Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu Septembre 2010
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Les métiers communaux, un rouage bien huilé
Le SIGI - Centre de compétence et de services page 03
Scorecards Finances, la gestion financière simplifiée page 05
Interview avec Raymond Kauffmann page 06
SIGIedito
L’été - Place à la créativité et au développement continu
2 SIGIedito
L’idéologie professionnelle aussi bien que la motivation des acteurs du SIGI nous rapprochent à grands pas de la simplification administrative. Sujet d’actualité, figurant parmi les discussions politiques, il semble bien que nous soyons prêts à délivrer les outils nécessaires afin d’en faire une réalité dont chacun, le gouvernement, les communes et les citoyens pourront profiter.
L’été - Place à la créativité et au développement continu
3 SIGItemoignage
Le SIGI - Centre de compétence et de services
5 SIGIfinances
Scorecards Finances - Votre gestion financière simplifiée
Une nouvelle ère de produits et services est en train de prendre forme, préparant le terrain pour un changement radical de la façon de communiquer et d’agir au sein des communes et au service des citoyens. C’est le moment rêvé pour les décideurs de guider leur commune à grands pas vers le futur d’une gestion et d’une collaboration (inter)communale et de profiter de ces produits et services afin de moderniser et de simplifier un métier, le métier communal, selon les besoins d’une société en constant mouvement et évolution.
6 SIGIbureau
Interview avec Raymond Kauffmann, membre du BUREAU
7-11 SIGIday
Les ateliers du SIGI Day 2010 passés en revue Le SIGI Day 2010 en images Yves Wengler | Président du SIGI
Qui dit «été» pense évidemment en premier lieu aux vacances, aux congés passés à ne rien faire et à deux mois où le monde semble tourner au ralenti. Au SIGI, l’été signifie toujours créativité et préparatifs pour la rentrée. Quel en est le résultat? Cela restera un secret bien gardé jusqu’au 10 octobre 2010, mais laissez-moi vous donner un petit avant-goût de ce qui est à attendre. Le SIGI a profité en effet de ce ralentissement pour accélérer sa vitesse de développement de nouveaux services et produits afin d’entamer la rentrée avec le petit surplus qui fera la différence aussi bien pour les communes que pour les citoyens.
Septembre 2010 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Conception et Layout: Niche Guardian | Photos: Luc Wies, Niche Guardian Photo Bank Impression: Imprimerie Faber | Tirage: 1000 exemplaires Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF)
La rentrée est bien chargée. Le BUREAU, la direction et l’ensemble de notre personnel vous réservent tout plein de nouveautés. En effet, même pendant la période des vacances, le SIGI a continué à tourner comme un rouage bien huilé. Les idées nouvelles ont fleuri, tandis que d’autres ont été élaborées et fignolées afin d’augmenter leur productivité et efficacité à l’égard des communes et des citoyens.
Ceci dit, on compte dorénavant sur une continuité de la collaboration étroite qui s’est formée depuis un certain temps entre les communes et le gouvernement pour atteindre ce but qui est le même pour chaque parti concerné. C’est en associant nos forces que nous serons capables d’offrir un service aux citoyens qui se distinguera de tout ce que le Luxembourg aurait pu voir auparavant. Se rapprocher de sa commune, du gouvernement, des décideurs, tout en participant activement pour en tirer comme profit ...la simplification administrative. Yves Wengler
SIGItemoignage
Le SIGI évolue en un centre de compétences et de services Les services offerts par le SIGI aux élus, fonctionnaires et agents gouvernementaux ont pris cette année une nouvelle dimension. L’évolution technologique se caractérise en effet par une performance jamais rencontrée auparavant. La première pierre d’un édifice communal a été posée. Existe-t-il encore des limites, ou s’agit-il d’une ascension graduelle? L’évolution progressive du SIGI en un centre de compétences et de services. Le SIGI a, en réalité, évolué, au cours des derniers mois, en un véritable centre de compétences et de services dédié à l’accompagnement de l’organisation communale et au développement de nouveaux services dans le but de fournir les meilleurs outils de travail aux communes qui sont nos clients et également membres affiliés au Syndicat. Qui a facilité une telle évolution ? La nouvelle organisation matricielle, officialisée par le BUREAU, responsabilise chaque individu travaillant pour le Syndicat et rend plus visible le résultat des tâches qui lui ont été attribuées. Cette nouvelle approche méthodologique et organisationnelle est génératrice de transparence et de performance. La nouvelle structure de l’organisation est source de motivation car chaque individu constate personnellement la contribution de son travail à un ensemble de tâches au sein d’une mission ou d’un service. Les bénéficiaires d’une telle approche novatrice sont nos clients. Il faut également insister sur la grande motivation des membres de notre personnel, cette nouvelle organisation ayant permis une revalorisation de leurs fonctions. On constate qu’un esprit d’équipe a pris forme et que les résultats engendrés sont excellents. Je remercie donc le BUREAU pour son soutien et son engagement envers le SIGI et tout son personnel.
