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ESTUDIO TÉCNICO
La manera de llevar a cabo la elaboración o producción del bien o servicio objeto del proyecto, los recursos necesarios y la combinación de éstos entre sí, es lo que determina el estudio técnico. Provee de información valiosa respecto a los gastos a incurrir durante la vigencia del proyecto.
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Consideraciones previas
Concluido el estudio de mercado, una vez determinada exactamente la necesidad a satisfacer y definidas apropiadamente las características del bien a proveer, el siguiente paso es determinar la tecnología a emplear en su elaboración y los procedimientos necesarios, tanto técnicos como ambientales y administrativos, para dejar el producto en condiciones de ser consumido con las condiciones de calidad originalmente establecidas. El objeto del estudio exhaustivo de este componente es asegurar tanto la viabilidad técnica y ambiental del proyecto como los costos de elaboración en que se incurrirá durante la producción. El estudio técnico provee de información económica al analista del proyecto. La función de producción se refiere al conjunto de factores combinados y necesarios para la elaboración de ciertas cantidades de un bien determinado. El cálculo del costo de dichos factores (operativos, mano de obra, insumos diversos, reparaciones, mantenimientos y gastos de oficina), compete al componente técnico de los proyectos. El proceso de producción es aquel a través del cual se opera la transformación de materias primas e insumos en productos, mediante la utilización de una tecnología. La tecnología implica conocimiento y equipamientos específicos aplicados para aumentar la productividad de las labores. En la actualidad es posible obtener en plaza una variada gama de alternativas, corriendo por cuenta de los analistas del proyecto la selección de la opción más apropiada. Los criterios de selección de las variantes se basan en criterios económicos, financieros y ambientales. La capacitación de los recursos humanos y la aplicación de capital en la compra de tecnología apropiada son las variables de incremento de la productividad. Toda actividad económica implica un procedimiento de elaboración que supone el costo de producción del bien. Los gastos del proyecto se determinan durante la elaboración y su preparación y los procedimientos que conlleva implican la oportunidad de ajustes significativos al resultado del proyecto. El proceso determina la cantidad de mano de obra a ser empleada, la cantidad de insumos que se requieren, los gastos operativos, los gastos administrativos, las reparaciones, mantenimiento y costos derivados del componente ambiental. La definición de los procesos permite evaluar si los factores de producción están correctamente vinculados o identificados. Este primer paso permite asegurar que el
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procedimiento logra lo que finalmente se pretende. Presenta un panorama de por qué el proceso existe, qué función desempeña y qué recursos utiliza. El formato gráfico (como el ejemplo que se presenta más abajo) hace fácil apreciar discrepancias y cómo ajustar las mismas. Es importante mantener el análisis claro y sencillo, pues es muy fácil y muy común caer en niveles de detalle innecesarios. El procedimiento tiene los siguientes pasos14: 1) Identificar procesos a ser definidos. 2) Listar todos los proveedores y clientes. 3) Enlazar la producción a los tipos de clientes y hacer una tormenta de ideas acerca de sus necesidades. 4) Identificar insumos y enlazarlos a los tipos de proveedores. Hacer una tormenta de ideas de nuestros requerimientos. 5) Identificar cualquier control relevante al proceso y los recursos necesarios.
La técnica del flujograma consiste en el segundo paso de la exploración y análisis de cómo se trabaja en el procedimiento. Lo principal para poder utilizar esta herramienta es la familiarización con los símbolos relevantes. Es una herramienta lógica y concisa para lidiar con la complejidad de procesos y de fácil interpretación y entendimiento. Confeccionar diagramas de flujo es una buena disciplina que permite una mirada al proceso para entender su lógica de una manera detallada. A continuación se presentan los símbolos usuales en un diagrama de flujo (o flujograma):
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Es importante mantener los elementos del flujo al mismo nivel de detalle. Téngase en cuenta la escala del gráfico, pues procesos muy largos son muy difíciles de validar y controlar sin volver a dividirlos en unidades de menor complicación. El procedimiento para realizar un flujograma consta de los siguientes pasos15: • Decidir los puntos de comienzo y fin del proceso. • Listar en secuencia todas las principales actividades. • Aplicar los símbolos para crear el flujograma. • Chequear con precisión trazando diferentes escenarios o circunstancias y probando el funcionamiento. Añadir cuantos enlaces fuesen necesarios. Aplicando los símbolos al ejemplo anterior de producción láctea, se tiene:
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La secuencia de análisis de procedimiento consta de los siguientes pasos: 1. Análisis de las principales actividades (definición de procesos). 2. Desagregación de etapas de los procedimientos (diagrama de flujos). Una vez conocida las secuencias operatorias más importantes del proyecto, se determina en cuál de ellas serán necesarios equipos y de qué especificaciones. Es importante tener en cuenta que, cuando cualquier proyecto es menos dependiente de la voluntad humana para la realización de trabajos operativos, mayores son las posibilidades de éxito del emprendimiento. Actualmente existen variadas alternativas tecnológicas de solución para cada una de las cuestiones que vayan apareciendo. La metodología más fácil de implementar es la que se fundamenta en criterios económicos (incluyendo el costo del componente ambiental) y es conocida como análisis de costo-beneficio.
Costo Beneficio Alternativa A Costos Año 1 Año 2 Directos 1.000 1.100 Indirectos 200 220 Costos Acumulados 1.200 2.520 Ingresos Ventas Ingresos acumulados
Costo Beneficio Alternativa B Costos Año 1 Año 2 Directos 1.000 1.100 Indirectos 280 285 Costos Acumulados 1.280 2.665
Año 3 1.200 230 3.950
Año 1 1.400
Año 2 1.540
Año 3 1.700
1.400
2.940
4.640
Ingresos Ventas Ingresos acumulados
Año 3 1.200 290 4.155
Año 1 1.425
Año 2 1.500
Año 3 1.650
1.425
2.925
4.575
Los componentes más relevantes del costo son: consumo de materias primas y materiales, utilización de mano de obra, mantenimiento, gastos fabriles en general (energía, combustible, etc.). El costo fabril definido debe compararse con la capacidad de producción y con el monto de la inversión. Determinación de las inversiones en activo fijo. Las necesidades de infraestructuras del proyecto se determinan en este apartado y las mismas se refieren a las inversiones necesarias para adquisición de terrenos, construcciones, remodelaciones y otras obras complementarias, como las relativas a la mitigación del impacto ambiental. La necesidad de obras físicas se expone en un cuadro del tipo presentado a continuación:
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DESCRIPCIÓN
UNIDAD CANTIDAD DE MEDIDA Terreno Hás. 35 240 Galpón ordeñe m2 Vivienda/Oficina m2 100 Pasturas Hás. 30 Vivienda/Oficina m2 100 TOTAL INVERSIONES EN OBRA FÍSICA
COSTO UNITARIO 2.000.000 100.000 500.000 1.000.000 500.000
COSTO TOTAL 70.000.000 24.000.000 20.000.000 30.000.000 20.000.000 144.000.000
VIDA ÚTIL DEPRECIACIÓN ANUAL 10 años 2.400.000 20 años 1.000.000 5 años 6.000.000 20 años 1.000.000 3.400.000
La determinación del conjunto de equipamientos y maquinarias necesarias de adquirir para llevar a cabo los procesos de producción, se estudia a través del análisis de los equipos. Los equipos necesarios para un proyecto se describen según la siguiente planilla:
DESCRIPCIÓN Camioneta pick up Equipo de ordeñe Equipos de enfriado Auxiliares de ordeñe TOTAL EQUIPAMIENTOS
COSTO INICIAL 30.000.000 10.000.000 10.000.000 5.000.000 55.000.000
VIDA ÚTIL (AÑOS) 5 5 5 5
DEPRECIACIÓN ANUAL 4.000.000 2.000.000 2.000.000 1.000.000 9.000.000
VALOR DESECHO 10.000.000 1.000.000 1.000.000 500.000 12.500.000
Otras inversiones a prever, según la naturaleza del trabajo, son: DESCRIPCIÓN Lecheras en producción Vaquillonas Vaquillas de 1 año TOTAL OTRAS INVERSIONES
UNIDAD DE MEDIDA Cabezas Cabezas Cabezas
CANTIDAD 30 30 30
COSTO UNITARIO 2.000.000 1.300.000 700.000
COSTO TOTAL 60.000.000 39.000.000 21.000.000 120.000.000
La mano de obra directa u operativa. La determinación de su valor tiene dos facetas, una de ellas corresponde al aspecto económico, la otra a la temporalidad de la mano de obra de operación. El análisis de este rubro consta de dos tablas. El cronograma de contratación de mano de obra directa y el monto de los salarios más las cargas sociales.
