiples fichiers comportant des données à caractère personnel.

En tant que responsables du traitement, les communes doivent respecter certaines obligations et restrictions lors de la mise en œuvre de ces traitements.

Elles attacheront une grande importance aux mesures organisationnelles et techniques destinées à assurer la confidentialité et la sécurité des données. Ces mesures exigent notamment que les agents et employés n’aient accès qu’aux données dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions déterminées.

Par ailleurs, les renseignements relatifs aux citoyens doivent être adéquats et pertinents et pas excessifs au regard des finalités. Ils ne doivent être utilisées que dans le strict

Le SIGI et son puissant outil GESCOM

respect de la finalité initiale et ne doivent pas ultérieurement être utilisées à d’autres fins incompatibles avec celles-ci. La sensibilisation ainsi que des formations organisées à l’égard des agents communaux sont des mesures incontournables.

Les communes veilleront aussi à l’information des citoyens quant aux fichiers dans lesquels des renseignements personnels sont susceptibles de figurer.

Finalement, les fichiers tombant dans le champ d’application de la loi modifiée du 2 août 2002 doivent faire l’objet d’une notification préalable à la CNPD. La notification unique pour les traitements de données à caractère personnel Afin de faciliter aux communes les démarches administratives nécessaires et la déclaration de leurs fichiers, la CNPD vient d’adopter ces jours-ci une notification unique prévue à l’article 13 paragraphe (4) de la loi pour la plupart des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les communes.

Ladite notification unique a été élaborée en collaboration avec le Ministère de l’Intérieur, le SYVICOL ainsi que le SIGI.

La collaboration entre le SIGI et la CNPD a commencé fin 2004. L’ apport en informations relatives aux différents processus communaux à travers le puissant outil de gestion communal GESCOM du SIGI a contribué à l’avancement du projet entrepris par la CNPD tout en respectant méticuleusement le moindre détail.

En fait, le SIGI a agi comme bras prolongé, voire représentant de la majeure partie des communes du Grand-Duché. Le soutien du syndicat a facilité les recherches de la CNPD tout en procurant des informations aussi détaillées que possible ainsi que les outils informatiques disponibles pour mener à bien ce projet.

Les communes disposent d’une panoplie d’informations sur les citoyens stockées dans les outils informatiques du SIGI. Ces informations n’ont pas comme finalité la surveillance du citoyen, mais permettent aux communes de remplir leurs missions de manière efficace.

La majorité de ces données sont à caractère personnel, c.à.d. rattachées à une personne identifiable. Leur utilisation par les communes présuppose la transparence de l’usage des données envers le citoyen qui sera au courant à quoi ses données serviront, par qui elles seront collectionnées et quel tiers pourrait éventuellement y avoir accès.

D’un point de vue général, les fichiers de base dont disposent les communes ont les mêmes finalités, p.ex. l’état civil qui gère les naissances, les décès, et les mariages, le registre de la population, les listes électorales qui contiennent les personnes éligibles à voter au Grand-Duché.

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Gilles Estgen – Directeur, Conseiller Communal, Père de Famille et le SIGI

« Rien n’a du être changé ou adapté dans la nouvelle version de GESCOM. Cet outil a été créé dés le départ dans l’esprit de la protection des données. » Claude Hastert | Responsable Population

Par ailleurs, les communes gèrent également les infrastructures collectives, la fourniture de l’eau et de l’électricité, les poubelles, l’entretien des cimetières, pour n’en citer que quelques unes. A côté de leur rôle classique d’administration de la collectivité locale, elles offrent aussi un nombre croissant de services de plus en plus diversifiés aux citoyens, notamment les activités de loisir, les services de téléalarme ou de repas sur roues. Les logiciels (tels que GESCOM) offerts par le SIGI aux communes permettent de traiter les données en conformité avec les exigences de la loi sur la protection des données.

Grâce à la notification unique, la CNPD permet aux communes avec le soutien du SIGI et de ses outils informatiques comme gestionnaires de données protégées de renforcer la relation de confiance entre les collectivités locales et les citoyens. A côté de ses missions de contrôle du respect de la loi et de vérification des formalités administratives, la Commission nationale a une vocation pédagogique par le fait qu’elle agit directement sur le terrain, informe le citoyen en cas de doute et offre une guidance en matière de protection de données aux responsables de banques de données.

Finalement, une liste d’organismes et d’entreprises qui collectent des données tout en mentionnant aussi en quoi ces données consistent et à quel fin elles serviront peut être consultée en ligne sur www.cnpd.lu dans le registre public tenu à jour par la CNPD. Après avoir procédé à la déclaration de leurs fichiers, les communes seront ajoutées à ce registre pour permettre au citoyen d’avoir un aperçu sur les données collectées et utilisées par l’administration de sa commune respective (transparence).

Gilles Estgen | Second Vice-Président du BUREAU et Conseiller de la Circonscription de l’Est

Gilles Estgen, Directeur du Lycée Technique de Grevenmacher, Conseiller de la Commune de Wellenstein, et Second Vice-Président du BUREAU s’est prêté à une interview afin de présenter l’homme qui se cache derrière l’élu.

