Duurzaam beheer en onderhoud gebouwen Feiten en voordelen op een rij
101
Onderhoud en onderhoudscontracten Termen en definities voor beheer en onderhoud van klimaatinstallaties in gebouwen
102
Prestatie-indicatoren voor Duurzaam Beheer en Onderhoud Binnenmilieu, energiegebruik en functioneren van techniek
103
Monitoren van Duurzaam Beheer en Onderhoud Binnenmilieu, energiegebruik en functioneren van techniek
104
Stappenplan Duurzaam Beheer en Onderhoud
105
Kerndocument gebouwtechniek
106
Functionele inspectiemethode Duurzaam Beheer en Onderhoud
107
Opleveringsprocedure klimaatinstallaties Nulmeting Duurzaam Beheer en Onderhoud
ISBN ISBN xxxxxxxx 978-90-5044-225-1
publicatie
KENNISINSTITUUT VOOR DE INSTALL ATIESEC TOR
100
O N D E R H O U D E N O N D E R H O U DSCO N T R AC T E N
ISSO-PUBLICATIES DUURZAAM BEHEER EN ONDERHOUD:
101
ONDERHOUD EN ONDERHOUDSCONTRACTEN Termen en definities voor beheer en onderhoud van gebouwgebonden installaties
ISSO Kruisplein 25 3014 DB Rotterdam Postbus 577 3000 AN Rotterdam Tel. 010-2065969 Fax 010-2130384 E-mail: isso@isso.nl
Kennisinstituut voor de Installatiesector ISSO houdt zich bezig met het identificeren van kennisvragen binnen de installatiesector, het ontsluiten en toegankelijk maken van deze kennis in de vorm van praktische ISSO-publicaties en het bevorderen van het gebruiken van ISSO-publicaties als normstellende richtlijnen.
De in ISSO deelnemende organisaties zijn: NLingenieurs: Organisatie van advies- en ingenieursbureaus PIT: Stichting Promotie Installatietechniek TVVL: Nederlandse Technische Vereniging voor Installaties in Gebouwen UNETO-VNI: Ondernemersorganisatie voor de installatiebranche en de technische detailhandel De werkzaamheden worden begeleid door de Raad van Begeleiding, welke ten tijde van het tot stand komen van deze publicatie als volgt was samengesteld: De heer ing. H. Besselink De heer ir. W.G. Ram Mevrouw dr.ir. P.M. Bluyssen De heer ing. W.F.G. Hooijkaas De heer T. Klinkenberg De heer ing. R. Steine De heer ir. P.A.L. Stoelinga De heer ir. E.J. Wagenaar De heer W.J.H. Scheffer De heer ir. T.M.E. Zaal De heer ir. R.D. van Bergen De heer ir. W. Plokker De heer ing. A.A.L. Traversari MBA De heer ir. J. Schonewille De heer prof. ir. W. Zeiler De heer ir. P.H.H. Leijendeckers prof.em. De heer H.M.A. Janssen Groesbeek De realisatie van de ISSO-publicatie 101 werd verzorgd door de ISSO-kontaktgroep 99.02, die als volgt was samengesteld: De heer ing. A.H.P. Derksen (projectcoördinator) ISSO De heer ing. P.A. Elkhuizen Cofely West Utiliteit B.V. De heer J.A.P. Hoogduin, REA Hoogduin Engineering/Management De heer A. de Jong (co-rapporteur) NVDO Mevrouw M.F. Linders ING Bank N.V. De heer ing. R. van Nattem TU Eindhoven/ Dienst Huisvesting De heer ing. M.J.A.R. Rubrech CoSource B.V. De heer J. Sneeboer ING Bank N.V. De heer C. Uiterwijk Msc. Rabo Vastgoedgroep De heer M.R. van der Veen (voorzitter) Strukton WorkSphere De heer W.I.J. van der Veere UNETO-VNI De heer L. Westerbaan Imtech Marine De heer ir. T.M.E. Zaal (rapporteur) Hogeschool Utrecht/TZ Consultancy De heer ing. A.C.H. de Zeeuw Msc. CoSource B.V. De ontwikkeling van ISSO-publicatie 101 is mede tot stand gekomen door een financiële bijdrage van:
Stichting ISSO en degenen die aan de samenstelling van deze publicatie hebben medegewerkt, hebben een zo groot mogelijke zorgvuldigheid betracht bij zowel het verzamelen als bij het verwerken en opstellen van de in deze publicatie vervatte gegevens. Nochtans moet niet worden uitgesloten, dat deze publicatie onvolledig is of dat zij onjuistheden of onvolkomenheden bevat. Degene die van deze publicatie en de daarin vermelde gegevens gebruik maakt, aanvaardt dan ook daarvoor zelf het risico. Stichting ISSO en degenen die aan de samenstelling van deze publicatie hebben medegewerkt sluiten iedere aansprakelijkheid uit voor zowel schade die mocht voortvloeien uit het gebruik van de publicatie als schade die zou kunnen ontstaan als gevolg van eventuele (druk-)fouten, onvolledigheden en onvolkomenheden van deze publicatie. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van Stichting ISSO. Voorzover het maken van kopieën uit deze publicatie is toegestaan op grond van artikel 16h t/m 16m Auteurswet 1912 jo het Besluit van 27 november 2002, Stb 575, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp). All rights reserved. No part of this publication may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise, without the written permission of the foundation ISSO. Op alle publicaties van Stichting ISSO zijn de Algemene Leveringsvoorwaarden van toepassing. Deze kunt u lezen op www.isso.nl of opvragen bij Stichting ISSO. Aanvullingen en eventuele errata zijn te raadplegen via onze website: www.isso.nl Eventuele opmerkingen en vragen kunnen doorgegeven worden aan ISSO Postbus 577 3000 AN Rotterdam e-mail: isso@isso.nl © Stichting ISSO – Rotterdam, januari 2012
ISSO-UITGAVEN ISSO-PUBLICATIES Grondleidingen voor warmtetransport (1979) Warmteterugwinning (1982) Verkort referentiejaar voor buitencondities (1986H) Kwaliteitseisen voor luchtkanaalsystemen in woning- en utiliteitsbouw (2012) 18 Leidingnetberekeningen (2012) 19 Thermisch binnenklimaat, aanbevelingen (1991) 20 Energiegebruik in kantoorgebouwen (1987) 21 Berekening van het energiegebruik voor klimatisering en verlichting van kantoorgebouwen (1994) 22 Energiegebruik in schoolgebouwen (1987) 23 Correctieprocedure referentiejaar naar actueel jaar (1988) 24 Installatiegeluid (1990) 25 Leidingisolatie – berekening van de economisch optimale dikte en dikte ter voorkoming van condensatie (1991) 26 Uitwendige corrosie: aanbevelingen ter voorkoming van uitwendige corrosie in verwarmings- en luchttechnische installatie (1990) 27 Luchtfilters (1991) 29 Stralingsverwarming in hoge ruimten, indirect systeem (1992) 30 Leidingwaterinstallaties in woningen (2004) 30.4 ISSO-publicatie Warmteterugwinning uit douchewater (2008) 30.5 ISSO-publicatie LegionellaCode Woninginstallaties (2008) 31 Meetpunten en meetmethoden voor klimaatinstallaties (1995) 32 Uitgangspunten temperatuursimulatieberekeningen (2011) 34 Stralingsverwarming in hoge ruimten, direct systeem (1994) 36 Standaard vraagspecificatie voor installaties in gebouwen (2010) 37 Energiewijzer kantoren (1995) 39 Langetermijnkoudeopslag in de bodem (1997) 42 Ontwerpen en installeren van sprinklerinstallaties (2011) 43 Concepten voor klimaatinstallaties (1998) 44 Het ontwerp van hydraulische schakelingen voor verwarmen (1998) 46 Ontwerp van individuele hydraulische schakelingen voor verwarmen van eengezinswoningen (2000) 47 Ontwerp van hydraulische schakelingen voor koelen (2005) 48 Klimaatplafonds/Koelconvectoren: richtlijnen voor ontwerp en uitvoering (2008) 49 Vloer-/wandverwarming; vloer-/wandkoeling (2005) 50 Ontwerptechnische kwaliteitseisen voor warmwaterverwarmingsinstallaties (2008) 51 Warmteverliesberekening voor woningen en woongebouwen (2009) 52 Luchtzijdig inregelen van klimaatinstallaties (2009) 53 Dimensionering verwarmingsinstallaties U-bouw (2002) 55 Tapwaterinstallaties in woon- en utiliteitsgebouwen (2001) 55.1 Handleiding legionellapreventie in leidingwater (2005) 55.2 Handleiding zorglicht legionellapreventie (2005) 55.3 Legionellapreventie in klimaatinstallaties (2008) 55.4 Handleiding alternatieve technieken in collectieve leidingwaterinstallaties (2008) 55.5 Handleiding beheer en onderhoud in collectieve leidingwaterinstallaties (2008) 56 Inregelen van ontwerpvolumestromen in individuele verwarmingsinstallaties in woningen (2003) 57 Warmteverliesberekening voor ruimten hoger dan 5 m 58 Kwaliteitseisen voor luchtverwarmingsinstallaties in woningen (2004) 60 U- en R- Waarden (2005) 61 Kwaliteitseisen ventilatiesystemen woningen en woongebouwen (2010) 62 Centrale gebalanceerde ventilatiesystemen met warmteterugwinning in