Edição 25 Janeiro - Fevereiro 2012
CSC 4.0 Uma nova onda evolutiva para atuação em nível tático e estratégico
SSC 4.0 A new wave of evolution for actuation at tactical and operational levels
Entrevista Conheça os desafios enfrentados por Jair Bondicz na condução do CSC da BRF
Interview Read about the challenges faced by Jair Bondicz in driving BRF SSC
Offshore 10 fatores fundamentais a considerar para sua estratégia em 2012
Offshore 10 key factors to consider for your 2012 strategy
Contas a Pagar Uma reflexão sobre a origem desta função e para onde ela está indo
Accounts Payable Reflection on the origin of this function and the path it’s following
Realização
Sumário
Matérias | Features
03
26
Além dos custos das transações
Escolhendo um parceiro global offshore em 2012
Apesar dos ganhos experimentados e divulgados, será que o modelo de operação dos CSCs atuais permite a obtenção de todos os benefícios esperados?
A turbulência econômica e democrática no contexto de um mercado globalmente integrado está redesenhando o cenário de negócios
Beyond the costs of transactions
Choosing a global offshore partner in 2012
Despite the gains experienced and disseminated, does the current SSC operation model allow for the obtainment of all the expected benefits?
The economic and democratic turbulence in the context of a globally integrated market is redrawing the business landscape
15 Entrevista
30 O caminho evolutivo do Contas a Pagar
O diretor do CSC da BRF, Jair Bondicz, fala sobre a profissionalização e tendências no mercado de CSCs
As últimas três décadas presenciaram uma mudança nas operações da maioria das empresas. Mas o impacto no setor de Contas a Pagar foi notadamente significativo
Interview
The evolutionary path of Accounts Payable
BRF’s SSC director Jair Bondicz talks about the profissionalization and trends in SSC market
The past three decades has seen a change in most company operations. But the impact in Accounts Payable has been notably significant
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
CSC 4.0: Além dos Custos das Transações SSC 4.0: Beyond the Costs of Transactions Autor | Author: Caio Fiuza Fonte | Source: Visagio
Nos últimos 10 anos, a gestão das áreas de
Over the past 10 years, the management of
apoio nas grandes organizações brasileiras vem
support areas at large Brazilian organizations
passando por importantes transformações. A
has undergone some important transformations.
principal delas é a estruturação, cada vez mais
The main one is the structurization, increasingly
comum, de centros de serviços compartilhados.
more common, of the shared services centers.
Com os centros, as empresas buscam consolidar
With the centers, the companies seek to
atividades transacionais das unidades de negócio
consolidate the transaction-related activities
em uma estrutura central visando reduções
of the business units into a central structure,
de gastos em decorrência da eliminação da
aiming to reduce expenses by eliminating the
duplicidade de funções, da padronização dos
duplicity of functions, standardizing processes
processos e dos ganhos de escala.
and obtaining gains in scale.
Em resumo, uma estrutura de CSC opera
To summarize, a SSC structure operates
processos transacionais padronizáveis e
transactional process processes that are
comuns a várias unidades de negócio e tem
standardizable and common to several
como principal objetivo a garantia da qualidade
different business units and its main objective
ao menor custo na execução das transações.
is guaranteeing quality at the lowest cost when performing transactions.
Apesar dos ganhos experimentados e divulgados, surge o seguinte questionamento:
Despite the gains experienced and
será que o modelo de operação dos centros
disseminated, the following question arises:
atuais permite a obtenção de todos os
Does the current center operation model allow
benefícios esperados?
the obtainment of all the expected benefits?
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
3
Shared Services News
Modelo Benchmark de Serviços Compartilhados
Edição 25 - Ano 2012
Benchmark Shared Services Model
Antes de responder a essa pergunta, é preciso
Before answering this question, it is necessary
apresentar o modelo benchmark de serviços
to present the benchmark shared services
compartilhados que propõe o desenvolvimento
model that proposes the development of a SSC
de um CSC em três ondas, com ganhos
in three waves, with consecutive gains in scale,
consecutivos de escala, eficiência e nível de
efficiency and service level.
atendimento.
The first wave is characterized by the A primeira onda é caracterizada pela centralização
centralization of activities and is focused on
das atividades e é focada na obtenção de ganhos
obtaining gains of scale and synergies between
de escala e sinergias entre funções.
functions.
Em geral, os primeiros processos a serem
In general, the first processes to be absorbed
absorvidos referem-se aos serviços financeiros,
refer to the financial services, notably the
notadamente contas a pagar e contas a receber,
accounts payable and accounts receivable, as
e aos processos relacionados a suprimentos.
well as the processes related to procurement.
A segunda onda consiste na estruturação de
The second wave involves the structurization of
mecanismos formais de prestação de serviço
the formal service provision mechanisms, aiming
visando a otimização dos processos. Nesta
for process optimization. During this wave, the
onda, o trabalho desenvolvido pode ser dividido
work developed can be divided into two stages:
em dois estágios: criação de um catálogo de
creation of a service catalog, with the respective
serviços, com respectivo custeio, e criação
costing, and the creation of service mechanisms
de mecanismos de atendimento aos clientes
for internal clients.
internos.
Um catálogo de serviços é um desdobramento
A service catalog is a product of the process
do mapeamento de processos, no qual se
mapping, in which the SSC service scope is
define o escopo de prestação de serviços
defined for internal clients. For each service
do CSC para os clientes internos. Para cada
incorporated into the catalog, there must be the
serviço incorporado ao catálogo devem ser
definition of the SLAs and Reverse SLAs.
definidos SLAs (acordos de nível de serviço) e SLAs Reversos.
Once the services and service levels have been Definidos os serviços e os níveis de
4
Shared Services News
defined, it is time to determine the costing, which
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
atendimento, parte-se para o custeio que é a
is the definition of the cost calculation method
definição da forma de apuração dos custos para
for the set of services provided by the SSC and
o conjunto de serviços prestados pelo CSC e
the definition of the cost transfer model for the
a definição do modelo de repasse de custos
services provided to the business units. The
para os serviços prestados para as unidades de
most common costing models are the simple
negócio. Os modelos mais comuns de custeio
cost allocation and the cost per service costing,
Figura 1 - Modelo Benchmark de Serviços Compartilhados. FONTE: Visagio
Figure 1 - SSC Benchmark Model Source: Visagio
são o rateio simples e o de custos por serviço,
which requires the use of more sophisticated
que requer o uso de métodos mais sofisticados
methods such as activity-based costing.
como o custeio baseado em atividades.
At the SSCs with a higher degree of maturity, Nos CSCs com maior maturidade, os serviços
www.institutodegestao.com.br
the cataloged services are offered in more than
Shared Services News
5
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
do catálogo são oferecidos em mais de uma
one category, as shown in the Figure 2, this
modalidade, como na Figura 2, fato que
fact gives internal clients more autonomy when
proporciona maior autonomia aos clientes
choosing the most appropriate service level.
internos no momento da escolha do nível de serviço mais adequado.
SERVIÇOS SERVICES
MODALIDADES CATEGORIES
CUSTO COST
CRITÉRIOS DE SLA SLA CRITERION
Recrutamento e seleção Recruitment and selection
Regular
R$ X
60 dias / days
Emergencial / Emergency
R$ 5X
15 dias / days
Compra de material Material purchases
Regular
R$ Y
45 dias / days
Emergencial / Emergency
R$ 2Y
30 dias / days
Regular
R$ Z
24 horas / hours
Emergencial / Emergency
R$ 4Z
4 horas / days
Cadastro de nota fiscal para pagamento Registraton of invoice for payment
Figura 2 - Exemplo de Itens de um Catálogo de Serviços
Figure 2 - Example of Items in a Service Catalog
Fonte: Visagio
Source: Visagio
Após a criação do catálogo são desenvolvidos
After creating the catalog, the internal customer
os mecanismos de atendimento ao cliente
service mechanisms are developed and, in
interno que, na maioria dos casos, estão
the majority of cases, they are based on three
baseados em 3 canais de comunicação: portal
different communication channels: self-service
de autoatendimento, central de atendimento e
portal, service center and key accounts.
key accounts.
• Self-service portal: Web interface • Portal de autoatendimento: interface web do cliente interno com o CSC para
order to collect information and requests
levantamento de informações e solicitações
from some of the online support processes.
de alguns processos de suporte on-line.
• Service Center: phone service interface
• Central de atendimento: interface de
for resolving demands with a low level of
atendimento telefônico para resolução
complexity and recording and forwarding
de demandas de baixa complexidade e
requests associated with the services
registro e encaminhamento de solicitações
provided.
referentes aos serviços prestados.
• Key accounts: responsáveis por
6
between the internal client and the SSC in
Shared Services News
• Key Accounts: responsible for implementing and executing the model
implementar e executar o modelo que
that establishes the rules for the SSC’s
estabelece as regras de relacionamento do
relationship with the business units, as well
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
CSC com as unidades de negócio, bem
as the process of monitoring and disclosing
como o processo de acompanhamento e
results to the referred units.
divulgação dos resultados para os mesmos.
