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INFORME DE GESTIÓN
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Nombre Dependencia: SECCION BIBLIOTECA Periodo que se presenta: Año 2012
Año: 2012
Elaborado por: CLAUDIA OSUNA CASTILLO
Aprobó : ENITH MIREYA ZARATE PEÑA
Cargo: OPS Apoyo a la Gestión Administrativa
Cargo: Jefe Sección Biblioteca
Fecha de elaboración: 06 de Diciembre 2012
Fecha de Aprobación: : Enero de 2013
Procesos Relacionados: Todos los procesos
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION
3
2. Ejecución Presupuestal Inversión
4
3. Ejecución Presupuestal Funcionamiento
8
4. Consultas Biblioteca
11
5. Traslado por Reestructuración de Planta Física – Macarena A
14
6. Indicadores de Gestión
19
7. Logros
21
8. Oportunidades de Mejora
Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
Fecha de aprobación: Enero de 2013
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1. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, esta integrada por nueve (9) Bibliotecas y el proyecto de la Mega Biblioteca de Aduanilla de PAIBA, coordinadas en cada una de ellas por el personal que apoya la gestión administrativa y de servicios de información, para facilitar el acceso y recuperación a la información y al conocimiento, por medio de colecciones bibliográficas libros, publicaciones seriadas, periódicos, e-books, y contenidos científicos en formatos electrónicos (Bases de Datos).
El Informe de Gestión correspondiente a la vigencia 2012, esta estructurado por la ejecución del presupuesto y cada uno de los avances planteados para cada una de las áreas de gestión administrativa de la Sección Biblioteca.
Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
Fecha de aprobación: Enero de 2013
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2. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL RUBRO INVERSIÓN
El inicio a la ejecución presupuestal a través de la contratación de la Sección Biblioteca vigencia 2012, se da mediante la aprobación del Plan de Contratación para cada una de sus metas señaladas a continuación:
2.1. Ampliar la cobertura de servicios bibliográficos para asegurar el acceso, búsqueda y recuperación de información de alto impacto académico, de competencia para la Universidad como apoyo a los procesos académicos de investigación, docencia y proyección social -(redes, cultura de la información, comunicación, extensión cultural, y otros) 2.2. Dotar el 100% de la infraestructura tecnológica del Sistema de Bibliotecas (equipos servidores, computadores, asistentes digitales portables (pda), equipos audiovisuales, virtualización, sistema de seguridad, sitio web, repositorio digital). 2.3.Incrementar en 40% del total de colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital). El desarrollo de la ejecución del Rubro de Inversión de la Sección Biblioteca se inicio a partir del tercer trimestre del año 2012, la ejecución del presupuesto del Sistema de Bibliotecas, se presenta mediante los siguientes rubros: 2.2. Ampliar la cobertura de Servicios: Como apoyo a los procesos de Servicios de Información se proyectaron dos Actividades 1. Campaña de divulgación –Sensibilización 2. Repositorio Digital Ejecutado el 0%
2.3. Infraestructura Tecnológica: Para la dotación de nuevas tecnologías y Biblioteca, se establecieron tres (3) metas.
equipos para el Sistema de
2.3.1 Adquisición de Equipos Tecnológicos con el fin de fortalecer la infraestructura de Servicios Informáticos del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, con la adquisición de: Equipos computadores PC, Portátiles, Cliente delgados (Thin Client), Impresoras e implementación de la solución de gestión y administración de equipos clientes delgados (Thin Client). Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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Se adelanta mediante la celebración de un Contrato Interadministrativo establecido entre la ETB y la Universidad Distrital.
