Software – Erfahrungsbericht EDV im Institut

KOSMETIKINSTITUT

PC-g - es e tü ütz zte es s Arbe b iten ist im Institut Standard – wie in

fast s allen e Lebensb s erei ichen. Wä ähr re end frühere Syste-

me nur u ein inze eln l e e Au A fg gaben e übernahme m n, etwa Kasse,

Kundenverw wal ltung, Terminbuchung, unter e st s ützen

heutige To T ol o s in allen Berei ichen der täglichen Arbeit.

Da azu z sind d sie de eut utli lich c gün ü st tiger e geworden und werden n

nicht me ehr h gek e auft, so s ndern monatlich

gemietet e . Wie erleben erfahrene

Kosm metiker e innen n den täglichen

Eins n at tz z vo on digi g tale er r Unterstüt-t

zung?

rbeiten im Kosmetikinstitut ohne Software-Unterstützung? Weder für Beate Gerstung aus Schwabach, noch für Ilka Lucas aus Leipzig ist dies heute noch vorstellbar. Während Beate Gerstung mit Überzeugung die Software »Spa Manager« von Arq Soft nutzt, vertraut Ilka Lucas ihre Geschäftsprozesse dem Programm »Uschi & Klaus« von Studiolution an. Dabei haben die beiden Kosmetik-Fachfrauen die jeweiligen Tools ganz auf ihre Abläufe und Bedürfnisse eingestellt.

Guter Support ist wichtiger als einzelne spezifische Funktionen

Einstellungen ganz nach Wu W ns sch

Beat te Gerstung verwendet den »Spa Manager« vor allem für die Organis sation des Institutsalltags, fürs Marketing und um einen Überblick über den Erfolg zu behalten. Ein Gutscheinshop und die Möglichkeit, Terminanfragen zu stellen sind ihre Bausteine für den Online-Kundenservi v ce. Ansonsten nutz zt sie die e Termin npl p an a ung nur im Ins sti t tut se elbst. Bei ihr r gibt es ke k in ne e Online n -T Ter rminb n uchung durch h die Kundinnen. Der Grund d daf a ür ist, d dass es für einige Termine sehr aufwendige Verknüpfungen gibt, was eine Online-Buchung verkompliziert. Ilka Lucas hingegen n nutzt bei der Software »Uschi & Klaus« den n Gutscheinshop und eine Verlinkung zu um m Babor Webshop. Be ei der Online-Buchung g stellt sie aufgrund d der gu g ten n Buchungs sla l ge nur einzelne Term mine als s »verfügbar« ein. Diese sind entwede er über durch Absagen n frei gewordene Zeiten n oder sonstige Buchungslücken entstanden. Generel ll ist für Ilka Luc cas der schnelle und reibungslose Support das s allerwichtigste be ei im Einsat tz einer Software e. Dass das Gegenüb ber die Kos o metikerin ernst t nimmt und verst teht, schn h e ell Abhilfe schafft t und die Schritte e so erklärt, dass sie auch h für Laien nachvollz ziehbar si ind, das sei ihr noch wichtiger als sp pezifische e Fu unktionen.

Die Installa ati t o on im Instit tu ut »Licht an – P PC an«, so beginnt der Arbei e tst tag von Beate Ger rstung. Denn als erstes schaut sie morgens, , wel lche Termin ne für den Tag vorgesehen sind. In n ihrem Institu ut »All about Beauty« stehen PCs s in jedem Anwe w ndungsra aum, am Empfang und selbst tv verständlich im m Büro. Ähnlich beginnt auc ch der Arbeitstag von Ilka Luc cas in ihrem I Institut in de er Leipziger Innen nstadt: Ein Blick k in das Sys st tem verrät ihr, neben den n Te erminen des Tages, welche Umsätze im Gutscheinshop oder bei der Online-Buchung n erzielt wurden. Unmittelbar vor einem Te T rm mi in gibt ein weite erer Blick in den PC Aus skunft darüber, welche Anwendung anst teh e t, welcher Umsat tz mit der Kundin bei verg ga ange g nen Terminen erzielt wurde, welche e Anwendungen durc r hg h eführt wurden od der e we w lche Proben die e Kundin erhalten hat. Auc ch h kundenspezifische Daten wie das Hau utb bild, d eingenomme ene Medikamente, medizi inisc che Eingriffe, Erge ebnisse des Vitalitätstest ts un u d d Fotodo okum mentationen können n ges sp peic i h hert werden. Im Institut von Ilka a Luc cas s ist jede Mitarbeiterin mit einem Tablet aus u ge erüstet, das sie mit in die Anwendung gen nimmt. An den Empfangstresen stehe en n zusätzlich PCs. Nach dem Termin n werd den n da ann die einzelnen Anwendungen n und Prod o ukte per Mausklick gebucht un nd d so die Rec chn h ung erstellt. Produkte mi it Ba arc r ode we w rd den gescannt, sonst über die e Artik kel e nu n mm m er gebucht.

