de serviciossociales Administraci6n
Beatriz GonzdlezdeArgueta Angdlica Maydn Mena
A rA ADMtNrsrRAct6N
s un procesosocial que lleva consigola responsabilidadde planear y f-t regular en forma eficientelas operacionesde un organismopara lograr f-t prop6sito dado (Brech). -Llun Es una t6cnicapor medio de la cual se determinan,clasificany realizanlos prop6sitosy objetivosde un grupo pa icular (Petersony plowman). Consisteenlograrun objetivopredeterminado,medianteel esfuerzoajeno(Terry). Es prever,organizar,coordinary controlar (Fayol). Es la direcci6neficazde las actividadesy la colaboraci6nde otras personas paraobtenerdeterminados resultados (IsaacGuzmdnValdivia). Esuna disciplinauniversal.Buscael m6ximoaprovechamiento de los recursosmedianteun procesoqueva conducidoal logro de objetivos.La administraci5n existeen la medida en que hay recursos.Es consustancialal individuo; podemosdecir que aparececon 6l y su evoluci6nest6condicionadaa su propio desarrollo. El objeto de la administraci6nesla sociedady 6stase define como la uni6n moralde individuosque en forma sistem6ticacoordinansu mediospara lograr un bien comrin. Es un instrumentoa travâ‚Źsdel cual el trabajadorqocial,utilizandoticnicas racionalurete y recursospuedcayudar a quelos individuosy Ia comunidadrecibanbeneficios del bienestarsocial.
Administraci6n el trabajosocial
298
BeatrizConzalezde Arguetay Angllica May6n
Seconsideraa la administraci6n comounaherramientaquepermitala dinaci6nde los diversosrecursosdestinadosa un resultadofinal. El trabajadorsociales un coordinadorde los diferentesrecursospara ciar alternativasde soluci6n,conel fin de mejorarel nivel de vida de la Administraci6n Objetivos Caracteristicas irtlil
'i
It ,li
Administraci<in
M6todo Principios Procedimientos Satisfacernecesidades individuales y grupales
El individuo buscasatisfacersusnecesidades en sociedada trav6sde mâ&#x201A;Źc3r,:i nismos mosque faciliten facilitenesasatistacci6n, y la actividad proporcionalos ins.,. ins- .-. satistacci6n, actividadque le proporciona trumentos mentosparalograrloesla administraci6n. , ,, Estabusca,precisamente, la obtenci6nde mejoresresultadosa trav6sde li ': " coordinaci6nde recursosparabeneficiode la sociedaden generaly del indivi- .. duoen partjcular.
Caracteristicas
'i
Llnhtersalidad. La aclministraci6n seda en dondeexisteun organismosocial,por' queen 6l existela coordinaci5n sistem6tica de medios(Estado,ej6rcito,emprer ' i' sas,religi6n,etc6ter-a). Especificidad.La admrnistraci6ntiene caracteristicas propiasque le proporcionansu carecterespecffico; no puedeconfundirsecon otrasdisciplinas.
Admitiistraci'n de servicios socia/es
299
Unidadtemporal.La administraci6nesun procesodin6mico en el que todas suspartesexistensimultdneamente. Unidadjenirquica.Estableceque aunquealgunaspersonastienen cardcter social,participanen distintosgradosy dejefesen la estructurade un organismo de la mismaadministraci6n. modalidades ValorinstrumentalEs un medio para lograr un fin; mediante 6ste se busca resultados. obtenerdeterminados de ejerciclo. Seaplicaen todoslos nivelesde un organismoformal. Amplitud Interdisciplinaria.Es afin a todas aquellascienciasy t6cnicasrelacionadas conla eficienciaen el trabajo. propiasde cadaorganismosocialen Flexibilidad.Seadaptanlas necesidades dondeseaplica. lmportancia . Con Ia universalidadde la administraci6nsedemuestraque 6staesimprescindiblepara el adecuadofuncionamientode cualquierorganismosocial. . Simplificael trabajo al establecerprincipios,m6todos y procedimientos paralograr mayor rapidezy efectividad. . La productividad y eficienciade cualquierempresaesti4en relaci6ndirecta conla aplicaci6nde unabuenaadministraci6n. . A travesde susprincipiosla administraci6n contribuyeal bienestardel organismosocial.