woningen en woongebouwen (2010) 63 Beheer en Onderhoud ventilatiesystemen in woningen en woongebouwen (2008) 64 Kwaliteitseisen isoleren (2002) 65 Inregelen van ontwerpvolumestromen in warmwaterverwarmingsinstallaties (2004) 66 Vermogen van radiatoren en convectoren in praktijksituaties (2001) (Herziening ISSO 1) 67 PvE Elektrotechnische veiligheid & bedrijfszekerheid (2007) 68 Energetisch optimale stook- en koellijnen (2002) 69 Model voor de beschrijving van de werking van een klimaatinstallatie (2002) 70.1 Omgaan met hemelwater binnen de perceelgrens (2011) 70.2 Individuele behandeling van afvalwater (IBA) (2000) 7 11 12 17
70.3 Grijswater binnen de perceelgrens (2002) 71 Optimale warmte opwekkingsinstallaties (2003) 72 Ontwerpen van individuele en klein elektrische warmtepompsystemen (2005) 73 Ontwerp en Uitvoering van Verticale Bodemwarmtewisselaars (2005) 74 Thermisch behaaglijkheid - eisen voor de binnen temperatuur in gebouwen (2004) 75 Handleiding Energieprestatie-Advies Utiliteitsgebouwen 75.1 (2011) – 75.2 (2007) – 75.3 (2011) 76 Montage- en materiaalspecificaties voor warmwater-verwarmingsinstallaties (2005) 77 Installaties voor Levensloopbestendig Wonen: functie, ontwerp en uitvoering (2004) 79 Inspectie en Onderhoud van Noodverlichtingsinstallaties (2010) 80 Handboek integraal ontwerpen van collectieve installaties met warmtepompen in de woningbouw (2007) 81 Handboek integraal ontwerpen van warmtepompinstallaties voor utiliteitsgebouwen (2007) 82 Handleiding Energieprestatie-Advies Woningen 82.1 (2011) – 82.2 (2007) – 82.3 (2011) – 82.4 (2010) 83 Een helder licht op werkplekverlichting (2006) 84 Elektrische installaties in wijk gebonden medische behandelruimte (2011) 85 Thermisch actieve vloeren, betonkernactivering (2011) 86 Kwaliteitseisen voor warmtetechnische en CO2-installaties in tuinbouwkassen (2007) 87 Kwaliteitseisen voor watertechnische installaties in tuinbouwkassen (2007) 88 Kwaliteitseisen voor de constructie van tuinbouwkassen (2007) 89 Binnenklimaat scholen (2008) 90 Energie-efficiënte verlichting in en rondom gebouwen (2011) 91 Ventilatiesystemen met decentrale toe- en afvoer en warmteterugwinning in woningen en woongebouwen (2009) 92 Ventilatiesystemen met decentrale toevoer en centrale afvoer in woningen en woongebouwen (2009) 94 Regeltechniek voor klimaatinstallaties en warmtapwaterbereiding (2010) 100 Duurzaam beheer en onderhoud gebouwen. Feiten en voordelen op een rij (2010) 101 Onderhoud en onderhoudscontracten (2012) 104 Stappenplan duurzaam beheer en onderhoud (2010) 106 Functionele inspectiemethode duurzaam beheer en onderhoud (2010) DIVERSEN (voor overige producten zie www.isso.nl) NTR 3216 Riolering in bouwwerken (2012) HBi Handboek Installatietechniek (2002) HBz Handboek Zonnestraling en Zontoetreding (2010) HBze Handboek Zonne-energie (2012) ISSO-kleintjes Kleintje Koellast (2010) Kleintje Ventilatie (2012) Kleintje Meetmethoden verlichting (2012) Kleintje Meetmethoden elektrotechniek (2009) Kleintje Water (2003) Kleintje Stooklijnoptimalisatie (2008) Kleintje Inregelen (2004) Kleintje GAS (2008) Kleintje Warmteverlies voor woningen (2005) Kleintje Cv (2006) Kleintje Binnenklimaat (2006) Kleintje Vloerverwarming (2005) Kleintje Riolering ( 2008) Kleintje U- en Rc-waarden (2007) Kleintje Legionellapreventie (2008) INSTRUCTIEMATERAAL IBv Instructieboeken Ventilatietechniek (4 delen) (2011) IBnv Instructieboek Noodverlichting (2010) IBemo Instructieboek EMO, module 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 en 8 IBpq Instructieboek Power Quality (2009) IBwp Instructieboek Warmtepompen (6 delen) (2009) IBhs Instructieboek Ontwerpen van sanitaire installaties (2008) IBmkls Instructieboek Montage- en verwerkingsrichtlijn kunststof leidingsystemen sanitair (2008)
VOOR MEER INFORMATIE KIJK OP WWW.ISSO.NL
ISSO-publicatie 101
Onderhoud en onderhoudscontracten Termen en definities voor beheer en onderhoud van gebouwgebonden installaties