Evoluer vers un centre de compétences et de services pour qui et pour quoi ? Depuis plus de 28 ans, le SIGI s’efforce de bâtir une application d’une valeur indéniable: GESCOM, la pierre angulaire dans laquelle ont investi 103 communes et 40 syndicats. La dernière mise à jour GESCOM datant de fin septembre ne comprenait pas moins de 70 changements. L’intelligence dont ce système est dépositaire doit bénéficier à ses membres à plusieurs niveaux et ce, en termes de services et de compétences. La qualité de l’information émanant de GESCOM accompagne les communes dans l’amélioration de leur performance et la qualité des services offerts à leurs citoyens, décideurs et élus communaux. Désormais, grâce au nouvel outil d’organisation et de collaboration SIGILive, la gestion communale prend une toute nouvelle dimension. La Ville de Dudelange en est
un exemple concret. C’est pourquoi, nous avons créé au sein du SIGI un centre de compétences en termes de métier, fondé sur l’expérience des professionnels actifs au niveau des communes et de l’industrie. La capitalisation des « bonnes pratiques » de ces deux secteurs donne naissance à de nouvelles formes d’administration communale qui, fondamentalement, génèrent performance et transparence et intègrent par définition la culture de la simplification administrative. Le développement d’un centre de compétences et de services répond aux attentes en termes de métier des communes envers le SIGI. Tous ceux qui ont pu participer aux Workshops « Finance » et « Collaboration SIGILive » lors du SIGIDay ont d’ores et déjà pu avoir un avant-goût des services qui seront
SIGItemoignage
informatique au sein de la commune. Beaucoup de communes, notamment par la voix des élus, nous ont démarchés afin que nous les aidions à analyser les dépenses liées au parc informatique, composé d’ordinateurs, de serveurs, de portables, de licences, etc. Plusieurs administrations communales ont ainsi pu voir leurs dépenses informatiques réduites de 50 % tout en continuant à travailler avec des fournisseurs bureautiques assurant un service de pointe à travers le pays dans le respect de notre souveraineté nationale. Dans les prochaines éditions, nous aborderons ce sujet plus en détail en collaboration avec les communes. Les services SIGI en constante progression
« Je confirme qu’il aurait été impossible de convertir le SIGI en centre d’excellence et de services sans le soutien indéfectible de tous les membres du Bureau. » Carlo Gambucci | Directeur du SIGI
à la disposition des communes dès la rentrée à l’automne. L’organisation communale, une priorité pour les décideurs Je suis particulièrement touché par les réponses que nous ont adressées nos communes au cours du dernier semestre. Force est de constater que les communes utilisent pleinement les outils GESCOM et contribuent ainsi à la simplification administrative au sein de la commune. Nous avons aussi pu observer une nette amélioration dans la gestion du parc
La nouvelle organisation du SIGI est directement liée à la progression des services fournis à nos membres. C’est pourquoi, en mars 2010, nous avons mis en service notre « Communication Desk », un service qui va bien au delà d’un helpdesk standard. Un investissement conséquent a été effectué dans l’analyse des doléances ouvertes et dans la clôture de celles-ci dans des délais rapides. Cette nouvelle équipe de collaborateurs en provenance de différents départements du SIGI dispose d’un nouvel outil de gestion des relations avec nos clients. Cet outil CRM (Citizen Relationship Management) est le même que celui que nous mettons actuellement en service dans nos communes. L’utilisation de cet outil rend nettement plus transparente la communication au sein du SIGI, mais augmente aussi la visibilité du traitement des affaires et/ou demandes en provenance de nos communes. Les statistiques nous donnent raison. En octobre, le nouveau portefeuille de services et de produits sera présenté aux communes. Une équipe de spécialistes accompagnera les communes dans le choix des « bouquets de services » les plus adaptés aux besoins spécifiques de la commune. Tout en agissant en faveur d’une gamme de services standardisés, le SIGI adapte ces services aux besoins individuels de la commune. Adaptation aux besoins de nos représentants politiques Les personnalités politiques de nos communes
