Planeación de proyecto para la gestión de conocimiento empresarial: Caso ... by Grupo Estudiantil SINERGIA

5° ENCUENTRO NACIONAL DE ESTUDIANTES DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA, DOCUMENTACIÓN, MUSEOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA Septiembre 29 de 2008 al 1 de octubre de 2008 Bogotá, D.C.

TÍTULO DE LA PONENCIA Planeación de proyecto para la gestión de conocimiento empresarial: caso centro de documentación virtual de la asociación nacional de empresarios cdv-andi. AUTOR Sebastián Vargas Jiménez1 LÍNEA TEMÁTICA Foro: “Software para la gestión del conocimiento y su posición frente a los derechos de autor” RESUMEN La creación de nuevos servicios de información para las organizaciones es una tarea que se debe estar renovando continuamente, estas son de gran importancia en la producción, transferencia, publicación, adquisición, conservación y preservación del conocimiento empresarial. Cuando hablamos de esta serie de términos, nos referimos a toda una labor de los profesionales en ciencia de la información en gestionar conocimiento para que las organizaciones puedan innovar y crear nuevas soluciones, respuestas y servicios a millones de usuarios. 1

Estudiante de VIII semestre de la Carrera Ciencia de la Información Bibliotecología de la Facultad de Comunicación y Lenguaje, Pontificia Universidad Javeriana

Lo que indicamos aquí es la experiencia sobre los primeros pasos en la creación de una herramienta dedicada a impulsar la gestión del conocimiento en la empresa, la cual toma como principal fuerte y pilar de su éxito al talento humano, a las personas al interno de su organización y como estas, utilizando las nuevas tecnologías, pueden producir más capital intelectual. Ahora hablamos de una “gestión del conocimiento enfocada desde lo tecnológico”, sin olvidar la parte humana, centrándonos en la productividad y en el aumento de la efectividad de la toma de decisiones. La implementación de esta herramienta nos ayudaría a generar nuevos espacios de investigación teniendo en cuenta la comunicación entre empresas, siendo este un punto débil dentro de las organizaciones colombianas, lo que nos ayudaría a ser más competitivos frente a los nuevos estándares de productividad y calidad.

PALABRAS CLAVE: Gestión de conocimiento, centro de documentación virtual, Asociación nacional de empresarios de Colombia, ANDI.

Justificación Las nuevas tendencias de desarrollo llevan a la empresa del siglo XXI a repensar su capital y el desarrollo que tiene este dentro de la industria. El capital que desarrolla ya no es simplemente un servicio que se convierte en dinero; ahora se convierte en una desenfrenada carrera por quien posea más conocimiento, quien tenga el profesional mejor preparado y quien mejore la productividad gracias a que sus procesos dan mejor resultado. ¿Por qué este fenómeno? En el último cuarto de siglo, se ha generado la importancia de que ciertos procesos documentales existan en una organización a demás del archivo; lo que hoy en día se conocen como centros de documentación para empresas, también lo podemos encontrar con un enfoque de apoyo a las investigaciones de los profesionales de una compañía.

Cobra mayor importancia el desarrollo de políticas documentales, a la vez que se genera un problema de organización de la información que se produce desde la empresa o lo que se llama “capital intelectual”. Dicho capital2 esta correlacionado con el factor humano que se debe potenciar de acuerdo a las necesidades de la empresa, las cuales aprovechan la creatividad y la innovación que generan sus empleados. Estos dos conceptos son de gran trabajo en una compañía, más si se tiene en cuenta las nuevas políticas organizacionales del mundo: “Economic progress throughout history has been driven by commerce and business organizations. These organizations have internal structures that mediate roles and relationships among people working towards some identifiable goal. Their existence is the result of a successful balance between the forces in their environment and their own creativity and adaptivity. Currently, at the forefront of organizational performance are the organizations which recognized that information, knowledge and their intelligent application are the essential factors of success in the new economy, and take advantage of information technology to achieve high level of efficiency and effectiveness.”3 Así como se indica en el texto, el desarrollo de Conocimiento está ligado a las organizaciones de hoy; las investigaciones no son producto exclusivo de universidades o entes gubernamentales de apoyo, las empresas se convierten en productores de conocimiento. Pero con los constantes cambios que hacen la vida más fácil, las nuevas tecnologías imponen las nuevas metodologías de desarrollo organizacional y de conocimiento, por esta razón indicamos la importancia de realizar un plan de gestión de conocimiento en un ambiente virtual, en donde los usuarios no tengan limitaciones físicas para obtener información d carácter urgente, pertinente y útil de acuerdo a las TIC’s que la organización quiera utilizar.