Nota: 2.3.2.Adquisición de equipos Audiovisuales para el fortalecimiento de la infraestructura de Servicios Informáticos del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, con destino a la Sede ubicada en la Aduanilla de Paiba. 2.3.3. Solicitud de Contratación del Soporte y Mantenimiento del SIB, con el fin de garantizar el servicio a los usuarios por medio de la Plataforma Citrix. (Virtualización) Ejecutado: 0%. 2.3.4. Adquisición e Implementación del Sistema de Seguridad: Adquisición, de una solución de control de inventarios compuesta por Pads lector y conversor de etiquetas RFID, Asistentes digitales portátiles de lectura de RFID, Etiquetas RFID y aplicaciones y licenciamientos, y de los equipos de seguridad contra pérdida del material bibliográfico, conformado por pedestales, equipos sensibilizadores, desensibilizadores y soporte para el fortalecimiento de la infraestructura de servicios del Sistema de Bibliotecas. Nota: Se radicaron y entregaron fichas técnicas y documentos de la Empresa 3M Colombia, para adelantar contratación, sin embargo el perfeccionamiento del contrato no se llevo a cabo. 2.4. Desarrollo de Colecciones (libros, revistas, bases de datos, material digital). En cuanto al desarrollo y actualización del acervo bibliográfico se establecieron tres metas a ejecutar: 2.4.1.Adquisición de Material Bibliográfico con el fin de dotar y fortalecer el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, se realizo la selección del material bibliográfico de acuerdo a los requerimientos por parte de las Facultades, adicionalmente se remitió a Rectoría la solicitud de la celebración de un contrato Interadministrativo mediante el Convenio Marco No. 5091 del 26 de octubre de 1987 existente entre la Universidad Nacional de Colombia y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Nota: Se perfecciono el Contrato con la Editorial de la Universidad Nacional de Colombia, con la cual se adelantara la adquisición del Material Bibliográfico.
Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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2.4.2. Contratación de la suscripción a recursos electrónicos con contenido científico (bases de datos), para el fortalecimiento de la labor académica, científica, tecnológica y de investigación. De acuerdo al visto bueno se adelanto la renovación de los Recursos Electrónicos (Bases de Datos) que se tienen suscritos en la vigencia 2012 y la suscripción de los Recursos Electrónicos (Bases de Datos) que solicitaron las Facultades de ASAB y Recursos Naturales y Medio Ambiente. Serán renovadas quince (15) Bases de Datos y se suscribirán cuatro (4) nuevos recursos. Nota: El día 28 de diciembre de 2012, se reciben los oficios con CORDIS No. 2012IE46794 y 2012IE46850 emitidos desde la Vicerrectoría Administrativa y Financiera en la cual se devuelven los siguientes trámites: Recursos y contenidos científicos en formato electrónico de la base de datos EBSCO DISCOVERY SERVICE, Naxos Music Library, IOP SCIENCE, ENVIROMENT COMPLETE, IMAGE. Se recibe la confirmación de la adquisición de las siguientes Bases de Datos por parte de la Sección de Almacén de las siguientes Bases de Datos: Suscripción recursos y contenidos científicos en formato electrónico de la base de datos, ICONTEC, Ambientalex.info, ACM Digital Library
2.4.3. Contratación de servicio de procesamiento técnico de material bibliográfico Con el fin de contratar la Prestación del Servicio para el procesamiento técnico del material bibliográfico de las colecciones de la Biblioteca de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, a través del Sistema de Información Bibliográfico implementado sobre Aleph 500 versión 20. Se publico la convocatoria y se adelanto la evaluación de los proponentes que se presentaron a la Convocatoria Publica No. 014 de 2012. Nota: La anterior convocatoria fue declarada desierta de acuerdo a la evaluación técnica adelantada. 2.4Infraestructura Física: Levantamiento de diseño arquitectónico de la Biblioteca de la Facultad de Artes ASAB, se trabaja en forma concertada con la representación de la Oficina de Planeación, Decanatura de ASAB y Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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Biblioteca. La adquisición de mobiliario para el Proyecto de la Aduanilla de Paiba se adelanto mediante convocatoria pública a través de la Oficina Asesora de Planeación y Control. De igual forma la Biblioteca de Administración Deportiva como parte del reforzamiento de la Sede inicia proceso de reestructuración. Nota: La Convocatoria Pública No 13 para el suministro del mobibliario fue declarada desierta. Tabla No. 1 PRESUPUESTO SISTEMA DE BIBLIOTECAS
EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 2012 META
MONTO
AMPLIAR LA COBERTURA DE SERVICOS EQUIPOS COMPUTADORES EQUIPOS DE SEGURIDAD EQUIPOS AUDIOVISUALES ADQUISICÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO SUSCRIPCIÓN RECURSOS ELECTRONICOS CONTRATACIÓN PROCESAMIENTO TECNICO EN EJECUCIÓN TOTAL DEL PRESUPUESTO
PROCENTAJE DE EJECUCIÓN
0 480.000.000 0 50.000.000 500.000.000 187.555.600 0
0,00% 17% 0% 0,017% 18% 7% 0%
1.217.555.600 2.850.000.000
41,60%
Fuente: creación Propia Sección Biblioteca
Grafico No. 1 EJECUCIÓN PRESUPUESTO INVERSIÓN
Ejecución Presupuesto General CONTRATACIÓN PROCESAMIENTO TECNICO 0%
AMPLIAR LA COBERTURA DE SERVICOS 0,%
SUSCRIPCIÓN RECURSOS ELECTRONICOS 3,4%
PLANEACIÓN -ADECUACIÓN MOBILIARIO ASAB ADDEPADUANILLA DE PAIBA 0,0% EQUIPOS COMPUTADORES 8,6%
ADQUISICÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO 9%
EQUIPOS DE SEGURIDAD 0% EQUIPOS AUDIOVISUALES 0,9%
Fuente: creación propia Sección Biblioteca.
