1
2 ЛЕКЦИЯ №2 Тема: Справочники. Константы. Ввод остатков. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6
ПЛАН Справочники и константы. Подготовка к эксплуатации. Общие сведения. Договора Ввод остатков ТМЦ Остатки взаиморасчетов Ввод остатков по оплате труда Прочие остатки
Время: 4 ч. Литература: 2.1 Справочники и константы. Подготовка к эксплуатации. Напомним, понятие справочника. Справочники предназначены для хранения сведений о множестве однотипных объектов, которые используются при ведении аналитического учета и для заполнения документов. Справочники содержат условно постоянную информацию, часто используемую для ввода и коррекции данных в документах и операциях. Выбирая в поле ввода тот или иной элемент справочника, пользователь не просто переносит в документ наименование или код элемента, но, главное, устанавливает связь со всем набором реквизитов выбираемого элемента справочника. Заголовок окна справочника
Кнопки управления справочником Дерево объектов
Табличная часть
Информация о текущем элементе
Рисунок 2.1 – Структура окна справочника Операции со справочниками 1) Запуск Справочника: - Справочники Þ Название справочника. 2) Добавление новой записи: - Выбрать группу, в которой будет находиться строка; - Действия Þ Новый или клавиша Insert на клавиатуре или нажать кнопку ; - OK.
2 3) Добавление новой группы: - Выбрать папку, в которой будет находиться новая группа; - ДействияðНовая группа или нажать комбинацию клавиш Ctrl + F9 или на панели инструментов кнопку ; - OK. 4) Копирование строки: - Выделить копируемую строку; - ДействияðКопировать в меню или нажать клавишу F9 или на панели инструментов кнопку или в контекстном меню выбрать Копировать; - В справочнике будет создана новая строка, которая является копией выделенной, за исключением кода. Код создается автоматически и может быть отредактирован пользователем; - OK . 5) Удаление строки (пометка на удаление): - Выделить удаляемую строку. - ДействияðУдалить или пункт Удалить в контекстном меню или кнопку Delete на клавиатуре или нажать на панели инструментов кнопку ; - Подтвердить удаление. 6) Редактирование строки: - Выделить строку; - ДействияðИзменить или нажать комбинацию клавиш Shift + Enter или в контекстном меню Изменить или на панели инструментов нажать кнопку ; - Внести изменения; - OK. 7) Сохранение изменений: - Сохранить на панели инструментов. Ввод данных 1) Использование данных из других справочников и констант: - В нужном поле нажать кнопку вызова справочника …;
Рисунок 1. Вызов справочника. - В появившемся окне справочника выделить нужную запись; - Для внесения данных в поле произвести "двойной щелчок" по выделенной записи или нажать кнопку .
3 2) Использование календаря: - Щелкнуть по значку календаря;
Рисунок 2. Вызов календаря. - В появившемся окне выбрать год, месяц и день. 3) Использование калькулятора: - Щелчок по значку вызова калькулятора;
Рисунок 3 Вызов калькулятора. - Набрать сумму, если необходимо, рассчитать; - Для ввода данных расчета нажать на кнопке OK .
Рисунок 4. Калькулятор. 4) Удаление строки (пометка на удаление): - Выделить удаляемую строку. - ДействияðУдалить или пункт Удалить в контекстном меню или кнопку Delete на клавиатуре или нажать на панели инструментов кнопку ; - Подтвердить удаление. 5) Физическое удаление: - Войти в монопольном режиме; - ОперацииðУдаление помеченных объектов; - Да; - КонтрольðУдаление. 6) Перенос элемента в группу: - В таблице выбрать элемент или группу, которую необходимо перенести; - В дереве выбрать группу куда необходимо перенести;
4
Рисунок 5. Перемещение объекта - Нажать на панели инструментов кнопку клавиш Ctrl + 5.