y su RELAcT6N Lnnonrrursrn,lct6N coN orRAscrENcrAs y sistematizados Ciencia: esel conjuntode conocimientos ordenados de validez universal en una teor(areferentea verdadesgenerales. fundamentados Tdcnica:conjuntode instrumentos,reglas,procedimientosy conocimientos cuyoobjetivoesIa aplicaci6nutilitaria. lze.' esIa virtud y habilidadparahacerlascosas. Crrrcrns DFt coMPoRTAMTENTo Antropologia Psicologia Sociologia
300
BealtizContilez de Arguetay Angelica
CtrNcrnscuANTtrATtvAs Matematicas Contabilidad Informdtica
CrrNcrns socrArEs Economia Derecho Historia Tiabajosocial La administraci6n puededefinirsecomoun instrumentoa trav6sdel r trabajadorsocial,utilizandoracionalmente t6cnicas y recursos,puedeay que los individuosy la comunidadrecibanlos beneficiosdel bienestarsc Consideramos a la administraci6n como una herramientaque coordinaci6nde los diversosrecursosdestinados al resultadofinil. Usrcncr6r./Htsr6RtcADr LAADMtNtsrmct6N
A traves Historia
II
evoluci6n individuo
da origen
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Se da Desarrollo
forma
.-:. Modo de proouccron
Grupossociales
I
lI
vatores nteoto fisico
Administraci6n _ts,IlCa
301
Adfiintslraci6n de serviciossocil/es
parapropicia recursos de Iosdiferentes El t rabaiadorsocialesun coordinador de soluci6na fin de lograrmejoresnivelesde vida de la poblaci6n . t alternatiuai .v I
ADM|NlsrMTlvo Evorucr6N DrL PENSAM|ENTo
Afro
Pensamientoadministrativo
300a. C. 1500d. c. 1800 1900 1930 1950 1960 1965 1970 1975 1980 1990
Esclavismo Etica protestante Capitalismo Administraci6ncientifica Relacioneshumanas Din6micade grupos Administraci6npor objetivos La organizaci6ncomo sistemaabierto Desarrolloorganizacional Administraci6nsituacional Planeaci6ny desarrollode recursos Administraci6npor prioridades por indicadores Administraci6n Administraci6npor calidad Quiromanciaadministrativa Reingenieriaadministrativa
i995
paracomprary vender,lc seconstituyen Arist6telesdeciaque lasempresas quellevaa hacerdinero. surgecomocienciacon la Revoluci6nIndustrial,ya que La administraci6n pasadel tallerfeudala la industria,la producci6nse haceen serie,y secuent de los recursosse conmayormanode obra.Por estemotivola administraci6n hizoimposible.Es en estemomentocuandosecomenz6a estudiarla adminis traci5nnor 6reas. Los primerospaisesque adoptarona la administraci6ncomo disciplinasor a la administr y Alemania.En 1881losEstadosUnidosconsideraron Inglaterra ci6n como la fuerzay el factor critico de desarrollo.Es la Universidadde Pennsylvania la que estableci6losprimerosestudiossuperioresde la administra y no desarrolladosEr ci6ny su influenciaseextendi6a los paisesdesarrollados formalgs. primeros estudios 1908la Universidadde Harvarddio inicio a los de Monterreyesta de EstudiosSuperiores En 1943el InstitutoTecnol6gico a nivel superior;en 1957lr bleci6en M6xicolos estudiosde la administraci6n UniversidadNacionalAut6nomade M6xicoimplantael primer programadt administraci6n con un enfoquecontable.
302
BeattizConzdlezde Atguetay Angelica
El administradorera unmaximizad.or de Ia eficiencia:se tenia que grado de peffecci6n; ejecutor,tecn6crata,burocrdtico.todo lo res camentey detresde un escritorio, dejandode ladoel equilibriorespecto estarsocial.Hoy en dia el administradortiene la obiigaci6ndeistab equilibrio resQectaa.thletLestatsqc\a,[g <c<rccere\crsnlo dt trabaio. El pnprr DE Hoy DE ros ADMrNtsrRADoBts
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. . . . . .
Promotorde empresas urbanasy rurales Promotor dcl comercioextErior Maximizador Agente de cambiode las estructurasmentalesde la empresa Planificador Disefiadorde estructurasadministrativas
PrrcunsoRrs
1 i"'
I i rf:l t, rl.
ilr l )
Adam Smith, 1,'176. Comenz6a escribirsobrelas necesidades de Iostrabaiadores en Ia industria. JamesMill, 1820.Observ6los movimientoshumanosclurarrtelos procesos industriales.
Exponrrurrs
JosephWharton, 1881.Estableci6un cursode administraci6nde negociosa niveT. sup_e,rior (introduceIa administraci6nen los nivelessuperioresde elucaci6n).,,t HenryMercalte,1886.Hablade la cienciade la administraci6n a la oueiriz6,: equiparable squrparaure con er uon el arre arte (aomlnlstrar (administrarestan belloy complicadocomoel arte). l i:.* CharlesBabbage, l8Tl. Insisti6en quea la administraci6n sele deberiadai un i. enfoquecientifico.Aunado a los estudiosde la divisi6ndel trabaio.en la esoecia-' ,i lizaci6nde la manode obray en lostiemposy movimientos de la produccibn. ;j rl Henry Robinson,1924.Insisti6en que la administraci6n debiaserconsideradacienciay estudiarlacomotal. , ,,.,i lfr a/16- ;^I. 1 o<z i n1 < 'Taylor, Tr ,,t^* Fre<lerick i856-1915. Llamadoel padrede la administraci6n cientifi- ':-'i ca.Invcstig6en forma sistemdtica el trabajodel hombreque procluceriqueza. : Partede la basede considerar que la administraci6n esuniversily seda e; todo lugar.
de serviciossocia/es Administrcci()n
i03
APoRTACIoNES PnrNctPIosDEADMlNlsrRAcl6N 'tiemposY movimientos' ' . Selecci6n de obteros. . Colaboraci6nde los obreroscon la administraci6n' ' ResponsabilidadcomPartida' Mrcmttsrttos DE tA ADMlNlsrRAcl6N . - ' ' ' ' ' ' .
Estudiode tiemposy movimientos' Supervisi6nfuncional' Esiablecimientode un departamentode planificaci6n' Uso de reglasde c6lculoparaahorrar tiempo' Thrjetasde instrucci6nparaobreros' Bonificaci6nPor tarea exitosa' Principiosde excePci6n' de ochoherramientas' Estandarizaci6n clasificarproductos' ' Sistemas(mec6nicos)para de rutasde Producci6n' ' Sistemas . Sistemasde costos. Mecanismo:es la forma en que seva a llegar a un objetivo' Principio:esel resultadode la aplicaci6nde los mecantsmos'
LosespososHilbreh (Francy Liliana)(1868-1924)' Aportaciones movimientosen el tiempo' Aplicaci6ndel cine al an6lisisymejorade secuencias,y del trabajo' Realizanestudiosde micromovimientos trabajo' de Desarrollanun diagramade flujo de lostrabajadores' ideanun sistemade listablancaparacalifiiarlosm6ritos e*ur)r"""nunrudimentarioprocesoadministrativo:deStacanlaimportantambi6nconsideranimportanteal reen la adrninistracion; ciaOeia estadistica del mismo' del trabajoy determinaci6n ftt*uno en la planeaci6n "*ro
304
BeatrizConzilez de Arguetay Ang'lica May6n
HenryCantt(1861-1919) Aponracrolrs La llamadaGrdfica de Gantt para la planeaci6ndel trabajo. Un sistemade bonificacionespor tarearealizada. Da a la psicologiauna granimportanciaen el terreno de las relaciones Considerafundamentalel adiestramientode los trabajadorespara la marchade las emDresa.