ont une double tâche. Elles assument d’une part des responsabilités au sein de l’administration communale et sont d’autre part en relation directe avec le citoyen, tout en étant confrontées au quotidien à la réalité du terrain. Parmi ces élus, certains sont également des députés au service de notre gouvernement. Des outils spécialement destinés aux décideurs communaux sont en cours de réalisation et d’autres sont déjà disponibles sur le SIGILive. Les élus communaux peuvent d’ores et déjà suivre à distance la préparation des dossiers communaux. Investissement dans des compétences relatives à la sécurité au sein des communes et Internet L’année dernière, nous avons annoncé à maintes reprises la participation du SIGI à un GIE regroupant le Ministère de l’Economie, le Ministère de la Famille et de l’Intégration, le Ministère de l’Education et le SIGI. Aujourd’hui c’est chose faite. Avec la bénédiction de notre gouvernement, le GIE Security Made in Lëtzebuerg (SMILE) a été crée il y a quelques semaines. Ce GIE incorpore des compétences dans le domaine de la sécurité internet et informatique. Le SIGI pourra, grâce à SMILE, assurer un accompagnement aux communes de très haut niveau dans le domaine de la sensibilisation et du développement d’une politique de sécurité informatique exemplaire. Conclusion La société dans laquelle nous vivons exige de plus en plus de polyvalence de la part des prestataires de services. Faire évoluer le SIGI vers un centre de compétences et de services est fondamental dans l’expression des exigences, diverses et complexes, du citoyen dans son dialogue avec l’élu et le fonctionnaire au quotidien. Je remercie le Bureau et le Comité du SIGI pour la confiance qu’ils nous ont accordée au cours de cette année, ce qui a permis au SIGI de faire évoluer les services communaux dans une culture moderne reflétant notre société. Carlo Gambucci
SIGIfinances
Scorecards Finances - La gestion financière communale simplifiée
La gestion communale 2009 Réalisé Personnel communal - Effectif en ETP - Côut par ETP - Taux de fréquence accidents
ETP € 0/000
2010 Budget
182 50117
186 54704
2009 Réalisé Equilibre financier Recettes ordinaires Dépenses ordinaires Solde ordinaire Solde extraordinaire Report Solde global
6.2010 Réalisé 198 27886
2010 Budget
6.2010 Budget
6.2010 Réalisé
6.2009 Réalisé
€ 1 000
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35 705 27 339 8 366 7 084 408 1 690
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34 976 28 497 6 479 3 953 1 690 4 216
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17 488 14 249 3 240 1 977 1 690 2 108
Endettement Dette nette totale (*) € 1 000 14 337 12 813 13 575 Dette nette totale p. habitant €/hab 1 100 963 1 021 (*) Dette nette totale = comptes courants - dettes à court terme - dettes à long terme
Bourgmestres, élus et autres décideurs, devez-vous rapidement prendre des décisions financières au quotidien ? Voulezvous un outil qui vous permette de vous rafraîchir la mémoire sur le budget annuel tout en restant aussi précis que possible ? De par votre position, vos journées ne sont jamais assez longues ? Les Scorecards Finances sont l’outil idéal pour vous faciliter la gestion budgétaire. Le budget d’une commune doit être géré de la manière la plus exacte que possible. En effet, les finances peuvent facilement décider du sort de la qualité de la vie communale. D’un point de vue un peu plus général, l’argent de la commune «appartient» d’une certaine façon aux citoyens; l’argent en question doit servir à améliorer la qualité de vie des citoyens, leur offrir une bonne distribution des fonds de façon à ce que tous les facteurs importants, en commençant par l’hygiène jusqu’aux animations culturelles et sportives, soient couverts.
