SIGIVIEW_07_2008

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu

Edition n° 7 Novembre - Décembre 2008

Objectifs 2008 réalisés !

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SIGIedito

Objectifs 2008 réalisés !

Les quatre réunions régionales qui ont eu lieu en novembre ont été couronnées de succès. Parmi plus de 100 participants aux réunions, furent présents bourgmestres, échevins et fonctionnaires. Immédiatement après les présentations, dans les jours qui suivirent les réunions, des dizaines de sollicitations de services ont été soumises au SIGI. Echternach, Dudelange, Hosingen et Beckerich ont été cette année les villes choisies pour la présentation des réunions régionales aux communes. L’objectif premier de ces réunions est de faire une synthèse des différentes activités entamées par le SIGI l’année passée.

Entre autres, présentation d’un bilan des objectifs prédéfinis l’année antérieure et mise en perspective, grâce à une analyse des faits réellement atteints, tout ceci au bénéfice des administrations communales et des établissements publics. Après avoir débattu des projets passés et présents, ont été présentés les projets à venir qui marqueront l’année 2009.

SIGIindex

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SIGIedito Objectifs 2008 réalisés !

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SIGIreport Pour 2009-2010 une révolution s’annonce dans la gestion communale

Illustrations, photos, layout: Niche Guardian©.

Illustration on page 2: ayzek ©. Illustration on page 12: Duncan Walker ©.

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SIGIreport

Pour 2009-2010 une révolution s’annonce dans la gestion communale Bilan des performances réseaux Au cours de l’année 2008, une série de pointeurs au niveau de l’infrastructure de communication ont été alignés, ce qui a été fondamental pour la réussite du déploiement centralisé de GESCOM. Dans ce contexte, l’efficacité de l’infrastructure de communication s’est vue renforcée entre les communes et le Datacenter.

La partie visible de l’iceberg a été l’inauguration en juin du nouveau Datacenter du SIGI par Monsieur le Ministre des Communications, JeanLouis Schiltz. A cette occasion, Monsieur Schiltz a souligné que le choix stratégique visant à centraliser les infrastructures applicatives du SIGI au service de ces communes et des administrations gouvernementales ne fait que témoigner d’une stratégie bien réfléchie, garante d’une vision claire des services à fournir aux communes et aux citoyens.

Ces différentes situations complexes et difficiles se sont avérées bénéfiques, puisqu’elles ont permis de voir jusqu’à quel point les collaborateurs ont su gérer cette migration d’envergure nationale avec un degré élevé de maturité, d’intégrité et de professionnalisme. Les différents témoignages publiés au SIGIVIEW ne sont qu’une essence de cette réalité.

Le bilan GESCOM En 2008, plus de 800 demandes ont été traitées. De nombreuses corrections ont été apportées et des améliorations implémentées. En raison de l’évolution des besoins et des lois, des demandes de plus de 1 000 utilisateurs continuent à nous parvenir. Le nombre de demandes est en baisse depuis la dernière migration et l’application est en passe d’atteindre le niveau de stabilité attendu.

Nouvelles fonctionnalités et services

Relever des défis réels Les faillites de Primeshere et de WebTechnologies, toutes deux dans le domaine de l’Internet, ont été temporisées par le SIGI, sans impact majeur sur les communes membres. La technologie de remplacement permettra non seulement aux communes membres de s’adresser à leurs citoyens, mais aussi de faire le lien avec l’organisation communale et les données existantes dans le DataCenter centralisé.

Réunion régionale à Echternach

Le fait que Rémy Pauly, le chef de projet GESCOM, ait pris une retraite bien méritée à cette même période de l’année, a représenté un autre défi. Des questions justifiées se sont posées quant à la viabilité du SIGI pour pouvoir assurer la migration dans plus de 100 communes de l’application phare GESCOM vers la version 2.2. Une fois de plus, ce nouvel esprit unificateur qui règne au sein du SIGI a permis à une équipe de jeunes collaborateurs motivés de terminer la migration de la totalité des communes vers GESCOM 2.2 en moins d’une année.

En 2008, GESCOM 2.2 s’est vu enrichi d’une série de modules très intéressants pour les communes, par exemple, le module Achat, le module Suivi du courrier, la Gestion des cautions.

Pour le département « Population » des communes, on a développé un module qui permet l’accroissement des outils de contrôle des données en vue d’augmenter la fiabilité des statistiques relatives à la population. Pour le quittancement, on a ajouté de nouvelles formules de calcul suite aux demandes.

Pour 2009, l’agenda des nouvelles fonctionnalités se remplit progressivement.

On disposera d’un module Facturation électronique incluant l’historique des factures et des paiements clients.

Il y aura aussi des liaisons entre les modules, par exemple la liaison entre le parking et la facturation directe, ou encore l’enregistrement des chiens et le quittancement.

