Shared Services News Edição 25

Edição 25 Janeiro - Fevereiro 2012

CSC 4.0 Uma nova onda evolutiva para atuação em nível tático e estratégico

SSC 4.0 A new wave of evolution for actuation at tactical and operational levels

Entrevista Conheça os desafios enfrentados por Jair Bondicz na condução do CSC da BRF

Interview Read about the challenges faced

by Jair Bondicz in driving BRF SSC

Offshore 10 fatores fundamentais a considerar para sua estratégia em 2012

Offshore 10 key factors to consider for your 2012 strategy

Contas a Pagar Uma reflexão sobre a origem desta função e para onde ela está indo

Accounts Payable Reflection on the origin of this function and the path it’s following

Realização

Sumário

Matérias | Features

03

26

Além dos custos das transações

Escolhendo um parceiro global offshore em 2012

Apesar dos ganhos experimentados e divulgados, será que o modelo de operação dos CSCs atuais permite a obtenção de todos os benefícios esperados?

A turbulência econômica e democrática no contexto de um mercado globalmente integrado está redesenhando o cenário de negócios

Beyond the costs of transactions

Choosing a global offshore partner in 2012

Despite the gains experienced and disseminated, does the current SSC operation model allow for the obtainment of all the expected benefits?

The economic and democratic turbulence in the context of a globally integrated market is redrawing the business landscape

15 Entrevista

30 O caminho evolutivo do Contas a Pagar

O diretor do CSC da BRF, Jair Bondicz, fala sobre a profissionalização e tendências no mercado de CSCs

As últimas três décadas presenciaram uma mudança nas operações da maioria das empresas. Mas o impacto no setor de Contas a Pagar foi notadamente significativo

Interview

The evolutionary path of Accounts Payable

BRF’s SSC director Jair Bondicz talks about the profissionalization and trends in SSC market

The past three decades has seen a change in most company operations. But the impact in Accounts Payable has been notably significant

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Edição 25 - Ano 2012

CSC 4.0: Além dos Custos das Transações SSC 4.0: Beyond the Costs of Transactions Autor | Author: Caio Fiuza Fonte | Source: Visagio

Nos últimos 10 anos, a gestão das áreas de

Over the past 10 years, the management of

apoio nas grandes organizações brasileiras vem

support areas at large Brazilian organizations

passando por importantes transformações. A

has undergone some important transformations.

principal delas é a estruturação, cada vez mais

The main one is the structurization, increasingly

comum, de centros de serviços compartilhados.

more common, of the shared services centers.

Com os centros, as empresas buscam consolidar

With the centers, the companies seek to

atividades transacionais das unidades de negócio

consolidate the transaction-related activities

em uma estrutura central visando reduções

of the business units into a central structure,

de gastos em decorrência da eliminação da

aiming to reduce expenses by eliminating the

duplicidade de funções, da padronização dos

duplicity of functions, standardizing processes

processos e dos ganhos de escala.

and obtaining gains in scale.

Em resumo, uma estrutura de CSC opera

To summarize, a SSC structure operates

processos transacionais padronizáveis e

transactional process processes that are

comuns a várias unidades de negócio e tem

standardizable and common to several

como principal objetivo a garantia da qualidade

different business units and its main objective

ao menor custo na execução das transações.

is guaranteeing quality at the lowest cost when performing transactions.

Apesar dos ganhos experimentados e divulgados, surge o seguinte questionamento:

Despite the gains experienced and

será que o modelo de operação dos centros

disseminated, the following question arises:

atuais permite a obtenção de todos os

Does the current center operation model allow

benefícios esperados?

the obtainment of all the expected benefits?

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Modelo Benchmark de Serviços Compartilhados

Edição 25 - Ano 2012

Benchmark Shared Services Model

Antes de responder a essa pergunta, é preciso

Before answering this question, it is necessary

apresentar o modelo benchmark de serviços

to present the benchmark shared services

compartilhados que propõe o desenvolvimento

model that proposes the development of a SSC

de um CSC em três ondas, com ganhos

in three waves, with consecutive gains in scale,

consecutivos de escala, eficiência e nível de

efficiency and service level.

atendimento.

The first wave is characterized by the A primeira onda é caracterizada pela centralização

centralization of activities and is focused on

das atividades e é focada na obtenção de ganhos

obtaining gains of scale and synergies between

de escala e sinergias entre funções.

functions.

Em geral, os primeiros processos a serem

In general, the first processes to be absorbed

absorvidos referem-se aos serviços financeiros,

refer to the financial services, notably the

notadamente contas a pagar e contas a receber,

accounts payable and accounts receivable, as

e aos processos relacionados a suprimentos.

well as the processes related to procurement.

A segunda onda consiste na estruturação de

The second wave involves the structurization of

mecanismos formais de prestação de serviço

the formal service provision mechanisms, aiming

visando a otimização dos processos. Nesta

for process optimization. During this wave, the

onda, o trabalho desenvolvido pode ser dividido

work developed can be divided into two stages:

em dois estágios: criação de um catálogo de

creation of a service catalog, with the respective

serviços, com respectivo custeio, e criação

costing, and the creation of service mechanisms

de mecanismos de atendimento aos clientes

for internal clients.

internos.

Um catálogo de serviços é um desdobramento

A service catalog is a product of the process

do mapeamento de processos, no qual se

mapping, in which the SSC service scope is

define o escopo de prestação de serviços

defined for internal clients. For each service

do CSC para os clientes internos. Para cada

incorporated into the catalog, there must be the

serviço incorporado ao catálogo devem ser

definition of the SLAs and Reverse SLAs.

definidos SLAs (acordos de nível de serviço) e SLAs Reversos.

Once the services and service levels have been Definidos os serviços e os níveis de

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defined, it is time to determine the costing, which

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atendimento, parte-se para o custeio que é a

is the definition of the cost calculation method

definição da forma de apuração dos custos para

for the set of services provided by the SSC and

o conjunto de serviços prestados pelo CSC e

the definition of the cost transfer model for the

a definição do modelo de repasse de custos

services provided to the business units. The

para os serviços prestados para as unidades de

most common costing models are the simple

negócio. Os modelos mais comuns de custeio

cost allocation and the cost per service costing,

Figura 1 - Modelo Benchmark de Serviços Compartilhados.

FONTE: Visagio

Figure 1 - SSC Benchmark Model Source: Visagio

são o rateio simples e o de custos por serviço,

which requires the use of more sophisticated

que requer o uso de métodos mais sofisticados

methods such as activity-based costing.

como o custeio baseado em atividades.

At the SSCs with a higher degree of maturity, Nos CSCs com maior maturidade, os serviços

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the cataloged services are offered in more than

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do catálogo são oferecidos em mais de uma

one category, as shown in the Figure 2, this

modalidade, como na Figura 2, fato que

fact gives internal clients more autonomy when

proporciona maior autonomia aos clientes

choosing the most appropriate service level.

internos no momento da escolha do nível de serviço mais adequado.

SERVIÇOS SERVICES

MODALIDADES CATEGORIES

CUSTO COST

CRITÉRIOS DE SLA SLA CRITERION

Recrutamento e seleção Recruitment and selection

Regular

R$ X

60 dias / days

Emergencial / Emergency

R$ 5X

15 dias / days

Compra de material Material purchases

Regular

R$ Y

45 dias / days

Emergencial / Emergency

R$ 2Y

30 dias / days

Regular

R$ Z

24 horas / hours

Emergencial / Emergency

R$ 4Z

4 horas / days

Cadastro de nota fiscal para pagamento Registraton of invoice for payment

Figura 2 - Exemplo de Itens de um Catálogo de Serviços

Figure 2 - Example of Items in a Service Catalog

Fonte: Visagio

Source: Visagio

Após a criação do catálogo são desenvolvidos

After creating the catalog, the internal customer

os mecanismos de atendimento ao cliente

service mechanisms are developed and, in

interno que, na maioria dos casos, estão

the majority of cases, they are based on three

baseados em 3 canais de comunicação: portal

different communication channels: self-service

de autoatendimento, central de atendimento e

portal, service center and key accounts.

key accounts.

• Self-service portal: Web interface • Portal de autoatendimento: interface web do cliente interno com o CSC para

order to collect information and requests

levantamento de informações e solicitações

from some of the online support processes.

de alguns processos de suporte on-line.

• Service Center: phone service interface

• Central de atendimento: interface de

for resolving demands with a low level of

atendimento telefônico para resolução

complexity and recording and forwarding

de demandas de baixa complexidade e

requests associated with the services

registro e encaminhamento de solicitações

provided.

referentes aos serviços prestados.

• Key accounts: responsáveis por

6

between the internal client and the SSC in

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• Key Accounts: responsible for implementing and executing the model

implementar e executar o modelo que

that establishes the rules for the SSC’s

estabelece as regras de relacionamento do

relationship with the business units, as well

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CSC com as unidades de negócio, bem

as the process of monitoring and disclosing

como o processo de acompanhamento e

results to the referred units.

divulgação dos resultados para os mesmos.

