SIGIVIEW 1 - 2011

Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique www.sigi.lu Edition n° 1 - 2011

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La fin de l’HP 3000 marque la naissance de ... page 6

SIGIedito

Avec macommune.lu, nous Construisons l’Avenir Ensemble 2 SIGIedito

Avec macommune.lu, nous Construisons l’Avenir Ensemble

3 SIGISIMPLIFICATION

macommune.lu vu par la ville de Dudelange

5 SIGISIMPLIFICATION La position du fonctionnaire se verra renforcée et valorisée

6 SIGIGESCOM

La fin de l’HP 3000 marque la naissance de nouveaux service

7 SIGIEVENT

Invitation Foire de Printemps 2011

Yves WENGLER | Président du SIGI

Edition n°1 - 2011 Newsletter du Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique Conception et Layout: Niche Guardian | Photos: Luc Wies, Ville de Dudelange, Niche Guardian Photo Bank Impression: Imprimerie Faber | Tirage: 1000 exemplaires Egalement disponible sur www.sigi.lu (PDF)

Un des tous premiers articles de cette newsletter est apparu en Janvier 2008 et s‘intitulait « Construisons l’Avenir Ensemble ». Depuis cette date, beaucoup a été « construit », et ce qui à l’époque semblait trop complexe et avant-gardiste, aujourd’hui est devenu une réalité. Nous assistons à l’heure actuelle à un rapprochement marquant du citoyen vers son administration, du jamais vu dans l’histoire moderne de notre société de l’information.

Construction d’un projet national – macommune.lu La construction du portail citoyen macommune.lu est une réalité à envergure nationale impliquant l’élu, le fonctionnaire et le citoyen. On parle bien de NOTRE projet macommune. C’est en effet le nôtre, sachant qu’il appartient à toutes les communes affiliées au SIGI.

Un timing serré En moins de trois ans seulement, le SIGI, avec l’appui du Bureau, du Comité, des décideurs communaux, élus et fonctionnaires a réussit à se réformer.

Ceci a donné naissance au premier portail citoyen macommune.lu, véhicule phare de la simplification administrative communale, en date du 10.10.2010.

Après Dudelange et Hesperange, 20 communes offrent d’ores et déjà les téléservices macommune.lu à leurs citoyens.

Ceci signifie que vers la fin du mois d’avril l’impact macommune aura atteint plus de 106.000 citoyens dans les communes déployées. Après la Foire de Printemps, macommune.lu sera déjà disponible à plus de 150.000 citoyens.

Je suis content de voir avec quel teneur les communes affiliées au SIGI approchent leur but avec succès sur le chemin de la simplification de la vie citoyenne.

Y.W.

SIGISIMPLIFICATION

macommune.lu vu par la ville de Dudelange Entretien avec Monsieur Alex Bodry, Bourgmestre de la Ville de Dudelange

L’adhésion au projet macommune est la suite logique d’un important travail de fond effectué dans notre commune depuis un certain temps. Elle s’effectue en trois étapes.

En premier lieu, nous nous sommes concentrés, depuis quelques années déjà, sur l’élaboration d’un concept amorcé au sein de notre administration communale.

Ce concept avait pour but de réformer notre administration, de la rendre plus efficace pour la voir se transformer en un établissement moderne de prestation de services destinés aux citoyens.

Le succès de ce projet est le résultat de travaux d’études menés par plusieurs groupes de travail qui se sont rencontrés régulièrement pour travailler sur la réforme et la simplification administrative de notre commune.

Rendre une administration efficace dans sa gestion Les résultats de ces travaux nous ont permis d’entamer la deuxième étape, celle consistant à devenir un vrai prestataire de services efficaces, à valeur ajoutée, destinés aux clients de notre commune. Cette étape a été concrétisé par la mise en place d’un « Biegercenter», une sorte de « guichet unique » communal.

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

Pour parvenir à cette fin, nous avons dû réorganiser certains services internes, ce qui nous a permis de devenir plus performants et efficaces. L’informatisation de tous les services de la commune a été une étape très importante tout comme la mise en place d’un portail Intranet pour améliorer le flux des informations entre tous les collaborateurs. Enfin, la troisième étape qui concerne le citoyen et les services interactifs de macommune, vise à relier le citoyen, via Internet, à notre administration.

Le soutien du collège échevinal Pour garantir le succès de l’initiative, le soutien sans équivoque du collège échevinal a été nécessaire.

La décision du conseil échevinal d’intégrer Sharepoint, le nouveau portail Intranet de notre commune, a constitué un élément important dans le cadre de ce projet.