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5 248 13 701 8 453 5 112 1 690 11 875
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« A l’occasion du SIGI Day 2010, l’atelier Scorecards Finances a connu un succès indéniable. La plupart des participants étaient des décideurs ou élus qui voulaient s’informer en personne des avantages des Scorecards Finances. Certaines communes avaient même engagé des experts financiers du secteur privé pour les assister dans l’évaluation de ce nouveau service.
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Le feedback a aussi été très positif, vu le nombre de décideurs qui se sont tout de suite montrés prêts à adopter ce système de simplification de la gestion financière. Plus d’un a même mentionné la création de groupes de travail Scorecard Finances au sein de leur administration. »
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Tom Recken | Chef de Projet Finances
Le SIGI a donc développé un système de gestion financière qui garantira une transparence méticuleuse du budget communal, les Sorecards Finances.
Comité de Pilotage du 1 avril 2007
Les Scorecards Finances agissent en effet comme un tableau de bord qui résume la situation financière sous forme d’une simple présentation PowerPoint. Leur but est de permettre plus facilement aux décideurs et aux élus d’avoir une vue d’ensemble et de leur garantir un aperçu rapide et efficace de la situation financière communale. Dans l’esprit des fiches techniques automobiles, les Scorecards Finances vous informent rapidement de tous les aspects relatifs aux finances dans votre commune. Vous n’aurez aucunement besoin de connaissances particulières en comptabilité pour profiter pleinement de ce produit, taillé sur mesure pour les élus dont on attend souvent des décisions rapides quant au financement d’un projet.
Quand on regarde les Scorecards Finances de plus près, on reconnaît très vite la complexité selon laquelle une représentation de l’entièreté des finances communales a été achevée. On retrouve ainsi sur quelques pages seulement la situation financière actuelle, celle de l’année d’avant et le budget restant. Au besoin, une charte comparative peut être établie pour que l’élu puisse comparer ses résultats des années passées avec ceux de l’année en cours. Cela permet une évaluation rapide aussi bien que minutieuse des capacités en termes d’investissement au moment où des décisions doivent être prises. Cette rapidité d’information offre aux décideurs la plus-value de pouvoir consacrer un temps de qualité supplémentaire à la planification et à l’organisation communale, tout en sachant que le côté le plus sensible de la commune, à savoir les finances, a été couvert en bon père de famille.
SIGIbureau
Raymond Kauffmann – 40 ans d’expérience communale
la politique communale comme un hobby, vu qu’on ne cesse d’être un homme politique à aucun moment de la journée. J’ai travaillé à l’ARBED jusqu’en l’an 2000, à la division « Mines Luxembourgeoises », un département qui n’existe plus de nos jours. Ce n’était en aucun cas comparable à ArcelorMittal. « Mines Luxembourgeoises » ressemblait fortement à une entreprise familiale à l’époque. Cette division était responsable de l’administration des mines qui se trouvaient sur territoire luxembourgeois. Plus tard, après la fermeture de cette division, j’ai été muté au Siège Social, dans le service comptabilité. Je suis entré en politique à un très jeune âge pour l’époque. J’avais à peine 26 ans quand on m’a élu à Leudelange en 1970, ce qui a fait de moi le plus jeune bourgmestre du GrandDuché. Aujourd’hui, je suis deuxième échevin à Leudelange depuis 2005, après avoir travaillé pendant plusieurs mandats comme conseiller communal. Quant au SIGI, c’est la deuxième fois que je fais partie du BUREAU pour représenter les 15 communes (moyennes et grandes) de la Circonscription du Centre. Avant d’entrer au BUREAU, je faisais déjà partie du Comité et je me suis fait élire en vertu de la nouvelle loi syndicale, qui prescrit que les membres du BUREAU doivent être des politiques communaux actifs et non des fonctionnaires. Comment voyez-vous l’évolution du SIGI et des nouveaux outils communaux ?
