9789170278211

Björn Lundén

handlar om konsten att tala avspänt, engagerande och övertygande inför publik. Det kan gälla en redovisning av ett projekt på ett personalmöte eller en presentation av företagets produkter inför en kund. Det kan vara att du ska hålla ett tal på en festlig tillställning eller att du anlitas som föredragshållare och ska hålla ett anförande i ett svårt ämne inför en stor publik.

Det är mycket att tänka på och mycket som måste fungera för att en presentation ska upplevas som intressant och givande. Den här boken ger dig massor av tips och råd om hur du förbereder och genomför en lyckad presentation, dels när det gäller själva innehållet och upplägget men också när det gäller den tekniska biten med hjälpmedel av olika slag.

Dessutom får du många tips om själva framförandet, exempelvis röst- och talteknik samt kroppsspråk.

UR INNEHÅLLET

Upplägg och pedagogik • Bemästra rampfebern • De viktiga förberedelserna • Att tala i mikrofon • Inledning och avslutning – intresseväckare och final • Publikkontakt • Att informera och övertyga • Frågor och svar • Tekniska hjälpmedel • Röst- och talteknik • Kroppsspråket • Praktiska råd och tips

FÖRFATTAREN

Björn Lundén är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Presentationsteknik

PRESENTATIONSTEKNIK

BJÖRN LUNDÉN

PRESENTATIONS

TEKNIK

OM KONSTEN ATT TALA, ENGAGERA OCH ÖVERTYGA SJÄTTE UPPLAGAN

Presentationsteknik Om konsten att tala, engagera och övertyga av Björn Lundén

Sjätte upplagan

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken.

Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se.

Copyright författaren och Björn Lundén Information AB 2013.

Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Bröd­texten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel.

Denna upplaga av boken är tryckt i 1 000 exemplar hos Elanders i Mölnlycke.

Sammanlagt har tidigare upplagor av boken tryckts i 7 500 exemplar.

Den här boken är en klimatneutral trycksak.

Läs mer på www.klimatneutral.se.

Sjätte upplagan, februari 2013 ISBN 978-91-7027-821-1

Innehåll Innehåll...................................................................................................5 Om boken.................................................................................................6 Inledning.................................................................................................7 Rampfeber.............................................................................................11 Förberedelser.........................................................................................22 Presentationens ­inledning...................................................................36 Presentationens ­avslutning..................................................................43 Kontakt med publiken..........................................................................48 Informera och ­övertyga.........................................................................60 Frågor och svar.....................................................................................72 Visuella hjälpmedel...............................................................................80 Kroppsspråket.......................................................................................90 Röst- och talteknik...............................................................................99 Att tala i mikrofon..............................................................................108 Praktiska tips...................................................................................... 117

Om boken Den här boken vänder sig i första hand till dig som gör presenta­ tioner och som pratar inför andra människor i affärslivet. Men eftersom du i privata sammanhang också ofta ställs inför uppgiften att prata inför flera människor på en gång, så har du stor nytta av innehållet i boken även i ditt privata liv.

Jag tror att även professionella föredragshållare kan få många värdefulla tips i boken. Den bygger på dels mina egna erfarenheter men också på intervjuer med framgångsrika talare.

Detta är den sjätte upplagan av boken. Den bygger ursprungligen på ett kassettmaterial som Lennart Rosell tagit fram. Kapitlet om att tala i mikrofon är skrivet av Mattias ”Allvalley” Alldal, som arbetar som ljudtekniker.

Jag tar gärna emot tips till förbättringar och kompletteringar till kommande upplagor.

Björn Lundén

6 |

Inledning Din position i arbetslivet och i sociala sammanhang bestäms till stor del av hur väl du kommunicerar med andra människor och hur bra du är på att presentera dig själv och dina åsikter. I de flesta sammanhang görs den här kommunikationen muntligen. När vi inte kan uttrycka oss klart på grund av nervositet, skygghet eller dunkla tankegångar, blir effekten att vår personlighet hämmas, missförstås och avskärmas.

Den tillfredsställelse du känner i yrkeslivet, i sällskapslivet och i ditt inre beror i hög grad på hur väl du kan ge andra en klar bild av dig själv, dina åsikter och det du tror på.

En stor del av ditt liv bestäms med andra ord av hur väl du pratar och på vilket sätt du presenterar dina idéer och tankar. Därför är det viktigt att du lägger ner tid på att studera hur du kan förbättra dina presentationer. Det är syftet med den här boken.

Gör dig bättre förstådd Efter att du läst den här boken ska du lyckas bättre med att bli förstådd och bli mera fängslande som talare. I affärslivet har du nytta av detta i en mängd olika situationer. Det kan gälla att göra en projektpresentation, dra en årsredovisning, presentera en budget, sälja en produkt, eller att få gehör för dina åsikter på ett sammanträde. Du kommer också att bli mer övertygande i vardagliga diskussioner.

Vad är en presentation?

Presentation handlar om kommunikation. En presentation är när du försöker föra över en tanke från dig själv till någon annan och där­igenom förändra den människan på något sätt. Du kanske vill förändra personens sätt att tänka, eller du kanske vill påverka en motpart så att han eller hon agerar på ett sätt som är önskvärt för dig eller får en annan inställning till dig.