A terceira onda tem foco na educação da
The third wave is focused on demand
demanda. Os clientes são estimulados a
education. The clients are encouraged to plan
planejar de forma mais acurada o consumo
the consumption of services more accurately,
dos serviços e, com isso, reduzir o número de
and accordingly, reduce the number of calls
chamados e a proporção de solicitações em
and the proportion of requests falling into
modalidade emergencial. Em empresas que
the emergency category. At companies that
usam como base para os repasses de custos
use the activity-based costing as the base
o custeio baseado em atividades, é possível
for transferring costs, it is possible to obtain
obter ganhos financeiros da ordem de 20% em
financial gains of approximately 20% through
função da educação da demanda.
demand education.
Ao longo do desenvolvimento das ondas,
During the development of the waves, the
a implantação de um centro de serviços
implementation of a shared services center
compartilhados é complexa. Esta requer
becomes complex. This requires specific
conhecimento específico dos processos
knowledge of the organizations’ business
de negócio das organizações e habilidades
processes and skills for change management.
para gestão de mudanças. Os CSCs mais
The more mature SSCs develop a great skill
maduros desenvolvem grande habilidade para
for rationalizing processes and structuring
racionalização de processos e estruturação
relationships with the business unit clients.
de relacionamentos com clientes das unidades de negócio.
However, the gains obtained during the three waves reveal the primarily operational focus of
Entretanto, os ganhos auferidos nas três
the SSC operation. During the first wave, there
ondas denunciam o foco prioritariamente
is a reduction in costs by taking advantage of
operacional da atuação dos CSCs. Na primeira
the scale generated by process centralization.
onda, são reduzidos custos aproveitando a
After that, the company generates savings
escala proporcionada pela centralização dos
by operating processes in a rationalized
processos. Na sequência, a empresa gera
way. Finally, during the third wave, the gains
savings por operar os processos de forma
come from the awareness of the internal
racionalizada. Por fim, na terceira onda, os
clients on the need for more planning to
ganhos são oriundos da conscientização dos
ensure the best use of the budgets for their
clientes internos quanto à necessidade de maior
respective areas.
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
7
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
planejamento para melhor uso dos orçamentos
The benefits listed above are undeniable.
de suas respectivas áreas.
However, the pioneer companies that have already completed the three waves are already
Os benefícios listados acima são inegáveis.
Figura 3 - Processos Financeiros mais Incorporados pelos CSCs. FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG
Figure 3 - Financial Processes generally at SSCs Source: IEG Supply Chain Finance Research
8
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Porém, as empresas pioneiras que já
seeking out new challenges for their service
percorreram as três ondas já buscam novos
centers. This becomes clear by analyzing the
desafios para seus centros de serviços. Isso
finance area. Traditionally, the financial service
fica explícito ao analisar a área de finanças.
centers, also called SSC Finance, have played
Tradicionalmente, os centros de serviços
an important role, primarily in operating the
financeiros, também chamados CSC Finance,
accounts payable and accounts receivable
desempenham papel importante, principalmente
processes, which are generally transferred from
na operação dos processos de contas a
the business areas. However, do these units
pagar e contas a receber, que geralmente são
decisively serve the financial directors’ priorities?
transferidos das áreas de negócio. Mas, será que estas unidades atuam de forma decisiva
Supply Chain Finance: New
para as prioridades dos diretores financeiros?
Perspectives for Financial Service Centers
Supply Chain Finance: Novas Perspectivas para os Centros de
A recent study by the Management Engineering
Serviços Financeiros
Institute - IEG involving 67 financial executives from industrial and service companies
Pesquisa recente do Instituto de Engenharia de
belonging to 15 economic sectors revealed that
Gestão – IEG com 67 executivos financeiros
their priorities are the reduction of production
de empresas industriais e de serviços
costs and the improvement of the use of
pertencentes a 15 setores da economia
working capital.
mostrou que suas prioridades estão voltadas para a redução de custos de produção e para
Despite the fact that the two highlighted
a melhoria na utilização de capital de giro.
items are at the top of the list of priorities, the effective obtainment of related positive results
Apesar dos dois itens destacados ocuparem o
does not depend exclusively on the actions of
topo da lista de prioridades, a efetiva obtenção
the financial managers.
dos resultados positivos relacionados não depende exclusivamente de ações dos
For a company to cut its production costs, for
gestores financeiros.
example, it needs to have better planning and purchase processes, a leaner operation and
Para uma empresa reduzir seus custos de
better supplier relations.
produção, por exemplo, necessita de melhores processos de planejamento, de melhores compras, de uma operação mais enxuta e de
Furthermore, in order to ensure the improved
melhor relacionamento junto aos fornecedores.
use of working capital, it is necessary to
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
9
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Dos quatro itens citados, apenas o último está
have good stock planning, efficient and
sob responsabilidade da área financeira.
transparent processes and good relations with clients and suppliers.
Adicionalmente, para a melhoria da utilização do capital de giro é necessário um bom trabalho de
Furthermore, in order to ensure the
planejamento de estoques além de processos
improvement of the use of working capital,
ágeis e transparentes e bom relacionamento
it is necessary to have good stock planning,
com clientes e fornecedores.
efficient and transparent processes and good relations with clients and suppliers.
Com isso, e considerando apenas o que está sob responsabilidade da área financeira, a
Based on the findings about the financial
nova lista de prioridades pode ser dividida em
directors’ priorities, it can be concluded
três grupos: processos, relacionamentos e
that an important step for the more mature
integração financeira na cadeia de suprimentos,
SSCs will be to use their natural vocations
ou seja, com fornecedores, clientes e bancos.
to expand their operations and support the company as it implements the Supply Chain
Diante dos desdobramentos das prioridades
Finance (SCF) concept.
dos diretores financeiros, conclui-se que um
Derived from Supply Chain Management (SCM),
passo importante para os CSCs mais maduros
SCF aims to boost the financial efficiency of the
será, a partir de suas vocações naturais,
supply chains, resulting in the optimization of
PROCESSOS / PROCESSES
Melhor agilidade e transparência nos processos Improved process agility and transparency Intensificação do relacionamento com clientes Intensification of the relationship with clients
RELACIONAMENTOS RELATIONSHIPS
Intensificação do relacionamento com fornecedores Intensification of the relationship with suppliers Intensificação do relacionamento com instituições financeiras Intensification of the relationship with financial institutions
INTERAÇÃO FINANCEIRA NA CADEIA DE SUPRIMENTOS FINANCIAL INTEGRATION ALONG THE SUPPLY CHAIN
Redução dos custos de financiamento ao longo da cadeia de suprimentos. Reduction of financing costs along the supply chain Necessidade de melhor integração dos agentes financeiros com os demais agentes da cadeia Need for better integration between financial agents and other agents of the chain
Figura 4 - Principais Desdobramentos das Prioridades dos Diretores Financeiros. FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG
Figure 4 - Main Findings of Financial Directors’ Priorities. Source: IEG Supply Chain Finance Research
10
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
expandir sua atuação e apoiar a empresa na
working capital through financing instruments for
implantação do conceito de Supply Chain
suppliers and clients. This financing may be the
Finance (SCF).
result of some banking product or alternatives related to capital market.
Derivado do Supply Chain Management (SCM), o SCF visa elevar a eficiência financeira de
Besides the optimization of working capital, SCF
cadeias de suprimento resultando na otimização
practices can also help increase the visibility and
do capital de giro através de instrumentos de
transparency of the financial flow, allowing for an
financiamento a fornecedores e clientes. Este
improved liquidity in commercial transactions,
financiamento pode ser fruto de um produto
improving cash flow estimates and mitigating
bancário ou de alternativas relacionadas ao
risks for those involved along the chain.
mercado de capitais.
Petrobras and FIAT are two companies that have Além da otimização de capital de giro, as
already begun to practice SCF. The first began
práticas de SCF podem contribuir para o
the public distribution of its senior shares as part
aumento da visibilidade e transparência do fluxo
of the first series of emissions under the company
financeiro, permitindo uma maior liquidez nas
supplier’s Receivables Investment Funds (FIDC) in
transações comerciais, melhorando a previsão
2009. The company currently has approximately
do fluxo de caixa e mitigando riscos para os
R$ 600 million in credits granted to its suppliers,
envolvidos na cadeia.
focused on the development of the same.
Petrobras e FIAT são duas empresas que
FIAT partnered up with BDMG in 2011 to
já começaram a praticar o SCF. A primeira
present the first tranche of R$ 110 million from
iniciou em 2009 a distribuição pública de cotas
the Receivables Investment Funds – Minas
seniores da primeira série de emissão do Fundo
Gerais Production Chains (FIDC CPMG). This
de Investimento em Direitos Creditórios (FIDC)
financing category will facilitate the supplier
de fornecedores da empresa. Atualmente, a
chain’s access to working capital at more
empresa tem aproximadamente R$ 600 milhões
competitive costs, boosting the financial
em créditos concedidos a seus fornecedores
strength and performance of the same. In all,
visando o desenvolvimento dos mesmos.