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Cronograma de contratación de mano de obra directa
Descripción Encargado Ayudante Temporales
Ene 1 1 1
Feb 1 1 1
Mar 1 1 1
Abr 1 1
May 1 1
Jun 1 1
Jul 1 1
Ago 1 1
Sep 1 1
Oct 1 1 1
Nov 1 1 1
Dic 1 1 1
Balance de los salarios más cargas sociales
Descripción
Cantidad
Meses
Salario Mensual
Encargado Ayudante Temporales
1 1 1
12 12 6
1.200.000 900.000 900.000
Cargas Sociales 28% 336.000 252.000 252.000
Costo total mensual
Costo total anual
1.536.000 1.152.000 1.152.000
18.432.000 13.824.000 6.912.000
Es importante definir los principales requisitos de los puestos relevantes del proyecto así como las características de las personas propuestas para el efecto. El grupo de personas cuya función es crítica se conoce bajo la denominación de staff. En el estudio de viabilidad debe describirse, de una manera lo más objetiva posible, las fortalezas y debilidades de aquellas personas, sus funciones principales y la experiencia relevante que pudieran tener. Al mismo tiempo que se comenta las posiciones estratégicas ya ocupadas, es inherente al proyecto mencionar los puestos de gerencia aún no completados. La determinación de los costos de materiales e insumos. Es el paso final en el estudio y determinación de los costos directos del proyecto. Se entiende por material o materia prima el elemento que es modificado o transformado en otro bien, mientras que insumo es aquel material que no integra el bien producido pero ayuda en su elaboración. En gastronomía, por ejemplo, la materia prima o material son los ingredientes que se usan para la elaboración de las comidas y un insumo es el gas de la cocina utilizado para su cocción. MATERIA PRIMA
Unidad
Cantidad anual
Balanceados kg Medidas sanitarias Una Inseminación Una Insumos Gl TOTAL MATERIA PRIMA E INSUMOS VOLUMEN DE PRODUCCIÓN EN LTS. AÑO
64.800 360 60 1
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Costo anual Unitario G. 617 5.000 25.000 10.000.000
Total G. 40.000.000 1.800.000 1.500.000 10.000.000 53.300.000 220.000 lts/año
Tamaño del proyecto
La principal determinante del tamaño del proyecto es generalmente la cantidad de demanda a satisfacer. Del resultado del estudio de mercado se obtiene la situación actual de la demanda y las tendencias existentes. Según Sapag, en términos prácticos el tamaño del proyecto no debe ser mayor que la demanda actual y esperada, ni la cantidad demandada menor que el tamaño mínimo económico del proyecto16. El objetivo de producción es operar al punto de los mínimos costos posibles. El proyecto tiene las siguientes posibilidades de área física: a) almacenamiento, b) elaboración y c) ventas. Cada una de estas variantes, a su vez, está determinada por factores afines que los condicionan. Por ejemplo, la estacionalidad de la materia prima condiciona el área de almacenamiento; en el del área de fabricación, la configuración se lleva a cabo en función de los equipos que producirán lo que el mercado demande; y en el área de ventas, se considerará la cantidad y características de clientes que podrían concurrir simultáneamente para efectuar sus compras. Y en cualquiera de los casos, se deberá tomar en cuenta –además– el cumplimiento de la normativa ambiental existente. El balance de todos los costos asociados a las estructuras mencionadas antes, equivale al tamaño económico del proyecto. Naturalmente, el tamaño operativo deberá prever un espacio para ampliar la capacidad de fabricación como respuesta a un posible incremento de la demanda que así lo amerite. El tamaño económico es aquella configuración que responda a la capacidad de fabricar los productos que efectivamente podrán ser vendidos al público al menor costo unitario. La poca atención a los criterios de tamaño normalmente termina en cuellos de botella para la fluidez de los procedimientos del proyecto. Un área de almacenamiento sub dimensionado deriva en incremento de costos de producción; ocurre igual con una sobre dimensión por el costo que representa el área ociosa. La adecuada dimensión del tamaño implica una decisión de carácter económico. El área de elaboración está muy condicionada por los equipos y maquinarias a utilizar, junto con los volúmenes de espacio del equipamiento en funcionamiento (incluidos los volúmenes de materia prima). Estos problemas son típicos de instalaciones fabriles que deben ser atendidos por los análisis técnicos. La sub o la sobre estimación implica sobrecostos de producción. Por ejemplo, más horas de trabajo por incomodidad del operario (aspecto ergonómico).
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Pero el error más grave y donde el cuello de botella podría condicionar la sobrevivencia del proyecto en determinados tipos de actividad, se refiere sin duda al espacio destinado a las ventas. Debe ser suficiente como para atender en simultáneo la masa crítica necesaria para operar por sobre los costos. Por ejemplo, en los supermercados las áreas de cajas registradoras, las de circulación de carritos, etc. La subestimación del área de venta lleva implícita un colapso del proyecto. La sobrestimación, un sobre costo operativo. La correcta dimensión conlleva un análisis mercadológico.
TAMAÑO Opción A Opción B Opción C Opción D
DESCRIPCIÓN
COSTOS
INGRESOS
BENEFICIOS
Localización del proyecto
La determinación del sitio o sitios donde será emplazado el proyecto es fruto de la consideración de una serie de factores combinados que, aparte de lo económico, incluye aspectos técnicos, ambientales, demográficos, legales, impositivos, sociales y hasta algunos de alto cariz subjetivo, como la propia inclinación personal del empresario. El principal objetivo de localizar un emprendimiento es seleccionar la locación que permita las mayores ganancias entre las alternativas consideradas. Para iniciar el estudio de la localización se necesita seleccionar la macro zona, es decir, aquella región donde existan ventajas competitivas para el proyecto. Entre los criterios determinantes de su elección, podrían citarse los factores climáticos, impositivos, sociales, demográficos (como tamaño y estructura por edades de la población, distribución y movimientos migratorios), así como consideraciones sobre aspectos legales, políticos, burocráticos estatales y ambientales. Una vez determinada la macro zona del proyecto se procede a la micro localización, que es el sector de la macro zona donde se encuentran las mayores ventajas
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comparativas para el proyecto, como la disponibilidad y confiabilidad de los sistemas de apoyo y servicios públicos (electricidad, seguridad pública, vías de acceso, comunicaciones), aproximación a centros de consumo, centros de abastecimiento e, inclusive, aspectos particulares de cada rubro comercial. Los factores de localización más importantes, tanto para las macro como para las micro zonas, son: – Costos de transporte. – Cercanía de fuentes de abastecimiento. – Factores climáticos. – Cercanía a mercados. – Topografía de terrenos. – Disponibilidad de agua, energía etc. – Comunicaciones. – Factores sociodemográficos. – Factores ambientales. En general las materias primas son más voluminosas que el producto final, por lo que en los casos de proyectos de materia prima intensiva, la localización tiende hacia la fuente del insumo. Los costos de flete son inversamente proporcionales a los volúmenes a transportar. Cuando el proceso requiere de compra de materiales de diversa variedad y origen, es preferible emplazar el área del proyecto hacia los centros más poblados. La disponibilidad de los insumos, cualquiera sea su naturaleza, se debe estudiar en términos de la regularidad de su abastecimiento, su perecimiento, calidad y costo17. El siguiente cuadro se refiere a los “Valores relativos de los factores locacionales”18 Criterio 1 2 3 4 5
Carácter Costo Costo Puntaje Puntaje Puntaje
Local A 10.000 2.000.000 5 4 4
Local B 30.000 1.500.000 2 4 7
F = (Local A / Local B) Potencia
Potencia 1 3 2 2 3 Total F
F 0,33 2,37 6,25 1,00 0,19 0,92
Total F = F1 x F2 x F3 x Fn ...