Värderingar När du pratar till andra, gör de en ögonblicklig bedömning av dig som presentatör. Du måste genast vinna deras förtroende för att de ska lyssna på dig. Om du dessutom vill att den eller de andra personerna ska hålla med om det du säger, är det ännu viktigare att du har vunnit förtroende. | 7

Inledning

Svårare under press Det är ingen konst att vara entusiastisk, avspänd och vältalig i ett privat samtal mellan två eller tre personer. Under press däremot, när det är viktigt att folk tror på vad du säger, då gäller det att inte falla ihop. Vid ett föredrag eller tal inför 10, 100 eller 1 000 personer, eller vid en anställningsintervju, eller vid ett försäljningstillfälle, kan det vara av­görande att du vet hur du ska göra din presentation.

Den här boken handlar om hur du ska bete dig för att prestera väl under pressade förhållanden när mycket står på spel.

Inga oklarheter Boken handlar också om hur du ska presentera dina idéer och åsikter så att alla förstår vad du säger. Det är inte ovanligt att deltagarna i ett sammanträde efteråt skiljs med en oklar uppfattning om ­presentationens mål och syfte.

Hur kan det komma sig? Jo, oftast beror det på att den som leder sammanträdet eller den som håller anförandet inte vet hur man ­uttrycker sig på ett klart och tydligt sätt.

Vid ett möte mellan två personer är kommunikationen ofta mer öppen än vid ett större möte. Vid större möten är det därför viktigt att exakt veta hur du ska gå tillväga för att budskapet ska nå fram ­till åhörarna.

Talets gåva Vad är det egentligen som gör att vissa människor tycks ha talets gåva? Vad är det som gör att vissa talare behandlar orden på ett sätt som gör att det nästan är omöjligt att inte lyssna. Efter att ha lyssnat till ett väl utfört anförande känner du dig inspirerad och informerad. Du minns dessutom efteråt vad föredragshållaren sa.

Tyvärr finns det alltför många exempel på motsatsen – talare som inte alls vet hur man ska nå fram till sina åhörare. Hur många gånger har det inte hänt dig att du har försökt lyssna till vad någon säger, men tankarna har bara irrat iväg i andra banor hela tiden?

Du har ritat krumelurer på anteckningsblocket och efteråt inte kunnat minnas någonting av vad talaren sagt.

Inlärd process Som talare kan du med rätt enkla metoder få dig själv att komma ihåg vad du ska säga, och dessutom få åhörarna att minnas vad du har sagt. Talets gåva är egentligen ingen gåva, utan en inlärd process. De allra flesta människor som är avspända och skickliga talare har nått dit tack vare träning, inlärning och framför allt medvetenhet om vad som krävs för att bli en god presentatör.

8 |

Inledning

Säkert har vissa människor mer fallenhet än andra för att tala inför publik. Men för att bli en riktigt duktig presentatör krävs övning, träning och mer övning. Det finns en historia som illustrerar att även de största talarna en gång varit oerfarna och nervösa: En ung politiker skulle en gång hålla sitt jungfrutal i det engelska parla­ mentet. Han var mycket nervös inför uppgiften. Hans far hade varit en av de mest bemärkta ledamöterna i parlamentets historia. Han visste att många av åhörarna var erfarna politiker och de flesta var mycket välutbildade. Själv hade han aldrig sett insidan av ett universitet. En av Londons främsta tal­pedagoger hade definitivt avrått honom från att framträda på grund av hans läspning och svåra stamning. Talet blev ett totalt fiasko och talaren svimmade.

Vem tror du att detta var? Jo, ingen mindre än Winston Churchill – mannen som senare med sina tal skulle entusiasmera tiotals miljoner människor att utföra en av världshistoriens största kraftinsatser.

Bakom nästan alla människor som tycks ha talets gåva döljer sig en lång erfarenhet och mångårig träning. Likaväl som att ingen är född till att vara en skicklig talare, så finns det heller ingen som är född till att vara en dålig talare. Den rätta tekniken kommer med träning och medvetenhet om hur man ska bete sig när man står inför en grupp.

Träning Att bli en duktig presentatör skiljer sig inte från att bli duktig inom något annat område. Om du vill bli en duktig pianist, golfspelare, maraton­löpare, schackspelare, tennisspelare, vasaloppslöpare eller rally­f örare, så måste du ligga i hårt och träna. Detsamma gäller presen­ta­tions­teknik. Du kan inte bli duktig utan att träna.

Tyvärr är det inte alla som förstår det. En del människor som är ­ ervösa och dåliga på att tala inför andra tror att de aldrig kan bli n bättre. Om du kan bli en bättre golfspelare eller löpare genom att träna, varför skulle du då inte också kunna bli en bättre talare genom att träna?