Raymond Kauffmann | Echevin de la Commune de Leudelange, Membre du BUREAU du SIGI
A l’occasion de ses 40 ans au service de la commune de Leudelange, Raymond Kauffmann, membre du BUREAU du SIGI, s’est prêté à un entretien afin de parler de son expérience dans l’administration communale.
Parlez-nous de Raymond Kauffmann, citoyen et homme politique. Je suis marié depuis un bon nombre d’années, père de 3 enfants adultes et grand-père de 7 petits-enfants. L’histoire locale compte parmi mes passions, et je dois dire que je considère
Tout d’abord il faut préciser que l’informatique n’est ni un produit, ni un service, mais un support sur lequel repose toute une infrastructure. La plupart des représentants communaux ne connaît ni ne s’intéresse à ce support, ce qui constitue donc un certain obstacle pour le SIGI. Certes, les demandes affluent, mais, dans la plupart des cas, elles s’accompagnent d’une méfiance non fondée à l’égard de cette technologie, car les produits en découlant se sont révélés être d’une qualité extraordinaire, pouvant effectivement simplifier et accélérer les tâches communales. Mais à quoi bon disposer d’un outil extraordinaire si on ne s’en sert pas comme il se doit. Il ne suffit donc pas de proposer des outils et des formations, mais il faut davantage mettre
SIGIday
Les ateliers du SIGI Day 2010 passés en revue
l’accent sur l’assistance et le soutien. Les communes doivent progresser et se libérer de cette méfiance pour profiter pleinement de l’offre du SIGI. J’admire néanmoins l’énergie de Carlo Gambucci, et j’invite les communes à afficher le même enthousiasme. Au SIGI, un investissement continu est apporté à leur accompagnement vers cette évolution, jusqu’à ce que l’ensemble des fonctionnaires se sente à l’aise avec la nouvelle collaboration administrative. SIGILive est la norme communale. Le jour où tous les élus, décideurs et fonctionnaires seront prêts à accepter cette réalité, la gestion communale ne sera plus jamais comme avant. SIGILive ne pourra jamais s’avérer préjudiciable, il ne pourra qu’être utile au bien-être du citoyen, tout en valorisant la position des acteurs communaux. En ce qui concerne MaCommune, dont les fondements de base s’appuient avant tout sur SIGILive, il ne faut pas oublier de préciser que cet outil est exceptionnel. Un portail unique qui rassemble toutes les communes affiliées au SIGI est un parfait moyen d’harmonisation des communes du Grand-Duché et de rapprochement du citoyen à sa commune en le faisant participer à la vie communale. Avez-vous un message pour les acteurs du SIGI ? Je suis persuadé qu’on a donné beaucoup aux communes ces dernières années. Le SIGI leur a facilité le travail et leur permet aujourd’hui d’agir de manière plus efficace. Continuez à promouvoir la simplicité dans vos outils et services. Pour qu’un produit soit utilisé pleinement et par tous, il faut tout d’abord qu’il soit accessible à tous. Continuez donc à soigner cette simplicité d’utilisation, et vous poursuivrez sur la bonne voie, celle que vous avez empruntée depuis quelques années Avez-vous un message pour les communes ? Profitez le plus possible des nouveaux outils. Le SIGI ne pourra encore les améliorer que si vous vous en servez. Ce n’est qu’à ce momentlà que vous verrez tous les avantages qui se présenteront pour votre gestion communale. Profitez-en et servez-vous-en.
Innovation, soirée mexicaine et football, le SIGI Day 2010 a connu un succès mérité. Bon nombre d’intéressés avaient répondu à l’invitation pour découvrir à travers des ateliers les services et produits phares du SIGI, et terminer ensuite la soirée dans une ambiance conviviale.
qui se cachent derrière cet outil. L’intérêt des participants était évident et on peut dire en bonne conscience que SIGILive leur a ouvert les yeux sur de nouvelles perspectives de travail et a pu démontrer son potentiel en vue d’améliorer et d’accélérer les tâches communales.