ISBN: 978-90-5044-225-1
INHOUDSOPGAVE
1
2
3
4
Voorwoord
5
Leeswijzer
7
Inleiding
9
1.1
Doelstelling
9
1.2
Oplossingsstrategie
9
Begrippen en definities kaderstelling
11
2.1
Inleiding
11
2.2
Vergelijking terminologie ISSO-publicatie 101 en NPR 2777
13
3.1
Wet en regelgeving inzake onderhoud
13
3.2
Regels, normen en richtlijnen
13
Wet- en regelgeving
14
3.2.2
Hulpmiddelen bij kwaliteitssystemen
14
3.2.3
Algemene normen en richtlijnen
14
3.2.4
Technische criteria
14
3.2.5
Functionele criteria
14 15
4.1
Onderhoud vanuit een financieel perspectief
15
4.2
Ontwikkelingen in de keten
15
4.3
Rol en verantwoordelijkheid van het facilitair management
16
4.4
Beleidsoverwegingen
17
4.4.1
Uitbesteden op basis van bedrijfsrisico
17
4.4.2
Uitbesteden op basis van bedrijfsbelang en marktbeschikbaarheid
19
4.4.3
Uitbesteden op basis van processen( Model Make-Buy-Cooperate)
20
Resumé doelen duurzaam beheer en onderhoud en stappenplan
21
Inhoudelijke beschouwing over duurzaam beheer en onderhoud
23
5.1
23
5.2
5.3
5.4
5.5
ISSO-publicatie 101
3.2.1
Bedrijfsmatige beschouwing over duurzaam beheer en onderhoud
4.5 5
11
Van toepassing zijnde normen en publicaties
Onderhoud is onvermijdelijk 5.1.1
Opbouw technische systemen en installaties
23
5.1.2
Slijtage/degradatiegedrag
23
5.1.3
Storingen/faalgedrag
25
5.1.4
Onderhoudsbehoefte algemeen
25
5.1.5
Storingsanalyse
26
5.1.6
Verborgen gebreken
26
Technisch versus functioneel onderhoud
27
5.2.1
Technisch onderhoud
27
5.2.2
Functioneel onderhoud
27
Kriticiteit
28
5.3.1
Failure Mode and Effect Analysis (FMEA)
28
5.3.2
Bepalen kriticiteit
29
Onderhoudsherstelstrategieën
30
5.4.1
Storing Gestuurd Onderhoud (SGO)
30
5.4.2
Gebruik Gestuurd Onderhoud (GGO)
30
5.4.3
Toestand Gestuurd Onderhoud (TGO)
31
5.4.4
Storingsafhankelijk onderhoud (SAO)
31
5.4.5
Modificatie (MOD)
31
5.4.6
Beslissingschema taakselectie voor planbaar onderhoud
Onderhoudsconcept
31 33
3
Onderhoud en onderhoudscontracten
5.6
6
8
34
Algemeen
34
5.6.2
Opzet onderhoudsplan op basis van technisch falen
34
5.6.3
Opzet onderhoudsplan op basis van functioneel falen
36
5.7
Bestek of werkpakket voor het onderhoudscontract
36
5.8
Consequenties voor opdrachtgever en opdrachtnemer
37
Contractvormen
39
6.1
Inleiding
39
6.2
Verschillen tussen de contractvormen
40
6.2.1
40
6.3
7
Onderhoudsplan 5.6.1
Sturing en mate van uitbesteding informatieuitwisseling
6.2.2
Kwaliteit van een onderhoudscontract
41
6.2.3
Cultuur
41
6.2.4
Competenties
42
Capaciteitscontract
43
6.4
Inspanningscontract
44
6.5
Resultaatcontract
45
6.6
Prestatiecontract
46
6.7
Leasecontract
48
6.8
Resumé contractvormen en consequenties voor opdrachtgever/-nemer
Keuze voor een bepaalde contractvorm en van een opdrachtnemer
48 51
7.1
Keuze contractvorm in relatie tot installatieconcept
51
7.2
Keuze contractvorm in relatie tot competentie van de opdrachtnemer
51
7.3
Keuzemodel onderhoudscontracten
53
7.4
Route naar een onderhoudscontract
55
7.5
Consequenties voor opdrachtgever en opdrachtnemer
57
Termen en definities
59
8.1
Begrippen
59
8.2
Gerelateerde termen
60
8.3
Eigenschappen
62
8.4
Storingen en gebeurtenissen
62
8.5
Gebreken en condities
63
8.6
Types onderhoud
63
8.7
Onderhoudsactiviteiten
65
8.8
Tijdgerelateerde termen
66
8.9
Beheer, contractvormen en middelen
67
8.10
Economische en technische aspecten
68
Bijlage A
Duurzaam Beheer en Onderhoud
69
Bijlage B
Voorbeeld uitwerking FMEA
73
Bijlage C
Stappenplan met vragenschema
78
Bijlage D
Alfabetische lijst met begrippen met verwijzingen
79
Literatuurlijst
ISSO-publicatie 101
88
4
Onderhoud en onderhoudscontracten
VOORWOORD Duurzaam Beheer en Onderhoud van gebouwen richt zich voornamelijk op het beheer en onderhoud rondom de klimaatinstallatie. De prestaties van het gebouw en de installaties worden op het beoogde niveau (terug)gebracht en in stand gehouden, waarbij tevens deze prestaties geborgd worden voor de lange termijn.