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Tabla No. 2 PRESUPUESTO GENERAL SISTEMA DE BIBLIOTECAS EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE INVERSIÓN 2012 GENERAL META
MONTO
AMPLIAR LA COBERTURA DE SERVICOS EQUIPOS COMPUTADORES EQUIPOS DE SEGURIDAD EQUIPOS AUDIOVISUALES ADQUISICÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO SUSCRIPCIÓN RECURSOS ELECTRONICOS CONTRATACIÓN PROCESAMIENTO TECNICO PLANEACIÓN -ADECUACIÓN MOBILIARIO ASAB ADDEP-ADUANILLA DE PAIBA TOTAL DEL PRESUPUESTO
PROCENTAJE DE EJECUCIÓN
0 480.000.000 0 50.000.000 500.000.000 187.555.600 0
0,0% 8,6% 0,0% 0,9% 9,0% 3,4% 0,0%
0
0,0%
5.550.000.000
21,9%
Fuente: creación Propia Sección Biblioteca
Grafico No. 2 EJECUCIÓN PRESUPUESTO INVERSIÓN GENERAL
Ejecución Presupuesto Inversion 2012 CONTRATACIÓN PROCESAMIENTO TECNICO 0%
AMPLIAR LA COBERTURA DE SERVICOS 0,%
SUSCRIPCIÓN RECURSOS ELECTRONICOS 11%
EQUIPOS COMPUTADORES 17%
ADQUISICÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO 18%
EQUIPOS DE SEGURIDAD 0%
EQUIPOS AUDIOVISUALES 0,017%
Fuente: creación propia Sección Biblioteca.
3.EJECUCIÓN PRESUPUESTAL RUBRO FUNCIONAMIENTO Para el buen funcionamiento del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, encaminado al fortalecimiento del Proyecto de Modernización se hace necesaria la contratación de personal para llevar a cabo la ejecución de los objetivos de la Biblioteca. (Tabla No. 3).
Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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Tabla No. 3 Contratación Personal Sistema de Bibliotecas Vigencia 2012 Nivel
CONTRATACIÓN PERSONAL OPS 2012 Biblioteca
Asistente
Total
Apoyo Área de Referencia Tecnológica
1
Apoyo Área de Referencia Vivero
1
Archivo
1
Área Administrativa Biblioteca
1
Circulación y Préstamo Macarena A
2
Circulación y Préstamo Tecnológica
2
Circulación y Préstamo Vivero
3
Total Asistente
Profesional
11 Área Administrativa Biblioteca
1
Procesos Técnicos
1
Selección y Adquisición
1
Total Profesional Profesional Especializado
3 Área de Informática
1 1
Total Profesional Especializado
Técnico
Apoyo Administrativo Ingeniería
1
Apoyo Administrativo Tecnológica
1
Apoyo Administrativo Vivero
1
Área Administrativa Biblioteca
1
Área de Hemeroteca
1
Área de Informática
1
Procesos Técnicos
2
Apoyo Administrativo Macarena
1
Apoyo Administrativo ASAB
1
Selección y Adquisición
1
Total Técnico
11
26
Total general Fuente Información propia Sección Biblioteca
Para la vigencia 2012, la contratación para la prestación del servicio de información, fue dispendiosa, debido a que las personas entrevistadas y seleccionadas para la prestación del servicio, en algunos casos no aceptaron la oferta de servicios. Igualmente la renuncia de los contratista afecto la continuidad de los procesos como en el área de Selección y Adquisición y Apoyo a la Biblioteca de Facultad ASAB. 3.1. Personal Actual Biblioteca
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Tabla No. 4 Personal Bibliotecas Funcionarios y Orden de prestación de Servicios AREA
PERSONAL PLANTA
PERSONAL OPS
1
3 2
Área Administrativa Área de Informática Área de Proceso Técnicos CAIB
3
Área de Selección y Adquisición
2
Área de Hemeroteca Grupo de Servicios de Información /Apoyo Administrativo de Biblioteca Circulación y préstamo
1
Total
18
6 9
19
26
Fuente: Información Propia Sección Biblioteca
3.2. Capacitación: Inscripción Institucional al Colegio Colombiano de Bibliotecología ASCOLBI- Se hizo el proceso para la suscripción correspondiente al año 2013, como parte de la cuota de sostenimiento. Nota: Los documentos para realizar la afiliación fueron devueltos por la Vicerrectoría Académica mencionando que la Resolución de la DIAN esta vencida. 3.3. Publicaciones Periódicas Impresas Se adelanto el proceso para la renovación de la suscripción de publicaciones periódicas impresas, El Nuevo Siglo, El Tiempo y Portafolio, El Espectador, La Republica. Tabla No 5. Suscripción Publicaciones Periódicas DIARIO VALOR El Tiempo y Portafolio $ 2.793.000 Total $ 2.793.000 Fuente: Información Propia Sección Biblioteca