Utnyttja därför alla tillfällen och möjligheter till att tala. Glöm inte bort att utnyttja de möjligheter till övning du har i vardagliga situationer, när du pratar med familjemedlemmar, arbetskamrater eller vänner – öga mot öga eller i telefon. Ta alltid tillfället i akt och håll ett anförande, ett tal, en föreläsning, ett föredrag eller ett diskussions­inlägg när ett lämpligt tillfälle erbjuds. Protestera inte i onödan. Dra dig inte undan. Detta är det enda sättet att få verklig träning under hyfsat realistiska förhållanden.

| 9

Inledning

Affirmation För att lyckas i din strävan att få ökat självförtroende och att kunna meddela dig på ett mer övertygande sätt, finns det en enda faktor som har mer betydelse än någonting annat – nämligen hur stark din vilja att lyckas är.

Du måste redan från börja bestämma dig för att lyckas. Genom att skapa dig en inre bild av dig själv som en bra talare kommer du att ha mycket lättare att lyckas. Detta att skapa inre målbilder brukar kallas affirmation.

Vad gjorde Julius Caesar för att försäkra sig om att hans armé skulle segra, när han seglade över Engelska kanalen från Gallien och landsatte sina ­legioner i vad som nu är England? Något mycket intelligent: Han hejdade sina soldater på kritklipporna vid Dover. När de såg tillbaka ut över vågorna nästan 200 meter nedanför, såg de alla skeppen, som de kommit över med, slukas av röda flammor. De befann sig i fiendeland, sista länken med kontinenten var bruten, sista reträttvägen bränd. Det fanns bara en sak för dem att göra: Rycka framåt och erövra, och det var just vad de gjorde.

Det är så här du också ska göra. Bestäm dig för att lyckas med dina föresatser och du kommer att lyckas.

Bekräftelse av dina tankar När du talar inför andra är det inte bara åhörarna som påverkas av något du vill överföra till dem. Även du själv påverkas när nu talar.

I och med att du tvingas att strukturera dina tankar befäster du dem i dig själv och du får en säkrare personlighet. Denna positiva effekt ska du inte bortse från.

Entusiasm När du väl får chansen att tala, ska du inte i onödan göra situa­ tionen svårare än den är. Många som blir ombedda att tala får för sig att de måste tala om ämnen som de personligen vet lite eller ingenting om och som de ägnat liten eller ingen uppmärksamhet.

Sedan håller de ett tal som inte utmärks av något annat än sin längd.

Om du har möjlighet att välja ämne, så ska du tala om någonting som du redan kan. Välj ett ämne som du är entusiastisk inför.

Entusiasm är som om den vore världens mest smittosamma sjukdom. Den smittar vid blotta åsynen. Ju mer entusiastisk du är inför ämnet som du har valt att prata om, desto mer entusiastisk kommer också din publik att vara.

10 |

Rampfeber Hjärtat klappar. Händerna är fuktiga av svett. Munnen är torr som en öken och dina knän darrar. Klumpen i halsen går inte att svälja ner. Dessutom snurrar tankarna i huvudet på dig. Du spänner dig och är nervös inför den presentation som du strax ska göra inför en grupp på 50 människor. Varför känns det så? Ja, det kan man fråga sig. Inget farligt kan väl hända bara för att du ställer dig upp och pratar en stund? Men ändå är du nervös.

I det här kapitlet ska vi kartlägga orsakerna till varför så många av oss är nervösa när vi ställer oss upp och pratar inför andra. Vi ska också gå igenom en rad åtgärder som du kan ta till för att reducera spänningen inför en presentation, den spänning som brukar kallas rampfeber.

Det man är räddast för I en undersökning i USA gav man 3 000 människor följande fråga: Vad är du mest rädd för? Vilket svar tror du toppade den listan?

Döden? Ormar? Sjukdomar? Växthuseffekten? Terrorism? Nej, faktum är att listan över vad de tillfrågade var mest rädda för, toppas av att tala inför publik. 41% av de tillfrågade svarade att av allting här på jorden, så fruktade de mest av allt att ställa sig upp inför en grupp och tala. Döden kom först på sjunde plats med bara 19%. På andra plats kom höjder, på tredje plats insekter och småkryp och på fjärde plats ekonomiska problem.

I Sverige är det förmodligen ännu värre. I USA tränas barnen redan i skolan att tala inför grupp. En bra kommunikationsförmåga anses som en viktig framgångsfaktor. Jämför en amerikansk polis som ut­talar sig i ett nyhetsprogram på TV med en svensk polis.

Lagom rampfeber är bra Den artist som skryter med att han aldrig är nervös är inte någon artist – han är en lögnare eller en narr, sa en gång den berömde opera­sångaren Caruso. Nästan alla människor känner någon form av spänning inför ett uppträdande.

Ernst Hugo Järegård blev en gång intervjuad i radio. Han berättade då om den otroliga rampfeber som många av hans kollegor lider av. | 11

Rampfeber

Han berättade att många av de absolut mest kända a ­ rtisterna i Sverige har så mycket rampfeber att de till varje föreställning tar med sig en skål som de i pausen kan kräkas i. Det här kanske låter som ett skämt, men Ernst Hugo var helt allvarlig när han berättade om det.

Rampfeber är alltså ingenting som bara du lider av. Alla känner spänning inför att tala eller uppträda inför en grupp. Den avgörande skillnaden mellan professionella talare och nybörjare är inte ramp­ febern. Den finns hos båda grupperna. Skillnaden är att den tränade talaren känner igen sin rampfeber och vet hur han ska hantera den.