BARJA, Gover y GIGLER, Björn-Sören. The Concept of Information Poverty and How to Measure it in the Latin American Context. [Consultado el 27 de agosto de 2007]. Disponible en: http://bell.javeriana.edu.co/dscgi/ds.py/Get/File-13703/01-Borja-Gigler_23nov%5b1%5d.pdf 3

HANDZIC, Meliha. Knowledge Management: Through the technology glass. New Jersey: World Scientific, 2004. Pp. 7.

Observación académica – Asociación Nacional de Empresarios de Colombia, ANDI. Objetivo: Planificar la unidad de información CDV – ANDI El desarrollo de una Unidad documental en la ANDI, que apoye el proyecto de gestión de conocimiento, se tomara como la herramienta central de investigación para los grupos y las cámaras sectoriales; la unidad será trasversal a diversos procesos de información y comunicación que tenga la organización. Modelación. Luego de realizar un análisis de la situación actual de la empresa, podemos resumirla en un análisis D.O.F.A., el cual nos deja ver en un sentido más amplio la evolución de la ANDI, como organización y que falta. En primer lugar, la Asociación se convierte en un laboratorio para la gestión de conocimiento, ya que gracias a sus fortalezas y oportunidades, el desarrollo de herramientas que ayuden a la toma de decisiones se da de acuerdo a las necesidades del micro y macro ambiente. Se pueden aprovechar los recursos existentes en la ANDI de acuerdo a los objetivos del proyecto, pero también es necesario resaltar que como asociación depende de cómo se muevan los sectores económicos y la gestión que se haga desde estos, sobre todo en la parte de comunicaciones, será crucial para que el proyecto tenga una alimentación en investigación y una retroalimentación de sus usuarios. El siguiente cuadro muestra el análisis en detalle:

Ilustración 1 - Análisis general D.O.F.A. de la ANDI Plan de desarrollo. En esta parte vamos a tocar los elementos básicos para que el Centro de documentación sea una realidad. El desarrollo de tecnologías de hardware, software y redes no serán lo esencial en este centro de documentación, prima más el desarrollo del talento humano como opción de innovación, investigación y éxito de cualquier proyecto que se realice en la entidad. Ciclo de vida del Sistema. En la Asociación existen políticas claras de archivo, pero frecuentemente se obvian y hacen complicada una adecuada gestión documental que se hace necesaria para que existan procesos concretos de gestión de información y conocimiento.

La comprensiรณn del ciclo de vida del sistema es una variable que se mezcla con los procesos administrativos, y por sobre todo, estratรฉgicos que tenga la ANDI, por eso proponemos este modelo:

Ilustraciรณn 2 - Modelo del ciclo vital Flujos de informaciรณn Observaremos el comportamiento de la informaciรณn por las dependencias de la entidad; para este caso, y considerando que la ANDI se encuentra fragmenta geogrรกfica y administrativamente, vamos a seleccionar dos cรกmaras y una gerencia de responsabilidad. Las cรกmaras que tomaremos son: Cรกmara de gases industriales y medicinales Esta cรกmara se encarga de agremiar a todas las empresas que trabajan con gases industriales y productos medicinales, y busca generar informaciรณn sobre la gestiรณn que se realiza desde la ANDI para el bien del sector de estas industrias. Cรกmara Fedemetal

Se encarga de agremiar a las industrias del sector metalúrgico, vigilar por el bienestar de este sector y presentar a sus afiliados informes de gestión con relación a temas relacionados con la industria. También tomaremos la gerencia de responsabilidad social, pero con esta no ha sido posible un acercamiento más directo, por eso sus procesos se conocen solo parcialmente. Esta gerencia también se encarga de la parte de comunicación interna y obedece a un plan general de la ANDI de gestión con relación a la calidad. Para observar más de cerca los flujos de información:

Ilustración 3 - Flujo de información de acuerdo al organigrama propuesto de la ANDI. La anterior imagen nos muestra como el flujo de información llega hasta la Asamblea General de Afiliados, esto por medio de actas, informes u otros documentos. La información debe pasar desde las Cámaras Sectoriales, la Vicepresidencia de Comercio Exterior y de Industria, la Vicepresidencia, la Presidencia y la Junta de Dirección General. 7

Luego de esto, las decisiones que se toman en la Asamblea General de Afiliados no toman el mismo camino, y deben pasar por dos dependencias más: la asamblea sectorial y la Junta sectorial. Esto nos permite ver que los flujos de información, por lo menos, de las cámaras sectoriales, son en cierto modo más complejos y requieren más cuidado, ya que la información que manejan está más relacionada con las necesidades de los afiliados. Este flujo de información se logra gracias a un sistema de información, que bien en la ANDI, el Sistema de Gestión de la Calidad hace las veces de Sistema de información. Por razones de certificación, se considera apropiado el uso del SGC como una alternativa de control de la documentación ya que se refiere a normas y estándares internacionales, evitando posibles errores y deficiencias en el manejo de la información. Necesidad de servicios de información En la ANDI se presentan Básicamente las siguientes necesidades de información, que surgen desde el proyecto de gestión de conocimiento:    

Control efectivo de las publicaciones gris4 de la organización. Gestión de los recursos documentales para mejorar la toma de decisiones. Búsqueda y Consulta de documentos digitales mediante redes documentales Generación de una red Humana de conocimiento, especializada en los asuntos de la organización (cámaras principalmente).

Para dar solución a estas necesidades en concreto se da la idea de un Centro de Documentación de disponibilidad on-line, el cual sería la herramienta alpha del proyecto de gestión de conocimiento, el cual provechara los recursos de la ANDI y propondrá otros para optimizar procesos de transacción electrónica de documentos. Propuesta de Modelos 4

“Conjunto de documentos de tirada limitada y circulación restringida que no pueden obtenerse en los canales habituales de venta: informes técnicos y científicos, algunas tesis, comunicaciones de congresos, informes internos, memorias, etc. Este tipo de literatura también se denomina fugitiva o de difusión no convencional.” En: BIBLIOTECA NACIONAL DE CIENCIAS DE LA SALUD. Glosario. [Consultado el 6 de noviembre de 2007]. Disponible en: http://same.ens.isciii.es/Fuentes%20de%20informaci%C3%B3n_CT_salud/html/glosario.htm#L

En este capítulo se propondrán dos elementos esenciales de la unidad: los modelos de gestión y la arquitectura de información, según esto se indicará el funcionamiento practico-lógico de la unidad relacionada con la ANDI.

Ilustración 4 - Diagrama de la arquitectura de información5 El diagrama de la arquitectura nos muestra como los recursos pueden ser aprovechados por los diferentes usuarios de la ANDI. En un esquema muy general, la primera capa (recursos), nos identifica elementos sustanciales y trasversales a todo el sistema, todos los documentos posibles que hagan parte de una gestión efectiva del conocimiento. La segunda capa (arquitectura de información) identifica las herramientas propuestas para que esos recursos lleguen al usuario, desde su parte lógica. La tercera capa (Comunicación, publicaciones e integración), identifica procesos vitales para que el sistema sea utilizado dentro de la organización y no quede en el olvido o se desaprovechen por mal uso de los recursos que este almacena.

Adaptado de: BLISS, Vivian. Knowledge Architecture: MSWeb case study and beyond. [Consultado el 6 de noviembre de 2007]. Disponible en: http://bell.javeriana.edu.co/dscgi/ds.py/Get/File-17121/vivian_blissMicrosotf.ppt