A terceira onda tem foco na educação da

The third wave is focused on demand

demanda. Os clientes são estimulados a

education. The clients are encouraged to plan

planejar de forma mais acurada o consumo

the consumption of services more accurately,

dos serviços e, com isso, reduzir o número de

and accordingly, reduce the number of calls

chamados e a proporção de solicitações em

and the proportion of requests falling into

modalidade emergencial. Em empresas que

the emergency category. At companies that

usam como base para os repasses de custos

use the activity-based costing as the base

o custeio baseado em atividades, é possível

for transferring costs, it is possible to obtain

obter ganhos financeiros da ordem de 20% em

financial gains of approximately 20% through

função da educação da demanda.

demand education.

Ao longo do desenvolvimento das ondas,

During the development of the waves, the

a implantação de um centro de serviços

implementation of a shared services center

compartilhados é complexa. Esta requer

becomes complex. This requires specific

conhecimento específico dos processos

knowledge of the organizations’ business

de negócio das organizações e habilidades

processes and skills for change management.

para gestão de mudanças. Os CSCs mais

The more mature SSCs develop a great skill

maduros desenvolvem grande habilidade para

for rationalizing processes and structuring

racionalização de processos e estruturação

relationships with the business unit clients.

de relacionamentos com clientes das unidades de negócio.

However, the gains obtained during the three waves reveal the primarily operational focus of

Entretanto, os ganhos auferidos nas três

the SSC operation. During the first wave, there

ondas denunciam o foco prioritariamente

is a reduction in costs by taking advantage of

operacional da atuação dos CSCs. Na primeira

the scale generated by process centralization.

onda, são reduzidos custos aproveitando a

After that, the company generates savings

escala proporcionada pela centralização dos

by operating processes in a rationalized

processos. Na sequência, a empresa gera

way. Finally, during the third wave, the gains

savings por operar os processos de forma

come from the awareness of the internal

racionalizada. Por fim, na terceira onda, os

clients on the need for more planning to

ganhos são oriundos da conscientização dos

ensure the best use of the budgets for their

clientes internos quanto à necessidade de maior

respective areas.

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planejamento para melhor uso dos orçamentos

The benefits listed above are undeniable.

de suas respectivas áreas.

However, the pioneer companies that have already completed the three waves are already

Os benefícios listados acima são inegáveis.

Figura 3 - Processos Financeiros mais Incorporados pelos CSCs. FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG

Figure 3 - Financial Processes generally at SSCs Source: IEG Supply Chain Finance Research

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Porém, as empresas pioneiras que já

seeking out new challenges for their service

percorreram as três ondas já buscam novos

centers. This becomes clear by analyzing the

desafios para seus centros de serviços. Isso

finance area. Traditionally, the financial service

fica explícito ao analisar a área de finanças.

centers, also called SSC Finance, have played

Tradicionalmente, os centros de serviços

an important role, primarily in operating the

financeiros, também chamados CSC Finance,

accounts payable and accounts receivable

desempenham papel importante, principalmente

processes, which are generally transferred from

na operação dos processos de contas a

the business areas. However, do these units

pagar e contas a receber, que geralmente são

decisively serve the financial directors’ priorities?

transferidos das áreas de negócio. Mas, será que estas unidades atuam de forma decisiva

Supply Chain Finance: New

para as prioridades dos diretores financeiros?

Perspectives for Financial Service Centers

Supply Chain Finance: Novas Perspectivas para os Centros de

A recent study by the Management Engineering

Serviços Financeiros

Institute - IEG involving 67 financial executives from industrial and service companies

Pesquisa recente do Instituto de Engenharia de

belonging to 15 economic sectors revealed that

Gestão – IEG com 67 executivos financeiros

their priorities are the reduction of production

de empresas industriais e de serviços

costs and the improvement of the use of

pertencentes a 15 setores da economia

working capital.

mostrou que suas prioridades estão voltadas para a redução de custos de produção e para

Despite the fact that the two highlighted

a melhoria na utilização de capital de giro.

items are at the top of the list of priorities, the effective obtainment of related positive results

Apesar dos dois itens destacados ocuparem o

does not depend exclusively on the actions of

topo da lista de prioridades, a efetiva obtenção

the financial managers.

dos resultados positivos relacionados não depende exclusivamente de ações dos

For a company to cut its production costs, for

gestores financeiros.

example, it needs to have better planning and purchase processes, a leaner operation and

Para uma empresa reduzir seus custos de

better supplier relations.

produção, por exemplo, necessita de melhores processos de planejamento, de melhores compras, de uma operação mais enxuta e de

Furthermore, in order to ensure the improved

melhor relacionamento junto aos fornecedores.

use of working capital, it is necessary to

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Dos quatro itens citados, apenas o último está

have good stock planning, efficient and

sob responsabilidade da área financeira.

transparent processes and good relations with clients and suppliers.

Adicionalmente, para a melhoria da utilização do capital de giro é necessário um bom trabalho de

Furthermore, in order to ensure the

planejamento de estoques além de processos

improvement of the use of working capital,

ágeis e transparentes e bom relacionamento

it is necessary to have good stock planning,

com clientes e fornecedores.

efficient and transparent processes and good relations with clients and suppliers.

Com isso, e considerando apenas o que está sob responsabilidade da área financeira, a

Based on the findings about the financial

nova lista de prioridades pode ser dividida em

directors’ priorities, it can be concluded

três grupos: processos, relacionamentos e

that an important step for the more mature

integração financeira na cadeia de suprimentos,

SSCs will be to use their natural vocations

ou seja, com fornecedores, clientes e bancos.

to expand their operations and support the company as it implements the Supply Chain

Diante dos desdobramentos das prioridades

Finance (SCF) concept.

dos diretores financeiros, conclui-se que um

Derived from Supply Chain Management (SCM),

passo importante para os CSCs mais maduros

SCF aims to boost the financial efficiency of the

será, a partir de suas vocações naturais,

supply chains, resulting in the optimization of

PROCESSOS / PROCESSES

Melhor agilidade e transparência nos processos Improved process agility and transparency Intensificação do relacionamento com clientes Intensification of the relationship with clients

RELACIONAMENTOS RELATIONSHIPS

Intensificação do relacionamento com fornecedores Intensification of the relationship with suppliers Intensificação do relacionamento com instituições financeiras Intensification of the relationship with financial institutions

INTERAÇÃO FINANCEIRA NA CADEIA DE SUPRIMENTOS FINANCIAL INTEGRATION ALONG THE SUPPLY CHAIN

Redução dos custos de financiamento ao longo da cadeia de suprimentos.

Reduction of financing costs along the supply chain Necessidade de melhor integração dos agentes financeiros com os demais agentes da cadeia Need for better integration between financial agents and other agents of the chain

Figura 4 - Principais Desdobramentos das Prioridades dos Diretores Financeiros.

FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG

Figure 4 - Main Findings of Financial Directors’ Priorities.

Source: IEG Supply Chain Finance Research

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expandir sua atuação e apoiar a empresa na

working capital through financing instruments for

implantação do conceito de Supply Chain

suppliers and clients. This financing may be the

Finance (SCF).

result of some banking product or alternatives related to capital market.

Derivado do Supply Chain Management (SCM), o SCF visa elevar a eficiência financeira de

Besides the optimization of working capital, SCF

cadeias de suprimento resultando na otimização

practices can also help increase the visibility and

do capital de giro através de instrumentos de

transparency of the financial flow, allowing for an

financiamento a fornecedores e clientes. Este

improved liquidity in commercial transactions,

financiamento pode ser fruto de um produto

improving cash flow estimates and mitigating

bancário ou de alternativas relacionadas ao

risks for those involved along the chain.

mercado de capitais.

Petrobras and FIAT are two companies that have Além da otimização de capital de giro, as

already begun to practice SCF. The first began

práticas de SCF podem contribuir para o

the public distribution of its senior shares as part

aumento da visibilidade e transparência do fluxo

of the first series of emissions under the company

financeiro, permitindo uma maior liquidez nas

supplier’s Receivables Investment Funds (FIDC) in

transações comerciais, melhorando a previsão

2009. The company currently has approximately

do fluxo de caixa e mitigando riscos para os

R$ 600 million in credits granted to its suppliers,

envolvidos na cadeia.

focused on the development of the same.

Petrobras e FIAT são duas empresas que

FIAT partnered up with BDMG in 2011 to

já começaram a praticar o SCF. A primeira

present the first tranche of R$ 110 million from

iniciou em 2009 a distribuição pública de cotas

the Receivables Investment Funds – Minas

seniores da primeira série de emissão do Fundo

Gerais Production Chains (FIDC CPMG). This

de Investimento em Direitos Creditórios (FIDC)

financing category will facilitate the supplier

de fornecedores da empresa. Atualmente, a

chain’s access to working capital at more

empresa tem aproximadamente R$ 600 milhões

competitive costs, boosting the financial

em créditos concedidos a seus fornecedores

strength and performance of the same. In all,

visando o desenvolvimento dos mesmos.