1,000 suppliers can be benefitted and it is expected that there will be an improvement in
Já a FIAT, em conjunto com o BDMG,
the product quality, deadlines and prices.
apresentou em 2011 a primeira tranche de R$
Despite the cases presented above, the
110 milhões do Fundo de Investimentos em
adoption of mechanisms such as FIDC is
Direitos Creditórios – Cadeias Produtivas de
still very new in Brazil. However, the Figure
Minas Gerais (FIDC CPMG). Esta modalidade de
5 shows that companies with SSC Finance
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
11
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
financiamento vai facilitar o acesso da cadeia de
are more advanced when it comes to
fornecedores ao capital de giro a custos mais
implementing the SCF concept.
competitivos aumentando a força financeira e a performance dos mesmos. Ao todo, mil
What Changes in the SSC 4.0
fornecedores poderão ser beneficiados e a
Operations and What are the Gains
expectativa é de que seja elevada a qualidade
Like?
nos produtos e que melhores prazos e preços sejam praticados.
Differently than the type of activity seen in previous waves, SSC 4.0 constitutes a more
Apesar dos casos apresentados acima, a
propositional participation that is involved with the
adoção de mecanismos como o FIDC ainda
major financial challenges of the business units.
é incipiente no Brasil. Entretanto, a Figura 5 mostra que as empresas com CSC Finance
During the initial moment, it is expected that the
estão mais avançadas na implantação do
SSC will pro-actively identify the opportunities
conceito de SCF.
for gain and promote the SCF concept.
O que Muda na Atuação do CSC
Once the opportunities have been identified,
4.0 e Como Ficam os Ganhos?
the role assumed by the SSC is to structure the business relationship with suppliers,
12
Diferentemente da forma de atuação vista nas
clients and financial institutions. The IEG
ondas anteriores, o CSC 4.0 pressupõe uma
study revealed that, in the majority of cases,
participação mais propositiva e envolvida com o
companies promote the sharing of information
grande desafio financeiro da unidade de negócio.
with clients and suppliers. However, this takes
Em um primeiro momento, espera-se que, de
place informally, or in other words, there is not
forma proativa, o CSC identifique oportunidades
always the record of the shared content and the
de ganho e fomente o conceito de SCF.
frequency of the communication is irregular.
Identificadas as oportunidades, o papel do CSC
Finally, taking advantage of their process
é estruturar o relacionamento dos negócios
rationalization skills, the centers can eliminate
com fornecedores, clientes e instituições
the main difficulty declared by financial
financeiras. A pesquisa do IEG constatou que,
managers: receiving information in a timely
na maioria dos casos, as empresas promovem
fashion for cash flow planning. According to
o compartilhamento de informações com
the IEG study, the most absent information is
clientes e fornecedores. Entretanto, este se
related to the credit policies applicable to clients
dá informalmente, ou seja, nem sempre há
and suppliers. Even though it is present within
o registro do conteúdo compartilhado e a
the scope of the financial areas, the definition
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Figura 5 - Adoção do Supply Chain Finance no Brasil. FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG
Figure 5 - Adoption of Supply Chain Finance in Brazil. Source: IEG Supply Chain Finance Research
periodicidade da comunicação é irregular.
of the credit limits is rarely included within the scope of SSC Finance, as presented in
Por fim, aproveitando a habilidade de
Figure 3. Absorbing this process represents
racionalizar processos, os centros podem
an opportunity.
eliminar a principal dificuldade declarada pelos gestores financeiros: ter informações
With this, SSC 4.0 begins to work on a tactical
em tempo hábil para o planejamento do fluxo
and strategic level at the organization. Taking
de caixa. De acordo com a pesquisa do
the financial area as an example, SSC Finance
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
13
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
IEG, as informações mais ausentes estão
becomes a crucial strategy for reducing
relacionadas às políticas de crédito a clientes e
operational costs and the need for working
fornecedores. Apesar de presente no escopo
capital that can be transformed into financial and
das áreas financeiras, a definição dos limites
non-financial gains that are not associated with
de crédito raramente está no escopo do CSC
the costs per transaction.
Finance, como apresentado na Figura 3. Absorver este processo é uma oportunidade.
The Figure 6 represents a summary of the operations and gains generated by SSC Finance
Com isso, o CSC 4.0 passa a atuar em
during each wave.
nível tático e estratégico na organização. Tomando como exemplo a área financeira, o CSC Finance torna-se peça fundamental para a redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro que podem ser traduzidos em ganhos financeiros e nãofinanceiros não associados aos custos por transação.
A Figura 6 apresenta um resumo da atuação e dos ganhos gerados pelo CSC Finance em cada onda.
MOMENTO PHASE
ATUAÇÃO OPERATION
NATUREZA DO GANHO NATURE OF GAIN
NÍVEL LEVEL
1a onda 1st wave
Centralização de atividades Centralization of activies
Aproveitamento de escala Scale gains
Operacional Operational
2a onda 2nd wave
Gestão de processos Process Management
Diminuir o custo por transação Reduced cost per transaction
Operacional Operational
3a onda 3rd wave
Educação da demanda Demand education
Diminuir o número de transações Reduced number of transactions
Operacional / tático Operational / tactical
4a onda (CSC 4.0) 4th wave (SSC 4.0)
Supply Chain Finance Supply Chain Finance
Redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro Reduced operational costs and need for working capital
Tático / estratégico Tactical / strategic
Figura 6 - Perfil de Atuação e Ganhos Relacionados ao Processo de Implantação de um CSC
Fonte: Visagio
Figure 6: Performance profile and gains related to the deployment process of a SSC Source: Visagio
14
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Jair Bondicz - Diretor do CSC da BRF Jair Bondicz – BRF’s SSC Director
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
15
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Entrevista . Interview
JAIR BONDICZ Brasil Foods O CSC da BRF coleciona vitórias. A mais
BRF’s SSC collects wins. Recently, it won first
recente delas foi a conquista do 1o lugar em
place in best practices between mature SSC
melhores práticas dentre os CSCs maduros, em
in the Shared Services Brazil event that took
premiação ocorrida durante o evento Shared
place in São Paulo, from January 17th to 20th.
Services Brasil 2012, de 17 a 20 de janeiro,
The interview with BRF Shared Services Center
em São Paulo. Na entrevista com o diretor do
director, Jair Bondicz, shows the challenges
Centro de Serviços Compartilhados da BRF,
faced during the fusion between Perdigão
Jair Bondicz, você saberá um pouco mais
and Sadia and also shows trends in the SSC
sobre os desafios enfrentados durante a fusão
marketplace.
entre Perdigão e Sadia e as tendências para o mercado de CSC na visão deste profissional de sucesso.
Conte-nos um pouco sobre
Tell us a bit about your professional
a sua trajetória profissional,
career, especially your experience
especialmente sobre sua atuação
at SSCs.
em CSCs. I have worked at Perdigão since 1994. I Eu trabalho na Perdigão desde 1994; passei
worked in several different areas, including:
por diversas áreas onde destaco: Controladoria,
Controllership, IT, Projects and M&A. In 2005,
TI, Projetos e M&A. Em 2005 a Perdigão
Perdigão implemented its SSC and I began
implantou seu CSC e passei a atuar na área
working in the Client Relationship area, allowing
de Relacionamento com Clientes, fato que me
me to navigate through all areas of the SSC. I
possibilitou navegar por todas as áreas do CSC.
spent five years working in this area, where I was
Foram cinco anos atuando nesta área, onde
also responsible for absorbing new processes
eu também fui responsável pela absorção de
and new companies at the service center.
novos processos e novas empresas no centro de serviços.
16
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Depois passei um período na área de
After that, I spent a period working in the
Investimentos e Aquisições fato que me deu
Investment and Acquisitions area, which gave
uma boa visibilidade do plano estratégico e dos
me a good visibility of the strategic plan and
projetos de expansão e aquisições da BRF e,
BRF expansion and acquisition projects, and
obviamente, uma visão ampla e privilegiada dos
obviously, a more ample and privileged vision of
objetivos da organização.
the organization’s objectives.
Finalmente, no início de 2011 fui convidado para
Finally, at the start of 2011, I was invited to
assumir a diretoria do CSC da BRF.
assume the SSC Board at BRF.
Como você vê a profissionalização
How do you view the
nos CSCs? Este é um mercado
professionalization of the SSCs?
que tem crescido e se valorizado a
This is a market that has grown
cada dia.
and gained more value with each passing day.
Há algum tempo, existia um conceito de que o CSC era apenas operacional e que deveria ser
Some time ago, there was the idea that the
única e exclusivamente focado na redução de
SSC was only operational and that it should be
custos. No entanto, CSCs mais estruturados
solely and exclusively focused on cutting costs.
vão muito além da redução de custos e
However, the more structured SSCs go way
efetivamente geram valor para a organização, o
beyond reducing costs and effectively generate
que lhes dá um cunho mais estratégico.
value for the organization, making them more strategic in nature.