или комбинацию
7) Поиск элемента в дереве: - В таблице выбрать элемент или группу; - ДействияðНайти в дереве или кнопку на панели инструментов. 8) Просмотр истории изменения значений: - Выделить строку; - ДействияðИстория значения или на панели инструментов выбрать кнопку или F5 на клавиатуре. 9) Сортировка данных справочника: - ДействияðСортировка и выбрать тип сортировки: o По коду (Ctrl + 1); o По наименованию (Ctrl + 2); o По реквизиту (Ctrl + 3);
2.2
Общие сведения. Договора.
Ввод начальных остатков – требуется в том случае, если организация к моменту перехода на учет в 1С:Предриятии 7.7 уже ведет хозяйственную деятельность. 1) Дата ввода остатков Остатки следует вводить по состоянию на начало учетного периода – года (квартала, месяца). Датой ввода остатков должна быть дата последнего календарного дня предыдущего года (квартала, месяца). Установка даты ввода начальных остатков: - СервисðПараметры…; - вкладка Общие; - Рабочая дата ð дата ввода остатков; - ОК. После ввода остатков и проверки правильности их ввода, рабочую дату следует поменять на текущую.
5 2) Технология работы с документом "Ввод остатков":
Рисунок 3.1 Окно "Ввод остатков" В шапке документа размещены реквизиты, характеризующие документ в целом. В подвале кроме кнопок управления проведением документа, часто выводятся дополнительные или итоговые данные. Табличная часть служит для ввода однотипных данных проводки. 3) Работа с табличной частью:
Рис 3.2 Устройство табличной части Поля для ввода информации в табличной части обходятся по порядку, схематически показанному на рис 3.3
Рис 3.3 Порядок работы с табличной частью – Для перемещения между ячейками – клавиши Tab или Enter – Клавиша Enter или "двойной щелчок" или Shift + Tab для входа в режим редактирования выбранной ячейки и окончания редактирования; – Esc клавиша выхода из режима редактирования без сохранения; – Действия со строками (добавление, удаление, копирование) и закрытие документа возможны только в случае, если ячейка находится в режиме выбора.
6 Договор Документ "Договор" служит только для регистрации факта заключения договора с организацией и используется в качестве докумета – заказа, начала цепочки взаиморасчетов с ней. Если с контрагентом не подписан "бумажный" договор, но учет расчетов с ним необходимо вести по единой последовательности документов, нужно создать так называемый "служебный" договор, как единый заказ для всех последующих документов. - ДокументыðДоговор; - Контрагент ð наименование контрагента; - Валютаð Гривна; - Вид НДСð указать НДС (20%, 0%, без НДС); - Вид торговлиðНужный вариант (за наличные, предоплата, бартер); - Параметры договора ðначало и конец периода действия договора, а так же Сумму с НДС; - Налоговый учетðвид валовых доходов/расходов; - Если контрагент является плательщиком налога на прибыль по ставке 25%, обязательно отметьте флажком пункт "Плательщик налога на прибыль"! - ОК. 2.3
Ввод остатков ТМЦ
1) Ввод остатков ТМЦ: - ДокументыðВвод остатковðОстатки ТМЦ; - Место хранения ð Склад хранения остатков; - Примечание ðСодержание бухгалтерской операции. В табличной части указывается следующая информация: - Наименование ТМЦ, остатки по которому мы корректируем; - Партия (для ввода остатков следует создать отдельную партию); - Базовая единица измерения ТМЦ; - Количество ТМЦ; - Учетная цена ТМЦ в гривнах без НДС; - Учетная стоимость указанного количества ТМЦ в гривнах без НДС; - Учетная стоимость указанного количества ТМЦ в гривнах с НДС; - Розничная цена с НДС единицы ТМЦ; - Сумма торговой наценки по указанному количеству ТМЦ; - ОК. Отметим, что счет затрат заполняется согласно таблице, только если в программе задействован 8 класс счетов. При использовании только 9 класса для услуг будет проставлен счет затрат 949, для всех остальных видов ТМЦ – счет 91.