Vad du först av allt måste lära dig är att hantera spänningen.

Spänningen är i själva verket en oerhörd hjälp som gör att vi klarar oss i nya och svåra situationer. Det största problemet är om du inte vågar erkänna för dig själv eller för andra att du är nervös. För att bli en fängslande och bra talare behöver du inte jobba på att få fjärilarna i magen att försvinna. Det enda du behöver göra är att se till att alla fjärilarna flyger åt samma håll.

Mjölksyra Orsaken till att knäna och käkarna kan börja darra är en plötslig utsöndring av mjölksyra. Detta är inget sjukdomstillstånd, utan något som är helt naturligt.

Tråkigt utan spänning En talare som känner en viss spänning inför sitt uppträdande är mer fängslande och engagerande att lyssna på än någon som är likgiltig inför uppgiften.

Det fanns en ung man i ett stort företag som hela tiden skröt inför sina kompisar om hur enkelt han tyckte det var att prata inför andra. Arbetets art krävde att alla i hans arbetslag var tvungna att redovisa sina projekt­ resultat inför ca 50 människor varje månad. Hans kompisar var alltid ­nervösa inför den här presentationen.

Själv tyckte han att de andra var mesar ända tills hans chef en dag på­pekade för honom: Du har rätt, du har ett otroligt självförtroende när det ­gäller att tala inför andra…, men du är fruktansvärt tråkig att lyssna på.

Det kan hända att nybörjaren med beundran och avund iakttar den erfarne presentatörens säkra uppträdande. Men å andra sidan är den erfarne presentatören ofta avundsjuk på nybörjaren när denne, med sin äkthet, oförställdhet och entusiasm, fängslar åhörarna på ett sätt som bara kan inträffa när den som talar känner sig oerhört laddad inför uppgiften.

12 |

Rampfeber

Kontrollera spänningen Det gäller alltså att du accepterar att spänningen finns där. Den till och med hjälper dig att utföra presentationen på ett mer effektfullt sätt. Vad du ska försöka lära dig är att kontrollera spänningen så att den inte tar överhanden och förstör din presentation. Men innan du kan börja övervinna eller kontrollera en svårighet, så måste du förstå varför svårigheten finns där – vad det är som framkallar den.

Den nyttiga rädslan Rädsla är det vi känner när vi blir medvetna om att vi hotas på något sätt. När vi upplever rädsla, är det en nödvändig och nyttig reaktion. Utan den skulle allt liv ha dött ut för länge sedan. Ingen skulle ha brytt sig om att skydda sig.

För tusentals år sedan när våra förfäder var ute och jagade i skogen, kunde det hända att de blev överraskade av något vilt djur. Rädslan var då en reaktion som fick blodet att strömma till musklerna och svettningen att tillta. Detta gjorde kroppen beredd för fysisk ansträngning. Jägaren behövde den här ögonblickliga omställningen av kroppen för att kunna ta upp strid eller för att kunna fly.

Inlärt beteende I våra dagar har vi inte längre så stor nytta av den här fysiska reaktionen. Om du känner rädsla inför en presentation så hjälper det dig knappast att blodet strömmar till musklerna och att svettningen tilltar. Du ska ju ändå varken fly eller strida. Men du måste ändå accep­tera att den fysiska reaktionen finns där.

Varför finns den där? Gruppen som du ska tala inför utgör ju egentligen ingen fara för dig. Tänk efter igen – varför är du nervös? Jo, därför att du har lärt dig att vara nervös. Men någonting som har blivit inlärt, kan också bli påverkat av ditt tänkande och din mentala inställning.

En fyraåring är inte rädd för att säga vad han eller hon tycker och tänker. Rädslan för att tala offentligt är någonting vi förvärvar under ­livets gång. Vi har kanske en skräckbild av ett misslyckat föredrag inför klassen i skolan eller ett tal som vi klarade dåligt.

Och även om vi i verkligheten inte har haft sådana tråkiga erfarenheter, framtrollar vår fantasi lätt framtida situationer i vilka vi misslyckas skandalöst. Verkliga eller inbillade misslyckanden – där har vi rädslans orsak! Det hela är alltså något mentalt som måste bearbetas för att du ska kunna hantera spänningen. Det finns inga botemedel som tar kål på spänningen. Men det finns vissa åtgärder som hjälper dig att utnyttja spänningen till något positivt.

| 13

Rampfeber

Nervös att bli nervös Det hjälper inte att säga till sig själv: Var inte nervös nu. Det leder bergsäkert till att du blir nervös för att bli nervös. Överraskande ­moment kan komma i varje framställning, men din egen inställning avgör hur uppenbara och ödesdigra de blir.

Försök på förhand ta reda på så mycket som möjligt, så att överraskningen inte består i att du är oförberedd. Om du förbereder dig omsorgsfullt och genomför din uppgift så bra du kan, då lyckas du.

Mer än så kan ingen göra. Du måste tro på din egen framgång.

Syns sällan utanpå En tröst för den nervöse talaren är att spänningen faktiskt sällan syns utanpå. Inombords kan det råda full storm med hjärtklappning och andningsbesvär. Men utanpå syns det knappast att man är nervös. Det känns alltid mer än vad det syns.