Le SIGI a su saisir l’occasion de son fameux SIGI Day pour combiner travail et plaisir. En effet, des ateliers MaCommune, SIGILive, Scorecards Finances et CASES ont donné aux invités un aperçu des progrès technologiques d’aujourd’hui.
Les discussions tournaient surtout autour de la simplification, facteur très important pour tous les intéressés. À la grande satisfaction de tous, SIGILive représente la simplification organisationnelle tout court.
L’atelier Scorecards Finances, nouveau produit dont vous trouverez plus de détails à la page 5, a suscité l’intérêt de bon nombre de décideurs. Le deuxième atelier dans la lignée était SIGILive. Ce puissant logiciel de collaboration et de communication a été présenté avec succès, mais il a fallu se concentrer sur les éléments de base permettant aux intéressés de se faire une idée de toute l’ampleur des fonctionnalités
Ensuite, MaCommune a bien sûr donné lieu à la plupart des questions de cette journée. Les attentes étaient grandes, en effet, et le SIGI peut affirmer avec fierté que la première étape de ce nouveau portail unique dédié aux communes et aux citoyens s’est achevée audacieusement. Les inscriptions sont nombreuses, se multipliant de jour en jour, et le taux de participation des communes est tout à fait
SIGIday
remarquable. Il en est de même de cet atelier, qui a connu un succès mérité. Les acteurs du SIGI se sont vu bombarder de questions autour de ce nouvel outil citoyen. La demande d’un rapprochement entre les communes et les citoyens s’était fait entendre. Le SIGI a répondu avec ce portail, dont aucun citoyen et aucune commune ne pourront se passer à l’avenir. Enfin, CASES, structure intégrante du ministère de l’Économie, était aussi sur place pour le SIGI Day 2010 afin d’avertir des dangers d’une société informatisée et de conseiller sur la manière de se protéger contre ces risques. À l’occasion, une campagne sur les mots de passe avait été lancée. Des dépliants expliquaient dans un langage accessible comment gérer d’une manière efficace ses mots de passe afin de protéger au mieux ses données personnelles. L’atelier de CASES a donc aussi connu un succès mérité, vu son travail si important de nos jours afin de garantir le respect de la vie privée et le droit aux données personnelles.
« Qu’est-ce qui différencie à la base SIGILive de toute autre façon de travailler dans une administration ? La réponse est aussi simple que la question. Il est bien sûr beaucoup plus productif de pouvoir accéder à ses donnés à l’aide de deux clics de souris que de devoir conduire des recherches sur un réseau local entier. Derrière ce qui semble être un simple logiciel de collaboration se cache bien évidemment un système complexe et innovant qui changera à tout jamais la communication et la collaboration dans les métiers communaux. » Nicki Eickman | Rédacteur Service Communication
« Le nouveau produit phare du SIGI, MaCommune, s’est de nouveau révélé comme la coqueluche du public. Les demandes ont été nombreuses et l’intérêt n’a manqué à aucun moment de la journée. Curiosité d’abord, questions intrigantes par la suite, pour aboutir presque toujours à une certaine admiration, MaCommune semble tout doucement séduire ses citoyens. La flexibilité et la mobilité connexes comptent parmi les vecteurs décisifs qui feront de MaCommune le premier point d’approche du citoyen avec sa commune. » Daniel Erpelding | Chef de Projet MaCommune
« Le SIGI-day offre, dans un cadre très convivial, une opportunité unique pour rencontrer des agents de différentes communes, pour échanger et discuter des problèmes et bien-sûr des solutions. Ainsi les experts du nouveau GIE smile (security made in Lëtzebuerg) ont eu l’occasion d’échanger avec les nombreux visiteurs et de présenter les nouveaux services de type conseil et assistance dans le domaine de la sécurité de l’information qui vont être proposés aux communes. Puisque le SIGI est membre fondateur du GIE, la plupart de ces services vont se calquer sur l’offre de services abondante du SIGI et n’auront pas de répercussion financière pour les communes.» François Thill | Président du GIE SMILE
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Le SIGI Day 2010 en images
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Jeu, Set et Match avec le SIGI
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