Si el resultado de la ecuación de Total F es menor que uno, los méritos de la alternativa A son mayores que los de la alternativa B. Si es uno, las alternativas son indiferentes entre sí. Si fuese mayor a uno, la selección debería ser B.
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Cronograma de actividades
La incidencia del factor tiempo en las actividades del proyecto es un tema que se ha venido tratando, y volverá a aparecer de un modo recurrente, a lo largo del presente manual. En mayor o menor grado, y de acuerdo a la naturaleza de cada actividad, su influencia se percibe en el estudio de mercado, en el estudio técnico y, como veremos más adelante, sobre todo en el análisis financiero. El aspecto temporal es crítico en el análisis del proyecto. Como la puntualidad en la ocurrencia de los eventos determina el éxito del proyecto, la sucesión de hechos debe estar permanentemente expuesta a escrutinio, especialmente en lo que se refiere a los procedimientos esenciales, como el plazo de elaboración del estudio de factibilidad, la secuencia referente al emplazamiento de inmuebles, los procedimientos de adquisición de equipamiento de producción, etc. La herramienta de uso más sencillo, aparte de otras disponibles, es la del análisis del camino crítico que consiste, básicamente, en un esquema que presenta las relaciones entre actividades y oportunidad de ocurrencia de las mismas y, particularmente, las actividades consideradas más críticas. El esquema de la siguiente página muestra un camino crítico. Para la estimación de los eventos deben utilizarse experiencias anteriores y, aún más, pueden utilizarse valores de costo a través de estas herramientas. La utilización de esta metodología permite demostrar cuáles actividades deben recibir impulso adicional y cuáles son menos críticas. Así también, permite evaluar las consecuencias de cualquier retraso en cualquier paso.
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Camino crĂtico
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ESTUDIO ECONÓMICO Y FINANCIERO
Una vez satisfechos y cumplidos los requisitos del mercado y verificada la viabilidad técnica del proyecto, queda por conocer los aspectos económicos y financieros que permitirán definir su capacidad de atraer recursos y concurrir ventajosamente frente a otras alternativas.
0 00 600 500 400 300 200 100
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Distinguiendo lo ecónomico de lo financiero
Después que se ha comprobado que el proyecto podrá producir bienes o servicios apreciados por el mercado, que la producción de los mismos es viable y que se dispone de la tecnología y sistema que garanticen su calidad, el próximo paso es averiguar la sostenibilidad económica y financiera del emprendimiento. Lograr que el proyecto sea equilibrado, desde el punto de vista monetario, implica asumir las responsabilidades de su impacto dentro de la sociedad. Un emprendimiento que perdura en el tiempo, posibilita ingresos estables a su propietario, trabajadores, proveedores y al propio Estado, a través del cobro de impuestos. Se deberán distinguir las diferencias existentes entre el equilibrio económico y el financiero dentro de un proyecto. El primero implica que todos los costos incurridos son inferiores a todos los ingresos, independiente del momento en que ambos ocurran. El financiero se refiere a la oportunidad en que se producen tanto el ingreso como el gasto. La diferencia entre ambos conceptos radica en el factor tiempo que tiene una importancia decisiva en los proyectos. La oportunidad de ocurrencia de los hechos es trascendental en cualquier emprendimiento, pues existen secuencias excluyentes entre sí desde el punto de vista técnico. Así por ejemplo, el tiempo permite el dinamismo del mercado desde el punto de vista mercadológico, mientras la administración del tiempo implica, desde el punto de vista financiero, la sincronización entre ingresos y gastos con las obvias consecuencias si los ingresos se atrasan con respecto a los gastos. Además del plazo, el análisis financiero tiene otros componentes: la inversión (erogación inicial que deja al proyecto en condiciones de funcionamiento), el gasto (erogaciones para mantener en funcionamiento el proyecto), los ingresos (renta percibida en concepto de la venta del producto del proyecto) y, finalmente, los índices financieros que equivalen a las relaciones que se producen entre los ítems mencionados. La sociedad (los individuos, las organizaciones sociales, las empresas privadas) puede tener diversas necesidades. Es instintiva en el ser humano la permanente percepción de sus limitaciones y la recurrente sensación de necesidades desatendidas. Por tanto, son permanentes y recurrentes también las oportunidades de inversión.
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¿Qué es la contabilidad?
Una vez comenzado el proyecto, el paso siguiente que debe estar en condiciones inmediatas de operar es la contabilidad de los registros de gastos, ingresos y saldos. La contabilidad provee de información sobre la marcha del proyecto y permite efectuar los ajustes necesarios. Contabilizar significa hacer asientos (o registros) en el balance. En realidad no presenta dificultad alguna, aunque las prácticas restrictivas de muchos contables puedan aparentarlo. El principio fundamental de la contabilidad es la partida doble, lo que significa que toda transacción se registra dos veces, como un débito y como un crédito. La cuenta es el lugar donde se anotan los ingresos y egresos o gastos. Existen dos clases de cuentas: ACTIVO (lo que es a favor) y PASIVO (lo que es contra). Cada vez que dentro de nuestra organización ocurre un movimiento de dinero, este tiene que, por un lado, ser un gasto o un ingreso, y por otro, tener una cuenta donde haya ocurrido el hecho. Al momento de ocurrir el movimiento de dinero, la cuenta tiene un saldo, que posterior a la transacción queda modificado. La caja de ahorro en una cooperativa es un tipo de cuenta; la cuenta corriente en un banco, es otro tipo; la cantidad de ganado que tiene un estanciero es otro tipo de cuenta y la cantidad de algodón acopiado por alguien es también un tipo de cuenta. Tanto la caja de ahorro como la cuenta corriente, como el ganado o los fardos de algodón, pueden incrementarse o disminuir: por eso constituyen una cuenta, es decir, tienen ingresos, egresos y saldos. Las cuentas a favor son los ACTIVOS, aquellos bienes cuya propiedad nos corresponde; las cuentas de nuestras deudas se agrupan en los PASIVOS. Los activos y pasivos se miden en términos monetarios. Los ACTIVOS o PASIVOS, según su duración, se llaman de LARGO PLAZO (cuando el vencimiento es posterior a 12 meses) o de CORTO PLAZO (cuando vencen antes de los 12 meses). Desde el punto de vista de la gerencia de cualquier emprendimiento, existen tres informes contables que deben ser presentados periódicamente a la dirección. • Balance de Cuentas. • Cuadro de Pérdidas y Ganancias o Estado de Resultados. • Origen y Aplicación de Fondos.
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Ejemplo Cuenta: Caja de Ahorro COOPERATIVA Fecha Descripción Feb 2 Depósito apertura Sr. Jiménez. Cobro de leche Sr. Pérez. Pago jornales Feb 3 El Espigón: balanceados Flia. López. Cobro de leche Almacén Xx: compra desinfectante Mar 15 Coop. Unión. Crédito leche 2.000 lts. Mar 18 Sr. Pérez. Pago 6 jornales Sr. Ocampos. Pago 6 jornales Mar 31 Coop. Unión. Crédito leche 2.000 lts. Coop. Unión. Crédito x intereses
ENTRADA
SALIDA
50.000 80.000 30.000 25.000 10.000 200.000 65.000 70.000 200.000 35.000
SALDO 100.000 150.000 70.000 40.000 65.000 55.000 255.000 190.000 120.000 320.000 285.000
El balance constituye la declaración financiera más importante, más que el cuadro de pérdidas y ganancias. Nunca se insistirá bastante sobre la importancia de entender los balances. No es otra cosa que una lista de los activos y obligaciones de una empresa, junto con su valor. El activo fijo es de libre empleo para los gerentes del emprendimiento en tanto se espera que los activos circulantes se conviertan en efectivo en el lapso de un año. El pasivo es aquella obligación contraída por la organización, es decir, lo que se debe. El pasivo corriente es lo que se debe cancelar dentro del año; el pasivo de largo plazo es lo que se cancela después de un año. La diferencia entre el activo y el pasivo, es el capital del propietario, la empresa o los accionistas. El cuadro de resultados o de pérdidas y ganancias, es el segundo informe más importante de la contabilidad. Explica cómo se han obtenido, durante un periodo, los Beneficios Retenidos que aparecen en el balance, deduciendo de los ingresos todos los costes, incluidos los impuestos. El cuadro de origen y aplicación de fondos explica las fuentes y el destino de los recursos financieros durante un periodo de tiempo.