In ISSO-publicatie 101, wordt - met voorbeelden van praktijksituaties - inzichtelijk gemaakt dat er met duurzaam onderhoud verbetermogelijkheden zijn voor het onderhoud van installaties in bestaande gebouwen en welk onderhoudscontract het best past bij een gegeven situatie zodat er grip ontstaat en blijft. Tevens worden in deze publicatie alle kenmerkende begrippen en definities uit NEN-EN13306, NEN-EN13269 en de publicaties 100 tot en met 107 samengevat.
Duurzaam Beheer en Onderhoud concentreert zich op de klimaatinstallatie omdat uit onderzoek (TNO en Halmos) is gebleken dat de klimaatinstallaties in meer dan 70% van de gebouwen in Nederland niet functioneren als beoogd. Van de klachten over het binnenmilieu zijn de oorzaken van klachten over het binnenklimaat het meest lastig aanwijsbaar. Het genoemde onderzoek geeft ook aan dat 90% van de klachten van gebruikers over het binnenklimaat te maken heeft met de klimaatinstallatie. Daarnaast blijkt dat het energiegebruik van klimaatinstallaties hoger is dan noodzakelijk. Gemiddeld genomen is een energiebesparing van 30% mogelijk.
Opgemerkt moet worden dat bepaalde hoofdstukken tamelijk theoretisch en technisch gedetailleerd kunnen overkomen. Asset owners die het beheer en onderhoud zo veel mogelijk willen uitbesteden, kunnen in dit geval de inhoudelijke beschouwing van hoofdstuk 5 overslaan en zich beter richten op de informatie in hoofdstuk 6 en 7, waarin de contractvormen worden behandeld. Publicatie 101 beperkt zich niet tot Duurzaam Beheer en Onderhoud maar is geschreven met het oog op het onderhoud aan installaties, bouwdelen en gebouwen in de breedste zin. Publicatie 101 is, als het ware, een verdiepingsslag in het traject van Duurzaam Beheer en Onderhoud om de onderhoudsbehoefte inzichtelijk te maken en te komen tot een onderhoudscontract. Voor het leesgemak is de nadruk vaak gelegd op het onderhoud aan installaties, maar het wordt aan de lezer overgelaten om hier desgewenst ook andere vormen van assets in te vullen.
Naar aanleiding van deze constateringen is in een groot aantal gebouwen en bij opdrachtgevers meer praktisch onderzoek verricht naar de achtergronden, gevolgd door aanbevelingen om tot verbeteringen te komen. De aard en oorzaak van de constateringen blijken zeer divers. Dit kunnen problemen van organisatorische aard zijn, maar ook functionele mankementen met een technische oorsprong. Daarnaast hebben veel gebouwbeheerders het gevoel dat zij geen grip hebben op de (binnenmilieu) prestaties van de gebouwen. De publicatiereeks Duurzaam Beheer en Onderhoud van ISSO beschrijft de methode waarmee het beheer en onderhoud van gebouwen verbetert. De aanpak van Duurzaam Beheer en Onderhoud resulteert in een beter binnenmilieu, een duidelijk lager energiegebruik en ook lagere onderhoudskosten. Belangrijk is dat het facilitair management daarbij de controle, de grip, op het binnenmilieu, energiegebruik en onderhoudsbeheer herwint en vervolgens gericht kan sturen op het verder verbeteren van de situatie. Ook op het gebied van onderhoud en onderhoudscontracten blijken er veel zaken onduidelijk. Vaak is bij het facilitair management, maar ook bij de opdrachtnemende partij, onvoldoende bekend welk type onderhoudscontract er precies is afgesloten en wat de consequenties kunnen zijn van de gekozen contractvorm. Heb ik wel het goede contract afgesloten? En welke risico's worden er hiermee door mij gelopen? In deze publicatie komen deze vragen aan de orde. Denk daarbij ook aan klimaatinstallaties die zeer kritisch te noemen zijn, zoals koelinstallaties bij datacentra.
ISSO-publicatie 101
5
Onderhoud en onderhoudscontracten
ISSO-publicatie 101
6
Onderhoud en onderhoudscontracten
LEESWIJZER De ISSO-publicatiereeks Duurzaam Beheer en Onderhoud De ISSO-publicatiereeks Duurzaam Beheer en Onderhoud (DB&O) bestaat uit de volgende publicaties.
Van deze publicatiereeks kan ISSO-publicatie 100 als inleidende publicatie voor de aanpak volgens Duurzaam Beheer en Onderhoud worden gezien voor bestaande gebouwen. ISSO-publicaties 104 en 107 zijn de leidende publicaties voor het proces om tot een Duurzaam Beheerd en Onderhouden gebouw te komen voor respectievelijk bestaande bouw en nieuwbouw. In de overige publicaties worden begrippen, onderdelen of stappen uit de leidende ISSO-publicaties 104 en 107 nader toegelicht. Alle publicaties kunnen overigens los van elkaar gelezen worden.