Qui est Gilles Estgen ?

Tout d’abord, je suis marié et père de 3 enfants et je vis à Wellenstein. Ensuite, j’occupe le poste de Directeur du Lycée Technique de Grevenmacher, avec 850 élèves et plus de 140 enseignants et employés sous ma responsabilité. Un métier qui me plait, car j’ai toujours été très engagé vis-à-vis des jeunes, moi-même ayant été chef-scout à l’époque.

Après avoir terminé le lycée, j’ai continué mes études à Kaiserslautern où j’ai obtenu mon diplôme d’ingénieur en mécanique. Jusqu’en 1997, j’ai travaillé comme professeur au Lycée Technique des Arts et Métiers où j’ai participé à l’instauration d’une section en informatique conjointement avec mon ami de longue date et Président actuel du SIGI, Yves Wengler.

L’informatique m’a toujours passionné et je me rappelle encore avoir créé mon premier logiciel sur un PC Sinclair, quelle aventure !

Le goût pour la politique me vient du côté de mon père qui m’a initié et introduit très tôt dans le paysage politique luxembourgeois. C’est en 1999 que j’ai été élu au conseil communal, un poste que j’occupe encore aujourd’hui. Enfin, quand le SIGI a eu besoin d’une délégation pour la Circonscription de l’Est afin de représenter les petites communes, je me suis tout de suite engagé dans cette initiative.

Selon vous, comment assurer efficacement une bonne gestion décentralisée des communes ?

Je pense que l’informatique n’est rien d’autre que l’outil de formalisation des décisions politiques, facilitant ainsi les processus communaux et le travail intercommunal.

Ceci est surtout bénéfique aux petites communes dans le but d’améliorer les relations et la communication entre le citoyen et sa commune, tout comme l’échange intercommunal. Néanmoins, il faut

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constamment veiller à ce que le contact « humain » avec le citoyen soit maintenu.

Les nouveaux outils de communication et de collaboration communale développés par le SIGI (SIGI Live) ne devront en aucun cas remplacer le fonctionnaire, mais plutôt lui permettre de réorganiser la répartition de ses tâches. Le fonctionnaire agira de plus en plus comme conseiller du citoyen. La nouvelle disponibilité de celui-ci verra sa position valorisée quant au temps qu’il pourra consacrer aux demandes individuelles.

Les outils informatiques du SIGI s’orientent vers une modernisation des communes et fonctionnent sur une base de décentralisation.

Employés à juste mesure, ils seront d’une très grande utilité, surtout dans le cas des communes fusionnées. Ces outils permettent une communication intercommunale polycentrique tout en offrant un accès aux mêmes documents et projets sans devoir se déplacer.

Parlez-nous du GESCOM et des nouveaux services du SIGI. Chaque réforme nécessite de l’énergie et doit inciter les politiciens à agir. Il est en effet vital qu’ils reconnaissent l’importance des outils que le citoyen et le fonctionnaire demandent.

En ce qui concerne GESCOM par exemple, j’observe une évolution et une amélioration dans les fonctionnalités, mais en tant qu’ERP (Enterprise Resource Planning) des communes, il rencontrera encore bon nombre d’extensions et d’adaptations au cours de son développement continu. GESCOM facilite la gestion communale par une centralisation des données, voire une « data cohérence ».

Il permet de simplifier les processus tout en augmentant en même temps les offres et les services.

Parlez-nous du rôle du SIGI face à l’État et l’interaction grandissante en termes de gestion communale.

En fait, nous sommes sur le point de devenir une sorte de partenaire de l’État. Notre but n’est pas de nous profiler auprès de l’État, mais

plutôt de nous baser sur les intérêts communs qui permettraient un travail d’équipe. Pour cela, l’État doit cependant d’abord reconnaitre le fait que les communes sont le premier point de contact du citoyen avec les administrations.

Dans le contexte économique actuel, je voudrais encore aborder la question des finances communales respectivement étatiques. Je suis d’avis que le pouvoir public ne doit pas économiser sur les investissements mais plutôt sur les frais de fonctionnement.

Une manière de travailler plus rationnelle s’impose. Il ne s’agit pas de licencier du personnel, mais il faut progresser plus vite et travailller d’une manière plus efficace.

Certains instruments développés par le SIGI pointent déjà dans cette direction. On pensait plus à la simplification qu’au facteur économique de nos développements, car la crise n’était pas encore aussi manifeste qu’elle ne l’est aujourd’hui. L’obligation d’économiser ne nous a pas encore guidés. Ce qui nous a orientés, c’est le fait de rationaliser les ressources afin d’avoir les moyens de réinvestir dans de nouveaux projets, ce qui est chose faite pour les nouvelles applications.

Le SIGI joue un rôle très important dans le cadre de mon engagement politique, j’en suis même un fervent fan.

En matière de temps, les journées ne sont jamais assez longues pour pouvoir étudier tous les dossiers que je voudrais. Vu ma tendance au perfectionnisme, je vise un maximum de choses en essayant d’accomplir le meilleur que je puisse faire.

Avez-vous un message motivant à transmettre aux acteurs du SIGI ?