1,000 suppliers can be benefitted and it is expected that there will be an improvement in

Já a FIAT, em conjunto com o BDMG,

the product quality, deadlines and prices.

apresentou em 2011 a primeira tranche de R$

Despite the cases presented above, the

110 milhões do Fundo de Investimentos em

adoption of mechanisms such as FIDC is

Direitos Creditórios – Cadeias Produtivas de

still very new in Brazil. However, the Figure

Minas Gerais (FIDC CPMG). Esta modalidade de

5 shows that companies with SSC Finance

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financiamento vai facilitar o acesso da cadeia de

are more advanced when it comes to

fornecedores ao capital de giro a custos mais

implementing the SCF concept.

competitivos aumentando a força financeira e a performance dos mesmos. Ao todo, mil

What Changes in the SSC 4.0

fornecedores poderão ser beneficiados e a

Operations and What are the Gains

expectativa é de que seja elevada a qualidade

Like?

nos produtos e que melhores prazos e preços sejam praticados.

Differently than the type of activity seen in previous waves, SSC 4.0 constitutes a more

Apesar dos casos apresentados acima, a

propositional participation that is involved with the

adoção de mecanismos como o FIDC ainda

major financial challenges of the business units.

é incipiente no Brasil. Entretanto, a Figura 5 mostra que as empresas com CSC Finance

During the initial moment, it is expected that the

estão mais avançadas na implantação do

SSC will pro-actively identify the opportunities

conceito de SCF.

for gain and promote the SCF concept.

O que Muda na Atuação do CSC

Once the opportunities have been identified,

4.0 e Como Ficam os Ganhos?

the role assumed by the SSC is to structure the business relationship with suppliers,

12

Diferentemente da forma de atuação vista nas

clients and financial institutions. The IEG

ondas anteriores, o CSC 4.0 pressupõe uma

study revealed that, in the majority of cases,

participação mais propositiva e envolvida com o

companies promote the sharing of information

grande desafio financeiro da unidade de negócio.

with clients and suppliers. However, this takes

Em um primeiro momento, espera-se que, de

place informally, or in other words, there is not

forma proativa, o CSC identifique oportunidades

always the record of the shared content and the

de ganho e fomente o conceito de SCF.

frequency of the communication is irregular.

Identificadas as oportunidades, o papel do CSC

Finally, taking advantage of their process

é estruturar o relacionamento dos negócios

rationalization skills, the centers can eliminate

com fornecedores, clientes e instituições

the main difficulty declared by financial

financeiras. A pesquisa do IEG constatou que,

managers: receiving information in a timely

na maioria dos casos, as empresas promovem

fashion for cash flow planning. According to

o compartilhamento de informações com

the IEG study, the most absent information is

clientes e fornecedores. Entretanto, este se

related to the credit policies applicable to clients

dá informalmente, ou seja, nem sempre há

and suppliers. Even though it is present within

o registro do conteúdo compartilhado e a

the scope of the financial areas, the definition

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Figura 5 - Adoção do Supply Chain Finance no Brasil.

FONTE: Pesquisa Supply Chain Finance IEG

Figure 5 - Adoption of Supply Chain Finance in Brazil.

Source: IEG Supply Chain Finance Research

periodicidade da comunicação é irregular.

of the credit limits is rarely included within the scope of SSC Finance, as presented in

Por fim, aproveitando a habilidade de

Figure 3. Absorbing this process represents

racionalizar processos, os centros podem

an opportunity.

eliminar a principal dificuldade declarada pelos gestores financeiros: ter informações

With this, SSC 4.0 begins to work on a tactical

em tempo hábil para o planejamento do fluxo

and strategic level at the organization. Taking

de caixa. De acordo com a pesquisa do

the financial area as an example, SSC Finance

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IEG, as informações mais ausentes estão

becomes a crucial strategy for reducing

relacionadas às políticas de crédito a clientes e

operational costs and the need for working

fornecedores. Apesar de presente no escopo

capital that can be transformed into financial and

das áreas financeiras, a definição dos limites

non-financial gains that are not associated with

de crédito raramente está no escopo do CSC

the costs per transaction.

Finance, como apresentado na Figura 3.

Absorver este processo é uma oportunidade.

The Figure 6 represents a summary of the operations and gains generated by SSC Finance

Com isso, o CSC 4.0 passa a atuar em

during each wave.

nível tático e estratégico na organização.

Tomando como exemplo a área financeira, o CSC Finance torna-se peça fundamental para a redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro que podem ser traduzidos em ganhos financeiros e nãofinanceiros não associados aos custos por transação.

A Figura 6 apresenta um resumo da atuação e dos ganhos gerados pelo CSC Finance em cada onda.

MOMENTO PHASE

ATUAÇÃO OPERATION

NATUREZA DO GANHO NATURE OF GAIN

NÍVEL LEVEL

1a onda 1st wave

Centralização de atividades Centralization of activies

Aproveitamento de escala Scale gains

Operacional Operational

2a onda 2nd wave

Gestão de processos Process Management

Diminuir o custo por transação Reduced cost per transaction

Operacional Operational

3a onda 3rd wave

Educação da demanda Demand education

Diminuir o número de transações Reduced number of transactions

Operacional / tático Operational / tactical

4a onda (CSC 4.0) 4th wave (SSC 4.0)

Supply Chain Finance Supply Chain Finance

Redução de custos operacionais e da necessidade de capital de giro Reduced operational costs and need for working capital

Tático / estratégico Tactical / strategic

Figura 6 - Perfil de Atuação e Ganhos Relacionados ao Processo de Implantação de um CSC

Fonte: Visagio

Figure 6: Performance profile and gains related to the deployment process of a SSC Source: Visagio

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Jair Bondicz - Diretor do CSC da BRF Jair Bondicz – BRF’s SSC Director

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Entrevista . Interview

JAIR BONDICZ Brasil Foods O CSC da BRF coleciona vitórias. A mais

BRF’s SSC collects wins. Recently, it won first

recente delas foi a conquista do 1o lugar em

place in best practices between mature SSC

melhores práticas dentre os CSCs maduros, em

in the Shared Services Brazil event that took

premiação ocorrida durante o evento Shared

place in São Paulo, from January 17th to 20th.

Services Brasil 2012, de 17 a 20 de janeiro,

The interview with BRF Shared Services Center

em São Paulo. Na entrevista com o diretor do

director, Jair Bondicz, shows the challenges

Centro de Serviços Compartilhados da BRF,

faced during the fusion between Perdigão

Jair Bondicz, você saberá um pouco mais

and Sadia and also shows trends in the SSC

sobre os desafios enfrentados durante a fusão

marketplace.

entre Perdigão e Sadia e as tendências para o mercado de CSC na visão deste profissional de sucesso.

Conte-nos um pouco sobre

Tell us a bit about your professional

a sua trajetória profissional,

career, especially your experience

especialmente sobre sua atuação

at SSCs.

em CSCs. I have worked at Perdigão since 1994. I Eu trabalho na Perdigão desde 1994; passei

worked in several different areas, including:

por diversas áreas onde destaco: Controladoria,

Controllership, IT, Projects and M&A. In 2005,

TI, Projetos e M&A. Em 2005 a Perdigão

Perdigão implemented its SSC and I began

implantou seu CSC e passei a atuar na área

working in the Client Relationship area, allowing

de Relacionamento com Clientes, fato que me

me to navigate through all areas of the SSC. I

possibilitou navegar por todas as áreas do CSC.

spent five years working in this area, where I was

Foram cinco anos atuando nesta área, onde

also responsible for absorbing new processes

eu também fui responsável pela absorção de

and new companies at the service center.

novos processos e novas empresas no centro de serviços.

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Depois passei um período na área de

After that, I spent a period working in the

Investimentos e Aquisições fato que me deu

Investment and Acquisitions area, which gave

uma boa visibilidade do plano estratégico e dos

me a good visibility of the strategic plan and

projetos de expansão e aquisições da BRF e,

BRF expansion and acquisition projects, and

obviamente, uma visão ampla e privilegiada dos

obviously, a more ample and privileged vision of

objetivos da organização.

the organization’s objectives.

Finalmente, no início de 2011 fui convidado para

Finally, at the start of 2011, I was invited to

assumir a diretoria do CSC da BRF.

assume the SSC Board at BRF.

Como você vê a profissionalização

How do you view the

nos CSCs? Este é um mercado

professionalization of the SSCs?

que tem crescido e se valorizado a

This is a market that has grown

cada dia.

and gained more value with each passing day.

Há algum tempo, existia um conceito de que o CSC era apenas operacional e que deveria ser

Some time ago, there was the idea that the

única e exclusivamente focado na redução de

SSC was only operational and that it should be

custos. No entanto, CSCs mais estruturados

solely and exclusively focused on cutting costs.

vão muito além da redução de custos e

However, the more structured SSCs go way

efetivamente geram valor para a organização, o

beyond reducing costs and effectively generate

que lhes dá um cunho mais estratégico.

value for the organization, making them more strategic in nature.