ISSO-publicatie Omschrijving 100 Duurzaam Beheer en Onderhoud gebouwen 101 Onderhoud en onderhoudscontracten 102 Prestatie-indicatoren voor Duurzaam Beheer en Onderhoud 103 Monitoren van Duurzaam Beheer en Onderhoud 104 Stappenplan Duurzaam Beheer en Onderhoud 105 Kerndocument gebouwtechniek 106 Functionele inspectiemethode Duurzaam Beheer en Onderhoud 107 Opleveringsprocedure klimaatinstallaties
In het in de tabel weergegeven schema zijn de relaties aangegeven tussen de betrokken partijen bij Duurzaam Beheer en Onderhoud en de ISSOpublicaties die voor hun verantwoordelijkheden van belang zijn. Een groot aantal publicaties wordt als instrument ingezet (deze zijn onmisbaar voor het goed uitvoeren van de taak), van een aantal publicaties moeten de verschillende partijen op de hoogte zijn. Dit wordt aangegeven met verschillende kleuren in het relatieschema.
100 101 102
103 104 105 106
107
Operationeel personeel
Contractmanager
Management
Management
Onderhoudspartij Adviseur/inspecteur DB&O
Facilitair organisatie
Beheerder
Gehuisveste organisatie
Gebruikers
Beheerder
Eigenaar
Vastgoedorganisatie
Management
Tabel Relatieschema publicaties en verschillende betrokkenen
Duurzaam Beheer en Onderhoud gebouwen Onderhoud en onderhoudscontracten Prestatie-indicatoren voor Duurzaam Beheer en Onderhoud Monitoren van Duurzaam Beheer en Onderhoud Stappenplan Duurzaam Beheer en Onderhoud Kerndocument gebouwtechniek Functionele inspectiemethode Duurzaam Beheer en Onderhoud Opleveringsprocedure klimaatinstallaties Publicatie is instrument Publicatie is informatief
ISSO-publicatie 101
7
Onderhoud en onderhoudscontracten
In tegenstelling tot in andere publicaties zijn een aantal cellen, door voortschrijdend inzicht en opmerkingen van lezers, hier ook weergegeven als informatief.
ISSO-publicatie 104 Stappenplan Duurzaam Beheer en Onderhoud Deze publicatie is bedoeld als stappenplan om de huidige situatie te inventariseren en te verbeteren. Voor veel facilitair managers en beheerders is deze publicatie hét instrument om zelf een check uit te voeren en om er achter te komen wat de stand van zaken is als het gaat om Duurzaam Beheer en Onderhoud in hun gebouw. In dit stappenplan wordt een gestructureerd proces omschreven voor goed functionerende installaties, effectief duurzaam beheer en een goed ervaren comfort door gebruikers. Met andere woorden: de controle herwinnen op het binnenmilieu en het borgen van een optimale energieefficiëntie.
ISSO-publicatie 100 Duurzaam Beheer en Onderhoud gebouwen In deze publicatie wordt de volgende situatie geschetst: gebouwen functioneren veelal niet naar behoren en gebruiken meer energie dan nodig. Dit wordt geïllustreerd met voor de doelgroep, gebruikers en gehuisveste organisaties aansprekende voorbeelden uit de praktijk. De aanpak volgens Duurzaam Beheer en Onderhoud wordt op hoofdlijnen omschreven. Daarbij worden de prestatieverbeteringen voor People, Profit & Planet toegelicht en onderbouwd.
ISSO-publicatie 105 Kerndocument gebouwtechniek Deze publicatie geeft een richtlijn voor het opstellen van een kerndocument. Onder het begrip kerndocument wordt verstaan: Een document dat kan worden gezien als een 'gebouwhandleiding', waarin alle belangrijke informatie over de uitgangspunten, werking en mogelijkheden van de klimaatinstallatie ook voor niet-technici duidelijk is vastgelegd. Het kerndocument is een belangrijk document voor een Duurzaam Beheerd en Onderhouden gebouw. Deze publicatie omschrijft welke onderdelen moeten worden opgenomen, voor wie deze zijn bedoeld en geeft handreikingen voor een structuuropbouw.
ISSO-publicatie 101 Onderhoud en onderhoudscontracten Om de communicatie tussen de verschillende partijen te verbeteren bij het onderhoud en beheer is publicatie 101 opgesteld. Deze doet dienst als praktijkrichtlijn en maakt gebruik van andere, al bestaande, normaliserende documenten. De publicatie bestaat uit twee onderdelen. Enerzijds komen de verschillende onderhoudscontractvormen aan de orde. Anderzijds zijn de gehanteerde begrippen en definities verzameld vastgelegd. Publicatie 101 is een verdiepingsslag in het traject van Duurzaam Beheer en Onderhoud om de onderhoudsbehoefte inzichtelijk te maken en om te komen tot een onderhoudscontract. Publicatie 101 beperkt zich niet tot Duurzaam Beheer en Onderhoud maar is van toepassing op alle gebouwgebonden installaties.
ISSO-publicatie 106 Functionele inspectiemethode Duurzaam Beheer en Onderhoud ISSO-publicatie 106 beschrijft de methode van de functionele inspectie van bestaande gebouwen volgens de Quick Scanmethode. Met ISSO-publicatie 106 heeft een voor Duurzaam Beheer en Onderhoud opgeleide adviseur/inspecteur een handleiding om invulling te kunnen geven aan de inspectie. Deze inspectiemethode past binnen een Retrocommissioningsproces.