Por último, la cuarta capa (Interfaz), es un producto orientado a los diferentes usuarios y las necesidades de cada uno, aplicando conceptos de usabilidad y navegabilidad, para esto se requiere realizar estudios sociológicos o antropológicos para empatar necesidades de comunidades en concreto. Modelo de administración El modelo de administración que se adoptará, será el mismo que tiene aprobado la ANDI y el cual funciona en este momento, por una razón muy simple. Crear nuevos estándares y políticas para una unidad nueva es difícil, pero si el modelo de gestión de la ANDI ha funcionado de acuerdo a parámetros estándar de administración, es posible aplicarlo al centro de documentación. Se deben adoptar políticas, procedimientos y manuales propios del Centro de documentación, enfocados a al concepto de interdisciplinariedad de las ciencias, bajo un enfoque socio técnico de la ciencia de la información, la cual permitiría el desarrollo de la documentación, optimizando su uso y efectividad. Modelo de comunicaciones El modelo de comunicaciones estar basado en el propuesto por la Gerencia de Comunicaciones y Relaciones Publicas, ya que estos son los que dictan las políticas de comunicación interna y externa de la organización. Elementos como estructura de los documentos y datos técnicos obligatorios y opcionales serán dictaminados en conjunto con el proyecto de gestión de conocimiento. Adaptando el sistema para el tránsito de documentos en las redes existentes en la ANDI, se pueden disminuir costos de operación, y si el sistema se integra adecuadamente a procesos comunicativos existentes (ej. Correo electrónico), es posible generar elementos de cohesión entre las capacitaciones obligatorias del sistema y lo ya implementado. Modelo de integración El modelo de integración se propone desde el organigrama realizado en la ANDI por el Sistema de Gestión de Calidad. De acuerdo a los flujos de información se sugiere que el centro de documentación se encuentre con relación directa al presidente, para optimizar la toma de decisiones, y al nivel de la secretaría general, ya que esta debe manejar el Archivo 10

Total y de la relación de estas dos dependencias es posible obtener un producto documental propio de la gestión de conocimiento.

Factor Humano en el desarrollo de contenidos Aunque la ANDI posee la infraestructura tecnológica de telecomunicaciones, aun sigue incomunicada para la elaboración de trabajos que podrían ser fácilmente tecnificados; las debilidades en la capacitación de usuarios en nuevas tecnologías pueden ser solucionados a mediano plazo gracias a la planeación de la gerencia de responsabilidad Social y la gerencia de comunicaciones y RR.PP. La elaboración de los contenidos (Metadatos y Ontologías), se hace en base a diversas entrevistas con os empleados, en donde se clasificara los términos comunes para el entorno organizacional de la empresa, luego de esto se iniciara un proceso de indización de la terminología, para luego hacer la construcción de una ontología, en donde se indiquen las relaciones semánticas de los términos. Esta Ontologías debe estar relacionada a un desarrollo de interfaz que le permita al usuario, bien sea por consulta o ingreso, la fácil recuperación del documento gracias a los metadatos lo que describen. La descripción documental prácticamente la realiza el mismo usuario, por ejemplo, si un Gerente quiere ingresar un nuevo documento al sistema lo puede realizar de acuerdo a los términos que se han indizado con anterioridad, el sistema y la interfaz deben ayudar al gerente a colocar los términos correctos que describan su documento. Si es el momento de una consulta, la interfaz debe contener herramienta heurísticas que ayuden al usuario a encontrar más fácil la información indizada. Esta clase de desarrollo solo se puede si se ha realizado estudios de usuarios, significando esta labor como prioritaria en la Asociación. La consolidación de un mismo lenguaje documental para la ANDI será un avance importante en la gestión del conocimiento que representa el adelanto de la herramienta del CDV, ya que siendo un producto on-line, es posible crear diferentes tipos de servicios tales como referencia virtual o servicios de OPAC, pero todo esto depende a la planeación del lugar de trabajo.

Redes humanas.

Ilustración 5 - Diagrama de redes humanas para la ANDI. El diagrama anterior nos muestra la red humana que identifica a la organización y su entorno, también describe elementos clave como la arquitectura y la posición del centro de documentación en la organización; este esquema se encuentra dentro de lo que significa la gestión del conocimiento. Procesos de recolección de Investigación – Publicación Los procesos de recopilación de información se realizaran al inicio de forma manual, hasta que el sistema se pueda integrar completamente a la organización, por eso es necesario habilitar medios de comunicación con las dependencias, de forma que cualquier duda, sugerencia o ayuda que se requiera, el centro las puede atender, bien sea como consulta al sistema o como retroalimentación de actividades específicas de este. Todo proceso de comunicación debe relacionarse con la Gerencia de Comunicaciones y RR.PP. ya que serán los encargados de que el proyecto tenga