Nota: La suscripción de los diarios El tiempo y Portafolio es confirmado por parte de la Sección de Almacén, queda por confirmar las publicaciones seriadas restantes. 3.4. Adquisición Papelería Especial Procesos Técnicos Se adelanto la adquisición de papelería especial para el Centro de Análisis e Información bibliográfica (CAIB), área encargada del proceso de catalogación Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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de material bibliográfico, correspondiente a la compra, canje, donación y traslado interno. La papelería para esta área garantiza la disponibilidad de material bibliográfico dentro del acervo documental. Nota: El cumplido para pago fue enviado a la sección Almacén aunque el rubro destinado para este se encuentra en reserva. 3.5. Mantenimiento de Equipos de Seguridad Garantizar el mantenimiento correctivo y preventivo de los equipos de seguridad del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, contra perdida de materia bibliográfico. Se adelanto la contratación. Tabla No 6. Ejecución Presupuesto de Funcionamiento EJECUCIÓN PRESUPUESTO DE FUNCIONAMIENTO 2012 META
PROCENTAJE DE EJECUCIÓN
MONTO
CONTRATACIÓN OPS
374.135.340
74%
2.793.000 7.000.000
1% 1,38%
SUCRIPCION PERIODICOS PAPELERIA ESPECIAL ASCOLBI
0
0,00%
30.000.000
6%
EN EJECUCIÓN
413.928.340
TOTAL PRESUPUESTO
505.702.982
MANTENIMIENTO
Fuente: Creación propia sección Biblioteca
Grafico No. 3 Presupuesto de Funcionamiento
Fuente: Creación Sección Biblioteca
Nota: Pendiente por confirmar oficialmente.
4. CONSULTA BIBLIOTECAS 4.1. Consulta por Biblioteca a través del acceso al catalogo (OPAC-WEB)
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El Sistema de Bibliotecas de la Universidad Distrital, esta conformado por cinco (5) Bibliotecas de Facultad las cuales son ASAB, la cual esta especializada en Artes con: Artes Plásticas, Arte Danzario, Artes Escénicas, Biblioteca Facultad del Medio Ambiente, especializada en Medio Ambiente y Recursos Naturales, con Ing. forestal, topográfica, sanitaria, la Biblioteca de Ingeniería especializada en Ingeniería con: Ing. de Sistemas, electrónica, industrial entre otras, Macarena A, Biblioteca Especializada en Ciencias de la Educación y Humanidades, finalmente la Biblioteca de Tecnológica es especializada en tecnologías. Adicionalmente, están adscritas a la Biblioteca de Facultad de Ciencias y Educación las bibliotecas de Postgrados con información especializada para los programas de Postgrados en Educación, el Centro de Documentación de Sociales con información especifica en Ciencias Sociales y la Biblioteca de Macarena B especializada en literatura infantil y pedagogía infantil. Tabla No 7. Consultas y Servicios Sistema de Bibliotecas SISTEMA DE BIBLIOTECA CONSULTAS Y SERVICIOS BIBLIOTECA ASAB TECNOLOGICA POSTGRADOS MACAA VIVERO DEPORTIVA INGENIERIA CDSO MACA B
CONSULTAS 3.132 18.800 2.829 16.730 19.669 522 23.334 1.146 1.039
TRABAJOS PRESTAMO RECUROS CARTAS REVISTAS PERIODICOS AUDIOVISUALES DE GRADO INTERBIBLIOTECARIO ELECTRONICOS 129 10 0 80 27 77 745 1.290 45 0 821 1.592 109 9.578 1.339 80 0 15 86 0 0 483 97 58 0 0 1.880 0 1.512 56 57 142 223 36 19 150 0 0 79 70 0 0 0
0
0
11
168
0
Fuente: Información preliminar creada por el Sistema de Bibliotecas
Grafico No. 4 Consultas Sistema de Bibliotecas Universidad Distrital
Fuente: Creación propia Sección Biblioteca
Durante la vigencia 2012 las consultas generadas por el Sistema de Bibliotecas de acuerdo a los servicios muestran que de acuerdo a las Bibliotecas y a su especialidad la Biblioteca de Facultad con mayor consulta
