Application Overview Dear Applicant, Thank you for taking the chance to apply for Organizing Committee for YouthSpeak Forum 2017, contributing to the movement of Nicas that achieve! If you have any questions about the application process or the Job Description for the different roles, please contact the Organizing Committee President, Meri (mariag.castilloc@aiesec.net ).
The deadline for the application is OC Application: Tuesday, December 27th at 11:59 p.m The link to apply is the following: bit.ly/OCYSF2017 We are looking forward to your applications!
Sincerely, MC Magma
The Process December 22nd Release OC Applications
December 27th OC Team Applications DDL. Due at 11:59 p.m
Dec 28th - 30th Interview Process
January 7th OC Training Summit
Dec 31st Official Announcement of OC Team
General OC Requirements 1. Weekly Team Meetings with Organizing Committee 2. Approximately 20 hrs of work per week 3. Attendance at the OC Summit on Saturday, January 7th from 9 a.m to 5 p.m (Required) 4. Living AIESEC Values 5. Passion to contribute to the movement of Nicas that achieve
STEFAN BUITRAGO
Conference Manager
KEVIN HERNÁNDEZ
MARIA GUADALUPE CASTILLO
Agenda Manager
Organizing Committee President
General OCVP Requirements The Process 1.
OCVP marketing
REQUERIMENTS The Process Required for the role ● ● ● ● ● ● ● ●
Disponibilidad de tiempo Responsabilidad y compromiso Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Creatividad Conocimiento General de AIESEC y Youth Speak Forum Vivir los valores de AIESEC Experiencia en marketing o diseño
Hours Required ● ● ●
21 h/ 3h diarias aproximadamente Reuniones semanales con el OC Disponibilidad completa el día pre, durante y post el evento.
Accountable to: OCP, MCVP MKT Sinergia con: OCVP PD, ER, Delegates.
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities El encargado de este rol tiene la responsabilidad de promover el evento de forma correcta, profesional y siempre alineado al propósito de la organización. La imagen clara y la divulgación efectiva del youth speak fórum es el objetivo principal del OCVP Marketing. Pre: ● Crear un timeline de las actividades principales de Marketing ● Crear la imagen el youth speak fórum 2017 ● Crear el material promocional e informativo para el evento (físico y digital) y mantener una constante interacción con los mismos. ● Promocionar y difundir partners del evento. ● Crear un booklet con toda la información necesaria del evento para compartirlo con los stakeholders. ● Crear booklet para delegados con toda la agenda del evento, información de AIESEC, venue, etc.
REQUERIMENTS The Process Durante: ● Promocionar los partners, expositores y grupos especiales durante el evento. ● Recolectar material de partners durante el evento. ● Fotografiar y grabar momentos importantes del evento. ● Promover la imagen del youth speak fórum durante el evento con los delegados y personas externas al evento. Post: ● Generar un álbum con el material de los partners y compartirlo virtual como forma de agradecimiento. ● Crear un álbum de las fotografías y videos del evento. ● Crear un análisis Start, Continue and Improve del rol de OCVP Marketing.
General OCVP Requirements The Process 1.
OCVP logistic
REQUERIMENTS The Process Required for the role ● ● ● ● ● ●
Disponibilidad de tiempo Responsabilidad y compromiso Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Conocimiento General de AIESEC y Youth Speak Forum Vivir los valores de AIESEC
Hours Required ● ● ●
21 h/ 3h diarias aproximadamente Reuniones semanales con el OC Disponibilidad completa el día pre, durante y post el evento.
Accountable to: OCP Sinergia con: OCVP PD, Delegates.
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities El encargado de este rol tiene la responsabilidad de toda la logística pre, durante y post el evento, para lograr así la coordinación y administración efectiva de todos los recursos para Youth Speak Forum. Pre: ● Crear un plan de todas las necesidades del evento, así como las estrategias principales para atender a las mismas. ● Asegurar un buen espacio para desarrollar el evento. ● Coordinar todas las necesidades para el dia del evento (necesidades básicas, expositores, patrocinadores, etc) Durante: ● Garantizar la implementación correcta y efectiva de la agenda (necesidades y requerimientos de cada uno de los expositores) ● Ejecutar y coordinar cada logística requerida en el evento. ● Trabajar en sinergia con OCVP Delegados para cubrir las necesidades de los delegados y garantizar una excelente experiencia.
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities Post: ● ●
Elaborar un inventario con los materiales que no se utilizaron en el evento. Crear un análisis Start, Continue and Improve del rol de OCVP Logística.
General OCVP Requirements The Process 1.
OCVP Delegate
REQUERIMENTS The Process Required for the role ● ● ● ● ● ●
Disponibilidad de tiempo Responsabilidad y compromiso Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Conocimiento General de AIESEC y Youth Speak Forum Vivir los valores de AIESEC
Hours Required ● ● ●
21 h/ 3h diarias aproximadamente Reuniones semanales con el OC Disponibilidad completa el día pre, durante y post el evento.
Accountable to: OCP Sinergia con: OCVP PD, Logística.