D’abord, je voudrais remercier l’équipe qui a permis le volume de travail presté. C’est un prestige de pouvoir dire que le SIGI a bien réussi et il faut se montrer fier d’en faire partie et d’avoir contribué aux récents exploits.

Il est également essentiel que le SIGI applique les meilleures pratiques en interne avant de proposer ces outils aux communes. Le meilleur exemple est l’utilisation de SIGILive pour gérer les réunions du BUREAU et du Comité.

Avez-vous un message à transmettre aux communes ?

La cotisation du SIGI, qu’en dites-vous ?

Le SIGI ne peut pas baisser ses prix. Par contre, il peut encore accroître son offre tout en restant dans un budget stable.

Il faut réfléchir deux fois avant de se plaindre d’une hausse de la cotisation, car si l’on considère l’offre grandissante des services proposés en échange, l’on remarque que le coût relatif des prestations a nettement diminué. Ceci n’est bien sûr pas visible sous forme monétaire.

Combien y a-t-il de SIGI en Gilles Estgen et comment conciliez-vous le tout avec votre poste de Directeur et celui de Conseiller communal ?

La politique doit rester au 2e rang. Mon travail prioritaire est, et restera celui de directeur de lycée.

N’ayez surtout pas peur de contribuer au changement. Le SIGI vous donne les moyens d’organiser votre commune suivant vos besoins et de vous adresser directement au citoyen sans que vos fonctionnaires n’en ressentent la charge de travail.

Oui, au début ceci nécessite un peu de travail supplémentaire, mais le résultat en vaut bien la peine !

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SIGILive – Votre fidèle compagnon à votre service

SIGILive offre en outre une centralisation des documents de gestion, une diffusion des informations comme par exemple la gestion des délibérations dans le cercle des décideurs communaux. Les documents en question seront à tout moment protégés dans l’esprit de la protection des données. Par ailleurs, des « sous-portails » donneront à tous les collaborateurs un accès sécurisé et centralisé aux documents, liens, tâches, calendriers qui les concernent uniquement et pour lesquels un accès privé leur a été attribué.

Les différentes fonctionnalités du SIGILive sont entièrement personnalisables selon les besoins de chaque administration communale dans un esprit de simplification administrative.

Cette optimisation sera bénéfique tant à la gestion communale qu’aux services prestés au citoyen, services qui par leur mobilité constante n’ont plus la possibilité de se limiter à un traitement traditionnel des données. La rapidité et l’efficacité en fonction desquelles l’offre peut se faire dès à présent imposent d’une certaine manière l’implémentation de nouvelles technologies et stratégies.

Le bourgmestre, l’élu et le fonctionnaire communal sont de plus en plus sollicités par des tâches pluridisciplinaires au sein de leur quotidien dans la commune. Le stress peut facilement prendre le contrôle quand on perd de vue ses tâches et responsabilités.

SIGILive est votre fidèle compagnon à votre service, exploitez-le!

Une majorité des fonctionnaires apprécierait une simplification des processus « métiers » communaux quotidiens afin de mieux pouvoir consacrer leur temps aux demandes individuelles des citoyens. En effet, le souhait de pouvoir gérer ces demandes avec toute l’importance qu’elles méritent commence à se faire entendre. Ceci s’avère difficile dans un cadre où les procédures administratives nécessitent la majeure partie de la journée.

Toujours à l’écoute des demandes de la part des communes, le SIGI leur propose sa solution tout-en-un : SIGILive. Ses fonctionnalités se comportent comme un fidèle compagnon, permettant d’aborder et d’accompagner les besoins essentiels des communes d’aujourd’hui. Celle-ci inclut l’offre d’un service de qualité au citoyen, en misant sur un cycle

d’indicateurs de performance tels que la mobilité, la flexibilité, la productivité et bien sûr la collaboration.

La rapidité et l’efficacité avec lesquelles les tâches peuvent être effectuées et suivies permettent aux élus et fonctionnaires communaux de générer une charge de travail importante sans que le stress ne pende au-dessus de leur tête comme l’épée de Damoclès.

Une équipe de spécialistes SIGILive tant dans le domaine du métier communal que dans celui de la technologie est à disposition des communes membres du SIGI. N’hésitez pas à solliciter leur présence dans votre commune.

Dans la prochaine édition de SIGIView, une administration communale nous fera part de sa première expérience avec son « nouveau compagnon », SIGILive. Restez à l’écoute !

La polyvalence significative du SIGILive en matière de gestion de documents, de calendriers et de tâches offre à son utilisateur transparence et granularité dans son quotidien.

Le simple fait de pouvoir partager un même document, et de travailler simultanément sur celui-ci, montre avec quelle efficacité le « workflow » quotidien peut être optimisé.

Des sauvegardes seront faites ensuite selon une hiérarchie bien spécifique, veillant à une numérotation des documents en cours de traitement. Ceci permettra aux fonctionnaires de rester mobiles et flexibles tout en assurant leur travail d’équipe.

Avec le SIGI vous avez toujours une longueur d’avance

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique 6, rue de l’Etang L -5326 Contern Tél. +352 35 00 99 Fax +352 35 00 98 www.sigi.lu