Escurus Escuela de lasrelaciones humanas(1920) I Iiii] qi:i:i
t_li' li:l rit:
ll$' i! ' l ,
Surgeen respuestaa la tensiSnnerviosade los trabajadores;uno de sus palesexponenteses Elton Mayo. Investigalos efectosde las diferentes cionesambientales y psicol6gicas en relaci6nconla productividaddel Demostr6la importanciade la cooperaci6ny solidaridadde los grupos,de participaci6nen los proyectos,de que seanescuchados y entrevistadospara poner susoroblemas. Empez6a utilizar 103test psicol6gicospara la selecci6nde personalconsi-l derandosusaptitudespsicol6gicas.Thmbi6nanaliz6el rendimiento de los trabajadoresbajo diferentescondiciones:luz, temperatura,ruido, humedad,etc.; buscalas causasdel aburrimientoque produceel trabajo rutinario. EscueIa estructural ista
Exponentes:RenateMayntz,Ralf Rahrendolfy Amitai Eztioni. Estudialos conflictosque tienenlugardentrode las organizaciones no s6lo comoproducto del antagonismode las clasessino tambi6nde la influenciaque -.,. sobreellos ejerceel medio social,econ6micoy politico. Los analizaen forma I l conjuntay proponereglasque ayudana su resoluci6n. .,,.i. Escuelaconductista PrincipalexponenteAbrahamMaslow(1943).Se dedicafundamentalmente a estudiarla motivaci6nhumana.Sostieneen sustrabajosque Ia conductahumana depende de susnecesidades.
305 de serviciossocra'es trdministraci6n
DELlNDlvlDUo DENtcEslDADts P|RAMIDE
amorproplo sociales seguridad fisiol6gicas
devida'valolascondiciones segfn satisfacen se humanas Lasnecesidades etc6tera' res,princiPios, dinimicade gruPos Escuela
lasbasesde comunldentrodelosmediossobre en.grupos individuo al Estudia iu"t"us deuni6n'cooperaci6n' caci6nformal,informat'"t"'Jio de sistemas Escuela
unaentrad Keil:l1fl:Hlji:x}:"o;:1",ff"ffff es exponente Suprincipar re,qu un pro."to y unasalida' medio. fluido por P"l el Todo macrosistemaestalnlrutuu :'^::.;;;-:," .'n aisladamente,sino que
;;K";r,h,ti,:i:BTil;:,:,$:li{iJ;li',lli"i ffiffi economiam!ndli una integra "'it?.tt*"
delateoriadesistemas' u"iclelenfoque
fscuelade marcmecas bajo Las matem6ticashay que estudiarlas
dos aspectos:
el estudiode rosmo' tiene,como-prop6sito operaciones: de L. Investigaci6n ci"ltttlt^ol, matematicam6sel m6todo (16gica seutiliza delos "-rj"iii8 la mayorpartede ro modelos ot la administraci6n' p""J" pt"J"t"i6n y la comercializaci6n'
306
BeatrizConzilez de Arguetay AngdicaMayâ&#x201A;Źn Msnl
2. Tomade decisiones: el haceralgs esla funci6nbdsicadel administrador, cuandola empresaafrontaproblemas: . . . . . . . . .
Diagnosticarel problema. Obtenci6nde informaci6nsobreel Droblema. Desarrollode alternativas de solucibn. Experimentarcon dichasalternativas. Evaluaci6nde alternativas. An6lisisde restricci6n. Tomade decisi6n. Elaboraci6nde un plan para poner en prdcticala decisi6nelegida. Ejecutary controlarel plan.
Escuela neohum ano relacionista DouglasMcGregor fue su principal exponente.Al analizarlas formastradicionalesde la direcci6nde empresas,se da cuentade la importanciaque tienee.l, hombredentro de la organizaci6n y postuladossupuestos conocidoscomola TeoriaX y la TeoriaY, en lascualescorrelacionalas necesidades (fisicas,psicol6gicasy sociales) y aspiraciones de la emdel hombrecon los requerimierrtos presa,mediantela participaci6nactivadel trabajadoren la elaboraci6nde objetivosverificablesde la organizaci6n,que serviriapara evaluary motivaral propio trabajador. Por lo anterior, se reconocea Douglascomo el principal representantede llamada administraci6npor objetivos. L,ossupuestos de la TeoriaX son: . Los sereshumanospromediosientenun rechazointuitivopor el trabajoy lo evitansi pueden. . Por esterechazohaciael trabajo,laspersonasdebenser presionadas,controladas,dirigidasy amenazadas para que logren los objetivosde la organizaci6n. '. En generalel serhumanoprefiereque sele dirija,evitaresponsabilidades y esconformista. Los supuestos de la TeoriaY son: . El trabajof(sicoy mentalestan naturalcomojugar o descansar.
de setviciossoc/a/es Adninistracion
30
. La responsabilidad, la iniciativa,la creatividad, seencuentranlatentesel todo ser humano. . En la vida industrial moderna,las potencialidadesintelectualesde los se res humanosoromedio se utilizan s6lo oarcialmente.