No nosso caso, trabalhamos de maneira diferenciada, orientada a resultados com alta

In our case, we work in a unique fashion,

produtividade, através de regras e processos

results-oriented and with a high level of

bem definidos. Criamos uma verdadeira

productivity through well defined rules and

“fábrica de serviços” com conceitos como

processes. We created a true “service factory”

Six Sigma, melhoria contínua, otimização e

with concepts such as Six Sigma, continuous

automação de processos.

improvement and process optimization and automation.

Este é um trabalho que estamos fazendo também junto ao GESC (Grupo de Estudos em

This is a work that we are also developing

Serviços Compartilhados, que reúne 20 dos

together with the GESC (Shared Services

principais CSCs que atuam no Brasil e tem o

Study Group that gathers 20 of the main SSCs

objetivo de promover benchmarking e trocar

operating in Brazil and is designed to promote

boas práticas em CSC). Os resultados das

benchmarking and exchange good SSC

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pesquisas de Benchmarking e de satisfação

practices). The results of the Benchmarking

[realizadas em parceria com o IEG] são sempre

and satisfaction polls [conducted in partnership

levados para dentro da empresa e isso ajuda a

with IEG] are also taken inside the company

motivar os colaboradores do CSC e demonstrar

and this helps motivate the SSC employees

nossa importância para a organização.

and demonstrates our importance to the

“

organization.

“

Jair Bondicz

“

Each SSC should be molded to meet the specific needs of the company or group of companies it serves, and there is no company like another. Jair Bondicz

“

Cada CSC deve ser moldado para atender às necessidades específicas da empresa ou grupo de empresas que atende, e não existe uma empresa que seja exatamente igual à outra.

Para enfatizar a importância de nosso CSC, costumamos fazer uma analogia com a

In order to emphasize the importance of our

Fórmula 1. O CSC não quer ser o “piloto” do

SSC, we generally draw an analogy with

carro, mas os “mecânicos” que fazem a troca

Formula 1. The SSC does not want to be the

“perfeita” dos pneus, muito bem treinados,

car’s “driver,” but rather the “mechanics” who

motivados e capazes de efetuar sua atividade

“perfectly” change the tires, who are very well

com perfeição – qualquer segundo perdido aqui,

trained, motivated and capable of completing

pode representar a derrota da equipe.

the activity with perfection – any second lost here may lead to the entire team’s defeat.

18

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“

Edição 25 - Ano 2012

O CSC não quer ser o “piloto” do

carro, mas os “mecânicos” que fazem a troca “perfeita” dos pneus, muito bem treinados, motivados e capazes de

“

The SSC does not want to be the

car’s driver, but rather the mechanics who perfectly change the tires, who

are very well trained, motivated and

efetuar sua atividade com perfeição –

capable of completing the activity with

qualquer segundo perdido aqui, pode

perfection - any second lost here may

Currículo

“

Jair Bondicz

“

representar a derrota da equipe.

lead to the entire team’s defeat.

Jair Bondicz

CV

Jair Bondicz é formado em Ciências Contábeis, com Especialização em

Jair Bondicz earned a degree in Accounting Sciences, with Specialization

Controladoria e MBA em Gestão Empresarial pela FGV (Fundação Getúlio

in Controllership and an MBA in Business Management at FGV (Getúlio

Vargas). Trabalha há 18 anos na BRF - Brasil Foods, tendo atuado nas

Vargas Foundation). He has worked at BRF - Brasil Foods for 18 years in

áreas de Controladoria, Tecnologia da Informação, Projetos, M&A e

the areas of Controllership, IT, Projects, M&A and Shared Services. He also

Serviços Compartilhados. Atuou na área de Investimentos e Aquisições

worked in the Investment and Acquisition area at BRF, participating in the

da BRF com participação nos principais projetos de aquisições como:

main acquisition projects, such as: Batavo, Eleva (Avipal/Elegê), Plusfood

Batavo, Eleva (Avipal/Elegê), Plusfood e Sadia e é diretor do Centro de

and Sadia and he is the Director of the BRF Shared Services Center.

Serviços Compartilhados da BRF.

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19

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20

Edição 25 - Ano 2012

Vamos entrar um pouco no case

Let’s go into the case of the merger

da fusão entre Perdigão e Sadia.

between Perdigão and Sadia. What

Como foi a implantação e como

was the implementation like and

o processo de fusão impactou as

how did the merger process affect

pessoas e a operação em si?

the people and operation itself?

As duas empresas têm um histórico muito

The two companies have a history that is very

parecido em Serviços Compartilhados; ambos

much alike when it comes to Shared Services

foram estruturados em 2005 e tinham muitas

– both were structured in 2005 and have very

similaridades em seus escopos.

similar scopes.

Por conta disso, a missão que nos foi dada foi

Therefore, the mission we were given was quite

bastante clara: juntar o melhor de cada um e

clear: join the best of each one and deliver a

entregar um CSC completo. Este foi um grande

complete SSC. This was a major challenge,

desafio, pois envolveu ainda a absorção de

since it also involved the absorption of other

outros processos que não eram escopo em

processes that did not fit within the scope of

nenhum dos dois CSCs. Nesta fase, dedicamos

either of the two SSCs. During this phase, we

grande esforço na padronização do sistema

dedicated major effort to system standardization

(cada CSC tinha um banco de dados diferente),

(each SSC had a different database), the

na unificação da estrutura organizacional do

unification of the SSC’s organizational structure

CSC e na definição da localização física do

and the definition of the center’s physical

centro.

location.

Durante a integração dos sistemas, destacamos

During the integration of the systems, we chose

vários de nossos colaboradores para atuar full

several of our employees to work full time on

time no projeto, tendo que ao mesmo tempo

the project and, at the same time, to continue

continuar fazendo as entregas de cada CSC.

making the deliveries of each SSC.

Quanto à estrutura, após a fusão tratamos

As for the structure, after the merger we dealt

a duplicidade de cargos, redefinição de

with the duplicity of job positions, redefinition

posições de gestão para novas áreas

of the management positions for the new

assumidas e balanceamento de atividades

areas assumed and balanced out the activities

entre as áreas do CSC.

between the different SSC areas.

Por fim, na escolha da localização física do

Finally, the choice of the SSC’s physical location

CSC pesou a quantidade de colaboradores que

depended on the number of employees we

tínhamos sediados em Itajaí, assim como alguns

had in Itajaí, as well as certain factors that were

fatores que foram decisivos na escolha da sede

decisive when choosing the SSC head office

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Edição 25 - Ano 2012

do CSC em 2005: qualidade e disponibilidade

in 2005: the quality and availability of labor, the

da mão de obra, facilidade de deslocamento

ease of the commute to the company’s other

para demais unidades da empresa,

units, the competitiveness of the operational

competitividade em custos operacionais, além

costs, as well as ensuring that it was a region

de ser uma região que atrai muitos profissionais

that attracts many professionals due to its

pelo seu clima e belezas naturais.

climate and natural beauty.

Com a fusão, naturalmente perdemos

With the merger, we naturally lost some

alguns funcionários, mas também tivemos

employees, but we also saw significant gains

expressivos ganhos de escala e transferência de

in scale and transfer of knowledge between

conhecimento entre as duas empresas. Tivemos

the two companies. At the same time, we

ao mesmo tempo crescimento de posições

also saw a growth in positions due to the new

pelas novas atividades assumidas e equalização

activities assumed and the equalization of

de escopo dos dois centros, assim como

the scope between the two centers, together

importantes sinergias obtidas pela aplicação do

with important synergies obtained through the

benchmarking de cada processo, fechando o

application of benchmarking for each process,

ano de 2011 com 1.611 colaboradores.

closing 2011 with 1,611 employees.

Quais são as tendências, de

Generally speaking, what are the

maneira geral, para empresas que

trends for companies that have

possuem CSCs? Existe um modelo

SSCs? Is there an ideal model?

ideal?

I believe that the ideal model does not exist.

Eu acredito que o modelo ideal não existe.

Each SSC should be molded to meet the

Cada CSC deve ser moldado para atender às

specific needs of the company or group of

necessidades específicas da empresa ou grupo

companies it serves, and there is no company

de empresas que atende, e não existe uma

that is exactly like another. But I believe that

empresa que seja exatamente igual à outra.

over the upcoming years, we will see important

Mas acredito que nos próximos anos veremos

transformations, including:

importantes transformações onde destacaria:

At companies with SSCs that are already Nas empresas com CSCs já consolidados

consolidated, the trend is toward globalization.

a tendência é a globalização, seja para

This may be to monitor the natural movement

acompanhar o movimento natural de muitas

of many companies or to seek out models that

empresas, ou para buscar mercados onde seja

allow for a more expressive reduction in the

possível uma redução mais expressiva dos

SSC’s operational costs. In this case, China and

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Edição 25 - Ano 2012

custos operacionais do CSC, neste caso, China

India may become important as well for Brazilian

e Índia podem se tornar importantes também

companies, as they currently are for European

para empresas brasileiras assim como são

and North American ones. For smaller companies,

atualmente para europeias e norte-americanas.

the trend is to install a SSC, whether exclusive or

Para empresas menores, a tendência é implantar

shared with other companies, that can serve as a

um CSC, seja este exclusivo ou compartilhado

type of consortium.

com outras empresas, o que pode funcionar como uma espécie de consórcio.