Le fait de pouvoir effectuer ses démarches administratives via Internet permettra à un plus grand nombre de personnes de profiter des mêmes services simultanément sans devoir se déplacer à son Administration communale.

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

Le soutien des fonctionnaires Une formation pour tous les fonctionnaires et employés de la commune a été rendue obligatoire. La formation en interne, bien accueillie par tous, a été nécessaire pour préparer les services concernés à ce nouveau système. Le nouveau portail Intranet nous a servi de base pour optimiser la communication et la collaboration entre les services communaux avant d’adresser la communication aux citoyens. Le programme de formation a ainsi permis aux fonctionnaires de se sentir à l’aise lors de l’utilisation des nouvelles applications SIGILIVE (Intranet SharePoint).

Avec macommune, notre commune est ouverte 24h/24 et 7j/7 Notre société moderne est devenue tellement complexe, qu’il devient de plus en plus difficile d’obtenir un retour des informations du citoyen sur sa vie quotidienne.

Avec le portail citoyen macommune, le citoyen se voit proposer une nouvelle forme de communication vers sa commune.

Le fait de pouvoir effectuer ses démarches administratives via Internet permettra à un plus grand nombre de personnes de profiter des mêmes services simultanément sans devoir se déplacer à son Administration communale. macommune, fédérateur de transparence Dans l’intérêt de la transparence, le citoyen pourra consulter ses factures en ligne. Toute une série d’informations complémentaires viendra s’ajouter à ce service, comme par exemple les détails de la consommation d’eau ou encore ceux de l’utilisation de l’antenne collective.

Pour garantir le succès de l’initiative, le soutien sans équivoque du collège échevinal a été nécessaire.

SIMPLIFIEZ-VOUS LA VIE AVEC

macommune.lu VEREINFACHEN SIE SICH DAS LEBEN

La décision du conseil échevinal d’intégrer Sharepoint, le nouveau portail Intranet de notre commune, a constitué un élément important dans le cadre de ce projet.

Alex BODRY | Bourgmestre de la Ville de Dudelange

La formation restera un service à valeur ajoutée La ville de Dudelange a instauré, depuis 8 ans, des cours de formation sur l’utilisation d’Internet et des applications bureautiques. Plus de 2 000 certificats ont été décernés aux participants de ces cours. Nous continuerons à soutenir ces initiatives par la création de nouveaux cours de formation « macommune ».

Nous voulons ainsi accompagner tous nos concitoyens dans l’utilisation aisée des différents téléservices mis en ligne via l’onglet « macommune » sur notre site Internet ou via le portail citoyen macommune.lu.

POUR PLUS D’INFORMATION : www.dudelange.lu

Administration Communale de Dudelange /// B.P 73 /// L-3401 Dudelange /// Tel. 51 61 21 -1

Service Relations Publiques | Ville de Dudelange

Conclusion : un bonus vers l’efficacité et la transparence La nouvelle informatisation de notre commune, avec entre autres le portail Intranet, sms2citizen et macommune, nous a permis d’être plus efficaces dans la gestion qualitative des services de communication interne et d’être plus transparents envers nos concitoyens.

A.B.

SIGICASESTUDY

Joseph Schmit – La position du La position du fonctionnaire fonctionnaire se verra renforcée et valorisée se verra renforcée et valorisée Entretien avec Monsieur Joseph Schmit, Secrétaire communale de la Ville de Dudelange

Insistons sursur la communication.

Insistonsensuite ensuite la communication.

IlIlfaut sorte queque chaque employé fautfaire faireenen sorte chaque employé et communal soit soit tenutenu au au etfonctionnaire fonctionnaire communal courant de la vie politique au sein de sa courant de la vie politique au sein de sa commune. Il faut inclure tout le monde dans commune. inclure le monde les décisions Ildufaut collège des tout bourgmestre dans les décisions du collège desPas bourget échevins et du conseil communal. mestre et participant échevins et dubien conseil commuen tant que actif sûr, mais en tant participant actifdebien ilnal. fautPas donner à toutque le monde le moyen suivre l’évolution décisions afin mieux le sûr, mais il fautdes donner à tout lede monde comprendre le pourquoi et au besoin de pouvoir moyen de suivre l’évolution des décisions même ces décisions le auprès de afin dedéfendre mieux comprendre pourquoi contestataires potentiels.

et au besoin de pouvoir même défendre

ces décisions auprès de contestataires Vient ensuite l’administration virtuelle. potentiels.

Certaines démarches administratives pourront bientôt se faire en ligne. Le citoyen a désormais Vient l’administration virtuelle. le choixensuite de se connecter sur son PC à domicile, ou de se déplacer à la commune; une mobilité Certaines démarches administratives et une flexibilité nécessaires de ligne. nos jours.