Losorganismos sociales
Definici6n:grupo de personasque en forma sistem6ticaaportan susesfuerzo paralograrfines comunes. que medianteuna estructurade organizaci6nnece Unidad socioecon6mica paralograr un fin predeterminadosocialmen bajo marcosjuridicos sariaopera te ftil al bien comtn. Caracteristicas: . Tbnerobjetivo organizacional. . Debe existir una divisi6n del trabaio. . Estableceruna jerarquia.
Cnsrrrcnq6N Porsusobjetivos
a) Sectorpriblico:satisfacernecesidades colectivasy politicasdefinidas. b) Sectorprivado:satisfacernecesidades vinculadascon particulares. c) Sectorsocial:satisfacernecesidades de gruposvinculadoscon el trabajo :
El sectorpriblicoseclasificaen: federal(centralizadoy paraestatales), es tatales(centralizadoy paraestatales), municipales(centralizadoy para-est tales). El sectorprivado se clasificaen: lucrativo (pequeno,medianoy grande),n< lucrativo(cultural, recreativo,religioso,etcdtera). Sectorsocial(sindicatos, cooperativas, ejidos.etc6tera). Sectorecon6mico: c) Agropecuario(pesca,ganaderia, agricultura,silvicultura). b) Industrial(transformaci6n de la materia). c,) Servicios(ttrrismo,salud,transporte).
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BeatrizConzilez de Aryuetay AngelicaMay6n
Porsu formajuridica a) Sociedadesmercantiles. b) Sociedadesy asociaciones civiles, c) Descentralizaci6n. Al crear un organismosoeialesimportante tener en cuenta: . . . . . il:
I i'irir i ij'
'l li:il
r lt l r , il i'
l lii', ll
Obtener utilidades. Perpetuarseo subsistiren el tiempo y crecer. Proporcionarbieneso serviciosa la comunidad. Obtener bienestary darlessatisfacciones a su personal. Ayudar a[ crecimientoy desarrolloecon6micodel pais.
Un organismosocialnacede la iniciativadel hombre que se una unidad social,y finalmentede operary obtenerresultadospara el Naceen nn tiempoy lugar,por lo que debebuscartambi6nsu crecimiento,bienestara su entorno;entendiendoa 6stecomo todo le rodea. Productividad.Es el cocienteentre los insumoso costosy los beneficios se logran. El organismosocialseconstituyecuandouna personadetectauna socialque puedesersatisfechacon bienesy serviciosque produzcael Productividad= Bienesy servicios producidoso vendidos y beneficioslogrados. Medios o factoresutilizados. Productividad=
Productividad=
Productividad:
= Beneficios - Costo * Beneficios = Costo + Beneficios Costo
de serviciossociales Administtaci6n
Prccesoadministrativo a trav6sde los cualesseefecttia Definici6n:Conjuntode faseso etapassucesivas mismaque se interrelacionay forma un procesointegral. la administraci6n,
Pcnsadores IsaacGuzmdnValdiviaconsideracincofuncionesque forman el procesoadmiiristrativo:planeaci6n,organizaci6n,integraci6n,direcci6ny control. .: Jos6Antonio Fern6ndezArena sefialaque existentres etapasdel proceso administrativo:planeaci6n,implementaci6ny control. , Terrymencionaque son cuatro etapaslas que integran al procesoadministrativo planeaci6n,organizaci6nejecuci6ny control. Fayolhacemenci6nde que son cinco las etapasdel procesoadministrativo: previsi6n,organizaci6n,comando,coordinaci6ny control. ReyesPoncesefralaqueexistenetapasparaadministrar,divididasen dosfases: Mecdnica:previsi6n,planeaci6n,organizaci6n,nos indica c6mo debenser lascosas. Dindmica:integraci6n,direcci6n,control, nos indica c6mo maneiarde hechoa los hombresy los bienes. Estadivisi6nserefiere a lasformasde estructurary de operar un organismo social. Para nuestro estudio del procesoadministrativotomaremoslas fasesque --) seialaReyesPonce,debidoa que esmdscompletosu enfoque. Previsi6n.Respondea la pregunta rlqu6 se puede hacer?Implica ver mds all6.Paraestafasese debe tomar en cuentalo siguiente:investigar,recolectar antecedentes, estableceralternativaspara el logro de objetivos. Planeaci1n.Respondea la preguntaequ6seva hacer?Fijar el cursodefinitivo de acci6n(objetivos.politicas,programascon metas,presupuestos). Organizaci6n. Respondea la preguntaic6mo,conqu6seva a hacer?,[qui6nes?Como puestosmasno comopersonas. Sedebentomar en cuentadosasDectos:
Estructura
Funciones y responsabilidad. Jerarquia. Niveles. Puestos.
310
BeauizConzAlezde Arguetay AngelicaMayen
Su fin esclarificaraui6n debeefectuarlas actividades.
Sistemas
Procesos. Procedimientos. M6todos.
Sufin esclarificarqu6,ion quey c6modebenefectuarsdlas tro dol organismo social.
;;:l
l:i,iii tiil;'1
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:ltlr; ili' ii. ii . ,4 |
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Integraci6n.Respondea la preguntaicon qu6 seva hacel?,icon Como personas,serefiere b6sicamentea la obtenci6n,composici6n, ci6n de todoslos elementoshumanosy materialesde acuerdoa los para el funcionamiento minadosen la planeaci6ny la organizaci6n que se de todas las actividades realicendentro del organismosocial ( instalar,seleccionar,operar,inducir, mantener,adiestrar,reponercosas; citar,desarrollarpersonas). Direccidn.Seva a encargarde ver que se haganlas cosas.Se debe cuentalo sisuiente: Comunicaci6n:Con el fin de dar a conocerlos obietivos teados,politicas,programas,estructura, cetera. Autoidad: Ejercer autoridad para que no existandesviaciones. gar autoridady compartir responsabilidadcon el fin de lo: grar los objetivoseficientey eficazmente. Supenisar: Consisteen ver la forma en que se realizanlas cosas. Control: Respondea la preguntaequ6resultadosse obtuvieron? Disefio: iMedios de control? Implantaci6n: cQu6 datosse obtendran? Andlisis: ZC6mosevaloranlosresultadosy elementosprincipalespara incrementarla productividad?