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fue la de Ingeniería, seguida por la Facultad de Medio Ambiente y la Facultad de Tecnológica. 4.2. Consulta Recursos Electrónicos (Bases de Datos) El Sistema de Bibliotecas ha suscrito para la Comunidad Académica en General Recursos Electrónicos (Bases de Datos) como herramienta para la recuperación de información actualizada y especializada para fortalecer la labor académica, científica, investigativa, tecnológica y de innovación, como apoyo a la investigación y docencia de la Universidad, publicados en el Catalogo de la Sección Bibliotecas quince (15) recursos electrónicos-Bases de Datos para una cobertura de 2.400.000 publicaciones seriadas aprox. Se describen a continuación los recursos - CENGAGE LEARNING: Multidisciplinaria. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente, ASAB y Ciencias y Educación. -SPRINGER: Educación y Humanidades. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente, ASAB y Ciencias y Educación. -NAXOS: Música y tracks. Especializada para la Facultad de ASAB. -IOPScience: Especializada en física. Apoya Educación y Humanidades. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -ELSEVIER: Biomédica y farmacología, Química, científica, tecnológica y medica. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -ACM: Especializada en Sistema y computación. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -IEEE: Especializada en Ingeniería. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -AMBIENTALEX: Especializada en ciencias naturales y medio ambiente. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -E-Normas –ICONTEC: normas técnicas colombianas de nueve (9) sectores Matemáticas, Medio Ambiente, Electrónica, Telecomunicaciones, Manejo de Materiales, Tecnología Química, Materiales para construcción e ingeniería Civil. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. -ERIC PLUS: Con información referente al Área de Educación. Apoya Ciencias y Educación. -Biblioteca Virtual de PEARSON: Con 185 e-books para el área de ingeniera. Apoya Ingeniería, Tecnológica, Medio Ambiente y Ciencias y Educación. De acuerdo a los Recursos Electrónicos se describe a continuación las consultas de cada uno, teniendo en cuenta que no se comparan las consultas debido a que cada base es especializada en áreas diferentes y la correlación no aplicaría en este caso.
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Grafico No. 5 Consultas totales Recursos Electrónicos de Bibliotecas Universidad Distrital
Fuente: Información creada a partir de los Datos de cada Recurso Electrónico
El recurso electrónico con mayor número de consultas es corresponde a la Base de datos de Cengage Gale seguido por Ambientalex, por corresponder a recursos en idioma español, que facilita la investigación. La base de datos de la IEEE es la tercera base con mayor número de consultas. La Base de datos de Naxos debe sus consultas representativas a la especialidad que proporciona en cuanto a música y pistas, que va dirigido a la Facultad de ASAB. 5. Traslado por Reestructuración de Planta Física – Macarena A: El traslado del material bibliográfico del ala centro al ala sur de la Biblioteca de la Macarena A, da inicio en forma continua desde el 17 de Diciembre de 2012, suspendiéndose la labor dentro del las fechas comprendidas entre el 28 de Diciembre y el 08 de enero de 2012. Es importante mencionar que las condiciones de traslado se han dado de una forma bastante inaceptable, toda vez que el personal de la Biblioteca que esta a cargo de esta labor, se ha visto afectado en su salud física,, teniendo en cuenta que elementos como taladros, ruido del retumbar de mazos rompiendo paredes, polvo en cantidades peligrosas para la salud, humo de soldadura, peligro de transitar por encima de escombros sin elementos de seguridad y la falta de agua y de baterías sanitarias en los últimos días, son factores que no se previeron para el desempeño de esta labor por parte de las instancias responsables del proyecto de reestructuración frente al recurso humano. Por lo anterior, con el fin de que no se repita esta situación para futuras obras dentro de la Universidad, se sugiere prever de una manera más estructurada las condiciones para el personal que labora paralelamente en la intervención de estas obras.
