Mengelola Buletin itu Mudah

Mengelola Bulletin itu mudah

Ditulis sebagai kontribusi untuk:

Lembaga Pers dan Penerbitan (LPP) Angkatan Muda Adonara (AMA – Kupang)

1|Page

Mengelola Bulletin itu mudah

K

ini, telah banyak organisasi kemahasiswaan maupun kepemudaan yang dalam aktivitas keorganisasian mereka mengagendakan serta melaksanakan kegiatan penerbitan.Tetapi tak kurang tantangan ditemui di sana. Salah satu dari tantangannya adalah kesiapan menjalankan kegiatan tersebut belum mantap, ditandai oleh berjalannya kegiatan yang kadang tersendat.

Tulisan singkat ini tidak berpretensi untuk mengatasi hal tersebut, tetapi hanya sebagai sharing yang alhamdulilah bisa menjadi salah satu dari sekian inspirasi untuk membangkitkan kembali semangat mengelola kegiatan jurnalistik dalam kelompok organisasi.

2|Page

Tips: 1.

2.

3.

4.

5.

Kawal proses dalam organisasi Jalin hubungan dengan kontributor Bekerja dengan produktif Manfaatkan kru yang kompeten Jalankan pembagian tugas

1. Kawal proses dalam organisasi Materi pokok untuk pemberitaan buletin adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh organisasi tersebut. Tanpa kegiatan yang berjalan, hampir mustahil untuk menerbitkan sebuah buletin dalam organisasi yang keanggotaannya hanya dari kalangan terbatas.

Lagipula, penerbitan biasanya dilakukan untuk kepentingan penggalangan dana, bukan sebagai suatu kegiatan yang benarbenar terpisah dan independen dari aktivitas organisasi yang bersangkutan.

Kegiatan pemberitaan adalah kegiatan rutin. Tanpa ba-bi-bu program, seseorang yang punya jiwa jurnalis hampir pasti selalu berusaha melaporkan setiap kegiatan organisasi untuk diketahui pihak lain. Dalam kegiatan penerbitan buletin, kegiatan pemberitaan tersebut dieksekusi melalui peliputan oleh para reporter berdasarkan item yang mesti diberitakan atau berdasarkan teks wawancara yang sebelumnya telah dipersiapkan oleh redaksi.

Proses dalam organisasi, informasi kegiatan, perkembangan diskusi maupun wacana yang berkembang dalam organisasi mesti ada dalam lingkup perhatian awak media ini. Tak hanya di seputar pengurus, juga di antara anggota. Karena itu, redaksi secara aktif mesti mengkoordinasikan pengumpulan informasi yang cukup mengenai kegiatan-kegitan ini untuk kemudian diberitakan.

Praktisnya, redaksi bisa jadi pengawal setia para pengurus inti dimana tindakan organisatoris yang dilakukan oleh mereka maupun anggota yang telah dikoordinir mesti diberitakan.

Untuk netralnya, meski menjadi anggota dari organisasi, peliput harus bisa menempatkan diri dari luar, tidak terlibat dalam kegiatan itu sendiri sehingga bisa melaporkan kegiatan secara obyektif dan memuaskan segenap pihak. Jika ia terlibat di 3|Page

dalamnya, maka kecendrungan akan melaporkan hal positifnya saja, hal mana yang kontraproduktif karena tidak bisa dijadikan bahan evaluasi. Padahal, salah satu hal pokok bagi media adalah kekeritisan.

Di dalam organisasi sering terdapat gejala yang kurang baik, yaitu pemusatan wewenang kepada satu orang. Dalam penerbitan biasanya termanifestasi kepada pemred. Ini mungkin terjadi karena kompetensi pihak lain dalam kru tampaknya belum memadai.

Tetapi pemred dapat mendelegasikan sejumlah tugasnya kepada kru di sekitarnya. Keberadaan pemred harus siap sedia. Jika kru lain tampaknya belum menggulirkan kegiatan redaksional, pemred harus bisa mengkawalnya supaya bisa berjalan.

Selama menjadi pemred, tugas wawancara sebenaranya jarang saya lakukan. Mewawancarai anggota saya serahkan kepada kru reporter untuk melakukannya dari teks pertanyaan yang telah saya susun. Atau biasanya, karena wawancaranya berlangusng tepat saat kegiatan, maka panitia kegiatan adalah pihak yang bisa dimintai kerjasama untuk melakukannya. Hasil wawancara berupa file rekaman itu kemudian kembali ditranskrip ke dalam tulisan dan diedit oleh redaksi menjadi berita.