PnrrcrprosDErpRocEsoADMrNrsrRATrvo
:
Principios dela planeaci6n 1. Precisi6n.La elaboraci6nde planesdeberegiracciones concretas. 2. Flexibilidad. Todoplandebedejarmargenparaloscambiosquesurjande este.
r:
Administtaci'nde servicrossocia/es
311
Unidad. Los planesdebenser de tal naturalezaque puedanestar coordinadose integradoscon el fin de formar un plan. Continuidad.La programaci6nno tiene fin en el tiempo; puede haber cambios,pero la nlcesidadde obtenerel m6ximorendimientono desaparece16. Previsi6n.La planeaci6ndebe tener por objeto orientar la conductade los organismoshaciaadelante.
Principiosde la organizaci6n 1. Especializaci6n.Cuanto m6sse divide el trabajo, se obtiene una mayor eficiencia,Precisi6nY destreza. 2. Unidad de mando.Paracadafunci6n debeexistir un solojefe' 3. Equilibrio de direcci6n.Control a cadagradode la delegaci6npara asegurar la unidad de mando. 4. iutoridad/Responsabilidad.La autoridadse delegay la responsabilidad secomparte.
Principiosde Ia integraci6n 1. Integraci6nde cosas.Allegarsetodo lo necesariopara cumplir con las funciones. cualquier Los hombresque han de desempefrar 2. Integlrci6nde personas. adepara desempeffarlas minimos los requisitos funii,6n rteberdnreunir cuadamente.
Principiosde la direcci6n del grupoy aun los individe inter6s.Adecuarlos intereses 1. Coordinaci6n dualesal logro del fin comfn. de mando.La autoridadqueuna empresadebeejecutar, 2. Impersonalidad de todo organismosocial,que m6i como un productode una necesidad de la voluntaddel que manda. los conductospreviamenteestablecidos' 3. Via jer6rquica.Debenseguirse
I3
y An+elicaMayenMena BeatrizConzelezde Ar+ueta
3't2 Principiosde control 1.
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{ .i Del car6cteradministrativodel control. La funci6ndel control es la respuestaal principio de la delegaci6n,por lo que tiene un cardctermeraj menteadministrativo. De los estdndares.Fijaci6n de estendaresprecisosy cuantitativos. 1 De la excepci6n.56lo deberii usarsecuandola justifiqueel trabajo(controlesinnecesarios), el prop6sitodel controles,pues,vigilarel cumplij miento de los objetivosorganizacionales. , . El trabajadorsocialcomo administradorde un dppartamento, servicioi capacitarseconti-1 u oficina, debe buscarla excelenciade su desempefio, nuamentesobre los riltimos adelantosde la cienciaadministrativa;ests desarrollardsu inteligencia,su capacidadanaliticay critica para la toma de decisiones. La misi6n.El trabajadorsocialcomo administradoridentificay participa. en la elaboraci6nde la misi6n de Ia empresao instituci6n,ya que 6stas que poseenautosonalgo m6sque estructurastdcnicaso administrativas ridadjuridica, que no s6lo estableceobjetivos,sinola misi6nde la organizaci6nque enunciesu principal raz6nde existir.Es identificarla funci6n que cumple en la sociedad,su car6ctery filosofiab6sica. Reflexionarque la principal virtud de un pensamientoclaro y conscientea la misi6nde la instituci6no empresa,consisteen conocery poder articular los objetivosy valoresque contribuyana lograry sosteneren un continuo la integridado unificaci6nde la organizaci6n. Cuando no se tiene clara la misi6n el trabajadorsocialadministrado tiende a dejarsellevar por el oportunismo,desperdiciode recursos,en una palabra,no avanzala organizaci6n. El desempenodel trabajadorsocialadministradorque se sitriaen un niveljerdrquicodentrode la empresao instituci6ndebeteneren cuenta estascaracteristicascentrales.
. . . . . . . .
Sabequ6 trabajo se hace. C6mo se hace,para qu6 sehace. Tomadecisionespara poner de relieveciertosaspectos de trabajo. Selecci6nde tareasy delegaci6nde las mismas. Desarrollaal personal. Convertirseen un experto. Comparteel trabajo. y priblicas.. Participaen las actividadesorganizacionales
socia'es Adnini5traci6nde servicios
313
. Debe conocerlimitacronesde recursos,restriccioneslegalesy sindicales' ubicaci6nfisica. en especialel grado en el que est6defini. i"rtri""lon", organizacionales, do el trabajo de la unidad que dirige' de exigencia'restricThlesdiferenciastiendena plantearalgunas.semejanzas an6logosy para Ios supuestosen un cionlsy aeci$onespara puestosen,niveles eradocomparablede espectaltzacton' dos aspectrabajadorsocialadministrativose distinguenen "' ;t;;;'J;;;el en el que grado jerarquia' y el ,orf.tttiu."nrul"s: el nivel que ocupanen la estdnesPecializados.
Er meruull Dt oRcANlzAcl6N de un manual generalde organrzaEn este apartadose describeel contenido que pudieran presentarsepara maci6n,ya que este casoincluyelas variantes nualesm6sesPecificos.