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Horizonte del proyecto
Es el plazo transcurrido el cual nos propusimos finalizar el proyecto o, en todo caso, hacer una evaluación en vista a tomar la decisión de continuar o no en el negocio. El tiempo es quizá la principal variable de ajuste financiero. La planificación financiera tiene como primera labor delimitar el plazo de vigencia del emprendimiento. No sólo debe ser fijado el horizonte, sino también, una vez definido el plazo y en función a éste, se deben fijar subdivisiones de tiempo (meses, trimestres, semestres, años) de acuerdo esencialmente a la necesidad de información contable. El horizonte de plazo más fiable es el de 3 años. Es posible tener grados de certeza aceptables hasta 5 años. Como mecanismo de subdivisiones de tiempo, lo más práctico y habitual es distribuirlo en meses. Es un factor crítico dentro del proyecto, la oportunidad en que ocurren los ingresos y los egresos. La puntualidad del pago de los compromisos, como de las cobranzas, implica una tasa de retorno distinta de la que se tendrá si dichos pagos se realizan antes o después. Se entiende por momento cero el tiempo a partir del cual el proyecto comienza sus operaciones. Todas las inversiones deben expresarse en el momento cero del proyecto.
Inversiones
La inversión o el valor del proyecto es la sumatoria de todos los gastos necesarios para poner en funcionamiento al proyecto. Las inversiones se refieren a las erogaciones referentes a adiciones a los activos fijos. Cualquier actividad (como entrenamiento, publicidad o cualquier inversión “intangible” en conocimiento y reputación) que tiene una compensación a largo término, y puede reducir el beneficio y/o el flujo de caja
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a corto plazo. Usualmente las inversiones se aplican en máquinas y equipamientos, inmuebles, vehículos, tecnología, publicidad y estudios de prefactibilidad. Los tipos de inversión son: • Activos fijos: son aquellas erogaciones para la adquisición de inmuebles, máquinas y equipos, vehículos y mobiliario. Las inversiones en activos fijos son las más costosas y las que se recuperan más lentamente, por eso su ejecución debe ser muy bien estudiada pues implica normalmente una inmovilización de un monto significativo de recursos monetarios. Siempre hay que plantearse la interrogante de si es mejor adecuar o reparar las maquinarias, alquilar alguna equivalente o subcontratar la producción. • Capital de trabajo: la financiación de inventarios, el créditos a clientes, la cancelación de pasivos costosos. El capital de trabajo es aquel dinero destinado al pago de costos y gastos normales de funcionamiento. Se define como el activo corriente menos el pasivo de corto plazo. Normalmente se determina a través del método del déficit acumulado máximo del flujo de caja. Las inversiones en capital de trabajo se justifican cuando la empresa necesita más liquidez para mantener su nivel de ventas o para bajar costos. • Gastos operativos: son todos aquellos gastos que se deben realizar para poner el proyecto en funcionamiento. Se refiere especialmente a servicios especializados como la asesoría legal, la asesoría contable y la evaluación ambiental. El monto final de la inversión o valor del proyecto se obtiene de la suma de lo invertido en la financiación de los gastos preoperativos, la adquisición de activos fijos y el capital de trabajo. Toda esta información se obtiene del estudio técnico del proyecto. Además de las inversiones en capital de trabajo y previas a la puesta en marcha, es importante proyectar las reinversiones de reemplazo y las nuevas inversiones por ampliación que se consideren. Dado el caso, será necesaria la elaboración de calendarios de reinversiones de equipos durante la operación, especialmente para maquinarias, herramientas, vehículos y mobiliarios. El principal componente de una inversión es la compra de activos fijos, los que a su vez tienen, al final del ciclo u horizonte del proyecto, un valor final de reventa o valor residual. Es importante que se considere el valor de desecho de aquellos bienes que lo ameriten, y que dichos valores se acrediten como ingreso al momento correspondiente. En general, ese valor corresponde al valor inicial menos las depreciaciones acumuladas.
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INVERSIONES PREVISTAS EN EL EMPRENDIMIENTO Año 1
Obra Física
Maquinarias
Lecheras
Otros
Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
144.000.000 144.000.000
55.000.000 55.000.000
120.000.000 120.000.000
-
Total Año 2 Total Año 3
-
-
-
-
Capital Operativo -
Totales 319.000.000 319.000.000 -
Ingresos del proyecto
La estimación de los ingresos se realiza hasta el fin del horizonte del proyecto, pero para el primer año se debe hacer un esbozo de las ventas mensuales probables. Las estimativas de ingresos deben considerarse como si las ventas fuesen al contado. Una cosa es efectuar la venta y otra percibir el dinero por ella. La tabla de los ingresos debe contemplar esta variabilidad de la percepción de pagos si es que va a otorgar crédito a los clientes. El objeto de determinar los ingresos es a los efectos de confeccionar el flujo de caja del emprendimiento. El flujo de caja se define como la diferencia entre las cobranzas recibidas con la inversión y los pagos generados para su funcionamiento. La estimación de ingresos es uno de los dos componentes del flujo de caja. Para la estimación de los ingresos se necesitan dos tablas.
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La primera de ellas es la referente a la estimación de ventas y tiene la siguiente configuración: VENTAS ESTIMADAS Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1 Año 2 Año 3
Venta leche 8.064.000 10.080.000 12.096.000 15.912.000 14.688.000 11.880.000 11.232.000 15.912.000 22.680.000 29.376.000 31.104.000 31.104.000 214.128.000
Abono
Desmamantes
Otros
3.000.000
500.000 1.000.000
3.000.000 6.000.000
500.000 500.000 500.000 3.000.000
200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 2.000.000
Total 8.064.000 10.080.000 12.796.000 20.112.000 14.888.000 12.080.000 11.432.000 16.112.000 22.880.000 30.076.000 31.804.000 34.804.000 225.128.000 383.000.000 408.000.000
Luego se determina la frecuencia de las cobranzas: Frecuencia A la vista A 30 días A 60 días A 90 días TOTAL
Porcentual 20% 40% 40% 0% 100%
En función a la distribución de cobranzas anterior se realiza la segunda tabla (ejemplo en la siguiente página) cobranzas previstas. Los ingresos determinados en esta tabla son los pertinentes de ser empleados en el flujo de caja del proyecto.