7 2.4
Остатки взаиморасчетов
Ввод остатков взаиморасчетов: - ДокументыðВвод остатковðОстатки взаиморасчетов; - КонтрагентðУказать контрагента; - Счет контрагента ð Бухгалтерский счет учета взаиморасчетов с клиентом (поставщик или покупатель); - Счет НДС (налоговый кредит или налоговое обязательство); - Сумму остатков в гривне в поле В грн.: с учетом знака; - ОК. Заказ. Аналитический учет расчетов с контрагентами на синтетических счетах 36, 37, 63, 68 ведут в двух разрезах: по видам субконто "Контрагенты" и "Заказы". В качестве субконто "Заказы" используются документы: 1) Договор. 2) Счет входящий. 3) Приходная накладная. 4) Счет-фактура. 5) Расходная накладная. 6) Услуги сторонних организаций. 7) Оказание услуг. 8) Возврат поставщику. 9) Возвратная накладная. 10) Ликвидация необоротных активов. 11) Остатки взаиморасчетов. 2.5
Ввод остатков по оплате труда
Остатки расчетов по оплате труда вводятся проводками Дт 00 – Кт 661 "Расчеты по зарплате", по депонированной зарплате Дт 00 – Кт 662. К счету 661 подключены виды субконто "Сотрудники" и "Месяц начисления ЗП". Остатки по зарплате можно ввести ручной операцией или с помощью документа "Начисление ЗП". Предпочтительнее использовать второй способ. Во – первых, документ проверяет заполнение всех необходимых реквизитов справочника "Сотрудники", во-вторых, регламентированный отчет, строящий форму 1 ДФ, берет данные из документов "Начисление ЗП", а не из бухгалтерских проводок. Использовать документ "Начисление ЗП" можно только, если заполнен справочник "Сотрудники". – ДокументыðЗарплатаðНачисление ЗП; – Вид оплатыðВнесение остатков; – Счет оплатыð661; – Заполнить; – Ост. выплатитьðВнести задолженность по зарплате; – ПровестиðОК.
8
2.6
Прочие остатки.
Прочие остатки вводят ручными операциями. – ДокументыðОперация; – Определить бухгалтерский счет остатка; – Определить дебетовое или кредитовое сальдо; – Дт (Кт)ðСчет остатка; – Заполнить субконто счета; – Кт (Дт)ð00; – Указать количество, если ведется количественный учет; – ОК. Ввод остатков по балансовым счетам: 1) Остатки корреспондируются со вспомогательным балансовым счетом 00; 2) Дебетовые остатки вводят проводками по дебету этого счета и кредиту счета 00. Например, дебетовое сальдо по субсчетам счета 10 "Основные средства" вводят проводками вида Дт 10 – Кт 00; 3) Кредитовые остатки счета вводятся по кредиту этого счета и по дебету счета 00. Например, кредитовое сальдо по субсчетам счета 13 "Износ (амортизация) необоротных активов" вводят проводками Дт 00 – Кт 13; 4) Вводят только самые детализированные остатки, по субсчетам самого нижнего уровня; 5) Если по счету ведется валютный учет, то при вводе остатков следует казать конкретную валюту и задавать в проводке и валютный остаток и гривневый эквивалент; 6) Если по счету ведется аналитический учет, то остаток по каждой комбинации значений видов субконто вводится отдельной строкой; 7) При ведении на счете количественного учета, в проводке необходимо указать количество. Ввод остатков по забалансовым счетам: При использовании забалансовых счетов в проводке указывается только один счет. Ведение "Минфиновских" забалансовых счетов предусмотрено правилами бухгалтерского учета. Остатки по ним следует вводить обязательно. Например МЦ "МБП в эксплуатации", который служит для оперативного учета. Забалансовые счета налогового учета служат для вспомогательных целей. Остатки по ним будут использованы при автоматическом формировании налоговых деклараций. Проверка правильности ввода остатков. По завершению ввода всех остатков, если остатки введены правильно, то дебетовый оборот счета 00 будет равен кредитовому обороту. Проверить обороты можно, построив обороно-сальдовую ведомость.
9 – ОтчетыðОборотно-сальдовая ведомость; – Периодðвременной период внесения остатков; – Сформировать.