A BRF em números BRF in numbers

O CSC em números BRF SSC in numbers

Maior exportadora mundial de aves Largest global exporter of poultry

80 milhões de registros contábeis/mês 80 million accounting records/month

4a maior exportadora brasileira em 2011 4th largest Brazilian exporter in 2011

2.000 contratos jurídicos/mês 2,000 legal contracts/month

118.000 funcionários 118,000 employees

120.000 folhas de pagamento/mês 120,000 payrolls/month

64 fábricas no Brasil e 3 no exterior 64 factories in Brazil and 3 abroad

200.000 usuários de plano de saúde 200,000 health plan users

24 escritórios comerciais no exterior 24 commercial offices abroad

10.000 celulares geridos no CSC 10,000 cellular phones managed at the SSC

200.000 toneladas de exportação/mês 200,000 tons of exports/month

100.000 chamados de TI e RH/mês 100,000 IT and HR calls/months

Vendas para 140 países Sales to 140 countries

1.600 funcionários no CSC 1,600 employess at the SSC

Presença em 98% do território nacional Presence in 98% of the national territory

20.000 movimentções de pessoal/mês 20,000 personnel transfers/month

3.000 itens no portfólio de produtos 3,000 items in the product portfolio

250 processos de importação/mês 250 import processes/month

Fonte: BRF Source: BRF

Outra tendência forte que acredito é a

Another strong trend I see is the increased

especialização cada vez maior dos profissionais

specialization of the SSC professionals. In

de CSCs. Neste sentido atualmente, estamos

this sense, we currently are working on two

com dois projetos importantes, um MBA voltado

important projects - an MBA focused on Shared

para a Gestão em Serviços Compartilhados

Services Management in partnership with

em parceria com o SENAI e GESC e uma

Brazil’s National Industrial Learning Service

graduação também com este enfoque junto

(SENAI) and GESC, as well as a degree with

com a Universidade do Vale do Itajaí (UNIVALI).

this focus at UNIVALI (Vale do Itajaí University).

Destaco aqui a valorosa contribuição que o IEG

I would like to point out here the valuable contribution that the Management Engineering

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Edição 25 - Ano 2012

vem dando para estas iniciativas.

Institute (IEG) has provided for these initiatives.

Especificamente no CSC da BRF vamos focar

More specifically at the BRF SSC, we will focus

em iniciativas de virtualização de processos,

on initiatives related to process virtualization, the

redefinição do modelo de precificação,

redefinition of the pricing model, training of the

capacitação da equipe em idiomas, home office

team in different languages, home office and on the

e na criação do Instituto Brasileiro de Serviços

creation of the Brazilian Shared Services Institute.

Compartilhados.

Benchmarking em CSC: seleções de empresas até o dia 16/03 Benchmarking in SSC: registration open until March 16 O Instituto de Engenharia de Gestão

Until March 16, the Management Engineering

(IEG) seleciona até o dia 16 de março

Institute (IEG) will open up registration for

empresas que desejem participar da

those companies that wish to participate in

4ª edição do Benchmarking em CSC

the 4th edition of the event Benchmarking

conduzido pelo Instituto. O estudo abrange

in SSC promoted by the institute. The study

os macroprocessos de Finanças, Tributário,

covers the areas of Finances, Accounting,

Contábil, Recursos Humanos, Tecnologia da

Human Resources, Information Technology

Informação e Suprimentos/Compras para a

and Purchasing/Procurement for an analysis

análise das práticas de gestão e operação

of the adopted management and operating

adotadas, permitindo uma rica comparação de

practices and aims to supply extremely valuable

produtividade em custos e nível de serviço entre

information for companies and managers striving

os CSCs das empresas participantes.

for excellence in the management and operation of their SSCs.

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IQPC premia melhores práticas em CSC IQPC awards best practices in SSC A 3ª edição do Prêmio de Excelência em

The 3rd edition of the Award for Excellence

Centro de Serviços Compartilhados foi

in Shared Services Centers was held by IQPC

realizada pelo IQPC durante o Shared Services

during the event Shared Services Brasil 2012,

Brasil 2012, de 17 a 20 de janeiro, em São Paulo.

held from January 17-20 in São Paulo. The event

Durante o evento foram premiadas as empresas

awarded the companies with the top practices in

com melhores práticas em CSC em duas

SSC in two different categories: Best New (SSCs

categorias: Best New (CSCs com até 3 anos) e

up to three years old) and Best Mature (SSCs

Best Mature (CSCs com mais de 3 anos).

over three years old).

Os grandes vencedores da noite foram Solví,

The big winners of the night were Solví, which

que conquistou o 1º lugar na categoria Best

earned first place in the Best New category, and

New, e BRF, vencedora na categoria Best

BRF, winner in the Best Mature category. Solví

Mature. A Solví foi seguida no ranking por

was followed in the ranking by Braskem and

Braskem e Solvay, respectivamente. Já a BRF

Solvay, respectively. BRF was followed by ALL –

foi seguida pela ALL – América Latina Logística

América Latina Logística – and by CCR.

– e pela CCR.

Best New

Best New

1st place: Solví

1º lugar:

Solví

2nd place: Braskem

2º lugar:

Braskem

3rd place: Solvay

3º lugar:

Solvay

Best Mature

Best Mature

1st place: BR

1º lugar:

BR Foods

2º lugar:

ALL – América Latina Logística

3º lugar:

CCR

Foods

2nd place: ALL 3rd place: CCR

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– América Latina Logística

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Edição 25 - Ano 2012

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Edição 25 - Ano 2012

Escolhendo um parceiro global offshore em 2012 Choosing a global offshore partner in 2012 Autor | Author: Gavin Bowden-Hall Fonte | Source: ssonetwork.com Escolhendo uma localização offshore para terceirizar serviços – 10 fatores fundamentais a considerar para sua estratégia de 2012. A turbulência econômica e democrática no contexto de um mercado globalmente integrado está redesenhando o cenário de negócios no que diz respeito a tomar decisões sobre onde localizar serviços offshore.

Choosing an offshore location to outsource services – 10 key factors to consider for your 2012 strategy. The economic and democratic turbulence in the context of a globally integrated market is redrawing the business landscape when it comes to making a decision about where to locate offshore services.

Quando a AT Kearney publicou seu Índice de

When AT Kearney published their Global

Localizações Globais, ano passado, muita coisa

Locations Index last year much had changed

havia mudado no mercado desde que o uso do

in the market since Offshoring became an

offshore se tornou uma ferramenta de negócios

accepted business tool around 2000. The

aceita, perto do ano de 2000. A turbulência

economic and democratic turbulence in the

econômica e democrática no contexto de

context of a globally integrated market is

um mercado globalmente integrado está

redrawing the business landscape when it

redesenhando o cenário de negócios no que diz

comes to making a decision about where to

respeito a tomar decisões sobre onde localizar

locate offshore services.

serviços offshore.

This has been further compounded by the

26

Aliado a isso, houve um aumento no número de

increase in countries which have entered the

países que entraram no mercado de serviços

global services market. AT Kearney’s Index

globais. O Índice da AT Kearney considera a

considers the capability and capacity across

capacidade e a potencialidade em 50 países,

50 countries, even this is not exhaustive as

no entanto esse número não é abrangente, uma

recent entrants into the market of countries like

vez que países que entraram recentemente

Bangladesh and Palestine are not included.

nesse mercado não foram incluídos, com

The world is in transition. The established order

Bangladesh e Palestina. O mundo está em

is in flux and the best brains and economic

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transição. A ordem estabelecida está em fluxo e

forecasters are reluctant to predict what the new

as pessoas mais inteligentes relutam em prever

world order might be. The key drivers for this

como será a nova ordem mundial. Os principais

change are:

determinantes dessas mudanças são: • •

•

New financial strategies across trading zones and countries;

•

Breaking down of international boundaries through globalisation;

Ruptura de limites internacionais, devido à globalização;

•

•

Novas estratégias políticas em países e zonas de comércio;

•

towards elections and wrestle with their debt;

Incerteza política nos EUA, que vão passar por um processo eleitoral e lutam contra sua dívida;

Political uncertainty in the US as they move

•

Reduced consumption in the west and higher

Redução no consumo no ocidente e maior

demand in the BRIC and the growing strength of

demanda no BRIC, além do crescimento da

the N-11 countries;

força dos países do N-11;

•

European debt and the crisis in the Euro;

•

Dívida europeia e a crise do euro;

•

The debate around Peak Oil and long term

•

A discussão sobre o pico petrolífero e a

availability of some natural resources.

disponibilidade de algumas reservas naturais em longo prazo.