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COBRANZAS PREVISTAS Año 1 Ventas totales Mes 1 8.064.000 Mes 2 10.080.000 Mes 3 12.796.000 Mes 4 20.112.000 Mes 5 14.888.000 Mes 6 12.080.000 Mes 7 11.432.000 Mes 8 16.112.000 Mes 9 22.880.000 Mes 10 30.076.000 Mes 11 31.804.000 Mes 12 34.804.000 Total Año 1 225.128.000 Año 2 Año 3
A la vista 1.612.800 2.016.000 2.559.200 4.022.400 2.977.600 2.416.000 2.286.400 3.222.400 4.576.000 6.015.200 6.360.800 6.960.800 45.024.800
A 30 días
A 60 días
3.225.600 4.032.000 5.118.400 8.044.800 5.955.200 4.832.000 4.572.800 6.444.800 9.152.000 12.030.400 12.721.600 76.159.600
3.225.600 4.032.000 5.118.400 8.044.800 5.955.200 4.832.000 4.572.800 6.444.800 9.152.000 12.030.400 63.408.000
Total 1.612.800 5.241.600 9.816.800 13.172.800 16.140.800 16.416.000 13.073.600 12.627.200 15.593.600 21.612.000 27.543.200 31.712.800 184.563.200 383.000.000 408.000.000
Origen de los fondos que financiarán al proyecto El componente financiero está compuesto por las fuentes de fondos para las distintas etapas del proyecto. Las fuentes pueden ser propias o de recursos de terceros. Los costos de las fuentes propias están dados por lo que se conoce como costo de oportunidad, es decir, la tasa pasiva del mercado financiero, o, las retribuciones que ese capital percibiría depositado a plazo en un banco. La retribución del capital ajeno es la tasa de interés. La inversión del propietario es el monto de los recursos propios destinados a dar inicio a las actividades. El capital operativo es el monto necesario para mantener operativa la empresa durante los periodos de flujo de caja negativo. Préstamo de largo plazo es aquel cuya vigencia supera el plazo de 1 año. Durante el periodo de vigencia del proyecto es probable que se renueven algunos activos o que sea necesario vender otros. Esas previsiones deben ser registradas en la tabla a los efectos del flujo de caja.
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ORIGEN DE LOS FONDOS Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Inversión por el Dueño 320.000.000 320.000.000
Capital Operativo 20.000.000 20.000.000
Total Año 2 Total Año 3
-
-
Préstamo de largo plazo -
Venta activos fijos -
-
5.000.000
Otros Totales activos 340.000.000 340.000.000 -
5.000.000
Gastos
Los gastos del proyecto son aquellas erogaciones recurrentes que posibilitan la operatividad del proyecto. Están formados por los gastos en materia prima, recursos humanos, gastos operativos, reparaciones y mantenimientos. La determinación de los mismos procede del estudio técnico. Los gastos son la suma de los esfuerzos y sacrificios, expresados cuantitativamente, que es necesario realizar para obtener una cosa. Los gastos son el componente explícito del costo total, pues implican una erogación efectiva de dinero. La parte implícita del costo corresponde a los costos de amortización, costos de oportunidad, etc. El costo de producción de un bien es la suma de todos los desembolsos o gastos efectuados en la adquisición de elementos que concurren en su producción y venta. Los costos en general son de dos tipos, los directos y los indirectos. Los costos directos corresponden al coste de materiales y mano de obra en un producto, pero
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sin incluir gastos generales. Los costos directos son los costos derivados del incremento del consumo de factores por el incremento de la producción. Los costos indirectos son aquellos gastos en los que se incurre independientemente de haber o no producción. Los principales ítems de agrupación de costos son: mano de obra, materiales y materia prima, gastos operativos, reparaciones y mantenimiento, gastos de oficina, gastos financieros. La mano de obra es el factor de mayor significación en la estructura de factores concurrentes en la producción. La mano de obra tiene dos dimensiones, la mano de obra directa o de operación y la indirecta o de funciones de servicios generales. Los gastos en materiales y materia prima son todos gastos directos. Los gastos operativos se refieren al rubro que conlleva las actividades normales de funcionamiento de cualquier organización. Incluye los gastos de reparaciones y mantenimientos. Los gastos de oficina corresponden a los gastos de la burocracia del emprendimiento, gastos de papelería (impresos, útiles, insumos informáticos, etc.) y gastos del funcionamiento de la oficina (luz, teléfono, agua, etc.). Los gastos financieros corresponden al pago de intereses, comisiones y tasas de cualquier crédito que haya sido concedido a la organización. Los gastos financieros no incluyen la amortización. Los costos de mano de obra están vinculados sólidamente a factores sociales, por lo que su incorporación al costo de producción demanda el uso de técnicas acordes con las particularidades de su naturaleza. Siempre se sugiere intentar contrataciones a destajo del personal para que los costos acompañen la productividad; no obstante, cuando se demanda personal con algún grado de capacitación específica es de interés otorgar al obrero cierta estabilidad. Las condiciones propias del Paraguay hacen que la excesiva oferta de mano de obra abarate los costos de contratación y cualquier actividad de mano de obra intensiva cuente con una gran ventaja competitiva. En cuanto a la remuneración del propietario, la misma debe estar contemplada dentro del flujo de caja del proyecto y debe ser fijada de antemano para evitar exponer el flujo de caja a baches financieros. El costo de mano de obra para el emprendimiento no es sólo el precio del salario pagado. A ese salario mensual se le debe adicionar el “aporte patronal” a la seguridad social (14,5% en el caso paraguayo), “aguinaldo” (8,33%), “bonificación familiar” (aproximadamente 1,5%) y “vacaciones” (3%). Al monto de salarios brutos, mensualmente, se le debe adicionar 28% en concepto de cargas sociales. Este porcentaje no incluye los cálculos de pago de horas extras, pues esas condiciones se dan según las naturalezas individuales de las distintas actividades económicas. Así mismo, debe medirse apropiadamente la incidencia de las horas registradas como activas, pero que en realidad son ociosas.
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Ejemplo: Función
Cantidad
Meses x año 12
Salario bruto 1.250.000
Maestro 1 panadero Ayudante de 1ra. 1 12 1.100.000 Jornaleros 2 6 1.100.000 TOTAL ANUAL MANO DE OBRA DIRECTA
Cargas sociales 28% 350.000
Costo mensual del empleado 1.600.000
Costo anual del empleado 19.200.000
308.000 308.000
1.408.000 1.408.000 5.416.000
16.896.000 16.896.000 52.992.000
Los costos de materiales y materias primas tienen un porcentaje bastante alto de incidencia sobre el universo del costo (hasta el 70% en productos industrializados). Existen materiales pertenecientes al costo directo (materias primas e insumos) y pertenecientes al costo indirecto o auxiliar (materiales de consumo o materiales varios). La adquisición de materias primas y materiales implica un proceso que debe estar debidamente explicado antes de iniciar las operaciones. El proceso de adquisición incluye el procedimiento de compra, el procedimiento de recepción, guarda y distribución de materiales dentro de la organización. Dentro del procedimiento deben fijarse parámetros de orden operativo (3 requerimientos de cotización), de costo (piso y techo del precio), financiero (plazos de pago) y técnico (criterios de calidad). La recepción de materiales dentro de la organización implica la aceptación de las condiciones de comercialización del material, como así también la satisfacción de los requisitos técnicos. El procedimiento de recepción debe estar bien establecido, pues hay materiales que requieren análisis físico-químicos más allá de la mera prueba visual. Otros materiales requieren contrastar las especificaciones de peso y volumen pactadas originalmente. La gerencia de los depósitos deberá cumplir estrategias debidamente pautadas (como criterios de stock mínimo, stock crítico, stock de compra etc.) para cada uno de los materiales e insumos más importantes del proceso productivo. Mantener un depósito con las cantidades almacenadas en forma actualizada es uno de los pocos procedimientos de control generalmente diario. La gerencia del inventario implica la determinación del costo de apropiación de cada uno de los ítems almacenados. El costo de los materiales incluye los gastos de transporte, gastos de manipulación, envases, descuentos de compras, desperdicios, desechos y sobrantes.