ISSO-publicatie 102 Prestatie-indicatoren voor Duurzaam Beheer en Onderhoud Eenduidige prestatie-indicatoren of vraagspecificaties zijn essentieel om prestatiecontracten voor beheer en onderhoud van gebouwen mogelijk te maken. Basisingrediënt in deze prestatiecontracten zijn de kritieke prestatie-indicatoren (KPI) waarover partijen onderlinge afspraken maken. Met deze prestatieindicatoren wordt bereikt dat eenduidig vastgesteld kan worden welke prestatie wordt bereikt op de gebieden gezondheid, comfort en energie-efficiëntie. Publicatie 102 omschrijft deze prestatie-indicatoren en hoe deze praktisch kunnen worden toegepast.
ISSO-publicatie 107 Opleveringsprocedure klimaatinstallaties Voordat een gebouw en installatie bij nieuwbouw of renovatie worden opgeleverd moet een opleveringsprocedure worden uitgevoerd. Met deze opleveringsprocedure wordt aangetoond dat het gebouw en de installatie voldoen aan de prestaties die met de opdrachtgever zijn overeengekomen. ISSO-publicatie 107 omschrijft de minimaal benodigde beproevingen, toetsen, revisie en documentatie bij de oplevering van een klimaatinstallatie om deze prestaties te borgen. Procedures en methodieken worden daarvoor in deze publicatie omschreven of aangewezen, waarbij wordt verwezen naar de richtlijnen en ISSO-publicaties die van toepassing zijn.
ISSO-publicatie 103 Monitoren van Duurzaam Beheer en Onderhoud Deze publicatie omschrijft een werkwijze om de prestaties van het binnenmilieu en energie-efficiëntie in gebouwen te monitoren. Dit betreft monitoring van het functioneren van de installaties door middel van effectieve installatiemonitoring, het monitoren van gegevensbeheer en het periodiek meten van de tevredenheid over het ervaren binnenmilieu. Tijdens het meten en monitoren moet er rekening mee worden gehouden voor wie (welke laag in de organisatie) de informatie bedoeld is.
ISSO-publicatie 101
8
Onderhoud en onderhoudscontracten
1
INLEIDING
1.1 DOELSTELLING Deze ISSO-publicatie dient als een praktijkrichtlijn voor het beheer en onderhoud van met name gebouwgebonden installaties. De publicatie heeft een aantal doelstellingen: Het verbeteren van de communicatie tussen partijen (opdrachtgever en opdrachtnemer); Het beschrijven van de verschillende contractvormen; Het geven van een keuzemodel om te komen tot de juiste contractvorm.
Veel opdrachtgevers zijn zich nog niet bewust van de rol die ze eigenlijk zouden moeten spelen. De informatie en kennis die bij het onderhoud van de installaties wordt opgebouwd moet goed worden vastgelegd. Deze informatie wordt gebruikt voor: Het aansturen van het beheer en de planning van het onderhoud; Het rapporteren aan het management van de opdrachtgever; Het overdragen van kennis en informatie bij het wisselen van onderhoudsbedrijf.
Beheer en onderhoud zijn van groot belang voor het waardebehoud (voor de eigenaar) en het goed functioneren en presteren van het gebouw inclusief haar installaties (voor de huurder). Gebouwbeheerders en -eigenaren zijn zich meestal niet bewust van het risico dat zij nemen als er geen of slecht beheer en onderhoud plaatsvindt.
Met deze publicatie wordt getracht om op eerder genoemde punten helderheid te verschaffen. De ideale situatie is dat in het onderhoudscontract voor beide partijen helder geformuleerd wordt wat de afgesproken prestatie-eisen zijn, wat men van elkaar mag verwachten en wat de wederzijdse ontbindende voorwaarden zijn.
Als de installaties wel onderhouden worden, blijkt de communicatie tussen het onderhoudsbedrijf, ook wel technisch dienstverlener genoemd, en de opdrachtgever vaak niet optimaal. Dit leidt dikwijls tot inefficiënte inzet van middelen, methoden en mensen. Doelmatig en duurzaam beheer en onderhoud is dan ver te zoeken.
1.2 OPLOSSINGSSTRATEGIE Duurzaam Beheer en Onderhoud is nodig om weer grip op het functioneren van de technische installaties te krijgen. Opdrachtgever en opdrachtnemer hebben daarbij een gezamenlijk belang om goed om te gaan met de perceptie van de gebruiker en moeten de verantwoordelijkheden samen dragen.
Bestekken en offertes voor onderhoudscontracten kunnen onduidelijk zijn voor de opdrachtgever als bepaalde specificaties ontbreken en gebruikte begrippen niet helder en eenduidig zijn verwoord. Offertes zijn vaak technisch geformuleerd en opgesteld vanuit het gezichtsveld van de technisch dienstverlener. De opdrachtgever weet dan ook vaak niet op welke punten hij offertes voor beheer en onderhoud moet beoordelen. De offertes van diverse partijen zijn meestal moeilijk met elkaar te vergelijken.