Inti dari keberadaan media adalah menjadi alat, yaitu sebagai corong informasi. Kru buletin bukanlah pemilik informasi itu. Justru informasi dari pihak lain-lah yang ditulis oleh pihak bulletin untuk kemudian dibaca oleh lebih banyak orang dalam bentuk yang kompak: buletin.

2. Jalin hubungan dengan kontributor.

Media juga sangat tergantung dari contributor tulisan.

Misalnya opini, sastra, dll. Biasanya, opini diperoleh dengan menjemput kepada senior. Sementara tulisan sastra bisa menjemput kepada penulis-penulis yang sudah punya kemampuan tersebut.

Karena tulisan mereka dimuat tanpa honor tulisan, harus pula diberitahu kepada para penulis itu, jangan sampai tulisan tersebut bisa dikirim oleh penulisnya kepada media lain yang memberikan honor tulisan.

3. Bekerja dengan produktif

4|Page

Kerja secara produktif lebih menyangkut kepercayaan pengurus organisasi kepada penyelenggaraan media. Kerja penerbitan, meski hanya dengan stensilan adalah sejenis kerja yang berbiaya tinggi. Pengurus akan mudah mengucurkan dukungan dana kegiatan apabila kepercayaan bahwa target penerbitan bisa tercapai.

Misalkan tiap bulletin ongkos perbanyakannya (fotocopy dan print cover) adalah Rp 13.000.-, maka untuk lima puluh eksemplar bulletin akan butuh dana dana Rp 650.000.- Ditambah Rp 50.000 untuk biaya operasional (transport dan konsumsi kegiatan redaksi) dan ATK (rental computer, print, kertas dan alat tulis) maka setiap edisi bisa butuh dana Rp. 700.000.-. Seandainya dalam setahun direncanakan terbit enam kali, maka total uang untuk membiayai kegiatan ini adalah sekitar empat juta dua ratus ribu rupiah. Tentu jumlah ini tidak main-main.

Jumlah ini hampir sama dengan ongkos cetak dua edisi tabloid di percetakan sebanyak ratusan eksemplar! Pengurus akan rela menggelontorkan uang itu dari kantong mereka seandainya mereka percaya bahwa proses kegiatan penerbitan dijalankan dengan sungguh-sungguh.

Tapi ini jangan melemahkan semangat. Kebutuhan akan informasi memang lebih mendesak dan lebih meringankan orang untuk menyumbang dana tersebut. Apalagi, lalulintas informasi adalah hal yang sentral dalam berjalannya organisasi. Keberadaan organisasi akan lebih hidup dan lebih seolid seandainya jalinan informasi dijalankan dengan lancar. Dan salah satu cara yang murah yaitu lewat penerbitan media.

Pada kenyataannya, ongkos terbesar untuk kegitan penerbitan adalah ongkos print dan fotocopy perbanyakannya.

Kegiatan sebelum itu hampir tak berbiaya karena bisa menumpang menggunakan fasilitas yang disediakan pengurus. Jadi jika bulletin siap terbit, dibuktikan dengan kesiapan isi atau materi terbitan yang siap cetak, maka pengurus rela mengeluarkan dana dari kantong mereka.

4. Manfaatkan kru yang kompeten Yang berikutnya adalah tuntutan bahwa kegiatan ini bukan sekedar ajang latihan atau ajang coba-coba, tetapi yang terlibat juga mesti cukup mampu untuk menjalankan kegiatan. Tak perlu harus mahir. Biasanya, orang yang cukup mampu telah punya catatan riwayat keterlibatan di kegiatan penerbitan lain seperti majalah dinding. Dengan demikian, kecakapan dalam mensinergikan kegiatan sudah pernah dilatih sebelumnya.

5|Page

5. Jalankan pembagian tugas Total kegiatan redaksional maupun penerbitan bisa berjumlah ratusan jam kerja. Makanya, secara manajerial harus dipilah setiap item pekerjaan itu untuk dilaksanakan oleh pihak yang bertugas. Misalnya, pihak redaksi hanya bertugas membuat draft wawancara dan melakukan pengeditan final materi pemberitaan. Sementara tugas wawancara diserahkan kepada reporter. Untuk urusan print dan perbanyakan dengan fotocopy adalah urusan bagian produksi. Catatan keuangan pun mesti dilakukan dengan rapi oleh bagian usaha.

Jika dipaksakan untuk semua item kegiatan itu dijalankan oleh segelintir orang, maka kegiatan beresiko mandeg.

Simpet Soge Adonara, Maret 2013

6|Page