Le pourront bientôt se faire en Le citoylancement du portail citoyende macommune. en a désormais le choix se connecter lu sera un grand pas en direction de cette sur son PC à domicile, ou de se déplacer à administration virtuelle.

la commune; une mobilité et une flexibilité

Joseph SCHMIT | Secrétaire Communal

Avec 400 collaborateurs à gérer, nous sommes bien sûr demandeurs de toute solution de simplification et Avec 400 collaborateurs à gérer, nous d’accélération des tâches administrasommes bien sûr demandeurs de toute tives quotidiennes.

SIGILive nous offre solution de simplification et d’accélération la possibilité de changer radicalement des tâches administratives quotidiennes. le déroulement fonctionnement SIGILive nous offreetlalepossibilité de changer radicalement le déroulement et le de notre administration.

Une solution fonctionnement de notre et administration. adoptée sans retenue qui sera imUne solution étape adoptée sans retenue plémentée par étape toutetauqui long sera implémentée étape par étape tout au des mois à venir.

Joseph Schmit | Secrétaire Communal

long des mois à venir.

Commentpeut-on peut-on aujourd’hui Comment aujourd’hui gérergérer de de manière efficace et innovatrice une manière efficace et innovatrice une commune commune qui compte quelque 400 colqui compte quelque 00 collaborateurs, avec un volet administratif énorme, tout en laborateurs, avec un volet administratif optimisant le service au citoyen le ? La réponse énorme, tout en optimisant service au réside forcément dans laréside simplification et citoyen ?

La réponse forcément l’accélération des tâcheset administratives et des dans la simplification l’accélération de la collaboration. L’informatisation s’avère tâches administratives et de la collaboranécessaire, exigeant un outil informatique tion. L’informatisation s’avère nécessaire, adapté aux besoins des fonctionnaires et exigeant communaux. un outil informatique adapté aux employés besoins des fonctionnaires et employés communaux.

Cette solution nous est maintenant proposée via SIGILive, qui engendrera un changement radical du fonctionnement Cette solution nous est maintenant proposée de notre administration. Ceci nécessitera via SIGILive, qui engendrera un changement évidemment un certain de temps radical du fonctionnement notre de rodage, afin de permettre à tout le monde de se administration. Ceci nécessitera évidemment familiariser avecdece nouvel outil, qui une à un certain temps rodage, afin de permettre tout monde de se familiariser avecvoies ce nouvel fois leétabli, ouvrira de nouvelles et outil, fois établi, ouvrira dequ’on nouvelles sera qui un une partenaire formidable aura voies sera unsans partenaire formidable qu’on tous et attendu s’en rendre compte. aura tous attendu sans s’en rendre compte.

L’accent sera mis sur la collaboration. La

L’accent sera mis sur la collaboration. La créationd’espaces d’espaces travail qui percréation de de travail qui permettront mettront travailler simultanément de travaillerde simultanément à plusieurs suràun plusieurs surOn unpeut même projet.

On peut même projet. prendre l’exemple de la construction d’une école, projet majeur. Cet prendre l’exemple de launconstruction outil nous offreun la possibilité de travailler par d’une école, projet majeur.

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nécessaires nos jours.

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J.S.

mécanismes qui automatiseront certains processus et entraîneront une productivité accrue.

SIGIGESCOM

La fin de l’HP 3000 marque la naissance de nouveaux services Entretien avec Monsieur Claude Hastert Project Management Office - Population

Un des plus fidèles compagnons des communes, tout au long des 25 dernières années, nous a quittés le 31 décembre 2010. Ses proches et ses supporters lui rendent hommage dans cet article écrit en sa mémoire.

Ce mini-ordinateur a été présent dans 97 communes à travers tout le pays pendant 25 ans. Au service des administrations communales dans les années 80 et 90, il a été largement sollicité et a mené à bien sans jamais se plaindre des centaines de milliers de transactions. L’on a hélas assisté, au cours des dernières années, à son déclin progressif et à sa fin inéluctable.

De plus en plus gourmand en énergie et en entretien, il avait, en 2001 déjà, été déclaré à la retraite par son patron HewlettPackard. Pourtant, ses amis les plus fidèles ont continué à le soutenir tout au long des années qui lui restaient à vivre. Un soutien dans le plus grand respect de la dignité qui était la sienne. Compte tenu des lourds coûts d’entretien annuel - dans presque chaque commune il avait une résidence et du personnel à son service - on envisagea, dès 2003, la passation de pouvoirs et le transfert de ses tâches à une nouvelle génération de cerveaux électroniques plus performants qui desserviraient leurs clients depuis un site centralisé. Ce fut donc un arrachement pour ses plus fidèles alliés qui assistèrent impuissants au départ de leurs bien-aimés HP3000 remplacés sans état d’âme par une nouvelle génération de groupies « savants » qui ne pensent qu’au rendement et au profit économique.