Identificaci6n primer t6rmino' los siguientes El manual de organizaci6ndeberdindicar' en datos: o unidad m6dicaa que se refiere' ' Nombre de la dependencia . iiirlio y del manual(generalo especifico)' "*t""ri6n que comprende ' Niveleijer6rquicos elaboraci6n' de fecha ' Lugar Y . Ntimero de revisi6n,en su caso' de su elaboraci6n' . Autoridadesresponsables ' Cantidadde ejemplaresrmpresos'
rE 1
314
BeatrizConz|lezde Atguetay Ang'licaMay6n Mena
indice Es una relaci6nde los capitulosque constituyenla estructuradel documento. lntroducci6n
iI
rrl:
Contieneuna explicaci6nacercade lo que es el documento,de la ocasi6nen que se elaborao se efectriala riltima revisi6n,de los prop6sitosb6sicosque ss pretendencumplir a trav6sde 61. Ademds,inciuye informaci6n sobre el 6mbito de su aplicaci6n,a qui6n va dirigida, c6mo seusardy c6mo y cudndosehariin las revisionesy actualizacio. nes.Convieneque tengaun mensajey la autorizaci6nde la m6s alta autoriddt. del 6reacomprendidaen el manual.
. 'iii
i! l:ri
Atribuciones
lii' '
.:; Esteapartadoconsisteen una transcripci6ntextualy completade las facultades ll conferidasa la dependenciao unidad de acnerdocon las disposicionesque dan basea susactividades.Debe sefralarseel titulo completode los ordenamientos y capitulos,artfculosy texto de 6ste,en su caso.
ii,t
lli
EstructuraorgAnica Serefierea una descripci6nordenadade losprincipalescargos,de la dependencia o unidaden funci6nde susrelacionesdejerarquia.Es convenientecodificarla en tal forma que seaposiblevisualizargri{ficamente los nivelesde jerarquiay las relacionesde dependencia;la descripci6nde la estructura org6nicadebe correspondera su representaci6ngrrificaen el organigrama,tanto en lo referente al titulo de las dependenciaso unidadescomo a su nivel jer6rquico y al orden de su presentaci6n. Funciones Esteapartadocorresponde a la descripci6n de lasactividades inherentesa cada uno de los cargoscontenidos en la estructuraorgdnica,que le permitencumplir con susatribuciones.
31 5
sociales Adninistraci6nde servicios
Es recomendable: en el aparta. Que los titulos de los 6rganosseanlos mismosque sesefialan do de la estructuraorg6nica en la estructura tunci'onessigael orden establecido ' Que la descripci6nde
ors6nica. verbo en tlempo . Qie la descripci6nde Ias funciones se inicie con un infinitivo.
Organtgrama org6nicay debereflejar'enforma gr6ficadela estructura Esla representaci6n relaquela.c6mponen vsusrespectivas r" ;J#";'#;i;;;;i"?3-"i" autoride lineas ""'g"s decomunicaci6n' cJesTormales ciones,nivelesjer6rquicos, dad,supewisi6n Yasesoria' Descripci6nde Puestos parar1l deorganizaci6n 5l"": Esteapartadoserefiereal casodeun manual orgamdela estructura componentes los pu.ti""lut, ffi;t;;;td;; "uundo especificos' a puestos * a" et," corr"rpoi-tdun deorganizaci6n; "u ;l J" rja''"" ;i;t"j" enunaestructura
il.;;';;li necesarros "rJ"a de activiiadesyte.:::n:::lltttt est6integradapo. on "ott1ut"o puestopuedetenerua o u1.l:ltu'ut' ;"abo. Un ;;;lffi;il' puesto est6 integrado normalEl contenido bdsicode rrna i"rc.ip"ion de mente Por:
y su ubicapuesto'que indica el nombre del mismo ' La identificaci6ndel ci6n dentro de la estructuraorgamzauva. bdsicao gen6rica' . La definici6nd"r prr"rto,tu.uiEn conocidacomofunci6r o dea^""t*inadas igualmenteresponsabilidades ' Las funcionesp.i""'pa"t, importantes' m6s delas actividades beres,y que cons"ten las facultades "ni"s"'ip"iones t"tordinados' i""'tot ' La autoridad, ao"o" '"jiai"I"'io' asunto' de linea relaciones sus asicomo para aprobaro d""ial'.'oC'-t uglin
. #:;:::*l.x:ii""'Jili'"*'u"
dela dentro unidades v puestos conotras
fueradela misma' it.irit.iot, asicomolasquedebarealizar
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BeatrizCanzAlezde Aryuetay Ang1licaMay6n luena
Recomendaciones adicionales Esimportante enesteapartado tenerencuentalo siguiente: de rospuestossolamente ' convienerealizarradescripci6n si er sistema
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trabajo se encuentralo suficientementeavanzadocomo Dara estat6cnica,o si sevan a hacerreformasadministrativas que la implantaci6nde un sistemade personalbasadoen la deicripci6ny luaci6nde los puestos. . Es convenienteIa coordinaci6nestrecha de la Jefaturade Supervisi6nM6dica y de la Jefaturade la dependenciao director unidad,cuandola aplicaci6nde la descripci6n de los puestosest6er
daa la implantaci6n deun sistemade anilisisy eval"uciOn aepuesios.'1 . Debidoa que.lasdescripciones depuestos contienen informaci6n muydeli llada,resultainconveniente incluirlasen un manualgeneralde
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Mlrunr DEpRocEDtMtENTos
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Los procedimientos t6cnicos,m6dicoso administrativos son un conjuntode operaciones ordenadasen secuencia cronol6gicaque precisanla forma.irt"_ i i mftica de hacerun determinadotrabaiode rulina.contiine la descripci6n de lasoperaciones que . .El manualde procedimientos debenseguirseen la realizaci6n de lasfuncionesd'euna entidad,de doso m6s de ellas.Incluyeadem6slos puestoso unidadesadministrativas que intervie_ nen,precisando susresponsabilidades. Puedencontenerinformaci6ny ejemplosde los formulariosautorizados o documentos necesarios, aparatos, instrumentos o equipoa utilizary cualquier otro dato que puedaauxiliaren el correctodesarroll,o de lasactividades. ldentificaci6n En esteapartadose incluyenlos siguientes datos: . Nombrede la dependencia o uniclad. . Nombrecompletodel o losprocedimientosque a serefiereel manual. . Nombrede la unidadcoordinadora cuyafunci6nbzisica corresponda a los procedimientos senalados.
de serviciossocia/es Adrninistraci6n
. . . .