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Costos directos del proyecto Los costos directos del proyecto son fruto de la operación de la empresa. Son aquellos costos que están directamente relacionados al volumen de producción. Generalmente sólo se incurre en estos costos cuando la empresa está operativa, por lo que se agrupan separadamente del resto de los costos, es decir de los gastos indirectos o costos fijos. En este apartado se calculan los valores que van a ser introducidos en la tabla de flujo de caja con posterioridad. Con este fin se debe estimar cuánto se pagará por costos directos, qué tanto inventario se va a acumular al fin de cada periodo de análisis, en este caso, al fin de cada año, y cuánto de estos bienes y servicios han sido recibidos pero no aún no pagados para el fin de cada periodo. Típicamente, los costos directos incluyen el costo de materiales usados en la producción de los bienes, el costo de la mano de obra directa, el costo de insumos y otros gastos relacionados directamente al proceso de producción. En general los salarios y otros costos directos son pagados en el mes en el que se incurren los mismos, sin embargo, de acuerdo al tipo de relaciones al que se llegue con los proveedores, los pagos a los mismos podrán posponerse, por ejemplo, por 30 días o más. COSTOS DIRECTOS Año 1 Mano de Obra Directa Mes 1 3.840.000 Mes 2 3.840.000 Mes 3 3.840.000 Mes 4 2.688.000 Mes 5 2.688.000 Mes 6 2.688.000 Mes 7 2.688.000 Mes 8 2.688.000 Mes 9 2.688.000 Mes 10 3.840.000 Mes 11 3.840.000 Mes 12 3.840.000 Total Año 1 39.168.000 Total Año 2 Total Año 3
47.001.600 56.401.920
Materias primas 1.464.960 1.831.200 2.197.440 2.890.680 2.668.320 2.158.200 2.040.480 2.890.680 4.120.200 5.336.640 5.650.560 5.650.560 38.899.920
Insumos 302.400 378.000 453.600 596.700 550.800 445.500 421.200 596.700 850.500 1.101.600 1.166.400 1.166.400 8.029.800
Otros 300.000 450.000 450.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 300.000 450.000 450.000 450.000 3.850.000
Totales 5.907.360 6.499.200 6.941.040 6.375.380 6.107.120 5.491.700 5.349.680 6.375.380 7.958.700 10.728.240 11.106.960 11.106.960 89.947.720
67.139.000 74.150.000
13.859.000 15.306.000
4.620.000 5.544.000
132.619.600 151.401.920
Incidencia sobre las ventas totales Año 1 Año 2 Año 3
COSTOS DIRECTOS 89.947.720 132.619.600 151.401.920
% SOBRE VENTAS 40% 35% 37%
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La publicidad La publicidad ayuda a asegurar la venta de los productos. Gastos de promoción se refieren a aquellos gastos necesarios para apuntalar las ventas y facilitar a los consumidores el conocimiento de la existencia de los bienes producidos, sus atributos y sus precios. Se supone que la publicidad incita a la consumición del bien y su prescindencia se descarta para casi cualquier tipo de actividad comercial. La manera más efectiva de asegurar la venta es proveyendo al mercado la información de que nuestro producto está en oferta. La publicidad se refiere a la estrategia de divulgación de la producción dentro del mercado. Incluye en general los gastos previstos para apuntalar la fuerza de ventas en los medios de comunicación masiva. Las comisiones son asignaciones percibidas por la fuerza de ventas y se destinan a incentivar y motivar al grupo de personas encargadas de vincularse con el consumidor final de la producción. Lo usual de las actividades comerciales es que ésta agrupación de gastos no supere el 3% de las ventas totales. MERCADEO Y PUBLICIDAD Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Comisiones 161.280 201.600 255.920 402.240 297.760 241.600 228.640 322.240 457.600 601.520 636.080 696.080 4.502.560
Publicidad 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000
Regalos fin año 200.000 200.000
Otros 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000
Totales 261.280 301.600 355.920 502.240 397.760 341.600 328.640 422.240 557.600 701.520 936.080 796.080 5.902.560
Total Año 2 Total Año 3
5.403.072 6.483.686
720.000 864.000
240.000 288.000
720.000 864.000
7.083.072 8.499.686
Incidencia sobre las ventas totales
Año 1 Año 2 Año 3
MERCADEO Y PUBLICIDAD 5.902.560 7.083.072 8.499.686
% SOBRE VENTAS 3% 2% 2%
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Gastos de oficina o utilitarios Gastos de oficina o utilitarios se refieren a los gastos de apoyo a las operaciones en la sede del emprendimiento. Gastos de oficina son aquellos en los que se incurre para apoyar las operaciones de producción, pero sin intervenir directamente en ellas, tales como alquileres, papelería, teléfono, luz, etc. La incidencia de estos factores no debe superar el 2,5% en la generalidad de actividades comerciales. Se debe cuidar muy bien la proporcionalidad de este apartado con las ventas para evitar excesos innecesarios de costos. La columna de energía eléctrica se refiere a los gastos inherentes al consumo en el local administrativo, no al consumo industrial de la energía, que en ese caso forma parte de los costos directos de producción.
GASTOS DE OFICINA Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Alquileres 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 2.400.000
Útiles 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 50.000 600.000
Teléfono 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 80.000 960.000
Luz 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 1.440.000
Totales 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 5.400.000
Total Año 2 Total Año 3
2.880.000 3.456.000
720.000 864.000
1.152.000 1.382.400
1.728.000 2.073.600
6.480.000 7.776.000
Incidencia sobre las ventas totales
Año 1 Año 2 Año 3
GASTOS DE OFICINA 5.400.000 6.480.000 7.776.000
% SOBRE VENTAS 2% 2% 2%
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Gastos operativos Los gastos operativos son aquellos que implican la posesión de activos fijos. Los gastos de operación se deben al hecho de poseer activos fijos como terrenos, edificios, maquinarias, vehículos. Incluyen gastos como los de repuestos, reparaciones y mantenimientos, licencias y permisos, pólizas de seguro, vehículos y gastos de viaje, etc. Algunas de estas erogaciones se pueden agrupar en montos mensuales; otras, como las licencias y permisos, implican pagos concentrados ya sea en forma anual, semestral o trimestral. La columna de repuestos, reparaciones y mantenimientos, no sólo se refiere a vehículos, sino también a gastos de plomería en sede administrativa, técnicos que reparan computadores, reparaciones del edificio administrativo, entre otros. Los vehículos y viajes son los de orden administrativo, se refieren más bien a viáticos y gastos de representación y no incluyen los fletes de materia prima ni de traslado del producto terminado, ambos son costos directos. Las licencias y permisos son especialmente las patentes municipales, patentes comerciales, profesionales y otros gastos de ese tipo que se caracterizan por ocurrir generalmente una vez al año. En esos casos, la oportunidad del pago debe ser acomodada según corresponda en la tabla siguiente. GASTOS OPERATIVOS Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Rep., reparaciones y mantenimientos 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 1.800.000
Vehículos y viajes 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 2.400.000
Licencias y permisos 500.000
Total Año 2 Total Año 3
2.160.000 2.592.000
2.880.000 3.456.000
Incidencia sobre las ventas totales
Año 1 Año 2 Año 3
GASTOS OPERATIVOS 6.140.000 7.368.000 8.841.600
% SOBRE VENTAS 3% 2% 2%
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500.000
Otros gastos de activos 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 120.000 1.440.000
Totales 970.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 470.000 6.140.000
600.000 720.000
1.728.000 2.073.600
7.368.000 8.841.600
Otros gastos indirectos Los gastos bancarios son los débitos efectuados a nuestra cuenta en alguna entidad bancaria o administrativa debido al giro normal de nuestro negocio. Incluye honorarios a un asesor contable impositivo y legal que siempre habrá que tener a mano. Además, se tiene una columna que podríamos denominar “de gastos de innovación”, que son para mejorar la productividad de nuestro emprendimiento. Los gastos bancarios no incluyen intereses ni comisiones, solo aquellos gastos de nuestras operaciones bancarias. Se debe resaltar la importancia de habilitar una cuenta con la que operará la organización en una entidad financiera. Los beneficios de ello son variados, desde acumular antecedentes favorables para futuras solicitudes de financiación hasta documentación fidedigna de respaldo para controles periódicos de nuestras operaciones. Toda organización debe prever un presupuesto destinado al mejoramiento continuo, ese hábito no debe ser dejado de lado y proporciona oportunidades reales de ganancias a cualquier organización. Nos referimos a la innovación. Todos los ítems de esta agrupación no deben superar el 2,5% de las ventas totales. OTROS GASTOS INDIRECTOS Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Gastos bancarios 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 1.800.000
Asesoramiento contable y legal 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 150.000 1.800.000
Total Año 2 Total Año 3
2.160.000 2.592.000
2.160.000 2.592.000
Incidencia sobre las ventas totales
Año 1 Año 2 Año 3
OTROS GASTOS INDIRECTOS 7.000.000 8.400.000 10.080.000
% SOBRE VENTAS 3% 2% 2%
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Seguros
Innovación
Totales
1.000.000
1.000.000
200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 200.000 2.400.000
1.500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 500.000 7.000.000
1.200.000 1.440.000
2.880.000 3.456.000
8.400.000 10.080.000
Mano de obra de administración o indirecta Son los salarios indirectos, excluidos los salarios operativos o mano de obra directa; vale decir, aquellos gastos fijos de la mano de obra en los que se incurre existan o no actividades operativas vigentes. En este apartado es correcto agregar las expectativas mensuales del propietario para planificar los retiros que necesite, en función a las disponibilidades. Incluidos los retiros de dinero del propietario, este apartado debe mantenerse en el orden de un dígito de porcentaje de incidencia sobre costos. Lo usual, no obstante, es que no supere el 5 o 7% de la facturación. SALARIOS Año 1 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total Año 1
Salario del Propietario 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000 18.000.000
Doctor Veterinario 200.000
Auxiliar
Otros
Totales
800.000
400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 400.000 4.800.000
-
2.100.000 1.900.000 1.900.000 2.100.000 1.900.000 1.900.000 2.100.000 1.900.000 1.900.000 2.100.000 1.900.000 1.900.000 23.600.000
Total Año 2 Total Año 3
21.600.000 25.920.000
960.000 1.152.000
5.760.000 6.912.000
-
28.320.000 33.984.000
200.000
200.000
200.000
Incidencia sobre las ventas totales SALARIOS Año 1 Año 2 Año 3
23.600.000 28.320.000 33.984.000
% SOBRE VENTAS 10% 7% 8%
Por su incidencia, esta agrupación es una de las causas principales de problemas financieros en los proyectos ya que, en momentos de alta producción industrial, tiende a expandirse siendo costosa su disminución en etapas recesivas. Hay que recordar que en lo que respecta a la mano de obra, por sus implicancias subjetivas,
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es más fácil agregar que extraer, por lo que se debe tener en cuenta la contratación de personal a destajo, inclusive para actividades administrativas, cuando la tercerización no es posible. La tercerización es posible en casi la totalidad de las actividades administrativas.