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« ..., on ressent de la part des prestataires de services informatiques une forte volonté de collaborer plus étroitement. »

Enquête de satisfaction dans un cadre de création de valeur ajoutée pour les communes Dans une optique visant la création de services et dans une logique d’optimisation de processus interne au SIGI, le Bureau a accepté de mener une enquête de satisfaction au sein des communes. Dans l’objectif d’une amélioration constante de notre service au client, un avis global de la perception des services actuels prestés par le SIGI était nécessaire. Le grand nombre de formulaires remplis et retournés au SIGI n’est qu’une vive démonstration du soutien des communes.

S’appuyant sur les réponses livrées par l’enquête, on s’aperçoit du degré de satisfaction élevé au sein des administrations. Dans une échelle allant de 1 à 10, définissant le nombre 10 comme le maximum, le SIGI a atteint en moyenne un quota de 8,13 synthétisant le niveau de satisfaction des communes dans le domaine du Help Desk, de la compétence des équipes et de la gestion de la migration. Ce quota inclut également le degré de satisfaction des communes à se sentir libre de pouvoir recommander les services du SIGI à d’autres administrations.

Ces réponses traduisent un degré de satisfaction globalement élevé; on constate une fois de plus la forte volonté des communes, qu’elles cultivent avec le SIGI, de créer un partenariat à long terme.

Néanmoins, cette étude a permis d’analyser et d’identifier les points à améliorer du SIGI. On constate qu’il faut améliorer la qualité des documents imprimés et augmenter l’ergonomie des applications. Le client demande aussi plus de formation (bien que le nombre de formations en 2008 ait été plus que triplé par rapport à 2007). Il s’agit de symptômes typiques dans le cas d’un client en contact avec un nouveau logiciel.

Réunion régionale à Echternach

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« Monsieur Schiltz a souligné que le choix stratégique visant à centraliser les infrastructures applicatives du SIGI au service de ces communes et des administrations gouvernementales ... »

Assistance à l’analyse financière des coûts informatiques d’une commune Depuis le dernier trimestre, des communes désireuses d’optimiser l’efficacité et la gestion de leurs finances informatiques ont sollicité l’aide du SIGI dans le domaine de l’analyse des coûts informatiques au sein de la commune. des communes désireuses d’optimiser l’efficacité et la gestion de leurs finances informatiques ont sollicité l’aide du SIGI dans le domaine de l’analyse des coûts informatiques au sein de la commune.

Cette assistance inclut l’aide à la rédaction de nouveaux cahiers des charges, ainsi qu’une aide et des conseils dans le cadre des négociations avec les fournisseurs de services informatiques. Ce service a connu un franc succès, et après les formalités administratives nécessaires, les communes bénéficieront d’un meilleur rapport prix/performance dans bon nombre de domaines.

La sollicitation de cette aide n’est pas obligatoire. L’indépendance communale reste fondamentalement respectée.

Néanmoins, quel bourgmestre, échevin, secrétaire communal ou receveur ne désire pas recevoir une prestation rémunérée au juste prix, sachant que des sites pilotes ont permis une réduction du coût d’acquisition informatique jusqu’à 10 euros par habitant ?

On en conclut, par les éléments concrets des différentes analyses effectuées par le SIGI, qu’une telle assistance contribuera à une bonne visibilité des dépenses communales dans le domaine de l’informatique tout en s’assurant que la qualité du service presté reste conforme aux normes de bonne pratique recommandées et approuvées par le SIGI. Nous avons tout juste touché à la partie visible de l’iceberg.

« ... ne fait que témoigner d’une stratégie bien réfléchie. »

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« On constate qu’il faut améliorer la qualité des documents imprimés et augmenter l’ergonomie des applications.»

Evolution des relations du SIGI avec les fournisseurs de services Grâce à la nouvelle culture d’entreprise qui s’est implantée au sein du SIGI, on ressent de la part des prestataires de services informatiques une forte volonté de collaborer plus étroitement. Cette approche apporte plusieurs avantages aux communes: meilleurs prix, transparence, benchmarking, etc.

Par exemple, les communes qui ont délégué le dialogue de la gestion des licences Microsoft au SIGI, vont pouvoir jouir de plusieurs bénéfices. Les avantages négociés en direct avec Microsoft tiennent compte du fait, d’une part, que les communes sont libres d’installer les logiciels durant les six prochaines années et, d’autre part, qu’elles deviendront propriétaires des licences à travers le SIGI durant cette période (ce qui n’est pas le cas actuellement).

Le SIGI continue à développer ses relations avec d’autres fournisseurs de services, tels ORACLE dans le contexte GECSOM, Dell pour le Datacenter et eBRC dans le domaine des sites du nouveau centre de calcul du SIGI. Des dialogues sont en cours avec les différents opérateurs de télécommunications afin d’adapter les coûts de communication aux besoins des métiers.