Given these uncertainties, making the right choice for an Offshoring location is vital.

Diante dessas incertezas, escolher corretamente

Here are 10 criteria for determining which

uma localização offshore é vital. A seguir há dez

locations are viable and what the trade-offs

critérios para determinar quais localizações são

might be:

viáveis e as possíveis contrapartidas:

Risco político e econômico Avalie se o serviço poderá ser prejudicado por conturbações dentro da comunidade em que ele será prestado. A estabilidade em longo prazo é um fator chave para um serviço confiável.

Custo, tamanho e taxa de rotatividade da mão de obra O custo de mão de obra pode ser baixo.

No entanto, considere se existe um risco de inflação local do salário causado pela demanda de fornecedores concorrentes e um pool de mão de obra limitado. Isso pode incentivar a

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Economic and political risk Assess whether the service could be disrupted by unrest within the community from which the service will be delivered; long term stability is a key factor in a dependable service.

Labour cost, size and turnover Labour costs maybe low, consider however, whether there is a risk of local wage inflation caused by demand from competing suppliers and a limited pool of labour; this may also encourage staff to move between employers which may jeopardise the quality of service.

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Edição 25 - Ano 2012

rotatividade de funcionários entre empregadores, prejudicando a qualidade do serviço.

Management and Infrastructure Take time to appreciate the way the

Gerenciamento e infraestrutura

management responsible for the service is

Avalie a forma como a gerência responsável

structured, check if there are strong governance

pelo serviço é estruturada. Verifique se existe

arrangements such as a clear escalation path

uma formação gerencial forte, por exemplo, com

and test if the organisation have all the facilities

um organograma claro, e teste se a organização

appropriate for volumes and capabilities.

tem todas as instalações apropriadas para volumes e capacidades.

Host taxation regime Consider how the services are positioned

Regime fiscal do país anfitrião

relative to the local authorities; might there be,

Considere como os serviços são posicionados

or a threat of, a detrimental taxation regime for

com relação às autoridades locais. Pode haver

moving fees across international boundaries

um regime de impostos prejudicial decorrente

and leveraging offshoring success to secure

do fato de as taxas cruzarem fronteiras

additional tax revenues.

internacionais e um aproveitamento do sucesso do regime offshore para proteger receitas

Country infrastructure

adicionais com impostos.

There is some suggestion established offshoring countries are suffering from under

Infraestrutura do país

capacity in social infrastructure and internet

Existem algumas sugestões de que países

congestion; some of the newer entrants will not

estabelecidos para offshore estejam sofrendo

have these problems.

de pouca capacidade de infraestrutura social e congestionamento da internet. Alguns dos

Cultural compatibility

países novos nesse tipo de serviço não têm

Particularly important when the offshorer

esses problemas.

provides call-centre services or needs to interpret requirements definitions; check a service provider

Compatibilidade cultural

understands the buying business, the end

Especialmente importante quando o país

customer/consumer and is able to build rapport

que realiza o offshore oferece serviços de

between the two businesses.

atendimento ao cliente por telefone ou precisa

28

interpretar definições de requisitos. Verifique se

Geographical proximity

o prestador de serviços compreende o negócio,

It may be necessary to visit each other’s

o cliente final/consumidor e se pode estabelecer

premises, consider the ease and timeliness of

relações entre as duas partes.

travel.

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Proximidade geográfica

Track record and user experience

Talvez seja necessário visitar as respectivas

Presuming the offshorer has other clients,

instalações, portanto considere a facilidade e o

investigate whether the service provided

tempo de viagem.

matches up to expectations, press for a reference site visit/enquiry and plan some

Histórico e experiência do

probing questions.

usuário Supondo que o país escolhido para a atividade

Education levels of the work force

offshore tenha outros clientes, investigue se o

Literacy and language skills may be critical

serviço prestado corresponde às expectativas,

particularly if the offshored service is complex

solicite uma visita ao local para obter uma

and requires the workforce to add value; test if

referência, pesquise e planeje algumas

communication may be problematic.

perguntas.

It would not be right to recommend any particular location, there are so many countries

Níveis de formação da força de

and the factors so variable. What is important

trabalho

is to have a clear list of prioritised and objective

Alfabetização e habilidades de se comunicar

criteria which can be investigated during any

em outros idiomas podem ser especialmente

tender process. These evaluation criteria mean

críticas se o serviço terceirizado for complexo

stakeholders can make informed decisions when

e exigir que a força de trabalho agregue valor.

eliminating possible offshore locations. These

Teste se existem problemas na comunicação.

criteria will help buying companies to compare factors across a range of countries and to

Não seria adequado recomendar nenhuma

identify the inevitable trade-offs.

localização específica, pois existem vários países e os fatores são muito variáveis. O importante é ter uma lista clara de critérios objetivos e prioritários, que podem ser investigados durante qualquer processo de proposta. Esses critérios de avaliação permitirão aos stakeholders tomar decisões mais informadas ao eliminarem possíveis localizações para a atividade offshore. Esses critérios permitirão às empresas compradoras comparar fatores entre diversos países para identificar as contrapartidas inevitáveis.

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No início!

O caminho evolutivo do contas a pagar In the beginning!

The evolutionary path of accounts payable Autor | Author: Michael Hyltoft Fonte | Source: sharedserviceslink.com

Já pensou sobre quais são as origens de todas as ideias sobre contas a pagar e para onde elas vão? As últimas três décadas presenciaram uma mudança nas operações da maioria das empresas. Mas o impacto no setor de Contas a Pagar foi notavelmente significativo. Um dos fatores determinantes para isso foi a tecnologia. Sou Michael Hyltoft, um visionário sobre contas a pagar. Venha comigo nessa viagem dos anos de 1980 ao futuro e observe de onde vem essa função crucial e para onde ela está indo.

Ever thought about where accounts payable has come from and where it will go next? The past three decades has seen a change in most company operations. But the impact in accounts payable has been notably significant. One key enabler for this change is technology. Join me, Michael Hyltoft, thought leader in accounts payable, and take this journey from the 1980s to the future state and look at where this pivotal function has come from and the direction it’s heading in.

30

1980: o começo

1980: the beginning

Até os anos de 1980, as operações de

Until the 1980s, accounts payable was a

contas a pagar eram pesadas e baseadas em

heavily paper based operation co-located with

papel, localizadas juntamente com unidades

individual business units, which allowed for

de negócios individuais, o que permitia a

close collaboration between the finance and

colaboração próxima entre a equipe financeira

operational staff. This was required to address

e a operacional. Isso era necessário para

the issue of the very manual processing in most

lidar com o problema do processamento

organisations, with most invoices being hand

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bastante manual da maioria das organizações,

delivered across the organisation for approval.

cujas faturas eram entregues manualmente

Some organisations had introduced home-

na organização para aprovação. Algumas

grown green screen systems on mainframe

organizações introduziram, nessa época,

by then, but the vast majority still ran AP as a

sistemas domésticos de tela verde baseados

fully manual process. This led to the accounts

em mainframe, mas a imensa maioria ainda

payable process varying from location to

executava o contas a pagar como um processo

location within the same company. However it

totalmente manual. Dessa forma, o processo

provided flexibility to the local business, even if

de contas a pagar variava de local para local,

the cost per transaction was high.

dentro da mesma empresa. No entanto, propiciava flexibilidade à empresa local, mesmo

1990: the era of reengineering

se o custo por transação fosse alto.

The 1990s was the start of the ERP era, which also introduced ‘business process re-

1990: a era da reengenharia

engineering’, as developments in IT opened

Os anos de 1990 foram o início da era do

up new possibilities. The focus was on

ERP, que também introduziu a “reengenharia

standardisation to help streamline the process,

de processos de negócios”, já que os

as this would not only lead to lower costs, but

desenvolvimentos de TI abriram novas

also improve control and services. Processes

possibilidades. O foco era na padronização

were becoming standardised which enabled

para ajudar a simplificar o processo, pois isso

centralising the operation in one location.

não apenas levaria à redução dos custos, mas

Accounts payable was mainly led by the

também aprimoraria o controle e os serviços.

centralisation of procurement, focussing on

Além disso, processos padronizados permitem

saving the bottom line results. So on the back of

a centralização da operação em um local. O

new standard processes and the centralisation

processo de contas a pagar foi conduzido

of procurement, AP found itself moving to

principalmente pela centralização das compras.

central if not regional locations.

Portanto, seguindo a tendência dos novos processos padrão e na centralização das

2000: piecemeal

compras, o setor de Contas a Pagar passou

Centralisation continued into the new millennium.

para localizações centrais ou até regionais.