Otros usos de fondos Son aquellos gastos no incluidos dentro de los costos directos ni indirectos. Otras aplicaciones de fondos se refieren al tercer componente de los gastos totales del proyecto. En esta categoría se agrupan erogaciones que no hacen a los costos de la empresa pero que sí deben figurar en el flujo de caja del proyecto, como pago a la devolución de los recursos invertidos por los inversores individuales. Este rubro debe ser cuidadosamente planificado de antemano para evitar vaciamientos de efectivo, y nunca debe responder a actitudes súbitas de los inversores. El pago de dividendos a accionistas son los retiros de caja realizados por los propietarios. La amortización de préstamos es el pago del capital de terceros utilizado en el emprendimiento, y los intereses corresponden a los costos del préstamo que fue utilizado. La compra de activos representa el equipamiento inicial del proyecto. La columna de pagos de impuesto a la renta implica la secuencia de desembolsos al estado. OTROS USOS DE FONDOS Año 1
Mes 1
Pagos Pago Capital a dividendos a accionistas accionistas -
AmortiIntereses Compra zación de de de activos préstamos préstamos fijos -
Pago otros activos -
Pagos Impuesto a la Renta -
Totales
-
Mes 2
-
-
2.000.000
-
-
-
-
2.000.000
Mes 3
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 4
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 5
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 6
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 7
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 8
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 9
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 10
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 11
-
-
2.000.000
400.000
-
-
-
2.400.000
Mes 12
-
-
-
400.000
-
-
-
400.000
Total Año 1
-
- 20.000.000 4.000.000
-
-
-
24.000.000
Total Año 2
-
-
-
-
21.341.000
21.341.000
Total Año 3
-
-
-
-
54.098.000
54.098.000
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0 00 600 500
Análisis financiero
400 300 200 100
Informe de Estado de Resultados El Informe de Estado de Resultados es uno de los más importantes informes contables. El estado de resultados es un informe contable que presenta el resultado proveniente de las operaciones y que determina la ganancia o pérdida neta del periodo informado. Expone los ingresos o gastos, y las ganancias o pérdidas reconocidos contablemente durante un periodo. El informe de estado de resultados hace una distinción muy importante entre resultados operativos y no operativos. Los resultados operativos se refieren al resultado económico del emprendimiento, independiente de su situación financiera. La siguiente tabla es la que representa al estado de resultados. ESTADO DE RESULTADOS (para el periodo que finaliza en diciembre) Año 1 225.128.000 89.947.720 135.180.280
Año 2 383.000.000 132.619.600 250.380.400
Año 3 408.000.000 151.401.920 256.598.080
Gastos: Mercadeo y publicidad Gastos de Oficina Gastos Operativos Otros gastos indirectos Salarios Interés capital operativo Interés de préstamos LP Depreciación Total Gastos
5.902.560 5.400.000 6.140.000 7.000.000 23.600.000 4.000.000 12.400.000 64.442.560
7.083.072 6.480.000 7.368.000 8.400.000 28.320.000 12.400.000 70.051.072
8.499.686 7.776.000 8.841.600 10.080.000 33.984.000 12.400.000 81.581.286
Ingreso Neto Antes de Impuestos Menos: Impuesto a la renta Ingreso Neto
70.737.720 21.221.316 49.516.404
180.329.328 54.098.798 126.230.530
175.016.794 52.505.038 122.511.756
Ventas netas Costos Directos Margen Bruto
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Balance de cuentas El Balance de cuentas no es más que una lista de activos y obligaciones de una entidad, junto con su valor en un momento dado. El balance es la declaración de los activos y pasivos en una fecha determinada. Es la declaración financiera más importante. Normalmente la percepción del público es la de un entramado de números, de difícil comprensión y de poca utilidad práctica. Ambas opiniones son erróneas: no es de difícil comprensión y sí tiene mucha utilidad práctica. Es más, tanta es su utilidad práctica que sería equivalente al tablero de conducir de un vehículo. El chofer que desprecie la información disponible en su tablero, tiene muy altas posibilidades de no llegar a destino, sufrir un percance y salir muy lastimado. La información disponible en el tablero (y en la contabilidad) es la que indica que las cosas marchan como se había pensado, o en todo caso, la necesidad de un ajuste cuando es aún oportuno hacer correcciones. BALANCE CONTABLE al 31 de Diciembre de cada año
Activo Activos fijos Activos circulantes Total activos Pasivo Obligaciones corrientes Obligaciones a largo plazo Total Pasivo Capital Capital invertido Ganancias retenidas Capital total
Año 0
Año 1
Año 2
Año 3
199.000.000 120.000.000 319.000.000
186.600.000 170.000.000 356.600.000
174.200.000 220.000.000 394.200.000
161.800.000 270.000.000 431.800.000
24.000.000 24.000.000
21.341.000 21.341.000
54.098.798 54.098.798
52.505.038 52.505.038
320.000.000 -25.000.000 295.000.000
295.000.000 40.259.000 335.259.000
335.259.000 4.842.202 340.101.202
340.101.202 39.193.760 379.294.962
Origen y aplicación de fondos El equilibrio entre la aplicación de gastos y el origen de los recursos debe ser objeto de permanente escrutinio para evitar déficit transitorio de caja. La determinación de las fuentes de fondo se utiliza para discriminar el capital de terceros del propio. Así mismo, define los fondos disponibles a voluntad de los propietarios de la organización.