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities El encargado de este rol tiene la responsabilidad de garantizar una excelente experiencia a los delegados que asistan al evento, así como asistir sus necesidades, preguntas y condiciones especiales. Pre: ● Asegurar el espacio y la comodidad para cada delegado en el venue escogido (no exceder la capacidad del lugar) ● Crear comunicación efectiva con los delegados para asegurar la asistencia de los mismos. ● Elaborar una herramienta de tracking de los delegados (control del # de personas, asistencia, transporte, necesidades, condiciones, preferencias, etc) Durante: ● Asistir check in y check out de los delegados. Registrar a las personas durante el evento (Recolectar información útil, universidad, empresa, edad, carrera, etc para identificar stakeholders para AIESEC) Atender las necesidades y condiciones de los delegados durante el evento Trabajar en sinergia con el OCVP logística para garantizar un buen delivery a todos los participantes. Encargado de recolectar los artículos perdidos y encontrados
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities Post: â—?
Asegurar que todas las personas que asistieron se hayan registrado. Crear un anĂĄlisis Start, Continue and Improve del rol de OCVP Delegados
General OCVP Requirements The Process 1.
OCVP Partnership Development
REQUERIMENTS The Process Required for the role ● ● ● ● ● ● ● ●
Disponibilidad de tiempo Responsabilidad y compromiso Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Conocimiento General de AIESEC y Youth Speak Forum Vivir los valores de AIESEC Habilidades en ventas, comunicación o marketing. Experiencia como OCVP PD (Preferencia)
Hours Required ● ● ●
21 h/ 3h diarias aproximadamente Reuniones semanales con el OC Disponibilidad completa el día pre, durante y post el evento.
Accountable to: OCP, MCVP PD Sinergia con: Logística, Delegados, ER
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities El encargado de este rol tiene la responsabilidad de crear relaciones estables y duraderas con posibles partners para el evento y AIESEC. También es responsable de cuidar el nombre de la organización durante las negociaciones. Pre: ● Presentar 5 posibles partners y la estrategia de atracción (explicar porque deben ser partners del evento, que ganan ambos, y como se puede conseguir el sí de ellos a largo plazo) ● Elaborar una propuesta de venta oficial del evento, y trabajarla con el equipo. ● Crear una herramienta de tracking de patrocinadores para abastecer las necesidades del evento (para evitar repeticiones y ser complementarios) ● Asignar segmentos de empresas por miembros. ● Coordinar las actividades y desarrollos del equipo de PD. ● Asegurar que los patrocinadores vayan en el mismo ambiente del evento (patrocinadores apropiados) ● Elaborar una lista de requerimientos de los patrocinadores, (necesidades, condiciones, requerimientos, etc) para asegurar la satisfacción de ellos. ● Compartir el booklet informativo con los partners
REQUERIMENTS The Process Durante: ● ● ● ● ●
Asistir check in y check out de los partners. Trabajar en sinergia con el OCVP Marketing para recolectar material para agradecimiento y contribución de cada uno de los partners. Trabajar en sinergia con el OCVP logística y delegados para abastecer las necesidades y requerimientos de los partners y grupos especiales. Garantizar una excelente experiencia con los partners
Post: ● Compartir material de agradecimientos y contribución a los partners durante su participación el evento. (canal de comunicación formal e informal) ● Asegurar una alianza y cooperación con los partners para futuros eventos y actividades de AIESEC. ● Crear análisis Start, Continue and Improve del rol de OCVP Partnership Development.
General OCVP Requirements The Process 1.
Teamster Partnership Development
REQUERIMENTS The Process Required for the role ● ● ● ● ● ● ● ●
Disponibilidad de tiempo Responsabilidad y compromiso Trabajo en equipo Trabajo bajo presión Conocimiento General de AIESEC y Youth Speak Forum Vivir los valores de AIESEC Habilidades en ventas, comunicación o marketing.
Hours Required ● ● ●
21 h/ 3h diarias aproximadamente Reuniones semanales con el OC Disponibilidad completa el día pre, durante y post el evento.
Accountable to: OCP, OCVP PD Sinergia con: Logística, Delegados, ER
REQUERIMENTS The Process Roles & Responsibilities El encargado de este rol tiene la responsabilidad de crear relaciones estables y duraderas con posibles partners para el evento y AIESEC. También es responsable de cuidar el nombre de la organización durante las negociaciones. Pre: ● Presentar 5 posibles partners y la estrategia de atracción (explicar porque deben ser partners del evento, que ganan ambos, y como se puede conseguir el sí de ellos a largo plazo) ● Mantener una comunicación efectiva y buenas relaciones con los partners. ● Elaborar una lista de requerimientos de los patrocinadores, (necesidades, condiciones, requerimientos, etc) para asegurar la satisfacción de ellos. ● Compartir el booklet informativo con los partners ● Reportes semanales de avances y novedades al OCVP PD
REQUERIMENTS The Process Durante: ● ● ● ●
Asistir check in y check out de los partners. Sinergia con OCVP PD Trabajar en sinergia con el OCVP Marketing para recolectar material para agradecimiento y contribución de cada uno de los partners.
●
Trabajar en sinergia con el OCVP logística y delegados para abastecer las necesidades y requerimientos de los partners y grupos especiales. Garantizar una excelente experiencia con los partners
●
Post: ● Asegurar una alianza y cooperación con los partners para futuros eventos y actividades de AIESEC. ● Crear análisis Start, Continue and Improve del rol de Teamster Partnership Development.
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