Clase 101 EP Managers
¿Sos EP Manager pero no sabes exactamente qué hacer y tus responsabilidades? Comencemos con diccionario básico: EP - Exchange Participant ( persona que se va de intercambio).
TN- Traineeship Nominee (Es la oportunidad de intercambio en el otro país, el proyecto específico). TLs - son encargadas en el área después del VP, en el caso de oGCDP, Meri y Tiffany son TLs (Team Leaders). Match - estado de un EP, juramento que no se puede quebrar entre EP y el otro comité del otro país.
Herramientas básicas a tener Perfil en EXPA. Perfil en Opportunities Portal (OP).
Cuenta en Podio. Formato de Entrevistas.
Proyectos con los que se tiene alianza.
Entrenamientos que debiste haber tenido Cómo usar EXPA en mi rol como EP Manager. Cómo usar el Opportunities Portal (OP) para ayudar a tu EP.
Cómo usar podio para subir documentos.
Nota: Si no has recibido uno de estos entrenamientos contactar inmediatamente a tu VP oGCDP Adriana
Responsabilidades de un EP Manager 1. Cumplir con las entrevistas que tengan agendadas. (Muy importante) 2. Dar seguimiento al EP asignado.
3. Subir todos los documentos requeridos a Podio(crear CRM, entrevistas, pago, seguro, foto de pasaporte, visa, etc.) 4. Conocer los países con los que tenemos cooperaciones y los proyectos con los que trabajamos. 5. Dominio básico de EXPA, Podio y OP.
6. Asistir a las reuniones de área y LC Meetings.
Ahora ya sabes todo, ¿cómo inicias? 1. El equipo de marketing y/o tu VP oGCDP te asigna a alguien que vas a entrevistar. 2. Verificar con el EP la hora / fecha establecida.
3. Llevar formato de entrevista online. 4. Llenar completamente el formato, incluyendo puntaje en la última hoja. 5. Una vez finalizada la entrevista decir al EP si fue aceptado o no. 6. Llevar a mano (online) o saberse los proyectos con los que se tiene alianza para mostrar al EP. (En las dos últimas diapositivas está la información)
Aquí sigue! 7. Mandar correo de aceptación o negación al EP. Contrato y forma de pago (En las primeras 24 horas después de la Entrevista). 8. Subir formato de Entrevista a Podio. (Muy Importante)
9. Darle seguimiento al EP, alguna consulta, teniendo en cuenta los 7 días que se dieron para la firma de contrato. 10. Subir el contrato y primer pago a Podio.
Felicidades! vas bien, ya caaaasi está lista esta persona para irse, ¿Qué falta?
Tu VP o TL te va a estar asignando diferentes EPs, que les vas a ayudar a tener la mejor experiencias de sus VIDAS 1. Una vez que el EP pague, decirle que cree su perfil en plataforma. internships.aiesec.org 2. Tiene que llenar todo su perfil, decile que es como su curriculum, tiene que llenarlo TODO. 3. Notificarle a tu TL o VP que el EP ya complet贸 el perfil para que lo ponga en (DISPONIBLE) as铆 pueda aplicar a oportunidades. 4. Si es posible, tener reuni贸n con el EP para ense帽arle a aplicar y ayudarle a encontrar oportunidades. 5. Asegurate que tu EP aplique a oportunidades cada semana.
NOTA Explicar al EP que una vez que haga MATCH, no puede deshacerlo, tiene que estar seguro que esa es la oportunidad que busca. Cada TN especifica sus condiciones de trabajo, si se ofrece hospedaje, alimentación, etc. En dado caso que no las muestre, escribirle al comité responsable para más información.
Si no has agregado en facebook a tu EP, hacelo, así le das seguimiento de su intercambio.
Tu EP hizo MATCH? Felicidades! Pero tu trabajo no termina ahí! 1. Pedir a tu EP los siguientes documentos si no los tenias, pasaporte, ticket de ida y regreso, seguro de viaje, segundo pago. 2. Asegúrate que tu EP asista al OPS, es obligatorio.
3. Una vez de viaje, preguntarle semanalmente como le va. 4. Si miras alguna foto bonita de su viaje, pedísela y enviásela al equipo de Marketing. Por cierto, el contrato establece que tienen que proporcionarlas. 5. Pedile un video de su experiencia a mitad de su experiencia.
LINKS DE PROYECTOS BRASIL 1. Brasil: Proyecto GAIA 2. Brasil: Proyecto Giramundo
3. Brasil: Proyecto Driblando 4. Brasil: Proyecto Smarketing
5. Brasil: Proyecto 4XChange Para ver los otros proyectos de Brasil con tu EP, ve a esta pรกgina web: Impact
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