Hiervoor wordt een praktijkrichtlijn geboden waarin de volgende stappen zijn opgenomen: Maak een indeling in technische systemen en bepaal hiervan de mate van kriticiteit; Bepaal (in hoofdlijnen) wat uitbesteed gaat worden; Bepaal of laat bepalen welke onderhoudsbehoefte er per technisch systeem is; Bepaal het onderhoudsconcept en definieer het gewenste werkpakket met taakverdeling; Bepaal de beste contractvorm, prestatieindicatoren en managementinformatie; Selecteer een competente contractpartij; Sluit een goed afgestemd onderhoudscontract af.
Opdrachtgevers willen steeds vaker (langdurige) onderhoudscontracten afsluiten waarin helder is wie wat doet en wat de opdrachtgever krijgt voor zijn geld. Het afsluiten van prestatiecontracten (wat hier dan ook onder verstaan wordt) speelt tegenwoordig ook een belangrijke rol.
Een overzicht van begrippen en definities is essentieel voor goede communicatie tussen de partijen en is op basis van reeds bestaande normaliserende documenten in deze ISSO-publicatie 101 opgenomen. Misverstanden over het eindproduct en spraakverwarringen kunnen op deze wijze worden beperkt. In bijlage C zijn de begrippen alfabetisch gerangschikt en is een verwijzing gemaakt naar de verschillende ISSO, NEN en NVDO documenten waar deze begrippen in voorkomen.
Relevante vragen bij het aangaan van een onderhoudscontract zijn: 1. Wat zijn de risico's voor de bedrijfsvoering van de opdrachtgever? 2. Wat krijgt de opdrachtgever als hij in zee gaat met een onderhoudsbedrijf? 3. Wat doet het onderhoudsbedrijf allemaal? 4. Wat valt er niet onder het contract? 5. Welk contracttype moet ik hanteren? 6. Wordt met het contract aan alle wettelijke eisen voldaan? 7. Hoe moet de uitvoering van een specifiek onderhoudscontract aangestuurd worden?
ISSO-publicatie 101
Ook wordt beschreven welke typen onderhoudscontracten er bestaan en hoe deze worden toegepast. Hierbij wordt op basis van de '80 - 20-regel' een beschrijving gemaakt van de meest voorkomende
9
Onderhoud en onderhoudscontracten
(basis) serviceniveaus met de daarbij behorende rechten en plichten ten aanzien van de gemaakte afspraken, zowel voor de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Met de 80-20-regel wordt in dit geval bedoeld dat er van de meest voorkomende situaties (80%) wordt uitgegaan. In de praktijk zullen er altijd uitzonderingen of specifieke situaties in meer of mindere mate voorkomen. Het wordt aan de betrokken partijen overgelaten om hierop goed te anticiperen. Een differentiatie wordt in de uitwerking gemaakt naar het type onderhoudscontract: Capaciteitscontract; Inspanningscontract; Resultaatcontract; Prestatiecontract; Leasecontract. In de literatuur en de praktijk worden nog wel eens andere benamingen gebruikt, maar over het algemeen zijn de contracten in deze vijf categorieën te rubriceren. In de huidige markt wordt nog steeds het grootste onderhoudsvolume afgedekt door de eerste twee contractvormen die voornamelijk op een voorgeschreven inspanning zijn gebaseerd. Wanneer we het over inspanningscontracten hebben kunnen deze twee vormen daaronder vallen. Resultaat- en prestatiecontracten worden geschaard onder de term resultaatcontracten. In deze contracten zijn (vooral) het resultaat van de uit te voeren activiteiten en prestaties van installaties vastgelegd. Bij leasecontracten is er sprake van een andere eigendomsverhouding gedurende de contractperiode. De opdrachtnemende onderhoudspartij neemt in een dergelijke situatie het eigenaarschap van de installatie over voor een bepaald bedrag en heeft daardoor doorgaans volledige zeggenschap over het onderhoud van de installatie. Het afsluiten van het juiste onderhoudscontract is een zaak van zowel de opdrachtgevende partij, de facilitaire organisatie, als van de opdrachtnemende partij, de onderhoudspartij. Beide partijen moeten zich bewust zijn welke contractvorm het beste past bij de gegeven en eventueel toekomstig gewenste situatie van het gebouw. Daarom is deze publicatie zowel geschikt voor de opdrachtgever als voor de opdrachtnemer. De opdrachtgever krijgt een inzicht in de serviceniveaus en de consequenties en risico's van zijn keuze voor een bepaald contract. Welk onderhoud wordt hiervoor gedaan en wat is de effectiviteit van dit onderhoud op de prestaties van de technische systemen? De opdrachtnemer weet wat de opdrachtgever van hem verwacht en wat hij hiervoor moet doen.
ISSO-publicatie 101
10
Onderhoud en onderhoudscontracten