Om det däremot går så långt att det syns att du är väldigt nervös, då kommer publiken att känna obehag. Publiken vill nämligen inte att du ska vara nervös. Nervositet smittar lika mycket som entusiasm.

Om publiken ser att du darrar, svettas eller inte kommer ihåg vad du ska säga, så tycker de synd om dig och trivs inte med situationen.

Kom alltså ihåg att publiken är på din sida. De vill att du ska lyckas bra med din presentation.

Ond cirkel Av rädsla för att misslyckas undviker en del människor alla till­ fällen att tala inför publik. Därigenom missar de också alla tillfällen till att öva. Till slut blir det hela en ond cirkel. Ju mer rädd man är för att prata, desto mindre övning får man och desto sämre talare blir man.

Det första du måste göra för att lyckas i din strävan att bli en bättre talare är att bestämma dig för att lyckas. Du kan inte komma någonstans om du inte bestämmer dig för att du verkligen vill komma någonstans. När du väl har tagit beslutet att du vill förbättra din presentationsteknik, så ska du ta vara på alla tillfällen till träning. I och med detta kommer den onda cirkeln att brytas.

Generalrepetition Inför en viktig presentation finns det inget bättre sätt att förbereda sig på än att göra en generalrepetition. Många talare förbereder sig bara mentalt genom att tänka igenom vad de ska säga. Det bästa du kan göra är istället att stå upp och göra presentationen precis som om du hade en levande publik framför dig.

14 |

Rampfeber

Det är givetvis värdefullt om du också kan få någon form av feedback på generalrepetitionen. Antingen genom att din man eller fru eller någon vän lyssnar på dig, eller att du videofilmar presenta­ tionen. Det finns ingenting som minskar rampfebern så mycket som känslan av att vara väl förberedd, och det finns inget bättre sätt att förbereda sig på än att träna presentationen på ett verklighetstroget sätt med någon form av feedback.

Mental förberedelse Den mentala förberedelsen kan inte ersätta den verklighetstrogna ­generalrepetitionen, men måste ändå finnas där. Alla människor har en mental spärr som gör att vi inte kan prestera mer än vad vi tror att vi kan eller är värda. Om du ska kunna genomföra dina presentationer på ett professionellt sätt, så gäller det att du ser dig själv som en riktig duktig talare.

Du måste se dig själv, tänka om dig själv, prata om dig själv, agera, planera och sätta mål för dig själv som om du vore världens bästa och mest fängslande talare att lyssna på. Du måste uppnå detta inom dig innan det kan bli verklighet i den yttre världen.

För att klara av det här, måste du för det första ha klart för dig att de tankar och värderingar som du har om dig själv – speciellt när det ­gäller begränsningar – inte existerar i verkligheten. Vissa människor går och intalar sig själva att de är dåliga på vissa saker och inom ­vissa områden. I verkligheten är detta oftast inte sant.

Men tror du att det är sant, så blir det också sant för dig.

Så länge du går omkring och tror att du är dålig på att tala och att presentera dina idéer inför andra, så blir du också det. Men om du i stället intalar dig själv att du kan det här med presentationsteknik, så kommer du att lyckas bättre med dina presentationer.

Kompetens ökar självförtroendet Din mentala styrka och ditt självförtroende kommer också att öka ju mer du tränar dig på att tala inför andra. Så fort vi kommer utanför de områden där vi har ett bra självförtroende, börjar vi känna oss nervösa och oroliga. Vi måste därför stärka vårt självförtroende genom att bli mer kompetenta och tränade inom varje område.

Vi känner oss aldrig osäkra inför att göra något som vi är över­ tygade om att vi är bra på. Vi är bara osäkra inför något som vi tror att vi är dåliga på. När vi försöker göra något för första gången, eller när vi gör något som vi har misslyckats med tidigare, så blir vi nervösa eftersom vi tror att vi inte är bra på det. Varje framsteg vi gör inom något om­råde får oss att uppgradera vårt självförtroende, bli mer kompetenta och mer framgångsrika. Därför är det viktigt att du tränar dig på att tala inför grupp så ofta du kommer åt. | 15

Rampfeber

Programmera ditt undermedvetna För att öka självförtroendet gäller det också att du programmerar ditt undermedvetna. Det gör du genom att fylla hjärnan med posi­ tiva, berömmande ord och bilder om dig själv.

Innan du går in till en viktig presentation, ta en paus, stanna till några sekunder och fyll din hjärna med positiva tankar om dig själv.

Om du är ensam kan du gärna tala högt till dig själv. Tala om för dig själv att du är en bra och skicklig talare, att du tycker om dig själv och att den förestående presentationen kommer att gå precis så som du vill. Ditt undermedvetna kommer sedan att ge instruktioner till din hjärna som stämmer överens med vad du har sagt till dig själv.

Detta kommer att återspeglas på ditt kroppsspråk, ditt självförtroende och ditt sätt att tala. Det kommer också att påverka personerna som du talar till.

Visualisering När det gäller att programmera ditt undermedvetna, finns det inget bättre sätt än visualisering. Skapa dig en tydlig bild över den person som du vill vara, och över de mål som du vill uppnå. Gör bilder i dina tankar och se dig själv som en bra och självsäker presentatör.