Le SIGI se réjouit aussi d’avoir le privilège de pouvoir travailler aujourd’hui avec une série de différents fournisseurs de services dans le domaine des TIC, engagés à livrer des services professionnels de bonne qualité.

Réunion régionale à Beckerich

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« Dans une optique visant la création de services et dans une logique d’optimisation de processus interne au SIGI, le Bureau a accepté ... »

Evolution des relations interministérielles Le SIGI sert avant tout ses propriétaires, notamment les administrations communales et des établissements publics affiliés. Son statut lui permet également d’agir en faveur d’autres administrations, telles que les ministères, si la valeur ajoutée est dans l’intérêt du citoyen et concerne le domaine d’activité communal.

Afin d’atteindre leurs objectifs ambitieux, certains ministères sollicitent l’aide du SIGI dans une série de projets stratégiques d’envergure nationale. Tous les projets sollicités sont menés exclusivement au bénéfice des communes.

Le ministère du logement a fait appel au SIGI pour transposer le Pacte Logement au sein de sa communauté de communes concernée. Dans un deuxième temps, le ministère sera (sur une plate-forme de collaboration) en contact direct avec les communes adhérentes au Pacte Logement dans le cadre d’un dialogue, d’une collaboration et de responsabilités partagées. Ce dialogue est bidirectionnel et transparent puisque les communes seront munies d’outils décisionnels au sein du portail GESCOM qui les informeront de la situation dans laquelle se trouve la commune par rapport au ministère du logement.

La « transposition de lois » en fonctionnalités est l’un des atouts incontournables du SIGI. Au fil des années, l’équipe a implémenté des centaines de fonctionnalités de lois dans GESCOM. Le ministère de la famille a chargé le SIGI de la réalisation de l’infrastructure technique et applicative pour la réalisation de son projet « ChèqueService ». Les objectifs à atteindre sont très ambitieux et ce service devra démarrer en mars 2009. Il s’agit d’une mission qui concerne directement nos citoyens et leurs relations avec les communes. Un portail permettra au citoyen de rester en contact avec son administration, étant donné qu’il dispose des informations le concernant dans le contexte des « Chèque-Service ».

« ... de mener une enquête de satisfaction au sein des communes. »

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« Le SIGI sert avant tout ses propriétaires, notamment les administrations communales et des établissements publics affiliés. »

La collaboration avec le ministère de l’éducation a permis de rapprocher l’application Scolaria de GESCOM. Un raccordement au réseau VPN va garantir de meilleurs temps de réponse. L’automatisation des échanges d’informations relatives aux élèves vont permettre de faciliter le contrôle de l’obligation scolaire.

Dans ce but, un partenariat stratégique avec la cellule CASES du ministère de l’économie a été créé dans le domaine de la sécurité des réseaux de communication et de l’Internet. Ce ministère a construit au fil des années un véritable centre de compétence, veillant en permanence au bon soin de notre souveraineté nationale dans son domaine d’expertise. Une série de projets communs ont été mis en place en 2008 et seront, au cours de l’année 2009, déployés à travers les administrations communales.

Evolution des services « L’observatoire des nouveaux médias », piloté par le SIGI, a identifié une série de services dont les fonctionnaires communaux mais également les citoyens seront les heureux bénéficiaires. Des services de communication tels que « Hosted Exchange », « sms2citizen » et « rss2citizen » sont en cours de négociation, de même que des contratscadres avec les différents opérateurs de téléphonie mobile présents au Luxembourg.

Des relations B2B sont en cours de préparation entre autres avec LuxTrust, Cetrel et Cegedel.

Réunion régionale à Hosingen

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« Des communes désireuses d’optimiser l’efficacité et la gestion de leurs finances informatiques ont sollicité l’aide du SIGI dans le domaine ... »

Les défis pour 2009 La migration du système CMS INCA est l’un des défis de l’année prochaine.

Nouveautés technologiques • Espaces collaboratifs • Modernisation de la communication sur la base de la technologie WEB 2.0 • Messagerie instantanée (Messenger) • B.I. (Business Intelligence) • Agent communal électronique • Sécurité (LuxTrust, etc.)

• Paiement (Cetrel, etc.)

• Hosted Exchange Nouveautés fonctionnelles • Simplification du travail • Gestion du courrier et des réunions • Disponibilités des actes archivés • Gestion des congés, des formations, etc.

• « Workflow » automatisé • Bénéfice de nouvelles législations • (Signature électronique, sécurité réseaux, etc.)