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Implementación para la Reubicación de colecciones, equipos, mobiliario Biblioteca Macarena A: Se da inicio al proceso de reubicación a partir del día 17 de diciembre de 2012 al 28 de diciembre, con un receso hasta el día 07 de enero 2013, iniciando a partir del día 08 de enero hasta el día 24 de enero. Cantidad de cajas X-300 utilizadas a la fecha: Tabla No. 8 Inventario Cajas UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS SISTEMA DE BIBLIOTECAS/ Biblioteca Macarena A INVENTARIO CAJAS POR AREA N° 1
2
3 4 5
6
7
8
9
10
TOTAL CAJAS EN TOTAL CAJAS PARA DESTINO DE MACARENA A DESPLAZAR DESPLAZAMIENTO 31 14 Pendiente Equipos AREA INFORMATICA 31 14 Total Diferentes sedes Libros procesados para distribuir 32 de la biblioteca PROCESAMIENTO TECNICO 20 No sale Administrativo 20 32 Total 6 pendiente Archivo DIRECCION 0 6 Total 30 pendiente Administrativo APOYO ADMINISTRATIVO 0 30 Total Administrativo 11 98 15 pendiente SECRETARIA Papeleria 98 26 Total Compra UN 100 Donacion 80 Profesor Cañon 8 Profesor Pedraza 4 SELECCIÓN Y ADQUISICIONES Canje 1 Selec y Adqui 130 Traslado Interno 3 4 pendiente archivo activo 326 4 Total 104 Archivo central biblioteca ARCHIVO 104 0 Total Colección 180 Fondo Acumulado 75 HEMEROTECA Bodega 116 21 Revisteros 392 0 Total Referencia 139 Colección General 720 112 Macarena B Libros Empaste 96 CIRCULACION Y PRESTAMO Trabajos de Grado 272 52 Tranca libros (CYP-HEME) 1279 112 Total Libros 37 5 BIBLIOTECA ADMINISTRACION DEPORTIVA Equipos 42 0 Total 2292 224 TOTAL AREA
DESCRIPCION
TOTAL 46
52
6 30 124
330
109
392
1391
42 2522
Fuente: Creación propia Sección Biblioteca
Para la labor de empaque y re empaque de las colecciones de material Bibliográfico y equipos, se han utilizado un de total 2.250 Aprox. cajas X-300. Lo que indica que el empaque se adelanto por parte del personal de
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Biblioteca, así como la reubicación física para el ala sur de un porcentaje importante de cajas. La movilización del material bibliográfico y mobiliario se adelanto por parte del Corsorcio CANAAN, que incluyo el encintado, la movilización se llevó a cabo de una manera fraccionada, inicialmente a cargo de una (1) a dos (2) personas, lo que genero una acumulación de cajas para el final del proceso, que se adelantó con una brigada de movilización, lo cual genero inconvenientes en el orden establecido. Pendientes: Desmonte de la estantería para reinstalación en Biblioteca MacarenaB. Coordinado por la Oficina de Recursos Físicos y la Biblioteca. Traslado del material bibliográfico, trancalibros y un (1) carro transportador de libros como elementos seleccionados para la Macarena B con un total de 117 cajas , el cual queda ubicado en el primer piso de la Biblioteca, para ser traslado por el Consorcio, coordinado por la Oficina de Recursos Físicos y Biblioteca. Entregables: Entrega de inventarios de mobiliario, equipos a la Sección de Almacén en los formatos establecidos por dicha dependencia. Entrega de espacio físico a la Oficina de Recursos Físicos. Entrega del ala sur de la Biblioteca del almacenamiento de las colecciones de la Biblioteca de la Macarena A, a la Empresa de Seguridad COBASEC. 6. INDICADORES DE GESTIÓN Los indicadores de gestión desarrollados durante la vigencia 2012 miden el desempeño y desarrollo de las actividades propuestas para este periodo. 6.1. Indicador De Supervisión: Mide el control y evaluación de los contratos y su desarrollo
Formula: No. de contratos supervisados X 100: No. total de Contratos
16 X100%= 100% 16
Contratos: CIMAC ELSEVIER, Gale Cengage, IOP SCIENCE, NAXOS, Ambientalex, E-Normas/ICONTEC, SPRINGER, ACM, IEEE, Telefax, Carros Transportadores, Ezproxy, contrato ETB anexo 19 al contrato Interadministrativo VAG-330-2008 entre la empresa de Telecomunicaciones de Bogotá y la Universidad Distrital, Soporte y Mantenimiento Software Aleph. CIMAC: Contrato terminado con el 60% el 12 de abril de 2012, con la entrega de tres mil (3000) libros empastado.