No nosso caso, trabalhamos de maneira diferenciada, orientada a resultados com alta
In our case, we work in a unique fashion,
produtividade, através de regras e processos
results-oriented and with a high level of
bem definidos. Criamos uma verdadeira
productivity through well defined rules and
“fábrica de serviços” com conceitos como
processes. We created a true “service factory”
Six Sigma, melhoria contínua, otimização e
with concepts such as Six Sigma, continuous
automação de processos.
improvement and process optimization and automation.
Este é um trabalho que estamos fazendo também junto ao GESC (Grupo de Estudos em
This is a work that we are also developing
Serviços Compartilhados, que reúne 20 dos
together with the GESC (Shared Services
principais CSCs que atuam no Brasil e tem o
Study Group that gathers 20 of the main SSCs
objetivo de promover benchmarking e trocar
operating in Brazil and is designed to promote
boas práticas em CSC). Os resultados das
benchmarking and exchange good SSC
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
17
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
pesquisas de Benchmarking e de satisfação
practices). The results of the Benchmarking
[realizadas em parceria com o IEG] são sempre
and satisfaction polls [conducted in partnership
levados para dentro da empresa e isso ajuda a
with IEG] are also taken inside the company
motivar os colaboradores do CSC e demonstrar
and this helps motivate the SSC employees
nossa importância para a organização.
and demonstrates our importance to the
“
organization.
“
Jair Bondicz
“
Each SSC should be molded to meet the specific needs of the company or group of companies it serves, and there is no company like another. Jair Bondicz
“
Cada CSC deve ser moldado para atender às necessidades específicas da empresa ou grupo de empresas que atende, e não existe uma empresa que seja exatamente igual à outra.
Para enfatizar a importância de nosso CSC, costumamos fazer uma analogia com a
In order to emphasize the importance of our
Fórmula 1. O CSC não quer ser o “piloto” do
SSC, we generally draw an analogy with
carro, mas os “mecânicos” que fazem a troca
Formula 1. The SSC does not want to be the
“perfeita” dos pneus, muito bem treinados,
car’s “driver,” but rather the “mechanics” who
motivados e capazes de efetuar sua atividade
“perfectly” change the tires, who are very well
com perfeição – qualquer segundo perdido aqui,
trained, motivated and capable of completing
pode representar a derrota da equipe.
the activity with perfection – any second lost here may lead to the entire team’s defeat.
18
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
“
Edição 25 - Ano 2012
O CSC não quer ser o “piloto” do
carro, mas os “mecânicos” que fazem a troca “perfeita” dos pneus, muito bem treinados, motivados e capazes de
“
The SSC does not want to be the
car’s driver, but rather the mechanics who perfectly change the tires, who
are very well trained, motivated and
efetuar sua atividade com perfeição –
capable of completing the activity with
qualquer segundo perdido aqui, pode
perfection - any second lost here may
Currículo
“
Jair Bondicz
“
representar a derrota da equipe.
lead to the entire team’s defeat. Jair Bondicz
CV
Jair Bondicz é formado em Ciências Contábeis, com Especialização em
Jair Bondicz earned a degree in Accounting Sciences, with Specialization
Controladoria e MBA em Gestão Empresarial pela FGV (Fundação Getúlio
in Controllership and an MBA in Business Management at FGV (Getúlio
Vargas). Trabalha há 18 anos na BRF - Brasil Foods, tendo atuado nas
Vargas Foundation). He has worked at BRF - Brasil Foods for 18 years in
áreas de Controladoria, Tecnologia da Informação, Projetos, M&A e
the areas of Controllership, IT, Projects, M&A and Shared Services. He also
Serviços Compartilhados. Atuou na área de Investimentos e Aquisições
worked in the Investment and Acquisition area at BRF, participating in the
da BRF com participação nos principais projetos de aquisições como:
main acquisition projects, such as: Batavo, Eleva (Avipal/Elegê), Plusfood
Batavo, Eleva (Avipal/Elegê), Plusfood e Sadia e é diretor do Centro de
and Sadia and he is the Director of the BRF Shared Services Center.
Serviços Compartilhados da BRF.
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
19
Shared Services News
20
Edição 25 - Ano 2012
Vamos entrar um pouco no case
Let’s go into the case of the merger
da fusão entre Perdigão e Sadia.
between Perdigão and Sadia. What
Como foi a implantação e como
was the implementation like and
o processo de fusão impactou as
how did the merger process affect
pessoas e a operação em si?
the people and operation itself?
As duas empresas têm um histórico muito
The two companies have a history that is very
parecido em Serviços Compartilhados; ambos
much alike when it comes to Shared Services
foram estruturados em 2005 e tinham muitas
– both were structured in 2005 and have very
similaridades em seus escopos.
similar scopes.
Por conta disso, a missão que nos foi dada foi
Therefore, the mission we were given was quite
bastante clara: juntar o melhor de cada um e
clear: join the best of each one and deliver a
entregar um CSC completo. Este foi um grande
complete SSC. This was a major challenge,
desafio, pois envolveu ainda a absorção de
since it also involved the absorption of other
outros processos que não eram escopo em
processes that did not fit within the scope of
nenhum dos dois CSCs. Nesta fase, dedicamos
either of the two SSCs. During this phase, we
grande esforço na padronização do sistema
dedicated major effort to system standardization
(cada CSC tinha um banco de dados diferente),
(each SSC had a different database), the
na unificação da estrutura organizacional do
unification of the SSC’s organizational structure
CSC e na definição da localização física do
and the definition of the center’s physical
centro.
location.
Durante a integração dos sistemas, destacamos
During the integration of the systems, we chose
vários de nossos colaboradores para atuar full
several of our employees to work full time on
time no projeto, tendo que ao mesmo tempo
the project and, at the same time, to continue
continuar fazendo as entregas de cada CSC.
making the deliveries of each SSC.
Quanto à estrutura, após a fusão tratamos
As for the structure, after the merger we dealt
a duplicidade de cargos, redefinição de
with the duplicity of job positions, redefinition
posições de gestão para novas áreas
of the management positions for the new
assumidas e balanceamento de atividades
areas assumed and balanced out the activities
entre as áreas do CSC.
between the different SSC areas.
Por fim, na escolha da localização física do
Finally, the choice of the SSC’s physical location
CSC pesou a quantidade de colaboradores que
depended on the number of employees we
tínhamos sediados em Itajaí, assim como alguns
had in Itajaí, as well as certain factors that were
fatores que foram decisivos na escolha da sede
decisive when choosing the SSC head office
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
do CSC em 2005: qualidade e disponibilidade
in 2005: the quality and availability of labor, the
da mão de obra, facilidade de deslocamento
ease of the commute to the company’s other
para demais unidades da empresa,
units, the competitiveness of the operational
competitividade em custos operacionais, além
costs, as well as ensuring that it was a region
de ser uma região que atrai muitos profissionais
that attracts many professionals due to its
pelo seu clima e belezas naturais.
climate and natural beauty.
Com a fusão, naturalmente perdemos
With the merger, we naturally lost some
alguns funcionários, mas também tivemos
employees, but we also saw significant gains
expressivos ganhos de escala e transferência de
in scale and transfer of knowledge between
conhecimento entre as duas empresas. Tivemos
the two companies. At the same time, we
ao mesmo tempo crescimento de posições
also saw a growth in positions due to the new
pelas novas atividades assumidas e equalização
activities assumed and the equalization of
de escopo dos dois centros, assim como
the scope between the two centers, together
importantes sinergias obtidas pela aplicação do
with important synergies obtained through the
benchmarking de cada processo, fechando o
application of benchmarking for each process,
ano de 2011 com 1.611 colaboradores.
closing 2011 with 1,611 employees.
Quais são as tendências, de
Generally speaking, what are the
maneira geral, para empresas que
trends for companies that have
possuem CSCs? Existe um modelo
SSCs? Is there an ideal model?
ideal? I believe that the ideal model does not exist. Eu acredito que o modelo ideal não existe.
Each SSC should be molded to meet the
Cada CSC deve ser moldado para atender às
specific needs of the company or group of
necessidades específicas da empresa ou grupo
companies it serves, and there is no company
de empresas que atende, e não existe uma
that is exactly like another. But I believe that
empresa que seja exatamente igual à outra.
over the upcoming years, we will see important
Mas acredito que nos próximos anos veremos
transformations, including:
importantes transformações onde destacaria:
At companies with SSCs that are already Nas empresas com CSCs já consolidados
consolidated, the trend is toward globalization.
a tendência é a globalização, seja para
This may be to monitor the natural movement
acompanhar o movimento natural de muitas
of many companies or to seek out models that
empresas, ou para buscar mercados onde seja
allow for a more expressive reduction in the
possível uma redução mais expressiva dos
SSC’s operational costs. In this case, China and
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
21
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
custos operacionais do CSC, neste caso, China
India may become important as well for Brazilian
e Índia podem se tornar importantes também
companies, as they currently are for European
para empresas brasileiras assim como são
and North American ones. For smaller companies,
atualmente para europeias e norte-americanas.
the trend is to install a SSC, whether exclusive or
Para empresas menores, a tendência é implantar
shared with other companies, that can serve as a
um CSC, seja este exclusivo ou compartilhado
type of consortium.
com outras empresas, o que pode funcionar como uma espécie de consórcio.