Se pub­liken framför dig och se hur den reagerar positivt och intresserat när du pratar. Ditt undermedvetna aktiveras av sådana här bilder och av kommandon som du säger högt till dig själv.

Peppa upp dig själv strax innan en viktig presentation med positiva tankar och kommandon. Din hjärna behöver helt enkelt lite mental uppvärmning.

Avslappning För att komma över dina egna blockeringar kan det också vara ­nyttigt att träna avslappning. Du kommer då snart att bli mera medveten om hur din kropp och ditt psyke hänger samman. Att träna avslappning kan vara väsentligt för att du ska må bra och kunna utnyttja din kapacitet bättre inför och under en presentation.

En stor del av våra spänningar samlas runt halsen och nacken.

Innan ­presentationen kan du därför låta huvudet falla tungt framåt.

Känn efter att halsmusklernas spänning släpper. Rulla sedan axlarna och pendla med armarna. Ta därefter ett djupt andetag. Dra in luft så långt ner i magen du kan och andas långsamt ut. Andas in genom näsan så torkar inte munnen ut. Du kommer att känna hur pulsen avtar och du känner dig lite lugnare.

Känner du att adrenalinutsöndringen är väldigt kraftig kan du behöva ta till drastiska åtgärder. Ett effektivt sätt är att göra ett tiotal snabba armhävningar. De flesta går iväg och gör armhäv­ 16 |

Rampfeber

ningarna utom synhåll för åhörarna, men du kan också inleda anförandet med att berätta för åhörarna att du tyvärr har för hög adrenalinhalt i blodet och förklara hur den bemästras, kasta dig ner på golvet, utföra armhävningarna, resa dig upp, ta ett par djupa andetag – och börja ditt anförande. Detta väcker garanterat uppmärksamhet.

Tekniken En av de främsta orsakerna till rampfeber är bristande kunskaper om hur man ska utföra en presentation. Alla övriga kapitel i den här boken behandlar just presentationstekniken. Ju mer av den informationen som du lyckas ta åt dig, desto mindre nervös kommer du att vara inför din presentation.

Praktiska detaljer Förberedelserna är avgörande för hur presentationen går. Du måste kunna ditt ämne och veta vad du pratar om. Se därför till att vara påläst i ämnet.

Alla praktiska detaljer måste också förberedas. Gå runt i lokalen i förväg och orientera dig så att du känner dig hemma. Kontrollera utrustning och belysning så att allt fungerar när du ska göra din presentation. Det finns inget värre än att behöva mixtra med en krånglande projektor eller att upptäcka att sudden till skrivtavlan eller kabeln till datorn saknas.

Har du inte möjlighet att se lokalen innan du ska in och tala, kan du be att få ett foto eller en ritning, och försöka bilda dig en uppfattning om hur lokalen kan kännas att tala i.

Klädsel Klä dig efter vad tillfället kräver. Om du är passande klädd, känner du dig säkrare. Ditt utseende och klädsel bestämmer till stor del vilken inställning publiken får till dig som person och vilken tro­ värdighet du har som talare. Då kan det kännas bra att veta att du är rätt klädd när du granskas av åhörarna under presentationen.

Om du inte känner till åhörarna i förväg, ska du inte vara rädd att ta kontakt med den som anlitat dig och fråga om hur du förväntas vara klädd. Nöj dig inte med ett vagt svar att det inte spelar någon roll. Finns det flera talare, kan du kontakta dem för att diskutera klädseln.

Frågan är vad som är värst: Att vara för uppklädd eller för nerklädd? Det är nog ingen större skillnad för åhörarna, men vi kan nog utgå från att de flesta talare hellre är för fint klädda än tvärtom. Har du tagit på dig mörk kostym och slips eller en strikt dräkt och upptäcker plötsligt att detta känns helt fel, är det lätt att | 17

Rampfeber

åtgärda misstaget genom att ta av kavajen eller dräktjackan och eventuellt också ta av slipsen eller scarfen. Tvärtom är svårare. Att förvandla ett par jeans och en T-tröja till något elegantare är en omöjlig utmaning.

Bekanta dig med åhörarna Det kan vara lugnande att gå runt i lokalen innan presentationen och hälsa på några av åhörarna om möjligheten finns. Du kan t ex fråga dem något om ämnet du ska prata om. Du får då en känsla för hur mycket de redan kan. Du kommer också att känna igen några ansikten när du börjar din presentation. Publiken känns på så sätt bekant, lite vänligare och lite mer personlig.

Kopior av kallelser mm Har du inte möjlighet att mingla med åhörarna i förväg, kan du kanske ringa någon av de blivande åhörarna i förväg och prata litet.

Be också att få kopior av inbjudningar, kallelser och liknande dokument, så att du vet hur du har blivit presenterad. Får du möjlighet att själv påverka kallelsens formulering bör du utnyttja detta så att den stämmer så bra som möjligt överens med hur du har tänkt dig ditt framförande.

Det kan kännas väldigt tungt att i en annons eller ett reklamblad bli presenterad som oerhört rolig eller spirituell eller underhållande. Åhörarnas förväntningar kan då bli så stora att det är svårt att uppfylla dem. Det är bättre om åhörarna själva under resans gång får konstatera att du är rolig eller spirituell eller underhållande.