But a term was being more widely used for a more exciting version of ‘centralisation: ‘shared

2000: fragmentação

services’. As a concept, shared services had

A centralização continuou no novo milênio.

been around since the early nineties. But

Entretanto, um termo passou a ser mais

only the few had applied its principles and

amplamente usado para uma versão mais

reaped their rewards. Now, shared services

interessante da centralização: “serviços

are becoming mainstream. And the difference

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Edição 25 - Ano 2012

compartilhados”. Como conceito, os serviços

between centralisation and shared services was

compartilhados existem desde o início

generally recognised. Shared services focused

dos anos de 1990. Mas apenas algumas

on continuous improvement, service delivery

empresas haviam aplicado seus princípios

and operational excellence. Centralisation just

e colhido suas recompensas. Agora, os

focused on that – centralisation.

serviços compartilhados estão se tornando a tendência principal. E a diferença entre

At the heart of shared services was its favourite

centralização e serviços compartilhados

child – accounts payable. And here technology

foi geralmente reconhecida. Os serviços

could really be leveraged to change how this

compartilhados enfocam o aprimoramento

function runs. The focus was on automation,

contínuo, a prestação do serviço e a excelência

control and costs and how a paperless office

operacional. A centralização se concentrava

could become a reality. Attention was turned

apenas nisso, na centralização.

to SOX2002 and many new technologies that would help deliver it all. IT outsourcing became

No coração dos serviços compartilhados estava

commonplace in business, followed by the big

seu pupilo favorito: contas a pagar. E aqui a

consulting houses introducing ‘business process

tecnologia realmente pôde ser aproveitada para

outsourcing’ who could take ownership for

mudar a forma de operação dessa função. O

running IT, Finance and HR.

foco era em automação, controle e custos, e em como tornar real o conceito de um escritório

Within Finance, the AP department was most

sem papel. O SOX2002 recebeu atenção

affected. Operations moved overseas to

especial, assim como muitas novas tecnologias

countries including Poland and India. This was

que permitiriam essa operação. A terceirização

made possible due to the earlier standardisation

de TI se tornou comum no negócio, seguida

and centralisation of the processes, but

das grandes consultorias que introduziam a

equally important were the new technologies

“terceirização do processo de negócios”, que

of scanning, (OCR), workflow, automation

ficaria a cargo da execução de TI, Finanças e

matching, portals and electronic payments.

RH.

Accounts payable began working closely with procurement to drive efficiency and control.

32

Dentro da área de Finanças, o departamento

The new partnership forged ahead with

de Contas a Pagar foi o mais afetado. As

e-invoicing projects with the supplier base and

operações se mudaram para o exterior, para

introduced policies like ‘no PO, no pay’. The two

países como Polônia e Índia. Isso foi possível

departments found that collaborating on more

devido à padronização e a centralização que

integrated processes provided benefits for both

haviam ocorrido anteriormente nos processos,

parties. Whether the transformation was done as

mas as novas tecnologias de digitalização

an internal project or outsourced, ‘end-to-end

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(OCR), fluxo de trabalho, correspondência de

procure-to-pay processing’ became the goal,

automação, portais e pagamento eletrônico

and AP started to move away from being a cost

eram igualmente importantes. O setor de

centre to being a value-add operation.

Contas a Pagar começou a trabalhar junto à área de Suprimentos para obter eficiência e

2010: value beyond headcount costs

controle. A nova parceria foi impulsionada com

Global standardisation of processes had begun,

projetos de faturamento eletrônico com a base

not just for accounts payable, but the business

de fornecedores e introduziu políticas como

as a whole. The consolidation of an ERP/

“sem Ordem de Compra, sem pagamento”.

single instance meant Finance had to develop

Os dois departamentos descobriram que

a common chart of accounts. This required a

colaborar em processos mais integrados

‘single version of the truth’. As part of the global

trazia benefícios para ambas as partes.

standardisation, many companies introduced

Sendo a transformação um projeto interno ou

global end-to-end process owners, for example

terceirizado, “o processamento completo de

for procure-to-pay. Others took the more direct

compras até pagamento” se tornou a meta, e

approach of simply merging procurement with

o setor de Contas a Pagar deixou de ser um

accounts payable, with one person responsible

centro de custos para ser uma operação de

for both. There have been examples both of

valor agregado.

procurement taking ownership (with finance still owning the actual payment of the supplier) and

2010: valor além dos custos com

finance taking the ownership with procurement,

o quadro efetivo

still responsible for the actual sourcing of goods.

A padronização global dos processos começou não apenas para contas a pagar, mas para a

The development of the supplier portal entailed

empresa como um todo. A consolidação de

moving from a place where suppliers could

uma instância única/ERP significava que o setor

merely see their invoices, to one where they

de Finanças precisava desenvolver um plano de

can fully manage the procurement process;

contas comum. Isso exigia uma “única versão

from agreeing POs to reconciling accounts and

da realidade”. Como parte da padronização

everything in between. These changes have

global, muitas empresas introduziram

led to a need to develop the AP staff skill sets

proprietários de processos globais e completos,

to focus more on adding value and customer

por exemplo, compras até pagamento.

service. This is visible in many organisations

Outras adotaram a abordagem mais direta de

today, with the important role accounts payable

simplesmente mesclar compras com contas a

now taking in supporting the optimisation of cash

pagar, com uma pessoa responsável por ambas

flow working in close partnership with treasury.

as operações. Há exemplos onde a área de Suprimentos é proprietária do processo (com

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a área de Finanças ainda responsável pelo

Future State: merger and

pagamento real do fornecedor), e há outros

partnership

onde a área de Finanças é proprietária em

When reviewing the last three decades, it is

conjunto com de a Suprimentos, permanecendo

evident that AP has been through a massive

responsável pelo suprimento real de produtos.

change, with some departments experiencing the staff numbers reduced by over 80%. It

O desenvolvimento do portal de fornecedores

is hard to believe that the focus of accounts

permitiu a mudança de uma situação em que os

payable is going to continue to be on reducing

fornecedores mal podiam ver suas faturas para

FTE numbers and increasing efficiency. That

uma situação em que eles podem gerenciar

said, there are still many departments yet to

completamente o processo de compras; da

make use of new technology, and they will

concordância com ordens de compra para

either have to start the journey or are likely

a reconciliação de contas e tudo que ocorre

to see themselves being outsourced to third

no processo. Essas mudanças provocaram a

parties that are not only willing to transform the

necessidade de desenvolver as habilidades da

operation, but in many cases also have a proven

equipe de Contas a Pagar, se concentrando

capability of doing so.

mais em agregar valor e no atendimento do cliente. Isso é visível em muitas organizações

Leading accounts payable departments have

atualmente, com a importante função que a

numerous opportunities, one of which is chasing

área de Contas a Pagar agora tem de apoiar a

labour arbitrage by off-shoring (either setting

otimização do fluxo de caixa, trabalhando em

up themselves or outsourcing to an already

parceria com a Tesouraria.

established party). Another option could be for AP to “expand” into other areas. In the last decade,

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Futuro: fusão e parceria

the focus has largely been on purchase to pay,

Analisando as três últimas décadas, fica

but in reality it was AP that was targeted. In order

evidente que o setor de Contas a Pagar passou

to truly integrate purchase to pay the organisation

por uma mudança massiva, com redução de

needs to change too. The technology and

equipe em alguns departamentos de mais de

processes are available for integrated purchase

80%. É difícil acreditar que o foco de contas

to pay. In some companies where procurement

a pagar será continuar a reduzir os números

and AP both report into the finance director, this

de funcionários em tempo integral e aumentar

change can be a fairly managed. However, it is

a eficiência. Com isso, ainda existem muitos

more difficult when a dedicated procurement

departamentos onde será possível aplicar

department reports directly into the CEO. It can

a nova tecnologia. Eles deverão começar a

be established in many different ways, but here

jornada ou provavelmente serão terceirizados

are two principles to keep under consideration

para entidades que não apenas desejam

which ever approach you use:

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transformar a operação como, em muitos

1.Sourcing and procurement are skills

casos, já se provaram capazes de fazer isso.

and not an administrative task 2.The decision to pay money out of a

Importantes departamentos de Contas a Pagar

company account should always sit within

têm diversas oportunidades e uma delas é

the responsibility of the finance director

buscar a arbitragem de mão de obra com o offshore (seja com a própria organização

It is vital that the difference between sourcing

ou com a terceirização para uma entidade

goods and services (sometimes called the

estabelecida). Outra opção para Contas a

RFx process) and the administrative burden of

Pagar seria “expandir-se” em outras áreas. Na

managing/drawing down on an already agreed

última década, o foco maior foi em compras

contract is acknowledged. The latter sits neatly

até o pagamento, mas na realidade o alvo

within the purchase-to-pay process, and can

foi o setor de Contas a Pagar. Para integrar

even be improved by the use of punch-out and

verdadeiramente compras até o pagamento, a

internal procurement portals. The sourcing aspect

organização deve mudar também. A tecnologia

requires professional people that understand

e os processos estão disponíveis para viabilizar

the business needs and have the skill set to

a integração de compras até o pagamento.

negotiate the most suitable contract for the

Em algumas empresas onde os setores de

company. If this is not recognised internally,

Suprimentos e Contas a Pagar se reportam

the company may result in attempting to save

ao diretor financeiro, é possível gerenciar

money on “administration”, but end up paying

perfeitamente essa mudança. No entanto,

a higher price in overpriced and incorrect

é mais difícil quando um departamento de

contracts. Likewise, procurement should never

Suprimentos dedicado se reporta diretamente

be responsible for the actual payments, as this

ao CEO. Isso pode ser estabelecido de

requires close cooperation with the treasury.

várias formas diferentes, mas a seguir há

Often procurement’s focus will be the commercial

dois princípios a serem considerados nas

relationship with a specific supplier than with

abordagens que você usar:

a financial representative in the company.