A BRF em números BRF in numbers
O CSC em números BRF SSC in numbers
Maior exportadora mundial de aves Largest global exporter of poultry
80 milhões de registros contábeis/mês 80 million accounting records/month
4a maior exportadora brasileira em 2011 4th largest Brazilian exporter in 2011
2.000 contratos jurídicos/mês 2,000 legal contracts/month
118.000 funcionários 118,000 employees
120.000 folhas de pagamento/mês 120,000 payrolls/month
64 fábricas no Brasil e 3 no exterior 64 factories in Brazil and 3 abroad
200.000 usuários de plano de saúde 200,000 health plan users
24 escritórios comerciais no exterior 24 commercial offices abroad
10.000 celulares geridos no CSC 10,000 cellular phones managed at the SSC
200.000 toneladas de exportação/mês 200,000 tons of exports/month
100.000 chamados de TI e RH/mês 100,000 IT and HR calls/months
Vendas para 140 países Sales to 140 countries
1.600 funcionários no CSC 1,600 employess at the SSC
Presença em 98% do território nacional Presence in 98% of the national territory
20.000 movimentções de pessoal/mês 20,000 personnel transfers/month
3.000 itens no portfólio de produtos 3,000 items in the product portfolio
250 processos de importação/mês 250 import processes/month
Fonte: BRF Source: BRF
Outra tendência forte que acredito é a
Another strong trend I see is the increased
especialização cada vez maior dos profissionais
specialization of the SSC professionals. In
de CSCs. Neste sentido atualmente, estamos
this sense, we currently are working on two
com dois projetos importantes, um MBA voltado
important projects - an MBA focused on Shared
para a Gestão em Serviços Compartilhados
Services Management in partnership with
em parceria com o SENAI e GESC e uma
Brazil’s National Industrial Learning Service
graduação também com este enfoque junto
(SENAI) and GESC, as well as a degree with
com a Universidade do Vale do Itajaí (UNIVALI).
this focus at UNIVALI (Vale do Itajaí University).
Destaco aqui a valorosa contribuição que o IEG
I would like to point out here the valuable contribution that the Management Engineering
22
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
vem dando para estas iniciativas.
Institute (IEG) has provided for these initiatives.
Especificamente no CSC da BRF vamos focar
More specifically at the BRF SSC, we will focus
em iniciativas de virtualização de processos,
on initiatives related to process virtualization, the
redefinição do modelo de precificação,
redefinition of the pricing model, training of the
capacitação da equipe em idiomas, home office
team in different languages, home office and on the
e na criação do Instituto Brasileiro de Serviços
creation of the Brazilian Shared Services Institute.
Compartilhados.
Benchmarking em CSC: seleções de empresas até o dia 16/03 Benchmarking in SSC: registration open until March 16 O Instituto de Engenharia de Gestão
Until March 16, the Management Engineering
(IEG) seleciona até o dia 16 de março
Institute (IEG) will open up registration for
empresas que desejem participar da
those companies that wish to participate in
4ª edição do Benchmarking em CSC
the 4th edition of the event Benchmarking
conduzido pelo Instituto. O estudo abrange
in SSC promoted by the institute. The study
os macroprocessos de Finanças, Tributário,
covers the areas of Finances, Accounting,
Contábil, Recursos Humanos, Tecnologia da
Human Resources, Information Technology
Informação e Suprimentos/Compras para a
and Purchasing/Procurement for an analysis
análise das práticas de gestão e operação
of the adopted management and operating
adotadas, permitindo uma rica comparação de
practices and aims to supply extremely valuable
produtividade em custos e nível de serviço entre
information for companies and managers striving
os CSCs das empresas participantes.
for excellence in the management and operation of their SSCs.
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
23
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
IQPC premia melhores práticas em CSC IQPC awards best practices in SSC A 3ª edição do Prêmio de Excelência em
The 3rd edition of the Award for Excellence
Centro de Serviços Compartilhados foi
in Shared Services Centers was held by IQPC
realizada pelo IQPC durante o Shared Services
during the event Shared Services Brasil 2012,
Brasil 2012, de 17 a 20 de janeiro, em São Paulo.
held from January 17-20 in São Paulo. The event
Durante o evento foram premiadas as empresas
awarded the companies with the top practices in
com melhores práticas em CSC em duas
SSC in two different categories: Best New (SSCs
categorias: Best New (CSCs com até 3 anos) e
up to three years old) and Best Mature (SSCs
Best Mature (CSCs com mais de 3 anos).
over three years old).
Os grandes vencedores da noite foram Solví,
The big winners of the night were Solví, which
que conquistou o 1º lugar na categoria Best
earned first place in the Best New category, and
New, e BRF, vencedora na categoria Best
BRF, winner in the Best Mature category. Solví
Mature. A Solví foi seguida no ranking por
was followed in the ranking by Braskem and
Braskem e Solvay, respectivamente. Já a BRF
Solvay, respectively. BRF was followed by ALL –
foi seguida pela ALL – América Latina Logística
América Latina Logística – and by CCR.
– e pela CCR.
Best New
Best New
1st place: Solví
1º lugar:
Solví
2nd place: Braskem
2º lugar:
Braskem
3rd place: Solvay
3º lugar:
Solvay
Best Mature
Best Mature
1st place: BR
1º lugar:
BR Foods
2º lugar:
ALL – América Latina Logística
3º lugar:
CCR
Foods
2nd place: ALL 3rd place: CCR
24
Shared Services News
– América Latina Logística
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Edição 25 - Ano 2012
Shared Services News
25
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Escolhendo um parceiro global offshore em 2012 Choosing a global offshore partner in 2012 Autor | Author: Gavin Bowden-Hall Fonte | Source: ssonetwork.com Escolhendo uma localização offshore para terceirizar serviços – 10 fatores fundamentais a considerar para sua estratégia de 2012. A turbulência econômica e democrática no contexto de um mercado globalmente integrado está redesenhando o cenário de negócios no que diz respeito a tomar decisões sobre onde localizar serviços offshore.
Choosing an offshore location to outsource services – 10 key factors to consider for your 2012 strategy. The economic and democratic turbulence in the context of a globally integrated market is redrawing the business landscape when it comes to making a decision about where to locate offshore services.
Quando a AT Kearney publicou seu Índice de
When AT Kearney published their Global
Localizações Globais, ano passado, muita coisa
Locations Index last year much had changed
havia mudado no mercado desde que o uso do
in the market since Offshoring became an
offshore se tornou uma ferramenta de negócios
accepted business tool around 2000. The
aceita, perto do ano de 2000. A turbulência
economic and democratic turbulence in the
econômica e democrática no contexto de
context of a globally integrated market is
um mercado globalmente integrado está
redrawing the business landscape when it
redesenhando o cenário de negócios no que diz
comes to making a decision about where to
respeito a tomar decisões sobre onde localizar
locate offshore services.
serviços offshore.
This has been further compounded by the
26
Aliado a isso, houve um aumento no número de
increase in countries which have entered the
países que entraram no mercado de serviços
global services market. AT Kearney’s Index
globais. O Índice da AT Kearney considera a
considers the capability and capacity across
capacidade e a potencialidade em 50 países,
50 countries, even this is not exhaustive as
no entanto esse número não é abrangente, uma
recent entrants into the market of countries like
vez que países que entraram recentemente
Bangladesh and Palestine are not included.
nesse mercado não foram incluídos, com
The world is in transition. The established order
Bangladesh e Palestina. O mundo está em
is in flux and the best brains and economic
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
transição. A ordem estabelecida está em fluxo e
forecasters are reluctant to predict what the new
as pessoas mais inteligentes relutam em prever
world order might be. The key drivers for this
como será a nova ordem mundial. Os principais
change are:
determinantes dessas mudanças são: • •
•
New financial strategies across trading zones and countries;
•
Breaking down of international boundaries through globalisation;
Ruptura de limites internacionais, devido à globalização;
•
•
Novas estratégias políticas em países e zonas de comércio;
•
towards elections and wrestle with their debt;
Incerteza política nos EUA, que vão passar por um processo eleitoral e lutam contra sua dívida;
Political uncertainty in the US as they move
•
Reduced consumption in the west and higher
Redução no consumo no ocidente e maior
demand in the BRIC and the growing strength of
demanda no BRIC, além do crescimento da
the N-11 countries;
força dos países do N-11;
•
European debt and the crisis in the Euro;
•
Dívida europeia e a crise do euro;
•
The debate around Peak Oil and long term
•
A discussão sobre o pico petrolífero e a
availability of some natural resources.
disponibilidade de algumas reservas naturais em longo prazo.
Given these uncertainties, making the right choice for an Offshoring location is vital.