visibilidad al interno de la Asociación, es posible que para la integración de estos dos procesos, se creen políticas tanto de publicación como de uso de esta información. Publicación de información. La publicación e información dependerá de las políticas que indique la gerencia de Comunicaciones y RR.PP., con ellos se trabajaran en conjunto para que las comunicaciones sean las adecuadas a los usuarios finales, dependiendo el perfil elaborado de cada uno. Es necesario la creación de diferentes medio de publicación como revista electrónica y Boletín digital, que muestren las nuevas adquisiciones en materia de prácticas exitosas. Todo tipo de publicación se tendrá en cuenta para ser material impreso si así lo requieren las directivas, pero se tiene la herramienta de la red y se aprovechara al máximo.

Conclusiones La planeación de un proyecto que ayude justificar y recrear ambientes propicios para una gestión de conocimiento desde las organizaciones empresariales es un reto para los profesionales de información desde la parte cognitiva, investigativa hasta sus aspectos técnicos. El caso anterior es una muestra muy general de lo que se debe tener en cuenta en el momento de afrontar la gestión de conocimiento desde el área de Ciencia de la Información, que gracias a su relación con otras disciplinas, nutre las diferentes referencias conceptuales y hace que este proyecto sea multi- inter- y transdisciplinar. El caso ANDI logra demostrar que un proyecto de tal magnitud es posible en nuestro país, y lo evidencia desde las necesidades de los usuarios, en donde ellos mismos se interesan no solo en la consulta y el aprovechamiento de la información, también hay una inherente necesidad de las organizaciones, de los grupos y también desde los individuos, por generar conocimiento. También se hace necesario identificar que con este caso, se ratifica la necesidad de que el profesional de información se proyecte desde su perspectiva hacia las

otras disciplinas y saberes como son la administración, comunicación, diseño, psicología, por nombrar algunos. Esto nos dará no solo un amplio campo para desarrollar líneas de investigación y proyección laboral, también para darnos a conocer como agentes promotores de proyectos en pro a la correcta utilización de información, de desarrollo de contenidos útiles para las organizaciones, y en general, para la humanidad.

Bibliografía ASOCIACIÓN NACIONAL DE EMPRESARIOS DE COLOMBIA. ANDI: página de inicio. [Consultado el 23 de febrero de 2007]. Disponible en: http://www.andi.com.co/ ASOCIACIÓN NACIONAL DE EMPRESARIOS DE COLOMBIA. andiNET: red interna para empleados de la ANDI. [Consultado el 23 de febrero de 2007]. Disponible en: http://www.andi.com.co/andinet CORNELLA, Alfons. Información digital para la empresa. Barcelona: Alfaomega, 1997. 180 p. GARCÍA JIMÉNEZ, Antonio. Organización y gestión del conocimiento en la comunicación. España: Ediciones trea, 2002. 199 p. FERRER SAPENA, Antonia et al. Guía Metodológica para la implementación de una biblioteca digital universitaria. España: Ediciones trea, 2005. 202 p. HANDZIC, Meliha. Knowledge Management: Through the technology glass. New Jersey: World Scientific, 2004. 280 p. LIBRARY OF CONGRESS Cataloging-in-publication Data. Knowledge management tools. Boston: Butterworth-Heinemann, 1997. 303 p. ARMS, William. Digital Libraries. Londres : MIT press, 2001. 287 p. ORGANIZATION OF AMERICAN STATE. Digital libraries and virtual workplaces: Important initiatives for Latin America in the information age. Estados Unidos: Inter American agency for cooperation and development, 2002. 225 p. WILSON, Katie. Computers in libraries: An introduction for library technicians. New York: Haworth information press, 2006. 194 p. PEÑA, Rosalía; BAEZA-YATES, Ricardo y RODRIGUEZ MUÑOZ, José Vicente. Gestión digital de la información: de bits a bibliotecas digitales y la web. México: Alfaomega, 2003. 440 p. MORVILLE, Peter y ROSENFELD, Louis. Information architecture for the world wide web. 3a ed. Beijing: O’relly, 2006. 504 p.