Ta age esp s lanu un ng im Griff

De D r r Au A fw f and für die Datenpfle ege e bei Ter rminen von Bestandskunden ist übe erschau ubar r und liegt insgesamt bei ma m xim mal fün nf Minuten. Bei Beate Gerst s un ng g ni imm m t man sich die Zeit dafür ü zwi w schen n den n An A we w ndungen, bei Ilka Luc u as nutze z n n di d e M Mita t rbeiterinnen dazu u die e Mas a k kenpause. In die i se s r geben sie alle e Dat aten e und Not o iz zen ein und bereiten n schon den Kassenbon n vo v r. Für Neukunden mit Einführungsges e p prä äch beträgt der Aufwand etwa zehn Min nu ut ten e . Untertags ist die Terminplanung für Ilk ka Lucas die zentrale Anwendung. Alle Mitarbei e terinnen sind nebeneinander dargeste ellt un nd es ist auf einen Blick zu sehen, wer we elche he Termine hat. Wird auf den Termin geklick kt, , öf ffnet sich ein Feld mit Kundendaten. Auch die L Lage g rverwaltung läuft über die Software. All le e Prod o ukte sind hinterlegt, Verkäufe wer rde en automatisch gebucht. Damit ist der Lag gerbestand stets abrufbar. Auf Knop pfdru r ck können zudem Bestellvorschläge au usg gs edruckt werden.

Wichtige Kennzahlen per Knopfdruck abrufbar

Mitd tdenkende Systeme

Auch c als Gedankenstütze fungieren di d gi itale l Syst teme. So wird an gebuchte Termi m ne e ein ne en Tag vo v rher erinnert. Auch an Geb burtsta age od der e andere Jahrestage erinnert das System e a auf f Wunsch. Dabei kann auf vor o form mulierte T Texte zugegriffen oder ein per e sö s nlic che h r r Te ext ge g schrieben werden. Da arüb be er r hina n us s sind betriebswirtschaftliche e Au usw wer e tu ungen nach verschiedenen Parame metern mögli ich: nach c einzelnen Kunden, na ach Kun ndenty yp – als so o Neukunden oder Sta amm mkun nden e , n nach Frauen, Männern, Altersk kla assen n ode d r r nach beliebigen hinterlegten e Kriterien. Eben nso ist jeder rzeit ein Über rbl lick ve erfüg gbar r, welc che Anwendungen oder Pro od dukte gut l laufen. Voraussetzung für di ie erfolg greic i he h Arbeit mit der Software ist natürlic ch, , das ss di ie Daten (Anwendungen, Preisl lis ste t et tc.) hinterlegt werden. Diese werden n da ad nn n mit den Mitarbeiterinnen und de en notwen ndi d ge en Apparaten verknüpft. So o passi s er e t es in der Terminplanung nicht, da ass aus V Versehen Mitarbeiterinnen au a f Anwend n un u ge g n gebucht werden, die sie e ni n ch ht t durchf h ühren können oder dass ein i nur ein nma m l vorhandenes Gerät zeitgleich für zwe w i A Anwendungen gebucht wird d. Kurzum: Insgesamt hilft die Software, si ich auf u die wesentlichen Aufgaben zu u konzentrier e en und die Kunden optima m l z zu betreuen.