Diante dessas incertezas, escolher corretamente
Here are 10 criteria for determining which
uma localização offshore é vital. A seguir há dez
locations are viable and what the trade-offs
critérios para determinar quais localizações são
might be:
viáveis e as possíveis contrapartidas:
Risco político e econômico Avalie se o serviço poderá ser prejudicado por conturbações dentro da comunidade em que ele será prestado. A estabilidade em longo prazo é um fator chave para um serviço confiável.
Custo, tamanho e taxa de rotatividade da mão de obra O custo de mão de obra pode ser baixo. No entanto, considere se existe um risco de inflação local do salário causado pela demanda de fornecedores concorrentes e um pool de mão de obra limitado. Isso pode incentivar a
www.institutodegestao.com.br
Economic and political risk Assess whether the service could be disrupted by unrest within the community from which the service will be delivered; long term stability is a key factor in a dependable service.
Labour cost, size and turnover Labour costs maybe low, consider however, whether there is a risk of local wage inflation caused by demand from competing suppliers and a limited pool of labour; this may also encourage staff to move between employers which may jeopardise the quality of service.
Shared Services News
27
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
rotatividade de funcionários entre empregadores, prejudicando a qualidade do serviço.
Management and Infrastructure Take time to appreciate the way the
Gerenciamento e infraestrutura
management responsible for the service is
Avalie a forma como a gerência responsável
structured, check if there are strong governance
pelo serviço é estruturada. Verifique se existe
arrangements such as a clear escalation path
uma formação gerencial forte, por exemplo, com
and test if the organisation have all the facilities
um organograma claro, e teste se a organização
appropriate for volumes and capabilities.
tem todas as instalações apropriadas para volumes e capacidades.
Host taxation regime Consider how the services are positioned
Regime fiscal do país anfitrião
relative to the local authorities; might there be,
Considere como os serviços são posicionados
or a threat of, a detrimental taxation regime for
com relação às autoridades locais. Pode haver
moving fees across international boundaries
um regime de impostos prejudicial decorrente
and leveraging offshoring success to secure
do fato de as taxas cruzarem fronteiras
additional tax revenues.
internacionais e um aproveitamento do sucesso do regime offshore para proteger receitas
Country infrastructure
adicionais com impostos.
There is some suggestion established offshoring countries are suffering from under
Infraestrutura do país
capacity in social infrastructure and internet
Existem algumas sugestões de que países
congestion; some of the newer entrants will not
estabelecidos para offshore estejam sofrendo
have these problems.
de pouca capacidade de infraestrutura social e congestionamento da internet. Alguns dos
Cultural compatibility
países novos nesse tipo de serviço não têm
Particularly important when the offshorer
esses problemas.
provides call-centre services or needs to interpret requirements definitions; check a service provider
Compatibilidade cultural
understands the buying business, the end
Especialmente importante quando o país
customer/consumer and is able to build rapport
que realiza o offshore oferece serviços de
between the two businesses.
atendimento ao cliente por telefone ou precisa
28
interpretar definições de requisitos. Verifique se
Geographical proximity
o prestador de serviços compreende o negócio,
It may be necessary to visit each other’s
o cliente final/consumidor e se pode estabelecer
premises, consider the ease and timeliness of
relações entre as duas partes.
travel.
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Proximidade geográfica
Track record and user experience
Talvez seja necessário visitar as respectivas
Presuming the offshorer has other clients,
instalações, portanto considere a facilidade e o
investigate whether the service provided
tempo de viagem.
matches up to expectations, press for a reference site visit/enquiry and plan some
Histórico e experiência do
probing questions.
usuário Supondo que o país escolhido para a atividade
Education levels of the work force
offshore tenha outros clientes, investigue se o
Literacy and language skills may be critical
serviço prestado corresponde às expectativas,
particularly if the offshored service is complex
solicite uma visita ao local para obter uma
and requires the workforce to add value; test if
referência, pesquise e planeje algumas
communication may be problematic.
perguntas.
It would not be right to recommend any particular location, there are so many countries
Níveis de formação da força de
and the factors so variable. What is important
trabalho
is to have a clear list of prioritised and objective
Alfabetização e habilidades de se comunicar
criteria which can be investigated during any
em outros idiomas podem ser especialmente
tender process. These evaluation criteria mean
críticas se o serviço terceirizado for complexo
stakeholders can make informed decisions when
e exigir que a força de trabalho agregue valor.
eliminating possible offshore locations. These
Teste se existem problemas na comunicação.
criteria will help buying companies to compare factors across a range of countries and to
Não seria adequado recomendar nenhuma
identify the inevitable trade-offs.
localização específica, pois existem vários países e os fatores são muito variáveis. O importante é ter uma lista clara de critérios objetivos e prioritários, que podem ser investigados durante qualquer processo de proposta. Esses critérios de avaliação permitirão aos stakeholders tomar decisões mais informadas ao eliminarem possíveis localizações para a atividade offshore. Esses critérios permitirão às empresas compradoras comparar fatores entre diversos países para identificar as contrapartidas inevitáveis.
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
29
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
No início!
O caminho evolutivo do contas a pagar In the beginning! The evolutionary path of accounts payable Autor | Author: Michael Hyltoft Fonte | Source: sharedserviceslink.com
Já pensou sobre quais são as origens de todas as ideias sobre contas a pagar e para onde elas vão? As últimas três décadas presenciaram uma mudança nas operações da maioria das empresas. Mas o impacto no setor de Contas a Pagar foi notavelmente significativo. Um dos fatores determinantes para isso foi a tecnologia. Sou Michael Hyltoft, um visionário sobre contas a pagar. Venha comigo nessa viagem dos anos de 1980 ao futuro e observe de onde vem essa função crucial e para onde ela está indo.
Ever thought about where accounts payable has come from and where it will go next? The past three decades has seen a change in most company operations. But the impact in accounts payable has been notably significant. One key enabler for this change is technology. Join me, Michael Hyltoft, thought leader in accounts payable, and take this journey from the 1980s to the future state and look at where this pivotal function has come from and the direction it’s heading in.
30
1980: o começo
1980: the beginning
Até os anos de 1980, as operações de
Until the 1980s, accounts payable was a
contas a pagar eram pesadas e baseadas em
heavily paper based operation co-located with
papel, localizadas juntamente com unidades
individual business units, which allowed for
de negócios individuais, o que permitia a
close collaboration between the finance and
colaboração próxima entre a equipe financeira
operational staff. This was required to address
e a operacional. Isso era necessário para
the issue of the very manual processing in most
lidar com o problema do processamento
organisations, with most invoices being hand
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
bastante manual da maioria das organizações,
delivered across the organisation for approval.
cujas faturas eram entregues manualmente
Some organisations had introduced home-
na organização para aprovação. Algumas
grown green screen systems on mainframe
organizações introduziram, nessa época,
by then, but the vast majority still ran AP as a
sistemas domésticos de tela verde baseados
fully manual process. This led to the accounts
em mainframe, mas a imensa maioria ainda
payable process varying from location to
executava o contas a pagar como um processo
location within the same company. However it
totalmente manual. Dessa forma, o processo
provided flexibility to the local business, even if
de contas a pagar variava de local para local,
the cost per transaction was high.
dentro da mesma empresa. No entanto, propiciava flexibilidade à empresa local, mesmo
1990: the era of reengineering
se o custo por transação fosse alto.
The 1990s was the start of the ERP era, which also introduced ‘business process re-
1990: a era da reengenharia
engineering’, as developments in IT opened
Os anos de 1990 foram o início da era do
up new possibilities. The focus was on
ERP, que também introduziu a “reengenharia
standardisation to help streamline the process,
de processos de negócios”, já que os
as this would not only lead to lower costs, but
desenvolvimentos de TI abriram novas
also improve control and services. Processes
possibilidades. O foco era na padronização
were becoming standardised which enabled
para ajudar a simplificar o processo, pois isso
centralising the operation in one location.
não apenas levaria à redução dos custos, mas
Accounts payable was mainly led by the
também aprimoraria o controle e os serviços.
centralisation of procurement, focussing on
Além disso, processos padronizados permitem
saving the bottom line results. So on the back of
a centralização da operação em um local. O
new standard processes and the centralisation
processo de contas a pagar foi conduzido
of procurement, AP found itself moving to
principalmente pela centralização das compras.
central if not regional locations.
Portanto, seguindo a tendência dos novos processos padrão e na centralização das
2000: piecemeal
compras, o setor de Contas a Pagar passou
Centralisation continued into the new millennium.
para localizações centrais ou até regionais.