Bundsförvanter Ett bra knep är att alldeles i början av din presentation utse två bundsförvanter, en i vardera änden av lokalen. Bundsförvanterna ska inte känna till att de är bundsförvanter, utan detta är en rent mental konstruktion för dig själv.

Välj som bundsförvanter två åhörare som verkar positiva och glada.

Människor som ser förväntansfulla ut inför din presentation och ­gärna lägger huvudet på sned och nickar litet lätt när du talar.

Under de första minuterna vänder du dig enbart till dessa två för att först när du fått upp ångan dra in resten av åhörarna i din mentala värld.

Början är värst Det har visat sig att oftast är rampfebern ett problem bara under de första minuterna av ett anförande. Om en presentation förlängs från 15 minuter till en timme så varar inte rampfebern 4 gånger längre.

Vanligtvis brukar den värsta spänningen ha släppt efter de första 3–4 minuterna av presentationen.

18 |

Rampfeber

Av den anledningen kan det vara klokt att i förväg ha förberett just inledningen mycket väl. Träna in de tre första meningarna så att du kan dem utantill. Förbered dig med minnesstolpar eller bilder för att på ett smidigt sätt klara av de första 3–4 minuterna, när ramp­ febern är som värst.

Se också till att de första meningarna är korta. Om de första meningarna är långa, riskerar du att luften inte räcker till för att hålla stäm­banden under kontroll, och detta kan resultera i att det hörs en darrning på rösten. Om du råkar ut för att rösten vibrerar, går det genast signaler upp till hjärnan: Det hörs att jag är nervös.

Hjärnans registrering ökar adrenalinavsöndringen och du blir ännu mer nervös. ­Se därför till att de första meningarna är korta, så att du kan uttala dem med en kraftfull stämma.

Rör på dig Talare som står helt stilla och inte gestikulerar eller rör på sig blir lätt spända. För att släppa på spänningen i musklerna måste du röra på dig. Det är viktigt att du använder dig av kroppsspråket när du pratar. Inte bara för att understryka det du säger, utan också för att reducera muskelspänningen. Om du står upp och pratar kan det kännas bra om du rör på fötterna. Ta några steg åt sidan eller ändra din kroppsställning. Spänningen är en form av energi som måste komma ut på något sätt. Då hjälper det om man rör på sig.

Undvik att sitta ned under ditt anförande. När du står upp bär din röst mycket bättre. Stående kan du också röra dig på ett helt annat sätt.

Det är också bra om du kan slippa stå i en talarstol. Där är möjlig­ heten till frigörande rörelser mindre än om du rör dig fritt på golvet. Ögonkontakt Försök att genomföra presentationen som ett möte mellan två personer. Behandla dina åhörare som individer, inte som en grupp.

Titta på personerna som du pratar till. Titta inte upp i taket, inte på presentationsbilderna, inte i golvet och inte ut genom fönstret. Titta på person­erna som du talar till! Ögonkontakten får dig mer avslappnad. Du känner dig mindre isolerad från publiken. Du får också större möjlighet att själv reagera på deras reaktioner. Genom ögonkontakten får du en direkt feedback från publiken, som du kan dra nytta av.

Att komma av sig En vanlig orsak till rampfeber är rädslan för vad som ska hända om man kommer av sig. Egentligen är det omöjligt att komma av sig eftersom ingen av åhörarna egentligen vet vad som ska komma härnäst. Publiken märker mycket sällan när talaren kommer av sig om han eller hon inte nämner det själv. | 19

Rampfeber

Om du kommer av dig är det bara att vänta tills att du kommer på dig igen. Lättast är det givetvis om du har ett manus eller några stolpar att stödja dig på. Då är det lättare att hitta tråden igen.

En paus här och var stör inte. Tvärtom – åhörarna kan behöva en paus då och då för att låta informationen sjunka in. Om du har svårt för att hitta ­tråden igen kan du be någon bland åhörarna att kommentera det du har sagt. Du kan också ägna tiden till att summera det du har sagt under de sista minuterna. Så småningom kommer du att hitta tråden igen.

Ett knep som faktiskt fungerar om du tappar tråden och inte har en aning om vad du just sagt och vart det skulle leda är att helt enkelt be åhörarna om hjälp. En vädjan till åhörarna att hjälpa till att hitta ­tråden brukar alltid ge resultat. Viljan att hjälpa till finns där reflexmässigt. Åhörarna brukar också lyssna mera aktivt när de förväntar sig att få hjälpa till flera gånger. Men dra aldrig skämtet att du bara låtsades, för att kontrollera om åhörarna följde med.

Sabotage sällsynt En orsak till rampfeber är rädslan för hur åhörarna ska reagera.

Tänk om någon bland åhörarna saboterar min presentation, eller tänk om publiken buar ut mig. Den känslan är nästan aldrig befogad, även om många föreläsare berättar att de brukar drömma på nätterna om att åhörarna börjar prata högljutt med varandra, ställer sig och hoppar på stolarna eller helt enkelt reser sig och går.