• Modernisation des méthodes de gestion • Statistiques de la population (BI) • Statistiques financières (BI) • « Balance Score Card » Nouveautés en rapport avec l’administration communale • eDemande pour les actes • ePaiement des factures • Taxe communale et impôts fonciers • Statistiques de consommation • eService au citoyen • Certificats résidence ou de vie • Demande de carte d’identité, d’impôts • Composition des ménages • Extrait du registre de la population • Personnes à charge, allocation parentale • Meilleure communication avec le citoyen • Agenda, Blogue, SMS, etc.

« ... de l’analyse des coûts informatiques au sein de la commune. »

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« Monsieur John Schummer, élu de la commune de Kopstal, aurait souhaité voir un plus grand nombre d’élus à ces réunions. ... »

Démonstration du Portail communal de Pétange

sms2citizen, un service innovant au bénéfice du citoyen

La commune de Pétange a de nouveau joué le rôle de commune pilote pour le développement du nouveau Portail communal. Il s’agit d’un nouvel environnement qui sera déployé au courant de l’année 2009 à travers les communes du SIGI.

Au cours de différentes réunions régionales, une démonstration « en live » du service sms2citizen a été réalisée. Il s’agit d’une nouveauté très attendue et appréciée par la grande majorité des communes.

Présentation du service rss2citizen Aujourd’hui, de nombreux sites Internet sont riches en informations et régulièrement mis à jour.

Malheureusement, ils ne sont pas très visités pour la simple raison que l’internaute (ou l’intéressé) n’est pas toujours informé de la publication d’une information qui pourrait l’intéresser.

Pour cette simple raison, grâce au flux rss, une personne peut souscrire un service d’information que la commune publie régulièrement. Cette information peut entre autres concerner la vie associative de la commune (manifestations sportives, culturelles, etc.). En outre, une commune peut informer à l’avance ses citoyens, par l’entremise de son « service technique », que certains travaux seront effectués dans leur quartier. Dans les deux cas en question, on interpelle proactivement le citoyen tout en respectant sa vie privée.

Comment souscrire ce service ? Chaque commune désireuse d’offrir un tel service moderne peut contacter le SIGI qui mettra tout en œuvre pour que ce service soit mis en place, ce qui ne pose pas de difficultés particulières. Une équipe de collaborateurs du SIGI se tient en outre à la disposition des communes.

Réunion régionale à Dudelange

La commune de Hesperange est la première commune à avoir lancé un tel service conjugué à un accompagnement proactif de la communication de ce service au citoyen. Cette approche pédagogique permet à la commune qui connaît bien son citoyen de l’accompagner dans l’utilisation des nouvelles technologies au quotidien.

On constate aujourd’hui la grande satisfaction du citoyen lorsque sa commune entreprend une démarche proactive en matière de communication.

Grâce au nouveau service sms2citizen, il est immédiatement tenu au courant des informations qui le concernent personnellement.

La transmission d’un message via un sms est simple, courte et directe. La communauté concernée est très large, puisqu’aujourd’hui l’utilisation des téléphones mobiles est très répandue au Grand-Duché.

La reconnaissance de ces faits a permis aux communes d’offrir un nouveau service aux citoyens. Différents aspects de la vie et des activités d’une commune peuvent susciter l’intérêt du citoyen.

Il est parfois nécessaire d’informer le citoyen dans des délais très courts, tout particulièrement dans des domaines qui le concernent directement, notamment la vie associative et culturelle,mais également dans le domaine de l’administration communale.

Il peut s’agir par exemple de travaux à faire dans un quartier, concernant des coupures de courants, des pannes techniques, des antennes collectives, etc.

Pour être informé immédiatement, le citoyen peut souscrire au service sms2citizen de la commune.

La commune pourra ainsi, en cas d’urgence, communiquer au citoyen les informations qui le concernent personnellement.

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Conclusions des présentations des réunions régionales La vision du SIGI concernant les services aux communes est très claire.

Sa communication est transparente et strictement orientée « business ». Dans un avenir proche, nos communes seront munies d’outils qui leur permettront de réaliser une comptabilité analytique adaptée aux métiers communaux. Des outils et des indicateurs de tendances (Business Intelligence) sont en cours de développement et déployés actuellement dans certains projets pilotes. L’aide au citoyen et à l’entreprise sera renforcée.

L’écho des participants aux quatre réunions a été très positif. Monsieur John Schummer, élu de la commune de Kopstal, aurait souhaité voir un plus grand nombre d’élus à ces réunions. Il a été interpelé par les différentes présentations qui concernaient directement les décideurs d’une commune, à savoir le bourgmestre et ses décideurs associés, les échevins. Il a été impressionné par la panoplie d’outils existants qui permettent d’améliorer la qualité des services prestés par la commune en faveur de son interlocuteur privilégié qu’est le citoyen, et également du gouvernement.

« ... Il a été interpelé par les différentes présentations qui concernaient directement les décideurs d’une commune, à savoir le bourgmestre et ses décideurs associés, les échevins. »

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