But a term was being more widely used for a more exciting version of ‘centralisation: ‘shared
2000: fragmentação
services’. As a concept, shared services had
A centralização continuou no novo milênio.
been around since the early nineties. But
Entretanto, um termo passou a ser mais
only the few had applied its principles and
amplamente usado para uma versão mais
reaped their rewards. Now, shared services
interessante da centralização: “serviços
are becoming mainstream. And the difference
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
31
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
compartilhados”. Como conceito, os serviços
between centralisation and shared services was
compartilhados existem desde o início
generally recognised. Shared services focused
dos anos de 1990. Mas apenas algumas
on continuous improvement, service delivery
empresas haviam aplicado seus princípios
and operational excellence. Centralisation just
e colhido suas recompensas. Agora, os
focused on that – centralisation.
serviços compartilhados estão se tornando a tendência principal. E a diferença entre
At the heart of shared services was its favourite
centralização e serviços compartilhados
child – accounts payable. And here technology
foi geralmente reconhecida. Os serviços
could really be leveraged to change how this
compartilhados enfocam o aprimoramento
function runs. The focus was on automation,
contínuo, a prestação do serviço e a excelência
control and costs and how a paperless office
operacional. A centralização se concentrava
could become a reality. Attention was turned
apenas nisso, na centralização.
to SOX2002 and many new technologies that would help deliver it all. IT outsourcing became
No coração dos serviços compartilhados estava
commonplace in business, followed by the big
seu pupilo favorito: contas a pagar. E aqui a
consulting houses introducing ‘business process
tecnologia realmente pôde ser aproveitada para
outsourcing’ who could take ownership for
mudar a forma de operação dessa função. O
running IT, Finance and HR.
foco era em automação, controle e custos, e em como tornar real o conceito de um escritório
Within Finance, the AP department was most
sem papel. O SOX2002 recebeu atenção
affected. Operations moved overseas to
especial, assim como muitas novas tecnologias
countries including Poland and India. This was
que permitiriam essa operação. A terceirização
made possible due to the earlier standardisation
de TI se tornou comum no negócio, seguida
and centralisation of the processes, but
das grandes consultorias que introduziam a
equally important were the new technologies
“terceirização do processo de negócios”, que
of scanning, (OCR), workflow, automation
ficaria a cargo da execução de TI, Finanças e
matching, portals and electronic payments.
RH.
Accounts payable began working closely with procurement to drive efficiency and control.
32
Dentro da área de Finanças, o departamento
The new partnership forged ahead with
de Contas a Pagar foi o mais afetado. As
e-invoicing projects with the supplier base and
operações se mudaram para o exterior, para
introduced policies like ‘no PO, no pay’. The two
países como Polônia e Índia. Isso foi possível
departments found that collaborating on more
devido à padronização e a centralização que
integrated processes provided benefits for both
haviam ocorrido anteriormente nos processos,
parties. Whether the transformation was done as
mas as novas tecnologias de digitalização
an internal project or outsourced, ‘end-to-end
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
(OCR), fluxo de trabalho, correspondência de
procure-to-pay processing’ became the goal,
automação, portais e pagamento eletrônico
and AP started to move away from being a cost
eram igualmente importantes. O setor de
centre to being a value-add operation.
Contas a Pagar começou a trabalhar junto à área de Suprimentos para obter eficiência e
2010: value beyond headcount costs
controle. A nova parceria foi impulsionada com
Global standardisation of processes had begun,
projetos de faturamento eletrônico com a base
not just for accounts payable, but the business
de fornecedores e introduziu políticas como
as a whole. The consolidation of an ERP/
“sem Ordem de Compra, sem pagamento”.
single instance meant Finance had to develop
Os dois departamentos descobriram que
a common chart of accounts. This required a
colaborar em processos mais integrados
‘single version of the truth’. As part of the global
trazia benefícios para ambas as partes.
standardisation, many companies introduced
Sendo a transformação um projeto interno ou
global end-to-end process owners, for example
terceirizado, “o processamento completo de
for procure-to-pay. Others took the more direct
compras até pagamento” se tornou a meta, e
approach of simply merging procurement with
o setor de Contas a Pagar deixou de ser um
accounts payable, with one person responsible
centro de custos para ser uma operação de
for both. There have been examples both of
valor agregado.
procurement taking ownership (with finance still owning the actual payment of the supplier) and
2010: valor além dos custos com
finance taking the ownership with procurement,
o quadro efetivo
still responsible for the actual sourcing of goods.
A padronização global dos processos começou não apenas para contas a pagar, mas para a
The development of the supplier portal entailed
empresa como um todo. A consolidação de
moving from a place where suppliers could
uma instância única/ERP significava que o setor
merely see their invoices, to one where they
de Finanças precisava desenvolver um plano de
can fully manage the procurement process;
contas comum. Isso exigia uma “única versão
from agreeing POs to reconciling accounts and
da realidade”. Como parte da padronização
everything in between. These changes have
global, muitas empresas introduziram
led to a need to develop the AP staff skill sets
proprietários de processos globais e completos,
to focus more on adding value and customer
por exemplo, compras até pagamento.
service. This is visible in many organisations
Outras adotaram a abordagem mais direta de
today, with the important role accounts payable
simplesmente mesclar compras com contas a
now taking in supporting the optimisation of cash
pagar, com uma pessoa responsável por ambas
flow working in close partnership with treasury.
as operações. Há exemplos onde a área de Suprimentos é proprietária do processo (com
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
33
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
a área de Finanças ainda responsável pelo
Future State: merger and
pagamento real do fornecedor), e há outros
partnership
onde a área de Finanças é proprietária em
When reviewing the last three decades, it is
conjunto com de a Suprimentos, permanecendo
evident that AP has been through a massive
responsável pelo suprimento real de produtos.
change, with some departments experiencing the staff numbers reduced by over 80%. It
O desenvolvimento do portal de fornecedores
is hard to believe that the focus of accounts
permitiu a mudança de uma situação em que os
payable is going to continue to be on reducing
fornecedores mal podiam ver suas faturas para
FTE numbers and increasing efficiency. That
uma situação em que eles podem gerenciar
said, there are still many departments yet to
completamente o processo de compras; da
make use of new technology, and they will
concordância com ordens de compra para
either have to start the journey or are likely
a reconciliação de contas e tudo que ocorre
to see themselves being outsourced to third
no processo. Essas mudanças provocaram a
parties that are not only willing to transform the
necessidade de desenvolver as habilidades da
operation, but in many cases also have a proven
equipe de Contas a Pagar, se concentrando
capability of doing so.
mais em agregar valor e no atendimento do cliente. Isso é visível em muitas organizações
Leading accounts payable departments have
atualmente, com a importante função que a
numerous opportunities, one of which is chasing
área de Contas a Pagar agora tem de apoiar a
labour arbitrage by off-shoring (either setting
otimização do fluxo de caixa, trabalhando em
up themselves or outsourcing to an already
parceria com a Tesouraria.
established party). Another option could be for AP to “expand” into other areas. In the last decade,
34
Futuro: fusão e parceria
the focus has largely been on purchase to pay,
Analisando as três últimas décadas, fica
but in reality it was AP that was targeted. In order
evidente que o setor de Contas a Pagar passou
to truly integrate purchase to pay the organisation
por uma mudança massiva, com redução de
needs to change too. The technology and
equipe em alguns departamentos de mais de
processes are available for integrated purchase
80%. É difícil acreditar que o foco de contas
to pay. In some companies where procurement
a pagar será continuar a reduzir os números
and AP both report into the finance director, this
de funcionários em tempo integral e aumentar
change can be a fairly managed. However, it is
a eficiência. Com isso, ainda existem muitos
more difficult when a dedicated procurement
departamentos onde será possível aplicar
department reports directly into the CEO. It can
a nova tecnologia. Eles deverão começar a
be established in many different ways, but here
jornada ou provavelmente serão terceirizados
are two principles to keep under consideration
para entidades que não apenas desejam
which ever approach you use:
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
transformar a operação como, em muitos
1.Sourcing and procurement are skills
casos, já se provaram capazes de fazer isso.
and not an administrative task 2.The decision to pay money out of a
Importantes departamentos de Contas a Pagar
company account should always sit within
têm diversas oportunidades e uma delas é
the responsibility of the finance director
buscar a arbitragem de mão de obra com o offshore (seja com a própria organização
It is vital that the difference between sourcing
ou com a terceirização para uma entidade
goods and services (sometimes called the
estabelecida). Outra opção para Contas a
RFx process) and the administrative burden of
Pagar seria “expandir-se” em outras áreas. Na
managing/drawing down on an already agreed
última década, o foco maior foi em compras
contract is acknowledged. The latter sits neatly
até o pagamento, mas na realidade o alvo
within the purchase-to-pay process, and can
foi o setor de Contas a Pagar. Para integrar
even be improved by the use of punch-out and
verdadeiramente compras até o pagamento, a
internal procurement portals. The sourcing aspect
organização deve mudar também. A tecnologia
requires professional people that understand
e os processos estão disponíveis para viabilizar
the business needs and have the skill set to
a integração de compras até o pagamento.
negotiate the most suitable contract for the
Em algumas empresas onde os setores de
company. If this is not recognised internally,
Suprimentos e Contas a Pagar se reportam
the company may result in attempting to save
ao diretor financeiro, é possível gerenciar
money on “administration”, but end up paying
perfeitamente essa mudança. No entanto,
a higher price in overpriced and incorrect
é mais difícil quando um departamento de
contracts. Likewise, procurement should never
Suprimentos dedicado se reporta diretamente
be responsible for the actual payments, as this
ao CEO. Isso pode ser estabelecido de
requires close cooperation with the treasury.