I själva verket är det så att åhörarna vill att du ska göra en bra ­ resentation. Om du känner dig osäker, så kommer de också att p känna sig osäkra. Om du känner dig säker, så kommer de också att känna sig säkra. Publiken är på din sida – publiken är din vän.

Kom också ihåg att det inte finns någon anledning till att du ska vara 100-procentigt ansvarig för publikens agerande.

När någon går Någon kan behöva lämna rummet utan att han eller hon för den skull tycker att presentationen är ointressant. Personen kanske behöver gå på toaletten, eller ska hämta barnen på dagis.

Det förekommer att någon deltagare kommer fram i en paus och aviserar i förväg att han eller hon kommer att lämna föredraget vid ett visst klockslag. Detta är mycket hänsynsfullt. Tacka alltid personen för omtanken.

När någon somnar Det är likadant om någon somnar. Ta inte åt dig av detta person­ ligen. Det finns säkert någon anledning till att personen har somnat, något som inte har med din presentation att göra. Personen kanske inte har sovit på hela natten eller har någon sjukdom.

20 |

Rampfeber

Ruskprickar Du råkar säkert någon gång ut för enstaka åhörare som är vad vi kallar ruskprickar. Det är negativa människor som sitter och ruskar på huvudet hela tiden och utstrålar en allmän motvilja.

Vad du än gör, så lägg inte ner ansträngningar på att försöka omvända ruskprickarna, även om det känns väldigt frestande. Det går alltid ut över de andra (positiva) åhörarna. Rikta ditt anförande mot den positiva majoriteten i stället. Det är lättare att få de positiva ännu mera positiva än att minska negativismen hos en ruskprick.

På en kurs hade vi en gång en deltagare som vi på ett tidigt stadium identifierade som en riktig ruskprick. En medelålders kvinna som såg allmänt ­negativ ut, aldrig drog på munnen och ofta skakade på huvudet åt det som sades. Vi bestämde oss för att inte låta oss störas av hennes uppsyn och genomförde kursen.

När kursdagen var slut samlade vi in kursutvärderingarna. Döm om vår förvåning när just denna kvinna satte högsta betyg på allt och dessutom skrev att kursen var en av de bästa hon varit på. Förmodligen var hennes negativa uppsyn en del av hennes personlighet, hon bara var sådan.

Överbrygg rädslan Rädslan för åhörarna har också att göra med de stora och ofta över­drivna krav som vi ställer på oss själva. Det gör ingenting om du misslyckas någon gång. Vad gör en racerförare om han krockar?

Jo, han sätter sig i bilen så snart han kan för att övervinna sin rädsla.

Om du misslyckas någon gång – ta då nästa tillfälle som erbjuds och ställ dig upp och tala igen. Det är tillåtet att göra misstag då och då. Överdriv inte misstagen Överdriv inte dina misstag. Allt behöver inte alltid vara perfekt.

Problem som du själv skapar är ofta inte så allvarliga som du tror.

Se därför på dina eventuella misstag med lite perspektiv. Fråga dig själv vad det värsta är som kan hända om du misslyckas. Kommer du att få sänkt lön, kommer du att förlora jobbet eller kommer du att dö? Troligtvis inte. Inget farligt händer om du misslyckas någon gång.

Kom ihåg att den mest kritiska åhöraren i salen är du själv. De övriga försöker lyssna till vad du säger och fäster sig inte vid små­ saker. Åhörarna märker inte hälften av de svårigheter och fel som du själv är pinsamt medveten om. Ta inte det hela så allvarligt och försök se eventuella problem med lite distans, så kommer du inte bara att känna dig lugnare – du kommer också att lyckas bättre med din ­presentation. | 21

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL­AKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILL­AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR

INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS­ FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR ROT & RUT SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SKOGSÄGARBOKEN SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se

Björn Lundén

handlar om konsten att tala avspänt, engagerande och övertygande inför publik. Det kan gälla en redovisning av ett projekt på ett personalmöte eller en presentation av företagets produkter inför en kund. Det kan vara att du ska hålla ett tal på en festlig tillställning eller att du anlitas som föredragshållare och ska hålla ett anförande i ett svårt ämne inför en stor publik.

Det är mycket att tänka på och mycket som måste fungera för att en presentation ska upplevas som intressant och givande. Den här boken ger dig massor av tips och råd om hur du förbereder och genomför en lyckad presentation, dels när det gäller själva innehållet och upplägget men också när det gäller den tekniska biten med hjälpmedel av olika slag.

Dessutom får du många tips om själva framförandet, exempelvis röst- och talteknik samt kroppsspråk.

UR INNEHÅLLET

Upplägg och pedagogik • Bemästra rampfebern • De viktiga förberedelserna • Att tala i mikrofon • Inledning och avslutning – intresseväckare och final • Publikkontakt • Att informera och övertyga • Frågor och svar • Tekniska hjälpmedel • Röst- och talteknik • Kroppsspråket • Praktiska råd och tips

FÖRFATTAREN

Björn Lundén är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

Presentationsteknik

PRESENTATIONSTEKNIK

BJÖRN LUNDÉN

PRESENTATIONS

TEKNIK

OM KONSTEN ATT TALA, ENGAGERA OCH ÖVERTYGA SJÄTTE UPPLAGAN