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ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS Año 0 Aplicación de los fondos Inversiones Caja Costos directos Costos indirectos Otros costos
319.000.000 1.000.000
Año 1
Año 2
Año 3
42.572.920 89.947.720 48.042.560 24.000.000
171.388.328 132.619.600 57.651.072 21.341.000
133.318.794 151.401.920 69.181.286 54.098.000
Total aplicación de fondos
320.000.000
204.563.200
383.000.000
408.000.000
Fuentes de financiación Ingresos Préstamos Aporte capital Otras fuentes Total fuentes de financiación
320.000.000 320.000.000
184.563.200 20.000.000 204.563.200
383.000.000 383.000.000
408.000.000 5.000.000 408.000.000
Flujo de caja del proyecto El flujo de caja es el elemento más importante en la planificación de actividades futuras. Su correcta determinación permite evitar sobresaltos de caja que muchas veces provocan dilaciones en la obtención de resultados. El flujo de caja deja al descubierto toda la importancia de la discriminación de los momentos en que ocurren ingresos o egresos de caja. El flujo de caja, por la alta incidencia del factor tiempo, es eminentemente financiero. Dada la importancia del flujo de caja o “cash flow”, se necesita el máximo nivel de detalle y precisión. Como máximo nivel de detalle es aceptable preparar el flujo de caja dividido en meses y es igualmente aceptable hacer un plan de flujo de caja dividido en meses para el primer año del proyecto. Horizontes de proyecto de más de un año, basta con analizar los flujos de caja de los años posteriores al primero. Además de advertir sobre los posibles baches financieros, el estudio de los saldos y de los saldos acumulados, se emplea para cuantificar las necesidades de capital operativo. La correcta medición de la necesidad de capital de trabajo garantiza un comienzo sin tropiezos del proyecto y ayuda a su consolidación.
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FLUJO DE CAJA PREVISTO PARA LOS PRÓXIMOS 3 AÑOS Año 1 Inversiones Edilicias Equipamientos Ganado
-144.000.000 -55.000.000 -120.000.000
Año 2 -
Año 3 -
-
-
Gastos: Costos directos Mercadeo y publicidad Gastos de Oficina Gastos Operativos Otros gastos indirectos Salarios Otros usos de fondos
-89.947.720 -5.902.560 -5.400.000 -6.140.000 -7.000.000 -23.600.000 -24.000.000
-132.619.600 -7.083.072 -6.480.000 -7.368.000 -8.400.000 -28.320.000 -
-151.401.920 -8.499.686 -7.776.000 -8.841.600 -10.080.000 -33.984.000 -
Ingresos: Ingresos x ventas Otros ingresos
184.563.200 340.000.000
383.000.000 -
408.000.000 5.000.000
43.572.920
192.729.328
192.416.794
Saldos
| 91 |
| 92 |
-120.000.000
10.424.160
1.000.000
1.000.000
Saldos
Saldos acomulados 11.424.160
1.612.800 20.000.000
320.000.000
Otros Ingresos
INGRESOS
Ingresos x venta
-
-2.100.000
Salarios
Otros usos de fondos
-970.000 -1.500.000
-450.000
Gastos de oficina
Gastos operativos
-261.280
Asesoram. y otros
-5.907.360
Mercadeo y publ.
-
-
Mes 1
Costos directos
GASTOS:
-199.000.000
Obra fﾃｭsica
Mes 0
Equipamientos
INVERSIONES:
4.544.960
-6.879.200
-
5.241.600
-2.000.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-301.600
-6.499.200
-
-
Mes 2
1.344.800
-3.200.160
-
9.816.800
-2.400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-355.920
-6.941.040
-
-
Mes 3
-
-
Mes 4
1.719.980
375.180
-
13.172.800
-2.400.000
-2.100.000
-500.000
-470.000
-450.000
-502.240
-6.375.380
FLUJO DE CAJA MENSUAL DEL PRIMER Aﾃ前 DEL PROYECTO
5.635.900
3.915.920
-
16.140.800
-2.400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-397.760
-6.107.120
-
-
Mes 5
10.498.600
4.862.700
-
16.416.000
-2.400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-341.600
-5.491.700
-
-
Mes 6
-
-
Mes 8
-500.000
-470.000
-450.000
-422.240
109.580
-
11.973.880 12.083.460
1.475.280
-
13.073.600 12.627.200
-2.400.000 -2.400.000
-2.100.000 -1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-328.640
-5.349.680 -6.375.380
-
-
Mes 7
13.440.760
1.357.300
-
15.593.600
-2.400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-557.600
-7.958.700
-
-
Mes 9
-
-
Mes 11
-
-
Mes 12
17.703.000
4.262.240
-
21.612.000
-2.400.000
-2.100.000
-500.000
-470.000
-450.000
-701.520
27.483.160
9.780.160
-
27.543.200
-2.400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-936.080
43.572.920
16.089.760
-
31.712.800
-400.000
-1.900.000
-500.000
-470.000
-450.000
-796.080
-10.728.240 -11.106.960 -11.106.960
-
-
Mes 10
Matriz básica de evaluación de inversiones Con todos los datos calculados con anterioridad, el último paso para declarar a la idea original como viable económica y financieramente, es el análisis de los ratios (razones, cocientes o medidas) financieros, especialmente los que se conocen como VAN (Valor Actual Neto) y TIR (Tasa Interna de Retorno). El cálculo del VAN es a los efectos de conocer los valores del proyecto (valores futuros) a su equivalencia actual. Mide el monto de dinero adicional que se consiguió obtener con la inversión inicial a valores de hoy. El VAN mide el rendimiento económico de una inversión. Devuelve un valor monetario. La TIR mide el retorno de una inversión. Dado un VAN, el TIR mide el desempeño de ese valor en el tiempo, dado un interés de parámetro. Mide el desempeño financiero del emprendimiento. Devuelve un valor porcentual.
EVALUACIÓN FINANCIERA Año 0 Inversiones Edilicias Equipamientos Ganado
Año 1
-144.000.000 -55.000.000 -120.000.000
Año 2
Año 3
-
120.000.000
-
150.000.000
Gastos: Costos directos Mercadeo y publicidad Gastos de Oficina Gastos Operativos Otros gastos indirectos Salarios Otros usos de fondos
-89.947.720 -5.902.560 -5.400.000 -6.140.000 -7.000.000 -23.600.000 -24.000.000
-132.619.600 -7.083.072 -6.480.000 -7.368.000 -8.400.000 -28.320.000 -
-151.401.920 -8.499.686 -7.776.000 -8.841.600 -10.080.000 -33.984.000 -
Ingresos: Ingresos x ventas Otros ingresos
184.563.200 -
383.000.000 -
408.000.000 5.000.000
22.572.920
192.729.328
462.416.794
Saldos sin financiación VAN TIR
-319.000.000
Gs. 164.228.725,99 34%
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Obtenidos los valores del proceso de análisis económico financiero, y como parte de ese procedimiento de evaluación, se debe estimar las probables distorsiones que pudieran ocurrir al proyecto y, en función de ello, medir la capacidad del proyecto de responder a cierta incertidumbre que se pueda identificar. Existen dos tipos de análisis, uno es el de sensibilidad y otro el de riesgo. El análisis de sensibilidad mide eventuales variaciones de precio en los puntos considerados críticos del proyecto. Es decir, una vez determinados aquellos puntos más expuestos a eventos externos, no manejados por la gerencia del proyecto (como el precio final del producto, variaciones de costo en los principales insumos, suba en tasas de interés, variaciones del tipo de cambio, y en fin, cualquier hecho que cuente con antecedentes de comportamiento registrados), se expone la matriz de evaluación a dichos acontecimientos, confrontando la misma, una vez con los máximos y otra con los mínimos de los últimos cinco años. A manera de ejemplo se puede mencionar que la cría de cerdos es muy sensible a las variaciones del precio del maíz, que a su vez tiene un precio bastante variable. Por otro lado, el análisis de riesgo no sólo implica las conclusiones del análisis de sensibilidad sino que, además, la consideración de ciertos eventos cuya ocurrencia no es segura pero sí probable, por lo que debe imaginarse al proyecto dentro de los escenarios desfavorables posibles, estableciendo la medida del impacto que pudiera ocurrir y los pasos a seguir dado el caso. Dentro de los riesgos posibles en un proyecto, se encuentran las eventuales contingencias climáticas, cambios bruscos de política económica, cambios tecnológicos que impliquen el súbito reemplazo del producto, restricciones crediticias, aumento de impuestos, entre otros.
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