várias formas diferentes, mas a seguir há
Often procurement’s focus will be the commercial
dois princípios a serem considerados nas
relationship with a specific supplier than with
abordagens que você usar:
a financial representative in the company. Many larger organisations have already put in
1.Suprimento e compras são habilidades,
place a global purchase-to-pay process owner
e não tarefas administrativas
with responsibility for cross-system reporting,
2.A decisão de retirar dinheiro da
audit, transparency and governance. However,
conta de uma empresa é sempre
they will not be able to deliver the full value
responsabilidade do diretor financeiro
of an integrated purchase-to-pay function, if organisational design is not addressed. Another area that AP could focus on more (and some departments already do) is working
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
35
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
É crucial reconhecer a diferença entre o
closely with treasury to attain a better cash
suprimento de produtos e serviços (algumas
flow forecast. These days (when cash is more
vezes chamado de processo de RFx) e a
important than profit), analysts do not like
carga administrativa de gerenciar/seguir um
it when corporates are not in line with their
contrato acordado. Esta última se aproxima do
forecast, both positive and negative. Companies
processo de compras até o pagamento e pode
that cannot forecast their cash correctly are
até mesmo ser aprimorada pelo uso de portais
considered to be lacking in control and are
de compras internos e externos. Os aspectos
therefore a higher risk. So by AP taking a firmer
de suprimento exigem profissionais que
position in this area, they will be able to show
compreendam as necessidades de negócios e
true shareholder value.
tenham a habilidade necessária para negociar o contrato mais adequado para a empresa.
One of the tools AP can take ownership of to
Se isso não for reconhecido internamente, a
help with cash flow forecasting is payables
empresa pode acabar tentando economizar
supply chain finance (SCF). Simply put, this is
dinheiro em “administração”, mas terminar
the idea of allowing suppliers to be paid early
pagando um preço mais alto em contratos
in exchange for a discount. With the effective
mais caros e incorretos. Da mesma forma,
AP processes some companies have today,
Suprimentos nunca deve ser responsável pelos
the average time from invoice date to the date
pagamentos reais, pois isso requer cooperação
the invoice is on the system and approved can
próxima com a Tesouraria. Com frequência, o
be as low as five days. With average payment
foco de Suprimentos será a relação comercial
terms in Europe being around 46 days (REL
com um fornecedor específico, em vez de um
Consulting, Working Capital Survey 2011), this
representante financeiro da empresa. Muitas
means that the invoice can sit idle on the buyer’s
empresas maiores já estabeleceram um
system for up to 41 days. SCF allows the
processo global de compras até o pagamento
company to pay their suppliers early in exchange
com responsabilidade de relatórios entre os
for a discount, and when the company is short
sistemas, auditoria, transparência e governança.
on cash they can simply stick to their original
Entretanto, elas não conseguirão fornecer o
payment terms.
valor completo de uma função integrada de compras até o pagamento se não lidarem com
For companies that do not have this cash, the
o design organizacional.
financing can be provided by their bank, in what is called an ‘off balance sheet facility’. This
36
O departamento de Contas a Pagar também
means the buying organisation does have to
poderia se concentrar mais (e alguns
pay a fee for this facility based on utilisation, but
departamentos já o fazem) em trabalhar próximo
this cost will be more than enough covered by
à Tesouraria para obter uma previsão melhor
the discounts offered by suppliers for an early
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
do fluxo de caixa. Atualmente (em que dinheiro
payment. Roughly speaking the experience in
em caixa é mais importante que lucro), os
the market at the moment is that for every $100
analistas não aprovam quando as empresas
million of spend, a company can generate $1
não estão alinhadas com as previsões, tanto
million of benefits through SCF models.
positivas como negativas. As empresas que
A number of companies have taken this a
não conseguem prever corretamente seu caixa
step further and given both AP and AR these
são consideradas sem controle e, portanto,
kinds of tools. They have then merged the
sob alto risco. Portanto, se a área de Contas a
two departments into one “working capital”
Pagar assumir uma posição mais firme no setor,
department. This team tends to be split into
poderá mostrar o verdadeiro valor do acionista.
two halves. The first half focuses on exception management, sorting out any issues with both
Uma das ferramentas que o setor de Contas
outbound and inbound invoices. Simply put,
a Pagar pode usar para ajudar com a previsão
if you have made a short delivery or received
do fluxo de caixa é o Supply Chain Finance
a short delivery, it tends to be the same
(SCF). Em resumo, a ideia é permitir aos
warehouse you need to talk to, so why not let
fornecedores receberem antecipadamente
one person handle it?
em troca de um desconto. Com os processos efetivos de contas a pagar, algumas empresas
The other half is then focused purely on working
têm hoje um tempo médio da data da fatura
capital – or, to be more precise, cash flow. By
até a data de sua inclusão no sistema e
having this one team and the right tools the
aprovação de cinco dias. Na Europa, a média
cash flow forecasting is met every month as the
de condições do pagamento é de 46 dias (REL
department can manage the variables between
Consulting, Working Capital Survey 2011), o
in- and outbound cash, in exchange for either
que significa que a fatura poderá ficar inativa
more profit or less profit depending on that
no sistema do comprador por até 41 dias. O
month’s cash position. This allows accounts
SCF permite à empresa pagar os fornecedores
payable to become not only a truly integrated
antecipadamente em troca de um desconto,
part of Finance, but also of the business itself.
e quando a empresa tiver com baixo fluxo de caixa, pode simplesmente se restringir às condições de pagamento originais.
Para empresas que não dispõem desse caixa, o setor Financeiro pode receber pelo banco, na chamada “facilidade não incluída no balanço”. Isso significa que as organizações que compram não precisam pagar uma taxa para usar
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
37
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
essa facilidade, mas esse custo será coberto com folga pelos descontos oferecidos pelos fornecedores por um pagamento antecipado. Grosseiramente falando, a experiência no mercado no momento é que para cada US$ 100 milhões de despesas, uma empresa pode gerar US$ 1 milhão de benefícios com modelos de SCF. Diversas empresas adotaram esse procedimento e foram além, dando aos setores de Contas a Receber e Contas a Pagar esses tipos de ferramentas. Depois, elas mesclaram os dois departamentos em um departamento de “capital de trabalho”. Essa equipe tende a se dividir em duas. A primeira se concentra no gerenciamento de exceções, identificando quaisquer problemas com faturas de entrada e saída. De uma forma simples, se você antecipou a entrega ou recebeu uma entrega antecipada e lida com o mesmo depósito, por que não dispor de uma pessoa para lidar com isso? A outra parte da equipe se concentrará unicamente no capital de trabalho ou, para ser mais preciso, no fluxo de caixa. Com essa equipe e as ferramentas ideais, é possível atingir a previsão do fluxo de caixa todos os meses, pois o departamento pode gerenciar as variáveis entre o caixa de entrada e o de saída em troca de mais ou menos lucro, dependendo da posição de caixa no mês. Isso permite à área de Contas a Pagar se tornar uma parte verdadeiramente integrada do setor Financeiro, mas também um negócio em si mesmo.
38
Shared Services News
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
Edição 25 - Ano 2012
Conclusão
Conclusion
Independentemente do que a próxima década
So regardless of what the next decade will
traga para a área de Contas a Pagar, está
bring for AP, it is clear it will not stand still. But
claro que ela não permanecerá estática. Mas
instead of just being about cost control, it will be
em vez de se restringir ao controle de custos,
more a case of re-evaluating the organisation’s
essa mudança será mais ligada à reavaliação
design and tools to optimise the value-add.
do design da organização e das ferramentas
Some companies will embrace these changes
para otimizar a agregação de valor. Algumas
and move from a cost-centre structure to a
empresas abraçarão essas mudanças e
profit-generating structure. Others will fight it
passarão de uma estrutura de centro de custos
for as long as they can, but are likely to have it
para uma estrutura geradora de lucro. Outras
done to them - or have someone take it over.
lutarão o quanto puderem para manter-se
With the global financial forecast for the next five
como estão, mas provavelmente perderão ou
years not looking so strong, one thing is certain:
terão essa parte assumida por terceiros. Como
change is coming.
a previsão financeira global para os próximos cinco anos não parece muito forte, uma coisa é certa: mudanças estão por vir.
A redação do Shared Services News está recebendo sugestões de pauta, artigos e cases para avaliação para publicação. Se você tem interesse em compartilhar seu conhecimento, envie um email para csc@institutodegestao.com.br e aguarde nosso contato.
www.institutodegestao.com.br
Shared Services News
39
_ Coordenação Editorial Thaissa Lemos Vanessa Saavedra
_ Revisão Manuela Dantas Lara Pessanha
_ Diagramação e Direção de Arte Jessica Müller Thiago Castilho
_ Colaboração Caio Fiuza Jair Bondicz
_ Contato csc@institutodegestao.com.br
Para se cadastrar e receber o Shared Services News no seu email www.institutodegestao.com.br/centrodeservicoscompartilhados/
editorial
Shared Services News