La nouvelle génération issue de notre maître à tous fait néanmoins un excellent travail grâce aux efforts consciencieux engagés au cours des dernières années de vie de l’HP3000 et qui permirent de transférer les connaissances et l’expérience stockées pendant près de 30 ans dans l’HP3000 vers de jeunes cerveaux dynamiques, multitâches, au service des communes.

HP 3000 R.I.P. 1983 - 2010

Déjà en 2001, HP avait annoncé la fin de la production du mini-serveur de la série 3000. Dans les années qui suivirent, le SIGI assura une transition en douceur tant des données que des fonctionnalités présentes dans GESCOM. Le 31 décembre 2010 sonna définitivement le glas de l’ancien support technique.

Comment la continuité de GESCOM a-telle été assurée et que sont devenues les données résidentes des HP3000 ?

GESCOM 2.2 tourne aujourd’hui depuis un centre de calcul ultramoderne, ce qui suppose de nombreux avantages ne seraitce qu’en termes d’économies d’échelle dues à une moindre consommation d’énergie. À l’heure où l’on parle beaucoup de Green-IT, en voici un exemple concret; en effet, non seulement le SIGI mutualise la capacité de services et de fonctionnalités en optant pour une approche centralisée, mais il fait définitivement sienne l’éthique de l’économie d’énergie.

Le nombre de HP3000 a chuté au cours des 3 dernières années. Si en 2000 on comptait environ 97 systèmes

répartis dans tout le pays (soit presque un dans chaque commune), en avril 2008, 11 seulement étaient encore en fonctionnement et en décembre 2008, 3.

Finalement le 31 décembre 2010, la dernière machine a été déconnectée.

La facturation constituait un des derniers ensembles de données restées sur les différentes unités de HP3000 résidant sur les sites des communes. Les communes pourront dorénavant accéder à l’historique des données, reculant plusieurs années en arrière. Grâce à une application spécialement développée à cet effet, une commune peut consulter rapidement ses factures par année et par adresse sans faire recours au HP3000. Avec une grande facilité, les communes pourront, si elles le souhaitent, retrouver et visualiser une facture datant de plusieurs années.

Les bénéficiaires de ce service seront non seulement les fonctionnaires, mais aussi les citoyens qui, occasionnellement, s’adressent à leur commune pour ce genre de demande. Désormais donc, plus besoin de longues recherches; quelques clics suffiront pour donner satisfaction au citoyen.

C.H.

SIGIEVENT

POUR FÊTER 150 000 CITOYENS… Invitation à la Foire de Printemps 2011

Afin de célébrer les 150 000 citoyens ayant désormais accès au site de téléservices en ligne macommune. lu dans leur propre ville, le Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI) a le plaisir de vous inviter à le rejoindre

du 14 au 22 mai 2011 à la Foire du Printemps, Luxexpo, stand 8C71 Les fonctionnalités du site, ses développements futurs ainsi que les perspectives de partenariat vous seront présentés lors de sessions individualisées.

Pour bénéficier d’une rencontre personnalisée sur notre corner VIP, contactez-nous au: (+352) 350099-312 ou par e-mail: christian.hilbert@sigi.lu Votre demande sera prise en charge par nos équipes.

Stand MACOMMUNE.LU | Foire du Printemps, Luxexpo, stand 8C71

MA COMMUNE ME SIMPLIFIE LA VIE Visitez macommune.lu

8D 8C 8B

Accès La manifestation est accessible par les entrées Nord et Sud de Luxexpo.

Des navettes gratuites circuleront pendant toute la durée de la manifestation entre l’entrée Sud et les 3 parkings.

Luxexpo 10, circuit de la Foire Internationale L-1347 Luxembourg-Kirchberg

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Stand 8C71 Foire de Printemps 2011

Syndicat Intercommunal de Gestion Informatique (SIGI) 6, rue de l’Etang L-5326 Contern

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Administration Administration Communale Communale de Steinfort de Steinfort Syndicat de Gestion Informatique 4, |square | L-8401Intercommunal Steinfort 4, square Patton L-8401Patton Steinfort 3939 9300 13-1 TÊl: 39 93 13-1 TÊl: | Fax: 15 | Fax: 39 00 15 6, rue de l’Etang www.steinfort.lu www.steinfort.lu L -5326 Contern TÊl. +352 35 00 99 Fax +352 35 00 98 www.sigi.lu