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de losprocedimientos. Nf merode identificaci6n Lugary fechade elaboraci6n. de su elaboraci6n. Responsables Cantidadde ejemplaresimpresos.
indice la estructuradel documento. Esunarelaci6nde Ioscapitulosqueconstituyen !ntroducci6n Suobjetivoes aclararleal usuariodel manuallos puntosque contiene el docuquesepretendencumplira trav6sde 61.Ademds, b6sicos mentoy losprop6sitos incluyeinformaci6nacercade losdestinatariosdel manual,c6moseusa16,c6mo y cu6ndose har6n las revisionesy actualizaciones. que contengala autorizaci6n de la miiximaautoridadde las Es conveniente el manual. en 6reascomprendidas
Objetivode losprocedimientos del prop6sitoque se pretendecumplir con los Debeconteneruna explicaci6n procedimientos. Areasde aplicaci6n o unidadesm6dicas Esteapartadocontieneuna relaci6nde las dependencias y precisa de susrespectiprocedimientos la delimitaci6n queintervienen en los de dichasrelaciones debellevarsea cabo vasresponsabilidades. La presentaci6n en el ordenen que intervienendentrodel procedimiento. Politicas de los distintoseleA fin de facilitarel cumplimientode lasresponsabilidades esnecesario dede losprocedimientos, en e! desarrollo mcntosqueparticipan generalesque terminaren formaexplicitalaspoliticas,criterioso lineamientos a sin tenerque consultarconstantemente Iespermitanrealizarsusactividades losnivelesjerdrquicossuperiores.
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BeatrizCanzAlezde Ar|ueta y AnBelicaMaydnMena
Descripci6nde /asoPeraciones En estecapitulosedebenpresentarpor escrito,en forma narrativay secxencial, cadauna de las operacionesque hay que realizardentro de un procedimiento, explicandoen qu6 consisten;cu6ndo,c6mo,con qu6,d6ndey en curintotiempo de su ejecuci6n' sehacen,seialandolos 6rganosresponsables general,y por lo mismo coni! sea procedimiento del la descripci6n Cuando la dependenciao unicada operaci6n para indicarse prendavarias6reas,debe dad m6dicaencargadade su ejecucion. Si setrata de una descripci6ndetalladadentro de una dependenciao unidad debeindicarseel puestoresponsablede la ejecuci6nde cadaoperaci6n'Es convenientecodificai las distintasoperaciones,de manera que se facilite su comprensi6ne identificaci6nairn en los casosde variasalternativasen una misma operacion.
rii Formularioso impresos i
Lasformasimpresasque seutilizan dentrode un procedimientodebentambi6n formar parte del manual,ya seaintercal6ndolasen el procedimientoen que se originan o incluy6ndolascomo ap6ndicesdel mismo. En la descripci6nde las opJracionesque impliquenel usode formulariosdebenhacersereferenciasprecisasde 6stos,utilizandopara ello indicadores. Diagrama de fluio I-osdiagramasde flujo representanen forma grdficala secuenciaen que serealizan lal operacion"i de .rn determinadoprocedimientoy el recorrido de las formaso di los materiales.Muestranlas dependenciasadministrativas(procedimientogeneral)o los puestosque intervienen(procedimientodetallado)para cadaoper-aci6ndescriti y pueden identificar,adem6s,el equipo que se utilice en cadacaso. serecomiendael uso de simbolossimplifica' Parafacilitarsu composici6n, de dos,talescomolos utilizadosen los diagramascon siluetasrepresentativas repreclya disposici6n personas,formas,materiales,equipoe instalaciones, de los implementosde fisica y ubicaci6n operacionaies sentelos recorridos trabaio.
socia/es de servicios Adninisttaci6n
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de trabaio LosPrcSramas . Introducci6n. . concepto. . ObjetivoYaPlicaci6n' para la elaboraci6n de programas . Fases . . . . . .
Definici6ndel Problema' Determinaci6ndel objetivo' Determinaci6n del alcance' Determinaci6nde las actividadesy tiempos' Estimaci6nde recursosy asignaci6nde responsabilidades' Integraci6nde programasde trabajo'
Objetivo de la Pl|tica los elementosnecesariosparaelaHacerque los participantestenganpresentes trabajo que faciliten el control borar con criterio no*og"n"oi?t p"og*-ut de y ejecuci6nde los proyectosasignados' Introducci6n d1]1s nroVectosasrgnaDentro de la planeaci6nseencuentrala programaci6.n o varios programasde trabajo' dos. Los proyectospueden realizarsecon uno a desarrollarse'politicaso deoendiendode su magmtud,importan"ia' tiempo lineamientosa seguir. Fasesparala elaboraci6nde programas de trabaio Definici6n del Problema' Determinaci6ndel objetivo' Determinaci6ndel alcance' y tiempos',. Determinaci6nde las etapas,actividades (organtzacton responsabilidades de Estimaci6nde recursosy asignaci6n del Programa). de trabajo' ' Integraii6n del programa ' Automatizaciones'
' ' ' . .
