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BESCHWERDEVERFAHREN FÜR VERSTÖSSE GEGEN DEN SKINS VERHALTENSKODEX
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SKINS möchte sicherstellen, dass alle Parteien in seiner Lieferkette den SKINS Verhaltenskodex einhalten. Zu diesem Zweck klärt das vorliegende Dokument darüber auf, wie im Falle eines Verstoßes gegen den Verhaltenskodex Beschwerde eingelegt werden kann, wie mit Beschwerden umgegangen wird und welche Lösungsmöglichkeiten es gibt.
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WAS IST EINE BESCHWERDE? Eine Beschwerde kann: • mündlich gegenüber einem Vertreter von SKINS und/oder • schriftlich gegenüber einem Vertreter von SKINS eingelegt werden. Als Vertreter von SKINS werden alle Mitarbeiter der SKINS Gruppe oder Mitglieder der SKINS Qualitätskontrolle im Fertigungsbetrieb oder am Standort einer Drittpartei betrachtet. Wenn Zugang zu einem E-Mail-Konto vorhanden ist, können Beschwerden auch an folgende Adresse gerichtet werden: complaint2015@skins.net WER KANN BESCHWERDE EINLEGEN? Jede Person oder Organisation, die von einer Verletzung des SKINS Verhaltenskodex betroffen ist, kann Beschwerde einlegen. WELCHE INFORMATIONEN SOLLTE EINE BESCHWERDE ENTHALTEN? Beschwerden müssen stets auf Tatsachen beruhen und, soweit möglich, durch Beweise gestützt werden. Eine Beschwerde sollte daher so viele Informationen wie möglich enthalten, damit die Verletzung des SKINS Verhaltenskodex überprüft sowie die beteiligten Parteien und die Schwere der Verletzung ermittelt werden können. Folgende Punkte sollten in eine Beschwerde aufgenommen werden: • Name des Lieferanten/Vertragspartners von SKINS • Adresse des Fertigungsbetriebs • die behauptete Verletzung (was ist passiert und inwiefern betrifft es den Verhaltenskodex?)
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Ausmaß und Schwere des Problems dein Name und deine Kontaktdaten (Informationen über anonyme Beschwerden findest du weiter unten) ob du eine vertrauliche Behandlung wünschst (d. h. du gibst dich SKINS gegenüber zu erkennen, damit die Verletzung untersucht werden kann, möchtest jedoch nicht, dass der Lieferant/Vertragspartner oder am Lösungsprozess beteiligte Drittparteien deine Identität kennen) ob die Beschwerde schon einmal eingereicht worden ist Informationen über lokale Komplikationen (z. B. ethnische, kulturelle oder politische Probleme), die bei der behaupteten Verletzung von Bedeutung sind die von dir bevorzugte Lösung
WÜNSCHST DU EINE VERTRAULICHE BEHANDLUNG? SKINS rät Beschwerdeführern grundsätzlich davon ab, eine vertrauliche Behandlung zu fordern, damit sie sich aktiv am Lösungsprozess beteiligen können. Wenn du deine Identität dennoch nicht offenlegen möchtest, wird SKINS dies bei der Untersuchung der Beschwerde jedoch selbstverständlich berücksichtigen. WELCHE KONSEQUENZEN HAT EINE ANONYME BESCHWERDE? Auch wenn eine Beschwerde anonym eingereicht wird, untersucht SKINS das Problem. Der Untersuchung sind in diesem Fall jedoch Grenzen gesetzt, da keine Rücksprache mit dem Beschwerdeführer möglich ist. SKINS begrüßt es daher, wenn Beschwerden mit Namen und Kontaktdaten eingereicht werden, damit die jeweilige Verletzung in allen Einzelheiten untersucht werden kann. WAS GESCHIEHT, WENN EINE BESCHWERDE EINGEREICHT WIRD? Wenn bei SKINS eine Beschwerde eingeht, wird sie direkt an die Leitung der Sourcing-Abteilung und an die Rechtsabteilung weitergeleitet. Daraufhin untersuchen beide gemeinsam den Fall und setzen sich mit dem Lieferanten/ Vertragspartner, dem Beschwerdeführer (soweit bekannt) sowie den örtlichen Organisationen und Behörden in Verbindung. WIE LANGE DAUERT DIE BEARBEITUNG EINER BESCHWERDE? Wenn eine Beschwerde eingeht, wird sie innerhalb von 48 Stunden an die Leitung der Sourcing-Abteilung und an die Rechtsabteilung weitergeleitet. Beide Abteilungen beginnen dann innerhalb von 48 Stunden mit der Untersuchung des Sachverhalts. SKINS versucht alle in der Beschwerde genannten Probleme innerhalb von 3 Wochen nach Beginn der Untersuchung zu lösen. Im Rahmen der Untersuchung setzt sich SKINS auch mit dem Beschwerdeführer (soweit bekannt) in Verbindung.
WIE LÖST SKINS DIE IN DER BESCHWERDE GENANNTEN PROBLEME? In jeder Beschwerde geht es um unterschiedliche Probleme und unterschiedliche Schweregrade. SKINS bemüht sich alle Verletzungen des SKINS Verhaltenskodex auf eine Weise zu lösen, die für alle beteiligten Parteien zufriedenstellend ist. Im Lösungsprozess sollte SKINS möglichst nicht als richtende Instanz betrachtet werden. Stattdessen strebt SKINS eine gemeinsame Lösungsfindung an und tritt zu diesem Zweck eher als ein Vermittler auf, der den Lieferanten/ Vertragspartnern bei Bedarf Verbesserungsmaßnahmen vorschreibt. Jede Beschwerde erfordert eine individuelle Lösung. Eines ist jedoch stets gleich: die Entschlossenheit, ein positives Ergebnis zu erzielen, sowie die Bereitschaft aller Parteien, sich professionell und konstruktiv mit den jeweiligen Problemen zu befassen. Sollte die Schwere der behaupteten Verletzung eine Meldung bei den zuständigen Behörden erforderlich machen, leitet SKINS diese in die Wege und beteiligt sich bei Bedarf weiterhin am Lösungsprozess. WIRD DIE UMSETZUNG DER VERBESSERUNGSMASSNAHMEN ÜBERPRÜFT? Alle Verbesserungsmaßnahmen werden von Mitarbeitern der SKINS Qualitätskontrolle und deren Vertretern regelmäßig und ad hoc vor Ort überprüft. Diese Kontrollen geschehen ohne Vorankündigung gegenüber den jeweiligen von der Beschwerde betroffenen Lieferanten/Vertragspartnern oder Drittparteien. WAS GESCHIEHT, WENN KEINE VERBESSERUNGSMASSNAHMEN VEREINBART WERDEN KÖNNEN? Für den Fall, dass es innerhalb von 3 Wochen zu keiner Einigung in Bezug auf eine Beseitigung des Problems kommt, behält sich SKINS das Recht vor, weitere für angemessen erachtete Maßnahmen in die Wege zu leiten. Alle Parteien werden über jegliche Maßnahmen, die SKINS beschließt, in schriftlicher Form benachrichtigt. DEINE RECHTE Diese Richtlinien für den Umgang mit Beschwerden haben keinerlei einschränkende Auswirkungen auf dein Recht, denselben oder einen ähnlichen Sachverhalt bei einer Behörde, der Polizei oder sonstigen Organisationen anzuzeigen, die dir Beistand leisten können. Es hat für SKINS oberste Priorität, eine zufriedenstellende Lösung für alle Beschwerden und Probleme zu finden.