Many larger organisations have already put in

1.Suprimento e compras são habilidades,

place a global purchase-to-pay process owner

e não tarefas administrativas

with responsibility for cross-system reporting,

2.A decisão de retirar dinheiro da

audit, transparency and governance. However,

conta de uma empresa é sempre

they will not be able to deliver the full value

responsabilidade do diretor financeiro

of an integrated purchase-to-pay function, if organisational design is not addressed.

Another area that AP could focus on more (and some departments already do) is working

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É crucial reconhecer a diferença entre o

closely with treasury to attain a better cash

suprimento de produtos e serviços (algumas

flow forecast. These days (when cash is more

vezes chamado de processo de RFx) e a

important than profit), analysts do not like

carga administrativa de gerenciar/seguir um

it when corporates are not in line with their

contrato acordado. Esta última se aproxima do

forecast, both positive and negative. Companies

processo de compras até o pagamento e pode

that cannot forecast their cash correctly are

até mesmo ser aprimorada pelo uso de portais

considered to be lacking in control and are

de compras internos e externos. Os aspectos

therefore a higher risk. So by AP taking a firmer

de suprimento exigem profissionais que

position in this area, they will be able to show

compreendam as necessidades de negócios e

true shareholder value.

tenham a habilidade necessária para negociar o contrato mais adequado para a empresa.

One of the tools AP can take ownership of to

Se isso não for reconhecido internamente, a

help with cash flow forecasting is payables

empresa pode acabar tentando economizar

supply chain finance (SCF). Simply put, this is

dinheiro em “administração”, mas terminar

the idea of allowing suppliers to be paid early

pagando um preço mais alto em contratos

in exchange for a discount. With the effective

mais caros e incorretos. Da mesma forma,

AP processes some companies have today,

Suprimentos nunca deve ser responsável pelos

the average time from invoice date to the date

pagamentos reais, pois isso requer cooperação

the invoice is on the system and approved can

próxima com a Tesouraria. Com frequência, o

be as low as five days. With average payment

foco de Suprimentos será a relação comercial

terms in Europe being around 46 days (REL

com um fornecedor específico, em vez de um

Consulting, Working Capital Survey 2011), this

representante financeiro da empresa. Muitas

means that the invoice can sit idle on the buyer’s

empresas maiores já estabeleceram um

system for up to 41 days. SCF allows the

processo global de compras até o pagamento

company to pay their suppliers early in exchange

com responsabilidade de relatórios entre os

for a discount, and when the company is short

sistemas, auditoria, transparência e governança.

on cash they can simply stick to their original

Entretanto, elas não conseguirão fornecer o

payment terms.

valor completo de uma função integrada de compras até o pagamento se não lidarem com

For companies that do not have this cash, the

o design organizacional.

financing can be provided by their bank, in what is called an ‘off balance sheet facility’. This

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O departamento de Contas a Pagar também

means the buying organisation does have to

poderia se concentrar mais (e alguns

pay a fee for this facility based on utilisation, but

departamentos já o fazem) em trabalhar próximo

this cost will be more than enough covered by

à Tesouraria para obter uma previsão melhor

the discounts offered by suppliers for an early

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do fluxo de caixa. Atualmente (em que dinheiro

payment. Roughly speaking the experience in

em caixa é mais importante que lucro), os

the market at the moment is that for every $100

analistas não aprovam quando as empresas

million of spend, a company can generate $1

não estão alinhadas com as previsões, tanto

million of benefits through SCF models.

positivas como negativas. As empresas que

A number of companies have taken this a

não conseguem prever corretamente seu caixa

step further and given both AP and AR these

são consideradas sem controle e, portanto,

kinds of tools. They have then merged the

sob alto risco. Portanto, se a área de Contas a

two departments into one “working capital”

Pagar assumir uma posição mais firme no setor,

department. This team tends to be split into

poderá mostrar o verdadeiro valor do acionista.

two halves. The first half focuses on exception management, sorting out any issues with both

Uma das ferramentas que o setor de Contas

outbound and inbound invoices. Simply put,

a Pagar pode usar para ajudar com a previsão

if you have made a short delivery or received

do fluxo de caixa é o Supply Chain Finance

a short delivery, it tends to be the same

(SCF). Em resumo, a ideia é permitir aos

warehouse you need to talk to, so why not let

fornecedores receberem antecipadamente

one person handle it?

em troca de um desconto. Com os processos efetivos de contas a pagar, algumas empresas

The other half is then focused purely on working

têm hoje um tempo médio da data da fatura

capital – or, to be more precise, cash flow. By

até a data de sua inclusão no sistema e

having this one team and the right tools the

aprovação de cinco dias. Na Europa, a média

cash flow forecasting is met every month as the

de condições do pagamento é de 46 dias (REL

department can manage the variables between

Consulting, Working Capital Survey 2011), o

in- and outbound cash, in exchange for either

que significa que a fatura poderá ficar inativa

more profit or less profit depending on that

no sistema do comprador por até 41 dias. O

month’s cash position. This allows accounts

SCF permite à empresa pagar os fornecedores

payable to become not only a truly integrated

antecipadamente em troca de um desconto,

part of Finance, but also of the business itself.

e quando a empresa tiver com baixo fluxo de caixa, pode simplesmente se restringir às condições de pagamento originais.

Para empresas que não dispõem desse caixa, o setor Financeiro pode receber pelo banco, na chamada “facilidade não incluída no balanço”.

Isso significa que as organizações que compram não precisam pagar uma taxa para usar

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essa facilidade, mas esse custo será coberto com folga pelos descontos oferecidos pelos fornecedores por um pagamento antecipado.

Grosseiramente falando, a experiência no mercado no momento é que para cada US$ 100 milhões de despesas, uma empresa pode gerar US$ 1 milhão de benefícios com modelos de SCF. Diversas empresas adotaram esse procedimento e foram além, dando aos setores de Contas a Receber e Contas a Pagar esses tipos de ferramentas. Depois, elas mesclaram os dois departamentos em um departamento de “capital de trabalho”. Essa equipe tende a se dividir em duas. A primeira se concentra no gerenciamento de exceções, identificando quaisquer problemas com faturas de entrada e saída. De uma forma simples, se você antecipou a entrega ou recebeu uma entrega antecipada e lida com o mesmo depósito, por que não dispor de uma pessoa para lidar com isso? A outra parte da equipe se concentrará unicamente no capital de trabalho ou, para ser mais preciso, no fluxo de caixa. Com essa equipe e as ferramentas ideais, é possível atingir a previsão do fluxo de caixa todos os meses, pois o departamento pode gerenciar as variáveis entre o caixa de entrada e o de saída em troca de mais ou menos lucro, dependendo da posição de caixa no mês. Isso permite à área de Contas a Pagar se tornar uma parte verdadeiramente integrada do setor Financeiro, mas também um negócio em si mesmo.

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Conclusão

Conclusion

Independentemente do que a próxima década

So regardless of what the next decade will

traga para a área de Contas a Pagar, está

bring for AP, it is clear it will not stand still. But

claro que ela não permanecerá estática. Mas

instead of just being about cost control, it will be

em vez de se restringir ao controle de custos,

more a case of re-evaluating the organisation’s

essa mudança será mais ligada à reavaliação

design and tools to optimise the value-add.

do design da organização e das ferramentas

Some companies will embrace these changes

para otimizar a agregação de valor. Algumas

and move from a cost-centre structure to a

empresas abraçarão essas mudanças e

profit-generating structure. Others will fight it

passarão de uma estrutura de centro de custos

for as long as they can, but are likely to have it

para uma estrutura geradora de lucro. Outras

done to them - or have someone take it over.

lutarão o quanto puderem para manter-se

With the global financial forecast for the next five

como estão, mas provavelmente perderão ou

years not looking so strong, one thing is certain:

terão essa parte assumida por terceiros. Como

change is coming.

a previsão financeira global para os próximos cinco anos não parece muito forte, uma coisa é certa: mudanças estão por vir.

A redação do Shared Services News está recebendo sugestões de pauta, artigos e cases para avaliação para publicação. Se você tem interesse em compartilhar seu conhecimento, envie um email para csc@institutodegestao.com.br e aguarde nosso contato.

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_ Coordenação Editorial Thaissa Lemos Vanessa Saavedra

_ Revisão Manuela Dantas Lara Pessanha

_ Diagramação e Direção de Arte Jessica Müller Thiago Castilho

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