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BeatrizConzelezde Arguetay Angâ&#x201A;Źlica
Programade trabajo Definici6n:Son recursosde acci6ndetalladosque selialanlos pasos y lasactividades que habr6nde realizarse paralograrlos objetivos,it secuenciacronol6gicay los tiemposde duraci6nde dichospasosy activi Objetivoy aplicaci6n:planearun trabajodeterminadoa ioda funci6n. dad o proyecto. Definici6n del programa:darsecuentadel problema,ver con mular diagn6sticosreales. . Ver con claridad. . Investigaci6n. . Premisa.
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Definici6n del objetivo: es el t6rmino usado comtinmentepara final de un programa administrativoy se define como el fin que se alcanzat. Los objetivosforman una red de resultadosdeseadosque deben cionarsey presentarseapoyomutuo. Determinaci6nde objetivos:conocerla importanciaque tiene Tipos: . . . . . . .
Individualesy colectivos. Generalesy particulares. B6sicosy secundarios. A corto, medianoy largo plazo. Generales. Especificos. Complementarios.
Pasosa seguirpara la elaboraci6n de objetivos ' Sedebeiniciar la redacci6ndel mismo con un verbo de acci6nen infinitivo (proporcionar,dar a conocer,establecer,normar, indicar, etcdtera). . Especificar el resultadoclaveque seva a conseguir. . Determinar una fechalimite para su cumplimiento. . Debe ser lo mi4spreciso,medibley verificableposible. . Mostrarsecomprensiblepara quienescontribuyana su logro.
de se/'vlcios Admtnistracion soc,a/es
. . . .
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Definirsecomorealy alcanzable. uonsecuente conpoliticasy pr6cticasb6sicas de la institucr6n. Debeacordarse entresuperiory subordinado. Registrarsep_orescritoy ionsultirse peri6dicamente tanto por eljefe como por el subordinado.
Determinaci6nde las etapas,actividadesy tiempos En estafase se definen Ias etapasy actividades,y la duraci6n de cada una de ellas,asicomosu secuencia. Aqui escuandoserealizael cronograma,d6ndose una secuencial6gicapara todaslas actividades. Estimaci6nde recursosy asignaci6nde responsabilidad . Organizaci6n del programa. . Dependencias responiables de su ejecuci6n. . urganosque operenen el desarrollodel programa. ' Enunciarraformaen quehabrdnde ru, u"tividades determinadasestableciendoproductos,formas"1.",ituri. je ."gi.tr;t.l;.u (m6todos). Personal . Enumeraci6n del personalqueserequeri16 parael desarrollode lasactividadesprevistas. . Determinaci6nde las funcionesa realizary formaci6n oe grupos previa selecci6n. . Adiestramientodel personal que va a colaborar. Recursosmaterialesy tecnicos Losrecursosmaterialessonereasde trabajo, vehiculos, papeleria,maquinaria, equipode oficina,etc6tera. Losrecursos t6cnicos sonmanuales, circulares, Ieyes, politicasa seguir,acuer_ dose instructivos.
32?_
B-at z Lonzitez de ALguefd), ,\rgdi( a
Financiamiento
. Presupuesto,plan de obtenci6nde fondos,manejo de fondos, presupuesto,comprobaci6ndel mismo. Elementospara elaborar los programas de trabaio y seguirsu desarrollo . . . . { ! ;:
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' . . . . '
Finalidad (objetivo). Etapa (lo que debehacerse). Actividades(c6mo debehacerse). Secuencia. Tiempo de duraci5n. simultdneas Operaciones Recursosnecesarios(humanos,materiales,t6cnicos). Elasticidad(de acuerdocon las circunstancias). Autorizaciones. Seguimientoy control.
para su elaboraci6n Reqursitos . Contarcon unavisi6npanor6micade la realidad(definici6ndel problema). :..:i ,;': . Conocerlo que se necesitao quiere (objetivo). . Saberel tiempo con el que se cuentapara llevar a cabo el trabajo (re' ';'i1 'i:i cursos). .t._l
Metodologia . . . . .
Levantamientode informaci6n(campo,documental). A;rrilisisde la informacior.. Diagn5sticosituacional. Disefiode propuestas. Pruebapiloto. y autorizaci6n. Ajustes ' . Implantaci6n.
Adnlifii5itac'!6a de tervicios sorciaie.t
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Cronograma
y controldeactividade seplasmaenunagr6ficadeprogramaci6n El programa conios datossiguientes: . . . . . . .
Nombrey clavedel proyecto. Areas asignadas. Descripci6nde actividadespor etapas. Fechade inicio y terminaci6nde cadaactividady etapacorrespondiente. Espacioparagraficaravances. Participantes. Firmasde autorizaci6n.
Integaci6ndel programade trabajo(contenido)
Antecedenteso introducci6n. Obietivo. Alcance. Metodologiao etapasa desarrollar. y responsabilidades. Participantes tiempc de duraci6n'inicioy t6r(metas,etapas,actividades, Cronograma mino). Hoja de autorizaci6n.
BrsrrocRAril
administrativo,PrenticeHall, M6xico Cr.tupn, S. GeorgeJr.,Historiadelpensumiento 1994. Csrevsuaro, lntroducci6na h teoriageneralde la administraci6n,McGraw Hill, Mdxi' co, 1986F tvot,Her,ry,Administraci6nindustria!y generaldeMexico,Herrero Hetmanos,M6xi' co, 1998. Limusa,M6xico, 1995' F. Vierrili (conip.),(iltisicoen aciministracion, HAI{wcroD,
Mdxico y Roonicuez, Fundanrcntosde administraci6n,lnteramericana. HERNANDEZ 1985. Lecturasrle admin.istlaci'n,'rolitfienes1y 2, nce',UNAM,Mexico, J984.