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Pendiente: Contrato ARMARC debido a que hay un error en la funcionalidad no se ha podido emitir cumplido a satisfacción por la adquisición. Se realizo el seguimiento a cada uno de los contratos durante la vigencia 2012 para un total de 16 contratos. 6.2. Procesos Área Administrativa Servicios de Información: Atender permanentemente los servicios de Circulación y Préstamo, Referencia y consulta Interbibliotecaria para el Sistema de Bibliotecas. Formula: No. procesos administrativos Servicios de Información Aprobados = _16_=73% No. total de procesos administrativos Servicios 22
El número de procesos administrativos del Sistema de Información de la Biblioteca aprobados e implementados es de un 11 que corresponde al 50% del total de los servicios que presta el Sistema de Bibliotecas. Formula: No. procesos administrativos Servicios de Información en revisión = _3_= 14% No. total de procesos administrativos Servicios 22
Del total de procesos de los Servicios de Información en revisión se encuentran tres procesos que corresponden al 14% del total de los procesos. Formula: No. procesos administrativos Servicios de Información estructurados = 5_=22% No. total de procesos administrativos Servicios 22
Respecto a los procesos de servicios de información estructurados aun no documentados y estandarizados se encuentran cinco que corresponden al 22% del total de los procesos Administrativos de Información. Se han adelantado y documentado nuevos servicios de los procesos del Área de Servicios de Información, con el fin de consolidar la información de los mismos y su implementación total, buscando la mejora continua en cada uno y el mejoramiento de los ya existentes de acuerdo a las necesidades del Sistema de Bibliotecas de la UD.
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Tabla No.9 Procesos Área Administrativa Servicios de Información
Fuente: Informe Área de Servicios de Información Sistema de Bibliotecas
6.3. Indicador de Capacitaciones: Mide la cantidad de capacitaciones realizadas durante el año 2012 respecto a las capacitaciones requeridas, en cuanto a Bases de Datos
Formula: No. de capacitaciones realizadas Recursos Electrónicos=
26
Se llevaron a cabo veintiséis (26) capacitaciones de los Recursos Electrónicos (Bases de Datos), suministradas por el personal de la Sección Biblioteca y adicionalmente las proporcionadas por los proveedores. Por parte de los proveedores de los Recursos Electrónicos se adelantaron de 12 capacitaciones, como parte de la divulgación del recurso
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Formula: No. de capacitaciones realizadas Recursos Electrónicos=
12
Las capacitaciones que se adelantaron por parte de los proveedores de los Recursos Electrónicos se discriminan a continuación Biblioteca Virtual Pearson: Cinco (5) IOPSCIENCE: Dos (2) Ambientalex: Dos (2) ProQuest: Una (1) Elsevier: Dos (2) Por parte de la Sección Biblioteca se adelantaron catorce (14) capacitaciones de los Recursos Electrónicos como herramienta de recuperación de información. Formula: No. de capacitaciones impartidas por el Sistema de Bibliotecas=
14
6.4. Procesamiento Técnico: Determina la cantidad de material bibliográfico catalogado, al interior del área de Procesos Técnicos del Sistema de Bibliotecas, respecto a la cantidad de material adquirido
Formula: Cantidad de Material Bibliográfico Catalogado: Cantidad de Material Bibliográfico Adquirido
2.281 x 100= 51% 4.412
Traslado Interno corresponde al material bibliográfico que como parte de los procesos del Centro de Investigación se vinculan al acervo bibliográfico del Sistema de Bibliotecas una vez culmina el proyecto de investigación.
Formula: Cantidad de Material Bibliográfico Catalogado por Traslado Interno= 309
Material en Reposición Corresponde al material bibliográfico entregado como parte de la condonación de multas por pérdida de material bibliográfico en un préstamo realizado
Formula: Cantidad de Material Bibliográfico catalogado reposición=135
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Material por Donación es el material bibliográfico que corresponde entregado a la Biblioteca.
Formula: Cantidad de Material Bibliográfico por Donación= 32
6.5. Selección y Adquisiciones: Indicador: Índice de crecimiento en el número de títulos adquiridos: 0.5 títulos ingresados a la colección por alumno matriculado por año, no se incluye la colección de las publicaciones periódicas y seriadas. Formula: 0.5 * 3860 (alumno matriculado por año) = 1930 Nota: Estableciendo un promedio de estudiante teniendo en cuenta años anteriores. El Sistema de Bibliotecas, y el área de adquisición y selección, realizaron la selección para la compra de 4838 ejemplares por un valor de $502.308.759, compra ejecutada durante la vigencia 2011. Indicador: Índice de crecimiento en el número de títulos adquiridos: indicador que mide el crecimiento de la colección con relación a los alumnos matriculados.
Formula: 4. 838 Número de títulos adquiridos en el año =1.25 3.860 Número total de alumnos matriculados Nota: Este indicador se puede aplicar por tipo de material y por tipo de colección. Nota 2: Estableciendo un promedio de estudiantes teniendo en cuenta el incremento de años anteriores. Indicador: Presupuesto anual destinado al Área de selección y adquisición Definición: Este indicador mide el porcentaje en dinero destinado para la adquisición y selección de material bibliográfico, con relación a la cantidad presupuestal total destinada para la biblioteca en el año. Objetivo: Conocer el porcentaje del presupuesto general de la biblioteca destinado al área de selección y adquisición.
Formula: Presupuesto total para selección y adquisiciones Presupuesto general de la biblioteca
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500’000.000 * 100% =18%
2.850.000.000
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Nota: Indica que del presupuesto general de la Sección Biblioteca corresponde el 18% a la adquisición de Material Bibliográfico. Objetivo: Conocer la cantidad tanto anual como total de la colección de material bibliográfico donado por las diferentes personas Naturales o jurídicas. Formula: Cantidad de ejemplares donados por año
27 * 100%= 0,56% Cantidad de ejemplares adquiridos por año 4.838
Del total de la colección adquirida el 0.56% corresponde a donación. 5.6. Visitas de Acreditación: Determina el número de visitas de acreditación, atendidas por Facultad y como respuesta del Sistema de Bibliotecas. Formula: Número de Visitas de Acreditación: Trece (13) Facultad de Ciencias y Educación: Licenciatura en Lengua Castellana. Licenciatura en Física. Licenciatura en Pedagogía Infantil. Licenciatura en Educación Básico con énfasis en Ingles. Facultad de Ingeniería: Ingeniería de Sistemas. Facultad de ASAB: Artes Plásticas y Visuales. Facultad de Tecnológica: Ingeniería en Telecomunicaciones. Ingeniería en Telemática. Tecnología en Electrónica. 7 LOGROS
La adquisición de equipos portátiles para préstamo genero expectativa entre la comunidad académica y tuvo acogida en las Bibliotecas donde se logro la puesta en marcha del proyecto, Bibliotecas como ASAB, Tecnológica y Vivero. La virtualización del Sistema de Bibliotecas permitiendo accesibilidad en un 99% de los servicios a nivel interno del Sistema de Bibliotecas. Adquisición de la herramienta Ezproxy para el acceso remoto a los recursos electrónicos. Documentación y mejoramiento de los procesos del área de Servicios de Información. 8. OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO:
Por la alta rotación de personal en calidad de Orden de Prestación de Servicios, se generaron reprocesos y la gestión administrativa se vio
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afectada debido a la inducción permanente que se debe impartir al personal vinculado para la vigencia 2012. El cierre de procesos contractuales de OPS vinculados, se prolongo y dilato la contratación de personal en términos de tiempo. Durante la reforzamiento estructural del ala sur para la reestructuración de la Macarena A, se generaron altos niveles de ruido no deseado con alta frecuencia y el polvo, afectó la salud y genero altos niveles de estrés entre el personal. No existió señalización durante la obra en lo que concierne a rutas de evacuación y mapa de la obra, necesarias en caso de disturbios y/o emergencias para la evacuación. Presencia de cucarachas en la Biblioteca de la Facultad de Ingeniería que genero malestar e inconformidad en los funcionarios y la comunidad Académica en general.
Nota: El anterior Informe se entrega preliminarmente teniendo en cuenta que no se incluye el Informe del Área de Informática.
Cordialmente,
ENITH MIREYA ZARATE PEÑA Jefe Sección Biblioteca
Elaboró: Claudia Osuna Castillo Reviso y Aprobó: Enith Mireya Zarate Peña
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